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Jornal das Oficinas Maro 2010


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MANUAL DE GESTO OFICINAL


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GESTO O FIC DE
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Com o patrocnio:

I CAPTULO - Pr-Gesto

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1.3 - CONCRETIZAO DO PROJECTO DA OFICINA

Princpios gerais da organizao do espao


Dependendo do facto de se tratar de uma oficina com projecto novo ou de um aproveitamento de instalaes j existentes, ser possvel aplicar em menor ou maior plenitude os princpios de organizao do espao que devem caracterizar uma oficina de reparao automvel.
situao ideal para montar uma nova oficina de reparao um edifcio do tipo nave industrial. Mesmo que o projecto inicial seja muito simples e os acabamentos pouco cuidados, tudo isso pode ser corrigido e/ou melhorado posteriormente. partida, no entanto, esto garantidos alguns factores de eficincia naturais, como sejam as reas de parqueamento de viaturas (interiores e/ou exteriores), acessos desimpedidos, boa iluminao natural, boa ventilao natural e espao abundante para organizar os postos de trabalho. Nos casos em que essas condies ideais no existam j partida, ser preciso adaptar o projecto inicial o mais possvel de acordo com as necessidades bsicas da oficina. As necessidades de parqueamento devem ser sobreavaliadas, porque o espao disponvel para aparcar viaturas tem vrios papis importantes: - Garantir a segurana e proximidade dos carros dos colaboradores; - Permitir o acesso simples e rpido dos clientes oficina, seja para efectuar um diagnstico ou pedir um oramento, seja para deixar o carro a reparar, ou ainda para levantar / entregar carros de emprstimo / substituio;

- Garantir o fluxo de carros para reparar e j reparados; a melhor situao haver duas zonas separadas para carros que vo ser reparados e outros que j esto prontos para entregar ao cliente: - Permitir o rpido acesso de representantes de fornecedores, tcnicos, peritos e outros parceiros da oficina, sejam eles operadores logsticos, sejam comerciais ou elementos da assistncia tcnica. Logicamente, o parque de estacionamento da oficina deve estar bem sinalizado para quem chega do exterior e ter outras indicaes que possam ajudar os condutores a encontrar o lugar certo para deixar o seu carro. No caso de parques exteriores, ou mesmo interiores, pode ser necessrio prever sistemas de segurana contra intruso, a fim de garantir o patrimnio dos clientes e da oficina. Conceito da placa rotativa Todos os fluxos e actividades principais devem articular-se em torno de uma rea central, onde tm que convergir obrigatoriamente a recepo, a linha de pr-inspeco ou a rea de diagnstico, bem como a zona de apoio ao cliente. Esta rea central deve estar to prxima quanto possvel do acesso

principal da oficina e permitir rpido acesso a outras zonas chave, como o caso dos postos de reparao. Em certos projectos, a seco das peas e a zona de lavagem de veculos so colocadas em pontos remotos da oficina, mas essa no a soluo ideal, quer do ponto de vista da funcionalidade, quer do ponto de vista da imagem da oficina e do seu marketing. Muitas vezes, o carro tem que ser lavado antes de efectuar o diagnstico, para evitar que haja defeitos encobertos por detritos, ou para evitar que os tcnicos se sujem desnecessariamente ao trabalhar sobre o carro. Alm disso, importante que o cliente veja como a oficina trabalha e como trata o seu carro. Quanto seco de peas, esta deve ter boa visibilidade, principalmente quando comercializa acessrios, o que conveniente. Alm disso, a resposta sobre as existncias deve chegar em tempo real, para que a recepo possa definir rapidamente o tempo de reparao. Isso pode ser um factor chave de deciso por parte do cliente. A rea administrativa e o gabinete do gestor e/ou chefe da oficina tambm no devem ficar muito longe da zona central da oficina, por razes bvias. Em termos de fluxos de viaturas, a oficina deve funcionar como um tnel ou linha de montagem industrial,

mas em termos de organizao de servios prefervel que estes estejam dispostos em crculo ou em quadrado, porque isso facilita a convergncia, por um lado, assim como a visibilidade e a funcionalidade, por outro. As reas perifricas da oficina devero ser a zona de reciclagem de resduos e materiais, os parques de viaturas, zonas sociais (vestirios/refeitrio/banheiros) e o armazm de produtos e peas. Conjugar especialidades H exemplos bem sucedidos de oficinas especializadas apenas num nicho de mercado (pneus, servios rpidos, electricidade, servios diesel, etc.) e de oficinas que praticam todas as especialidades. Neste ltimo caso, necessrio tem em conta o espao total disponvel e os meios de investimento requeridos. Normalmente, as oficinas de grande envergadura bem organizadas tm a rea de mecnica/electricidade separada da rea de carroaria/repintura. Neste caso, o edifcio dever ter dois andares, por exemplo, ou duas naves diferentes, onde seja possvel criar os postos de trabalho de cada especialidade, sem gerar confuso e ineficincias. As oficinas de mdia/grande dimenso podem ter sinergias favorveis, porque h infra estruturas que podem ser comuns (electricidade, ar comprimido, ventilao, armazm, etc.) e custos fixos que podem ser repartidos, desde que o empreendimento seja bem gerido e as actividades bem coordenadas. As empresas mais pequenas tm a vantagem de necessitar investimentos menores e custos fixos tambm inferiores (rendas, pessoal, manuteno, etc.). Nas oficinas mais pequenas, necessrio prestar ateno ao fluxo de viaturas, devendo as reparaes de maior durao ocupar locais que no interfiram com as entradas e sadas de veculos de passagem para reparaes mais rpidas. Entradas e sadas A pior soluo no projecto de uma oficina, em termos de eficincia, so os edifcios com um s porto para a rua e todo o corpo da oficina estruturado num corredor comprido, para o interior do edifcio. Infelizmente, ainda existem algumas oficinas deste tipo, que tm que lutar constantemente com necessidade de virar os carros em espaos curtos, andar em marcha-atrs e movimentar os veculos para cada fase da reparao. Em relao rua onde se situa, o edifcio deve ter um porto suficientemente largo para permitir entradas e sadas em corredores paralelos, ou dois portes separados, sendo um destinado a entradas e outro a sadas de viaturas. No caso de edifcios de

dois andares, a entrada pode ser feita por um deles e a sada pelo outro. Este tipo de fluxo de viaturas o que permite maior rapidez de movimentao de veculos e maior eficincia de reparao. Noutros casos, possvel adaptar instalaes que originalmente no tinham previstos bons acessos, de modo a permitir que a oficina funcione de uma maneira mais racional. Qualquer investimento neste campo tem retorno garantido. Criar visibilidade Portugal um pas onde a cultura da visibilidade e da comunicao ainda no est bem implantada e desenvolvida. As informaes para o condutor so escassas, principalmente quando este viaja em vias rpidas. Talvez seja por isso que os aparelhos de navegao por GPS estejam a ter uma penetrao rpida no mercado, uma vez que trazem mais informao concreta sobre pontos de interesse para o condutor (reas de apoio, postos de abastecimento, oficinas, equipamentos hoteleiros, etc.), do que a sinalizao existente na via. Esta, muitas vezes, nem consegue assegurar satisfatoriamente o itinerrio ao condutor. Claro que existe a assistncia em viagem, mas esta s geralmente activada em caso de paralisao do veculo, isto , numa situao limite. Se o condutor detectar alguma anomalia ou rudo estranho no seu carro, pode ter alguma dificuldade em encontrar uma

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oficina, se bem que esta possa estar a curta distncia, ou at mesmo ali ao lado. Do mesmo modo que os pontos de interesse pblico (hospitais, centros de sade, bombeiros, postos de foras policiais, etc.) esto sinalizados com maior ou menor grau de eficcia, as oficinas de reparao automvel tambm deveriam estar convenientemente sinalizadas, porque so igualmente pontos de assistncia com utilidade pblica. Isto do interesse do negcio, por um lado, mas tambm interessa aos poderes pblicos (estado, autarquias, governos civis, etc.), por outro lado, pois converge para a segurana rodoviria e em ltima anlise para a segurana de pessoas e bens. Portanto, as oficinas deveriam sinalizar o melhor possvel a sua localizao, quer atravs de iniciativas prprias (autocolantes, placas, etc.), quer atravs de protocolos celebrados com as autarquias e os organismo de gesto das vias de circulao. Um simples pictograma (chave inglesa), a sigla S.O.S, ou a palavra multimarca e uma seta seriam suficientes para identificar a oficina no contexto virio, prestando um bom servio aos condutores e s prprias oficinas.