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Contribuimos al Desarrollo de la Competitividad

Seminario - Taller

CONTROL DEL PNC Y

ACCIONES PREVENTIVAS
Ing. Sandra Patricia Vargas Cordero

Agosto 11 de 2010

Objetivos
Fortalecer los conceptos asociados con Producto No Conforme y Accin Preventiva.
Repasar el procedimiento establecido dentro del SGC para el Control del Producto No Conforme y la formulacin de Acciones Preventivas. Identificar riesgos y generar Acciones Preventivas para los procesos del SGC.

Contenido
1
Producto No Conforme:
Conceptos Bsicos Procedimiento Control del Producto No Conforme

Acciones Preventivas:

Conceptos Bsicos
Procedimiento de Accin Preventiva Tcnicas para anlisis de causas

Contenido
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Ejercicios Prcticos: Generacin de Acciones Preventivas

Anlisis de Datos

1 Control del Producto No Conforme

No Conformidad (Problema) Producto/Servicio Proceso

Control del Producto No Conforme 8.3

Elimino el problema (Correccin)

Accin Correctiva
Elimino la causa raz del problema
NTC-ISO 9001:2008

Conceptos Bsicos

Correccin
Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada. Ejemplos:

Reproceso

Reclasificacin

Reparacin

NTC-ISO 9000:2005

Procedimiento Control del Producto No Conforme

2. Registrar el producto no conforme
Lder del proceso o Grupo primario

1. Identificar el PNC
Lder del proceso o Personal involucrado

PNC

3. Definir la Accin o correccin (dar tratamiento)

Lder del proceso

7. Consolida y presenta a la alta direccin

Lder de Proceso SI

4. Ejecutar las acciones para Eliminar el PNC

Personal asignado

6. Enviar trimestralmente el Informe de Desempeo de los Procesos

Lder del Proceso

5. Verificar que se ejecuto la correccin y se elimin el problema

Lder del Proceso

Requisitos para el Control del Producto No Conforme (PNC)

Producto que no sea conforme con los requisitos del producto, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencionados. Procedimiento documentado para definir los controles y las responsabilidades y autoridades relacionadas para tratar el producto no conforme. Cuando sea aplicable, la Org. debe tratar los PNC mediante una o ms de las siguientes maneras: a. Tomar acciones para eliminar la no conformidad detectada. b. Autorizar uso, liberacin o aceptacin bajo concesin por una autoridad pertinente y, cuando sea aplicable, por el cliente; c. tomando acciones para impedir su uso o aplicacin prevista originalmente; Registrar :
PNC

Nueva Verificacin

Naturaleza de la No Conformidad Accin Tomada Concesiones que se hayan obtenido

NTC-ISO 9001:2008

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Tipos de Correcciones
Reprocesos
Accin tomada sobre un producto no Conforme para que cumpla con los requisitos

Reparacin

Accin tomada sobre un producto no Conforme para convertirlo en aceptable Para su utilizacin prevista

Reclasificacin

Variacin de la clase de un producto Que no es conforme con los requisitos Especificados

NTC-ISO 9000:2005

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Otras acciones sobre el Producto No Conforme

Autorizacin para utilizar o liberar Un producto que no es conforme con los Requisitos especificados Ej.. Acuerdo con el cliente

Concesin

Desecho

Accin tomada sobre un producto no Conforme para impedir su uso inicialmente previsto

Permiso de Desviacin

Autorizacin para apartarse de los Requisitos originalmente especificados de un producto antes de su realizacin
NTC-ISO 9000:2005

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Gestin Labor Operacin Trabajo

Acciones Preventivas
Incumplimiento a un requisito. Falta de cumplimiento de los requisitos especificados

Excluir Apartar quitar

Actividad emprendida para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable y evitar que suceda una no conformidad
Viable Probable Posible latente Escenario Ambiente Circunstancia ambiente Arriesgado Peligroso

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Procedimiento Acciones Preventivas

2. Describe la NC, en el formato Acciones Preventivas
(Lder de proceso y/o grupo primario)

1. Identificar el Problema o No Conformidad potencial

(Lder de proceso y/o el
personal involucrado, Equipo Auditor)

Tcnicas de Anlisis de Problemas 3 Analizar las Causas

(Lder de proceso, grupo primario y/o el personal involucrado)

8. Cerrar la accin Planteada

(Lder de Proceso, Lder de Proceso Sgto. Inst.: Auditora)

4. Definir el Plan de Accin Preventiva

(Lder de proceso y/o grupo primario)

7. Verificar la Eficacia de las acciones

(Lder de Proceso, Equipo Auditor)

6. Verificar el cumplimiento del plan de accin

(Lder de Proceso)

5. Ejecutar las Acciones Preventivas

(Funcionario designado)

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Cmo identificar problemas potenciales?

Qu podra Cundo En cunto? Podra ocurrir? Pasar? Por qu pasara?

Dnde?

Qu puede suceder?

1. Identificacin del Problema Potencial (Anlisis de Informacin / Riesgos)

Cunto costara No hacer nada?

Quin sera El responsable?

Cmo podra pasar?

Cunto costara La solucin?

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Definicin riesgo
Es la posibilidad de que suceda algo que tendr impacto en los objetivos de la calidad y de los procesos, en la satisfaccin del cliente, en el servicio, entre otros.

NO CONFORMIDAD POTENCIAL

PROBLEMA POTENCIAL

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Redaccin de la no conformidad potencial

Se evidencia potencial incumplimiento de requisitos legales aplicables a la institucin, lo cual generara sanciones.
Se evidencia potencial incumplimiento de requisitos legales aplicables a la institucin. Se evidencia potencial incumplimiento de la meta del indicador satisfaccin del cliente, la meta es 90%, y en julio / agosto de 2010 obtuvo 92 y 91 respectivamente.

Tipos de Riesgos
Estratgicos:
Asuntos globales relacionados con el cumplimiento de la MISION, tienen impacto significativo sobre las decisiones estratgicas y actividades. Incluyen factores externos como: situacin econmica nacional o internacional, devaluacin, tasas de inters, situacin de orden pblico / poltica, la regulacin en general, condiciones climatolgicas.

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Operacional:
Causados por estructura la institucin, competencia del recurso humano, por el desarrollo de las actividades de la institucin.

Proyectos:
Asociados con proyectos, buscan evitar tiempos muertos, incremento del nmero de horas invertidas e imprevistas, as como el desbordamiento de costos.

Riesgos de Control:
Estn directamente relacionados con inadecuados o inexistentes puntos de control y en otros casos, con puntos de controles obsoletos, inoperantes o poco efectivos.

Tipos de Riesgos
Financieros:
Manejo de los recursos, la ejecucin presupuestal, la elaboracin de los estados financieros, los pagos, manejo de excedentes de tesorera y el manejo de los bienes de la institucin.

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Cumplimiento:
Capacidad de la institucin para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de tica y en general con su compromiso frente a los servicios que ofrece la empresa a todos los clientes.

Tecnolgicos:
La tecnologa disponible satisfacen las necesidades actuales y futuras de la empresa y soportan el cumplimiento de la Misin y los objetivos de la institucin.

Fsicos:
Relacionados con los elementos fsicos, equipos de trabajo, condiciones ambientales y de infraestructura.

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Plantilla para la identificacin y anlisis de riesgos

PROCESO DE ANLISIS: Riesgo en la gestin del proceso Descripcin de las causas Posibles Consecuencias de ocurrencia del riesgo Acciones Preventivas

Qu riesgo se puede presentar?

Por qu puede suceder?

Qu puede suceder?

Qu acciones pueden eliminar las potenciales causas?

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Analizar los Riesgos

Por qu pueden suceder: Causas? Considerar las causas y escenarios posibles. Hay muchas formas en que se puede iniciar un evento. Es importante que no se omitan las causas significativas.

Qu puede suceder: Consecuencias ? La intencin es generar una lista amplia de eventos y posibles consecuencias que podran afectar cada uno de los procesos en la organizacin .

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Plantilla para la identificacin y anlisis de riesgos (Ejemplo)

PROCESO DE ANLISIS: GESTION DE DIRECCION
Riesgo en la gestin del proceso Descripcin de las causas Posibles Consecuencias de ocurrencia del riesgo Sanciones para la empresa por entes de externos (legales, control). Acciones Preventivas

Potencial Incumplimiento de requisitos legales aplicables a la organizacin, lo cual generara sanciones.

MEDICION: No existe un mecanismo de control donde se realice seguimiento al cumplimiento de requisitos legales. METODO: No existe un mtodo, ni un responsable formal para identificar permanentemente disposiciones de ley aplicables a la organizacin.

Contactar personal externo que conozca los requisitos legales y reglamentarios aplicables al sector. Organizar una jordana de trabajo con las personas contactadas para validar el cumplimiento de los requisitos legales por parte de la organizacin. Segn resultados de validacin de requisitos legales y reglamentarios realizar las mejoras pertinentes en los procesos Validar el Listado Maestro de documentos externos con los Lideres de Proceso Asignar una persona que permanente este investigando los requisitos legales y reglamentarios aplicables a la organizacin, ya sea con el personal interno o externamente. Incluir peridicamente dentro de la agenda de reuniones de calidad el tem de requisitos legales y reglamentarios con el fin de que la empresa este informada de los cambios o modificaciones en estos.

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Tcnicas para anlisis de causas Tcnica de los por qu?

Identificarlo

1.Definicin Problema
Anlisis de causas

4. Responder 1er Porque

2.Identificar Responsables
Responder: Por qu Cmo Cundo Dnde Quien

5. Responder 2do Porque

3. Estudio de Los sntomas

6. Responder 3er Porque

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Plantilla para aplicacin de la tcnica de los tres por qu?

ANALISIS DE CAUSAS
Aplica VARIABLE Si No 1. Por qu? 2. Por qu? 3. Por qu?

1. Talento Humano:
Fallas presentadas bajo la responsabilidad de talento humano. Ej: desconocimiento, desempeo, olvido.

2. Materiales/Insumos:
Fallas a nivel de cumplimiento de especificaciones que afectan la calidad del producto. Ej: Materia Prima, Informacin.

3. Medicin:
Fallas en los mecanismos de control establecidos en el proceso. Ej: Indicadores del SGC.

4. Metodologa:
Fallas que se presentan en la documentacin que integra el SGC en cuanto a su nivel de cumplimiento y conformidad con los requisitos de la organizacin, de la norma y legales.

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Plantilla para aplicacin de la tcnica de los tres por qu?

Aplica VARIABLE Si No 1. Por qu? 2. Por qu? 3. Por qu?

5. Infraestructura/Equipos:
Falla con respecto al desempeo de los equipos que se utilizan durante la realizacin del producto o la prestacin del servicio. Ej: Cumplimiento del mantenimiento preventivo.

6. Factores Externos:
Hace referencia a todos los agentes generadores del medio que inciden directamente en la conformidad de los requisitos establecidos en el SGC. Ej: Hechos de la naturaleza, actos o ausencia de actos del gobierno, actos de desorden civil, leyes.

Notas:
1. Recuerde que no es necesario que apliquen las seis (6) variables definidas, la aplicacin de una u otra depende de las causas que generan la no conformidad potencial analizada. 2. Recuerde que para una variable analizada, no es necesario que apliquen los tres porqus , es decir, puede aplicar uno o dos por qu? solamente (esto depende de la situacin analizada). 3. Recuerde que el 1. Por qu?, 2. Por qu ? y 3 Por qu? estn relacionados, es decir, el siguiente es consecuente con el anterior. 4. Recuerde que para una variable pueden haber varias causas potenciales independientes cada una con sus respectivos por qus? por analizar, por ejemplo: Ver Variable 1. Talento Humano (2 filas )

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Aspectos claves para las acciones preventivas

En el planteamiento de las acciones:
Redactar las acciones en infinitivo y claramente, por ejemplo: Elaborar, aprobar e implementar el procedimiento de atencin al cliente. Elaborar el procedimiento.

Para cada causa analizada debe existir una accin, en algunos casos una accin apunta a varias causas. Asignar responsable (cargo), en caso de que el mismo cargo sea ocupado por varias personas, registrar adicionalmente al cargo el nombre. Establecer fechas reales de lmite de la accin y acordes con la accin definida. Validar que las acciones definidas minimicen la ocurrencia del problema potencial. El plan de accin debe ser definido por un cargo con autoridad (Lder de proceso y/o grupo primario). Incluir como ltima actividad del plan de accin, la actividad asociada con el monitoreo de la eficacia de la accin preventiva. Este lineamiento es obligatorio, definido por la institucin.

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Plantilla para definir acciones preventivas

PLAN DE ACCION
VERIFICACION No.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

FECHA LIMITE
Cumpli

No Cumpli

FECHA VERIFICACION

EVIDENCIA

RESPONSABLE DE VERIFICACION:

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Plantilla para definir acciones preventivas

Cuadro 4. Para la s acciones planteadas que no fueron cumplidas, diligenciar las razones por las cuales no se llevaron a cabo.
No.

JUSTIFICACION

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Ejecucin de Acciones Preventivas

Aspectos claves a tener en cuenta para la ejecucin de las acciones Comunicar al responsable las acciones que debe realizar y las respectivas fechas lmite. Solicitar al responsable la evidencia del cumplimiento de las acciones.

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Aspectos claves para verificar el cumplimiento del plan de accin

Describir en la actividad la evidencia de cumplimiento: Se evidencio el P12 Procedimiento de Quejas y Reclamos aprobado con fecha 12/feb/07, Rev. 2 y el Reporte de Capacitacin y/o Entrenamiento en el P12 con fecha 15/feb/07. Se hizo el procedimiento de quejas y reclamos.

Registre el cargo responsable del seguimiento de la accin.

Registre la fecha en la que realizo el seguimiento. En lo posible sea proactivo y efecte seguimiento al cumplimiento del plan de accin antes de la fecha lmite establecida, con el fin de asegurar su cumplimiento segn lo planificado.

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Aspectos claves para verificar la eficacia de la accin y cierre de la misma

De acuerdo a la no conformidad potencial (riesgo) establecer el tiempo adecuado para efectuar el monitoreo de la eficacia, es decir asegurar que se minimiz la probabilidad de ocurrencia del riesgo: La evidencia del monitoreo de la eficacia se registra, as: Se evidencio se ha dado tratamiento a las quejas y reclamos presentadas durante los meses de enero, febrero y marzo de 2007. No evidenciar el monitoreo de la eficacia En algunos casos se puede observar la eficacia de la accin de forma simultnea con la verificacin del cumplimiento del plan de accin, en otros casos, se requiere efectuar monitoreo peridico. Cerrar la accin preventiva una vez se ha evidenciado su eficacia.

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Plantilla para evidenciar eficacia de las acciones preventivas

Cuadro 5. Diligenciar por el lder del proceso. Para el caso de acciones correctivas resultado de auditoras internas de calidad, diligenciar por el lder del Proceso Seguimiento Institucional.

RESULTADOS DE LA EFICACIA DE LA ACCION CORRECTIVA El Plan de Accin fue Eficaz? SI NO

FECHA CIERRE

DD

MM

AA

Firma:
(Firma de quien realiza la verificacin)

OBSERVACIONES:

Anlisis de Datos (8.4)

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Los proveedores (vase 7.4)

Requisitos del Cliente

Producto

Conformidad con los Requisitos del Producto (vase 8.2.4) Satisfaccin del Cliente (vase 8.2.1)

Caractersticas y tendencias de los procesos, productos, incluyendo las oportunidades par llevar a cabo Acciones Preventivas (vase 8.2.3 y 8.2.4), y
El anlisis de los datos debe determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia del SGC y para evaluar donde puede realizarse la mejora continua de la eficacia el SGC. Esto debe incluir los datos generados del resultado del seguimiento y medicin y de cualquiera otras fuentes pertinentes.
NTC-ISO 9001:2008

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Derechos Reservados Stratgika Ltda

Ley 23 de 1982 y Ley 44 de 1993 sobre Proteccin de la Propiedad Intelectual y Derechos de Autor

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GRACIAS POR SU ATENCION