SISTEMAS DE INFORMACION

Ing. Edwin O. Ramos Velsquez

Universidad Nacional Jos Mara Arguedas Carrera Profesional de Ingeniera de Sistemas Mayo de 2011

Ing. Edwin Ramos V

Primera parte: INTRODUCCION

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SISTEMA
Conjunto de objetos reunidos en alguna

interaccin o interdependencia regular

Elemento 3 Elemento 2

Elemento 1

Elemento 4

Elemento 5

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Ejemplos de sistema
Descripcin de una aeronave bajo control del piloto

automtico
Direccin

Giroscopio

Superficies de control

Estructura de la nave

Direccin real

Descripcin de un sistema de fbrica

Pedido de clientes Departamento de control de produccin

Materia prima

Dpto. de compras

Dpto. de fabricacin

Dpto. de armado

Dpto. de embarques

Productos terminados

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Tipos de Sistemas
Sistemas naturales Sistemas artificiales

Dnde ubicamos los sistemas de informacin?

Medio ambiente del sistema

S is te m a E le m e n to se n d g e n o s

M e d ioa m b ie n te (m e d ioe x te rn o )

E le m e n to se x g e n o s

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Sistemas de informacin
Definicin

Un conjunto de componentes interrelacionados que rene (u obtiene), procesa, almacena y distribuye informacin para apoyar la toma de decisiones y el control en una organizacin.
Clientes Organizacin SISTEMA DE INFORMACION Procesamiento Clasificacin Acomodo Clculo Retroalimentacin Proveedores

Entrada
Agencias reguladoras

Salida

Competidores

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 Los sistemas de informacin contienen informacin

acerca de personas, lugares y cosas importantes dentro de la organizacin o en su entorno Adems de apoyar la toma de decisiones, la coordinacin y el control, los sistemas de informacin tambin ayudan a los administradores y trabajadores a analizar problemas, visualizar aspectos complejos y crear productos nuevos

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Funciones bsicas de un Sistema de Informacin

Capturar la informacin. La entrada captura o rene datos en

bruto del interior de la organizacin o de su entorno externo, para ser procesados . Procesar la informacin. El procesamiento convierte esas entradas brutas en una forma que tiene ms significado. Entregar la informacin procesada. La salida transfiere la informacin procesada a las personas que la usarn o a las actividades en las que ser usada.

Sistema de informacin (Procesamiento de la informacin)

Entrada de informacin Salida de informacin

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 Los

sistemas de informacin formales pueden ser computarizados o manuales. Los manuales utilizan tecnologa de "lpiz y papel". Estos sistemas satisfacen necesidades importantes, pero no son tema de nuestro anlisis. Los sistemas de informacin computarizados, en cambio, se apoyan en la tecnologa de hardware y software para procesar y diseminar informacin. A partir de este punto, cuando se use el trmino sistemas de informacin, ste se referir a los sistemas de informacin computarizados: sistemas formales de las organizaciones que se apoyan en la tecnologa de computacin

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Niveles de sistemas de informacin

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Niveles de sistemas de informacin

Los cuatro niveles de sistemas de

informacin son:

Sistemas en el nivel estratgico. Sistemas en el nivel de administracin y Sistemas en el nivel de conocimientos, Sistemas en el nivel operativo,

Segn el tipo de usuario (jerarqua en la empresa) Clasificacin se acuerdo a los usuarios de los sistemas de informacin
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Sistemas en el nivel Operativo

Apoyan a los administradores operativos siguiendo la pista a las actividades y transacciones elementales de la organizacin, como ventas, recibos, nmina, decisiones de crdito y flujo de materiales en una fbrica. El propsito principal de los sistemas en este nivel es contestar a preguntas de rutina y rastrear el flujo de transacciones a travs de la organizacin. Cuntos artculos hay en inventario? Qu sucedi con el pago del seor Gonzlez? Para contestar a este tipo de preguntas. la informacin generalmente debe ser de fcil acceso, actualizada y exacta. Como ejemplos de sistemas en el nivel operativo se pueden citar un sistema para registrar los depsitos bancarios efectuados en cajeros automticos, o uno que lleva la cuenta del nmero de horas que han trabajado cada da los empleados de una planta Ejemplo: Sist. Farmacia Sist. Inventario
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Cajero (Digitador)

(Bsicamente, usuarios que ingresan datos al sistema)

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Sistemas en el nivel de conocimientos

Apoyan a los trabajadores de conocimientos y datos de una

organizacin (Creadores del conocimiento). El propsito de los sistemas en el nivel de conocimientos es ayudar a la empresa a descubrir, organizar e integrar conocimientos nuevos al negocio. y ayudar a la organizacin a controlar el flujo de documentos. Los sistemas en el nivel de conocimientos. sobre todo en forma de herramientas de colaboracin. estaciones de trabajo y sistemas de oficina, son las aplicaciones que crecen ms rpidamente en los negocios hoy da. (Ej. MSWord)
Ejemplo: Autocad, 3DMax, MS Word, Excel, etc

Secretarias Abogados ingeniero

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Sistemas en el nivel de administracin

Estn diseados para servir a las actividades de seguimiento,

control, toma de decisiones y administracin de los administradores de nivel medio. La pregunta principal que tratan de contestar estos sistemas es: estn funcionando bien las cosas? Los sistemas en el nivel de administracin o direccin por lo regular proporcionan informes peridicos, en lugar de informacin instantnea acerca de las operaciones. Un ejemplo es un sistema de control de reubicacin que informa los costos totales de mudanza, bsqueda de casa y financiamiento de vivienda de los empleados de todas las divisiones de la compaa. y que indica cuando los costos reales exceden a los presupuestados.
Ejemplo: MS Project Sist. Planillas (Nminas) Sist. Contabilidad Exhortos, Conciliaciones
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Administradores Contadores
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Sistemas en el nivel estratgico

Ayudan a los administradores de nivel superior (o alta

gerencia) a abordar y resolver cuestiones estratgicas y tendencias a largo plazo, tanto en la compaa como en su entorno exterior. Su preocupacin principal es la congruencia entre los cambios del entorno exterior y las capacidades actuales de la organizacin. Qu niveles de empleo habr dentro de cinco aos? Qu tendencias de costos a largo plazo prevalecen en la industria. y dnde encaja la compaa? Qu productos se debern estar haciendo dentro de cinco aos?
Ejemplo: Bussiness Objects SPSS Clementine Jasper Reports Gerentes Jefes de Marketing (Tomadores de decisin)

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Niveles de sistemas de informacin (Grfica)

CLASE DE SISTEMA DE INFORMACION Nivel estratgico Nivel de administracin GRUPOS A LOS QUE SIRVE Administradores de nivel superior Administradores de nivel medio Trabajadores de conocimientos y datos Administradores operativos
Recursos humanos

Nivel de conocimientos

Nivel operativo
Ventas y Produccin Finanzas Contabilidad marketing

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Tipos de sistemas de informacin

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Tipos de sistemas de informacin

Sistemas de procesamiento de transacciones(TPS)

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Sistemas de trabajo de conocimientos(KWS) Sistemas de automatizacin de oficinas(OAS) Sistemas de informacin gerencial(SIG) Sistemas de apoyo a decisiones (DSS) Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS)

Segn la utilidad de los datos de salida Clasificacin se acuerdo a los usuarios de los resultados que genera cada tipo de sistemas de informacin
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Sistemas de procesamiento de transacciones(TPS)

Un TPS es un sistema computarizado que efecta y registra las

transacciones diarias rutinarias, necesarias para la marcha del negocio. Como ejemplo se pueden citar la captura de pedidos, el sistema de reservaciones de un hotel, la nmina (pago de sueldos y salarios), los expedientes de empleados y los embarques.
En el nivel operativo, las tareas, los recursos y las metas estn

predefinidos y altamente estructurados (tambin las estructuras de decisin estn bien definidas, cuando existe alguna). La decisin de otorgar crdito a un cliente es tomada, por ejemplo, por un supervisor de nivel bajo, ajustndose a criterios predefinidos. Lo nico que hay que determinar es si el cliente satisface o no los criterios. El operador de estos sistemas acta a la manera de un simple digitador
TPS = Transaction Processing Systems
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Representacin simblica de un sistema de procesamiento de transacciones nmina

Datos de empleados (Diversos departamentos)

A contabilidad general: Sueldos y salarios

Sistema de nmina Archivo maestro de nmina

Informes gerenciales
Documentos de gobierno Cheques de empleados

Elementos de datos del archivo maestro de nmina

Empleado Nmero Nombre Direccin Sueldo porhora Salario bruto Retenciones Impuesto IES Seguro social otros

Consultas en lnea

NOMINA DE PAGOS Codigo Nombre Salario Impuesto Seguro ... Empleado Bruto IES Social ---------------------------------------------------------------3562 Juan P. 125.00 2.00 10.00 5634 Mara T. 234.00 3.00 16.00 5677 Arturo A. 589.00 4.40 30.00

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Aplicaciones tpicas de un TPS

TIPO DE SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES (TPS) sistemas de marketing/ventas

Administracin de ventas Investigacin de mercados Promocin Fijacin de precios Productos nuevos

Sistemas de produccin
Programacin compras Embarques/ Recepciones Ingeniera Operaciones Sist. de planif. de recursos materiales

Sistemas de finanzas/contabilidad

Sistemas de recursos humanos

Expedientes de personal

Otros tipos (p.ej universidad)

Admisiones

Presupuestos

Principales sistemas de aplicacin

Contabilidad general Facturacin Contabilidad de costos

Prestaciones Compensacin Relaciones laborales Capacitacin

Calificaciones Cursos Ex Alumnos

Principales funciones del sistema

Sist. de informacin Sist. de control de de pedidos rdenes de compra Sist. de invest. de mercados Sist. de ingeniera Sist. de control de calidad

Contabilidad general Cuentas por cobrar/pagar Presupuestos

Nmina

Sist. de registro

Expedientes de empleados Sist. de certificados de calif. Sist. de prestaciones Sist. de trayectoria profesional Sist. de control de planes de estudio Sist. de ex alumnos benefactores

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Sistemas de trabajo de conocimientos(KWS) Sistemas de automatizacin de oficinas(OAS)

En

general, los trabajadores de conocimientos son personas que poseen grados universitarios formales y a menudo cuentan con una profesin reconocida, como ingenieros, doctores. abogados y cientficos. Su trabajo consiste primordialmente en crear nueva informacin y conocimientos. Un sistema de trabajo de conocimientos (KWS), como una estacin de trabajo de diseo cientfica o de ingeniera, promueve la creacin de conocimientos nuevos y asegura que tanto stos como la pericia tcnica se integren debidamente en el negocio.

OAS= Office Automation Systems KWS = Knowledge Work Systems

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 El sistema de trabajo de conocimientos (KWS) es un sistema de

informacin que ayuda a los trabajadores de conocimientos en la creacin e integracin de nuevos conocimientos en la organizacin. Por ejemplo, editores de video en una empresa flmica.
AutoCad 3D Video edit

El sistema de automatizacin de oficinas (OAS) es un sistema

de computacin, por ejemplo, procesador de textos (por ejemplo MS Word), correo electrnico y calendarizacin, diseado para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina. Word MSPower
MS Word Perfect Point
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Ejemplos de sist. de automat. de oficina (OAS)

a) Microsoft Office que incluye:

Un procesador de palabras: Word Una hoja de clculos: Excel Una base de datos: Access. Un preparador de presentaciones: Power Point Una agenda: Schedule+ Un administrador de informacin para sistemas de escritorio: Outlook Un procesador de palabras: Word Perfect Una hoja de clculos: Quatro Pro Una base de datos: Paradox. Un preparador de presentaciones: Presentations Un graficador: Corel Draw Un diagramador: Corel Flow Un administrador de informacin para sistemas de escritorio: Siderick
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b) Corel Office, que incluye:

Sistemas de informacin gerencial(SIG)

Los Sistemas de Informacin Gerencial (SIG MIS) sirven al

nivel de administracin de la organizacin, proporcionando a los administradores informes y, en algunos casos, acceso en lnea a los registros de desempeo actuales e histricos de la organizacin. Por lo regular, estos sistemas estn orientados de forma casi exclusiva a sucesos internos, no del entorno ni externos. Los SIG sirven primordialmente a las funciones de planificacin, control y toma de decisiones en el nivel de administracin. En general, dependen de sistemas de procesamiento de transacciones subyacentes para obtener sus datos.

SIG = Systema de Informacin Gerencial MIS = Management Information Systems

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Descripcin grfica de cmo los SIG obtienen sus datos del sistema de procesamiento de transacciones

SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES Sistema de procesamiento de pedidos

SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL (SIG)

Archivos de SIG

Archivo de pedidos
Sistema de planificacin de recursos materiales

Datos de ventas Datos de costo de productos utilitarios Datos de cambios a productos Datos de gastos

SIG

Informes Informes Informes Informes Informes

Archivo maestro de produccin

Sistema de libro mayor

Archivos de contabilidad

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Ejemplo de informe emitido por un SIG

C o r p o r a c i n d e p r o d u c to s c o n s o lid a d o s p a r a e l c o n s u m id o r V e n ta s p o r p r o d u c to y r e g i n d e v e n ta s 2 0 0 1 C d ig o d e p ro d u c to D e s c r ip c i n d e p ro d u c to L im p ia d o r d e a lf o m b r a s R e g i n d e ve n ta s N o re s te Sur M e d io o e s t e O e s te V e n ta s r e a le s 4 '0 6 6 , 0 0 0 3 '7 7 8 , 0 0 0 4 '8 6 7 , 0 0 1 4 '0 0 3 , 4 4 0 1 6 '7 1 5 , 2 5 3 N o re s te Sur M e d io o e s t e O e s te 3 '6 7 6 , 7 0 0 5 '6 0 8 , 1 1 2 4 '7 1 1 , 0 0 1 4 '5 6 3 , 4 4 0 1 8 '5 5 9 , 2 5 3 V e n ta s p la n e a d a s 4 '8 0 0 , 0 0 0 3 '7 5 0 , 0 0 0 4 '6 0 0 , 0 0 0 4 '4 0 0 , 0 0 0 1 7 '5 5 0 , 0 0 0 3 '9 0 0 , 0 0 0 4 '7 0 0 , 0 0 0 4 '2 0 0 , 0 0 0 4 '9 0 0 , 0 0 0 1 7 '7 0 0 , 0 0 0 R e a le s v s p la n e a d a s 0 .8 5 1 .0 1 1 .0 6 0 .9 1 0 .9 5 0 .9 4 1 .1 9 1 .1 2 0 .9 3 1 .0 5

4469

5674

TO TAL A r o m a t iz a n t e

T O T A L ---->

Reporte previo a asumir estrategias de ventas

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Sistemas de apoyo a decisiones (DSS)

Los sistemas de apoyo a decisiones (DSS) tambin sirven al

nivel de administracin de la organizacin. Los DSS ayudan a los administradores a tomar decisiones que son semiestructuradas, nicas o que cambian rpidamente, y que no es fcil especificar por adelantado. Los DSS tienen que responder con la suficiente rapidez como para ejecutarse varias veces al da, cada vez que cambian las condiciones. Aunque los DSS usan informacin interna de los TPS y SIG, a menudo incluyen informacin de fuentes externas, como los precios actuales de ciertas acciones o los precios de productos de competidores

DSS = Decision Supprt Systems (Sistema de apoyo a la toma de decisiones)

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Sistema de apoyo a decisiones para estimar viajes. Este DSS opera en una computadora personal potente, y lo usan a diario los administradores que deben preparar licitaciones para contratos de transporte
Archivo de buques (p. ej., velocidad, capacidad) Archivo de restricciones de distancia entre puertos

Computadora personal (PC)

Archivo de costos de consumo de combustible Base de datos de modelos analticos

Grficos Informes

Archivo de costos de historial de contratacin de buques fletados Archivo de gastos en puertos

Algunas fuentes de datos son externas

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Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS)

Los administradores de nivel superior usan una categora de sistemas

de informacin llamados sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS) para tomar sus decisiones. Los ESS sirven al nivel estratgico de la organizacin; apoyan decisiones no estructuradas y crean un entorno de computacin y comunicaciones generalizado. en lugar de proporcionar una aplicacin fija o una capacidad especfica. Los ESS se disean de modo que puedan incorporar datos de sucesos externos, como nuevas leyes fiscales o nuevos competidores: y tambin obtienen informacin resumida de los SIG y DSS internos
Decisiones estructuradas= Prevebles, nacidas de una determinada secuencia estructurada de acciones. ( Pedir proformas, observar la mejor proforma, LUEGO: Decidir que el mejor proveedor es ste) Pedir Observar mejor proforma Escoger la mejor propuesta Decisiones no estructuradas = Con cierta falta de informacin (nacidas con parte de informacin real y parte subjetividad). Ejemplo El competidor est ganando, LUEGO, aprobar una novsima estrategia de marketing nunca antes probada, porque se sospecha que daria resultado Pedir Observar mejor propuesta + sospecha de datos falsos Escoger una propuesta inesperada ESS = Executive Support Systems
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Modelo de un sistema de apoyo a ejecutivos tpico. Este sistema rene datos de varias fuentes internas y externas y los pone a disposicin de los ejecutivos en un formato rpido de usar
Estacin de trabajo ESS
* * * * Mens Grficos Comunicaciones Procesamiento local

Estacin de trabajo ESS

Estacin de trabajo ESS

* * * *

Mens Grficos Comunicaciones Procesamiento local

Datos internos * Datos de TPS/SIG * Datos financieros * Sistemas de oficina * Modelado/anlisis

Datos externos * Dow Jones * Gallup Up * Indice de precios * Otros ndices

* * * *

Mens Grficos Comunicaciones Procesamiento local

los ESS no se disean primordialmente para resolver problemas

especficos. En lugar de ello. los ESS ofrecen una capacidad generalizada de computacin y comunicaciones que se puede aplicar a una serie cambiante de problemas. Mientras que los DSS se disean de modo que sean altamente analticos. los ESS suelen usar menos modelos analticos (El gerente debe tener todas las herramientas posibles para la toma de decisiones, pueden ser de las ms diversas, modelos matemticos, estadsticos, sistemas Expertos, Redes Neuronales, etc.)
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En conclusin, los

sistemas de informacin son:

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Tipos de sistemas de informacin (detalle)

T IPO S D E S IS T E M A S S istem as en el niv el estratgico S istem as de A poy o a E jecutiv os (E S S ) P rons tic os de tendenc ias de ventas a 5 aos P lan operativo a 5 aos P rons tic o de pres upues to a 3 aos P lanif. de pers onal

S istem as en el niv el de adm inistracin S istem as de Inform acin G erencial (S IG ) S istem as de A poy o a D ecisiones (D S S ) A dm inis trac in de ventas A nlis is de regiones C ontrol de inventarios P rogr. de produc c in P res upues tos anuales A nlis is de c os tos A nlis is de invers iones A nlis is de reubic ac in A nlis is de c os tos de c ontrato

A nlis is de prec ios /rentabilidad

S istem as en el niv el de conocim ientos S istem as de T rabajo de C onocim ientos (K W S ) S istem as de A utom atiz acin de O ficinas (O A S ) E s tac iones de trabajo de ingeniera P roc es am iento de textos E s tac iones de trabajo grfic o E s tac iones de trabajo gerenc ial

Im genes de doc um entos

A gendas elec trnic as

S istem as en el niv el operativ o S istem as de Procesam iento de T ransacciones (T PS ) R as treo de pedidos P roc es o de pedidos V entas y M arketin C ontrol de m quinas P lanific ac in de plantas Produccin C om praventa de valores A dm . de efec tivo Finanz as N m ina C uentas por pagar C uentas por c obrar C ontabilidad C om pens ac in E xpedientes de pers onal C apac itac in y des arrollo R ecursos hum anos

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Los diferentes tipos de Sist. de Informacin pueden estar integrados

Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (ESS)

Sistemas de Informacin Gerencial (SIG)

Sistemas de Apoyo a Decisiones (DSS)

Sistemas de Conocimientos (KWS y OAS)

Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS)

Normalmente el nivel de cohesin es muy bajo

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Segunda parte: El Rol del analista de sistemas

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 Anlisis de sistemas Anlisis y diseo de sistemas Anlisis, diseo y programacin de sistemas

P r o g r a m a c i n D is e o A n lis is

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Anlisis de sistemas. En este caso, la nica responsabilidad del analista es conducir estudios de sistemas para detectar hechos relevantes relacionados con la actividad de la empresa. La funcin ms importante en este caso es reunir informacin y determinar los requerimientos. En este caso, los analistas no son responsables del diseo de los sistemas (Analista de informacin). Anlisis y diseo de sistemas. Adems de llevar a cabo el estudio completo de los sistemas, el analista tiene la responsabilidad adicional de disear el nuevo sistema. Los que se responsabilizan tanto del anlisis como del diseo trabajan en menos proyectos que los analistas de informacin, pero invierten ms tiempo en ellos (Diseadores de sistemas, diseadores de aplicaciones). Anlisis, diseo y programacin de sistemas. El analista conduce la investigacin de sistemas, desarrolla las especificaciones de diseo y escribe el software necesario para implantar el diseo (Analista programador)

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Otras tareas ...

El analista de sistemas como consultor: El analista de sistemas

frecuentemente acta como consultor y, por lo tanto, puede ser contratado especficamente para que se encargue de los asuntos de los sistemas de informacin dentro de un negocio El analista de sistemas como experto de soporte: Otro papel que tal vez requiera desarrollar es el de experto de soporte en un negocio donde se est empleado regularmente en alguna actividad de sistemas El analista de sistemas como agente de cambio: El papel ms comprensivo y responsable que toma un analista de sistemas es el de agente de cambio, ya sea interno o externo al negocio. Como analista se es un agente de cambio cada vez que se ejecuta cualquiera de las actividades del ciclo de vida del desarrollo de sistemas y se est presente en el negocio por un periodo extendido (desde dos semanas hasta ms de un ao). Ejemplo: SAP
Gerencia General En la estructura jerrquica de algunas empresas es visible la importancia del rea de sistemas (informtica) en la poltica de procedimientos empresariales Gerencia de personal

Gerencia de Finanzas
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Informtica
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Cualidades del analista

El analista de sistemas exitoso debe poseer un alto rango de

cualidades. Las principales aptitudes pueden resumirse en las siguientes Capacidad analtica, para analizar los problemas

Solucionador de problemas y Comunicativo Conocimientos de computacin Autodisciplinado y muy motivado

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Usuarios del sistema ...

Usuarios primarios, que son los que interactan con el

sistema, ellos lo alimentan con datos (entradas) o reciben salidas, quiz por medio de una terminal. Los cajeros de bancos por ejemplo, utilizan el sistema para ingresar datos referentes al ingreso o salida de dinero de los bancos. Los usuarios indirectos, que no interactan de manera directa con el sistema computarizado, pero que se benefician de su aplicacin. Por ejemplo, personas de niveles gerenciales que utilizan los reportes generados por estos sistemas.

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(...continuacin)
Los

Usuarios del sistema

usuarios gerentes, son aquellas personas que tienen responsabilidades administrativas en los sistemas de aplicacin. Son parte del grupo responsable del xito del desarrollo y/o implantacin del sistema. Por ejemplo, tienen la capacidad de aprobar o desaprobar el desarrollo o la implantacin del sistema. Los usuarios directivos, que son los que deben evaluar el beneficio que puede aportar el sistema de informacin a la organizacin. Evalan los riesgos a los que se expone la organizacin en caso de falla de los sistemas de informacin. Cada uno de estos usuarios tiene una informacin esencial sobre las funciones de la organizacin y hacia donde se dirige sta

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Mas conclusiones
Un sistema de informacin no es solo un sistema transaccional, debemos considerar su crecimiento y que finalmente solamente es un subsistema. Es parte de un todo que an debe ser concluido La implementacin y puesta en marcha de un SISTEMA INFORMATICO debe considerar a TODOS LOS USUARIOS de la empresa
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Gracias

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