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Para se alcanar tais objetivos encontram-se descritos, a seguir os principais mtodos de arquivamento utilizados para a organizao dos acervos arquivsticos.
Sistema semi-indireto O mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e considerado do sistema semi-indireto.
MTODO ALFABTICO
o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o NOME. um mtodo direto, porque a pesquisa feita diretamente no documento, no sendo necessrio se recorrer a um ndice auxiliar para localizar qualquer documento.
Nesse mtodo, as fichas ou pastas so dispostas na ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para a alfabetao, atravs de guias divisrias, com as respectivas letras. (PAES,2005)
REGRAS DE ALFABETAO Para nomes compostos: Camilo Castelo Branco; Paulo Monte Verde; Heitor Villa Lobos. a) Castelo Branco, Camilo b) Monte Verde, Paulo c) Villa Lobos, Heitor REGRAS DE ALFABETAO Para sobrenomes abreviados: J. Vieira; Jonas Vieira; Jos Vieira a) Vieira, J. b) Vieira, Jonas c) Vieira, Jos REGRAS DE ALFABETAO Para nomes com artigos e preposies:
Pedro de Almeida, Ricardo dAndrade; Lcia da Cmara; Arnaldo do Couto. a) Almeida, Pedro de b) Andrade, Ricardo d c) Cmara, Lcia da d) Couto, Arnaldo do
Antonio Almeida Filho; Paulo Ribeiro Jnior; Joaquim Vasconcelos Sobrinho. a) Almeida Filho, Antonio b) Ribeiro Jnior, Almeida c) Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Georges Aubert; Winston Churchill; Paul Muller; Jorge Schmidt. a) Aubert, Georges b) Churchill, Winston c) Mueller, Paul d) Schmidt, Jorge
REGRAS DE ALFABETAO Para nomes Orientais Japoneses e rabes: a) Al Bem Hur (permanece) b) Ly Youtohn (permanece) REGRAS DE ALFABETAO Para nomes estrangeiros com preposio:
Giulio Di Capri; Esteban De Penedo; Charles Du Pont; John Mac Adam a) De Penedo, Esteban b) Di Capri, Julio c) Du Pont, Charles d) Mac Adam, John
4 Congresso de Secretariado; I Encontro Regional de Arquivologia; III Simpsio de Apicultura. a) Congresso de Secretariado (4) b) Encontro Regional de Arquivologia (I) c) Simpsio de Apicultura (III)
REGRAS DE ALFABETAO
Para Pessoas Jurdicas:
EMBRATEL; lvaro Ramos & Cia; A Colegial; The library of Congress; Fundao Getlio Vargas: a) lvaro Ramos & Cia b) Colegial (A) c) Embratel d) Fundao Getlio Vargas e) Library of Congress (the)
Mtodo Alfabtico Pode obedecer ordem Dicionria ou ordem Enciclopdica. Na ordem dicionria os assuntos isolados so dispostos alfabeticamente, obedecendo-se somente sequncia das letras. Veja o exemplo a seguir
Cursos de doutorado Cursos de especializao Cursos de formao Cursos de mestrado Cursos de ps-graduao Exposies de publicaes Impresso de livros Impresso de peridicos Pesquisas de administrao Pesquisas de cincia poltica Pesquisas de custo de vida Pesquisas de desenvolvimento econmico Pesquisas de economia Pesquisas de psicologia aplicada educao Pesquisas de psicologia aplicada ao trabalho
Ordem Enciclopdica Na ordem enciclopdica, os assuntos so agrupados sob ttulos gerais e dispostos alfabeticamente. Com a ordenao enciclopdica surgem os primeiros esboos de esquemas de classificao. Veja o exemplo:
Cursos
Especializao Formao Ps-graduao Mestrado Doutorado Administrao Cincia poltica Economia Custo de vida Desenvolvimento econmico Aplicada educao Aplicada ao trabalho
Pesquisas
Psicologia
Mtodo Variadex
Este mtodo uma variante do alfabtico; Como seria impossvel determinar-se uma cor para cada letra do alfabeto, uma vez que seriam necessrias 26 cores distintas para representar o alfabeto, as cores da chave devem ser atribudas s projees das pastas em funo da segunda letra do nome de entrada e no da inicial, a qual indicar a seo alfabtica correspondente para sua ordenao.
Entretanto, o mais aconselhado nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos.
Mtodo Cronolgico A ordem principal de entrada a data; Muito utilizado em reparties pblicas; Os documentos ou conjunto de documentos (processos) recebem um nmero e tambm a data de entrada do documento;
Dgito Terminal Os documentos so numerados seqencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando pares. Assim o nmero 42.054 ser representado pelos grupos 0420-54. Mtodo muito utilizado em Bancos. Desvantagens: Leitura no convencional dos nmeros; Disposio fsica dos documentos de acordo com o sistema utilizado na leitura. Mtodo Numrico Duplex
A documentao dividida em classes, conforme os assuntos, partindo-se do gnero para a espcie e desta para a mincia. O mtodo duplex oferece as mesmas possibilidades do mtodo decimal (Dewey) quanto ao agrupamento de assuntos, permitindo abertura ilimitada de classes, subclasses etc.
Nesse mtodo, os nmeros so dados de dez em dez, para cada assunto principal. Na primeira etapa de seleo temos: 10 Administrao; 20 Aluguel; 30 Compra.
Mtodo Alfanumrico Esse sistema procura utilizar as vantagens dos mtodos alfabtico e numrico. Dessa combinao surgiu um mtodo que tem a simplicidade do alfabtico e a rapidez e preciso do numrico. Mtodo Alfanumrico - Exemplo
Este mtodo trabalha com uma tabela constituda de divises do alfabeto, previamente planejadas e numeradas em ordem crescente. Usam-se notaes fechadas para se evitar que, uma vez numeradas, as divises sejam alteradas. 1 Posio 2 Posio Aa - Af 1; Ag - Al 2; Am - As 3; At - Az 4; Ba - Bl 5; Bm - Bz 6;
Procedimento
As pastas individuais teriam como notao os nomes colocados aps o nmero correspondente sua diviso alfabtica. Exemplos: 1 - Acrisio, Paulo (Aa-Af = 1) 1 - Afonseca, Joo (Aa-Af =1) 2 - Almeida, Mrio (Ag-Al = 2) 3 Alonso, Ernesto (Ag-Al = 2) 4 Amaral, Roberto (Am-As = 3) 5 Atilia, Jorge (At-Az = 4)
Mtodo Decimal Este mtodo baseado na classificao decimal de Dewey, utilizada nas bibliotecas.
Esta classificao divide o saber humano em nove classes principais e uma dcima reservada para os assuntos por demais gerais e que no podem ser includos em uma das nove classes pr-estabelecidas. Mtodo Decimal na prtica
A parte inteira do nmero composta de trs algarismos. A parte decimal pode no existir como pode ter um, dois, trs ou mais algarismos. A diviso dos assuntos parte sempre do geral para o particular. Ainda no h uma classificao universal para os arquivos. Portanto no sistema Dewey utilizamos a tcnica e no a classificao.
Mtodo Decimal na prtica As 10 primeiras divises so denominadas classes; As 10 seguintes, so subclasses E a seguir, respectivamente, divises, grupos, subgrupos, subsees etc. A tbua, tabela ou esquema, com a classificao adotada, tem o nome de classificador ou cdigo e no dispensa um ndice alfabtico. Classes
0 Obras Gerais 1 Filosofia 2 - Religio 3 Cincias Sociais 4 Filologia ou Lingustica 5 Cincias Puras 6 Cincias Aplicadas 7 Belas-Artes 8 Literatura 9 Histria e Geografia
620 Engenharia 630 Agricultura 640 Cincias e Artes Domsticas 650 Servios Gerenciais 660 Indstrias Qumicas Subdiviso da classe 610 610 Medicina 611 Anatomia 612 Fisiologia Humana 613 Higiene Pessoal 614 Sade Pblica 615 Teraputica 616 Clnica Mdica... Outra subdiviso
616 Clnica Mdica 616. 1 - Cardiologia 616.2 - Sistema Respiratrio 616.3 - Sistema Digestivo 616.4 Sistema endcrino 616.5 dermatologia E assim por diante. medida que se apresenta um assunto, temos de procurar onde coloc-lo, partindo sempre do geral para o particular.
A Microfilmagem
A microfilmagem uma tcnica que produz microformas, que so as imagens fotogrficas dos documentos em escala muito
A Microfilmagem
Como desvantagem pode-se procedimento. Esse sistema muito utilizado microfilmar cheques. citar o alto custo do em bancos para
Legislao Decreto Federal n 1.799/96 que regulamenta a Lei n 5.433/68 que dispe sobre microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias.
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Decreto/Antigos/D1799.htm