AdministracindeProyectos conMSProject

ManualdelParticipante

12/01/2010 UniversidadTecnolgicadeQuertaro(UTEQ) M.N.,Ing.JorgePerdomoRivera

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project

Contenid do
LaAdministracindePr royectos .......................... .................... .................... .................... .................... ..............9 tProject............................................ .................... .................... .................... .................... ..............9 Microsoft TringulodelProyect to.................................... .................... .................... .................... .................... ..............9 BasesdeDatosdeMi icrosoftProject.............. .................... .................... .................... .................... ............10 Verlosda atosnecesar rios................................. .................... .................... .................... .................... ............10 Vistas............................................................... .................... .................... .................... .................... ............10 Tablas.............................................................. .................... .................... .................... .................... ............11 Filtros ............................................................... .................... .................... .................... .................... ............11 ogramaMicr rosoftProjec ct................. .................... .................... .................... .................... ............11 Cmopro Seguimien ntoyCierre....................................... .................... .................... .................... .................... ............11 Elementosaconsiderarparadefinir runproyecto................. .................... .................... .................... ............12 Definirlos sobjetivosdel d proyecto o................... .................... .................... .................... .................... ............12 Definirlas ssuposicionesdelproye ecto............. .................... .................... .................... .................... ............13 Definirlas sdelimitacio onesdelproyecto.......... .................... .................... .................... .................... ............13 Prepararunplandeadministraci a ndelmbit to................ .................... .................... .................... ............14 Crearunplan p deproy yecto.............................. .................... .................... .................... .................... ............15 IniciandoMicrosoftProject P ............................. .................... .................... .................... .................... ............15 Crearunproyecto p nuevo................................ .................... .................... .................... .................... ............15 Abrirunaplantillaoun u archivoex xistente....... .................... .................... .................... .................... ............16 e proyectonuevo n enunarchivoexis stente .......... .................... .................... .................... ............16 Basarel Basarel e proyectonuevo n enunaplantilla... .................... .................... .................... .................... ............16 Introdu ucirinformac cinclavede elproyecto.................... . .................... .................... .................... ............17 Configu urarelcalendariodelproyecto........ .................... .................... .................... .................... ............17 Lasesta adsticasdel lproyecto...................... .................... .................... .................... .................... ............18 Guarda arunproyec cto................................... .................... .................... .................... .................... ............18 Abrirunproyectoexistente e ........................ .................... .................... .................... .................... ............18 Cerrarunproyecto o...................................... .................... .................... .................... .................... ............18 Vincula aroalmacen nardocumen ntosrelacion nadosconelproyectoen nMicrosoftProject....... ............19 Estable ecerunvncu ulodesdeelarchivodeMicrosoft M Pr roject........... .................... .................... ............19 Enero,2010 0 Pgina2

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Almace enarenelar rchivodeMicrosoftProje ect.............. .................... .................... .................... ............19 Elentornode d trabajode eMicrosoftProject........ .................... .................... .................... .................... ............20 LaBarr radeTtulo........................................ .................... .................... .................... .................... ............20 LaBarr radeMen........................................ .................... .................... .................... .................... ............20 LasBar rrasdeHerra amientas........................ .................... .................... .................... .................... ............20 LaBarr raEstndar........................................ .................... .................... .................... .................... ............20 LaBarr radeFormat to.................................... .................... .................... .................... .................... ............22 LaBarr radeVistas........................................ .................... .................... .................... .................... ............23 LaEsca alaTemporal...................................... .................... .................... .................... .................... ............24 Lasbar rrasdedesplazamiento .................... .................... .................... .................... ............24 ..................... Latabla adetareasyelreadegrfico........ .................... .................... .................... .................... ............24 Obtene erayuda............................................ .................... .................... .................... .................... ............24 Manipulaci ndelainformacindelproyecto.... .................... .................... .................... .................... ............25 Introducir ryOrganizarunalistade etareas...... .................... .................... .................... .................... ............25 Especif ficarlastareasysusdura aciones....... .................... .................... .................... .................... ............25 Incorpo orarunatare eaaunproy yecto ............ .................... .................... .................... .................... ............25 Especif ficarunatare eaquetiene elugarunavez v ............... .................... .................... .................... ............26 Especif ficarunatare earepetitiva a.................. .................... .................... .................... .................... ............26 Especif ficarunadur racin............................. .................... .................... .................... .................... ............27 Crearun u Hito............................................... .................... .................... .................... .................... ............28 Tareascondicionad dasporeles sfuerzo ......... .................... .................... .................... .................... ............29 arunatareadelaListade d Tareas..... .................... .................... .................... .................... ............29 Elimina Crearun u calendario oparaunatarea............ .................... .................... .................... .................... ............30 Asignar runcalenda arioaunatarea.............. .................... .................... .................... .................... ............31 Estable ecerdependenciasydeli imitacionesdetareas.... .................... .................... .................... ............31 Crearuna u depende enciaentretareas t enunproyecto .... .................... .................... .................... ............31 Estable ecertiempodeadelanto oodepospo osicinentretareas........ .................... .................... ............33 Asignar runafechalmite l parauna u tarea..... .................... .................... .................... .................... ............34 Estable ecerunafech hadecomienzoofinesp pecficapara aunatarea ..................... . .................... ............35 Delimit tacininflexible................................ .................... .................... .................... .................... ............35 Enero,2010 0 Pgina3

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Interrumpireltrabajoenunatarea t ............ .................... .................... .................... .................... ............36 Tareadividida d .............................................. .................... .................... .................... .................... ............36 Estructura arlastareas senunesquemalgico..................... . .................... .................... .................... ............36 Mostra aryocultarla assubtareas s.................. .................... .................... .................... .................... ............38 Modific carunalistadetareas...................... .................... .................... .................... .................... ............39 Copiar, ,moveroeli iminarlatar rea:.............. .................... .................... .................... .................... ............39 Estructurade d descompo osicindeltr rabajo(EDT) ).................. .................... .................... .................... ............39 Utilizar rcdigosper rsonalizados sdeestructu uradedesco omposicindel d trabajo.. .................... ............40 Volveranumerarloscdigosde d tareas..... .................... .................... .................... .................... ............42 emapersona alizados........ .................... .................... .................... .................... ............42 Vercdigosdeesque Crearun u cdigode eesquema...................... .................... .................... .................... .................... ............43 Asignar rcdigosdeesquemaatareasorec cursos.......... .................... .................... .................... ............44 Paraas signaruncon njuntodec digosdeesq quema........ .................... .................... .................... ............44 Proyectosysubproyecto os................................... .................... .................... .................... .................... ............45 Proyect toprincipal....................................... .................... .................... .................... .................... ............45 Subpro oyecto................................................ .................... .................... .................... .................... ............45 Archivo oconsolidad do.................................... .................... .................... .................... .................... ............45 Insertarsubproyec ctosenunpr royectoprincipal ............ .................... .................... .................... ............46 Mostra aruocultarlastareasde eresumenaniveldepro oyecto.......... .................... .................... ............47 Estimarla asnecesidad desderecurs sos.............. .................... .................... .................... .................... ............47 Informaci inderecursosyestable ecerlosper odoslabora ables............ .................... .................... ............49 Especif ficarinforma acinbsicadelosrecur rsos............. .................... .................... .................... ............51 Introdu ucirinformac cinparaun nrecursodetrabajo....... .................... .................... .................... ............51 Introdu ucirinformac cinparaun nrecursoma aterial.......... .................... .................... .................... ............51 Utilizar rnotas............................................... .................... .................... .................... .................... ............52 Perodoslab borables............................................. .................... .................... .................... .................... ............52 Asignaruncalendario obaseaunrecurso r ........ .................... .................... .................... .................... ............53 Cambia arlosperod doslaborable es................. .................... .................... .................... .................... ............53 Estimarco ostos................................................. .................... .................... .................... .................... ............54 Establece ertasasdepa agoytarifas spararecurs sos............... .................... .................... .................... ............54 Enero,2010 0 Pgina4

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Introdu ucirtasasderecursos ........................ .................... .................... .................... .................... ............55 Introdu ucirungrupo odetasaspo orrecurso... .................... .................... .................... .................... ............55 Introdu ucirvariosgr ruposdetas sasporrecur rso............... .................... .................... .................... ............55 Introdu uciruncosto oporuso........................ .................... .................... .................... .................... ............56 Introdu uciruncosto oporusoporrecurso..... .................... .................... .................... .................... ............56 Introdu ucirvariosco ostosporuso oporrecurs so................. .................... .................... .................... ............56 Introdu uciruncosto odeasignaci inderecur rsosnico.... .................... .................... .................... ............56 Estable ecercostosfijos f detarea as................. .................... .................... .................... .................... ............57 Establece ercostosdematerial......................... .................... .................... .................... .................... ............57 Introdu ucirtasasderecursosma ateriales..... .................... .................... .................... .................... ............57 Introdu ucirunatasa aporrecurso omaterial.... .................... .................... .................... .................... ............57 Introdu ucirvariasta asasporrecu ursomateria al.................. .................... .................... .................... ............58 Costopor p usodere ecursosmat teriales........ .................... .................... .................... .................... ............58 Introdu uciruncosto oporusoporrecursoma aterial......... .................... .................... .................... ............58 Introdu ucirvariosco ostosporuso oporrecurs somaterial.. .................... .................... .................... ............59 Definircundosehan h deacum mularcostos.................... . .................... .................... .................... ............59 Asignarunrecurso.......................................... .................... .................... .................... .................... ............60 runnicore ecursodetra abajoatiem mpocompleto................. .................... .................... ............61 Asignar Asignar runnicore ecursodetra abajoatiem mpoparcial... .................... .................... .................... ............61 Asignar rungrupode d variosrecursosdetrabajo............ .................... .................... .................... ............61 Asignar rlatasadeconsumo c paraunrecurs somaterial.. .................... .................... .................... ............62 Elimina arunrecurso o..................................... .................... .................... .................... .................... ............62 Elimina arlaasignaci indeunrecursoaunatarea.......... .................... .................... .................... ............62 Elimina arunrecurso odelaListaderecursos ................... .................... .................... .................... ............63 Costeodelproyecto p com mpleto............................ .................... .................... .................... .................... ............63 Elcostode d tareasyre ecursos ........................... .................... .................... .................... .................... ............63 Laprogramacinysusdetalles....................... .................... .................... .................... .................... ............64 Verenpantallaelproyecto p com mpleto........ .................... .................... .................... .................... ............64 Laesca alatemporal...................................... .................... .................... .................... .................... ............65 Compro obarlasfech hasdecomie enzoyfinde elproyecto..................... . .................... .................... ............65 Enero,2010 0 Pgina5

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Identifi icarelCamin noCrtico........................ .................... .................... .................... .................... ............65 Cambia araunavista adiferente..................... .................... .................... .................... .................... ............66 Vercam mposdiferen ntesenunavista........... .................... .................... .................... .................... ............66 Mostra arinformaci nespecfica amedianteun u filtro....... .................... .................... .................... ............67 Ordena arinformaci nenunavi ista.............. .................... .................... .................... .................... ............67 Agrupa arinformaci nenunavista.............. .................... .................... .................... .................... ............68 Ajusteyconclusin c delaprogram macindelproyecto....... .................... .................... .................... ............69 Inserci ndemrge enesdeholg gura............. .................... .................... .................... .................... ............69 Administr racindecostos................................ .................... .................... .................... .................... ............69 Anlisis sdeloscostosdelproye ectoenlavis staDiagrama adeGantt.. .................... .................... ............69 Reducc cinmanualdeloscosto os................. .................... .................... .................... .................... ............70 Controldelacargadetrabajode d losrecurs sos.............. .................... .................... .................... ............70 Grfico odeRecurso os.................................... .................... .................... .................... .................... ............70 VistaUsodeRecur rsos................................. .................... .................... .................... .................... ............70 Resoluc cinmanual ldeconflicto osderecursos ................ .................... .................... .................... ............70 Reducc cindeltiem mpototal......................... .................... .................... .................... .................... ............71 Lneadebase b delplan ndelproyec cto............... .................... .................... .................... .................... ............71 Guarda arunplanpr revisto............................ .................... .................... .................... .................... ............72 Guarda arunplanpr rovisional....................... .................... .................... .................... .................... ............72 Redefin nicindelalnea l debase................. .................... .................... .................... .................... ............72 Elimina acindelalneadebase e................... .................... .................... .................... .................... ............73 Elimina acindeplan nesprovision nales........... .................... .................... .................... .................... ............73 A Administrar yrealizarun nseguimiento................ .................... .................... .................... .................... ............73 ntodelprog gresorealde elastareas.. .................... .................... .................... .................... ............74 Seguimien Compro obarsilasta areasseest nrealizando odeacuerdoconelplan n .................. .................... ............74 Escribir rlasfechasreales r decom mienzoyfin ndeunatare ea................ .................... .................... ............75 Escribir rladuracin nrealdeuna atarea......... .................... .................... .................... .................... ............75 Actualizarelprogre esodeunatarea t enform madeporce entaje ........... .................... .................... ............76 Actualizareltrabajorealporperododetie empo.......... .................... .................... .................... ............76 Compro obarsilasta areastienenmasomenostrabajodelplaneado................... .................... ............77 Enero,2010 0 Pgina6

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Compararlainform macinrealde d lastareas sconlalnea adebase..... .................... .................... ............77 Consult tadeltrabaj joenlasbarrasdetareas................. .................... .................... .................... ............78 Muestr radelaslne easdeprogre eso.............. .................... .................... .................... .................... ............78 Seguimien ntodeltraba ajorealdelo osrecursos.................... . .................... .................... .................... ............79 Escribir reltrabajototal t realrea alizadoporun u recurso... .................... .................... .................... ............79 Actualizareltrabajorealdeun nrecursopor rperodode etiempo...... .................... .................... ............80 Compro obarlavaria acinentreel e trabajoprevistoyelre ealdeunrec curso ........... .................... ............80 Comparar rloscostosreales r conelpresupuest to................ .................... .................... .................... ............80 Escribir rmanualmenteloscosto osrealesdetareas ......... .................... .................... .................... ............81 Actualizarloscosto osrealespor rperodode etiempo...... .................... .................... .................... ............81 Compro obarsilasta areascuesta anmsomenosdelopr resupuestado o................. .................... ............82 Verloscostostotalesdelproye ecto............. .................... .................... .................... .................... ............83 Analiza arloscostosconlatablaValoracum mulado.......... .................... .................... .................... ............83 Procedimientosparacompensarlacargadetrabajo t deun u recurso .... .................... .................... ............84 Buscarrecursossobreasignado osysusasign nacionesdetareas........ .................... .................... ............84 Reducireltrabajode d unrecurs so ................. .................... .................... .................... .................... ............85 Reasign nartrabajoaotrorecurs so................ .................... .................... .................... .................... ............85 Retrasa arunatarea...................................... .................... .................... .................... .................... ............85 Cambia arlosdasylashoraslab borablesdeunrecurso.. .................... .................... .................... ............86 Aplicarelformatoalproyecto p ........................ .................... .................... .................... .................... ............87 rformatoauna u categor adebarrasdeGantt..... .................... .................... .................... ............87 Aplicar Aplicar rformatoauna u categor adetareasenlalistade etareas....... .................... .................... ............88 Aplicar rformatoaltexto t .............................. .................... .................... .................... .................... ............89 Aplicar rformatoala acuadrcula a................... .................... .................... .................... .................... ............89 Aplicar rformatoala aslneasdedependenci ia................. .................... .................... .................... ............90 Aplicar rformatoalo oscuadrosdel d Diagrama adeRed..... .................... .................... .................... ............90 Comunica arydistribuirinformaci ndelproye ecto.............. .................... .................... .................... ............91 Imprim mirinformacindelproye ecto ............. .................... .................... .................... .................... ............91 Distribu ucindeinfo ormacinde elproyectoen e lnea....... .................... .................... .................... ............91 Configu urarunsiste emadegrupo osdetrabajo................. .................... .................... .................... ............92 Enero,2010 0 Pgina7

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Publica arinformaci nenformatoWeb....... .................... .................... .................... .................... ............93 Publica arinformaci nenformadegrfico.. .................... .................... .................... .................... ............93 Comunica acinconlos sgruposdetrabajo t ........ .................... .................... .................... .................... ............94 Intercambiarmens sajesutilizan ndocorreoelectrnico... .................... .................... .................... ............94 Intercambiarmens sajesutilizan ndoMicrosof ftProjectCe entral........... .................... .................... ............95 Conect tarelequipo oalsistemade d correoelectrnicode elgrupodetrabajo t ........ .................... ............96 Mensaj jesdelgrupo odetrabajo o................... .................... .................... .................... .................... ............96 Asignar rEquipo............................................ .................... .................... .................... .................... ............96 ActualizarEquipo........................................ .................... .................... .................... .................... ............97 .................... .................... .................... .................... ............98 EstadodelEquipo........................................

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LaAdm ministra acinde eProyectos

Laadministr racindepr royectosesel e procesodeplanear,organizar o yadministrartareas t yrecu ursospara alcanzar un objetivo concreto, generalmente con c delimitaciones de tiempo, recursos o costo o. Un plan de proyecto o puede ser sencillo, s por r ejemplo, una lista de tareas t y sus fechas de co omienzo y fi in escritas en un bloc de d notas. O puede ser complejo, c po or ejemplo, miles m de tar reas y recurs sos, y un pre esupuesto delproyecto odemillone esdebolvare es. La mayora de los proye ectos compa arten activid dades comunes, como la divisin de el proyecto en tareas nejo, la programacin de d las tarea as, la comun nicacin entre los miem mbros del eq quipo y el de fcil man seguimiento o de las tare eas a medida que progr resa el traba ajo. Adems, todos los proyectos p co onstan de t fasespr tres rincipales: 1. Crearelplan ministraryrealizarunseg guimientode elproyecto 2. Adm 3. Cerra arelproyect to

Microso oftProjec ct
Microsoft Project P es un n programa o software e para la gestin de pro oyectos. Est ta aplicacin n permite organizar la a informaci n acerca de e la asignacin de tiem mpos a las ta areas, los co ostos asocia ados y los recursos, tanto de trabajo como materiales, m del d proyecto para que se puedan re espetar los plazos sin p yconseguiraslosobjet tivosplantea ados. excederelpresupuesto Microsoft Project P es una herramie enta de administracin n de proyec ctos eficaz y flexible que puede utilizarparacontrolarproyectossim mplesocomplejos.Leay yudarapro ogramaryre ealizarunseg guimiento detodaslasactividades sparasuperv visarsuprog greso.

Tringu ulodelPr royecto

EnMicrosof ftProjectlos stresfactore esqueconfo ormancadaproyectoson: Tiem mpo:eltiemp poparacom mpletarelpro oyecto,quesereflejaen nlaprogram macindelmismo. m Dine ero: el presupuesto del proyecto, que se ba asa en el co osto de los s recursos; personas, equipamientoymaterialesnecesarios n para p realizarlastareas. mb bito:losobje etivosylasta areasdelpro oyecto,ascomo c eltrabajonecesari iopararealiz zarlos.

Este tro de e tiempo, dinero d y m mbito forma an el tring gulo del pro oyecto. Al ajustar a uno de estos elementos se s ven afect tados los otr ros dos. Aun nque los tre es elementos s son impor rtantes, norm malmente unodeellos stendrms sinfluenciaen e elproyec cto. Enero,2010 0 Pgina9

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Larelacinentre e estoselementos e difiere d deun nproyectoaotro,ydete erminalacla asedeproblemasque encontrar y las solucio ones que pue ede implementar. Si sab be dnde en ncontrar de elimitaciones y dnde podrserfle exible,leser rmsfcilplanear p yad dministrarelproyecto.

Basesde eDatosde d Micro osoftPro oject

Microsoft Project P alma acena los detalles d ace erca del pr royecto en su base de datos. Utiliza U esa informacin n para calcu ular y contro olar la prog gramacin, los l costos y otros elem mentos del proyecto, mediantelacreacinde eunplan.Cu uantomsin nformacinse s proporcio one,mspre ecisoserelplan. e clculo, Microsoft M Pro oject muestra los result tados de los clculos Como si se tratara de una hoja de inmediatam mente.Peroel e plandelproyecto p nosecreamien ntrasnoseintroduce i lainformacinesencial acerca de to odas las tare eas. Slo ent tonces se ve er cundo finalizar el proyecto o las fechas en e las que estnprogra amadaslastareas. t Microsoft Project coloc ca la informacin que se s introduce e y la que ca alcula en ca ampos que contienen c t tipos de in nformacin especficos, como nom mbres o du uraciones de e tareas. En Microsoft t Project, g generalmen ntecadacam mpoapareceenunacolu umna.

V losdatos Ver d ne ecesarios s

La base de datos d del proyecto cont tiene gran ca antidad de informacin, , pero en un n momento dado slo necesita un na parte de la misma. Para tener acceso a la informacin, se utiliz zan las herr ramientas siguientes: as, que pres sentan un subconjunto s o de informacin del proyecto p en un formato o fcil de Vista inter rpretar. Por r ejemplo, el e Diagrama a de Gantt muestra in nformacin bsica de tareas t en colum mnasyungrficodebarras. Tabla as,quedefin nenlascolum mnasmostra adas. Filtro os,queperm mitencentrarseentarea asorecursos sespecficos s.

Cadavistapresenta p una aclasedeinf formacindiferente. d Lastablasylosfiltrosajus stanlainform macin.El cambio de vistas, v tablas s o filtros pu uede ocultar informaci n, pero no la elimina. Seguir S esta ando en la basededato osyseguiractualizndose.

V Vistas
Son las com S mbinacin de euna o ms vistas (Diagr rama de Gan ntt, Hoja derecursos, et tc.) y, si procede, una t tabla y un filtro. Las vistas v permi iten especif ficar, organizar y exam minar la info ormacin en n diversos f formatos. Ex xistentresti iposdevista as: 1. Los diagramas d o los grficos representa an la inform macin grfic camente. La as vistas Diagrama de Gant tt,Diagrama adered,Gr ficoderecu ursosyCalen ndariosondiagramasogrficos. g Enero,2010 0 Pgi ina10

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 2. Las hojas h representan la info ormacin en n filas y colu umnas. Cada a fila contien ne informacin acerca de tareas o recursos espec cficos. Cada a columna contiene c un campo en el que se especifica infor rmacin con ncreta sobre e las tareas o los recur rsos. En Microsoft Proj ject, las columnas se deno ominannorm malmenteca ampos. 3. Los formularios f representan n la informac cin en un formato f similar al de un n formulario de papel. Losformularios f muestranlainformacin ndeunatareaodeunrecurso r indiv vidual.

Tablas
Son el conju S unto de columnas que muestra m informacin esp pecfica de ta areas,recur rsos y asigna aciones en unavistade ehoja.

Filtros
Especifican la informaci in de una tarea t o de un u recurso que q se debe e mostrar o resaltar en una vista. Porejemplo o,cuandoseaplicaelfilt troTareascr rticas,slose s muestranlastareascrticas.

Cmopr rograma aMicrosoftProje ect

Microsoft Project progr rama el com mienzo y el fin de una tarea tenien ndo en cuenta muchos s factores, incluidas las s dependenc cias entre ta areas, las de elimitacione es y las interrupciones, como das festivos y v vacaciones. Lo que es ms importante, Micro osoft Project t programa cada tarea utilizando la a frmula duracin=trabajo t /esfuerzoderec curso,donde e: Dura acineslaca antidaddetiempoquetranscurre t an ntesdequelatareaest realizada. Trabajoeselesf fuerzoneces sariodurante eunperodo odetiempopararealiza arunatarea. Esfue erzo de rec curso es la cantidad de esfuerzo de los recu ursos asigna ados a la ta area y su asign nacin.

Porejemplo o: Si tre es pintorestrabajan t dos s das en una a tarea,con un esfuerzo o de 8 horas s diarias,el trabajo t de cada arecursoes16horas(2das*8hora as). Elesfuerzototaldelosrecur rsoses24ho orasalda(3 3pintores*8horas). Eltra abajototalen e latareaes s48horas(2 2das*8ho oras*3pinto ores).

La comprensin de esta a frmula es s importante e para saber en qu form ma los camb bios que realiza en las t tareas afectanalaprogramacinde elproyecto.

Seguimi ientoyCierre C
Unavezcrea adalalistade d tareasyproporcionad p dalainform macindepro ogramacin, ,segenerael e plan.Se podrverun nmodeloco ompletodelproyecto,co onsufechadefinalizaci inylasfech hasdecomienzoyfin decadatare ea.Lossiguie entespasosson: Enero,2010 0 Pgi ina11

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Revis sar el camin no crtico pa ara detectar r posibles pr roblemas. Un camino cr rtico es una a serie de tarea as vinculada as que debe en realizarse a tiempo para que el proyecto o finalice en n la fecha prog gramada. Si se retrasa cualquier c tarea de un camino c crtic co, puede re etrasarse la fecha de finalizacindelproyecto. p Evalu uar y optim mizar el plan n. Antes de e iniciar el proyecto y de forma peridica p du urante su ejecu ucin, se deber evaluary ajustar el e plan del pr royecto cons siderando elmbito, los s recursos ylaprogramaci p n. Actualizar Micro osoft Project t en cuanto al a progreso de las tareas. A cambio, mostrar el e plan del yectoactualizado.Sepue edeactualizarelplanpe ersonalment te,opuedehacerloeleq quipocon proy Micr rosoft Proje ect Central o mediante correo electrnico. e Una vez que q el plan n ha sido actualizado,serevisaparacomprobarelefectodeloscambios.Estelpro oyectoporencima e del presupuesto? E Est program mado que algn a miem mbro del equ uipo trabaje e horas extr ra? Va a finalizartardeelproyecto? redelproyec cto.Evaluarlasleccione esquesehan naprendidoylasmejore esprcticas. . Cierr

Elemen ntosaco onsider rarpara adefini irunpr royecto

Durante la fase de planificacin de proyectos s que tienen n una durac cin significa ativa o requ uieren los servicios de muchas personas, es im mportante definir d los ob bjetivos, las suposicione es y las delim mitaciones delproyecto o.

Definirlos l objet tivosdel lproyect to

Unos objetiv vos de proyecto claros son cruciale es pues el x xito del proy yecto vendr determina ado por el g grado de cu umplimiento o de los mismos. Un objetivo o de proyecto claro es espe ecfico y me ensurable. Deben evita arse objetivo os impreciso os como "Cre ear resultados moderno os". Los obje etivos de un proyecto puedenincluir: ultadosdelproyecto. p Unalistaderesu Fech has de cump plimiento esp pecficas, tan nto para la finalizacin f del proyecto o como para a los hitos inter rmedios. Crite eriosdecalid dadespecfic cosquedebe encumplirlo osresultado os. Lmit tesdecostoquenodeb besobrepasa arelproyect to.

Para que los s objetivos resulten r efic caces, es importante qu ue todos los participante es del proye ecto estn oficialmente e de acuerdo con ellos. . A menudo o, el adminis strador del proyecto cre ea un docum mento de objetivos qu ue se convierte en un na parte permanente del d proyecto o. Tras crea ar un docum mento de objetivosen nunprogram madiferente edeMicroso oftProject,puede p adjun ntarloalarch hivodeproy yectopara t tener acceso oaldeform masencilla. Pgi ina12

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Definirlas l suposiciones sdelpro oyecto

Durante la etapa de planificacin de un proyecto, p pr robablemen nte surgirn muchas cuestiones c importantes s sin respuesta; por eje emplo, cund do estarn disponibles d los recursos s clave para a iniciar el t trabajo, ycu untotiempollevarunnuevoproc ceso.Paraco omenzarlaplanificacin p n,sehacenconjeturas c hipotticasy, y acontinua acin,seutilizanesases stimacionesparacrearla aprogramac cin. Esimportan ntehacerunseguimiento odelassupo osicionesqu uesehacende d maneraque: q Los participante p s del proyec cto puedan criticarlas y, y despus, apoyar a form malmente un conjunto desu uposicionesdelproyecto o. Se pueda actual lizar la prog gramacin cu uando se disponga de informacin adicional so obre esos facto ores.

Hayqueten nerencuentalassiguien ntesreasde elproyectopara p identificarsuposicio onessubyac centes: Entre egasdeotro osproyectos sodepartam mentos:Sielproyectova aadepende erdeltrabajo odeotras personas, son conscientes dichas pers sonas de es sta depende encia y estn n de acuerd do con las asdeentreg gaestablecid das? fecha Disponibilidad y uso de recu ursos (incluy yendo perso onas, materi iales y equip pamiento): Si S algunas de la as personas que van a trabajar en n el proyecto o estn bajo o otro cargo o, a cargo de quin estn n?Y,haaprobadoesapersonalautilizacin u de eestosrecur rsos? Dura aciones de la as tareas: E Estn fundam mentadas las estimacion nes de tarea as en una inf formacin slid daoenconje eturas? Costos del proye ecto: Qu importancia a tiene el costo en el pr royecto? Q Quin debe aprobar a el presupuestooaumentarlosi s esnecesar rio? Tiem mpo disponib ble: Si se est trabajan ndo teniend do presente una fecha lmite cono ocida, se pued decompletardeformarealista r toda aslastareasconunnivelaceptablede d calidad? Resu ultados:Cum mpleelresu ultadoesperadolasexpe ectativasdelclienteyde eotrosparti icipantes? Si se e deben hac cer concesio ones en el re esultado, e estn de acu uerdo los pa articipantes sobre los aspe ectosdelresultadoenqu uesehande ehacerlasco oncesionesen e primerlu ugar?

Estos son un nos pocos ej jemplos de los l asuntos a considerar rantes de empezar un proyecto p complejo. El xitodelpro oyectodepe endeenltim motrminodelaidentif ficacindesuposicionesydelareali izacinde planesalternativosdeseguridad,as scomodell levaracaboelproyectotalcomofu ueplaneado. .

Definirlas l delim mitacion nesdelpr royecto

Las delimita aciones en un u proyecto son factore es que pued den restringi ir las opcion nes del administrador delproyecto o.Normalme ente,lastres sdelimitacio onesprincipalesson: Prog gramacin,comounafec chadefinfij jaounafech halmitepar raunhitopr rincipal. Pgi ina13

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Recu ursos (mater riales, instalaciones, equipamiento y personal, , as como los costos as sociados), como ounpresupuestopreestablecido. mb bito,comounrequisitode d realizaci ndetresmo odelosdelproducto. p

Un cambio en una de estas e delimit taciones afe ecta normalm mente a las otras dos, y tambin afecta a a la calidad tota al. Por ejem mplo, si decr rece la dura acin del pr royecto (pro ogramacin), puede aum mentar el nmero de trabajadore es necesario os (recursos) y reducirse el nmero o de caractersticas que pueden o (mbito). El E administr rador del pro oyecto dete ermina enton nces si este ajuste es incluirse en el producto aceptable. Este concep pto se deno omina "deli imitaciones triples de administrac cin del pro oyecto" o "tringulodelproyecto" ". Durante el proceso de planificac cin, se de eben enume erar las de elimitaciones s del proye ecto para d que todo os los partic cipantes del proyecto las conocen y tienen la oportunidad o asegurarse de de hacer observacion nesacercade elasmismas s. Tambin es importante T e que los pa articipantes se pongan de d acuerdo sobre la for rma en que se ha de responder a delimitacio ones inespe eradas que puedan p surg gir durante el proyecto o. Por ejemp plo, si los costos labor rales resulta an superiore es a los prev vistos, los pa articipantes pueden desear reducir el mbito delproyecto odeciertasmanerasesp pecficaspre edefinidas.

Prepara arunpla andeadm ministra acindel lmbito o

Una vez identificados lo os objetivos, , suposicione es y delimita aciones del proyecto, es st en condi iciones de preparar un n plan de administracin n del mbito o. El mbito del proyecto es la combinacin de todos los objetivos y tareas t del proyecto p con n el trabajo necesario pa ara su ejecu ucin, y el pl lan de administracin del mbito establece un u procedim miento para el tratamie ento de los cambios qu ue se efect en en el proyecto. a n del mbito es til po orque los eq quipos del proyecto deb ben ajustar a menudo El plan de administraci sus objetivo os durante el e mismo, y todos los participantes p s del proyec cto tienen que q estar in nformados puntualmen ntedeloscambiosquese s introduzca an. Elplandead dministraci ndelmbito opuedeincl luir: Una evaluacin de la probab bilidad de que haya que e cambiar el mbito, con n qu frecue encia y en qumedida. Una descripcinde cmo se e identificar ny clasifica arn los cam mbios del m mbito. Por eje emplo,en un proyecto p de construccin n, puede est tablecer que e si el cliente solicita cambios del diseo con un costo inferior a 1.000 d lares, el capataz puede e aprobarlos s, pero si el costo es su uperior, el administrador del d proyecto o y el client te deben ev valuar de nu uevo el mbito del pro oyecto en trm minosdecost to,recursosyotrosfactores. Pgi ina14

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Un plan p para determinar las s acciones a emprender cuando se identifique i un u cambio del d mbito (porejemplo,inf formardelmismo m alpat trocinadoreimpartirunaordendecambio c delcontrato). c

a ndelmbi itobienprep paradopued deservirdebase b paraco onfeccionarelplande Unplandeadministraci emergenciadelproyecto.

Crearun nplande eproyec cto

Cuando se hayan definido los ob bjetivos del proyecto y decidido sus fases principales, p se puede comenzaracrearelplan n. e y organiza la lista de tare eas que se deben d realiz zar, as como o la duracin de cada Primero se especifica t tarea. A con ntinuacin, se s agrega al plan person nas, equipam miento y materiales, y su us costos. Despus se asignan esto os recursosalas tareas. Con esta in nformacin, Microsoft Project crea una u program macin. Se puedecomp probarlapro ogramacinyajustarlasegn s seane ecesario. Losprimero ospasosenlacreacinde d unaprogr ramacinco onsisteneniniciarunnu uevoarchivo,designar unafechade ecomienzoofindelpro oyectoeintr roducirinfor rmacingeneraldelproy yecto.

Iniciand doMicro osoftPro oject

Al abrir Mic A crosoft Project aparece er un docu umento nue evo en la vista del Diag grama de Gantt G y la v ventana deayudasobre eelproyecto oenblanco. ParainiciarMicrosoftPr rojectsigaestospasos: 1. Selec ccioneenlabarradetar reasdeWind dowselbot nInicio,Pro ogramas,MicrosoftProj ject. 2. Haga a clic sobre el botn Ce errar Proje ect. para a salir de la ventana de e Ayuda y mostrar m la ve entana de

Crearun nproyec ctonuev vo

Cuando inic cie un nuev vo archivo de d proyecto o en Micros soft Project, puede esp pecificar la fecha de comienzo o de fin del mismo, pe ero no amba as. Se recom mienda especificar nic camente la fecha de comienzo del proyecto y dejar que e Microsoft Project calcule la fech ha de fin, un na vez intro oducidas y programada as las tareas s. Los proyectos se suel len program mar de este modo. Al in ntroducir inf formacin relativa al proyecto, com mo duracion nes y depend dencias de tareas, t Micro osoft Project programa el trabajo ycalculalafecha f mste empranadefindelproyecto. Sielproyect S todebefinalizarenunafechaconcr reta,escriba aslolafech hadefin.Laaccindeprogramar p apartirdela afechadefindelproyec ctopermiteaMicrosoftProjectprog gramardesd deunafecha aconcreta haciaatrs,terminando ocadatarealomstarde eposiblesin nretrasarlafecha f defin. Pgi ina15

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 1. Haga aclicenNue evo. 2. EnelcuadrodedilogoInfo ormacindel lproyecto,escriba e oseleccioneuna afechadeco omienzoo fecha adefinpara aelproyecto o 3. Si de esea progra amar a part tir de la fec cha de com mienzo del proyecto p en el cuadro Fecha de comienzo,escrib baoseleccio onelafechaenquedese eecomenzar relproyecto o 4. Si de esea program mar a partir de la fecha de fin del proyecto p en el cuadro Programar P a partir de, haga a clic en Fecha de fin de el proyecto, luego en el cuadro Fecha de fin, escriba o sele eccione la fecha adefinapa artirdelacualdeseepro ogramarelproyecto p 5. Haga aclicenAceptar 6. Haga aclicenGua ardar 7. EnelcuadroNom mbredearchivo,escriba aunnombre eparaelpro oyectoy,aco ontinuacin,hagaclic enGuardar. G

A Abrir un naplanti illaounarchivo oexisten nte

Un archivo nuevo perm mite empezar partiendo o de cero, elegir las fe echas de co omienzo o de d fin del t yrecu ursosnecesa ariosparaelproyecto. proyecto,yagregarlastareas n se puede utilizar un archivo a de proyecto p exis stente que contenga c inf formacin similar a la Pero tambi que necesit ta para el proyecto ac ctual. Tamb bin se pue ede utilizar una plantilla para com menzar el proyecto. La a utilizacin n de una pla antilla o de un archivo existente elimina e la necesidad de e volver a introducirin nformacincomn c alade d proyectos ssimilares.

Basarelproyecto p nuevoen nunarchi ivoexistente

1. 2. 3. 4. Haga aclicenAbrir Localiceyabrala acarpetaqu uecontengaelproyectoy,acontinu uacin,hagaclicenelpr royecto oloencuentra,realiceunabsqueda a Sino Haga aclicenAbrir

Basarelproyecto p nuevoen nunaplan ntilla

1. Para abrir una plantilla des sde Microso oft Project, en el men Archivo, haga h clic en Nuevo y desp pushagacli icenlaficha aqueconten ngalaplantilla. 2. Haga aclicenlaplantillaquedesee d abriry, y acontinua acin,hagaclicenAceptar. Sugerencia:Lasplantilla S assepueden nguardaren ncualquiercarpeta. c Para aabrirunaplantilla p gua ardada,en el men Arc chivo, haga clic en Abrir r, seleccione e la carpeta y el archivo o de la plantilla y, a cont tinuacin, hagaclicenAceptar.

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Introduci irinformacinclav vedelpro oyecto

Cada proyec cto se comp pone de un conjunto n nico de elem mentos: las tareas t que conlleva, c las personas que las realizan y los objetivos del proyecto. Como ayu uda para recordar y co omunicar los detalles s,introduzca ainformaci nsobreelproyectoyco onsltelacua andoseanecesario. importantes 1. EnelmenArch hivo,hagaclicenPropied dadesy,aco ontinuacin, ,enlafichaResumen. iba la informacin que e desee ace erca del pr royecto, por r ejemplo, las persona as que lo 2. Escri administrarn y que se enca argarn del mantenimie ento del archivo de proyecto, el ob bjetivo del yecto, las lim mitaciones que pueden dificultar el logro de es se objetivo y otras nota as de tipo proy gene eralrelativas salproyecto o. 3. Haga aclicenAceptar. Sugerencia: Para buscar S r un comand do de men que no aparece, haga clic c en las fle echas situad das al final del men. El men se e expande para p mostra ar ms com mandos. Tam mbin puede e expandir un men haciendodo obleclicenl.

Configura arelcalen ndariode elproyect to

Puede camb biar el calendario del pr royecto para a que refleje e los das y horas h laborables de cada a persona que particip pa en el proy yecto. Los valores prede eterminados s del calendario son lun nes a viernes s, de 8:00 a.m.a5:00p.m.,conun nahoradedescansopar raelalmuerz zo. Puede especificar los perodos no laborables, como fines de semana y tardes, as como da as festivos excepcionales,comolas svacaciones s. 1. EnelmenHerr ramientas,hagaclicenCambiar C cale endariolaboral 2. Selec ccioneunafecha f enelcalendario. c 3. Para cambiar un n da de la semana en n la totalidad del calendario, por ejemplo, e para que la jorna ada de los viernes finalice a las 4:00 0 p.m., haga a clic en la abreviatura de d ese da en la parte supe eriordelcale endario. 4. Para cambiar to odos los da as laborable es, por ejem mplo, para comenzar c lo os das labo orables de mart tes a vierne es a las 9:00 0 a.m., haga clic en la abreviatura a correspon ndiente al primer p da laborable de la semana y arrastre el ra atn hasta la abreviatura correspondiente al ltimo da laborabledelasemana. s 5. Haga a clic en Per odo no labo orable para indicar los das d libres, o en Perodo o laborable no n predet. paracambiarlas shorasdetrabajo. 6. Si en n el paso an nterior hizo clic en Per odo laborab ble no predet., escriba las horas en e las que dese eaquecomie enceeltraba ajoenloscu uadrosDesdeylashoras senlasquedeseaquetermine t el traba ajoenloscu uadrosHasta a. 7. Haga aclicenAceptar.

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Lasestad dsticasde elproyect to

Para obtene er una visin n general de e la fecha de inicio y fin n, duracin, costos y de ems inform macin del proyectoseaccesanlasestadsticas sdelmismoqueproporc cionaMicros softProject. 1. EnelmenProy yecto,hagaclic c enInform macindelProyecto P 2. Enelcuadrodedilogo d InformacindelProyecto,haga h clicenEstadsticas E

Guardarun u proyecto
1. Haga aclicenGua ardar 2. Sieslaprimeravez v queguardaelarchiv vodelproyecto,escribaunnombreenelcuadro oNombre dearchivoyhag gaclicenGua ardar. Nota: Si no ha establec cido un plan previsto pa ara el proyec cto, cuando vaya a guardarlo el pro ograma le s deseagua ardarunalneadebase. preguntarsi

A Abrir unproyectoexistente e
1. Haga aclicenAbrir EnelcuadroBus scaren,hagaclicenlaunidad u ocar rpetaqueco ontengaelproyecto.Enlalistade carpetas,abrala acarpetaquecontengaelproyectoquedesea.Sinoencuentraelproyectoenla s,realiceuna absqueda. listadecarpetas 2. Haga adobleclicen e elproyectoquedeseaabrir. Sugerencias S s: Para abrir un proyecto o creado en n otro progra ama, haga clic c en el for rmato de archivo que deseaenelcuadroTipo odearchivoy,acontinua acin,hagadobleclicen nelnombredelarchivoenlalista decarpetas.Tambinpuedeescribi irlaextensi nenelcuadroNombre edearchivo(porejempl lo,escriba *.mptparaencontrar e lo osarchivosde d lasplantillasdeMicro osoftProject). Paraabrirunproyectoque q hayauti ilizadorecientemente,haga h clicenelnombredel d archivoen e laparte inferior del men Arch hivo. Si la lis sta de archi ivos utilizad dos recientemente no aparece, a hag ga clic en Opciones en n el men Herramienta as, seleccion ne la ficha General y marque m la casilla c de ve erificacin A Archivos usa adosrecient temente.

Cerrarun nproyecto
EnelmenArchivo, A hag gaclicenCerrar. Nota: Si ha realizado r cambios en un n proyecto yno los ha guardado, g el programa le epreguntarsi desea g guardarlos.

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Vincular o almace V enar docu umentos relaciona ados con el proyec cto en Mi icrosoft Project
Unavezcrea adounarchivo,puedeadjuntar a almismo m losdo ocumentosrelacionados r sconelproy yecto.Por ejemplo,puedevincular ralproyecto oelplandeadministraci a indelmbitooelplandeadminist tracinde afacilitarelacceso a alosmismos.Pu uedehacerque q losdocumentosdeayuda a seanaccesibles a riesgospara desdeelpro oyectoagreg gandounhip pervnculoaunapginaWeboaunarchivooca arpetadesu uequipoo delared.Ta ambinpued dealmacena arlosdocum mentosenun nanota.

Establece erunvnc culodesdeelarchi ivodeMic crosoftPr roject

1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt 2. EnelcampoNom mbredetare ea,seleccion neunatarea aparaagrega arleeldocum mento 3. 4. 5. 6. aclicenInse ertarhipervnculo Haga EnVinculara,ha agaclicenArchivoopg ginaWebexi istente ibaoseleccioneladirecc cindeldestinoparaelhipervnculo o Escri En el cuadro Tex xto, escriba el texto que e desee que e aparezca cuando se sit te el cursor sobre el icono odelhiperv nculo,porejemplo, e "Pla andelproye ecto"

Nota: Si lo desea, d puede agregar una lnea de texto adicio onal para qu ue aparezca en la Sugere encia, por ejemplo,"Le eerelda27/5".HagaclicenSugere encia y,aco ontinuacin, ,escribaeltexto.

A Almacena arenelar rchivode eMicrosoftProject t

1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt 2. EnelcampoNom mbredetare ea,seleccion neunatarea aparaagrega arleeldocum mento 3. Haga aclicenNotasdetareas s

4. Haga aclicenInse ertarobjeto 5. Haga aclicenCrea ardesdeunarchivo 6. En el cuadro Arc chivo, escriba la ruta y el e nombre de e archivo de el document to que desee e insertar, gaclicenEx xaminarpara alocalizarloyselecciona arlo ohag 7. Enelcuadrodedilogo d Insertarobjeto,desactivela acasilladeverificacinVincular V alar rchivo 8. Activ velacasillade d verificaci nMostrarcomo c iconoy,acontinuacin,hagaclicenAcep ptar 9. Repitalospasosanteriorespara p agregar rmsarchiv vosalanota9. 10. Para agregar tex xto descriptivo que apa arezca cuand do el cursor r se site so obre el icono o de nota (por ejemplo, "D Documentos s de planes del proyecto"), haga clic c en el es spacio en bl lanco que rode eaaliconoqueacabade einsertaryescriba e eltex xtoquedese ee.

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Elentornodetrabajo odeMic crosoftProject t

Microsoft Project prese enta la inform macin acer rca del proye ecto, con gr rficos y text tos, en distin ntos tipos devista. Para iniciar Microsoft Project P selec ccione el bo otn Inicio de d Windows s, luego Pro ogramas y fi inalmente MicrosoftPr roject. Al abrir Mic A crosoft Project aparece er un docu umento nue evo en la vista del Diag grama de Gantt G y la v ventana deayudasobre eelproyecto oenblanco. Hagaclicsobreelbotn nCerrar para p salirdelaventanadeayudaymostrar m laventanadeProject, P tal comolaque esemuestra aacontinuac cin: En la parte superior se encuentran n la barra de ttulo y la as barras de e herramient tas. A la izq quierda se encuentra la l barra de vistas. En el centro se s encuentr ra la vista del d Diagram ma de Gantt t dividida v verticalmen nea. A la derecha d de la l lnea se encuentra e el e Grfico de e Gantt con la Escala te por un l T Temporal ar rriba y las ba arras de des splazamiento a la derec cha y a la izq quierda del mismo. m A la izquierda delalneaseencuentra alatabladetareasquese s muestracomo c unatabladeExceldondecada acolumna t tiene unnom mbre,ycada afilareprese entaunatar rea.

LaBarradeTtulo o
Muestraelnombre n delaaplicacin(MicrosoftProject)yel lnombredelproyectoactivo. a Aladerecha d se encuentranlosbotonesdeminimizar,maximiza arycerrarla aventana.

LaBarradeMen
Presenta los s mens por r medio de los cuales accedamos a la as diferente es opciones que ofrece Microsoft Project.

LasBarra asdeHerr ramienta as

Muestralosbotonesqu uepermitenutilizarlasdiferentes d op pcionesdeMicrosoft M Pr roject,deun namanera msrpida.Pordefecto osemuestra anlaBarradeFormatoylaBarraEst tndar.LaBarradeHerr ramientas ermite inicia ar las tareas ms comunes tales co omo crear una u nueva ta area, cortar r, copiar y Estndar pe pegar texto o y guardar un archivo. . La Barra de d Herramie entas de Fo ormato perm mite aplicar formatos especficosalosdiferen nteselement tosdelasvis stasdeMicrosoftProjec ct. Nota: Si des sea personalizar la barra a de herramientas y ver todas las qu ue estn disponibles, ha aga clic en syluegoPersonalizar. elmenVer r,seleccione eBarrasdeHerramienta H

LaBarraEstndar r
Enlasiguien ntetablasedescriben d algunosdelos selementos squesepres sentanenes stabarra: Enero,2010 0 Pgi ina20

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Bo otn

No ombre Nu uevo Ab brir

Descripc cin Abreunarchivonue evodeProject Abreunarchivoexis stente Guardaunarchivo Imprime eeldocumen nto

Gu uardar

Imprimir

Vis staPrelimina ar Muestra alavistapreviadeundo ocumento

Ortografa

Realizalacorreccin nortogrfica adelproyect to

EliminarTarea Eliminala l tareasele eccionada

Cortar

Cortaeltextoselecc cionadoyloguardaenel e portapape eles Copiaeltextoselecc cionadoyloguardaenel e portapapeles Pegaelcontenido c delportapape eles

Copiar

Pegar

CopiarFormato Copiaelformato De eshacer

Deshace elaltimaac ccin Inserta un hipervnculo de enl lace con otr ro documen nto o pginaweb w

Ins sertar Hip pervnculo

Vin ncularTareas Establec ceunarelacindedepen ndenciafinacomienzo

De esvincular Tareas Div vidirTarea

Eliminael e vnculoen ntredostare eas Divideeltiempodeunatareaen ndossegme entos

Inf formacinde e Muestra aelcuadrode d dilogoIn nformacinde d laTarea laTarea T No otasdela Tarea

Muestra alafichaNot tasdelcuadrodedilog goInformaci n delaTar rea Abreelcuadro c dedi ilogoAsignarRecursos Agrupalas l tareasse egndiversoscriterios Aumentalavista Reducelavista Muestra aelasistente edeOffice

Asignar Recursos

Agruparpor Acercar

Ale ejar

Ayudade Microsoft

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LaBarradeForma ato
Enlasiguien ntetablasedescriben d algunosdelos selementos squesepres sentanenes stabarra: Bo otn

Nombre An nularSangra a Ap plicarSangr a

Descrip pcin Anula la a sangra ap plicada a un na tarea para situarla en un nivelsuperiordelesquema Aplica una u sangra a una tare ea para situa arla en un nivel n inferiordelesquem ma Muestra alassubtare easdelatarearesumenseleccionad da Ocultalas l subtareasdelatarea aresumense eleccionada Muestra a todas las subtareas de d todas las tareas resumen delproy yecto

Mostrar M Su ubtareas Oc cultar Su ubtareas Mostrar M todas s lassubtareas

Mostrar M nivele es Muestra alassubtare easdelnivelseleccionad do

Fu uente Ta amaode Fu uente Ne egrita

Muestra aeltipodefuente f selcc cionadaypermitecambi iarla Muestra a el tama o de fuent te seleccion nada y permite cambiarlo Poneen nnegritaeltexto t selccio onado Poneen ncursivaeltexto t selecci ionado Subraya aeltextosel leccionado Alneaalaizquierda aelelement todelcampo oselecciona ado Centrael e elementodelcamposeleccionado s o Alneaaladerechaeltextodelcamposeleccionado Aplicael e filtroespecificadoporelusuario Activaodesactivael e autofiltro Activa el e Asistente para dar fo ormato a las s estructuras s del Diagram madeGantt

Cu ursiva

Su ubrayado

Alinearala Izq quierda Ce entrar

Alinearaal De erecha

Filtro Au utofiltro

As sistentepara a Di iagramasde Ga antt

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LaBarradeVistas s
La Barra de L e vistas mue estra los ico onos de las vistas ms utilizadas, en e los que puede p hacer r clic para m mostrar la vista. Aparec ce a lo largo del borde iz zquierdo de la l ventana de e Microsoft Project y proporciona l medios adecuados los a para cambiar de vista con n slo hacer r clic en los iconos que aparecen a en ella. Si la v vista que de esea mostrar no aparece en la Barra de vistas, ha aga clic en Ms M vistas en n la Barra de e vistas y, d despus, sel leccione la que q desee en n el cuadro de d dilogo Ms M vistas. Si S no desea que q Microso oft Project m muestre la Barra B de vista as, haga clic c en Barra de e vistas en el l men Ver. En la siguie E ente tabla se describe ca ada una de la as vistas que e aparecen en e la Barra de d vistas y muestra m el i icono de cad da una de ell las. Nota: Esta tabla N t no con ntiene todas las l vistas de e Microsoft Project, P nic camente las que se mues stran en la B Barra de vistas de maner ra predeterm minada. Vista Nom mbre De escripcin

Ca alendario mensual que muestra las s tareas y su us duraciones. Utilice Cale endario es sta vista de tareas par ra mostrar las tareas programada as en una se emanaoenun u intervalodesemanas sconcretos. Diag grama deGantt G Lis sta de tareas e informacin relacionada y un diagrama d que muestra tareas y durac ciones en fu uncin del tie empo. Utilic ce esta vista de tareas pa araintroduci iryprogram marunalistadetareas. Diagrama, an nteriormente e conocido como Dia agrama de red, que muestra toda as las tareas s y sus dep pendencias. Utilice esta a vista de tareas para cr rear y ajusta ar la progra amacin en formato de diagrama de eflujo. Lis sta de tarea as que mue estra los rec cursos asign nados agrupados bajo ca ada tarea. Utilice U esta vista para ver v qu rec cursos se encuentran as signadosata areasespecf ficasyparadefinir d elperfildeltraba ajo.

Diag grama dered r

Usode tare eas

Lis sta de tareas e informacin relacionada y un diagrama d que muestra Ganttde las s barras de Gantt G de lnea de base y de program macin de cada tarea. segu uimiento Ut tiliceestavis stadetareaparacompa ararlaprogr ramacinpr revistacon laactual. Grf ficode recu ursos Hoja ade recu ursos Usode ursos recu Gr rfico que muestra m la asignacin, los costos o el traba ajo de los recursos. Utilice esta vista para mo ostrar inform macin sobr re un solo recursoosobr reungrupoderecursos salolargodeltiempo. Lis sta de recu ursos e info ormacin re elacionada. Utilice esta a vista de recurso para introducir i y modificar in nformacin acerca del recurso r en un nformatosim milaraldeuna u hojadeclculo. c Lis sta de recursos que muestra la asig gnacin, el costo c o la inf formacin de el trabajo de e cada recurso a travs del d tiempo. Utilice esta vista para mostrar inform macin acer rca del costo o y de la asig gnacin de trabajo t de Pgi ina23

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project ca adarecursoyparadefini irelperfilde elasasignac ciones.

LaEscala aTempora al
Algunas vist A tas disponen n de una esc cala tempora al en la part te superior que q consta de d dos comp ponentes: unaescalatemporalprincipalenlapartesuperioryunasec cundariadebajodesta a.Lasescalas sprincipal ysecundaria asepuedenajustardeforma f indep pendiente,lo ocualpermi iteverelpro oyectoconel e nivelde detalledese eado.

Lasbarra asdedesp plazamien nto

MicrosoftPr rojectmuest trabarrasde edesplazam mientohorizo ontalyvertic caldemanerapredeterm minada.

Latablade d tareasyelreadegrfico
La tabla de e tareas mu uestra informacin ace erca de las tareas del proyecto, por p ejemplo o, cundo comienzan y finalizan, su s longitud y los recurso os asignados s a ellas. Cad da columna corresponde e con una caracterstic cadelatarea,cadafilarepresenta r una u tarea.La aintersecci ndeunafila aconunaco olumnase reconoceco omoCampo. La parte de grfico mue estra grfica amente cada a una de las tareas, gen neralmente en e forma de e barra de t tarea. La po osicin de la a barra en la a lnea de ti iempo, as como c su lon ngitud, indica a cundo co omienza y f finaliza esa tarea. Adem ms, la posic cin de una barra de ta area en relac cin a otra indica i si las tareas se sucedenosisesuperpo onen.

Obtenerayuda a
Microsoft Project P dispo one del siste ema de ayu uda estndar de Micros soft, que inc cluye el Asistente de Office,deun naayudaenlneaydela asfichasde Contenido,Asistente A pa araAyudaendice. Adems Mic A crosoft Project posee los elemento os Vista Rp pida, que muestra m una visin glob bal de sus capacidades s, un Tutoria al que gua al a usuario pa aso a paso en e la progra amacin de proyectos se encillos, y unMapade elProyectoque q ofreceli ineamientos sgeneralesde d gestindeproyectos squepuedensermuy utilesenlaformulacin, f ,controlyse eguimientodeproyecto osengeneral. Aestoselem mentosselle egahaciendo oclicenelmen m (A Ayuda)ysele eccionandoIntroduccin n.

Se pueden obtener S o todas las ayuda as por medio de elegir los comando os del men Ayuda. Buena parte delcontenid dodeestemanual m estbasado b enlo oselementosdeayudanombrados n de d Microsof ftProject.

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Manipu ulacindelain nformac cindelproye ecto

Introduc ciryOrg ganizaruna u lista adetare eas
Las listas de e tareas son n categoras s de informa acin que aparecen en la hoja de la vista Diagrama de Gantt que especifican e lo os detalles sobre s una ta area, como el e nombre de la tarea, la a duracin, las fechas decomienzo oyfinalizacin,laspredecesorasylosnombresdelosrecur rsos.Otrainformacinde d latarea estdisponi iblealaplica arunatabladiferente d ala l vista. A su vez un na Tarea es una activida ad que tiene e un comien nzo y un fin n. La finaliza acin de una a tarea es importanteparalafinalizacindelproyecto. p Lo osproyectosasuvezsecomponen c de d tareas. Para crear una u lista de tareas prim mero se enum meran los pa asos necesa arios para lograr los objetivos del proyecto. Se e comienza por los gran ndes bloques s de trabajo o y despus se s dividen cada c bloque en tareas conresultad dosindividua ales.Seagre eganhitosyfinalmente,seespecificanestimacio onesdedura acin. Unavezque esehayaint troducidolainformacin ndelastareas,secreaun u esquemacomoayuda aparaver laestructura adelproyec cto.

Especifica arlastareasysusduracion nes

Un proyecto o normal se e compone de una serie de tarea as relaciona adas. Una tarea t repres senta una cantidad de e trabajo co on un resultado claro; no n debe ser r excesivamente larga para p que se ea posible realizarunseguimiento s peridicodesuprogres so. Seespecifica S anlastareas senelordenenquetie enenlugar.Despus D serealiza r unaestimacin e del d tiempo que llevar realizar ca ada tarea y se introdu uce como una u duraci n. Microso oft Project utiliza u las duracionespara p calcularlacantidad ddetrabajoquehadere ealizarseenlatarea. Nota: No se e debe espec cificar las fec chas en los campos c Com mienzo y Fin de cada tar rea. Microso oft Project calculalasfe echasdecom mienzoyfinbasndoseenlarelaci nexistenteentrelastareas.

Incorpora arunatar reaaunproyecto p

Se puede cr S rear rpidam mente una lista l de tare eas de la pro ogramacin escribiendo o tareas en el campo Nombre de e tarea. Un proyecto normal se compone de d una ser rie de tarea as relaciona adas, que constituyenlabasesobr relaqueseconstruyela aprogramac cin. MicrosoftPr rojectfacilita alaespecific cacinylamodificacin m ndeunatare earepetitiva a.Unatarearepetitiva es aquella que se realiza de man nera repetid da en el tra anscurso de e un proyec cto. Por eje emplo, las reuniones semanales para analizar r el estado se s pueden definir d como o una tarea repetitiva. Se puede duzca diaria, , semanal, mensual m o anualmente. a definir una tarea para que se prod Asimismo, se puede especificar la duracin de d cada tare ea, el mome ento en que se producir r y las vece es que se repetir (un t oelnmeroespecficodere epeticiones). perododetiempo Enero,2010 0 Pgi ina25

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project De esta manera se pue eden especificar dos cla ases de tare eas en Micr rosoft Projec ct: tareas que tienen lugarunave ezytareasre epetitivas. Sugerencias S s: Con Micro osoft Project t, es posible e utilizar un esquema para p organizar la progra amacin a medida que e se van introduciendo las tareas o esperar hasta haber introducido o todas las tareas t del proyecto.Al lcrearunes squemadelaprogramac cindelproyectosesim mplificasuor rganizacin,deforma que resulta a ms senci illo crear, administrar a y mantene er el proyec cto. Obtene er informaci in sobre esquemas. Puede inser rtar una tar rea entre tareas existen ntes seleccio onando la fila f debajo de d la cual desea d que aparezca la nueva tarea a. En el men n Insertar, haga h clic en Nueva tarea a y escriba el e nombre de d la tarea enlafilainsertada. Nota: Los id dentificadore es de las tar reas se vuelv ven a nume erar automt ticamente cuando se in nserta una t tarea.

Especifica arunatar reaqueti ienelugarunavez z

1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt 2. En el e campo No ombre de tarea, escriba el nombre de una tare ea y, a cont tinuacin, pr resione la tecla aTAB 3. Micr rosoft Projec ct introduce una duraci n estimada de un da para p la tarea a, seguida de e un signo dein nterrogacin n 4. EnelcampoDur racin,escribalacantida addetiemp poquellevar rcadatarea aenmeses,semanas, , horas o minutos, m sin contar los perodos no o laborables s. Puede utilizar las abr reviaturas das, siguientes:mese es=me,sem manas=s,da as=d,horas s=h,minuto os=m. 5. Presionelatecla aENTRAR m unaduracines stimada,escribaunsigno odeinterrog gacindespusdeladu uracin. Nota:Paramostrar Sugerencia: Tambin puede agregar una nota S a acerca de una tarea. En el camp po Nombre de tarea, a tarea y haga clic en Notas de tare eas. Escriba la l informacin en el cua adro Notas y haga clic seleccione la enAceptar.

Especifica arunatar rearepet titiva

1. En el campo Nombre de tar rea, seleccio one la fila de ebajo de la cual c desea que q aparezc ca la tarea repe etitiva. 2. EnelmenInser rtar,hagacli icenTarearepetitiva. r 3. EnelcuadroNom mbredetare ea,escribael e nombrede elatarea. 4. EnelcuadroDur racin,escribaladuraci ndeunare ealizacinde elatarea. 5. En Patrn de repeticin, haga clic en Diaria amente, Semanalmente e, Mensualmente o Anua almente. Enero,2010 0 Pgi ina26

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 6. A la derecha de e Diariamen nte, Semana almente, Mensualment te o Anualm mente, espe ecifique la frecu uenciadelatarea. 7. En Intervalo de e repeticin n, escriba la l fecha de e comienzo o en el cua adro Comie enzo y, a continuacin,se eleccioneTer rminardespusdeoTer rminarel. 8. Siha aseleccionad doTerminar rdespusde e,escribaelnmero n deocurrencias o delatarea. 9. Siha aseleccionad doTerminar rel,escribalafechaenla aquedeseaqueterminelatareare epetitiva. Notas: Losidentific cadoresdela astareassevuelven v anu umerarauto omticament tecuandose einsertauna atarea. Si desea apl S licar un cale endario a la tarea repeti itiva, en Cale endario para a programar r esta tarea, , haga clic enelcalend darioquedes seeutilizar. Si no escrib S be una fecha a en el cuad dro Comienz zo, Microsof ft Project ut tilizar la fe echa de com mienzo del proyecto. Si la tarea repetitiva S r va a a tener lug gar en algun nos das no laborables, Microsoft Project P le pr regunta si desearepro ogramarlasveces v queoc curraentale esdas.

Especifica arunadu uracin

Una duraci n es un per rodo total de trabajo ac ctivo necesario para com mpletar una tarea. Gene eralmente eselperododetiempo odetrabajodesdeelcomienzohast taelfinalde eunatarea,segnsede efinaenel calendariodel d proyectoyenelcalendariodere ecursos.Laduracin d tran nscurridaeselperodode d tiempo necesario pa ara complet tar una tarea a, tomando como base un da de 24 2 horas y una semana de 7 das, incluyendo los das festivos o feria ados y otros das no la aborables; se e puede esp pecificar en minutos, horas,dasysemanas. Losvaloresde d duracinvanseguido osdeunaab breviaturade eunidaddetiempo: min=minuto h h=hora da=da sem=semana ms=mes

Puede especificar la duracin exact ta de una ta area o una nueva n durac cin estimad da para reem mplazar la duracin estimada que Microsoft Project P asigna a cada tarea de ma anera predet terminada.C Cuando se introduceun natarea,Mi icrosoftProjectleasigna aautomticamenteuna aduracines stimadadeun u da;un signodeinte errogacindespus d deladuracinindicaquees sestimada.

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Una duraci n estimada a es una du uracin para a la cual la informaci n de que dispone d slo o permite determinar un valor pro ovisional no o definitivo. Para que ot tros miembr ros del equip po puedan reconocer r su estado de inmediato o, una duracin estimada est claramente marc cada como tal t mediante e un signo deinterroga acin(?)colo ocadoinmed diatamenteacontinuacindelauni idaddedura acin. Sugerencia:Puedeprog S gramarlasta areasmsef ficazmentesi s especificaladuracinylosvnculo osdecada una y perm mite que Microsoft Proj ject calcule automtica amente las fechas de comienzo c y fin. Para conseguirlamayorflexibilidadposibleenlapro ogramacin,eviteeluso odedelimita acionesinflex xibles.

CrearunHito
Un hito con nsiste simple emente en una u tarea qu ue se utiliza a para identificar evento os significativos en la programaci n,comopu uedeserlafi inalizacinde d unafaseprincipal. p Siescribe e unaduracinde ecerodas para una tarea, Microso oft Project mostrar m el smbolo s de hito h deeseda. en el e Diagrama de Gantt al comienzo

Un hito es una u tarea sin n duracin (cero ( das) que q se utiliza a para ident tificar sucesos significat tivos en la programaci n,comolafinalizacindeunafaseimportante. UnaFaseesungrupode etareasrela acionadasqu uecompletaunaetapaimportantede d unproyecto. Paracrearun u hitohacer r: 1. En el e campo Du uracin, haga clic en la duracin de e la tarea que q desee co onvertir en un hito y escri iba0d. 2. Presionelatecla aENTRAR. Los Hitos so on puntos de e referencia que marcan n acontecim mientos impo ortantes en un proyecto o y que se utilizan par ra controlar el progre eso del pro oyecto. Las s tareas co on duracin n cero se muestran automticam mente como o hitos pero o el usuario tambin pu uede marcar r como hito o cualquier otra o tarea concualquie erduracin. Aunqueuna A atareaconuna u duracin n0semarca aautomtica amentecom mohito,pued deconvertircualquier t tarea enunhito. rcualquierta areacomohito: h Paramarcar 1. Haga aclicenlata areaenelca ampoNombredetarea 2. Haga aclicenInfo ormacindelatarea 3. ElijalafichaAvanzadoyactivelacasilladeverificaci inMarcarlatareacom mohito Sugerencia: Para ver to S odos los hit tos, haga cli ic en Hitos en la lista Filtro. Para volver a ve er todo el agaclicenTodaslastare easenlalist taFiltro. proyecto,ha Enero,2010 0 Pgi ina28

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Tareasco ondiciona adasporel e esfuerz zo

PordefectoMicrosoftProject P estab blecelaasign nacindetie emposatodaslastareas scomocond dicionadas por el esfue erzo. Esto su upone que a medida qu ue se modif fica la asigna acin de rec cursos inicia al, vara la duracin de e la tarea, si bien las hor ras de traba ajo necesaria as para completarla per rmanecen co onstantes. Mediante la as tareas co ondicionadas s por el esfu uerzo Micro osoft Project t distribuye homognea amente el t trabajo entr relosrecurso os. Desactivarla aespecificac cintareaco ondicionadaporelesfue erzo: Paraunasol latarea: 1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt 2. Haga aclicenlata areaenelca ampoNombredetarea 3. Haga aclicenInfo ormacindelatarea 4. Selec ccionelafich haAvanzado o 5. Haga a clic en la casilla c de ve erificacin Condicionada C a por el esf fuerzo para eliminar la marca de selec ccin 6. Haga aclicenAceptar Paralastare easnuevasdel d proyecto: 1. EnelmenHerr ramientas,hagaclicenOpciones O 2. Selec ccionelafich haPrograma acin2. 3. Haga aclicenlaca asilladever rificacinLas stareasnuev vasestnco ondicionadas sporelesfu uerzopara eliminarlamarcadeselecci n 4. Haga aclicenAceptar Sugerencia:Sideseaquelastareasdelproyectonoseanprogramadas S scondicionadasporelesfuerzoal rchivo de proyecto p an ntes de int troducir las s tareas ir al men herramienta h as opcin crear el ar programaci nydesactiv velacasillade d Lastareasnuevasest tncondicio onadasporel e esfuerzo.

Eliminarunatarea adelaLis stadeTar reas

Enocasionesdurantelaprogramaci indelproyectosedecidireliminarunatareadelalistade etareas. d Gantt. 1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade 2. EnelcampoNom mbredeTarea,seleccion nelatareaque q deseeeliminar. 3. Pulse elateclaSuprimirparaeliminar e latarea Nota: Al eliminar una tarea t de la lista de tare eas el resto de las tare eas del proyecto se reprograman segnlases specificacion nesdedepen ndencias,du uracionesydelimitacione d esestablecid das.

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Sugerencia: En general para elimina S ar un eleme ento de una vista se sele ecciona la fila completa haciendo clicensuide entificador(nmero ( ubi icadomsalaizquierda adecadavis sta),loquesombrea s tod daelrea, luego haga clic c enel bo otn derecho o del ratn y en el men desplegado seleccione e eliminar ta area, en el caso de una a tarea, y eliminar e recu urso en el caso c de un recurso. Est to eliminar toda la inf formacin relativaalre ecursootare eaeliminado o.

Crearuncalendar rioparaunatarea
UnCalendar riodetareas sesuncalen ndariobasequesepued deaplicaratareas t individualesparacontrolar la programa acin de es stas tareas, , normalme ente independiente del l calendario o del proye ecto o de cualquierca alendarioderecursosas signados.Demanerapre edeterminad da,todaslas stareasseprograman con el calen ndario del pr royecto. Si hay h recursos s asignados, las tareas se s programa an de acuerd do con los calendarios de recursos s asignados. Los calenda arios de tare eas definen excepciones s nicas o especficas e paraprogramartareasindividuales, ,comolama aquinariaqu uefuncionadurante d elperodo p nola aborable. 1. 2. 3. 4. 5. EnelmenHerr ramientas,hagaclicenCambiar C cale endariolaboral. Haga aclicenNue evo. EnelcuadroNom mbre,escrib baelnombre edelnuevocalendario. c Paracomenzarcon c uncalendariopredeterminado,hagaclicenCrearnuevo ocalendario obase. Para crear un nu uevo calenda ario base a partir p de un calendario existente, haga clic en Hacer H una copia adely,acon ntinuacin,en e elnombr redelcalend darioqueapareceenelcuadro. c 6. Haga aclicenAceptar. 7. Haga aloscambio osnecesarios senelcalendario: o Para cam mbiar el calen ndario en d as especficos, seleccion ne los das que q desee ca ambiar en elcalendario. o Para sele eccionar das s no adyace entes, mante enga presion nada la tecla a CTRL y haga clic en losdas. o Parasele eccionardas sadyacentes s,presionela ateclaMAYSyhagaclicenelprim meryenel ltimod aquedesee ecambiaren nelcalendar rio. o Paracam mbiarundadelaseman naenelcalendarioentero,hagaclic cenlaabrev viaturadel dasituad daenlafilasuperiordel lcalendario. 8. EnEs stablecerfechasseleccionadascom mo,hagaclicenPredeter rminadas,Pe erodonolaborableo Pero odolaborablenopredet terminada. 9. ParacambiarelPerodolabo orablenopr redetermina ada,escribalashorasen nlasquedes seaqueel traba ajo comienc ce en los cua adros Desde e y las horas s en las que desea que el trabajo te ermine en loscuadrosHast ta. 10. Haga aclicenAceptar. Nota a:Despusdecrearuncalendarioba ase,necesita aasignarloaunatarea.

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A Asignar un u calendarioaunatarea
Un calendario de tarea as define ex xcepciones exclusivas o especficas s para pero odos laborables y no laborablescorrespondie c entesaunatarea, t unata arearepetiti ivaounatar readeresum menrepetitiv va. Unavezcrea adouncalen ndariodetareas,sedeb beasignaralas l tareas. 1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. mbredetare ea,seleccion nelatareaalaquedese eeasignarun ncalendario. 2. EnelcampoNom 3. Haga aclicenInfo ormacindelatarea y,acontinu uacin,enlafichaAvanz zado. 4. EnelcuadroCale endario,hag gaclicenelcalendario c que q deseeut tilizarparala atarea. ve la casilla de verificacin La programacin om mite los cale endarios de recursos pa ara que el 5. Activ calen ndariodetareasanuletodosloscale endariosderecursos,siprocede. Nota a: Si decide e que Micr rosoft Proje ect omita lo os calendar rios de recursos, una tarea se programar aunque los recu ursos asignados a la mis sma tengan establecido perodo no laborable lcorrespond dientecalend darioderecursos. enel

Establece erdepend denciasydelimitac cionesde etareas

Unavezcreadayesque ematizadalalistadetare eas,eselmo omentodever v cmose erelacionanlastareas entre s y co on fechas co oncretas. Existen mucho os tipos de re elaciones en ntre tareas, por ejemplo o, vnculos que muestra an el inicio de una tarea al finalizar r otra. Estos s vnculos se e denominan n dependencias entre t tareas. Micr rosoft Projec ct determina automtic camente las fechas de comienzo c y fin de las ta areas que dependen de d otras tare eas. Existen tambin diferentes tip pos de delim mitaciones que pueden asociar la f fecha decom mienzoode efindeunatarea t aunafecha f espec fica. La ventaja de d las depen ndencias o ta areas "vincu uladas" es qu ue cada vez que una tar rea cambia, las tareas v vinculadas se reprogra aman autom mticamente e. Puede de efinir programaciones de tareas utilizando nes, superposicin o retraso r de tareas, y divisin de tareas cua ando se in nterrumpe delimitacion t temporalme enteeltraba ajo. EnelDiagramadeGant ttlasdepend denciassere epresentancon c lneasentrelasbarr rasderepre esentacin decadatare ea

Crearuna adependenciaent tretareas senunpr royecto

Las tareas a menudo su uceden en secuencia s lin neal: por eje emplo, se preparan las paredes, se e pintan y despus se decoran. Sin embargo o, puede haber excepciones en todos los pro oyectos. Por ejemplo, cuando una persona pr repara las pa aredes para pintarlas, otra o persona a puede com mprar los cua adros que desea colga ar. Para crea ar una secu uencia, se vinculan v las tareas depe endientes entre e s y se e indica a MicrosoftPr rojectenquconsisteesadependencia.

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Las depende encias entre e tareas definen la naturaleza de la relacin entre las dos tareas t vinculadas. Las t tareas se vin nculan defin niendo una dependencia d a entre sus fechas f de co omienzo y de d fin. Por ej jemplo, la t tarea "Contactar servicios de abastecimiento" debe concl luir antes del comienzo o de la tarea a "Decidir mens". Existencuat trotiposdedependencia d asentretare easenMicro osoftProject t: Dependen ncia entretare eas Finacomien nzo ( (FC)

Representacin n Visual

Descripcin n Latarea(B) ( nopuede ecomenzarhastaquefin nalicela tarea(A). . Latarea(B) ( nopuede ecomenzarhastaqueco omience latarea(A A).

Comienzoa C c comienzo (C CC)

Finafin(FF) )

Latarea(B) ( nopuede efinalizarha astaquefina alicela tarea(A). . Latarea(B) ( nopuede efinalizarha astaquecom miencela tarea(A). .

Comienzoafin C ( (CF)

Para estable ecer relacio ones entre tareas, t utilic ce depende encias entre tareas. Pri imero, selec ccione las t tareas relac cionadas, vin nclelas y, a continuacin, cambie el tipo de dependencia, si es necesario. La t tarea cuyocomienzo c ofin f dependedeotratare eaeslasuce esora.Latareadelaque edependela asucesora eslapredec cesora.Porejemplo, e sivincula v "Colg garelreloj"a"Pintarlapared", p ento onces"Colga arelreloj" eslasucesoray"Pintarlapared"lapredecesora a. Una vez vin nculadas las tareas, los cambios rea alizados en las fechas de d la predec cesora afecta arn a las f fechas de la a sucesora. De D forma predeterminada, Microso oft Project cr rea una dependencia de e tarea de f a comien fin nzo. Puesto que una de ependencia de d fin a com mienzo no fu unciona en todas t las sit tuaciones, puedecamb biarelvncul loentretare easacomien nzoacomien nzo,finafinocomienzo oafinparamodelar m el proyectode eformarealista. 1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. 2. EnelcampoNom mbredetare ea,seleccion nedosoms stareasque edeseevincu ular. 3. Haga aclicenVinc culartareas Pgi ina32

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Deformapr redetermina ada,Microso oftProjectcr reaunvnculodetareadel d tipodefin f acomienzo.Puede cambiareste evnculopo orunvnculo odecomienz zoacomienz zo,definafin f odefinacomienzo. Para cambia ar el vnculo o entre tarea as, haga dob ble clic en la a lnea de vnculo entre las tareas que q desee cambiarenelDiagramadeGantt. Aparecer el A e cuadro de e dilogo De ependencia entre tareas s. Si aparece e el cuadro de dilogo Estilos de barra, proba ablemente se s deba a qu ue no ha he echo clic exa actamente en e la lnea de d tarea y te endr que cerrarelcua adrodedilo ogoyhacerclicdenuevoendichal nea. Otraformaes e desdeelcuadro c deIn nformacinde d tarea: 1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. 2. Selec ccionedelalistadetare easlaTareaSucesora S 3. 4. 5. 6. Haga aclicendependenciasde d tareas Selec ccionelafich hadePredecesoras Paracadatareapredecesora aajusteeltipodeladep pendencia Haga aclicenAceptar Nota a: Si desea desvincular d tareas, seleccinelas en n el campo Nombre de e tarea y haga clic en Desv vinculartareas .Lastareassevo olvernaprogramarenfuncindelosvnculosconotras tarea asodelasdelimitacione es.

Establece ertiempo odeadela antoodeposposici p inentretareas

A veces, unvnculo detarea t no bas sta para mos strar con pre ecisin la relacin entre e tareas. Para mostrar que las tare eas se superp ponen, establezca el tie empo de ade elanto. Para mostrar un retraso ent tre tareas, establezcael e tiempodeposposicin n. Eltiempode eadelantoespecifica e su uperposicin nentretarea asquetienenunadepen ndencia.Por rejemplo, si una tarea a puede com menzar cuando su prede ecesora est a medio finalizar, se puede p espec cificar una dependencia de fin a co omienzo con n un tiempo de adelanto o de un 50 por p ciento para la tarea sucesora. Eltiempode eadelantoseespecificacomounva alordepospo osicinnega ativo. En una depe endencia Fin n a Comienzo con adelanto de1d la segunda tarea se adelanta al trm mino de la primera n especifica a retraso en ntre tareas que q tienen una u depende encia. Por ej jemplo, si El tiempo de posposici d dos das entre e el fin de d una tarea a y el comie enzo de otra, se puede establecer e se necesita un retraso de una depend dencia de fin n a comienzo o y especific car un tiemp po de pospo osicin de dos das. El tiempo t de posposicinseespecific cacomounvalor v positivo.

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project En una depe endencia Fin n a Comienz zo con retra aso de 1d la segunda ta area se posp pone al trm mino de la primera eas agregan ndo tiempo de posposicin a la tarea t prede ecesora, y En Microsoft Project, retrase tare ecificando tiempo de ad delanto. Tam mbin puede e escribir el tiempo t de adelanto o superponga tareas espe deposposicinenformadeporcentajedelatarea. 1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. 2. En el campo No ombre de tarea, seleccio one la tarea para la que e desea esta ablecer un tiempo t de adela antoodepo osposicin,yhagaclicen nInformaci ndelatare ea 3. Haga aclicenlafichaPredece esoras. 4. EnelcampoPos s,escribaeladelanto a olaposposici nquedeseecomodura acinoporc centajede ladu uracindela atareaprede ecesora. Escri iba el adela anto en form ma de nme ero negativo o (por ejem mplo, 1d pa ara indicar un u da de adela anto)oenfo ormadepor rcentaje. Escri ibalaposposicinconunnmeropo ositivoocon nunporcent taje. 5. Haga aclicenAceptar. Sugerencia: Puede agregar rpidam S mente un perodo de tiempo de pos sposicin o de d adelanto a la tarea sucesora haciendo dobl le clic en la lnea de vnculo del diagrama de Gantt y escrib biendo la cantidad de t tiempo corr respondiente a la posposicin o al l adelanto en e el cuadro o de dilogo o Dependen ncia entre t tareas.

A Asignar una u fechalmitepa araunata area

Cuandodesearealizarel e seguimientodelafech halmitedeunatareaespecficaperonodesea abloquear la programa acin estableciendo una a delimitaci n inflexible e, puede fija ar una fecha a lmite para a la tarea. Microsoft Project sigue actualizand do la programacin segn sea nece esario, realiz za un seguim miento de lasfechaslm miteymuestraunindica adorsiunatarea t finaliza adespusde esufechalm mite. Ladefinicin ndeunafec chalmiteno oafectaalaprogramaci indelasta areas.Essola amenteunaformade que Microso oft Project le e informe de que una tarea t finaliza ar despus de su fecha a lmite. As tendr la posibilidadde d ajustarlaprogramaci inparacum mplirdichafecha. 1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. 2. En el e campo No ombre de ta area, haga clic c en la tar rea para la que desee establecer una u fecha lmite. 3. 4. 5. 6. aclicenInfo ormacindelatarea Haga Selec ccionelafich haAvanzado o. EnDelimitar D tare easeleccioneeltipodedelimitacin n Escri ibaoseleccionelafecha almiteenel lcuadroFec chalmite Pgi ina34

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 7. Haga aclicenAceptar. Sugerencia: Puede arrastrar el smb S bolo de fech ha lmite en el Diagrama a de Gantt para p cambia ar la fecha lmite.

Establece erunafec chadecom mienzoofinespec cficapara aunatare ea

Se pueden programar S p la as tareas m s eficazmen nte especific cando sus du uraciones, creando depe endencias entre ellas y dejando qu ue Microsof ft Project calcule automticamente las fechas de d comienzo o y fin. No obstante,se epuedeesta ablecerunafecha f decom mienzoofinespecficapara p unatare easifueranecesario. n Las delimita aciones que asocian tare eas a fechas s especficas se denomin nan delimita aciones inflexibles; las delimitacion nesmsinfle exiblessonlasfechasde ecomienzoo finespecf ficas.Dadoque q Microso oft Project t tiene en cue enta las delimitaciones al calcular la programa acin, utilice e estas delim mitaciones inflexibles i slocuando olastareasdeban d comen nzarofinaliz zarenunafe echaconcreta. 1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. rea, haga clic en la tarea para la qu ue desee est tablecer una a fecha de 2. En el campo Nombre de tar comienzoofin 3. 4. 5. 6. 7. Haga aclicenInfo ormacindelatarea Selec ccionelafich haAvanzado o. EnelcuadroTipo odedelimitacin,hagaclicenuntip podedelimitacin. Escri ibaoseleccioneunafechaenelcuadroFechadedelimitacin Haga aclicenAceptar.

Nota: Si selecciona una a fecha de comienzo c pa ara una tare ea en el campo Comienzo del Diagrama de astra una ba arra de Gan ntt para cam mbiar la fech ha de comie enzo, Micros soft Project establece Gantt o arra una delimita acin No comenzar ante es del (NCAD) basada en e la nueva fecha f de comienzo. Si selecciona s una fecha de d fin para una tarea, , Microsoft Project asig gna autom ticamente una delimit tacin No f finalizar antesdel(NFAD D).

Delimitac cininflexible
Unadelimita acininflexibleesaquel llaquenoes sflexiblepor rquevincula aunatareaaunafecha. Lasdelimitacionesinflex xiblesson: Debe efinalizarel(paratodos slosproyect tos). Debe ecomenzarel(paratodo oslosproye ectos). Nofi inalizarante esdel(secon nsiderainfle exibleparaproyectospro ogramadosapartirdela afechade fin). Nofi inalizardesp pusdel(seconsiderain nflexibleparaproyectosprogramado osapartirde d lafecha deco omienzo). Pgi ina35

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project No comenzar c an ntes del (se considera c inflexible para a proyectos programado os a partir de la fecha defin). No comenzar c de espus del (se ( consider ra inflexible para proye ectos progra amados a pa artir de la fecha adecomien nzo).

Interrum mpireltra abajoenuna u tarea

Al perfeccio A onar la progr ramacin, ta al vez neces site interrum mpir el traba ajo en una tarea. t Por ej jemplo, el proyecto pu uede incluir una tarea que requiere e materiales que estn pedidos p pero o que no se e recibirn hasta dentr ro de dos semanas s o puede p tener dos tarea as que tiene en lugar sim multneamente en la programaci nyutilizanelmismore ecurso.Silaprogramaci nlopermit te,puedediv vidirunadelastareas paraquepartedeltraba ajoserealice eantesdecomenzar c laotratareaysevuelvaaretomarcuandosta f finalice. Pue ededividirun natareatan ntasvecesco omoseanecesario. 1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. 2. Haga aclicenDividirtarea 3. En la a barra de Gantt de la ta area, haga clic c en el re ea de la barr ra de fecha donde d desea a efectuar la div visin y arra astre la segu unda parte de d la barra hasta la fecha en la que e debe rean nudarse el traba ajo.

Tareadiv vidida
Puededividirunatareavariasveces s. Para quitar una divisin en una ta area, arrastr re una parte de la barra de Gantt t hasta que entre en rte. contactoconlaotrapar Siutilizauncalendariopara S p especif ficarladivisincomope erodonolab borableenvez v dedividirlatarea, n laborablenoaparecer rcomotare eadivididaen e elDiagram madeGantt t. elperodono

Estructu urarlastareas t enunesq quemal gico

El uso de es squemas ayu uda a organizar las tareas en bloques ms man nejables. Pue ede aplicar sangras s a las tareas re elacionadas para situar rlas bajo una a tarea ms s general, cr reando una jerarqua. Las L tareas g generales se e denominan tareas de resumen o fases; las ta areas con sa angra que aparecen deb bajo de la t tarea de res sumen sonsubtareas. s La as fechas de ecomienzo yfin de una tarea de res sumen se de eterminan enfuncinde d lasfechas sdecomienz zoyfindesu uprimerayltimasubta area. De forma predetermina ada, las tare eas de resum men aparec cen en negri ita y las sub btareas apar recen con sangras deb bajo de ellas s. Utilice los controles de d esquema (sangra y anulacin a de e sangra) pa ara indicar laestructura ajerrquicadelalistadetareas.

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Un Esquema a es una estructura jerrquica de un n proyecto que q muestra a la disposicin de algun nas tareas en agrupaciones de ma ayor volume en. En Micro osoft Project, las subtar reas se sita an bajo las tareas de resumenme ediantelaap plicacindesangras. Una Tarea de Resumen n es una ta area que se compone de d subtareas y que tam mbin resum me dichas subtareas.Se S puedeutilizarlafunci indenivele esdeesquemadeMicro osoftProject tparacreartareasde resumen. Microsoft M Pr roject deter rmina autom mticamente e la inform macin de la a tarea de resumen (duracin,costo,etc.)utilizandolainformacin i delassubta areas. Una subtare ea es una tarea que form ma parte de e una tarea de d resumen. La informa acin de las subtareas se incluye en e la tarea de resume en. Puede designar d sub btareas utili izando la fu uncin de niveles n de esquemade eMicrosoftProject. P Paraorganiz zarelesquem ma,seutiliza anlosboton nesdeesque ema: Aplicar A sang gra

Anular A sangra

Mostrarsub btareas

Ocultar O subt tareas

Mostrartodaslassubtareas

Paracrearuna u tareaderesumenofase: f 1. 2. 3. 4. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. aclicenlaprimeratarea aquedeseeconvertiren nsubtarea. Haga EnelmenInser rtar,hagacli icenNuevatarea. En la a fila inserta ada, escriba el nombre de la nueva a tarea de re esumen en el e campo No ombre de tarea a. 5. EnelcampoNom mbredetare ea,seleccion nelastareas squedeseeconvertir c en nsubtareas. paraap plicarsangra aaestastare eas.

6. Haga aclicenAplicarsangra

Sugerencia: Utilizando el S e mouse (ra atn) puede aplicar o an nular una sa angra rpida amente en una u tarea. S Seleccione la tarea y sit te el puntero sobre la primera p letradel nombr re de la tare ea.Cuando el e puntero se convierta a en una flec cha de dos puntas, p arra astre hacia la a derecha para aplicar la sangra a la tarea o arrastrehac cialaizquierdaparaanu ularla.Paradeshacer d nivelesdeesqu uema,anule elassangras sdetodas

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project las subtarea as y de las ta areas de resumen del siguiente nive el hasta que e todas vuelv van al mismo o nivel de esquema. c de d tareas en n orden jer rquico no crea autom mticamente dependenc cias entre Notas: La colocacin t tareas. Paracreardepen ndenciasent tretareases sprecisovincularlastar reas. En Microsof ft Project, to odas las subt tareas de un na fase o sub bfase deben n estar direct tamente debajo de la t tarea deres sumenparaque q seaninc cluidasenlafaseosubfa ase.

Mostraryocultarlassubtareas
En un esque ema, puede mostrar u ocultar o las subtareas de e una tarea de d resumen. Por ejemplo, tal vez deseeoculta arlassubtar reasparamo ostrarsolam mentelastar reasdenivelsuperiorydespusimp primiresa v paracr vista rearuninfor rmederesumendelpro oyecto;otalvezdeseemostrar m nic camentelassubtareas que le inter resen. Al mo ostrar todas las subtarea as, podr ve er rpidamente todas la as tareas de todos los nivelesdeesquemaexis stentesento odoelproye ecto.

aBarradevista,hagaclic cenDiagram madeGantt 1. Enla 2. En el campo Nombre de tar rea, seleccio one la tarea de resumen n que conten nga las subtareas que eamostraruocultar. dese 3. Haga aclicenMos strarsubtare eas ocult tarlassubta areas. par ramostrarla assubtareasoenOculta arsubtareas para

4. Paramostrartod daslasubtar reas,hagacl licenMostra artodaslassubtareas

Sugerencias S s:Tambinpuede p mostr raruocultar rsubtareashaciendo h clic cenelsmbolo deesquemadela t tarea de re esumen. Los smbolos de esquem ma indican si una tare ea de resum men tiene subtareas mostradas onotienesubtareasmostradas. m Puede reorg ganizar fcilm mente las fa ases de un proyecto p en una program macin esqu uematizada. Al mover o eliminar una tarea de d resumen, , se mueven o se elim minan autom mticamente e todas las subtareas asociadasaella. Las vistas Us so de recurs sos y Uso de e tareas mue estran la asig gnacin de recursos r y ta areas con un na sangra similar a la de d las subtareas. Puede e mostrar u ocultar o asign naciones del mismo modo que las subtareas. s Para mostra ar u ocultar asignacion nes indepen ndientemente de las subtareas, s haga h clic en n Mostrar asignacionesoenOcultarasignacio ones.

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project

Modificar runalista adetarea as

Cuando se crea una lis sta de tarea as eventualm mente se desea copiar, eliminar o mover tar reas en el proyecto. Tambin se T e puede reorganizar r fcilmente las fases de un pr royecto en una prog gramacin esquematiza ada. Cuando o se mueve o elimina un na tarea de resumen, r las s subtareas asociadas ta ambin se muevenoeliminan. En el campo o de identif ficacin (el campo situa ado ms a la l izquierda), seleccione e la tarea que q desee copiar,moveroeliminar. runafila,hagaclicenelidentificado ordelatarea a. Paraseleccionar rungrupodefilasadyac centeshagaclicenlapr rimerayarra astreelratnhastala Paraseleccionar ma,suelteelclic. ltim Para seleccionar r varias filas s no adyacentes, presio one la tecla CTRL y despus haga clic c en los ntificacindetarea. nmerosdeiden

Copiar,mover m oel liminarla atarea:

Paracopiarlatarea,hagacli icenCopiar Paramoverlata area,hagaclicenCortar onelateclaSUPRIMIR S Paraeliminarlatarea,presio Paramoverlase eleccinquehacortadoorepetirlaseleccinqu uehacopiad do,seleccion nelasfilas dond dedeseepeg garla. Aseg gresedequ ueselecciona afilasentera as. Haga aclicenPegar Siha ayinformaci nenlafiladedestino,lasnuevasfilas f seinsert tarnsobrelafiladedes stino.

Nota: El bot tn de la ba arra de herr ramientas que desea pu uede estar oculto o temp poralmente. Quiz no aparezca po or falta de espacio e para mostrar todos los boto ones. Haga clic en Ms botones botnquedesee. d y elija el

Sugerencia: Para agreg S gar una nu ueva tarea entre tarea as existente es, haga clic en el n mero de identificaci n de la tare ea y presione e la tecla INS SERTAR. Des spus de ins sertar una ta area nueva, las tareas sevuelvenanumerarau utomticamente.

Estruct turadedescom mposicindeltrabajo t (EDT)

Una estruct tura de descomposici n del trabajo (EDT), es la jerarq qua de tar reas en el proyecto, representad da por una serie de nm meros, letras, , o una combinacin de ambos. Un cdigo EDT identifica Enero,2010 0 Pgi ina39

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project ellugarnic codeunatareaenlaest tructuradelproyecto.Para P trabajar rconcdigo osEDT,pued deagregar unacolumnaaunavista adehoja. arcdigosED DT: Paramostra 1. Selec ccioneunavista v dehoja aquemuestr retareas. - Para P mostrar r la Hoja de tareas, en el e men Ver, , haga clic en Ms vistas s. En el cuad dro Vistas, h clicenHoja haga H detare easyelijaAp plicar. - Para P mostrar relDiagramadeGantt,enelmenVer,hagaclicenDiagramadeGantt t. 2. Haga a clic en el campo a la derecha de el cual desee e insertar una u columna a para el cdigo EDT, como o por ejem mplo el ca ampo Nom mbre de ta area para insertar c digos de esquema inme ediatamente ealaizquier rdadelosno ombresdeta areas. 3. EnelmenInser rtar,hagacli icenColumn na. 4. EnelcuadroNom mbredecam mpo,hagaclicenEDT. 5. EnelcuadroAlin neardatos,haga h clicenIzquierda. 6. Haga aclicenAjus steperfecto.

Utilizarcdigos c pe ersonaliza adosdeestructura e adedesco omposicindeltra abajo

Si la organiz S zacin o el cliente nece esitan un fo ormato de cdigo c de es structura de e descomposicin del t trabajo (EDT T), puede cr rear una mscara personalizada que utilizar Microsoft M Pro oject para asignar a los cdigos EDT T correspond dientes a las tareas dep pendiendo de d su lugar en la jerarq qua del esq quema del proyecto. Pu uede definir r un conjunto de cdigos EDT por pr royecto. Si tiene t que mo ostrar otra estructura e organizativa aparalastar reas,puedecrearuncdigodeesqu uemapersonalizadoade emsdecd digosEDT. S noaparec Si cenloscamp posEDT,pue edeagregarunacolumnaEDTaunavistadehoj ja. Paravercd digosEDT,ut tiliceunavis stadehojas. . o Para hacer que aparezca a la vista Hoja de d tareas, en n el men Ver, V haga cli ic en Ms s.EnelcuadroVistas,ha agaclicenHojadetarea asyelijaApli icar. vistas o Para mostrar la vista v Diagram ma de Gantt t, en el men n Ver, haga a clic en Dia agrama de t. Gantt 1. En E elmenProyecto, P elij jaEDTylueg gohagaclicenDefinirc digo. 2. Para P especificarunprefij jodecdigo odeproyect toquedistingalastareasenestepro oyectode la astareasenotrosproye ectos,escribaunprefijoenelcuadro oPrefijodelcdigodelproyecto. p N Nota: Si trab baja con var rios proyect tos consolidados en un archivo de proyecto principal p o tiene a menu udo proyect tos con vnculos a tarea as externas, agregar un prefijo de cdigo c del p proyecto pue edeayudarle eadistinguirtareasdediferentes d pr royectos. 3. Para P especifi icar la caden na de cdigo o para tareas de primer nivel, haga clic en la pr rimera fila d la column de na Secuenci ia, haga clic en la flech ha y, a conti inuacin, ha aga clic en el e tipo de c carcter quedeseeutiliz zarparaeste enivel. Enero,2010 0 Pgi ina40

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project o Haga clic en Nm meros (ordenados) para a mostrar un n cdigo EDT T numrico para este nivel. . o Haga clic en Maysculas (ordenadas) para mostrar cdigos s EDT alfabticos en may sculas, por ejemplo, A, A B y C par ra las tres primeras p tar reas de resumen del proye ecto. o Haga clic en Minsculas (o ordenadas) para mostrar cdigos EDT alfabticos en minsculas, por ejemplo, a, , b y c para las tres primeras p tar reas de resumen del proye ecto. o Haga clic en Caracteres (de esordenados) para mo ostrar cualqu uier combin nacin de nme eros y de le etras en may ysculas y en e minsculas; por ejem mplo, Arq1, Const1 e Insp1 1 y para las s tres prime eras tareas de resumen n del proye ecto. La sele eccin de Carac cteres (deso ordenados) proporcion na la mxim ma flexibilidad para introducir cdig gos EDT pers sonalizados. Microsoft Project P mues stra un aste erisco (*) en el campo EDT hasta h que escriba e o int troduzca un na cadena de d caracteres para este nivel del cdig goEDT. 4. En la a columna Longitud, L ha aga clic en la a primera fila y, a continuacin, es scriba o sele eccione el nmeromximo odecaracter resenlacad denadecdigodeprime ernivel.Por rejemplo,es specifique anintroducir rseobligator riamentetre escaracteres senesteniv veldelcdig goEDT.La 3paraquedeba longitudtotalde euncdigoEDT E puedeser s dehasta255caracteres. 5. En la a columna Separador, haga clic en la l primera fi ila y, a continuacin, es scriba o seleccione un carc cterparasepararlacadenadecdig goparaunnivel n delaca adenadecdigoparaelsiguiente nivel l.Demanera apredeterm minada,elcarctersepar radoresunpunto. p Suge erencias: Pued detenerdife erentescarac cteresdeseparadorent trecadanive eldecdigo. . Pued de escribir un u carcter diferente d de e un punto, un signo menos, m un sig gno ms o una barra oblic cua;porejem mplo,puedeescribirunsmbolode"y" " comercia al(&)ounsignodenm mero(#). Pued deprescindir rdecarcterseparadorentrenivele esdecdigo o.Enelcamp poLongitud, ,hagaclic enun nnmero.En E elcampoSeparador,elimine e elca arcterseparador. 6. Repitalospasos35porcad dacadenade ecdigoque edeseeespe ecificar. 7. Espe ecifiqueunacadenadecdigo c paracada c niveldetareascon nsangradelesquema. 8. Si no o desea que e Microsoft Project asig gne un cdig go EDT cada vez que in ntroduzca una u nueva tarea a,desactivelacasilladeverificacin nGenerarc digoEDTpa aralanuevatarea. 9. Si de esea utilizar el mismo c digo EDT para p tareas diferentes, d desactive d la casilla de ve erificacin Verif ficarexclusiv vidaddelosnuevoscdigosEDT.

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V Volver anumerar n loscdig gosdetare eas

Es posible volver a nu umerar los cdigos de tareas de estructura de descom mposicin de el trabajo personalizad dos. Cuando se mueven, m elim minan o reorganizan las s tareas, es posible p que los cdigos EDT no aparezcan en el orden correcto. Pued de cambiar los cdigos EDT uno a uno, u manua almente, o todos a la ve ez si debe astantestare eas.Sinoap parecenloscdigos c EDT,puedeagre egarunacolumnaEDTaunavista actualizarba dehoja. Paracorregi irlasecuenc ciadecdigo osEDTparaungrupode etareascont tiguas: 1. Selec ccionedosomstareas s. Nota as: Si no se elecciona nin nguna tarea a o si slo se seleccion na una tare ea, Microsoft Project corre egir los cd digos EDT pe ersonalizado os para todo o el proyecto o. Si se selec ccionan varias tareas, la pr rimera tarea a de la selec ccin no cambia con la a nueva num meracin pu ues se utiliza a como la refer renciaparavolver v anum merarlasdem mstareas. Si tie ene subproy yectos insert tados dentro o del proyecto y desea volver v a num merar alguna as o todas las tareas t del subproyecto s , haga clic en Mostrar r y, a continuacin, ha aga clic en Todas las subtareas. Si no o aparecen las tareas de un sub bproyecto, Microsoft Project P no volver v a numerarlas. 2. EnelmenProy yecto,elijaEDTyluegohaga h clicenCambiar C num meracin. 3. Para corregir la secuencia de d cdigos EDT para las tareas cont tiguas selecc cionadas, ha aga clic en Tareasseleccion nadas. 4. Para corregir la secuencia de cdigos ED DT para todas las tareas s del proyec cto, haga clic c en Todo elpr royecto. 5. Haga aclicenAceptar.

V cdi Ver igosdeesquema e aperson nalizados s

Puede crear hasta diez z cdigos de e esquema personalizados en el proyecto p para mostrar etiquetas qua de cdi igos de esqu uema personalizados. nicas para cada tarea basndose en su nivel en la jerarq Paraverestoscdigosde d esquemapersonalizados,puedeagregaruna acolumnaaunavistade ehojaque muestretareas.Paramo odificarlos,puede p introd duciroselec ccionarotrovalordecd digodeesqu uema. ccioneunavista v dehoja asquemuest tretareas. 1. Selec 1. Para P hacer que aparezca a la vista Hoj ja de tareas, en el men Ver, haga clic en Ms vistas. En e cuadroVis el stas,hagacli icenHojade etareasyelijaAplicar. 2. Para P mostrar rlavistaDiagramadeGa antt,enelmen m Ver,ha agaclicenDiagramadeGantt. 2. Haga a clic en el campo a la a derecha del cual dese ee insertar una column na para el cdigo c de esqu uema person nalizado, com mo por ejem mplo el camp po Nombre de d tarea par ra insertar cdigos de esqu uemainmediatamentealaizquierda adelosnom mbresdetare eas. Enero,2010 0 Pgi ina42

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 3. 4. 5. 6. EnelmenInser rtar,hagacli icenColumn na. EnelcuadroNom mbredecam mpo,hagaclicenCdigo odeesquem ma. EnelcuadroAlin neardatos,haga h clicenIzquierda. Haga aclicenAjus steperfecto.

Crearuncdigode eesquem ma
Ademsdelaestructura A adeesquem maqueespecifiquecontareas t dere esumenysubtareasyco oncdigos de esquema integrado os y EDT, puede p espe ecificarse un na estructur ra alternativ va para el proyecto oscdigosdeesquema.Loscdigos sdeesquem masonetique etaspersona alizadaspara atareaso utilizandolo recursos que comparten n caracterst ticas; puede en utilizarse para agrupa ar las tareas o recursos de d modos ad de costos s para tarea as o por cd digos de trabajo para alternativos, como por cdigos de contabilida recursos. An ntes de aplicar un cd digo de esquema perso onalizado a tareas o re ecursos, agr regue una columnadecdigodeesquema e ala avistadeho ojaparaverloscdigosde d esquema. 1. Para definir un conjunto c de cdigos de esquema, muestre m una vista de hoj ja, como la vista v Hoja de ta areas u Hoja a de recurso os, que cont tenga las tareas o recursos que de esea organizar con un cdig godeesquema: - Para P mostrar r la vista Ho oja de tareas s, en el men n Ver, haga a clic en Ms vistas. En el cuadro V Vistas, hagaclic c enHojadetareasyelijaAplicar. - Para P mostrar rlavistaHoj jaderecurso os,enelmen nVer,haga aclicenHoja aderecurso os. 2. EnelmenHerr ramientas,elijaPersonal lizaryhagaclic c enCamp pos. e cuadro Ca ampo, haga clic en el cdigo de es squema que e desee defi inir, como Cdigo C de 3. En el esqu uema1. 4. Haga aclicenCam mbiarnombr re. 5. En el cuadro Nuevo nombre e para, escriba un nomb bre para el cdigo de esquema pers sonalizado quedeseecrear. aclicenAceptar. 6. Haga 7. Haga aclicenDefi inircdigode d esquema. . 8. Paraespecificarelcdigode eesquemapara p tareasde d primerniv vel,hagaclic cenlaprime erafilade laco olumnaSecuenciay,aco ontinuacin,seleccioneel e tipodeca arcter: - Haga H clicenNmerospa aramostrarun u cdigode eesquemanumrico n pa araestenivel. - Haga H clic en Maysculas s para mostrar cdigos de esquema alfabticos en maysculas, por e ejemplo, A,ByCparalas stresprimerastareasderesumendel d proyecto o. - Haga H clic en Minsculas s para mostrar cdigos de esquema alfabtico os en minsc culas, por e ejemplo, a,bycparalas stresprimer rastareasde eresumendelproyecto. . - Haga H clic en n Caracteres s para most trar cualquie er combinac cin de nm meros y de letras en m maysculas yenminscu ulas;poreje emplo,Arq1, ,Const1eIn nsp1paralas stresprimerastareas d resumendelproyecto de o.Laselecci ndeCaract terespropor rcionalam ximaflexibilidadpara in ntroducirc digosdeesq quemaperso onalizados. Enero,2010 0 Pgi ina43

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Nota: Micros N soft Project muestra un n asterisco (* *) en el cam mpo de cdig go de esque ema hasta q definaunacadenade que d caracteres sparaestenivel n delcd digodeesquema. 9. En la a columna Longitud, L ha aga clic en la primera fila y, a cont tinuacin, se eleccione un n nmero para el nmero de caracteres en el cd digo de esqu uema de prim mer nivel. Por ejemplo, escriba 3 para que deban n introducir rse obligatoriamente tr res caracter res en este nivel del cdigo c de esqu uema.Lalongitudtotalde d uncdigo odeesquem mapuedeser rdehasta25 55caracteres. 10. En la a columna Separador, haga clic en la l primera fi ila y, a continuacin, es scriba o seleccione un carc cterparasepararlosniv velesdecdigodeesque ema.Demanerapredet terminada,el e carcter sepa aradoresunpunto. Suge erencias: Pued detenerdife erentescarac cteresdeseparadorent trecadanive eldecdigo. . Pued de escribir un u carcter diferente d de e un punto, un signo menos, m un sig gno ms o una barra oblic cua;porejem mplo,puedeescribirunsmbolode"y" " comercia al(&)ounsignodenm mero(#). Pued deprescindir rdecarcterseparadorentrenivele esdecdigo o.Enelcamp poLongitud, ,hagaclic enun nnmero.En E elcampoSeparador,elimine e elca arcterseparador. 11. Repitalospasos810porca adaniveldecdigodeesquemaque edeseeespe ecificar. 12. Para impedir qu ue los usuar rios puedan introducir cdigos sin todos los niveles n del cdigo c de esqu uema que ha aya definido o, active la casilla de ve erificacin Permitir P slo o nuevos cdigos con valor resentodos slosnivelesdemscara. . 13. Haga aclicenAceptar.

A Asignar cdigos c de eesquem maatareasorecurs sos

Si ha definid S do la estruct tura para un n cdigo de esquema, ya puede asig gnar cdigos a tareas o recursos. Para introdu ucir de form ma ms efica az los cdigo os de esquem ma, puede crear c una ta abla de cons sulta en la queelegirlo osdiversoscdigos c deesquemaque ehayadefini ido.

Paraasig gnarunco onjuntode d cdigos sdeesque ema:

1. En el e men Ver, , haga clic en e la vista de d hoja, com mo la vista Hoja H de tare eas o la vista a Hoja de recursos,queco ontengalastareas t orecu ursosquede eseaorganizarconunc digodeesquema. 2. Haga a clic en el campo c de cdigos c de esquema e de e la tarea o recurso al que q desea asignar a un cdig godeesquema. 3. Escri ibaoseleccioneuncdigodeesque ema. 4. Repitalospasos2y3paracada c tareaorecurso. S noaparec Si ceenlavista adehojaelcampo c dec digosdeesquema: Enero,2010 0 Pgi ina44

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 1. En el e men Ver, , haga clic en e la vista de d hoja, com mo la vista Hoja H de tare eas o la vista a Hoja de recursos,queco ontengalastareas t orecu ursosquede eseaorganizarconunc digodeesquema. 2. Para insertar un na columna que muestr re el cdigo de esquem ma que ha definido, sele eccione el camp posituadoaladerechadellugardo ondedeseeinsertar i elca ampodecd digodeesqu uema,por ejem mplo, el cam mpo Nombre e de tarea para p insertar r cdigos de e esquema inmediatam mente a la izqui ierdadelosnombresde etarea. 3. EnelmenInser rtar,hagacli icenColumn na.ApareceelcuadrodedilogoDe efinicindecolumna: c 4. En el e cuadro No ombre de campo, c haga a clic en el nombre del campo de e cdigo de esquema personalizadoqu uehayadefinido. 5. EnelcuadroTtu uloescribael e nombrequ uedeseeasig gnaralacolumna. teelformatodelcampo odecdigosdeesquema aqueestagregando: 6. Ajust - En E elcuadroAlinearttulo,hagaclicenIzquierda,CentrooDerechapar raalinearelttulocon relacinalmargen m delca ampo. E el cuadro Alinear dat tos, haga clic c en Izquierd da, Centro o Derecha pa ara alinear el e nmero - En d esquemaconrelacin de nalmargendelcampo. - En E elcuadroAncho,escr ribaoselecc cioneunanc choparaelcdigo c dees squemaoha agaclicen A Ajuste perfec ctoparaajus starelancho odelacolum mnaalttulo o. 7. Haga aclicenAceptar.

Proyect tosysu ubproye ectos

La tarea de resumen a nivel de pro oyecto mues stra informacin de resu umen acerca a de todo el proyecto en una sola fila con la correspondie c ente barra de d tareas de e resumen en la parte superior de la vista de Diagrama de e Gantt. Si va v a trabajar con subpro oyectos con nsolidados dentro de un n archivo de proyecto principal, ca ada proyecto o tendr su propia tare ea de resum men a nivel de d proyecto que aparec cer en el proyectoprincipalcomo ounatareade d resumenparaelsubp proyecto.

Proyectoprincipal
El Proyecto principal es e un proye ecto que co ontiene otro os proyectos s (que se denominan d proyectos tos).Tambi nsedenom minaproyecto oconsolidad do. insertadososubproyect

Subproye ecto
Elsubproyectoesunpr royectoinser rtadoenotr roproyecto.Lossubproy yectosseutilizancomounmedio omplejos en partes ms s fciles de manejar. Ta ambin se denominan d proyectos de dividir proyectos co insertados.

A Archivo consolida c ado

Un Archivo consolidado o es un arch hivo que con ntiene uno o ms archivos de proy yecto inserta ados (que t tambin se denominan subproyecto os). Los proy yectos inser rtados puede en conserva ar los vnculo os con sus Enero,2010 0 Pgi ina45

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project proyectos originales, de e modo que todos los ca ambios que se realicen en los proye ectos inserta ados en el archivo cons solidado se reflejarn en el archivo o de origen. Los proyectos insertado os se pueden vincular entres.Los sarchivosco onsolidadostambin t sedenominan d archivos a prin ncipalesdeproyecto. p

Insertarsubproye s ectosenun u proyect toprincip pal

Mediante la a consolidacin de arc chivos relac cionados en n un proyec cto principa al puede or rganizar y administrar de forma ms m eficiente e proyectos complejos o varios pro oyectos rela acionados. Puede P ver, cambiar o imprimir info ormacin de el proyecto principal y de los subp proyectos. Tambin T pue ede tener dasubproyectodeformaindependiente. accesoacad 1. Abra aelarchivoque q deseequ ueseaelpro oyectoprinc cipal. 2. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. mbredetare ea,hagaclicenlafilade ebajodelacualdeseeinsertarelpro oyecto. 3. EnelcampoNom Nota a:Unproyec ctosepuede einsertarencualquierniveldelesqu uemadelpro oyectoprinc cipal. 4. EnelmenInser rtar,hagacli icenProyec cto. 5. Siesnecesario,realice r unabsqueda b de esuarchivo. . 6. EnelcuadroBus scaren,haga aclicenlaunidadocarp petaquecon ntengaelarc chivodepro oyecto. 7. En la a lista de carpetas, abra a la carpeta o subcarpeta que cont tenga el arch hivo de proy yecto que dese ee. 8. Haga aclicenelar rchivoquedesee d inserta arydespus shagaclicen nInsertar. Suge erencias: Parainsertarvar riosarchivos s,mantengapresionadalateclaCTR RLyhagaclic cenlosarch hivosenel ordenenquede eseeinsertar rlos. Para ver archivo os de Micros soft Project guardados en e una base e de datos, haga h clic en Bases de datosdeProjectenelcuadroTipodear rchivo. f deslolectura,hagaclicenlaflechadel d botnIns sertary,a Parainsertarunarchivoenformato nInsertarslolectura. continuacin,en o desea que el subproye ecto se actualice con los s cambios de el archivo de proyecto original, o o 9. Si no que los cambios s del subpro oyecto se muestren en el archivo de d proyecto original, de esactive la acinVincularalproyecto. casilladeverifica Suge erencia: Si co onsolida archivos de pro oyecto que contengan recursos r con n el mismo nombre, n y dese ea eliminar los nombres de recursos s duplicados s, desactive la casilla de e verificacin n Vincular al pr royecto. La primera p inst tancia de un n nombre de e recurso y su correspo ondiente info ormacin, como otasasdepago p ycalend dariosderec cursos,sobr rescribirlasegunda s instanciaylasinstancias posteriores; y co omo los sub bproyectos no n estn vin nculados a sus s archivos de origen, no podr

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project actualizar el arc chivo de pro oyecto original con los s cambios realizados en n el subpro oyecto del proy yectoprincip pal. 10. Haga aclicenInse ertar. Notas: Los subproy yectos se tr ratan como tareas de resumen r en el proyecto o principal. Se pueden aplicar y anular las sa angras de la as tareas de resumen de e un subpro oyecto en el esquema para cambiar r su orden en la jerarq qua de tar reas. Sin em mbargo, si se s aplican o anulan la as sangras de las tareas en un subproyecto o, y ste est vinculad do a su archivo de origen, los cambios c efe ectuados tambin se mostrarnen e elarchivo odeproyecto ooriginal. Cuando se consolidan c proyectos p en n un proyect to principal, los recursos permanecen en los ar rchivos de proyectoind dividuales.No N sepuedeasignarunrecurso r deun u subproyec ctoaotrosu ubproyecto.

Mostraruocultarlastareas sderesum menaniv veldepro oyecto

1. EnelmenHerr ramientas,hagaclicenOpciones O y,acontinuacin,enlafich haVista. 2. Para mostrar tareas de resu umen a nive el de proyec cto, en Opciones de esq quema para, , active la casilladeverifica acinTareaderesumen ndelproyect to. 3. Paraocultartare easderesum menanivelde d proyecto o,enOpcionesdeesque emapara,de esactivela casilladeverifica acinTareaderesumen ndelproyect to. S Sugerencias s: Paraocultar rtodaslasta areasderesumen(inclu uyendolasta areasderesumendelos ssubproyect tos),haga clicenOcult tarsubtareas. y haga clic en el nmero de

Para mostra ar slo una parte del es squema, hag ga clic en Mostrar niveldeesquemahastaelquedese eever.

Estimarlasnece esidades sderecu ursos

En este pun nto del proc ceso de pla aneacin del proyecto, ha identific cado el mb bito del pro oyecto, ha configurado o la lista de tareas y ha estimado las duraciones de las mismas. m Ahor ra puede utilizar esta informacin n para realizar estimacio ones preliminares, ident tificar requis sitos y come enzar los pro ocesos de asignacin de d personal y adquisic cin para obtener los recursos qu ue deben re ealizar las tareas t del proyecto.En ntreestosre ecursossein ncluyenlosmiembros m de elequipo,elequipamien ntoylosmat teriales. Pasosasegu uir: 1. Prep parar un bor rrador de un na lista de re ecursos prop puestos: si desea d utiliza ar la Hoja de e recursos de Microsoft M Pr roject para registrar in nformacin preliminar sobre recur rsos. A cont tinuacin, Enero,2010 0 Pgi ina47

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project seg n se aprueban y obtie enen los rec cursos, puede actualiza ar la inform macin en la a Hoja de recursos. Tambi in puede realizar r asignaciones pr reliminares de tareas y la program macin de recursos. Agre egar una not ta sobre los requisitos de d los recurs sos propues stos: si desea a utilizar las s notas de recursos de Mic crosoft Proje ect para intr roducir infor rmacin rela ativa a recursos especf ficos en la os propuesto os. Esta inf formacin puede p inclui ir suposiciones sobre ttulos t de lista de recurso ajos, grupos s de aptitude es, requisito os de disponibilidad, cali idad, clase, marca, rend dimiento y traba otras scaractersticas. Impr rimir la lista de recursos s: Si ha utilizado Micros soft Project para prepar rar un borra ador de la lista de recurso os propuesto os e introducir especif ficaciones en las notas s de recurso os, puede rimir la Hoja a de recurso os con nota as para su inclusin i co on el programa de prop puesta de impr recursos. arrollar las estimaciones e s de los recu ursos propue estos: En est te momento o puede enu umerar los Desa tipos s y cantidad des de recur rsos. Para lo os recursos humanos, h co onoce los tt tulos de tra abajos, los grup posdeaptitu udesyelniveldeexperiencia.Tamb binconoceeltipo,mar rca,costoycapacidad c de los l recursos de equip po necesarios. Asimism mo, conoce e las cantid dades de materiales m cons sumibles req queridos. Pu uede espec cificar y recopilar esta informacin sobre rec cursos en Micr rosoftProjec ctyenviarlacomopartedelapropu uestaderecu ursos. Obte ener aproba acin para los recurso os estimado os: si procede, despu us de com mpletar la prop puestaderec cursosyesta arendisposicindeenv viarlaalospa articipantesparasuaprobacin. Actualizarelbor rradordelalistaderecu ursos:Despu usdeobten nerlaaproba acindelosrecursos, pued de actualizar r la lista de recursos en n la Hoja de recursos, se egn sea ne ecesario, par ra reflejar los cambios c efec ctuados durante el proc ceso de apro obacin. O bien, b si no ha creado todava una lista de recurso os en la Ho oja de recu ursos, puede e hacerlo ahora a y com menzar la asignacin a preliminar y la programaci n de recur rsos mientra as trabaja en los procesos de asign nacin de personalyadqui isicin. rsos: en func cin de la ap probacin despus de obtener o la Actualizar las estimaciones de los recur mism ma,ydisponerdeinform macinnuev vasobrelalistaderecur rsosyotroscambiospro ocedentes delproceso p deaprobacin, a por p partede eotrosparticipantesyco olaboradore esexpertos. Agre egarunanotasobrelosrequisitos r de erecursosaprobados:Despus D deobtener o laap probacin de lo os recursos, puede rev visar o agre egar notas sobre recursos basnd dose en los s cambios resultantesdelproceso p deaprobacin. a Estainforma acinpuedeincluirsupo osicionessob brettulos de trabajos, t grupos de aptitudes, requisitos de disponi ibilidad, calidad, clase e, marca, rend dimientoyot trascaracter rsticas. Desa arrollar el plan de adm ministracin de recursos s: Identificar r y estimar los requisit tos de los recursos. Reunir r informaci n de divers sas fuentes, incluida la informacin n histrica, y realizar estim maciones preliminares para p determ minar los tipo os y cantida ades de recu ursos necesa arios para estab blecerlastareasdelpro oyecto. Pgi ina48

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 10. Mod dificar una duracin: d Mientras M con ntina reun niendo infor rmacin rela ativa al pro oyecto en parti icular y otro os proyectos s similares, puede p perfe eccionar las estimacione es de duraci in de las tarea as. La precisin de las estimacione es de durac cin est es strechament te relacionada con la precisindelosrequisitosdelosrecurso os. 11. Desa arrollarelpla andeadmin nistracinde erecursos:para p utilizarlo ocomodirectrizparaad dministrar elus sodelosrecursosalolargodelproy yecto.

Informa acinderecurso osyestab blecerlo osperod doslabo orables

En este pun nto del proc ceso de plan nificacin de el proyecto, , se han ide entificado, aprobado a y adquirido t todos los recursos. Se sabe quines s son los inte egrantes del equipo y qu q equipam miento y mat teriales se deben adqu uirir para con nseguir los objetivos o del proyecto. Ahora A es ne ecesario introducir la inf formacin delosrecursosenelpla andelproyecto. uir: Pasosasegu 1. Espe ecificar o act tualizar los nombres de e los recurs sos en el pr royecto: Si los recursos que est utiliz zando pertenecen exclu usivamente a este proye ecto, especif fique o actu ualice los no ombres de losre ecursosenlaHojadere ecursosdeMicrosoft M Pro ojectdeeste eproyecto. 2. Espe ecificarinformacinbsicadelosrec cursos:para aagregarm sdetallesacercadelos srecursos, como ogrupo,tipo oderecurso oycapacidad dmxima. 3. Estab blecer mto odos para comunicar c la a informacin del proy yecto: Confi igurar mens sajera de grup po de trabajo para los integrantes del equip po para establecer los nombres de d correo elect trnico de lo os recursos humanos si utiliza comu unicacin de e grupo de trabajo t por medio m del corre eo electrni ico o para establecer e lo os nombres de los integ grantes del equipo en Microsoft Proje ectCentral. 4. Espe ecificar o rev visar los con njuntos de aptitudes a de e recursos: Puede ser til aadir un u campo personalizado a la Hoja de recursos r par ra especifica ar conjuntos de aptitude es de recursos. Puede ecificaraptitu udes,yfiltra ar,ordenaroagruparrec cursossegn nsusaptitud des. espe 5. Agre egar una nota sobre un n recurso: si desea agre egar o actualizar una nota n de recurso, que pued decontenersuposicione es,peculiarid dades,exper riencia,resultados,etctera. 6. Estab blecer los costos c de lo os recursos: : si es el momento m de e introducir tasas y tarifas para personas, equip pamiento y materiales, y si va a utilizar Microsoft M Pr roject para crear un presupuestoore ealizarelseg guimientode eloscostosdelproyecto o. 7. Estab blecertasasdepagootarifaspararecursos: r par raestablece ertasasporhora, h costosporusoy otras s tarifas par ra recursos humanos y de equipam miento. Micr rosoft Proje ect puede ca alcular los costo os totales de los recurs sos, de la ta areas asignad das y de tod do el proyecto. Puede introducir esta informacin a medida que la obt tiene, puest to que pued de estar con ntratando personal p o nego ociandoconotrosjefespara p compar rtirrecursos s.

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 8. Estab blecer costo os de material: para est tablecer los costos de recursos r con nsumibles ta ales como sumi inistros. Mic crosoft Proje ect puede ca alcular los costos c totale es de estos recursos r ma ateriales a parti irdelastasa asdepagosylascantida adesquesehan h introduc cido. 9. Estab blecer los perodos la aborables para p el pro oyecto y lo os recursos: para esta ablecer la dispo onibilidad de todos los recursos de el proyecto y de los recursos individ duales. Pued de indicar vacaciones, prog gramaciones s de trabajo o, fechas de e comienzo y fin del proyecto p y diferentes d unidadesderecu ursosalolar rgodelproy yecto. 10. Estab blecerperodoslaborab bles,dasnolaborablesyvacaciones s:paraestab blecerlosda asyhoras de tr rabajo de re ecursos indiv viduales. Pue ede configur rar calendar rios de recur rsos individu uales para indic carprograma acionesderecursos r noestndar, e va acacionesyotros o perodosnolabora ables. 11. Espe ecificar la disponibilida d d de los recursos r durante todo el proyect to: Puede ajustar a la dispo onibilidad de e los recurso os durante todo t el proy yecto. Puede e cambiar las fechas de comienzo y fin n del trabajo del recur rso en el proyecto. Tambin pued de cambiar la disponib bilidad de unidadesendife erentespero odosdelpro oyecto. 12. Espe ecificaroactualizarlosnombresdelosrecursosenelproyec cto Unaveziden ntificados,aprobados a yconseguidoslosrecurso os,sepuede enespecifica arnuevosno ombresde recursos y actualizar a los s existentes en la Hoja de d recursos de Microso oft Project. Este E proceso o crea una lista bsica de los recu ursos mater riales, huma anos y de equipamient e to que realizarn las tareas t del proyecto. os estn constituos por el personal l, equipamie ento y material utilizado os para com mpletar las Los Recurso t tareas deun nproyecto. El Recurso material m con nsiste en los suministros s y otros ele ementos con nsumibles ut tilizados par ra realizar lastareasde eunproyect to. 1. EnelmenVer,hagaclicenHojaderec cursos. nEntrada. 2. EnelmenVer,elijaTablayhagaclicen 3. Para especificar r un nuevo nombre de recurso, en n el campo Nombre de el recurso, escriba e el nombrequedes see. 4. Paraactualizarun u nombrede d recursoexistente,enelcampoNombre N delrecurso r quecontenga el no ombre que desea actu ualizar (por ejemplo, "Ingeniero 1" "), escriba el e nuevo no ombre de recurso(porejem mplo,JuliaPrez). P esea denom minar grupos s de recurso os, en el campo Grupo correspond diente al no ombre del 5. Si de recurso,escribaelnombredel d grupo. Nota:Puede eseleccionarunrecurso odetrabajode d lalibretadedireccion nesdecorre eoelectrnic co.Enuna vista de tar v reas, como Diagrama D de e Gantt, haga clic en Asignar A recu ursos y, a continuacin, elija Direccin. Seleccione S el e recurso de e la libreta de direccio ones de corr reo electrn nico. Si selec cciona un Enero,2010 0 Pgi ina50

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project nombre de alias de grupo en la libr reta de direcciones de correo c electrnico, los nombres n de todos los miembros del d alias se in ntroducen en la lista de recursos. Vuelva V a mos strar la vista a Hoja de rec cursos. (Si lo desea, ta ambin pued de dejar abierto el cua adro de dilogo Asignar r recursos). Los nuevos nombres aparecentambinenlaHojaderec cursos,dond depuedeseg guiraadiendoinformac cindelosre ecursos.

Especifica arinform macinbsicadelo osrecurso os

Unaveziden ntificadoelmbito ylas stareasdelproyecto, p pu uedeutilizar rlaHojaderecursos r deMicrosoft Projectpara acrearunali istadelaspe ersonas,equ uipamientoyrecursosmateriales m qu uevanacom mponersu equipo y lle evar a cabo la tareas del d proyecto o. Puede ela aborar una lista preliminar de recu ursos con nombres de e recurso con c marcador de posic cin para obtener o la aprobacin de los pro ocesos de asignacin de d personal y adquisici n, si es necesaria. A me edida que ob btiene los re ecursos reales, puede completarla alistaderec cursoscondetalles,inclu uidoslosnom mbresdelos srecursosre eales.

Introduci irinformacinpar raunrecu ursodetr rabajo

Introducir in nformacin para un recurso de trabajo si el recurso es una person na o un elem mento de equipamiento. 1. 2. 3. 4. EnelmenVer,hagaclicenHojaderec cursos. EnelmenVer,elijaTablayhagaclicen nEntrada. mbredelrec curso,escrib baelnombre edeunrecurso. EnelcampoNom Si de esea denom minar grupos s de recurso os, en el campo Grupo correspond diente al no ombre del recurso,escribaelnombredel d grupo. e campo Tipo, T asegrese de qu ue el tipo de recurso o est esta ablecido en el valor 5. En el pred determinado oTrabajo. 6. EnelcampoCap pacidadmx ximadelrecu urso,escriba aelnmerototaldeunidadesdispo oniblesde esterecurso. aclicenAceptar 7. Haga

Nota: Puede e especificar r la capacida ad mxima en e forma de porcentaje (50%, 100% %, 300%) o de decimal (0,5;1;3).

Introduci irinformacinpar raunrecu ursomate erial

Introducir in nformacin para un recurso material si el recurso es un material m o su uministro consumible, comohormi ign,maderaoclavos. 1. 2. 3. 4. EnelmenVer,hagaclicenHojaderec cursos. EnelmenVer,elijaTablayhagaclicen nEntrada. EnelcampoNom mbredelrec curso,escrib baelnombre edeunrecurso. Si de esea denom minar grupos s de recurso os, en el campo Grupo correspond diente al no ombre del recurso,escribaelnombredel d grupo. Pgi ina51

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 5. EnelcampoTipo oderecurso o,seleccione eMaterialpa ararecursosmateriales. 6. Los campos c Dire eccin de co orreo electr nico, Grupo de trabajo o e Inicio de e sesin en Windows estn n desactivados para este e recurso o, mientras que el cam mpo Etique eta de mate erial est activ vado. 7. En el campo Etiq queta de ma aterial, escriba la etique eta (por ejemplo, metro os, tonelada as o cajas) paraelrecurso. aclicenAceptar 8. Haga Nota:Elcam mpoCapacidadmximaest e desactiv vadoparare ecursosmateriales.

Utilizarnotas n
Se puede agregar nota S as a los recu ursos. Las notas n puede en modificar rse, eliminarse y verse segn se desee. 1. EnelmenVer,hagaclicenHojaderec cursos. 2. EnelmenVer,elijaTablayhagaclicen nEntrada. 3. EnelcampoNom mbrederecurso,selecci ioneunrecu urso. 4. Haga aclicenNotasdelrecurs so. 5. EnelcuadroNot tas,escriba,modifiqueoelimineelcontenidode d lanotay,acontinuac cin,haga clicen e Aceptar. Paraverlanota n delrecu urso,siteelcursorsobr reeliconoNotas N enelcampoIn ndicadores.

Paraveruna anotaderec cursolargaen e sutotalid dad,hagado obleclicenel e iconoNota as. Nota:Tambinpuedein ncluirestano otacuandoimprima i lavista v ouninf forme.

Perodo oslabor rables

Es posible establecer e perodos p lab borables, da as no labora ables y vaca aciones a lo os recursos, para ello puede confi igurar los ca alendarios de d perodos laborables del proyecto y de los recursos r par ra reflejar exactamente la disponibilidad de lo os recursos. Microsoft Project P utiliz za esta infor rmacin al programar p las tareas, al examinar r si los recu ursos estn sobreasigna ados y al redistribuir los recursos s. Con los calendarios, , puede con nfigurar per rodos labor rables (por ejemplo, de d 8:00 a.m m. a 5:00 p.m.), das laborables (por ( ejemplo, de lunes a viernes) y das no laborables (por ejemplo o, das festivos de la organizacin nyvacaciones). Establecerlo osperodoslaborablesylosdasnolaborablesparatodoslosrecursosdelproyectosidesea reflejar los das y horas laborables s de todas las l personas s que trabajan en el proyecto. Me ediante el Enero,2010 0 Pgi ina52

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project calendariodel d proyecto o,quegenera almenteesel e calendario oestndar,puede p espec cificarlosda asyhoras no laborable es normales s, como fine es de seman na y noches, , y los das festivos exc cepcionales, como los das festivo os de la organizacin o n. El calend dario estn ndar del pr royecto es el calenda ario base predetermin nadoparalo osrecursosdel d proyecto.

A Asignar uncalen ndariobase b aun nrecurso o

1. EnelmenVer,hagaclicenHojaderec cursos. 2. EnelcampoNom mbredelrec curso,selecc cioneelrecu ursoalquedeseeasignaruncalenda ario. aclicenInfo ormacindel lrecurso y,acontinuacin,enla afichaHorariodetrabaj jo. 3. Haga 4. EnelcuadroCale endariobase e,hagaclicen e elcalenda arioquedes seeasignaral a recurso. e siel e recursose eleccionadotrabajadura anteelturno odenoche,hagaclicenTurnode 5. Porejemplo, noch heparaasign narestaopcincomoca alendariobasedelrecurs so. 6. Haga aclicenAceptar Nota a: De manera predeter rminada, el calendario estndar es el calenda ario del pro oyecto. El calen ndario del proyecto se aplica a a todo os los recurs sos a medid da que se ag gregan. Pued de asignar un calendario c base b diferen nte al recurso, o puede modifica ar el calend dario de un n recurso indiv vidual.

Cambiarlosperod doslabor rables

Losdasnolaborables l ylasvacacion nespararec cursosindivid duales 1. EnelmenVer,hagaclicenHojaderec cursos. mbredelrec curso,selecc cioneelrecu ursoalquedeseeasignaruncalenda ario. 2. EnelcampoNom 3. Haga aclicenInfo ormacindel lrecurso y,acontinuacin,enla afichaHorariodetrabaj jo. 4. EnelcuadroCale endariobase e,hagaclicen e elcalenda arioquedes seeasignaral a recurso. ccioneunafecha f enelcalendario. c 5. Selec Para cambiar un n da de la semana en todo el calendario del proyecto, seleccione s el e da que apareceenlapartesuperior rdelcalenda ario. Para cambiar to odos los das s laborables s, haga clic en e la abreviatura del primer da en n la parte supe erior y, a con ntinuacin, mantenga presionada p la tecla MAY YS y haga clic en la ab breviatura delltimo daen nlapartesuperior. 6. Haga aclicenPred determinada as,Perodono n laborable eoPerodolaborableno opredet.. Si ha ace clic en Predetermi inadas, los das seleccionados ado optarn los perodos laborables predeterminados que son de d 8:00 a.m m. a 12:00 p.m. p y de 1:00 p.m. a 5:00 5 p.m., de d lunes a viern nes,yperod donolaborableenlosfin nesdesema ana. Enero,2010 0 Pgi ina53

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Si ha ace clic en Perodo P labo orable no predet., escrib ba las horas en las que desee que el trabajo comi ience en los s cuadros Desde D y las horas en la as que desee que el tra abajo termine en los cuad drosHasta. 7. Haga aclicenAceptar

Estimarcostos
La estimaci n de costo os es el pro oceso de de esarrollar los costos ap proximados de recursos s y tareas necesarios para p comple etar las actividades del proyecto. Microsoft Project P le ay yuda a estim mar estos costos. Para a obtener un nas estimaciones realistas de costos s, puede rev visar los dato os histricos s que va a utilizar como base para la introducc cin de informacin de costos en Microsoft M Pro oject. A cont tinuacin, puederevisa aryajustarsus s costosparacrearun npresupuest toexacto. El mtodo de d estimaci n de costos ms conven niente para su proyecto odepende de el alcance delmismo, delniveldeprecisinne ecesarioyde elasprctica asdesuorga anizacin. Pasosasegu uir: 1. Estab blecer tasas de pago y tarifas t para recursos: Si desea intro oducir tasas y tarifas por r uso para recursos como, por ejemplo o, personas y equipo, para p que Mic crosoft Project calcule los l costos total lescorrespondientesalosrecursos,lastareasasignadasyla atotalidaddel d proyecto o. 2. Estab blecercosto osfijosdetareas:Siintro oduceunacantidadesta ablecidaparaelusooad dquisicin de re ecursos com mo, por ejem mplo, equipo o, Microsoft t Project puede incorpo orar este costo fijo al costo ototaldelas stareasderesumen r ydelproyectocompleto. 3. Estab blecer costo os de material: Si piensa a utilizar recursos consu umibles, por ejemplo suministros. Micr rosoft Projec ct puede cal lcular los co ostos totales s de estos re ecursos materiales a partir de las tasas sdepagosylascantidad desquesehan h introducido. 4. Cambiar las tablas de tasas s en una asignacin de recursos: Si i desea aplic car tasas de e recursos intro oducidasentablas t detas sasdiferente es.

Establec certasas sdepago oytarifa aspararecursos r s

Microsoft Project calcula los costos s correspond dientes a los s recursos basndose b en n las tasas de d trabajo normal y de e horas extra a, o en los co ostos por us so que se ha an introducid do, o bien se e puede intr roducir un costodeasignacinnic co. Introducir ta asas de recu ursos: Si des sea que Mic crosoft Proje ect calcule los costos to otales de los s recursos basndoseen e lastasasqueseintro oduzcanpara acadarecur rso.Convieneobservarque q Microso oftProject puede calcu ular costos totales en cu uanto se asignan a tareas recursos basados en tasas y recursos con costosporuso. u

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Introducir un u costo po or uso: Si desea d introducir las ta arifas que los recursos s pueden ca argar por asignacinde d tarea. Introducir un costo de asignacin a de d recursos nico: Si des sea introduc cir una cantidad de costo total de nacin de re ecursos que e no requier ra trabajo. Por P ejemplo, si un recurso ha de recursos para una asign realizar un desplazamie ento para completar c una asignaci n, los pasa ajes de avi n se puede en asignar como un costo de asign nacin de re ecursos nico o porque no o requerirn trabajo. Co onviene obse ervar que, e establece en e cero, Mic crosoft Proje ect no pued de asignar a la misma dado que el trabajo del recurso se t tarea el mis smo recurso como recur rso normal basado b en ta asas. Si se in ntroduce tra abajo para el e recurso, seperderel e costonic co.

Introduci irtasasderecurso os
Introducir un grupo detasas por re ecurso si des sea introducirslo una tasa t estnda ar y una tasa a de horas extraporrecurso. Introducirva ariosgrupos sdetasaspo orrecursosideseaintroducirmsde eunatasaestndar e yun natasade horasextraporrecurso.Porejempl lo,puedeestableceresc calasdepago odiferentes sparatiposdiferentes d detrabajoeincorporarcambiosdetasasenelfuturo. f

Introduci irungrup podetasa asporrec curso

1. 2. 3. 4. 5. EnelmenVer,hagaclicenHojaderec cursos. EnelmenVer,elijaTablayhagaclicen nEntrada. EnelcampoNom mbredelrec curso,selecc cioneunrecu ursooescrib baunnombr rederecursonuevo. Enlo oscamposTa asaestndaryTasahora asextra,esc cribalastasa asderecurso os. Presionelatecla aTABparamoverse m alca amposiste enoestvisi ible.

Introduci irvariosgrupos g de etasaspo orrecurso o

1. EnelmenVer,hagaclicenHojaderec cursos. 2. EnelmenVer,elijaTablayhagaclicen nEntrada. 3. Recu ursonuevo. Haga aclicenInfo ormacindel lrecurso y,acontinu uacin,enla afichaCosto os. Haga aclicenlafichaAenTab blasdetasas sdecosto. Enlo oscamposTa asaestndaryTasadehoras h extra,escribalastasas t derecu ursos. En la a fila siguien nte de los campos Tasa a estndar y Tasa de ho oras extra, escriba e un valor v o un camb bioporcentu ualdelatasa aanterior. 8. EnelcampoFechaefectiva,escribalafe echaenqueelcambiodetasaentra arenvigor. 9. Para introducir grupos g de ta asas de pago o adicionale es para el recurso, haga clic en la fic cha B y, a continuacin,repitalospaso os6a8. 4. 5. 6. 7.

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project

Introduci iruncost toporuso o

Introducir un costo por uso por rec curso si dese ea introducir r slo un costo por uso para un rec curso y no deseaincorp porarcambiosdecostos senelfuturo o. Introducir varios costos s por uso por recurso si desea introducir ms de un costo por p uso por recurso e incorporarcambios c decostos c enelfuturo.

Introduci iruncost toporuso oporrecu urso

1. 2. 3. 4. 5. EnelmenVer,hagaclicenHojaderec cursos. nEntrada. EnelmenVer,elijaTablayhagaclicen EnelcampoNom mbredelrec curso,selecc cioneunrecu ursooescrib baunnombr rederecursonuevo. sto/Uso,escr ribaunvalor rdecosto. EnelcampoCos Presionelatecla aTABparamoverse m alca amposiste enoestvisi ible.

Introduci irvarioscostos c po orusopor rrecurso

1. EnelmenVer,hagaclicenHojaderec cursos. 2. EnelmenVer,elijaTablayhagaclicen nEntrada. 3. EnelcampoNom mbredelrec curso,selecc cioneunrecu ursooescrib baunnombr rederecursonuevo. 4. 5. 6. 7. Haga aclicenInfo ormacindel lrecurso y,acontinu uacin,enla afichaCosto os. Haga aclicenlafichaAenTab blasdetasas sdecosto. EnelcampoCos stoporuso,escriba e uncostoporuso o. En la a fila siguien nte del camp po Costo por r uso, escrib ba un valor o un cambio o porcentual del costo poruso u anterior r. 8. EnelcampoFechaefectiva,escribalafe echaenqueelcambiodecostoentr rarenvigor r. 9. Para introducir costos por r uso adicio onales para a el recurso o, haga clic c en la fich ha B y, a os6a8. continuacin,repitalospaso

Introduci iruncost todeasignacinde erecursosnico

1. 2. 3. 4. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. EnelcampoNom mbredetare ea,seleccion neunatarea a. EnelmenVent tana,hagacl licenDividir r. En la a vista Formulario de tareas situada a en la parte e inferior de la pantalla, seleccione el e recurso para el que des see introduc cir un costo de asignacin nico, o escriba un n nombre de recurso nuev voenelcam mpoNombredelrecursoy,acontinu uacin,presionelateclaENTRAR. EnelmenForm mato,elijaDe etallesyhag gaclicenCos stodelrecurso. odetarea,haga h clicenDuracinfija a. EnelcuadroTipo EnelcampoUnidades,escriba0. aENTRAR. Presionelatecla EnelcampoCos stoprev,escribaunvalordecostoparalaasigna acinderecursos. Pgi ina56

5. 6. 7. 8. 9.

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 10. EnelmenVent tana,hagacl licenQuitar rdivisin.

Establece ercostosfijos f deta areas

Puedeintroduciruncos stofijoparaunatareaoparatodoelproyecto. 1. 2. 3. 4. d Gantt. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade EnelmenVer,elijaTablayhagaclicen nCosto. EnelcampoNom mbredetare ea,seleccion nelatareaparalaquedeseeintrodu uciruncosto ofijo. EnelcampoCos stofijo,escribaunvalordecosto.

Nota:Sideseaintroduci iruncostofijo f paratodo oelproyect to(porejemplo,sisloest e interesa adoenlos alesdelproy yectoperono n enloscos stosanivelde d tarea,osi s deseaagre egarcostosindirectos costosgloba del proyecto o, por ejemp plo el costo de utilidade es), haga clic c en Opciones en el me en Herramientas y, a continuacin,enlaficha aVista.Enel e cuadroOpcionesdees squema,activelacasilladeverificac cinTarea de resumen n del proyecto y, a con ntinuacin, haga clic en Aceptar. En el camp po Nombre de tarea, seleccione la opcin Tarea de resumen del pro oyecto. En el e campo Co osto fijo, esc criba un cost to para el proyecto.

Establec cercosto osdema aterial

Un Recurso Material se e define com mo los sum ministros y otros o elemen ntos consum mibles utiliza ados para realizarlastareas t deunproyecto. El Costo por uso se ref fiere a la tar rifa fija por el uso de un u recurso. Este E costo puede p ser ad dicional o sustituirauncostovaria ableocosto oporhorade elrecurso.En E elcasode erecursosde etrabajo,elcostopor uso se acum mula cada ve ez que se ut tiliza el recu urso. En el ca aso de recursos materia ales, el costo por uso sloseacum mulaunavez zalasignarlo os,independ dientemente edelasunid dades.

Introduci irtasasderecurso osmateria ales

Introducir una u tasa por recurso material m si desea d basar los costos de suminist tros en una tasa por recursomat terial. Introducir varias tasas por p recurso material si trabaja t con calidades di iferentes de material o tiene que incorporar cambios c detasas t de materialen fec chas especfi icas. Por eje emplo, puede utilizar las s fichas de t tablas de ta asas de cos sto para int troducir tasa as para cali idades de cermica c dif ferentes e incluir i los aumentos de d costos o los descuen ntos que se prev que tengan luga ar en mome entos espec ficos a lo largodelpro oyecto.

Introduci irunatas saporrec cursomat terial

1. EnelmenVer,hagaclicenHojaderec cursos. 2. EnelmenVer,elijaTablayhagaclicen nEntrada. Enero,2010 0 Pgi ina57

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 3. En el e campo No ombre del recurso, sel leccione un recurso material o es scriba un no ombre de recursomaterial lnuevo. 4. Enelcasodeunrecursomaterialnuevo o,hagaclicenMaterialen e elcampoTipo 5. En el e caso de un u recurso material m nue evo, escriba a un nombr re de unidad d de medid da para el recursomaterial lenelcampoEtiquetade d material. 6. EnelcampoTasaestndar,escribaunatasa. aTABparamoverse m alca amposiste enoestvisi ible. 7. Presionelatecla

Introduci irvariastasas t porrecursomaterial m

1. EnelmenVer,hagaclicenHojaderec cursos. nEntrada. 2. EnelmenVer,elijaTablayhagaclicen 3. En e el campo No ombre del recurso, sel leccione un recurso material o es scriba un no ombre de recursomaterial lnuevo. aclicenInfo ormacindel lrecurso uacin,enla afichaGeneral. 4. Haga y,acontinu 5. Enelcasodeunrecursomaterialnuevo o,hagaclicenMaterialen e elcuadroTipoderecurso. 6. En el e caso de un u recurso material m nue evo, escriba a un nombr re de unidad d de medid da para el recursomaterial lenelcuadr roEtiquetade d material. 7. Si lo desea, escriba fechas en e los campo os Disponible desde y Disponible ha asta en Dispo onibilidad dere ecursos. 8. Haga aclicenlafichaCostosy, y acontinua acin,hagaclic c enlafich haAenTablasdetasasde d costo. 9. EnelcampoTasaestndar,escribaunatasa. afilasiguient te,escribaun u valoroun ncambioporcentualdelatasaanteriorenelcampoTasa 10. Enla estn ndar. 11. EnelcampoFechaefectiva,escribalafe echaenqueelcambiodetasaentra arenvigor. 12. Para introducir grupos g de ta asas adicion nales, haga clic c en la fich ha B y, a continuacin, repita los os9a11. paso

Costopor rusoderecursos r materiale m es

Introducir un u costo por r uso por re ecurso mate erial si dese ea introducir r slo un co osto por uso o para un recursomat terialynode eseaincorpo orarcambios sdecostosen e elfuturo. Introducir varios costos s por uso po or recurso material m si de esea introdu ucir ms de un costo po or uso por recursooincorporarcam mbiosdecostosporuso odematerialenelfuturo.

Introduci iruncost toporuso oporrecu ursomate erial

1. EnelmenVer,hagaclicenHojaderec cursos. nEntrada. 2. EnelmenVer,elijaTablayhagaclicen 3. En e el campo No ombre del recurso, sel leccione un recurso material o es scriba un no ombre de recursomaterial lnuevo. Enero,2010 0 Pgi ina58

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 4. Enelcasodeunrecursomaterialnuevo o,seleccione eMaterialen nelcampoTipo. T 5. En el e caso de un u recurso material m nue evo, escriba a un nombr re de unidad d de medid da para el recursomaterial lenelcampoEtiquetade d material. 6. EnelcampoCos sto/Uso,escr ribaunvalor rdecosto.

Introduci irvarioscostos c po orusopor rrecursomaterial

1. EnelmenVer,hagaclicenHojaderec cursos. 2. En el e campo No ombre del recurso, sel leccione un recurso material o es scriba un no ombre de recursomaterial lnuevo. 3. Haga aclicenInfo ormacindel lrecurso y,acontinu uacin,enla afichaGeneral. 4. Enelcasodeunrecursomaterialnuevo o,seleccione eMaterialen nelcuadroTipo T derecurso. 5. En el e caso de un u recurso material m nue evo, escriba a un nombr re de unidad d de medid da para el recursomaterial lenelcuadr roEtiquetade d material. e los campo os Disponible desde y Disponible ha asta en Dispo onibilidad 6. Si lo desea, escriba fechas en ecursos. dere 7. Haga aclicenlafichaCostosy, y acontinua acin,hagaclic c enlafich haAenTablasdetasasde d costo. 8. EnelcampoCos stoporuso,escriba e unvalordecosto. 9. En la a fila siguien nte, escriba un valor o un cambio porcentual del costo por uso ante erior en el camp poCostoporuso. 10. EnelcampoFechaefectiva,escribalafe echaenqueelcambiodecostoentr rarenvigor r. 11. Para introducir grupos g de costos por uso adicional les, haga clic c en la ficha a B y, a cont tinuacin, repit talospasos8a10.

Definircu undosehandeac cumularcostos c

S puedendefinir Se d mtodosdeacum mulacindecostosparacostosdere ecursosycostosfijos. Losmtodosdeacumulacindecos stosson: 1. EnelmenVer,hagaclicenHojaderec cursos. 2. EnelcampoNom mbredelrec curso,selecc cioneunrecu urso. 3. Haga aclicenInfo ormacindel lrecurso y,acontinu uacin,enla afichaCosto os. 4. EnelcuadroAcu umulacinde ecostos,hag gaclicenelmtododeacumulacin nquedesee eutilizar. Prorrateo:elcos stoseprorra atea,esdecirsedistribuye,durantelarealizaci ndelatarea. Comienzo:todos sloscostosse s acumulan nencuantocomienzalatarea. Fin:todos t loscostosseacum mulanunave ezcompletadalatarea

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A Asignar unrecu urso

Se asignan recursos a las tareas para S p clarificar la respon nsabilidad de d realizaci n de las mismas. m La asignacinde d recursostambin t ayu udaadeterm minarcunto otardaren nrealizarseuna u tarea,ysiselleva a cabo un se eguimientode los costo os, cunto co ostar la tare ea. Un recur rso puede se eruna nica a persona, comoelrecursoLuisRa amrez,opue edeserungrupo, g porej jemplo,Alba ailes.Puedeserunelementode equipamiento como una gra o un PC. O pued de ser el mat terial consumido durant te la realizacin de la t tarea. Se definen como S c Recur rsos a todo el Personal, , equipamiento y mater rial utilizado os para com mpletar las t tareas deun nproyecto. S conoceco Se omoAsignac cinalrecur rsoespecfic coasignadoaunatareaconcreta. Se conoce como S c Sobreasignacin al a resultado o de asignar a un recurso ms tare eas de las que puede realizar en el horario de trabajo disponible. . Microsoft Project det termina los recursos que q estn do como ba ase los valo ores de trab bajo y duracin de las tareas asig gnadas, el sobreasignados tomand nmeromx ximodeunid dadesdisponiblesparael e recursoyelcalendarioutilizadopor p elrecurso. La Disponibilidad es la indicacin i de cundo y por cunto tiempo pue ede program marse un rec curso para untrabajoasignado. a Ladisponibilidaddelrecur rsovienedet terminadapor: p Loscalendarios c del d proyecto oyderecurs sos. Lasfechas f decomienzoyfin nderecursos sparaelpro oyecto. El nivel al que el e recurso es st disponib ble para trab bajar (medid do en unida ades, y grabado en la colum mna Unidad des en Disp ponibilidad de d recursos en la ficha a General de el cuadro de d dilogo Infor rmacindelrecurso),po orejemplo,al a 50%,100% %o300%,oatiempoco ompleto.

Tambin se T e puede con ntrolar la disponibilidad d de los recursos intro oduciendo diferentes d valores v de Unidadeseintervalosdefechaenla afichaGene eraldelcuad drodedilog goInformacindelrecur rso A su vez las Unidades son s el nmero de unidades o cantid dad de un re ecurso asign nado a una tarea. t Por ejemplo, en n una tarea de albailer ra, se podran asignar dos d unidade es, es decir, dos albaile es. Si slo dispone de un albail, podra asign nar el 50% de d unidades s (la mitad del d tiempo de d un fontanero) a la t tarea. La ca apacidad mxima m es el e nmero mximo m de unidades disponibles d para el rec curso. Por ejemplo, si tiene t tres albailes trab bajando en un u proyecto, , lacapacida admximaes e 300%, es decir, d tres albailestra abajandoatiempocomp pleto. Asignar un nico A recurs so de trabajo a tiempo completo si desea esta ablecer el nivel de esfue erzo de la asignacin como c tiempo completo o esfuerzo 100% en la tarea. ste es el valor predetermin nado para t todas lasasi ignacionesde d recursos.

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Asignar un nico recur A rso de traba ajo a tiempo o parcial si desea estab blecer el niv vel de esfue erzo de la asignacincomo c tiempo oparcialenestatarea.Aunque A elre ecursoseade d tiempoco ompleto,pue edehaber t tareas que slo s requier ran un esfue erzo a tiemp po parcial. Si S el recurso o es un recu urso a tiemp po parcial, puedeindica arestehech hoenelcalendariooenladisponibil lidaddeunid dadesdeest terecurso. Asignar un grupo A g de var rios recursos s de trabajo o si deseaest tablecer el nivel n de esfu uerzo de la asignacin a para el grup po de recurs sos. Si prefie ere realizar un u seguimie ento de las unidades u por grupos de recursos, asigneunida adessuperio oresal100% %. Asignar la ta A asa de consumo para un u recurso material m si es st asignand do un recurs so material. Utilice el campo Unid dades para indicar la ca antidad de material qu ue se va a utilizar u para esta asigna acin; por ejemplo,40toneladas.

A Asignar un u nicorecurso r de d trabajo oatiempo ocomplet to

1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. eccioneEntr rada. 2. EnelmenVer,hagaclicenTablaysele mbredetare ea,seleccion nelatareaalaquedese eeasignarun nrecurso 3. EnelcampoNom 4. 5. 6. 7. aclicenAsig gnarrecursos Haga EnelcampoNom mbre,hagaclic c enelnom mbredelrec cursoquede eseeasignar r Aseg gresedequ ueelcampoUnidadesin ndica100%para p elrecur rsoseleccion nado. Haga aclicenAsig gnar

A Asignar un u nicorecurso r de d trabajo oatiempo oparcial

1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. 2. EnelmenVer,hagaclicenTablaysele eccioneEntr rada. 3. EnelcampoNom mbredetare ea,seleccion nelatareaalaquedese eeasignarun nrecurso 4. Haga aclicenAsig gnarrecursos 5. EnelcampoNom mbre,hagaclic c enelnom mbredelrec cursoquede eseeasignar r 6. EnelcampoUnidades,escribaunporce entajeinferio ora100. a:Estacantid dadrepresentaelporcentajedetiem mpoqueelrecurso r debetrabajaren nlatarea. Nota Porejemplo, e siel e recursova aatrabajarla amitaddelajornadalaboralenestatarea,escr riba50%. 7. Haga aclicenAsig gnar

A Asignar un u grupode d varios srecursos sdetraba ajo

1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. 2. EnelmenVer,hagaclicenTablaysele eccioneEntr rada. 3. EnelcampoNom mbredetare ea,seleccion nelatareaalaquedese eeasignarun nrecurso 4. Haga aclicenAsig gnarrecursos 5. EnelcampoNom mbre,hagaclic c enelnom mbredelrec cursoquede eseeasignar r Enero,2010 0 Pgi ina61

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 6. EnelcampoUnidades,escribaunporce entajemayor rde100. Nota a:Estacantid daddeberepresentarelniveldees sfuerzoqueeste e grupode d trabajodedicaral traba ajo. Por ejemplo, si el recurso r es Operadores, O stos son tres t y desea a asignarlos a tiempo completo,escrib ba300%. 7. Haga aclicenAsig gnar

A Asignar la atasadeconsumo oparaunrecursomaterial m

1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. eccioneEntr rada. 2. EnelmenVer,hagaclicenTablaysele 3. EnelcampoNom mbredetare ea,seleccion nelatareaalaquedese eeasignarun nrecurso 4. Haga aclicenAsig gnarrecursos 5. EnelcampoNom mbre,hagaclic c enelnom mbredelrec cursoquede eseeasignar r idades,escri ibaunvalordecimalque eindiquelacantidadde ematerialqu uesevaa 6. EnelcampoUni zarparaesta aasignaciny,acontinu uacin,espec cifiquelaeti iquetadematerial. utiliz Nota a:Porejemp plo,sivaaut tilizar20metrosdemad dera,escriba20. 7. Si la cantidad de e material utilizado u dep pende de la duracin de e la tarea, especifique e la l tasa de usoagregando a una u barraob blicua(/)yun ncdigodeduracinouna u abreviat tura. Nota a: Por ejemp plo, si se van n a utilizar 20 2 metros de madera por semana, escriba 20/semana o 20/s. 8. Haga aclicenAsig gnar Sugerencia: Si desea as S signar recurs sos una vez que finaliza an otros trab bajos de la programaci n, puede mantener el e cuadro de e dilogo As signar recurs sos mientras trabaja co on el Diagra ama de Gantt y otras v vistas deMicrosoftProject.

Eliminarunrecurso
En ocasione es durante la a programac cin del proyecto se decidir elimin nar la asigna acin de un recurso a unatareaoeliminarunrecursodela l listadere ecursos.

Eliminarlaasigna acindeun u recurso oaunata area

1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. 2. EnelmenVer,hagaclicenTablaysele eccioneEntr rada. 3. En el campo Nombre de tar rea, seleccio one la tarea a la que de esee elimina ar la asignacin de un recurso. 4. Selec ccioneelcam mpoNombredelosrecu ursos. 5. En la a barra de edicin e selec ccione el re ecurso de la tarea que quiere modificar y puls se la tecla Supr rimirparaeli iminarsuasignacin.

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EliminarunrecursodelaLista L dere ecursos

1. EnelmenVer,hagaclicenHojadeRec cursos. 2. EnelcampoNom mbredeRec curso,selecc cioneelrecu ursoquedeseeeliminar. elateclaSuprimirparaeliminar e elrecurso r 3. Pulse Nota:Alelim minarunrec cursodelali istaderecur rsosseelimi inantambintodaslasasignaciones a sdedicho recurso a la as tareas del l proyecto. Si S las tareas s estn cond dicionadas por p el esfuer rzo se modif ficarn en consecuencialasduracionesdelasmismasafec ctndoseladuracin d tot taldelproye ecto. Sugerencia: En general para elimina S ar un eleme ento de una vista se sele ecciona la fila completa haciendo clicensuide entificador(nmero ( ubi icadomsalaizquierda adecadavis sta),loquesombrea s tod daelrea, luego haga clic c en el bo otn derecho o del ratn y en el men desplegado seleccione e eliminar re ecurso, en el caso de un u recurso, y eliminar tarea en el caso de un na tarea. Est to eliminar toda la inf formacin relativaalre ecursootare eaeliminado o.

Costeodelpro oyectocomplet c to
Puedeverlo oscostosact tuales,previ istos,realesyrestantesdelproyectoparadeter rminarsiseajustanal presupuesto o global. Est tos costos se s actualizan cada vez que Micros soft Project t vuelve a calcular c el proyecto. 1. EnelmenProy yecto,hagaclic c enInform macindelproyecto. p 2. Haga aclicenEsta adsticas. 3. EnCostoenlafilaActual,ve eaelcostoto otalplaneadodelproyec cto. Sugerencias S s: Una vez qu ue ha establecido una l nea de base e y comienza a realizar el seguimien nto de los costos reale es, puede co omparar los s campos Pr revisto y Re eal para determinar si los costos to otales del proyectoseajustanalasprevisione es. Amedidaqu ueprogresaeltrabajoreal,tambin npuedecom mpararlavariacinentre eloscampo os Actualy Restanteparacomprobarsivaaten nersuficient tedineroparacompletarelproyecto o.

Elcostodetarea asyrecu ursos

Una vez as signadas las tasas a los recursos o los costo os fijos a la as tareas, probablemen p nte desee comprobarelcostotota aldeestasasignaciones a paraasegurarsedeque eseajustanasusexpec ctativas.Si aldeunatar reaounrecursonoseajusta a alpresupuesto,te endrqueex xaminarloscostosde elcostotota cada tarea individual y las asignaciones de tar reas de cada recurso para ver dn nde pueden reducirse costos. Paravercos stosdetarea as: Enero,2010 0 Pgi ina63

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 1. 2. 3. 4. EnelmenVer, E V hagaclic cenDiagram madeGantt E elmenVer, En V hagaclic cenTablayseleccioneCosto C E elmenVer, En V hagaclic cenHojade erecursos E elmenVer, En V hagaclic cenTablayseleccioneCosto C

S Sugerencias s: Tambinpuedevercm T mosedistribuyenloscos stosalolarg godeladura acindeuna atareaenlavistaUso de tareas mostrando m los detalles de e los costos. . En el men Ver, haga clic c en Uso de d tareas. En n el men Formato,eli ijaDetallesyhagaclicen nCosto. Puedeverlo oscostosderecursosmsdetallada amentehacie endoclicenUsoderecu ursosenelmen m Ver, seleccionand do Detalles en el men Formato y eligiendo e a continuacin c n Costo. Asim mismo, puede ver los costos totales de recur rsos mostrad dos grficam mente haciendo clic en Grfico de recursos en n el men V seleccio Ver, onandoDeta allesenelmen m Format toyeligiendo oacontinua acinCostooCostoacum mulado.

Laprogr ramaci nysusdetalles d

Una vez esp pecificados lo os datos bs sicos del pro oyecto, revs selos para comprobar si se cumplir la fecha lmite. Si no o es as examine las tareas t que conducen a hitos y co ompruebe si estn programadas correctamen nte. Primero obs serve la imag gen general: la fecha de e comienzo y fin y la rut ta crtica. De espus comp pruebe los detalles. Muestre las tareas y lo os recursos en vistas que q pueda cambiar pa ara adaptar rlas a sus necesidades s.

V enpa Ver antallaelproyecto ocompleto o

Puedeobten nerinformac cingeneral lacercadelasfechasde ecomienzoyfindelproy yectoyvercundo c se realizarnla asfasesprinc cipales,acer rcandoyalej jandoelDiagramadeGa antt. 1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. 2. EnelmenVer,hagaclicenZoom,enProyecto P com mpletoyenAceptar. A V Visualizacin ndelDiagramadeGantt tparaelpro oyectocomp pleto S Sugerencias s: Para ver las s barras de Gantt G en un na escala tem mporal mayor A Alejar . o me enor , haga h clic en Acercar o

Sitienequedesplazarse S ehaciaabajo oparaverla afechadefin ndelproyec ctoyhaesqu uematizadolastareas j jerrquicam mente, puede e ver slo las tareas de e resumen de nivel sup perior. Haga a clic en el ttulo del Pgi ina64

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project campo de id dentificacin n (la celda situada s en el e extremo superior s izqu uierdo del Diagrama D de e Gantt) y elijaOcultar rsubtareas.

Para ver tar reas a un niv vel de esque ema especfi ico, haga clic c en el ttulo o de la colum mna de iden ntificacin (elcamposi ituadoenelextremosuperiorizquie erdodelDiagramadeGantt).Hagaclic c en elniveldeesquema e que edesee. yelija

Laescalatempora al
La Escala Te emporal esel e rea de la vista del Dia agrama de Gantt G que muestra m las unidades u de tiempo, y lasbarrasqu uerepresent tangrficam mentelaasig gnacindeti iempodelas stareas. Paramodific carlayajustarlahagado obleclicsobrelaescalatemporalohagamenFormatoyseleccione s EscalaTemp poral. En la ficha Escala E Temporal seleccio one el forma ato para la escala e princi ipal y secundaria entre unidades, etiqueta,int tervalo,aline eacin,etc. Enlaparteinferiordela afichavisualiceleselecc cinenelcu uadrodevist taprevia. En la ficha Perodo P no laborable se eleccione el formato par ra llas opcio ones ubicaci n del dibuj jo, color y t trama. Enlaparteinferi iordelafich havisualicele eseleccinen e elcuadro odevistapre evia.

Comprob barlasfec chasdeco omienzoyfindelproyecto p

Puede revis sar la infor rmacin m s importante del proy yecto, por ejemplo, la a fecha de fin, para comprobarsi s elproyect tovaacump plirlasprevis sionestalco omoestpro ogramado. EnelmenProy yecto,hagaclic c enInform macindelproyecto p yel lijaEstadstic cas. Apar recenlasfec chasdecomienzoyfindelproyecto, ,ascomoel ltrabajoyelcostototal.

Identifica arelCami inoCrtic co

ElCaminoCrticoesuna aseriedetareasquesedebencomp pletaratiem mpoparaque eunproyect tofinalice conforme a la program macin. La mayora m de las tareas de d un proye ecto normal presentan un cierto t tiempo de demora y, por tanto, se pueden retrasar ligeramente sin afectar a la fecha de d fin del proyecto. La as tareas qu ue no se pue eden retrasar sin que se s modifique e la fecha de fin del proyecto se denominan tareas crtic cas. Si modif fica las tarea as para resolver sobreas signaciones u otros prob blemas de la programa acin, tenga cuidado co on las tareas s crticas; los s cambios que realice en e ellas afectarn a la f fecha defindelproyecto. 1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. 2. Haga aclicenAsis stenteparadiagramas d deGantt. Pgi ina65

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 3. Sigalasinstrucci ionesdelAsistentepara adiagramasdeGanttparaaplicarfo ormatoalastareasde larutacrtica. ordefectoMicrosoft M Pro ojectmuestr raenelDiag gramadeGa anttlastarea asnocrticasdecolor Nota:Po azulylas stareascrti icascolorroj jo. S Sugerencias s: Es posible filtrar la prog gramacin de d manera que q aparezcan solament te las tareas s crticas. En n el men Proyecto, el lija Filtro pa ara y haga clic en Tarea as crticas. En la lista Filtro haga clic c en Todas las tareas paramostra ardenuevotodas t lastar reas. Una vez filtradas las tareas crticas s, puede ord denarlas por duracin para p que se muestren de d la ms larga a la ms m corta. Ordenar O las tareas crtic cas le ayuda ar a observar dnde debe d esforz zarse para reducirlastareas.

Cambiaraunavist tadiferen nte

Puede most trar informacin del pro oyecto en vis stas de tareas o en vistas de recurs sos. Algunas s vistas de t tareas y de recursos se encuentran n en vistas de hoja, que contienen columnas c (denominadas s campos) onada. En una u vista de hoja pue ede cambiar r la tabla para p ver ca ampos de de informacin relacio n diferentes. Otras vistas s muestran la informaci in de tarea as o recursos s grficamen nte, como informacin las vistas Ca alendario, Diagrama de red y Grfic co de recurs sos, o las tareas y recur rsos relacion nados con unaescalatemporal,co omolasvistasUsodetar reasyUsode erecursos. EnelmenVer,hagaclicenlavistadetarea t odere ecursoquedesee. d Silavistaquebu uscanoestenelmenVer,hagaclic c enMsvistas v paraobtenermsopciones. Haga aclicenunavistadelalistaVistasy, ,acontinuac cin,enAplicar.

Nota: El ca ambio de vista no agr rega ni quit ta informac cin del pro oyecto, slo o cambia el tipo de informacin nquesemue estraenpan ntalla.

V camp Ver posdifere entesenuna u vista

Al planear y realizar un seguimien A nto de la programacin n, puede re esultar til disponer d de e distintas combinacion nes de infor rmacin. Si cambia la tabla t que se e aplica a una vista de hoja, los ca ampos de informacin nquemuestr raesavistatambin t cam mbian. 1. Siesnecesario,en e elmenVer, V hagaclicenlavistaquedesee. 2. Para utilizar una a vista que no est en el men Ve er, haga clic en Ms vis stas, elija la vista que dese eedelalistaVistasy,acontinuacin c n,hagaclicen e Aplicar. 3. EnelmenVer,sealeTabla ayelijalata ablaquedeseeaplicar.

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Para aplicar una tabla que no n se encuen ntre en el su ubmen Tab bla, haga clic c en Ms tab blas, en la tabla adetareaorecursoque edeseey,acontinuacin c n,enAplicar r. Nota:Obser rvequelosttulosdecam mpovaranal a cambiarentre e tablas.

Mostrarinformaci i inespec cficamed dianteunfiltro

Si desea con S ncentrarse nicamente en determin nadas tareas o recursos s de la vista activa, puede aplicar un filtro a dicha d vista. Puede P espec cificar que el filtro mues stre o resalt te slo aquellas tareas o recursos quecumplansuscriterio os. 1. EnelmenProy yecto,seale eFiltroparaydespushagaclicenel e filtroquedesee d aplica ar. eseaaplicarunfiltroque enoseencu uentraenelsubmenFiltroparaoun u filtropara aresaltar, Side haga aclicenMs sfiltros. 2. Haga aclicenAplicarparaaplicarelfiltrooenResalta arparaaplic carunfiltropara p resaltar r. Siap plicaunfiltro ointeractivo,escribalosvaloresnec cesariosyha agaclicenAc ceptar. 3. Paradesactivarun u filtro,se aleFiltropa araenelme enProyecto oyhagaclicenTodaslastareaso enTo odoslosrecursos. Nota: No se pueden apl licar filtros de d tareas a vistas v de rec cursos o aplicar filtros de recursos a vistas de t tareas. Sugerencia: Puede establecer un Au S utoFiltro en muchas vist tas para bus scar rpidam mente un sub bconjunto dedatosenuncampo. rayhagaclic cenAutofilt tro ohagaclicenAu utofiltro.Ha agaclicen EnelmenProyecto,elijaFiltropar la flecha situada en la columna c que contiene la informaci in que desea mostrar y elija el valor con el que desea filtrar f la tabla. Para des sactivar los Autofiltros, A seale Filtro o para en el men Proy yecto y, a continuacin,elijaAuto ofiltrootrave ezohagaclicenAutofilt tro.

Ordenarinformac cinenun navista

Puede ordenar tareas o recursos po or criterios como c el nom mbre de la tarea, t la fech ha de fin y el e nombre del recurso. La ordenacin puede resultar til si s desea ver las tareas en e secuencia a. Por ejemp plo, puede v lastarea ver asquedeben ncomenzarofinalizarantes. La ordenaci in se mantiene aunqu ue cambie de vista y se guarda cuando c se cierra c un archivo de proyecto.Sinembargo,noesposibleguardarunaordenaci inpersonal lizada. 1. EnelmenVer,haga 1 aclicenDiag gramadeGa antt. 2 EnelmenProyecto 2. o,sealeOrd denaryelijalaopcinde eordenacin nquedesee. sonalizar una ordenaci n, en el men Proyecto o, elija Orden nar y, a cont tinuacin, Para pers hagaclicenOrdenarpor. Enero,2010 0 Pgi ina67

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 3 En el cua 3. adro Primer criterio, hag ga clic en el campo por el e que desea a ordenar lo os datos y, acontinu uacin,hagaclicenAsce endenteoDe escendenteparaespecif ficarelorde en. 4 Especifica 4. arlasopcion nesdeorden nacin. Pa ararealizarlaordenaci nmediante euncampoadicional, a ha agaclicenese e campo en el cuadro o Segundo criterio c y, a continuacin, haga clic c en Asce endente o Descendenteparaespeci ificarelorde en. Pa ara reenum merar las tar reas perman nentemente, active la casilla c de ve erificacin Renumerarta areasperma anentemente e. araordenarlastareasco onsuestruc cturadeesquemadefor rmaquelassubtareas Pa permanezcan n con sus tareas de resumen, active a la ca asilla de ve erificacin e del d esquema. Conservarlaestructura Pa ara restable ecer la orde enacin con los valores s predeterm minados, hag ga clic en Restablecer. Nota: Al ha acer clic en Restablece er nicamen nte se restablecen los valores predeterminados de las opciones de e ordenacin del cuadr ro de dilog go Ordenar. Si las tarea as se reorde enan constantemente utilizando la a casilla de e verificaci n Reenume erar tareas permanente emente, au unque hicier ra clic en Restablecernoserestab bleceraelorden o denum meracindelastareas.

A Agrupar informac i inenun navista

para tareas En muchas vistas, pued de agrupar informacin i s o recursos s a fin de co omparar y contrastar c e es posible qu ue desee ver agrupadas s todas las tareas que tienen una duracin datos. Por ejemplo, similar. Para agrupa ar informaci n de tareas s, en el men Ver, haga clic en Ms s vistas y, a continuacin c n, en Hoja detareas.Paraagruparinformacin nderecurso os,enelmen nVer,hagaclicenHoja aderecursos s. yecto,elijaAgruparporydespusha agaclicenelgrupoquedeseeaplica ar. 1. EnelmenProy Agrupar po or, haga clic c en Ms gr rupos. Por Para aplicar un grupo que no est en el submen mplo, para la Hoja de tareas, haga clic en Duracin par ra ver las tareas agrup padas por ejem dura acin. Para la Hoja de recursos, ha aga clic en Grupo G de rec cursos para ver v los recur rsos agrupad dos por la infor rmacindelcampoGrup po. Para aplicar un grupo g perso onalizado haga clic en Pe ersonalizar Agrupar A por que le perm mite crear unco onjuntodecampos c alib brecriterio. 2. Para quitar la agrupacin que ha ap plicado, en el men Proyecto, elija Agrupar por y, a continuacin,ha agaclicenSinagrupar.

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A Ajuste yconclus sindela aprogra amacin ndelproyecto

Si despus de S d ver la pro ogramacin descubre qu ue no se va a cumplir la fecha de fin n del proyec cto,puede ajustar tareas para redu ucir la progr ramacin. Preste especial atencin a las tareas s crticas, pu uesto que ambioenst taspuedeaf fectaralafechadefin. cualquierca Siunatareapuedecom S menzarantici ipadamenteapliqueeltiempo t dead delanto.Siexiste e alguna afechaen la que una tarea deba a comenzar r ineludiblem mente agreg gue una de elimitacin. Si hay recu ursos que t trabajan en n exceso mientras otro os permanecen disponi ibles reasigne los recu ursos para reducir r la duracindelastareas.

Insercin ndemrg genesdeholgura h

El margen de d holgura es e el tiempo o que puede retrasar una u tarea an ntes de entrar en la ru uta crtica. MicrosoftPr rojectleper rmiteadmisn nistrarelma argendehog gurapormed diode: Mod dificarlaprog gramacinde d lastareasindividuales saadiendo oahoraaladuracin d deunatarea algn n tiempo ex xtra en el momento m de hacer la primera estim macin. Si ms tarde tuv vuera que eliminarelmarg gendeholgura,cambieladuracinde d lastareas sindividuales. area separad da denomin nada Margen de Holgura, la ltima de su pro oyecto. A Creando una ta a cumplir fe echas lmite y resolver conflictos c de e recursos medida que modifique el proyecto para ver si esta ltim ma tarea sob brepasa la fecha f de con nclusin, en cuyo caso deber d redu ucirla para queelproyectotermineatiempo.

A Adminis stracindecosto os
Antes de terminar una programacin, debe as A segurarse de e que los co ostos de los recursos y los l costos f se atie fijos enen al pre esupuesto. Utilice Microsoft Proje ect para an nalizar si se e ha sobrep pasado el presupuesto oytambinpararecorta arloscostos s.

A Anlisis de d loscos stosdelpr royectoenlavistaDiagram madeGant tt

La tabla de costo en la a vista del Diagrama D de e Gantt, per rmite visualizar ampliam mente el cos sto de las t tareas. Paramostra arlatablade ecostos: 1. Haga aclicenelic conodelDia agramadeGanttdelabarradevista assituadaen nelaldoizquierdode lapa antalladeProject. 2. EnelmenVer,seleccioneTabla T yhaga aclicsobreCosto. C r visualizar r la columna a Costo Tota al. esta colu umna muest tra los costo os totales En este momento podr calculados segn s el uso o de los recu ursos y los co ostos fijos, lo cual pued de comparar rse con cualq quier otro parmetrodel d presupue estoasignad doalproyect to. Enero,2010 0 Pgi ina69

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Reducci nmanualdelosco ostos

Parareducir rloscostosde d lastareas ssigaunode eestosmto odosobinuna u combina acindeello os: Redu uzcaladurac cindeunatarea Cambieeltiemp podeasignac cindeunre ecursoauna atarea Utilic cemenosre ecursosome enosmateria ales Utilic cerecursosde d menorpr recioycalida adsimilar

Controlde d lacarga adetraba ajodelos srecursos s

Ademsdeloscostosse A edebecomp probarsilasasignacione esderecurso ossonrealistas.Microso oftProject disponedevarios v mtod dosparaelanlisis a ylaresolucin r de d conflictosderecursos s.

GrficodeRecurso os
La vista Grfico de recu ursos muestr ra un grfica a de barras que q represe enta la cantidad total de e esfuerzo urso emplea ar en cada una de las tareas del proyecto en un interva alo especfic co. Puede que un recu mostrarlavista v ymodif ficarlosinte ervalosparaverundaen e particular r,unmeso un u cuatrime estre.Para ello.

1. Haga aclicsobreel e iconoGrf ficodeRecursos ubicadoen nlabarrade evistas. 2. Use la barra de desplazamie ento horizon ntal ubicada en la parte inferior del panel izquierdo para irdeunrecursoaotro. 3. Use la barra de desplazamie ento horizon ntal del pane el derecho para p avanzar r o retroceder sobr el inter rvalodedura acindelpro oyecto. Nota:Puede ecambiarlaescalatemp poralparapo odervisualiz zartramosde d tiempomayoresome enores.

V Vista Uso odeRecur rsos

Para revisar r las horas concretas que los recurs sos utilizan en e sus tareas utilice la vista v Uso de recursos, que permite e ver las tareas asignadas a cada re ecurso, el to otal de horas s por tarea y los das tr rabajados. Paraelloact tivelavista:

HagacliceneliconoUso oderecurso os

ubicadoenlabarra b devist tas.

Resoluci nmanua aldeconf flictosderecursos

Luego de an nalizar las vistas Grfico de Recurso os y Uso de recursos r par ra localizar los posibles conflictos intentereso olverlosconf flictosmanu ualesdeunadelassiguie entesforma as: Pgi ina70

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Elimineunaasignacin:Siunrecurs sotrabajasimultneame enteendosomstarea as,relvelode d unade ellasydecid dasivaasus stituirlo. Modifique la as unidades de asignaci in: Si un re ecurso puede terminar la l tarea con un 50% de esfuerzo, cambieahor ralasunidad desdeasignacinparaque q quedere eflejado. Alargue una A a tarea: dec cida si un recurso r pue edecompletr ra otra tare ea con un menor m porce entaje de unidadesde easignacinsiseleotorgamstiem mpo. Modifique una u relacin de dependencia: Si nin ngn otro re ecurso puede realizar la as tareas en conflicto, t vez nece tal esite crear una u relacin de depend dencia en la que una ta area deba te erminar ante es de que comiencelasiguiente.si s seeliminaahoralacon ncurrenciade d tareasseelima e elconflicto. Divida una tarea: t Si una a parte de una u tarea muestra un co onflicto, sus spenda su ej jecucin has sta que el recursoest libre.

Reducci ndeltiem mpototal

Junto a los temas J t de as signacin presupuestaria a y de recur rsos se debe e tener en cuenta el tiempo total que llevar completar el e proyecto. Los ajustes s de costos y de asignac ciones de re ecursos gene eralmente iesto sucede y se deben nacortar los s tiempos pr roceda con la revisin alargan la duracin delproyecto. Si rosoft Project ofrece los siguientes s mtodos para p ayudar a acortar la a duracin del camino crtico. Micr delproyecto o: Asign narmsrecu ursosalasta areascondic cionadaspor relesfuerzo o Eliminartareas. Revis sarlasdurac ciones. Desp plazarlasrelacionesdedependencia d a. Ajust tarlasdelim mitacionesde elastareas. Eliminarlaredist tribucinde erecursos.

Lneade ebasede elplandel d proye ecto

Una vez esp pecificada la informacin de tareas, , recursos y costos para a el proyecto o, puede guardar una instantneadelplanoriginaldenom minadalneadebase. Una lnea de e base es co omo una fot to fija del plan final y sirve de punto de referen ncia para ex xaminar la evolucinde eloplanifica adoversuslo orealmenteejecutado. Paraguarda arunpuntode d controldelprogresorealdelpro oyecto,pued deconservar runplanpro ovisionaly compararlo oscambiosre ealizadosen nelplanprev visto. Una vez que e el proyecto est en marcha, m pued de escribir in nformacin real y comp pararla con la a lnea de base. Enero,2010 0 Pgi ina71

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Guardarun u planprevisto p
Cuando se haya h especif ficado toda la informaci in necesari ia para el pr royecto y se est preparado para comenzar el e trabajo re eal, se puede guardar una u lnea de e base de la a informaci n del proyecto para compararla con el prog greso real de d ste. Con la lnea de d base, puede realizar r un seguim miento del progreso de el proyecto, , de manera a que puede realizar la as correccio ones que es stime necesarias. Por ejemplo, pu uede compro obar las tare eas que han n comenzad do ms tarde e de lo plan neado, la cantidad de t trabajo quehanrealizad dolosrecurs sosysielpre esupuestomarcha m segnloprevisto o. 1. 2. 3. 4. ramientas,elijaSeguimie entoyhagaclicenGuardarlneadebase. EnelmenHerr Haga aclicenProy yectocompl letoparagua ardarunaln neadebasedelproyecto. Haga aclicenTare easseleccion nadasparaagregar a nuev vastareasaunalneade ebaseexiste ente. Haga aclicenAceptar.

Sugerencia: Para crear un S u presupue esto, primer ramente asig gne los recursos y espec cifique la inf formacin de las tasas o los costos s fijos y, a co ontinuacin, , guarde una a lnea de ba ase. La infor rmacin de costos c del plan previst to puede servir como un u presupue esto. Esta informacin no n se puede e guardar en n un plan provisional. Nota: Si cua ando se guarda el archivo por prim mera vez tod dava no ha especificado o toda la inf formacin bsicadelproyecto,pue edeguardarlosinunaln neadebase. .

Guardarun u planprovisiona p al
Despus de guardar una lnea de base b de la in nformacin del d proyecto o, puede gua ardar hasta 10 planes escomopun ntosdecontr rolduranteel e proyecto. provisionale 1. 2. 3. 4. EnelmenHerr ramientas,elijaSeguimie entoyhagaclicenGuardarlneadebase. Haga aclicenGua ardarplanpr rovisional. EnelcuadroCop piar,hagacli icenelnombredelplan nprovisionalactual. En el e cuadro En n, haga clic en e un nomb bre para el siguiente pl lan provisional, o espec cifique un nuev vonombre. 5. Haga aclicenProy yectocompl letoparagua ardarunpla anprovisiona alparatodoelproyecto. 6. Haga aclicenTare easseleccion nadasparaguardar g unapartedelaprogramaci n. 7. Haga aclicenAceptar.

Nota: Un pla an provision nal guarda la as fechas de e comienzo y fin de las tareas t en los s campos Co omienzo y Fin.Puedemostrar m estasfechasdeplanprovisio onalagregan ndoloscamposComienzoyFinaun natabla.

Redefinic cindela alneadebase

Se puede re S edefinir la l nea de base en cualqu uier moment to. La razn n puede ser que haya habido h un cambio sign nificativo en n el enfoque, los tiempos o el pr resupuesto del proyect to que haga a intil o Enero,2010 0 Pgi ina72

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project incompletalainformaci incontenid daenlalnea adebaseac ctualy,porlotanto,noesconvenie entehacer elseguimien ntoenrefere enciaaella. Redefinirlalneadebas seborraelplan p originalylainforma acinqueha ayaintroduci idohastaah horasobre susfechasycostos. Sugerencia: Obtenga un S na copia del archivo de el proyecto antes a de red definir la ln nea de base, por si la necesitapar raconservar runhistorias soregistrode d todoslop pscambiosefectuados. e 1. 2. 3. 4. EnelmenHerr ramientas,elijaSeguimie entoyhagaclicenGuardarlneadebase. Haga aclicenProy yectocompl letoparagua ardarunaln neadebasedelproyecto. Haga aclicenTare easseleccion nadasparaagregar a nuev vastareasaunalneade ebaseexiste ente. Haga aclicenAceptar.

Eliminaci indelalnea l debase b

Si despus de S d guardar una u lnea de e base de la informacin n del proyec cto, tuviera que q regresar a la fase de planificacin de su proyecto p y borrar b por completo c la lnea de base, puede eliminarla e ha aciendo lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. EnelmenHerr ramientas,elijaSeguimie entoyhagaclicenBorra arlneadebase. b Haga aclicenBorr rarplanprev visto Selec ccioneProye ectoComple etoparaborrarlalneade d basedelproyecto. p Selec ccioneTarea asselecciona adasparabo orradelaln neadebaseun u grupode etareas. Haga aclicenAceptar.

Eliminaci indepla anesprov visionales s

Sidespusde S d guardarun u planprov visionaldela ainformaci ndelproyecto,deseaborrarlo b porcompleto hagalosiguiente: 1. EnelmenHerr ramientas,elijaSeguimie entoyhagaclicenBorra arlneadebase. b 2. Haga aclicenBorr rarplanprov visionalyseleccionedelalistaunplanprovicion nalparabor rrarlo. 3. Haga aclicenAceptar.

A Admini istraryrealiza arunse eguimie ento

Cuando se administra un proyect to, se deben controlar los elemen ntos del tri ngulo del proyecto: t tiempo, dinero y mbit to. Al ajusta ar uno de es stos elemen ntos se ven afectados lo os otros dos s. Eventos como retras sos inespera ados, desfase es de costos s y cambios en los recursos pueden n provocar problemas p enlaprogra amacin.

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Si mantiene S e actualizada a la informa acin del pr royecto, pod dr ver siem mpre el esta ado ms rec ciente del proyecto. De esta manera, puede identificar con c anticipacin problem mas que pu ueden afecta ar al xito delproyecto oyutilizarMicrosoft M Pro ojectparaen ncontrarsolu uciones.

Seguimi ientodel lprogresorealde d lastar reas

Una vez con nfigurado elproyecto e iniciado el trabajo, pued de hacer un seguimiento de las fech has reales de comienzo o y fin, del porcentaje p de d conclusi n de las tar reas y del tr rabajo real. El seguimien nto de los v valores reale es muestracmo los cambios afect tan a otras tareas y, en ltima instancia, a la fec cha de fin del proyect to. A continuacin se e presentan n los proce edimientos que contribuyen a re ealizar el seguimiento orealdelastareas.

Comprob barsilastareas t seestnrea alizandode d acuerd doconelplan p

Para que el proyecto se e vaya desar rrollando de e acuerdo co on la progra amacin, es necesario asegurarse de que las tareas t comi iencen y finalicen a tiem mpo. La vist ta Gantt de e seguimient to ayuda a encontrar puntos conf flictivos, tare eas que difieren del pla an previsto. Despus pu uede ajustar r dependenc cias entre t tareas, reasi ignarrecursosoelimina aralgunastareasparacu umplirlasfec chaslmite. La vista Gan ntt de seguim miento empa arejala prog gramacin actual a con laprogramaci in original para cada t tarea. Unavez v quehaya aguardadoel e proyectoconunalne eadebase,pero p antesde d haberesp pecificado los datos re eales en curso, la vista Gantt de se eguimiento muestra m tare eas con las barras de la a lnea de baseylasba arrasprogramadasorea alessincronizadas. Alespecifica A arvaloresre eales,labarr rasuperiorpuede p desplazarseparamostraruna adesviacin nrespecto alplan. 1. EnelmenVer,hagaclicenGanttdese eguimiento. mpos de var riacin, en el e men Ver r, elija Tabla a y, a contin nuacin, haga clic en 2. Para ver los cam acin. Varia 3. Siesnecesario,presione p latecla t TABparaverlosca amposdevariacin. 4. EnelmenVer,elijaBarrasdeherramie entasyhagaclicenSegu uimiento. 5. Actualizarelprogresodelas stareasenelproyecto. Silatareahacomenzadose egnloprevi isto,hagaclicenlatareay,acontin nuacin,enActualizar A seg nprogramacin. Si la tarea no se est realiza ando segn lo l previsto, en los apart tes siguiente es aprender la forma de especificar e la as fechas reales de com mienzo y fin, la duracin real de la tarea y act tualizar el prog gresodeunatareacomo ounporcent taje.

Nota:Paraque q aparezca alainformacindevaria acinesnec cesariohabe erguardadounalneade ebase.

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Escribirlas l fechas srealesde ecomienz zoyfinde eunatare ea

Las tareas que q comienzan o finaliza an tarde pue eden desorg ganizar la pro ogramacin al retrasar las fechas de comienzo o de fin de las tarea as relacionadas. Las tar reas que co omienzan o finalizan an ntes de lo eran recurso os que pued den trabajar r en otras ta areas de la programaci n. Microso oft Project previsto libe utilizalosva aloresreales sintroducido osporelusu uarioparare eprogramarlaspartesre estantesdelproyecto. 1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. 2. EnelmenVer,elijaBarrasdeherramie entasyhagaclicenSegu uimientosino n estselec ccionado. mbredetare ea,seleccion nelastareas squedeseeactualizar. a 3. EnelcampoNom Para seleccionar r tareas no adyacentes, , mantenga presionada la tecla CT TRL y haga clic c en las as. tarea Para seleccionar r tareas ady yacentes, mantenga m pr resionada la a tecla MAY YS y haga clic en la prim merayenlaltima tareaquevayaaactualizar. 4. Haga aclicenActu ualizartarea as. 5. BajoEstadoreal,escribaose eleccioneun nafechaenelcuadroCo omienzooFi in. scribe una fecha f de fin n, asegrese e de que la tarea est completada a al 100%; Microsoft Si es Proje ectasumirquelafecha aescorrecta ayreprogram marlastare eas,segnproceda. p 6. Haga aclicenAceptar. Nota: Al es scribir una fecha real de comien nzo o de fin de las ta areas, la co orrespondien nte fecha programada adelatareacambia.Sinembargo,la asfechaspre evistasnose evenafectadas.

Escribirla l duraci nrealde eunatare ea

Si conoce el S l nmero de e das que lle eva una tare ea en curso y si progres sa como esta aba planead do, realice unseguimie entoespecificandoladuracinduran ntelacualelrecursohaestadotrab bajandoenla atarea. Cuandoseespecifica e laduracinre ealdelatare ea,Microsof ftProjectact tualizalafec chadecomienzoreal, elporcentajedeconclus sindelatareayladura acindeloque q restadetareaenlaprogramaci n. 1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. 2. En el campo No ombre de tarea, haga cl lic en la tare ea para la que q desee es specificar la a duracin real. 3. EnelmenHerr ramientas,elijaSeguimie entoyhagaclicenActua alizartareas s. 4. EnelcuadroDur racinreal,escriba e ladu uracinrealde d latarea. aclicenAceptar. 5. Haga Sugerencia: Si cree que la tarea va a finalizar antes S a o desp pus de lo programado originalmente, puede indicarunnuevovaloren e elcuadroDuracinre estante.

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Nota:Siintr roduceunaduracin d rea almayoroig gualqueladuracinprog gramada,latareasecon nvierteen 100%completada,yladuracin d pro ogramadaigualaentoncesaladurac cinreal.

A Actualiza arelprogr resodeuna u tareaenformadeporce entaje

El progreso de una tarea se puede indicar med diante la intr roduccin de el porcentaje ede la duracin de la t tarea que se e ha comple etado. Para las l tareas re elativamente e cortas, quizs no sea necesario n co ontrolar el progreso co on tanto detalle; sin embargo, para p las tar reas largas, la informa acin del porcentaje p completado oleayudararealizarun nseguimient todelprogre esoconresp pectoalplan nprevisto. 1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. 2. En el e campo No ombre de tarea, haga clic en la tarea para la que q desee actualizar a el grado de prog greso. 3. Haga aclicenInfo ormacindelatarea uacin,enla afichaGeneral. y,acontinu 4. EnelcuadroPor rcentajecom mpletado,escribaunnm meroentero ocomprendidoentre0y100. aclicenAceptar. 5. Haga Notas: Micr rosoft Projec ct calcula el porcentaje e completad do de la tare ea de resum men basndose en el progreso de e sus subtar reas. Tambi n puede es specificar manualmente e el porcenta aje complet tado de la t tarea de re esumen y Microsoft M Pr roject lo utilizar para calcular el porcentaje e completad do de sus subtareas. De forma predetermina ada, Microso oft Project indica el por rcentaje de conclusin de la tarea mediante elgadaynegra,horizonta al,justoenmedio m decadabarradeGantteneldiagramade eGantt. unalneade Cuando se marca una tarea como o completad da al 100%, Microsoft Project mu uestra una marca de v verificacin enelcampo oIndicadore es. Sugerencia: Puede utili S izar los botones de la barra de herramientas s Seguimien nto para act tualizar el e una tarea y realizar otras o funcion nes de segu uimiento. Pa ara ver la ba arra de herr ramientas progreso de S Seguimiento o, seale Barras B de herramienta h s en el men Ver y, , a continu uacin, haga a clic en S Seguimiento o.

A Actualiza areltraba ajorealpo orperod dodetiem mpo

Puede realiz zar un seguimiento del trabajo rea al utilizando o los campos s de fase te emporal de Microsoft Project. El seguimiento o mediante campos de e fase temporal le ay yuda a man ntener actua alizado el eridicamen nte, dado que q puede introducir informacin n para un da particular de la proyecto pe programaci n. 1. EnelmenVer,hagaclicenUsodetare eas. 2. EnelmenForm mato,elijaDe etallesyhag gaclicenTra abajoreal.

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 3. Enla apartedefa asetemporaldelavista,enelcampo oTrabajore eal,escribael e trabajorea aldecada recursoasignado o. S Sugerencias s: Si es irrelevante conoce S er qu recur rso de los asignados a una u tarea re ealiza el trab bajo, escriba a un valor para el trabajo combina ado realizad do en la tare ea por todos s los recurso os en el cam mpo Trabajo real de la t tarea. Micro osoft Projec ct divide el trabajo t real y el trabajo o restante entre e los rec cursos en fu uncin de cundoest nprograma adosenlatareaydeltra abajorestant tedecadaasignacin. a Tambin pu T uede escribir r el trabajo real para la a semana de e una en un na. En el me en Ver, haga clic en Z Zoom, y de espus en 1 mes para mostrar la a escala tem mporal en incrementos i s de una se emana. A continuacin,escribaeltrabajorealparalasem manaenelca ampoTrabajoreal.

Comprob barsilastareas t tienenmasomenostrabajo t del d planea ado

Si administr S ra las asigna aciones de recursos r del proyecto, es e necesario o asegurarse e de que los s recursos completan las l tareas en el tiempo o programad do. Si ha guardado una lnea de ba ase para el proyecto, puedecomp probarlainfo ormacinso obrelavariac cin. Las variaciones en la pr rogramacin n pueden ser r tanto favorables como o desfavorab bles, depend diendo de la gravedad d de la varia acin. Por ejemplo, e una a tarea con menos trab bajo del pla aneado suele e ser una buenanoticia,peropue edeindicarque q losrecur rsosnoestn nasignadoseficazmente e. 1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. 2. EnelmenVer,elijaTablayhagaclicenTrabajo.Siesnecesar rio,presione elateclaTAB Bparaver elcampoReal. 3. Comparelosvalo oresdeloscampos c Trab bajo,Previsto oyReal. Nota:Losva aloresdelcampoVariaci inmuestranladiferenc ciaentreeltrabajo t prog gramadoyla acantidad detrabajoplaneada p orig ginalmenteguardada g en nlalneadebase.

Compara arlainformacinrealdelas stareasco onlalnea adebase e

Cuandoseguarda g unpl lanprevistoydespusse s actualizala l programacin,espos siblecompar rarelplan previsto con n el grado de e progreso real r para ide entificar las variaciones. v Las variacio ones adviert ten acerca delasreasdelproyectoquenoseestndesar rrollandocom moestabaplaneado. p Para que el proyecto se e vaya desar rrollando de e acuerdo co on la progra amacin, es necesario asegurarse de que, en la medida de d lo posible e, las tareas s comiencen n y terminen n a tiempo. En todo proyecto se producen va ariaciones, pero p es impo ortante dete ectar lo ante es posible aq quellas tarea as que se de esvan del plan previst to, de modo o que se pu uedan ajusta ar las dependencias en ntre tareas, reasignar re ecursos o eliminaralgunastareasparacumpli irlasfechaslmite. Enero,2010 0 Pgi ina77

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 1. EnelmenVer,hagaclicenGanttdese eguimiento. La vista Gantt de e seguimiento muestra las variacion nes de las ta areas grficamente,lo que facilita lade eteccindevariaciones v en e laprogramacin. 2. En el men Ver, , elija Tabla y haga clic en e Variacin n. Si es nece esario, presio one la tecla TAB para verlo oscamposde d variacin. . Nota: Antes s de que apa arezcan varia aciones, tendr que actu ualizar las fe echas de com mienzo y fin reales de lastareas,lo osvaloresre ealesdetrab bajoolasdu uracionesrea ales.MicrosoftProjectcalcula c otros sdatosde lastareasto omandocom mobaselainformacinque q escriba.

Consultadeltraba ajoenlasbarrasde etareas

El seguimie ento de tar reas progra amadas pue ede hacerse e observand do el progreso de las s mismas g grficament teenlasvistasDiagrama adeGanttyDiagramadeSeguimien nto. EnelDiagramadeGantt t: ndividualesindicanelpr rogresodesussubtareas smedianteunabarrade ecolornegr roubicada Lastareasin dentrodela abarradetareas. EnelGanttde d seguimiento: Las tareas resumen r ind dican el pro ogreso de su us subtareas s mediante una barra segmentada s a de color blancositua adasobrelabarradetar reasdelalneadebase. Lastareasin ndividualesaparecen a de euncolorun niformeenla asbarrasde etareaspara aindicarlaparte p dela t tarea quese ehacomplet tado.Elporc centajecom mpletadotam mbinaparec cepordefec ctojuntoala abarrade t tareas. cia de estas s representa aciones grficas seleccionando en el men Nota: Puede modificar la aparienc o Estilo osdeBarra. Formatolaopcin

Muestrade d laslne easdeprogreso

Las lneas de e progreso muestran m un na foto fija del d proyecto o al da de la a consulta o respecto de e la Fecha de estado. La L lnea de progreso p se muestra en la vista Diagrama de Gantt G como una u lnea ve ertical que une las tare eas que se encuentran e en e ejecucin n con aquellas que se estn retrasa ando en su comienzo. c Con esto se crea una ln nea en zigza ag con picos que apunta an a la derac cha, y le ind dica que se encuentra e pordelantedelplanypicoshaciala aizquierdaque q leindicanlastareasqueseestn nretrasando o. 1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. ramientas,elijaSeguimie entoyhagaclicenLnea asdeprogreso. 2. EnelmenHerr 3. Selec ccionelafich haFechaseintervalos.

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 4. Si de esea la lnea a de progres so siempre en pantalla seleccione la casilla de e verificacin n Mostrar siem mpre la lnea a de progres so actual y a continuac cin los bot tones de op pcin. En la fecha de estad dodelproye ectooEnlafecha f actual l. 5. Si de esea que las lneas de pr rogreso aparezcan a intervalos regu ulares duran nte el proyec cto, active lacasilladeverif ficacinMos strarlneasde d progresoaintrvalos syconfigurelasopcione es. esea que se muestren la as lneas de progreso en n una fecha concreta, se eleccione la casilla de 6. Si de verif ficacinMos strarlaslnea asdeprogre esoseleccion nadas. 7. Si de esea mostrar el avance del d proyecto o con respec cto a la lnea a de base, se eleccione el botn de activ vacinPlanreal r oPlanPrevistodela aseccinMo ostrarlneasdeprogreso oenrelacin nconel. 8. Haga aclicenAceptar. Nota: Puede e modificar la aparienci ia de las lneas de prog greso seleccione la ficha a Estilos de Lnea del cuadro de Dilogo Lne eas de Prog greso, que se s despliega a selecciona ando del men Herram mientas la opcinSegu uimientoylu uegoLneasde d Progreso.

Seguimi ientodel ltrabajo orealde elosrecu ursos

Es posible que q necesite e controlar la cantidad d de trabajo o que realiza cada recu urso en cada tarea o conjuntame enteentodo oelproyecto o.Despus,podr p compararlacanti idadrealdetrabajoreal lizadocon la cantidad planeada. Esta compara acin puede e ayudarle a controlar el rendimient to de los rec cursos y a argadetrabajoparapro oyectosfuturos. planearlaca

Escribirel e trabajo ototalrea alrealizad doporun nrecurso

Si programa S a las tareas en funcin n de la disponibilidad de d los recursos, control le el progre eso de las mismas med diante la act tualizacin del d trabajo completado o de una tarea. Si utiliza a este mtodo, podr controlareltrabajoque erealizacada aunodelosrecursos. a el trabajo t real que un recu urso ha reali izado en una a tarea, Mic crosoft Proje ect calcula Cuando se actualiza automticam mente el tra abajo restan nte deducien ndo el traba ajo real efec ctuado por el e recurso del trabajo t total queelrecursotien neprograma ado. 1. 2. 3. 4. eas. EnelmenVer,hagaclicenUsodetare nTrabajo. EnelmenVer,elijaTablayhagaclicen mbredetare ea,aparecen nlosnombre esdelatareaydelrecur rso. EnelcampoNom al para cada recurso, es scriba el valo or del trabaj jo actualizad do y la abrev viatura de En el campo Rea uracindeltrabajorealde d cadarecu ursoasignado. ladu

Sugerencia:Siesirrelev S vanteconoce erqurecursodelosasi ignadosaun natareareal lizaeltrabaj jo,escriba a por todos los recurso os en el cam mpo Real de e la tarea. un valor para el trabajo realizado en la tarea Microsoft Project divide e el trabajo real y el tra abajo restan nte entre los s recursos en e funcin de d cundo amadosenlatareaydeltrabajores stantedecad daasignaci n. estnprogra Enero,2010 0 Pgi ina79

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A Actualiza areltraba ajorealde eunrecu ursoporperodo p de etiempo

Puede realiz zar un seguimiento del trabajo rea al de los rec cursos indivi iduales utiliz zando los ca ampos de f tempo fase oral de Micr rosoft Proje ect. El seguimiento del l trabajo re eal de los recursos r me ediante la utilizacin de d campos de fase temporal pue ede ayudarle e a manten ner actualizado el proy yecto por perodos de e tiempo, da ado que pue ede introduc cir informacin para un da particular (u otro perodo de t tiempo) dela l programacin. 1. 2. 3. 4. EnelmenVer,hagaclicenUsoderecu ursos. nTrabajo. EnelmenVer,elijaTablayhagaclicen EnelmenForm mato,elijaDe etallesyhag gaclicenTra abajoreal. b.realparaelrecurso,escriba e elvalordeltraba ajoreal. EnelcampoTrab

Comprob barlavari iacinent treeltrab bajoprev vistoyelreal r deun nrecurso

Si programa S a las tareas en funcin de la dispo onibilidad de los recurs sos y realiza a un seguim miento del t trabajo real, puede ave eriguar qu cantidad c tot tal de trabaj jo est realizando un re ecurso consu ultando la v variacin en ntre el trabajo previsto o y el trabaj jo real. Tam mbin puede e comparar estos valor res con el t trabajo prev visto y el tr rabajo real en el trans scurso del tiempo, a fin n de ver co on ms deta alle cmo progresaeltrabajo t delrecurso. r 1. 2. 3. 4. EnelmenVer,hagaclicenUsoderecu ursos. EnelmenVer,elijaTablayhagaclicen nTrabajo. Comparelosvalo oresdeloscampos c Prev vistoyRealpara p cadarecurso. Aseg gresedequ ueloscampo osTrabajoyRealaparec cenenlapar rtedeescala atemporaldelavista. EnelmenForm mato,elijaDe etallesyhag gaclicenTra abajosinoest e seleccionado. En el e men For rmato, elija Detalles y haga h clic en n Trabajo re eal si no est t seleccionado, para most trarlotambin. 5. En la a parte de escala e temp poral de la vista, v compa are los camp pos Trabajo y Trab. rea al para un resumendiariodel d trabajode d cadarecu urso.

Compar rarlosco ostosrea alesconelpresu upuesto

Es posible que q desee realizar r un seguimiento s de los desf fases de costos en una a fase del proyecto o aprender a determina ar el costo de un rec curso partic cular en un n da concr reto. O bien, puede simplement tenecesitarel e costoacumuladotota al. El seguimiento de los costos c para el proyecto o puede ayu udarle a det terminar dnde deben realizarse ara finalizar r a tiempo el proyect to ajustnd dose al pre esupuesto, as a como a planear cambios pa presupuesto osparafutur rosproyecto os.

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Escribirmanualm m enteloscostos c rea alesdetareas

Microsoft Pr roject actualiza automticamente lo os costos reales de una tarea a med dida que pro ogresa, en f funcin del mtodo de acumulacin de la tarea y de las ta asas de los recursos. r Pero, si desea controlar ependientem mente del costo real de una ta area, puede e escribir lo os costos los costos reales inde manualmente. Para actualizar los costo os manualmente debe desactivar d la actualizaci n automticade costos s reales y, a continuacin, escribir r su propio costo c real para p una asig gnacin una a vez que el trabajo res stante sea cero. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. EnelmenHerr ramientas,hagaclicenOpciones O y,acontinuacin,enlafich haClculo. Desa activelacasilladeverific cacinMicro osoftProject tsiemprecalculaloscostosreales. Haga aclicenAceptar. EnelmenVer,hagaclicenUsodetare eas. EnelmenVer,sealeTabla ayhagaclicenSeguimie ento. Siesnecesario,presione p latecla t TABparaverelcam mpoCostore eal. EnelcampoCos storeal,escr ribaelcostorealparalaasignacincuyos c costos sestactual lizando.

S Sugerencias s: Puededefin nirelcostofijodeunata areaparaqueseacumul lealprincipi iooalfinalde d latareaoparaque seprorratee eenladurac cindelatar rea.Hagacli icenDiagram madeGantt tenelmen Ver.Enelmen m Ver, elija Tabla y haga clic en Costo. En E el campo o Acumulac cin de cost tos fijos, escriba o sele eccione el mtododeacumulacin a nquedesee. . Adems de una tasa est A tndar, en ocasiones o los costos de asignacin incluyen i una a cantidad fija f que se carga para un u recursocada c vez que e el recurso se asigna a una tarea,como c gastos de equipam miento, de instalacin, de entrega o de alquiler. Puede especificar e este e costo por p uso haciendo clic en n Hoja de er y, a contin nuacin, esc cribiendo un nuevo costo en el campo Costo/Us so para el recursos en el men Ve recursocuyo ocostoporusodeseemodificar. m

A Actualiza arloscost tosreales sporper ododetie empo

Puederealiz zarunseguim mientodelo oscostosrea alesutilizand doloscamposdefasete emporaldeMicrosoft Project. El seguimiento de los costo os reales me ediante la ut tilizacin de campos de fase tempo oral puede ayudarle a mantener actualizado a el proyecto o por perod dos de tiem mpo, dado que q puede introducir informacin nparaunda aparticularuotroperod dodetiempoenlaprogramacin. Microsoft Project actua aliza autom ticamente los costos reales r de un na tarea a medida m que progresa, m de acumulacin que haya definido. Primero debe d desact tivar la actualizacin segn el mtodo automticadeloscosto osrealespar ramodificarloscostosreales.EnelmenHerra amientas,ha agaclicen Opcionesy,acontinuac cin,enlafic chaClculo. Enero,2010 0 Pgi ina81

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Desa activelacasilladeverific cacinMicro osoftProject tsiemprecalculaloscostosreales. Haga aclicenAceptar. EnelmenVer,hagaclicenUsodetare eas. EnelmenVer,elijaTablayhagaclicen nCosto. EnelmenForm mato,elijaDe etallesyhag gaclicenCos sto. EnelmenForm mato,elijaDe etallesyhag gaclicenCos storeal. Para especificar los valores de costo re eal para una a tarea, sele eccione un da d u otro perodo de tiempoenlapar rtedeescala atemporalde d lavistay,acontinuac cin,escribaunvalorenelcampo Costorealparalatarea. 8. Para especificar los valores reales para un recurso, seleccione un da u otr ro perodo de d tiempo a parte de es scala tempo oral de la vista y, a conti inuacin, escriba un valor en el cam mpo Costo en la realparaelrecurso. Sugerencia: Puede espe S ecificar valo ores reales en e otros inc crementos de d tiempo, como c seman nas. En el menVer,haga h clicenZoom, Z yhag gaclicenelincrementoque q desee. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Comprob barsilastareas t cue estanms somenos sdelopresupuest tado

Si asigna co S ostos fijos a tareas o esp pecifica sala arios para re ecursos, probablemente e desee ver las tareas que presentan un cost to mayor que q el presu upuestado. Si crea un presupuesto utilizando o un plan igue de cerc ca los costos s del proyect to, puede de etectar con antelacin desfases d en los costos previsto y si yajustarlaprogramaci p noelpresu upuestoseg nproceda. MicrosoftPr rojectcalculaelcostode eltrabajode ecadarecur rso,elcostototaldecad datareayre ecursoyel costo total del d proyecto o. Estos cost tos se consid deran costos s programad dos o estima ados y refleja an la cifra decostosmsrecienteamedidaqu ueelproyect toprogresa. . 1. 2. 3. 4. d Gantt. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade nCosto. EnelmenVer,elijaTablayhagaclicen oresdeloscampos c Cost tototalyCostoprevisto. Comparelosvalo v de elcosto,cons sulteelvalordelcampo oVariacin. Paraconocerlavariacin

S Sugerencias s: Para ver la informacin n del costo total, t costo previsto y variacin v pa ara el proye ecto complet to, puede mostrar la tarea de re esumen de proyecto. En E el men Herramientas, haga clic c en Opcio ones y, a continuacin, en la ficha Vista. Bajo o Opciones de d esquema (para el pro oyecto actua al), active la casilla de v verificacin Tareaderes sumendelproyecto p y,acontinuaci n,hagaclic cenAceptar. Puedeverlo osrecursosasignados a aunatareayloscostosde d losrecursosrelaciona adosconesa atarea.En el men Ver, haga clic en Uso de tareas. t En el men Ver, , elija Tabla y haga clic en Costo. Arrastre A la

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project barradediv visinhaciala l derechaycomparelo osvaloresde eloscampos sCostototal l,Costoprev visto,Real yRestantepara p losrecu ursosasignad dosaesatar rea.

V losco Ver ostostota alesdelpr royecto

Puedeverlo oscostosact tual,previsto,realyrest tanteparacomprobar c siseajustanalpresupue esto.Estos costosseactualizancad davezqueMicrosoft M Pro ojectvuelveacalcularelproyecto. yecto,hagaclic c enInform macindelproyecto. p 1. EnelmenProy aclicenEsta adsticas. 2. Haga 3. Loscostos c actual,previsto,real r yrestanteaparecen nenlacolum mnaCostos.

A Analizar loscostos sconlata ablaValor racumula ado

Cuandodeseecompararelprogreso oesperadocon c elprogresorealhas stalafecha,puedeutiliza arlatabla V Valor acumulado. Compara, en trminos de costos, c la programaci p d cada tarea con la n prevista de programaci nreal. Tambin pu T uede usar la tabla Valor r acumulado o para prono osticar si la tarea t finaliz zar por deb bajo o por encima de lo presupues stado segn n los costos que se acum mulan a medida que se ejecuta la tarea. t Por l tareaest completada aal50%yelcostorealhasta h lafech haesde200 0Bs.,puedeversi200 ejemplo,sila Bs.esms,menos m olomismo m queel e 50%delcostoprevistoopresupu uestado.ElcampoVAFmuestra m la v variacin alfinalizarent treelcostoprevisto p yelcostoprogr ramadopara aunatarea. 1. 2. 3. 4. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. EnelmenVer,elijaTablayhagaclicen nMstablas s. alistaTablas s,hagaclicenValoracum muladoyelij jaAplicar. Enla Arras stre la barra a de divisin n hacia la de erecha para mostrar tod dos los cam mpos de la ta abla Valor acum mulado.Losvaloressecalculanenfuncindeltrabajo t realyloscostoshastalafechaactual, inclu uidasta.

Nota: Paracambiar c la fe echa de clc culo, en el men m Proyecto, hagaclic c en Informa acin del pro oyecto. En elcuadroFe echadeestado,escribala l fechaque edeseeutiliz zary,acontinuacin,hagaclicenAc ceptar. S Sugerencias s: Mueva el pu untero del mouse m (ratn) sobre el nombre de un campo para p obtener una descripcin del mismo; por ejemplo, coloque el puntero p sobr re el campo o VAF y hag ga clic en Ay yuda sobre VAF para obteneruna adescripcin ndelcampo. En la vista Uso de tar reas, puede ver los datos de valo or acumulad do durante perodos de e tiempo, e, semanalm mente, mens sualmente, trimestralm mente o anu ualmente. En el men Formato, diariamente haga clic en n Estilos de detalle y de espus en la a ficha Deta alles de uso. En la lista Campos dis sponibles, mantenga presionada p la tecla CTRL, haga clic en los campos de valo or acumulado que desee e mostrar Enero,2010 0 Pgi ina83

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project (como CRTR R, CPTR, VC C o VP) y, a continuaci n, haga cli ic en Mostr rar. Haga do oble clic en la escala t temporal pa aramodificarlosperodo osdetiempo oqueseven n. Paravervar riacionesdecostospara atodoelpro oyecto,pued demostrarla atareadere esumendelproyecto. En el men Herramien ntas, haga clic c en Opciones. Haga clic en la ficha Vista y, bajo Opc ciones de esquema,se eleccionelacasilladeve erificacinTa areaderesu umendelpro oyecto.

Procedim mientos sparaco ompensa arlacarg gadetra abajodeunrecu urso

Debe compr robar si exis sten recursos en la prog gramacin co on trabajo excesivo e o in nsuficiente. Si S algunos recursos estn sobreas signados, co ompruebe si s agregando o ms recursos a la ta area o reasignndola consigueelresultadoqu uedesea. Siestonofu S unciona,pue ederetrasarlastareasasignadasaun u recursoco onmuchotr rabajoparams m tarde enlaprogra amacinore educirlacantidaddetrabajoparalastareas.

Buscarre ecursosso obreasign nadosysu usasigna acionesde etareas

El personal y el equipa amiento est tn sobreas signados cua ando tienen n asignado ms trabajo o del que pueden com mpletar en el e horario de d trabajo programado. Para poder r resolver la as sobreasig gnaciones, debe determ minar cules s son los rec cursos sobre easignados, en e qu pero odos estn sobreasigna s dos y qu t tareas tiene en asignadas s en dichos perodos. Pa ara resolver r el problem ma, el person nal y el equi ipamiento deben asign narse de ma anera diferente o repro ogramar la tarea para el e momento en el que el e recurso t tenga tiemp podisponible e. 1. EnelmenVer,hagaclicenUsoderecu ursos. 2. La vi ista Uso de recursos muestra el n mero total de horas qu ue el recurs so est traba ajando, el total ldehorasqu uededicaacadatareaylashorastr rabajadaspo orperodode d tiempoen nlaescala temp poral. Los recursos r que no tengan n todava ta areas asigna adas no pres sentarn nin nguna tarea a bajo sus nombres. Las tareas t que no n tengan re ecursos asig gnados aparecen bajo Sin S asignar, en e el campo o Nombre delrecurso. r 3. EnelmenProy yecto,elijaFi iltroparayhaga h clicenRecursossobreasignado os. 4. Losrecursos r detrabajo t sobr reasignadosaparecenyestnresaltados. S Sugerencias s: Si en la par S rte de la esc cala tempor ral de la vist ta Uso de re ecursos aparecen smbo olos de nm mero (##), significar que q las colu umnas de la a escala tem mporal no son lo bast tante grandes para pre esentar la informacin n. Para camb biar el ancho o de las colu umnas, haga clic en Esca ala temporal l en el men Formato y acontinua y, acin,aume enteelvalordelcuadroTamao. T Enero,2010 0 Pgi ina84

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Puede ver la a cantidad de d trabajo de d un recurs so que se en ncuentra asi ignada a tar reas concret tas y a un perodo de tiempo dete erminado. En E el men Formato, ha aga clic en Estilos E de de etalle. Haga clic en la f ficha Detalles de uso y en la lista Campos disponibles s, haga clic en Asignac cin porcen ntual y, a continuacin,enMostra ar.

Reducirel e trabajo odeunrecurso

Una vez asig gnado un re ecurso a una a tarea, puede cambiar los valores del trabajo total realiza ado por el recurso en la l tarea o ca ambiar los valores v del trabajo de un perodo de tiempo de eterminado en que el recurso trab baja en la ta area. Este aj juste de los s valores de trabajo per rmite obtener una prog gramacin msprecisaydetallada. . 1. EnelmenVer,hagaclicenUsodetare eas. r seagrupan a deb bajodelasta areasalasqueestnasignados. 2. Losrecursos 3. En la a parte de tabla t (izquie erda) de la vista, v escriba a un nuevo valor en el campo Trabajo para camb biarelvalordeltrabajototalparaunaasignaci n. Sugerencia: La vista Uso S o de recurso os tambin se s puede utilizar para ver y modific car valores de d trabajo delastareas sagrupadas sdebajodelosrecursosqueestnasignados a alas l mismas.EnelmenVer,haga clicenUsode d recursos. Nota: Tamb bin puede modificar los valores individuales s del trabajo (o las ho oras) de los s recursos asignadosenlapartede eescalatem mporaldelavista. v

Reasigna artrabajoaotrore ecurso

Si ha inten S ntado resolv ver la sobreasignacin de un rec curso con otros o mtodos y sta persiste, probableme ente habr llegado el momento m de reasignar la a tarea a otro recurso que q dispong ga de ms t tiempo. Setrata t deunmtodo m alte ernativoaredistribuirmanualmente elaprogram macin,reasig gnandoel t trabajo envez v deretras sarlo. 1. EnelmenVer,hagaclicenUsoderecu ursos. mato,elijaDe etallesyhag gaclicenSob breasignaci n. 2. EnelmenForm 3. Obse erve la escala temporal de la derec cha y, para cada sobreasignacin resaltada, r ex xamine la dispo onibilidadde eotrosrecursoseneseda. 4. Haga aclicenelca ampoIdparaselecciona artodalafila adelatareaquedebere easignar. 5. Arras strelatareahastaelrec cursoalquedeseareasig gnarlamism ma.

Retrasarunatarea a
Un modo se encillo de res solver una sobreasignac s cin de recu ursos consist te en retrasa ar la tarea as signada al recursohast taquestedisponga d de etiempopar ratrabajarenella.Paraello,puedeagregaruntiempo t de retraso a la tarea, observar el efect to en la asig gnacin del recurso r y, a continuaci n, ajustar an ms el retraso,sifu ueranecesar rio. Enero,2010 0 Pgi ina85

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Elretrasode eunatarearetrasarasimismolasfechas f deco omienzodesus s sucesora asypuedeaf fectarala f fecha de fin n de la programacin. Para P que est to no ocurra a, retrase pr rimero las ta areas con margen m de demora per rmisible (las s tareas no crticas) y slo s hasta la a cantidad de d demora disponible para p cada t tarea. Prueb beaagregarretrasosadiferentes d ta areasparave erlosefecto ossobrelapr rogramacin n. 1. EnelmenVer,hagaclicenMsvistas. 2. Enla alistaVistas, ,hagaclicen nAsignacin nderecursos sy,acontinuacin,haga aclicenAplicar En la a parte supe erior derecha a de fase te emporal, la sobre s asigna acin para un recurso ap parece en rojo. . En el diagrama de barras que aparece debajo, los mrgenes de d demora para las tare eas a que estasignadoelrecursoapa arecengrfic camenteenformadeba arrasdemargendedem morafinas contiguasalasbarras b deGanttnormales. e campo No ombre del recurso r en la parte sup perior izquie erda de la vista, v haga clic en el 3. En el nombredelrecu ursosobreas signadoaun natareaque edeseeretra asar. 4. En el campo Ret traso por redist. (parte inferior izqu uierda de la vista) correspondiente a la tarea quedeseeretras sar,escribala l cantidadde d tiempoquedesearet trasarlatare ea. 5. Para asegurarse de que las tareas suces soras no res sultarn afec ctadas, no especifique e un u tiempo deposposicinmayor m queel e margende edemorapermisiblepar raesatarea. 6. Paravolveraunavistanica a,enelmenVentana,haga h clicenQuitardivisi in.

Cambiarlosdasylashoras slaborab blesdeun nrecurso

El calendario o del proyec cto designa la programa acin de trabajo predet terminada para el proye ecto, pero se puede crear c un cal lendario de recursos para p indicar los horario os laborales s, las vacaci iones, los permisosylasbajaspor renfermedaddecadare ecurso. ramientas,hagaclicenCambiar C cale endariolaboral. 1. EnelmenHerr ra,seleccione eelrecursocuyocalend dariodeseecambiar. c 2. EnelcuadroPar 3. En el calendario o, seleccione e los das qu ue desee cam mbiar. Para cambiar un da de la se emana en oelcalendar rio,seleccion neeldaque eapareceen nlapartesup periordelca alendario. todo 4. Haga aclicenPred determinada as,Perodono n laborable eoPerodolaborableno opredet.. 5. Si en n el paso 4 hizo h clic en Perodo P labo orable no pre edet., escrib ba las horas en las que desea d que comienceeltrab bajoenloscuadrosDesd deylashora asenlasque edeseaquetermineeltrabajo t en loscuadrosHast ta. 6. Haga aclicenAceptar. Sugerencia: Si un grupo S o de recurso os va a tener r el mismo horario h laboral especial y los mismo os das no laborables, puede crear para ellos s un nuevo calendario base. Haga clic en Nuevo en el cuadro c de mbiar calend dario laboral l, y escriba un nombre para el nue evo calendar rio base. Haga clic en dilogo Cam Crear nuevo o calendario base para comenzar c co on un calend dario predet terminado. Si desea tom mar como base un cale endario exis stente, haga a clic en Hac cer una copia del y elija a el nombre e del calendario en el Enero,2010 0 Pgi ina86

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project cuadro Cale endario. Haga clic en Ace eptar y, a co ontinuacin, , modifique los das y ho oras en el ca alendario. En el men Ver, haga clic en Hoja a de recurso os y seleccione el nuev vo calendario base en el campo Calendariobase b paraca adarecursoal a quedesee easignarelcalendario. c

A Aplicar elforma atoalpro oyecto

Para admin nistrar un proyecto p de manera ef ficaz, debe comunicar y distribuir la informacin del proyecto.Pu uedeprepar rarinformesopresentac ciones,publi icarinformacinenunsitio s Web. Microsoft Project perm mite publicar r y aplicar formato a vi istas, as como imprimi ir informes segn las necesidades s de una persona o de un grupo en e particular r. Puede pub blicar la info ormacin en n formato W (HTML Web L)oincluirlaenunapresentacinuti ilizandounprograma p co omoMicroso oftPowerPoint. Deestamism maformasitrabajaconunalargalis stadetareas,puederes sultardifcilcentrarse c en nlasreas que le interesan. Para destacar d la in nformacin que desea ver, v puede personalizar p el formato de la lista detareasyde d lasbarras sdeGantt. Puede dar formato a ca ategoras de informacin n, por ejemp plo, a todas las tareas que q deben finalizar en oncreta.Tam mbinpuede eaplicarneg gritaaalgun nastareasoutilizarunafuentedifer rentepara unafechaco ellas. UtilizarelAs sistentepara adiagramasdeGanttpa araaplicarfo ormatoconmayorfacilid dad El Asistente e para diagramas de Ga antt consiste en una se erie de cuad dros de dilogo interac ctivos con opciones qu ue puede sel leccionar pa ara aplicar fo ormato al Di iagrama de Gantt, G por ejemplo, e par ra resaltar el camino cr rtico. Cuand do termine de d seleccion nar las opciones, el Asist tente para diagramas de e Gantt se encargardedarformatoalDiagram madeGantt t. 1 EnelmenVer,haga 1. aclicenDiag gramadeGa antt. 2. HagaclicenAsistenteparadiagr 2 ramasdeGantt. 3 Sigalasin 3. nstrucciones sdelAsisten nteparadiag gramasdeGantt. Sugerencia: Para deshacer el forma S ato elegido con el Asist tente para diagramas d de d Gantt, haga clic en A Asistente pa ara diagramas de Gantt y aplique de d nuevo las s opciones predetermina p adas haciendo clic en S Siguiente pa aracadapaso,afindedevolveralDiagramadeGanttsucon nfiguracinpredetermin nada.

A Aplicar fo ormatoaunacateg goradebarras b deGantt

Parallamarlaatencinsobretodas slastareasde d unacateg goradeterm minada,pued decambiarel e formato as de Gantt que repres sentan dicha a categora en el Diagra ama de Gan ntt. Por ejem mplo, una de las barra categora puede incluir tipos de tareas espe ecficos, com mo hitos, ta areas crtica as o tareas que han f finalizado.

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project En vez de se eleccionar manualment m te barras de Gantt y apl licarles form mato, puede crear o mo odificar un estilodebar rra.Cualquie ercambioqu uerealiceen nelestiloafe ectaratodaslasbarras sdelacateg gora. 1. E EnelmenVer, V hagaclic cenDiagram madeGantt. . 2. En E elmenFormato, F hag gaclicenEst tilosdebarr ra. 3. Para P modificarunestiloexistente,enelcampoNombre,ha agaclicenelnombredelestilode b barra. 4. Haga H clicenlafichaBarr rasenlapart teinferiordelcuadrode edilogoEst tilosdebarra a. 5. Para P crear un u nuevo estilo, haga clic en la col lumna Most trar para tareas y desp pus en la flecha que aparece junto o a la selecc cin para ele egir una nue eva categora a, por ejemp plo Tareas c crticas oTer rminadas. 6. Si S estcreandounnuevo oestilo,escr ribasunombreenelcampoNombr reydespus shagaclic e lafichaBa en arras. 7. Bajo B Parte in nicial, Parte central y Parte P final, seleccione s las formas, tramas o tip pos, y los c colores paralabarra. 8. Haga H clicenAceptar. A Sugerencia:Paracambia S arelformatodeunabarradeGantt tindividual,seleccionelatareayha agaclicen Barra en el men Formato. Haga clic en la fich ha Forma de e la barra y despus d cam mbie el form mato de la barradeGantt. Para cambia ar la ubicacin y el texto o de un barra de Gantt individual, seleccione s la a tarea y ha aga clic en Barra en el men Forma ato. Haga clic en la ficha a Texto de la barra, sele eccione la ub bicacin y el campo a l listadespl legable. mostrardela

A Aplicar fo ormatoaunacateg goradetareas t enlalistade etareas

Paradistinguirunacategoradetare eas,porejem mplo,tareas scrticas,deotrastareasdelproyec cto,puede cambiar el formato f de texto de to odas las tare eas de esa categora modificando m el estilo de texto. Es posibletambincambia arelaspecto odelosttulo osdecolum mnayfila,delaescalatemporalyde eltextode G labarradeGantt. Asimismopu A uedecambia arestilosdetextoencu ualquiervista a,exceptoenlavistaDia agramadered r yenla v deform vista mulario.Sinembargo,enalgunasvistasnoest ndisponible estodaslasopcionesde eformato. Loscambios squerealice esloseaplicanalavista aactual. En caso de que q la vista contenga informacin que q requiera a una atencin urgente, por ejemplo la fecha de conclusi n de una ta area pospuesta, puede resaltar r dich ha informaci n aplicndo oleformato de forma individual. 1. E EnelmenVer, V hagaclic cenunavist tadehojaco omoDiagram madeGantt. 2. En E elmenFormato, F hag gaclicenEst tilosdetexto o. Enero,2010 0 Pgi ina88

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 3. E En el cuadro o Cambiar, haga h clic en n el tipo de informacin que desee cambiar y despus s seleccione lasopcionesde d formatopara p esainfo ormacin. 4. Para P cambiar el formato o de otro tip po de inform macin sin cerrar c el cua adro de dilo ogo, haga c en un nu clic uevo tipo en el cuadro Cambiar y, , a continua acin, selecc cione las opciones de formatoadec cuadas. H clicenAceptar. A 5. Haga S Sugerencias s: Para cambia ar el format to de una ta area individu ual, seleccione la tarea, haga clic en Fuente en n el men Formatoydespus d seleccionelasopcionesdeformato f para aeltexto. Para copiar rpidament te el format to de texto de una tarea a otra, seleccione s la a tarea cuyo o formato deseacopiar,hagaclicen e Copiarformato ylu uegoseleccio onelatareaalaquedes seaaplicarese e formato.

A Aplicar fo ormatoal ltexto

En caso de que q la vista contenga informacin que q requiera a una atencin urgente, por ejemplo la fecha de conclusi n de una ta area pospuesta, puede resaltar r dich ha informaci n aplicndo oleformato de forma individual.En E lamayora adelasvista as,puedeca ambiarlafue ente,elestilodefuente e,elcoloryel e tamao deltexto. Paracambiarlafuente,eles stilodefuen nte,elcoloryeltamaodeltexto,haga h clicenFuente F en elmenFormato oydespusseleccioneel e formatoque q deseaap plicar. Podr r aplicar rpidamente r e formatos de caracte eres, como negrita, cursiva c o su ubrayado, utiliz zando la bar rra de herram mientas Formato. Selecc cione el text to al que de esea aplicar formato f y haga aclicenNegrita ,Cur rsiva oSubrayado. S ,Centrar oAlinear

Paracambiarlaalineacin a deltexto,hag gaclicenAli inearalaizq quierda aladerecha. d

Nota: Este tipo de formato no ca ambiar si cambia c los datos d poste eriormente. Tendr que e cambiar individualme enteelform matoquehay yaagregado.

A Aplicar fo ormatoalacuadrcula
Para que el proyecto pueda ser ledo con mayor m facilidad, Micros soft Project t le permite e mostrar cula.puede eelegirculde d ellasdese eamostrarymodificarsu s formato. distintostiposdecuadr EnelmenVer, V hagaclic cenlavistaquedeseca ambiar. 1. E 2. En E elmenFormato, F hag gaclicenCu uadrcula.2. Enero,2010 0 Pgi ina89

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 3. S Seleccioneunnombrede ecuadrculadelalistaCambiar C laln nea. 4. Seleccione S unestilodefo ormatodela alistaTipoy/o y Color. 5. Si S desea que la apariencia de la cuadrcula cambie c automticamen nte dependiendo del in ntervalopre eseleccionad do,establezc caloascomo oeltipoyco olordelacu uadrculaenlaseccin A intervalos. Por ejempl lo, si desea un color verde para las s lneas alter rnas del Diagrama de G Gantt, selecc cione2paraelintervalo. 6. Haga H clicenAceptar. A

A Aplicar fo ormatoalaslneas sdedependencia

Microsoft Project permite mostrar o no las lne eas situadas s entre las barras de tar reas, que rep presentan encia.Tambi inpermiteelegirelesti ilodelaslne eas. losvnculosdedepende 1. 2. 3. 4. HagaclicenelmenFor H rmatoyselec ccioneDise o. E laseccin En nVnculosse eleccionesidesea d verono n laslneas s. E laseccin En nBarrasseleccioneelFormatodeFe echa,elAltodebarras,etc. e H clicenAceptar. Haga A

A Aplicar fo ormatoaloscuadr rosdelDiagramade d Red

La vista Dia agrama de Red R ofrece una interfaz z grfica do onde la informacin de la tarea ap parece en cuadros individuales en ntre lneas que represen ntan sus rela aciones de dependencia d a, as como el e flujo de t trabajo. Se puede mod dificar el bo orde de los cuadros, la trama y el color de fondo f y el texto t que contiene,de emanerade ehacerlapre esentacinms m atractiva. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. EnelmenVer, E V hagaclic cenDiagram madeRed. E elmenFormato, En F hag gaclicenEst tilosdecuad dro. S Seleccione unnombrede elalistaCon nfiguracinde d estilospa ara. S Seleccione Mostrar M dato os de la tare ea con el ide entificador, para mostra ar una tarea a concreta e elreade en evistaprevia a. S Seleccione de la lista de e Plantilla de e datos una plantilla pa ara definir qu q informac cin de la tareaapareceenloscuadrosdelDiagramadeRe ed. S Seleccione delalistaFor rma,ColoryAnchoparadarformato oalBorde. S Seleccione delalistaColoryTramapara p darform matoalFondo. H clicenAceptar. Haga A

Sugerencia:Sideseacam S mbiarlaapa arienciadeun u cuadroen nparticularen e elDiagram madeRedseleccione s elcuadroyluego l selecc cioneCuadro odelmenFormato F yre ealiceloscam mbiosdesea ados.

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project

Comunic carydis stribuirinforma i acindel lproyect to

Despus de e generar el plan de pr royecto y durante la fa ase de administracin, puede ser necesario comunicar informacin del proyect to, por ejem mplo, a inver rsores o a personas p que e haya asign nado para rabajo. realizareltr Para admin nistrar un proyecto p de manera ef ficaz, debe comunicar y distribuir la informacin del proyecto. Puede preparar informes s o presenta aciones, pub blicar inform macin en un sitio Web o utilizar MicrosoftPr rojectCentralparacomunicarsecon nlosmiembrosdelgrupodetrabajo oenelWeb. Microsoft Project perm mite publicar r y aplicar formato a vi istas, as como imprimi ir informes segn las necesidades s de una persona o de un grupo en e particular r. Puede pub blicar la info ormacin en n formato W (HTML Web L)oincluirlaenunapresentacinuti ilizandounprograma p co omoMicroso oftPowerPoint. Paralacomunicacin,puede p utilizarfuncionescomo: Impr resin y gen neracin de informes pa ara presenta ar informaci n del proye ecto en pap pel a otras personas. ML o guardar un plan de proyecto en un servid dor Web pa ara que otro os puedan Publicar en HTM eraccesoala ainformaci ndelproyec ctoenunsit tioWeb. tene Integ gracindeMicrosoft M Ou utlookparaque q otraspe ersonasvean nlastareasen e suslistasdetareas deOutlook, O dondeselespuederecorda arlasfechasdevencimie ento. Micr rosoft Projec ct Central o grupo de trabajo par ra utilizar Microsoft M Pro oject Centra al, si est insta alado en la intranet de su organiza acin o en In nternet, o un u sistema de d correo el lectrnico paracomunicarinformacin ndelproyect toaotraspe ersonas.

Imprimir rinformacindelproyecto p
Una vez que ha introducido la info ormacin b sica acerca a del proyec cto puede im mprimirla y revisar el plan. Con el fin de d facilitar la identificac cin del pro oyecto, pued de agregarle e encabezad dos, pies de e pgina y nmeros de pgina. Si S desea re evisar reas s especfica as del plan, puede ca ambiar a otra o vista, personalizar rlaparaquemuestren nicamentelainformacin nquenecesitaeimprim mirla.

Distribuc cindein nformaci ndelpro oyectoenlnea

MicrosoftPr rojectponeasualcance eelpotencia aldecomunicacindelWorld W WideWeb,connumerosas f funciones de d Internet e intranet. Con Micro osoft Project t, puede ap provechar el e potencial del Web mediante: omunicacin n de planes s del proyec cto y la obt tencin de informacin i cto de los La co del proyec miem mbrosdeleq quipo.

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project La co opia de info ormacin co omo imagen n esttica y su almacen namiento en n formato de d archivo compatibleconWeb. W Ladi istribucinde d document tosenelWe ebrelacionad dosconelproyecto.

Configura arunsist temadegr ruposdetrabajo

Un sistema de grupos de d trabajo permite p vinc cular electr nicamente a los miemb bros de un equipo e en g grupos de trabajo estre echamente relacionados r s, lo que fac cilita el intercambio de informacin n sobre el proyecto en ntre los mie embros del equipo. En n Microsoft Project ex xisten dos formas f de configurar c sistemas de e grupos de trabajo: me ediante el Web W con Mic crosoft Proje ect Central o mediante el correo electrnicoparacomun nicarinforma acinbsicadetareasyactualizarla astareas. Mediantela M aWeb Microsoft Project P Cent tral es un producto complement c tario de Mi icrosoft Pro oject que permite la elaboracin de un plan en el que colaboran c es strechament te los miembros de un grupo de tr rabajo, los j jefes deproyectoyotro osparticipantes. Microsoft Project P Cent tral ofrece ventajas v adi icionales y mucha ms s flexibilidad d que un sistema de g grupos detr rabajobasad doenelcorr reoelectrnico: Los miembros m de el grupo de trabajopue eden vertare eas de todos s sus proyec ctos al mismo tiempo. Pued den tambin n ver las tar reas en un Diagrama de d Gantt, y agrupar, ord denar y filtr rar dichas tarea as. Los miembros m del grupo de trabajo pue eden ver la ltima inform macin de to odo el proye ecto, y no slolastareasquetienenas signadas. Losmiembros m de elgrupotrab bajopueden ncrearnuev vastareasyenviarlas e parasuincorporacinal archivodelproyecto,ascom modelegartareas t enotr rosmiembro osdelgrupo o. yectospuedensolicitar,recibirycon nsolidarinfo ormesdeest tado. Losjefesdeproy Los jefes j de pro oyectos pueden estable ecer reglas de d mensajes s para acept tar automt ticamente actualizacionesrealizadas r po ormiembros sdelgrupode d trabajo. Cada a sistema de e mensajera a de grupo de trabajo tiene t su pro opio conjunt to de requis sitos. Para Micr rosoftProjec ctCentral,lo osrequisitosbsicosdeconfiguraci c nsonlossig guientes: Micr rosoft Projec ct Central. Este E program ma debe es star instalad do en un servidor Web que est cone ectadoaunWeb W alquetambinest tconectado otodoelgru upodetraba ajo. Licen ncias de Microsoft Proj ject Central. Cualquier persona qu ue trabaje con c Microso oft Project Cent traldebertener t licencia adeMicroso oftProjectCentral. C Unexplorador e Web. W Acce esoalaredeidentificadordered. Micr rosoftProjec ct,quedebeestarinstala adoeneleq quipodeladm ministradordelgrupodetrabajo.

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Medianteel M e correoele ectrnico Una vez co onectado electrnicame ente y vinc culado, un grupo g de trabajo pued de utilizar el correo electrnicoespecialpar ra: Asign nartareas. Acep ptarorechaz zarasignacio onesdetare eas. Solic citaryenviar rinformesdeestado. Envia aryrecibiractualizacion a nesdetareas s.

Aunquelosrequisitosvaran,paracomunicarse A c eatravsde eunsistema adecorreoelectrnico, e eljefede proyectoytodos t losmie embrosdelgrupo g detra abajodeben: Estar rconectadosaunared. Utiliz zarunsistem madecorreo oelectrnico ode32bitscompatibleconMAPI. Insta alarWGsetup.exeensus sequipos.

Publicarinformac cinenfor rmatoWe eb

Puede incluir informacin de una programaci p n de Micros soft Project en un docu umento HTM ML para el W World Wide eWeb.Micro osoftProjectutilizaequivalenciasdecamposde eimportaci nyexporta acinpara determinar los campos s que se van a exporta ar a formato o HTML, y puede p utiliz zar una plan ntilla para determinarcmoydndesemuest tralainform macinenelarchivoHTM ML.Puedecr rearomodif ficartanto laequivalen nciadecamp posdeimpor rtacinyexp portacinHT TMLcomola asplantillasHTML. 1. E EnelmenArchivo, A haga aclicenGua ardarcomopginaWeb. 2. Si S fuera nece esario, escriba un nomb bre para el archivo exp portado en el e cuadro No ombre de a archivo ydes spushagaclic c enGuard dar. 3. En E la lista Equivalenci ia de impo ortacinexp portacin, haga h clic en n el nomb bre de la e equivalencia que desee e utilizar para exportar r los datos, por ejemplo, Exportar r a HTML u usando unaplantilla p est ndar. N Nota: Puede e definir una nueva eq quivalencia o modificar una existente haciend do clic en N Nueva equivalencia. 4. Haga H clicenGuardar. G Nota: Puede e modificar las plantillas s de ejemplo o que propo orciona Micr rosoft Projec ct para crear archivos conformato oHTMLapartirdedatos sexportados sopuedecr rearsusprop piasplantilla as.

Publicarinformac cinenfor rmadegr rfico

Puedecopia arinformaci ncomouna aimagenestticadelavistaactivadeMicrosof ftProjectypegarla p en cualquier pr rograma que pueda mo ostrar inform macin grf fica en form ma de imge enes. Tambin puede g guardar la im magen en un formato de archivo co ompatible co on Web para a utilizarla en e el Web. En muchas v vistas, espo osiblecopiarlaimagende d lavistaco ompletaoseleccionarycopiar c unaparte p delamisma. m Enero,2010 0 Pgi ina93

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 1. S Seleccione la as filas del proyecto p que e desee copiar o muestr re el rea qu ue desee co opiar en la p pantalla. 2. En E elmenEdicin, E elijaCopiarimag gen. 3. En E Represent tarimagen,especifiquecmodesea aqueserepresentelaim magen: P copiar la informac Para cin que se e va a most trar en la pantalla, p po or ejemplo, para una d diapositiva deMicrosoftPowerPoint t,hagaclicen e Parapantalla. P copiarla Para ainformaci ntalycomo osevaaimprimir,haga aclicenPara aimpresora. P copiar la informacin como un archivo de imagen GIF, Para G para utilizarla en un na pgina W oenotrosprogram Web mas,hagaclic cenParaarc chivodeima agenGIFydespus d espe ecifiquela rutayelnom mbredelarch hivoalque E Copiar, ha aga clic en Filas F en pant talla para co opiar todas las partes vis sibles del plan o haga 4. En c enFilasseleccionada clic s asparacopia arlafilaquehaseleccion nado. 5. Para P copiar informacin n de un int tervalo de tiempo t dist tinto del qu ue muestra la escala temporal, en n Escala tem mporal introd duzca la fech ha de comie enzo y fin en n los cuadros Desde y H Hasta. 6. Haga H clicenAceptar. A 7. Cambie C al pr rograma en el que dese ea pegar la informacin i n de Microso oft Project y pegue la im magenutiliz zandoelcom mandoPegar rdelprogram ma.

Comunic cacincon c losgr ruposde etrabajo o

UnGrupodeTrabajoes sungrupode d personascompuestoporeladministradorylos l quetrabajanenel yecto. El adm ministrador del grupo de d trabajo asigna tareas s a los miem mbros del gr rupo, que mismo proy pueden rec cibir mensaj jes del adm ministrador y contestar r a los mismos. Con Microsoft M Project, P el administrador del grup po de trabaj jo puede en nviar mensa ajes a travs s del correo o electrnico o, de una deWeb. intranetodeWorldWid era de grupo o de trabajo o es una red que se utiliza para enviar y recibir mensajes Un Sistema de mensaje s sobre el es stado de las tareas y asignaciones. Lo ideal sera que cada integrante del grupo electrnicos de trabajo tuviera t acceso a esta red y pudiera recibir los mensajes m de el grupo de trabajo t que le fueran enviados (po or ejemplo, mensajes Asignar A equip po), as com mo enviar me ensajes del grupo g de tra abajo (por ejemplo, res spuestas a mensajes m Est tado del equ uipo). El sistema de men nsajera de grupo g de tra abajo ms f de utilizar y que of fcil frece la mxima flexibilid dad es Microsoft Projec ct Central. Un mtodo alternativo es un sistem ma de corre eo electrnico de 32 bi its compatib ble con MAPI, como po or ejemplo Microsoft Outlook.

Intercam mbiarmen nsajesutil lizandoco orreoelectrnico

Si se utiliza un sistema de mensaje S era basado en el corre eo electrnic co, el jefe de d proyecto enva los mensajes de el grupo de trabajo des sde Microso oft Project. Los miembr ros del grup po de trabajo reciben

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project estos mensa ajes en sus bandejas b de e entrada de e correo elec ctrnico y envan las res spuestas a la bandeja deentradadel d correoelectrnicodeljefedepr royecto. Si utiliza cor S rreo electrnico, el proc ceso general para interc cambiar mensajes del grupo g de trabajo es el siguiente: 1. El jefe de proye ecto asigna tareas t a los miembros del d grupo de trabajo y enva actualizaciones utiliz zandomensa ajesAsignarequipoyAc ctualizarequ uipoenMicr rosoft 2. Med diante el uso o de un siste ema de corre eo electrni ico, un miem mbro del gru upo de traba ajo recibe mensajes Asigna ar equipo y Actualizar equipo y le es da respu uesta. El miembro del grupo de traba ajodeberes sponderalosmensajesyslopuede everlastare easquetiene easignadas. . 3. El jef fe de proyec cto utiliza el sistema de e correo elec ctrnico par ra ver y resp ponder a me ensajes de los miembros m del d grupo de e trabajo. El E jefe de proyecto pue ede utilizar la program macin del proy yectoparain ncluirlainfor rmacincon ntenidaenla arespuestadel d integrant tedelequipo.

Intercam mbiarmen nsajesutil lizandoMicrosoft M Project P Ce entral

Si el grupo de trabajo utiliza Micro S osoft Project Central co omo sistema a de grupo de d trabajo, el jefe de proyecto en nva los men nsajes del grupo de tra abajo en Mic crosoft Project. Los mie embros del grupo de t trabajo ven estos mens sajes y enva an sus respu uestas con Microsoft M Pro oject Centra al. El jefe de e proyecto t tambin ve y responde e a los mens sajes del gru upo de trabajo en Micr rosoft Projec ct Central. El E proceso g general para aintercambi iarmensajes sdelgrupode d trabajoeselsiguiente: 1. El jef fe de proyecto asigna tareas t a los miembros del d grupo de e trabajo, en nva actualiz zaciones y solicita actualiza aciones utilizando men nsajes Asign nar equipo, Actualizar equipo y Estado del equipoenMicro osoftProject. 2. Med diante un exp plorador We eb, un miem mbro del grupo de trabaj jo se conect ta a Microso oft Project Cent tral y recibe e mensajes Asignar A equipo, Actualiz zar equipo y Estado de el equipo. De manera pred determinada, las asigna aciones y actualizacion a nes se acep ptan autom mticamente, pero el miem mbro del gru upo de traba ajo puede abrir los men nsajes para rechazarlas r o darles respuesta. El miem mbro del gru upo de trab bajo debe re esponder a los mensajes s Estado del equipo. El miembro del grupo g de tra abajo tambi n puede tra abajar direct tamente en el parte de horas para introducir valor res reales, enviar e actual lizaciones al jefe, etcte era. El miem mbro del grupo de trabajo slo ve los mensajes m dir rigidos a l. Si el jefe de e proyecto ha h enviado mensajes m pa ara varios pr royectos a un miembro m del l grupo de trabajo, Micr rosoft Project Central organiza o las tareas t en fu uncin del nombredearchi ivodecadaproyecto. 3. El je efe de proy yecto se con necta a Mic crosoft Proj ject Central para recib bir respuestas de los miem mbros del gr rupo de trab bajo y actualizaciones so obre las tare eas. A partir r de estas re espuestas, el jef fe de proyec cto puede actualizar la programaci n del proye ecto. El jefe de proyecto o tambin pued de establece er reglas par ra actualizar automticamente la pr rogramacin del proyect to a partir dere espuestasde elosmiembros. Enero,2010 0 Pgi ina95

Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project

Conectarelequipo oalsistem madecor rreoelect trnicode elgrupode d trabajo o

Para conectar va correo o electrnico y vincular los miembr ros de un gru upo de traba ajo siga los siguientes s pasos: 1. EnelmenHerr ramientas,hagaclicenOpciones O y,acontinuacin,enlafich haGrupode etrabajo. 2. EnelcuadroMensajerapre edeterminadadelgrupodetrabajo,hagaclicenCorreoelec ctrnico. Nota a: Puede cam mbiar la opcin de mens sajera para recursos ind dividuales en el cuadro Grupo de traba ajo,queseencuentra e en nlafichaGe eneraldelcuadrodedil logoInforma acindelrec curso. 3. Para aplicar las selecciones s del grupo de trabajo a todos los s proyectos nuevos, hag ga clic en Pred determinar. 4. Haga aclicenlafichaGeneral. 5. En el cuadro Nombre de usu uario, escrib ba el nombre e mediante el cual dese ea que le ide entifiquen enlo osmensajesdelgrupodetrabajoqu ueenve. 6. Haga aclicenAceptar.

Mensajes sdelgrup podetrab bajo

Losmensaje esdelgrupodetrabajose s refierenalosmensajessobrelas stareasdeun u proyectoqueenva el administr rador del gru upo de traba ajo y los mie embros del grupo g de tra abajo mediante Microso oft Project Central o mediante corr reo electrn nico. Existen tres tipos de d mensajes de grupo de e trabajo qu ue pueden enviarsedes sdeMicrosoftProject,alosquepue edenresponderlosmiem mbrosdelgr rupodetrabajo: 1. Asign narequipo,queseutiliz zaparaasign nartareasalos l miembro osdelgrupodetrabajo. 2. Actualizar equip po, que se utiliza para in nformar a lo os miembro os del grupo de trabajo sobre los camb biosrealizad dosenlastareasdelapr rogramacin n. 3. Estad do del equipo, que se e utiliza par ra solicitar a los miem mbros del gr rupo de tra abajo que prop porcionenaladministrad dorelestado oactualdela astareasesp pecficas.

A Asignar Equipo E
Una vez asig gnadas tarea as a un miem mbro del gru upo de traba ajo en Micro osoft Project, puede notificrselo a esa persona enviando o un mensaje Asignar eq quipo. La pe ersona que reciba r la solicitud Asignar equipo puede aceptar o rechaz zar las asign naciones de tareas. Para a asignar un na tarea a un n miembro del grupo sigalossiguientespasos s: 1. Aseg grese de qu ue se han as signado las tareas t en el plan del pro oyecto, y qu ue los recurs sos que se estn nutilizandoestnidenti ificadoscorr rectamentecomopartedelgrupodetrabajo. 2. EnelcampoNom mbredetare ea,hagaclic cenlastarea asconasign nacionesnue evasquedes seeenviar alos srecursosco onelmensajeAsignareq quipo. 3. EnelmenHerr ramientas,elijaGrupode etrabajoyhaga h clicenAsignar A equi ipo. aclicenTare easeleccionaday,acontinuacin,enAceptar. 4. Haga

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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 5. Side eseaincluirun u ttulodeasuntodistintode"Asig gnarequipo" ",escribaelasuntodela asolicitud enelcuadroAsu unto. 6. Side eseacambiar relmensaje epredetermi inado,escrib baelquedeseeenelre eademensa ajes. 7. Si es st utilizando o el correo electrnico e para p comunicarse con el e grupo de trabajo, t aseg grese de espe ecificar los nombres de correo elect trnico de lo os recursos asignados en e el campo o Para y, a continuacin,pr resionelateclaENTRAR. .Losrecurso osqueyaest tnasignado osalatareaperoque nohayanconfirm madosusasignaciones,aparecern a automticam menteenlalistadelcam mpoPara. 8. Haga aclicenEnviar. Si est utili S izando el correo electrnico para a comunicar rse con el grupo g de tr rabajo, el campo c de indicadores mostrar un sobre par ra las tareas para las qu ue haya solic citado un re ecurso. Este indicador permanecehastaquere ecibalasrespuestasdetodos t losrec cursossolicit tados. SiestutilizandoMicros S softProjectCentralpara acomunicar rseconelgrupodetraba ajo,Microso oftProject e el recurso acepta la asignacin, salvo s que la rechace de e forma explcita. Si esto sucede, supone que recibir un mensaje de Microsoft Project P Cent tral al respecto procede ente del recurso. A cont tinuacin, debeajustar rlaasignaci nenMicrosoftProject. Nota: Si not tifica a vario os recursos o a todos los s recursos as signados al mismo tiempo, Microso oft Project enva un me ensaje difere ente Asignar r equipo a ca ada recurso. Si se asigna un recurso o a ms de una u tarea, cadatareaaparece a enel e mensajeAsignar A equip poquerecib beelrecurso o. Nota: Si est t utilizando o el correo electrnico para comun nicarse con el grupo de e trabajo, cuando un recurso ace epte o rec chace la solicitud s de e asignacin n nueva o cambiada a, puede incorporar automticam mentelares spuestaalaprogramaci n.Abralarespuesta r asumensajeAsignarequ uipo.Haga clic en Actu ualizar proy yecto para marcar la asignacin a de tarea co omo confirm mada o rec chazada y actualizarlainformacin ndelaasign nacinsegn nseanecesa ario.

A Actualiza arEquipo
Cuando se cambian c asig gnaciones ex xistentes, los cambios re ealizados se han de com municar a los s recursos asignados. Los L puede comunicar c electrnicam e mente media ante Microsoft Project Central o por correo electrnico. Para comunicar a un miembro m de el grupo cam mbios en las s asignaciones siga los siguientes s pasos: ombre de tarea, haga cl lic en las tareas con asi ignaciones cambiadas c que q desee 1. En el campo No aralosrecursosconelmensaje m Act tualizarequipo. envia 2. EnelmenHerr ramientas,elijaGrupode etrabajoyhaga h clicenActualizar A eq quipo. 3. Si de esea cambia ar el asunto predeterminado para la actualizacin, escriba el que de esee en el cuad droAsunto. 4. Side eseacambiar relmensaje epredetermi inado,escrib baelquedeseeenelre eademensa ajes. 5. Haga aclicenEnviar. Enero,2010 0 Pgi ina97

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Estadode elEquipo
Mediante la a opcin es stado del Equipo E pued de enviar un mensaje a los recur rsos solicit ndoles la actualizacindelastare easquetiene enasignadas.Lalistade emensajesmuestra m lastareas t alasqueestn os recursos, horas de tr rabajo, fechas de comie enzo y fin, y la cantidda a de tarea restante r y asignadas lo completada. El mensaje solicita de e los recurs sos que actu ualicen su informacin y se la env ven. Para enviarunmensajedees stadodeequ uiposigalos ssiguientespasos: p 1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. m Est tado del equ uipo de una a sola tarea, , en el camp po Nombre de tarea, 2. Para enviar un mensaje aclicenlata areadelacualdeseaobt tenerinform macindees stado. haga 3. Paraobtenerelestadodeto odaslastare eas,seleccionetodaslas stareasonin nguna.Paraenviarun mensaje de las tareas sele eccionadas, mantenga presionada p la tecla CTR RL y haga clic c en los nombresdelastareas t enelcampoNom mbredetarea. 4. EnelmenHerr ramientas,elijaGrupode etrabajoyhaga h clicenEstado E delequipo. e 5. Para enviar un mensaje slo de la tarea seleccion nada, haga clic en Tare ea seleccionada, para envia ar una solic citud para todas las tareas del proyecto, p ha aga clic en Todas las tareas, a continuacin,eli ijaAceptar. unto,escriba aelasuntode d lasolicitud ddeestado. . 6. EnelcuadroAsu 7. Enelreademe ensajes,escr ribaelmensa aje. 8. Haga aclicenEnviarparasolic citarelestad doalosrecu ursosasignad dos.

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