Gerencia de Proyectos (Planificar, Organizar, Programar, Ejecutar ,Controlar y Reprogramar) con MSProject 2007

GERENCIA DE
PROYECTOS:
Planificar, Organizar, Programar, Ejecutar,
Controlar y Reprogramar con MICROSOFT
Office Project 2007 para Windows( castellano e
ingls).

TOMO UNO
PLANIFICACION, ORGANIZACION Y
PROGRAMACION DE PROYECTOS
Dos libros en uno: Curso integral de aprendizaje de la Gestin
de Proyectos (Costo y Tiempo) y Manual de aprendizaje del
software ms popular del mundo. Con ejemplos detallados para
Oficina de diseo, Construccin, Supervisin de Obra, Gerencia
de Proyectos en general (caso de una fusin bancaria).

Autor: Ing. Walter Rodrguez Castillejo

Coautora: Ing. Doris Valdez Cceres
Telefax: 4600894-Fono: 2613827
Email: wrcastillejo@yahoo.es

dvaldezc@hotmail.com
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Gerencia de Proyectos (Planificar, Organizar, Programar, Ejecutar ,Controlar y Reprogramar) con MSProject 2007

DEDICATORIA
Al Dr. Ing. Javier Arrieta Freyre, por impulsar la enseanza de la Gerencia de Proyectos
en Construccin en la Facultad de Ingeniera Civil de la Universidad Nacional de
Ingeniera.
A nuestros hijos Carlos Daniel, candidato a PHD en Electrnica en la Universidad de
Purdue West Lafayette-Indiana-USA y Walter No, candidato a doctor en Literatura
Hispanoamericana en la Universidad de Salamanca-Espaa.

HOMENAJE
Al Ing. Nemesio Canelo Almeida, ingeniero civil ejemplar y maestro de muchas
generaciones de Ingenieros Civiles, impartiendo sus sabias enseanzas en la actualidad,
en las aulas que en la dcada de 1970 nos cobijaron, de la Facultad de Ingeniera Civil
de la Universidad Nacional de Ingeniera, como justo homenaje a sus 54 aos como
profesor egregio de nuestra Alma Mter.

AGRADECIMIENTO
Al Ing. Alfonso Nez, por su aporte valioso, en el desarrollo de un caso de fusin
bancaria (Tomo 2)

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INDICE
1.Introduccin....9
Primera parte, primer ttulo:
2.Inicio y fundamento de Planificacin con Teora de Restricciones (TOC).12
2.1.Inicio de un Proyecto...............13
2.2.Planeamiento o Planificacin......13
2.2.1.Planeamiento estratgico
2.2.2.Planeamiento tctico
2.2.3.Planeamiento Operativo
2.2.4.Planeamiento de Contingencia
3.Alineamiento de Planes Operativos a los Planes tcticos y estratgico...14
4.El Proyecto y la Gerencia de Proyectos........14
4.1.Grfica del tringulo virtuoso de la Gerencia de Proyectos16
4.2.Grfica del tringulo del Ingeniero de produccin (Campo)...17
PRIMERA PARTE
PLANIFICACIN DE PROYECTOS
5.Planificacin Operativa....19
5.1.Planificacin de Proyectos de construccin utilizando la Teora de
Restricciones (Theory Of Constraints : TOC)...20
5.1.1.Los cinco(5) pasos de la TOC....20
5.2.Conceptos de Calidad, Proceso y Sistema...22
5.2.1.Calidad
5.2.2.Proceso
5.2.3.Sistema
6.Flujograma de integracin del Costo y el tiempo de un proyecto alineado a los
objetivos empresariales24
7.Metodologa para planificar proyectos.26
7.1.Converir el plazo del proyecto....26
7.2.Determinar el buffer o amortiguador de plazo del proyecto...26
7.3.Elaborar la WBS (Work Breakdown Stucture Estructura de Descomposicin
del Trabajo (EDT).26
7.3.1.Niveles de la WBS EDT......28
7.3.2.Codificacin de la WBS EDT.29
7.4.Aplicar el Principo de Pareto y determinar la actividad ms restrictiva.30
7.5.Dimensionamiento del tiempo de la tarea restrictiva..31
7.6.Determinacin de las duraciones de las dems tareas.31
7.7.Determinacin de los recursos diarios de las tareas31
7.8.Definicin de la Estructura de Descomposicin de la Organizacin (EDO) u
Organization Breacdown Structure (OBS)32
7.9.Definicin de la Estructura de Descomposicin de los Recursos (EDR)
Resource Breackdown Structure (RBS)33
7.10.Definicin de la Estructura de Descomposicin de Costos (EDC) Cost
Breakdown Structure (CBS)..33
8.Ejemplo de aplicacin de la metodologa para planificar proyectos....36
8.1.Anlisis de costos de la obra ejemplo..36
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8.2.Presupuesto de la obra ejemplo...43

8.3.Presupuesto para Programa.44
8.4.Relacin de Insumos45
8.5.Planificacin Operativa de la obra ejemplo.46
8.5.1Conversin de das calendario a das tiles.46
8.5.2Determinacin del buffer o amortiguador de plazo del proyecto47
8.5.2.1.Sustentacin del buffer o amortiguador de tiempo...47
8.5.3.Elaboracin de la WBS EDT Preliminar.50
8.5.4.Definicin de reas, zonas o frentes de trabajo..53
8.5.5.Elaboracin de la WBS EDT definitiva..53
8.5.5.1.Codificacin de la WBS EDT53
8.5.6.Aplicar Pareto e identificar la actividad ms restrictiva.56
8.5.6.1.Elaboracin de la Hoja de Planificacin...56
8.5.7.Dimensionamiento del tiempo de la tarea restrictiva.65
8.5.7.1.Lgica de la red y secuenciacin de tarea.....66
8.5.7.1.1.Diagrama de flechas.....66
8.5.7.1.2.Diagrama de bloques....69
8.5.7.1.3.Matriz de Precedencias....70
8.5.7.2 .Clculo de la duracin de la actividad restrictiva70
8.5.8.Nmero de frentes de trabajo.71
8.5.9.Rajuste de la WBS EDT..72
8.5.10.Determinacin de las duraciones y recursos diarios de las tareas72
8.5.11.Elaboracin de la Estructura de Descomposicin de la Organizacin
(EDO)..80
8.5.12.Conclusiones........81
8.5.13.Referencias bibliogrficas82
PRIMERA PARTE SEGUNDO TTULO
9.-Inicio y Planificacin de Proyectos en MSProject 2007.83
Metodologa para la utilizacin ptima del MSProject 2007..86
9.1. Inicio del MSproject 2007......87
9.2.Acceso directo al MSProject 2007..92
10.Planificacin con MSproject 2007...100
10.1.Creacin o generacin de un nuevo proyecto.100
10.1.1.Inicio de un Proyecto nuevo (primer paso)....101
10.2.Personalizacin del calendario base o calendario del Proyecto..114
10.2.1.Elaboracin de un calendario propio del Proyecto (2do. Paso).115
10.2.2.Asignacin del calendario creado al Proyecto...124
10.2.3.Asignacin del calendario del proyecto a la escala temporal (ficha
periodo no laborable).125
10.2.4.Asignacin del calendario del proyecto a la Hoja de recursos...126
10.2.5.Asignacin del calendario del proyecto a las tareas...127
10.3.Personalizacin del MSProject 2007(3er. Paso)......130
10.3.1.Personalizacin de la ficha Programacin..131
10.3.2.Personalizacin de la ficha de Clculo...137
10.3.3.Personalizacin de la ficha Vista143
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10.3.4.Personalizacin de la ficha General...148

10.3.5.Personalizacin de la ficha Edicin153
10.3.6.Personalizacin de la ficha Calendario..156
10.3.7.Personalizacin de la ficha Ortografa...160
10.3.8.Personalizacin de la ficha Colaborar162
10.3.9.Personalizacin de la ficha Guardar...165
10.3.10.Personalizacin de la ficha Interfaz..169
10.3.10.1.Configuracin de la Gua de Proyectos.......171
10.3.10.2.Configuracin de la Interfaz de Usuario.173
10.3.11.Personalizacin de la ficha de Seguridad.174
10.4.Introduccin de tareas y duraciones de acuerdo ala WBS EDT...180
10.4.1.Guardar el Proyecto....186
10.4.2.Estructurar el Programa de Obra, de acuerdo a la WBS EDT
elaborada...188
10.4.3.Insercin de varias columnas en la tabla Gantt de la vista Diagrama
de Gantt.194
10.4.4.Esquematizacin del programa ejemplo.197
10.4.5.Codificacin de la WBS (EDT).198
10.4.6.Procedimiento en MSProject 2007 para definir la WBS (EDT)199
10.4.7.Personalizacin de EDT (WBS).207
10.4.8.Opciones de barra de Herramientas de Formato211
10.4.9.Codificacin de caracteres o alfanumrica para la WBS (EDT)214
10.4.10.Reorganizacin de actividades en la Planificacin..220
10.4.11.Contraccin y expansin de un esquema.222
SEGUNDA PARTE : PROGRAMACIN DE PROYECTOS.........226
10.Programacin Operativa...228
10.1. Introduccin......228
10.2. Mtodo de Precedencias Mejorado(Precedence Diagram Method).228
10.2.1.Nomenclatura para la red de Precedecia..228
10.2.2.Relaciones de Precedencia...229
10.2.2.1.Relacin Comienzo Comienzo (CC).230
10.2.2.2.Relacin Fin-Fin (FF)..230
10.2.2.3.Relacin Fin-Comienzo (FC)..231
10.2.2.4.Relacin Comienzo-Fin (CF)..232
10.2.3.Equivalencias entre relaciones de Precedencia232
10.2.4.Elaboracin de una red de trabajo233
10.2.4.1.Matriz de Precedencias....233
10.2.4.2.Clculo de la red de Precedencia.234
10.2.4.2.1. Marcha hacia adelante(Forward Pass)...234
10.2.4.2.2. Marcha hacia atrs(Backward Pass).237
10.2.4.2.3. Clculo de la holgura total....239
10.2.4.2.4. Determinacin de la Ruta crtica...239
10.3. Matriz de Precedencias carretera Tate..240
10.4. Red de Precedencia carretera de Rehabilitacin de Tate (Ica).241
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2da. PARTE, SEGUNDO TTULO PROGRAMACIN CON MSPROJECT 2007245

10.5.Paso cinco: Vinculacin de tareas o relaciones de precedencia....246
10.5.1. Primer mtodo: copiando de Hoja de clculo Excel2007 a MSP2007y
dividiendo ventana en Diagrama de Gantt..246
10.5.2.Segundo mtodo: Arrastrando el mouse en ambiente grfico en Diagrama
de Gantt...250
10.5.3.Tercer mtodo. Dividiendo ventanas en Diagrama de red...253
10.5.4.Cuarto Mtodo. Arrastrando el moue en Diagrama de red...254
10.5.5.Truco: un quinto mtodo..258
10.6.Paso 6: Verificacin de las relaciones de Precedencia; cierre de la red y
visualizacin de la ruta crtica...261
10.6.1.Verificacin de cierre de la red261
10.6.2.Determinacin de la ruta crtica. Empleo del asistente de Carta Gantt(Gantt
Chart Wizard)..264
10.6.3. Adelanto o posposicin de tareas269
10.6.4.Evaluacin y ajuste de la Programacin...270
10.6.4.1.Verificacin de la relacin entre tareas...271
10.7.Paso 7:Trabajo con Constraints(Delimitaciones, enclavamientos o restricciones) de
tareas o actividades y Calendario para tareas274
10.7.1.Trabajo con Constarints (Delimitaciones)275
10.7.1.1.Tipos de delimitadores275
10.7.1.2. Programacin de actividades para que comiencen o finalicen en
relacin a una fecha concreta............277
10.7.1.3. Verificacin del uso de delimitadores282
10.7.2.Creacin de calendario de tareas..286
10.7.2.1.Creacin de calendario de una tarea286
10.7.2.2.Calendario para un grupo de tareas.293
10.7.2.2.1.Cuadro de dilogo Informacin de la tarea y detalles de
sus diferentes fichas o pestaas...296
10.8.Inscripcin, Costos de recursos y calendario de recursos.....328
10.8.1.Inscripcin y costos de los recursos.329
10.8.1.1.Inscripcin de los recursos..329
10.8.1.2.Asignacin de costos a los recursos342
10.8.2.Calendario de recursos.346
10.8.2.1.Calendario para un recurso o recursos aislados..,348
10.8.2.2.Creacin de calendario para un grupo de recursos..351
10.8.2.3.Asignacin de nuevo calendario laboral creado para el grupo de
recursos..354
10.9.Asignacin de recursos a las tareas e histogramas de recursos.356
10.9.1.Asignacin de recursos a las tareas..357
10.9.1.1.Cmo calcula MSProject 2007 los costos de los
recursos asignados.360
10.9.1.2.Ejemplo del modo de calcular el MSproject 2007 la asignacin de
recursos y costo de recursos en cada tarea363
10.9.1.3.Procedimiento para asignar recursos a las tareas364
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10.9.1.3.1.Asignacin de trabajo.364
10.9.1.3.2.Asignacin de recursos materiales.370
10.9.1.3.3.Asignacin de recursos Costos...371
10.9.1.4. Ocultamiento de columnas en Diagrama de Barras Gantt.....377
10.9.1.5. Mostrar columnas en Diagrama de Barras Gantt. Manejo de la
opcin Ms Tablas(More Tables)..378
10.9.1.6. Recomendaciones importantes para el manejo de las duraciones y
los recursos asignados...381
10.9.1.7. Cmo eliminar un recurso asignado a una tarea.,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,384
10.9.1.8.Descripcin del cuadro de dilogo Informacin del recurso...385
10.9.1.8.1.Ficha General.386
10.9.1.8.2.Ficha o pestaa Costos...392
10.9.1.8.3.Ficha o pestaa Notas.395
10.9.1.8.4.Ficha Campos Personalizados398
10.9.1.9.Aplicacin de Tasa Variables a los Recursos..399
10.9.2.Histogramas de Recursos.404
10.9.2.1.Vista Grfico de Recursos para Visualizar Costo de Recursos...413
10.9.2.2.Vista Formulario de Recursos.414
10.10.Nivelacin de recursos y creacin de perfiles de trabajo424
10.10.1.Nivelacin de recursos...425
10.10.2.Nivelacin de recursos utilizando el MSP2007..426
10.10.2.1.Localizacin de sobreasignaciones de recursos426
10.10.2.2.Redistribucin automtica de los recursos434
10.10.2.3.Resolucin manual de sobreasignacin de recursos..438
10.10.3. Creacin de perfiles de trabajo de los recursos
(Mano de obra y equipos)440
10.10.3.1.Cuadro de dilogo Informacin de la Asignacin.444
10.10.3.1.1.La Ficha General..444
10.10.3.1.2.Ficha o pestaa Seguimiento451
10.10.3.1.3.Ficha o pestaa de Notas..460
10.10.4. Recomendaciones en el uso de los perfiles de trabajo..464
10.10.5.Procedimiento para determinar el nmero de das que corresponde a los
perfiles predeterminados.468
10.10.6 Ejemplo de manejo de los perfiles de trabajo. ...475
10.10.6.1.Perfil Uniforme..475
10.10.6.2.Perfil Creciente..476
10.10.6.3.Perfil Campana..477
10.10.7. Utilizacin de perfiles de trabajo preestablecidos en uso de tareas...478
10.10.7.1.Personalizacin de un perfil de trabajo.482
10.10.8.Utilizacin de la vista Uso de recursos para el manejo de los perfiles de
trabajo..486
10.10.9.Recomendaciones adicionales en el uso de perfiles de trabajo..488
10.11.Asignacin de Costos a las tareas489
10.11.1.Procedimiento de asignacin de Costos en vista Gantt y
Tabla de Costos...496
7

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10.11.2.Descripcin y detalles de las columnas o campos de la

Tabla de Costos...503
10.11.3.Costo Previsto: determinacin de la lnea de base.....513
10.11.4.Vista Uso de recursos para asignar Costo..518
10.12.Anlisis Costo-Tiempo....522
10.12.1.Clculo de la pendiente Costo/Tiempo...524
10.12.2.Elaboracin de la red de Precdencias Normal y de Fractura..525
10.12.3.Compresin de la red Normal.528
10.12.4.Elaboracin del cuadro de Costos directos y tiempos normal,
comprimidos y de falla530
10.12.5.Elaboracin de la tabla de Costos Totales y tiempos finales..530
10.12.6.Definicin del costo mnimo y tiempo ptimo...531
10.12.7.Conclusiones ......532
10.12.8.Bibliografa.....532
10.13. Diagrama de red de Precedencias (PERT/CPM)....533
10.13.1.Personalizacin del Diagrama de la red PERT/CPM.536
10.13.1.1.Creacin de nueva plantilla...540
10.13.2.Ocultar campos en el Diagrama de la red PERT/CPM..556
10.13.3.Diseo de la red PERT/CPM..558
10.13.4.Diagrama de relaciones de Precedencia.571
10.14.Reportes ..572
10.14.1.Cronograma valorizado interno del ejemplo..573
10.14.2.Personalizacin del cuadro de dilogo Informe General de Informes
Personalizados:flujo de caja....576
10.14.2.1.Personalizacin de la ficha Definicin..576
10.14.2.2.Personalizacin de la ficha o pesta Detalles579
10.14.2.3. Personalizacin de la ficha Ordenar.581
10.14.3.Vista previa del Cronograma Valorizado...586
10.14.4.Configuracin de pginas...591
10.14.4.1.Personalizacin de la ficha Pgina592
`
10.14.4.2.Personalizacin de la ficha Mrgenes...593
10.14.4.3.Personalizacin de la ficha Encabezado593
10.14.4.4.Personalizacin de la ficha Pie de pgina.595
10.14.5.Cuadro de dilogo Imprimir...597
10.14.6.Cronograma de Recursos Programa interno de obra..600
10.14.7.Personalizacin de la escala temporal603
10.14.8.Informes visuales en Barra de Men, opcin Informe.......607
10.14.8.1.Procedimiento para elaborar curva S.610
10.14.8.2.Otros Informes visuales.616
10.14.9.Copiar Imagen en Barra de Men, opcin Informe650
10.14.10.Informes , en Barra de Men, opcin Informe.652
10.14.11.Cronograma Valorizado para licitaciones y/o Contractual..657
11.Glosario alfabtico del tomo 1..672
12.Comentarios relativos al tomo 1...698
13.Bibliografa Complentaria del tomo 1..700
8