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1.

INTRODUO

Ser apresentada uma soluo para saciar alguns problemas no Setor de compras, utilizando os mtodos, processos e ferramentas, definidos na metodologia da Anlise Estruturada de Sistemas: Para essa soluo ser relatado e apresentado: Viabilidade; O estudo de viabilidade visa tanto a tomada de deciso como a sugesto de possveis alternativas de soluo, se um sistema de informao pode ser feito ou no. Requisitos Funcionais e no Funcionais;

O requisito uma condio cuja exigncia deve ser satisfeita. Se a condio produzir algo, diz-se que o requisito funcional. Se a condio caracterizar algo (atributo, propriedade, comportamento, restrio, etc,...), diz-se que o requisito no-funcional. A descrio destes requisitos uma atividade indutiva e continuada. Descrever requisitos funcionais e requisitos no-funcionais requer uma abordagem holstica, tratando os dois aspectos: primeiro, "Produzir"; segundo, "com Qualidade", (ZANLORENCI, Edna P. GPT; BURNETT, Robert C. - PUC-PR).

Formulrios;
Os Formulrios tm as seguintes Funes: Uniformizar Procedimentos O uso de um mesmo formulrio, para um mesmo tipo de procedimento proporciona economia e segurana; Dar valor legal s transaes; Determinar qual informao ser registrada e processada O formulrio age como elemento disciplinador, filtro de relevncia, redutor de trabalho; Facilitar o controle das operaes na organizao Limita Responsabilidade, facilitam a verificao de cumprimento de etapas, consolidam informaes; Facilitar o fluxo das informaes; Facilitar o processamento de dados (PAR, Wanderlei).

Unidades Funcionais; Entradas e sadas das unidades funcionais; Diagrama de Contexto; Serve para obter uma primeira avaliao do usurio acerca do entendimento que est sendo construdo sobre o sistema (CARVALHO, Fernando). Diagrama Entidade-Relacionamento;

Representao grfica cuja finalidade descrever, de maneira conceitual, os dados a serem utilizados em um Sistema de Informaes ou que pertencem a um domnio. Diagrama de Fluxo de Dados nvel 0; Um DFD uma ferramenta de modelagem que nos permite imaginar um sistema como uma rede de processos funcionais, interligados por dutos e tanques de armazenamento de dados" (YOURDON, Edward).

2. VIABILIDADE

Razes que justificam a viabilidade: 1) Agilidade e eficincia em todo o processo de compras; 2) Padronizao de todos os processos; 3) Histrico dos pedidos, para tomadas mais rpidas de deciso; 4) Reduo de tempo e custos;
5) Usar o mnimo possvel de papel, com praticamente todas as rotinas processadas por

meios eletrnicos; 6) Benefcios na Negociao de produtos; 7) Contato com fornecedores ser mais fcil e mais organizado.

3. REQUISITOS FUNCIONAIS PARA ESSE SISTEMA

1) O sistema dever executar operaes de cadastro ( Incluso / Consulta / Excluso / Alterao) para solicitao de compras; 2) O sistema dever executar operaes de cadastro ( Incluso / Consulta / Excluso / Alterao) para pedidos de compras; 3) O sistema dever executar operaes de cadastro ( Incluso / Consulta / Excluso / Alterao) para Fornecedores; 4) O sistema dever executar um histrico de compras baseado no cadastro de dos ltimos pedidos; 5) O sistema dever consultar o histrico de pedidos antes de emitir a cotao; 6) O sistema dever enviar um relatrio de cotao de compras aos fornecedores cadastrados; 7) Receber dos fornecedores, as cotaes apontando as melhores opes; 8) O sistema dever enviar os pedidos aos fornecedores, com cpia ao setor de recebimento de materiais; 9) O sistema dever receber do setor de estoque uma notificao de chegada de materiais e atualizar o histrico de compras.

4. REQUISITOS NO FUNCIONAIS PARA ESSE SISTEMA:

1) O Sistema ser desenvolvido para verses do Windows; 2) A linguagem de programao usada ser o C#; 3) O sistema ter de ser desenvolvido em 90 dias.

6. LISTA DE REQUISITOS ATUALIZADOS REQUISITOS FUNCIONAIS: 1) O Sistema dever Informar a necessidade de compra de material para o estoque; 2) O Sistema dever Informar a mdia de consumo mensal de cada material; 3) O Sistema dever Informar quais os materiais que so para compra imediata; 4) A Solicitao de compras deve conter Cd. Material, QTDE do material e Descrio do material; 5) O Pedido de Cotao dever conter QTDE, Descrio, Valor Unitrio, Valor Total e Desconto; 6) Devendo constar ainda Prazo de Entrega e demais Condies de Venda; 7) O pedido de compra deve conter Data do Pedido, Departamento Requisitante, Cd. do Oramento, Nome do Fornecedor, e Nome de quem o aprovou; 8) O informe de chegada de materiais dever conter a descrio dos produtos, bem como a quantidade com os respectivos valores, carimbo do conferente responsvel pela expedio, data e hora do recebimento; 9) Visto do responsvel pelo estoque confirmando que este realizou os devidos lanamentos; 10) O sistema dever emitir relatrios gerenciais de todas as rotinas (Cotao de Compras, Histrico de pedidos com mdias de consumo por produto, alm de ltimos preos, ltimos pedidos e Atualizao de estoque). REQUISITOS NO FUNCIONAIS: 1) O programa de recebimento e envio de e-mails dever ser a Microsoft Outlook; 2) O mtodo de desenvolvimento dever ser o SCRUM; 3) O banco de dados dever ser o SQL SERVER.

7. TRS OUTROS SISTEMAS (EXTERNOS OU INTERNOS ORGANIZAO) COM OS QUAIS ESTE SISTEMA DE REPOSIO DE MATERIAIS DEVER TROCAR INFORMAES Sistemas de controle Contbil; Sistema Financeiro; Sistema de Vendas.

8. FORMULRIOS

SOLICITAO DE COMPRAS - N __________ Sorocaba, ____ de ____________ de 20____. Responsvel Setor de Estoque: ________________________________________________. Telefone:____________- Ramal________ - E-mail: _______________________________. PARA O SETOR DE COMPRAS Solicito a aquisio dos seguintes materiais para suprir a falta no estoque.
CDIGO DO MATERIAL QTDE. DO MATERIAL DESCRIO DETALHADA DO MATERIAL

Formulrio 1. SOLICITAO DE COMPRAS

PEDIDO DE COTAO Cdigo do Fornecedor N _________

Descrio Fornecedor: ____________________________________________________ PEDIDO DE COTAO ESTA NO UMA ORDEM DE COMPRA COTAO DOS SEGUINTES ITENS: Cd. do Material QTDE Descrio do Material Valor UN Valor Total Desconto Data: _________

Valor total Data da cotao ______________ Condies de Pagamento: _______________________________ Prazo para Entrega: ____________________

Formulrio 2. PEDIDO DE COTAO

PEDIDO DE COMPRA

Nome da empresa

CNPJ _________________ Data do Pedido: _____________ Cdigo do Pedido: _________

PEDIDO DE COMPRA

Departamento requisitante: ________________________________________________ Cdigo Oramento: __________________ Cdigo do Material QTDE. Cdigo Fornecedor: __________________ N ref. Descrio Fornecedor: _________________________________ Preo/UN Preo Total

Descrio do Material

Despachar para: ____________________________________________

Data de despacho exigido _____________________

Assinado por________________________________________________________________ Aprovado por_______________________________________________________________


Formulrio 3. PEDIDO DE COMPRA

INFORME DE CHEGADA DE MATERIAIS


INFORME DE CHEGADA DE MATERIAIS N Nota Fiscal ______ Data da Chegada Cdigo Fornecedor: _________

Cdigo do Pedido: _____________ Cdigo Material QTDE. Material

Descrio Fornecedor: ___________________________________

Descrio Material

Horrio da Chegada

ENTRADA DE MATERIAL: Responsvel pela entrada: RG:

Assinatura Segurana:

Formulrio 4. INFORME DE CHEGADA DE MATERIAIS

9. OS PRINCIPAIS PROCESSOS ENVOLVIDOS NESTE SISTEMA Cadastrar solicitao de compras; Cadastrar pedido de compras; Cadastrar Fornecedores; Alterar Fornecedores; Pesquisar histrico de compras; Emitir pedido de cotao; Selecionar Fornecedores; Enviar o pedido de cotao para os fornecedores selecionados; Receber os pedidos de cotao respondidos pelos fornecedores; Selecionar as melhores condies; Enviar Pedido de compras para fornecedores selecionados; Enviar cpia do pedido de compras para Setor de recebimento de materiais; Cadastrar produtos; Informar estoque do recebimento de materiais; Atualizar histrico; 8

10. INFORMAES NECESSRIAS PARA QUE CADA UM DESSES PROCESSOS POSSA FUNCIONAR ADEQUADAMENTE Setor de estoque envia formulrio de solicitao de compras para o setor de compras. Itens do formulrio: N da solicitao Data da solicitao Cd. Do material Quantidade do material Responsvel pelo estoque Descrio do material

Setor de compras consulta histrico de compras. Setor de compras emite pedido de cotao por formulrio contendo: Data Nome do Fornecedor Cd. Material Quantidade Descrio do material Valores Descontos Data da Cotao Condies de Pagamento Prazo de entrega

Setor de compras seleciona fornecedores. Setor de compras envia pedido de cotao para os fornecedores selecionados: N Cotao Quantidade Descontos Prazo de entrega Data Descrio do material Cd. Do Material Condies de pagamento Nome do Fornecedor Valores Data da Cotao

Setor de compras avalia as respostas recebidas dos fornecedores e agrupa os materiais de acordo com as melhores condies. Setor de compras envia pedidos para compra aos fornecedores: Data do Pedido Fornecedor Preos Cd. do pedido Quantidade do material N da Cotao Requisitante Descrio do material Local para Entrega 9

Setor de compras envia cpias do pedido ao setor de recebimento de materiais: N da Nota Fiscal Fornecedor Cd. Do material Cd. Do pedido Descrio do material Resp. pela entrega Quantidade do material Data de chegada

Setor de recebimento envia para setor de compras um informe de materiais recebidos do fornecedor: N da Nota Fiscal Fornecedor Cd. Do material Data de chegada Setor de Recebimento de materiais atualiza o histrico de compras e informa ao setor de estoque que a solicitao foi atendida. Cd. Do pedido Descrio do material Quantidade do material Responsvel pela entrega Responsvel pelo recebimento Data do Recebimento

11. DIAGRAMA DE CONTEXTO

SETOR DE ESTOQUE

Solicitao_compra

FORNECEDORES

Pedido_cotao

Inform_solic_atendida

SISTEMA DE COMPRAS

Solic_atendida Pedido_compra

Cop_Pedido_compra Inform_cheg_mat

SETOR DE RECEBIMENTO DE MATERIAIS


Diagrama 1. DIAGRAMA DE CONTEXTO

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12. DER (DIAGRAMA ENTIDADE-RELACIONAMENTO)

Produtos Compras
1 N

Id_Compras Data NF Data_Ent

Id_Produto Descrico FkIdForneced Nome Quantidade

Cotao Id_Cotacao Data

Compra_Produto Id_Cpproduto Fkidcompras FkidProduto Quantidade


M N 1

Fornecedores Id_Fornecedor Nome Cnpj


M

Cotacao_Produto Id_cotacao
N

Fkidproduto Quantidade

Diagrama 2. DER (DIAGRAMA ENTIDADE-RELACIONAMENTO)

13. DIAGRAMA DE FLUXO DE DADOS (NVEL 0)

COMPRAS

FORNECEDOR

SISTEMA

SETOR DE RECEBIMENTO DE MATERIAIS


Diagrama 3. DFD 0

ESTOQUE

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14. DIAGRAMA DE FLUXO DE DADOS ( NVEL 1 )

FORNECEDOR

ESTOQUE

SISTEMA DE COMPRA

SISTEMA DE ESTOQUE

COMPRAS

RECEBIMENTO MATERIAIS

Diagrama 4. DFD 1

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CONCLUSO

Diante das informaes descritas neste relatrio, percebemos o quanto fundamental um sistema de informao nos dias atuais. Um sistema de informao torna o processo de uma empresa mais eficiente rpido e seguro, diminuindo erros e melhorando a qualidade dos produtos e servios, tornando a mais competitiva.

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REFERNCIAS

DEMARCO, Tom. Anlise Estruturada e Especificao de Sistema. 4a ed. Rio de Janeiro: Campus, 2001. LOPES, Thelma E. C., ANLISE ESTRUTURADA MODERNA Exemplo DFD: Sistema Hotelaria (parcial). Disponvel em http://www.din.uem.br/~itana/esiinformatica/exemplo%20DFD-Thelma.pdf. Acesso em 27/11/2012. DIAGRAMAS DE FLUXO DE DADOS. http://www.ltc.ufes.br/database/Banco%20de%20Dados%20-%20EP%20%20Aula%2008%20-%20DFD.pdf. Acesso 27/11/2012. CARVALHO, Cynara. Anlise tradicional x estruturada x essencial. Disponvel em: http://pt.scribd.com/doc/57248548/10/Como-Desenhar-um-Diagrama-de-Contexto. Acesso em 27/11/2012.

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