DIRESA PUNO

OFICINA EJECUTIVA DE CONTROL INSTITUCIONAL

MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE TESORERIA DE LA RED DE - JULI DEL PERIODO 2009

I.

INTRODUCCIN

La Comisin de Auditoria del rgano de Control Institucional de la Direccin Regional de - Puno, como parte del Examen Especial al rea de Tesorera de la entidad ; correspondiente a los periodos 2009, se ha efectuado el estudio y evaluacin del sistema de control interno de las reas Administrativas de la RED de Juli, en cumplimiento de las Normas de Auditoria Gubernamental NAGU 3.10 Evaluacin de la Estructura de Control Interno. El sistema de control interno comprende sobre el plan de organizacin, los mtodos, procedimientos y la funcin de auditora interna, establecidos dentro de una entidad pblica para salvaguardar su patrimonio contra el malgasto, prdida y uso indebido, verificar la exactitud y veracidad de la informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones y comprobar el cumplimiento de los objetivos y polticas de la Entidad. Nuestra revisin revel ciertos cambios que debern ser hechos, a fin de permitir a la Alta Direccin, salvaguardar los activos de la Entidad. Nuestro estudio y evaluacin del sistema de control interno, no revela necesariamente todas las debilidades en el sistema de dichas unidades, en virtud al carcter selectivo de las pruebas sobre los registros y la informacin examinada. Sin embargo, dicho estudio y evaluacin revel algunas observaciones sobre debilidades de control interno y procedimientos administrativos, los mismos que fueron discutidos con los funcionarios responsables. A continuacin detallamos las observaciones detectadas al finalizar nuestro estudio y evaluacin del control interno, as como las recomendaciones pertinentes:

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II.

DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO

1. EN LA RED DE - JULI.

NECESIDAD DE PRACTICAR ARQUEOS DE FONDOS Y VALORES

De nuestra revisin a los archivos existentes en el rea de tesorera de la Red de - Juli, no consta haberse practicado Arqueos de fondos y valores en los periodos 2009 por parte de la Unidad de Economa Por lo que la Comisin de Auditoria, ha efectuado el Arqueo de Caja, el da 29 de agosto del ao 2010, en el que se advierte que: La habilitacin de fondos para caja chica se habilita al Sr. Gilberto Rivas Capa en su totalidad por S/ 3,950.00 el mismo que realiza la distribucin a las micro redes bajo Declaraciones Juradas as como se detalla a continuacin: Declaracin Jurada N 08 Sra. Elisa Maron Mamani; se le asigna la suma de S/ 1,450.00 por concepto de caja chica de micro red desaguadero. Declaracin Jurada N 04 Sra. Marta Montes de Oca Mollinedo se le asigna la suma de S/ 800.00 para fondos de pagos en efectivo de micro red zepita Declaracin Jurada S/N Sr. Romel Beliz Castillo se le asigna la suma de S/ 700.00 por concepto de caja chica de micro red pomata. As mismo existen planillas pendientes de pago del ao 2009; por movilidad local que hacienden a un total de S/ 399.00 que a la fecha no han sido cobrados por los beneficiarios, estando los fondos en el rea de tesorera, as como se detalla a continuacin: C/P - 2178 Planilla Movilidad Local 29-Dic-09 280.00 C/P - 1908 Planilla Movilidad Local 12-Dic-09 15.00 C/P - 2126 Planilla Movilidad Local 28-Dic-09 40.00 C/P - 1433 Planilla Movilidad Local 21-Sep-09 39.00 C/P - 1932 Planilla Movilidad Local 14-Dic-09 25.00 Sobre el particular, la Norma Tcnica de Control Interno para el Sector Pblico NTC 230-12 Arqueos de Fondos y Valores, aprobado segn Resolucin de Contralora N 072-98-CG, de fecha 26 de junio de 1998, seala que: deben practicarse arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de fondos y valores bajo custodia para garantizar su integridad y disponibilidad efectiva. El arqueo de fondos y valores permite detectar cualquier situacin de carcter irregular, en cuyo caso, sta debe ser comunicada inmediatamente a la Direccin de la Red de - Jul. o a quien haga sus veces, para la adopcin de las medidas correctivas que el caso amerite. Esta situacin se debe a que los funcionarios competentes tales como: el Jefe del rea de Tesorera, el Contador y el Administrador no vienen practicando los arqueos sorpresivos sobre la totalidad de los fondos y valores bajo custodia. Este hecho genera un riesgo potencial respecto a los fondos y valores bajo custodia, y que garanticen su integridad.
RECOMENDACIN

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La Oficina de Administracin de la Red de - Juli, practique los arqueos de fondos y/o valores en forma integral, y que se realicen por lo menos con una frecuencia trimestral y al cierre del ejercicio fiscal, a fin de determinar su existencia real que permita la conciliacin con los saldos contables. As mismo se disponga que el giro de fondos para caja chica se realice en forma personal para cada responsable de cada red. El rea de Tesorera, en un lapso de 30 das logre los pagos pendientes existentes del periodo 2009 sobre planillas por movilidad local, bajo responsabilidad.

2.

NECESIDAD DE CONTAR CON UNA CAJA FUERTE QUE PERMITA BRINDAR SEGURIDAD A LOS FONDOS DE LA ENTIDAD.

De acuerdo al Acta de Verificacin de fecha 11 de enero de 2009, se determin que existe una Caja Fuerte de marca OFITECMEER, cerrado por no contar con la clave correspondiente, as mismo se desconoce sobre la ubicacin de la llave.

La Caja Fuerte se encuentra ubicado en un ambiente del Unidad de Tesorera - rea de giros se cheques, en la que se encuentran trabajando 2 servidores, seores Miguel Perez Ballena y Ricardo Rojas, por lo que no brinda seguridad adecuada. Situacin que inobserva la Norma Tcnica de Control 230-05 Medidas de Seguridad para Cheques, Efectivo y Valores, dispone en el numeral 03 "La Tesorera tiene responsabilidad sobre la custodia de fondos, cheques, cartas fianza y valores negociable; por ello es conveniente que las instalaciones fsicas de las unidades de Tesorera tengan ambientes con llave, muebles especiales, cajas fuerte, bvedas, etc.. Segn necesidad de cada situacin". Esta situacin es debido a que la Caja Fuerte, se encuentra inoperativo, por falta de la llave y clave para su uso correspondiente. Este hecho genera un riesgo potencial, respecto a la seguridad de las instalaciones fsicas de las Unidad de Tesorera. As como en la custodia de fondos de la Entidad en una Caja Fuerte.
RECOMENDACIN

La Oficina de Administracin, deber asignar un ambiente adecuada para el uso de la Caja Fuerte existente, y disponer su operatividad de la Caja Fuerte y establecer procedimientos adecuados referentes al acceso hacia el ambiente donde se encuentra la Caja Fuerte, el acceso de personal ser debidamente autorizado.

3.

AUSENCIA DE UNA SUPERVISIN DE PARTE DE LA OFICINA DE ECONOMA Y UNIDAD DE TESORERA AL PERSONAL QUE LABORA EN LA UNIDAD DE TESORERA

De acuerdo a la informacin suministrada por parte de la Oficina de Economa y la Unidad de Tesorera a la Comisin de Auditora, es en forma incompleta e inexacta

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sobre las aseveraciones sealadas en las Notas a los Estados Financieros del ejercicio fiscal del 2009. Por lo que se aprecia que dichos funcionarios y servidores encargados de las actividades de monitoreo, y responsables de examinar el trabajo realizado por el personal subordinado no se viene cumpliendo en forma adecuada, que permita cumplir con la supervisin al personal que labora en las referidas oficinas. Este hecho inobserva a lo dispuesto por la Norma 100.08 Monitoreo de Controles Internos, aprobado por Resolucin de Contralora N 072-98-CG del 26 de Junio de 1998, del Numeral 2 de Comentarios que menciona: "Los funcionarios encargados de las actividades de monitoreo son responsables de examinar el trabajo realizado por el personal subordinado y aprobar cuando proceda, el trabajo en puntos crticos; debiendo proporcionar directrices y la capacitacin necesaria para minimizar errores, despilfarros, actos irregulares o ilcitos, as como asegurar el cumplimiento de las polticas establecidas por la Direccin. La situacin expuesta es un riesgo potencial respecto a la seguridad del manejo econmico y financiero de la Entidad, por cuanto no se pone en prctica la Norma de Monitoreo de Controles Internos.
RECOMENDACIN

El Director General de Administracin, disponga que el Director de Economa y la Unidad de Tesorera funcionarios y servidores encargados de las actividades de monitoreo, y responsables de examinar el trabajo realizado por el personal subordinado, cumplir con la supervisin al personal que labora en las referidas oficinas.
4. LOS SERVIDORES QUE MANEJAN O CUSTODIAN DE FONDOS Y VALORES NO CUENTAN CON LA GARANTA CORRESPONDIENTE

Se ha evidenciado que los trabajadores que manejan y custodian fondos, responsable de la custodia de Fondo Para Pagos en Efectivo, responsable de recaudaciones, pagadora incluyendo el Director Ejecutivo de Administracin, no cuentan con el respaldo de una garanta razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad. Situacin que contraviene, segn lo dispone la NTC N 230.04 Garanta de Responsables del Manejo o Custodia de Fondos y Valores, en el numeral 01. La garanta, tambin se denomina fianza, es un mecanismo que permite reducir el riesgo inherente de una Entidad, ante situaciones de prdida, Incumplimiento, deterioro, mal manejo etc., de los recursos que desea proteger". La situacin descrita se debe a que la Administracin de la Entidad, no viene implementado en forma oportuna las recomendaciones derivadas de acciones de control desde ejercicios anteriores.

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Este hecho genera un riesgo potencial ante situaciones de prdida, incumplimiento, deterioro, mal manejo de los recursos de la Entidad.
RECOMENDACIN

La Direccin General, deber disponer mediante la Oficina de Administracin, se logre una garanta econmica de carcter personal, mediante un seguro de deshonestidad a favor de la Entidad, que respalde por los actos ilegales en que podran ocurrir los empleados responsables del manejo o custodia de fondos o valores.
5. NECESIDAD DE EFECTUAR LAS CONCILIACIONES BANCARIAS DE LA TOTALIDAD DE LAS CUENTAS CORRIENTES DE LA ENTIDAD

Los cargos, abonos que aparecen en estados bancarios no son investigados especialmente de aos anteriores, ni regularizados al mes siguiente de la conciliacin. Respecto a las transferencias de Fondos de la Cuenta Corriente 0701022405 a la Cuenta Corriente 0701-017326 por S/. 5,300.00, las mismas que han sido solicitadas mediante Oficio N 519-2009 de fecha 31.DIC.2009. Al respecto la NTC 230-03 Conciliaciones Bancarias, dispone: "Los saldos contables de la Cuenta bancos, deben ser conciliados con los extractos bancarios, describe en su numeral 02 de Comentarios: "Los saldos de las cuentas bancarias deben ser objeto de conciliacin con los extractos remitidos por el banco respectivo en forma mensual. As mismo debe verificarse la conformidad de los saldos bancarios segn Tesorera, con los registros contables". Esta situacin se debe a que la Administracin de la Entidad, no ha contabilizado por transferencias de fondos, solicitadas al Banco de la Nacin de una Cuenta Corriente a otra Cuenta Corriente. Este hecho genera que los saldos contables de las cuentas bancarias no son confiables y no permiten tomar decisiones correctas a los funcionarios responsables.
RECOMENDACIN

El Director de Administracin, deber disponer mediante la Unidad de Tesorera, que el responsable de las conciliaciones bancarias cumpla en formular las conciliaciones dentro del plazo de 5 das de recibido los extractos de la entidad bancaria, y efecte los ajustes correspondientes.

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CPC. ADAM ALFREDO QUESADA MIRANDA JEFE DE COMICION

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