UNIVERSIDADE NILTON LINS CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM LOGSTICA

GETO DE LOGSTICA E SUPRIMENTO

Professor: Jos Filho

MANAUS

2013 ALCIMAR NASCIMENTO DA SILVA JORGE DIEGO VIEIRA AMAZONAS MAIARA CARVALHO PONTES WELKER ARNESSEN OLANDA LADISLAU DE LIMA

OBJETIVO DA FUNO DE COMPRAS E CICLO DE COMPRAS

Trabalho da disciplina Gesto de Armazenamento e Transporte sobre Objetivo da Funo de Compras e Ciclo de Compras apresentado a Universidade Nilton Lins, para obteno de nota parcial.

MANAUS 2013

INTRODUO Neste trabalho iremos apresentar as funes e a importncia do setor Compras na organizao, que esto ligadas quanto ao tipo de organizao. Obviamente, esse setor mais acionado e exigido nas empresas manufatureiras que apresentam uma grande cadeia de matria-prima, como por exemplo, as empresas do setor caladista, que para produzir seus calados, dependem de um grande nmero de suprimentos. Por outro lado, as empresas prestadoras de servio j no possuem tamanha necessidade de suprimentos para manter seu funcionamento. Na maioria das empresas, principalmente as empresas manufatureiras, o setor de Compras desempenha um ciclo bsico na sua funo de comprar.

Sumrio
1. Objetivos da Funo Compras......................................................................................................... 5

1. Objetivos da Funo Compras

O setor de compras tem a grande responsabilidade de suprir a empresa com os insumos adequados s particularidades da organizao, atendendo as necessidades do mercado. Ela deve obter e coordenar o fluxo contnuo de suprimentos de modo a atender aos programas de produo; comprar os materiais aos melhores preos, no fugindo aos parmetros qualitativos e quantitativos; e procurar as melhores condies para a empresa, alguns dos objetivos do setor de compras. Tendo em vista a evoluo dos objetivos da funo compras, pode-se constatar que a mesma ocorreu, em grande parte, em funo da globalizao, a qual desenvolveu fornecedores mais especializados, graas evoluo e o surgimento da internet que responsvel atualmente pela realizao de grande parte dos negcios no mundo inteiro. Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratgicos da empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente externo e interno. Essa preocupao tem tornado a funo de compras extremamente dinmica, utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais tais como: - O EDI (electronic data interchange), tecnologia para transmisso de dados eletronicamente. O computador do cliente ligado diretamente ao computador do fornecedor, independentemente dos hardwares e softwares em utilizao. As ordens ou pedidos de compra, como tambm outros documentos padronizados, so enviados sem a utilizao de papel. A Internet como veculo de comrcio ganha a cada dia mais e mais adeptos, pois apresenta uma srie de vantagens em relao ao EDI, entre as quais: Investimento inicial em tecnologia bem mais baixo, pois a Internet custa bem menos que uma rede de transmisso dedicada; Atinge praticamente a todos na cadeia de suprimentos; Pode ser operada praticamente em tempo real; Permite tanto a transao mquina-mquina como tambm homem-mquina (o EDI s permite a transao mquina-mquina); Maior flexibilidade nos tipos de transaes. Os cartes de crdito esto se tornando prtica usual entre as empresas a compra de mercadorias, como matrias-primas e materiais auxiliares, por meio de carto de crdito, tambm conhecido como carto-empresa ou carto empresarial. Os bancos e as administradoras de carto de crdito, por meio de programas especficos, tm incentivado as empresas a efetuar suas compras por meio de cartes.

2. Tipos de Compras
Toda e qualquer ao de compra precedida por um desejo de consumir algo ou investir. Existem, pois, basicamente, dois tipos decompra: A compra para investimento. A compra para consumo;

Compra para investimento: Enquadram-se as compras de bens e equipamentos que compem o ativo da empresa (Recursos Patrimoniais). Compras para consumo: So de matrias-primas e materiais destinados a produo, incluindose a parcela de material de escritrio. Algumas empresas denominam este tipo de aquisio como compras de custeio. As compras para consumo, segundo alguns estudiosos do assunto,subdividem-se em: Compras de material produtivo e; Compras de material improdutivo.

Materiais Produtivos: So aqueles materiais que integram o produto final, portanto, caso, matria- prima e outros materiais que fazem parte do produto, estes diferem de indstria em funo do que produzido. Materiais improdutivos: So aqueles que, sendo consumido normal e rotineiramente, no integram o produto, o que quer dizer que apenas material de consumo forado ou de custeio. Em funo do local onde os materiais esto sendo adquiridos, ou de suas origens, a compra pode ser classificada como: Compras Locais ou Compras por Importao. Compras Locais: As atividades de compras locais podem ser exercidas na iniciativa privada e no servio pblico. A diferena fundamental entre tais atividades a formalidade no servio pblico e a informalidade na i n i c i a t i v a p r i v a d a , m u i t o e m b o r a c o m p r o c e d i m e n t o s p r a t i c a m e n t e idnticos, independentemente dessa particularidade. neste sendo que

Compras por Importao: As compras por importao envolvem a participao do administrador com especialidade em comrcio exterior. Seus procedimentos encontram-se expostos a contnuas modificaes de regulamentos, que compreendem, entre outras, as seguintes etapas: 1. Processamento de faturas pro forma; 2. Processamento junto ao Departamento de Comrcio Exterior - DECEX dos documentos necessrios importao; 3. Compra de cmbio, para pagamento contra carta de crdito irrevogvel; 4. Acompanhamento das ordens de compra (purchase order) no exterior; 5. S o l i c i t a o d e a v e r b a e s d e s e g u r o d e t r a n s p o r t e m a r t i m o o u areo; 6. Recebimento da mercadoria em aeroporto ou porto; 7. Pagamento de direitos alfandegrios; 8. Reclamao seguradora, quando for o caso. Quanto formalizao das compras, as mesmas podem ser: Compras Formais So as aquisies de materiais em que obrigatria a emisso de um documento de formalizao de compra. Estas compras so determinadas em funo de valores pr - estabelecidos e conforme o valor a formalidade e feita em graus diferentes.

Compras informais So compras que, por seu pequeno valor, no justificam m a i o r processamento burocrtico.

Sequencia Lgica de Compras Para se comprar bem preciso conhecer as respostas de c i n c o perguntas, as quais iro compor a lgica de toda e qualquer compra:

O que comprar Especificao / Descrio do Material. Esta pergunta deve ser respondida pelo requisitante, que pode ou no ser apoiado por reas tcnicas ou mesmo o compras para especificar o material.

Quanto e Quando comprar funo direta da expectativa de consumo, disponibilidade financeira, capacidade de armazenamento e prazo de entrega. A maior parte das variveis acima deve serdeterminada pelo rg o de material ou suprimentos no setor denominado gesto de estoques. Compras e nveis de estoque Ao setor de compras tambm designada a difcil tarefa de equilibrar a quantidade de materiais a serem comprados para que os demais departamentos da empresa encontrem-se satisfeitos continuamente. Desta forma, a quantidade aproximada a ser adquirida pelo setor de compras poder ser visualizada atravs da demanda de mercado. Da mesma forma, importante que se consiga aperfeioar o investimento, aumentando o uso eficiente dos meios financeiros, minimizando as necessidades de capital investido em estoques. Sabe-se que altos nveis de estoque significam segurana para o setor de produo. Porm, os mesmos acarretam exacerbados custos, tanto de armazenagem, como custo do capital investido, custos para o controle, bem como despesas com o pessoal encarregado. No obstante, nvel de estoque muito baixo pode ser um fator de extremo risco para a organizao. Sendo que pode ocasionar a ruptura dos estoques, a qual reflete em parada na produo, e consequentemente em atraso de entregas e em insatisfao e perda de clientes. Toda empresa na consecuo de seus objetivos necessita de grande interao entre todos os seus departamentos ou processos, no caso de assim estar organizada. A rea de compras interage intensamente com todas as outras, recebendo e processando informaes, como tambm alimentando outros departamentos de informaes teis s suas tomadas de deciso. Por isso, a determinao da quantidade de material que a empresa deve estocar muito importante. A voltamos para o dimensionamento dos estoques e a importncia das tcnicas matemticas. A escolha dos Fornecedores SELEO DE FORNECEDORES A escolha de um fornecedor uma das atividades fundamentais e prerrogativa exclusiva de compras. O bom fornecedor quem vai garantir que todas aquelas clausulas solicitadas, quando de uma compra, sejam cumpridas. Deve o comprador procurar, de todas as maneiras, aumentar o nmero de fornecedores em potencial a serem consultados, de maneira que se tenha certeza de que o melhor negcio foi executado em benefcio da empresa. O nmero limitado de fornecedores

a serem consultados, constitui uma limitao das atividades de compras. O processo de seleo das fontes de fornecimento no se restringe a uma nica ocasio, ou seja, quando e necessria a aquisio de determinado material. A atividade deve ser exercida de forma permanente e contnua, atravs de vrias etapas, entre as quais selecionamos as seguintes:

ETAPA 1 - Levantamento e Pesquisa de Mercado Estabelecida a necessidade da aquisio para determinado material, e necessrio levantar e pesquisar fornecedores em potencial. O levantamento poder ser realizado atravs dos seguintes instrumentos:- Cadastro de Fornecedores do rgo de Compras; - Edital de Convocao; - Guias Comerciais e Industriais; Catlogos de Fornecedores; - Revistas especializadas; - Catlogos Telefnicos; Associaes Profissionais e Sindicatos Industriais. ETAPA 2 - Anlise e Classificao Compreende a anlise dos dados cadastrais do fornecedor e a respectiva classificao quanto aos tipos de materiais a fornecer, bem como, a eliminao daqueles fornecedores que no satisfizerem as exigncias da empresa.

ETAPA 3 - Avaliao de Desempenho Esta etapa efetuada ps - cadastramento e nela faz-se o acompanhamento do fornecedor quanto ao cumprimento do contratado, servindo no raras vezes como elemento de eliminao das empresas fornecedoras.

tica em Compras Os aspectos legais e morais so extremamente importantes para aqueles que atuam em compras, fazendo com que muitas empresas estabeleam um "cdigo de conduta tica" para seus colaboradores (ver anexo I). No setor de compras o problema aflora com maior intensidade devido aos altos valores monetrios envolvidos, relacionados com critrios muitas vezes subjetivos de deciso. Saber at onde uma deciso de comprar seguiu rigorosamente um critrio tcnico, onde prevalea os interesses da empresa, ou se a barreira tica foi quebrada, prevalecendo a interesses outros, extremamente difcil. O objetivo de um cdigo de tica estabelecer os limites de uma forma mais

clara possvel, e que tais limites sejam tambm de conhecimento dos fornecedores, pois dessa forma podero reclamar quando sentirem-se prejudicados. Outro aspecto importante que esse cdigo de tica seja vlido tanto para vendas quanto para compras. No correto uma empresa comportar-se de uma forma quando compra e de outra quando vende. Os critrios devem ser compatibilizados e de conhecimento de todos os colaboradores. comum empresas inclurem nos documentos que o funcionrio assina ao ser admitido, um cdigo de conduta (ou tica) que deve ser seguido, sob pena de demisso por justa causa. O problema tico de compras no se restringe aos compradores, mas tambm ao pessoal da rea tcnica que normalmente especifica o bem a ser comprado. normal encontrar especificaes to detalhadas, e muitas vezes mandatrias, que praticamente restringem o fornecedor a uma nica empresa. isto eticamente correto? Mais uma vez o problema aflora. E o comprador, nesse caso, o que pode fazer? Cabe gerncia e alta direo da empresa ficarem atentas a todos esses aspectos, questionando sempre a validade das especificaes e a sua justificativa. E quanto aos "presentes", "lembranas", "brindes" como agendas, canetas, malas e convites que normalmente so distribudos, por exemplo, ao pessoal de compras, da rea tcnica ou do setor responsvel pela contratao do servio? Como abordar esse assunto? Deve ser permitido que recebam? A melhor forma de abordar o assunto definir, o mais claro possvel, um cdigo de conduta, do conhecimento de todos, pois no h dvida de que aquele que d presentes tem a expectativa de, de uma forma ou de outra, ser "lembrado". Quando um presente tem um maior valor, maior ser a obrigao de retribuio. Deve tambm ficar claro para os compradores como agir no trato com empresas que sistematicamente, com poltica prpria, oferecem uma "comisso". Devem tais empresas serem excludas entre as licitantes? Tais comisses devem ser incorporadas como forma de desconto nos preos propostos? E os outros fornecedores, como ficam? Enfim, todos esses aspectos devem ser abordados no cdigo de tica.

Ciclo de compras

O ciclo de compras consiste nos seguintes passos: Receber e analisar as requisies de compra: As requisies de compras tm incio com o departamento ou a pessoa que ser o usurio final. No ambiente de MRP (Material Requirement Planning), o planejador libera um pedido planejado autorizando o departamento de compras a ir adiante e processar um pedido de compra. No mnimo, as requisies de compra contm as seguintes informaes:
Identidade do requisitante, aprovao assinada, e conta em que ser debitado o

custo; Especificao do material; Quantidade e unidade de medida; Data e local de entrega exigidos; Qualquer outra informao complementar necessria. Selecionar fornecedores: Identificar e selecionar fornecedores so

importantes responsabilidades do departamento de compras. Para itens rotineiros ou para aqueles que nunca foram comprados antes, deve-se manter uma lista de fornecedores aprovados. Se o item no foi comprado antes ou se no houver um fornecedor aceitvel em arquivo, deve-se fazer uma pesquisa. Se o pedido de pequeno valor ou para itens padronizados, um fornecedor provavelmente poder ser encontrado num catlogo, num jornal especializado ou numa lista telefnica. Solicitao de cotaes: Para itens maiores, geralmente desejvel emitir uma solicitao de cotao. Trata-se de um requerimento por escrito que enviado a um nmero suficiente de fornecedores para garantir que cotaes competitivas e confiveis sejam recebidas. No se trata de um pedido de venda. Depois que os fornecedores completam e devolvem as cotaes ao comprador, as cotaes so analisadas quanto a preo, obedincias s especificaes, termos e condies de venda, entregam e termos de pagamento. Para itens cujas especificaes podem ser descritas precisamente, a escolha provavelmente feita com base no preo, entrega e termos de venda. Determinar o preo certo: Essa uma responsabilidade do departamento de compras, intimamente ligada seleo dos fornecedores. O departamento de

compras tambm responsvel por negociar o preo, e tentar obter o melhor preo junto ao fornecedor. Emitir pedidos de compra: Ordem de compra uma oferta legal de compra. Uma vez aceita pelo fornecedor, ela se torna um contrato legal para entrega das mercadorias de acordo com os termos e condies especificados no contrato de compra. O pedido de compor preparado com base na requisio de compra ou nas cotaes, e tambm em qualquer outra informao adicional necessria. Enviase uma cpia ao fornecedor; o departamento de compras retm uma cpia, e outras so enviadas para outros departamentos, tais como o de contabilidade, o departamento requisitante e o departamento de recepo. Seguimento e entrega: O fornecedor responsvel pela entrega pontual dos itens pedidos. O departamento de compras deve garantir que os fornecedores realmente entreguem pontualmente. Se houver dvidas quanto ao cumprimento dos prazos de entrega, o departamento de compras deve descobrir isso a tempo de tomar medidas corretivas. Isso pode envolver a agilizao do transporte, fontes alternativas de suprimentos, um trabalho junto ao fornecedor para sanar seus problemas ou a reprogramao da produo. Recepo e aceitao das mercadorias: Quando as mercadorias so recebidas, o departamento de recepo s inspeciona para garantir que foram enviados os itens corretos, na quantidade certa e que no foram danificados no transporte. Usando a sua cpia do pedido de compra, o departamento de recepo aceita as mercadorias e escreve um recibo, observando qualquer variao. Se for necessria outra inspeo, por exemplo, do controle de qualidade, as mercadorias so enviadas ao departamento correspondente ou retiradas para inspeo. Se as mercadorias recebidas estiverem danificadas, o departamento de recepo avisar o departamento de compras e reter as mercadorias para outras providncias. Desde que as mercadorias estejam em ordem e no exija mais inspeo, elas sero enviadas para o departamento solicitante ou para o estoque. Uma cpia do recibo ento enviada para o departamento de compras, observando qualquer variao ou discrepncia em relao ao pedido de compra. Se o pedido considerado completo, o departamento de recepo fecha sua cpia do pedido de compra e avisa o departamento compras. Se no estiver completo, o pedido de compra mantido

aberto, esperando para ser completado. Se as mercadorias tambm foram inspecionadas pelo departamento de controle de qualidade, os responsveis por esse setor tambm avisaro ao departamento de compras sobre a aceitao ou no das mercadorias. Aprovao da fatura do fornecedor para pagamento: Quando recebida a fatura do fornecedor, h trs informaes que devem concordar: o pedido de compra, o relatrio de recebimento e a fatura. Os itens e as quantidades devem ser os mesmos em todos os documentos; os preos e suas extenses devem ser os mesmos no pedido de compra e na fatura. Todos os descontos e termos do pedido original de compra devem ser comparados com a fatura. funo do departamento de compras verifica esses aspectos e resolver quaisquer diferenas. Uma vez aprovada, a fatura enviada ao departamento de contas a pagar.

CONCLUSO Cabe ao setor de Compras adquirir os suprimentos das organizaes e todo material necessrio para o funcionamento da empresa, desde o material utilizado diretamente no produto, no caso de empresas manufatureiras, quanto a materiais de embalagem, limpeza e escritrio. Dessa forma, pode-se entender que todas as compras so centralizadas em um setor treinado com objetivos e metas a alcanar, viabiliza-se a criao de um mecanismo de controle vital para a organizao, que refletir nos resultados finais da empresa. Sendo assim os objetivos da funo compras devem caminhar junto aos objetivos estratgicos da empresa como um todo, sempre como finalidade de prestar o melhor atendimento ao cliente interno e externo. Esse tipo preocupao tem tornado a funo compras bastante dinmica, e isso se deve, sobretudo a utilizao de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais.