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EXCELNCIA NO RESULTADO DO SEU EVENTO: PLANEJAMENTO & GESTO

Publicado em 15 de maro de 2008 por Dieter Kelber

[photopress:ema.jpg,full,alignleft] por Eliana Maria Alves Diretora Operacional do BPD 2008 1. Congresso Nacional de Gesto de Processos. A responsabilidade na organizao de eventos grande e exige cuidado, ela acontece em momento real, se houverem deslizes, com certeza haver comprometimento da imagem, do conceito do organizador e da empresa organizadora, essa ao dever ser flexvel e descentralizada. Para que o resultado do evento seja de excelncia, de maior importncia cuidar do planejamento, onde os itens : realizao, objetivos, pblico alvo, estratgias, captao, marketing, oramento e ps evento, so de fundamental importncia. O QUE VOC PRECISA FAZER PARA SEU EVENTO DAR CERTO ? Quando pensamos na realizao de um evento, precisamos pesquisar sobre um assunto de maior interesse na comunidade para qual queremos atingir, que agregue conhecimentos e novidades para o dia-a-dia de cada pessoa, tendo como objetivo a amplitude e especificaes do tema a que se prope o evento atingindo, as expectativas dos participantes num grau de satisfao e objetividade. Sabendo qual a comunidade que se destina o tema do evento, nosso pblico alvo saber o quanto importante a sua participao, teremos que traar estratgicas de atacar onde houver as maiores possibilidades de aes para atingir o interesse do pblico alvo, o marketing e divulgao de extrema importncia. Tendo em vista que a captao de recursos junto a empresas importante, podemos ento implantar cotas de patrocnio que precisam ser detalhadas e diferenciadas, para que possam ser comercializadas a diferentes portes de empresas, essa captao ser de grande importncia, seja ela corporativa ou institucional. Aps toda nossa pesquisa quanto ao tema, objetivo, captao, teremos tambm um novo desafio que o marketing do nosso evento, essa ao com certeza de relevncia importncia para a divulgao do evento. O marketing bem elaborado consegue atingir o pblico alvo, onde essas pessoas percebam a importncia do evento no ano que est sendo realizado e para os prximos anos. Para que no tenhamos surpresas desagradveis, faremos nosso oramento bem detalhado, seguindo um checklist contando desde a escolha mais apropriada do local de realizao do evento at mesmo o importante item de limpeza, pois o oramento o nosso ponto de partida para que possamos nos guiar quanto a estrutura do evento. No menos importante que o pr-evento o ps-evento, a anlise do resultado da realizao do evento, nas suas categorias: satisfao quanto ao contedo do evento, pblico alvo atingido e suas perspectivas, captao,
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resultado aos patrocinadores e se a meta foi atingida, ser nosso termmetro quanto a realizao desse evento para os prximos anos. Conceitos Bsicos Avaliar e reordenar as ofertas dos servios prestados aos clientes, a partir dessa anlise detectar onde podemos atuar junto a empresa, onde se considere todas as oportunidades disponveis no mercado. Buscar nos servios prestados uma excelncia diferencial, onde no apenas sejam aplicados os servios normalmente oferecidos, e como resultado obter novos objetivos, mtodos e valores na organizao. Resumindo Objetivos: esse assunto deve ter a amplitude e especificaes a que se pretende com o evento, atingindo as expectativas dos participantes num grau de satisfao e objetividade; Pblico Alvo: pesquisas qual a comunidade que se destina o tema do evento, fazendo com que esse membro saiba da importncia da sua participao; Estratgias: atacar onde houver as maiores possibilidades de aes para atingir o interesse do pblico alvo, o marketing e divulgao de extrema importncia; Captao: as cotas de patrocnio, precisam ser detalhadas e diferenciadas, para que possam ser comercializadas a diferentes portes de empresas, essa captao ser de grande importncia seja ela corporativa ou institucional; Marketing: ao de extrema importncia para a divulgao do evento, o marketing bem elaborado consegue atingir o pblico alvo, onde essas pessoas percebam a importncia do evento no ano que est sendo realizado e para os prximos anos; Oramento: deve ser feito detalhadamente, pois o ponto de partida para que possamos nos guiar quanto a estrutura do evento; Ps Evento: anlise da realizao do evento, as suas categorias: satisfao quanto ao contedo do evento, pblico alvo atingido e suas perspectivas, captao, resultado aos patrocinadores e se a meta foi atingida; No esqueam de anotar na sua agenda: Business Process Day 2008, 23 e 24 de outubro, Centro de Convenes Rebouas.

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