Administracin Financiera 1

Objetivos de la Unidad
El estudio del contenido de esta Unidad contribuir a que usted adquiera las competencias para:

Establecer los aspectos ms crticos de la administracin de cuentas por cobrar y recibir algunos elementos de juicio que le ayudarn a controlarlas en la forma ms adecuada.

UNIDAD 6

ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRAR

buen Administracin de Cuentas por Cobrar. ciertos

administrador estndares de

establece crdito.

Solamente dar crdito a algunas personas que estn dentro de ciertos lmites. Estos lmites o estndares de crditos pueden ser muy estrictos, con lo cual se les dar crdito a muy pocos clientes. Con estndares de crdito estrictos, la empresa Los muy reduce al mnimo su riesgo de tener malos estndares de clientes. crdito

Cuentas por cobrar; son todas las ventas al crdito. Para administrarlas adecuadamente, se ha diseado este curso. El pequeo empresario debe tener presente que el volumen de las cuentas por cobrar se determina mediante tres factores: 1. 2. 3. El volumen de las ventas al crdito. El volumen de la cobranza. El periodo promedio entre la venta y la cobranza. Para mantener las cuentas por cobrar a un nivel aceptable, hay que tomar en cuenta: a) Los estndares de crdito. La principal razn por las que se da mercanca al crdito es para incrementar las ventas. Hay personas que compran si solamente al crdito. Tambin el crdito permite vender ms. Sin embargo, la venta al crdito corre el riesgo de que cueste mucho cobrarla o de que no sea cancelada. Tomando en cuenta esto, el

estrictos cierran el camino a gran nmero de ventas. Este es el aspecto difcil que debe manejar el buen administrador, encontrar el equilibrio entre el "costo" de dar crdito con los beneficios de lograr ventas mayores. El pequeo empresario debe darse cuenta de que LA ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRAR IMPLICA COSTOS, ya que la empresa tendr mayores prdidas si las cuentas morosas se vuelven incobrables. Tener cuentas por cobrar lleva consigo el trabajo de controlar esas cuentas, tarea que consume tiempo del empresario y, al crecer las ventas, el dinero del salario de un empleado. As pues, la cobranza implica costos: en tiempo y en dinero. Es necesario que el pequeo empresario est

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capacitado

para

juzgar

la

crdito IMPLICA UNA PROMESA DE PAGO. b) La capacidad de pago. Al administrar las cuentas por cobrar, evaluamos la capacidad del cliente de pagar las cuentas. Esto se mide, consultando los registros de sus cuentas pasadas. Tambin es til averiguar otros datos del cliente: - Cunto gana, si est trabajando. - Si tiene negocio propio. c) La capacidad econmica. Se trata de medir la capacidad econmica general de la persona a quien se dar el crdito: - Si vive en casa propia. - Si tiene vehculo propio. - Si informan de l a otras empresas que le vendieron al crdito, etc. d) La garanta. Garanta es cualquier bien que el sujeto de crdito ofrece como respaldo de la promesa de que pagar su crdito. e) La condicin econmica Otro de los criterios que la persona que otorga crditos debe general.

CALIDAD de una cuenta. Al hablar de la calidad de una cuenta, estamos diciendo que habr BUENA CALIDAD y MALA CALIDAD de cuentas. Es decir, pensamos en la probabilidad de que se atrase o que no pague. De manera que una cuenta ser mejor, mientras ms probabilidad haya de que pague puntualmente. Y ser de PEOR calidad al crecer los riesgos de que no pague. Los estndares de crdito debern ser unos elementos que permitan y as MEDIR evitar este tener riesgo

cuentas de mala calidad. Para establecer ser estndares valerse de de

crdito

til

algunos criterios que permiten EVALUAR cuenta y decidir si dar el crdito o no. a) El carcter. Hay que analizar el carcter del cliente, para medir la probabilidad de que pagar sus cuentas. Esto es muy importante, ya que toda transaccin de ventas al

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tomar

en

cuenta

es

la

la

empresa

ofrece

unas

condicin econmica del pas en un momento dado. En una situacin en que mucha gente se est quedando sin empleo, hay que extremar las medidas o tener ms cuidado. Tomando en cuenta los criterios anteriores, la persona que da crditos debe elaborar una lista de las personas a quienes es factible dar crdito, estableciendo la cantidad lmite para cada uno. b) Condiciones de crdito. Nos referimos a los trminos en que se otorga el crdito. Por ejemplo: - Precio de contado si paga a los 30 das. - 2% de descuento si paga a los 10 das. Algunas empresas tienen la costumbre de dar incentivos a las personas que compran al contado o a un plazo mnimo, para estimular las compras al contado. c) Polticas de cobros. Las polticas de cobro se refieren a todas aquellas actividades que desarrolla una empresa para cobrar sus cuentas atrasadas. d)

condiciones de 2% de descuento si se paga a los diez das; y precio de contado a treinta das, se puede tener una poltica de enviar una nota a los diez das, recordando al cliente que a los treinta das se le vence su lmite de compra al precio de contado. A esta carta podra seguir una llamada telefnica, si es posible. Si no ha habido pago a los treinta das, se enviar una nota, urgiendo al cliente que se comunique para establecer un da de pago y avisando qu recargos se harn por el retraso. Despus de un tiempo prudencial y de haber enviado una persona a hacer el cobro, podr amenazarse al cliente con accin judicial y hacerla efectiva. Balance de antigedad: Otra forma til para mantener el control de las deudas, es la elaboracin de un reporte de Balance de Antigedad de Saldos, en el que se clasifican las cuentas, de acuerdo con la fecha de la venta, haciendo un resumen en la forma siguiente:

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CUENTAS POR COBRAR Menos de 30 dias De 30 a 45 das De 45 a 60 das De 60 a 90 das Ms de 90 das

MONTO

PORCENTAJE % 70 11 11 6 2 100

mantener el control necesario sobre sus cuentas por cobrar. Este informe muestra un rengln sano de cuentas por cobrar, porque lo mayora de cuentas por cobrar (70%) tiene menos de 30 das, y las cuentas de ms de 90 das solamente un 2%.

L 2,610.00 L 353.00 L 351.00 L L 191.00 62.00

L 3,218.00

Un informe como el anterior, permite al pequeo empresario