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MODELO SUBSISTEMA DE AUDITORIA INTERNA PARA EL SISTEMA DE MEJOR GESTIN EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

OBJETIVO: Establecer los parmetros generales para la ejecucin de Auditoras Internas de calidad de UN- SIMEGE en la Universidad Nacional de Colombia. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 19011:2012 Directrices para la auditoria de los sistemas de gestin. 2. Procedimiento Auditorias internas al Sistema de Mejor Gestin 3. Norma Tcnica Colombiana NTC-GP1000:2009 4. Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 5. NTC ISO 9001:2008 6. Instructivo Uso y Administracin del Mdulo de Auditoras SIMEGE Electrnico U-IN-14002-001 GENERALIDADES: La Universidad Nacional de Colombia es consciente del papel que cumplen la evaluacin y autoevaluacin en el proceso de implantacin del Sistema de Mejor Gestin y de un desempeo excelente, anhelo principal de la institucin. La primera mediante la implementacin de auditoras independientes (Oficina Nacional de Control Interno), y externas (rganos de control). La segunda mediante Auditoras Internas de calidad de UN- SIMEGE, que dan cuenta del nivel de implantacin del UN-SIMEGE en el conjunto de la Universidad. Ambos ponen en evidencia las oportunidades de mejora que se presentan en las operaciones propias del sistema. El Sistema de Mejor Gestin UN-SIMEGE busca que la Universidad Nacional en el marco de la autonoma institucional haga la construccin de un sistema eficiente, efectivo y eficaz para el cumplimiento y logro de la misin y los objetivos institucionales y que adems articule las normas de NGP: 1000: 2009, MECI:2005 y SISTEDA, dentro de la concepcin de las organizaciones abiertas al aprendizaje.

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La implementacin del Sistema de Mejor Gestin se soporta en los ejes que garantizan su implementacin y sostenibilidad que incluyen entre otros: Compromiso de la alta direccin Construccin participativa Intervencin de la cultura Formacin permanente Mejoramiento contino Enfoque basado en procesos Sistema de autoevaluacin y evaluacin permanente

La Universidad Nacional de Colombia, en el desarrollo del sistema de Mejor Gestin UN-SIMEGE ha estructurado un subsistema de auditoras que le permiten cumplir con la tarea de auto evaluacin del Sistema de Mejor Gestin y orientar las correcciones estructurales u ordinarias que se presentan en su desempeo cotidiano, para lo cual ha previsto tres formas de auditoras internas a saber: Auditorias de Gestin al sistema desde los Procesos y/o Macroprocesos. Auditorias de Gestin al sistema desde la fuente. Auditorias extraordinarias

El modelo de autoevaluacin proyectado por el UN-SIMEGE (Figura 1.), busca de manera sistemtica orientar la implementacin de la autoevaluacin del Sistema de Mejor Gestin dentro un proceso paulatino que le permita a la organizacin, recibir las orientaciones, formar a su personal y generar los estmulos necesarios para el logro de un nivel de excelencia en este proceso, sin hasto y agotamiento por parte de los integrantes de la comunidad universitaria.

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Figura 1.

1. Auditorias de Gestin al sistema desde los procesos y/o macroprocesos.

Son las auditoras que se hacen al sistema de calidad, denominado en la Universidad de Mejor Gestin, las cuales demandan la verificacin sistemtica y por procesos del cumplimiento de la NTCGP 1000, el MECI y el SISTEDA. Estas auditoras verificarn de manera sistemtica la existencia de evidencias sobre la implementacin del Sistema de Mejor Gestin en cada una de las reas que conforman Macroprocesos y/o Procesos del Sistema.

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Las auditoras desde los procesos y/o macroprocesos se estructuraran desde la coordinacin general de UN SIMEGE de acuerdo a los mtodos que se usan para la implementacin del sistema entre ellos el Premio de Mejor Gestin como herramienta principal de articulacin de las normas. 2. Auditorias de Gestin del sistema desde la fuente: Estas auditoras verifican de manera sistemtica las evidencias que dan cuenta de que ha sido impulsada la implantacin el Sistema de Mejor Gestin por macroproceso, y se audita en el Equipo de Gestin desde donde se generan y hacen cumplir las orientaciones y directrices para el desarrollo del correspondiente numeral de cada una de las normas que componen el Sistema. A la coordinacin General del UN-SIMEGE, le concierne efectuar la planeacin de las auditorias de la presente modalidad con las reas o E.G. que generan dicho direccionamiento. De este modo le concierne verificar las evidencias del cumplimiento del requisito establecido por la norma, de tal forma que garantiza que fluye correctamente la informacin que soporta la operacin de la institucin. Dentro de esta modalidad de auditoras Internas, NO le corresponde a las Sedes efectuar Auditorias de Calidad al sistema desde la fuente, ya que ellas no son punto de partida del direccionamiento institucional, el Nivel Nacional ser auditado valorando su capacidad de generar acciones orientan y dirigen a las sedes y al sistema. Dichas auditorias son programadas por la Coordinacin General del SIMEGE segn las necesidades de evaluar el sistema desde la fuente. 3. Auditorias extraordinarias: Las auditorias extraordinarias son aquellas que no se incluyeron inicialmente dentro del programa anual de auditoria pero que se requieren para complementar el ciclo anual de auditora. Cada Sede (incluido el Nivel Nacional y la Coordinacin General) tiene autonoma para la realizacin de auditorias desde los procesos de forma extraordinaria, siguiendo los parmetros del procedimiento obligatorio.

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Lineamientos para planear las auditoras internas por ciclo anual Antes de iniciar a implementar el procedimiento de auditoras internas al Sistema de Mejor Gestin, es necesario realizar algunas consideraciones para planear el ciclo anual de auditoras. La coordinacin general de UN SIMEGE articular las auditorias de calidad desde los procesos y/o macroprocesos de acuerdo a las herramientas y mtodos utilizados para la implantacin del sistema en la Universidad, en otras palabras el ciclo anual de auditorias responder al trabajo realizado por los procesos y/o macroprocesos y procurar que la autoevaluacin del sistema se realice dentro de los mismos parmetros de verificacin, fechas y consideraciones estructurales en todos los niveles de la organizacin. Dentro de las consideraciones ms importantes para tener en cuenta al planear el ciclo anual de auditoria se encuentran: 1. Identificar los requisitos aplicables a cada proceso y/o macroproceso y estructurar la auditoria integrando los requisitos de NTCGP 1000, MECI Y SISTEDA en sus versiones vigentes. 2. Identificar la estructura y mtodo de la auditoria a realizar considerando si son de verificacin documental o de verificacin IN SITU. 3. Identificar las reas que conforman los procesos y/o macroprocesos donde se realizar la verificacin. 4. Presentar los resultados de las auditorias realizadas por proceso y/o macroproceso en los niveles que se requieran. 5. La implementacin del ciclo de auditora anual debe contemplar la herramienta de mejora PHVA desde el primer trimestre del ao. La Planeacin debe considerar los recursos necesarios (Tiempo, auditores, salas de capacitacin, preparacin del mdulo Auditoria SE, entre otros), el Hacer de las auditorias debe realizarse por proceso, La verificacin de las auditorias se realizar peridicamente a cada actividad del procedimiento y las Acciones debern implementarse para el siguiente ciclo de auditora. Lineamientos de seguimiento y evaluacin a la ejecucin de las auditorias El seguimiento y la evaluacin de la ejecucin de las auditorias en el nivel nacional y sedes se programarn por la coordinacin general de UN SIMEGE de acuerdo a las orientaciones de la Vicerrectoria General y podrn realizarse tanto documentales por medio del Mdulo Auditorias o IN SITU.