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GUA Y NORMA TCNICA COLOMBIANA GTC 185 Y NTC 1486

DANIELA FLOREZ DONADO ESTHER HOYOS MENDOSA JULIETH MARTNEZ PREZ PATRICIA PASTRANA SOLANO

CENTRO DE SITEMAS DE ANTIOQUIA SECRETARIADO EJECUTIVO SISTEMATIZADO III SEMESTRE MONTERA 2013

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DANIELA FLOREZ DONADO ESTHER HOYOS MENDOSA JULIETH MARTNEZ PREZ PATRICIA PASTRANA SOLANO

Trabajo presentado como requisito para Obtener nota en la asignatura de digitacin

Asesora SANDRA SOLANO PLAZA

CENTRO DE SITEMAS DE ANTIOQUIA SECRETARIADO EJECUTIVO SISTEMATIZADO III SEMESTRE MONTERA 2013

Nota de Aceptacin

Firma del Asesor

Firma del Director

11 de abril de 2013

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CONENIDO

Pg. GLOSARIO RESUMEN INTRODUCCION OBJETIVOS 1.ASPECTROS GENERALES DE LA COMUNICACION 1.1 ZONAS 1.1.1 Zona 1 1.1.2 Zona 2 1.1.3 Zona 3 1.2 MARGENES 1.3 ESTILO 1.3.1 Boque extremo 1.3.2 Bloque 1.3.3 Semibloque 1.4 FUENTE 1.5 ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACION ORGANIZACIONA 1.5.1 Identificacin de pgina subsiguiente 1.5.2 Cdigo 1.5.3 Lugar de origen y fecha de elaboracin
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1.5.4 Datos del destinatario. 1.5.4.1 Denominacin o ttulo acadmico. 1.5.4.2 Nombre del destinatario 1.5.4.3 Cargo 1.5.5 Asunto 1.5.6 Cuerpo o texto 1.5.7 Datos del remitente. 1.5.8 Lneas especiales. 1.5.8.1 Anexo 1.5.8.2 Copia 1.5.8.3 Identificacin del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboracin de las comunicaciones 1.5.9 Nmero de copias. 1.5.10 Soportes. 1.5.11 Recomendaciones.

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2. CARTAS 2.1 CARACTERISTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN 2.2 UTILIZACIN DE LA CARTA 2.3 CLASES DE CARTAS U OFICIOS 2.4 PARTES DE LA CARTA 2.4.1 Cdigo 2.4.3 Destinatario
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2.4.3.1 Denominacin o ttulo acadmico 2.4.3.2 Nombre del destinatario 2.4.3.3 Cargo 2.4.3.4 Organizacin 2.4.3.5 Direccin 2.4.3.6 Nombre del lugar de origen 2.4.3.7 Pas 2.4.4 Asunto 2.4.5 Saludo 2.4.6 Texto 2.4.7 Despedida 2.4.8 Remitente y firmas responsables 2.4.9 Lneas especiales 2.4.9.1 Anexos 2.4.9.2 Copias 2.4.9.3 Identificacin del transcriptor 2.4.9.4 Pginas subsiguientes

35 35 35 36 36 36 36 37 37 37 37 37 38 38 38 38 38

3 CICLO BSICO DE LA CORRESPONDENCIA 3.1 PROCESO DE COMPRAVENTA 3.1.1 Carta de solicitud de cotizacin 3.1.2 Cotizacin
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3.1.3 Carta de pedido 3.1.4 Respuesta al pedido 3.1.5 Carta de reclamacin 3.1.5.1 Inconsistencia en el despacho 3.1.5.2 Reclamo por mercanca defectuosa 3.1.5.3 Reclamo por incumplimiento en el pedido 3.1.5.4 Reclamo por mal servicio al cliente 3.1.5.5 Respuesta a reclamacin o carta de conciliacin 3.1.5.6 Carta de remisin 3.1.5.7 Carta de remesa 3.1.5.8 Respuesta a remesa 3.1.5.9 Devolucin de cheque 3.2 PROCESO DE COBRANZA 3.2.1 Primera notificacin. Recordatorio amistoso 3.2.2 Segunda notificacin. Revisin de cuentas 3.2.3 Tercera notificacin. Invitacin al dialogo 3.2.4 Cuarta notificacin Ultimtum 3.2.5 Respuesta a una de las anteriores notificaciones 3.3CARTAS SOLICITUD DE CRDITO. 3.3.1 Solicitud de prstamo para ampliar negocio 3.3.2 Respuesta a la solicitud de crdito positivamente 3.3.3 Respuesta a la solicitud de crdito negativamente
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3.3.4 Solicitud de referencia para crdito 3.3.5 Respuesta referencia para crdito 3.3.6 Solicitud de prrroga (pago de cuotas). 3.4 AUTORIZACIN DE CHEQUERA. 3.5 CARTA DE RESERVAS 3.5.1 Reserva de hotel 3.5.2 Reserva de tiquete para viajar en avin 3.5.3 Reserva de auditorio o lugar para organizar eventos. 3.6 CARTA DE DESPIDO. 3.6.1 Despido por trmino de contrato 3.7.2 Despido por recorte de personal 3.7.3 Despido por desacato a las normas disciplinarias. 3.8 CARTAS PERSONALES DENTRO DE LA EMPRESA 3.8.1 Solicitud de permiso o licencia. 3.8.2 Solicitud de vacaciones 3.8.3 Solicitud de cesantas 3.8.4 Carta de renuncia. 3.9 CARTAS DE MENSAJES SOCIALES 3.9.1 Carta de invitacin 3.9.2 Carta de agradecimiento 3.9.3 Carta de felicitacin 3.9.4 Carta de presentacin
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51 52 52 53 53 53 53 54 54 54 54 55 55 55 56 56 56 57 57 57 57 57

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3.9.5 Carta de condolencia

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4 MEMORANDO 4.1 CARACTERISTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN 4.2 UTILIZACIN DEL MEMORANDO 4.3 PARTES 4.3.1 Encabezado 4.3.1.1 Denominacin del documento. 4.3.1.2 Cdigo. 4.3.1.3 Fecha 4.3.2 Encabezamiento 4.3.2.1 Destinatario y remitente 4.3.2.2 Asunto 4.3.3 Texto 4.3.4 Despedida 4.3.5 Remitente y firma responsables 4.3.6 Lneas especiales

59 59 59 59 59 59 60 60 60 60 61 61 61 61 61

5. CIRCULARES 5.1 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN 5.2 CLASES DE CIRCULARES 5.3 PARTES 5.3.1 Encabezado
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5.3.2Cdigo. 5.3.3 Lugar de origen y fecha de elaboracin 5.3.4 Encabezamiento y destinatarios 5.3.5 Asunto 5.3.6 Saludo 5.3.8 Despedida 5.3.9 Remitente y firmas responsables 5.3.10Lneas especiales 5.3.11 Identificacin de pginas subsiguientes

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6 ACTAS 6.1. CARACTERISTICA DE REDACCIN Y PRESENTACIN 6.2 UTILIZACIN DE LAS ACTAS 6.3 CLASES DE ACTAS 6.4 PARTES 6.4.1 Ttulo 6.4.2 Denominacin del documento y nmero 6.4.3 Encabezamiento 6.4.3.1 Lugar de origen y fecha de la reunin 6.4.3.2 Hora 6.4.3.3 Lugar 6.4.3.4 Asistentes
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6.4.3.5 Representaciones 6.4.3.6 Invitados 6.4.3.7 Ausentes 6.4.4 Orden del da 6.4.5 Desarrollo 6.4.6 Compromisos 6.4.7 Convocatoria 6.4.8 Firmas, nombres y cargos 6.4.9 Lneas especiales 6.4.1.0 Paginas subsiguientes

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7. INFORME 7.1 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN. 7.2 UTILIZACIN DEL INFORME 7.3 CLASES DE INFORMES 7.3.1 Resumen ejecutivo. 7.3.1.1 Encabezamiento. 7.3.1.2 Auditoria del resumen ejecutivo 7.3.1.3 Objetivo 7.3.1.4 Temas o numerales 7.3.1.5 Paginas subsiguientes 7.3.1.6 Conclusiones 7.3.1.7 Nombres, cargos y firmas.
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7.3.1.8 Rbrica 7.3.1.9 Lneas especiales y otros elementos esenciales para la documentacin organizacional 7.3.2 Informe corto 7.3.2.1 Encabezamiento 7.3.2.2 Autora del informe 7.3.2.3 Objetivo 7.3.2.4 Capitulo 7.3.2.5 Pginas subsiguientes 7.3.2.6 Conclusiones 7.3.2.7 Firmas, nombres y cargos 7.3.2.8 Rbrica 7.3.2.9 Lneas especiales y otros elementos esenciales para la documentacin organizacional 7.3.3 Informe extenso 7.3.3.1 Generalidades 7.3.3.2 Elementos finales del informe administrativo extenso 8 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS 8.1 CERTIFICADOS 8.2 CONSTANCIAS 8.3 CARACTERISTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN 8.4 PARTES 8.4.1 Cdigo
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87 87 87 88 88 89 89 89 89 89 89

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8.4.2 Lugar de origen y fecha de elaboracin 8.4.3 Cargo 8.4.4 Identificacin del documento 8.4.5 Texto 8.4.6 Remitente y firmas responsables 9. HOJA DE VIDA CORPORATIVA 9.1 CARACTERISTICAS DE REDACCION Y REDACCION 9.2 PARTES DE LA HOJA DE VIDA CORPORATIVA 9.2.1 identificacin del documento 9.2.2 Nombre 9.2.3 Datos bsicos 9.2.4 Informacin laboral 9.2.5 Informacin acadmica 9.2.6 Experiencia laboral 9.3.7 Investigaciones, publicaciones y distinciones o premios

99 99 99 100 100 103 103 103 103 103 104 104 104 104 105

10 SOBRES COMERCIALES 10.2 CARACTERISTICAS DE PRECENTACION 10.2 CLASES DE SOBRES 10.3 UTILIZACION 10.4 MODELOS 10.4.1 Modelo 1 10.4.2 Modelo 2
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106 106 106 107 107 107 107

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10.5 ZONAS 10.5.1 Zona 1 10.5.2 Zona 2 10.5.3 Zona 3 10.6. PARTES 10.7 EJEMPLOS 10.7.1 Tratamiento o titulo 10.7.2 Nombre 10.7.3 Cargo 10.7.4 Organizacin 10.7.5 Direccin o apartado 10.7.6 Destino 10.7.6.2Nacional 10.7.6.3 Internacional

107 107 107 107 108 108 108 109 109 109 109 110 111 111

11. REQUISITOS 11.1 PRESENTACION DEL DOCUMENTO FINAL 11.1.1 Papel 11.1.2 Mrgenes y espacios interlineales 11.1.3 Numeracin de hojas 11.1.4 Redaccin 11.1.5 Puntuacin 11.2 PARTES DEL TRABAJO ESCRITO
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113 113 113 113 114 115 115 115

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11.2.1 Preliminares 11.2.1.1 Tapas o pastas 11.2.1.2 Guardas. 11.2.1.3 Cubierta. 11.2.1.4 Portada. 11.2.1.5 Pagina de aceptacin. 11.2.1.6 Pgina de dedicatoria 11.2.1.7 Pgina de agradecimientos 11.2.1.8 Pgina de contenido 11.2.1.9 Listas especiales 11.2.1.10 Glosario. 11.2.1.11 Resumen. 11.2.2 Cuerpo de documento 11.2.2.1 Introduccin. 11.2.2.2 Captulos.

115 116 116 116 117 117 118 119 120 122 124 125 126 126 127

11.2.2.3 Cita de los nmeros de divisiones y subdivisiones en 129 el texto 11.2.2.4 Ilustraciones (tablas, cuadros, figuras y otros). 11.2.2.5 Conclusiones. 11.2.2.6 Recomendaciones. 11.2.3 Complementarios 11.2.3.1 Bibliografa. 11.2.3.2 Bibliografa complementaria
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LISTA DE FIGURAS

Pg. FIGURA1 Esquema zona disponibles de cartas estilo bloque 39 extremo FIGURA 2 Ejemplo de distribucin de carta estilo bloque 40 extremo FIGURA 3 Esquema de carta estilo bloque FIGURA 4 Ejemplo de distribucin de carta estilo bloque FIGURA 5 Esquema de carta estilo semibloque con sangra FIGURA 6 Ejemplo de distribucin de carta estilo bloque FIGURA 7 Esquema de zonas estilo semibloque con sangra FIGURA 8 Ejemplo de distribucin de extremo 41 42 43 44 62

memorando bloque 63

FIGURA 9 Esquema de memorando estilo bloque

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FIGURA 10 Ejemplo de distribucin de memorando estilo 65 bloque FIGURA 11 Esquema de zonas disponibles para circular FUGURA12 Ejemplo de distribucin de extremo 69

circulando bloque 70

FIGURA 13 Esquema de circular tilo bloque FIGURA 14 Esquema de circular estilo bloque FIGURA 15 Esquema de distribucin de acta FIGURA 16 Ejemplo de acta administrativa FIGURA 16 final
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71 72 80 81 82

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FIGURA17 Esquema (pg. 1 y 3 ) resuman ejecutivo FIGURA17 Esquema resuman ejecutivo final FIGURA18 Ejemplo de distribucin de resumen ejecutivo FIGURA18 Continuacin FIGURA 18 Final FIGURA19 Esquema de informe corto FIGURA 20 Esquema de informe corto y extenso FIGURA22 Ejemplo de portada libre distribucin si aglomerar FIGURA23Distribucion de constancia estilo bloque extremo FIGURA 24Distribucion de certificado estilo bloque

91 92 93 94 95 96 97 97 101 102

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LISTA DE ANEXOS

Pg. ANEXO A ANEXO B ANEXO C ANEXO D ANEXO E ANEXO F 140 148 150 151 153 154

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GLOSARIO

Para los propsitos de este documento normativo se aplican los siguientes trminos y definiciones. ABREVIATURA: representacin de una palabra o grupo de palabras, obtenidas por eliminacin de algunas de las letras, slabas finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierra con un punto. ACRNIMO: vocablo conformado por diferentes letras inciales y no inciales de una razn social. ACTA: documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunin o situacin especfica. ANEXO: documento o elemento que se adjunta a ala comunicacin o al informe; sirve para complementar y aclarar. ASUNTO: sntesis del contenido de la comunicacin. BIBLIOGRAFA: relacin alfabtica de fuentes documentales sobre una materia o asunto determinado, registrados en cualquier soporte fsico, consultadas por el investigador para sustentar sus escritos. CAPITULO: divisin que se hace en los libros y en cualquier otro escrito para organizar y facilitar la comprensin del texto. CARGO: nombre de la posicin que ocupa la persona responsable de expedir el documento. CARTA: comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio. CERTIFICADO: documento de carcter probatorio, pblico o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. CIRCULAR: comunicacin escrita de inters comn, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo de personas tanto interna como externamente. CITA: pasaje, prrafo o proposicin que proviene de alguien diferente al autor del informe, para apoyar o corroborar la propia idea o para compararla.

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CDIGO: sistema convencional que identifica el departamento, el rea o la seccin que produce el documento con sus respectivas series. Este responde al sistema de clasificacin documental establecido en la entidad. Hace referencia a la identificacin numrica, alfabtica, alfanumrica u otros, de la dependencia en la organizacin, seguida de la serie documental, en caso de que exista.
NOTA Antes llamado tambin nmero, referencia o consecutivo.

CONCLUSIONES: juicio crtico y razonado de anlisis sobre los resultados del informe, presentados de manera directa, clara, concisa y lgica. CONSTANCIA: documento de carcter probatorio, que no requiere solemnidad. CONTENIDO: en esta pgina se enuncian los ttulos de primero, segundo, tercer y cuarto nivel y la relacin de los materiales complementarios del trabajo, en el mismo orden en el que aparecen y los nmeros de las pginas donde se encuentran. CONVOCATORIA: acuerdo de fecha, hora y lugar para la siguiente reunin. COPIA: fiel reproduccin del documento. CUBIERTA: parte exterior que cubre las hojas internas; suele reproducir los datos de la portada. DESARROLLO: prescripcin de los asuntos tratados en una reunin. DESPEDIDA: palabra o frase de cortesa con la cual se finaliza una comunicacin. DESTINATARIO: persona a quien va dirigida la comunicacin. ENCABEZADO: ttulo de la comunicacin que se realiza, lnea de identificacin para indicar la continuidad del documento. ENCABEZAMIENTO: conjunto de palabras con que se inicia un documento, segn el tipo de comunicacin. Palabras fijas que sirven de gua para establecer el inicio del documento. ESPACIO: distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas.

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ESQUEMA: representacin grfica y simblica de la distribucin que deben tener los textos de los documentos. ESTILO: distribucin comunicacin. de las diferentes lneas que conforman la

EXPERIENCIA: prctica que competencia para hacer algo.

proporciona

conocimiento,

habilidad

FIGURA: Grficos, dibujos, planos fotografas, mapas, diagramas o esquemas. FOLIAR: accin de enumerar hojas. FOLIO: hoja. FUENTE O TIPO DE LETRA: tamao de los caracteres utilizados en la edicin de un documento. FUENTE BIBLIOGRFICA: lista de fuentes consultadas que estn relacionadas con el tema. GLOSARIO: lista alfabtica de trminos con sus definiciones y explicaciones, necesarias para la comprensin del documento. ILUSTRACIN: representacin de un objeto. Tabla, figura u otro material grfico que aparece en el cuerpo del documento para ampliar, complementar y ejemplificar el texto. NDICE: lista opcional pormenorizada y especializada de los diversos trminos precisos (geogrficos onomsticos, autores, temas y otros) que se incluyen en el documento, para facilitar su ubicacin en el texto. INFORME: documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos. INTERLINEA: distancia vertical entre dos renglones. INTERLINEA LIBRE: rengln sin escritura. INTRODUCCIN: escrito, como prembulo, que expone brevemente el contenido, el alcance y objetos del informe extenso.
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LNEAS ESPECIALES: lnea de anexos, copia e identificacin del transcriptor.


NOTA No estn presente en todos los documentos organizacionales.

LOGOTIPO: smbolo que identifica a la organizacin. Proyecta la imagen corporativa y hace fcil la identificacin de la entidad que genera o produce la comunicacin. MRGENES: distancia que queda en el blanco en cada uno de los cuatro lados de una pgina impresa. MATERIAL COMPLEMENTARIO: parte agregada o anexa a una obra que la complementa directa o indirectamente; separada fsicamente del documento que contiene la parte principal de la misma y que, con cada frecuencia, es de naturaleza diferente de sta, por ejemplo: mapas, folletos, disquetes, casetes, videos, discos compactos, libros de respuestas, diapositivas, planos entre otros. MEMBRETE: inscripcin impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurdica. MEMORANDO: comunicacin escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos. MENSAJE ELECTRNICO: comunicacin escrita a travs del internet. MODELO: esquema de distribucin de zonas que le permite a la organizacin la diagramacin de su papelera. NOTA DE PIE DE PGINA: aclaracin del autor del informe para ampliar o complementar una idea expresada en el texto. NIVEL: ubicacin dentro de la jerarqua, de los elementos temticos que conforman un documento. Tambin se refiere a cada uno de los numerales que forman parte del documento. OBJETIVO: describe la finalidad del informe corto. ORDEN DEL DA: relacin de temas que se han de tratar en una reunin. PGINA: cara de una hoja. Lo escrito o impreso en una cara de papel. PAGINAR: accin de numerar pginas.
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PORTADA: primera pgina del informe; contiene los datos requeridos para la identificacin. RADICACIN: procedimiento por el cual las entidades asignan un nmero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibido o de envo, con el propsito de oficializar el trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la ley. Estos trminos se empiezan a contar a partir del da siguiente del radicado el documento. RAZN SOCIAL: norma que identifica a una organizacin. RECOMENDACIN: formulacin concisa de acciones necesarias, como resultado directo de las conclusiones que se consideran alcanzadas. REDACTOR: persona que genera plasma ideas en una comunicacin. REFERENCIA BIBLIOGRFICA: conjuntos de datos suficientemente precisos ordenados, los cuales facilitan la identificacin de una fuente documental o parte de ella. REGISTRO: procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona, entidad, remitente o destinataria, nombre o cdigo de la(s) dependencia(s), nmero de radicacin, nombre del funcionario responsable del tramite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. REMITENTE: nombre, apellidos y cargo del firmante. RENGLN: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal. RESUMEN EJECUTIVO: exposicin sucinta de un tema que debe quedar por escrito, informe breve que limita a precisar el desarrollo de acciones ejecutivas. RBRICA: rasgo o rasgos de figuras determinadas, que cada persona escribe como parte de la firma, despus de su nombre o ttulo. SALUDO: frase de cortesa con la cual se inicia la comunicacin. SIGLA: abreviatura conformada por letras inciales de cada palabra de una razn social.
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SOBRE: cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envo. SOPORTE: medio fsico para registrar informacin escrita, sonora visual, electromagntica; este material puede ser papel, metal, pergamino, madera, filme, cinta magntica, disco ptico, entre otros. SUBDIVISIN: cada parte que se fracciona un capitulo. Corresponde a lemas y subtemas. TABLAS: serie de nmeros, valores, unidades y datos relacionados entre s, presentados en columnas para facilitar su interpretacin. Representa informacin cuantitativa en columnas. TABULADO: espacio determinado para escribir datos en columnas. TERCIO: cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre. TEXTO: en las comunicaciones organizacionales, es el contenido del mensaje. TITULO: palabra o frase con la cual el autor denomina e identifica un documento o cada uno de los temas, divisiones o subdivisiones de un escrito o una publicacin y que a menudo (aunque no necesariamente) lo distingue de otro documento. TRANSCRIPTOR: persona responsable de elaborar, dirigir o transcribir la comunicacin. VIETA: smbolo que se coloca para separar series o prrafos que no estn numerados en un trabajo escrito. ZONA: espacio predeterminado para ubicacin de un conjunto de datos impresos o escritos.

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RESUMEN

Este proceso desarrolla habilidades en la elaboracin y redaccin de la correspondencia comercial, se inicia con la solicitud de cotizacin; se trata de pedir a una empresa informacin detallada sobre determinada mercanca que se requiere como bien de consumo, a su vez, la empresa les da una respuesta sea positiva o negativa; en pocas palabras es un ciclo en donde de enva y se recibe cartas de empresa a empresa, de dependencia a dependencia de dependencia a una empresa como tal. LA NORMATIVIDAD O GUIA TECNICA COLOMBIANA Todos los documentos se presentan regidos por una norma; la GTC nos brinda una gua de como presentar nuestra correspondencia con sus zonas y mrgenes, estilos entre otros, para efectos de la distribucin de los contenidos de la comunicacin se tiene tres estilos como alternativa que son bloque semibloque y bloque extremo. Se recomienda que toda comunicacin se escriba en una fuente clara, agradable y homognea; en los elementos esenciales de la documentacin organizacional se tiene en cuenta una identificacin de pgina siguiente, un cdigo, lugar de origen y fecha de elaboracin, datos del destinatario entre otros, todo esto se hace para mayor comprensin y distribucin de una carta.

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INTRODUCCIN

En el siguiente trabajo daremos a conocer la gua Tcnica Colombiana (GTC 185) que nos explica paso por paso las tcnicas a desarrollar como, los aspectos generales para las comunicaciones, sus mrgenes y estilos entre otras que implementan una buena realizacin en el trabajo, el contenido de este trabajo se presenta segn los requisitos de la norma interna de Icontec reglas de estructuras y de redaccin de la norma tcnica colombiana. El trabajo plantea seguir uno a uno los pasos y reglas de la norma, como hacer para que un trabajo escrito sea visiblemente organizado para el lector con ejemplos, bosquejos entre otros para mayor comprensin del mismo.

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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL Desarrollar destreza y habilidades en la elaboracin de las cartas, teniendo en cuenta los aspectos generales de la comunicacin.

OBJETIVOS ESPECIFICOS Transformar y aplicar correctamente la tcnica colombiana y la norma INCONTEC en cuanto a la presentacin de bosquejos o modelos de cartas. Tener en cuenta un orden para las partes de cada tipo de documento con base al estilo y presentacin que demanda los protocolos organizacionales para la produccin de documentos. Desarrollar una gua de consulta durante el ejercicio de produccin.

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1.ASPECTOS GENERALES DE LAS COMUNICACINES

En caso de ser necesario, todos los documentos que se presentan en esta gua pueden imprimirse por ambas caras de la hoja.
NOTA: Con el fin de usar papel adecuado para la conservacin y archivo de este documento, vase la NTC 4436, el Artculo 9 del Acuerdo 060 del Archivo General de la Nacin (AGN) y el Anexo 8 informativo de esta norma.

1.1 ZONAS 1.1.1 Zona 1 Espacio destinado para el membrete que incluye: razn social, sigla o acrnimo, logotipo en caso de tenerlo y el Nmero de Identificacin Tributaria (NIT). Se recomienda usar las siguientes medidas: 14 cm, horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior. 1.1.2 Zona 2 Espacio destinado para la impresin de direccin, apartado, correo electrnico, sitio web, fax, telfono, lugar de origen y pas. Se recomienda usar las siguientes medidas: entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado. 1.1.3 Zona 3 Especio superior derecho destinado al registro y radicacin del documento; es complementaria de la zona 1. 1.2MARGENES Se recomiendan los siguientes mrgenes. Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que los mrgenes laterales sean simtricos a 3 cm.
NOTA En computador se trabaja con pginas paralelas, convirtiendo el margen izquierdo en interno y el derecho en externo.

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Cuando se usa papel sin membrete, se recomienda dejar un margen superior de entre 3 cm y 4 cm, que corresponde al encabezado (del procesador de texto o computador). Este espacio es para la razn social de la organizacin a la cual pertenece el documento que se va a generar. As mismo, para el margen inferior se dejan entre 2 cm y 3 cm, desde el borde inferior de la hoja. Este espacio es el pie de pgina (dado tambin por el procesador de texto o computador) y se utiliza para los datos de la zona 2. En el mismo sentido, en cuanto a los mrgenes laterales se recomienda que a la izquierda se dejen entre 3 cm y 4 cm y a la derecha entre 2 cm y 3 cm, dependiendo del tamao de encabezado y pie de pgina 1.3ESTILO Para efectos de la distribucin del contenido de la comunicacin, se tienen tres estilos como alternativas: bloque extremo, bloque y semibloque. 1.3.1 Bloque extremo Todas las lneas parten del margen izquierdo. 1.3.2 Bloque Las lneas de cdigo, lugar de origen, fecha de elaboracin, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho. 1.3.3 Semibloque Conservando la distribucin del estilo bloque, el primer rengln de cada prrafo tiene una sangra de 5 espacios a 10 espacios.
NOTA Estos estilos se utilizan de acuerdo con los establecidos en los procesadores de palabra

1.4 FUENTE Se recomienda que toda comunicacin se escriba en una fuente clara, agradable a la vista del lector. La fuente debera ser homognea, con fin de no presentar inconvenientes para su lectura, impresin, digitacin y microfilmacin. Los tamaos que se recomiendan estn entre los 10 y 12,utilizando en los procesadores de texto. Se sugiere no utilizar negrilla.

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1.5 ELEMENTOS ORGANIZACIONAL.

ESENCIALES

DE

LA

DOCUMENTACION

1.5.1 Identificacin de pgina subsiguiente. El encabezado y el nmero de pgina correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda pgina. Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda, a cero o una interlinea libre de la zona 1, debidamente justificados y para continuar con el texto se dejan una o dos interlineas libres. 1.5.2Cdigo.Se recomienda escribirlo a 3 cm o 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlinea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, segn el estilo. Vase el numeral 3.13. 1.5.3 Lugar de origen y fecha de elaboracin. Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlineas libres del cdigo y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, da, mes (en minscula) y ao (sin separarlo con punto), segn el estilo. 1.5.4 Datos del destinatario. A partir del lugar de origen y la fecha de elaboracin, se recomienda dejar de dos a tres interlineas libres, segn la extensin de la comunicacin. Estos datos pueden ocupar varias lneas, segn el tipo de documento. 1.5.4.1 Denominacin o ttulo acadmico. Se recomienda utilizar mayscula inicial. Para escribir los nombres de las denominaciones o ttulos acadmicos, vase el Anexo A (Informativo). 1.5.4.2 Nombre del destinatario. Se sugiere escribirlo con mayscula fija: de preferencia se escriben los dos apellidos. 1.5.4.3 Cargo. Se aconseja escribirlo con mayscula inicial. Los nombres de cargo muy extensos se pueden distribuir en dos lneas para guardar proporcin visual con los otros datos. 1.5.5 Asunto. Se escribe la palabra asunto, con mayscula inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar.se recomienda a escribirla a dos interlineas libres, a partir del ltimo dato del destinatario. Constituye la sntesis del tema del documento. Es aconsejable expresarlo en un mximo de cuatro palabras. Se omiten artculos, conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido. nicamente en el caso del memorando, se recomienda escribir la palabra asunto en mayscula sostenida, seguida de dos puntos.

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1.5.6 Cuerpo o texto. Es importante redactar el cuerpo del documento en forma clara, breve, directa, sencilla, y cortes. 1.5.7 Datos del remitente. El nombre del remitente se debe escribir en mayscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos. Se recomienda no utilizar negrilla. 1.5.8 Lneas especiales. Si se requieren las lneas especiales, se recomienda escribir a dos interlineas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamao de letra menor al utilizado en el texto. El bloque de anexo y copias se ubica a interlinea sencillo, sin abreviar y alineado. El bloque correspondiente o redactor y transcriptor se deja a una interlinea libre del anterior y tambin alineado. 1.5.8.1 Anexo. Se detallan en el texto y al final de la comunicacin, a dos interlineas del remitente. La palabra anexo, o anexos, segn el caso, se escriben en mayscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre parntesis se relaciona el nmero de hojas, folio y el tipo de anexo, escrito en forma continua horizontalmente y separado por coma (,). Ejemplo 1 Ejemplo 2 Ejemplo 3 Anexo: uno (15 folios) Anexos: dos (ocho folios y un CD-ROM). Anexos: tres (10 folios, un cheque y folleto).

Ejemplo 4 Anexos: ocho (cuatro en 22 folios, un disco compacto, un disquete, una bolsa con afiches y video didctico). Ejemplo 5 Anexos: cuatro (una invitacin en un folio, dos actas en 10 folios y un informe en 10 folios). 1.5.8.2 Copia. La palabra copia se escribe en mayscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Se ubica a dos interlineas libres del cargo del firmante o a interlinea sencillo de anexo, si los hay, contra el margen izquierdo. Aun espacio se relacionan los destinarios alineados as: tratamiento de cortesa o titulo, cargo y organizacin. Si se dirige a un funcionario de la misma entidad. Se omite el nombre de la organizacin. Todo ello sin abreviar. EJEMPLO 1 En lnea separada:
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Copia: Seor Julio Montoya, Gerente AMS


Seor Carlos Salazar Gmez, Gerente Nacional, Textiles S.A. Doctor Bernardo Murcia Vlez, Jefe de Aseguramiento de la Calidad, COPAV EJEMPLO 2 Copia: Para dependencias:

Gerencia Gestin Humana Direccin Financiera EJEMPLO 3 Para cdigos de las dependencias

Copia: 1010 1030 100 EJEMPLO 4 En lnea seguida:

Copia: Seores Juan Prez, Director Tcnico: Jairo Cano, Director de talento Humano: Csar Arenas Jefe de produccin

Se recomienda no enunciar las copias fijas para la serie documental y el consecutivo, por ser normas internas de la correspondencia de las organizaciones.

1.5.8.3 Identificacin del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboracin de las comunicaciones. A dos interlineas libres del remitente o a una interlinea libre de anexos y copias se escriben el nombre y el apellido de las personas que participaron en la redaccin, transcripcin y dems actividades relacionadas con la elaboracin de la comunicacin, todo debidamente alineados. Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempeado por cada uno de los participantes. Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o dems actividades, no se requiere su identificacin.
EJEMPLO Redactor: Juan Carlos Lpez Mendieta Transcriptor: Anglica Mara Duque Duque

1.5.9 Nmero de copias. El nmero de copias de las comunicaciones internas o externas obedece a los lineamientos y polticas establecidos en la organizacin, con base en las necesidades y bajo los principios de economa, eficiencia y eficacia establecidos por esta.

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1.5.10 Soportes. Para ms informacin sobre la multiplicidad de soportes, Vase el Anexo B (informativo). 1.5.11 Recomendaciones. Es importante que las comunicaciones no presenten errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin. La presentacin de originales y copia debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

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2 CARTAS

La expedicin de cartas u oficios est a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Vase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001. Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de pgina. Estos elementos deberan estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de pgina, las dems con el logo. Vase Acuerdo 060 del ANG, de octubre 2001. Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su Identificacin, descripcin o aclaracin dentro del texto. Vase el numeral 1.5.8.1. 2.1 CARACTERISTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta: Tratar un tema por comunicacin; redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; usar tratamiento respetuoso y corts; redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o en plural; emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo; utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organizacin, y distribuir el texto de acuerdo con su extensin 2.2 UTILIZACIN DE LA CARTA De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos: informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes; regular o aclarar una situacin; tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; dar respuesta a una comunicacin recibida; reiterar una informacin, un requerimiento o solicitud urgente; solicitar detalles sobre un asunto determinado; impugnar o corregir una situacin ;
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confirmar eventos ocurridos o pendientes; solicitar o remitir informacin, documentos u objetos; ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias; felicitar, invitar o convocar, y hacer llamadas de atencin, entre otros.

2.3 CLASES DE CARTAS U OFICIOS Independiente del estilo y segn su contenido, existen varias clases, entre las cuales se destacan: organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organizacin; oficiales: se producen en las oficinas pblicas y organizaciones del Estado, y personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal. 2.4 PARTES DE LA CARTA 2.4.1 Cdigo Vase el numeral 1.5.2. 2.4.2 Lugar de origen y fecha de elaboracin Vase numeral 1.5.3. 2.4.3 Destinatario A partir del lugar de origen y la fecha de elaboracin, se recomienda dejar de dos a tres interlineas libres, segn la extensin de la comunicacin. Estos datos pueden ocupar varias lneas, de acuerdo con el tipo de documento. Es importante que los datos del destinatario se dirijan en forma personalizada, es decir, a un funcionario especifico. Si no es posible obtener el nombre, se enva a la dependencia u oficina responsable. Est conformado por los siguientes componentes: 2.4.3.1 Denominacin o ttulo acadmico Se escribe en la interlinea libre. Vase el Anexo A (informativo). 2.4.3.2 Nombre del destinatario Se ubica en la segunda interlinea libre. 2.4.3.3 Cargo Se ubica en la tercera interlinea libre.

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2.4.3.4 Organizacin Se escribe en la interlinea libre siguiente al cargo, con la denominacin ms ampliamente conocida, es decir, razn social, sigla o acrnimo. En caso de nombre completo, la escritura se efecta con mayscula inicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la entidad competente y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razn social. Las siglas y acrnimos se escriben en mayscula sostenida, a menos que la organizacin lo haya registrado de manera diferente. 2.4.3.5 Direccin De acuerdo con el medio a travs del cual se realice el envo de la comunicacin, en este espacio se escribe la direccin de nomenclatura, el apartado, el fax o el correo electrnico. No se utilizan abreviaturas. Para designar el nmero en la direccin se recomienda dejar tres espacios entre la designacin principal y la nomenclatura. Cuando la direccin contiene informacin complementaria como bloque, inferior, apartamento, entre otro, para su designacin se recomienda escribir la palabra completa. 2.4.3.6 Nombre del lugar de origen Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otro, por su nombre y se escribe el departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar de origen de la misma, es necesario escribir el nombre del lugar de origen. No se utilizan los trminos La ciudad o Presente. 2.4.3.7 Pas Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del pas en la interlinea libre del lugar de origen (ciudad o municipio) o en la interlinea siguiente, dependiendo de la extensin de los datos. Slo cuando se utiliza el nombre con ventanilla, tanto el nombre del lugar de origen como el nombre del pas se escriben en mayscula sostenida.
EJEMPLO 1 Doctor GUILLERMO GARCIA SANCHEZ Director de Talento Humano Universidad de Desarrollo Tecnolgico Calle 57 43 - 19 Armenia, Quindo EJEMPLO 2 Ingeniera BEATRIZ HELENA CAICEDO VLEZ Gerenta de Produccin Qumica Nacional Ltda.

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Carrera 26 63 32 Santiago de Cali, Valle del Cauca

EJEMPLO 3

Seor MICHEL MAURIAC Previdente-Director General AMSDE 26 Avenue de Verdun 33089 Bordeaux- Cedex Francia Seor ADRES URRESTA RUA Director Administrativa La Nacional de Seguros Casilla 1289 Quito, Ecuador Ingeniero JORGE SANCHEZ Coordinador de Informtica Dow Chemical Colombia Fax (5) 3154890 Barranquilla, Atlntico

EJEMPLO 4

EJEMPLO 5

2.4.4 Asunto Se recomienda escribirlo de dos a tres interlineas libres de los datos del destinatario. Para efectos de esta seccin, se recomienda tener en cuenta los lineamientos del numeral 1.5.5. 2.4.5 Saludo Como saludo independiente, se escribe a una o dos interlineas libre despus del asunto. Si se desea utilizar los saludos ms usuales, Vase el Anexo A (informativo) 2.4.6 Texto Comienza a una o dos interlineas libres del asusto o del saludo independiente, cuando lo hay. Se escribe a interlineado sencillo; a una interlinea libre entre prrafos y para efectos de redaccin Vase el numeral 5.1 2.4.7 Despedida Se escribe a una o dos interlineas libres del texto. Para utilizar las despedidas ms usuales, Vase el Anexo A (informativo). 2.4.8 Remitente y firmas responsables Los datos del remitente estn conformado por el nombre y el cargo. El nombre se sita de cuatro a cinco interlineas libres de la despedida en mayscula sostenida y el cargo se escribe en la lnea siguiente con mayscula inicial sin centrar.
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La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos elementos se ubican de acuerdo con el estilo elegido

2.4.9 Lneas especiales Vase el numeral 1.5.8 2.4.9.1 Anexos Vase el numeral 1.5.8.1 2.4.9.2 Copias Vase el numeral 1.5.8.2 2.4.9.3 Identificacin del transcriptor Vase el numeral 1.5.8.3 2.4.9.4 Pginas subsiguientes Para su presentacin Vase el numeral 1.5.1. Se recomienda utilizar el encabezado como los que se presentan en el ejemplo.
EJEMPLO Margen izquierdo Ingeniero Luis Castaeda Londoo Cartagena, 17 de agosto de 2005 Seora Claudia B. de Montoya 05-08-17 Margen derecho

2 2

Doctor Carlos Alberto Sandoval

41225

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Figura 1. Esquema zonas disponibles de carta estilo bloque extremo


Mximo 14 cm Entre 3cm y 4 cm

Zona 1
0 a 1 interlinea libre

Zona 3

Cdigo 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboracin 1 a 3 interlineas libres Datos del destinario ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineas libres Asunto: _______________________________ 1 a 2 interlineas libres Saludo: _______________________________ 1 a 2 interlineas libres
Entre 3cm y 4cm

Texto: 1 interlinea libre

Entre 3cm y 2 cm

1 a 2 interlineas libres Despedida: 4 a 5 interlineas libres Remitente Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlinea Transcriptor: 1 a 2 interlineas libres

Zona 2

Entre 3 cm y 2 cm

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Figura 2. Ejemplo de distribucin de carta estilo bloque extremo


MUNACTUALIZACIN COLOMBIANA

CNI- 8 012 Bogot D.C., 11 de febrero de 2009

Seor GERMN CANO MORA Jefe Departamento Recursos Humanos Capacitacin Empresarial S.A Transversal 36 45-80 Bogot D.C. Asunto: Modelo partes mensaje comercial Cordial saludo, seor Cano: Este modelo de carta escrita en estilo bloque extremo es uno de los ms usados en la comunicacin organizacional. Es necesario que el contenido transmita la idea en forma: clara, precisa, coherente, concisa y ordenada para cumplir con los objetivos de informar y persuadir. Se sugiere que el texto no tenga ms de tres prrafos en cartas de un solo folio. Se adjunta literatura de la Real Academia Espaola. Al observar este modelo, identificar las partes fundamentales y opcionales que se requieren para la comunicacin efectiva. Hasta prxima oportunidad.
Entre 3cm y 2 cm

Entre 3cm y 4cm

MARIA FERNADA GMES LARA Orientadora Recursos Humanos Anexo: uno (13 folios) Copias: Sistemas, Contabilidad Redactor: Anglica Duque Transcriptor: Mara Lizarazo

Calle 34 98-07, Bogot D.C. mundi@hotmail.com PBX 890 89 76 telfono 412 32 65

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Figura 3. Esquema de carta estilo bloque


Entre 3cm y 4 cm

0 a 1 interlinea libre Cdigo 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboracin 2 a 3 interlineas libres Datos del destinario ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineas libres Asunto: _______________________________ 1 a 2 interlineas libres Saludo: _______________________________ 1 a 2 interlineas libres Texto: ______________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 1 interlinea libre ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 1 a 2 interlineas libres Despedida: __________________________________________________________ 4 a 5 interlineas libres Remitente Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlinea libre Transcriptor:

Entre 3cm y 4cm

Entre 3cm y 2 cm

Zona 2

Entre 3 cm y 2 cm

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Figura 4. Ejemplo de distribucin de carta estilo bloque


MUNDIACTUALIZACIN COLOMBIANA

DC 4 - 015

Bogot D.C., 11 de abril de 2009

Seora NIDIA GONZLEZ MORA Coordinadora rea Bienestar Capacitacin Empresarial S.A. Calle 34 45 80 Bogot D.C.

Asunto: Modelo estilo bloque Cordial saludo, seora Nidia:


Entre 3cm y 4cm

El estilo bloque consiste en que las lneas del cdigo., fecha, la firma y el cargo se ubican partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho. Los datos del destinatario, el asunto, el saludo, el texto de la carta, la despedida y las lneas especiales se ubican contra el margen izquierdo. Agradecemos la aplicacin de la gua

Entre 3cm y 2 cm

MARA FERNANDA GMEZ LARA Orientadora de capacitacin

Anexos: uno (un folio) Copia: Recursos Educativos Transcriptor: Anglica Duque Gmez

Zona 2

Entre 3 cm y 2 cm

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Figura 5. Esquema de carta estilo semibloque con sangra

Entre 3cm y 4cm

0 a 1 interlinea libre Cdigo 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboracin 2 a 3 interlineas libres Datos del destinario ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineas libres Asunto: _______________________________ 1 a 2 interlineas libres Saludo: _______________________________ Entre 3cm y 4cm Sangra de 5 espacios 1 a 2 interlineas libres Texto: _____________________________________________________ ____________________________________________________________________ 1 interlinea libre Texto con sangra: __________________________________ ____________________________________________________________________ 1 a 2 interlineas libres Despedida: __________________________________________________________ 4 a 5 interlineas libres Remitente Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlinea libre Transcriptor: Entre 2cm y 3cm

Entre 2cm y 3 cm

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Figura 6. Ejemplo de distribucin de carta estilo bloque

MUNDIACTUALIZACIN COLOMBIANA

DC 5 - 007

Santiago de Cali, 11 de mayo de 2009

Licenciado GERMN DUQUE MUOZ Coordinador Acadmico Desarrollo Talento Humano Actualizacin Empresarial S.A. Asunto: Estilo bloque Respetado licenciado Como usted puede observar, este estilo se asemeja al estilo bloque. En cuanto a la distribucin del cdigo, fecha, nombre del remitente y cargo se ubican desde el centro de la hoja hacia le margen derecho Entre 3cm y 4cm La nica diferencia es que los prrafos llevan sangra de 5 a 10 espacios que dependen de la eleccin del remitente. Para el ejemplo se aplic una sangra de cinco espacios Cordialmente, Entre 2cm y 3cm

MARA FERNANDA GMEZ LARA Directora

Copia: Recursos Educativos Transcriptor: Anglica Duque Gmez

Calle 34 98 07, Bogot D.C. mundi@hotmeil.com PBX 890 89 76 telfono 412 32 65

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3 CICLO BSICO DE LA CORRESPONDENCIA

3.1 PROCESO DE COMPRAVENTA Se inicia con la solicitud de cotizacin. Vase anexo f en adelante. 3.1.1 Carta de solicitud de cotizacin Es aquella en la cual solicitarnos informacin detallada sobre determinada mercanca o artculo, como: precio, variedades, modelos, formas de pago, catlogos y descuentos (a la vista y pronto pago), y otros. Texto: Deseamos dotar nuestras oficinas y requerimos por el momento una cotizacin de los siguientes muebles y equipos: Un escritorio secretarial, Una silla giratoria y un computador. Esperamos informacin detallada como precios, garanta, formas de pago, descuentos y ojal un catlogo. As mismo la forma de transporte y el tiempo de entrega de la mercanca. Agradecemos esta informacin antes de cinco das. 3.1.2 Cotizacin es la respuesta a la solicitud de cotizacin. Es aquella en la cual la empresa que recibe una solicitud de cotizacin, enva una respuesta con la informacin detalla. Esta empresa puede contemplar con catlogos y otra informacin de su conveniencia. La respuesta puede darse por medio de una carta o un formato de cotizacin (documentos comerciales). Texto: Gustosamente enviamos la informacin solicitada por ustedes en comunicacin 010 del 20 de octubre sobre los siguientes muebles y equipos:

Cant.

articulo
Escritorio Silla giratoria Computador LG

Ref. E20 S25 MR-20

Vr. Unitario $400.000 100.000 3.000.000

total

Vr. total $400.000 100.000 3.000.000 $3.500.000

Estos precios incluyen IVA. Ofrecemos garanta de cinco (5) aos, un descuento a la vista del 10% y una financiacin del 5% antes de 30 das. Esperamos servirles con agrado. Anexos: Uno (catlogo 10 hojas) 3.1.3 Carta de pedido Se utilizan para solicitar el despacho de una mercanca, una vez se haya escogido la mejor alternativa de acuerdo a las cotizaciones recibidas. Es necesario que haya claridad con la descripcin del artculo, as:
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Cantidad, nombre del artculo, referencia, valor unitario, valor total; para evitar posibles errores en el despacho. Texto: De acuerdo con la cotizacin enviada por ustedes el 20 de octubre, les solicitamos despachamos los siguientes artculos: Cantidad artculo referencia valor unitario valor total

Agradecemos nos lo hagan llegar antes del 25 de octubre. 3.1.4 Respuesta al pedido El objeto es hacerle saber al cliente que recibi la notificacin donde solicitan el pedido de una mercanca e informe igualmente que cumplir con su pedido en la fecha y en las condiciones solicitadas. Texto: Gracias por elegir nuestra empresa para hacer sus pedidos, de acuerdo a sus condiciones le haremos llegar la mercanca en un trmino de dos das por Coordinadora Mercantil. 3.1.5 Carta de reclamacin Son comunicaciones que surgen por errores en el manejo de la organizacin y que puede ocurrir por diferentes causas, como: mercanca defectuosa, incumplimiento en el pedido, mala atencin al cliente, errores en operaciones numricas. Esta carta debe redactarse siempre en forma positiva, diplomtica, amable y breve. 3.1.5.1 Inconsistencia en el despacho ocurre cuando el pedido no llega en buenas condiciones o falta mercanca. Texto: Les solicitamos revisar el despacho de 15 de junio, en la factura 3864, ya que nos facturaron la silla secretarial y no lleg con la mercanca despachada. Esperamos solucin antes del (especificar fecha). 3.1.5.2 Reclamo por mercanca defectuosa Esta situacin se presenta cuando la mercanca despachada no est en buenas condiciones para su utilizacin. Texto: Lamentamos informarles, que segn pedido 234 del 3 de octubre, nos lleg el escritorio con defectos de fabricacin. Solicitamos muy cordialmente nos den una pronta solucin a este incidente.
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3.1.5.3 Reclamo por incumplimiento en el pedido ocurre cuando el pedido autorizado por la empresa no es despachado el da estipulado por ambas organizaciones y retrasa el proceso de compraventa. Texto: La mercanca que solicitamos en el pedido nmero 3442 para ser despachado el 20 de agosto, an no ha llegado. Agradecemos una explicacin o el despacho entes de dos das, ya que para nosotros implica prdida en el proceso de compraventa. Cordialmente, 3.1.5.4 Reclamo por mal servicio al cliente Esta situacin se presenta cuando hay una mala atencin departe del que atiende al usuario e inconsistencias al atender. Este caso pocas veces se da ya que el servicio al cliente es la carta de presentacin de una organizacin. Texto: Consideramos que por la gran demanda y prestigio de su empresa, su personal debe tener una mejor calidad en el servicio al cliente. Hoy queremos informales que en reiteradas ocasiones hemos recibido un trato descorts por parte de algunos empleados especialmente del seor Luis Arango, jefe de venta. Por tal razn hemos decidido suspender las relaciones comerciales con ustedes. Esperamos mejoren la calidad del servicio al cliente y las relaciones interpersonales si quieren conservar un buen prestigio. Atentamente, 3.1.5.5 Respuesta a reclamacin o carta de conciliacin quien atiende un reclamo debe entender que le cliente es muy importante, tenga o no la razn debe drsele la mejor atencin y explicacin a su reclamo, el vendedor en este caso debe satisfacer al cliente y recuperar su buena voluntad t tratar de conciliar las relaciones comerciales. Para esta comunicacin debemos recordar algunos principios: Dar respuesta inmediata, ser diplomtico, utilizar frases de cortesa, agradecimientos, disculpas por la informacin. 3.1.5.6 Carta de remisin Es aquella que se enva con la mercanca para ser verificada por la empresa compradora, la redaccin es concreta y breve, solo se detalla la mercanca enviada. 3.1.5.7 Carta de remesa Es aquella que acompaa el envo de dinero que este puede hacerse mediante cheque, letra, pagar; con el objetivo de cubrir una obligacin adquirida ej. : la cancelacin de una factura.
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Texto de remesa: nos complace enviarle el cheque nmero 23432 del Banco de Bogot, por el valor de 30000000 para cancelar la factura nmero 23114 del 15 de julio (o cuota mensual). Esperamos nos confirmen el recibo de este cheque. 3.1.5.8 Respuesta a remesa Es la respuesta a la remesa, lo cortes y acostumbrado en los negocios es dar respuesta a una carta, y con mayor razn si es para confirmar que recibi dinero. El objeto es informar que recibi el cheque, agradecer la remesa para mantener buenas relaciones comerciales. Texto confirmando cheque: confirmamos el recibo del cheque 34565 del banco popular, por $3.00.000(tres millones de pesos).Gracias por el cumplimiento con sus pagos. 3.1.5.9 Devolucin de cheque esto ocurre cuando el cheque ya expir la fecha de vencimiento, no es vlido, llego en malas condiciones, fondos insuficientes o simple mente no es legal, se debe verificar los cheques de pago antes de hacer la transaccin. Texto: Lamentamos informarle que el cheque 345223 por valor $300.000 (trescientos mil pesos), fue devuelto del banco popular por fondos insuficientes. Nos extraa esta anomala esperamos una solucin inmediata a este problema ya que est afectando nuestras transacciones bancarias. Atentamente, 3.2 PROCESO DE COBRANZA Nota: Importantsimo este proceso para quienes van a trabajar en un departamento de cartera o de facturacin. Las cartas de cobranza es una delicada tarea, puesto que se trata de lograr que paguen, conservando las mejores relaciones comerciales entre el cliente y la empresa. Para estos cobros debemos tener en cuenta: No ser tan precisos en la fecha de vencimiento. No ser tan condescendiente que podamos ocasionar prdida de liquidez en el negocio. De acuerdo con el acatamiento del cliente, el proceso de cobranza se hace en cuatro notificaciones: Primera notificacin recordatorio amistoso Segunda notificacin revisin de cuentas
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Tercera notificacin invitacin al dialogo para aclarar y acordar nueva fecha. Ultimtum accin legal: pro crdito, proceso judiciales, ya se pone en manos de abogados. Estas notificaciones tienen un tiempo moderado de cobro, que son: la primera (recordatorio amistoso) a los 5 das de la fecha de vencimiento, la segunda y tercera, a los 20 das de haberse enviado la anterior, la cuarta (ultimtum) a los 30 das de haberse enviado la anterior, es decir, la tercera; ej. : La fecha de vencimiento fue el 1 de agosto. La primera carta se enva el 6 de agosto, la segunda, el 26 de agosto. La tercera el16 de septiembre y la cuarta el 16 de octubre. 3.2.1 Primera notificacin. Recordatorio amistoso Esta carta es simplemente de carcter recordatorio. Se supone que ha pasado por algo la obligacin vencida y que pagara cuando reciba la nota. Recordar que el mensaje es breve y amistoso. Texto: Como usted ha sido uno de nuestros mejores clientes, le recordamos que tiene un saldo pendiente con nosotros y esperamos recibir su cheque con la puntualidad de siempre. Cordialmente, 3.2.2 Segunda notificacin. Revisin de cuentas Esta es una segunda tentativa para recordar al cliente su obligacin vencida. Es en donde se supone que se le ha pasado por alto la fecha de vencimiento. A diferencia de la primera, utilizamos un poco ms de presin y un tono ms serio que la anterior, aclarando el valor y la fecha. El mensaje es ms amplio pero con cortesa. Texto: Segn revisin de cuentas vencidas, les informamos que hemos verificado la cuenta que tiene pendiente con nosotros; por lo tanto, les recordamos nuevamente el saldo en su cuenta, por $500.000, factura vencida el 1 de agosto. Agradecemos nos enven su cheque entes de finalizar el mes de agosto. Atentamente, 3.2.3 Tercera notificacin. Invitacin al dialogo Imaginamos que nuestro cliente est en dificultades econmicas y por tal razn, no ha cumplido con su obligacin. Queremos explicaciones y verificar su voluntad de pagar y as poder ayudarle ofrecindole nuevo plan de pago. Texto: Estamos preocupados porque en dos ocasiones le hemos solicitado el pago de nuestra factura 3456 y an no hemos obtenido respuesta. Lo
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invitamos a una reunin y poder as ayudarle, bien sea fraccionando su deuda o prorrogando el plazo. Esperamos su respuesta. 3.2.4 Cuarta notificacin Ultimtum los trminos de esta carta ya son de un tono drstico y decisivo por el silencio e incumplimiento de su obligacin. Pero aun as se da una ltima oportunidad, de no acatar el mensaje, pasara a un proceso legal. Texto: ante reiteradas comunicaciones, recordamos por ltima vez su cuenta pendiente, nuestra factura por $500.000 venci el 1 de agosto. Solicitamos se sirva hacernos llegar el cheque a ms tardar el 31 de octubre, de no hacerlo, su cuenta ser trasladada al departamento jurdico. Atentamente, 3.2.5 Respuesta a una de las anteriores notificaciones En cualquiera de los casos el cliente debe mandar una carta en donde explique su situacin econmica y el porqu de sus atrasos, ofreciendo disculpas por la demora. Texto: Ofrezco disculpas por no haber respondido sus cartas, lamentablemente me encuentro en estos momentos en una crisis econmica, lo que me ha llevado a incumplir mis obligaciones con su empresa. Acepto la aceptacin al dialogo que usted me ha ofrecido y espero llegar a un acuerdo favorable para los dos. Quiero que me haga saber la fecha y la hora en que nos podemos reunir. Cordialmente, 3.3CARTAS SOLICITUD DE CRDITO. Todas las empresas comerciales se inician con grandes capitales, por lo tanto necesitan hacer prstamos o abrir crditos para ampliar sus negocios o simplemente para pagar sus facturas o cualquier otra obligacin contrada. Cuando alguien habla de crdito, lo primero que se hace es asociar esa palabra al dinero que se pide prestado a un banco u otras instituciones financieras, y que habr que devolver con intereses y en un plazo determinado. El Crdito bancario es una de las maneras ms utilizadas por parte de las empresas hoy en da de obtener un financiamiento necesario. 3.3.1 Solicitud de prstamo para ampliar negocio. Proyecto ampliar mi negocio y como este requiere de una inversin mayor, le solicito estudiar la posibilidad de concederme un prstamo por la suma de $10.000.000 (diez millones de pesos) el cual ser amortizado en 24 meses. Garantizo este crdito con la escritura del inmueble y el carro que poseo avaluado en $70.000.000 (setenta millones de pesos) adjunto referencias comerciales y bancarias.
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Gracias por su colaboracin. Nota: Si solicita un crdito por una obligacin adquirida como compra de mercanca, cambia el objetivo, donde se solicitan financiar la deuda. Solicitamos estudiar la posibilidad de concedernos un crdito, con la financiacin que ustedes estimen conveniente, para pagar la deuda pendiente con ustedes. Garantizo este crdito con la escritura del inmueble y el equipo que poseo avaluado en $100.000.000 (cien millones de pesos) .adjunto referencias comerciales y bancarias. Agradezco la acogida a la solicitud. 3.3.2 Respuesta a la solicitud de crdito positivamente. Es la respuesta que el banco o la institucin a quien pedimos el crdito nos hace llegar en donde nos informa que nuestra solicitud de crdito cumple con todos los requisito por lo tanto ha sido aprobada. Texto: carta solicitud de crdito positiva. Es muy placentero para nosotros informarle que su solicitud de crdito ha sido aprobada; Por lo tanto, srvase pasar por nuestras oficinas para firmar la promesa de pago. Esperamos una nueva oportunidad para servirles. 3.3.3 Respuesta a la solicitud de crdito negativamente. Es la respuesta que el banco o la institucin a quien pedimos el crdito nos hace llegar en donde nos informa que no nos aprob el crdito porque no cumplimos con los requisitos solicitados por dicha entidad, lo que hace imposible que el cerdito sea aprobado en beneficio nuestro. Texto: carta solicitud de crdito negativa. Nos permitimos informarle que el comit de crdito ha estudiado su solicitud para un prstamo y encontr inconsistencias en los requisitos por lo tanto, su solicitud ha sido aplazada hasta tanto no cumpla los requisitos. Si desea puede pasar por nuestras oficinas para mayores informes. 3.3.4 Solicitud de referencia para crdito. Es una comunicacin que tiene carcter documental y utilizan las empresas para ponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, en las cuales halla o est trabajando la
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persona que est tramitando una solicitud de crdito y da como referencias a dichas empresas en la cual halla laborado o este. Texto: El seor REINEL NAVARRO OVIEDO est tramitando una solicitud de crdito con nuestra compaa y mencionara su empresa como referencia. Agradecemos nos den la informacin necesaria para proceder a estudiar su solicitud Cordialmente, 3.3.5 Respuesta referencia para crdito. La carta de referencias personales, es un documento mediante el cual se expresa o se otorga una recomendacin, indicacin, informacin sobre alguien o algo. Cabe mencionar que esta la recomendacin que se da siempre y cuando se d el caso que la persona sea conocida, generalmente se trata brindan este tipo de cartas para realizar recomendaciones de trabajo. Texto: Me es grato informarle que el seor REINEL NAVARRO OVIEDO con Cdula de Ciudadana. 57.154.315 de Montera tiene negocios con nuestra empresa desde hace (10) diez aos, en los cuales ha cumplido correctamente con sus cuotas e inters y hemos podido verificar que es una persona seria y responsable con sus obligaciones. Cualquier informacin adicional, con gusto le atenderemos en el telfono 234 3045 3.3.6 Solicitud de prrroga (pago de cuotas). Se entiende por prrroga el nuevo plazo que el acreedor concede al deudor para que ste pueda pagar en fecha posterior a la acordada. La correspondencia de prrroga es agente diplomtico entre el deudor y el acreedor. El deudor tiene la posibilidad de cumplir el compromiso, resguardando su prestigio. El acreedor puede mantener las relaciones comerciales con el comprador, concedindole ms tiempo para el pago. El incumplimiento de obligaciones mercantiles habilita al acreedor para proceder a la cobranza judicial. El recurso de prrroga exige prudencia; el abuso en materia de aplazamiento daa el prestigio comercial. Texto: Por circunstancias ajenas a mi voluntad, le informo que en los ltimos das se me han presentado algunas dificultades, lo que me ha impedido la cancelacin oportuna de la factura 5678 (cuota o mensualidad de enero).

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Por tal motivo, me veo en la obligacin de solicitar un plazo de 30 das para poder as cumplir con el pago correspondiente. Agradezco su atencin. 3.4 AUTORIZACIN DE CHEQUERA. Acto o documento a travs del cual se permite a una persona realizar aquello que solicita, siempre y cuando cumpla con los requisitos exigidos por las leyes para cada caso. Texto: autorizacin de chequera. Le informo que el seor JUAN GONZALO DAZ, con Cdula de ciudadana 70.820.560 de Bogot est autorizado para reclamar a mi nombre una chequera de 100 (cien unidades) para el servicio de nuestra empresa. Gracias por su colaboracin. 3.5 CARTA DE RESERVAS La carta de reserva es un tipo de carta mediante la cual es posible reservar, anular o revocar una solicitud previamente hecha de un servicio o de una reservacin, la cual por ya sea un motivo personal, de salud la persona que redacta esta carta se ve obligada a prescindir de dicho servicio o reserva. Generalmente una carta de cancelacin se puede utilizar cuando se da el caso de una contratacin hecha de manera formal. 3.5.1 Reserva de hotel. La utilizamos para hacer la reservacin en un hotel indicado la llegada y la salida de quien hace la reservacin. Texto: De acuerdo a nuestra conversacin telefnica, le solicito reservar una habitacin confortable y todos sus servicios privados, para nuestro Director General, el seor HCTOR PEA AGUILAR, quien viajara el 10 de marzo y permanecer hospedado por cinco das en sus instalaciones. Gracias por su atencin. 3.5.2 Reserva de tiquete para viajar en avin. Esta es utilizada cuando decidimos hacer una reservacin en un vuelo debe darse con un tiempo de anticipacin de aproximadamente cinco das. Texto: agradecemos que tomen nota de una reserva para dos personas en el vuelo Bogot Jamaica del da 11 de marzo en clase ejecutiva.
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Nos han informado de que existe un vuelo de la compaa Iberia, con la que nos gustara viajar por las muchas atenciones que siempre dispensan a sus pasajeros, pedimos nos indiquen la forma ms sencilla de pago de los pasajes. Agradecemos su pronta respuesta. 3.5.3 Reserva de auditorio o lugar para organizar eventos. En la carta de reserva se debe mencionar, el nmero de personas, tipo de espacio (abierto y/o cerrado), fecha y horario del evento, nombre, nmero telefnico fijo y correo electrnico de la persona solicitante, aclarando para qu tipo de evento requiere el espacio. Texto: De acuerdo a nuestra a nuestra conversacin telefnica, le solicito reservar el auditorio para el 6 de marzo, da en que ser celebrado el aniversario de nuestra empresa. Gracias por su atencin. 3.6 CARTA DE DESPIDO. La carta despido es un documento difcil de redactar, y no por su contenido en s, sino por lo duro del hecho que supone hacerse. El hecho de despedir a un trabajador no es para nada un asunto fcil, no slo por lo traumtico de la situacin, sino por el hecho de que pudieran ocasionarse posteriores acciones legales que en algunos casos, conllevan a una huelga o a la paralizacin de todo el personal de la empresa en honor y en amistad de la persona despedida. 3.6.1 Despido por trmino de contrato. La carta de despido que el empleador le notifica al trabajador al que se le termina el contrato de trabajo, nicamente demuestra la terminacin unilateral del mismo ms no demuestra los hechos que motivaron el despido o terminacin del contrato. Texto: Le recordamos que el 22 de febrero de 2013 vence el contrato de trabajo suscrito entre usted y la empresa, por lo tanto a partir de dicha fecha se suspenden sus labores. Agradezco los servicios prestados y esperamos en una nueva oportunidad contar con usted 3.7.2 Despido por recorte de personal. El despido por recorte de personal es el motivo por el cual las empresas despiden trabajadores arbitrariamente, es decir cuando no existe una conducta indebida por parte del empleado que justifique su partida.
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Texto: Lamentamos tener que informarle, que debido a la crisis financiera por la cual est atravesando nuestra empresa y la cual usted tiene conocimiento, hemos decidido dar por terminado su contrato de trabajo partir del 20 de febrero de 2013. Esperamos comprenda la situacin y poder contar con usted en una prxima oportunidad. 3.7.3 Despido por desacato a las normas disciplinarias. El desacato o la Indisciplina es la actitud de rebelda abierta y enfrentada contra las rdenes del empresario y de la empresa y el incumplimiento consciente y querido de las obligaciones del contrato de trabajo. Texto: En varias ocasiones y en especial hoy 20 de febrero de 2013, usted se ha presentado en estado de embriaguez a la oficina, sin tener en cuenta el horario de entrada y dirigindose en una forma desafiante a su jefe y a su secretaria. Por lo tanto, la empresa da por terminado su contrato de trabajo, a partir de hoy 20 de febrero de 2013, sin lugar a indemnizacin de que trata el artculo 8 del decreto 2351 de 1965. Srvase acercarse a la caja menor por el valor de sus prestaciones sociales. Le agradecemos su cooperacin. 3.8 CARTAS PERSONALES DENTRO DE LA EMPRESA. La carta personal es aquella que una persona escribe y manda a otra persona. Es una forma de comunicacin escrita y de carcter privado entre dos personas, al no estar considerada para ser un documento pblico ni oficial, la carta personal puede ser redactada de manera informal, siempre considerando a quien va dirigida. 3.8.1 Solicitud de permiso o licencia. A la hora de solicitar un permiso se puede utilizar un modelo de carta de permiso. Lo ms habitual es disponer del permiso mediante un escrito formal en el que se detalle las fechas de inters y los motivos que nos inducen a solicitarlo. Por lo general, el permiso se solicita dentro del mbito laboral, para demandar unos das libres o para algn asunto personal que no podamos desempear en el horario de trabajo.

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Texto: Por motivos de capacitacin laboral, solicito concederme un permiso por los das (25 y 26) de febrero debido a que en la fecha antes mencionada asistir a un seminario de actualizacin en el mbito Jurdico. Gracias por su colaboracin. 3.8.2 Solicitud de vacaciones. La carta para solicitar vacaciones, es un modelo de carta solicitud, donde se tramitan las vacaciones correspondientes. En este caso las vacaciones son el tema principal de la nota Texto: Cordialmente solicito concederme las vacaciones correspondientes al perodo del 25 de febrero 2010-2013, a partir del 12 de marzo. Estoy dispuesta a colaborar con la persona que me va a remplazar. 3.8.3 Solicitud de cesantas. Primero que todo debe tener en cuenta que slo puede retirar sus cesantas si su propsito es comprar, mejorar, liberar de hipoteca su vivienda o la de su cnyuge. Para empezar, usted puede solicitar el pago de la totalidad o una parte del saldo acumulado de sus cesantas para la adquisicin de vivienda o el lote para edificarla, Texto: Solicito a usted la posibilidad de concederme un anticipo del valor de mi auxilio de cesantas por $ 1.000.000 (un milln de pesos), dicha suma ser destinada para mejoras de vivienda. Agradezco su colaboracin. 3.8.4 Carta de renuncia. El presentar una carta de renuncia a un trabajo, es la forma de finiquitar el contrato de trabajo, de esta manera el trabajador, de forma unilateral termina la relacin laboral con la empresa. Texto: Por motivos personales presento renuncia al cargo como Secretaria Administrativa que he venido desempeando desde hace ocho aos. Dicha renuncia se har efectiva a partir del 10 de marzo y estoy dispuesta a colaborar con las instrucciones para la persona que me sustituir Agradezco a usted y a todo el grupo de trabajo, la colaboracin y apoyo que me brindaron en todo momento.

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3.9 CARTAS DE MENSAJES SOCIALES Se da en un tono sociable y cordial persiguen la sugerencia a las personas contactadas para que hagan uso de las invitaciones realizadas. Deben ser escritas y redactadas de forma simple para que tengan sus respuestas siempre positivas de manera que la invitacin sea atendida tal cual deseamos. 3.9.1 Carta de invitacin. Siempre es conveniente mantener las distancias adecuadas y elegir las palabras correctas para no pasarse con los tonos empleados y no resultar adulador, ya que demasiados halagos pueden llevar a un resultado opuesto al que estamos buscando con la carta. Texto: Queda usted informada que el prximo da 19 de marzo se celebra, el cumpleaos de nuestro querido hijo, JOS GARCA. Como es usted una de las personas ms allegada a la familia queda usted formalmente invitada al evento. Esperamos su grata compaa; 3.9.2 Carta de agradecimiento. Tiene como finalidad, dar conocer a una persona, institucin o Asociacin, el beneficio recibido por ste y su consideracin personal respecto del mismo. Texto: Quiero agradecerle nuevamente el que dispusiera parte de su tiempo para escuchar mis propuestas actuales y ofrecerme sus consejos sobre la actualidad del mercado. Cordialmente. 3.9.3 Carta de felicitacin. La carta de felicitaciones puede tener una connotacin formal o libre. En esta misiva, no hay un formato formalmente establecido, pues puede haber aspectos completamente personales, por ser utilizada por lo general en asuntos plenamente personales; aunque se puede presentar esta misiva con carcter formal, dirigida a una institucin o funcionario. Texto: La intencin de la presente es hacerle llegar mi felicitacin con motivo de su cumpleaos y desearle todo lo mejor en sta nueva etapa de la vida que comienza para usted. Reiterndole mis felicitaciones me despido.

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3.9.4 Carta de presentacin. Sirve para dar a conocer al empleador los deseos, intenciones y cualidades que tenemos. Es muy bien visto y cumple una funcin diferente a la del Currculo Vital ya que va al grano y explica los motivos de la bsqueda de empleo. Texto: Por medio de la presente me dirijo a usted debido a la intencin que tengo de trabajar en Empresa Ejemplo Carta Presentacin S.A. de C.V. en el rea de Recursos Humanos. Actualmente me encuentro trabajando como Director de RH en ABACO S.A. de C.V. teniendo a mi cargo 300 personas. Espero su respuesta. 3.9.5 Carta de condolencia. Es la que nos permite expresarles a nuestros amigos, familiares y conocidos que lamentamos la muerte de alguna persona cercana a ellos y en la que ofrecemos nuestro apoyo y solidaridad. Texto: Me dirijo a usted con motivo del sensible fallecimiento de su hijo JUAN CARLOS el pasado 5 de marzo, le hago llegar m ms sentido psame por tan triste partida que a todos ha sorprendido.

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4 MEMORANDO

Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir informacin, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las lneas de coordinacin jerrquica de la organizacin. 4.1 CARACTERISTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos: Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organizacin; Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortes y en modo impersonal o en primera persona del plural; Distribuir al texto de acuerdo con su extensin, y Preferiblemente un solo tema por memorando. 4.2 UTILIZACIN DEL MEMORANDO El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos: informar sobre un hecho en forma breve; expresar necesidades; hacer requerimientos; regular o aclarar una situacin; tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; dar respuesta a una comunicacin recibida; reiterar informacin, requerimiento o solicitud urgente; conocer detalles de un aspecto determinado; impugnar o corregir una situacin; confirmar eventos ocurridos o pendientes; solicitar o remitir informacin, documentos u objetos; facilitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y hacer llamados de atencin, entre otros.

4.3 PARTES 4.3.1 Encabezado 4.3.1.1 Denominacin del documento. De cero a una interlinea libre de la zona 1 o margen superior, se escribe la palabra memorando en mayscula sostenida y centrada.
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4.3.1.2 Cdigo. Vase el numeral 1.5.2 4.3.1.3 Fecha. Vase el numeral 1.5.3 4.3.2 Encabezamiento. Est conformado por las palabras para (es decir, destinatario), de (es decir, remitente) y asuntos, todas escritas en mayscula sostenida, las cuales pueden impresas o digitadas a dos interlineas libres y seguidas de dos puntos (:). Los datos del destinatario y remitentes van alineados respecto a los dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asunto. 4.3.2.1 Destinatario y remitente. A dos interlineas libres de la fecha de elaboracin y contra el margen izquierdo, se ubica la preposicin para en mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del destinatario en mayscula inicial. A continuacin, a una interlinea libre se ubica la preposicin de, en mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del remitente, con mayscula inicial. Para su escritura se utilizan las siguientes opciones: a) primera opcin Destinatario: denominacin o ttulo, nombre y cargo. Este ltimo separado por coma. Remitente: nombre y cargo separado por coma. En este caso se omite al final del texto el nombre mecanografiado o digitado del remitente y slo aparece su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma. EJEMPLO
PARA: Doctora Alicia Garca Prez, secretaria general DE: Guillermo Castro Polanco, Director Seccional

b) Segunda opcin Destinatario: denominacin o ttulo, nombre y cargo. Este ltimo separado por coma. Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente. En este segundo caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto, con mayscula inicial y conservando el estilo elegido.
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EJEMPLO

PARA: Seora Clara Rodrguez Orozco, Secretaria General DE: Jefe Oficina Jurdica

c) Tercera opcin Destinatario: cargo y dependencia o cargo solamente. Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente. En esta opcin, la firma del remitente se escribe sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto con mayscula inicial y conservando el estilo elegido. EJEMPLO PARA: Jefe Divisin Financiera DE: Jefe de Contabilidad 4.3.2.2 Asunto. Esta palabra se escribe en mayscula sostenida a una interlinea libre de la preposicin de (remitente). Vase el numeral 1.5.5. 4.3.3 Texto. Se escribe de dos a tres interlinea libres del asunto, puesto que el saludo sta incluido en el primer prrafo, dejando una interlinea libre entre prrafos. Para efectos de presentacin y redaccin vase el numeral 5.1. 4.3.4 Despedida. Se recomienda escribirla de una a dos interlineas libres del texto; su ubicacin vara segn el estilo elegido. Para utilizar las despedidas ms usuales, vase el Anexo A (informativo). 4.3.5 Remitente y firma responsables. Cuando aplica las opciones segunda y tercera en el encabezamiento, se escribe el nombre del remitente de cuatro a cinco interlineas libres de la despedida, con mayscula sostenida. La firma se nica en la parte superior del nombre del remitente; estos dos elementos se escriben de acuerdo al estilo elegido. Cuando se aplica la primera opcin, solo debera aparecer la firma del remitente. 4.3.6 Lneas especiales. Vase el numeral 1.5.8

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Figura 7. Esquema de zonas disponibles para modelo de de memorando estilo bloque extremo

CENTROCAP

CIRCULAR 004

DG 1- 059

Bogot D.C., 11 de abril de 2009

PARA COORDINADORES DE CAPACITACIN

Asunto: Estilo bloque

Entre 3cm y 4cm

Cordial saludo, seores coordinadores. Les comunicamos que la edicin actualizada sobre documentacin organizacional ser publicada en el presente ao. As mismo informamos que para obtener ejemplar original lo pueden adquirir en las oficinas del INCONTEC o en las libreras autorizadas. El objetivo del instituto de normas tcnicas colombianas es presentar recomendaciones para la elaboracin de distintos tipos de documentos que se generan en las organizaciones y proyectar una buena imagen corporativa. Su actualizacin se hace peridicamente y se informa a nuestros usuarios, con el fin de evitar la adquisicin de: plagios, ejemplares sin actualizar o adulterados.

Entre 2cm y 3cm

Hasta nueva comunicacin

PEDRO VARGAS GMEZ Director General

Transcriptor: Martha Ramrez

Siempre adelante en capacitacin empresarial

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Figura 8. Ejemplo de distribucin de memorando bloque extremo

ECOPETROL
Empresa Colombiana de Petrleos S.A.

MEMORANDO DC 6- 0156

Bogot D.C., 26 de octubre de 2009

PARA: Ingeniera Amalia Rodrguez, Instructora DE: Mario Rojas Seplveda, Director Encargado Asunto: Informacin sobre memorando

Entre 3cm y 4cm

Con agrado la saludo e informo que el memorando es una comunicacin escrita que se utiliza para transcribir informacin, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las lneas de coordinacin jerrquica de una organizacin. Es aconsejable que se conserven las normas de cortesa y protocolo usadas en la comunicacin y se tengan en cuenta los parmetros anteriores.

Entre 2cm y 3cm

Atentamente,

Firmante

Copia: Coordinacin instructores Transcriptor: Julia Lara Larrota

La empresa de los colombianos

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Figura 9. Esquema de memorando estilo bloque

Entre 3cm y 4cm

0 a 1 interlinea libre Cdigo 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboracin 2 a 3 interlineas libres Datos del destinario ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineas libres Asunto: _______________________________ 1 a 2 interlineas libres Saludo: _______________________________ 1 a 2 interlineas libres Texto: ______________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 1 interlinea libre ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 1 a 2 interlineas libres Despedida: __________________________________________________________ 4 a 5 interlineas libres Remitente Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlinea libre Transcriptor: Entre 2cm y 3cm

4cm

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Figura 10. Ejemplo de distribucin de memorando estilo bloque

MEMORANDO DC 6- 0156

Santiago de Cali, 11 de mayo de 2009

PARA: Sandra Gonzales Llorente, Jefa Unidad Capacitacin DE: Coordinacin Nacional de Pasantas

Asunto: Convocatoria reunin

Con agrado la saludo Tengo el gusto de saludarla y convocarla a la reunin que se llevar a cabo el viernes 20 de mayo a las 9:00 horas en la oficina central, en la cual se efectuar la planeacin de capacitacin para el ltimo trimestre de 2009. Le agradezco diligencie el formato anexo para la presentacin de sugerencias, recomendaciones y planes de accin. Cordialmente,

Entre 3cm y 4cm

LUIS SOLERA DUARTE (Solo el nombre)

Anexos: uno (un folio) Copia: Coordinadores Regionales

Transcriptor: Martha Ramrez

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5. CIRCULARES

Comunicaciones escritas de inters comn, con el mismo contenido o texto, dirigido a un grupo especfico de personas tanto interna como externa. 5.1 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer informacin de carcter general. La circular con carcter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y polticas la circular externa para dar a conocer reglas de negocio, nuevos productos o servicios, entre otros. Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Tratar un solo tema; Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesa; Redactar en forma clara, precisa, concreta, y concisa; Usar un tratamiento respetuoso y cortes; Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo; Utilizar las formas normalizadas en el manual de procedimientos de cada organizacin, y

Distribuir el texto de acuerdo con su extensin. 5.2 CLASES DE CIRCULARES La circular general se dirige a un grupo especfico de personas. La carta circular est dirigida en forma personalizada. 5.3 PARTES 5.3.1 Encabezado. De cero a una interlinea libre de la zona 1 se escribe la palabra circular, en mayscula sostenida y centrada, acompaada por el consecutivo que la identifica, si se requiere. 5.3.2Cdigo. Se recomienda escribirlo a una o dos interlineas del encabezado. Vase el numeral 1.5.2.
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5.3.3 Lugar de origen y fecha de elaboracin Se recomienda escribirlo a una o dos interlineas libres del cdigo. Vase el numeral 1.5.3. 5.3.4 Encabezamiento y destinatarios. De a tres interlineas libres de la fecha, se escribe la palabra para, en mayscula sostenida, seguida del grupo destinatario de la circular y se ubica, de acuerdo con el estilo utilizado. En el caso de la carta circular se utiliza la misma estructura para la elaboracin de la carta, nicamente cambian los datos del destinatario. La preposicin para no va seguida de dos puntos(:); en el caso de la carta circular, no se debera utilizar,
EJEMPLO 1 Estilo bloque

PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES EJEMPLO 2 Estilo bloque extremo

PARA COORDINADORES AREAS DE SISTEMAS, LOGISTICAY JURIDICA EJEMPLO 3 PARA PROVEEDORES Estilo bloque extremo

5.3.5 Asunto. Se escribe a dos interlineas libres de los datos del destinatario contra el margen izquierdo. 5.3.6 Saludo. Se incluye al inicio del texto. Vase el Anexo A (informativo). 5.3.7Texto.Se inicia de dos a tres interlineas libres del asunto. Se escribe a interlinea sencilla y cada prrafo se separa del anterior con una interlinea libre. En circulares de uno a dos prrafos se puede dejar interlinea de uno y medio entre renglones y doble entre prrafos. 5.3.8 Despedida. Se escribe de una a dos interlineas libres del texto, vase el Anexo A (informativo). 5.3.9 Remitente y firmas responsables. Vase el numeral 1.4.8. 5.3.10Lneas especiales. Vase el numeral 1.5.8 5.3.11 Identificacin de pginas subsiguientes. El encabezado se escribe de tres a cuatro centmetros del borde superior de la hoja en papel sin membrete o dos interlineas del logotipo o razn social, con mayscula inicial.
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Est constituida por la lnea de identificacin contra el margen izquierdo y el nmero de la pgina contra el margen derecho. La lnea de identificacin debe contener el nmero de la circular, el cdigo o la fecha. El primer prrafo de las pginas subsiguientes se inicia de una a dos interlineas libres del encabezamiento. La ltima pgina debe contener por lo mnimo, el prrafo de cierre antes de la despedida. Lnea de identificacin en el margen izquierdo y nmero de pgina en el margen derecho.
EJEMPLO 1 EJEMPLO 2 Circular 040 Ccuta 12 de mayo de 2009 DG-1-057

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Figura 11.Esquema de zonas disponibles para circular estilo bloque extremo

Entre 3cm y 4 cm

0 a 1 interlinea

CIRCULAR 1 a 2 interlineas libres Cdigo 1 a 2 interlineas Lugar y fecha de elaboracin 2 a 3 interlineas GRUPO DESTINATARIO 2 interlineas ASUNTO: ---------------------------------------------------------2 a 3 interlineas libres Entre 3cm y 4cm Texto con saludo incluido ____________________________________________________________________ _____________________________________________________ 1 interlinea libre Texto________________________________________________________________ _____________________________________________________ 1 a 2 interlineas libres Despedida: ____________________________________________ Entre 2cm y 3cm

4 a 5 interlineas libres NOMBRE DEL REMITENTE Cargo 2 interlineas Anexo: (opcional) 1 interlinea Transcriptor:

Entre 2cm y 3 cm

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Figura 12. Ejemplo de distribucin de circular bloque extremo

INDUSTRIAL MERCANTIL

CIRCULAR 3cm 041 DC 6- 0158

Cartagena, 20 de septiembre de 2009

PARA TODO EL PERSONAL ASUNTO: Actualizacin historia laboral

Con nuestro cordial saludo, les solicitamos diligenciar el formulario adjunto para actualizar los datos personales y profesionales de todos nuestros funcionarios.

Entre 3cm y 4cm

Es importante anexar fotocopia de diplomas y certificados de participacin en cursos, seminarios, diplomados y otros estudios. Esta informacin se debe entregar antes del primero de octubre, en las oficinas de la direccin de talento humano.

Muchas gracias por su positiva colaboracin.

Entre 2cm y 3cm

ISABEL CRISTINA MIRANDA RIOS Directora Talento Humano

Anexos: uno (un folio) Transcriptor: Mnica Lpez Murcia

Calle 34 23- 14- Fax 235 69 82- www.merca@gmail.com

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Figura 13. Esquema circular estilo bloque

Entre 3cm y 4cm

0a 1 interlinea libre CIRCULAR 1 a 2 interlineas libres Cdigo 1 a 2 interlineas libres Ciudad de origen y fecha 2 a 3 interlineas libres GRUPO DESTINATARIO 2 interlineas libres Asunto: 1 a 2 interlineas libres Texto con saludo incluido

1 interlinea Entre 3cm y 4cm Texto 1 a 2 interlineas Despedida


4cm

4 a 5 interlineas libres NOMBRE DEL REMITENTE Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia (opcional) 1 interlinea libre Transcriptor:

Entre 2cm y 3 cm

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Figura14. Ejemplo circular estilo bloque

CENTROCAP

CIRCULAR 004 DC 6- 0158

Bogot D.C, 11 de abril de 2009

PARA COORDINADORES DE CAPACITACION ASUNTO: compendio actualizado

Cordial saludo seores coordinadores, Les comunicamos que la edicin actualizada sobre documentacin organizacional ser publicada en el presente ao. As mismo, informamos para obtener ejemplar original lo pueden adquirir en las oficinas de ICONTEC o en las libreras autorizadas. El objetivo del instituto colombiano de normas tcnicas es presentar recomendaciones para la elaboracin de diferentes tipos de documentos que se generan en las organizaciones y proyectar una adecuada imagen corporativa. Su actualizacin se hace peridicamente y se informa a nuestros usuarios, con el fin de evitar la adquisicin de plagios, ejemplares sin actualizar o adulterados.

Entre 3cm y 4cm

Entre 2cm y 3cm

Hasta nueva comunicacin.

PEDRO VARGAS GOMEZ Director General

Transcriptor: Martha Ramrez

Siempre adelante en capacitacin empresarial

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6 ACTAS

Las actas expresan lo tratado en una reunin o situacin especfica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurdico e histrico desde el momento de su creacin. De acuerdo con la importancia o caracterstica especificas del acta, cada organizacin debe cumplir con lo ordenado en la legislacin vigente y algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete. 6.1. CARACTERISTICA DE REDACCIN Y PRESENTACIN Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se rene. Adems, se debe aclarar si el carcter de la reunin es ordinario o extraordinario. Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunin o situacin especfica, sin describir detalles intrascendentes. Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargos que deben redactarse en tiempo presente. Ningn prrafo debe iniciarse con gerundio. Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegrfico; tampoco deben presentar errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin. Los prrafos deben ser concisos, claros y con nfasis en las decisiones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa de algn de algn participante, se anotan las discrepancias o aclaraciones necesarias. La presentacin de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados. Cuando haya lugar a votaciones, se indica el nmero de votos emitidos a favor, en contra y en blanco, se registran los resultados y los nombres completos. Se indica el nombre de la persona que presenta una mocin y no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieran a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervencin de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo.

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6.2 UTILIZACIN DE LAS ACTAS Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido en una reunin o situacin especfica. 6.3 CLASES DE ACTAS Existen clase de actas entre las cuales se destacan: Actas de comit Actas del concejo municipal Actas de concejos Actas de junta directiva Actas de asambleas Actas de reuniones administrativas Actas de levantamiento de cadveres Actas de baja de inventarios Actas de eliminacin de documentos Actas de sociedades Actas de entrega

6.4 PARTES 6.4.1 Ttulo. El titulo est conformado por el nombre del grupo que se rene. Se ubica centrado a una o dos interlneas libres del margen superior.
EJEMPLO REUNIN ORDINARIA CONSEJO DE ADMINISTRACIN

6.4.2 Denominacin del documento y nmero. A una o dos interlineas libres se ubica las palabra acta, en mayscula sostenida, centrada y a continuacin el nmero consecutivo que le corresponda.
EJEMPLO ACTA 001

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NOTA Se suprime el smbolo (#) o la abreviatura (N)

6.4.3 Encabezamiento El encabezamiento est conformado por la palabra fecha, hora, lugar asistentes, ausentes e invitados, cada una de ellas en mayscula sostenida. Los datos del encabezamiento van alineados despus de dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asistentes, en mayscula sostenidas. 6.4.3.1 Lugar de origen y fecha de la reunin Contra el margen izquierdo, a dos interlineas libres de la denominacin del documento se escribe la palabra fecha, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad o municipio donde se haya realizado la reunin y la fecha. Vase el numeral 1.5.4
EJEMPLO FECHA: Bogot D.C, 15 de mayo de 2009

NOTA En caso de sociedades que registran sus actas ante una entidad competente, se indican; el lugar, la fecha y la hora dela reunin, adems de la forma y antelacin de la convocatoria (vase el Artculo 431 del Cdigo de Comercio).

6.4.3.2 Hora Contra el margen izquierdo, a una interlinea libre de la fecha se escribe la palabra hora; en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escriba la hora de inicio y de finalizacin de la reunin.
EJEMPLO De las 09:00 horas a las 16:00 horas

6.4.3.3 Lugar Contra el margen izquierdo, a una interlinea libre de la hora se escribe la palabra lugar, en mayscula sostenida de dos puntos (:). Al frente se escribe el sitio de la reunin.
EJEMPLO 1 INCONTEC, Sala Nevados EJEMPLO 2 Hotel El Varn. Saln Diamante

6.4.3.4 Asistentes Contra el margen izquierdo, a una interlinea libre del lugar se escribe la palabra asistente, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente, se escribe el titulo o vocativo seguido de los nombres y apellidos completos en mayscula inicial, a una interlineacin sencilla. El cargo que desempea cada uno en la reunin se separa del nombre con una coma (,) y se sigue el orden jerrquico establecido por la reunin. En caso de igual jerarqua, los nombres se presentan en orden alfabtico por apellidos.
EJEMPLO 1 ASISENTES: Eduardo Casas Burgos, Presidente Mara Teresa Pea Beltrn, Vicepresidenta

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En reuniones o comits, integrados por personas de igual jerarqua y pertenecientes a diferentes organizaciones, se recomienda seguir el orden alfabtico por entidades.
EJEMPLO 2 ASISTENTES: Oscar Javier Solano, ANDES LTDA. Jess Alberto Alczar Jimnez, Internacional S.A. Roco Betancourt Ruiz, Mundial de Vestidos S.A.

En comits internos, en los que el cargo en la entidad cuanta para la reunin, el orden alfabtico se aplica por dependencias. Si hay varias perdonas de una misma dependencia se escriben en orden jerrquico.
EJEMPLO 3 ASISTENTES: Carlos Amaya Gamarra, Jefe de Divisin Administrativa Mara Campos Serrano, Jefa de Divisin Financiera

Cuando sea extensa la informacin correspondiente a os asistentes, esta ltima se ubicar en el rengln siguiente alineada. Cuando varias personas tienen una misma denominacin de cargo dentro de la reunin se podr enunciar con un subtitulo comn a interlineado sencillo.
EJEMPLO 4 ASISTENTES: Luis Felipe Avendao Garca, Presidente sala Consejero principales Ernesto lzate

6.4.3.5 Representaciones En esta lista de asistentes es necesario aclarar cuando una persona lleva la representacin de otra: a) En caso de reuniones de sociedades que registran sus actas en la entidad competente se indica el nmero de derechos propios o ajenos representados y tratndose de sociedades por acciones suscritas, para efectos de verificacin de qurum legal o estatutario. b) En reuniones o comits organizacionales internos, se aclara cuando una persona asiste por derecho propio y que adems lleva la representacin de otra. Dicha persona se anotados veces: como asistente y como representante. c) En caso de sociedades mercantiles, es necesario tener en cuenta si los socios concurren a travs de apoderado, debe escribirse el nombre de este, y si el socio o accionista es una persona jurdica o un incapaz, se indica, se indica en que calidad acta su representante. Para ms informacin, vase el circular D-001/91 de la superintendencia de sociedades.
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EJEMPLO 1

ASISTENTES: Mario Restrepo, Secretario

Mario Restrepo en representacin de Alberto Gonzlez. Vocal NOTA 1 Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora una lista aparte, que incluye como primer anexo en el acta.
EJEMPLO 1

ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas)

NOTA 2 Es opcional es necesario una tabla para alistar a los asistentes, siguiendo los parmetros establecidos.

6.4.3.6 Invitados A continuacin de la lista de asistentes, a una interlinea libre del ltimo nombre se escribe la palabra invitados, si los hay, en mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres y apellidos completos se escriben en mayscula inicial, a una interlineacin sencilla y despus del tratamiento.
EJEMPLO INVITADOS: Mara Jimena Snchez Lpez, observadora Josefina Vlez Meja, asistente administrativa

6.4.3.7 Ausentes Contra el margen izquierdo, con mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se escribe la palabra ausentes, si los hay, a una interlinea libre del ltimo nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
EJEMPLO AUSENTES: Pedro Noriega Rodrguez, Secretario (con excusa) Javier Snchez Quintero, Delegado (sin excusa)

6.4.4 Orden del da Contra el margen izquierdo, a dos interlineas libres del ltimo nombre y con mayscula sostenida se escribe la frase orden del da, seguida de dos puntos (:). A una interlinea libre y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunin, con mayscula inicial, identificndolos con nmeros arbigos, todos a interlineado sencillo. Si el tema requiere de dos o ms renglones, el segundo y subsiguientes se escriben contra el margen izquierdo a interlineado sencillo. Entre tema y tema se dejan dos interlineas libres. 6.4.5 Desarrollo Contra el margen izquierda, a una o dos interlineas libres del ltimo tema y con mayscula sostenida se escribe la palabra desarrollo. Seguida de dos puntos (:). A dos interlineas libres y contra el margen izquierdo, se inicia el primer tema identificndolo con nmero arbigo. A una interlinea libre del ttulo del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineacin sencilla entre renglones y doble entre prrafos. Para escribir el numeral y el tema siguiente se dejan dos
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interlineas libres, separando lo prrafos de cada numeral con una interlinea libre. La primera actividad debe ser la verificacin del qurum, teniendo en cuenta las disposiciones internas de la organizacin. La segunda actividad debe ser la lectura, discusin y aprobacin del acta anterior, donde se indica si fue aprobada y se anotan las modificaciones que se presentan. De acuerdo con el orden del da planteado y aprobado para la reunin, se registran los temas tratados, haciendo nfasis en las declaraciones aprobadas. Generalmente, la ltima actividad correspondiente a las proposiciones y varios. 6.4.6 Compromisos Se recomienda implementar el uso del instrumento de recordacin de actividades, tareas o compromisos asumidos en la reunin, especificando nmero de acta, actividades, compromisos o tareas responsable (s), fecha lmite de realizacin y observaciones. 6.4.7 Convocatoria Si se programa una nueva reunin, se escribe la palabra convocatoria en mayscula sostenida a tres interlineas libres del ltimo rengln del texto contra la margen izquierda seguida de dos puntos (:). A continuacin, se escribe el lugar, la direccin, la fecha y la hora de la prxima reunin. En caso de cambio de cede, se indica el lugar.
EJEMPLO CONVOCATORIA: La prxima reunin se realizara en la oficina de barranquilla, carrera 54 74 6B. Saln diamante, el 17 de abril de 2010, a partir de las 09:00 horas.

6.4.8 Firmas, nombres y cargos El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayscula sostenido o inicial, de cuatro a cinco interlineas libres a partir de la ltima lnea del acta. El cargo se escribe a interlineacin sencilla del nombre en mayscula inicial y sin centrar. Los nombres y los cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayor jerarqua quede contra el margen izquierdo y el que le sigue, y en el mismo rengln hacia la derecha.
EJEMPLO MANUEL CHACON CORREA Presidente Juan Camilo Vlez Cano Secretario

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En caso de varios firmantes, sus nombres se escriben de cuatro a cinco interlineas libres uno del otro, distribuidos por pares y en orden alfabtico de su primer apellido. Si el nmero de firmas es impar, la ltima se centra. En el caso de necesitar varias hojas para firmantes, se escribe la expresin pasan firmas seguida de dos puntos (:) , contra el margen inferior y contra el margen derecho. 6.4.9 Lneas especiales Vase los numerales 1.5.8, 1.5.8.1 y 1.5.8.3 6.4.1.0 Paginas subsiguientes Vase el numeral 1.5.1
Lnea de identificacin (Margen izquierdo)
EJEMPLO 1 Reunin de comit acadmico- Acta 002 EJEMPLO 2 Acta 040 Montera, 13 de octubre de 2009 EJEMPLO 3 Acta 040 REUNION EXTRAORDINARIA Bogot D.C., 12 de octubre de 2009 2

Numero de pgina (Margen derecho)

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Figura 15.Esquema distribucin acta

Entre 3cm y 4cm

RAZON SOCIAL si el papel no tiene membrete


1a 2 interlinea libre TITULO Y CARCTER DE LA REUNION 1 a 2 interlineas libres DENOMINACION DOCUMENTO Y NUMERO

2 a 3 interlineas libres FECHA: Lugar y fecha de la reunin 1 interlinea libre HORA: 1interlinea libre ASISTENTES: 1 interlinea libre INVITADOS: (Si los hay) 1 interlinea libre AUSENTES: (Si los hay)

Entre 3cm y 4cm

2 interlineas libres ORDEN DEL DA 1. (numero y tema) 2. (numero y tema) DESARROLLO 1. (numero y tema) Texto correspondiente
2. (numero y tema) 2 interlineas libres CONVOCATORIA (para nueva reunin)

Entre 2cm y 3cm

4 a 5 interlineas libres NOMBRE Y APELLIDO COMPLETOS NOMBRE Y APELLIDOS COMPLETOS (Cargo) (Cargo) 2 interlineas libre Anexos: (opcional) 1 interlinea libre Transcriptor:

Entre 2cm y 3 cm

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Figura 16. Ejemplo de acta administrativa

COOPERATIVA ASISTIMOS

LISTA DE TABLA 2 interlineas Pg. 2 interlineas 5 1 interlinea Tabla 2 1 interlinea Tabla 3 26 1 interlinea Tabla 4 38 15

Tabla 1

3cm

Entre 2cm y 3cm

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Figura 16. (Final)

COOPERATIVA ASISTIMOS

ACTA 011 Reunin ordinaria consejo de administracin

3. Estudio solicitudes de prstamos La secretaria informo que solo haba una solicitud, la del socio Javier Martnez Meja, por quince mil pesos ($15.000) El socio Carlos Meneses Ruiz solicito aclaraciones sobre el monto de los aportes y saldo a cargo del solicitante. Como se constato que si haba cupo, se aprob el prstamo mencionado.

4. Proposiciones y varios La secretaria Graciela Urrea Jara ley la carta enviada por el seor Alberto Borda Sanclemente, en la cual solicita retiro de la cooperativa. Discutidos los motivos que aducen, se hallaron justo y por la tanto fue aceptado dicho retiro. Entre 3cm y 4cm Se estudio la solicitud de ingreso del seor Rubn Gonzales a la cooperativa, la cual fue aceptada por unanimidad. 3cm

CONVOCATORIA. La prxima reunin se realizara en la sala de juntas, el 27 de julio de 2009, a las 10:00 horas.

JULIO CUBILLOS GOMEZ Presidente Anexos: dos (folios) Transcriptor: Carolina Duarte

GRACIELA URREA JARA Secretaria

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7. INFORMES

La exposicin de informes est a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Los informes se elaboran en papel con logo smbolo, de acuerdo con las normas internas de la organizacin.
Nota: Esta disposicin se debe tener en cuenta de acuerdo con las polticas de costo de cada organizacin.

Si es necesario, se recomienda elaborar documento remisorio al presentar los informes administrativos, ya sea que se enven por internet y correo electrnico. Cuando existan anexos en un informe, se recomienda hacer su identificacin, descripcin o aclaracin dentro del texto (vase el numeral 1.5.8.1). 7.1 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y LA PRESENTACIN. En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Tratar un solo tema por informe; Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; Usar tratamiento respetuoso y cortes; redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudi): utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organizacin; disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas, y elegir el lenguaje tcnico adecuado, como el tono para presentar los hechos. En relacin con la numeracin de pgina para todas las clases de informe, se recomienda tener en cuenta lo establecido en el numeral 5.1.3 de la NTC 1486. 7.2 UTILIZACIN DEL INFORME. De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en cuenta los siguientes usos: regular o aclarar una situacin;
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informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos; tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; reiterar una informacin, un requerimiento o solicitud urgente; impugnar o corregir una situacin, y presentar detalles sobre un aspecto determinado.

7.3 CLASES DE INFORMES. Los informes pueden ser: a) resumen ejecutivo, que tiene de una a tres pginas, b) informe corto, que consta de una a 10 pginas y c) Informe extenso, de 11 pginas en adelante Existen informes peridicos y espordicos, de acuerdo con los requerimientos de la entidad entre ellos tenemos comerciales, tcnicos, de actividad, de gestin, de proyectos, de investigacin o financieros. 7.3.1 Resumen ejecutivo. Este tipo de informa breve se usa para: Informar sobre el desarrollo de un evento organizacional, Dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificacin de asuntos administrativos, Reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunin, Dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o verificacin, Presentar resumen de un proceso de eventualidad y certificacin, Elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo (maquinaria), grupo de personas o de un individuo. Puede tener o no portada. En caso de no tenerla se remplaza por un encabezamiento. Se recomienda que el resumen incluya: Encabezamiento, conformado por razn social, dependencia , numero o cdigo, titulo, lugar de origen y fecha de elaboracin; Auditoria del resumen ejecutivo; Objetivos; Numerales o temas; Conclusiones y recomendaciones, y Firma,
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7.3.1.1 Encabezamiento. Est compuesto por elementos que se describen a continuacin. Razn social. Solo se escribe cuando el papel o soporte no tiene membrete que identifique a la organizacin. En este caso se ubica dentro de los tres o cuatros centmetros del margen superior de la hoja, contra el margen izquierdo y en mayscula sostenida.
EJEMPLO CENDAP LTDA

Dependencia. Corresponde a la seccin, departamento o divisin donde se origina el resumen, se escribe dejando de cero a una interlinea libre del margen superior de la hoja (3 cm o 4 cm), con mayscula inicial y Sobre el margen izquierdo. Cdigo. Cuando exista cdigo de la dependencia o codificacin especial de los informes (resmenes ejecutivos), se escribe en la misma lnea de la dependencia. Vase el numeral 1.5.2.
EJEMPLO Departamento de capacitacin DC-048

Titulo. Es el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo. Se escribe a dos interlineas libres de la dependencia, con mayscula y centrado.
EJEMPLO CAPACITACION CON BASE EN NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL

Lugar de origen y fecha de elaboracin. Se escribe contra el margen izquierdo, a 2 o 3 interlineas del ttulo, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:), vase el numeral 1.5.3. 7.3.1.2 Auditoria del resumen ejecutivo Contra el margen izquierdo y en mayscula inicial, seguida de dos puntos, se escribe a dos interlineas libres de la fecha, precedido por las expresiones elaborado por, preparado por o responsable. Los datos de la fecha de elaboracin y del responsable del resumen se tabulan a dos espacios de la expresin ms larga. En caso de varios autores, se tiene en cuenta si hay autor y coautor, aparecen en ese orden; si estn en igual condicin de autora, se relacionan por orden alfabtico de apellido.

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7.3.1.3 Objetivo. El resumen ejecutivo puede tener uno o varios objetivos que describen, en forma breve, el propsito de los mismos. Se pueden enunciar en un mismo prrafo o presentarlos as: De dos a tres interlineas libres del ltimo responsable del resumen y sobre el margen izquierdo, se escribe la palabra objetivo(s) seguida de (:) y con mayscula sostenida. En caso de requerir ms de un rengln, el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo. Cuando hay varios objetivos, se enumeran y enuncian a interlineacin sencilla, conservando la tabulacin.
EJEMPLO 1 OBJETIVO: presentar informe sobre el proceso de evaluacin en la norma de servicio al cliente. EJEMPLO 2OBJETIVOS: 1. Cumplir con requisitos exigidos para acta final de contratacin 2. Elaborar informe o resumen que abarque el proceso completo de la capacitacin con base en las competencias laborales. 3. Presentar conclusiones sobre 4. Hacer recomendaciones para

7.3.1.4 Temas o numerales. El resumen ejecutivo, generalmente, contiene uno o varios temas precisos y sucintos. Si ms de uno, se enumeran y enuncian. Se inician a dos interlineas despus del ltimo rengln del prrafo anterior y despus del ttulo, se deja una interlinea libre para digitar el texto correspondiente.
EJEMPLO 1 (De capitulo sin enumerar) SENSIBILIZACIN Y DESARROLLO DEL PROCESO Como por parte esencial de la capacitacin fue necesario realizar la sensibilizacin de todos aquellos preseleccionado EJEMPLO 2 (De numeral y titulo) 1) SENSIBILIZACION E INICIODEL PROCESO

La sensibilizacin tuvo lugar el 17 de marzo de 2009, de 8 a 11 de la maana. Asistieron 50 personas, de las cuales se seleccionaron 20 2) CAPACITACION Y EVALUACION

Se envi el programa y horario respectivo, adems del plan de evaluaciones

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7.3.1.5 Paginas subsiguientes. Cuando se necesitan dos o ms hojas deben identificarse, de acuerdo con los numerales 1.5.1 y 2.4.10. 7.3.1.6 Conclusiones. Es fundamental que las palabras conclusiones, sugerencias o propuestas se escriban en mayscula sostenida y contra el margen izquierdo, dos interlineas libres del ltimo rengln del texto. La primera lnea de escritura se inicia a dos interlineas del ttulo. 7.3.1.7 Nombres, cargos y firmas. Al finalizar el cuerpo del resumen ejecutivo, el autor o autores lo deben firmar. El nombre se anota en mayscula sostenida, de cuatro a cinco interlineas libres del ltimo prrafo y a continuacin se escribe el cargo. Si son necesarias varias firmas, sta se distribuye a criterio de los autores, una debajo de la otra o por parejas; en el segundo caso, si el nmero de firmas es impar, la ltima se escribe centrada. 7.3.1.8 Rbrica Segn el tema tratado en el resumen ejecutivo y, por seguridad, el autor o autores pueden escribir su rbrica en cada una de hojas del mismo, en la parte inferior al margen izquierdo. 7.3.1.9 Lneas especiales y otros elementos esenciales para la documentacin organizacional Vanse los numerales 1.5.8 al 1.5.11 de esta gua. Para las dems lneas espaciales, se deja una interlinea libre entre cada uno de los bloques. 7.3.2 Informe corto Se recomienda que este informe no tenga portada, sino encabezamiento (aunque el autor puede utilizar cualquier elemento del informa extenso que estime conveniente). Se recomienda que el resumen incluya elementos como: Encabezamiento: razn social, dependencia, cdigo, titulo, ciudad o municipio de origen y fecha de elaboracin; Autora del informe corto; Objetivos; Capitulo o captulos; Conclusiones y recomendaciones (opcional), y Firma. 7.3.2.1 Encabezamiento describen a continuacin. Est compuesto por los elementos que se

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Razn social Solo se escribe cuando el papel no tiene membrete ni logotipo. Vase numeral 7.3.1.1inciso uno
EJEMPLO NAVITRANS S.A.

Dependencia Vase numeral 7.3.1.1 inciso dos Cdigo Cuando exista cdigo de la dependencia o codificacin especial de los informes, se escribe en la misma lnea de la dependencia. Vase numeral 1.5.2.
EJEMPLO Departamento de Educacin E 048

Ttulo Es el tema sobre el cual trata el informe. Se escribe a dos interlineas libres de la dependencia, con mayscula y centrado.
EJEMPLO DEMANDA DE TEZTOS COMERCIALES

Lugar de origen y fecha de elaboracin Se escribe contra el margen izquierdo a dos interlineas libres del ttulo en mayscula sostenida, seguida de (:). Vase numeral 1.4.3. 7.3.2.2 Autora del informe Las palabras elaborado por, preparado por o responsable, segn sea el caso, se escriben a dos interlineas libre de la fecha de la elaboracin. Contra el margen izquierdo, en mayscula sostenida, seguida de dos puntos. Los datos de la fecha y del responsable del informa se tabulan a dos espacios de la expresin ms larga. En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecen en ese orden; si estn en igual condicin de autora, se relacionan por el orden alfabtico de apellido.
EJEMPLO ELEBORADO POR: Simn Alberto Botero Rueda Jhon Fredy Jimnez Alzate

7.3.2.3 Objetivo Describe en breve, el propsito del informe. Se recomienda presentarlo as: de dos a tres interlineas libres del ltimo responsable del informe y sobre el margen izquierdo, se escribe palabra objetivo seguida de (:) y con mayscula sostenida. En caso de requerir ms de un rengln, el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo.
EJEMPLO OBJETIVO: Dar a conocer avances cientficos sobre estudios del cncer.

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7.3.2.4 Capitulo El informe corto puede constar de uno o varios captulos. Para su presentacin, Vase el glosario, trmino nmero 7 de esta gua y el numeral 11.2.2.2 de la NTC 1486. 7.3.2.5 Pginas subsiguientes 1.5.1.
EJEMPLO Informe econmico E-048

Para su presentacin vase el numeral


2

7.3.2.6 Conclusiones Se sugiere que la palabra conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en mayscula sostenida y contra el margen izquierdo de la hoja, a dos interlineas libres del ttulo. 7.3.2.7 Firmas, nombres y cargos Al finalizar el cuerpo del informe administrativo corto, el autor o autores lo firman. El nombre se escribe en mayscula sostenida, de cuatro a cinco interlineas libre de ltimo prrafo y a continuacin, el cargo. Si son necesarias varias firmas, stas se distribuyen a criterio de los autores, una debajo de la otra o por parejas; en el segundo caso, si el nmero de firmas es impar, la ltima se escribe centrada. 7.3.2.8 Rbrica De acuerdo al tema, por seguridad, el autor o autores pueden escribir su rbrica en cada una de hojas del mismo, en la parte inferior al margen izquierdo. 7.3.2.9 Lneas especiales y otros elementos esenciales para la documentacin organizacional Vanse los numerales 1.5.8 al 1.5.11 de esta gua. Para las dems lneas espaciales, se deja una interlinea libre entre cada uno de los bloques.
EJEMPLO Anexo: tres (24 folios) Copias: Dra. Blanca Vergara Olaya, Subdirectora Redactor: Juan Carlos Donado Fuentes Transcriptor: Margarita Lpez Cierra

7.3.3 Informe extenso Para la presentacin de este tipo de informe, vase el numeral 5.2 de la NTC 1486. 7.3.3.1 Generalidades El esquema de portada que presenta a continuacin es propio para este tipo de informe, porque identifica la organizacin o el rea que lo genera
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7.3.3.2 Elementos finales del informe administrativo extenso Estos elementos son propios de este tipo de informe, porque dentro de la organizacin es necesario identificar los responsables. Firmas, nombres y cargos Al finalizar el cuerpo del informe administrativo extenso, el autor o los autores lo firman. El nombre se escribe en mayscula sostenida, de cuatro a cinco interlineas libres del ltimo prrafo; a continuacin, se escribe el cargo. Si son necesarias varias firmas, stas se distribuyen a criterio de los autores, una debajo de la otra o por parejas, en el segundo caso, si el nmero de firmas es impar, la ltima se centra. Rbrica De acuerdo al tema, por seguridad, el autor o autores pueden escribir su rbrica en cada una de hojas del mismo, en la parte inferior al margen izquierdo Lneas especiales y otros elementos esenciales para la documentacin organizacional Vanse los numerales 1.5.8 al 1.5.11 de esta gua. Para las dems lneas espaciales, se deja una interlinea libre entre cada una de ellas.
EJEMPLO Transcriptor: Margarita Lpez Cierra

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Figura 21. Ejemplo de portada, de libre distribucin, sin aglomerar

Entre 3cm y 4cm

OCSA CR- 137

ORGANIZACIN DE CONVENCIONES S.A DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

ESTUDIO Y RESPUESTA DE SALARIO


Entre 3cm y 4cm

ELABORADO POR: CECILIA GONZALES VILLA MARTA LEON MORALES MONICA MONSALVE REYES FABIO RODRIGUEZ URBINA

Cdigo Razn social Ttulo del inform e Subttu los (si hay)

MANIZALES, 23 DE OCTUBRE DE 2009

Entre 2cm y 3 cm

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8 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

8.1 CERTIFICADOS El certificado es un documento de carcter probatorio, pblico o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento, acompaado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial) Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de: Calificaciones obtenidas dentro de periodos acadmicos Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o defuncin Becas, donaciones, exenciones, crditos, paz y salvo, resultados mdicos, documentos de identidad, entre otros. 8.2 CONSTANCIAS La constancia es un documento de carcter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal. Segn el hecho o el acto, se clasifican en constancia para: Tiempo de servicio Experiencia Salarios u honorarios Clases de trabajo Jornada laboral Cumplimiento de comisiones Comportamiento del trabajador, entre otros.

8.3 CARACTERISTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN La constancia y la certificacin tienen como objetivo fundamental dar a conocer informacin de carcter personal. Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

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a) Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa. b) Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y corts. c) Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo. d) Utilizar los formatos establecidos en cada organizacin. e) Distribuir el texto de acuerdo con su extensin. f) Suministrar la informacin en forma personalizada. g) Expedir siempre en original. 8.4 PARTES 8.4.1 Cdigo Es opcional; se escribe entre cero y una interlinea libre del margen superior para los tres casos En el papel sin membrete De la zona uno si tiene membrete Del encabezado dado por el procesador Para presentacin, vase el numeral 1.5.2 8.4.2 Lugar de origen y fecha de elaboracin Puede ir al comienzo del documento, despus del cdigo o al final del texto. En cualquier caso, se escribe a dos interlineas libres del texto que le procede. Vase el numeral 1.5.3. Cuando la fecha se ubica al comienzo
EJEMPLO 1

Chiquinquir, 4 de noviembre de 2009

Cuando la fecha se ubica al final


EJEMPLO 2Dada en Bogot D.C., a los (4) cuatro das del mes de abril de 2009 (dos mil nueve)

8.4.3 Cargo El cargo de la persona responsable, se escribe en mayscula sostenida, centrado, precedido de los artculos l o la, tambin en mayscula sostenida, a una distancia de entre a cuatro o cinco interlineas libres de la fecha y lugar de elaboracin (dependiendo de la extensin del texto).
EJEMPLO LA GERENTE DEL DEPARTAMENTO DE DESARROLLO HUMANO

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8.4.4 Identificacin del documento Las expresiones certifica o hace consta, segn sea el caso, se escriben de dos puntos (:). Se ubican a cuatro o cinco interlineas libres del cargo, centradas y en mayscula sostenida. 8.4.5 Texto Cada prrafo del texto se inicia con la conjuncin que, escrita en mayscula inicial, a dos interlineas libres de la identificacin. En al primer prrafo debe incluirse el tratamiento, nombre completo del solicitante, en mayscula sostenida y el nmero del documento de identidad. En los siguientes prrafos, al referirse al solicitante, se debe hacer por el tratamiento y el apellido. El ltimo prrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificacin o la constancia y de preferencia se incluye el destinatario. Los prrafos se separan entre si, por una o dos interlineas libres, segn la extensin del texto. 8.4.6 Remitente y firmas responsables Se utiliza de igual forma que en la elaboracin de la carta. Vase los numerales 2.4.8 y 1.5.8.3 respectivamente.

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Figura 22. Distribucin de constancia estilo bloque extremo

Entre 3cm y 4 cm

0 a 1 interlinea D 102 cdigo (opcional) 2 interlineas libres Barranquilla, 5 de octubre de 2009

4 a 5 interlineas LA GERENTE DE RELACIONES INDUSTRIALES

4 a 5 interlineas libres (dependiendo de la extensin del texto) HACE CONSTAR 2 interlineas libres Entre 3cm y 4cm Entre 2cm y 3cm

Que la ingeniera DORIS BUITRAGO BOTERO, identificada con la Cedula de Ciudadana 34.527.143 de Bucaramanga trabaja en esta empresa desde el 10 de julio de 2004 y desempea el cargo de Asistente en Talento Humano. 1 interlinea libre Esta constancia se expide para trmites de VISA en el consulado de los estados unidos de Amrica.

4 a 5 interlinea libre CECILIA RODRIGUEZ OROZCO

3 a 4 interlineas libres Transcriptor: Gloria Uribe Restrepo

Entre 2cm y 3 cm

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Figura 23. Distribucin de certificado estilo bloque

Entre 3cm y 4 cm

0 a 1 interlinea 0102 cdigo (opcional) 2 interlineas libres Bogot D.C., 23 de marzo de 2009

4 a 5 interlineas libres (dependiendo de la extensin del texto) EL CONTADOR GENERAL

4 a 5 interlineas libres (dependiendo de la extensin del texto) CERTIFICA: Entre 3cm y 4cm Que a Mundo Nacional S.A. con NIT409 017003- 1, se le efectu retencin en la fuente por el ao gravable de 2008, segn lo dispuesto por el articulo 381del Estatus Tributario. 1 interlinea libre Este certificado se expide para transaccin bancaria. Entre 2cm y 3cm

4 a 5 interlinea libre

FERNANDO LOPERA URIBE

3 a 4 interlineas libres Transcriptor: Sonia Mara Vlez

Entre 2cm y 3 cm

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9. HOJA DE VIDA CORPORATIVA Es la relacin de los datos personales, la informacin laboral, acadmica y la experiencia y competencias de una persona, que registra y conserva la organizacin a la cual sta se encuentra la organizacin y se alimenta con las actividades, logro, eventos y novedades que acontecen durante el desempeo laboral del colaborador en la organizacin. NOTA 1 Generalmente esta documentacin es administrada y conservada por la seleccin de la organizacin encargada de la gestin de talento humano, o la que haga sus veces. NOTA 2 El departamento administrativo de la funcin pblica emiti el decreto 1145 de 2004, mediante el cual establece el formato nico de hoja de vida para el sector pblico y junto con el archivo General de la nacin emiti la circular nro. 004 de 2003, donde presenta los requisitos tanto de los documentos que se deben incluir en las historias laborales de los funcionario pblicos, como el orden en que se deben organizar. Para mayor informacin consultar este documento. 9.1 CARACTERISTICAS DE REDACCION Y PRESENTACION Se recomienda que cada organizacin establezca tanto los datos que considere necesario y relevantes, de acuerdo con las particularidades de su perfil y operacin, as como el formato o formulario que ms se ajuste a dichas necesidades, el cual puede conservarse en forma fsica o digital o ambas. A continuacin se presenta sugerencias sobre el contenido de esta hoja de vida corporativa. Para su presentacin, se aconseja tener en cuenta las recomendaciones del captulo 4 de esta gua que sean aplicables a este tipo de documento. Se recomienda que la informacin sea breve, clara, precisa y veraz. 9.2 PARTES DE LA HOJA DE VIDA CORPORATIVA 9.2.1 identificacin del documento La frase hoja de vida corporativa se escribe contra el margen superior en mayscula sostenida y centrada. 9.2.2 Nombre Se recomienda que el nombre de la persona sobre la que se elabora la hoja de vida corporativa se escriba con mayscula sostenida y en el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y nombres, con el fin de ordenar estos documentos alfabticamente.
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9.2.3 Datos bsicos Incluyen nmero de identificacin, lugar y fecha de expedicin; lugar y fecha de nacimiento, gnero, estado civil, nmero de hijos, lugar de domicilio, nmero de telfono. 9.2.4 Informacin laboral Se recomienda incluir datos como a cuales identidades est afiliado en fondo de pensiones. Promotor de salud y aseguradora de riesgos profesionales, respectivamente. Otros que posiblemente resultan relevantes para la organizacin pueden ser la visas con las que cuentan, para cuales pases y su vencimiento, y otros pertinentes a la actividad u objetivo de la organizacin. Tambin se recomienda incluir la fecha de ingreso a la organizacin, as como la sucursal, filial o regional en la elabora, si es del caso, el estatus activo o inactivo del colaborador y el tipo de vinculacin con la organizacin (temporal, indefinida, entre otros). 9.2.5 Informacin acadmica En esta informacin se incluyen los ttulos acadmicos (tcnico, tecnolgico, profesional, maestra, doctorado o pos doctorado, segn sea el caso), as como las fechas en que se obtuvo el o los ttulos, del ms reciente al ms antiguo. Igualmente, la institucin educativa en donde se gradu, el ttulo acadmico obtenido, la fecha de graduacin, pas y ciudad. Tambin se incluyen los estudios complementarios, como cursos, seminarios o congresos a los que haya asistido, con el nombre, duracin, institucin, ciudad o municipio y fecha se recomienda relacionarlos en orden cronolgico, desde el ms reciente hasta el ms antiguo. Se sugiere tambin el o los idiomas que maneja, as como el nivel de desarrollo en las habilidades bsicas del idioma. Se recomienda a la dependencia responsable solicitar los soportes para que esta informacin se mantenga actualizada. 9.2.6 Experiencia laboral Se recomienda presentar esta informacin, de manera cronolgica desde la ms reciente hasta la ms antigua. Para la presentacin, se sugiere consignar los datos en el siguiente orden: nombre de la empresa, cargo y funciones desempeadas, fecha de ingreso y fecha de retiro En cuanto a los cargos actuales dentro de la organizacin, se recomienda incluir, las responsabilidades, el jefe inmediato y el tiempo de desempeo.
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9.3.7 Investigaciones, publicaciones y distinciones o premios Se recomienda presentar esta informacin desde la ms reciente hasta la ms antigua y como se describe a continuacin: ttulo de la investigacin, publicacin o premio; fecha de publicacin o premiacin, y nombre de le entidad que la auspici, si es el caso.

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10 SOBRES COMERCIALES

El sobre tiene el propsito de ser la cubierta de los documentos, para su entrega o envo. 10.2 CARACTERISTICAS DE PRECENTACION Al registrar los datos del destinatario, estos deben ser iguales a los consignados en la comunicacin, en forma clara y completa. Se recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseo con la papelera de la organizacin. Se recomienda que el sobre tenga impreso el membrete de la compaa. para el diseo de sobres grande, se recomienda tener en cuenta las zonas (vase el numeral 10. 5) con la posibilidad de aumentar sus medidas horizontales y verticales. se sugiere que el tamao del sobre para envo de anexos permita guardarlos sin dobleces. para distribuir mejor la informacin en un sobre de tamao grande, se recomienda escribir los datos del destinatario en mayscula sostenida, a interlineacin de uno y medio, en el tercio que le corresponde. para las organizaciones que manejan el correo centralizado, se recomienda escribir en el sobre, el nombre o cdigo de la dependencia remitente, debajo de la informacin de la zona 1. cuando se utiliza servicios especiales de correo, se escribe el nmero de telfono (fijo o mvil) del destinatario en el rengln anterior al del lugar de origen y el del remitente debajo de los datos de la zona 1 (vase numeral 10. 5). al utilizar etiqueta, sta debe adherirse centrada en el segundo tercio del sobre, se recomienda que tenga el tamao apropiado para escribir los datos completos del destinatario. 10.2 CLASES DE SOBRES Segn su uso, los sobres se clasifican en: a) sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla b) sobre carta con ventanilla o sin ventanilla c) sobre para tarjetas d) sobre de manila (extra oficio, oficio, carta y media carta, con ventanilla o sin ventanilla). De acuerdo con su estilo, en: a) local b) nacional
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c) internacional 10.3 UTILIZACION Proteger el documento y la informacin 10.4 MODELOS 10.4.1 Modelo 1 Para efectos de la impresin de los datos, se determinas tres zonas: en la zona 1 y 2se imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para uso exclusivo de la oficina de correos. 10.4.2 Modelo 2 Tiene dos zonas: la zona una donde se imprimen los datos del remitente y la zona dos para la oficina de correos 10.5 ZONAS 10.5.1 Zona 1 Espacio destinado para la ubicacin de la razn social, sigla o acrnimo y NIT de la identidad que remite. 10.5.2 Zona 2 Espacio destinado para la impresin de la direccin topogrfica y electrnica, fax, pgina web, el apartado areo, el telfono fijo o mvil, el nombre de la ciudad de municipio de origen, el pas y otras menciones obligatorias, segn disposiciones legales. 10.5.3 Zona 3 Espacio superior derecho para uso exclusivo de la oficina de correos.

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Figura 24. Distribucin de zonas en el sobre


Mximo 14 cm

Entre 3 cm y 4 cm

ZONA 3

ZONA 1

ZONA 2

Entre 1.5 cm y 2.0 cm

10.6. PARTES Para su distribucin, el sobre se visualiza en tercios y se distribuyen as: En el tercio izquierdo se escribe informacin como: confidencial, personal, contiene disquete, videocinta, CD-ROM, entre otros, en mayscula sostenidas. En el tercio central se escriben los datos del destinatario. En el tercio derecho es para uso exclusivo de la oficina de correos. Los datos del destinatario se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo, de acuerdo con el tamao del sobre; su distribucin debe ser armo nica. Se dirige en forma personalizada. Estos datos se escriben a interlineacin sencilla y pueden ocupar hasta ocho espacios. 10.7 EJEMPLOS 10.7.1 Tratamiento o ttulo Anexo A (informativo). Se escribe con mayscula inicial. Vase el

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10.7.2 Nombre Se escribe en la segunda lnea con mayscula sostenida o la primera con mayscula. De preferencia con los apellidos. No se usa negrilla.
EJEMPLO Ingeniero JUAN CARLOS GNGORA CASTRO Doctor Gerardo Gonzlez Clavijo

10.7.3 Cargo Se escribe con mayscula inicial. EJEMPLO Director

Los cargos muy extensos se pueden repartir en dos lneas. No se hace particin silbica.
EJEMPLO Ingeniero Juan CarlosGngora Castro Director de Servicios de Informtica

10.7.4 Organizacin Se escribe en la lnea siguiente al cargo con la denominacin ms conocida, razn social, razn o sigla. Cuando se escribe el nombre completo, la escritura se hace con mayscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueden contener la razn social. Las siglas compuestas por letra inicial de cada palabra de la razn social se escriben en mayscula sostenida. Con punto o no, segn este registrado. EJEMPLO L.E.Y (Luis Eduardo Yepes)

Loa acrnimos se escriben con maysculas sostenidas o con la primera mayscula.


EJEMPLO 1 EJEMPLO 2 EJEMPLO 3 CAFAM-Cafam SENA- Sena ICONTEC-Icontec

10.7.5 Direccin o apartado La direccin consta de una de las siguientes nominaciones: calle, carrera, diagonal, transversal o avenida, con su respectivo nmero, todas aquellas se escriben sin abreviar y a continuacin se anota el nmero de la puerta. Se dejan tres espacios, a mquina o a
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computador, entre el nmero de la calle (o carera, entre otros) y el de la puerta. Se emplea la abreviatura de numero nro. (Opcional). No se escribe el signo (#). Los primeros dgitos de la maquina corresponden a la calle, la carrera, avenida, entre otros y los siguientes a la distancia, en metros de la esquina de la puerta. Se unen con guion (-). Adems, se debe escribir claramente el piso, interior, manzana, bloques u otras denominaciones que sean necesarias para identificar el destino. Si los nmeros de la denominacin incluyen letras, esta se debe escribir con mayscula. Si la nomenclatura incluye note, sur oriente, occidente, bis o nombres es indispensable escribirlos en forma completa. Para escribir el nombre de la ciudad o municipio. Vase el numeral .5.4.3.6 de esta gua.
EJEMPLO 1 Seora Diana Prez Daza Calle 20 bis NRO. 45.23. Bloque2 Entrada 3 Apartamento 1235 Urbanizacin El Poblado Medelln, Antioquia Doctor Juan Carlos Luna Ruiz Calle 20 75-15 Manzana 23 casa 2 Bogot D.C

EJEMPLO 2

NOTA para tener certeza de la entrega de la correspondencia es importante que la direccin este muy clara y completa.

Si la direccin es un apartado, se escribe Apartado Areo, sin abreviar, y no se escribe la direccin.


EJEMPLO 4 Doctor Pedro Nel Daza Daza Jefe de Compras CAFAM Apartado Areo Quibd, Choco

10.7.6 Destino Puede ser local, nacional o internacional. Se escribe con mayscula inicial. 10.7.6.1 Local Cuando el destino es dentro de la misma ciudad o municipio. Se escribe este nombre en mayscula inicial.
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EJEMPLO 4

DOCTOR Pedro Nel Daza Daza JEFE DE COMPRAS CAFAM Apartado Areo 2351 Melgar

10.7.6.2Nacional Cuando el destino es una ciudad o municipio dentro del pas, se escribe este nombre y el del departamento correspondiente, separados por coma (,) y con mayscula inicial.

EJEMPLO 4

Doctor Pedro Nel Daza Daza Jefe de Compras CAFAM Apartado Areo 2351 Tunja, Boyac

NOTA Cuando las ciudades tienen denominaciones especiales, estas se deben incluir, como el caso de Bogot D.C. o Mxico D.F.

10.7.6.3 Internacional La informacin debe ir en el idioma oficial del destino o en ingls, a interlineacin sencilla. El nombre del destinatario debe ir en mayscula sostenida En cuanto a la direccin, se respeta la nomenclatura y los trminos de pas o destino tales como casilla, P.O Box, postfach, entre otros. El pas de destino se escribe en el mismo rengln de la ciudad o municipio, o en el siguiente, dependiendo de la extensin de la informacin, en mayscula inicial y preferiblemente en espaol, para asegurar su despacho.
EJEMPLO MR. Ralph Geere, General Manager IBM International 22 Marion Avenue, Hartsdale NEW YORK 10530 Estados Unidos de Amrica

NOTA Para los obres de ventanilla, la informacin debe ir completa en la carta.

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Figura 25. Ejemplo de distribucin de los datos del sobre en tercios ANSI
Impresores

CORREO
Doctor Ernesto Prada Lince Revisor Fiscal Hilos la Seda S.A. Apartado Areo 3456 Bogot D.C.

CONFIDENCIAL

Calle 54 45 66 fax 544 20 65, telefax 54 60 65 Correo electrnico asimp@hotmail.com Medelln Colombia, Amrica del Sur

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11. REQUISITOS

11.1 PRESENTACION DEL DOCUMENTO FINAL 11.1.1 Papel Cuando la presentacin es en papel, su color, capacidad y calidad deben facilitar la impresin, la lectura y la reproduccin. El tamao del papel se debe elegir de acuerdo con el tipo de trabajo y los requisitos que la institucin establezca. El documento puede ser impreso por las dos caras de la hoja, partir de la pgina del contenido.
NOTA. En los casos en que se requiera, para facilitar la microfilmacin del documento se recomienda utilizar un gramaje de papel que soporte la impresin por ambas caras.

11.1.2 Mrgenes y espacios interlineales Para facilitar la encuadernacin y la reproduccin del documento, se deben conservar los siguientes mrgenes: -superior, de 3 cm; -izquierdo, de 4 cm; -derecho, de 2 cm, e -inferior, de 3 cm. Si el documento va a imprimir por ambas caras, sus mrgenes deben ser simtricas a 3 cm. El ttulo de cada captulo debe comenzar en una hoja independiente, a 3 cm del borde superior. El texto debe llegar hasta el margen inferior establecido. Se debe evitar ttulos o subttulos solos al final de la pgina o renglones sueltos.

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ESQUEMA DE CONTINUASION DE PGINA

3cm

Continuacin de pgina

4cm

2 cm

4cm

Numeracin de pgina 2 cm

21

3 cm

11.1.3 Numeracin de hojas. La numeracin de las hojas debe hacerse en forma consecutiva y en nmeros arbigos, excepto la cubierta y la portada, las cuales no se numeran, pero si se cuentan. Se inicia con el nmero 3. Se debe ubicar en el centro, a 2 cm del borde inferior de la hoja, dentro del margen. No debe utilizarse numeracin compuesta como 13, 148 17 bis, entre otros, que indican superposicin de texto en el documento. Si un trabajo se publica en ms de un tomo, puede numerarse en forma consecutiva o independiente. Cada uno de los tomos debe comenzar con un nuevo captulo. Cada tomo no debe exceder, en lo posible, las 200 pginas
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11.1.4 Redaccin Para lograr un buen estilo se recomienda respetar rigurosamente la sintaxis, la ortografa y las reglas gramaticales pertinentes. Se debe redactar en forma impersonal (la forma impersonal corresponde al tercera persona del singular, por ejemplo: se hace se defini, se contrast) (vase el anexo A). El documento escrito debe tener una presentacin ntida y ordenada. El trabajo debe estar exento de errores dactilogrficos, ortogrficos, gramaticales y de redaccin. Para resaltar, puede usarse letra cursiva o negrilla. Los trminos de otras lenguas que aparezcan dentro del texto se escriben en cursiva. 11.1.5 Puntuacin. Para el uso de la puntuacin, se deben seguir las reglas ortogrficas de la lengua espaola. 11.2 PARTES DEL TRABAJO ESCRITO Para efectos de su presentacin, las partes del trabajo escrito son: Los preliminares, que anteceden y presentan el documento. El texto o cuerpo del documento, que presenta el desarrollo del trabajo. Los complementarios que contienen elementos adicionales tiles para la comprensin del trabajo escrito. La sustentacin escrita puede complementarse con diversos soportes fsicos o tcnicos: audiovisuales, transparencias, sistemas multimodales, entre otros. 11.2.1 Preliminares. Los preliminares son los elementos que anteceden el cuerpo del trabajo o texto del documento y, por lo tanto, no van precedidos de numeral. Estos son: tapas o pastas (opcional), guardas (opcional). El trabajo o texto del documento y por tanto, no van precedidos de numeral estos son: tapas o pastas (opcional), guardas (opcional). Cubierta (opcional) Portada Pgina de aceptacin (opcional) Pgina de dedicatoria (opcional) Pgina de agradecimiento (opcional) Contenido Listas especiales (opcional) Glosario (opcional)
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11.2.1.1 Tapas o pastas. Son las lminas de cartn, plstico u otros materiales que protegen el trabajo encuadernado, anillado o empastado y son opcionales. 11.2.1.2 Guardas. Son las hojas en blanco colocadas entre las tapas o pastas (al principio y al final del documento). Se usan en trabajos empastados y son opcionales. 11.2.1.3 Cubierta. Presenta los siguientes elementos: titulo del trabajo, nombre (s) del (de los) autor (es), institucin (universidad, colegio, escuela u otro), facultad, departamento, divisin, seccin o rea que representa el autor del trabajo, segn el orden jerrquico interno de la entidad, ciudad y ao. La distribucin se hace en bloques simtricos conservando los mrgenes establecidos.
EJEMPLO ESQUEMA DE LA CUBIERTA

3cm

TITULO DEL TRABAJO O PROYECTO CENTRADO

4cm

NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS DE AUTORES CENTRADO

2 cm

CENTRADO NOMBRE DE LA INSTITUCIN FACULTAD, DEPARTAMENTO DEPENDENCIA, SECCIN O REA CIUDAD AO

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11.2.1.4 Portada. Pgina informativa del documento que adems de los elementos de la cubierta; incluye la clase de trabajo realizado (tesis, monografa, trabajo, informe u otro) y el nombre con el ttulo acadmico de quien lo dirigi, precedido de la palabra escrita con mayscula inicial; director, presidente, asesor o profesor, segn el caso. Estos dos datos se ubican equidistantes del autor y la institucin, escritos en bloque.
EJEMPLO ESQUEMA DE LA PORTADA

3cm

TITULO DEL TRABAJO O PROYECTO CENTRADO

NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS DE AUTORES CENTRADO

4cm

Leyenda del trabajo (clase de Trabajo realizado; tesis, Monografa)

Director, presidente, asesor, Nombre completo de la persona que dirigi el trabajo con su ttulo acadmico

2 cm

CENTRADO NOMBRE DE LA INSTITUCIN FACULTAD, DEPARTAMENTO DEPENDENCIA, SECCIN O REA CIUDAD AO


3 cm

11.2.1.5 Pagina de aceptacin. Contiene las firmas del presidente o director y de los jurados que participan en la revisin, sustentacin y aprobacin del trabajo. Adicionalmente, incluye la ciudad y la fecha de entrega (da, mes, ao), conservando los mrgenes establecidos.
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EJEMPLO ESQUEMA DE LA PGINA DE ACEPTACIN

3cm

Nota de Aceptacin

4cm

Firma de Presidente

Firma de Asesor

2 cm

Firma del Director

3 cm

11.2.1.6 Pgina de dedicatoria. Nota mediante el cual el autor ofrece trabajo, en forma especial, a personas o entidades. Su presentacin es opcional y debe conservar los mrgenes

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EJEMPLO ESQUEMA DE PGINA DE DEDICATORIA

3cm

Texto de la Dedicatoria

2 interlineas

4cm

2 cm

3 cm

11.2.1.7 Pgina de agradecimientos. En ella el (los) autor (es) expresa (n) el reconocimiento hacia las personas y entidades que asesoraron tcnicamente, suministraron datos, financiaron total o parcialmente la investigacin o contribuyeron significativamente al desarrollo del tema. Es opcional y debe contener, adems de la nota correspondiente, los nombres de las personas con sus respectivos cargos y los nombres completos de las instituciones y su aporte al trabajo.

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EJEMPLO ESQUEMA DE PGINA DE AGRADECIMIENTOS

3cm

Texto del Agradecimiento 2 interlineas

2 interlineas

4cm

2 cm

3 cm

11.2.1.8 Pgina de contenido. En esta pgina se enuncian los ttulos de primero, segundo, tercer y cuarto nivel y la relacin de los materiales complementarios del trabajo, en el mismo orden en que aparecen y los nmeros de las pginas donde se encuentran. Se escribe la palabra contenido en mayscula sostenida, centrada a 3 cm del borde superior dela hoja. Los ttulos relacionados en el contenido no llevan punto final. El nmero de la pgina correspondiente se ubica hacia el margen derecho, encabezado con la abreviatura pg. Escrita con minscula inicial y seguida de punto, a doble interlinea de la abreviatura pg., su contenido debe estar justificado a la izquierda.
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Los ttulos correspondientes a cada uno de los niveles se separan entre s con una interlinea en blanco. Cuando un titulo ocupe ms de un rengln, el segundo rengln y los subsiguientes se separan con una interlinea y se comienzan en el margen izquierdo. El texto se escribe a una interlinea y los ttulos se separan de sus respectivos contenidos con doble interlinea. Los ttulos correspondientes al material complementario se escriben con mayscula sostenida y se indica la pgina donde estn ubicados. No van antecedidos por numerales.
EJEMPLO ESQUEMA DE PGINA DE CONTENIDO

3cm

CONTENIDO 2 interlineas Pg. 2 interlineas 3 1 interlinea 1. TITULO DE PRIMER NIVEL (TITULO O CAPITULO 1 interlinea 1.1 TITULO DE SEGUNDO NIVEL (SUBCAPITULO) 1 interlinea 1.2.1 Titulo de tercer nivel 25
4cm

INTRODUCCIN

8 15

2 interlineas

5 CONCLUSIONES BIBLIOGRAFIA INDICE ANEXOS

27 29 30 40

2 cm

3 cm

121

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11.2.1.9 Listas especiales. En las listas especiales se relacionan los ttulos de las ilustraciones, tales (CDJK) : es cuadros, smbolos, signos, abreviaturas, anexos y otros elementos similares que forman parte del trabajo. El titulo de la lista especial se escribe centrado, en mayscula sostenida, a 3 cm de toda la hoja. Las palabras tabla, figura, anexo y las abreviaturas, entre otras, se escriben con mayscula inicial seguidas del nmero correspondiente, o letra en los anexos, seguido de punto. A continuacin, se escribe el titulo con mayscula inicial, el nmero de la pgina en que est ubicado se coloca en una columna hacia el margen derecho, encabezada con la abreviatura pg. Si el titulo de la tabla, figura, u otros, ocupa ms de un rengln, el segundo y los subsiguientes se escriben contra el margen izquierdo. Entre rengln y rengln se deja una interlinea.
EJEMPLO ESQUEMA DE PGINA DE LISTAS ESPECIALES (TABLAS)

3cm

LISTA DE TABLA 2 interlineas Pg. 2 interlineas Tabla 1 1 interlinea Tabla 2 1 interlinea Tabla 3 26 1 interlinea Tabla 4 38
4cm

5 15

2 cm

3 cm

122

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EJEMPLO ESQUEMA DE PGINA DE LISTAS ESPECIALES (FIGURAS)

3cm

LISTA DE FIGURA 2 interlineas Pg. 2 interlineas Figura 1 1 interlinea Figura 2 1 interlinea Figura 3 26 1 interlinea Figura 4 38
4cm

5 15

2 cm

3 cm

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EJEMPLO ESQUEMA DE PGINA DE LISTAS ESPECIALES (ANEXOS)

3cm

LISTA DE ANEXOS 2 interlineas Pg. 2 interlineas Anexo A 1 interlinea Anexo B 1 interlinea Anexo C 26 1 interlinea Anexo D
4cm

5 15

38

2 cm

3 cm

11.2.1.10 Glosario. Lista alfabtica de trminos con sus definiciones y explicaciones, necesarias para la comprensin del documento. La existencia de un glosario no justifica la omisin de una explicacin en el texto la primera vez que aparece un trmino. El titulo glosario, se escriben con mayscula sostenida, centrado, a 3 cm del borde superior de la hoja. El primer termino aparece a dos interlineas del ttulo glosario, contra el margen izquierdo. Los trminos se escriben con mayscula sostenida seguidos de dos puntos, se deja un espacio y se inicia con minscula. Si ocupa ms de un rengln, el segundo y los subsiguientes comienzan contra el margen izquierdo. Entre termino y termino se deja una interlinea. Su uso es opcional.
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EJEMPLO ESQUEMA DE LA PGINA DEL GLOSARIO

GLOSARIO 2 interlineas PRIMER TERMINO la definicin empieza con minscula 1 interlinea SEGUNDO TERMINO 1 interlinea TERCER TERNINO 1 interlinea CUARTO TERMINO

4cm

2 cm

3 cm

11.2.1.11 Resumen. Presentacin abreviada y precisa, sin interpretacin del contenido, de un documento (vase la norma ISO 214:1976). Para los ensayos y partes de monografas es adecuado un resumen de mximo 250 palabras. Para documentos extensos como informes, tesis y trabajos de grado, no debe exceder de 500 palabras, y debe ser lo suficientemente breve para que ocupe ms de una pgina. La palabra resumen se escribe en mayscula sostenida, centrada a 3 cm del borde superior de la hoja. El texto debe aparecer a dos interlineas de est.
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Al final del resumen se deben usar palabras claves tomadas del texto, las cuales permiten la recuperacin de la informacin.
NOTA: No confundir este resumen con el Resumen Analtico de Educacin (RAE) o el Resumen Analtico de investigacin (RAI), los cuales, se sugiere vayan como anexos, en caso de ser requeridos por la institucin.

11.2.2 Cuerpo de documento. trabajo. Est conformado, en conclusiones y recomendaciones. aparecer en cualquiera de estos acuerdo con la NTC 5613.

Es la parte central del desarrollo d4el su orden, por introduccin, captulos, Las citas y notas de pie de pgina pueden elementos y su presentacin se hace de

11.2.2.1 Introduccin. En ella, el autor presenta y seala la importancia, el origen (los antecedentes tericos y prcticos), los objetivos, los alcances, las limitaciones, la metodologa empleada, el significado que el estudio tiene en el avance del campo respectivo y su aplicacin en el rea investigada. No debe confundirse con el resumen, ni contener un recuento detallado de la teora, el mtodo o los resultados, como tampoco anticipar las conclusiones y recomendaciones.
Se encabeza con la palabra introduccin, escrita con mayscula

sostenida, centrada a 3 cm del borde superior de la hoja, sin numeracin, o puede asignrsele el nmero cero (0) seguido de punto. El texto se inicia a dos interlineas, contra el margen izquierdo.

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EJEMPLO ESQUEMA DE LA PGINA DE INTRODUCCIN

3cm

INTRODICCIN

2 interlineas

2 interlineas

2 interlineas

4cm

2 interlineas

2 cm

LISTA DE FIGURA 2 interlineas Pg. 2 interlineas Figura 1 5

3 cm

1 interlinea 11.2.2.2 Captulos. Son las divisiones mayores del trabajo. En ellos se Figura 2 15 estructura la parte central o desarrollo del documento. 1 interlinea Figura 3

Cada captulo corresponde a un tema 26 de la investigacin y lleva un ttulo 1 interlinea que inicia Figura 4 su contenido, sin anteponer la palabra capitulo. Para la 38 numeracin de los captulos se emplean nmeros arbigos. Las divisiones principales de primer nivel (capitulo) de un documento se numeran en forma continua, empezando por 1. Toda divisin o captulo, a su vez, puede subdividirse en otros niveles y solo se enumeran hasta el cuarto nivel. De la quinta subdivisin en
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adelante, cada nueva divisin o tem puede ser sealada con vietas, conservando el mismo estilo de esta, a lo largo de todo el documento. Las subdivisiones, las vietas y sus textos acompaantes deben presentarse sin sangra y justificados. EJEMPLO Primer nivel nivel 1. 2. 3. Segundo nivel 1.1 1.2 2.1 2.2 3.1 3.2 Tercer nivel 1.1.1 1.1.2 2.1.1 2.1.2 3.1.1 3.1.2 cuarto 1.1.1.1 1.1.1.2 2.1.1.1 2.1.1.2 3.1.1.1 3.1.1.2

El nmero correspondiente al primer nivel lleva punto final. Entre los nmeros que designan las subdivisiones de diferentes niveles se escribe un punto. Despus del nmero que designa el ltimo nivel no se escribe punto. Los ttulos de los captulos se escriben con mayscula sostenida, centrado, a 3 cm del borde superior de la hoja y procedido por el numeral correspondiente. El titulo no lleva punto final y separa del texto por dos interlineas. En los ttulos, cualquiera que sea su importancia, no se dejan espacios entre letras, ni se utiliza subrayado. Los ttulos de segundo nivel(subcaptulos) se escriben con mayscula sostenida al margen izquierdo; no llevan punto final y se presentan a dos espacios del numeral, separados del texto o contenido por dos interlineas. Del tercer nivel en adelante, los ttulos se escriben con mayscula inicial y punto seguido. El texto contina en el mismo rengln, dejando un espacio, despus del punto. No se deben dejar ttulos al final de la pgina, sin texto.

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EJEMPLO ESQUEMA DE PRECENTACION DE CAPITULOS EN EL DOCUMENTO


Entre 2cm y 3 cm

Entre 3cm y 4 cm

1. TITULO DE PRIMER NIVEL (TITULO O CAPITULO) CENTRADO

2 interlineas

2 interlineas 1.1 TIULO DE SEGUNDO NIVEL (SUBCAPITULO) MARGEN IZQUERDO

2 interlineas 1.2.1 Titulo de tercer nivel


4cm

2 espacios

2 interlineas
2 cm

Numeracin de pgina 2 cm

21

3 cm

11.2.2.3 Cita de los nmeros de divisiones y subdivisiones en el texto. Siempre que se cite un texto, un nmero de divisiones o de subdivisin, se debe escribir tres puntos suspensivos antes y tres despus de la respectiva cita.
EJEMPLOS

En seccin 4 vase el numeral 9.2 3er. Pargrafo en 1.1.22

129

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11.2.2.4 Ilustraciones (tablas, cuadros, figuras y otros). Forman parte del contenido de los captulos. Se deben colocar en la misma pgina en que se. Mencionan o en la siguiente. No se debe emplear la abreviatura No. ni el signo # para su numeracin Las llamadas para explicar algn aspecto de la informacin deben hacerse con asterisco y su nota correspondiente. La fuente documental se debe escribir al pie de la ilustracin con los elementos de la referencia de donde se tomo o de quien la elaboro, y no como pie de pgina. El nombre de las ilustraciones (tabla, cuadro o figura) se debe escribir en la parte superior y margen izquierdo de la figura. En su numeracin se deben utilizar nmeros arbigos, en orden consecutivo, a lo largo de todo el texto. Deben llevar un titulo breve sobre su contenido, el cual se ubica en la parte superior, despus de la palabra tabla, cuadro o figura (ambos con mayscula inicial) seguido del nmero correspondiente y punto. Cuando una tabla, cuadro o figura ocupa ms de una pgina, se debe repetir su identificacin numrica, seguida por la palabra continuacin con mayscula inicial, entre parntesis, como el siguiente ejemplo.
EJEMPLO

Tabla 1. (Continuacin)

Los encabezados de las columnas se deben repetir en todas las pginas despus la primera.

130

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EJEMPLO ESQUEMA DE PRECENTACION DE CAPITULOS EN EL DOCUMENTO


3cm

2 interlineas
Figura 2 titulo de la ilustracin
Xxxx XXxx xx xxx xxx xxx

xxxx xx

4cm

XXXX XXXX XXXXXXXX

Nombre de la fuente
2 cm

2 interlineas

Numeracin de pgina 2 cm

21
3 cm

En las tablas o cuadros, cada columna debe llevar su titulo; la primera palabra se debe escribir con mayscula inicial y sin abreviatura. En las tablas, los ttulos de las columnas deben ir entre dos lneas horizontales, mientras que en los cuadros los datos se deben ubicar entre lneas horizontales y verticales cerradas. En cuanto a la presentacin de las tablas, en su numeracin se utilizan nmeros arbigos en el orden consecutivo, a lo largo de todo el texto. Deben llevar un titulo breve, que concrete el contenido de la tabla; este se debe escribir en la parte superior, despus de la palabra tabla (ambas con mayscula inicial) seguida del nmero correspondiente y punto. Cada columna debe llevar un titulo, la primera palabra escrita con mayscula inicial y sin abreviatura, encerrada entre dos lneas horizontales y debe aparecer en la pgina en que se menciona o en la siguiente.

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EJEMPLO

Tabla 5. Desviacin de funciones Funcin Secante Cosecante Cotangente Equivalente en Basic de la VIC Sec (x) = l/ cos (x) Csc(x) = l/sen (x) Cot (x) = l/ tan (x)

Fuentes NTC 1717. Envases de vidrios no retornables para productos alimenticios. Para la presentacin de cuadros, se debe seguir las indicaciones dadas para las tablas, solo diferentes de aquellas en que los datos se ubican entre lneas horizontales y verticales cerradas. Se cierran en un recuadro.
EJEMPLO 1 Cuadro 3. Espesor mnimo para envases de vidrios destinados a alimentos para nios Capacidad en cm Todos los tamaos Fuente Pared (mm) 1,27 Espesor mnimo Fondo (mm) 2, 03

NTC1717. Envases de vidrios no retornables para productos alimenticios.

Nota: En el caso en que el contenido de la tabla o cuadro sea muy extenso, se puede cambiar el tamao de la letra.

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EJEMPLO ESQUEMA DE PRECENTACION DE CAPITULOS EN EL DOCUMENTO


3cm

2 interlineas
Tabla 6 titulo de la tabla XxxxxxxXxxxxxxxx Xxxxxx X xxxxx XX xxxxxxXxxxxx XXX XXXx XxxxxXXXXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxXxxxxXXXxxxxxxx xxxxxxxxxXXxxxxXXX XXX xxxXXxxxxxXXXxxxxXXXxxxxxxxxxx xxxxxxXXxXxxxXXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxXXXXxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Nombre de la fuente 2 interlineas
2 cm

4cm

Cdigo Razn social Ttulo del 11.2.2.5 Conclusiones. Constituye, un capitulo independiente y presentan, informe en forma lgica, los resultados del trabajo. Las conclusiones deben ser la Subttulo respuesta a los objetivos o propsitos planteados. s (si hay)

Se deben titular con la palabra conclusiones, escrita con mayscula sostenida, centrada, a 3 cm del borde superior de la hoja, precedida por el numeras correspondiente y separado del texto por dos interlineas. Cuando se requiera diferenciar cada una de las conclusiones, se recomienda usar vietas y no numerales.. En ningn caso se deben confundir con las recomendaciones.

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EJEMPLO ESQUEMA DE LA PRECENTACION DE LAS CONCLUSIONES

3cm

5. CONCLUSIONES 2 interlineas

2 interlineas

2 interlineas
4cm

2 cm

3 cm

11.2.2.6 Recomendaciones. Son sugerencias, proyecciones o alternativas que se presentan para modificar, cambiar o incidir sobre una situacin especfica o una problemtica encontrada. Cuando estas sean necesarias, se ubican despus de las conclusiones, en un captulo aparte. De acuerdo con la profundidad y la complejidad de la investigacin, las conclusiones y las recomendaciones pueden presentarse como un texto con caractersticas argumentativas, resultado de una reflexin acerca del trabajo de investigacin.

134

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Se deben titular con la palabra recomendaciones, escrita con mayscula sostenida, centrada a 3cm del borde superior de hoja, precedida por el numeral correspondiente y separada del texto por dos interlineas. 11.2.3 Complementarios Se considera parte de este numeral, en su orden: la bibliografa, la bibliografa complementaria, los ndices y los anexos. Con excepcin de la bibliografa, la conclusin de los dems elementos en el documento no es obligatoria. Ninguno de los elemento complementarios va precedido del numeral; los ttulos se escriben en mayscula sostenida, centrado, a 3cm del borde superior de la hoja y separado del texto por dos interlineas 11.2.3.1 Bibliografa. Relacin alfabtica de las fuentes documentales consultadas por el investigador para sustentar sus trabajos. Su inclusin es obligatoria en todo trabajo de investigacin. Cada referencia bibliogrfica se inicia contra el margen izquierdo. Las referencias bibliogrficas que conforman la bibliografa se organizan alfabticamente, segn el primer apellido de los autores citados, o de los ttulos, cuando no aparece el autor es annimo. Cuando haya dos o ms referencia de un mismo autor, se ordenan alfabticamente segn los ttulos, y el autor solo se escriben en la primera fuente. De la segunda en adelante, se sustituye por una lnea de ocho rayas continuas, siempre que no sea la primera referencia de la pgina. En el caso en que se repita el autor y el titulo, las referencias se ordenan cronolgicamente, escribiendo, en primer lugar, la edicin ms reciente, y se reemplazan estos dos elementos (autor y titulo) por dos lneas de ocho rayas continuas, conservando la puntuacin. Cuando la referencia ocupe ms de dos renglones, el segundo y los siguientes se escriben a una interlinea al margen izquierdo y entre referencias, se dejan dos interlineas.
NOTA La NTC 5613 establece los requisitos para la presentacin de referencia bibliogrficas citas y notas de pie de pgina.

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EJEMPLO ESQUEMA DE PRECENTACION DE BIBLIOGRAFIA

3cm

BIBLIOGRAFIA
2 interlineas ALDANA ROZO, Luis Enrique Oldana jornada da internacional de derecho penal; Bogot: Universidad Esternades de Colombia 2 interlineas ALDANA ROZO, Luis Enrique Oldana jornada da internacional de derecho penal; Bogot: Universidad Esternades de Colombia .La Investigacin cientfica ..Buenos Aires: Ariel

ALDANA ROZO, Luis Enrique Oldana jornada da internacional de derecho penal; Bogot: Universidad Esternades de Colombia ALDANA ROZO, Luis Enrique Oldana jornada da internacional de derecho Penal;Luis Enrique Oldana jornada da internacional de derecho Bogot: Universidad Esternades de Colombia.

4cm

ALDANA ROZO, Luis Enrique Oldana jornada da internacional de derecho penal; Bogot: Universidad Esternades de Colombia

2 cm

3 cm

11.2.3.2 Bibliografa complementaria. Relacin alfabtica de las fuentes documentales que no se han utilizado en el trabajo, pero pueden servir de apoyo a otras investigaciones. Se le debe dar el mismo tratamiento que a la bibliografa. 11.2.3.3 ndice. Lista opcional pormenorizada y especializada de los diversos trminos precisos (geogrficos, onomsticos, autores, temas y otros) que se incluyen en el documento, para facilitar su ubicacin en el texto. No debe confundirse con el contenido. Se ubica despus de la bibliografa complementaria, cuando la hay, o se sigue el orden establecido para los complementarios.
136

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El ndice se puede organizar en orden alfabtico, de clasificacin, cronolgico, numrico o de la manera que se requiera para la compresin y presentacin del trabajo. Luego de cada palabra o frase, se escribe una coma seguida del numero de la pagina donde est ubicada esta informacin (vase las normas NTC 1396 e ISO 999)
EJEMPLO ESQUEMA DE LA PRECENTACION DE INDICE

3cm

INDICE 2 interlineas
Autores, temas y otros) que se incluyen en el documento Autores, temas para fcil Autores, temas y otros) que l documento, para Acolitar su ubicacin en el texto Alfabtica de las fuentes documentales que no se han utilizado en el Atrabaj, pero pueden servir de. Se le Aove dar el mismo trtame Alfabtica de las fuentes documentales que no se han utilizado en el Atrabajo, pero pueden servir de apoyo Se le Aube dar el mismo tratamiento que a la bibliografa Alfabtica de las fuentes documentales que no se han utilizado en el Abarajo, pero pueden servir de apoyo a otras investigaciones. Se le Ajebe dar el mismo tratamiento que a la bibliografa Basta opcional pormenorizada y especializada de los diversos Brminos precisos (geogrficos, onomsticos, autores, Bue se incluyen en el documento, para facilitar su ubicacin en el Beato. No debe confundirse con el contenido. Se ubica despus de la Bibliografa complementaria, cuando la hay, o se sigue el orden Butablicido para los complementarios 2 cm

4cm

3 cm

11.2.3.4 Anexos. La anexo y la palabra que lo identifica se escribe en mayscula sostenida, comenzando con la letra A, centrado a 3cm del borde superior de la hoja. Si hay ms de 26 anexos, se debe optar por identificarlos con nmeros arbigos consecutivos. El anexo debe indicar la fuente.
137

RECOMENDACIONES

En la norma encontraremos todo lo que necesitamos para hacer un buen trabajo escrito, se recomienda leer cada uno de sus parmetros y seguir al pie de la letra todas estas instrucciones de ese manual le ser de mucha ayuda ya que en su contenido se encuentra los requisitos, los puntos a seguir, y las anomalas que usted puede presentar al realizar sus trabajos.

BLIOGRAFA

GTC 185 GUIA TECNICA COLOMBIANA

NTC 1486 NORMA TECNICA COLOMBIANA

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ANEXO A (Informativo) A 1 TRATAMIENTO SALUDO Y DESPADIDA


NOTA Los ttulos y cargos correspondientes a damas se escriben como lo establece la Real Academia de la Lengua.

A. 1.1 Tratamiento El tratamiento de cortesa o ttulo acadmico se escribe con mayscula inicial.
EJEMPLO

Seor Seora Doctor Doctora Licenciado Ingeniero Ingeniera Economista, entre otros. cargos se presentan denominaciones femeninas y

Para muchos profesionales


EJEMPLOS

Cargos Alcaldesa Asistente Administrativa Consulesa Gerenta Gobernadora Jueza Jefa Ministra Presidenta Rectora Revisora Fiscal Secretaria General Subgerenta Tesorera Vicepresidenta Vicerrectora

Ttulos Profesionales Abogada Administradora de Negocios Administradora de Empresas Arquitecta Bacteriloga Biloga Marina Comunicadora Social Contadora Pblica Geloga Fsica Nuclear Ingeniera Mdica Microbiloga Odontloga Sociloga Trabajadora Social Diseadora Textil
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Cuando estos ttulos y cargos forman parte de un texto, se escribe con minscula inicial, porque se convierten en sustantivos comunes.
EJEMPLOS Vendr la Ingeniera Alicia Vargas El diseo de la presentacin se encargar a la Jefa de Vetas

A. 1.2 Saludo Se utiliza parecido del ttulo; para las damas, el nombre sencillo o compuesto, segn aparece el destinatario; para los caballeros, los apellidos. Si el saludo es breve y finaliza en dos puntos, se recomienda la despedida seguida de coma; si el saludo es extenso, se recomienda que la despedida termine en punto.
EJEMPLOS Apreciado Seor Botero Garca: Respetada Ingeniera Gloria Mara: Cordial Saludo, Seor Martnez Orjuela:

NOTA El uso de Estimado o Apreciado Seor se hace solamente para personas de confianza.

En el caso de los memorandos y las circulares, en los cuales se incluye el saludo, se presentan los siguientes ejemplos.
EJEMPLOS

Para memorando
Con agrado la saludo e informo que Tengo el gusto de saludarla y Con saludo cordial adjuntamos Con nuestro cordial saludo, les solicitamos Cordial saludo seores y les comunicamos Los saludamos y confirmamos que

Par circular
-

El saludo como parte inicial del texto se escribe a dos interlineas libres despus del asunto.
EJEMPLOS Tenemos el gusto de saludarla, Ingeniera Lucia, y de acuerdo con

Con agrado lo saludamos, Seor Suarez, y le comunicamos Respetuosamente lo saludamos y confirmamos Con nuestro cordial saludo, adjuntamos

A. 1.3 Despedida Expresin de cortesa que se presenta en dos alternativas. Existen despedidas breves seguidas de coma (,).
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EJEMPLOS

Atentamente, Cordialmente, Sinceramente, Respetuosamente,

Tambin se presentan despedidas con frases de cortesa terminadas en punto (.).


EJEMPLOS Agradecemos su gentil colaboracin.

Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta antes de cuatro das. Muchas gracias por su amabilidad y rpida accin. Para nosotros es un gusto servirle. Hasta nueva comunicacin.

A.2 USO DE LA MAYSCULAS Y MINSCULAS

Los nombres propios de personas, lugares, organizaciones, nombre de cargo y dependencia se escriben con mayscula inicial. En espaol se escriben con minscula los das, los meses, los puntos cardinales y las estaciones del ao, excepto despus de punto y al comienzo del prrafo. Para mayor informacin sobre el uso de las maysculas y minsculas, consultar Ortografa de la Lengua Espaola, de la Real Academia Espaola. Igualmente, se deben tildar todas las vocales escritas en mayscula sostenidas, cuando as lo requieran, segn lo establece esta publicacin.

A.3 ESCRITURA DE FECHAS, HORAS Y NMEROS

A.3.1 Fechas y horas A.3.1.1 Aos Los nmero de cuatro cifras que representan aos no se separan con espacio ni con punto.
EJEMPLO Ao 2009 Ao 2010 Ao 2100

A.3.1.2 Fechas Completas Cuando dentro de un texto o documento se escrbela fecha completa, se presenta en orden de da, mes y ao. Los nueve primeros das de cada mes se escriben sin escribir cero antes.
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EJEMPLO 1 de enero de 2009 3 de marzo de 2009 5 de abril 2009 9 de agosto de 2009 La reunin se realizar el 2 de julio de 2009 La visita se program para el 21 de agosto de 2009

A.3.1.3 Fechas abreviadas Cuando se escriben de forma numrica abreviada, se presenta en orden de ao, mes y da. El ao siempre debe ir con los cuatro dgitos para identificar el ao en el cual se gener el documento. Las fechas abreviadas slo se utilizan para indicar el momento en que se recibe el documento, tambin en formatos contables y financieros.
EJEMPLO 2009-04-28

A 3.1.4 Hora La hora del da est basada en el sistema internacional de 24 horas y despus de la cifra se escribe la palabra horas.
EJEMPLO La reunin del comit 188 ser a las 08:30 horas El refrigerio se sirve a las 15:30 horas

A continuacin se presentan las equivalencias horarias:

Tabla A.1 Equivalencias horarias Maana


00:01 00:30 01:00 02:00 03:00 04:00 05:00 06:00 07:00 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 Un minuto despus de la media noche 30 minutos despus de la media noche las 01:00 horas (una de la maana) las 02:00 horas (dos de la maana) las 03:00 horas (tres de la maana) las 04:00 horas (cuatro de la maana) las 05:00 horas (cinco de la maana) las 06:00 horas (seis de la maana) las 07:00 horas (siete de la maana) las 08:00 horas (ocho de la maana) las 09:00 horas (nueve de la maana) las 10:00 horas (10 de la maana) las 11:00 horas (11 de la maana) las 12:00 horas (12 del da o medio da) 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:00 20:00 21:00 22:00 23:00 24:00

Tarde y noche
horas(una de la tarde) horas (dos de la tarde) horas (tres de la tarde) horas (cuatro de la tarde) horas (cinco de la tarde) horas (seis de la tarde) horas (siete de la noche) horas (ocho de la noche) horas (nueve de la noche) horas (diez de la noche) horas (once de la noche) horas (doce de la noche o media noche)

NOTA Para ampliar la escritura de cifras en general, vanse la NTC 1034 y la NTC 1000.

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A.3.2 Cantidades, cifras y otras expresiones numricas Las cantidades dentro de un texto del uno al nueve se escriben en letras y del diez en adelante, en cifras.
EJEMPLO Enviamos dos folletos con un total de nueve hojas cada uno.

Cuando estos nmeros forman parte de un rango, de un grupo o serie, se escriben en cifras.
EJEMPLO La poblacin que se va a evaluar comprende dos grupos: nios entre los 8 y 12 aos; jvenes entre los 13 y 18 aos.

A.3.2.1 Cantidades en letras Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que desde el diecisis al veintinueve se escribe una solo palabra y del treinta y uno en adelante se escriben en tres palabras.
EJEMPLO

16 Diecisis 17 Diecisiete 18 Dieciocho 19 Diecinueve 20 Veinte 21 Veintiuno 22 Veintids 23 Veintitrs 24 Veinticuatro 25 Veinticinco 26 Veintisis 27 Veintisiete 28 Veintiocho 29 Veintinueve 30Treinta

31 Treinta y uno 32 Treinta y dos 33 Treinta y tres 34 Treinta y cuatro 35 Treinta y cinco 36 Treinta y seis 37 Treinta y siete 38 Treinta y ocho 39 Treinta y nueve 40 Cuarenta 41 Cuarenta y uno 42 Cuarenta y dos 43 Cuarenta y tres 44 Cuarenta y cuatro 45 Cuarenta y cinco

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A.3.2.2 Cifras que representan dinero las unidades de mil se separan con puntos. Los decimales se separan con coma. Se recomienda tener presente la NTC 1000 para la escritura de nmeros.
EJEMPLO 760.400,00 843,50

No es necesario escribir la palabra pesos. No se deja espacio entre el signo peso y los nmeros. En el caso de documentos jurdicos, las cifras se escriben en nmeros y luego en letras.
EJEMPLO
$35.000.000.00 (Treinta y cinco millones)

NOTA Para ms informacin sobre reglas de escritura de nmeros y cifras, vase el Diccionario Panhispnico de Dudas, pagina 461 y ss.

A.3.2.3 Cifras en documentos legales Siempre deben escribirse los nmeros en letras y en cifras. La cifra se debe expresar, primero en nmeros y luego en letras que se escriben entre parntesis; lo cual debe conservarse a travs de todo el documento.
EJEMPLOS $1.500,80 (un mil quinientos pesos con 80 centavos) 4,50 m (cuatro metros con cincuenta centmetros)

A.3.3. Otras expresiones numricas A.3.3.1 Nmeros telefnicos Al escribirlos se separan por grupos y con espacios; el indicativo debe ir entre parntesis
EJEMPLOS Telfono Celular o mvil (91) 2502039 312 816 73 80

A.3.3.2 Documentos de identificacin Las series de nmeros de los documentos de identificacin se escriben separando las cifras en grupos.
EJEMPLOS Cdula de Ciudadana Cdula de extranjera Registro nico Tributario Nmero de identificacin tributaria C.C. 32.401.285. C.E. 22.304.544. RUT 32.401.285-1 NIT 850.210.636-1

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Pasaporte

KL 450500 expedido en Bogot D.C

A.3.3.3 Grados, porcentajes y proporciones Siempre se utiliza las cifras, aunque menores de 10.
EJEMPLOS Para grados: Para porcentajes: Para escala: 5 8% 1:1000

A.3.3.4 Unidades de media Al escribir un valor numrico con el smbolo de una unidad de medida, estos se separan por un espacio en blanco. Despus de un signo no debe escribirse punto de puntuacin, salvo por regla ortogrfica; en cuyo caso se deja un espacio que separa al smbolo del punto de puntuacin.
EJEMPLOS 1 m, 1 g, 1 cm Tabla A.2 Ejemplos de medidas y smbolos
Smbol o Unidad de medida Smbol o Unidad de medida smbolo

Unidad de media

Smbolo

Unidad de medida

Metro lineal

kilometro

km

Hectmetro

Hm

Tonelada

Metro cuadrado Metro cubico

m m

decmetro centmetro milmetro

dm cm mm

Decmetro kilogramo

Dm kg

gramo miligramo

G mg

NOTA para esta informacin, vase la NTC 100

A.4 PLEGADO DE LOS DOCUMENTOS Se recomienda no doblar los documentos para evitar que con el tiempo se borren parte de texto. En caso de utilizar sobres, se recomienda tener en cuenta que el doblez es diferente, segn se trate de guardar el documento en sobre rectangular, sobre con ventanilla, sobre tamaos carta u oficio.

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A.4.1 Documentos de un solo folio A.4.1.1 Para sobre rectangular Se lleva al borde inferior de la hoja hasta aproximadamente tres o cuatro centmetros arriba de la mitad del papel, se efecta el primer doblez y se trae el borde superior de la hoja hacia abajo para hacer el ltimo doblez. Se inserta el documento en el sobre, de forma que el extraerlo quede en posicin de lectura. A.4.1.2 Para sobre con ventanilla Se hace de acuerdo con las dimensiones del sobre que emplee cada organizacin, teniendo cuidado de que se puedan leer todos los datos del destinatario. A.4.2 Documentos con ms de dos folios Cuando el documento consta de ms de dos folios, se recomienda no utilizar sobre rectangular. Lo ms conveniente es utilizar el sobre de manila carta u oficio, dependiendo del tamao y cantidad de folios de los documentos que se van a enviar.

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ANEXO B (Informativo) SOPORTES, TINTAS, MEDIOS DE ALMACENAMIENTO, DIFUSION Y CONSERVACION. B.1 SOPORTES, ALMACENAMIENTO Y CONSERVACION Cada organizacin es responsable por la adecuada presentacin, almacenamiento y conservacin de los documentos y la informacin que genera y para ello deben incluir en sus programas de gestin de documentos e instructivos internos, las pautas que aseguren la proyeccin de la imagen corporativa y la integridad de la informacin desde el momento de su produccin. Los avances tecnolgicos permiten que toda tipo de soportes electrnicos y digitales, cuyo manejo requiere de cuidado especial; pero el papel continua siendo el soporte ms utilizado y se recomienda adoptar las normas ms relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como: NTC 4436, papel para documentos de archivo, requisitos para la permanencia y durabilidad. En lo que se refiere al papel, se recomienda utilizarlo con gramaje entre 75 gramos y 90 gramos (g/m), libre de acidez para evitar que con el tiempo tome color amarillento. Se recomienda, especialmente, que las actas, informes y documentos histricos se impriman sobre este tipo de papel y que su almacenamiento sea en carpetas y cajas cuyo material no presenta acidez que afecte la conservacin de texto. NTC 2676 aplicada a soportes digitales segn caractersticas dimensionales, fsicas y magnticas. Se recomienda seguir instrucciones dadas por los fabricantes de todo tipo de soportes electrnicos y digitales; cuidando la recuperacin, copiado y reproduccin estn libres de virus informticos y que la produccin de Backus se adapten correctamente.

B.2 TINTAS Las tintas de impresin deben poseer estabilidad qumica, ser insolubles en contacto con la humedad, no presenta modificacin de color y no transmitir acidez al papel.
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Para las firmas se recomienda no utilizar estilgrafo de tinta mojada y menos de color, ya que est puede traspasar al otro lado del papel o presentar acidez que lo rompe con le tiempo. Se recomienda firmar los documentos con tinta seca negra de excelente calidad, no soluble a la humedad o agua.

B.3 MEDIOS DE DIFUSIN B.3.1 Va fax Cada organizacin es responsable del manejo adecuado de este equipo cuyo propsito es agilizar el envi de documentos. Cuando se utiliza papel qumico (papel trmico) para la impresin de los faxes, se recomienda reproducirlos o fotocopiarlos sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad. Este papel contiene demasiada acidez y la luz, el calor y la manipulacin borran los caracteres impresos en el. Adems, transmite acidez a los dems documentos y los pone amarillos.

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ANEXO C (Informativo) BIBLIOGRAFIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Consejo Directivo. Acuerdo 006, por medio se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas. Bogot D.C., 30 de diciembre de 2001. CAMARA DE COMERCIO DE BOGOT. Gua del servicio mercantil. Gua para la elaboracin de actas de sociedades. Nro.19, Bogot, julio de 2004, copia. CODIGO DE COMERCIO. Ley 410 de 1971. Bogot, legislativo. COLOMBIA, CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 525 DE 1999 (agosto 18), por medio de la cual se define y reglamento el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial No. 43.673, del 21 de abril de 1999. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PBLICA Decreto 1145 DE 2004 (abril 14). Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de Informacin Administrativa del Sector Publico, SUIP. Diario Oficial No. 45.520, de 15 de abril de 2004. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS. Norma Tcnica Colombiana 2676. Elementos de informtica. Cartuchos de disco flexible de 90 mm (3,5 pulgadas).Caractersticas dimensionales, fsicas y magnticas. Bogot.37. 5p.

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ANEXO D (INFORMATIVO)

REDACCN La presentacin de un documento escrito debe lograr: A1 CLARIDAD Hace comprensible un texto escrito y fcil de entender. Se logra cuando se evitan las generalizaciones, las ideas incompletas o desorganizadas, las palabras rebuscadas o ambiguas y los trminos tcnicos o tecnolectos sin la explicacin correspondiente. Se pierde por el uso inadecuado de los signos de puntuacin, de los elementos como adverbio, articulo, conjunciones, preposiciones y pronombres. A2 CONCISION Relacionada con la brevedad, la sntesis o economa lingstica. Se obtiene utilizando el menor nmero de palabras y eliminndolos detalles innecesarios A3 PRECISION Expresa un solo sentido o interpretacin mediante el empleo de palabras adecuadas que correspondan exactamente al significado que se quiere trasmitir, evitando los trminos vagos, las metforas o las anfibologa (ms de un significado). A4 SENCILLEZ Se refleja en la redaccin utilizando palabras simples, sin rebuscamiento ni tecnicismo excesivos y sin expresiones coloquiales. A5 VIGOR EXPRESIVO Se logra a travs de la riqueza y variedad del vocabulario. A6 ADECUASION Consiste en escoger la opcin lingstica ms apropiada, de acuerdo con la clase de texto que se escribe, para lograr el objetivo propuesto. En el caso
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de la monografa se hace relacin a la objetividad, n buen nivel de formalidad y uso de la terminologa del campo especfico A7 COHERENCIA Propiedad del texto que se refiere al proceso de la informacin y selecciona lo relevante, mantiene la unidad y organizacin del texto a travs de estructuras lgicas, manejo de prrafos y de captulos; o a travs del orden cronolgico, espacial, etc. Y de otros factores de acuerdo con cada trabajo. A8 COHECION Es una propiedad superficial del texto y hace referencia a las formas de relacin entre oraciones, tiene que ver con los diversos medios gramaticales que se emplean para lograr su vinculacin: conectores, adverbio, preposiciones, artculos, pronombres, con la puntuacin y con otros sistemas de conexin.

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ANEXO E (Informativo) BIBLIOGRAFIA ISO 214;1976,Documentation. Adstracts tor Publications and Documentation. NTC 1000: 1993, Metrologa. Sistema Internacional de Unidades. NTC 1001:1975, Papel, Formatos. NTC1034:1994, Documentacin, elementos de intercambio de informacin. Representacin de fecha y tiempos. NTC 1075:1994, Documento. Numeracin de divisiones y subdivisiones en documentos Escrito. UNE 50136, Documentacin, tesis, presentacin datos y formato de

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