Office des publications officielles des Communauts europennes

DIRECTION A - PRODUCTION
UNIT OP/A/5 - DITION LECTRONIQUE ET DIFFUSION INTERNET

Luxembourg, le 28 juillet 2000

Rf: PhL/mvs pdf-recommandations.doc DG OPOCE - OP/A/5

Recommandations pour une production optimale des PDF

Version 1.0

Table des matires

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Pourquoi ce document ? ................................................................................................2 Audience.......................................................................................................................3 Poste de production.......................................................................................................3 Rglages dAcrobat Distiller...........................................................................................8 Amlioration des PDF .................................................................................................14 Recommandations pour les serveurs.............................................................................17 Assurance Qualit........................................................................................................18

2, rue Mercier - L-2985 Luxembourg Tl. (352) 29 29-42855 fax (352) 29 29-42850 http://eur-op.eu.int

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1.

POURQUOI CE DOCUMENT ? La multiplication des sources et des intervenants pour la production des fichiers ncessaires aux Institutions Europennes fragilise la constitution des fichiers PDF. Pour des raisons dhomognit et de cohrence des fichiers, nous sommes amens publier ce guide de production.

Contraintes techniques Les documents produits doivent respecter un ensemble de contraintes qui ne sont pas toujours prises en compte par les intervenants. Dans certains cas, la production nest pas homogne pour un intervenant identique. 1.1. Contraintes de taille Les fichiers tant fournis en CD-ROM et sur rseau, il est primordial quils aient une taille optimale pour le moins performant de ces vecteurs. 1.2. Contraintes dindexation Lindexation en texte complet est une des particularit des documents PDF. Il faut prendre quelques prcautions dans les logiciels auteurs (crnages, polices, ...) pour que les fichiers PDF contiennent des mots entiers indexables et non des suites de caractres sans aucun lien. 1.3. Contraintes de visualisation Lors de leur ouverture sur le poste client, il est souhaitable de garantir une homognit entre les modes douverture et de prsentation des documents. Pour cela, il existe un certain nombre de rglages quil suffit de mettre en place. 1.4. Contraintes dimpression Limpression des documents doit permettre une qualit optimum sur nimporte quel poste client.

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2.

AUDIENCE Ce document sadresse aux producteurs de documents PDF (imprimeurs, soustraitants,...), aux quipes charges de mettre ces documents en ligne (WebMasters, ...) et aux quipes de contrle de la validit des fichiers avant leur diffusion. Il est rput admis que le lecteur a une connaissance de base de la solution Adobe Acrobat, et une connaissance gnrale des produits impliqus (Acrobat, Distiller, PDFWriter, Capture).

3.

POSTE DE PRODUCTION Outils de production Adobe met disposition des utilisateurs un ensemble doutils pour adapter la production des PDF laudience et la finalit du PDF produit. 3.1. PDFWriter PDFWriter est une fausse imprimante (imprimante virtuelle). Ce logiciel capture la sortie imprimante native de la plate forme, et en convertit les lments directement en PDF. Comme ce logiciel ne passe pas par PostScript, et utilise le caractre natif de limpression (GDI sur Windows, PICT sur Macintosh), la rsolution est limite celle de la plate-forme, soit 72 dpi. De plus, certaines transformations comme la rotation ne sont pas toujours bien interprtes et produisent des sorties errones. Enfin, le traitement des images complexes, ou des logiciels gnrant directement du PostScript (dessin vectoriel) produisent des images de basse qualit (mme problme que pour la rsolution). Un filtre sera mis en place dans le processus de rception qui dtectera ce type de production et se rservera le droit de refuser ces fichiers. Le seul avantage de PDFWriter est son ct immdiat ; nous verrons quil existe des solutions aussi simples de mise en uvre et de bien meilleure qualit.

Recommandation : Ne pas utiliser PDFWriter.

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3.2.

Distiller La meilleure qualit, et la plus grande souplesse de rglage est fournie par le logiciel Acrobat Distiller. Le principe gnral est de produire un fichier PostScript le plus complet possible, puis de le faire traiter par Distiller pour produire le PDF qui convient. Il est assez difficile de bien paramtrer Distiller pour un usage donn. Adobe a donc, dans sa version 4, cr la notion de joboptions qui regroupent lensemble des rglages en un seul fichier transfrable. De plus, ltape Distiller peut tre partiellement masque lutilisation. Reportez-vous lannexe technique pour savoir comment les institutions peuvent fournir un fichier de paramtrage. 3.2.1. PostScript puis distiller Il est TRES important dutiliser une version de pilote jour, ou ventuellement une version dont la fiabilit est connue (voir Annexe). Il arrive, en effet, que certains drivers (pilotes) trs rcents apportent des erreurs qui nexistaient pas auparavant. (1) Quel PostScript ? Il faut dabord produire un PostScript de qualit, qui reprsente bien ce quil y a dans la publication. Il faut inclure les polices, toutes les polices. La mthode recommande utilise limprimante Acrobat PDF qui appelle Acrobat Distiller automatiquement. Le fichier PostScript intermdiaire est produit, et il faut donc prvoir de lespace disque. Avec les pilotes rcents, il est possible dutiliser limprimante Create Adobe PDF qui a lavantage de gnrer un PostScript intermdiaire page/page ce qui rduit considrablement lespace disque ncessaire. Elle permet aussi de choisir les options de Distiller ds le dialogue dimpression. (2) Version du pilote dimpression Reportez vous lannexe technique pour les versions des pilotes. (3) PPD correspondant Le PPD dtermine auprs du pilote dimpression les caractristiques du priphrique.

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Il dtermine, entre autres, les formats utilisables, la rsolution du priphrique, la gestion ventuelle de la couleur, le nombre de bacs, etc. Il faut distinguer 2 cas de figure : Les documents en noir et blanc ou en niveau de gris peuvent utiliser le PPD de nimporte quelle imprimante. Par contre, il est important dutiliser le PPD dune imprimante couleur (de tout priphrique dimpression couleur) pour les documents couleurs. Dans le cas contraire, le PDF rsultant serait toujours en noir/blanc. Un bon exemple de PPD utilisable est celui des imprimantes Apple. Apple est depuis longtemps prsent dans le domaine des arts graphiques, et ses PPD sont fiables. Dautres marques ont nettement moins soign la fabrication des PPD. Dans le doute il faut utiliser le PPD de Distiller qui se trouve sur le site Adobe, ainsi que dans les dossiers de nombreuses applications Adobe (Illustrator, InDesign, ...) Cas de Microsoft Office (Word) . De plus, pour viter que Word ne repagine le document, il est prfrable de slectionner directement le PPD de Distiller, et donc une des imprimantes Distiller, avant toute mise en pages. (4) Version de PostScript Enfin, il faut utiliser une version de PostScript compatible avec le Distiller. Distiller version 4 accepte du PostScript de niveau 3. Il faut donc gnrer cette version de PostScript comme le montre lcran suivant (5) Macintosh

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(6) Windows

3.3.

Imprimante PDF Cette mthode de production de PDF simplifie le processus en appelant automatiquement le Distiller aprs la production du PostScript qui est effac du disque aprs usage. Elle repose sur le fait que les rglages installs par dfaut dans le Distiller sont ceux que lon veut utiliser. En gnral ces rglages sont ceux qui ont t pris en compte lors de lutilisation prcdente de Distiller ; ils peuvent avoir t changs entre temps.

3.4.

Crer Adobe PDF Cette mthode permet daccder aux rglages Distiller directement partir de lapplication qui imprime. De plus cette mthode utilise trs peu despace disque car le PostScript est distill la vole. Elle utilise cependant le Distiller, ce qui conduit une qualit optimale. Crer Adobe PDF est directement intgr Microsoft Word en version Windows. Elle est slectionnable comme imprimante particulire sur Macintosh.

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Exemple :

PDF Maker (ne pas confondre avec PDFWriter)

Cette macro Word permet de reproduire un document Word en conservant les enrichissements et les liens crs dans Word. Elle communique avec Distiller, ce qui permet un grand contrle de la qualit du PDF produit.

Recommandation : Utiliser Distiller travers limprimante Crer Adobe PDF aprs avoir paramtr Distiller comme expliqu au chapitre suivant.

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4.

RGLAGES DACROBAT DISTILLER 4.1. Choix de la version Les numros de version mentionns dans cette section sont les numros de version des produits. La version 3 dAcrobat gnre des fichiers PDF en version 1.2 de ce format de fichier, alors que les versions 4 dAcrobat peuvent gnrer des fichiers au format 1.2 (version 3 du produit) ou au format 1.3 (version 4 du produit). Il est convenu que nous ne mentionnerons que des numros de version des produits, pas ceux des formats de fichier PDF. 4.1.1. Versions antrieures la version 3 Il est dconseill dutiliser ces versions car elles ne permettent pas un rglage optimal, principalement en ce qui concerne loptimisation pour la diffusion Internet. 4.1.2. Version 3 Les fichiers produits avec la version 3 de Distiller sont lisibles sans trop de problme sur toutes les machines quipes du logiciel de lecture en version 3. 4.1.3. Version 4 Les fichiers produits avec la version 4 peuvent tre rendus compatibles version 3. Cest ce rglage quil faut utiliser car la base installe des lecteurs de fichier PDF en version 4 nest pas encore aussi importante que la base installe en version 3. Dautre part, les fonctionnalits apportes par la version 4, en dehors de lergonomie des produits, ne sont pas utiles dans le cadre de ce document.

Recommandation : Produire des fichiers compatibles Acrobat 3 mme avec la version 4.xx

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4.2.

Dossiers de contrle

Pour quAcrobat Distiller puisse inclure les polices, il faut vrifier dans cet cran que les chemins daccs lui soient connus. Par dfaut, Acrobat Distiller cherche dans les polices systme et dans le dossier Font dAcrobat. 4.3. Gnral

Dans cet cran, vrifiez que vous choisissez les options Compatibilit Acrobat3, Pas ASCII (fichiers plus volumineux), Optimiser avec vues miniatures. Choisir une rsolution moyenne, 600 dpi.

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4.4.

Polices

4.4.1.

Remarques prliminaires Ce sujet est trs dlicat. Il ncessite une attention particulire en fonction du but recherch. Il faut prter une attention particulire aux formats de polices (PostScript ou TrueType), leur inclusion ventuelle dans le fichier produit ainsi qu leur encodage (prsence des caractres accentus).

4.4.2.

Types Le format prfr est PostScript. La conversion des polices TrueType pose quelques problmes. Il faut indiquer au pilote dimprimante dutiliser les contours des polices lors de leur conversion en PostScript. De cette faon, les encombrements des polices sont conservs et le formatage du document dorigine sera respect.

4.4.3.

Encodages Le codage des caractres accentus dpend de la plate-forme. Acrobat Distiller 4 corrige un grand nombre de problmes qui rendait impossible laffichage et/ou limpression des caractres accentus. Il est recommand dutiliser Acrobat Distiller en version 4 pour viter ces problmes. Utilisez la version 4 mme si les fichiers produits sont en version 3.

4.4.4.

Inclusion Acrobat inclus un mcanisme intressant.

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Si la police utilise dans le document dorigine nest pas disponible sur le poste de consultation, elle est substitue par une police ayant un aspect similaire, mais surtout dont lencombrement (chasse, corps) permet le respect de la mise en page initiale. Malheureusement, dans certains cas, les polices du poste portent le mme nom que la police dorigine, mais ne sont pas les mmes. Pour remdier ce problme, il est recommand dincorporer vos polices dans le document. De plus, il faut activer loption inclure des jeux partiels 100 % ce qui a pour effet de renommer les polices dans le fichier PDF assurant ainsi lunicit des polices utilises. La contrepartie est un alourdissement du fichier, sensible pour les petits documents.

Problmes de licence
Le format des polices TrueType autorise le crateur des dites polices en interdire linclusion dans les fichiers PDF. Une erreur dinterprtation de ce format par Distiller 4.0 a bloqu toute tentative dinclusion des principales polices. Distiller 4.05 est moins restrictif. Si un crateur de police TrueType a expressment interdit son inclusion, Distiller ne linclura pas. En conclusion, il faut utiliser Distiller 4.05 et viter dutiliser des polices TrueType dont lauteur a interdit linclusion. Ce problme ne se pose pas avec les polices PostScript. Recommandation : Inclure toutes les polices, activer la fonction jeu partiel 100 %. viter les polices TrueType. Prfrer les polices PostScript de type 1. Vrifier laspect du document sur un poste ne disposant pas des polices utilises.

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4.5.

Compression

Pour que les fichiers soient lisibles sur les crans, une rsolution de 72 dpi est suffisante. Les fichiers doivent tre les plus compacts sans trop altrer la qualit. Pour cela, choisir des taux de compression moyens, et une mthode automatique. Demander systmatique ment la compression des textes et dessins au trait.

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4.6.

Couleurs

Vous trouverez des explications de ces recommandations au paragraphe Assurance Qualit

4.7.

Fonctions Avances

Dune faon gnrale, ignorez les rglages avancs.

Recommandation : Choisir la compatibilit Acrobat 3, optimiser les fichiers. Inclure toutes les polices, activer la fonction jeu partiel 100 %. viter les polices TrueType. Vrifier laspect du document sur un poste ne disposant pas des polices utilises.

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5.

AMLIORATION DES PDF Les fichiers reus doivent tre enrichis des informations gnrales. Ces informations sont quelquefois produites directement par lapplication dorigine (FrameMaker, par exemple). Sinon, il faut les entrer dans Acrobat. Pour inclure ces informations, il est possible dintervenir sur fichier PostScript avant sa conversion par Distiller. Il est souhaitable que le titre, le crateur, la version, les dates et les mots-cl reprsentant le document soient fournis. Les documents doivent tre optimiss.

5.1.

Distinguer Multimdia et prpresse Lors de la production des PDF, il ne faut pas inclure de fonctionnalits multimdia comme des animations, des films, des sons et autres qui ralentissent normment limpression, et arrivent la bloquer. Recommandation : Veiller demander aux auteurs de ne pas inclure de fonctionnalit multimdia dans des documents destins limpression.

5.2.

Informations gnrales sur le document

5.2.1.

viter ceci

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5.2.2.

Bon exemple

5.3.

Caractristiques du document 5.3.1. tat louverture

Le document doit souvrir sur la premire page, en mode pleine largeur, sans les signets.

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5.3.2.

Protection Aucune protection daucune sorte ne doit tre attribue au fichier.

5.3.3.

Indexations Les fichiers sont indexs sur les CD et sur les serveurs. Il faut sassurer que lapplication ayant servi crer le document gnre des mots complets sans les couper. Les applications capables de grer le crnage entre caractres ont pour consquence dclater les mots en suites de caractres indpendants, rendant impossible leur indexation. Si vous utilisez de telles applications, invalidez les fonctions de crnage ou utilisez des polices sans gestion interne du crnage. Dans lannexe technique, nous listons un certain nombre doutils permettant de vrifier quil y a des mots dans le fichier PDF et non des suites de caractres spars. Cette vrification est possible sur le fichier PostScript produit par lapplication. Elle est cependant assez technique.

Recommandation : Penser renseigner les informations sur le document. Les documents doivent souvrir en mode pleine largeur la premire page. Supprimer tous les artifices de transition et autres.

6.

RECOMMANDATIONS POUR LES SERVEURS Les fichiers PDF fournis doivent tre optimiss. Cela signifie que la premire page du document peut tre fournie au navigateur, sans obliger le chargement complet du document. Lors de linstallation dun serveur de fichiers PDF, il faut activer, sur le serveur, un protocole appel ByteServing qui permet au serveur de nenvoyer quune partie dun document.

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7.

ASSURANCE QUALIT Cette section dcrit les points vrifier avant de produire ou de livrer un document PDF. 7.1. Recommandations gnrales Les documents doivent avant tout tre imprimables, indexables et suffisamment compacts pour tre tlchargs partir des serveurs des Institutions Europennes. Lors de la production du fichier PostScript, toutes les polices doivent tre incluses. Les polices doivent tre incluses dans la production du PDF, avec un jeu partiel rgl 100 %. Il faut gnrer des documents PDF sans extension multimdia (sons, vidos, effets de transition, ...) Dans le rglage de Distiller, ignorer les rglages de longlet Avancs.

7.2.

Distiller pour documents Noir et Blanc 7.2.1. Cas des J.O. standard

7.2.1.1. Gnralits

Compatibilit : 3
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Dcocher format ASCII Cocher Optimiser Dcocher Crer vues miniatures Rsolution : 600 dpi Reliure : gauche

7.2.1.2. Compression

Dans le cas des documents en noir et blanc, seuls les rglages de compression des textes et images au trait sont significatifs.

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7.2.1.3. Polices

Inclure toutes les polices, jeux partiels 100 %. Vider les listes Toujours incorporer et Ne jamais incorporer Stopper le travail sil y a une erreur.

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7.3.

Distiller pour documents couleurs

Cas des J.O. particuliers (formules, images en couleurs,...) et des documents dinformation gnrale, par exemple.

7.3.1.

Gnralits

Compatibilit : 3 Dcocher format ASCII Cocher Optimiser Dcocher Crer vues miniatures Rsolution : 1200 dpi Reliure: gauche

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7.3.2.

Compression

Autoriser les rchantillonnages 150 dpi.

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7.3.3.

Polices

Inclure toutes les polices, jeux partiels 100 %. Vider les listes Toujours incorporer et Ne jamais incorporer Arrter le travail sil y a une erreur.

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7.3.4.

Couleur

Veiller demander convertir les couleurs dans les espaces colorimtriques par dfaut.

Recommandation : Distinguer les cas Noir/Blanc et Couleur. Incorporer les polices, avec jeu partiel 100%

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