PROCEDIMIENTO PARA ENTREGABLES DE FIN DE MES

Cul es el objetivo de este procedimiento? Cumplir con las evidencias documentales establecidas en los requerimientos para el anexo SSPA especficos en el alcance del contrato de fletamento con PEP. Dnde se aplica este procedimiento? En ambas bases de operacin. Cundo se aplica este procedimiento? Cada fin de mes que se le entrega la evidencia documental al departamento de SIPAC. Quines son responsables por la aplicacin y verificacin de este procedimiento?

Documento Requeridos 1. Formato de Antidoping 2. Constancia de habilidades FOR-DC3 3. Curriculum vitae 4. Credencial de la empresa 5. Vale de EPP 6. Refrendo/Libreta de mar 7. Examen mdico de la SCT 8. Curso de seguridad STCW/95 9. Formato de Revisin mdica 10.Formato altas de tripulante en el mes del IMSS 11.Formato de Resumen de liquidacin del IMSS 12.Formato cedula de determinacin del IMSS 13.Soporte de Pago del IMSS 14.Listado del IMSS en Excel. 15.Acuse de recibido de Planes y Programas ante la STPS. 16.Plan y Programa de Capacitacin 17.Programa de Alcohol y drogas. 18.Programa de Vigilancia Mdica. 19.Archivo de Excel Libretas de Mar 20.Pantallas del CEPAB-Pemex. 21.Respaldos de Exmenes Medico de la SCT

Personal Responsable Coordinador y Asistente de personal Asistente de Documentacin. Asistente de Documentacin. Asistente de Documentacin. Coordinador y Asistente de personal Coordinador y Asistente de personal Coordinador y Asistente de personal Coordinador y Asistente de personal Coordinador y Asistente de personal Asistente de Nomina Asistente de Nomina Asistente de Nomina Asistente de Nomina Asistente de Nomina Asistente de Capacitacin Asistente de Capacitacin Asistente de Capacitacin Asistente de Capacitacin Asistente de Documentacin Asistente de Documentacin Asistente de Documentacin

Cuadro 1: Desglose de Responsabilidades.

DEFINICIONES:

Currculum vitae (CV).- Es un documento requerido del personal que participa en el proceso de reclutamiento, el cual entre otras cosas debe contener los datos de competencia del candidato. FOR-DC3: Es un formato llamado constancia de habilidades presentado ante la STPS el cual contiene el curso impartido por empresa a cada trabajador. STPS.- Secretaria del Trabajo y Prevencin Social. CEPAB.- Control de Embarcaciones y Personal A Bordo.

LINEAMIENTOS:

Deben tenerse presente los siguientes lineamientos: Documentos requeridos.- Todo personal embarcado debe contar con un registro electrnico como evidencia para el cumplimiento con los requisitos de los contratos de fletamento con Pemex para el anexo SSPA en su apartado II. Requerimientos comunes, seccin II.1 Para todo licitante proveedor o contratista, inciso e; seccin II.9 Auditorias, Inspecciones y verificaciones, (II.9.2). Constancias de Habilidades (FOR-DC3).- Todo personal debe estar capacitado y adiestrado en materia de Seguridad, Salud en el Trabajo y Proteccin Ambiental para el cumplimiento de los requisitos del anexo SSPA en su apartado III. Requerimientos de Capacitacin, seccin III.5 en sus especificaciones. Credencial de Identificacin.- Los trabajadores debe portar una identificacin que los acredite como personal de su compaa en cumplimiento del apartado IV. Requerimientos de Seguridad Fsica, seccin IV.1 Registro e Identificacin, IV.1.2 del anexo SSPA. Competencia del Personal.- Todo Personal embarcado debe contar con su libreta de mar/Refrendo vigente avaladas por la Direccin General de Puertos y Marina Mercante, en cumplimiento con el apartado V. Requerimientos de Seguridad Industrial, seccin V.7 del anexo SSPA. Equipo de Proteccin Personal.-El personal embarcado debe contar con su equipo completa de proteccin personal acorde a las actividades que realiza para el cumplimiento de los requerimientos del anexo SSPA en su apartado V. Requerimientos de Seguridad Industrial, seccin V.11 Equipo

de Proteccin Personal, V.11.3 en sus especificaciones (V.11.3.1, V.11.3.2, V.11.3.3., V.11.3.5, V.11.3.6.). Planes y Programas de Capacitacin.- La empresa debe presentar antes del inicio de los trabajos objeto del contrato un programa de capacitacin para sus trabajadores en el cumplimiento del apartado III. Requerimientos de Capacitacin, seccin III.4 del anexo SSPA. Programa de Vigilancia Mdica, Alcohol y drogas.- La empresa debe aplicar programas de vigilancia mdica para todo su personal con la finalidad de asegurar su desempeo y para cumplir con los requerimientos del anexo SSPA en su apartado VI. Requerimientos de Salud en el Trabajo, seccin VI.6, en su especificacin VI.6.2. Antidoping y Revisiones Mdicas.- Todo Personal embarcado, adems de los conocimientos y experiencia requeridos, se debe asegurar que cuente con las condiciones de salud para realizar las actividades laborales que se le encomienden para cumplir con los requerimientos del anexo SSPA en su apartado VI. Requerimientos de Salud en el Trabajo, seccin VI.6, en su especificacin VI.6.1. Evidencia del IMSS.- Todo Personal que labora en la empresa debe estar registrado ante el IMSS para el cumplimiento del apartado VI. Requerimientos de Salud en el Trabajo, seccin VI.1, VI.3.

PASOS: 1.- Se recibe la documentacin por correo de las oficinas de Paraso y Carmen. 2.- Descargar del correo electrnico los archivos recibidos (Antidoping, Vales de EPP, Revisiones Mdicas, Documentos del Tripulante (SCT, STCW, LICENCIAS, CURSOS, Otros). 3.- Guardar los documentos descargados en la carpeta Mis Documentos 4.- Revisar cada documento de acuerdo al tipo de documento, nombre, vigencia, legibilidad. 5.- En caso de no cumplir con los requerimientos se regresa el documento para realizar la correccin. 6.- Se procede a Codificar los documentos con los siguientes criterios: Nombre del Documento, Nombre del Tripulante, Fecha, segn el tipo de documento. Ver anexo 1.

7.- Se anexa cada documento codificado a la carpeta "REQUERIDO" del tripulante documento por documento puesto que no cuenta con el programa SCRDT instalado en la computadora. 8.- Se elabora una carpeta con nombre " ANEXO S + NOMBRE DEL MES" que contenga subcarpetas con nombre de los buques con contratos con PEP, subcarpeta con nombre Pantallas del SCHAP, subcarpeta con nombre IMSS+MES, subcarpeta con nombre PLANES Y PROGRAMAS y archivo del Excel con nombre LIBRETAS DE MAR. 9.- Dentro de las subcarpetas de los buques se anexa la carpeta del tripulante abordo registrado en el NS5-SAM. 10.- Se depura cada carpeta del tripulante eliminando los documentos "PERSONAL" Y "OBSOLETOS" y se deja los 9 documentos requeridos entregables a SIPAC. 11.- Revisar y actualizar los tripulantes a bordo registrados en la pgina web del CEPAB-PEMEX. 12.- Dentro de la subcarpeta PANTALLAS DEL SCHAP se anexa los archivos en pdf descargados de la pgina web del CEPAB-PEMEX que contiene los registros de los tripulantes a bordo. 13.- Generar altas registradas en el mes, listado del IMSS, ficha de pago, resumen de liquidacin, cedula de determinacin. 14.- Dentro de la subcarpeta IMSS+MES se anexa las altas registradas en el mes, listado del IMSS, ficha de pago, resumen de liquidacin, cedula de determinacin. 15.- Generar archivos de acuse de recibido de planes y programas, plan y programa de capacitacin, programa de alcohol y drogas, programa de vigilancia mdica. 16.- Dentro de la subcarpeta PLANES Y PROGRAMAS se anexa archivos de acuse de recibido de planes y programas, plan y programa de capacitacin, programa de alcohol y drogas, programa de vigilancia mdica. 17.-Dentro del archivo de Excel LIBRETAS DE MAR contiene informacin del nombre del buque, nombre del tripulante, cargo, licencia, folio, fecha emisin y fecha de vencimiento. 18.-Se entrega toda la documentacin al departamento de SIPAC un da hbil antes del ltimo da del mes correspondiente.

19.-Fin del Procedimiento.

REGISTRO

IDENTIFICACIN

ALMACENAMIENTO

PROTECCIN

RECUPERACIN

RETENCIN

DISPOSICIN

DIAGRAMA DE FLUJO (Entregables de Fin de Mes)

DIAGRAMA PARA ENTREGABLES DE FIN DE MES

Pasos 1

Asistente de Documentacin

Asistente de personal
Envi a r la documentacion por corre o de las oficinas de Pa ra iso y Ca rmen.

Asistente deNomina

Asistente de Capacitacin

Coord. de Personal

Radioperador

Gerente de RRHH

De s cargar del corre o l os a rchi vos electrnicos re ci bidos

Gua rdar los documentos de s cargados en la carpeta Mi s Documentos

Re vi sar ca da documento de a cue rdo al ti po de docume nto, nombre , vigencia, l e gibilidad.

NO

CUMPLE

SI
Codi ficar l os documentos

Ane xa r ca da documento codi ficado a la ca rpeta "REQUERI DO" del tri pulante

El a borar una ca rpeta " ANEXO S + NOMBRE DEL MES" que contenga nombre de l os 22 buques , s ubcarpeta de Pantallas del SCHAP, s ubcarpeta IMSS+MES, s ubcarpeta PLANES Y PROGRAMAS y a rchi vo de LI BRETAS DE MAR .

De ntro de las subcarpetas de l os buques s e anexa l a carpeta de l tri pulante a bordo re gi strado e n el NS5-SAM.

10

Se de pura ca da carpeta del tri plante

11

Re vi sar y a ctualizar l os tripulantes a bordo re gistrados e n l a pagina web de l CEPAB-PEMEX. Ane xa r e n l a subcarpeta PANTALLAS DEL SCHAP l os archivos e n pdf de s cargados de la pagina web del CEPAB-PEMEX.

12

13

Ge ne rar altas registradas en e l me s, listado del IMSS, fi cha de pago, re sumen de l i quidacin, ce dula de de te rminacin.
Ane xa r e n l a subcarpeta IMSS+MES las a l tas re gistradas en el mes, listado del I MSS, fi cha de pago, re sumen de l i quidacin, ce dula de determinacin.. Ge ne rar archivos de a cuse de re ci bido de planes y progra mas, plan y progra ma de ca pacitacin, programa de a l cohol y drogas, programa de vi gi lancia mdica. Ane xa r e n l a subcarpeta PLANES Y PROGRAMAS a rchivos de acuse de re ci bido de planes y programas, plan y progra ma de capacitacin, programa de a l cohol y drogas, programa de vi gilancia m di ca.

14

15

16

17

Ane xa r a rchivo de e xcell LI BRETAS DE MAR con l a i nformacion del nombre de l buque, nombre del tri pulante, ca rgo, l icencia, folio, fecha e misin y fe cha de ve ncimiento.

18

Entre ga r toda la documentacion al de partamento de SI PAC un dia hbil a nte s del ultimo dia del mes corre s pondiente.

19

Fi n del Proce di miento

Diagrama 1: Diagrama de Flujo.

Anexo 1:
DOCUMENTOS REQUERIDOS
No.

Nombre de documento

Codigo Antidoping CH CR CV EPP L RM SCT STCW CM OPB GMDSS

Codificacin Antidoping-Apellidos y nombre_fecha realizada. CH-Apellidos y nombre. CR-Apellidos y nombre. CV-Apellidos y nombre. EPP-Apellidos y nombre_fecha realizada. L-Apellidos y nombre. RM-Apellidos y nombre_fecha realizada. SCT-Apellidos y nombre. STCW-Apellidos y nombre. CM-Apellidos y nombre_fecha vencimiento. OPB-Apellidos y nombre. GMDSS-Apellidos y nombre. DP_Ba-Apellidos y nombre.

Vigencia o vencimiento 1 ao 2 aos 31-dic-13

1 Antidoping 2 Constancia de habilidades 3 Credencial 4 Curriculum vitae 5 Equipo de proteccin personal 6 Licencia 7 Revisin medica 8 Constancia de aptitud fsica de SCT 9 Curso de seguridad bsica STCW/95 10 Certificado mdico sector salud Certificado de competencia para oficial de 11 proteccin de buque. 12 Certificado GMDSS Posicionamiento dinmico (Bsico, Avanzado 13 y Lic.). 14 CURP 15 Credencial de elector. 16 Pasaporte 17 Acta de nacimiento 18 No de IMSS 19 Analisis clnicos. 20 Cartilla de vacunacin. 21 Comprobante de domicilio. 22 Certificado de estudios.

5 aos

2 aos 5 aos 6 meses 4-5 Aos 5 aos

DOCUMENTOS PERSONALES

DP

DP_AV-Apellidos y nombre. L-DP-Apellidos y nombre.

CURP IFE P AN IMSS AC CartV CD CE

CURP-Apellidos y nombre. IFE-Apellidos y nombre. P-Apellidos y nombre. AN-Apellidos y nombre. IMSS-Apellidos y nombre. AC-Apellidos y nombre CartV-Apellidos y nombre. CD-Apellidos y nombre. CE-Apellidos y nombre. Varia