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Registro de retenciones en la fuente

Las siguientes cuentas son manejadas por los contribuyentes: Si vende mercancas o servicios debe contabilizar el activo Cdigo Cuenta 135515 Retencin en la fuente 135517 IVA retenido 135518 Impuesto ICA retenido Si compra mercancas o servicios debe contabilizar el pasivo Registro de retenciones Registro de retenciones en la fuente en la fuente 236740 236840 IVA retenido en compras Impuesto de ICA retenido

Para comprender mejor el ejercicio de la venta de acuerdo a la legislacin el registro de contabilidad anterior por valor de $1.000.000 se disgrega en los siguientes trminos. Las siguientes mercancas tienen un costo de venta de $8.000.000 y de venta por valor de $10.000.000 con impuesto al valor agregado del 16%. La retencin en la fuente del IVA es el 15%, la retencin a ttulo de impuesto de renta es el 3.5% sobre compras y retencin en la fuente a ttulo de impuesto de industria y comercio del 0.77%, sobre la base de $10.000.000. Se utilizarn los valores de esta factura para los siguientes ejemplos: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Grande contribuyente compra a grande contribuyente Grande contribuyente vende a grande contribuyente Grande contribuyente compra a rgimen comn Rgimen comn vende a grande contribuyente Grande contribuyente compra a rgimen simplificado Rgimen simplificado vende a grande contribuyente Rgimen comn compra a grande contribuyente Grande contribuyente vende a rgimen comn Rgimen comn compra a rgimen comn Rgimen comn vende a rgimen comn Rgimen comn compra a rgimen simplificado Rgimen simplificado vende a rgimen comn Rgimen simplificado compra a rgimen simplificado Rgimen simplificado vende a rgimen simplificado

1. Grande contribuyente compra a grande contribuyente


Cdigos 143536 240802 236540 Cuentas Mercancas no fabricadas por la empresa Impuesto a las ventas en compras Retencin en la fuente Compras Dbitos 10.000.000 1.600.000 Crditos

350.000

220505 Proveedores Registra la compra mediante factura 8.000 a xito S.A. Cdigos Cuentas Dbitos 220505 Proveedores 11.250.000 111005 Moneda nacional Registra el pago de la factura 8.000 a xito S.A. mediante comprobante de pago

11.250.000

Crditos 11.250.000

2. Grande contribuyente vende a grande contribuyente


Cdigos Cuentas 130505 Clientes Nacionales 135515 Retencin en la fuente 413536 Venta de electrodomsticos y muebles 240804 Impuesto sobre las ventas por pagar Registra la venta de la factura 8.000 a Carrefour S.A. Cdigos Cuentas 613536 Costo de ventas 143536 Mercancas no fabricadas por la empresa Registra el costo de la mercancas vendida Cdigos Cuentas 110505 Caja general 130505 Clientes Nacionales Registra el recaudo a clientes Carrefour S.A. Dbitos 11.250.000 350.000 Crditos

10.000.000 1.600.000

Dbitos 8.000.000

Crditos 8.000.000

Dbitos 11.250.000

Crditos 11.250.000

Se recomienda que la cuenta de inventarios de mercancas no fabricadas por la empresa, lleve el mismo dgito de la actividad de ventas de comercio al por mayor y por menor que es 413536 Venta de electrodomsticos y muebles para tener coherencias entre las actividades; adems toda venta que se realice debe contabilizarse contra la cuenta cliente para soportar la realizacin de la factura y que en el momento de pago, as sea inmediatamente se ha de generar el recibo de caja que soporta el pago total o parcial. 3. Grande contribuyente compra a rgimen comn
Cdigos Cuentas 143536 Inventarios 240802 Impuesto a las ventas 236540 Retencin en compras 236740 IVA retenido en compras 236840 ICA retenido en compras 220505 Proveedores nacionales Registra la compra de la factura 1395 a Muebles Luis XV Ltda. Cdigos Cuentas 220505 Proveedores 111005 Moneda nacional Registra el pago de la factura 5.000 a Muebles Luis XV Ltda Dbitos 10.000.000 1.600.000 Crditos

350.000 240.000 77.000 10.933.000

Dbitos 10.933.000

Crditos 10.933.000

Para quien hace las retenciones en la fuente porque compra, constituyen una obligacin que tiene que pagar en el perodo fiscal siguiente (236540 para retencin en la fuente, 236740 para el IVA retenido, 236840 para el ICA retenido), en la declaracin de retencin en la fuente del mes siguiente, y las declaraciones de impuestos a las ventas y de industria y comercio en el bimestre siguiente. 4. Rgimen comn vende a grande contribuyente
Cdigos Cuentas 130505 Clientes nacionales 135515 Retencin en la fuente 135517 IVA retenido 135518 ICA retenido 413536 Venta de electrodomsticos y muebles 240804 Impuesto sobre las ventas por pagar Registra la venta de la factura 5.000 a xito S.A. Cdigos Cuentas 613536 Costo de ventas 143536 Mercancas no fabricadas por la empresa Registra el costo de la mercancas vendida Dbitos 10.933.000 350.000 240.000 77.000 Crditos

10.000.000 1.600.000

Dbitos 8.000.000

Crditos 8.000.000

Cdigos Cuentas Dbitos 110505 Caja general 10.410.000 130505 Clientes nacionales Registra la recepcin del dinero en venta de la factura 5.000 a xito S.A.

Crditos 10.410.000

Para la persona a la cual se le hace la retencin, se constituye en un impuesto pagado por anticipado, (anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor y maneja la cuenta 135515 para renta, 135517 para el IVA retenido y el 135518 para el ICA retenido entre otras); el valor retenido en la fuente le sirve al contribuyente para descontarlo del valor a pagar del impuesto de renta y complementario de la siguiente vigencia cuando presente la declaracin. El IVA retenido le sirve para descontarlo del valor a pagar del impuesto a las ventas bimestral. El ICA retenido le sirve al contribuyente para descontarlo del valor a pagar del impuesto de industria y comercio, tableros y avisos del bimestre o del siguiente ao. 5. Grande contribuyente compra a rgimen simplificado
Cdigos Cuentas 143536 Mercancas no fabricadas por la empresa 240802 IVA asumido en compras a R. simplificado 236540 Retencin en compras 236740 IVA retenido en compras a R. simplificado 236840 Impuesto de ICA retenido 220505 Proveedores Registra la compra mediante factura 3.000 a Julio Cesar Celis Cdigos Cuentas 220505 Proveedores 111005 Moneda nacional Registra el pago de la factura 3.000 a Julio Cesar Celis Dbitos 10.000.000 240.000 Crditos

350.000 240.000 77.000 9.573.000 Dbitos 9.573.000 Crditos 9.573.000

6. Rgimen simplificado vende a grande contribuyente


Cdigos Cuentas 130505 Clientes nacionales 135515 Retencin en la fuente 135518 ICA retenido 413536 Venta de electrodomsticos y muebles Registra la venta de la factura 3.000 a xito S.A. Dbitos 9.573.000 350.000 77.000 Crditos

10.000.000

El rgimen simplificado contabiliza el costo de ventas por $8.000.000 contra los inventarios y el respectivo recibo de pago del cliente.
Cdigos Cuentas 110505 Caja general 130505 Clientes Registra el recaudo de la factura 5.000 a xito S.A. Dbitos 9.573.000 Crditos 9.573.000

Aunque el rgimen simplificado no est obligado a generar factura en sus operaciones de venta ni a llevar contabilidad, por formalidad y control se debera generar los respectivos soportes contables y realizar su respectiva contabilizacin. 7. Rgimen comn compra a grande contribuyente
Cdigos Cuentas 143536 Mercancas no fabricadas por la empresa 240802 Impuesto a las ventas en compras 220505 Proveedores Registra la compra mediante factura 8989 a xito S.A. Cdigos Cuentas 220505 Proveedores 111005 Moneda nacional Registra el pago de la factura 3.000 a xito S.A. Dbitos 10.000.000 1.600.000 Crditos

11.600.000

Dbitos 11.600.000

Crditos 11.600.000

El Gran contribuyente hace lo propio en su contabilidad y el registro es el mismo que en el punto. 8. Gran contribuyente vende a rgimen comn
Cdigos Cuentas 130505 Clientes 413536 Venta de electrodomsticos 240802 Impuesto a las ventas Registra la venta de la factura 8989 a Repuestos Ltda. Dbitos 11.600.000 Crditos 10.000.000 1.600.000

Igualmente el gran contribuyente contabiliza el costo de la mercanca vendida y el recibo de pago del cliente.
Cdigos Cuentas 110505 Caja general 130505 Clientes Registra el recaudo de la factura 8989 a Repuestos Ltda. Dbitos 11.600.000 Crditos 11.600.000

9. Rgimen comn compra a rgimen comn


Cdigos Cuentas 143536 Mercancas no fabricadas por la empresa 240802 Impuesto a las ventas en compras 236540 Retencin en la fuente 220505 Proveedores Registra la compra mediante factura 3033 a Distribuidora Oriente S.A. Cdigos Cuentas 220505 Proveedores 111005 Moneda nacional Registra el pago de la factura 3033 a Distribuidora Oriente S.A. Dbitos 10.000.000 1.600.000 Crditos

350.000 11.250.000

Dbitos 11.250.000

Crditos 11.250.000

10. Rgimen comn vende a rgimen comn


Cdigos Cuentas 130505 Clientes Nacionales 135515 Retencin en la fuente 413536 Venta de electrodomsticos y muebles 240804 Impuesto sobre las ventas por pagar Registra la venta de la factura 3033 a Almacn Campen Ltda. Dbitos 11.250.000 350.000 Crditos

10.000.000 1.600.000

El rgimen comn contabiliza el costo de la mercanca vendida por $8.000.000 y el correspondiente recibo de pago del cliente.
Cdigos Cuentas Dbitos 110505 Caja general 11.250.000 130505 Clientes Nacionales Registra el recaudo de cartera segn factura 3033 a Almacn Campen Ltda. Crditos 11.250.000

11. Rgimen comn compra a rgimen simplificado


Cdigos Cuentas Dbitos 143536 Mercancas no fabricadas por la empresa 10.000.000 240802 Impuesto a las ventas asumido 240.000 236540 Retencin en la fuente Compras 236740 IVA retenido asumido 236840 ICA retenido 220505 Proveedores Registra la compra mediante documento equivalente No. 8.000 a Nelly Aroca Cdigos Cuentas 220505 Proveedores 111005 Moneda nacional Registra el pago del documento equivalente No. 8.000 a Nelly Aroca Dbitos 9.573.000 Crditos

350.000 240.000 77.000 9.573.000

Crditos 9.573.000

12. Rgimen simplificado vende a rgimen comn

Cdigos Cuentas Dbitos 130505 Clientes nacionales 9.573.000 135515 Retencin en la fuente 350.000 135517 Retencin ICA 77.000 413536 Venta de electrodomsticos y muebles Registra la venta mediante documento equivalente No. 8.000 a: Tornillos Ltda.

Crditos

10.000.000

El rgimen simplificado contabiliza el costo de la mercanca vendida y el recibo de pago del cliente.
Cdigos Cuentas 110505 Caja general 130505 Clientes nacionales Registra el recaudo de la factura 8.000 a Tornillos Ltda. Dbitos 9.573.000 Crditos 9.573.000

13. Rgimen simplificado compra a rgimen simplificado Por su parte, el contribuyente inscrito en el rgimen simplificado no hace retencin en la fuente a ttulo de renta, de IVA ni de ICA y procede con el respectivo registro de la compra de mercancas no fabricadas por la empresa.
Cdigos Cuentas 143536 Mercancas no fabricadas por la empresa 220505 Proveedores Registra la compra mediante factura 3648 a Repuestos del Sur Ltda. Cdigos Cuentas 220505 Proveedores 111005 Moneda nacional Registra el pago de la factura 3033 a Repuestos del Sur Ltda. Dbitos 10.000.000 Crditos 10.000.000

Dbitos 10.000.000

Crditos 10.000.000

En el momento de hacer la venta el rgimen simplificado a un gran contribuyente o a uno del rgimen comn, no est obligado a facturar, no genera IVA ni hace retencin en la fuente, porque no llena los requisitos para hacerlo. Sin embargo, si el contribuyente es persona natural y obtuvo un volumen de ingreso y patrimonio bruto en el ao inmediatamente anterior superior a 30.000 UVT y est inscrito en el rgimen comn de impuesto a las ventas, deben practicar retencin en la fuente a ttulo de renta y de IVA cuando compra al rgimen simplificado y presentar sus respectivas declaraciones. Al rgimen simplificado le hacen retencin en la fuente a ttulo de renta, y de industria y comercio, porque independientemente de su naturaleza debe pagar impuestos de renta y complementarios al igual que el de industria y comercio, cuantificado en el valor de las retenciones que le hayan practicado durante el perodo fiscal las cuales se constituyen en el impuesto que paga por la vigencia contable. Por su parte, el Gran contribuyente o Rgimen comn, hacen el respectivo registro de la compra de mercancas no fabricadas por la empresa.

El caso se complica porque si tienen que asumir la retencin del IVA (el cual siempre ha estado en la disyuntiva de constituir un mayor valor del costo de la mercanca o un gasto descontable). El valor asumido se lleva a un impuesto descontable siempre y cuando genere ventas del negocio. 14. Rgimen simplificado vende a rgimen simplificado
Cdigos Cuentas 130505 Clientes 413536 Venta de electrodomsticos y muebles Registra la venta de la factura 3020 a Maria ngel Caquimbo Dbitos 10.000.000 Crditos 10.000.000

El rgimen simplificado contabiliza el costo de venta y el recibo de pago del cliente.


Cdigos Cuentas 110505 Caja general 130505 Clientes Registra el pago de la factura 3020 a Maria ngel Caquimbo Dbitos 10.000.000 Crditos 10.000.000

Se disponen todas las transacciones en forma de registro de contabilidad de acuerdo a la codificacin de todos los soportes de contabilidad, y en la parte baja del registro el concepto general de la operacin para que se facilite el acceso a programas de contabilidad para manejar los procedimientos en la computadora.