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Plano de Gerenciamento do Escopo Objetivo

Apresentar um diagnstico de riscos que envolva a identificao, avaliao e recomendaes para o tratamento dos riscos inerentes ao projeto de dotar o Instituto Flix Pacheco (IFP) com um moderno sistema de armazenamento de documentos que garanta a disponibilidade integral e a fcil recuperao, de qualquer documento armazenado,

Introduo
Este estudo foi fundamentado em um cenrio que envolve uma pesquisa de mercado sobre riscos no armazenamento e manuteno de documentos de longa temporalidade. As concluses oriundas desta anlise so pautadas na experincia e competncia de nossa consultoria em tecnologia de custdia de documentos, sendo que a implementao do plano de ao extremamente necessria para que os riscos inerentes ao projeto sejam eliminados ou mitigados.

Metodologia
Os riscos elencados neste documento surgiram atravs da tcnica de brainstorming estruturado envolvendo especialistas nos segmentos de arquivologia, restaurao de documentos, tcnicas de indexao e recuperao, planejamento estratgico, engenharia de produtos, planejamento e gerenciamento de projetos. Estatsticos e analistas de riscos tambm atuaram na criao do ranking dos riscos, desenvolvendo estudos probabilsticos e anlises de impacto que o novo arquivo possa provocar na rotina do IFP. A escala de julgamento de valores envolvida na valorao dos impactos e probabilidades utilizada na criao do ranking dos riscos, foi: PROBABILIDADE IMPACTO ALTO 5 5 MDIO 3 3 BAIXO 1 1 IMPROVVEL 0 0

Tabela 1 Valores de estimativa para probabilidade e impacto

Elenco de riscos
Como resultado do brainstorming estruturado e do estudo dos impactos e probabilidades, os seguintes riscos foram explicitados: RISCOS 1. Acurcia dos resultados da pesquisa e recuperao de documentos 2. Mudana comportamental objetivando bem estar, dos usurios que atuam na custdia, manuteno, pesquisa e recuperao de documentos 3. Correta definio do indexador de documentos 4. Contratao de empreiteira competente para execuo da recuperao de documentos danificados 5. Capacidade logstica regional para os materiais necessrios 6. Direcionamento da campanha publicitria voltada a capitalizar confiana no IFP 7. Atrasos na entrega dos equipamentos 8. Atrasos na obra civil 9. Antecipao climatolgica do perodo de chuvas poder comprometer a execuo civil 10. Lanamento de pesquisa de opinio captando melhorias no ponto de vista dos usurios do prdio e do sistema PROBABILIDADE 3 1 IMPACTO 5 5 PxI 15 5

3 3 1 5 3 3 1 1

5 3 3 5 3 3 5 5

15 9 3 25 9 9 5 5

Tabela 2 TOP 10 riscos de fracasso do projeto


Como resultado da valorao da probabilidade versus impacto, o ranking foi reorganizado pela por prioridade de incidncia do risco, conforme demonstrado pela lista priorizada a seguir: RISCOS 1. Direcionamento da campanha publicitria voltada a capitalizar confiana no IFP 2. Acurcia dos resultados da pesquisa e recuperao de documentos 3. Correta definio do indexador de documentos 4. Contratao de empreiteira competente para execuo da recuperao de documentos danificados PxI (Prioridade) 25 15 15 9

5. Atrasos na entrega dos equipamentos 6. Atrasos na obra civil 7. Mudana comportamental objetivando bem estar, dos usurios que atuam na custdia, manuteno, pesquisa e recuperao de documentos 8. Antecipao climatolgica do perodo de chuvas poder comprometer a execuo civil 9. Lanamento de pesquisa de opinio captando melhorias no ponto de vista dos usurios do prdio e do sistema 10. Capacidade logstica regional para os materiais necessrios Tabela 3 TOP 10 riscos de fracasso do projeto

9 9 5 5 5 3

Contramedidas
Objetivando ter uma ao de mitigao dos erros, correlacionamos contramedidas que podem trazer os riscos priorizados para nveis de controle efetivos. Os riscos com prioridades menor ou igual a 5, foram considerados como muito expensivos ou impossveis de uma contramedida que mitigue ou elimine sua ocorrncia. Portanto, tais riscos no possuem aes propostas. RISCOS 1. Direcionamento da campanha publicitria voltada a capitalizar confiana no IFP 2. Acurcia dos resultados da pesquisa e recuperao de documentos 3. Correta definio do indexador de documentos PxI CONTRAMEDIDAS (Prioridade) 25 a) Definir caractersticas da campanha focando a importncia do IFP no poder judicirio brasileiro 15 a) Pesquisar ferramentas de indexao e GED (Gerenciamento Eletrnico de Documentos) 15 a) Realizar pesquisa de campo selecionando os argumentos de pesquisa Crticos, Importantes, Relevantes, Necessrios e Desejveis. 9 a) Criar alianas com fornecedores idneos b) Antecipar desembaraos logsticos de material e trmite de documentos c) Acompanhar com rigor a evoluo d) Obter a certificao de qualidade emitido por empresa independente, que ser responsvel por auditar o servio de recuperao

4. Contratao de empreiteira competente para execuo da recuperao de documentos danificados

5. Atrasos na entrega dos equipamentos

6. Atrasos na obra civil 7. Mudana comportamental objetivando bem estar, dos usurios que atuam na custdia, manuteno, pesquisa e recuperao de documentos 8. Antecipao climatolgica do perodo de chuvas poder comprometer a execuo civil 9. Lanamento de pesquisa de opinio captando melhorias no ponto de vista dos usurios do prdio e do sistema 10. Capacidade logstica regional para os materiais necessrios

9 5

a) Criar alianas com fornecedores b) Acompanhar com rigor a evoluo c) Acompanhar com rigor a evoluo Desenvolver fornecedores Nenhuma

5 5

Nenhuma Nenhuma

Nenhuma

Tabela 4 Riscos e contramedidas sugeridas

Plano de Ao
Com base no quadro de contramedidas sugeridas, sugerimos a implementao do seguinte Plano de Ao: O QUE 1a) Definir caractersticas da campanha focando a importncia do IFP no poder judicirio brasileiro QUEM Gestor Institucional IFP Gerente Marketing Gerente do Projeto POR QU? QUANDO Para agregar Aps reformulao do Desenvolver arquivo pblico-alvo caractersticas que a tornem marcante, necessrio e desejvel opinio pblica brasileira, evitando, assim, manifestaes polticas que possam atacar o projeto pela COMO 1. Atravs de pesquisa especfica sobre as necessidades e percepo de valor

sua envergadura financeira 2a) Pesquisar Gerente de TI Para definir qual Imediatamente ferramentas de Gerente Projeto ferramenta e indexao e infra-estrutura GED necessria para (Gerenciamento o novo sistema Eletrnico de de catalogao Documentos) de documentos 3a) Realizar Gerente Para ratificar, O mais breve pesquisa de Funcional de nas reparties possvel campo Arquivo onde o sistema selecionando os ser inserido, os argumentos de argumentos de pesquisa pesquisa Crticos, Importantes, Relevantes, Necessrios e Desejveis. 4a) Criar Gerente Projeto Para facilitar a O mais breve alianas com entrega de possvel fornecedores materiais JIT idneos (just in Time) e prestao de servios

Atravs de uma prospeco tcnica e oramentria

Atravs de uma pesquisa especfica sobre necessidades das reparties pblicas e da justia

Atravs da criao de uma lista de fornecimento de materiais e celebrao de contratos de fornecimento baseados no ganha-ganha Atravs de reunies sucessivas e sesses de brainstorming estruturado com os envolvidos no projeto 1. Atravs do acompanhamento formal com os lderes das frentes de atuao do projeto 2. Estruturando as

4b) Antecipar desembaraos logsticos de material e trmite de documentos

Gerente Projeto Para evitar caminhos que levem a problemas no abastecimento

O mais breve possvel

4c) Acompanhar com rigor a evoluo do projeto

Gerente de frentes de atuao do projeto

Para tomar Semanalmente aes corretivas nos desvios de planejamento

reunies com indicadores de normalidade do planejado e executado 3. Reconhecendo as equipes que conseguem manter o executado dentro do planejado 4d) Obter a Gerente do Para garantir a certificao de projeto qualidade das qualidade digitalizaes emitido por empresa independente, que ser responsvel por auditar o servio de recuperao 5a) Criar Gerente Projeto Para facilitar a alianas com entrega de fornecedores matrias JIT (just in Time) Quinzenalmente Por amostragem de 30% em lotes de 1000 documentos

O mais breve possvel

Atravs da criao de uma lista de fornecimento de materiais e celebrao de contratos de fornecimento baseados no ganha-ganha Celebrando contratos baseados em SLA, quando possvel 1. Atravs do acompanhamento formal com os lderes das frentes de atuao do projeto 2. Estruturando as reunies com indicadores de normalidade do

5b) Contratar por nvel de servio (SLA)

Gerente Projeto Para simplificar as empreitadas a serem definidas Para tomar aes corretivas nos desvios de planejamento

5c) Acompanhar Gerente de com rigor a frentes de evoluo atuao do projeto Projeto

Ao longo da fase de Obra Civil e Montagem de Equipamentos Semanalmente

planejado e executado 3. Reconhecendo as equipes que conseguem manter o executado dentro do planejado 6a) Desenvolver Gerente fornecedores Projetos Depto. Suprimentos Para criar um elenco de empreiteiras com desempenho confivel O mais breve possvel Buscando empresas e suas reputaes em obras anlogas e que, preferencialmente, trabalhem em regime de contratao por nvel de servio (SLA).

Tabela 5 Plano de ao proposto

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