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GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

CASO PRCTICO:
Si Ud. fuera el nuevo Gerente de Compras de la empresa y recibe de parte del saliente Jefe de Compras el informe que a continuacin se adjunta: Conteste las siguientes preguntas luego de su anlisis correspondiente: 1. Cules son los puntos que Ud. est totalmente de acuerdo con la Jefatura? Identifique 10 de ellos y enumere. 2. Cules son los puntos que Ud. no est de acuerdo con la Jefatura? Identifique 10 de ellos y enumere. 3. En caso de disponer de laptops e internet, podr informarse sobre la situacin de la empresa a travs de las fuentes de informacin comerciales y aceptables como Sunat Internet, SBS, CCL, Web, etc. 4. Adjunte sus comentarios y siempre indique la fuente de informacin si lo hubiera. 5. cules son los indicadores logsticos que Ud. implementara para mejorar la gestin de la calidad, costo, productividad y tiempo? 6. Elabore una cartilla de resultados sobre los puntos identificados en el informe y los que Ud. considere; asigne un puntaje de niveles (0 mnimo hasta 5 mximo), y obtenga un Valor Porcentual Total de calificacin del informe. en qu nivel de gestin porcentual se encuentra la empresa sobre el 100%? 7. Elabore un Plan de Acciones inmediatas para corto plazo (de 01 a 04 semanas), mediano plazo (de 2 a 12 meses) y largo plazo (ms de 01 ao) sobre el informe revisado, de tal manera que pueda proyectar las mejoras detectadas sobre los puntos dbiles o puntos crticos. Presente su Informe Ejecutivo al expositor. El expositor en forma aleatoria solicitar en clase al estudiante la presentacin y exposicin de dicho trabajo de investigacin, anlisis y propuestas. Toda participacin tiene calificacin.

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GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

DESCRIPCION DEL INFORME

SERVICON es una empresa ubicada en Villa el Salvador, dedicada a la construccin y


mantenimiento en general. Se trata de una empresa de pequea dimensin que da trabajo a 20 empleados y 200 obreros, entro en funcionamiento en el verano del 2008. Aunque sea una empresa de reciente creacin ha tenido un crecimiento exponencial.

VISION Posicionarnos en el mbito nacional e internacional como la mejor empresa en la rama de construccin y mantenimiento en general, mantenindonos en la vanguardia en cuanto a las nuevas tecnologas de construccin basndonos en la especializacin y capacitacin de nuestro personal respetando las normas para el medio ambiente.

MISION

Proporcionar a nuestros clientes servicios de construccin y mantenimiento con calidad y puntualidad superando sus expectativas usando la mejor tecnologa, materiales y nuestro personal altamente calificado. QUE PODEMOS HACER CON EL SISTEMA DRYWALL?

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MODULOS DE ATENCION

CIELOS RASOS

COLUMNAS DECORATIVAS, DIVISIONES, OFICINAS

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GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

Organigrama:

SERVICON
Gerente General: Lina Aguirre

Sub Gerente: Pilar Vtate

Dpto. de Contabilidad: Fiorella Ayala SOBRE LA EMPRESA:

Dpto. de Marketing: ngel Ramrez

Dpto. Logstico: Herber Pumacayo

Esta dirigida por Lina Aguirre una empresaria con una experiencia dilatada en el sector de la construccin y mantenimiento. Trabajadora que ante la falta de empresas que brinden el servicio de construccin y mantenimiento en su ciudad y la expansin urbanstica experimentada, toma la iniciativa de y crea esta empresa. El problema en que se encuentran las pocas empresas de mantenimiento y construccin es que deben ser lo suficientemente agiles como para estar preparados cuando se les necesite. Nuestro profesionalismo depende de nuestra eficacia y responsabilidad con la que brindamos nuestros servicios.

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GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

FUNCIONES DEL COMPRADOR: Recibe, estudia y analiza cotizaciones. Verifica la disponibilidad presupuestaria para la realizacin de las compras. Tramita rdenes de compra, pago a proveedores y reclamos ante las compaas. Vela porque los bienes adquiridos se encuentren asegurados. celebrar contratos, coloca pedidos, para recibir bienes y servicios tiles a la organizacin Participa en los comits de compra de la Institucin. Lleva el control de archivo de los proveedores, rdenes de compra y cotizaciones recibidas. Efecta el seguimiento a los procesos administrativos relacionados con la adquisicin de bienes y servicios. Orienta tcnicamente en el rea de su competencia. Chequea y verifica materiales y equipos adquiridos. Selecciona y lleva registros de proveedores. Redacta comunicaciones en general. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.

PERFIL DEL COMPRADOR:

Persona estable emocionalmente, responsable, honesto, dinmico, comunicativo, persuasivo, con iniciativa, creativo, capacidad para dirigir y controlar, aptitud para trabajar en equipo, criterio analtico para detectar problemas y darles solucin, tolerante al trabajo bajo presin ESTUDIOS ACADEMICOS Ingeniera Industrial o administracin, con ttulo profesional, con cursos de especializacin en logstica. OTROS CONOCIMIENTOS: Sistemas informticos, elaboracin de base de datos, hojas de clculo, office. Para realizar una buena compra tenemos que ver el pronstico de ventas. En el departamento logstico se recomienda considerar los siguientes aspectos claves:
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SELECCIN DE PROVEEDO0RES Algunos aspectos clave a la hora de elegir a nuestro proveedor: 1.- Informacin sobre la empresa. Buscamos a un proveedor o proveedores que se acerquen ms a nuestras necesidades. Se examina a los candidatos; Quines son? Cmo se estructuran? Cules son las tarifas de sus productos y las condiciones de pago? Disponen de los recursos necesarios para proveer de forma eficaz? Son parte, adems, de una cadena de distribucin mayor?

2.- Obtenga referencias. Un proveedor serio y responsable no tendr problema en entregar informacin de sus clientes. Es fundamental que analice quines son y cul es su nivel de satisfaccin respecto a los servicios y productos entregados por la empresa, as como del cumplimiento de los plazos de entrega, de la tecnologa y avances utilizados, entre otros aspectos. Su proveedor goza de buena reputacin entre sus clientes?

3.- Pngalos a prueba. La mejor referencia de su potencial proveedor consistir en ponerlo a prueba. Durante el proceso, podr ver si cuentan con canales de comunicacin eficaces (tanto durante las etapas de pedido como en la venta, la entrega y postventa del producto), si cumplen los plazos pactados, si los productos llegan en buen estado, etc. Un buen proveedor contar necesariamente con un sistema de seguimiento de los productos.

4.- Poner hincapi en la relacin calidad/precio. De nada sirve contar con suministros a buen precio si son de mala calidad. Lo mismo su cumplen con los plazos pactados, pero los productos no llegan en buenas condiciones. Es aceptable o no el plazo de entrega y los precios ofrecidos? 5.- Cuente con ms de un proveedor. Se recomienda no poner todos los huevos en la misma canasta. Si la materia prima que ofrece el proveedor es fundamental para su negocio, no dependa de un solo proveedor. Esto, ya que en caso de un aumento de la demanda, su proveedor puede no cumplir con la cantidad esperada o los plazos pactados. Son importantes las compras para mi organizacin? Las compras afectan a la calidad de la mayora de organizaciones, aunque no en la misma medida. Para darnos cuenta de ello observemos el siguiente esquema:

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El proceso EVALUACIN DE PROVEEDORES se ejecuta en la organizacin:

Los crculos en rojo del esquema denotan dnde hay requisitos, que resumidos en pocas palabras solicitan lo siguiente: Antes de comprar se deben determinar con rigor los requisitos de los productos a comprar. Es muy frecuente que las personas o departamentos que determinan las necesidades de compra no sean los que comunican los requisitos del producto al proveedor, por esta razn es muy importante que se especifique con exactitud lo que se quiere. Se debe seleccionar a los proveedores en funcin de su capacidad para proporcionar productos que satisfagan los requisitos de la organizacin, de ah que el proceso SELECCIONAR PROVEEDOR Y COMPRAR reciba informacin del proceso EVALUACIN DE PROVEEDORES. La comunicacin de los requisitos al proveedor seleccionado debe ser clara y precisa, diseando un mtodo que asegure una transmisin completa y eficaz de los mismos.

El siguiente esquema representa un proceso de seleccin, evaluacin y reevaluacin de proveedores.

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GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

Sobre un mercado de proveedores, aquellos que disponen del producto que necesitamos, la empresa evala preliminarmente y selecciona aquellos que, en principio, ms se ajustan a nuestros requisitos (calidad, precio, etc.). Aquello que superan el filtro inicial evaluacin de los proveedores que nos permita saber en qu medida cumplen nuestros requisitos. Normalmente se suele estructurar la evaluacin en 2 mbitos: -Evaluacin del plazo de entrega (el servicio). -Evaluacin de la calidad del producto (el producto en si).

Consejo final: es bastante conveniente integrar el sistema de evaluacin de proveedores con el propio sistema de mejora continua de la organizacin. La obtencin y el tratamiento de informacin relativa a los proveedores es una parte ms del sistema que nos ha de permitir mejorar. Recordemos el ciclo: - Recoger informacin y (tratarla indicadores). - Analizarla / revisarla. - Tomar decisiones / iniciar acciones y proporcionar recurso.
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INDICADOR DE CALIFICACION DE PROVEEDOR

RELACION CON NUESTROS PROVEEDORES

EL PROCESO DE LA RELACION ESTRATEGICAS CON PROVEEDORES

SELECCIN E INSCRIPCION SEGMENTACION


EVALUACION DESEMPEO

RECONOCER Y EXCLUSION PRODUCTIVID AD DESARROLLO

1.- SELECCIN E INSCRIPCION: La Empresa SERVICON cuenta con un registro de proveedores La calidad del registro y el nmero de proveedores se convertir para la empresa el medio de brindar suministros.

2.- SEGMENTACION: La Empresa busca que los proveedores centren su operacin en el suministro de los bienes y servicios que fundamentan a nuestra empresa. Depende de la manera como los proveedores impacten a la empresa ser la segmentacin; por lo tanto para cada segmento se tendrn estrategias, relaciones comerciales y manejos diferentes. MATERIAL DIDACTICO EXCLUSIVO PARA USO EN CLASE. EXPOSITOR : ING CIP JORGE ROCA BECERRA, jrocabecerra@gmail.com, nextel 417*4837

GESTION EFICIENTE DE COMPRAS 3.- EVALUACION DEL DESEMPEO:

Identificar las oportunidades de mejora. Disminuir el riesgo del aprovisionamiento a partir de la disminucin de los retrasos en la Cadena de Suministro. (JUST TIME). Dar criterio a los encargados de negocios para que tomen decisiones con base en el desempeo y as dar transparencia a la asignacin de negocios. Potencializar la capacidad del proveedor y/o contribuir a la mejora de su motivacin. Verificar el comportamiento y seguimiento de la capacidad de cumplimiento del proveedor. Lograr que todos los proveedores estn por encima de la calificacin definida como objetivos estratgicos de nuestra empresa.

4.- DESARROLLO: El Desarrollo de Proveedor es el conjunto de acciones integradas y coordinadas que apuntan al fortalecimiento de las relaciones con los Proveedores de la Empresa. Cuando se implantan un Programa de este tipo, lo que se busca es aumentar la Productividad y Competitividad de las cadenas productivas de los proveedores que la integran y que forman parte de la red que suministran las materias primas, insumos y dems bienes y servicios que la organizacin requiera, de acuerdo con cada uno de los segmentos definidos.

5.- PRODUCTIVIDAD:

Los programas de productividad de los proveedores es gestionada para evitar o disminuir la desarticulacin que existe entre la gran empresa y los proveedores pequeos; estos ltimos deben evolucionar al mismo ritmo de las grandes organizaciones para: *Incrementar el nivel de productividad y competitividad en los proveedores, especialmente de los estratgicos y as contribuir a mejorar la industria del pas. *Participar en los beneficios que la relacin genere.

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GESTION EFICIENTE DE COMPRAS 6- RECONOCIMIENTO Y EXCLUSIN: Informar los resultados de periodos anteriores y hacer notar la importancia de ellos en el logro de los mismos. Informar el plan estratgico de la Compaa en materias de requerimientos con vista a ms de un ao. Afianzar la relacin Empresa Proveedor. Reconocer pblicamente a los Proveedores que por segmentos hayan obtenido las mejores evaluaciones. Invitarlos a que continen generando valor para la cadena. Mientras que con los de la exclusin es busca: Racionalizar el Registro de Proveedor es para garantizar que se cuente con los que realmente generen valor. Disminucin de costos y optimizacin de recursos humanos, administrativos, tecnolgicos e informticos. Establecer el procedimiento para excluir un proveedor de la plantilla de la empresa.

La Empresa utiliza una ficha para evaluar a sus proveedores y ver segn un ranking, cuales son las ms confiables, o ms calificadas.

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FICHA EVALUATIVA DE INDICADORES VERSION : 01

FECHA : 01-01-2009 PROCESO DE DIRECCION Y MEJORA CONTINUA PAGINA 1 DE 1

NOMBRE DEL INDICADOR

CALIFICACION DE PROVEEDORES

PROCESO

GESTION DE INFRAESTRUCTURA

RESPONSABLE DE LA MEDICION

JEFE DEL PROCESO

UNIDAD DE MEDIDA

FUENTE

TIPO DE INDICADOR

PORCENTAJE

REGISTROS DE CONTROL DE PROVEEDORES

EFECTIVIDAD

META

FRECUENCIA DE MEDICION

70 %

SEMESTRAL

FORMULA DE CALCULO

(N DE PROVEEDORES EN CATEGORIA 1 / N DE PROVEEDORES) *100

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

FIRMA:

FIRMA:

FIRMA:

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Equipos de proteccin personal utilizados:

-Arns. Casco. Lentes de proteccin. Guantes. Zapatos antideslizantes.

Equipos importantes:

Pistola de fijacin.

Fulminante

Clavo de acero.

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Atornillador

DOCUMENTOS DE COMPRA:
-Facturas. -rdenes de compra. - Gua de remisin.

INDICADORES DE GESTION DE COMPRAS


En este cuadro se encuentran las compras por mes reflejado en nuevos soles:

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Se puede apreciar que estamos en crecimiento los ltimos 2 meses.

DETALLE DE COMPRAS HASTA JULIO DEL 2010

Estos son los productos que representan los mayores costos para nosotros, y que hay mucha oferta actualmente en el mercado para los mismos.

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GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

Se puede apreciar el cuadro de los productos que tienen menores costos, dentro de nuestras compras.

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