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RELATOS DE EXPERINCIAS

Mudanas e inovaes: novo modelo de organizao e gesto de biblioteca acadmica


INTRODUO Mudana. Informao. Tecnologia. Diariamente essas palavras so ouvidas, lidas ou escritas milhares de vezes. O mundo est perplexo diante das mudanas que esto ocorrendo com a natureza, a velocidade e a aplicao da tecnologia da informao nas empresas, nas escolas, nas universidades, nos lares, na vida de todos. Apesar de no se ter conseguido, ainda, expressar com preciso o alcance dessas mudanas e de suas implicaes, a inquietao e a ansiedade delas decorrentes esto instaladas. Aqueles que lidam com a informao como atividade finalstica encontramse, mais que nunca, desafiados: as inovaes tecnolgicas vm encurtando o tempo e o acesso s informaes de forma impossvel de se prever poucos anos atrs (Lancaster5 ). se faz de cima para baixo. J a estrutura horizontal permite melhor compartilhamento de responsabilidades, a partir de uma comunicao em rede (Jacobson4 ), facilitando o seu fluxo e atingindo com mais eficincia a clientela. Na literatura, so encontrados trabalhos s o b r e a o r g a n i z a o h o ri z o n t a l (Spector8 ), alguns aplicados biblioteca (Jacobson4; Denton 3). Um dos pontos fortes desse tipo de organizao o trabalho desenvolvido por equipes e a alta gerncia dela participando, compartilhando responsabilidade, com um objetivo nico (Besemer et al 1). Entretanto, tais mudanas no so fceis de serem atingidas, pois podem criar conflitos entre a responsabilidade coletiva e individual (Crist2). E justamente esta debilidade que pode causar insucesso ou atraso na implantao do modelo. Mas acredita-se, pelas experincias de que se tem conhecimento, que esta nova forma de organizao do trabalho a tendncia atual para os que tm suas atividades centradas no usurio. Consciente dessas questes, a Biblioteca da Faculdade de Sade Pblica decidiu pela elaborao e execuo de um plano de mudanas e inovaes, aproveitando a oportunidade da mudana de sua rea fsica. A presente proposta descreve o novo modelo de organizao e gesto para a biblioteca, implantado e realinhado em torno de processos horizontais, visando a criar facilidades incorporao das novas tendncias da informao e das novas tecnologias, centradas na sua clientela. Inclui ainda os resultados das primeiras aes que j foram empreendidas.

Maria Teresinha Dias de Andrade Angela Maria Belloni Cuenca Benedita Silveira Campos Sadi Cibele Arajo Camargo Eidi Raquel Franco Abdalla Francis Sierra Hussein Jos Sergio Damico Maria do Carmo Avamilano Alvarez Maria Fazzaneli Crestana Mirian Santos Snia Garcia Gomes Eleutrio Snia Regina de Mesquita Barone

Resumo
Descreve-se a reorganizao e restruturao da Biblioteca da Faculdade de Sade Pblica da USP, cujo objetivo era alcanar prestao de servios de qualidade ao usurio do meio acadmico e profissional em face das novas tecnologias de informtica e comunicao e dos novos mtodos e processos de trabalho. A implantao do novo modelo iniciou-se em fevereiro de 1997 e se encontra em fase de desenvolvimento, tendo j sido feita a primeira avaliao. Os resultados mostraram que o processo de mudanas lento, pois as barreiras a serem vencidas no so poucas. Mas a direo que tais mudanas vm tomando mostram que o modelo de gesto escolhido foi acertado. Resta continuar a desenvolver o modelo, fazendo as correes e melhorando a qualidade dos servios prestados, que o objetivo pretendido.
Palavras-chave

A rea de biblioteca encontra-se atingida por esse desafio: inovar, mudar a forma de trabalhar rapidamente, ou ser superada pelas novas tecnologias (Mathesoon7 ). s suas funes tradicionais devem ser incorporadas novas funes, compatveis com os novos paradigmas da informao. Novos papis devem ter assumidos pelas bibliotecas, o que afetar sua organizao. Novos modelos de organizao vm surgindo e direcionando-se para um processo de transformao, do qual deriva o compromisso com o cliente como elemento central estratgico (Spector8). Nesse sentido, a estrutura hierrquica verticalizada no favorece o fluxo da informao com a qualidade e agilidade necessrias s novas tendncias, uma vez que a comunicao

Inovao organizacional; Biblioteca universitria; Administrao de biblioteca.

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Mudanas e inovaes: novo modelo de organizao e gesto de biblioteca acadmica

FUNDAMENTOS DA PROPOSTA A presente proposta de reorganizao e reestruturao da Biblioteca da FSP/ USP est fundamentada em vrios aspectos, relacionados a seguir, mas est alicerada no conhecimento da necessidade de avanar na qualidade da prestao de servios, adotando as novas tecnologias de informtica e comunicao. Esses avanos tornaramse visveis a partir do novo projeto de construo de edifcio prprio, para instalao da nova biblioteca. E esta nova biblioteca no poderia significar apenas uma mudana fsica e tecnolgica, mas, sobretudo, de mentalidade, de compromisso com a misso institucional. Com a mudana para outro espao fsico, planejado de acordo com as modernas tcnicas arquitetnicas e novas tecnologias de informtica, tornou-se indispensvel que o funcionamento da biblioteca fosse condizente com uma prestao de servios de qualidade, voltado no somente para o usurio local e de outras origens institucionais, mas tambm para o novo usurio que desponta no cenrio acadmico, cientfico e profissional. A biblioteca vem empenhando-se em alcanar melhores resultados em sua prestao de servios, por meio de inovaes freqentes, em todos esses anos de sua atuao. A partir de 1992, foi possvel iniciar mudanas mais consistentes com a implantao de seu Projeto de Informatizao de Acervo e Servios. Em conseqncia, percebeu-se que tais mudanas deveriam ser acompanhadas de outra, ou seja, de uma nova concepo intelectual, que contemplasse os novos paradigmas da informao que estavam sendo introduzidos. Esta incorporao implicava adquirir e desenvolver novas relaes no trabalho. Desta forma, em setembro de 1995, foi iniciado um projeto de mudana de comportamento do corpo funcional, alicerado no trabalho de equipe, para permitir maior integrao, produtividade e economia de recursos materiais, humanos e de tempo de execuo. Este projeto iniciou-se com a realizao de um diagnstico da situao, cujas concluses esto a seguir apresentadas.

Diagnstico situacional O diagnstico abordou dois grandes aspectos:

Caractersticas da biblioteca como centro de informao e referncia Simultaneamente ao estudo do novo modelo de gesto, foi discutida a atuao da biblioteca, objetivando dar continuidade ao processo de desenvolvimento dos servios prestados. Nesse sentido, a Biblioteca estaria funcionando como um Centro de Informao e Referncia em Sade Pblica (CIR), atuando em quatro frentes: a) na seleo, tratamento e armazenamento de publicaes e outros materiais, melhorando a qualidade do tratamento, com a incluso de outras informaes de interesse aos usurios, como contedos, indicadores de qualidade, resumos etc., nos catlogos on-line e bases institucionais; b) na busca e acesso informao desejada e obtida em qualquer lugar que ela esteja. Foram planejados: consulta remota s bases de dados locais e servios oferecidos aos usurios; ampliao do acesso a bases de textos completos, de diretrios etc.; cursos que visem autocapacitao do usurio na recuperao da informao; criao de um servio de vigilncia informacional a usurios, internos e externos, sobre problemas e progressos relevantes da rea; acesso Internet pelo usurio; servio de comutao extensivo a todos os usurios; implantao de sistema de transferncia digital de cpias; c) ca criao de outros formatos de disseminao e divulgao da informao, pretendendo-se criar outras bases de dados como, por exemplo, de referncia da produo nacional da rea; bases de dados estatsticos de interesse das pesquisas epidemiolgicas; base de diretrios; base de especialistas, entre outras; criao de novos veculos de divulgao da informao, inclusive no formato eletrnico; d) na manuteno de sistemas de acompanhamento e avaliao por intermdio do desenvolvimento de estudos de necessidades dos usurios, como meio de criao de novos servios e avaliao dos existentes; constante atualizao na identificao de novas tecnologias necessrias melhoria dos servios prestados.

a) estrutura social, que inclua dados sobre os funcionrios da biblioteca, grau de satisfao, acompanhamento e envolvimento com o trabalho, posio quanto aos conhecimentos tcnicos, reconhecimento e estmulo no trabalho. b) estrutura organizacional, abrangendo objetivos institucionais, diviso do trabalho, relacionamento entre as instncias decisrias, postura diante das mudanas, agilidade e grau de autonomia, ambiente fsico e recursos, falhas e incentivos institucionais.
Os dados levantados no diagnstico mostraram duas realidades. 1) o atendimento ao usurio com toda a gama de recursos disponibilizados, exigindo eficincia e agilidade, com integrao de pessoas e processos de trabalho. 2) a estrutura interna verticalizada, quanto aos nveis decisrios e a relao funcional, mantendo os setores organizados em estruturas rgidas, estanques e promovendo distanciamento social das pessoas esta estrutura no era de fato compatvel com uma administrao direcionada para a informao e sua disseminao. Sabe-se que a relao usurio versus informao exige equipes interativas, detentoras de todas as informaes referentes aos processos de trabalho, agindo com autonomia e deciso. Assim, a partir dos resultados do diagnstico, foi formulado um programa de ao para valorizao do trabalho, reconhecimento e estmulo pessoal, ao qual se inseria a adoo de novo modelo de gesto participativa. Este modelo visou a transformar os setores funcionais em equipes de processos, nas quais as pessoas pudessem ter mais autonomia de ao e, com isso, maior grau de comprometimento com os resultados.

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Em concluso, a proposta da Biblioteca/CIR era unir o papel tradicional das bibliotecas acadmicas de pesquisa, de adquirir e preservar a palavra impressa, ao papel inovador de incorporar as novas tecnologias de informtica e comunicao. Alm desses propsitos, incorporavase o desafio de transformar a Biblioteca/CIR em referncia nacional no campo da sade pblica. NOVO MODELO ORGANIZACIONAL E DE GESTO O modelo organizacional e de gesto, proposto para a Biblioteca/CIR, aponta para a ateno ao usurio, a nfase nos resultados e a adequao permanente da tecnologia. Isso significa incorporar, como prtica corrente, um sistema de acompanhamento do desempenho organizacional. Assim, passa-se de uma organizao com o foco voltado fortemente para o ambiente interno, onde as variveis especializao e metodologia predominavam, para seu redimensionamento ao ambiente externo, onde predominam a viso do cliente e de resultados. O equilbrio na ateno aos ambientes interno e externo e sua repercusso na nova organizao proposta o grande desafio. Alm disso, o modelo expressa a preocupao em assegurar a integrao de todas as fases de preparao tcnica da informao, incorporando valores intrnsecos, como parceria, intercmbio e ao colegiada. As premissas bsicas para a elaborao do modelo foram: a) quanto aos objetivos: buscar o aumento da eficcia das reas, desenvolvendo a capacidade de gerar resultados; criar condies para solucionar problemas imediatos; melhorar a capacidade de antecipar e resolver situaes no futuro; criar condies de adaptao, flexibilidade e auto-renovao.

FIGURA 1 Diagrama do Modelo de Integrao Estrutural

COORDENAO

Suporte

Suporte

ESPAO FSICO

RECURSOS TECNOLGICOS

MATERIAIS

b) quanto abordagem sistmica: considerar as aes das reas como partes de um todo, percebendo a organizao como um sistema; criar condies de flexibilidade e abrangncia, para poder atuar no sistema de forma global e respeitando os subsistemas de dimenses distintas e seus diferentes graus de eficincia, eficcia e desenvolvimento; utilizar uma tecnologia compatvel com o estgio de desenvolvimento da biblioteca, observando as dimenses sociais e tcnico-administrativas. c) quanto ao relacionamento: criar e manter um clima de integrao, baseado na troca de informaes e na administrao participativa; assegurar o comprometimento dos integrantes da biblioteca com as decises/escolhas adotadas, de forma que o aprendizado e mudanas geradas no trabalho sejam duradouros; assegurar a participao de toda a equipe no processo de reorganizao, de modo que as mudanas sejam lideradas pelos gestores das reas e os trabalhos sejam realizados com as pessoas.

As premissas adotadas constituem indicadores que possibilitam aos diferentes agentes do processo acompanhar o desenvolvimento da rea e lhes conferem uma natureza educacional, por ser o comprometimento de todos condio fundamental para a aprendizagem contnua da equipe; e sua operacionalizao requerida para viabilizar o processo de mudana. Modelo de Gesto O modelo de gesto proposto foi o Modelo de Integrao Estrutural (figura 1), cuja tnica a total integrao de recursos, desde os sistemas de controle e informao at a alocao de pessoas nos pontos onde se faa necessrio, de acordo com as circunstncias tcnicas ou operacionais. Apoia-se essencialmente em equipes autogerenciadas - A, B... n. Essas equipes trabalham em conjunto, formando parcerias, orientadas por metas e perspectivas de resultados. O princpio de autogerenciamento visa a dar s equipes o mximo de autonomia, reduzindo a necessidade de superviso em cima do que e de como est sendo feito. possvel, desta forma, obter maior identificao com os objetivos da organizao, apontando necessidades de planejamento e programao das atividades e potencializando o senso de responsabilidade pelos resultados por parte de todos os integrantes das reas.

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As pessoas fazem rodzio, tornando-se conhecedoras de todos os aspectos do trabalho. Isto lhes d uma dinmica da organizao e lhes permite um desenvolvimento pessoal, uma vez que a amplitude do trabalho de cada um expandida para poder incluir novas atividades. Elas ficam mais comprometidas, motivadas e satisfeitas, uma vez que o modelo minimiza os efeitos da rotina funcional e encoraja a parceria. Aps adquirir pleno conhecimento dos trabalhos realizados na sua rea, os membros de uma equipe mudam de posio e passam um tempo nas outras equipes de trabalho, tornando-se habilitados, tambm, no desenvolvimento dessas atividades. Dessa forma, promove-se um alto nvel de integrao entre todos os tipos de trabalho. O planejamento das aes deve garantir que cada um dos membros da equipe tenha algum contato com todas as atividades vinculadas Biblioteca/ CIR. Dando suporte ao exerccio das diferentes funes da equipe, h o compartilhamento do espao fsico, dos recursos tecnolgicos e materiais. A superviso feita ao longo do desenvolvimento de todos os processos de trabalho e visa a assegurar o cumprimento dos prazos e a qualidade dos resultados obtidos. Seu principal papel captar nveis de tenso gerados por momentos de maior demanda em determinada rea, problemas de natureza pessoal etc., intervir, sempre que necessrio, orientar e dirigir a equipe, prover e adequar os recursos tecnolgicos, identificar novas demandas e tecnologias, planejar as metas e a distribuio do trabalho. A ao colegiada a base de sustentao do modelo. Compreende o compartilhamento das responsabilidades pela anlise de conjunturas, estudo de alternativas e propostas de soluo, com o fim de embasar as decises a serem tomadas, pelo planejamento de resultados, estabelecimento de estratgias e metas, alm do dimensionamento e da distribuio de recursos.

FIGURA 2 Modelo Organizacional Proposto

DIRETORIA Grupo Gestor

Pr1 Pr2 Pr3 Pr4 Pr5

Programas e Projetos

No primeiro nvel funcional, a ao colegiada se d mediante a formao de um Grupo Gestor, cuja composio absorve a representao de cada uma das reas. Nos demais nveis funcionais, a ao colegiada mais informal, mantendo, porm, a mesma preocupao de representatividade das reas subordinadas. O modelo organizacional O Modelo de Integrao Estrutural apresentado necessita de uma estrutura formal que o viabilize. Assim foi proposta uma arquitetura organizacional (figura 2) com as seguintes caractersticas: identificar e aglutinar as principais funes da Biblioteca/CIR, reduzindo ao mximo a verticalizao da estrutura; utilizar a modelagem matricial para favorecer a integrao e flexibilidade das reas, representada por programas e projetos multidisciplinares, abrindo a possibilidade da participao externa em seu desenvolvimento; instituir um nvel colegiado, formado pela representatividade das reas que integram a Biblioteca/CIR.

Direo Neste nvel, situa-se a gesto estratgica e corporativa da instituio, responsvel pelo direcionamento superior da Biblioteca/CIR. composta pela Diretoria e pela ao colegiada de um Grupo Gestor. DIRETORIA Ao diretor, cabe, precipuamente, fazer cumprir as diretrizes fundamentais e as normas gerais aplicveis Biblioteca/ CIR, representar a organizao perante os demais rgos estruturais da USP e externos, bem como assegurar a prestao de servios aos usurios. Seu papel fundamental para o modelo proposto, pois a ele compete dar a viso de conjunto s diferentes perspectivas das reas componentes da Biblioteca/CIR, promovendo, assim, a integrao de esforos e recursos. Para atingir esse objetivo, a Diretoria ser apoiada pelo Grupo Gestor, ao qual presidir.

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GRUPO GESTOR A atuao colegiada do Grupo Gestor tem o papel de assessoramento e discusso das questes de interesse geral da Biblioteca/CIR, perseguindo-se uma atuao harmnica dos responsveis pelas suas diferentes reas. Reserva-se a esse grupo o importante papel de assegurar a unidade administrativa e a viso de conjunto das atividades da Biblioteca/CIR, evitando sua fragmentao ou a preponderncia eventual de uma atividade inerente a uma rea sobre as demais. Este nvel ter o papel fundamental de propor Direo da Faculdade de Sade Pblica as metas, objetivos, diretrizes e polticas da Biblioteca/CIR. Seu foco principal de ateno estar voltado para a busca de resultados, sempre orientados pela misso, objetivos e estratgias da instituio. Funes tcnicas Compreendem as funes ligadas s reas de desenvolvimento de colees, de processamento da informao e bases de dados, de acesso informao e de publicao e marketing. As reas tero o papel principal de traar as orientaes de suas linhas de especializao para as respectivas equipes e sero responsveis pela preservao das competncias tecnolgicas especializadas. A diferena do atual modelo proposto est no fato de as equipes estarem organizadas segundo a viso da integrao dos processos produtivos. Estas reas foram concebidas para resguardar o saber fazer por meio de equipes especializadas derivadas dos processos de trabalho, que se desenvolvem e se aprimoram permanentemente, a partir da implantao do sistema de rodzio.

Funo de infra-estrutura Diferentemente do modelo atual, a proposta visa a aglutinar, em um nico ponto, aes que estavam dispersas por todas as reas, permitindo um gerenciamento mais eficaz e a atribuio de uma unidade de comando importante para deflagrar os processos administrativos nos tempos necessrios. Dessa forma, as funes tcnicas podero se direcionar de maneira mais concentrada aos seus compromissos, evitando perda de cronogramas e prejuzos no atendimento s necessidades dos usurios. A funo de infra-estrutura necessita estar presente nas discusses sobre metas, objetivos, estratgias e disponibilizao de recursos, como plo concentrador de informaes precisas e de um saber especfico, orientado ao cumprimento de procedimentos muitas vezes formatados pela lei. As aes de responsabilidade da funo de infra-estrutura compreendem as necessidades de alcance institucional, ou seja, de interesse comum a todas as reas da Biblioteca/CIR. As demandas localizadas, de interesse especfico de uma determinada rea, devem fazer parte dos seus prprios processos de trabalho. Funes matriciais So as funes que respondem pela maior dinmica organizacional, pois permitem mobilidade das diferentes funes institucionais, flexibilizando-as para atender a demandas no previstas. Os grupos responsveis pela realizao dos programas e projetos devero ser formados por membros das equipes da Biblioteca/CIR, podendo ser enriquecidos com a participao de representantes de organismos externos mesma.

As funes matriciais so representadas no diagrama (figura 2) por linhas horizontais, perpassando todas as reas, podendo o seu conjunto determinar a convenincia de ser implantada uma funo especifica, de carter temporrio, com a misso de acompanhar o desenvolvimento dos programas e projetos. Esta funo est representada por um retngulo de linha pontilhada. As funes matriciais so diretamente ligadas ao Grupo Gestor. Benefcios do modelo Como resultado do Modelo de Integrao Estrutural, podem ser apontados os seguintes benefcios principais: Maior controle e comprometimento com os resultados. Maior integrao das atividades, medida que a estruturao se d observando os processos de trabalho. Motivao para que a organizao se volte mais para os usurios, resultados e ambiente externo. Reduo de nveis e funes organizacionais pela reviso da estrutura funcional, possibilitando maior delegao/ autonomia para as equipes e melhoria da comunicao interna. Preservao do conhecimento tcnico com a manuteno de reas organizacionais por processos de trabalho. Aproximao topo-base pela ligao direta das unidades operativas ao nvel diretivo-executivo. Valorizao, crescimento, reconhecimento e realizao pessoal/profissional pela maior participao das equipes nos processos decisrios. Comunicao transparente e sistemtica, facilitada pelo aumento da participao e do acesso s informaes.

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IMPLANTAO DO NOVO MODELO DE ORGANIZAO E GESTO Para se chegar ao organograma funcional que viabilizasse o modelo proposto, foram feitas vrias reunies com a equipe da Faculdade, docentes e funcionrios, com bibliotecrios de outras unidades e com usurios, para discusso da proposta que abrangia as atividades em que atuaria a biblioteca, como centro de informao e referncia. O resultado gerou o organograma representado na figura 3, discutido e aprovado no perodo de julho a dezembro de 1996, pelos rgos administrativos da USP, e implantado em fevereiro de 1997. A poca em que se deu a mudana fsica da biblioteca para o outro prdio coincidiu com a implantao do novo modelo, ou seja, em janeiro de 1997. O impacto dessas mudanas foi muito forte, o que trouxe dificuldades de adaptao ao meio fsico, exatamente oposto ao que se estava habituado: salas sem portas, visibilidade total entre as atividades de atendimento ao usurio e de trabalho, mas que deveria propiciar melhores facilidades para implantao do novo modelo organizacional e de gesto. Portanto, o ano de 1997 foi destinado s adaptaes necessrias, tanto do ambiente fsico como funcional. De qualquer forma, durante esse perodo, foi possvel atingir alguns dos objetivos propostos conforme descrito no captulo seguinte COMENTRIOS SOBRE A IMPLANTAO DO MODELO Retomando alguns pontos j mencionados, enfatiza-se que a deciso de mudanas no funcionamento da biblioteca em um modelo moderno de gesto foi fruto de uma conscientizao coletiva das pessoas a ela vinculadas conforme detectado no diagnstico situacional. Era imperiosa a necessidade de rever sua estrutura, funcionalidade e ambiente de trabalho, com o objetivo de alcanar melhoria da produtividade por meio de equipes integradas.

FIGURA 3 Organograma da Biblioteca/CIR, aprovado e implantado em fevereiro de 1997

Conselho de Editores da RSP

Congregao

Comisso Consultiva para a Biblioteca/CIR

Diretor FSP

Secretaria RSP

DIRETORIA
Biblioteca/CIR
GRUPO GESTOR

Apoio Informtica

Projetos e Programas Projetos e Programas Projetos e Programas Projetos e Programas


.

Projetos e Programas
Servio de Infra. Estrut. Servio de Processam. da Inform. e Bases de Dados Servio de Acesso Informao Servio de Publicao Marketing

Na fase de implantao do novo modelo de gesto, previu-se sua primeira avaliao a partir da experincia de seis meses. Vencido este prazo, em agosto de 1997, foi feita a primeira avaliao do modelo sob os aspectos tcnico e comportamental, a partir de discusso pela prpria equipe de funcionrios da biblioteca com base nos objetivos pretendidos. Verificou-se que tais objetivos no estavam plenamente atingidos, conforme descrito a seguir.

tectar tendncias em se alcanar este objetivo, pois o tempo de experincia ainda era pouco. Porm, vm-se observando bons resultados nas atividades vinculadas a programas e projetos. Houve participao de todos os bibliotecrios, inclusive na coordenao dos diversos programas e projetos desenvolvidos, sejam ou no vinculados a compromissos externos.

Objetivos/esultados
Integrar equipes em condies de atingir a produtividade desejada. Isto pressupe que as pessoas estejam preparadas para trabalhar juntas, de forma interdisciplinar e articulada, voltadas para a clientela, interna e externa. Trabalhar juntas significa trocar conhecimentos complementares necessrios para gerar produtos e servios segundo as metas propostas para a Biblioteca/CIR. Este no um ponto fcil de ser atingido, demanda tempo e crena nos resultados. Nesta primeira avaliao (6 meses), foi possvel de-

Desenvolver esprito de confiana mtua no exerccio dos respectivos papis.


Este objetivo est atrelado ao primeiro, pois, no momento em que se estabelecer confiana mtua entre os componentes das equipes, estas passaro a funcionar melhor.

Ter compromisso com o processo organizacional.


Este foi um objetivo que se pode dizer agora muito mais presente no corpo funcional do que antes. H um envolvimento claro e vontade de participao no processo de crescimento e desenvolvimento institucional.

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Incorporar os conceitos de comando mltiplo e de responsabilidade compartilhada.


Este um objetivo muito importante e que est sendo paulatinamente atingido, sobretudo a partir dos programas e projetos desenvolvidos. E, a partir dessas responsabilidades diretas em atividades paralelas s de rotina que a equipe de bibliotecrios, vem crescendo e alcanando autonomia nas suas decises.

Comprometer as gerncias em um trabalho mais facilitado do que de chefia.


O fato de haver autonomia das equipes est, de um lado, facilitando o trabalho das chefias. Mas, ao mesmo tempo, est trazendo certas dificuldades para suportar as tarefas de rotina com as demais. Mas o ajuste, com certeza, vir com o tempo.

Esta lentido do processo tem sua justificativa, pois lida com o comportamento de pessoas. O trabalho com equipes diferenciadas e coordenaes variadas necessita de muita disciplina, organizao e maturidade profissional. O processo de adaptao torna-se mais lento medida que tenta nivelar as atitudes e conhecimentos profissionais do corpo funcional ante o novo modelo de gesto. Esta nossa experincia encontra similaridade com a maioria das instituies de que se teve conhecimento quando da implantao desse novo modelo de comando (Jacobson, 1994), que, parece, dever predominar no prximo milnio, quando um dos paradigmas ser as novas maneiras de organizao do trabalho Marshall et al 6 (1999). O importante desejar firmemente alcanar as medidas propostas, vencer as barreiras detectando falhas, corrigindo-as, desenvolvendo habilidades e estimulando-as. De qualquer forma, tem-se presente que essas mudanas pressupem esforos da parte de todos que se engajarem neste projeto. E isto com o objetivo de melhorar a qualidade dos servios prestados, pois, s assim, sentirse- que se deu alguma contribuio ao bem comum.

Treinar as equipes, para garantir a integrao e produtividade.


Este um ponto que est caminhando bem, no somente pela exigncia do prprio modelo, mas tambm por estar havendo convergncia de metas entre a biblioteca/faculdade/universidade. Esses treinamentos ocorreram tanto para as atividades de rotina, como, por exemplo, na rea de informtica, como as ligadas s exigncias dos programas e projetos desenvolvidos. Os resultados dessa primeira avaliao apontaram algumas das dificuldades encontradas na implantao do novo modelo de gesto, a partir dos objetivos pretendidos. Mas a deciso de mudanas foi acertada, e as dificuldades podero ser solucionadas, embora mais lentamente do que se esperava. E, somente com o correr do tempo, poder-se- alcanar o modelo ideal projetado.

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Mudanas e inovaes: novo modelo de organizao e gesto de biblioteca acadmica REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS 1. BESEMER, S.P. et al. Managing the academic library through teamwork: a case study. Journal library administration, v.18, n.3/4, p.69-89, 1993. 2. CRIST, M. Structuring the academic library organization of the future: some news Journal Library paradigms. Administration , v.20, n.2, p.47-65, 1994. 3. DENTON, D.K. Horizontal management: beyond total customer satisfaction. Lexington, Ma, Lexington Books, 1991. 4. JACOBSON, S. Reorganization promises, processes, and pitfalls Bulletin Medical Library Association, v.82, n.4, p:369-374, Oct. 1994. 5. LANCASTER, F.W. ed. Libraries and the Future: essays on the library in the twenty-firsth century. New York, Hawork Press, 1993. 6. MARSHALL, J. et al Competencies for special librarian of the 21st century: full report. [online] Washington (DC): Special Librarian Association; 1999. Available from URL:http://www.sta.org/professional/ competency.html. [1999 Feb 02]. 7. MATHESSON, N.W. The idea of the library in the twenty-first century. Bulletin Medical Library Association, v.83, n.1, p.1-7, Jan, 1995. 9. SPECTOR, B.A. Como criar e administrar empresas horizontais . Rio de Janeiro, Campinas, 1998.

AGRADECIMENTOS Fundao Kellogg e ao Centro de Educao Permanente pelo apoio financeiro.

Maria Teresinha Dias de Andrade Diretora da biblioteca/CIR Centro de Informao e Referncia em Sade Pblica. Angela Maria Belloni Cuenca Bibliotecria responsvel pelo servio de acesso informao da biblioteca/CIR. Benedita Silveira Campos Sadi Coordenadora da rea de processamento da informao e produo de bases de dados da biblioteca/CIR/FSPUSP. Cibele Arajo Camargo Responsvel pela subrea Livros/Base ACERVO da biblioteca/CIR/FSPUSP. Eidi Raquel Franco Abdalla Bibliotecria e responsvel pela rea de informtica da biblioteca/CIR. Francis Sierra Hussein Bibliotecria da Faculdade de Sade Pblica da Universidade de So Paulo. Jos Sergio Damico

Changes and inovations: New model of academic library organization and management Abstract
The new organization and structure of the library of the School of Public Health of the University of So Paulo , are described. The purpose of the library is to render better services to its academic, scientific, and professional users through the utilization of the new information and communication tecnologies and the up-to-date methods and processes the library has adopted. The new model was implemented in February 1997 and now, after undergoing its first evaluation is in the stage of development. Results show that change is slow due to the many barriers. Nonetheless, the direction these changes are taking prove that the management model chosen was correct. What remains to be done is to continue developing the program, making the necessary corrections and improving the quality of the services rendered, which was the prime object.
Keywords

Especialista em Administrao de Recursos Humanos. Maria do Carmo Avamilano Alvarez Bibliotecria com especializao em Sade Pblica/CIR. Maria Fazzaneli Crestana Bibliotecria da rea de processamento da informao e referncia em Sade Pblica da Faculdade de Sade Pblica da Universidade de So Paulo. Mirian Santos Snia Garcia Gomes Eleutrio Snia Regina de Mesquita Barone Especialista em Administrao de Recursos Humanos.

Organizational innovation; University library; Libary management.

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