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SAP R3 Definio

TTULO:

DMS Document Management System

Projeto Responsvel Gerentes de Consultoria

DMS Document Management System


Participante (es) Data( emisso) Nome Colaboradores abaixo relacionados 02/05/2001 Data 02/05/2001 02/05/2001 02/05/2001 02/05/2001 02/05/2001 02/05/2001 02/05/2001 02/05/2001 02/05/2001 02/05/2001 02/05/2001 Assinatura (s)

FASE III - CONFIGURAO 145881254.doc

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24/01/01

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1. INTRODUO:
A funo DMS (Document Management System) responsvel por todo o gerenciamento de documentos internos e externos ao SAP/R3 permitindo a criao de relacionamentos com as demais objetos do SAP/R3. Sob DMS permitida o gerenciamento de diversos tipos de documentos cujos nmeros de controle podem ser definidos de forma interna (gerados pelo R/3) ou de forma externa (gerenciados pelo usurios). Quando da criao de um novo documento o usurio responsvel pela sua incluso sob SAP/R3 DMS. Neste momento informa-se o local de armazenamento do documento original bem como o tipo do software gerenciador. Aps a criao deste registro de controle, onde tambm so informados os diversos relacionamentos com os demais objetos do SAP/R3 (Mestre de Materiais, Equipamentos, Ordem de manuteno, Qualidade, Pedido de Compras, etc.) o documento submetido uma estratgia de liberao. Nesta fase ainda podem ser feitas alteraes no documento original at se obter o desenho final. Aps liberado, alteraes somente so possveis com a criao de uma nova verso do documento. Verso esta controlada pelo SAP/R3. O DSM funciona como o front-end principal e tem funes de interface com produtos externos: Processador de Texto (WORD), Planilhas Eletrnicas (EXCEL) e Sistemas CAD. Com relao interface com sistemas CAD externos, utiliza-se da funo CA-CAD Interface. Atravs desta modalidade podem ser trocados arquivos entre os dois ambientes bem como o start-up do aplicativo CAD diretamente a partir das telas do DMS, neste caso a estao de trabalho do usurio dever ter o acesso liberado ao respectivo produto.

2. DOCUMENTOS A SEREM CONTROLADOS:


Aps anlises foram definidos vrios tipos de documentos os quais estaro sob o controle do DMS. Vide Planilha: ..\..\Geral\DMS_Documentos Definicao Basica_V1.xls anexa.

3. CODIFICAO:
Sero utilizadas numerao interna e externa a fim de ser mantida a compatibilidade com os controle atuais. Vide Planilha: ..\..\Geral\DMS_Documentos Definicao Basica_V1.xls anexa. Sob DMS os intervalos de numerao esto ligados aos tipos de documentos, ou seja, para termos diversos tipos de codificao devemos ter diversos tipos de documentos. O conceito de Parte e Verso tambm sero utilizados, sendo o primeiro para os casos de folhas interdependentes de um desenho principal e o segundo para mo controle de verso.

4. APRIMORAMENTOS
Tambm sero utilizados os conceitos de Lista Tcnica de Documentos, Documento Superior (hierarquia).e Classificao de Documentos Tais facilidades estaro disponveis e podero ser utilizadas para os diversos tipos de documentos em sua forma standard e visam melhorar o fluxo operacional e controle dos diversos documentos gerenciados. Com relao utilizao de hierarquia vide Planilha: ..\..\Geral\DMS_Documentos Definicao Basica_V1.xls anexa.

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5. INTERFACES EXTERNAS:
Ambientes CAD homologados existentes nas Empresas do Grupo KRUPP: Microstation Verso SE, Pro-Engenier Verso J; Microsoft Office

A modalidade de interface a ser utilizada ser a standard SAP, atravs da CA-CAD Interface. Esta interface permite a chada a aplicativos diretamente do aplicativo DSM bem como o gerenciamento de criao de novas verses dos documentos gerenciados. Neste ponto importante salientar que tais funes dependem de liberao deste tipo de interface no produto controlador do documento original (CAD, por exemplo) pelo fornecedor responsvel dos mesmos. Para os produtos em questo estamos iniciando um estudo junto aos fornecedores especficos concomitantemente com a criao de um ambiente de testes na sala do Projeto.

6. ESTRATGIA DE LIBERAO
Sero definidos quatro nveis de liberao: AA Solicitao de Trabalho; AR Arquivado FR Liberado ZG - Recusado As chaves sero liberadas aos perfis dos usurios responsveis por executar as diversas funes. Importante lembrar que aps o documentos ter assumido os status FR somente poder ser alterado aps a criao de uma nova verso. O DMS tambm estar sob o controle da feature SAP/R3-ECM. Explicaes especficas podero ser encontradas no documento: ..\PP\Documentao\Definies\Definio ECM.doc .

7.

PERFIL DE RESPONSABILIDADE (AUTORIZAO):


(P1) PERFIL 1 Criao / Modificao de documentos; (P2) PERFIL 2 Anlise e Arquivamento do documento; (P3) PERFIL 3 Liberao / Recusa de documento; (P4) PERFIL 4 Consulta documentos; (P5) PERFIL 5 Relatrios.

8. RELATRIOS /PESQUISAS:
Sero adotados os relatrios padro SAP/R3 os quais permitem uma busca do documento bem como todos os seus inter relacionamentos e modificaes.

9. OUTROS:
Verificar a possibilidade de mensagens atravs do SAP Office.

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10. CARGA DE DADOS PARA O SAP-R3:


A carga de dados seguir o padro da carga de dados mestres de materiais: 1. Extrao de dados dos sistema legado (quando existir); 2. Criao de planilha contendo os dados a serem importados (lay-out prprio) a qual ser validada pelos usurios responsveis; 3. Carga sob R/3 atravs de programas de carga (modalidade bath-input); 4. Para as situaes onde no se aplica o critrio acima, a carga ser feita de forma manual (cadastro) diretamente sob R/3 pelos usurios responsveis aps a liberao do ambiente em Produo.

11. OBSERVAES:
1. Devido ao grande volume de documentos a serem controlados, ser definido um cronograma de carga para execuo aps todas as parametrizaes do DMS sob R/3 o qual contemplar carga inclusive aps a implantao / liberao do SAP/R3 em Produo;
2.

As parametrizaes devero estar contemplando todos os casos descritos pela tabela ..\..\Geral\DMS_Documentos Definicao Basica_V1.xls anexa, mesmo para as situaes de carga aps a implantao;

3. A KRUPP dever efetuar em paralelo trabalhos no sentido de serem liberados acessos todos os servidores CAD / Documentos existentes nas trs Empresas por intermdio de conexo de rede; 4. Uma padronizao dos diversos Sistemas CAD se faz necessria, bem como uma definio urgente da poltica de gerenciamento de desenhos interna cada planta fabril e entre as diversas plantas fabris; 5. Liberar o mais rpido possvel ambiente de testes de interface entre CAD x R/3 na Sala do Projeto R/3; 6. Dever ser definido um responsvel pelo acompanhamento dos trabalhos alm dos key-users envolvidos.

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