2009 Portland, Oregon

LEFT COAST EISTEDDFOD

a Welsh Performing Arts Festival

Exhibitors and Merchandisers Contract

Questions about this document? Contact us at (503)719­7494 or by email 
americymru@gmail.com; americymru.ning.com.  This is a legal contract, which 
entitles you to display/vend  during the Left Coast Eisteddfod.   In return for the 
use of the space assigned the Vendor  by the Meriwether Lewis Memorial 
Eisteddfod Foundation (MLMEF), the Vendor hereby agrees to abide by all rules 
and regulations stipulated below. In return, the MLMEF promises to promote and 
advertise this event.

PLEASE READ THOROUGHLY BEFORE COMPLETING (4 PAGES)
This agreement is made and entered into by and between the Meriwether Lewis 
Memorial Eisteddfod Foundation (hereinafter "MLMEF") and the Vendor. This 
agreement is a legal contract and entitles the Vendor to vending space, as 
agreed below, during the Left Coast Eisteddfod, presented at McMenamin's 
Crystal Ballroom (hereinafter "the Crystal Ballroom"), located at 1332 W Burnside 
Street, Portland, Oregon.  The Vendor agrees to abide by all the rules and 
regulations stipulated below.  MLMEF agrees to provide vending space and to 
promote and advertise this event.
1. ( ) Single space booth ­­­10 X 10 Vendor supplied table,  $60.00.
2. ( ) Double space Booth ­­ 20 X 10 Vendor supplied table, $100.00.
A deposit of one half fees is requested.
TOTAL AMOUNT ENCLOSED $___________________
“Make checks payable to "MLMEF"., 7006 SW 4th Avenue, Portland OR 97219.
If you cancel, 50% of the deposit is non­refundable.
Thank you!

LEFT COAST EISTEDDFOD, Exhibitors and Merchandisers Contract page 1 of 6
Return to Attn:  Gaabriel Becket, MLMEF 7006 SW 4th Avenue, Portland OR 
97219, americymru@gmail.com, (503) 719­7494

Business Name:________________________________________________________
Contact Name:_______________________________________________________
Description of Products:________________________________________________
_______________________________________________________________________
Mailing Address:_________________________________
City:__________________ State:______ Zip:__________
Phone (Day)_____________________ (Evening)____________________________
Other Ph #_______________________
Fax_____________________________________ E­mail________________________
Vendor agrees to comply with all Rules and Regulations of the Left Coast 
Eisteddfod which are incorporated into this agreement and by reference made 
a part hereof, and with all other Eisteddfod rules and regulations which may 
from time to time, as necessary, be formulated by the MLMEF, or agent. A copy 
will be signed and returned to you. This constitutes agreement of Vendor's 
participation in the Left Coast Eisteddfod.
Vendor Signature: 
______________________________________________________Date:________________
        *A copy of this application will be returned to you upon acceptance.

LEFT COAST EISTEDDFOD, Exhibitors and Merchandisers Contract page 2 of 6
 Vendors Agreement
2009 LEFT COAST EISTEDDFOD
McMenamin's Crystal Ballroom, Portland,Oregon
Phone: (503) 719­7494, E­mail americymru@gmail.com

 This Agreement is made between the Meriwether Lewis Memorial 
Eisteddfod Foundation (MLMEF or it's agent) and 
_________________________  named Vendor. MLMEF and Vendor agrees as 
follows:
1.  NO EARLY TEAR DOWNS.  Vendor will have their assigned vending area 
set up by 9:00AM and will complete tear down no later than 6:00PM.
2.  MLMEF is required to carry special event liability insurance  coverage 
for the event. As a part of this coverage, the insuring agency requires that we 
obtain certificates of insurance from all professional merchandise vendors to 
verify products liability. All vendors must provide certificates of insurance to the 
MLMEF, naming MLMEF and McMenamin's Crystal Ballroom as additional 
insured. The insuring agency and the Crystal Ballroom will receive a list of all 
vendors, along with copies of certificates of insurance.
3. Exhibitors/vendors will receive gate passes, which must be carried at all 
times. 
4.  Limitation of Liability: Agent and MLMEF assumes no responsibility for 
any property placed on the facilities by vendor and the Agent is hereby 
expressly relieved and discharged from any and all liability for any loss, injury or 
damage to persons or property that may be sustained by reason of the 
occupancy of the Crystal Ballroom under this agreement and all security or 
other protective service desired by vendor must be provided by separate 
agreement with the agent.

LEFT COAST EISTEDDFOD, Exhibitors and Merchandisers Contract page 3 of 6
 5. INDEMNITY: Vendor agrees to defend, indemnify and save the MLMEF, 
it's agents, their officers, agents and employees, harmless from any and all 
losses, claims, actions, costs, expenses, judgments, subrogations, or other 
damages resulting in death, or damage, including loss or destruction to 
property, of whatsoever nature arising out of, attendant to this agreement and 
contract. Vendor Shall not be held responsible for any losses, expenses, claims, 
subrogation’s, actions, costs, judgments or other damages, directly, solely and 
proximately cause by the negligence of the MLMEF or any of its agents.
6. COSTS AND ATTORNEY FEES: Should the MLMEF or its agents or vendors 
file suit or action against the vendor on any cause arising in any way from this 
agreement and contract, the vendor agrees to pay to the MLMEF such 
reasonable costs, such as attorney's fees and court costs, that the court having 
jurisdiction of the case may determine, in addition to costs and disbursement 
allowed to a prevailing party as a matter of law.
7. RESTRICTION ON EXHIBITS: The MLMEF and its agent reserves the right to 
restrict as allowed by law the operation of any exhibit which may become 
objectionable to exhibitors or to the public.
8.  NOISE: No sound amplification devices may be used by exhibitors 
without the prior written consent of MLMEF. If MLMEF approves the use of any 
such devise, the exhibitor shall use the device in a manner that will cause the 
least disturbance. If MLMEF determines that any device so approved is causing 
unnecessary noise the agent may revoke the approval of the device and 
require the vendor to remove the device.
9.  SHOW SERVICES: Tables, chairs and other materials not expressly 
covered by this agreement are the responsibility of the Vendor. As the Crystal 
Ballroom has a wooden dance floor, ANY TABLES AND/OR CHAIRS OR OTHER 
EQUIPMENT MUST EITHER HAVE RUBBER PADDING ON SURFACES THAT MAKE 

LEFT COAST EISTEDDFOD, Exhibitors and Merchandisers Contract page 4 of 6
CONTACT WITH THE FLOOR OR VENDOR MUST SUPPLY A PADDED CARPET UNDER 
THEIR EXHIBIT SPACE to prevent damage to the floor.
10.   Vendors must accept Canadian currency.  MLMEF will provide an 
exchange chart.
11.   Fire and Life Regulations: All exhibits must comply with Appropriate 
Fire and Life Safety regulations. For information and or details contact the 
Portland Fire Marshall office. No combustible equipment shall be operated on 
the premises. 
12.   ELECTRICITY:  Any additional power needs must be arranged 
through with MLMEF no later than 1 August 2009.   MLMEF reserves the right to 
cut back power service to any exhibitor exceeding their allotted power use.
13.   CANCELLATIONS / REFUNDS: If Vendor fails to pay the balance of 
space rental on or before 9:00 AM am on Thursday, August 20th, the Vendor's 
rights to exhibit may be canceled without further notice or refund of any 
deposit. If Vendor cancels its participation in the Festival, such cancellation shall 
be considered a default on its part, any monies paid hereunder shall be 
retained by the Agent as damages. Vendor and Agent shall be bound by the 
terms and conditions and rules for exhibiting in Left Coast Eisteddfod.
14.   RIGHTS OF THE MLMEF IN THE EVENT EXHIBITION IS NOT HELD:  MLMEF 
shall not be liable for any damages or expenses incurred by Vendors in the 
event the show is delayed,interrupted or not held as scheduled, and if for any 
reason beyond the control of MLMEF the Eisteddfod is not held.   MLMEF may 
retain so much of the amount paid by Vendors as necessary to defray expenses 
already incurred by MLMEF. 

LEFT COAST EISTEDDFOD, Exhibitors and Merchandisers Contract page 5 of 6
 Thank you for joining us for our first Annual Left Coast Eisteddfod. We look 
forward to working with you.
A signed copy of this agreement will be returned to you for your records.

Accepted by:_____________________________________

Title:____________________Date:___/___/___

Telephone No. _______________________________________

LEFT COAST EISTEDDFOD, Exhibitors and Merchandisers Contract page 6 of 6