PROCEDIMIENTO DE GESTION

GESTION DE PROYECTOS

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GESTIN DE ALMACENES

1.

OBJETIVO
Establecer las pautas para la correcta gestin de los almacenes del Proyecto, a n de contar con informacin oportuna, conable y sustentable sobre las materiales disponibles en el almacn y el consumo de los mismos.

2.

DESARROLLO
El almacn es el espacio fsico destinado a guardar de manera transitoria los materiales adquiridos, en ptimo estado de conservacin y operatividad, a n de tenerlos disponibles en el momento oportuno para la produccin. El Proyecto determina las necesidades de almacenamiento requerida1, tanto para los materiales adquiridos por GyM o entregados por el Cliente; y establece las facilidades y organizacin requeridas, los mecanismos de control, contabilidad, stock e inventario de los materiales, el control de las facturas y pagos correspondientes. Entre las funciones a realizar dentro del almacn tenemos: 9 9 9 9 9 9 9 Recepcin, descarga y desembalaje. Vericacin cuantitativa y cualitativa del material. Catalogacin de materiales. Mantenimiento y control de rotacin de inventarios. Control de condiciones fsicas de almacenaje: humedad, polvo, calor, ventilacin, facilidad de desplazamiento, fcil acceso de equipos y personal. Despacho oportuno. Gestin de reposicin de stock.

2.1. Transacciones de Materiales en Almacn A. Recepcin de Materiales en Almacn

El Proveedor deber entregar el material solicitado en el lugar convenido en el acuerdo de OC junto con la factura, gua de remisin2 y el nmero de solicitud de despacho, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento GyM.SGP.PG.56 Sustento Documentario de Operaciones. El Jefe de Almacn es responsable de dar ingreso a los materiales por medio de la recepcin en el sistema ORACLE. Esta recepcin de materiales se deriva de una Orden de Compra (OC) previamente creada y aprobada en ORACLE. Toda recepcin de material debe estar acompaada de los siguientes documentos, los cuales sustentan la transaccin de entrada del material: 9 9 9 Gua de Remisin del proveedor sellada por el almacn. Orden de Compra, cuando el material ha sido adquirido a travs de un tercero; y Nota de Traslado, en caso el material proceda de otro Proyecto. Parte de Entrada generado en ORACLE. Ver gura 01.

El personal del almacn recepcionar los materiales fsicamente3, y vericar la cantidad, estado, caractersticas, medida, peso, marca, etc. Colocar el sello de recepcin en todas las guas de remisin incluyendo las guas del transportista. En caso de disconformidad, se registrar las anotaciones u observaciones en los documentos antes mencionados.

1 Ver instructivo GYM.SGP.IN.8 Gestin de Almacenes Mltiples 2 Ver instructivo GYM.SGP.IN.12 Uso y Emisin de Guas de Remisin 3 Ver instructivo GYM.SGP.IN.6 Manejo Fsico de Almacn

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Las instrucciones para hacer la recepcin de una orden de compra en el sistema se describen en el Manual de Referencia Rpida que el departamento de Sistemas entrega durante la capacitacin de ORACLE para Jefes de Almacn. En general, se deben considerar los siguientes puntos: 9 El campo de la Fecha de Recepcin debe indicar la fecha en que lleg fsicamente el material. 9 El campo de la Nota Embarque / Gua, debe ser llenado obligatoriamente con el Nmero de Gua de Remisin4.

El proceso de informacin de los ingresos de materiales al ORACLE debe ser diario, con el n de mantener actualizados los inventarios. Se deber mantener un archivo con toda la documentacin que sustente el ingreso del material, al cual se adjuntar el parte diario de ingreso, en forma correlativa y cronolgica. Finalmente, se tomarn en cuenta las siguientes consideraciones de acuerdo al lugar de entrega de los materiales: Entrega en el Proyecto: El responsable del almacn deber registrar de manera inmediata la entrega del material en el sistema ORACLE, luego de vericar la recepcin y conformidad del mismo. Entrega en Almacn Central Neptunia: Cuando un material llega a Neptunia para ser posteriormente redireccionado al almacn del Proyecto de destino, se crear un almacn virtual en ORACLE para dicho Proyecto. En este almacn virtual se registra la entrada del material, situacin en la que permanecer hasta que sea enviado al Proyecto. Una vez enviado el material a su destino, se procede a registrar en ORACLE, su salida de almacn central. El material puede ser visualizado en el sistema y su estado es almacn en trnsito, estado que gura hasta que el material llegue al Proyecto. En ese momento, se procede a trasladar en el sistema ORACLE dicho material desde el almacn virtual al almacn del Proyecto. Para mayor detalle sobre almacenes en trnsito revisar el documento GYM.SGP.IN.17 Gestin de Materiales en Trnsito. Slo se podr ingresar al ORACLE las facturas de los materiales que hayan sido previamente recepcionados en el sistema.
11-FEB-08 12:04 PM Pag 1 de 1

Telfono:

Fax:

INGRESO POR COMPRAS: 15700001039

Obra 1570 - Golf Millenium Sub Inventario Almacen Golf Millenium Fec. Recepcin 30-ENE-08 Comentarios

COD. PROD

DESCRIPCIN

U.M.

CANTIDAD

DESTINO

FLEX FIELD

N O/C - LINEA

03.30.0010 03.05.0201 03.20.0506

SERVICIO DE BOMBA CONCRETO PREMEZCLADO FC=211 CONCRETO PREMEZCLADO FC=28

Metro cubic Metro cubic Metro cubic

75.0000 27.0000 48.0000

Inventario Inventario Inventario

10000.EDF.10000.24100001.1570.00.0000 10000.EDF.10000.24100001.1570.00.0000 10000.EDF.10000.24100001.1570.00.0000

15700000297 15700000297 15700000297

Elaborado por: Oscar Lozano Gallo

Figura 01 - ejemplo de parte de entrada (ORACLE)

4 Ver instructivo GYM.SGP.IN.12 Uso y Emisin de Guas de Remisin

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B. Salida de Materiales de Almacn

Al inicio de las operaciones se implementar una relacin con el personal autorizado para aprobar las salidas de materiales de almacn, la cual deber indicar nombres y apellidos, cargo y rma autorizada. Este documento debe ser aprobado por el Gerente de Proyecto. El retiro de materiales de almacn quedar registrado mediante Vales de Salida, los materiales sern entregados a los responsables de la emisin de vales: ingenieros de campo, capataces o despachadores, segn sea el caso. Para que los vales de salida puedan ser atendidos por el almacn deben contar con la siguiente informacin:

9 9 9 9 9 9 9

Fecha de emisin. Codicacin de costos de acuerdo con la Estructura de Control5. Sin esta informacin no se dar salida a ningn material. Detalle de cada uno de los Items solicitados. Cantidades por Item (solicitada, atendida y devuelta). Identicacin y/o rma de las personas involucradas (quien solicita, aprueba, retira y despacha el material). Deben ser cerrados a nivel de detalle de tems, sin dejar espacios en blanco. No deben contener borrones, tachaduras ni enmendaduras, caso contrario se consideran como nulos y no procede el despacho.

Los cdigos de frentes y partidas, as como el cierre de los vales, son de responsabilidad de la persona que autoriza el documento. Los vales de salida anulados deben ser archivados en original y todas sus copias por el almacn. Es responsabilidad del almacn de mantener un archivo permanente, conservando el orden correlativo y cronolgico de todos los vales. Una vez despachado los materiales, se procede a registrar la operacin en el sistema ORACLE. Con la transaccin de salida se asigna el costo de los materiales al frente y partida indicada en el vale de consumo. ORACLE genera un Parte de Salida del Material como constancia del registro de la operacin en el sistema.

Las instrucciones para hacer una transaccin de salida se describen en el Manual de Referencia Rpida que el departamento de Sistemas entrega durante la capacitacin de ORACLE para Jefes de Almacn.

Toda salida de material debe estar acompaada de los siguientes documentos, los cuales sustentan la transaccin de salida del material: 9 9 9 Vale de salida correctamente llenado. Parte de Salida generado por ORACLE. Otros documentos de sustento que se requieran, como guas de remisin.

El proceso de informacin de las salidas de materiales al ORACLE debe ser diario, con el n de mantener actualizados los inventarios. Finalmente, cuando el almacn principal no est fsicamente cercano al punto en donde se requieren los materiales, se deber elaborar una Gua de Remisin6 de GyM para poder entregar el material al destinatario. Tomar en cuenta que la generacin de la Gua de Remisin es un requisito de ley.

5 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.31 Control de Costos 6 Ver instructivo GYM.SGP.IN.12 Uso y Emisin de Guas de Remisin

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PARTE DE SALIDA
Obra Sub Inventario 1570 - Golf Millenium 30/01/2008

11-FEB-08 12:08 PM Pag 4 de 4

Fecha

NUMERO TRANSAC

CODIGO ITEM

DESCRIPCIN

FRENTE

PARTIDA

EQUIPO

UM

CANTIDAD

TIPO DE SALIDA: 01 - Consumo de Produccin

16663271 16663272 16680315 16680316 16680318 16680319 16680320 16680321 16699241 16699242 16699243 16699243 16699244 16699245 16699246 16699247 16699248 16699249 16699250 16699251 16699252 16699253 16699254 01.05.0800 80.45.0165 01.01.0010 01.01.0010 01.01.0010 01.01.0410 01.01.0410 01.01.0410 01.01.0410 03.30.0010 03.30.0010 03.30.0010 03.30.0010 03.30.0010 03.30.0010 03.30.0010 03.05.0201 03.05.0201 03.20.0506 03.20.0506 03.20.0506 03.20.0506 03.20.0506 YESO DISCO DE CORTE 7"x1/8"x7/8" CEMENTO TIPO I CEMENTO TIPO I CEMENTO TIPO I CEMENTO PUZOLANICO TIPO I CEMENTO PUZOLANICO TIPO I CEMENTO PUZOLANICO TIPO I CEMENTO PUZOLANICO TIPO I SERVICIO DE BOMBA SERVICIO DE BOMBA SERVICIO DE BOMBA SERVICIO DE BOMBA SERVICIO DE BOMBA SERVICIO DE BOMBA SERVICIO DE BOMBA CONCRETO PREMEZCLADO F' CONCRETO PREMEZCLADO F' CONCRETO PREMEZCLADO F' CONCRETO PREMEZCLADO F' CONCRETO PREMEZCLADO F' CONCRETO PREMEZCLADO F' CONCRETO PREMEZCLADO F' ZC - ZONAS COMUNES ZC - ZONAS COMUNES ZC - ZONAS COMUNES T1 - TORRE 1 T1 - TORRE 1 ZC - ZONAS COMUNES ZC - ZONAS COMUNES ZC - ZONAS COMUNES ZC - ZONAS COMUNES ZC - ZONAS COMUNES T2 - TORRE 2 T1 - TORRE 1 T2 - TORRE 2 ZC - ZONAS COMUNES T3 - TORRE 3 T3 - TORRE 3 T2 - TORRE 2 ZC - ZONAS COMUNES T3 - TORRE 3 T1 - TORRE 1 0302 - FALSO PISO CONTRAPISO 0500 - ACERO VARILLAS 0300 - CONCRETO PREMEZCLADO 0300 - CONCRETO PREMEZCLADO 0300 - CONCRETO PREMEZCLADO 0302 - FALSO PISO CONTRAPISO 0302 - FALSO PISO CONTRAPISO 0201 - PERFILADO 0201 - PERFILADO 0300 - CONCRETO PREMEZCLADO 0300 - CONCRETO PREMEZCLADO 0300 - CONCRETO PREMEZCLADO 0300 - CONCRETO PREMEZCLADO 0300 - CONCRETO PREMEZCLADO 0300 - CONCRETO PREMEZCLADO 0300 - CONCRETO PREMEZCLADO 0300 - CONCRETO PREMEZCLADO 0300 - CONCRETO PREMEZCLADO 0300 - CONCRETO PREMEZCLADO 0300 - CONCRETO PREMEZCLADO 0300 - CONCRETO PREMEZCLADO 0300 - CONCRETO PREMEZCLADO 0300 - CONCRETO PREMEZCLADO KG UND BLS BLS BLS BLS BLS BLS BLS MT3 MT3 MT3 MT3 MT3 MT3 MT3 MT3 MT3 MT3 MT3 MT3 MT3 MT3 18.0000 1.0000 2.0000 2.0000 7.0000 2.0000 20.0000 20.0000 4.0000 20.0000 25.0000 19.0000 10.0000 12.0000 8.0000 15.0000 10.0000 12.0000 25.0000 15.0000 20.0000 8.0000 19.0000

Figura 02 - ejemplo de parte de salida (ORACLE)

C. Devolucin de Materiales al Almacn

El almacn recepcionar los materiales sobrantes fsicamente que son devueltos, procediendo a noticar al rea tcnica, de equipos o a quien la Gerencia designe para hacer una evaluacin del estado de los mismos, en la que se denir si: El material reingresa como parte del inventario, para lo cual el almacenero ingresara el bien al sistema ORACLE. Caso contrario ser considerado como material defectuoso (chatarra), implantndose un control extracontable para estos bienes.

9 9

Los bienes devueltos y calicados como defectuosos debern ser ubicados en un lugar separado de los dems y sern registrados en un control de hoja de clculo, el mismo que debe contener la siguiente estructura: 9 9 9 9 9 Fecha de devolucin. Numero del vale. Cantidad, unidad de medida. Detalle de los materiales. Nombre de la persona que calic el estado de los materiales.

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D. Devolucin de Materiales al Proveedor

Es posible que se descubra que los materiales no cumplen con las especicaciones indicadas en la OC o que tienen un defecto no evidente en el momento en que se estn utilizando. En ese caso se debe formular el reclamo correspondiente al proveedor, noticndole que se va a proceder a la devolucin de los materiales ya rececpcionados. Este proceso inicia con la devolucin de los materiales al Almacn, en caso se haya dado una salida de los mismos. Almacn emite las guas de remisin correspondientes al proveedor, para lo cual deber registrar la salida de los bienes en ORACLE, imprimir el parte de salida y adjuntar copia de la gua de remisin para ser archivado como movimiento de retiro de materiales. El almacenero informar a la administracin, contabilidad y logstica del Proyecto de estas devoluciones, para que stos a su vez realicen las gestiones necesarias con el proveedor y procedan a su regularizacin en el registro contable y el pago correspondiente.

E. Venta de Materiales a Terceros

El inventario al trmino del Proyecto debe ser cero. En caso se prevean excedentes de inventarios al nal del Proyecto, una opcin para liquidar estos saldos es venderlos a terceros. Para ello la gerencia de Proyectos a travs de la administracin, jar los precios de los materiales y determinar la venta. El almacn recibir la orden de despachar los materiales de parte de la administracin, y proceder con la emisin de la Gua de Remisin correspondiente, har la entrega del bien, procesar en el sistema ORACLE dicha operacin, y reportar a la administracin con copia de los documentos, para que sta a su vez gestione la emisin de la factura de venta.

F. Traslado de Materiales a otro Proyecto

Otra opcin para liquidar los excedentes de inventario al nal del Proyecto es trasladarlos a otro Proyecto de GyM. Para ello, la gerencia de Proyectos a travs de la administracin jar los precios de los materiales, el mismo que ser negociado previamente con el otro Proyecto. El almacn recibir la orden de despachar dichos materiales a otros Proyectos, y proceder a emitir la gua de remisin, despachar los materiales, procesar en el sistema ORACLE dicha operacin y reportar a la administracin con la documentacin sustentatoria; administracin a su vez emitir la Nota de Traslado correspondiente. Ambos Proyectos debern registrar la operacin oportunamente. De existir alguna diferencia en cantidades o precios, la administracin de los Proyectos harn las regularizaciones contables correspondientes con otra Nota de Traslado.

2.2. Gestin de Inventarios

Consiste en efectuar el registro del movimiento de los materiales en los almacenes, a n de contar con informacin precisa y oportuna de los consumos y necesidades. No contar con esta informacin puede ocasionar que las compras no se realicen en el momento adecuado ni en las cantidades convenientes, teniendo como consecuencia la rotura del Stock y la paralizacin de los trabajos. De este registro se derivar la informacin estadstica y los cuadros de control necesarios para determinar lo siguiente: 9 Niveles de reposicin de Stocks con lmites mximos y mnimos. 9 Consumos mximos, mnimos y promedios. 9 Plazo de Abastecimiento. 9 Tiempos de demora en las entregas del proveedor. 9 Lotes a pedir. 9 Nivel de Stocks de seguridad Fijos o Flexibles. 9 Pronsticos de consumo (proyecciones). Una buena gestin de inventarios ayuda a evitar los sobrecostos ocasionados por sobre stocks, por desperdicios causados por material obsoleto o sin uso inventariado en el Proyecto, y sirve para optimizar la carga de compras.

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A. Control de Materiales:

La Ocina Tcnica, en coordinacin con el Jefe de Almacn, denir los criterios para determinar los materiales que deban tener un control riguroso, preciso y constante, entre los cuales tenemos: Incidencia en el costo. Dicultad en la gestin logstica. Dicultad en la manipulacin, almacenamiento y/o conservacin. Dicultad en el control y/o seguridad, como en el caso de Proyectos desarrolladas en la va pblica.

9 9 9 9

El resto de materiales podrn controlarse de manera menos frecuente y/o precisa. Este tema se desarrolla en detalle en el procedimiento GYM.SGP.PG.27 Gestin de Materiales.

B. Stocks Mximos y Mnimos:

Los inventarios de los materiales gestionados por Stocks Mnimos se manejan de acuerdo a lo indicado en el procedimiento GYM.SGP.PG.37 Programacin de Pedido de Materiales. Para gestionar la logstica de los materiales de Stock Mnimo es necesario contar con la informacin de los movimientos de materiales actualizados en ORACLE.

C. Cierre del Proyecto:

El inventario al trmino del Proyecto debe ser cero. El Jefe de Almacn, en coordinacin con la Ocina Tcnica, vericar peridicamente que el consumo de los materiales sea el esperado, identicando posibles sobrantes a n de Proyecto. En ese caso, se buscar vender dichos materiales a terceros o trasladarlos a otro Proyecto que los pueda necesitar. La posibilidad de no eliminar el inventario al trmino del Proyecto representa una contingencia de costo para el mismo.

2.3. Otros funciones:

Adicionalmente a lo ya mencionado, el Jefe de Almacn debe cumplir con las siguientes funciones: 9 9 9 9 9 9 Mantener el almacn ordenado y limpio. Cuidado de las herramientas y equipos. Noticar a las personas responsables respecto de cualquier avera o desperfecto de los equipos o materiales defectuosos. El embalaje correcto de los equipos. Actualizacin y control de Kardex de Almacn. Reportar informacin a la administracin y contabilidad, a la ocina tcnica, al rea de equipos, al rea de logstica, al rea de costos y produccin, etc.

2.4. Indicadores de Transacciones de Materiales

Para asegurar el cumplimiento de este procedimiento, los responsables debern revisar mensualmente los indicadores de transacciones de materiales de almacn que generan los encargados de Equipos y Logstica en Ocina Principal, Cumplimiento a los procesos ORACLE. Para obtener ese reporte que se usar como indicador, el Responsable del Control Logstico deber coordinar con EyL de Ocina Principal el acceso a los archivos por medio de MS Outlook (Fig. 1). Estos indicadores estn ubicados en las Carpetas pblicas / Todas las carpetas pblicas / GYM / Equipos y Logstica / 4. Paneles Indicadores.

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Figura 03 Paneles Indicadores en carpetas Pblicas

Interpretacin de los Indicadores La lectura de los indicadores se realiza de la siguiente manera:

% de O/C donde % de recepcin % de ingreso la fecha de material tardio de recepcin del regularizada (ms recepcin de Incumplimiento material es de 2 das de factura (> 5 das Oracle (1) menor a la fecha recepcin fsica) en Prov y > 2 das de generacin de (b) en Lima) (c) O/C (a)
DIVISIN CIVIL C-11 AMPLIACION MALVINAS GRIFO YANACOCHA ORCOPAMPA 2 MANTENIMIENTO LOTE 8 ANDOAS PLUS DIVISIN EDIFICACIONES TELECOMUNICACIONES CONSORCIO HEROES NAVALES LOMAS BALTAMAR DIVISIN ELECTROMECNICA PLANTA DE ACIDO ILO FUNDICIN ILO K10 ALQUILER DE EQUIPOS CERRO VERDE K REDES INDUSTRIALES DE GAS II CERRO VERDE 9% 41% 0% 1% 2% 0% 17% 0% 98% 2% 1% 1% 0% 1% 0% 0% 4% 12% 0% 10% 2% 1% 3% 0% 7% 1% 2% 1% 6% 0% 0% 0% 55% 44% 69% 27% 88% 63% 62% 57% 95% 58% 60% 18% 91% 75% 44% 96% 23% 32% 23% 12% 30% 21% 27% 19% 67% 20% 21% 7% 32% 25% 15% 32%

% de O/C Urgentes (2)

36% 66% 92% 9% 2% 32% 31% 0% 27% 18% 0% 81% 0% 8%

Figura 04 - Ejemplo de indicadores

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1. Cumplimiento del Proceso (Fig. 04) 9 % de O/C donde la fecha de recepcin del material es anterior a la fecha de generacin de O/C Porcentaje de rdenes de compra que fueron creadas despus de la recepcin del material. Mide si el requerimiento se ha regularizado despus de llegado el material a la Proyecto, es decir que ni siquiera se hizo el SI en ORACLE sino que se compr directamente y luego se regulariz. % de recepcin del material regularizada (ms de 2 das de recepcin fsica) Porcentaje de tems recepcionados con ms de 2 das de atraso. Mide la rapidez con la cual se est ingresando la informacin de llegada de un material al sistema de almacenes. % de ingreso tardo de recepcin de factura (mayor a 5 das en Provincia y mayor a 2 das en Lima) Porcentaje de tems con recepcin de factura atrasado por ms de 5 das en provincia y ms de 2 das en Lima. Mide la rapidez con la que administracin del Proyecto ingresa las facturas correspondientes a materiales en la contabilidad Incumplimiento ORACLE Promedio de los tres % anteriormente mencionados. % de O/C Urgentes Porcentaje de rdenes de compra con fecha necesaria en el Proyecto anterior a la fecha de aprobacin del SI. Para compras locales si la diferencia es menor a 2 das desde aprobado el requerimiento del Proyecto en ORACLE y para compras por encargo si el plazo es menor a 4 das. Esto est en funcin a la fecha que el Proyecto dene que necesita el material y que debe ser indicada en la O/C.

9 9

2.5. Indicadores de Inventarios

Para los Proyectos denidos como estables (aquellos que tienen una duracin prolongada), se podrn denir indicadores especcos para analizar la antigedad de los inventarios, niveles de rotacin y valor acumulado. Dicha informacin podr ser obtenida de la base de datos de ORACLE con la ayuda del rea de Sistemas.

2.6. Matriz de Responsabilidades

PR 1. Recepcin fsica de materiales en almacn. 2. Descarga, internamiento, almacenamiento y clasicacin. 3. Generacin y codicacin de vale de salida. 4. Atencin y despacho de materiales a produccin. 5. Recepcin de materiales devueltos al almacn. 6. Venta y/o traslado de materiales devueltos a terceros. 7. Vericacin del inventario, consumo, tiempos de atencin, proyecciones, etc 8. Realizar el control interno del movimiento de los materiales 9. Cierre del inventario. 10. Vericacin de documentacin requerida para proceder con las transacciones 11. Registro de transacciones en ORACLE. 12. Elaboracin y revisin de indicadores. 13. Emitir las Guas de Remisin. 14. Mantenimiento del archivo de la documentacin sustentatoria de las transacciones PR: Ingeniero de Produccin JA: Jefe de Almacn JA

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3.

REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Documentos Relacionados

9 9 9 9 9 9 GYM.SGP.PG.36 Sistema Logstico GYM.SGP.PG.37 Programacin de Pedido de Materiales GYM.SGP.IN.12 Uso y Emisin de Guas de Remisin GYM.SGP.IN.17 Manejo Fsico del Almacn GYM.SGP.IN.18 Gestin de Almacenes en Trnsito GYM.SGP.IN.19 Gestin de Almacenes Mltiples

3.2. Anexos
9 9 GYM.SGP.PG.39-A01 Vale de Salida GYM.SGP.PG.39-F01 Reporte de Inspeccin