Proyecto de Implementacin de Gestin de la Informacin

Preparado para

CORPORACION ENERJET
23 - abril - 2013 Versin 1.1

Preparado por Unidad informtica informatica@synergya.pe

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Control de Versiones y Revisiones

Registro de cambios
Fecha 02/04/2013 23/04/2013 Autor David Tinoco Tovar David Tinoco Tovar Versin 1.0 1.1 Referencia del cambio realizado Primera Versin Revisin

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Contenido

Resumen Ejecutivo....................................................................................... Propuesta del proyecto................................................................................ Actividades del proyecto.................................................... Entregables.................................................................................................... Consideraciones y Restricciones................................................................ Anexos..

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Resumen Ejecutivo
SYNERGYA como parte de la Corporacin ENERJET, brinda el servicio de informtica a las empresas integrantes, y en cuanto al rea de sistemas se refiere a continuacin se presenta el proyecto de Gestin de la Informacin, que apoyara a seguir con el plan estratgico y la toma de decisiones de las gerencias. Como organizacin es imposible no hablar de informacin, sin informacin no hay organizacin posible; ms an, si se considera que el desarrollo econmico depende, cada vez ms, de la informacin y el conocimiento, resultante del avance vertiginoso de las tecnologas de la informacin.

Estado Actual
Actualmente la Corporacin ENERJET, se encuentra usando la solucin SAP BUSINESS ONE. Los usuarios vienen ingresando los datos (ingreso de documentos de marketing) en la base de datos del sistema SAP. Por lo que se necesita implementar el proyecto de Gestin de informacin, donde se establecer mejoras a los procesos actuales, as como la obtencin de reportes de acuerdo a los estndares y las necesidades de la corporacin.

Beneficios del Proyecto

Como beneficios esperados del siguiente proyecto es lograr mejoras en los procesos de negocio y tener disponibilidad de informacin, logrando las caractersticas de una eficiente gestin con informacin completa, confiable y oportuna para el mejor anlisis en la toma de decisiones.

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Propuesta del proyecto

La gestin de informacin es el proceso que se encarga de suministrar los recursos necesarios para la toma de decisiones, as como mejorar los procesos, productos y servicios de la organizacin. La informacin para que genere ventajas competitivas debe tener tres caractersticas bsicas: completa, confiable y oportuna. Para lograr los fines ya mencionados se establece los siguientes objetivos.

Objetivos
Gestin adecuada de informes Gestionar adecuadamente informes relevantes y estructurados para que puedan ser analizadas y luego efectuar tomas de decisiones de acuerdos a los objetivos estratgicos de la empresa. Mejora de procesos. Se lograr optimizar los procesos y la ejecucin de actividades reduciendo el tiempo usado en el registro de los documentos en el sistema, as como rapidez en el flujo de informacin. Disponibilidad de informacin. La disponibilidad de informacin brindara acceso rpido y eficiente a los reportes, para lo cual se dispondr de un repositorio de los documentos y reportes existentes en el sistema SAP. La informacin est destinada a resolver determinados problemas. Debe estar, disponible oportunamente para el usuario y la corporacin. Confiabilidad en anlisis para la toma de decisiones. Al tener los reportes deseados en lnea permitir a las reas de supervisin y direccin obtener en el menor tiempo el efectivo anlisis de los datos y la posterior toma de decisin.

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Actividades del proyecto

Para lograr los objetivos ya mencionados se propone efectuar las siguientes actividades necesarias y comprende lo siguiente:

Etapa I: Planeamiento Levantamiento de Informacin En esta actividad se revisara los procesos Operativos y de Apoyo que fueron modelados e implementadas anteriormente, establecidos en cada Unidad de Negocio. En esta etapa, se necesitara el apoyo de los usuarios clave para conocer las necesidades y requerimientos que hubiera. Reunin de coordinacin con las empresas de la corporacin. Despus de obtener la informacin relevante, se realizar reuniones de coordinacin, con los usuarios clave y lderes de las unidades de negocio. Consistir en formalizar el proyecto y las tareas que se realizaran.

Etapa II: Mejora de procesos Resolucin de consultas con los usuarios del sistema en las diferentes empresas. Se realizara la induccin sobre la correcta gestin de la informacin, incluye la capacitacin para que el usuario aplique los mejores procesos de negocio y se despejen las consultas que tuvieran los usuarios. Modelamiento y mejora de procesos. En esta actividad se ejecutara los cambios propuestos de acuerdo al requerimiento de necesidades, y que consiste en la parametrizacin y programacin de los procesos en el sistema SAP, buscando simplificar y optimizar el tiempo en la ejecucin de las actividades. Esta actividad termina con la induccin respectiva a los usuarios del sistema.

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Etapa III: Repositorios de informacin Creacin de repositorio Se crear un repositorio donde se archivaran los informes en forma categorizada. Creacin de reportes adicionales. Luego de realizar las mejoras en los procesos, dentro de los plazos se crearan nuevos reportes adicionales a los existentes. Los que sern preparados solicitud escrita de cada usuario lder y jefes respectivos. Estandarizacin de reportes Se estandarizara y uniformizara los reportes y los formatos de presentacin los cuales pueden ser en PDL, layouts de impresin, reportes en Crystal Report o tablas dinmicas en Excel.

Etapa IV: Aseguramiento de la calidad Entrega de Informe final. Se presentara el informe sobre las mejoras efectuadas, las capacitaciones realizadas y los informes generados por las diversas reas solicitadas por las jefaturas y usuarios clave. Procesos de mejora continua. A la terminacin del proyecto seguidamente se inicia el proceso de mejora continua que busca optimizar en el tiempo los procesos ya implementados y una constante revisin del repositorio de informes.

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Cronogramas
A continuacin se presentan los cronogramas con fechas propuestas para las empresas de la corporacin:

Energa Plus Lima SAC

CRONOGRAMA EPL N Actividades ETAPA I: PLANEAMIENTO 1 2 Levantamiento de informacin. Reunin de coordinacin. ETAPA II: MEJORA DE PROCESOS 3 4 Resolucin de consultas con usuarios Modelamiento y mejora de procesos ETAPA III: REPOSITORIOS DE INFORMACION 5 6 7 Creacin de repositorio Creacin de reportes adicionales Estandarizacin de reportes ETAPA IV: ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD 8 9 Entrega de informe final Procesos de mejora continua 28-May 29-May 28-May 14-May 14-May 22-May 14-May 22-May 24-May 06-May 07-May 07-May 14-May 02-May 03-May 02-May 03-May Fecha inicio Fecha final

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Enerjet SA

CRONOGRAMA ESA N Actividades ETAPA I: PLANEAMIENTO 1 2 Levantamiento de informacin. Reunin de coordinacin. ETAPA II: MEJORA DE PROCESOS 3 4 Resolucin de consultas con usuarios Modelamiento y mejora de procesos ETAPA III: REPOSITORIOS DE INFORMACION 5 6 7 Creacin de repositorio Creacin de reportes adicionales Estandarizacin de reportes ETAPA IV: ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD 8 9 Entrega de informe final Procesos de mejora continua 26-Jun 27-Jun 26-Jun 17-Jun 17-Jun 21-Jun 17-Jun 21-Jun 24-Jun 05-Jun 07-Jun 07-Jun 14-Jun 03-Jun 04-Jun 03-Jun 04-Jun Fecha inicio Fecha final

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Energa Global Alternativa SAC

CRONOGRAMA EGA N Actividades ETAPA I: PLANEAMIENTO 1 2 Levantamiento de informacin. Reunin de coordinacin. ETAPA II: MEJORA DE PROCESOS 3 4 Resolucin de consultas con usuarios Modelamiento y mejora de procesos ETAPA III: REPOSITORIOS DE INFORMACION 5 6 7 Creacin de repositorio Creacin de reportes adicionales Estandarizacin de reportes ETAPA IV: ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD 8 9 Entrega de informe final Procesos de mejora continua 25-Jul 26-Jul 25-Jul 15-Jul 15-Jul 22-Jul 15-Jul 22-Jul 23-Jul 04-Jul 05-Jul 05-Jul 12-Jul 02-Jul 03-Jul 02-Jul 03-Jul Fecha inicio Fecha final

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Synergya SAC CRONOGRAMA SYSA

Actividades ETAPA I: PLANEAMIENTO

Fecha inicio

Fecha final

1 2

Levantamiento de informacin. Reunin de coordinacin. ETAPA II: MEJORA DE PROCESOS

01-Ago 02-Ago

01-Ago 02-Ago

3 4

Resolucin de consultas con usuarios Modelamiento y mejora de procesos ETAPA III: REPOSITORIOS DE INFORMACION

05-Ago 07-Ago

07-Ago 13-Ago

5 6 7

Creacin de repositorio Creacin de reportes adicionales Estandarizacin de reportes ETAPA IV: ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

13-Ago 13-Ago 21-Ago

13-Ago 21-Ago 23-Ago

8 9

Entrega de informe final Procesos de mejora continua

27-Ago 28-Ago

27-Ago

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Entregables
Los entregables del proyecto sern: 1. Inicio (Kick Off) a. Acta de reunin inicial. 2. Controles a. Plan de proyecto b. Informes de avance c. Actas de reunin 3. Finalizacin a. Informe final del proyecto.

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Consideraciones y Restricciones
Capacitacin oportuna en el uso del sistema. Los usuarios deben llegar a comprender claramente los procesos que implican el ingreso de datos y sus efectos en la gestin de informacin, adems de saber corregir documentos mal ingresados en el sistema. Compromiso de jefes de rea y usuarios lderes (Stakeholder). Se lograr optimizar los procesos y lograr los objetivos solamente con el compromiso de todos los que interactan con el sistema y los implicados en los procesos, ya que el 50% de xito de un proyecto depende del capital humano. Procesos realizados segn las mejores prcticas El sistema SAP cumple con las mejores prcticas en cuanto a los diversos procesos de negocios, tiene personalizaciones y campos de usuarios de acuerdo a la corporacin, pero no incluye procesos extremadamente detallados y que no sern soportados en el presente proyecto.

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Anexos

Energa Plus Lima SAC

Diagrama de Gantt -EPL ETAPA I: Planeamiento Levantamiento de informacin Reunin de coordinacin ETAPA II: Mejora de procesos Resolucin de consultas con usuarios Modelamiento y mejora de procesos ETAPA III: Repositorio de informacin Creacin de repositorio Creacin de reportes adicionales Estandarizacin de reportes ETAPA IV: Aseguramiento de la calidad Entrega de Informe final Procesos de mejora continua

Mayo 2 3 6 7 8 9 10 13 14 15 16 17 20 21 22 23 24 27 28 29

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Enerjet SA

Diagrama de Gantt -ESA ETAPA I: Planeamiento Levantamiento de informacin Reunin de coordinacin ETAPA II: Mejora de procesos Resolucin de consultas con usuarios Modelamiento y mejora de procesos ETAPA III: Repositorio de informacin Creacin de repositorio Creacin de reportes adicionales Estandarizacin de reportes ETAPA IV: Aseguramiento de la calidad Entrega de Informe final Procesos de mejora continua

Junio 3 4 5 6 7 10 11 12 13 14 17 18 19 20 21 24 25 26 27

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Energa Global Alternativa SAC

Diagrama de Gantt -EGA ETAPA I: Planeamiento Levantamiento de informacin Reunin de coordinacin ETAPA II: Mejora de procesos Resolucin de consultas con usuarios Modelamiento y mejora de procesos ETAPA III: Repositorio de informacin Creacin de repositorio Creacin de reportes adicionales Estandarizacin de reportes ETAPA IV: Aseguramiento de la calidad Entrega de Informe final Procesos de mejora continua

Julio 2 3 4 5 8 9 10 11 12 15 16 17 18 19 22 23 24 25 26

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Synergya SAC

Diagrama de Gantt - SYSA ETAPA I: Planeamiento Levantamiento de informacin Reunin de coordinacin ETAPA II: Mejora de procesos Resolucin de consultas con usuarios Modelamiento y mejora de procesos ETAPA III: Repositorio de informacin Creacin de repositorio Creacin de reportes adicionales Estandarizacin de reportes ETAPA IV: Aseguramiento de la calidad Entrega de Informe final Procesos de mejora continua

Agosto 1 2 5 6 7 8 9 12 13 14 15 16 19 20 21 22 23 26 27 28

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