Manual Esmart Suit

EXPLORANDO SMARTSUITE 97
......................................... . .. SmartSuite 97 - Windows 95 e NT 4.0
COPYRIGHT
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7DEODGHFRQWHQLGR
/DPHSULPHUR

Contenido de este manual . . . . . . . . . . . . . A quin va dirigido este manual . . . . . Convenciones tipogrficas . . . . . . . . . . Pasos siguientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comprobacin del contenido del paquete . Discos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Otros contenidos . . . . . . . . . . . . . . . . . Requisitos del sistema . . . . . . . . . . . . . . . . Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Memoria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Espacio en disco . . . . . . . . . . . . . . . . . Pasos siguientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
,QVWDODFLQGH6PDUW6XLWH
. . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . .
1-1 1-1 1-2 1-2 1-2 1-3 1-3 1-3 1-3 1-3 1-4 1-4 1-5
SmartCenter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3 Procedimientos iniciales para guardar y abrir un archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4

+HUUDPLHQWDVGH6PDUW6XLWH

Instalacin automtica con el programa Autorun . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ejecucin del programa Install . . . . . . . . . Instalacin en un PC autnomo . . . . . . . . Opciones de instalacin de componentes predeterminados, componentes bsicos o seleccin de componentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . Instalacin en una red . . . . . . . . . . . . . . . Instalacin automatizada . . . . . . . . . . . Instalacin de autodemos y documentacin en lnea . . . . . . . . . . Desinstalacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registro como usuario de SmartSuite . . . .
3URFHGLPLHQWRVLQLFLDOHVGH 6PDUW6XLWH
. . 2-1 . . 2-2 . . 2-4
Ayuda para convertirse en un usuario experimentado . . . . . . . . . . . . . . . . . Las herramientas adecuadas . . . . . . . . Herramientas contextuales de SmartSuite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Plantillas SmartMaster . . . . . . . . . . . . . . . Mens comunes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Problemas para encontrar un men determinado . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mens de acceso directo . . . . . . . . . . . . SmartIcons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Adaptacin de los SmartIcons a las necesidades del usuario . . . . . . . . . . La barra de estado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pestaas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cuadro de informacin . . . . . . . . . . . . . . . SmartFill . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formato rpido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
/DD\XGDDGHFXDGDHQHO PRPHQWRRSRUWXQR
. . . 4-1 . . . 4-1 . . . 4-2 . . . 4-2 . . . 4-3 . . . 4-4 . . . 4-5 . . . 4-5 . . . . . . . . . . . . . 4-6 . 4-7 . 4-7 . 4-8 4-11 4-12
. . 2-4 . . 2-4 . . 2-5 . . 2-5 . . 2-7 . . 2-7

Novedades de SmartSuite . . . . . . . . . . . . . . . 3-1 Inicio de los productos de SmartSuite con SuiteStart y SmartCenter . . . . . . . . . . . 3-2 SuiteStart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2
Ayuda: optimizada y rediseada . . . . . Utilizacin del libro Cmo puedo? . Utilizacin de la pestaa ndice . . . . Utilizacin de este manual con la Ayuda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Obtencin de Ayuda para un cuadro de dilogo o de informacin . . . . Obtencin de Ayuda de SmartSuite . Utilizacin de ScreenCam . . . . . . . . . . .
. . . . . 5-3 . . . . . 5-4 . . . . . 5-5 . . . . . 5-6 . . . . . 5-7 . . . . . 5-8 . . . . . 5-9
Tabla de contenido v
8WLOL]DFLQGH6PDUW&HQWHU

6PDUW6XLWH&RQH[LQFRQ ,QWHUQHW
Novedades de SmartCenter . . . . . . . . . . . Creacin de cajones y carpetas personales . Algunos de los cajones de SmartSuite . . . . SmartSuite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Carpeta Directorio . . . . . . . . . . . . . . . . Recordatorios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Referencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8VRFRPSDUWLGRH LQWHJUDFLQGHGDWRV
. . . . . . . . .
. . . . . . . .
6-2 6-4 6-5 6-5 6-6 6-7 6-8 6-9 6-10

Herramientas de integracin . . . . . . . . . . . LotusScript . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vinculacin de datos entre aplicaciones . . Arrastrar para copiar . . . . . . . . . . . . . . Utilizacin conjunta de aplicaciones . . . . . Transformacin de esquemas de Worp Pro en presentaciones automticas . Utilizacin de las direcciones de Organizer en correos de Word Pro . Utilizacin de Word Pro como una agenda de proyectos . . . . . . . . . . . . Vinculacin de un grfico de 1-2-3 a una presentacin de Freelance Graphics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Utilizacin de Approach con 1-2-3 . . . .
7UDEDMRHQHTXLSRFRQ 6PDUW6XLWH
. . . . .
. . . . .
7-1 7-1 7-3 7-4 7-5
. . 7-6 . . 7-7 . . 7-8
Acceso a Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . Bsqueda del grupo de SmartIcons de Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Uso compartido y aplicacin de los recursos de Internet . . . . . . . . . . . . . Apertura de un archivo desde Web . . . Apertura de un archivo desde un servidor FTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . Uso compartido de archivos . . . . . . . . Publicacin en Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . Utilizacin de Approach para navegar por la red . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Utilizacin de Organizer en una pgina Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . SmartCenter: el hub de Internet . . . . . . . . Personalizacin de los vnculos de SmartCenter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Organizacin de los vnculos en las carpetas de SmartCenter . . . . . . . . .
3URFHGLPLHQWRVLQLFLDOHV GH
. . 9-1 . . 9-2 . . 9-3 . . 9-3 . . 9-4 . . 9-5 . . 9-6 . . 9-7 . . 9-8 . . 9-8 . . 9-9 . 9-10

. . 7-9 . 7-10

Correo electrnico: verstil y rpido . . . . . Solicitar comentarios: obtencin de opiniones eficientemente . . . . . . . . . Consolidar copias: recopilacin de informacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Demostracin a distancia: servicio a una audiencia remota . . . . . . . . . . . . . . . Seguridad del documento: uso compartido de datos de forma segura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Intercambio de datos utilizando Notes/FX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . 8-2 . . 8-3 . . 8-4
Nuevas y geniales funciones . . . . . . . . . . . Realizacin rpida y sencilla de las tareas diarias relacionadas con hojas de clculo . . . . . . . . . . . . . . . . Trabajo conjunto con todos los productos del Suite . . . . . . . . . . . . . Colaboracin con su grupo de trabajo . Benefciese de Internet . . . . . . . . . . . . . Bienvenido a 1-2-3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Creacin de un libro vaco . . . . . . . . . . Utilizacin de plantillas SmartMaster .
&UHDFLQGHXQDKRMDGH
. 10-1
. 10-1 . . . . . . 10-3 10-3 10-4 10-5 10-5 10-6

. . 8-6
FOFXORVHQFLOOD

. . 8-7 . . 8-8
Insercin de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Insercin automtica de datos . . . . . . . . . . Seleccin de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Edicin de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Copia y desplazamiento de datos . . . . . . . Asignacin de formato a los nmeros . . . Cambio de tamao de columnas y filas . .
. . . . . . .
11-1 11-2 11-3 11-4 11-5 11-6 11-7
vi Explorando SmartSuite 97
Calculo de totales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mantenimiento de ttulos a la vista . . . . . . Esquematizacin de datos . . . . . . . . . . . . . Anotaciones de comentario en las celdas . Verificar ortografa . . . . . . . . . . . . . . . . . . Almacenamiento de archivos . . . . . . . . . . Apertura de archivos . . . . . . . . . . . . . . . .
3HUIHFFLRQDPLHQWRGHO DVSHFWRGHKRMDVGHFOFXOR
. . . . . . .
11-8 11-9 11-10 11-11 11-12 11-13 11-14

$FFHVRVHQFLOORDORVGDWRV

Bsqueda de datos mediante criterios Anlisis de datos complejos . . . . . . . Creacin de formularios . . . . . . . . . . Creacin de etiquetas postales, cartas formulario e informes . . . . . . .
3HUVRQDOL]DFLQGH
. . . . . 16-1 . . . . . 16-3 . . . . . 16-4 . . . . . 16-5

Modificacin de estilos con un simple clic . Realizacin de cambios utilizando el cuadro de informacin . . . . . . . . . . Utilizacin repetida de un aspecto que le guste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Perfeccionamiento de las hojas . . . . . . . . . Diseo de hojas con un simple clic . . . . . .
0D\RUSRWHQFLDFRQODV IUPXODV\ODVIXQFLRQHV#
. 12-2 . 12-3 . 12-4 . 12-5 . 12-6

Personalizacin de la pantalla . . . . . . . . . Personalizacin de los grupos de iconos . SmartIcons disponibles . . . . . . . . . . . Modificacin de las preferencias de 1-2-3 Visualizacin del men Classic de 1-2-3
7UDEDMRFRQREMHWRV
. . . . .
. . . . .
17-1 17-2 17-3 17-4 17-4

LQFUXVWDGRV
Creacin de objetos incrustados . . . . . . . . . 18-1 Edicin de objetos incrustados . . . . . . . . . . 18-2

$XWRPDWL]DFLQGH

Creacin rpida de funciones @ . . . . . . . . Seleccin de otras funciones @ . . . . . . . . . Agregacin al men de sus funciones @ favoritas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Creacin de frmulas propias . . . . . . . . . . Copia de frmulas y funciones @ . . . . . . .
5HSUHVHQWDFLQGHGDWRV FRQJUILFRVPDSDV\GLEXMRV
. 13-1 . 13-3 . 13-3 . 13-4 . 13-5

FRQ/RWXV6FULSW\PDFURV
Creacin de scripts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19-1 Creacin de macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19-3

&RQH[LQFRQ ,QWHUQHW

Visualizacin de datos mediante grficos . Realce de grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modificacin del tipo de grfico . . . . . . . . Visualizacin geogrfica de datos mediante mapas . . . . . . . . . . . . . . . . Realce de un mapa . . . . . . . . . . . . . . . . . . Dibujo sencillo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3UHVHQWDFLQSUHOLPLQDUH LPSUHVLQGHGDWRV
. 14-1 . 14-2 . 14-3 . 14-4 . 14-5 . 14-6

Acceso a las sedes Web y FTP desde 1-2-3 . Uso compartido de datos a travs de Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Publicacin en Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bsqueda en Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Envo de rangos y libros desde 1-2-3 . Envo de datos para su revisin . . . . Administracin de versiones . . . . . . . Distribucin de hojas mediante Notes Intercambio de datos con Notes . . . . .... .... .... ... ....
. 20-1 . 20-2 . 20-3 . 20-4 . . . . . 21-1 21-2 21-3 21-4 21-5

7UDEDMRHQHTXLSRFRQ

Presentacin preliminar dinmica Control del resultado impreso . . . Desplazamiento por la ventana de presentacin preliminar . . . . Visualizacin simultnea de varias pginas . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . 15-1 . . . . . . . 15-3 . . . . . . . 15-4 . . . . . . . 15-5
3URFHGLPLHQWRVLQLFLDOHVGH :RUG3UR

Qu es Lotus Word Pro? . . . . . . . . . . . . . . 22-1 Novedades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22-2
Tabla de contenido vii
+HUUDPLHQWDVHVSHFILFDV GH:RUG3UR
2UJDQL]DFLQGHXQ GRFXPHQWR

Familiarizacin con las herramientas de Word Pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Barra de estado: para modificaciones rpidas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opciones de atributos del texto . . . . . . Opciones generales de un documento . Pestaas: para conseguir un escritorio organizado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La mano Arrastrar y colocar: para mover texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pregunte al Experto: sus propias consultas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Experto de WordPerfect . . . . . . . . . . . . Asistentes: ayuda para procedimientos complejos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Barras fijas: para tareas diarias . . . . . . . . .
7UDEDMRFRQ:RUG3UR
. 23-1 . 23-2 . 23-2 . 23-3 . 23-5 . 23-6 . 23-7 . 23-8 . 23-9 . 23-9
Divisiones: para estructurar un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25-1 Secciones: para ms detalles . . . . . . . . . . . . 25-3 Cundo utilizar divisiones y cundo secciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25-6
:RUG3UR&RQH[LQFRQ ,QWHUQHW

Redaccin de una carta utilizando Word Pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comience con un SmartMaster . . . . . . Utilizacin de los bloques de emplazamiento . . . . . . . . . . . . . . . . Edicin de la carta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modificacin del formato de pgina . . Modificacin del texto . . . . . . . . . . . . . Resalte de un parafo . . . . . . . . . . . . . . Utilizacin de una tabla en la carta . . . . . . Realce de los encabezados de la tabla . . Revisin y edicin de la carta . . . . . . . . . . Visualizacin de la carta . . . . . . . . . . . . . . Almacenamiento de la carta . . . . . . . . . . . Impresin de la carta . . . . . . . . . . . . . . . . . Creacin de un sobre . . . . . . . . . . . . . . . . . Impresin del sobre . . . . . . . . . . . . . . . . . . Combinacin de archivos . . . . . . . . . . . . . Seleccin o creacin de un archivo de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seleccin de un documento de combinacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . Combinacin del archivo de datos y del documento para tal fin . . . . . . .
. 24-1 . 24-1 . . . . . . . . . . . . . . 24-2 24-3 24-3 24-4 24-5 24-5 24-7 24-8 24-9 24-9 24-10 24-10 24-11 24-12
Word Pro e Internet ................ Creacin de una pgina Web . . . . . . . . . . Visualizacin de las herramientas Web . Seleccin de una plantilla SmartMaster HTML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Asignacin de nombre a la pgina Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Escritura y asignacin de formato al texto de la pgina Web . . . . . . . . . . Agregacin de un vnculo . . . . . . . . . . Importacin de un grfico . . . . . . . . . . Agregacin de un papel tapiz de fondo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Publicacin de la pgina Web en Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Agregacin de formularios a una pgina Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Insercin de un control de formulario . Configuracin de las opciones de importacin/exportacin . . . . . . . . Opciones de importacin . . . . . . . . . . . Opciones de exportacin . . . . . . . . . . . Visualizacin de una pgina Web como un cdigo fuente . . . . . . . . . . . . . . .
7UDEDMRHQHTXLSRFRQ :RUG3UR
. 26-1 . 26-2 . 26-2 . 26-2 . 26-3 . 26-3 . 26-4 . 26-5 . 26-6 . 26-8 . 26-9 . 26-9 . 26-11 . 26-11 . 26-11 . 26-12

. 24-13 . 24-15 . 24-16
Ayuda con el proceso de documentos compartidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27-1 Cmo encajan los editores en el proceso de documentos compartidos? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27-2 Ventajas de utilizar el trabajo en equipo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27-3
viii Explorando SmartSuite 97
Versiones: control de mltiples borradores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cmo funciona Versiones . . . . . . . . . . Ventajas de la funcin Versiones . . . . . Solicitar comentarios: obtencin de respuestas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cmo funciona Solicitar comentarios . Ventajas de la funcin Solicitar comentarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seguridad del documento: restriccin del acceso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cmo funciona Seguridad del documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ventajas de la funcin Seguridad del documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Correo electrnico: distribucin de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cmo funciona Correo electrnico . . . . Ventajas de Correo electrnico . . . . . . . Consolidar copias: recopilacin de correcciones de los revisores . . . . . . Cmo funciona Consiolidar copias . . . Ventajas de la funcin Consolidar copias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Notes/FX: uso compartido de datos con Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cmo funciona Notes/FX . . . . . . . . . . Ventajas de Notes/FX . . . . . . . . . . . . .
3URFHGLPLHQWRVLQLFLDOHVGH $SSURDFK
. 27-6 . 27-6 . 27-10 . 27-11 . 27-11 . 27-13 . 27-13 . 27-13 . 27-16 . 27-17 . 27-17 . 27-20 . 27-20 . 27-20 . 27-23 . 27-23 . 27-23 . 27-24
$SUHQGL]DMHGH$SSURDFK

Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La flexibilidad de Approach . . . . . . . . . Novedades de Approach 97 . . . . . . . . . . . Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Utilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Integracin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . SmartMasters: plantillas y aplicaciones de bases de datos prediseadas . . . . . Aplicaciones SmartMaster . . . . . . . . . Plantillas SmartMaster . . . . . . . . . . . . Seleccin de un SmartMaster . . . . . . .
. . . . . .
28-1 28-1 28-2 28-2 28-3 28-4
6PDUW0DVWHUVGH$SSURDFK
. . . .
. . . .
29-1 29-1 29-2 29-3
Separacin de la presentacin y el contenido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Archivos de Approach y archivos de bases de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . Asociaciones entre bases de datos . . . . El rea de trabajo de Approach . . . . . . . . . Entornos de Approach . . . . . . . . . . . . . . . Modo diseo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modo registro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Buscar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Presentacin preliminar . . . . . . . . . . . . Apertura y creacin de bases de datos . . . Uso de datos existentes . . . . . . . . . . . . Creacin de nuevos datos . . . . . . . . . . . Definicin de campos . . . . . . . . . . . . . . Campos de una base de datos y de una vista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cambios en una base de datos y en una vista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Asociaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Creacin y modificacin de vistas . . . . . . . Creacin de vistas mediante asistentes . Creacin de informes PowerClick . . . . Modificacin de vistas en Modo diseo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cuadro de informacin . . . . . . . . . . . . Formato rpido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Agregacin de imgenes . . . . . . . . . . . Agregacin de controles de insercin de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formato de valores de campo . . . . . . . Insercin de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Creacin de un nuevo registro . . . . . . . Insercin de datos en el primer campo . Desplazamiento mediante tabulacin del punto de insercin al campo siguiente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seleccin de datos de listas, cuadros de verificacin y botones radiales . . Insercin del registro . . . . . . . . . . . . . . Desplazamiento entre registros . . . . . . Agregacin de imgenes a los campo . Dibujo en los campos . . . . . . . . . . . . . . Bsqueda y ordenacin de registros . . . . .
. 30-2 . . . . . . . . . . . . 30-3 30-4 30-5 30-5 30-6 30-7 30-7 30-8 30-9 30-9 30-9 30-10
. 30-12 . . . . . . . . . . . . . . 30-12 31-13 30-13 30-13 30-14 30-15 30-15 30-15 30-16 30-16 30-17 30-17 30-17 30-17
. 30-18 . . . . . . 30-18 30-19 30-19 30-19 30-19 30-20
Tabla de contenido ix
Localizacin de registros . . . . . . . . . . . . 30-20 Serie de registrios hallados . . . . . . . . . . . 30-20 Ordenacin de registros . . . . . . . . . . . . . 30-21
&UHDFLQGHEDVHVGHGDWRV
Para qu sirve una base de datos? . . . . . . De qu manera puede ayudarle una base de datos? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Diseo del sistema de la base de datos . . . Qu se puede preguntar a una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Qu tipo de informacin se puede almacenar? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Identificacin de ideas principales y de los grupos de campos que comprenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Establecimiento de una conexin entre los grupos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bsqueda de informacin redundante . Creacin de la base de datos en Approach . Uso de aplicaciones o plantillas SmartMaster . . . . . . . . . . . . . . . . . . Definicin de campos: nombre del campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Definicin de canmpos: tipos de datos . Creacin de campos y agregacin a una vista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Edicin de campos de una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personalizacin de un campo para la introduccin de datos . . . . . . . . . . . Asociacin de bases de datos . . . . . . . . A continuacin: Creacin de vistas . . .
'LVHR\PRGLILFDFLQGH
. 31-1 . 31-2 . 31-3 . 31-3 . 31-4
. 31-6 . 31-10 . 31-14 . 31-16 . 31-16 . 31-16 . 31-17 . 31-19 . 31-21 . 31-21 . 31-24 . 31-32
Trabajo en Modo diseo . . . . . . . . . . . . Vistas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Propiedades de los campos en Modo diseo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rtulos de los campos . . . . . . . . . . . . . Visualizacin de los valores de un campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formato de los datos de los campos . . . Campos miscelneos . . . . . . . . . . . . . . Cambio del orden de desplazamiento de los campos . . . . . . . . . . . . . . . . . Vistas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hojas de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tablas resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cartas formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . Sobres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Etiquetas postales . . . . . . . . . . . . . . . . . Grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
,QVHUFLQGHGDWRV
. 32-7 . 32-13 . 32-13 . 32-14 . 32-15 . 32-18 . 32-19 . . . . . . . . . . 32-20 32-21 32-22 32-25 32-30 32-32 32-34 32-36 32-38 32-40

YLVWDV
El entorno Modo diseo . . . . . . . . . . . . . . Los SmartIcons del entorno Modo diseo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La barra de mens y la barra de estado en Modo diseo . . . . . . . . . . . . . . . . Mens de acceso directo . . . . . . . . . . . . El cuadro de informacin . . . . . . . . . . . La paleta de herramientas . . . . . . . . . . Los Asistentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ampliacin y reduccin de las vistas . . x Explorando SmartSuite 97
. 32-1 . 32-1 . . . . . . 32-2 32-3 32-3 32-5 32-5 32-6
El entorno Modo registro . . . . . . . . . . . . . SmartIcons del entorno Modo registro . La barra de mens y la barra de estado en Modo registro . . . . . . . . . . . . . . . Mens de acceso directo . . . . . . . . . . . . El cuadro de informacin . . . . . . . . . . . Seleccin de una vista para insertar datos . Insercin de datos en los registros . . . . . . Seleccin en Modo registro . . . . . . . . . Insercin de texto . . . . . . . . . . . . . . . . . Insercin de nmeros, fechas, horas y valores booleanos . . . . . . . . . . . . . . Duplicacin de valores del registro anterior . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Insercin de datos en el mismo campo de todos los registros . . . . . . . . . . . . Bsqueda y reemplazamiento . . . . . . . Seleccin de valores en listas, cuadros de verificacin y botonos radiales . . Agregacin de imgenes o dibujos . . . . Activacin demacros o scripts mediante botones . . . . . . . . . . . . . . . Trabajo con registros . . . . . . . . . . . . . . . . . Desplazamiento entre registros . . . . . .
. 33-1 . 33-2 . . . . . . . 33-2 33-3 33-3 33-4 33-4 33-5 33-5
. 33-5 . 33-7 . 33-7 . 33-8 . 33-8 . 33-9 . 33-11 . 33-11 . 33-11
Formularios de varias pginas . . . . . . . Ocultacin y visualizacin de registros . Eliminacin de registros . . . . . . . . . . . . Verificacin ortogrfica . . . . . . . . . . . . Importacin de datos . . . . . . . . . . . . . . . .
%VTXHGD\RUGHQDFLQGH GDWRV
. . . . .
33-12 33-13 33-13 33-14 33-14

Ejemplo 1: Uso de parte de los datos . . Ejemplo 2: Ordenacin de los resultados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Preparacin para la bsqueda de registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Asistente para bsquedas . . . . . . . . . . . . . Solicitudes de bsqueda . . . . . . . . . . . . . . Insercin de condiciones de bsqueda en solicitudes de bsqueda . . . . . . . Las series de registros hallados . . . . . . . . . Repeticin de bsquedas . . . . . . . . . . . . . . Asignacin de nombres a las bsquedas . . Ordenacin de registros . . . . . . . . . . . . . . Deficinin de ordenaciones . . . . . . . . . Configuracin de ordenaciones predeterminadas . . . . . . . . . . . . . . . Ordenacin y agrupacin de informes .
3HUVRQDOL]DFLQ\ DXWRPDWL]DFLQGH$SSURDFK
. 34-1 . 34-2 . 34-3 . 34-4 . 34-5 . . . . . . 34-6 34-13 34-13 34-14 34-15 34-15
Trabajo conjunto con Freelance Graphics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Apertura de archivos de bases de datos . . Acceso a datos PowerKey . . . . . . . . . . Tablas SQL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Importacin de datos . . . . . . . . . . . . . . . . Importacin de registros . . . . . . . . . . . Actualizacin de registros mediante importacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Importacin y actualizacin de registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Exportacin de datos . . . . . . . . . . . . . . . . Copia y pegado de datos . . . . . . . . . . . . . . Uso de objetos OLE . . . . . . . . . . . . . . . . . Objetos incrustados . . . . . . . . . . . . . . . Approach como un servidor OLE . . . . Vnculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7UDEDMRHQHTXLSRFRQ $SSURDFK
. . . . . .
36-6 36-6 36-6 36-7 36-7 36-8
. 36-8 . . . . . . . 36-9 36-10 36-12 36-12 36-12 36-14 36-14

. 34-15 . 34-16

Personalizacin de Approach . . . . . . . . . . Preferencias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . SmartIcons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mens personalizados . . . . . . . . . . . . . Automatizacin de Approach . . . . . . . . . . Ordenaciones y bsquedas con nombre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . LotusScript . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Grabacin de macros . . . . . . . . . . . . . .
,QWHUFDPELRGHGDWRVFRQ RWUDVDSOLFDFLRQHV
. . . . . . . . .
35-1 35-2 35-3 35-4 35-5 35-5 35-6 35-9 35-11

Uso compartido de archivos . . . . . . . . . . . Seguridad del documento . . . . . . . . . . Bloqueo de registros . . . . . . . . . . . . . . . Contraseas de la base de datos . . . . . . Trabajo en red . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Actualizacin de los datos de la red . . . Trabajo como un nico usuario . . . . . . Distribucin de datos y vistas de Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Correo electrnico . . . . . . . . . . . . . . . . Copia de vistas como objetos OLE . . . .
$SSURDFK&RQH[LQFRQ ,QWHUQHW
. . . . . . .
37-1 37-1 37-3 37-3 37-4 37-5 37-6
. 37-6 . 37-7 . 37-8

Trabajo en equipo con las aplicaciones de Lotus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Trabajo conjunto con Notes . . . . . . . . Trabajo conjunto con 1-2-3 . . . . . . . . . Trabajo conjunto con Word Pro . . . . .
. . . .
. . . .
36-1 36-1 36-5 36-6
Conexin a Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . Servidores FTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Servidores Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Trabajo con archivos de Approach en Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Almacenamiento de Archivos Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Apertura de archivos de Approach . . . Publicacin de vistas de Approach . . . Almacenamiento de vistas de Approach como archivos HTML . . .
. 38-1 . 38-1 . 38-3 . 38-4 . 38-4 . 38-5 . 38-6 . 38-6
Tabla de contenido xi
3URFHGLPLHQWRVLQLFLDOHVGH )UHHODQFH*UDSKLFV

Partes de una presentacin Visin global . . . . . . . . . Detalles . . . . . . . . . . . . . Novedades . . . . . . . . . . . .
. . . .
. . . .
. . . .
......... ......... ......... .........
. . . .
39-1 39-1 39-2 39-4

Para cambiar el orden de listas con vietas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Para copiar pginas de otros archivos . Ilustracin del mensaje . . . . . . . . . . . . . . . Guame: ayuda con la Ayuda . . . . . . . . . .
6PDUW0DVWHU8QEXHQ FRPLHQ]R
. . . .
40-17 40-18 40-19 40-20

+HUUDPLHQWDVHVSHFILFDV GH)UHHODQFH*UDSKLFV

Aprenda a ganar soltura ............ Herramientas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Herramientas de Freelance Graphics contextuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . SmartMaster: algo ms que un formato atractivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Contenido del SmartMaster: ayuda con buenas ideas . . . . . . . . . . . . . . . Seleccin de un diseo . . . . . . . . . . . . . Seleccin de otro diseo de SmartMaster . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pestaas de vistas: para un escritorio organizado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Botones de vista de Pgina actual: acceso fcil a tareas de uso frecuente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pantallas contextuales . . . . . . . . . . . . . . . . Men: familiar y contextual . . . . . . . . . El men Crear . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Problemas para encontrar un men determinado . . . . . . . . . . . . . . . . . . La barra de estado: para cambios rpidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . El cuadro de informacin: todo el formato de una vez . . . . . . . . . . . . . Ms sobre el cuadro de informacin de texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ejemplo de uso del cuadro de informacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Experimentos con el cuadro de informacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Uso de arrastrar y colocar . . . . . . . . . . . . . Para distribuior las pginas desde la vista Todas las pginas . . . . . . . . . . Para dibujar elementos de diagramas de flujo desde el panel de dibujo . . . xii Explorando SmartSuite 97
. 40-1 . 40-1 . 40-2 . 40-3 . 40-4 . 40-5 . 40-5 . 40-6
. . . .
40-7 40-7 40-7 40-8
A trabajar: creacin de una presentacin . Elaboracin de una presentacin con pginas temticas . . . . . . . . . . . . . . . Relleno de la pgina temtica Descripcin general del proyecto . . Relleno de la pgina temtica Objetivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Relleno de la pgina temtica Equipo . Combinacin y correspondencia de pginas temticas con diseos de pgina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Relleno de un diseo de pgina de grfico de barras . . . . . . . . . . . . . . . Relleno del diseo de pgina Diagrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Agregacin de objetos sin bloque de emplazamiento . . . . . . . . . . . . . . . . Nueva perspectiva desde otra vista . . . . . Consejos para crear presentaciones . . . . . . Diseo de sus propias presentaciones temticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7UDEDMRHQHTXLSRFRQ )UHHODQFH*UDSKLFV
. 41-1 . 41-5 . 41-5 . 41-7 . 41-9
. 41-11 . 41-12 . 41-13 . 41-15 . 41-16 . 41-17 . 41-18

. 40-8 . 40-10 . 40-12 . 40-13 . 40-13 . 40-14 . 40-15 . 40-15 . 40-16

Colaboracin y revisin en equipo . . . . . . Solicitud de comentarios: recopilacin de las ideas de los miembros del equipo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Correo electrnico: envo de una presentacin a los miembros del equipo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Envo de una presentacin a travs de Worl Wide Web . . . . . . . . . . . . . . . . Prctica: ensayo de una presentacin . . . . Notas del orador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Demostraciones en pantalla . . . . . . . . . . .
. 42-1
. 42-1
. 42-3 . . . . 42-3 42-3 42-4 42-4
Demostracin a distancia: ejecucin de una demostracin en pantalla desde cualquier lugar . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42-5 El Reproductor de demostraciones en pantalla hace que toda demostracin sea porttil . . . . . . . . . 42-5 Impresin de una presentacin . . . . . . . . . . 42-6
3URFHGLPLHQWRVLQLFLDOHVGH
2UJDQL]HU
Qu es Organizer? . . . . . . . . . . . . . . . . . . Secciones de Organizer . . . . . . . . . . . . . . . Iconos, punteros del mouse y smbolos de Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Iconos de la Caja de herramientas . . . . Formas del puntero del mouse y smbolos de Organizer . . . . . . . . . . . Novedades en Organizer 97 . . . . . . . . . . . Trabajo con archivos de Organizer . . . . . . Apertura de un archivo existente . . . . . Almacenamiento de un archivo nuevo . Actualizacin a Organizer 97 . . . . . . . . . .
,PSUHVLQHQ2UJDQL]HU
. 43-1 . 43-2 . 43-2 . 43-2 . . . . . . 43-3 43-3 43-4 43-4 43-5 43-5
Modificacin del tamao, tipo y color de la fuente para su impresin . . . . Personalizacin de tipos de papel . . . . Seleccin de opciones de impresin globales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seleccin del nmero de copias a imprimir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Orientacin vertical u horizontal de la impresin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seleccin de opciones de configuracin de la impresora . . . . . Seleccin de impresora . . . . . . . . . . . . . . .
3HUVRQDOL]DFLQGHOD
. 44-7 . 44-8 . 44-8 . 44-9 . 44-9 . 44-9 . 44-10

DJHQGDGH2UJDQL]HU

Descripcin de los conceptos bsicos de la impresin en Organizer . . . . . . . . Formatos de impresin de Organizer . . Tipos de papel de Organizer . . . . . . . . Impresin de informacin de Organizer . . Impresin de las actividades programadas para un da . . . . . . . . Impresin de informacin de cualquier seccin de Organizer . . . . Informacin acerca de la impresin en diferentes agendas impresas . . . . . . Seleccin de un rango de informacin para imprimir . . . . . . . . . . . . . . . . . Correspondencia entre secciones . . . . . Detencin de la impresin . . . . . . . . . . Personalizacin de formatos de impresin, elementos del formato y tipos de papel . . . . . . . . . . . . . . . . . Personalizacin de opciones de los formatos de impresin . . . . . . . . . . . Personalizacin de estilos del formato .
. . . .
44-1 44-1 44-2 44-2
. 44-2 . 44-2 . 44-4 . 44-4 . 44-5 . 44-5
. 44-5 . 44-6 . 44-7
Personalizacin de las tapas de Organizer . Modificacin del nombre de las tapas de Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modificacin del color y la textura de las tapas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personalizacin del archivo de Organizer . Modificacin del nombre de una seccin de Organizer . . . . . . . . . . . . Agregacin de una nueva seccin de Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modificacin del orden de las secciones de Organizer . . . . . . . . . . Modificacin del color de una pestaa de seccin de Organizer . . . . . . . . . . Modificacin del tamao de una pestaa de seccin de Organizer . . Seleccin de un archivo de Organizer para que se abra en una seccin determinada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personalizacin de las preferencias de Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seleccin de un archivo de Organizer para que se abra automticamente . Modificacin de los parmetros de visualizacin de Organizer . . . . . . . Modificacin de las rutas de acceso de Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modificacin de las preferencias de copia de seguridad y almacenamiento automticos . . . . .
. 45-1 . 45-1 . 45-2 . 45-2 . 45-2 . 45-3 . 45-3 . 45-3 . 45-3
. 45-4 . 45-5 . 45-5 . 45-6 . 45-6
. 45-7
Tabla de contenido xiii
Modificacin del grupo de SmartIcons visualizado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45-7

3ODQLILFDFLQGHOWLHPSR
Realizacin de tareas adicionales . . . . . . . . 48-6

6HJXLPLHQWRGHOODPDGDV WHOHIQLFDVHQ2UJDQL]HU

FRQODVHFFLQ$JHQGD
Aprenda a utilizar la seccin Agenda . . . . Creacin de una cita . . . . . . . . . . . . . . . . . Definicin de la hora y la durecin de una cita con el control horario . . . . . Localizacin de tiempo libre para una cita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Definicin de una cita provisional . . . . Reserva y gestin de citas coincidentes . Modificacin de una cita . . . . . . . . . . . . . . Visualizacin de las citas . . . . . . . . . . . . . . Visualizacin de otras secciones en la seccin Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . Personalizacin de la seccin Agenda . . . . Trabajo con fracciones de tiempo en la vista Da por pgina . . . . . . . . . . . . Realizacin de tareas adicionales . . . . . . .
*HVWLQGHODOLVWD UHFRUGDWRULR
. 46-2 . 46-3 . 46-4 . . . . . 46-4 46-5 46-5 46-6 46-7
. 46-7 . 46-8 . 46-8 . 46-10

Creacin de una llamada . . . . . . . . . . . . . Marcacin de un nmero de telfono desde Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . Cronometraje de llamadas telefnicas . Asignacin de estado para las llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registro de una llamada de seguimiento . Modificacin de una llamada . . . . . . . . . . Marcado de una llamada como cumplida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Visualizacin y clasificacin de las llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Visualizacin de llamadas en la seccin Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personalizacin de llamadas . . . . . . . . . . . Modificacin de las preferencias de marcacin telefnica . . . . . . . . . . . . Realizacin de tareas adicionales . . . . . . .
3UHVHQWDFLQJUILFDGH DFWLYLGDGHVHQODVHFFLQ
. 49-2 . 49-5 . 49-5 . 49-6 . 49-6 . 49-6 . 49-7 . 49-7 . 49-8 . 49-8 . 49-8 . 49-9

Creacin de una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . Modificacin de una tarea . . . . . . . . . . . . . Clasificacin de las tareas . . . . . . . . . . . . . Comprobacin del estado de una tarea . . . Marcado de una tarea como cumplida . Visualizacin de tareas en la seccin Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personalizacin de la seccin Recordatorio . . . . . . . . . . . . . . . . . . Realizacin de tareas adicionales . . . . . . .
)LFKDVGHGLUHFFLQGH
. . . . .
47-2 47-3 47-3 47-4 47-4
3ODQQLQJ
. 47-4 . 47-5 . 47-5

2UJDQL]HU
Creacin de una ficha de direccin . . . . . . Inclusin de varios contactos en la misma ficha direccin Oficina . . . . . Cambio de nombre de los campos de direccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modificacin de una ficha de direccin . . Visualizacin de fichas de direccin . . . . . Clasificacin de las fichas de direccin . . . Personalizacin de la seccin Directorio . . xiv Explorando SmartSuite 97
. 48-2 . 48-3 . . . . . 48-3 48-4 48-4 48-5 48-5
Creacin de actividades . . . . . . . . . . . . . . Creacin de actividades con el rotulador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modificacin de los cdigos de colores de la seccin Planning . . . . . . . . . . . Visualizacin de actividades superpuestas . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modificacin de actividades . . . . . . . . . . . Visualizacin de actividades . . . . . . . . . . . Visualizacin de actividades en la seccin Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Visualizacin de citas de la seccin Agenda en la seccin Planning . . . . Personalizacin de la seccin Planning . . . Realizacin de tareas adicionales . . . . . . .
. 50-2 . 50-3 . 50-3 . 50-4 . 50-4 . 50-5 . 50-5 . 50-5 . 50-6 . 50-6
&HQWUDOL]DFLQGH LQIRUPDFLQHQODVHFFLQ

1RWDV
Creacin de una pgina . . . . . . . . . . . . . . Para insertar texto en una pgina . . . . . Modificacin de los parmetros del texto . Personalizacin del ajuste automtico del texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modificacin de las fuentes . . . . . . . . . Modificacin de la alineacin del texto . Sangra de prrafos . . . . . . . . . . . . . . . Comparticin de datos utilizando la funcin OLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Incrustacin de un archivo como objeto OLE en una pgina . . . . . . . . Gestin de vnculos . . . . . . . . . . . . . . . Utilizacin de la pgina ndice de contenido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Utilizacin de la pgina ndice de contenido para mover una pgina . . Clasificacin de las pginas de Notas mediante los iconos de clasificacin . Personalizacin de la seccin Notas . . . . . Realizacin de tareas adicionales . . . . . . .
&RQPHPRUDFLQGH DQLYHUVDULRV\GHRWUDVIHFKDV
. 51-2 . 51-2 . 51-3 . . . . 51-3 51-3 51-3 51-4
. 51-4 . 51-5 . 51-5 . 51-6 . 51-6 . 51-7 . 51-7 . 51-7

Creacin de un aniversario . . . . . . . . . . . . Modificacin de un aniversario . . . . . . . . Visualizacin y clasificacin de aniversarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Visualizacin de aniversarios en la Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personalizacin de la seccin Aniversarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Realizacin de tareas adicionales . . . . . . .
$SOLFDFLQFRQMXQWDGH
. 52-2 . 52-3 . 52-3 . 52-4 . 52-4 . 52-4

IXQFLRQHV
Copia de informacin de Organizer . . . . . . 53-1 Copia rpida de entradas entre diferentes secciones de Organizer . . . 53-2 Copia de texto entre secciones de Organizer y otras aplicaciones . . . . . . 53-2
Utilizacin del comando Edicin Copia especial . . . . . . . . . . . . . . . . . Eliminacin del contenido del Portapapeles . . . . . . . . . . . . . . . . . . Traslado de la informacin de Organizer a una nueva ubicacin . . . . . . . . . . . Eliminacin de informacin de Organizer . Definicin de una alarma para una entrada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Respuesta a una alarma . . . . . . . . . . . . Cancelacin de una alarma . . . . . . . . . Creacin de una entrada que se repita a intervalos prefijados . . . . . . . . . . . . Eliminacin o modificacin de entradas peridicas . . . . . . . . . . . . . Vinculacin de entradas de Organizer . . . Creacin de uno o varios vnculos . . . . Informacin relacionada con un vnculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modificacin del orden de los vnculos . Visualizacin de una lista de vnculos de la seccin Notas en una pgina de vnculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Eliminacin o interrupcin de vnculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vinculacin de informacin con otros archivos y aplicaciones . . . . . . . . . . Acceso a otro archivo o a una aplicacin vinculada . . . . . . . . . . . . Modificacin de la descripcin de un vnculo, nombre de archivo o aplicacin con los que establecer un vnculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Trabajo con categoras . . . . . . . . . . . . . . . . Utilizacin de cdigos de cliente de tarifa . Bsqueda de informacin en las entradas de Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . Utilizacin de filtros . . . . . . . . . . . . . . . . . Creacin de un filtro . . . . . . . . . . . . . . . Aplicacin de un filtro . . . . . . . . . . . . . Supresin de un filtro . . . . . . . . . . . . . . Eliminacin de un filtro . . . . . . . . . . . . Liberacin de espacio en archivos de Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Clasificacin de informacin de Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. 53-3 . 53-3 . 53-4 . 53-4 . 53-5 . 53-6 . 53-7 . 53-7 . 53-7 . 53-8 . 53-8 . 53-9 . 53-9
. 53-10 . 53-10 . 53-11 . 53-11
. 53-12 . 53-12 . 53-13 . . . . . . 53-14 53-15 53-16 53-16 53-16 53-16
. 53-17 . 53-17
Tabla de contenido xv
Importacin y exportacin de informacin con Organizer . . . . . . . . 53-19 Exportacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53-19 . . . . . 53-20

Utilizacin y gestin de la correspondencia entre campos

7UDEDMRHQHTXLSRFRQ
2UJDQL]HU
Utilizacin de contraseas para la proteccin de los archivos . . . . . . . . Definicin de contraseas para un archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Uso compartido de archivos . . . . . . . . . . . Control del nmero de usuarios que puedan acceder a un archivo simultneamente . . . . . . . . . . . . . . . Uso compartido y combinacin de archivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Combinacin de archivos . . . . . . . . . . . Uso compartido de secciones . . . . . . . . Inclusin de una seccin de otro archivo de Organizer . . . . . . . . . . . . Utilizacin de la funcin Correo electrnico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Organizer e Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . Seleccin de sedes de Lotus en Internet . .
*XDGHIRUPDWRVGH LPSUHVLQGH2UJDQL]HU
. 54-1 . 54-1 . 54-3
. 54-3 . 54-4 . 54-5 . 54-6 . 54-7 . 54-7 . 54-8 . 54-9

Relacin de formatos de impresin . . . . . . Relacin de la agenda . . . . . . . . . . . . . . Agenda/Recordatorio . . . . . . . . . . . . . Agenda/Recordatorio/Llamadas . . . . Pgina diaria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Apuntes diarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . Relacin Deluxe diaria a tres columnas .
. . . . . . .
55-2 55-3 55-4 55-5 55-6 55-7 55-8
Apuntes Deluxe diarios a tres columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Relacin diaria a tres columnas . . . . . . Apuntes diarios a tres columnas . . . . . Agenda, Recordatorio, Planning, Llamadas o Aniversarios mensuales . Semanal de 2 pginas . . . . . . . . . . . . . . Apuntes semanales . . . . . . . . . . . . . . . . Apuntes semana laborable . . . . . . . . . . Calendario anual . . . . . . . . . . . . . . . . . Informe de estado . . . . . . . . . . . . . . . . . Relacin del recordatorio . . . . . . . . . . . Tarjeta de direccin . . . . . . . . . . . . . . . Tarjeta de contacto . . . . . . . . . . . . . . . . Tarjeta de direccin completa . . . . . . . . Listn telefnico . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tarjeta de direccin (Rolodex) . . . . . . . Sobre (y Sobre internacional) . . . . . . . . Etiqueta (y Etiqueta internacional) . . . . Tarjeta de llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . Relacin de llamadas . . . . . . . . . . . . . . Relacin del Planning . . . . . . . . . . . . . . Planning trimestral . . . . . . . . . . . . . . . . Planing anual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Contenido de las notas . . . . . . . . . . . . . Notas y Contenido de las notas . . . . . . Notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Relacin de aniversarios . . . . . . . . . . . . Relacin de cdigos de formato . . . . . . . . Elementos de formato de impresin . . . . . Impresin en papel de agenda convencional . . . . . . . . . . . . . . . . . .
QGLFH
. 55-9 . 55-10 . 55-11 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55-12 55-13 55-14 5-15 55-16 55-17 55-18 55-19 55-20 55-21 55-22 55-23 55-23 55-23 55-24 55-25 55-26 55-27 55-28 55-29 55-30 55-31 55-32 55-33 55-34
. 55-36
QGLFH
xvi Explorando SmartSuite 97
Captulo 1 Lame primero

Bienvenido a Lotus SmartSuite Edicin 97 para Windows 95 y Windows NT 4.0, la combinacin de un conjunto de aplicaciones para Windows ampliamente galardonadas de Lotus Development Corporation.
Contenido de este manual

Explorando SmartSuite 97 (el manual que est leyendo) presenta los conceptos y caractersticas de cada producto de SmartSuite. Aunque el manual contiene solamente 600 pginas, ha sido diseado para proporcionar el conocimiento, a grandes rasgos, de la forma en que SmartSuite puede ayudar al usuario a realizar su trabajo. En cuanto a la informacin acerca de cmo realizar tareas especficas, el manual remite al usuario a los temas de la Ayuda apropiados a travs de referencias en el texto o a travs del ndice. Adems de presentar las funciones de cada producto, en este manual se describen los temas siguientes: Contenido del paquete de SmartSuite. Requisitos del sistema. Instrucciones de instalacin. Formas de ahorrar tiempo para realizar tareas con las aplicaciones de SmartSuite. Nuevas caractersticas en cada una de las aplicaciones de SmartSuite. Las herramientas comunes a todas las aplicaciones de SmartSuite y herramientas especficas de cada aplicacin. Conceptos del trabajo en equipo. Nuevas caractersticas para trabajar con Internet .
A quin va dirigido este manual

Todos los usuarios de SmartSuite deberan leer Explorando SmartSuite 97. Si es la primera vez que va a utilizar Windows 95 o Windows NT 4.0, le recomendamos que lea en los manuales el captulo que cubre los fundamentos de Microsoft Windows antes de proceder a la instalacin de
1-1
SmartSuite. Explorando SmartSuite 97 asume que sabe realizar las tareas bsicas en los entornos Windows 95 o Windows NT.
Convenciones tipogrficas
En el manual Explorando SmartSuite 97 se emplean las convenciones siguientes: Nota contiene informacin tcnica adicional acerca de un comando o procedimiento. La seccin Si desea ms informacin muestra al usuario el camino para acceder a la informacin de la Ayuda. Los nombres de las teclas aparecen en versalitas, por ejemplo INTRO. La informacin que debe teclear el usuario aparece en una fuente como la de este ejemplo: Gastos generales. Trucos geniales Introduce trucos de acceso directo o introduccin adicional que al usuario le puede resultar til cuando se realiza un procedimiento o comando.
Pasos siguientes
A continuacin se incluye una lista con algunos pasos que le recomendamos que siga para la instalacin de SmartSuite. El resto de este captulo y el Captulo 2 siguen la secuencia que se describe a continuacin. Compruebe el contenido de su paquete de SmartSuite utilizando la lista de las pginas 1-2 y 1-3, para asegurarse que est completo. Compruebe que su PC cumple con los requisitos del sistema de SmartSuite. Instale las aplicaciones de SmartSuite. Puede instalarlas todas o solamente las que vaya a necesitar. Regstrese como usuario de SmartSuite. Una vez haya llevado a cabo estos pasos, ya estar en condiciones de utilizar las aplicaciones que se incluyen en SmartSuite.
Comprobacin del contenido del paquete

Compruebe si su paquete contiene todos los elementos enumerados en las listas siguientes. Si su paquete no est completo, pngase en contacto con el distribuidor que se lo suministr o con la oficina local de Lotus cuyo
1-2 Explorando SmartSuite 97
nmero de telfono se incluye en la lista de Ayuda en lnea del Servicio al Cliente.
Discos
El paquete de SmartSuite debe contener un CD-ROM o un juego de disquetes de 3,5" de alta densidad.
Otros contenidos
Junto con este manual, su paquete de SmartSuite tambin contiene lo siguiente: Getting the Most Out of LotusScript in SmartSuite 97 . Tarjeta de registro de los productos Lotus. Gua de servicio al cliente de Lotus . Cupn para LotusScript Application Developer's Kit (consulte la contraportada del manual Getting the Most Out of LotusScript in SmartSuite 97). Un certificado de garanta vlido en Amrica del Norte.
Requisitos del sistema

En esta seccin se describe el equipo, el software, la memoria y el espacio en disco necesarios para utilizar SmartSuite en un PC autnomo.
Hardware
SmartSuite requiere el equipo siguiente: Un PC IBM o compatible (con procesador 486 o superior). Una tarjeta grfica VGA o superior. Un mouse u otro dispositivo sealador. Una unidad de disco de 1,44 MB y 3,5 o una unidad de CD-ROM.
Software
Para poder utilizar SmartSuite, debe tener Microsoft Windows 95 o Windows NT 4.0 o superior instalado en su PC. Si est instalando desde un CD-ROM, debe tener los controladores del CD instalados y estar ejecutando Microsoft Windows 95 o Windows NT 4.0.
Lame primero 1-3
Memoria
Windows 95 SmartSuite requiere un mnimo de 8 MB de memoria de acceso aleatorio (RAM). Se recomiendan 12 MB cuando ejecute varias aplicaciones a la vez. Windows NT 4.0 SmartSuite requiere un mnimo de 16 MB de RAM.
Espacio en disco
Los requisitos de disco para SmartSuite dependen de las aplicaciones de SmartSuite que instale. Si est instalando desde un CD-ROM o si desea instalar funciones opcionales, plantillas, archivos de ejemplo y la Ayuda, necesitar ms espacio en disco que el mnimo requerido. Es necesario un mnimo de 82 MB de espacio disponible en disco para poder instalar todas las funciones bsicas de las aplicaciones de SmartSuite. Para utilizar menos de 82 MB de espacio en disco, puede optar por instalar slo alguna de las aplicaciones de SmartSuite o utilizar la opcin de personalizacin del programa Install para seleccionar slo aquellas opciones que se deseen. Lotus recomienda un mnimo de 133 MB de espacio disponible en disco para realizar la instalacin personalizada y 220 MB para instalar todas las funciones, autodemos, plantillas, archivos de ejemplo y la Ayuda, adems de dejar espacio para archivos temporales y de datos. Si necesita ms informacin acerca de los requisitos de espacio en disco para cada aplicacin de SmartSuite, siga estos pasos: 1. Inserte el Disco 1 o el CD-ROM en la unidad apropiada. 2. Elija Inicio - Ejecutar en la barra de tareas de Windows. 3. Escriba x:\install (donde x representa la letra de la unidad de disco o de la unidad de CD-ROM). 4. Siga las instrucciones que aparecen en pantalla hasta que llegue al cuadro de dilogo Opciones de instalacin. 5. Elija Opciones personalizadas - Instalacin manual y haga clic en Siguiente. 6. En este cuadro de dilogo puede seleccionar cualquier aplicacin de forma individual. Haga clic en Personalizar para ver todas las funciones especficas y sus requisitos de espacio en disco.
Pasos siguientes
Ahora ya est listo para instalar SmartSuite y registrarse como usuario de SmartSuite. Puede instalar todas las aplicaciones a la vez o solamente las que necesite. Cuando sea preciso, vuelva a ejecutar el programa de instalacin para instalar las aplicaciones que pas por alto la primera vez. Si necesita ms informacin, consulte el Captulo 2, Instalacin de SmartSuite. Si necesita asistencia tcnica, consulte la informacin de la Gua del Servicio al cliente de Lotus o contacte con el Servicio al cliente de Lotus.
Lame primero 1-5
Captulo 2 Instalacin de SmartSuite

El programa de instalacin de SmartSuite transfiere los archivos de SmartSuite desde los discos o el CD-ROM al disco duro o al servidor de archivos de red. El programa Install permite instalar todas las aplicaciones de SmartSuite a la vez o por separado, segn sea necesario.
Instalacin automtica con el programa Autorun

Si utiliza un CD, cuando inserte el CD-ROM de SmartSuite en su unidad, el programa Autorun se iniciar y aparecer esta pantalla.
Haga clic en el icono de Lotus para acceder a la Autodemo de SmartSuite. Haga clic en una de las cajas para acceder a una Autodemo.
Aparece un texto descriptivo aqu...
cuando se suspende el puntero del mouse sobre una de las opciones.
El programa Autorun permite seleccionar entre las siguientes opciones: Instalar haciendo clic en un botn. Iniciar la autodemo de SmartSuite o una autodemo para cada una de las aplicaciones. Elegir entre instalar SmartSuite en el disco duro o ejecutarlo desde el CD-ROM. Ver el contenido del CD utilizando el Explorador de Windows.
2-1
Acceder a la sede Web de Lotus en Internet (si dispone de una conexin con Internet). Leer el archivo LEAME de SmartSuite. Inicio manual del programa Autorun Autorun no se inicia automticamente si SmartSuite 97 est ya instalado o si la opcin Reproduccin automtica de Windows 95 o Windows NT 4.0 est desactivada. Para iniciar Autorun manualmente: 1. Inserte el CD-ROM en la unidad apropiada. 2. Elija Inicio - Ejecutar en la barra de tareas de Windows. 3. Escriba x:\autorun\autorun.exe (donde x representa la letra de la unidad de CD-ROM). 4. Haga clic en Aceptar.
Ejecucin del programa Install

Si ejecuta el programa Install, las pantallas que aparezcan le conducirn a travs de la estructura de directorios de SmartSuite, por lo que sabr dnde se copiarn los archivos.
La informacin acerca de la instalacin de SmartSuite en un PC autnomo est disponible en lnea en el archivo LEAME.WRI. La informacin acerca de la instalacin en red est disponible en el archivo LEAMERED.TXT. Puede leer o imprimir esta informacin antes de transferir los archivos. Lectura e impresin de archivos LEAME Puede leer e imprimir la informacin acerca de la instalacin o desinstalacin de SmartSuite en los archivos LEAME.WRI o LEAMERED.TXT. Si utiliza un CD-ROM, haga lo siguiente: 1. Inserte el CD-ROM en la unidad apropiada. 2. Elija Inicio - Ejecutar en la barra de Windows. 3. Si utiliza una unidad de CD-ROM, escriba
x:\lotus\readme.wri (donde x representa la letra de la unidad) para leer
informacin acerca de la instalacin de SmartSuite en un PC autnomo. o

x:\lotus\leame.txt (donde x representa la letra de la unidad) para leer
informacin acerca de la instalacin de SmartSuite en un servidor de archivos. Si utiliza discos, escriba x:\leame.txt o x:\leame.wri (donde x representa la letra de la unidad). 4. Haga clic en Aceptar 5. Para imprimir, elija Archivo - Imprimir. Nota Tambin puede leer e imprimir el archivo LEAME.TXT haciendo clic en Abrir cuando el cuadro de dialogo Gua para el administrador de redes aparezca en pantalla durante la instalacin en red. Obtencin de Ayuda durante la instalacin de SmartSuite Durante la instalacin de SmartSuite es posible obtener Ayuda acerca de las opciones de los cuadros de dilogo de la instalacin de SmartSuite. Para ver la informacin, haga clic en el botn Ayuda. Para imprimir cualquier tema de la Ayuda que aparece en pantalla, haga clic en el botn Imprimir. Para cambiar entre la Ayuda y el programa de instalacin, presione las teclas ALT+TAB. Para regresar al programa Install desde la Ayuda, haga clic en el botn Cerrar o presione ESC.
Instalacin de SmartSuite 2-3
Instalacin en un PC autnomo
Inicio de la instalacin Si elige realizar la instalacin con el programa Autorun, haga clic en una de las opciones de instalacin de la parte inferior de la pantalla. Si la instalacin se realiza desde un disco o se desea ejecutar el programa Install sin Autorun, siga las siguientes instrucciones: 1. Inserte el Disco 1 o el CD-ROM en la unidad apropiada. 2. Elija Inicio - Ejecutar en la barra de tareas de Windows. 3. Escriba x:\install (donde x representa la letra de la unidad de disco o CD-ROM). 4. Haga clic en Aceptar. 5. Siga las instrucciones de instalacin que aparezcan en la pantalla.
Opciones de instalacin de componentes predeterminados, componentes bsicos o seleccin de componentes

Existen tres tipos de instalacin: predeterminada, mnima y personalizada. La instalacin de componentes predeterminados incluye las funciones caractersticas de SmartSuite utilizadas por la mayora de los usuarios de SmartSuite. Si utiliza un porttil con espacio en disco limitado, puede elegir la instalacin de componentes bsicos, la cual instalar slo las funciones mnimas necesarias para ejecutar cada aplicacin de SmartSuite. La seleccin de componentes permite al usuario tomar sus propias decisiones acerca del espacio en disco y elegir aquellas funciones que desee, incluidas aquellas que no se instalan con la instalacin predeterminada. Por ejemplo, utilizando la seleccin de componentes puede elegir instalar SmartSuite y las autodemos de las aplicaciones, el diccionario de SmartCenter, un editor de ecuaciones o un verificador gramatical para Word Pro , la documentacin en lnea (para usuarios de CD-ROM), la funcin Consolidar copias de 1-2-3 y una biblioteca de Notes para Freelance Graphics.
Instalacin en una red

Para realizar la instalacin en un servidor de archivos de red, asegrese de acceder como administrador de red. Haga clic en la casilla de verificacin Servidor de archivos o varios usuarios situada en el cuadro en el parte inferior de la pantalla bienvenida del programa Install.
Complete la informacin relacionada con la instalacin de SmartSuite en una red que est disponible en las pantallas de Ayuda del programa Install y en el archivo LEAMERED.TXT. Este archivo responde sus cuestiones sobre la red, proporciona informacin acerca de solucin de problemas e incluye informacin sobre instalacin automtica, desinstalacin e instalacin multi-idioma (MLC).
Instalacin automatizada
Si es el administrador de una red y desea que la instalacin de SmartSuite para todos los usuarios de su empresa sea estndar, puede utilizar la opcin de instalacin automatizada de SmartSuite. Para ello defina las ubicaciones de directorio e instale las opciones utilizando un archivo de respuesta (.RSP). La instalacin automtica, una instalacin que no precisa el interfaz de usuario, permite distribuir SmartSuite sin la necesidad de que un usuario introduzca informacin. Si desea ms informacin acerca de la instalacin automatizada, consulte el archivo de respuesta de ejemplo, INSTSUITE.RSP, que se incluye con SmartSuite.
Instalacin de autodemos y documentacin en lnea

SmartSuite incluye autodemos en lnea de cada aplicacin para todos los usuarios y documentacin en lnea para usuarios de CD-ROM. La documentacin incluye: Explorando SmartSuite 97, Getting the Most Out of Lotus Script in SmartSuite 97, Developing SmartSuite Applications in LotusScript, The Application Developers Kit y LotusScript Language Reference. SmartSuite 97 tambin incluye Adobe Acrobat Reader 2.1, que permite a los usuarios de CD-ROM imprimir la documentacin. Usuarios de CD-ROM Para conservar el espacio en disco, el programa de instalacin por defecto no instala automticamente las autodemos ni la documentacin en lnea en el disco duro. Si utiliza SmartSuite en CD-ROM, puede ver las autodemos insertando el CD-ROM en la unidad y eligiendo Ayuda - Autodemo del men ? (Ayuda) de la aplicacin. Si quiere visualizar la autodemo de 1-2-3, necesitar instalarla en su disco duro. Puede ver o imprimir la documentacin eligiendo el icono apropiado de un manual, en la carpeta de documentacin en lnea en el cajn Ayuda de SmartSuite de SmartCenter.
Usuarios de discos Si utiliza discos y consulta las autodemos con frecuencia, puede instalarlas en el disco duro. Si desea visualizar la autodemo de 1-2-3, necesitar instalarla. Instalacin de autodemos Utilice la instalacin personalizada para instalar una o todas las Autodemos de SmartSuite: 1. Inserte el Disco 1 o el CD-ROM en la unidad apropiada. 2. Elija Inicio - Ejecutar en la barra de tareas de Windows. 3. Escriba x:\install (donde x representa la letra de la unidad de disco o CD-ROM). 4. Siga las instrucciones que aparecen en la pantalla hasta que aparezca el cuadro de dilogo de opciones de instalacin. 5. En el dicho cuadro de dilogo, elija Seleccin de componentes. 6. Seleccione una aplicacin cuya autodemo desee instalar y haga clic en Personalizar. Para instalar la Autodemo de SmartSuite, seleccione SmartCenter y, a continuacin, haga clic en Personalizar. 7. Desplcese para seleccionar la Autodemo. En 1-2-3, haga clic en la pestaa Ayuda y ejemplos para seleccionar la autodemo guiada. 8. Repita los pasos 6 y 7 hasta que haya instalado todas las autodemos que desee. Tras la instalacin, los iconos de las autodemos aparecen en SmartCenter en la carpeta Autodemos del cajn Ayuda de SmartSuite. Instalacin de la documentacin en lnea de SmartSuite Utilice la seleccin de componentes para instalar la documentacin en lnea de SmartSuite. 1. Inserte el Disco 1 o el CD-ROM en la unidad apropiada. 2. Elija Inicio - Ejecutar en la barra de tareas de Windows. 3. Escriba x:\install (donde x representa la letra de la unidad de disco o CD-ROM) 4. Siga las instrucciones que aparecen en la pantalla hasta que aparezca el cuadro de dilogo de opciones de instalacin. 5. En dicho cuadro de dilogo, elija Seleccin de componentes. 6. Seleccione la opcin de documentacin en lnea de SmartSuite y haga clic en Personalizar.
7. Haga clic en la pestaa Documentacin en lnea de SmartSuite y seleccione los manuales que desee instalar. 8. Haga clic en Aceptar. Tras la instalacin, los iconos de la documentacin aparecern en SmartCentre en la carpeta de documentacin en lnea del cajn Ayuda de SmartSuite. Estos iconos tambin aparecern en el men Inicio de la carpeta de documentacin en lnea de Lotus.
Desinstalacin
El programa Uninstall (desinstalar) de SmartSuite no slo elimina el directorio de SmartSuite o de un producto de SmartSuite, sino que tambin elimina las referencias a la aplicaciones en los archivos del sistema. Ejecucin del programa Uninstall 1. Desde la barra de tareas de Windows, elija Inicio - Configuracin Panel de control . 2. Haga doble clic en Agregar o Quitar programas. 3. En la lista, seleccione Lotus SmartSuite 97 . 4. Seleccione el programa que desee eliminar. 5. Haga clic en Agregar o Quitar. 6. Haga clic en Aceptar. Puede obtener ms informacin acerca de la desinstalacin de SmartSuite en una red en el archivo LEAMERED.TXT, que se encuentra en el directorio raz del Disco 1 o en el CD-ROM. Consulte el tema "Lectura e impresin de archivos LEAME" descrito anteriormente en este captulo.
Registro como usuario de SmartSuite

Si dispone de un mdem, puede registrarse en lnea como un usuario de SmartSuite rellenando los formularios electrnicos que aparecen despus de que la instalacin se haya completado. Tambin puede rellenar la tarjeta de registro con franqueo pagado y enviarla a Lotus, o llamar al telfono 1-800-346-6408 en Estados Unidos o al 1-800-GO-LOTUS en Canad si desea registrarse por telfono. En los dems pases deber contactar con la oficina local de Lotus, cuyo nmero de telfono se encuentra en la Gua del Servicio al cliente de Lotus.
Los usuarios registrados recibirn lo siguiente: Informacin de actualizacin del producto. Cuando haya una actualizacin (con frecuencia se comercializan nuevas actualizaciones de nuestros productos basadas en los comentarios de los usuarios), los usuarios registrados podrn obtenerla rpidamente y a un precio reducido. Nueva copia de los discos. Si sus discos sufren algn dao, Lotus se los cambiar.
EXPLORANDO SMARTSUITE 97
Capitulo 3 Procedimientos iniciales de SmartSuite

SmartSuite 97 es un paquete de aplicaciones de software que cooperan entre s para facilitar el trabajo al usuario y ayudarle a comunicarse de forma ms eficaz con sus colaboradores. SmartSuite incluye las siguientes aplicaciones: Lotus SmartCenter Edicin 97 para Windows 95 y Windows NT 4.0, el centro de operaciones que proporciona un fcil acceso a todas las aplicaciones del escritorio y a los archivos de las aplicaciones. Lotus 1-2-3 Edicin 97 para Windows 95 y Windows NT 4.0, la nica hoja de clculo para Vd. y su equipo. Lotus Word Pro Edicin 97 para Windows 95 y Windows NT 4.0, el mejor procesador de texto para trabajo en equipo. Lotus Approach Edicin 97 para Windows 95 y Windows NT 4.0, la base de datos ms potente disponible para todo el equipo. Lotus Freelance Graphics Edicin 97 para Windows 95 y Windows NT 4.0, el paquete de grficos para presentaciones para la comunicacin diaria. Lotus Organizer Edicin 97 para Windows 95 y Windows NT 4.0, la herramienta de administracin de informacin personal. Lotus ScreenCam Edicin 97 para Windows 95 y Windows NT 4.0, la herramienta de comunicacin para mostrar e indicar en su PC.
Novedades de SmartSuite
SmartSuite es un conjunto de aplicaciones completo de 32 bits, que incorpora todas las funciones que requieren las actividades profesionales y comerciales del usuario. La siguiente generacin de 1-2-3 incluye funciones de equipo, posibilidad de creacin de esquemas, publicacin en formato HTML, soporte completo de OLE 2, la funcin AutoTotal que realiza sumas automticamente al detectar la palabra Total , el cuadro de informacin que permite asignar formato sin abandonarlo y otras herramientas comunes de la interfaz de usuario de Lotus.
3-1
Organizer, el software lder de la industria en programacin de tiempo, incluye una nueva seccin Agenda en la que se ha ampliado la presentacin grfica; soporte para marcacin TAPI ; animacin, sonidos y smbolos que hacen que el uso de Organizer resulte muy ameno; soporte ampliado para direcciones internacionales. La seccin Notas permite ahora utilizar formatos de texto enriquecido, pudiendo adems funcionar como aplicacin contenedora, lo cual permite vincular e incrustar objetos OLE. Funciones y mejoras relacionadas con Internet, incluidas en todos los productos, permiten el acceso integrado a noticias, meteorologa, cotizaciones burstiles e infinidad de vnculos a sedes tiles directamente desde SmartCenter. Caractersticas de instalacin avanzadas que permiten realizar instalaciones mediante un simple clic en un botn o especificar los componentes que se desean instalar. LotusScript , un lenguaje de programacin orientado a objetos que ayuda a crear soluciones profesionales a medida. LotusScript es compatible con BASIC, lo que significa que se integra fcilmente con Visual Basic. SmartSuite es el mejor conjunto de aplicaciones que ha sido especficamente diseado para aprovechar todas las ventajas de Lotus Notes.
Inicio de los productos de SmartSuite con SuiteStart y SmartCenter

Cuando se instalan las aplicaciones de SmartSuite, dos herramientas se instalan automticamente: SuiteStart y SmartCenter. Ambas aplicaciones facilitan el proceso de ejecucin y utilizacin del resto de aplicaciones de SmartSuite.
SuiteStart
SuiteStart es la paleta de iconos que aparece en la esquina derecha de la barra de tareas de Windows. Para iniciar una aplicacin de SmartSuite, haga clic en su icono correspondiente en SuiteStart. Para saber cul es el icono asociado con cada aplicacin, site el puntero del mouse sobre el icono. Aparecer el nombre de la aplicacin.
SmartCenter
Los cajones archivadores de SmartCenter forman un centro de operaciones que organiza su trabajo y ayuda a conservar un escritorio ordenado. Desde SmartCenter, se puede: Iniciar todas las aplicaciones de SmartSuite o archivos que el usuario haya creado en las aplicaciones. Abrir la agenda y directorio de Organizer. Crear una lista recordatorio. Verificar la ortografa en el diccionario o los sinnimos en el diccionario de sinnimos. Acceder a Internet, con vnculos directos a previsiones meteorolgicas, cotizaciones burstiles, titulares y sedes Web preferidas. Obtener ayuda para realizar tareas entre aplicaciones y para utilizar SmartCenter. SmartCenter aparece inicialmente en el lado opuesto a la barra de tareas de Windows y presenta el siguiente aspecto:
Es posible fijar SmartCenter en la parte inferior o superior de la pantalla. As mismo es posible agregar a SmartCenter otros archivos o productos que no sean de Lotus. Para abrir o cerrar un cajn, haga clic en l.
Haga clic aqu para cerrar.
Procedimientos iniciales de SmartSuite 3-3
Procedimientos iniciales para guardar y abrir un archivo

Para guardar un archivo creado en cualquier aplicacin de SmartSuite, elija Archivo - Guardar en la aplicacin en la que trabaje.
Para abrir un archivo guardado, utilice SmartCenter:
Abra el cajn del producto y haga doble clic en el archivo que prefiera.
El archivo de Freelance Graphics se abre.
Todos los archivos guardados en un directorio de trabajo de una aplicacin aparecern automticamente en el cajn correspondiente de SmartCenter. Por ejemplo, el directorio predeterminado de Freelance Graphics es \lotus\trabajo\flg y cuando guarda un archivo en este directorio, tambin aparece un cajn para Freelance Graphics en SmartCenter.
Captulo 4 Herramientas de SmartSuite
Ayuda para convertirse en un usuario experimentado

El objetivo de este captulo es mostrar al usuario dnde encontrar herramientas tiles en SmartSuite y cmo utilizarlas. Una vez sepa dnde ir y qu hacer, ser un usuario que confe mucho ms en sus posibilidades.
Las herramientas adecuadas

En esta figura, una vista del escritorio, se encuentran la mayora de las herramientas descritas en este captulo:
Men SmartIcons Pestaa Cuadro de informacin
SmartMaster
Barra de estado
4-1
Herramientas contextuales de SmartSuite

Las herramientas de las aplicaciones de SmartSuite son contextuales y aparecen cuando se las necesita. Por ejemplo, si trabaja en un marco para grficos (como se muestra a continuacin), el men, los SmartIcons, el cuadro de informacin y la barra de estado reflejarn opciones concretas para dichos grficos. Cuando haga clic fuera del grfico, desaparecern las opciones para grficos. Compare este escritorio con el de la pgina anterior, donde las herramientas reflejan las opciones para escribir texto.
Opciones del men SmartIcons
Cuadro de informacin
Barra de estado
Plantillas SmartMaster
Un SmartMaster es una plantilla diseada profesionalmente que permite un rpido inicio en las tareas diarias (todo lo que el usuario necesita hacer es agregar sus propios datos). 1-2-3, Word Pro, Approach y Freelance Graphics contienen, cada uno de ellos, una biblioteca de plantillas SmartMaster. Con un SmartMaster se puede iniciar cualquier libro, documento, base de datos o presentacin nuevos.
Con sus bloques de emplazamiento, un SmartMaster puede ser ms que un atractivo formato; puede ayudar al usuario a plasmar sus ideas acerca de las tareas.
Haga clic en un bloque y escriba el texto que quiera.
Mens comunes
Todos los mens de SmartSuite funcionan de la misma forma, con los mismos comandos bsicos. Cuando el usuario sabe que el comando Opciones del usuario se encuentra en el men Archivo en Approach, sabr que tambin se encuentra en el mismo men de 1-2-3, Word Pro y Freelance Graphics.
Opciones especficas de cada producto Las opciones que aparecen fuera del marco son las mismas en todas las aplicaciones de SmartSuite.
Herramientas de SmartSuite 4-3
Los mens tambin son contextuales, es decir, los comandos cambian dependiendo de la tarea que se est realizando en ese momento. Por ejemplo, si se utiliza el comando Crear para crear un grupo objetos en Freelance Graphics, la barra de mens mostrar el comando Conjunto que permitir modificar el conjunto.
Problemas para encontrar un men determinado

Es posible que no se encuentre el men deseado por alguna de estas razones: Debe crearse el objeto (utilizando el men Crear) antes de poder trabajar en una tarea relacionada con el mismo. Por ejemplo, es necesario crear un grfico antes de que Grfico aparezca en el men; Debe hacerse clic en el objeto para seleccionarlo. Recuerde, es necesario trabajar con el objeto que se desee modificar antes de que su men aparezca.
Men que aparece cuando est seleccionada una celda
Men que aparece cuando est seleccionada una parte de un grfico
Mens de acceso directo

Cuando trabaje con texto o con un objeto, como puede ser una tabla o un dibujo, haga clic con el botn derecho del mouse para ver un men contextual para el texto o el objeto.
Cuando haya texto seleccionado en una celda de tabla... ...haga clic con el botn derecho del mouse...
...para visualizar el men de mtodo abreviado de tabla en la pantalla.
SmartIcons
Los SmartIcons son pequeas figuras que aparecen en una fila justo debajo de la barra de mens. Permiten el acceso con un simple clic a funciones que se utilizan con frecuencia. Haga clic en un icono para guardar un archivo, cortar un objeto seleccionado, realizar una presentacin preliminar de lo que se est imprimiendo y realizar otras muchas acciones mientras trabaja con las aplicaciones de SmartSuite.
Muchos SmartIcons son comunes a todas las aplicaciones de SmartSuite, de tal manera que cuando el usuario aprenda cmo utilizar un icono en una aplicacin, lo habr aprendido para todas las aplicaciones. Cada aplicacin dispone tambin de SmartIcons para realizar tareas especficas de dicha aplicacin.
Para mostrar la descripcin de la accin que realiza cada icono, site el puntero del mouse sobre el mismo. Aparecer una descripcin en un globo. Cuando se familiarice con los iconos, podr desactivar los globos de ayuda seleccionando Archivo - Opciones del usuario - Configurar SmartIcons. En este caso, tambin podr acceder a estas descripciones manteniendo presionado el botn derecho del mouse cuando el puntero se encuentre sobre un icono.
Adaptacin de los SmartIcons a las necesidades del usuario

Para facilitar su utilizacin desde el principio, cada aplicacin contiene un grupo predeterminado de SmartIcons. A medida que el usuario adquiera experiencia con ellos, podr: Eliminar SmartIcons que no utilice o agregarlos, eligiendo entre un extenso grupo de SmartIcons estndar. Ajustar el tamao y mover los SmartIcons a cualquier parte de la pantalla. Crear sus propios iconos y asignarles las acciones pertinentes.
Si desea ms informacin
Mientras est trabajando con cualquier producto de SmartSuite: 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase:
SmartIcons
3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar.
La barra de estado
La barra de estado, situada en la parte inferior de la pantalla de la aplicacin, ofrece informacin inmediata acerca de las selecciones actuales as como accesos directos para muchos comandos. La barra de estado permite mostrar y cambiar configuraciones como, por ejemplo, fuente y tamao en Word Pro, formatos numricos en 1-2-3, formatos de pgina en Freelance Graphics y vistas y entornos en Approach. Algunos botones de la barra de estado muestran una lista cuando se hace clic en ellos; otros botones cambian entre opciones.
Pestaas
Las pestaas facilitan la organizacin y administracin de grandes cantidades de informacin. En 1-2-3, las pestaas organizan las hojas dentro de un libro.
En Approach, las pestaas permiten mostrar todas las vistas de la aplicacin de base de datos.
En Word Pro, puede utilizar las pestaas para organizar todas las secciones de un documento extenso o mantener juntos documentos relacionados.
Adems, las pestaas de los Asistentes guan al usuario a travs de todos los pasos de un procedimiento. Por ejemplo, las pestaas indicarn los pasos a seguir para configurar y proceder a la solicitud de comentarios en un documento.
Freelance Graphics proporciona pestaas para las vistas que facilitarn centrar la atencin en el texto de la presentacin u organizar dicha presentacin.
Tenga presente el cuadro de informacin cuando desee cambiar el aspecto de un rango, texto o un objeto de 1-2-3, Word Pro, Approach o Freelance Graphics. Los cuadros de informacin permanecen abiertos para efectuar mltiples cambios. Las opciones cambian a medida que cambia la situacin de su trabajo. Por ejemplo, si hace clic dentro de una tabla en Freelance Graphics, el cuadro de informacin mostrar opciones para modificar las propiedades de la tabla. Si hace clic en el texto que est encima de la tabla, el cuadro de informacin mostrar opciones para el texto.
Aqu est lo que ha seleccionado
Pestaa de estilos de lnea
Haga clic en un botn para elegir la opcin
Haga clic en la flecha para ver otros estilos de lnea
Utilidad de los cuadros de informacin Permanecen abiertos y activos para que no tenga que abrir y cerrar varios cuadros de dilogo. Muestran diferentes opciones a medida que cambian las elecciones. El usuario puede visualizar inmediatamente los resultados de las opciones que ha seleccionado. Para mostrar el cuadro de informacin Seleccione lo que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en el icono Cuadro de informacin:
Los SmartIcons de los cuadros de informacin variarn ligeramente para mostrar aquello que se haya seleccionado, pero siempre reconocer un cuadro de informacin por el rombo amarillo que aparece dentro de un cuadrado azul:
Visualizacin de las diferentes opciones de un cuadro de informacin Puede hacer clic en el cuadro Propiedades de del cuadro de informacin, para ver una lista de otras opciones. Por ejemplo, si seleccion texto, en el cuadro de lista Propiedades de , aparecer Texto. Tambin puede hacer clic en el cuadro para seleccionar opciones del cuadro de informacin para Formato de pgina.
Pliegue del cuadro de informacin Cuando pretenda hacer numerosos cambios en el aspecto de la informacin, pliegue el cuadro de informacin para tenerlo a mano en el escritorio pero sin que le impida trabajar.
1. Para plegar el cuadro de informacin, haga doble clic en la barra de ttulo.
Resultado
2. Para que el cuadro de informacin recupere su tamao normal, haga clic en la barra de ttulo.
Resultado
Cierre del cuadro de informacin Haga clic en el botn Cerrar.
Desplazamiento del cuadro de informacin Haga clic en la barra de ttulo y arrastre el cuadro de informacin hasta el lugar de la pantalla donde desee situarlo.
SmartFill
SmartFill permite insertar ms rpidamente datos en las tablas, hojas de clculo y documentos mediante el relleno automtico de la informacin rutinaria, como fechas, horas o la numeracin secuencial.
Escriba en la primera entrada de las series.
Arrastre desde la esquina inferior.
Resultado
Formato rpido
Formato rpido permite duplicar rpidamente un formato seleccionando un objeto que tenga el formato que desee y aplicndolo a uno o ms objetos.
Seleccione el texto u objeto con el formato que desee copiar. Haga clic en Formato rpido. Seleccione el texto al que desee aplicar el formato. El puntero del mouse se convertir en una brocha.
Resultado Haga clic de nuevo en el icono para desactivar Formato rpido.
Captulo 5 La ayuda adecuada en el momento oportuno

Las aplicaciones de SmartSuite proporcionan el tipo de asistencia necesaria en el momento oportuno. SmartSuite ofrece un nuevo sistema de Ayuda en lnea conciso y organizado por tareas. Tambin proporciona otros tipos de ayuda que permiten realizar el trabajo de forma correcta. Las funciones de asistencia al usuario que se relacionan a continuacin estn disponibles para todas las aplicaciones, con las excepciones mencionadas en la columna Ubicacin.
Funcin Este manual Describe las ventajas de utilizar una funcin y proporciona informacin conceptual. Sugiere el uso de la Ayuda cuando el usuario necesita informacin a cerca de cmo realizar las tareas. Ayuda Proporciona informacin a cerca de todas las tareas que se pueden realizar utilizando las aplicaciones de SmartCenter y SmartSuite. Proporciona las generalidades de las funciones. Disponible cuando se hace clic en el botn Ayuda de un cuadro de dilogo o desde el men ? (Ayuda) . La Ayuda de SmartCenter est disponible en el cajn de Ayuda de SmartSuite. Incluido en el paquete de SmartSuite. Descripcin Ubicacin
5-1
Funcin Autodemos
Descripcin Proporciona una rpida introduccin a las aplicaciones y le permite aprender a su propio ritmo.
Ubicacin Se puede ejecutar desde el men de ejecucin automtica de SmartSuite o desde el CD. Elija Autodemos en el men ? (Ayuda) de la aplicacin o en el cajn Ayuda de SmartSuite e inserte el CD. Si utiliza disquetes deber instalar las autodemos utilizando la seleccin de componentes. Disponible cuando un icono de pelcula aparece en un tema de la Ayuda.
Demos Proporcionan demostraciones paso a paso. Presentan procedimientos que son ms fciles de entender cuando se ve cmo funcionan. Asistentes Guan al usuario a travs de la realizacin de tareas complejas, como creacin de un ndice o una tabla resumen dinmica. Globos de Ayuda Muestra lo que hace cada icono de la barra de SmartIcons y cada pestaa de los cuadros de informacin. Pregunte al Experto Proporciona el tema de la Ayuda apropiado al hacer una pregunta con sus propias palabras. Pregunte al Experto entiende 2.000 trminos y su relacin con la tarea. Disponible desde el men ? (Ayuda) de Word Pro. Disponible al colocar el puntero del mouse sobre un icono o una pestaa del cuadro de informacin. Se ofrece al emitir un comando de men que requiere ms informacin.
Funcin Guame
Descripcin Presenta una lista de preguntas relacionadas con lo que se est realizando. Conduce al usuario al tema de la Ayuda apropiado.
Ubicacin Disponible en el botn Guame o en el men ? (Ayuda) de Freelance Graphics.
Ayuda: optimizada y rediseada

La Ayuda de las aplicaciones de SmartSuite est organizada por tareas. Estos sistemas de Ayuda proporcionan procedimientos rpidos en lugar de descripciones extensas. Ser de agrado del usuario utilizar los sistemas de Ayuda de SmartSuite, porque son concisos y estn orientados para ayudarle a completar tareas.
Seleccione Ayuda Temas de la Ayuda.
Haga doble clic en el icono del libro de Ayuda para obtener una lista de los temas de la Ayuda.
La ayuda adecuada en el momento oportuno 5-3
Utilizacin del libro Cmo puedo?

Al hacer doble clic en el libro Cmo puedo? de la pestaa Contenido, aparecer una lista de temas que mostrarn, paso a paso, cmo completar un procedimiento.
Empiece haciendo doble clic en el libro Como puedo?
Los iconos de libro representan temas generales, como en una tabla de contenido. El icono ? representa un tema de la Ayuda.
El libro se abrir y desplegar una relacin de temas. Siga haciendo doble clic en los libros hasta que d con el tema que busca. Haga doble clic en el tema para visualizarlo... Haga clic en el texto de color verde para que surja una ventana con ms detalles.
A menudo la ayuda contiene consejos.
Utilizacin de la pestaa ndice

Al hacer clic en la pestaa ndice, las aplicaciones de SmartSuite muestran un ndice de temas de la Ayuda. Los sistemas de Ayuda estn organizados por tareas, no por comandos de men.
Haga clic en la pestaa del ndice. Escriba el tema que prefiera. El ndice se desplaza a las letras que se vayan escribiendo. Haga doble clic en el tema de la Ayuda para desplegarlo.
Utilizacin de este manual con la Ayuda

Este manual trabaja fcilmente con el sistema de Ayuda y proporciona dos formas de obtener ms informacin de la Ayuda. En primer lugar, cuando el usuario desee saber ms de lo que incluye el manual, busque la seccin Si desea ms informacin. Abra la Ayuda de la aplicacin acerca de la que desea obtener ms informacin, haga clic en la pestaa ndice y escriba la palabra o frase que aparece en negrita. Si no aparece en el manual el tema que desea, busque en el ndice los temas adicionales que hacen referencia a la Ayuda de cada una de las aplicaciones de SmartSuite.
Palabras que puede escribir en el ndice de la Ayuda.
Temas que encontrar en el libro y que muestran el nmero de la pgina.
Obtencin de Ayuda para un cuadro de dilogo o un cuadro de informacin

Se puede obtener Ayuda inmediatamente acerca de las opciones de un cuadro de dilogo.
Tambin se puede obtener Ayuda acerca de las pestaas de un cuadro de informacin haciendo clic en el botn ?.
Obtencin de Ayuda de SmartSuite

Se puede obtener ayuda acerca de tareas entre aplicaciones, SmartCenter y funciones que aparecen en todas las aplicaciones de SmartSuite, accediendo a la Ayuda de SmartSuite. En algunos monitores no se podr ver el cajn Ayuda de SmartSuite cuando se abra SmartCenter. Si se produce esta situacin, haga clic en la flecha:
Haga clic en la flecha y ... los cajones s
e desplazarn hasta que aparezca el caj n Ayuda de SmartSuite.
En el cajn Ayuda de SmartSuite, haga clic en la carpeta Ayuda y doble clic en el icono Ayuda de SmartSuite para abrir la Ayuda.
Utilizacin de la Ayuda Cuando se abra la Ayuda de SmartSuite, haga clic en la pestaa Contenido para ver una lista de temas de la Ayuda.
Haga doble clic en el tema que le interese. Los temas de la Ayuda proporcionan informacin acerca de SmartCenter y de la utilizacin conjunta de las aplicaciones.
Utilizacin de ScreenCam
ScreenCam es una herramienta de comunicacin y aprendizaje para mostrar y explicar, que permite grabar y reproducir pelculas de la actividad de la pantalla, incluyendo movimientos del puntero del mouse, sonidos y selecciones de cuadros de dilogos. Puede facilitarse ayuda para colaboradores creando pelculas que demuestren tcnicas y procedimientos.
Creacin de pelculas 1. Haga clic en el cajn SmartSuite. 2. Haga clic en la carpeta Aplicaciones Lotus. 3. Haga doble clic en Lotus ScreenCam. 4. Seleccione Archivo - Nuevo. 5. Haga clic en Micrfono para grabar slo sonido, en Cmara para grabar slo la actividad de la pantalla o en Ambos para grabar tanto sonido como la actividad de la pantalla. 6. Haga clic en Grabar y, a continuacin, en Aceptar para comenzar la grabacin. 7. Cuando desaparezca el puntero de cronmetro, realice las acciones en pantalla que desee grabar. Podr agregar sonido si tiene el equipo necesario para ello. 8. Para detener la grabacin, haga clic en el botn rojo Parar. 9. Para reproducir la pelcula, haga clic en Reproducir. 10. Para guardar la pelcula, elija Archivo - Guardar, escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo, haga clic en el cuadro Descripcin del archivo, inserte una descripcin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. La versatilidad de ScreenCam Cada pelcula se puede grabar y utilizar de varias formas: Guardarse como una pelcula original de Lotus ScreenCam (formato .SCM). Guardarse como una pelcula independiente (formato .EXE) permitiendo distribuir pelculas a los usuarios que no tienen ScreenCam. Guardarse slo con su banda sonora (formato .WAV o .SCM) o slo con imagen (formato .SCM). Incrustarse o vincularse en una aplicacin compatible con OLE.
1. Haga clic en el cajn Ayuda de SmartSuite, a continuacin en la carpeta Ayuda y, por ltimo, haga doble clic en el libro Ayuda. 2. Haga clic en la pestaa ndice y escriba esta frase:
pelculas en pantalla, creacin
Captulo 6 Utilizacin de SmartCenter

SmartCenter, el centro de operaciones de SmartSuite, contiene siete cajones predeterminados que estn fijados a la parte superior de la pantalla. Los cajones se abren para ayudar al usuario a realizar sus tareas diarias. Es posible realizar un seguimiento de citas diarias, abrir un archivo de Word Pro en el que est trabajando, buscar un sinnimo para una palabra, crear una lista recordatorio, comprobar las previsiones meteorolgicas, cotizaciones burstiles o titulares y acceder directamente a pginas Web preferidas.
Haga clic en la flecha y...
los cajones se desplazarn hasta que aparezca el cajn Ayuda de SmartSuite.
6-1
Novedades de SmartCenter
Cada cajn contiene un grupo de carpetas que contienen herramientas tiles y el trabajo del usuario, una vez que lo haya creado. El cajn SmartSuite contiene carpetas para las aplicaciones de SmartSuite, para los archivos del usuario, para plantillas SmartMaster y para bases de datos de Notes.
Carpetas de SmartSuite
Haga clic aqu para abrir y cerrar el cajn. Acceso a Internet Citas Direcciones
Ms cajones
Lista de recordatorios
Diccionario y sinnimos Recursos de la Ayuda
Utilizacin de SmartCenter 6-3
Creacin de cajones y carpetas personales

Junto a los cajones y carpetas incluidos con SmartMaster, el usuario puede crear cajones y carpetas que se adapten a sus hbitos y necesidades.
Para crear un cajn haga clic aqu y despus aqu.
Para crear una carpeta en el nuevo cajn haga clic con el botn derecho aqu y despus haga clic aqu.
Resultado: nuevo cajn y carpetas
Se pueden crear accesos directos del estilo de Windows para los archivos y aplicaciones favoritos del usuario y, a continuacin, arrastrarlos al interior de la carpeta. Igualmente se puede eliminar cualquier cajn o carpeta que no sea til para el usuario.
1. Haga clic en Ayuda de SmartSuite, a continuacin, en la carpeta Ayuda y, por ltimo, doble clic en el libro Ayuda. 2. Haga clic en la pestaa ndice y escriba una de estas frases: cajones, propiedades carpetas, generalidades 3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar.
Algunos de los cajones de SmartSuite

Los cajones de SmartCenter contienen herramientas que son tiles para organizar y acceder al trabajo del usuario.
SmartSuite
El usuario puede abrir su trabajo desde los cajones de SmartSuite sin necesidad de abrir previamente la aplicacin.
Haga doble clic en el icono del archivo para abrirlo.
Todos los archivos que el usuario haya grabado en el directorio de trabajo de una aplicacin aparecern automticamente en la carpeta correspondiente de SmartCenter. Por ejemplo, el directorio predeterminado de Freelance Graphics es \lotus\trabajo\flg, y cuando se guarde un archivo en dicho directorio, tambin aparecer en la carpeta de SmartCenter para Freelance Graphics.
Internet
SmartCenter proporciona un acceso fcil a las sedes tiles de Internet. Los cajones y carpetas pueden personalizarse para ajustarlos a sus necesidades.
Seleccione un tipo de noticias -internacionales, econmicas, deportes. Observe las cotizaciones que le interesen. Configure las opciones para acceder a la metereologa de su ciudad. Haga clic para acceder a docenas de sedes tiles. Acceda a sus marcadores.
El Captulo 9 ofrece ms informacin sobre las caractersticas de Internet en SmartSuite.
1. Haga clic en Ayuda de SmartSuite, a continuacin, en la carpeta Ayuda y, por ltimo, doble clic en el libro Ayuda. 2. Haga clic en la pestaa ndice y escriba esta frase: Internet, acceso 3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar.
Agenda
La carpeta Agenda muestra una vista de la agenda de Organizer. Puede utilizar la carpeta Agenda para planificar, modificar o eliminar citas. SmartCenter actualiza automticamente el archivo de Organizer. Inicialmente, la carpeta Agenda muestra un da, pero puede expandir la vista para mostrar hasta siete das.
Haga clic en una fecha del calendario Haga clic para ver horas anteriores
Haga clic en una hora para programar una cita
Haga clic para ver horas posteriores Haga clic en la barra para ver varios das
La carpeta Agenda puede utilizarse aunque no se use Organizer, como indica el grfico anterior, para introducir sus citas y hacer un seguimiento de su la programacin diaria.
1. Haga clic en Ayuda de SmartSuite, a continuacin, en la carpeta Ayuda y doble clic en el libro Ayuda. 2. Haga clic en la pestaa ndice y escriba esta frase: carpetas agenda, generalidades 3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar.
Carpeta Directorio
La carpeta Directorio permite recopilar fcilmente direcciones y nmeros de telfono. De este modo se puede utilizar la informacin automticamente para escribir la direccin de una carta, marcar un nmero de telfono o enviar un correo electrnico.
Haga clic en el icono de Escribir carta...
para insertar automticamente una direccin en una carta de Word Pro.
1. Haga clic en Ayuda de SmartSuite, a continuacin, en la carpeta Ayuda y, por ltimo, doble clic en el libro Ayuda. 2. Haga clic en la pestaa ndice y escriba esta frase: carpetas de direcciones 3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar.
Recordatorios
Si el usuario desea saber en todo momento sus tareas diarias puede hacerlo utilizando la lista Recordatorio de SmartCenter. Si tiene que recordar algo que hacer a las 11:00, arrastre el elemento a su escritorio. Permanecer en primer plano independientemente de la tarea que est realizando, por lo que no lo olvidar.
Escriba sus notas.
Arrastre una nota fuera del cajn y sultela sobre cualquier cosa en la que est trabajando.
1. Haga clic en Ayuda de SmartSuite, a continuacin, en la carpeta Ayuda y, por ltimo, doble clic en el libro Ayuda. 2. Haga clic en la pestaa ndice y escriba una de estas frases: recordatorio, eliminacin recordatorio, importacin de texto 3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar.
Referencia
SmartCenter ofrece herramientas de referencia para buscar definiciones y sinnimos.
Escriba aqu la palabra de la que busca un sinnimo.
El sinnimo aparece aqu.
1. Haga clic en Ayuda de SmartSuite, a continuacin, en la carpeta Ayuda y, por ltimo, doble clic en el libro Ayuda. 2. Haga clic en la pestaa ndice y escriba una de estas frases: diccionario sinnimos 3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar.
Captulo 7 Uso compartido e integracin de datos

Con SmartSuite es fcil compartir datos entre las aplicaciones de Lotus. Pueden crearse los datos una vez y, a continuacin, copiarlos, moverlos, vincularlos o incrustarlos donde se necesiten. Tambin puede hacerse lo siguiente: Automatizar tareas creando aplicaciones propias personalizadas utilizando LotusScriptTM. Vincular datos de manera transparente dos aplicaciones de SmartSuite. Esto significa que se pueden editar datos incrustados localmente hasta la propia aplicacin o arrastrar un objeto a la barra de tareas de Windows para copiarlo a otra aplicacin. A continuacin se presenta alguna de las numerosas formas en las que pueden utilizarse las aplicaciones de SmartSuite conjuntamente: Utilice el esquema de un documento de Word Pro para crear automticamente una presentacin de Freelance Graphics. Utilice Organizer para introducir direcciones en el documento de Word Pro creado para enviar gran cantidad de correo. Utilice Word Pro como una agenda para organizar todos los archivos de un proyecto. Copie un grfico de 1-2-3 a una presentacin de Freelance Graphics. Utilice Approach para crear tablas resumen dinmicas, formularios, informes y etiquetas postales a partir de los datos de 1-2-3. Este captulo describe las herramientas de integracin y cmo se pueden utilizar las aplicaciones conjuntamente.
Herramientas de integracin
LotusScript
LotusScript es un lenguaje de scripts BASIC estndar que permite escribir aplicaciones personalizadas para una o ms aplicaciones de Lotus. Utilizando LotusScript tambin se pueden automatizar tareas comunes.
7-1
Ejemplo de una aplicacin de LotusScript En el ejemplo que sigue a continuacin, la aplicacin de LotusScript permite generar regularmente un informe de ventas en Word Pro extrayendo datos de una factura de una base de datos de Approach.
Este men genera un Script que permite extraer datos de Approach
Datos de Approach en un documento de Word Pro
LotusScript proporciona un alto grado de control sobre el flujo de un programa. Con LotusScript, es posible: Automatizar la transferencia de informacin desde y hacia otras aplicaciones de Lotus que utilicen LotusScript. Automatizar la transferencia de informacin desde y hacia cualquier aplicacin que utilice la automatizacin OLE. Actualizar, distribuir y utilizar datos para clculo. Comprobar condiciones en los datos por lo que se puede controlar el momento de grabacin de las acciones. Automatizar tareas repetitivas. Cada aplicacin de SmartSuite que utiliza LotusScript contiene su propio conjunto de LotusObjects TM. Algunos objetos son nicos para una aplicacin en particular, pero todos los LotusObjets comparten un diseo comn. Esto proporciona una plataforma eficiente para desarrollar e implementar aplicaciones.
Si desea ms informacin Desde una aplicacin de SmartSuite:

1. Elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda. 2. Haga clic en la pestaa Contenido. 3. Haga doble clic en el libro LotusScript para ver una lista de temas de LotusScript. Tambin es posible solicitar el manual Developing SmartSuite Applications in LotusScript, una gua de desarrollo de aplicaciones. Enve en el formulario de solicitud de la contraportada de Getting the Most Out of LotusScript in SmartSuite 97, el cual se encuentra en el paquete de SmartSuite. Si utiliza CD, puede leer tambin Getting the Most Out of LotusScript In SmartSuite 97 haciendo clic en el icono del libro de la carpeta de documentacin en lnea de Ayuda de SmartSuite.
Vinculacin de datos entre aplicaciones

OLE (Vinculacin e incrustacin de objetos) permite vincular datos de manera transparente entre aplicaciones OLE. Cuando se vinculan datos, el usuario puede actualizarlos en el archivo original (archivo de origen) o en el archivo en el que el usuario ha copiado el objeto (archivo de destino). Los datos se actualizan en ambas ubicaciones.
Uso compartido e integracin de datos 7-3
Arrastrar para copiar

Es fcil copiar datos arrastrndolos a otra aplicacin. Suponga que cre un rango en 1-2-3 que quiere incluir en un documento de Word Pro. En lugar de repetir los datos, puede arrastrar de forma rpida el rango de 1-2-3 a Word Pro utilizando la barra de tareas de Windows.
1-2-3, Word Pro, Freelance Graphics y Approach soportan la funcin OLE. Nota Antes de empezar a copiar un objeto en otra aplicacin, compruebe que ambos archivos estn abiertos y que ha grabado su archivo origen.
1. Haga clic en Ayuda de SmartSuite, a continuacin, en la carpeta Ayuda y, por ltimo, doble clic en el libro Ayuda. 2. Haga clic en la pestaa ndice y escriba esta palabra: arrastrar 3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar.
Utilizacin conjunta de aplicaciones

SmartSuite ofrece variadas y sencillas formas de volver a utilizar lo que se haya creado en una aplicacin de SmartSuite. Esta seccin muestra algunos de estos mtodos.
1. Haga clic en Ayuda de SmartSuite, a continuacin, en la carpeta Ayuda y, por ltimo, doble clic en el libro Ayuda 2. Haga clic en la pestaa Contenido y, a continuacin, en el icono del libro Uso conjunto de las aplicaciones de SmartSuite. 3. Haga clic en el tema en el que est interesado.
Transformacin de esquemas de Word Pro en presentaciones automticas

Con Present it! puede transformar automticamente el esquema de un documento de Word Pro en una presentacin de Freelance Graphics. Puede utilizar un esquema como base de un informe de Word Pro y de una presentacin de Freelance Graphics.
Seleccione el esquema de Word Pro y elija Edicin - Scripts y macros y escriba PRSIT.LSS. Freelance Graphics transformar los ttulos principales del esquema en ttulos para pginas de presentacin y los subttulos en texto con vietas.
1. Haga clic en Ayuda de SmartSuite, a continuacin, en la carpeta Ayuda y, por ltimo, doble clic en el libro Ayuda. 2. Haga clic en la pestaa ndice y escriba esta frase: presentaciones 3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar.
Utilizacin de las direcciones de Organizer en correos de Word Pro

Puede utilizar las direcciones de Organizer para personalizar el correo cuando tenga que enviar muchas cartas, insertando los nombres y las direcciones de sus clientes en cada copia del documento de Word Pro.
Para crear la carta, seleccione las direcciones de Organizer y combine los archivos de las cartas y direcciones. Hecho esto, ya podr imprimir sus cartas.
1. Haga clic en Ayuda de SmartSuite, a continuacin, en la carpeta Ayuda y, por ltimo, doble clic en el libro Ayuda. 2. Haga clic en la pestaa ndice y escriba esta frase: combinacin 3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar.
Utilizacin de Word Pro como una agenda de proyectos

Utilice Word Pro para mantener unidos todos los archivos importantes de un proyecto. Por ejemplo, se puede crear un plan comercial en Word Pro con pestaas que contienen un plan de mrketing de Word Pro, un informe de gastos de 1-2-3 y una presentacin de Freelance Graphics que ofreci a sus superiores.
ndice Plan de negocios Informe de gastos Presentacin
Word Pro permite importar archivos con diferentes formatos utilizando la tecnologa OLE. Los archivos se convierten en divisiones OLE independientes en el documento, con pestaas que identifican las divisiones.
1. Haga clic en Ayuda de SmartSuite, a continuacin, en la carpeta Ayuda y, por ltimo, doble clic en el libro Ayuda. 2. Haga clic en la pestaa ndice y escriba esta frase: agendas 3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar.
Vinculacin de un grfico de 1-2-3 a una presentacin de Freelance Graphics

Supongamos que desea utilizar un grfico que se cre en 1-2-3 en una presentacin de Freelance Graphics. Simplemente cpielo y pguelo en la presentacin. Este procedimiento sencillo vincula el grfico de 1-2-3 con la presentacin de Freelance Graphics de forma que al actualizar datos en 1-2-3, se reflejan las modificaciones en el grfico de Freelance Graphics. Freelance Graphics vuelve a formatear el grfico automticamente para que se ajuste al estilo y apariencia del SmartMaster de Freelance Graphics que eligi.
Nota Para que el procedimiento funcione correctamente, asegrese de haber guardado el archivo de 1-2-3 antes de vincular los grficos.
1. Haga clic en Ayuda de SmartSuite, a continuacin, en la carpeta Ayuda y, por ltimo, doble clic en el libro Ayuda. 2. Haga clic en la pestaa ndice y escriba esta frase: vinculacin, datos 3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar.
Utilizacin de Approach con 1-2-3

No tiene porqu abandonar 1-2-3 para sacar partido de un considerable nmero de potentes caractersticas de Approach.
Puede crear lo siguiente: Formularios que permiten optimizar la entrada de datos y asegurar la precisin en hojas de clculo. Informes que permiten crear resmenes sofisticados de los datos de hojas de clculo, utilizando la elaboracin de informes exclusiva de PowerClick en Approach. Puede seleccionar las columnas y filas sobre las que desea crear un informe y, a continuacin, ordenar, agrupar y calcular informacin haciendo clic en el icono apropiado del grupo de SmartIcons. Tablas resumen dinmicas que permiten resumir y analizar datos que dependen de ms de dos variables. Cartas formularios que permiten comunicarse con clientes de acuerdo a la informacin que se haya almacenado sobre ellos en 1-2-3. Tablas de consulta que facilitan la visualizacin de slo aquellos que desea ver. Etiquetas postales que permiten transformar la informacin de direcciones almacenada en 1-2-3 en etiquetas postales predefinidas. Las etiquetas se pueden transformar en etiquetas Avery estndar o personalizar con prcticamente cualquier formato.
Todas estas caractersticas estn disponibles en el men Crear - Base de datos de 1-2-3. Cuando se elija Formulario, Informe, Tabla resumen dinmica, Carta formulario, Tabla de consulta o Etiquetas postales en el men Crear - Base de datos, se iniciar Approach y los asistentes le guiarn en cada paso durante la creacin de la funcin. 1-2-3 incrusta el formulario, informe o tabla resumen como un icono en la hoja de clculo. Haga doble clic en ste para abrir Approach y visualizar los datos que haya creado.
1. Haga clic en Ayuda de SmartSuite, a continuacin, en la carpeta Ayuda y, por ltimo, doble clic en el libro Ayuda. 2. Haga clic en la pestaa ndice y escriba una de las siguientes palabras:
formularios informes tablas resumen etiquetas postales
Captulo 8 Trabajo en equipo con SmartSuite

El trabajo en equipo ofrece nuevos mtodos para compartir, los cuales convierten a SmartSuite en la nueva y excitante forma para comunicarse, colaborar y coordinar con sus colaboradores. Tanto si trabaja en un proyecto con otra persona, como si lo hace dentro de un grupo numeroso y estructurado, las herramientas de trabajo en equipo automatizan el mtodo de recopilar, gestionar y distribuir informacin.
A continuacin se presentan algunas de las funciones en equipo ms importantes: TeamMail (Correo electrnico) permite enviar por correo un archivo directamente desde cualquier aplicacin de SmartSuite. TeamReview (Solicitar comentarios) permite automatizar y controlar revisiones de rangos de 1-2-3, documentos de Word Pro y presentaciones de Freelance Graphics. TeamConsolidate (Consolidar copias) permite colocar todas las copias revisadas en un archivo para simplificar la actualizacin del documento, de la presentacin o del libro de 1-2-3.
8-1
TeamShow (Demostracin a distancia) permite mostrar una presentacin de Freelance Graphics en lugares remotos. Seguridad del documento proporciona controles para garantizar la seguridad de los datos que se almacenan a travs de la red. Notes/FX permite intercambiar datos entre las aplicaciones de SmartSuite y Lotus Notes. Las siguientes secciones describen cada una de estas funciones y sus ventajas. Si desea obtener instrucciones especficas para una tarea, consulte la documentacin de la aplicacin apropiada.
Correo electrnico: verstil y rpido

Si utiliza cc:Mail, Lotus Notes o cualquier otro sistema de correo compatible con VIM o MAPI, puede utilizar el comando Archivo - Correo electrnico para enviar un mensaje sin abandonar la aplicacin. Puede anexar un archivo a un mensaje de correo y enviarlo a una lista de personas.
Por ejemplo, suponga que est trabajando en 1-2-3 y recuerda que necesita enviar informacin a dos de sus colaboradores. Desde el men Archivo puede crear una nota, anexar un libro y enviarlo a sus colaboradores a travs de correo electrnico.
Mientras est trabajando en una aplicacin de SmartSuite: 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase:
Correo electrnico
Solicitar comentarios: obtencin de opiniones eficientemente

La funcin Solicitar comentarios, en los productos de SmartSuite, proporciona una gua para enviar un rango de datos, un documento o una presentacin para que se revisen. Solicitar comentarios permite enviar un mensaje a los revisores y controlar los privilegios de edicin de forma individual o colectiva. Tambin puede distribuir el material de varias formas, desde una unidad de red hasta transferirlo por correo electrnico o por disquetes.
Las herramientas de revisin permiten a los revisores remarcar informacin y asociarla a una nota de revisin. Estas notas disponen de un cdigo de color, por lo que cuando se consolida un rango, documento o presentacin, se puede identificar fcilmente al revisor.
Trabajo en equipo con SmartSuite 8-3
Mientras est trabajando en una aplicacin de SmartSuite: 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase:
Solicitar comentarios
Consolidar copias: recopilacin de informacin

La funcin Consolidar copias permite consolidar mltiples documentos en un archivo por lo que se pueden evaluar fcilmente revisiones de colaboradores. Esta caracterstica tambin permite consolidar presentaciones. En 1-2-3 se pueden combinar versiones de datos de distintos libros en un solo archivo as como distribuir y consolidar datos de una hoja de clculo utilizando Notes.
A continuacin se muestra el aspecto que presenta un documento consolidado en Word Pro, con las correcciones de cada revisor en las secciones identificadas.
Barra de herramientas para controlar la consolidacin.
El cdigo de color tambin le ayuda a seguir las modificaciones de cada editor.
Mientras trabaja en 1-2-3, Word Pro o Freelance Graphics: 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase:
Consolidar copias
Demostracin a distancia: servicio a una audiencia remota

La funcin Demostracin a distancia permite mostrar una presentacin de Freelance Graphics a una audiencia situada en otro lugar. Cuando utiliza el Reproductor de demostraciones en pantalla, un espectador de otra ciudad puede presenciar su presentacin o dar su opinin de una presentacin que est diseando (incluso si el espectador no tiene una copia completa de Freelance Graphics).
Cuando utiliza Demostracin a distancia, ver las notas del orador, as como la presentacin mientras su audiencia slo ve la presentacin.
Mientras est trabajando en Freelance Graphics: 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase:
Demostracin a distancia
Seguridad del documento: uso compartido de datos de forma segura

La funcin Seguridad del documento de Approach y Word Pro permite proteger los datos mientras se comparten. El usuario puede configurar los controles de uso compartido de archivos para garantizar la seguridad de los datos mientras los comparte con sus colaboradores a travs de la red.
Slo lectura no se puede imprimir ni guardar
Privilegios de propietario
Se pueden definir los privilegios de acceso individualmente o para todo el equipo. En Approach se pueden definir los privilegios de lectura, edicin, diseo o administracin de base de datos que se hayan creado. En Word Pro, se pueden definir los privilegios de lectura, edicin y diseo para un documento.
Mientras est trabajando en Freelance Graphics: 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase:
Seguridad del documento
Intercambio de datos utilizando Notes/FX

Notes/FX permite intercambiar datos entre campos de un documento de Notes y campos creados en otras aplicaciones de SmartSuite. Si es un usuario de Notes, puede utilizar Notes/FX junto con SmartSuite para organizar, almacenar, acceder, hacer un seguimiento e intercambiar informacin con sus colaboradores de todo el mundo.
Nombre: Beln Pelez
Beln Pelez Software y Microprogramacin Calz. de Tlalpan, 6009 14090 Mxico, D.F.
Direccin2: 14090 Mxico, D.F. Empresa: Direccin1: Software y Microprogramacin Calz. de Tlalpan,6009
Campos compartidos
Documento de Word Pro
Formulario de Notes
Por ejemplo, suponga que su empresa desea hacer un seguimiento de la informacin de un contrato. Puede crear un documento de Word Pro que sea una plantilla de contrato. Esta plantilla contiene el lenguaje formal del contrato y campos de Notes/FX vacos para insertar informacin como el nombre, direccin y empresa de su cliente. Tambin puede crear un formulario de Notes donde podr incrustar el documento de Word Pro. Cuando haya introducido la informacin en los campos de Word Pro, podr enviar el contrato al cliente. Los datos que introdujo aparecern en los campos del formulario de Notes correspondientes. Puede extraer y manipular datos sin tener que abrir el documento de Word Pro: cuando modifique los campos en el formulario de Notes, se actualizar el archivo incrustado de Word Pro. El acuerdo del contrato se almacena en una base de datos de Notes junto con otros acuerdos de contrato donde podr ver los contratos por nombre o por empresa. Nota Todas las aplicaciones que utilice con Notes/FX deben estar registradas correctamente como aplicaciones de servidor OLE para Notes/FX a fin de que puedan funcionar.
Mientras est trabajando en SmartSuite: 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase:
Notes, bases de datos
Captulo 9 SmartSuite: Conexin con Internet

Con las aplicaciones de SmartSuite se tiene acceso directo a Internet o a Intrared. Intrared permite compartir informacin dentro de su empresa utilizando la tecnologa Web. Desde las aplicaciones de SmartSuite se puede encontrar informacin en Internet y utilizarla directamente en clculos, presentaciones o documentos. Se pueden crear archivos HTML en las aplicaciones de SmartSuite y publicarlos directamente en Web. Se pueden crear hipervnculos o URLs, entre pginas Web.
Acceso a Internet
Las aplicaciones de SmartSuite ofrecen dos formas de acceder a Internet: mens y SmartIcons. Los mens, que en cada aplicacin pueden variar ligeramente, dependiendo de las necesidades de la aplicacin, pero siempre se puede encontrar Internet en el men Archivo.
9-1
Los productos de SmartSuite contienen SmartIcons de Internet que permiten el acceso directo a las funciones de Internet con un simple clic del mouse.
Publica la informacin como pginas Web Abre un archivo desde Internet Guarda un archivo en un servidor FTP Accede a la Pgina de inicio de Lotus Accede a la Pgina de inicio del Servicio al cliente de Lotus Accede al servidor FTP de Lotus Accede al directorio de Internet de Lotus SmartSuite Realiza una bsqueda por Internet del texto seleccionado Accede a las opciones de Internet Muestra la paleta de Smarticons de Internet
Bsqueda del grupo de SmartIcons de Internet

Para mostrar el grupo de SmartIcons de Internet, localice las pequeas flechas en la paleta de SmartIcons.
Haga clic en la flecha para configurar los Smarticons de Internet.
Si desea ms informacin En cualquier aplicacin de SmartSuite:

1. Elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase: Internet, generalidades 3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar.
Uso compartido y aplicacin de los recursos de Internet

Cuando se abren archivos desde Internet, la aplicacin de SmartSuite los copia en el disco duro del PC, donde el usuario puede realizar modificaciones.
Apertura de un archivo desde Web

Para abrir archivos que se han publicado en una pgina Web, elija Archivo Conexin con Internet - Abrir desde Internet y seleccione un servidor WWW.
Seleccione el servidor Web. Agregue la direccin Web.
SmartSuite: Conexin con Internet 9-3
Apertura de un archivo desde un servidor FTP

SmartSuite permite abrir un documento desde un servidor FTP de la misma forma que se abre cualquier documento. SmartSuite mantiene tambin una lista de direcciones de los servidores FTP ms solicitados por el usuario.
Abra un archivo...
de un servidor FTP.
Un archivo de Freelance Graphics conectado al servidor se abre.
Uso compartido de archivos

Cuando se guardan documentos en Internet o Intrared, el usuario puede compartir datos utilizando las funciones de SmartSuite como Solicitar comentarios, Consolidar copias y Demostracin a distancia. Por ejemplo, puede enviarse un documento de Word Pro a colaboradores de medio mundo para obtener sus opiniones. Los colaboradores pueden utilizar las herramientas de edicin de Word Pro para devolver mensajes y documentos revisados con modificaciones marcadas y resaltadas.
Utilice la pestaa Cmo del Asistente para revisin...
para distribuir un documento mediante Internet.
Publicacin en Web
No se necesita ningn conocimiento especial para publicar en Web utilizando los productos de SmartSuite. Esto significa que no es necesaria la ayuda de un especialista ni comprar ni dominar productos adicionales para crear pginas Web propias. Word Pro es el mejor producto para publicaciones en Internet porque permite utilizar las plantillas SmartMaster de Web para crear pginas de inicio. Se pueden agregar hipervnculos, grficos, tablas, formularios HTML e incluso fondos de papel tapiz. El proceso es tan simple como crear un documento de texto normal.
Haga clic aqu...
para crear vnculos.
Utilice un SmartMaster HTML para crear su documento. Despus gurdelo en un archivo HTML.
1-2-3 permite crear una tabla HTML a partir de un rango, por lo que despus el usuario puede utilizarla para crear una nueva pgina Web y completarla con ttulos y texto. Freelance Graphics admite HTML, por lo que las presentaciones y grficos se convierten automticamente en formatos HTM y GIF. Los formatos de texto y de grficos pueden leerse en marcos HTML que facilitan el desplazamiento por Web seleccionando un tema y, a continuacin, otro tema en la presentacin, en lugar de verlo secuencialmente. Igualmente se puede visualizar la presentacin como un archivo PRZ , incluso si el usuario no dispone de Freelance Graphics, porque se puede descargar el Reproductor de demostraciones en pantalla gratuitamente desde la Pgina de inicio de Lotus. Para conseguir un vnculo directo con la
Pgina de inicio de Lotus, vase la carpeta Sedes Web tiles en el cajn Ayuda de SmartSuite. Approach permite publicar informes, tablas y formularios en formato HTML.
Utilizacin de Approach para navegar por la red

Approach permite catalogar, almacenar y buscar vnculos con las sedes Web preferidas. Simplemente basta con hacer clic desde Approach en un vnculo para acceder directamente a la pgina que desee. Las sedes World Wide Web de Internet, una aplicacin SmartMaster de Approach, incluye ms de 500 vnculos para las sedes comerciales ms importantes e incluso el usuario puede agregar sus preferidas. La potente funcin de bsqueda de Approach facilita y agiliza el desplazamiento por Internet (tanto si el usuario tiene 500 vnculos, como si tiene miles de ellos).
Seleccione desde el men, el modo de bsqueda.
Si desea ms informacin Mientras trabaja en Approach:

1. Elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase: Internet, generalidades 3. Haga clic en la entrada de ndice que desee y, a luego, en Mostrar.
Utilizacin de Organizer en una pgina Web

Organizer permite incrustar una pgina Web como un objeto OLE en la seccin Notas. As se puede acceder fcilmente a recursos desde Organizer.
SmartCenter: el hub de Internet

SmartCenter ofrece un cajn de vnculos con Internet y una carpeta que vincula al usuario con pginas de Soporte de Lotus.
Titulares Bolsa Metereologa Carpetas del cajn Internet Referencias Web Marcadores Vnculos con las pginas de asistencia de Lotus
Carpeta del cajn de Ayuda del Suit e
1. Haga clic en Ayuda de SmartSuite, a continuacin, en la carpeta Ayuda y, por ltimo, doble clic en el libro Ayuda. 2. Haga clic en la pestaa ndice y escriba una de estas frases: cajones, cierre cajones, apertura cajones, propiedades 3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar.
Personalizacin de los vnculos de SmartCenter

Puede personalizar los vnculos de SmartCenter para utilizar diferentes fuentes de noticias, para visualizar distintos valores burstiles o para conocer las previsiones meteorolgicas de distintas ciudades.
Para personalizar vnculos en una carpeta, haga clic con el botn derecho del ratn en la pestaa de la carpeta. Seleccione Propiedades de la carpeta.
Despus seleccione las opciones que prefiera.
1. Haga clic en Ayuda de SmartSuite, a continuacin, en la carpeta Ayuda y, por ltimo, doble clic en el libro Ayuda. 2. Haga clic en la pestaa ndice y escriba una de estas frases: meteorologa valores 3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar. Organizacin de los vnculos en las carpetas de SmartCenter Es posible vincular cualquier sede World Wide Web con una carpeta de archivos de SmartCenter. En la carpeta de archivos el vnculo aparece como una pgina de Internet.
Para vincular una carpeta con una sede, haga clic con el botn derecho en el cajn de Internet. Haga clic en Nueva Carpeta.
Siga los pasos que indican las pestaas.
Se pueden agregar tantos vnculos o URLs como se desee.
1. Haga clic en Ayuda de SmartSuite, a continuacin, en la carpeta Ayuda y, por ltimo, doble clic en el libro Ayuda. 2. Haga clic en la pestaa ndice y escriba esta frase: arrastrar, accesos directos URL 3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar.
EXPLORANDO 1-2-3
Captulo 10 Procedimientos iniciales de 1-2-3

1-2-3 es la hoja de clculo ms sencilla, ms potente y que ofrece mejor conectividad. Si es un nuevo usuario de 1-2-3, se sorprender de la rapidez con la que podr crear tiles hojas de clculo para organizar y manipular sus datos. Si es un cliente experimentado, apreciar la gran cantidad de mejoras de 1-2-3. 1-2-3 hace que las tareas ms comunes relacionadas con hojas de clculo sean extraordinariamente sencillas.
Nuevas y geniales funciones

1-2-3 le ayudar a acometer las tareas relacionadas con hojas de clculo del modo ms sencillo que haya experimentado. Lleno de innovaciones que hacen ms eficientes las tareas convencionales realizadas con hojas de clculo, 1-2-3 aumenta la productividad tanto a nivel individual como la de los grupos de trabajo.
Realizacin rpida y sencilla de las tareas diarias relacionadas con hojas de clculo
1-2-3 cuenta con las herramientas necesarias para conseguir mayor productividad al instante. Diseo de Lotus compartido 1-2-3 tiene el mismo diseo que otras aplicaciones de Lotus, como pueden ser Lotus Word Pro Edicin 97 para Windows 95 y Windows NT 4.0, Lotus Freelance Graphics Edicin 97 para Windows 95 y Windows NT 4.0, y Approach. Por ejemplo, entre las caractersticas compartidas se encuentran la estructura de mens, los SmartIcons, la barra de estado, los grficos y los cuadros de informacin. Este diseo coherente permite trasladar los conocimientos adquiridos en una aplicacin Lotus a otra, reduciendo el tiempo necesario de preparacin y manejo. Cuadro de informacin Utilice el cuadro de informacin para observar y modificar las propiedades de cualquier objeto de 1-2-3 sin interrumpir su trabajo para abrir o cerrar un cuadro de dilogo. Todos los cambios que se realizan en el cuadro de
10-1
informacin son "activos", de modo que podr observar los resultados reflejados instantneamente. Es posible dejar abierto el cuadro de informacin mientras se trabaja o contraerlo para mantener ordenado el espacio de trabajo. Esquemas Utilice las funciones de esquema de 1-2-3 para contraer o expandir los datos, de modo que pueda ver e imprimir datos de resumen o detalles. Ayuda Entre las nuevas caractersticas de la Ayuda pueden citarse una tabla de contenido y un ndice como los de un libro, bsqueda de texto y demos animadas. La Ayuda proporciona los pasos necesarios para realizar el trabajo, con saltos hacia los detalles relativos a dichos pasos, en caso de que se precise obtener ms informacin. Pruebe a utilizar los Globos de Ayuda como una agradable forma de explorar el rea de trabajo de 1-2-3. Simplemente site el puntero sobre los diferentes SmartIcons o pestaas de los cuadros de informacin y ver aparecer descripciones emergentes. Asistentes Los Asistentes proporcionan instrucciones paso a paso para la realizacin de tareas complejas como pueden ser la creacin de grficos y tablas de consulta, la utilizacin de datos de 1-2-3 en Approach, la publicacin de un rango en Internet y la administracin de diferentes versiones de datos. Comentarios de celda Es posible mejorar la comunicacin anexando comentarios a las celdas. Los marcadores visuales permiten determinar de un vistazo las celdas que contienen comentarios. Tambin puede hacerse que aparezcan marcadores de las celdas que contienen frmulas, para facilitar su bsqueda. Presentacin preliminar Utilice la presentacin preliminar dinmica para comprobar su trabajo antes de imprimirlo, realizar ajustes y observar los resultados inmediatamente. Puede incluso imprimir las frmulas y los comentarios de celda. AutoTotal Es posible sumar valores automticamente simplemente escribiendo la palabra "Total" o "Totales" (ni siquiera es necesario hacer clic en ningn icono). Vinculacin e incrustacin de objetos La Vinculacin e incrustacin de objetos (OLE) permite compartir datos entre 1-2-3 y otras aplicaciones Windows que soporten OLE.
10-2 Explorando 1-2-3 97
1-2-3 proporciona soporte OLE 2 completo, que facilita la edicin de objetos incrustados desde otras aplicaciones Windows. Si hace doble clic en un objeto incrustado, el men de 1-2-3 cambiar para reflejar los comandos necesarios de la otra aplicacin. Autodemo Utilice la Autodemo de 1-2-3 para aprender rpidamente las funciones principales de 1-2-3. La Autodemo puede ejecutarse en cualquier momento, seleccionando ? (Ayuda) - Autodemo.
Trabajo conjunto con todos los productos del Suite

La utilizacin conjunta de las aplicaciones de Lotus es un proceso sencillo y completamente integrado. Nuestras aplicaciones de escritorio no slo tienen un aspecto comn, sino que tambin estn estrechamente integradas para ayudarle a realizar tareas que traspasan los lmites de cada producto. LotusScript LotusScript es un lenguaje de programacin orientado a objetos que permite automatizar el trabajo en 1-2-3 y otras aplicaciones de Lotus. LotusScript puede utilizarse para realizar una gran variedad de tareas, desde la ejecucin de sencillos comandos hasta el desarrollo de complejas aplicaciones en las que estn implicados varios productos. Debido a que 1-2-3 proporciona el mismo entorno de desarrollo que otras aplicaciones Lotus, es sencillo crear, depurar y ejecutar aplicaciones de programacin. LotusScript es compatible con BASIC. 1-2-3 y Approach 1-2-3 y Approach estn ms estrechamente integrados que nunca, para que resulte ms sencillo combinar la potencia de las bases de datos de Approach con la facilidad de manejo de una hoja de clculo. Desde 1-2-3 pueden crearse vistas de Approach, como formularios, etiquetas postales, cartas formulario, informes y tablas de resumen. Tambin pueden realizarse consultas en los datos desde 1-2-3 y enviar los resultados de la consulta a un rango de 1-2-3 para realizar un anlisis ms profundo.
Colaboracin con su grupo de trabajo

1-2-3 es la mejor hoja de clculo para utilizar en grupo. 1-2-3 est diseado para ayudar a su grupo a trabajar mejor de forma conjunta. Utilice el Correo electrnico (TeamMail) para enviar a sus colaboradores un libro de 1-2-3, un rango o simplemente un mensaje desde 1-2-3. Es posible enviar datos a todos los destinatarios simultneamente o transferir el mensaje de una persona a la siguiente.
Procedimientos iniciales de 1-2-3 10-3
La funcin Solicitar comentarios (TeamReview) permite enviar un rango concreto de datos, con comentarios, a uno o varios usuarios o a una lista de transferencia preseleccionada. Las herramientas de seguimiento le indicarn el momento en que se enve o reciba la informacin. Todos los comentarios volvern a Vd. para que contraste las opiniones. La funcin Consolidar copias conecta 1-2-3 con Lotus Notes de modo que sea posible distribuir datos, recopilar las actualizaciones y aportaciones de los miembros del equipo, y agrupar todo en un documento. Las herramientas de administracin de versiones permiten realizar un seguimiento de los cambios realizados en los datos, bien sea a partir de los comentarios de revisin de sus colaboradores o de sus propias modificaciones. Utilice NotesFlow para desarrollar aplicaciones de flujo de trabajo personalizadas utilizando Notes Versin 4.0 y OLE. Mediante NotesFlow, cada comando de men de un formulario de Notes ejecuta el script especificado por el usuario y permite acceder a los comandos tanto desde Notes como desde 1-2-3.
Benefciese de Internet
1-2-3 es la hoja de clculo ms apropiada para establecer conexin con World Wide Web. Es posible guardar fcilmente libros en Internet, abrir pginas Web desde 1-2-3, crear pginas Web personales a partir de rangos de 1-2-3 y buscar datos de celdas de 1-2-3 en Web.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda y haga clic en la pestaa Contenido. 2. Haga doble clic en el libro Novedades para usuarios que actualizan. 3. Haga doble clic en el libro Nuevas funciones , elija el tema que desee consultar y, a continuacin, haga clic en Mostrar.
Bienvenido a 1-2-3
Al iniciar 1-2-3, aparecer el cuadro de dilogo Bienvenido a 1-2-3 .
Haga clic para seleccionar un SmartMaster para su libro.
Haga clic para seleccionar un libro abierto previamente.
Haga clic para crear un libro nuevo. Haga clic para acceder a una Autodemo acerca de las funcionesde 1-2-3.
La lista " Libros usados recientemente" contiene los nombres de los libros (archivos de 1-2-3) utilizados en sesiones anteriores. Cuando se inicia 1-2-3 por primera vez, el cuadro de dilogo se abre por la pestaa " Crear un libro nuevo a partir de un SmartMaster".
Creacin de un libro vaco

Cuando se crea un libro vaco, el rea de trabajo presenta un aspecto similar al siguiente.
Barra de men Lnea de edicin SmartIcons Pestaa de la hoja Celda actual
Botn de hoja nueva
Hoja
Barra de estado
Realice su trabajo en un libro nuevo, sin ttulo y a continuacin asgnele un nombre cuando lo guarde.
Utilizacin de plantillas SmartMaster

Los SmartMasters son atractivas plantillas que permiten crear hojas de clculo tiles y con un aspecto agradable, realizando un mnimo esfuerzo. Las plantillas SmartMaster no slo ofrecen un aspecto profesional, sino que cuentan con una estructura que permite incluir la informacin. 1-2-3 proporciona varias plantillas SmartMaster, entre ellas, algunas diseadas especficamente para: Prstamos Hojas de asistencia Presupuestos personales Planes de venta Facturas El cuadro de dilogo Bienvenido a 1-2-3 muestra una relacin de varias plantillas SmartMaster entre las que se puede elegir. Haga clic en la que desee y, a continuacin, en Aceptar para abrirla.
Si crea un libro utilizando una plantilla SmartMaster, el rea de hoja del libro dispondr de ciertas zonas ya rellenas.
Rellene las secciones de la plantilla SmartMaster con sus datos. Cada plantilla SmartMaster cuenta con frmulas y scripts que analizan los datos proporcionados. Si desea ms informacin acerca de la utilizacin de plantillas SmartMaster, haga clic en el botn Ayuda del formulario.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase:
SmartMaster, plantillas
Captulo 11 Creacin de una hoja de clculo sencilla

Para crear una hoja de clculo sencilla en 1-2-3, inserte texto, nmeros y frmulas. 1-2-3 dispone de gran cantidad de funciones para facilitar y agilizar la insercin de datos, con lo que podr crear una nueva hoja de clculo en un abrir y cerrar de ojos.
Insercin de datos
Para insertar datos en una hoja de 1-2-3 simplemente haga clic en las celdas y escriba en ellas. Al finalizar la insercin de datos en una celda, presione la tecla INTRO o cualquiera de las teclas de flecha para desplazarse a la siguiente celda.
Haga clic y escriba sus datos.
Trucos geniales
Puede insertar texto que empiece con nmeros, como por ejemplo 1996 Ventas por trimestre. Para ello, escriba (apstrofo) antes de insertar los datos.
11-1
Insercin automtica de datos

Si los datos siguen una secuencia, utilice la funcin de arrastrar y rellenar para insertar los datos automticamente mediante el cursor SmartFill. Por ejemplo, si los datos empiezan con T1, puede arrastrar la celda para insertar T2, T3 y T4.
Site el cursor SmartFill al borde de la celda y arrastre... para rellenar las celdas con datos basados en la primera celda.
1-2-3 proporciona gran variedad de listas SmartFill preparadas que incluyen nmeros, meses, das y horas. Sin embargo, puede crear sus propias listas SmartFill para los datos que inserte frecuentemente. Para borrar datos, utilice la funcin de arrastrar y borrar, es decir, seleccione un rango y mueva el cursor SmartFill hacia atrs sobre l.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba una de estas frases:
arrastre y llenado arrastre y borrado SmartFill, modificacin de listas
Seleccin de datos
Seleccione una celda haciendo clic en ella. Tambin puede seleccionar rangos, filas, columnas y conjuntos de varias selecciones.
Para hacer varias selecciones, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las filas, columnas y rangos que prefiera. Para seleccionar un rango, haga clic y arrastre sobre el rango.
Para seleccionar una fila, haga clic en el nmero de la fila.
Para seleccionar una columna, haga clic en la letra de la columna.
Para seleccionar todas las celdas de una hoja, haga clic en la letra del marco de la hoja.
Puede realizar selecciones tridimensionales (mltiples hojas) seleccionando un rango en una hoja y, a continuacin, manteniendo presionada la tecla MAYS y haciendo clic en las pestaas de las hojas donde desea extender la seleccin.
Trucos geniales
Utilice el comando Rango - Nombre de rango para asignar un nombre a los rangos de datos seleccionados. De esta forma, podr localizarlos rpidamente cuando desee referirse a ellos en grficos, mapas, versiones, funciones @ y rutinas de LotusScript.
Creacin de una hoja de clculo sencilla 11-3
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase:
seleccin
Edicin de datos
Para modificar datos, haga doble clic en la celda que desea cambiar y modifique los datos de la misma. Cuando termine de modificar los datos, presione la tecla INTRO. Para cancelar el cambio, presione la tecla ESC antes de presionar la tecla INTRO.
Haga doble clic en una celda para editar su contenido.
Tambin puede editar datos seleccionando una celda y haciendo clic en el contenido en la lnea de edicin.
Direccin de la celda actual Haga clic para cancelar la edicin Haga clic para aceptar la edicin Contenido de la celda actual
Para deshacer los cambios, seleccione Edicin - Deshacer.
edicin, generalidades
Copia y desplazamiento de datos

Utilice la funcin de arrastrar y colocar para mover datos desde una ubicacin a otra.
Seleccione un rango, site el cursor en el borde del rango y arrastre hasta la nueva situacin.
Cuando el cursor est correctamente posicionado para el arrastre, adoptar la forma de una mano. Para copiar datos en lugar de moverlos, mantenga presionada la tecla CTRL mientras los arrastra hasta la nueva ubicacin.
Trucos geniales
Arrastre y coloque datos en otras hojas arrastrando los datos sobre la pestaa de la otra hoja y, a continuacin, sobre las celdas que desee. Al arrastrar datos a la pestaa de una hoja, 1-2-3 convertir a sta en la hoja actual.
copia, generalidades arrastre y colocacin
Asignacin de formato a los nmeros

1-2-3 asigna formato a los nmeros automticamente basndose en los datos insertados. Por ejemplo, si inserta % (signo de porcentaje), 1-2-3 reconoce el signo y asigna el formato de porcentaje a los datos insertados. Sin embargo, puede cambiar el formato de los datos muy fcilmente. Para cambiar un formato numrico, seleccione una celda o rango y, a continuacin, elija otro formato en el botn de la barra de estado.
Haga clic para elegir un formato numrico para la seleccin actual.
La barra de estado nicamente muestra una pequea parte de los muchos formatos disponibles en 1-2-3. Consulte el cuadro de informacin para obtener una lista completa de los rangos.
asignacin de formato, nmeros formatos numricos, de uso frecuente
Cambio de tamao de columnas y filas

Basta con hacer clic para ajustar la anchura de una columna y la altura de una fila. Para ajustar la anchura de la columna al tamao de la entrada ms ancha, haga doble clic en el borde derecho de la letra de la columna.
Haga doble clic en el borde derecho de una columna... para ajustar la columna al tamao de la entrada ms larga.
Para cambiar el tamao a una anchura especfica, arrastre el borde hacia la derecha para ensanchar la columna o hacia la izquierda para estrecharla. 1-2-3 mostrar un indicador bajo las letras de las columnas que mostrar el nmero de caracteres que podr albergar. Para cambiar la altura de una fila, arrastre el borde inferior hacia abajo para ampliarla o hacia arriba para reducirla. Para ajustar la altura de la fila al tamao de la entrada ms alta, haga doble clic en el borde situado en la parte inferior del nmero de la fila. Puede ocultar columnas y filas arrastrando hasta que el indicador marque 0 (cero) caracteres.
Trucos geniales
Para cambiar el tamao de una columna con el fin de ajustar su anchura a la entrada numrica ms ancha, mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace doble clic.
ajuste del tamao, columnas ajuste del tamao, filas
Calculo de totales
La funcin AutoTotal de 1-2-3 suma los datos en un nico paso. Escriba Total o Totales y 1-2-3 har el resto.
Escriba la palabra "Total" o "Totales," y 1-2-3 sumar automticamente las columnas o filas.
Para calcular totales sin utilizar ttulos, seleccione las celdas hacia la derecha de una fila o hacia abajo de una columna y haga clic en el icono SmartSum. 1-2-3 insertar automticamente la suma en el rango seleccionado.
suma de rangos copia, para llenar un rango
Mantenimiento de ttulos a la vista

Es posible fijar filas y columnas para mantener sus ttulos a la vista mientras se desplaza entre los datos.
Arrastre el puntero desde la derecha del nmero de fila hasta la derecha de la ltima columna que quiera fijar.
Para fijar filas, arrastre el puntero desde la parte inferior de la letra de la columna hasta la parte inferior de la fila que desee fijar. Al inmovilizar filas o columnas, las celdas inmovilizadas permanecern a la vista mientras se desplaza por la hoja.
Para liberar las columnas, site el puntero del mouse en la lnea de la cuadrcula, a la derecha del rea fijada y arrstrela hacia atrs hasta la derecha de los nmeros de fila. Para liberar filas, site el puntero en la lnea de la cuadrcula, justo por debajo del rea fijada y arrstrela hacia la parte inferior de las letras de las columnas.
Trucos geniales
Puede editar los datos en celdas fijas de la misma forma que en el resto de celdas. Haga doble clic en las celdas e inserte datos.
ttulos, fijacin de columnas y filas como
Esquematizacin de datos
Utilice los esquemas para plegar y desplegar reas de una hoja con el fin de poder visualizar e imprimir con mayor o menor detalle. Puede crear un esquema con un mximo de ocho niveles de filas o columnas, o ambos. Puede crear un esquema descendiendo de nivel las filas o columnas seleccionadas. Una vez creado el esquema, haga clic en sus smbolos para plegar o desplegar las filas o columnas descendidas.
Haga clic para plegar la seccin.
Haga clic para desplegar la seccin.
esquemas, creacin
Anotaciones de comentario en las celdas

Utilice los comentarios de las celdas para insertar informacin adicional en celdas concretas de la hoja, sin ocupar espacio de visualizacin. Seleccione la celda y haga clic en la pestaa Comentario de celda del cuadro de informacin de propiedades del rango.
Agregue un comentario a la celda actual.
Haga clic aqu para agregar la fecha y el nombre del autor.
Cuando una celda tiene un comentario, 1-2-3 muestra un marcador de comentario en la esquina superior izquierda de la celda.
Marcador de comentario
Para ocultar marcadores, elija Ver - Preferencias de visualizacin, y anule la seleccin del cuadro Marcadores de comentario de celda.
comentarios de celda
Verificar ortografa
1-2-3 dispone de una potente utilidad de correccin ortogrfica para ayudarle a corregir las palabras mal escritas en los libros. Para localizar estos errores, elija Edicin - Verificar ortografa o haga clic en el icono.
Puede revisar el libro de trabajo actual, la hoja actual, un rango seleccionado o todos los libros de trabajo. Especificando diferentes opciones, puede indicar a 1-2-3 si desea corregir palabras repetidas, palabras con nmeros o funciones @. Tambin puede crear mltiples diccionarios personales, cada uno con sus propias palabras.
ortografa, verificacin
Almacenamiento de archivos
Las funciones de almacenamiento adecuadas ayudan al trabajo eficiente y evitan la perdida de datos. Puede guardar el libro de trabajo haciendo clic en un icono. O utilice el comando Archivo - Guardar como para guardar el libro en otro archivo, a un documento de Notes o en Internet.
Agregue una descripcin del libro. Guarde slamente una parte del libro. Guarde en Notes o en Internet.
libros, almacenamiento
Apertura de archivos
1-2-3 muestra los archivos utilizados recientemente en la parte inferior del men Archivo, con lo que puede volver a abrirlos simplemente seleccionndolos.
Tambin puede abrir los archivos guardados en Internet de la misma manera que los guardados en Notes. Elija Archivo - Abrir para visualizar todos los archivos disponibles.
libros, apertura
Captulo 12 Perfeccionamiento del aspecto de hojas de clculo

Es posible dar vistosidad a una hoja de clculo con facilidad para resaltar los datos. Utilice las tcnicas descritas en este captulo para proporcionar a sus hojas el aspecto que desee.
Antes...
Despus!
12-1
Modificacin de estilos con un simple clic

Utilice la barra de estado para realizar cambios en un rango seleccionado mediante un simple clic.
Atributos y color del texto Nombre del Tamao estilo Formato numrico y decimales Color de fondo
Fuente
Alineacin horizontal
Por ejemplo, es posible asignar a los datos el atributo de negrita o cursiva con suma rapidez, modificar la alineacin horizontal y asignar un color de fondo a las celdas.
barra de estado
Realizacin de cambios utilizando el cuadro de informacin

Utilice el cuadro de informacin para realizar cambios ms sofisticados, como puede ser la rotacin del texto de un rango seleccionado.
Es posible utilizar el cuadro de informacin para realizar muchas ms modificaciones en los datos, entre las que pueden citarse: Alineacin de datos Modificacin de la fuente, tamao y color de los datos Adicin de marcos a los rangos Modificacin del formato numrico
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba una de estas dos frases:
cuadro de informacin, generalidades cuadro de informacin, utilizacin
Perfeccionamiento del aspecto de hojas de clculo 12-3
Utilizacin repetida de un aspecto que le guste

Si utiliza un conjunto determinado de atributos reiteradamente, gurdelos como un estilo con nombre. A continuacin aplique dicho estilo a otros rangos del libro. Para crear un estilo con nombre, modifique una celda hasta que adquiera el aspecto deseado y a continuacin abra la pestaa Estilo con nombre del cuadro de informacin de propiedades del rango.
Haga clic en este botn y luego d un nombre a su estilo.
Para utilizar los estilos con nombre creados, seleccione las celdas que desee modificar y elija el estilo con nombre que desee en la barra de estado.
Tambin es posible utilizar la funcin de formato rpido para copiar un estilo de un rango a otro. Seleccione los datos que desee, haga clic en el icono de formato rpido o elija Rango - Formato rpido, y haga clic en las celdas que desee modificar. Para desactivar la funcin de formato rpido, haga clic de nuevo en el icono o presione ESC.
Trucos geniales
Copie un estilo con nombre en otro libro copiando una celda que utilice dicho estilo y pegndola en el otro libro.
formato rpido estilos con nombre
Perfeccionamiento de las hojas

Es posible agregar fcilmente hojas a un libro, asignar un nombre a las mismas y personalizar su aspecto. Para agregar una hoja, seleccione Crear Hoja o haga clic en el botn para crear hojas, situado en la esquina superior derecha de la ventana de 1-2-3. Asigne un nombre a la hoja para facilitar la documentacin del contenido de la misma y para que resulte ms sencilla su localizacin en el caso de que el libro disponga de varias.
Para dar un nombre a una pgina, haga doble clic en la pestaa e introduzca un nombre.
Es posible modificar fcilmente el aspecto de las hojas utilizando el cuadro de informacin. Por ejemplo, se puede: Cambiar los colores predeterminados de las celdas. Situar lneas alrededor de un rea seleccionada, agregando un borde. Desactivar la visualizacin de la cuadrcula. Cambiar la fuente y los colores predeterminados utilizados para los datos. Mostrar automticamente los valores negativos en rojo.
Trucos geniales
Agrupe las hojas antes de asignarles un estilo, de modo que los cambios que realice en una hoja se apliquen a todas las dems. Seleccione Hoja Agrupar hojas para agrupar las hojas. Cuando haya terminado de disear las hojas, seleccione Hoja - Anular agrupacin de hojas para deshacer el grupo.
hojas, valores predeterminados hojas, agregacin hojas, asignacin de nombre hojas, agrupacin
Diseo de hojas con un simple clic

1-2-3 se suministra con una galera de plantillas de estilo diseadas profesionalmente que pueden utilizarse para otorgar rpidamente a los datos un elegante aspecto.
Para aplicar una plantilla de estilo, seleccione los datos, abra el cuadro de informacin, haga clic en la pestaa Estilo con nombre y a continuacin en el botn Galera. Ver aparecer una lista de plantillas, junto con una imagen que muestra aspecto de cada una de ellas.
Seleccione una plantilla de estilo de la lista.
Aqu aparecer una imagen del estilo seleccionado.
estilos, galera de plantillas
Captulo 13 Mayor potencia con las frmulas y las funciones @

1-2-3 incluye ms de 200 frmulas incorporadas, llamadas funciones @, que permiten realizar infinidad de clculos. Podr utilizar estas funciones @ o escribir sus propias frmulas para gestionar los datos de su hoja de clculo.
Creacin rpida de funciones @

La realizacin de clculos con los datos de su hoja de clculo es tan sencilla como seleccionar un elemento de un men.
Haga clic en el selector de funcin @ para ver el menu.
Cuando seleccione una funcin @, 1-2-3 colocar dicha funcin en la celda actual, junto con espacios reservados para los argumentos que tome la funcin @. Cuando una funcin @ tome un rango como argumento, podr especificar dicho rango seleccionndolo mediante el arrastre del puntero del mouse.
Arrastre el puntero sobre las celdas para hacer el clculo.
13-1
1-2-3 evaluar la frmula y mostrar el resultado en la celda. El texto exacto de la frmula aparecer en la lnea de edicin cuando se seleccione la celda.
La frmula aparece aqu.
1-2-3 muestra el resultado en la celda.
Trucos geniales
Active los marcadores de frmula para mostrar aquellas celdas que contengan frmulas. Elija Ver - Preferencias de visualizacin y seleccione "Marcadores de frmulas" para que aparezca una marca verde en la esquina inferior izquierda de cada celda que contenga un frmula.
funciones @, insercin
Seleccin de otras funciones @

El men de funciones @ proporciona algunas de las funciones @ ms utilizadas. Elija Lista en el men de funciones @ para acceder a todas las funciones @ disponibles.
Seleccione una categora para observar la configuracin especfica de las funciones @. Seleccione una funcin @ de la lista.
Agregacin al men de sus funciones @ favoritas

Incorpore al men sus funciones @ favoritas para poder acceder a ellas rpidamente. Simplemente haga clic en el botn Men del cuadro de dilogo Relacin de funciones @ y agregue todas las funciones que desee.
Haga clic para agregar o quitar funciones @ del men.
funciones @, agregacin al men

Mayor potencia con las frmulas y las funciones @ 13-3
Creacin de frmulas propias

Existe la posibilidad de crear frmulas propias cuando se necesite un clculo especializado que no se encuentre entre las funciones @.
Introduzca sus propias frmulas comenzando el valor con + (signo de suma) o = (signo de igualdad).
Cuando presione la tecla INTRO, 1-2-3 calcular la frmula e insertar el resultado en la celda. Las frmulas utilizan los smbolos estndar para los operadores: * (asterisco) para el producto + (signo ms) para la suma - (guin) para la resta / (barra inclinada) para la divisin
frmulas, insercin
Copia de frmulas y funciones @

Una vez que haya insertado una frmula o una funcin @ en una celda, podr copiarla fcilmente en otras celdas para realizar los mismos clculos en dichas celdas. Seleccione la celda que contenga la frmula as como las celdas situadas debajo de ella y, a continuacin, elija Edicin - Copiar hacia abajo. 1-2-3 calcular de nuevo la frmula para cada fila.
La nueva frmula aparece en la lnea de edicin.
1-2-3 recalcula la frmula basndose en la situacin actual.
Tambin es posible utilizar Edicin - Copiar hacia la derecha para copiar frmulas y datos en celdas situadas a la derecha.
frmulas, copia
Mayor potencia con las frmulas y las funciones @ 13-5
Captulo 14 Representacin de datos con grficos, mapas y dibujos

1-2-3 tiene la capacidad de realizar fcilmente grficos, mapas y dibujos. Los grficos y los mapas se vinculan directamente con los datos, de modo que los cambios aparecen de forma instantnea. El usuario puede agregar rpidamente sus propios dibujos e importar imgenes para dar mayor realce a sus libros.
Visualizacin de datos mediante grficos

En 1-2-3 es posible crear un grfico siguiendo tres sencillos pasos.
1 Seleccione estas celdas.
clic en este 2 Haga icono.
clic 3 Haga en la hoja.
14-1
grficos, creacin
Realce de grficos
Por medio de la utilizacin del cuadro de informacin, es posible realzar fcilmente un grfico para dar un toque profesional a sus libros. Algunos mtodos que le permitirn realzar visiblemente sus grficos son: Rellenar con dibujos el trazado o las barras de los grficos de barras. Cambiar el marcador utilizado en un grfico de puntos x-y. Agregar una nota a un grfico para aclarar la informacin contenida. Cambiar el borde que rodea la leyenda, el ttulo o todo el grfico. Girar un grfico tridimensional. Mostrar los valores de los datos en el grfico
Antes...
Despus!
Trucos geniales
Guarde los formatos favoritos como estilos con nombre de modo que pueda aplicarlos a otros grficos. Utilice la pestaa Estilo con nombre del cuadro de informacin de propiedades del grfico con el fin de crear y asignar un nombre a los estilos.
grficos, diseo
Modificacin del tipo de grfico

1-2-3 proporciona 12 tipos de grfico diferentes para que sea posible presentar datos de la forma ms prctica. Tambin es posible crear vistas tridimensionales de los grficos para representar mejor los datos. He aqu algunos ejemplos de los tipos de grficos que pueden crearse.
Representacin de datos con grficos, mapas y dibujos 14-3
grficos, tipos
Visualizacin geogrfica de datos mediante mapas

Es posible utilizar mapas para mostrar y analizar datos geogrficamente. En 1-2-3 pueden crearse fcilmente todo tipo de mapas. Por ejemplo, podr mostrar las ventas por pas, la densidad de poblacin por provincia, as como el promedio de precipitaciones meteorolgicas por provincia. Podr crear un mapa exactamente de la misma manera que un grfico (seleccione los datos, haga clic en el icono y, a continuacin, en la hoja para crear el mapa).
mapas, creacin

Realce de un mapa
Una vez que haya creado un mapa, podr realzarlo utilizando el cuadro de informacin y los comandos del men Mapa. Por ejemplo, ser posible: Superponer otros mapas Cambiar los colores y las tramas Realizar ampliaciones y reducciones Cambiar los rtulos de ttulo y de leyenda Es posible agregar fcilmente distintivos de localizacin (smbolos o rtulos que aparecen en el mapa) exactamente donde desee. Utilice el botn derecho del mouse para pegar en la hoja la informacin correspondiente al distintivo de localizacin e incluya dicha informacin en el cuadro de informacin de propiedades de los rangos del mapa.
Trucos geniales
Realice una ampliacin de cualquier parte de un mapa manteniendo presionada la tecla CTRL al mismo tiempo que arrastra el puntero del mouse sobre dicha parte del mapa.
mapas, modificacin

Representacin de datos con grficos, mapas y dibujos 14-5
Dibujo sencillo
1-2-3 proporciona una serie completa de herramientas de dibujo que podrn ser utilizadas para realzar la presentacin de las hojas. Mediante estas herramientas de dibujo del men Crear, es posible agregar lneas, rectngulos, arcos, elipses y bloques de texto. Una vez que haya agregado los dibujos a la hoja, utilice el cuadro de informacin para cambiar las propiedades de los objetos que haya dibujado: estilo de lnea, flechas, colores, rotacin y tramas de relleno. Tambin podr importar fcilmente a sus hojas de clculo imgenes creadas en otros programas.
objetos grficos, generalidades
Captulo 15 Presentacin preliminar e impresin de datos

Utilice la presentacin preliminar dinmica para ver su trabajo antes de imprimirlo, hacer las modificaciones necesarias y comprobar los resultados inmediatamente.
Presentacin preliminar dinmica

Con 1-2-3 es posible ver simultneamente su trabajo y una presentacin preliminar. Simplemente elija Archivo - Presentacin y formato o haga clic en el icono.
15-1
Si se efectan modificaciones en la hoja, la presentacin preliminar cambiar de forma dinmica.
Trucos geniales
Agregue sus propios saltos de pgina a la hoja. Seleccione la celda donde desee insertar la nueva pgina y, a continuacin, elija Salto pg. en fila o Salto pg. en columna en el panel Bsicas del cuadro de informacin de propiedades del rango.
presentacin preliminar
Control del resultado impreso

Es posible utilizar el cuadro de informacin para realizar modificaciones en el resultado impreso del trabajo sin necesidad de cambiar la hoja. El cuadro de informacin de propiedades de presentacin y formato aparece automticamente cuando se realiza una presentacin preliminar de la hoja.
Por ejemplo, puede especificarse: La colocacin de los mrgenes. Si se desea imprimir frmulas junto con los resultados de stas. Las pginas que se desea imprimir. Los encabezados y pies de pgina que se desea mostrar. Si desea imprimir los grficos y mapas. Si desea imprimir los comentarios de celda.
Trucos geniales
Cree un estilo con nombre a partir de la configuracin de impresin actual de modo que pueda reutilizarlo la prxima vez que imprima su trabajo. Para asignar un nombre a su configuracin, utilice la pestaa Estilo con nombre del cuadro de informacin de propiedades de presentacin y formato.
Presentacin preliminar e impresin de datos 15-3
Desplazamiento por la ventana de presentacin preliminar

Cuando se realiza una presentacin preliminar del trabajo, 1-2-3 muestra el grupo de SmartIcons diseados para tal fin.
Cuadro deinformacin para Presentacin y formato Muestra diferente nmero de Cierra la ventana de Presentacin pginas preliminar
Muestra la pgina anterior o posterior
Impresin rpida
Tambin es posible hacer clic en los controles de la barra de estado para pasar de una pgina a otra.
Cambia a una pgina concreta
Pgina siguiente
Pgina anterior
Visualizacin simultnea de varias pginas

Existe la posibilidad de ver en pantalla una, dos, cuatro o nueve hojas. En el men Presentacin elija el nmero de pginas que desee que aparezcan en el momento en que haga una presentacin preliminar del trabajo o haga clic en los SmartIcons.
Trucos geniales
Cuando se realice una presentacin preliminar de varias pginas, haga clic en cualquier pgina para ampliarla.
Presentacin preliminar e impresin de datos 15-5
Captulo 16 Acceso sencillo a los datos

Cuando se trabaje con grandes cantidades de datos, pueden utilizarse las potentes herramientas de 1-2-3 de administracin de datos para facilitar la insercin, organizacin, anlisis y presentacin de los datos. 1-2-3 funciona conjuntamente con Approach para proporcionar las funciones tradicionales de las bases de datos para rangos de 1-2-3. 1-2-3 instala de forma predeterminada las funciones de Approach para que pueda beneficiarse automticamente de la potencia de Approach cuando trabaje en 1-2-3.
Bsqueda de datos mediante criterios

Es posible realizar consultas en los datos de 1-2-3 o en datos procedentes de una tabla de base de datos externa utilizando tablas de consulta. Gracias a ellas, es posible acceder fcilmente a todas las herramientas de edicin de datos y de consulta de Approach (como bsqueda y ordenacin de datos) sin necesidad de abandonar 1-2-3. Para crear una tabla de consulta, elija Crear - Base de datos - Tabla de consulta.
16-1
Si desea utilizar las herramientas de Approach para ver la tabla de consulta, seleccinela y elija Tabla de consulta - Editar. Por ejemplo, puede utilizar el Asistente para bsqueda y ordenacin, al que puede acceder mediante el men Registro - Buscar, para realizar la consulta que desee.
Opcionalmente, es posible enviar los resultados de la consulta a una tabla de resultados de 1-2-3 distinta, donde puede analizar o representar grficamente los datos utilizando 1-2-3.
tablas de consulta
Anlisis de datos complejos

Si tiene datos que contengan tres o ms variables, utilice una tabla resumen dinmica para organizar en categoras y resumir los registros de la base de datos en la hoja de 1-2-3. Por ejemplo, puede crear una tabla resumen para calcular el nmero total de compras de sus clientes. Tambin es posible resumir las compras de cada cliente, organizndolas en categoras por representantes de ventas.
Para crear una tabla resumen, elija Crear - Base de datos - Tabla resumen dinmica. Utilice a continuacin el Asistente para tablas de resumen con el fin de crear la tabla resumen.
Adems de calcular los totales, las tablas resumen pueden resumir los datos por promedio, recuento, mnimo, mximo, desviacin tpica y varianza.
Acceso sencillo a los datos 16-3
tablas, resumen dinmico
Creacin de formularios
Mediante el comando Crear - Base de datos - Formulario pueden crearse formularios que permitan ver, mostrar y editar datos de registro en registro. Los datos agregados o modificados se almacenarn en el propio libro.
Los formularios pueden utilizar muchos tipos diferentes de dispositivos de entrada de datos, incluidos botones, casillas de verificacin, listas desplegables y campos calculados. Los formularios aparecen directamente en la hoja. Genere los formularios en sus propias hojas para distinguir claramente la entrada de datos y su almacenamiento.
Trucos geniales
Oculte todas las hojas excepto aquella que contenga el formulario para que los usuarios que introduzcan datos no modifiquen accidentalmente. Para ocultar una hoja, haga clic en la hoja que desee ocultar y, a continuacin, elija Hoja - Ocultar.
formularios
Creacin de etiquetas postales, cartas formulario e informes

El usuario puede crear sus propias etiquetas postales y cartas formulario desde 1-2-3 utilizando los datos contenidos en las tablas de base de datos de 1-2-3. Tambin puede crear un informe parafacilitar la organizacin y presentacin de los datos.
Datos de 1-2-3
Informe
Totals:
Etiquetas postales
Totals:
Informes
Formularios para cartas
Utilice los comandos del men Crear - Base de datos para crear las diferentes vistas. Las vistas aparecern en forma de iconos en la hoja de 1-2-3.
Acceso sencillo a los datos 16-5
etiquetas postales informes cartas formulario
Captulo 17 Personalizacin de 1-2-3

Existe la posibilidad de controlar las preferencias de aspecto y funcionalidad de 1-2-3. Asegrese de comprobar no slo las adaptaciones personales descritas en este captulo, sino tambin las que aparecen en la seccin "Personalizar 1-2-3" de la Ayuda, incluida en el libro" Cmo puedo?" de la pestaa Contenido del cuadro de dilogo Temas de la Ayuda.
Personalizacin de la pantalla
La apariencia del rea de trabajo puede modificarse fcilmente. Utilice el men Ver para cambiar el nivel de zoom; muestre u oculte los SmartIcons, las herramientas de Internet, la barra de estado y la lnea de edicin; divida el documento en varias ventanas. Srvase del men Ver - Preferencias de visualizacin para definir el aspecto del libro.
Muestra los comentarios de celda y los marcadores de frmula. Configura un tamao personalizado para el zoom.
Muestra el color de las lneas.
Muestra los saltos de pgina utilizados para imprimir.
17-1
Trucos geniales
Haga clic en " Predeterminado para libros nuevos " para hacer que todos los libros nuevos adopten los parmetros especificados en el cuadro de dilogo.
Personalizacin de los grupos de iconos

Es posible decidir los iconos que aparecern en la pantalla. Elija Archivo Opciones del usuario - Configurar SmartIcons para controlar el contenido de las barras de iconos estndar y para configurar sus propias barras de iconos.
Arrastre un icono para agregarlo al grupo actual de SmartIcons.
SmartIcons disponibles
He aqu algunos SmartIcons que podra desear incluir en la barra de iconos. Asegrese de consultar el cuadro de dilogo para ver la lista completa de iconos disponibles.
Crea un libro vaco Zoom a tamao personalizado Enmarca el rango con un borde y agrega una sombra proyectada Muestra las pgina ocultas
Inserta una fila Copia la columna de la izquierda en el resto del rango Copia la fila superior en el rango Muestra las ventanas sin que se superpongan Ordena en orden ascendente Ordena en orden descendente
Borra el contorno de la hoja
Centra el texto en las columnas Muestra valores en formato porcentaje Incluye un comentario de celda
SmartIcons, seleccin
Personalizacin de 1-2-3 17-3
Modificacin de las preferencias de 1-2-3

Elija Archivo - Opciones del usuario - Preferencias de 1-2-3 con el fin de establecer las opciones para sus futuras sesiones de 1-2-3.
Personaliza el inicio.
Establece el nmero de archivos que se muestran en la lista de archivos recientes.
Establece el tipo de orden.
Visualizacin del men Classic de 1-2-3

El men Classic de 1-2-3 todava est disponible para aquellos usuarios que lo prefieran. Introduzca la barra inclinada (/) para que aparezca el men.
Tambin podr modificar el smbolo utilizado para que aparezca el men Classic eligiendo Archivo - Opciones del usuario - Preferencias de 1-2-3 y haciendo clic en la pestaa Men Classic .
1. Elija ? - Temas de la Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase:
1-2-3, men Classic
Personalizacin de 1-2-3 17-5
Captulo 18 Trabajo con objetos incrustados

La Vinculacin e incrustacin de objetos (OLE) permite el uso compartido de datos entre 1-2-3 y otras aplicaciones que admitan OLE.
Creacin de objetos incrustados

Utilice el comando Crear - Objeto para incrustar un objeto en 1-2-3. Para incrustar un rango de 1-2-3 en otro tipo de documento (como un documento de Word Pro o una presentacin de Freelance Graphics), utilice el comando equivalente de dicha aplicacin.
arrastre y colocacin objetos, incrustacin

18-1
Edicin de objetos incrustados

El soporte OLE de 1-2-3 facilita la utilizacin de objetos incrustados. Al seleccionar un objeto incrustado en 1-2-3, el men de objetos de la otra aplicacin se combina con los mens de 1-2-3.
Men para el objeto seleccionado
Seleccione un formulario de Approach
Tambin puede modificar un objeto incrustado en un libro. Dependiendo de la aplicacin de la que proceda el objeto, al hacer doble clic en ste se combinarn los mens de la otra aplicacin con los de 1-2-3 o se iniciar la propia aplicacin. En ambos casos, tendr acceso a todos los comandos que necesite para modificar el objeto.
Mens de Approach
Haga doble clic en el formulario de Approach
Cuando incruste un libro de 1-2-3 en otra aplicacin, podr modificarlo sin abandonar dicha aplicacin. Por ejemplo, para modificar un libro de 1-2-3 incrustado en Word Pro puede elegir comandos de 1-2-3 directamente en Word Pro.
OLE, generalidades
Trabajo con objetos incrustados 18-3
Captulo 19 Automatizacin de 1-2-3 con LotusScript y macros

1-2-3 proporciona dos herramientas para la automatizacin del trabajo: LotusScript y el lenguaje de macros de 1-2-3. LotusScript es un lenguaje de scripts compatible con BASIC utilizado por todos los productos de comunicacin y de productividad del escritorio de Lotus, incluyendo las aplicaciones de SmartSuite, Notes Versin 4 y cc:Mail Versin 7. Con LotusScript, podrn crearse scripts que automaticen las tareas repetitivas e integren datos de otras aplicaciones. Podr utilizarse LotusScript para cualquier cosa, desde una simple automatizacin hasta un solucin comercial completa. Tambin ser posible seguir utilizando el lenguaje de macros de versiones anteriores de 1-2-3.
Creacin de scripts
Es fcil crear un script utilizando 1-2-3, slo tendr que grabar acciones y utilizar el Editor de scripts, un entorno de desarrollo completo para LotusScript, para enlazar las acciones.
Sub DrawLogo [A].NewRectangle 1800,11... [Rectangle 1].Select Selection.EdgeColor.ColorName = ... Selection.Background.Pattern = ... Selection.Background.Color. ...
Elija Edicin - Scripts y macros - Grabar Script para grabar sus propias pulsaciones de teclas.
19-1
1-2-3 mostrar en pantalla los dos siguientes botones para ayudarle a controlar las grabaciones mientras trabaja con 1-2-3.
Deja de grabar Hace una pausa en la grabacin
Cuando termine de grabar, el Editor de scripts aparecer automticamente.
La subrrutina actual aparece aqu.
Cualquier error aparece aqu.
Registro para clases y clasificacin de elementos.
Tambin podr ver en pantalla el Editor de scripts eligiendo Edicin Scripts y macros - Editor de scripts. El Editor de scripts facilita el desarrollo y depuracin del cdigo de LotusScript orientado a objeto.
Trucos geniales
Cree un botn para ejecutar un script utilizando Crear - Botn. Cuando termine de dibujar el botn, aparecer el Editor de scripts. Introduzca su propio script en la subrutina Clic, que se seleccionar de forma predeterminada.
IDE (LotusScript) scripts, grabacin
Creacin de macros
1-2-3 aprovecha el tiempo invertido en aquellas aplicaciones que funcionen con macros. Aunque Lotus recomienda que se haga el nuevo trabajo de desarrollo en LotusScript, las macros existentes continuarn funcionando en 1-2-3 sin necesidad de realizar conversiones costosas. Adems de los comandos de macro disponibles en versiones anteriores, el lenguaje de macros incluye extensiones para llamar a las rutinas de LotusScript desde sus macros y viceversa, con lo que las aplicaciones ya existentes podrn desarrollarse para insertar en ellas nuevas funciones de 1-2-3.
macros scripts, invocacin desde macros
Automatizacin de 1-2-3 con LotusScript y macros 19-3
Captulo 20 1-2-3: Conexin con Internet

1-2-3 proporciona las herramientas ms vanguardistas para buscar, compartir y publicar informacin en Internet y en Web. Con 1-2-3, podr: Acceder rpidamente a las Pginas de inicio de Lotus, a otras sedes de Web y sedes FTP. Abrir y guardar archivos en Web. Publicar pginas Web a partir de datos de los libros. Buscar un texto seleccionado en Web.
Acceso a las sedes Web y FTP desde 1-2-3

Es posible conectarse a las sedes Web y FTP de Lotus haciendo simplemente clic en uno de los iconos de Internet. 1-2-3 arrancar el navegador de Web instalado de modo que pueda acceder a la informacin sin tener que abandonar 1-2-3.
20-1
El usuario tambin puede crear sus propios botones de acceso a Web. Slo es necesario indicar una direccin URL en una celda y hacer clic en el icono Crear vnculo.
Pgina de inicio, Lotus FTP, sede de Lotus Internet, vnculos de botn a
Uso compartido de datos a travs de Internet

Utilice los cuadros de dilogo habituales Archivo - Abrir y Archivo Guardar para abrir o guardar libros directamente desde o en las sedes Web y FTP.
Por ejemplo, sus vendedores podrn acceder a las ltimas cifras de ventas desde Web, as como enviar datos importantes directamente a su Intranet, para tener acceso desde su propia empresa.
Internet, apertura de archivos desde Internet, almacenamiento de archivos en
Publicacin en Web
Es posible publicar cualquier rango de 1-2-3 en una nueva pgina de Web sin necesidad de conocer en profundidad HTML. Solo es necesario seleccionar un rango y hacer clic en el icono Publicar en Web (o elegir Archivo - Conexin con Internet - Publicar un rango en Internet) y 1-2-3 le guiar a travs de todo el proceso.
El rango seleccionado se convertir en una tabla HTML. Es posible especificar el ttulo de la tabla y de la pgina, cualquier texto descriptivo que desee que aparezca bajo la tabla y una direccin de correo electrnico a la que los usuarios podrn dirigir sus respuestas. 1-2-3 conservar el formato en el rango original al crear la tabla.
1-2-3: Conexin con Internet 20-3
Internet, publicacin de rangos en
Bsqueda en Web
En dos sencillos pasos, es posible realizar una bsqueda completa en Web. Slo es necesario seleccionar una celda que contenga la palabra que desea buscar y, a continuacin, hacer clic en el icono Bsqueda en Internet.
Cuando se realice una bsqueda, 1-2-3 arrancar el navegador de Web y comenzar la bsqueda utilizando la sede Yahoo!. A partir de ah, podr elegirse un sistema de bsqueda diferente, si as lo desea.
World Wide Web, bsqueda
Captulo 21 Trabajo en equipo con 1-2-3

Al igual que con todos los productos de SmartSuite, 1-2-3 ofrece herramientas nicas de trabajo en equipo tiles para trabajar de forma conjunta.
Envo de rangos y libros desde 1-2-3

La funcin Correo electrnico le servir para enviar la imagen de un rango o un libro completo a sus colaboradores.
Para: De: Tema: Juan Ruiz, Carmen Mora Marta Gmez Ventas de Enero
Dedicad un instante a comprobar estas cifras -- son buenas, verdad?
Tambin puede utilizar Correo electrnico para escribir rpidamente un mensaje de correo electrnico sin abandonar 1-2-3.
Correo electrnico, generalidades
21-1
Envo de datos para su revisin

Es posible utilizar la funcin Solicitar comentarios para enviar a los colaboradores un rango de datos con el fin de revisarlos. Dicho rango puede enviarse a todos ellos simultneamente o transferir los datos de forma que unos puedan ver los comentarios de los otros. Los revisores pueden transferir los datos, enviar comentarios acerca de sus cambios e incluso insertar notas en un rea "temporal" del libro. A continuacin, slo tendrn que hacer clic en un botn para enviar los datos al siguiente revisor o devolverlos al originador, quien recibir todos los comentarios de forma automtica.
Cuando se reciban los comentarios de los colaboradores, ser posible: Sobreescribir los datos existentes con los datos modificados. Descartar modificaciones. Guardar los datos originales y los modificados como versiones.
Solicitar comentarios

Administracin de versiones
Las versiones son conjuntos de datos diferentes para un mismo rango con nombre. Es posible crear versiones para seguir las modificaciones efectuadas a los datos o para establecer conjuntos diferentes de datos para anlisis hipotticos. Adems, ser posible: Combinar los cambios cuando se reciban las modificaciones de los colaboradores despus de enviar un rango mediante la funcin Solicitar comentarios. Utilizar la funcin Consolidar copias para combinar datos con versiones de libros independientes en un slo archivo. Por ejemplo, es posible combinar versiones agregadas a los libros que se distribuyan mediante la funcin Correo electrnico. Podrn realizarse clculos y crearse objetos, como grficos y mapas, basndose en los valores de un rango con versiones. Cuando se cambie de versin, los clculos y los objetos se actualizarn automticamente.
Dos versiones del mismo rango
Cada versin almacena la fecha y la hora de creacin y de modificacin, as como el nombre de la persona que cre o modific en ltimo lugar dicha versin.
Trabajo en equipo con 1-2-3 21-3
versiones versiones, combinacin
Distribucin de hojas mediante Notes

Si dispone de Notes Versin 4.1 o superior, podr utilizar la funcin Consolidar copias para distribuir y consolidar los datos de hojas de clculo. Con la funcin Consolidar copias, pueden incrustarse hojas en una base de datos de Notes, donde sus colaboradores pueden agregar o modificar datos. Tambin es posible notificar a otras personas si las hojas estn actualizadas o si necesitan una revisin y tener la posibilidad de consolidar fcilmente las modificaciones o adiciones efectuadas en el libro original.
Consolidar copias
Intercambio de datos con Notes

Notes/FX puede utilizarse para intercambiar datos de un rango de 1-2-3 con un documento de una base de datos de Notes. Es posible transferir automticamente los valores de las propiedades de libro, como el ttulo o la fecha de la ltima revisin, al documento de Notes. Tambin es posible definir los rangos de 1-2-3 para que se intercambien con un campo de Notes. Si cambia un valor en cualquiera de las dos aplicaciones, el otro se actualizar automticamente.
Nombre: Andrs Montero Libros Galor C/ Maldonado 41 Madrid 28006
Andrs Montero Libros Galor C/ Maldonado 41 Madrid 28006

Direccin2: Empresa: Direccin1:
Campos compartidos
Hoja de 1-2-3 Formulario de Notes
Notes/FX
Trabajo en equipo con 1-2-3 21-5
EXPLORANDO WORD PRO
Captulo 22 Procedimientos iniciales de Word Pro
Qu es Lotus Word Pro?

Lotus Word Pro es: Un procesador de texto WYSIWYG (What You See Is What You Get, lo que ve es lo que obtiene); el usuario ve en la pantalla la forma en la que un documento aparecer cuando se imprima; Un procesador de texto para trabajo en equipo que permite al usuario y a sus colaboradores una mejor cooperacin y comparticin de documentos; Un procesador de texto inteligente que proporciona herramientas automatizadas como las plantillas SmartMaster, SmartCorrect, Asistentes, los cuadros de informacin y las pestaas separadoras que se utilizan para crear documentos de negocios; Un procesador de texto que est integrado con otros productos a travs de LotusScript TM, la importacin y exportacin de archivos, Internet y OLE 2.
22-1
Novedades
A continuacin se describen las nuevas funciones disponibles en Word Pro 97 . Referencias cruzadas En Word Pro 97, se puede hacer referencia a un nmero de pgina, un nmero de seccin o un ttulo del documento desde otra ubicacin dentro de dicho documento. Por ejemplo: Si desea ms informacin, consulte el Captulo 25, "Organizacin de un documento". Word Pro inserta el nmero de captulo, el nmero de pgina e incluso el ttulo del captulo. La numeracin seguir siendo correcta independientemente de la cantidad de texto que se edite. Letras capitales Se puede insertar una letra capital en un documento para resaltar una letra. Por ejemplo, se suele utilizar la letra capital en novelas para "rase una vez..." donde el tamao de la letra "E" es mayor que el del resto de la palabra.
Internet Entre las caractersticas actualizadas de Internet en Word Pro 97 destacan: Herramientas de creacin Web. SmartMasters HTLM. Procesos automatizados para crear vnculos. Presentacin preliminar de documentos HTLM en un Navegador. Publicacin de documentos HTLM como pginas Web. Procesos automatizados para crear formularios. Opciones de configuracin para importar y exportar. Visualizacin de cdigo fuente. Si desea ms informacin acerca de estas funciones, consulte el Captulo 26.
22-2 Explorando Word Pro 97
Marcos vinculados Mediante marcos vinculados, se pueden crear documentos donde el texto pasa automticamente de un marco al siguiente a medida que se inserta o elimina texto. Se pueden crear efectos especiales, como empezar un artculo en la pgina uno y continuarlo en la cuatro. Se pueden vincular entre s tantos marcos como se desee y el texto seguir pasando entre ellos. Abrir y guardar en Notes Es posible abrir y guardar archivos directamente en Notes. Se pueden abrir archivos que estn anexados a documentos de Lotus Notes sin necesidad de abrir dicho programa. Tambin es posible guardar cualquier archivo de Word Pro como anexo en un documento de Notes. Impresin de folletos Se puede utilizar el SmartMaster de folletos para configurar un documento que se desee imprimir por lo que es posible doblar las pginas por la mitad y graparlas. Por ejemplo, si se tiene un documento configurado con las medidas 21,6 x 12,7 cm. y elige Archivo - Imprimir, Word Pro comprobar en primer lugar si las pginas caben en un formato de papel de 21 x 29,7 cm. A continuacin imprimir las pginas, de forma que el usuario podr doblarlas para crear un libro de bolsillo. Filigranas Una filigrana es un grfico de fondo que se puede aplicar a pginas, tablas, celdas de tabla, marcos, encabezados, pies de pgina y columnas. Por ejemplo, si se trabaja con documentos confidenciales, se puede mostrar la filigrana "Confidencial" en cada pgina para recordar a la persona que lo lee que mantenga la informacin en secreto. El usuario tambin puede importar sus propios dibujos como filigranas. Por ejemplo, puede importar la foto favorita de sus vacaciones como una filigrana para una pgina y crear un fondo personalizado. Si se desea agregar un ttulo a un grfico, es posible importar una imagen como una filigrana y, a continuacin, escribir el ttulo en el mismo marco.
Procedimientos iniciales de Word Pro 22-3
Captulo 23 Herramientas especficas de Word Pro
Familiarizacin con las herramientas de Word Pro

Word Pro proporciona varias herramientas para que la creacin y el trabajo con documentos se conviertan en tareas ms fciles y eficaces. A continuacin se muestra un grfico del escritorio de Word Pro.
Men SmartIcons Pestaas separadoras Regla de tabuladores Cuadro de informacin
SmartMaster, con texto y bloques de emplazamiento creado para el usuario
Barra de estado
Algunas de estas herramientas como mens, SmartIcons, SmartMaster, el cuadro de informacin y la barra de estado estn disponibles tambin en otros productos de SmartSuite. Sin embargo, las pestaas separadoras, la regla de tabuladores y las funciones disponibles en la barra de estado son propias de Word Pro. Estas herramientas caractersticas de Word Pro se describen en pginas siguientes.
23-1
Barra de estado: para modificaciones rpidas

La barra de estado siempre aparece en la parte inferior de la pantalla de Word Pro, proporcionando al usuario la informacin actual de los documentos y permitindole modificar rpidamente parmetros como fuentes, tamaos y atributos del texto.
Opciones de atributos del texto

Es posible modificar las siguientes caractersticas del texto mediante la barra de estado.
Fuentes Color Cursiva Estilo
Tamao
Negrita
Subrayado
Modificaciones del formato del texto Para asignar formato al texto, seleccinelo y haga clic sobre una de las listas emergentes para seleccionar una opcin. Si una lista emergente no presenta opciones, stas cambian entre dos tipos de informacin.
La lista desplegable Fuentes se desplaza para mostrar las posibles elecciones
Fuente, tamao, color y estilo son listas emergentes
Opciones generales de un documento

Adems de asignar formato al texto de un documento, tambin es posible corregir palabras mal escritas, visualizar la informacin del archivo (como la hora, editor, ruta de acceso al documento), recibir notificacin del correo y acceder a pginas especficas de un documento desde la barra de estado.
Correccin ortogrfica Correo Pg. anterior Pg. siguiente
Informacin del archivo
Impresin en segundo plano
Ir a
Correccin de palabras mal escritas Cuando Word Pro resalta una palabra mal escrita, el usuario puede hacer clic en el botn Verificar Ortografa en la barra de estado y seleccionar una palabra alternativa.
Visualizacin de informacin del archivo Se pueden mostrar estadsticas del documento actual, como la ruta de acceso, fecha y hora del sistema, modo de edicin, nombre del editor, idioma y versin.
Herramientas especficas de Word Pro 23-3
Impresin en segundo plano Cuando se enva un documento a la impresora, el usuario puede visualizar el proceso de impresin de un trabajo haciendo clic en el icono de impresin en segundo plano en la barra de estado.
Desplazamiento a un lugar especfico del documento

Haga clic en las flechas para ir a la pgina que desee.
Haga clic en el nmero para ir a cualquier lugar del documento.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase: barra de estado, generalidades 3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar.
Pestaas: para conseguir un escritorio organizado

Las pestaas ayudan a desplazarse rpidamente, proporcionando un escritorio ordenado sin perder una gran variedad de opciones. A continuacin se muestran dos ejemplos en los que aparecen pestaas en Word Pro. Pestaas de asistentes: guan al usuario a travs de los pasos de un procedimiento.
Pestaas separadoras: permiten mantener juntos todos los documentos relacionados.
En Word Pro 97, las pestaas separadoras no se muestran de forma predeterminada. Es posible mostrarlas haciendo clic en el icono . Muchos SmartMaster de Word Pro ya estn configurados con divisiones y secciones, por lo que las pestaas separadoras se pueden mostrar en un nuevo documento y ver de manera rpida cmo est estructurado el SmartMaster. Por ejemplo, el SmartMaster que sigue a continuacin es una pgina de una plantilla para un plan empresarial en la presentacin Vista Ampliada.
Las pestaas del plan de negocios organizan la informacin en secciones.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda y haga clic en la pestaa ndice 2. Escriba una de estas frases:
bloques de emplazamiento, generalidades pestaas separadoras, generalidades divisiones, generalidades secciones, generalidades SmartMaster, generalidades
3. Haga clic en la entrada del ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar.
La mano Arrastrar y colocar: para mover texto

Mover es mucho ms directo que cortar y pegar y Word Pro le "echa una mano" de un modo muy especial para hacerlo. 1. Seleccione el texto que desee mover.
2. Deje el cursor inmvil en el borde del texto seleccionado, el cursor se convertir en una mano.
3. Presione y mantenga pulsado el botn del mouse mientras desplaza el cursor. El texto no se mover hasta que deje de presionar el botn del mouse.
4. Suelte el botn del mouse para colocar el texto.
Pregunte al Experto: sus propias consultas

El Experto es una herramienta que permite hacer preguntas en las propias palabras del usuario a cerca de funciones de Word Pro y cmo utilizarlas. Es posible "Preguntar al Experto" un pregunta sin necesidad de preocuparse de utilizar la terminologa correcta. El Experto indicar la respuesta correcta.
Al hacer clic en Aceptar, se puede ver la Ayuda del tema que haya elegido.
Experto de WordPerfect
Si se es un antiguo usuario de WordPerfect, es posible utilizar el Experto de WordPerfect para obtener ayuda con el fin de realizar el cambio a Word Pro. Word Pro proporciona ayuda a usuarios de WordPerfect 5.x para DOS y 6.x para Windows. Utilizando estos asistentes, se puede: 1. Plantear una pregunta "Cmo puedo..." o insertar pulsaciones o combinaciones de teclas como MAYS+F7. El Experto proporcionar la respuesta a la pregunta as como los pasos necesarios para realizar la accin/funcin en Word Pro. El asistente est disponible para los usuarios de WordPerfect 5.1 para DOS y de WordPerfect 6.x para Windows. 2. Seleccionar un tema de ayuda en WordPerfect 5.x para DOS y obtener ayuda del mismo tema en Word Pro. 3. Seleccionar un elemento de men en WordPerfect 6.x para Windows y hallar la forma de realizar la misma accin en Word Pro. Nota Igualmente existen Asistentes de men de Ami Pro y Word Pro para Windows.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta palabra: Experto 3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar.
Asistentes: ayuda para procedimientos complejos

Los Asistentes de Word Pro aparecen cuando el usuario selecciona comandos que llevan a cabo procedimientos complejos, como por ejemplo la combinacin de correo, la definicin de un proceso de revisin de un documento (Solicitar comentarios) y la creacin de una tabla de contenido o de un ndice.
Las pestaas muestran el paso en el que se encuentra. El panel de cada pestaa dispone de sus propias instrucciones.
Puede desplazarse hacia adelante o hacia atrs por las pestaas sin perder la pista de dnde se encuentra.
Barras fijas: para tareas diarias

Es posible utilizar las barras fijas para realizar tareas como por ejemplo, verificar la ortografa, combinar un documento o insertar entradas de ndice.
Una barra fija es una herramienta que permite pasar una funcin (por ejemplo, Ortografa) a un documento sin necesidad de abrir y cerrar un cuadro de dilogo. La barra fija contiene los mismos componentes que un cuadro de dilogo: cuadros de lista, cuadros de texto, botones de comando, etc., y aparece en la parte superior del rea de trabajo en forma de barra. Al contrario que en un cuadro de dilogo, es posible dejar la barra fija activa y utilizarla mientras se trabaja. Cada barra dispone de un conjunto de botones de comando que realizan una funcin especfica de Word Pro cuando se hace clic en ella. Por ejemplo, si verifica la ortografa con la barra Ortografa activa y desea editar texto en el documento, puede editarlo y, a continuacin, reanudar la verificacin utilizando los botones de comando de ortografa. Para ello, no tiene por qu cerrar la barra Ortografa.
Puede mostrar ms de una barra fija a la vez. Por ejemplo, puede tener abiertas al mismo tiempo las barras Buscar y reemplazar y Marcar texto en el rea de trabajo. De esta forma, puede utilizar la primera de ellas para buscar el texto que desee marcar y la segunda para marcar la entrada. Puede mostrar la barra fija en varias ventanas. Si trabaja con dos documentos, puede ejecutar el comando Verificar ortografa en ambos a la vez. Puede mostrar la barra Ortografa en ambas ventanas. Nota Las excepciones a este tipo de visualizacin son la barra Herramientas Web y la barra Experto que coinciden a lo largo de la parte superior del rea de trabajo pero que no son especficas del documento. Slo puede mostrarse una barra Experto o Herramientas Web a la vez. Tipos de barras fijas Existen varias barras fijas en Word Pro, cada una con su propio grupo de botones de comando. Son las siguientes: Sobre: Es posible crear e imprimir un sobre desde dentro de cualquier documento de Word Pro utilizando la barra Sobre. Buscar y reemplazar: Es posible buscar rpidamente informacin en un documento utilizando la barra Buscar y reemplazar. Tambin puede buscarse y reemplazarse texto, propiedades del texto, estilos de prrafo o caracteres especiales.
Verificar formato: Es posible editar rpidamente un documento utilizando la barra Verificar formato. Esta funcin se desplaza a travs del documento y, utilizando convenciones de escritura comunes, busca y corrige rpidamente errores bsicos, errores comunes de escritura e incoherencias en la presentacin. Gramtica: Herramienta de comprobacin gramatical que se muestra como una barra en la parte superior del rea de trabajo. Esta funcin analiza el documento en busca de posibles errores y propone consejos para reemplazarlos. Tambin muestra ejemplos de frases incorrectas. Marcar texto (ndice y tabla de contenido): La barra Marcar texto es una herramienta de Word Pro que permite marcar entradas de ndice y de tabla de contenido en un documento. Es necesario marcar las entradas antes de crear el ndice o la tabla de contenido. Combinar: Cuando crea un documento de combinacin, esta barra permite insertar los campos desde un archivo de datos en el documento. Cuando se ve o imprime una combinacin, la barra Combinacin permite visualizar un documento con los datos de combinacin antes de imprimirlo. Revisin (Correcciones marcadas): Word Pro permite que uno o ms editores realicen modificaciones. Los editores realizan revisiones en un documento y Word Pro marca esas revisiones como inserciones o eliminaciones para una prxima revisin. Es posible utilizar esta barra para buscar y visualizar estas correcciones marcadas. Ortografa: Esta funcin es una herramienta de comprobacin de Word Pro que verifica las palabras mal escritas de un documento y las resalta para que se corrijan.Herramientas Web: Las herramientas Web permiten crear y editar fcilmente pginas Web. Si desea ms informacin acerca de las herramientas Web, consulte el Captulo 26.
Captulo 24 Trabajo con Word Pro

Es posible utilizar las herramientas de Word Pro para crear rpidamente cualquier documento. En primer lugar, puede seleccionar varias plantillas SmartMaster y elegir una que se ajuste al tipo de documento deseado. Cada SmartMaster ya contiene un diseo, formato y estilo. Cuando haya elegido un SmartMaster, podr editar el documento, importar grficos u otros archivos en l, establecer atributos, crear marcos y tablas, copiar material, utilizar cuadrculas y asignar todo tipo de formatos. Puede incluso crear sus propias plantillas SmartMaster para que siempre disponga de los diseos, formatos y estilos que utilice ms frecuentemente.
Redaccin de una carta utilizando Word Pro

Comience con un SmartMaster
Comencemos escribiendo una carta, utilizando un SmartMaster y otras herramientas de Word Pro. 1. Elija Archivo - Nuevo. Word Pro permitir seleccionar entre una lista de plantillas SmartMaster. 2. Haga clic en la pestaa Crear a partir de otro SmartMaster.
Seleccione "Carta" como el tipo de SmartMaster. Para el aspecto, seleccione el archivo carta1.mwp. El formato de carta de la derecha muestra el aspecto que obtendr.
24-1
3. Haga clic en Aceptar. Aparecer un documento vaco con el formato de carta. Ahora podr comenzar a escribir, utilizando otra herramienta de Word Pro denominada Bloques de emplazamiento .
Utilizacin de los bloques de emplazamiento

Los bloques de emplazamiento son marcadores de posicin que le indican dnde y qu informacin escribir.
1. Haga clic dentro del primer bloque Haga clic aqu y escriba la informacin requerida. Consejo Puede presionar la tecla TAB para desplazarse de un bloque de emplazamiento a otro, o hacer clic directamente sobre el bloque siguiente.
Haga clic dentro de los bloques de la direccin y el nombre del destinatario y escriba la informacin.
2. Haga clic y escriba el texto de la carta donde dice Haga clic aqu para insertar el texto de la carta.
3. Haga clic en el ltimo bloque de emplazamiento y escriba la informacin requerida. Nota Si no rellena todos los bloques de emplazamiento, no se preocupe. El texto de solicitud no aparecer cuando imprima la carta a menos que lo seleccione especficamente para imprimirlo.
Edicin de la carta
Mientras relee la carta, decide que desea modificar su aspecto resaltando un prrafo, cambiando un tamao de fuente y agregando una tabla para estadsticas. Puede realizar todo esto utilizando otra herramienta de SmartSuite, el cuadro de informacin.
Modificacin del formato de pgina

En primer lugar, decide realizar modificaciones en tamao de la pgina. 1. Haga clic con el botn derecho del mouse en cualquier lugar de la pgina. 2. Elija Propiedades de la pgina.
Consejo Utilizando el cuadro de informacin para propiedades del formato de pgina, puede beneficiarse de las siguientes funciones : Opciones de margen izquierdo, derecho, superior e inferior. Opciones de tabulacin izquierda, derecha, centro, numrica y de relleno. Tamao y orientacin de la pgina (horizontal o vertical). Situacin y estilo de las lneas alrededor de una pgina y de las lneas entre columnas. Columnas y variacin de espacio entre ellas (ancho de encuadernacin). Configuraciones de mrgenes y pgina para encabezados y pies de pgina.
Trabajo con Word Pro 24-3
Configuraciones de tabuladores y de cuadrcula, alineacin y direccin del texto en una pgina. Estilos de pgina. Filigranas. Cada SmartMaster ya contiene un formato de pgina predeterminado que especifica la forma en que aparecen inicialmente las pginas. Puede modificarse el formato para el documento completo o para un rea especfica. Puede insertarse un nuevo formato de pgina en cualquier parte de un documento, en cuyo caso, Word Pro utilizar el nuevo formato para las pginas situadas despus de la insercin.
Modificacin del texto

Seguidamente, desea cambiar el tamao de la fuente del texto. Cambio del tamao de la fuente 1. Elija "Texto" en la lista "Propiedades de" en la parte superior del cuadro de informacin.
2. Haga clic en la pestaa Fuentes en el cuadro de informacin de propiedades del texto para acceder al panel. 3. Seleccione el texto que desee modificar.
Seleccione el tamao de fuente del cuadro "Tamao" en el panel de fuentes.
Seleccione cualquier otra opcin como negrita en el cuadro "Atributos".
Tambin puede cambiar la fuente, tamao, color del texto y los atributos del texto relacionado haciendo clic en la barra de estado situada en la parte inferior.
Resalte de un prrafo
Es posible resaltar un prrafo agregando lneas alrededor del texto. 1. Haga clic en la pestaa Lneas y colores del cuadro de informacin de propiedades del texto para acceder al panel. 2. Seleccione el prrafo que desee resaltar. Nota Puede seleccionar el texto de la carta mientras deja activo el cuadro de informacin en el rea de trabajo.
Haga clic sobre un botn de la seccin Lneas alrededor de los prrafos El cambio se producir inmediatamente
Si no le gusta el resultado, haga clic en otro de los botones de la seccin Lneas alrededor de los prrafos. Tambin puede elegir un tipo de lnea diferente en el cuadro "Estilo de lnea". Consejo Para intensificar el resalte, elija un color para la sombra que contraste con el color de lnea del prrafo.
Utilizacin de una tabla en la carta

Puede modificar el aspecto de la carta colocando texto en una tabla. Tambin puede cambiar el tamao y el aspecto de la propia tabla.
Puede crear una tabla en el texto del documento, en un marco, en columnas, en encabezados y pies, etc. Word Pro permite ajustar el tamao de la tabla, dependiendo del lugar en el que desee que aparezca. Supongamos que la carta que est escribiendo contiene material que queda mejor presentado en un formato de tabla. 1. Site el punto de insercin en la carta donde desee que aparezca la tabla. 2. Elija Crear - Tabla.
Seleccione el nmero de columnas y filas que desee para la tabla.
Consejo Tambin puede utilizar el icono de cuadrcula de tabla para crear una tabla.
3. Haga clic en Aceptar. Word Pro colocar la tabla en la posicin del punto de insercin y la fijar a cualquier texto situado inmediatamente por encima de ella. Consejo Tambin puede hacer clic en Tamao y colocacin manuales y dibujar la tabla con el tamao que desee. 4. Escriba la informacin en la tabla.
Puede utilizar el mouse para ampliar o mover las celdas de la tabla y as acomodar la informacin.
Realce de los encabezados de la tabla

Ahora decide que desea insertar lneas alrededor de la informacin de encabezado en la parte superior de la tabla. 1. Haga clic con el botn derecho del mouse dentro de una de las celdas de la tabla. 2. Elija Propiedades de las celdas. Word Pro mostrar el cuadro de informacin de propiedades de celdas de tabla. 3. Haga clic en la pestaa Lneas y colores del cuadro de informacin de celdas de tabla para acceder a las opciones del panel (en el caso de no estar seleccionada). 4. Seleccione las celdas de la tabla que desee destacar.
Haga clic sobre uno de los botones de la seccin Lneas alrededor de las celdas. El cambio se producir inmediatamente. Puede seleccionar opciones para: estilo, grosor y color de lnea; color de fondo, diseo y color del diseo.
Tambin puede elegir Tabla en la lista desplegable situada en la parte superior del cuadro de informacin para acceder al cuadro de informacin de propiedades de la tabla donde puede establecer las opciones relativas a toda la tabla, no slo a las celdas. Por ejemplo, puede dibujar una sombra alrededor de toda la tabla.
Revisin y edicin de la carta

Cuando termine de agregar informacin a la carta, puede verificar los errores ortogrficos y palabras mal escritas. 1. Elija Edicin - Verificar ortografa. Aparecer la barra Ortografa sobre el documento y, debido a que es fija, le permitir realizar correcciones en la carta durante el proceso de verificacin ortogrfica. Word Pro resaltar todas las palabras dudosas de la carta. Puede ignorar las palabras resaltadas, reemplazar errores utilizando los botones de comando Ortografa o editar palabras correctas de la carta mientras deja la barra activa. 2. Revise los errores ortogrficos que aparecen en el cuadro "Palabra dudosa".
Haga clic en Fin para hacer desaparecer de la pantalla la barra Ortografa .
Haga clic en Reemplazar, Reemp. todas, Ignorar, Ignorar todas, segn sea necesario.
Tambin es posible corregir palabras desde la barra de estado. Si desea ms informacin, consulte el Captulo 23. Nota Si se desea agregar texto a una carta (y la funcin SmartCorrect est activada en Archivo - Opciones del usuario - Preferencias de Word Pro) los errores de escritura comunes se corrigen a la vez que se escribe.
Visualizacin de la carta
Puede utilizar diferentes vistas para ver la carta antes de imprimirla. Tambin puede editar en cualquiera de las vistas de Word Pro. Por ejemplo, elija Ver - Vista ampliada.
Almacenamiento de la carta
1. Elija Archivo - Guardar como.
2. Escriba un nombre fcilmente identificable para la carta en el cuadro "Nombre de archivo". Tambin puede agregar una descripcin en el cuadro "Descripcin" . 3. Haga clic en Guardar para guardar la carta.
Impresin de la carta
Elija Archivo - Imprimir.
Seleccione la configuracin de impresin que desee y haga clic en Imprimir.
Creacin de un sobre
Se puede crear un sobre en el interior del documento de la carta. Word Pro situar el sobre en una divisin independiente con su propia pestaa separadora. 1. Desde dentro de la carta, elija Crear - Sobres. Word Pro mostrar un sobre al final de la carta en una nueva divisin.
El sobre contiene dos marcos, uno para la direccin del remitente y otro para la direccin del destinatario.
2. Haga clic en el botn Direccin de destino de la barra Sobre y escriba el nombre y direccin o realice las correcciones necesarias. Si ya escribi el nombre y direccin del destinatario en la carta, aparecern en el marco del remitente. 3. Haga clic en el botn Direccin de remite en la barra Sobre y escriba el nombre y direccin del remitente. El nombre y direccin (si existen) ya especificados en Archivo Opciones del usuario - Preferencias de Word Pro, aparecern en el marco del remitente. Si no es as o es incorrecto, haga clic en el marco y realice las correcciones necesarias. 4. Haga clic en Preparar Pgina de la barra Sobre para especificar un tamao de sobre y una fuente de papel.
Impresin del sobre

1. Haga clic en el botn Imprimir en la barra Sobre para acceder al cuadro de dilogo Imprimir. 2. Seleccione las opciones deseadas.
3. Haga clic en Imprimir. Consejo Cuando imprima un sobre utilizando la barra Sobre, slo imprimir el sobre. Para imprimir otras partes del documento, utilice el icono Imprimir o el men Archivo.
Combinacin de archivos
Si desea enviar la misma carta a mucha gente, puede crear un archivo que contenga los nombres y direcciones de las personas a las que desea enviar la carta y, a continuacin, puede combinarla con el archivo para crear automticamente una copia personalizada de la misma para cada persona en el archivo de nombres y direcciones (conocido como el archivo de datos). La funcin Combinar de Word Pro permite combinar informacin de un archivo (como por ejemplo nombres y direcciones) con el texto del archivo de la carta. La mayor parte de la preparacin para una combinacin tiene lugar antes de activar y utilizar la barra Combinar, puesto que, en primer lugar, debe definir un archivo de datos con nombres y registros de campo. Si desea ms informacin, consulte el Captulo 23. Puede realizar una combinacin llevando a cabo los tres pasos siguientes: 1. Seleccione o cree un archivo de datos. Este archivo contendr nombres de campo (como pueden ser el de nombre y apellidos) y datos de campo (como un nombre y apellidos especficos). 2. Seleccione un documento de combinacin o configure un sobre. Este archivo contiene datos que no cambian (como el texto de una carta o la direccin de remite de un sobre). 3. Combine el archivo de datos y el documento.
Antes de combinar el mensaje o el sobre y las direcciones, debe crear o seleccionar previamente un archivo de datos que contenga las direcciones. Es posible crear un archivo de datos que tenga el formato de Word Pro. Tambin puede utilizar datos almacenados en otra aplicacin como puede ser un archivo de datos, pero no podr editar los datos en Word Pro. Los datos de un archivo de datos estn organizados en registros. Un registro contiene todos los datos de un solo elemento, asunto o persona. Un registro es similar a una tarjeta de un archivo de tarjetas de ndice.
Campos de nombre y apellidos Campo de la compaa Campo de direccin Campos de ciudad, estado y cdigo postal Campo de nmero de telfono Un registro
Beln Pelez Software y Microprogramacin Calz. de Tlalpan, 6009 14090 Mxico 22, D.F. 91 + 74 + 123456
Otros registros
Cada registro se divide en dos campos, cada uno de los cuales contiene un tipo de datos correspondiente al nombre del campo. Por ejemplo, si especifica la empresa, el nombre, los apellidos y la direccin como nombres de campo, cada registro contendr los datos de la empresa, del nombre, de los apellidos y de la direccin de una persona.
Seleccin o creacin de un archivo de datos

En primer lugar, utilice el cuadro de dilogo Asistente para combinar correo para crear el archivo de datos. 1. Elija Texto - Combinar.
2. Elija Mensaje.
3. Para crear un archivo de datos, haga clic en Nuevo archivo en el panel "Paso 1: Archivo de datos".
H Escriba un nombre de campo o seleccione un nombre de campo comn.
Haga clic en Agregar para cada nombre de campo que desee.
4. Haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Crear archivo de datos. Word Pro mostrar el cuadro de dilogo Editar archivo de datos.
5. Escriba la informacin de cada registro que desee agregar.
Haga clic en Agregar.
Escriba la informacin para un registro.
6. Cuando haya terminado de agregar registros haga clic en Cerrar y guardar archivos de datos .
Seleccin de un documento de combinacin

1. Para seleccionar un documento de combinacin, haga clic en Usar uno existente en "Paso 2 : Mensaje a combinar".
El documento de combinacin es el que el usuario desea combinar con su archivo de datos (por ejemplo el mensaje que se haya creado).
Cuando un documento de combinacin se selecciona, Word Pro muestra la barra Combinar. Esta barra permite insertar campos desde el archivo de datos al documento de combinacin.
Por ejemplo, es posible utilizar la barra de combinacin para insertar campos, por lo que el inicio de la carta quedar como sigue: <NOMBRE><APELLIDOS> <DOMICILIO 1> <CIUDAD><PROVINCIA><CDIGO POSTAL> Estimado/a <NOMBRE> Consejo Es posible eliminar de la carta la informacin del nombre y direccin especficos actuales y, a continuacin, utilizar la barra de combinacin para insertar los campos en el documento que coincidan con los campos del archivo de datos. 2. Site el punto de insercin en la ubicacin deseada. 3. Seleccione el nombre de campo que desee de la lista de la barra Combinar. 4. Haga clic en Insertar campo. Nota Word Pro no reconoce informacin convencional escrita en el documento como informacin de combinacin. Por ejemplo, escribir <APELLIDOS> no es lo mismo que insertar un campo de combinacin. 5. Repita los pasos 2-4 para cada campo que se desee insertar. Nota Es posible insertar espacios y signos de puntuacin entre los nombres de campo e insertar uno o ms nombres de campo en una lnea. Por ejemplo, inserte el nombre de campo Ciudad, escriba una coma y un espacio y, a continuacin, inserte el nombre de campo Provincia. Se puede insertar el mismo nombre de campo en ms de una ubicacin.
Combinacin del archivo de datos y del documento para tal fin

1. Haga clic en Fin para que desaparezca la barra Combinar.
2. Para combinar el documento, haga clic en Combinar en "Paso 3: Combinar, ver e imprimir".
Es posible incluir o excluir registros especficos del archivo de datos especificando las condiciones. Por ejemplo, se puede mandar una carta a personas que vivan en Madrid y excluir a las que vivan al sur de donde se enva el correo. Se pueden combinar todos los registros o slo aquellos que renan ciertas condiciones. Igualmente, es posible seleccionar opciones de impresin. Se pueden utilizar mltiples grupos de condiciones para una precisin ms especfica de los registros que se desean combinar. 3. Despus de seleccionar las opciones de impresin y visualizacin, haga clic en Aceptar para visualizar y/o imprimir los documentos finalizados.
combinacin de documentos
&DSWXOR 2UJDQL]DFLQGHXQGRFXPHQWR
Las pestaas separadoras, similares a las pestaas de archivo, permiten organizar un documento por divisiones y secciones. Es posible acceder instantneamente a una pgina, sin importar el lugar en el que se encuentre en el documento. Es posible asignar nombre, distribuir, mover y combinar pestaas separadoras, agruparlas unas dentro de otras y utilizarlas para estructurar el documento.
'LYLVLRQHVSDUDHVWUXFWXUDUXQGRFXPHQWR
La mejor forma de comprender y utilizar divisiones es mostrar sus pestaas separadoras. Las pestaas separadoras constituyen una forma fcil de identificar visualmente dnde comienzan las divisiones en un documento.
Las pestaas separadoras representan divisiones y secciones de un documento. Pueden utilizarse para estructurar un documento y ver su organizacin rpidamente. Al igual que las pestaas de las hojas de trabajo de Lotus 1-2-3 para Windows, las pestaas separadoras pueden corresponder a con partes de un documento, como son la tabla de contenido, los captulos, el ndice, etc. Puede mostrar u ocultar las pestaas separadoras haciendo clic en el icono situado en la esquina superior derecha del rea de trabajo, justo encima de la flecha de desplazamiento hacia arriba. Las divisiones son partes de un documento y pueden contener: Texto, marcos y tablas. Secciones. Otras divisiones que tengan diferentes propiedades de la divisin original (por ejemplo, formato, estilos y diseo). Archivos externos que se vinculan al documento. Objetos OLE. Caractersticas como numeracin de pginas, tabla de contenido e ndice pueden ser especficas de una divisin o aplicarse a todas las divisiones.
25-1
$VLJQDFLQRFDPELRGHQRPEUHDGLYLVLRQHV
Puede asignar o cambiar el nombre a las pestaas separadoras de una divisin para facilitar la organizacin y distribucin del documento.
Cuando se crea numeracin de pginas, listas numeradas y marcadores, puede hacerse referencia a los nombres de divisiones donde residan.
'LYLVLRQHV\DUFKLYRVH[WHUQRV
Cuando se importa o hace referencia a un archivo externo, dicho archivo se convierte en una divisin en el documento original (con su propio SmartMaster), y, si se hace referencia a un archivo externo, el documento principal se convierte en un documento maestro. Word Pro crea automticamente una pestaa separadora de divisin para el archivo externo en el documento maestro, en la que aparecer el nombre del archivo.
3HVWDD VHSDUDGRUDGHO GRFXPHQWR H[WHUQR
Puede cambiar el nombre de esta pestaa separadora (o de cualquier otra).

&UHDFLQGHXQDGLYLVLQXWLOL]DQGRXQDSHVWDDVHSDUDGRUD
La forma ms simple de crear una divisin es hacer clic con el botn derecho del mouse en una pestaa separadora de divisin existente y elegir Divisin rpida en el men contextual.
(OLMD'LYLVLQUSLGD
Word Pro crear inmediatamente la nueva divisin a la derecha de la divisin en la que hizo clic, con las mismas propiedades de sta ltima.
Word Pro crea automticamente una pestaa separadora para la nueva divisin, con el nombre predeterminado, Divisin.
documentos, divisiones pestaas separadoras, generalidades
Secciones: para ms detalles

Las secciones son reas de un documento que se incluyen dentro de las divisiones. Las secciones pueden comenzar en cualquier lugar de un documento, incluso en la mitad de una pgina. Las secciones tienen sus propias pestaas separadoras. Una seccin puede utilizarse para restablecer la numeracin de pginas, utilizar nuevos encabezados y pies de pgina y crear una tabla de contenido.
Organizacin de un documento 25-3
Creacin de una seccin Puede crear una seccin eligiendo Crear - Seccin para acceder al cuadro de dilogo Crear seccin.
A diferencia de la creacin divisin, debe utilizar el men Crear la primera vez que cree una seccin. Una vez que exista en el documento una pestaa separadora de seccin, podr hacer clic con el botn derecho del mouse y elegir Seccin rpida. Despus de establecer las opciones deseadas y hacer clic en Aceptar, Word Pro insertar una marca de seccin en la pgina (dependiendo de la opcin de emplazamiento de la seccin) y crear automticamente una pestaa separadora Seccin dentro de la divisin actual.
Pestaa separadora de seccin
Siempre puede cambiar el nombre de la pestaa separadora de una seccin.
Puede utilizar secciones para iniciar un nuevo formato de pgina en la misma pgina. Por ejemplo, puede utilizar dos columnas en una pgina y, ms tarde, volver a una sola columna en la misma pgina, o utilizar una tabla en la mitad superior de una pgina y en la otra mitad comenzar con columnas.
Cuando cree una seccin, aparecer una marca de seccin en el documento (si "Saltos de seccin" est activado en el cuadro "Mostrar marcas" del cuadro de dilogo Preferencias de visualizacin).
secciones, creacin
Organizacin de un documento 25-5
Cundo utilizar divisiones y cundo secciones

Si desea Agregar informacin a un documento extenso. Cambiar plantillas SmartMaster para varias reas extensas de texto. Organizar texto en reas amplias. Utilice Divisiones porque pueden contener texto interno o utilizan archivos externos. Cada divisin mantiene sus propias propiedades. Divisiones porque mantienen su propio SmartMaster y trabajan como una unidad independiente. Divisiones porque siempre comienzan en un salto de pgina y dividen realmente un documento. Divisiones porque mantienen el SmartMaster personalizado para la divisin especfica y no transfieren las propiedades a otras divisiones. Divisiones porque cada archivo externo se convierte en una divisin en el archivo maestro. Secciones porque se pueden utilizar diferentes formatos de pgina en una pgina. Secciones porque se puede utilizar un formato de pgina diferente para un rea pequea sin afectar a otras reas del documento. Secciones porque normalmente son ms pequeas que las divisiones y no pueden agruparse. Secciones porque no necesitan saltos de pgina. Secciones porque se pueden utilizar formatos de pgina diferentes en la misma pgina.
Personalizar un SmartMaster para texto o para otro archivo externo. Crear un documento maestro que importe otros archivos externos. Agrupar diferentes reas de texto en una pgina. Identificar un rea pequea de texto en una pgina para un formato diferente. Utilizar pestaas separadoras principalmente para desplazarse ms que para reorganizar. Disponer de ms de una seccin en una pgina. Cambiar a un formato de pgina diferente o restablecer la numeracin de prrafos, bien en la misma pgina, bien en el mismo rea. Cambiar el nmero de columnas o todos los mrgenes en la misma pgina. Restablecer la numeracin de prrafos, de pginas y modificar encabezados y pies de pgina.
Secciones porque se pueden utilizar formatos de pgina diferentes en la misma pgina. Secciones porque se pueden utilizar formatos de pgina diferentes en la misma pgina.
Captulo 26 Word Pro: Conexin con Internet
Word Pro e Internet
Con Word Pro, el usuario puede crear rpidamente sus propias pginas Web y publicarlas en World Wide Web. Es posible elegir de entre una gran variedad de SmartMaster HTML personales y empresariales o crear una pgina Web personalizada. Word Pro proporciona herramientas de creacin Web, por lo que no es necesario entender o ser un experto en HTML para crear pginas Web. Word Pro automatiza el proceso de aplicacin de etiquetas HTML, creando vnculos, aplicando reglas horizontales e importando/exportando imgenes. Word Pro tambin tiene en cuenta detalles como la exportacin de grficos como imgenes JPEG.
26-1
Creacin de una pgina Web

Las pginas siguientes guan al usuario a travs del proceso completo para crear un ejemplo de pgina Web. El usuario puede comprobar por s mismo lo fcil que es.
Visualizacin de las herramientas Web

Es posible activar o desactivar las herramientas de creacin Web eligiendo Archivo - Conexin con Internet - Mostrar/Ocultar herramientas de creacin Web.
Grupo de SmartIcons de Internet Barra de herramientas Web
Cuando se activan estas herramientas, Word Pro activa a su vez los elementos de men de creacin Web y una barra fija para crear vnculos, realizando una previsualizacin del documento en un navegador, etc.
Seleccin de una plantilla SmartMaster HTML

Es posible utilizar SmartMaster HTML que estn diseados con grficos y bloques de emplazamiento para crear vnculos e importar grficos fcilmente. Elija Archivo - Nuevo.
Seleccione el tipo de SmartMaster que quiera utilizar.
Seleccione el aspecto del SmartMaster. Puede visualizar el SmartMaster aqu.
Asignacin de nombre a la pgina Web

Cuando el usuario muestra una pgina Web que ha creado, el nombre de la pgina (el nombre de la primera pestaa separadora de divisin) aparece en la parte superior del navegador de Internet y es el nombre que se utiliza cuando se crea un vnculo en la pgina Web. Es posible repetir ese nombre en la parte superior de la pgina Web. Para mostrar las pestaas separadoras, haga clic en el icono la parte superior de la barra de desplazamiento vertical.
Haga doble clic en la pestaa de la divisin. Escriba el nuevo nombre.
situado en
Escritura y asignacin de formato al texto de la pgina Web

Si el usuario utiliza un SmartMaster HTML, Word Pro utilizar los bloques de emplazamiento para insertar un mensaje sobre el tipo de texto y el lugar donde colocarlo. Estos mensajes permiten que sea fcil la "conexin" de la informacin a la pgina Web.
Haga clic en el bloque de texto.
Escriba el texto.
Word Pro: Conexin con Internet 26-3
Agregacin de un vnculo
Es posible crear o editar vnculos utilizando los botones Crear vnculo o Editar vnculo de la barra de herramientas Web.
Haga clic en el bloque de texto para vincular.
Escriba el texto del vnculo y seleccinelo. Haga clic en Crear vnculo en la barra de herramientas de Web.
Escriba el destino del vnculo en el cuadro "Vincular con".
Se pueden crear vnculos donde se desee seleccionando texto o grficos y eligiendo Crear vnculo en la barra de herramientas Web.
Importacin de un grfico
Al instalar Word Pro, se crea un directorio que contiene una gran variedad de grficos que se pueden utilizar.
Haga clic en el bloque de texto.
Seleccione el grfico deseado del directorio wordpro\graficos. Haga clic en abrir
Puede visualizar la imagen que quiere imprimir aqu.
Agregacin de un papel tapiz de fondo

Es posible agregar un papel tapiz de fondo a la pgina Web que se mostrar cuando se publique dicha pgina en Internet. Por ejemplo, si se crea una pgina Web de empresa personalizada, se puede utilizar el logotipo de dicha empresa como papel tapiz.
Haga clic con el botn derecho bajo la tabla y seleccione Propiedades de la pgina.
Haga clic en la pestaa de Filigranas. Seleccione el grfico que quiera utilizar. Seleccione las opciones que desee.
Presentacin preliminar de la pgina Web en un navegador Si se dispone de un navegador de Internet en la estacin de trabajo, es posible hacer clic en el botn apropiado y Word Pro mostrar el documento HTML en el navegador.
Haga clic en Ver en navegador.
Resultado:
Publicacin de la pgina Web en Internet

Se puede configurar la informacin de conexin a Internet deseada y publicar el documento HTML en Internet. Haga clic en el botn Publicar en Internet en la barra de herramientas Web.
Seleccione dnde quiere guardar el archivo.
Especifique el nombre de un archivo.
visualizacin, herramientas Web vnculos, HTML presentacin preliminar, documentos HTML Internet, publicacin de documentos formularios, creacin importacin, documentos HTML exportacin, documentos HTML HTML, visualizacin del cdigo
Agregacin de formularios a una pgina Web

Dentro de una pgina Web, se pueden crear formularios para solicitar al usuario que seleccione de opciones de listas desplegables, que haga clic en botones de la pantalla o que escriba texto en entradas de campo. Los controles posteriores indicarn a los lectores las caractersticas especficas o la naturaleza de la informacin que desean.
Insercin de un control de formulario

1. Elija Crear - Control de formulario OCX.
Seleccione el tipo de control que prefiere utilizar.
Es necesario considerar cuidadosamente la informacin que desea solicitar de un lector y lo que desea hacer con ella. Cuando un lector haga clic en el botn de envo, toda la informacin del formulario se consolidar y se enviar al servidor.
2. Haga clic en Aceptar. Aparecer un cuadro de dilogo de propiedades para el control de formulario. 3. Especifique las propiedades para el control y haga clic en Aceptar. 4. Repita los pasos 1 a 3 hasta que haya agregado todos los controles del formulario. A continuacin se muestra un ejemplo de un formulario que puede encontrarse en una pgina Web.
Cuadro de texto
Cuadro de lista Cuadro de verificacin
Configuracin de las opciones de importacin/exportacin

Word Pro proporciona ahora opciones de importacin y exportacin que se pueden utilizar para especificar el modo en que se desea mostrar y almacenar la informacin. Es posible especificar estas opciones eligiendo Archivo - Conexin con Internet - Opciones de importacin/exportacin HTML.
Opciones de importacin
Importar como cdigo fuente: Word Pro muestra los comandos de asignacin de formato HTML. Mostrar etiquetas desconocidas en anotaciones de comentario: Word Pro coloca estilos de prrafo que no sean HTML en las notas de comentario. Descargar grficos de Internet: Word Pro descarga grficos a los que hace referencia pgina Web en Internet. Incrustar grfico en el documento: Word Pro incrusta en el documento los grficos que se hayan descargado. Codificacin de caracteres: En este cuadro, Word Pro muestra la configuracin de carcter predeterminada de los archivos HTML importados.
Opciones de exportacin
Copiar grficos vinculados al guardarlos localmente: Word Pro copia grficos vinculados al mismo directorio del documento HTML.
Ruta de acceso de grficos al guardar en Internet: Es posible seleccionar la forma en que Word Pro guarda los archivos de grficos en Internet. Pueden especificarse los grficos que se han de guardar en el mismo directorio que el documento, en un directorio individual para todos los grficos o en un directorio diferente para cada grfico.
Visualizacin de una pgina Web como un cdigo fuente

Es posible visualizar la pginas Webs como un cdigo origen. 1. Elija Archivo - Conexin con Internet - Abrir desde Internet. 2. Seleccione "HTML" en el cuadro "Archivos de tipo ". 3. Seleccione el archivo que desee abrir y haga clic en Aceptar. 4. En el cuadro de dilogo Opciones de importacin/exportacin HTML, seleccione "Importar como cdigo fuente" y haga clic en Aceptar. Word Pro mostrar la pgina Web con comandos de asignacin de formato de HTML.
Captulo 27 Trabajo en equipo con Word Pro

Word Pro ayuda al usuario en el proceso de comparticin de documentos. Puede crear, revisar, editar y distribuir documentos comunes utilizando las funciones de Trabajo en equipo: Versiones. Solicitar comentarios. Seguridad del documento. Consolidar copias. Correo electrnico. Notes/FX.
Ayuda con el proceso de documentos compartidos

Probablemente haya trabajado como parte de un equipo o en un comit donde tena que redactar un informe o cualquier otro tipo de documento. Sin embargo, trabajar en un documento como un grupo, no es fcil.
Lo ms probable es que trabaje individualmente en un documento (escribiendo y volviendo a escribir hasta que est preparado para compartirlo con sus compaeros). A continuacin, har copias impresas y las distribuir a otros miembros del equipo para que las revisen. Sin embargo, los revisores no siempre devolvern los comentarios de una
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manera oportuna, o no editarn el documento de la forma en la que Vd. lo hizo. Este proceso de escritura, distribucin, edicin y consolidacin se repite hasta que se agota el tiempo o hasta que todo el equipo est satisfecho. Nunca haba existido una forma fcil y eficiente de crear un documento comn. Word Pro hace ms fcil la comparticin de documentos. Cada miembro del equipo puede contribuir al esfuerzo del grupo sin problemas. Puede trabajar en lnea con todas las herramientas de edicin fcilmente disponibles. Incluso si no trabaja como parte de un equipo, las funciones de trabajo en equipo de Word Pro pueden ayudarle a ser ms organizado y eficiente.
Cmo encajan los editores en el proceso de documentos compartidos?

Los editores son autores y revisores de documentos de Word Pro. Word Pro utiliza editores en cada fase del proceso de trabajo en equipo. Tan pronto como se crea un documento, Word Pro reconoce al autor como un editor; Si se pasa el documento a cualquier otra persona para que lo revise, podr ver rpidamente los comentarios porque estarn marcados y atribuidos claramente a esa persona; Pueden asignarse derechos de acceso y de edicin a los editores del documento; Si el equipo crea varias versiones de un documento, cada versin incluir las iniciales de la persona que cre dicha versin y las iniciales de todas aquellas que la editaron; Cuando se consoliden archivos, los comentarios de todos los revisores se marcarn como etiquetas para que puedan incorporarse correcciones adecuadamente. El conocimiento de quin es el editor y qu modificaciones realiza ayuda al equipo a reconocer las contribuciones de cada miembro. No es necesario trabajar en una red para que Word Pro identifique al editor. Siempre que el PC est definido para utilizar un nico nombre de usuario de Word Pro, ste podr identificar quin abre y edita los archivos. Word Pro tambin puede identificar al editor utilizando correo electrnico o un registro de acceso al sistema operativo.
Ventajas de utilizar el trabajo en equipo

Las funciones de trabajo en equipo de Word Pro hacen ms fcil el uso compartido de documentos y la recopilacin de comentarios automatizando el proceso. Pueden establecerse derechos de edicin para personas determinadas.
Cmo se utiliza... Puede definir los derechos de la misma forma para todos los revisores, o definir diferentes derechos para revisores determinados. Ejemplo de la ventaja... Por ejemplo, defina el documento para que Jos pueda copiarlo y guardarlo como un nuevo archivo, pero para que Mara no pueda. Tambin quiere que todos los revisores realicen sus correcciones en una nueva versin del documento, no en la versin actual. Funciones utilizadas... Seguridad del documento Solicitar comentarios
Pueden asignarse opciones de correccin para cada revisor.

Cmo se utiliza... Puede asignar un color especfico a cada revisor, para que las correcciones se distingan. El autor tambin puede definir el documento para que las iniciales del revisor se incluyan con sus comentarios. Ejemplo de la ventaja... Por ejemplo, cinco personas estn revisando el documento. Puede asignar a cada revisor su propio color (rojo para ngel, azul para Felipe, verde para Rubn, amarillo para Rafael y rosa para Marta). Cuando vuelva a tener todas las correcciones y las consolide en un archivo, podr ver fcilmente quin hizo cada correccin. Si tres revisores volvieron a redactar un prrafo, cada versin de ste se mostrar en el documento consolidado, con el color especfico asignado a cada revisor. Un prrafo puede estar en verde, otro en rosa y otro en amarillo. Funciones utilizadas... Seguridad del documento Solicitar comentarios Consolidar copias
Trabajo en equipo con Word Pro 27-3
Puede guardarse la informacin de trabajo en equipo en un SmartMaster.

Cmo se utiliza... Slo necesita definir las opciones y derechos de edicin una vez. Ejemplo de la ventaja... Por ejemplo, como escritor principal, sabe que enviar borradores de un documento a los mismos revisores durante cada fase de un proyecto. Defina las opciones y derechos de edicin para un documento una vez y guarde el documento como un SmartMaster. Cuando cree un nuevo documento utilizando dicho SmartMaster, Word Pro conservar la informacin. Funciones utilizadas... Seguridad del documento Solicitar comentarios
Puede mostrarse un saludo cuando un revisor abra un documento.

Cmo se utiliza... Puede permitir a cada revisor conocer su papel en el proceso de revisin. Ejemplo de la ventaja... Por ejemplo, desea que sus administradores comprueben los datos de algunas hojas de clculo. Escriba el siguiente saludo: Por favor, verifique las cifras de gastos de su departamento. Funciones utilizadas... Solicitar comentarios
Pueden mostrarse las herramientas que el revisor necesita cuando abra el documento.
Cmo se utiliza... Puede definir el documento para que las correcciones del revisor se marquen o para que las herramientas de revisin y comentario las muestren cuando un revisor abra el documento. Ejemplo de la ventaja... Por ejemplo, desea que Jos haga correcciones o agregue consejos directamente en el documento. Puede definir el documento para que cuando l lo abra, Word Pro muestre la barra Revisin. De esta forma, Jos podr comenzar inmediatamente el proceso de revisin. No tiene por qu saber cmo apareci la barra. Funciones utilizadas... Seguridad del documento Solicitar comentarios
Puede enviarse o transferirse el documento a travs de la red.

Cmo se utiliza... Puede distribuir un documento a travs del sistema de correo electrnico de la empresa. Puede enviar el documento a todas las personas a la vez o transferirlo secuencialmente a una lista de revisores. Ejemplo de la ventaja... Funciones utilizadas... Por ejemplo, desea enviar una Correo electrnico propuesta a 12 revisores. Puede transferirla para que vaya a Jos, despus a Mara y as sucesivamente. Word Pro solicita al revisor que la enve a la siguiente persona de la lista.
Puede controlarse quin hace las revisiones y considerarse el valor de dichas contribuciones.
Cmo se utiliza... Puede asignar un color especfico a cada revisor, para que se distingan sus correcciones. Tambin puede definir el documento para que las iniciales del revisor se incluyan con sus comentarios. Ejemplo de la ventaja... Por ejemplo, las correcciones de dos revisores entran en conflicto. Uno de los revisores es un representante del servicio tcnico y el otro es el presidente de la empresa. Puede tener ms en consideracin los comentarios del representante del servicio tcnico porque trata directamente con el cliente o los del presidente porque firma su nmina. Funciones utilizadas... Solicitar comentarios Consolidar copias
Versiones: control de mltiples borradores

La funcin Versiones permite crear varias versiones de un documento sin tener que guardar varios archivos.
Cmo funciona Versiones

Puede crearse un solo documento que contenga varias versiones. Por ejemplo, el archivo carta.lwp puede contener la Versin original, Versin 2, Versin 3, etc.
Versin 3
19 de enero
Versin original
15 de enero
Versin 2
17 de enero
Por ejemplo, Toms es el administrador de una sucursal de un banco local que instituye un nuevo programa de garantas para Dispositivos annimos. Para ello, Toms escribe un formulario para enviarlo a los clientes que poseen estos dispositivos. A continuacin, se muestra un ejemplo del proceso de revisin que esta carta puede sufrir antes de su versin final.
Tarea Toms crea un archivo CARTA.LWP, lo remite a Mara y pregunta por su entrada.
Carta.lwp contiene Versin original
Versin original Mara crea una nueva versin (Versin 2) del archivo Versin 2 carta.lwp y hace sus correcciones en esta versin. Mara enva el archivo CARTA.LWP a Cristina, que tambin tiene que corregir el documento. Cristina crea una nueva versin (Versin 3) del documento. Versin original Versin 2 La versin que Cristina crea contiene la informacin original de Toms, ms las correcciones de Mara. Cristina Versin 3 agrega nueva informacin a su nueva versin y se la enva a Toms. Toms recibe el archivo CARTA.LWP viendo las versiones de Cristina y Mara y guardndolas como archivos independientes. A continuacin, Toms utiliza la opcin Consolidar copias para comparar y consolidar las versiones (archivos independientes). Word Pro crea una nueva versin (Versin corregida) del documento que contiene las correcciones de Mara y de Cristina. Toms acepta o rechaza las correcciones. Toms crea una versin final (Versin 5) que incorpora las correcciones de Mara y Cristina. Versin original Versin 2 Versin 3 Versin original Versin 2 Versin 3 Versin corregida
Versin original Versin 2 Versin 3 Versin corregida Versin 5
Para obtener ms informacin acerca de la comparacin y consolidacin de documentos, consulte la seccin Consolidar copias: recopilacin de correcciones de los revisores, ms adelante en este captulo. El usuario ahorra espacio en disco porque Word Pro guarda las diferencias entre versiones, no una copia completa del documento. Por ejemplo, si Mara crea una nueva versin del archivo CARTA.LWP, modifica el texto de un prrafo y agrega un marco, Word Pro slo guardar el nuevo texto y el marco en la nueva versin.
La funcin Versiones, tambin permite seguir el historial del documento a travs del cuadro de dilogo Versiones del archivo . Este cuadro de dilogo muestra el nombre de la versin, los nombres de las personas que la editaron, la fecha y hora en las que se hizo la ltima correccin y cualquier comentario insertado acerca de la versin, incluidas la fecha y hora en las que se cre cada versin.
Cada versin se guarda dentro del archivo CARTA.LWP
Para acceder al cuadro de dilogo Versiones del archivo , elija Archivo Versiones. Existen cuatro tareas principales que pueden realizarse en el cuadro de dilogo Versiones del archivo: Crear una nueva versin. Eliminar una versin. Cambiar el nombre de una versin. Guardar una versin como un archivo independiente. Creacin de una nueva versin Puede crearse una nueva versin siempre que se desee conservar el documento actual. Por ejemplo, puede ordenarse a los revisores que creen una nueva versin del documento antes de que hagan correcciones. Despus, se puede comparar las versiones de los revisores con la versin original. Tambin puede especificarse que Word Pro cree una nueva versin a intervalos determinados, como por ejemplo, cada da o cada semana.
Para crear una nueva versin, muestre el documento para el que desea crear una nueva versin, elija Archivo - Versiones , y haga clic en Crear versin.
Especifique un nombre para la nueva versin o utilice el nombre predeterminado que Word Pro asigna a la versin.
Agregue un comentario que describa el contenido de la nueva versin.
Word Pro conserva el documento en su estado actual y crea una nueva versin. Slo podrn realizarse correcciones en la nueva versin. Cuando se guarde el archivo, la nueva versin, junto con las versiones anteriores, se guardarn en el archivo actual. Eliminacin de una versin Puede eliminarse una versin que ya sea necesario conservar con el documento. Por ejemplo, el documento CARTA.LWP contiene una versin corregida. Ya se han consolidado las correcciones en otra versin, por lo que sta puede eliminarse. Para eliminar una versin, muestre el documento que contiene la versin que desea eliminar, elija Archivo - Versiones , seleccione la versin que desea eliminar y haga clic en Eliminar versin. Almacenamiento de una versin como un archivo independiente Puede guardarse una versin como un archivo independiente para que mediante la funcin Consolidar copias puedan compararse y consolidarse las versiones de un documento.
Para guardar una versin como un archivo, muestre el documento que contiene la versin que desea guardar, elija Archivo - Versiones , seleccione la versin que desea guardar y haga clic en Guardar como.
Especifique un nombre y directorio para el archivo
Al hacer clic en Guardar, Word Pro guardar la versin como un nuevo archivo. Todas las versiones anteriores tambin se copiarn en este archivo. Por ejemplo, si se guarda la Versin 4 como un archivo independiente, la versin original y las versiones 2 y 3 tambin se guardarn como parte de la Versin 4.
Ventajas de la funcin Versiones

Versiones controla el ciclo vital de un documento. Permite administrar y compartir documentos fcilmente porque almacena las versiones corregidas de un documento en un solo archivo, no en copias independientes del documento. Ahorra espacio en disco duro guardando slo las modificaciones realizadas en el documento, no el documento completo. Protege el documento original. Ahorra papel porque no tiene que imprimir las copias revisadas.
versiones, generalidades
Solicitar comentarios: obtencin de respuestas

La funcin Solicitar comentarios permite definir un documento para editarlo y distribuirlo a los revisores.
Cmo funciona Solicitar comentarios

Solicitar comentarios proporciona un mtodo paso a paso para asignar revisores a un documento, derechos de edicin a un revisor y distribuir un documento a revisores. Existen tres paneles en el cuadro de dilogo Asistente para revisin: Paso 1: Quin. Paso 2: Qu. Paso 3: Cmo. Panel Quin Puede asignarse quin desea que revise el documento actual. Por ejemplo, si varias personas trabajaron en la misma propuesta a un cliente, puede enviarse una copia de la propuesta a cada persona que trabaj en ella.
Agregue o elimine los nombres de editores.
Panel Qu Puede definirse lo que un editor puede y no puede hacer en un documento, es decir, opciones de derechos de edicin para cada revisor, como por ejemplo, si un revisor puede realizar correcciones en la versin actual o en una nueva versin.
Seleccione las opciones de correccin para todos los revisores o para personas determinadas.
Si desea mostrar un saludo, escrbalo aqu.
Tambin puede escribirse un saludo que Word Pro muestre cuando los revisores abran el documento compartido. El saludo puede explicar exactamente lo que se desea que corrija el revisor, por ejemplo, Compruebe las cifras salariales de su departamento. Para obtener ms informacin acerca del establecimiento de derechos de edicin, consulte la seccin Seguridad del documento: restriccin del acceso, ms adelante en este captulo. Panel Cmo Puede seleccionarse la forma de distribuir el documento. Puede guardar el documento en un archivo, en un archivo Internet o enviarlo utilizando correo electrnico.
Seleccione el mtodo de distribucin de este documento.
Si el documento se distribuye utilizando correo electrnico, Word Pro mostrar el cuadro de dilogo Correo electrnico. Para obtener ms informacin, consulte la seccin Correo electrnico: distribucin de documentos, ms adelante en este captulo.
Ventajas de la funcin Solicitar comentarios

Permite establecer derechos de edicin para un revisor individual o para un equipo completo; Permite definir el documento para que se muestre con un saludo. El saludo puede proponer un mtodo de correccin especfico; Permite distribuir el documento de varias formas.
Solicitar comentarios, generalidades
Seguridad del documento: restriccin del acceso

La funcin Seguridad del documento permite compartir un solo archivo de Word Pro en el que colaboradores, escritores y editores pueden insertar y guardar sus correcciones.
Cmo funciona Seguridad del documento

Como autor de un documento, el usuario puede asignar derechos de acceso y de edicin del documento, proteccin mediante contraseas y colores que muestren las inserciones y eliminaciones del editor. Las secciones privadas de un documento tambin pueden restringirse y protegerse de correcciones. Existen tres paneles en el cuadro de dilogo Seguridad del documento: Acceso. Derechos de edicin. Otras medidas. Panel Acceso Como autor, el usuario puede asignar dos tipos de derechos de acceso: acceso al propio documento y acceso al cuadro de dilogo Seguridad del documento.
El acceso al documento proporciona otro nivel de seguridad, adems de la seguridad que ofrece la red o los sistemas de correo electrnico. El acceso al cuadro de dilogo Seguridad del documento permite controlar qu editores pueden modificar la configuracin de seguridad del documento.
Especifique la configuracin para acceder al documento. Especifique la configuracin para acceder al cuadro de dilogo Control del documento.
Seleccione el mtodo de verificacin de los accesos del editor.
Puede seleccionarse uno de estos tres mtodos para verificar la identidad del editor: registro de acceso al correo electrnico, registro de acceso al sistema operativo o nombre del usuario de Word Pro.
Panel Derechos de edicin Pueden asignarse derechos de edicin utilizando el panel Derechos de edicin del cuadro en el cuadro de dilogo Seguridad del documento.
Agregue o elimine un editor.
Seleccione las opciones de edicin para el editor seleccionado.
Si desea mostrar un saludo, escrbalo aqu.
Es posible especificar el lugar en el que se permite a los editores corregir el documento, los tipos de modificaciones que un editor puede realizar y qu tipo de saludo aparecer cada vez que se abra el documento. Si se hace clic en Correccin tambin podrn establecerse las opciones de correccin de un editor as como los atributos para inserciones y eliminaciones, el color del rotulador y de las notas de comentario.
Seleccione las opciones de correccin para inserciones. Seleccione el color del rotulador y de las notas de comentario. Seleccione las opciones de correccin para eliminaciones.
Panel Otras medidas El panel Otras medidas del cuadro de dilogo Seguridad del documento permite ocultar y proteger partes del documento respecto a los editores y sus correcciones.
Seleccione las opciones de seguridad para una divisin.
Seleccione las opciones de seguridad para trabajo en equipo.
Pueden establecerse opciones de seguridad para una divisin como, por ejemplo, mostrar todas las divisiones y secciones con pestaas separadoras, ocultar una divisin completa que no desea que un editor vea o evitar que los editores realicen modificaciones en ciertos objetos de Word Pro (tablas de celda y marcos protegidos). Tambin pueden establecerse opciones de seguridad para un equipo, como por ejemplo, evitar que los editores vean cualquier otra versin que no sea la actual o impedir que Word Pro intercambie datos de los campos de seguridad del documento.
Ventajas de la funcin Seguridad del documento

Permite controlar quin tiene acceso a un documento. Permite controlar los derechos de edicin para un documento. Puede especificarse dnde se pueden realizar correcciones y qu tipo de correcciones pueden hacerse. Permite establecer las opciones de correccin para un editor. Por ejemplo, si varias personas revisan un documento, pueden asignarse diferentes colores a cada una (rojo a una, azul a otra, etc.). De esta forma, cuando se consoliden las correcciones, podrn verse las que pertenecen a cada editor.
Correo electrnico: distribucin de documentos

La funcin Correo electrnico permite enviar un documento a otros miembros del equipo o transferirlo a una lista de personas.
Cmo funciona Correo electrnico

El sistema de correo electrnico de la empresa puede utilizarse para enviar correo. Los receptores vern los mensajes en sus respectivas carpetas de entrada (no en Word Pro).
Seleccione cmo desea enviar un mensaje.
Puede crear un mensaje de texto sencillo y enviarlo solo o como parte de un documento a otra persona o a un grupo de personas. Tambin puede adjuntarse el documento actual a un mensaje y enviarlo a todos los receptores al mismo tiempo (difusin) o transferirlo de un receptor al siguiente. Si se transfieren mensajes con frecuencia a una larga lista de personas, y estos siempre son los mismos, puede guardarse la informacin escrita en el cuadro de dilogo Correo electrnico y volverse a utilizar ms tarde para rellenar rpidamente los campos del cuadro de dilogo. Existen dos paneles en el cuadro de dilogo Correo electrnico: Principal. Opciones.
Panel Principal En este panel, puede especificar los receptores del documento y cmo distribuir ste.
Especifique al menos un nombre. Seleccione cmo desea distribuir el documento. Seleccione la prioridad que desee para el mensaje de correo.
Enve el mensaje.
Puede enviarse un mensaje de trasferencia o de difusin. Cuando se enva un mensaje de trasferencia, Word Pro lo enva de un receptor al siguiente. Cuando se enva un mensaje de difusin, Word Pro lo enva a todos los receptores al mismo tiempo. Puede escribirse un mensaje individual para cada receptor del documento. Por ejemplo, si desea que Mara revise las cifras del presupuesto y Jos las descripciones de trabajo, pueden escribirse mensajes independientes al lado de sus nombres. Tambin puede incluirse un mensaje para todos los receptores del documento. Por ejemplo, Por favor, corrija este documento y devulvamelo tan pronto como sea posible. Si se utiliza la funcin Solicitar comentarios para distribuir un documento, algunos de los campos del panel Principal ya aparecern rellenos. Por ejemplo, todos los revisores que aparecen en el cuadro de dilogo Solicitar comentarios se mostrarn en la columna Destinatario. Si se escribe un saludo en el cuadro de dilogo Solicitar comentarios, Word Pro mostrar ese mensaje en el cuadro "Mensaje colectivo".
Panel Opciones En este panel, se puede elegir un mtodo para seguir el progreso del documento, si desea que el documento se devuelva y si quiere permitir a los receptores que modifiquen la ruta.
Seleccione las opciones adicionales de transferencia de correo
Es posible permitir al sistema de correo que notifique al usuario (o a cualquier miembro del equipo) cada vez que un destinatario remite el documento. Por ejemplo, si se enva un mensaje a una lista de 12 personas, el sistema de correo electrnico notificar cmo el documento va pasando de una persona de la lista a la siguiente. Igualmente es posible que el sistema de correo electrnico enve una notificacin al usuario cuando un destinatario abra un mensaje de correo electrnico remitido con el documento anexo. Puede especificarse que se le devuelva el documento despus de que todos los receptores lo hayan recibido. Esto ofrece una forma fcil de devolver el documento al ltimo destinatario sin acceder al sistema de correo. Tambin puede permitirse a los destinatarios que agreguen, eliminen o modifiquen nombres para lo nodos siguientes de una ruta. Esto permite acabar con las situaciones inesperadas que se producen en un entorno de grupo. Por ejemplo, se enva un documento a 12 personas. Mara es la tercera persona de la ruta y sabe que el siguiente destinatario, Jos, est enfermo. Si esta opcin est seleccionada, Mara puede enviar el documento a Cristina en lugar de a Jos, para que el progreso del documento no se detenga hasta que Jos regrese a la oficina.
Ventajas de Correo electrnico

Distribuye informacin rpidamente. Trabaja con el sistema de correo electrnico para que el usuario pueda enviar mensajes de correo desde Word Pro. Permite transferir un documento a una lista de revisores y solicitar a cada revisor que lo enve a la siguiente persona de la lista. Sigue el progreso de un mensaje transferido envindole un mensaje de correo cada vez que un receptor remite el documento al siguiente receptor; Utilizado conjuntamente con la funcin Solicitar comentarios permite distribuir un documento completo a los miembros de un grupo de trabajo; Permite guardar una ruta de distribucin y utilizarla para enviar mensajes rpidamente a los nombres y direcciones ms comnmente utilizados.
Correo electrnico, generalidades
3. Haga clic en entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar.
Consolidar copias: recopilacin de correcciones de los revisores

La funcin Consolidar copias le permite combinar las correcciones de varios revisores en un archivo.
Cmo funciona Consolidar copias

Se deben seguir tres pasos para consolidar documentos: Combinacin de los archivos. Revisin de las correcciones. Creacin del documento final. Combinacin de los archivos La funcin Consolidar copias combina varios archivos en un archivo corregido. Slo se puede consolidar archivos independientes, no versiones mltiples dentro de un mismo archivo. Si se crean mltiples versiones de un
documento, se debe, guardar previamente cada versin como un archivo independiente. A continuacin, podr utilizarse la funcin Consolidar copias para comparar las versiones.
Seleccione los archivos que desee consolidar.
Para consolidar los archivos, acceda al archivo (el original) con el que desea comparar el resto de archivos. A continuacin, seleccione los archivos que desee comparar con el archivo mostrado (si selecciona un archivo de Internet, Word Pro lo copiar en un archivo temporal local). Puede seleccionarse si se desea o no consolidar y corregir los archivos en la versin actual del documento mostrado o en una nueva versin. Tambin es posible seleccionar si desea dejar el documento seleccionado en el archivo mostrado o copiarlo en un nuevo archivo. Revisin de las correcciones Es posible editar un archivo de correcciones. Un archivo de correcciones combina todas las correcciones de texto de todos los archivos utilizados en el proceso de consolidacin de copias. El documento corregido es el resultado de comparar y consolidar los archivos. Cuando se comparan ms de dos copias de un documento, los prrafos que contienen las correcciones de distintos editores se copian y muestran debajo del prrafo original (consulte la figura de la pgina siguiente). Los prrafos se identifican mediante marcas de prrafo, las cuales contienen iniciales que identifican quin hace las correcciones en cada prrafo.
Por ejemplo:
Texto original de Toms Correcciones de Mara
Correcciones del prrafo 1 Correcciones del prrafo 2
Correcciones de Cristina
Correcciones del prrafo 3
La marca significa que este es el prrafo original con el que se han comparado otras versiones. La marca representa las iniciales de la persona que hizo la primera correccin al prrafo. Otras inserciones o eliminaciones en el prrafo pueden pertenecer a otros editores cuyos nombres aparecen en la barra de Revisin. La forma en que aparecen las correcciones viene determinada a travs de las opciones de correccin del cuadro de dilogo Seguridad del documento. Nota Las marcas de prrafo no aparecen cuando compara slo una copia con su original. Creacin del documento final Puede utilizarse la barra Revisin para consolidar las correcciones marcadas y aceptar o rechazar las correcciones individualmente o todas a la vez. En este ltimo caso, Word Pro tambin elimina los prrafos duplicados.
Aceptar
Rechazar
Tambin puede ocultarse la barra Revisin y corregir manualmente un archivo. Un archivo de correcciones es un archivo de texto normal que puede cambiarse y guardarse igual que cualquier otro documento de
Word Pro. Si ms tarde decide editar el archivo, puede abrirlo y realizar cualquier correccin en el documento. Despus de revisar todas las correcciones, se puede guardar el documento como un nuevo archivo o sobrescribir el archivo actual.
Ventajas de la funcin Consolidar copias

Marca diferencias en los documentos comparados para que pueda ver qu se modific en el documento original; Elimina los espacios sobrantes en papel y los errores cometidos normalmente cuando se intentan leer correcciones escritas a mano; Permite ver todas las correcciones en una pantalla en lugar de abrir varios documentos; Reduce el tiempo de edicin de los documentos comunes.
Notes/FX: uso compartido de datos con Notes

Cuando se incrusta un documento de Word Pro en un documento de Notes, Notes/FX (Notes Field Exchange, Intercambio de datos con Notes) permite compartir datos entre Notes y Word Pro. Para utilizar Notes/FX con Word Pro, el usuario: Define campos de intercambio. Incrusta objetos de Word Pro en un documento de Notes. Crea nuevos documentos de Notes que intercambian datos con los objetos de Word Pro incrustados. Actualiza los campos en un documento de Notes desde Word Pro. Actualiza informacin en Word Pro desde un documento de Notes.
Cmo funciona Notes/FX

Puede exportar campos de datos como, por ejemplo, texto (marcadores), campos de documento, campos de informacin del documento, bloques de emplazamiento y objetos de Word Pro con nombre (caracteres, prrafos, pginas, marcos, tablas y celdas de tabla) a documentos de Notes.
Tambin se pueden importar datos desde un documento de Notes a un documento de Word Pro.
Nombre: Beln Pelez
Beln Pelez Software y Microprogramacin Calz. de Tlalpan, 6009 14090, Mxico, D.F.
Empresa: Direccin1: Direccin2:
Software y Microprogramacin Calz. de Tlalpan, 6009
14090 Mxico, D.F.
Campos compartidos
Documento de Word Pro
Formulario de Notes
Por ejemplo, puede crearse un formulario de Notes para realizar contratos e incrustar en l un objeto de un documento de Word Pro en el formulario. Cuando se cree un nuevo contrato, Notes insertar la informacin de contrato en el documento de Word Pro. Cuando concluya el contrato y se cierre Word Pro, podr actualizarse el objeto del documento incrustado en el formulario de Notes. La informacin del documento del contrato como, por ejemplo, el nombre y direccin de la empresa, aparecern ahora en el documento de Notes o en la vista de Notes. El contrato se almacena centralmente en una base de datos de Notes con otros contratos.
Ventajas de Notes/FX
Notes/FX permite incrustar campos en documentos de Word Pro que se exportan a formularios de Notes; Es posible combinar Notes/FX con LotusScript para desarrollar potentes aplicaciones comerciales. Por ejemplo, pueden crearse formularios de negocios e informes de estado en Notes que lancen documentos de Word Pro; Puede recordarse fcilmente dnde completar las tareas personales porque el men de NotesFlow, (Acciones), es el men para tareas personales tanto en Notes como en Word Pro; NotesFlow permite personalizar elementos en el men Acciones de Notes y de Word Pro. Por ejemplo, puede crear un elemento de men llamado Obtener datos de Lotus 1-2-3.
Notes/FX
EXPLORANDO APPROACH
Captulo 28 Procedimientos iniciales de Approach
Approach
Approach es una aplicacin de base de datos relacional. En Approach es posible, trabajar con datos procedentes de distintos tipos de formatos de bases de datos, crear bases de datos propias y presentar los datos en eficaces formularios atractivos, informes completos y otros tipos de vistas.
La flexibilidad de Approach
Approach mantiene los datos y vistas utilizados para mostrar dichos datos en archivos independientes, por lo que es fcil gestionarlos y actualizarlos. Es posible cambiar el aspecto de una vista en cualquier momento y, debido a que se accede directamente a la base de datos, los cambios se actualizan inmediatamente, sin necesidad de tener que guardarlos. Al planificar la estructura de los datos, es necesario considerar la creacin de bases de datos independientes para distintos tipos de datos. Approach facilita la asociacin de bases de datos. Una vez que el usuario se ha familiarizado con Approach y aprovecha al mximo sus funciones de bsqueda, informes, tablas resumen, etc., comprobar que el almacenamiento de informacin en bases de datos asociadas incrementar la flexibilidad para manipular los datos. La insercin de informacin en una base de datos es fcil con Approach. Por ejemplo, si un campo debe aceptar una entrada de un conjunto limitado de posibles entradas, como nombres de productos o departamentos, es posible dar al campo el formato de una lista de la que los usuarios deben seleccionar un elemento. Esto no solo facilita la entrada de datos a los usuarios, sino que tambin disminuye considerablemente el nmero de errores ortogrficos y otros errores en los registros de la base de datos. Approach ofrece muchos formatos para mostrar los datos. Cada campo de una base de datos puede aparecer con un formato apropiado para cada tipo de informacin contenida en el campo. Por ejemplo, si el campo contiene fechas, es posible elegir entre una variedad de formatos de fechas, como 4/5/58, 5 de abril de 1958 o sbado 5 de abril de 1958.
28-1
Es posible desplazarse rpidamente a travs de registros individuales, ver diferentes registros al mismo tiempo, buscar un conjunto de registros que tengan algo en comn e, incluso, ordenar registros en cualquier orden y en cualquier campo.
Novedades de Approach 97
Approach 97 dispone de varias funciones nuevas que permiten una utilizacin productiva del programa, as como una mejor administracin de los datos.
Novedades de Approach
Internet
Almacenamiento de archivos .APT de Approach en Internet: Carga de archivos .APT de Approach en un servidor FTP. Apertura de archivos .APT de Approach en Internet: Descarga y apertura de archivos .APT de Approach desde un servidor FTP o World Wide Web. Almacenamiento de vistas de Approach como archivos .HTM: Almacenamiento de vistas de Approach en formato HTLM. Carga de archivos HTLM en el servidor Web para que otros usuarios puedan acceder a la informacin. Publicacin de vistas de Approach en Internet: Publicacin de la vista actual en una sede de Internet con un simple clic en el mouse.
28-2 Explorando Approach 97
Utilidad
Soporte de LotusScript: Automatizacin de tareas en Approach utilizando LotusScript, una herramienta de programacin orientada a objetos. Approach 97 extiende la potencia y flexibilidad de LotusScript con la clase de bsqueda y ordenacin y la Ayuda extendida. El manual Developing SmartSuite Applications Using LotusScript describe las clases y el modelo de objetos de Approach y proporciona ejemplos de muchas tareas comunes de LotusScript. El manual est disponible en lnea como un archivo Adobe Acrobat Reader y se copia en el sistema durante la instalacin. Tambin se puede utilizar el formulario de solicitud, incluido en el paquete, para solicitar una copia impresa gratis. Grabacin de macros y scripts: grabacin, asignacin de nombres y almacenamiento de operaciones en Approach bien como macros, bien como scripts. Enviar clave: Una nueva macro permite que crear secuencias de pulsaciones y para incluirlas en las macros. Soporte de Internet de Lotus: Acceso a la Pgina de inicio de Lotus, al Servicio al cliente y a las sedes FTP. Almacenamiento de vistas de Approach con otros formatos de archivo: Almacenamiento de una vista de Approach en formato .RTF para utilizar formularios e informes de Approach en otras aplicaciones que admitan texto con formato. Los formularios e informes de Approach tambin se guardan en un archivo de texto sin formato (TXT). Estilos con nombre: El cuadro de informacin, que permite modificar el estilo de una seleccin actual, tambin proporciona ahora acceso rpido a los estilos con nombre por lo que es posible aplicarlos, crearlos, redefinirlos y gestionarlos. Igualmente, es posible crear un estilo nuevo basado en las propiedades de un objeto existente. Organismo Internacional de Normalizacin (ISO) e identificacin de fechas del sistema: Fcil identificacin y relacin de formatos de fecha ISO y del sistema. Copia de texto RTF: El texto se copia con formato y estilo (texto con formato enriquecido) desde Approach y se pega en otras aplicaciones sin perder el formato de carcter y de prrafo. Duplicacin y eliminacin de vistas: Los comandos Duplicar vista y Suprimir vista no estn disponibles en los mens contextuales apropiados.
Procedimientos iniciales de Approach 28-3
Integracin
Soporte IBM QMF: Visualizacin de los resultados de consultas y procedimientos QMF formularios y hojas de trabajo de Approach. Importacin de formularios QMF para crear un informe de Approach. Arrastre y colocacin de objetos OLE: Arrastre de un objeto de Approach a cualquier otra aplicacin que acepte la funcionalidad OLE. Soporte SQL mejorado: Velocidad y flexibilidad significativamente mejoradas cuando se accede y analizan datos SQL. Soporte para gran objeto binario (BLOB): Almacenamiento y recuperacin de imgenes, sonido y objetos OLE en bases de datos de DB2.
Captulo 29 SmartMasters de Approach
SmartMasters: plantillas y aplicaciones de bases de datos prediseadas

Un SmartMaster es una aplicacin o plantilla diseada por profesionales que permiten dedicarse directamente a la insercin de informacin en una base de datos. Una aplicacin SmartMaster contiene formularios, hojas de trabajo e informes estndar, ya preparados para la insercin de datos y creacin de informes. Puede elegirse entre varias aplicaciones, incluida una biblioteca de imgenes, un gestor de resultados de una encuesta, un sistema de seguimiento de pedidos y un administrador de donaciones.
Aplicaciones SmartMaster
Son aplicaciones completas de bases de datos con formularios, informes y otras vistas para la insercin de datos y presentacin de resultados.
Un men principal conduce a la vista adecuada a cada tarea.
29-1
Plantillas SmartMaster
Una plantilla SmartMaster consiste en una serie de campos predefinidos para una base de datos. Un archivo basado en una plantilla puede adaptarse a las necesidades del usuario mediante la creacin de nuevos cambios y vistas as como modificando la presentacin de stas. Approach incluye ms de 50 plantillas de SmartMaster de uso corriente tanto personal como comercial, como la grabacin de informacin para el cliente, seguimiento de pedidos y mantenimiento de registros del personal.
Plantillas SmartMaster con los campos ya creados para el usuario. El formulario y hoja de trabajo predeterminados muestran todos los campos.
Ya est preparado para: Activar el entorno Modo registro para insertar informacin en la base de datos. Activar el entorno Modo diseo para modificar la presentacin de la vistas.
Seleccin de un SmartMaster
Cuando se inicia Approach, el cuadro de dilogo de bienvenida da la opcin de elegir entre abrir una base de datos existente o crear una nueva a partir de un SmartMaster. A continuacin se describe la seleccin de un SmartMaster para abrir una nueva base de datos.
Haga clic en la pestaa de la derecha para ver plantillas SmartMasters.
Haga clic en Tipos de SmartMaster para ver una lista de aplicaciones o plantillas en la lista de arriba.
Haga clic en Aceptar para crear la base de datos.
La plantilla que seleccione contiene un formulario y una hoja de trabajo, con ambas vistas preparadas para utilizarse. Modificacin de un SmartMaster Es posible modificar la base de datos, los formularios y los campos haciendo clic en el botn Modo diseo de la barra de acciones y realizando los cambios oportunos.
SmartMasters de Approach 29-3
Captulo 30 Aprendizaje de Approach

Approach es una aplicacin de base de datos relacional no slo potente y verstil sino tambin fcil de usar. En Approach puede trabajar con datos de diversas bases de datos (y tipos de formatos) crear bases de datos propias y presentar los datos de formas atractivas y eficientes mediante informes significativos y otras vistas. No precisa reunir conocimientos especiales de informtica o programacin para ello, ni disponer de ninguna otra aplicacin de base de datos. Todo lo que necesita es Approach, la informacin de este manual y el sistema de Ayuda en lnea, unas nociones bsicas de cmo se usa una interfaz grfica de usuario (hacer clic y arrastrar con el mouse, uso de cuadros de dilogo, etctera). Una base de datos no es sino un conjunto organizado de datos. Como otras aplicaciones de bases de datos, Approach permite gestionar la informacin en series llamadas registros. Por ejemplo, todo lo concerniente a un cliente es un registro. Los datos de los registros se dividen en campos como el nombre de la empresa, direccin y ciudad.
o Toky Tatsuo Vide
773
8-1-5, Nishi
Customer.DBF
o
Company: Tatsuo Video Company #: 773 Street: 8-1-5, Nishi City: Tokyo
*Tambin puede encontrar la palabra tabla usada para describir una coleccin de datos. Approach usa el trmino base de datos para incluir tanto bases como tablas. 30-1
Separacin de la presentacin y el contenido

Approach gestiona la informacin de una forma especialmente flexible. Los datos (contenido) se guardan por separado del formato (presentacin). Esta separacin conlleva numerosas ventajas: Approach puede abrir bases de datos de prcticamente cualquier formato. Est conectado de forma instantnea con cualquier fuente de datos. Puede intentarlo ejecutando el comando: Archivo - Abrir. Approach respeta el formato original de las bases de datos que consulta. Cuando se insertan o modifican datos, no se precisan conversiones ni copias. Los datos se dirigen directa e inmediatamente a la base de datos. Approach proporciona control completo del aspecto de los datos. Approach lee numerosas fuentes de datos distintas al mismo tiempo. As, puede usar los registros dBASE de la empresa para consultar los productos que solicitan los clientes y acceder al registro Lotus Notes de las visitas de los clientes para crear informes de venta. Cuando utilice Approach, no olvide la separacin de contenido y presentacin. Approach dispone de dos entornos que reflejan esta divisin: Modo registro y Modo diseo. Si bien Approach incorpora cuatro entornos en total, conocer los otros dos ms adelante. Seleccione un entorno dependiendo del tipo de trabajo que desea realizar. Para cambiar de Modo registro a Modo diseo no precisa ms que hacer clic en un botn apropiado de la barra de acciones. Para el contenido: Trabaje en Modo registro. En este entorno puede agregar nuevos registros a la base de datos o editar los ya existentes. Cree solicitudes de bsqueda o use el Asistente para bsquedas con el fin de extraer los datos que desea de la base de datos.
Para la presentacin: Trabaje en Modo diseo. En este entorno puede modificar las vistas de los datos, agregar campos, y arrastrar campos y objetos grficos. Y adems puede aplicar diversas propiedades a los datos de los campos, elegir fuentes y colores, agregar lneas, en resumen, cuidar la presentacin de los datos.
Archivos de Approach y archivos de bases de datos

La divisin entre contenido y presentacin se refleja en los dos tipos de archivos ms importantes que usa Approach: Para el contenido: Una o ms bases de datos guardan los datos. Approach no precisa su propio tipo de base de datos, por el contrario, permite crear bases de datos o usar las existentes pertenecientes a los formatos ms conocidos. No es preciso disponer de otra aplicacin de base de datos para usar Approach. Puede crear nuevas bases de datos o bien, si de forma personal o en la empresa usan un formato diferente, como IBM DB2, Paradox o dBASE IV, puede examinar los datos guardados en esas bases de datos desde un archivo de Approach. Trabaje con esos datos en Approach y cree vistas de ellos tambin en Approach. Para la presentacin: Un archivo de Approach (.APR) guarda las presentaciones de los datos, pero no stos. Los diversos tipos de presentaciones como formularios, informes y hojas de trabajo se llaman vistas. Realice todo el trabajo en Approach en las vistas que cree. Por ltimo, la divisin de contenido y presentacin afecta a cmo guarda el trabajo. Para el contenido: Approach se encarga de guardar el trabajo que realice en los datos. Las modificaciones que realice a los archivos, los nuevos datos que introduzca, tanto en registros nuevos como en los ya existentes, Approach los guarda de forma inmediata. No tiene que hacer nada en absoluto para guardar los datos. Para la presentacin: Debe guardar el trabajo que afecta a la presentacin del archivo de Approach. El trabajo que realice en Modo diseo, las vistas que genere mediante el men Crear, los cambios realizados a definiciones de campos, este tipo de tareas debe guardarlas mediante la seleccin de Archivo - Guardar archivo de Approach.
Aprendizaje de Approach 30-3
Asociaciones entre bases de datos

Aun si no parte de gran cantidad de datos ni de una complejidad excesiva, la informacin tiende a aumentar con el tiempo. Un diseo de base de datos que agrupa los datos con agudeza desde el principio puede contribuir a erradicar problemas ms adelante. Suele resultar eficaz dividir los datos en bases de datos diferentes y controlables, una para pedidos, otra para registros de inventario, otra para clientes y otra para las caractersticas del producto. Dado que Approach es una aplicacin de base de datos relacional, puede reunir informacin de distintos archivos de bases de datos y usarla como si toda la informacin residiera en un nico lugar. Para ello, asocie las bases de datos en un archivo de Approach.
A medida que trabaja con los datos, las bases de datos asociadas subyacentes y las relaciones entre ellas se vuelven totalmente transparentes. Cada base de datos puede responder a un tipo de archivo diferente, as por ejemplo, puede asociar un archivo de Paradox 4.0 y varios archivos de dBASE IV. Si desea ms informacin acerca de la creacin de un sistema de bases de datos asociadas, consulte el Captulo 31.
El rea de trabajo de Approach

Cada archivo de Approach que abra aparece en su propia ventana dentro del rea de trabajo. Puede aumentar las ventanas de los archivos de Approach para que ocupen todo el rea de trabajo y jugar con las ventanas de diversas formas. Si desea ms informacin acerca de los comandos de ventana, consulte la documentacin del sistema operativo.
Cada archivo de Approach es una ventana separada dentro del rea de trabajo.
Entornos de Approach
Puede trabajar en los cuatro entornos de Approach: Modo registro, Modo diseo, Buscar y Presentacin preliminar. El rea de trabajo cambia de diversa forma dependiendo del entorno. Cambie de un entorno de Approach a otro mediante una de estas formas: Haga clic en un botn de la barra de acciones.
Seleccione el entorno desde la barra de estado.
Modo diseo
En Modo diseo, modifica la presentacin de las vistas. No inserta ni modifica datos si bien puede examinarlos y distribuirlos como prefiera. En Modo diseo, puede realizar las siguientes operaciones: Agregar y editar campos. Dibujar lneas, rectngulos, elipses y otros elementos grficos. Ajustar el tamao de objetos como campos, columnas y paneles. Escribir texto en el fondo de una vista. Importar grficos. Vincular o incrustar objetos OLE en la vista. En Modo diseo, prcticamente todo lo que aparece en la vista es un objeto que puede modificar. Puede trabajar con todos los objetos de diversas formas: desplazarlos y ajustar su tamao, agruparlos, alinearlos y cambiarlos de color. Cada objeto de una vista dispone de una serie de propiedades, como tamao, atributos de texto, colores de relleno y lnea y macros anexas. Las propiedades de un objeto se definen en el cuadro de informacin. Puede mantener dicho cuadro abierto mientras trabaja y usarlo para editar objetos. Puede guardar una serie de propiedades del cuadro de informacin en un estilo con nombre y despus aplicarlo a otros objetos. En Modo diseo puede mostrar los datos de los campos tal y como aparecen en Modo registro o bien presentar los nombres de los campos. Si muestra los datos, puede presentar los del primer registro (en un formulario o carta de formulario) o todos (en otras vistas). Regrese al entorno Modo registro para introducir o editar los datos. Approach incluye barras de iconos predeterminadas para Modo diseo y una paleta de herramientas flotante con iconos para dibujar objetos y agregar campos. La paleta de herramientas se abre automticamente en Modo diseo y puede colocarla en el lugar que prefiera del rea de trabajo. Para cambiarla de posicin arrastre la barra de ttulo de la barra. En Modo diseo, la barra de estado muestra botones para dar formato al texto seleccionado as como la ubicacin del punto de insercin o del objeto seleccionado.
Fuente Tamao de la fuente Estilo con nombre Pgina actual Nivel de zoom Vista
Estilos de las fuentes
Tamao del objeto
Controles para cambiar de pgina
Entorno
Modo registro
En Modo registro, puede trabajar con los datos de una base de datos. Puede insertar y editar datos, buscar y ordenar registros e imprimir vistas. La mayora del tiempo trabaja en Modo registro. La primera vez que crea o abre un archivo de Approach, aparecer una vista en Modo registro. La barra de iconos predeterminada de Modo registro incorpora iconos para la introduccin y edicin de datos, el desplazamiento entre registros, la bsqueda, ordenacin, agregacin y supresin de stos as como la correccin ortogrfica y la impresin. En Modo registro, la barra de estado muestra la posicin del registro actual en la serie de registros hallados, el nmero de registros hallados y el nmero de registros que hay en toda la base de datos. Tambin dispone de botones de flecha para cambiar de registro o pgina de una vista con ms de una pgina.
Botn de entorno Botn de nmero de pgina
Nmero del registro actual Nmero de registros en la serie hallada
Botn de vista Botones para desplazarse por las pginas del formulario
Buscar
En el entorno Buscar puede rellenar una solicitud de bsqueda para encontrar registros que se ajusten a ciertas condiciones. Una solicitud de bsqueda es una copia en blanco de la vista que est usando en ese momento.
Los SmartIcons y la barra de acciones muestran comandos de bsqueda. Escriba los valores que desea buscar en la vista en blanco.
As, para encontrar las comedias entre todas las pelculas de la biblioteca mediante la peticin de bsqueda que aparece arriba, deber seleccionar Comedia en el cuadro de lista desplegable Gnero y hacer clic en Aceptar. Cuando termine de rellenar una solicitud de bsqueda, Approach regresa al Modo registro y muestra slo los registros que se ajustan a las condiciones que ha especificado. Esta subserie de registros constituye la serie de registros hallados. En Buscar, los SmartIcons y la barra de acciones muestran ciertos comandos de bsqueda comunes. Tambin puede abrir el Asistente para bsquedas desde este entorno.
Use los iconos de la barra de iconos predeterminada para colocar operadores (> mayor que, = igual que, & y, etctera) en los campos de la vista para crear bsquedas ms sofisticadas. Buscar comparte la barra de estado de Modo registro.
Presentacin preliminar
El entorno Presentacin preliminar muestra el aspecto que tendr la vista actual cuando la imprima. Esto permite corregir errores o realizar cambios de diseo antes de imprimir una vista. Todos los datos de Modo registro tambin aparecen en Presentacin preliminar. En este entorno puede desplazarse por los registros de la misma forma que en Modo registro. Regrese a Modo registro para editar los datos. Si una vista dispone de campos que resumen datos de varios registros, Approach calcula el resumen y muestra los resultados en Presentacin preliminar. Si una vista incluye campos u objetos que se deslizan hacia arriba o a la izquierda, stos se colocan en su sitio en Presentacin preliminar. La primera vez que se activa el entorno Presentacin preliminar, ver la vista actual reducida al 85 por ciento de su tamao normal. Puede elegir otros valores de zoom. El puntero del mouse se convierte en un mouse con una lupa. Ample la imagen haciendo clic con el botn izquierdo del mouse. Reduzca la vista haciendo clic con el botn derecho del mouse. La barra de iconos predeterminada de Presentacin preliminar dispone de iconos para desplazarse por los registros, buscarlos, ordenarlos e imprimirlos. Presentacin preliminar comparte la barra de estado de Modo registro, si bien tambin dispone de un botn para cambiar los valores de zoom.
Apertura y creacin de bases de datos

Este apartado resume las tareas que ejecutar con probabilidad para abrir o crear una base de datos en Approach. Si desea ms informacin consulte el Captulo 31.
Uso de datos existentes

Cuando ya dispone de datos, abra la base o bases de datos existentes en Approach. Seleccione Archivo - Abrir y elija el tipo y nombre del archivo. La apertura de archivos no cambia su formato de datos, Approach lee los datos en el formato original. Con la tecnologa PowerKey de Approach, puede leer y escribir en bases de datos en diversos formatos: Lotus Notes, dBASE III+ y dBASE IV, IBM DB2, Paradox 3.5 y Paradox 4.0 (incluido Paradox para Windows), FoxPro 2.1, Oracle SQL, Microsoft/Sybase SQL Server. Y si dispone de otras aplicaciones de bases de datos que usen un controlador ODBC, puede trabajar con ellas en Approach. Tambin puede abrir hojas de trabajo y archivos de texto y guardarlos como archivos de bases de datos. Asimismo, tambin puede abrir hojas de clculo de Lotus 1-2-3, otras hojas y archivos de texto y guardarlos como archivos de bases de datos.
Creacin de nuevos datos

Cuando an no ha introducido datos, puede construir fcilmente una base de datos partiendo de cero o abrir una plantilla o aplicacin de SmartMaster que se ajuste a las necesidades de su base. Elija entre la lista de aplicaciones y plantillas de SmartMaster del cuadro de dilogo de bienvenida que aparece cuando abre Approach o bien use Archivo - Nuevo.
Puede personalizar por completo las aplicaciones y plantillas de SmartMaster. Slo tiene que hacer clic en Modo diseo y adaptar el SmartMaster a sus necesidades. Tambin puede seleccionar la aplicacin o plantilla vaca de la lista de SmartMaster a fin de definir campos propios para la nueva base de datos. Si desea ms informacin acerca de la seleccin de un SmartMaster o de construir una partiendo de cero, consulte el Captulo 31.
Definicin de campos
Tanto si parte de un SmartMaster o abre una base de datos existente, puede aadir campos a la base de datos. Seleccione Crear - Definicin de campos para crear y modificar campos de bases de datos. Cree un nuevo campo cuando descubra que dispone de nueva informacin que debe seguir y est relacionada con la idea principal de la base de datos. Cuando define un campo y especifica su nombre y tipo, puede indicar un valor predeterminado o condicin de validacin. Los valores predeterminados y condiciones de validacin pueden contribuir a asegurar la calidad y precisin de los datos introducidos en la base de datos. Ms adelante, si es necesario, podr modificar los nombres de los campos o aumentar la extensin de los mismos. Campos calculados Approach admite campos especiales que guardan el resultado de una frmula. Estos campos calculados son parte del archivo de Approach en lugar de pertenecer al de base de datos si bien puede usar el resultado guardado en el campo como cualquier otro valor de campo. Use los campos calculados donde desee para presentar los valores que consisten en otros valores o constantes de campos, bien de uno o de varios registros. Por ejemplo, use un campo calculado para presentar un precio extendido de un formulario de pedido cuando lo obtiene del precio individual de un producto por la cantidad solicitada:
Precio_producto * Cantidad
Es mejor hacer que Approach calcule los valores Precio_extendido a guardar otro valor de campo por cada registro de la base de datos.
Cree campos calculados como cualquier otro mediante Crear - Definicin de campos. Seleccione el tipo de datos calculado y escriba la frmula usada para determinar el valor del campo.
Valores predeterminados de campo Puede hacer que Approach coloque un valor en un campo de forma automtica cuando cree un nuevo registro. Use los valores predeterminados de campo cuando: Crea que los datos coincidirn a menudo con el mismo valor. Desee colocar la fecha actual o un nmero serie. Use cuadros de verificacin o botones radiales para la introduccin de datos y desea tenerlos predefinidos.
Seleccione el campo. Haga clic en Opciones.
Especifique el valor predeterminado.
Validacin de valores de campo Tambin puede controlar lo que se introduce en un campo mediante la identificacin de datos aceptables como parte de las definiciones de los campos. As, por ejemplo puede asegurarse de que la fecha introducida en un campo es nica. A continuacin, en Modo registro, si intenta facilitar una fecha duplicada, Approach indica que la fecha no es aceptable.
Seleccione el campo.
Haga clic en Opciones. Dirjase a Validacin. Especifique las opciones de validacin.
Campos de una base de datos y de una vista

La primera vez que abre una base de datos en Approach o tras crear una nueva base de datos, Approach construye de forma automtica una vista de formulario y hoja de trabajo que incluye todos los campos definidos en ese momento en la base. Tras esto, si define un campo, Approach lo aade a la estructura de la base de datos. Tras crear campos, puede aadir los nuevos a cualquier vista de Approach. Puede eliminar campos de una vista como si se tratase de otro tipo de objetos. La eliminacin de un campo de una vista de Approach tan slo cambia la presentacin de la informacin, no la estructura de la base de datos. Para agregar o suprimir campos de la base de datos, seleccione Crear - Definicin de campos.
Cambios en una base de datos y en una vista

Cuando realiza cambios en la estructura de la base de datos, como al crear o suprimir un campo, la modificacin se ejecuta de forma inmediata. Cuando inserta datos en un registro ocurre lo mismo: est insertando informacin directamente en la base de datos y sta se guarda de forma automtica.
Cuando realiza cambios en un archivo de Approach, como al colocar un campo en una vista, debe guardar los cambios. Seleccione Archivo Guardar archivo de Approach.
Asociaciones
Tras crear las bases de datos, puede crear relaciones entre ellas. Llamadas asociaciones, la conexin entre dos bases de datos permite utilizar datos de ambas en las vistas de Approach. As, si dispone de una base de datos de clientes y otra de pedidos, cuando estn asociadas podr mostrar la direccin de envo de un cliente (de la base de clientes) as como los pedidos pendientes (de la base de pedidos) en la misma vista. Asocie las bases de datos mediante Crear - Asociar. Asocie las bases de datos con uno o ms campos comunes.
Los campos asociados estn resaltados.
Las lneas entre ellos muestran las relaciones de asociacin.
Para obtener ms informacin acerca de asociaciones y campos asociados, consulte el Captulo 31.
Creacin y modificacin de vistas

Estos apartados resumen la creacin de vistas. Si desea ms informacin, consulte el Captulo 32.
Creacin de vistas mediante asistentes

Con unos pocos pasos puede crear una vista adecuada a la forma concreta en que usa los datos.
Cree una vista en un asistente. Todos los asistentes de vistas: de formulario, informe, hoja de trabajo, tabla resumen, carta formulario, etiqueta postal, sobre y grfico, estn disponibles mediante el men Crear. Los asistentes permiten seleccionar la presentacin de la vista, los campos que mostrar, los que se usan en los resmenes y cmo se calculan. Por ejemplo, use el Asistente para formularios a fin de crear uno para la introduccin de datos, adicin de campos de izquierda a derecha o de arriba a abajo y seleccin entre varios colores y estilos de lnea.
Asigne un nombre a la vista. Seleccione un formato.
Seleccione un estilo.
O use el Asistente para informes para crear un informe que agrupe registros y muestre los totales de stos.
Creacin de informes PowerClick

Los SmartIcons disponibles en Modo diseo crean resmenes instantneos en los informes. Puede agrupar registros, mostrar una suma y calcular una media, una desviacin tpica, una mnima o mxima con slo hacer clic. Esto quiere decir que puede experimentar con el aspecto que desea dar a los datos sin perder productividad. Para usar la opcin PowerClick, cree un informe de columnas mediante el Asistentes para informes, seleccione el campo con el que desea resumir o agrupar y haga clic en uno de los SmartIcons de PowerClick.
Resumen al principio y al final Suma y recuento Media Mximo y mnimo Varianza y desviacin tpica
Modificacin de vistas en Modo diseo

Cuando realice cambios en una vista, como el desplazamiento de campos o cambio de colores, trabaja en Modo diseo. Guarde los cambios efectuados en Modo diseo mediante Archivo Guardar archivo de Approach. En Modo diseo, todo lo que aparece en la vista constituye un objeto que puede modificar. La propia vista es un objeto que tambin puede seleccionar y modificar.
Las propiedades de los objetos estn disponibles mediante el cuadro de informacin. Para abrir el cuadro de informacin en Modo diseo, haga doble clic en un objeto y seleccione el comando de propiedades del men contextual. Los cambios que realice en el cuadro de informacin afectan de inmediato al objeto seleccionado. Cuando hace clic en otro objeto de la vista, el cuadro de informacin cambia para mostrar las propiedades correspondientes. Tambin puede cambiar las propiedades de un grupo de objetos de inmediato en el cuadro de informacin.
Con varios objetos seleccionados. El cuadro de informacin muestra propiedades que comparten los objetos.
Formato rpido
Use Formato rpido del men contextual de Modo diseo para aplicar las propiedades de un objeto a otros de la misma vista. Formato rpido transfiere las propiedades de lnea, color y texto del objeto.
Agregacin de imgenes
Puede agregar imgenes, dibujos, pelculas o cualquier objeto OLE al fondo de una vista. Approach ofrece dos poderosas formas de trabajar con objetos OLE: Incrustar un objeto OLE en el fondo de una vista para que aparezca en ella, sean cuales sean los datos mostrados. Por ejemplo, un logotipo de empresa incrustado en un formulario aparece en todos los registros de ste. Agregar un campo miscelneo a una base de datos y guardar un objeto OLE diferente con cada registro. Para pegar una imagen u otro objeto OLE en el fondo de una vista, seleccione Edicin - Imagen - Importar. Para dibujar elementos de diseo en la vista, haga clic en las herramientas de dibujo de la paleta de herramientas.
Agregacin de controles de insercin de datos

Cuando crea una vista para la insercin de datos, puede agregar controles adecuados que muestren diversos valores de campo a fin de facilitar la introduccin consistente de informacin. Presente los posibles valores de campo como una lista o como uno o ms cuadros de verificacin o botones radiales. Estos controles limitan los valores que los usuarios pueden introducir en un campo y hacen que la tarea sea ms fcil y precisa.
Cuadro de verificacin Botones radiales Lista de valores
Para usar un control de introduccin de datos con un campo, seleccione el tipo de introduccin en la pestaa Bsicas del cuadro de informacin de dicho campo. Dispone de controles de introduccin de datos para formularios, informes, hojas de trabajo y paneles de repeticin.
Formato de valores de campo

Approach facilita formatos para presentar e imprimir en un campo datos de fecha, hora, texto y numricos. Cuando inserta datos en un campo, slo facilita la informacin. Si el campo tiene formato, Approach lo agrega de forma automtica como los signos de moneda o separadores de miles.
En Modo diseo, defina los formatos de los campos mediante la pestaa Formato del cuadro de informacin.
Insercin de datos
Este apartado describe la adicin de datos a los registros. Estas operaciones se producen directamente en la base de datos y se guardan de forma automtica. Si desea ms informacin, consulte el captulo 33. No olvide que puede dirigirse a los Modos registro y diseo cuando desee para cambiar la organizacin de los campos o agregar controles para la introduccin de datos.
Creacin de un nuevo registro

Cuando desea agregar un nuevo registro a la base de datos, haga clic en Nuevo registro en la barra de acciones. Cuando utilice el TABULADOR para abandonar el ltimo campo de un nuevo registro, Approach crea automticamente otro nuevo.
Insercin de datos en el primer campo

Tras crear un nuevo registro, el punto de insercin aparece en el primer campo del registro. La barra vertical intermitente seala donde se sitan los datos. Para introducir datos en ese campo, escrbalos. Si se equivoca al escribir, utilice la tecla de retroceso para corregir el error.
Desplazamiento mediante tabulacin del punto de insercin al campo siguiente

Presione el TABULADOR para situar el punto de insercin en el campo siguiente.
El puntero del mouse aparece en el primer campo Inserte los datos... Presione el TABULADOR
Seleccin de datos de listas, cuadros de verificacin y botones radiales

Cuando se desplaza con el tabulador a un campo que presenta el aspecto de una serie de botones radiales o cuadros de verificacin, puede usar varios mtodos abreviados del teclado as como el mouse para realizar una seleccin.
Si el campo usa Listas Cuadros de verificacin Botones radiales Para seleccionar un valor Use la primera letra de una opcin o las teclas o . Use el TABULADOR en los cuadros de verificacin y presione la BARRA ESPACIADORA para seleccionar un cuadro. Use el TABULADOR en los botones radiales y presione la BARRA ESPACIADORA para seleccionar un botn.
Insercin del registro

Approach guarda los datos que introduce cuando: Se dirige a otro registro. Cambia a otra vista. Hace clic en el icono Intro. Presiona INTRO. No es preciso que guarde los datos personalmente.
Desplazamiento entre registros

Puede desplazarse hacia adelante o atrs en una vista registro por registro mediante las teclas RE PG o AV PG. Puede dirigirse al primer o ltimo registro de la serie hallada actual mediante las teclas CTRL+INICIO o CTRL+FIN. Tambin puede usar los SmartIcons y los botones de la barra de estado para pasar de un registro a otro:
SmartIcons Barra de estado
Agregacin de imgenes a los campos

Si dispone de un campo miscelneo definido en la base de datos y colocado en una vista, puede insertar imgenes u otros objetos OLE en l. Seleccione el campo seguido de Edicin - Imagen - Importar para pegar un objeto de un archivo. Para copiar el contenido del Portapapeles, seleccione Edicin Pegar.
Dibujo en los campos

Si desea mostrar anotaciones o agregar bosquejos a un objeto de un campo miscelneo, puede dibujar sobre los objetos que aade al campo. Si el campo est definido de forma que permite dibujar mediante el cuadro de informacin en Modo diseo, el cursor se convierte en un bolgrafo dentro de un campo miscelneo seleccionado. Puede cambiar el color y grosor de la lnea del bolgrafo mediante el cuadro de informacin.
Bsqueda y ordenacin de registros

Este apartado describe los conceptos ms importantes de la bsqueda y ordenacin de registros as como del trabajo con una serie hallada. Para obtener ms informacin, consulte el Captulo 34.
Localizacin de registros
Si tuviera una pila de pedidos y deseara trabajar slo con los clientes japoneses tendra que buscar en la pila y seleccionar de forma manual los correspondientes. Cree una bsqueda en Approach para realizar la misma tarea rpidamente.
Asistente para bsquedas Approach incorpora un asistente para ayudarle a identificar los registros que desea encontrar. En el Asistente, seleccione el tipo de bsqueda que desea ejecutar y a continuacin los campos que Approach debe encontrar. Solicitud de bsqueda Otra forma de localizar registros consiste en efectuar una solicitud de bsqueda. Haga clic en Buscar en la barra de acciones de cualquier vista y aparecer una solicitud de bsqueda para esa vista. La solicitud de bsqueda consiste en una versin vaca de la vista que puede completar con condiciones de bsqueda que identifiquen los registros que desea localizar. Seleccione la vista en la que desea realizar la bsqueda. Ciertas vistas pueden ser mejores que otras dependiendo del tipo de datos que est buscando.
Serie de registros hallados

El resultado de una bsqueda es una serie hallada de registros. La barra de estado muestra el nmero de registros hallados. Mientras no ejecute otra bsqueda o seleccione todos los registros, podr usar la serie hallada en cualquier operacin de Approach.
Nmero de registros de la serie hallada
Nmero de registros de la base de datos
Para volver a utilizar todos los registros de la base de datos, elija Todos los registros en el cuadro de bsqueda con nombre de la barra de acciones.
Si ejecuta otra bsqueda, Approach usa de nuevo toda la base de datos.
Ordenacin de registros
Cuando ordena registros de la base de datos, reorganiza la base completa o la serie hallada.
Utilice los SmartIcons de orden para organizar la base de datos en el campo o campos seleccionados. Tambin puede definir rdenes ms complejas empleando uno o ms campos mediante Ordenar - Definir del men contextual de Modo registro. Recupere el orden original de la base de datos seleccionando Todos los registros en el cuadro de bsqueda con nombre de la barra de acciones.
Captulo 31 Creacin de bases de datos
Para qu sirve una base de datos?

Imagine que es un cinfilo que quiere estar al da sobre las pelculas de las que oye hablar y que desea ver. Empieza por enterarse de las novedades en el videoclub y lee las crticas en los peridicos. Al principio, recoge unas cuantas notas personales sobre las pelculas que desea ver y las guarda en una carpeta de su escritorio. Al cabo del tiempo, la carpeta acaba por convertirse en una coleccin desordenada de papeles sueltos, servilletas y recortes de peridico, mientras usted sigue recabando informacin. Pero volver a encontrar la informacin guardada en la carpeta se ha convertido ya en una tarea imposible y empieza a perder el rastro de la informacin que ha recogido.
Decide colocar toda la informacin en una lista. Enciende el PC, abre Word Pro y comienza a escribir. Observa que tiene ms de una nota acerca de algunas pelculas pero lo escribe todo porque desea conservar todos los datos que ha reunido. Word Pro puede ordenar alfabticamente la lista (nunca se haba fijado en cuantas pelculas empiezan con El). No habr llegado a un tercio de la carpeta antes de cansarse. Algo es algo. Una noche, desea alquilar una comedia. Repasa la carpeta, examina la lista. El orden alfabtico no facilita la localizacin de comedias. No est organizado por categoras. Puso etiqueta a algunas pelculas, a otras no. Ojal en vez de escribir una larga lista hubiera creado varias: una para comedias, otra para dramas, otra para las de accin. . .
31-1
Cuanto ms lo piensa, se le ocurren ms listas que podra haber elaborado: una para las pelculas de Hitchcock, otra para las realizadas despus de 1960, otra para pelculas europeas, otra para musicales. Pero tendra que incluir Pero... quin mat a Harry? en dos listas: la de comedias y la de pelculas de Hitchcock. Adems, tendra que escribir demasiado. Se dice a s mismo: Ojal tuviera una lista con entradas mviles. Si pudiera presionar una tecla y que las entradas se organizaran automticamente en el orden que quiero verlas... O, mejor an, si presionando una tecla pudiera ver una lista con las pelculas que me apetece ver en cada momento... Necesita datos dinmicos. Desea obtener ciertos datos de un gran compendio y que estn organizados en informacin coherente. Acaba de descubrir que necesita una base de datos. Ha elegido Approach. Excelente decisin.
De qu manera puede ayudarle una base de datos?

Ya ha decidido que no desea tener todos los datos en la cabeza, y ha descubierto que tenerlos en una lista esttica tampoco sirve de mucho. Quiere que sea la base de datos la que controle todos los datos. Es fcil, las bases de datos creadas en Approach pueden almacenar muchsimos datos. As pues, ahora ser la base de datos la que recuerde toda la informacin sobre las pelculas que le interesan. El volumen de datos que tenga que almacenar la base de datos no constituye un problema, aunque s dar algo de trabajo introducir toda la informacin. Pero, lo que es ms importante, desea tener la posibilidad de obtener informacin: datos significativos (por ejemplo, slo las pelculas que van con un estado de nimo). Poder preguntar algo muy concreto y recibir una respuesta concisa. El verdadero desafo, entonces, es organizar los datos de modo que pueda combinarlos de diversas formas para responder a sus preguntas. Approach da respuesta a sus preguntas en cuestin de segundos. Pero para que una base de datos pueda responder con inteligencia, antes deber prestarle algo de la suya. Ensele a hablar la misma lengua que usted para que pueda responder a las preguntas que le formule. La organizacin y planificacin son dos aspectos clave. Si realiza un pequeo esfuerzo ahora, Approach se ocupar del trabajo pesado en el futuro. Tomarse algn tiempo para crear un archivo de Approach le compensar luego en velocidad, flexibilidad y eficacia cuando empiece a extraer informacin de la base de datos.
Diseo del sistema de la base de datos

Qu se puede preguntar a una base de datos?
El ejemplo desarrollado en estos temas es muy simple (se basa en una aficin personal) pero el proceso mental que conlleva es el mismo que sigue un administrador de base de datos para construir las bases que guardan la informacin de una gran empresa. Lo que aprenda aqu lo podr aplicar al diseo de cualquier base de datos. Cuando termine de leer esta serie de temas, podr planificar su base de datos. Una vez que tenga un plan sobre el papel, crear un archivo de Approach (.APR) basado en su plan, y entonces ser el momento de introducir los datos que desea almacenar en la base de datos (o importarlos desde una aplicacin que ya los contenga). Es probable que cuanto ms utilice la base de datos de Approach, ms espere de ella. Approach podr hacer frente a esas expectativas. Confe en la informacin que este libro y la Ayuda en lnea facilitan para describir las numerosas tareas que puede llevar a trmino con Approach. Y volviendo al ejemplo. . . Digamos que ya ha creado una base de datos. La primera pregunta que formula o, en la jerga de las bases de datos, la primera bsqueda que realiza es "Hblame sobre la pelcula Extraos en un tren". Es fcil. Si esa es la nica forma que tiene de interesarse por las pelculas, le bastar una base de datos que slo contenga dos unidades de datos (llamadas campos): Campo: Ttulo de la pelcula. Campo: Todos los dems datos acerca de la pelcula. Hecho. Pero qu hay de todas esas preguntas complejas que se le ocurran antes? cmo va a responder una base de datos de dos campos a preguntas como: Qu pelculas de Hitchcock estn en vdeo? Esa es una pregunta doble. Para responder, Approach busca en todos los registros de la base de datos y presenta una lista de pelculas que satisfacen dos condiciones: que en el campo Director aparezca la palabra Hitchcock y el campo llamado Disponible en vdeo contenga un S.
Creacin de bases de datos 31-3
Si no tiene un campo que contenga slo el nombre del director ni un campo que diga si la pelcula est o no en vdeo, no le resultar fcil hacer esta pregunta. Ya ha pasado de una base de datos de dos campos a una de cuatro campos: Campo: Ttulo de la pelcula. Campo: Director. Campo: Disponible en vdeo. Campo: Otros datos sobre de la pelcula. Este es el mecanismo: extraer datos especficos de la masa de datos sobre pelculas y crear campos individuales para almacenar esos pequeos datos. Si dedica algn tiempo a pensar en los tipos de preguntas que querr formular (los tipos de bsquedas que realizar) descubrir los campos que debe crear.
Qu tipo de informacin desea almacenar?

Considere los campos como bloques de datos a partir de los cuales se obtiene informacin significativa. Los campos son la unidad mnima de datos en una base de datos, y, en general, cuanto menores sean, mejor. No se preocupe del nmero de campos de una base de datos, pero planee con cuidado el modo en que repartir los datos entre los distintos campos. Approach busca en los campos respuestas a sus preguntas, y a pesar de que Approach puede buscar una repuesta en docenas, incluso cientos de campos de forma fcil y rpida, es mucho ms difcil buscar en profundidad dentro de cada campo y extraer slo el dato que le interesa. Reparta los datos en varios campos para facilitar la consulta. Insercin de nombres en campos Por ejemplo, se suele pensar en el nombre de una persona como una unidad (como la propia persona). Pero un nombre se puede analizar y descomponer en tres unidades: nombre, primer apellido y segundo apellido. Si desea guardar informacin sobre personas, es aconsejable dividir la idea de Nombre en los elementos que la componen; as pues, necesitar al menos dos campos, llamados, por ejemplo, Nombre y Apellidos.
Insercin de direcciones en campos Lo mismo ocurre con las direcciones. Junto al nombre de la persona que vive en esa direccin, sta consta de al menos cuatro o cinco datos: calle, ciudad, provincia, cdigo postal y pas. Las direcciones comerciales tambin pueden contener un ttulo, un departamento, el nombre de la empresa y un cdigo postal. Puede introducir todos esos datos en un solo campo, siempre que la nica pregunta que vaya a formular sea: Cul es la direccin de Marina Ruiz? Pero es posible que algn da necesite saber quines viven en la zona de cdigo postal 28080. En tal caso, el campo nico no sera la solucin ms apropiada. Si divide una direccin en sus componentes funcionales lgicos, podr formular todo tipo de preguntas con la seguridad de que obtendr respuestas de forma sencilla y rpida.
La clave para definir campos es separar las unidades de informacin. stas le pueden servir para buscar entre los datos, para calcular otros valores o para clasificar sus datos. Peligros del campo de comentario Tenga cuidado con los campos de comentarios o notas, como ese campo "Otros datos sobre la pelcula" que mencionbamos antes. Estos campos son apropiados para recoger informacin que no encaja en campos demasiado estrictos, por ejemplo, una sinopsis. Pero cuando sea necesario recoger una informacin muy especfica, no la deje al azar de un campo demasiado amplio. Los campos de comentarios resultan tiles para recoger otros detalles especficos o para mantener un control de las modificaciones de un registro.
Ms campos para la base de datos de pelculas Ha pensado en ms preguntas: Qu pelculas dirigi Orson Welles? Recuerdo que Ignacio me recomend una pelcula Cul? Cundo se estren 20.000 Leguas de viaje submarino ? Cules fueron las primeras pelculas en color, las anteriores a 1944? Qu pelculas de Charlie Chaplin estn disponibles en vdeo? La lista de campos empieza a tomar forma. Sigue extrayendo datos cada vez ms especficos de ese enorme campo de comentarios con el que empez. Recuerde que esos campos an no estn dispuestos en ningn orden en particular. Ttulo Actores (nombre y apellidos) Color? Disponible en vdeo? Director (nombre y apellidos) Productor (nombre y apellidos) Fecha del estreno Gnero Descripcin Idioma Recomendada por Fecha de lanzamiento en vdeo
Identificacin de ideas principales y de los grupos de campos que comprenden

Registros En su base de datos se almacenan campos relacionados en grupos llamados registros. La palabra importante aqu es "relacin". Por ejemplo, algunos campos describen las diversas caractersticas de una pelcula, como el director, el ttulo, etc. Todos los campos de una misma pelcula aparecen en el mismo registro. Pero los campos con informacin sobre los actores, como fecha y lugar de nacimiento, nombre verdadero, no se incluirn en un registro sobre una pelcula. Rena estos campos en un registro que describa a un actor determinado.
Si rene todos los registros sobre pelculas, tiene una base de datos. Si rene todos los de los actores, tiene otra base de datos. Bases de datos Ha odo esa palabra ms de mil veces. Pero qu es exactamente una base de datos? La definicin elemental es: "una base de datos es un conjunto de registros relacionados". Vuelve a aparecer el concepto clave relacin. Si rene todos los registros, que describen cada uno una pelcula distinta, tiene una base de datos. El resultado final puede ser una serie de pequeos campos, registros y bases de datos estrechamente relacionados entre s. El conjunto de estas bases de datos constituye un sistema o aplicacin que le ayudar a acceder a la informacin de la manera ms fcil posible.
Ideas principales para las pelculas Ahora que tiene todos estos campos, el paso siguiente es reunirlos en grupos significativos. Que un grupo sea o no significativo depende del uso que vaya a dar a la informacin. Es curioso que el diseo de la base de datos siempre est en funcin de la misma pregunta: "qu es lo que va a hacer con ella?". Volvamos a las preguntas que formulbamos antes, como "Qu pelculas dirigi Orson Welles?" Estas preguntas nos remiten al ttulo de la pelcula y a datos como la fecha del estreno, el color y la persona que nos la recomend. Tambin se relacionan con otra informacin que no depende tanto de la pelcula: informacin sobre directores, actores y productores.
Para la lista de las pelculas, las ideas principales se representan de manera ptima mediante estas categoras: Pelcula. Director. Productor. Actores. Otro ejemplo nos puede servir para entender cmo se seleccionan las ideas ms importantes. Si est elaborando una base de datos para gestionar el papeleo de su pequea empresa, como los recibos y los pedidos, la lista de las ideas principales puede ser la siguiente: Pedidos. Clientes. Productos. Distribuidores. Registros para las pelculas En este proceso agrupar los campos en distintos registros. Todos los campos de un registro deben estar relacionadas del mismo modo. Es decir, si la idea principal del grupo est concentrada en el campo Ttulo, todos los campos del registro deben describir la pelcula que lleva ese ttulo. La fecha de nacimiento de un actor no ira en ese registro, pero se podra incluir en l la fecha de estreno de la pelcula. De este modo, empezar a establecer una correspondencia de uno a uno entre los distintos campos de un mismo registro. Si encuentra una relacin ms compleja entre un campo y la idea principal del registro, ese campo debera incluirse en una base de datos distinta. En este punto, deber identificar los campos que tendrn ms de un dato o que aparecern ms de una vez. Si tiene campos numerados secuencialmente o ms de un dato en un mismo campo, agrpelos bajo otra idea principal. Acaba de descubrir un campo de ese tipo: el campo Actores. Como las pelculas suelen tener ms de un actor, en lugar de introducir todos los nombres en el campo Actores o tener ms de un campo de actores, puede convertir la idea de actor en el campo principal de otra base de datos, con registros sobre esa idea principal. Ms tarde podr asociar las dos bases de datos para realizar bsquedas en ambas a la vez.
No utilice un campo distinto para cada actor de la pelcula. Los siguientes registros son ejemplos del tipo de campo repetido que debe evitar.
Dado que no sabe por adelantado cuntos actores participan en cada pelcula, con este mtodo, muchos campos pueden quedar en blanco. Adems, si busca a un actor, tendr que buscarlo en todos los campos de actor, porque no recordar si Antonio Banderas aparece en el campo Actor1 o Actor2. Otra manera de gestionar varios datos sobre actores es hacer otro registro en la misma base de datos y repetir la informacin sobre la pelcula en el segundo registro. Esto dara lugar a registros repetidos, y debe evitarlo siempre que sea posible.
Al disear una base de datos en un sistema de gestin de bases de datos relacionales como es Approach, la existencia de campos numerados secuencialmente le indicar que debe extraer estos campos a otra base de datos. En este caso, eso es lo que va a hacer con los actores: Haga de actores una idea principal, cree registros en torno a ella y construya otra base de datos para guardar esos registros. Ms adelante puede asociar las dos bases de datos a fin de ejecutar bsquedas en ambas.
Ahora el plan precisa cuatro grupos de campos:

Pelculas Ttulo Fecha de estreno Gnero Descripcin Disponible en vdeo? Color? Idioma Recomendado por? Actores Apellidos Nombre Nacionalidad Lugar de nacimiento Directores Apellidos Nombre Nacionalidad Productores Apellidos Nombre Nacionalidad
Fecha de nacimiento Fecha de nacimiento Fecha de nacimiento
Establecimiento de una conexin entre los grupos

Un conjunto de registros relacionados constituye una base de datos. Cada grupo creado alrededor de las ideas Pelcula, Actor, Director y Productor pasa a ser la base de los registros de cuatro bases de datos distintas. En Approach, ver los datos de una base de datos desde otra base de datos es muy fcil. Se puede acceder a los datos desde cualquiera de ellas. De esta manera Approach le ayuda de veras a ahorrar tiempo en la introduccin de datos, porque no tendr que repetir todos los datos que necesitan todos los grupos. Ahora hay que crear conexiones entre las bases de datos para que puedan compartir la informacin. Tenga en cuenta, sin embargo, que sigue trabajando sobre el papel. Ms adelante, en Approach podr realizar las mismas conexiones con unos cuantos clics del mouse. Campos de asociacin y bases de datos asociadas Approach conecta varias bases de datos mediante asociaciones entre los campos comunes a ambas bases de datos. La asociacin determina la relacin que existir entre las dos bases de datos, por ejemplo, el director que corresponde a cada pelcula.
Las bases de datos se pueden relacionar de cuatro formas: Uno a varios: La idea principal de una base de datos puede conectarse a ms de un registro de otra. Al principio podr pensar que entre las bases de datos Pelcula y Actor existe este tipo de relacin porque una pelcula puede tener ms de un actor. Pero esta relacin no tiene en cuenta que un actor pueda participar en varias pelculas. Un ejemplo mejor sera la relacin entre una base de datos de clientes y otra de pedidos. Un cliente puede realizar varios pedidos, pero cada pedido corresponde a un solo cliente. Uno a uno: La idea principal de una base de datos slo est conectada a una idea principal de la otra base de datos. No suelen utilizarse relaciones de uno a uno en Approach, porque eso equivaldra a incluir todos los campos en un solo registro. Varios a uno: Muchos de los registros de una base de datos pueden estar conectados slo a una idea en otra base de datos. La base de datos se relaciona a la base de datos Director de esta manera: varias pelculas estn dirigidas por la misma persona.
Approach trata esta relacin como la inversa de la relacin uno a varios. No es necesario hacer nada especial para distinguir los dos tipos. Por ejemplo, las bases de pelculas y directores tambin mantienen una relacin uno a varios si expresamos la relacin de la siguiente manera: un mismo director puede dirigir varias pelculas.
Varios a varios: La idea principal de esta base de datos puede conectarse varias veces a varios registros de otra base de datos. Esta es la mejor manera de describir la relacin entre las bases de datos de pelculas y actores. Un actor puede aparecer en varias pelculas, y una pelcula puede tener varios actores.
Si analizamos el sistema de base de datos, vemos tres relaciones: Pelcula - director (varios a uno). Pelcula - productor (varios a uno). Pelcula - actores (varios a varios). Para establecer conexiones entre estas bases de datos, debe identificar un campo compartido por cada par de bases de datos. Ese campo ser el campo de asociacin . Identificacin del campo de asociacin Hasta ahora, no hemos creado ningn campo comn a las dos bases de datos. Debemos crear un campo de asociacin. Lo mejor suele ser definir un campo de cada base de datos para que sea el campo de asociacin, y despus introducir en ellos un valor nico, como un nmero de serie o un identificador. Defina el campo en la base de datos "uno". Para la relacin entre pelculas y directores, la base de datos Director es la parte "uno" (un mismo director realiza varias pelculas). Si introduce un campo "Apellidos del director" en la base de datos de pelculas, tendr un campo que asocia las bases de datos. Sin embargo, es posible que haya varios directores con el mismo apellido, de modo que esta asociacin no sirve para identificar de forma nica a los registros de la base de datos de directores. Hay mejores maneras de establecer una conexin. El campo (o campos) de asociacin deben identificar de forma nica a cada registro de una de las bases de datos. Si esto no ocurre, emplee uno de los siguientes recursos: Genere otro campo que sea nico para cada registro. Se tratara de un campo identificador como un nmero de orden o una cadena alfanumrica. Por ejemplo, cree un identificador de director para poder distinguir entre dos directores con el mismo apellido (esto tambin vale para las pelculas. Recuerde que hay dos versiones de King Kong, una protagonizada por Fay Wray y otra por Jessica Lange). Al crear una base de datos en Approach, puede hacer que Approach rellene de forma automtica determinado campo de cada registro con un nmero nico de identificacin. Use ms de un campo en la asociacin. Podra utilizar los campos Nombre y Apellidos para asegurarse de que ha especificado un solo director (en el caso de las pelculas, puede utilizar el ttulo y la fecha de estreno. La primera versin de King Kong se estren en 1933. El 1976 apareci otra versin).
Para aplicar esta idea a las bases de datos de pelculas y directores:
Tanto el director Alfred Hitchcock como las pelculas que dirigi, tienen la identificacin del director 026. Este valor sirve de ndice o valor de consulta entre ambas bases de datos. Esto vale tambin para la relacin existente entre las bases de datos de productores y pelculas: cree el campo de asociacin en la parte "uno" de la relacin (productores) y aada ese campo a la base de datos correspondiente a la parte "varios" (pelculas).
Creacin de una relacin varios a varios Las bases de datos pelculas y actores mantienen una relacin varios a varios. Las relaciones para crear esta asignacin en Approach se describen en el apartado "Asociacin de bases de datos", ms adelante en este captulo. Esta relacin se sirve siempre de una tercera base de datos para que acte como la base de datos "uno" entre dos bases de datos "varios". La nueva base de datos, correspondiente a la parte "uno" de la relacin, contiene dos campos de asociacin: uno para la relacin uno a varios con las pelculas y otro para la relacin uno a varios con los actores.
La base de datos de interseccin debe reunir los mismos requisitos que las dems: cada uno de los campos de la base de datos debe describir la idea principal de la base de datos y debe aparecer slo una vez para describir esa idea. En la base de datos Interseccin habr un registro para cada combinacin de pelcula y actor. Por ejemplo, Groucho Marx aparece en tres de las pelculas de la lista: Un da en las carreras, Una noche en la pera , y Sopa de ganso. De modo que hay tres registros correspondientes a Groucho en la base de datos Interseccin, uno para cada pelcula. Cada uno de estos registros guarda slo la identificacin de la pelcula y la de actor de Groucho.
Si examinamos ahora el sistema de base de datos, vemos que consta de cinco bases de datos con cuatro asociaciones que las unen:
Bsqueda de informacin redundante

Esta ltima revisin de los campos que ha incluido en la aplicacin de base de datos es una etapa de limpieza con la que la base ser lo ms pequea y rpida posible.
Campos duplicados En la mayor parte de los casos, si dos bases de datos tienen ms de un campo de asociacin en comn, piense cul de ellas es el lugar ms adecuado para almacenar la informacin de esos campos duplicados y brrelos de la otra base de datos. Posiblemente, querr repasar primero las ideas principales de cada base de datos antes de decidir a cul de ellas corresponde cada tipo de datos. Ningn campo, aparte del campo de asociacin, debe aparecer ms de una vez en el conjunto total de informacin. Esto debe cumplirse en todos los casos, salvo cuando desee que una de las copias de los datos permanezca inalterada al modificarse el original. Por ejemplo, en una base de datos de un negocio, slo cuenta con un campo donde almacenar el precio de un producto, y en los pedidos se utiliza ese campo como referencia para los precios. Ms adelante, si cambia el precio en la base de datos de productos (por ejemplo, un precio de oferta durante las rebajas de enero), los pedidos antiguos se actualizaran automticamente para ajustarse al nuevo precio. En este caso, mantendra un duplicado del campo de precios para que haya un precio actual que pueda cambiar, y un historial de precios que se mantenga invariable. Con Approach es fcil buscar un valor en un campo, como el precio actual de un producto, al rellenar otro campo, como el importe de un pedido. Campos innecesarios Si existe algn campo en su base de datos que pueda derivarse de otros datos o de informacin que ya est en otro lugar, elimnelos de sus listas. Approach puede calcular datos a partir de informacin de la base de datos, la fecha y hora actuales y constantes, de modo que no le ser necesario introducir manualmente valores que puedan generarse de forma automtica. Por ejemplo, si recoge las unidades y el precio de un artculo en un pedido, puede definir una frmula que describa un campo "Precio completo" como precio * unidades.
Creacin de la base de datos en Approach

Tras este proceso de creacin del perfil de los campos y bases de datos, ya est preparado para construir la aplicacin de base de datos en Approach.
Uso de aplicaciones o plantillas SmartMaster

El proceso de planificacin es crucial. No obstante, una vez diseada la base de datos, investigue si Approach ha diseado ya una plantilla de base de datos o una aplicacin semejante a la que usted ha planeado. Approach proporciona una gran variedad de aplicaciones y plantillas de SmartMaster listas para utilizar. Son plantillas y aplicaciones completas para bases de datos que puede utilizar tal cual o modificar para que respondan a sus necesidades.
Seleccione la plantilla o aplicacin de SmartMaster que mejor se ajusta a sus necesidades.
Definicin de campos: nombre del campo

Si decide empezar con una base de datos vaca, el paso siguiente consiste en definir los campos que necesita para los datos. Al definir un campo debe asignarle un nombre que pueda reconocer con facilidad posteriormente. Tambin debe respetar ciertas restricciones sobre la longitud impuestas por el tipo de archivo de base de datos.
Definicin de campos: tipos de datos

Cuando define un campo, especifica el tipo de datos que puede guardar.
El tipo de campo afecta a cmo puede usarlo al ejecutar bsquedas, ordenaciones y clculos. Tambin determina si puede aplicar caractersticas especficas de formato al campo. Los tipos de campo posibles son de texto, memo, booleano, fecha, hora, variable, miscelneo, calculado y numrico. Campos de texto Un campo de texto puede guardar cualquier carcter que escriba, letras, nmeros y smbolos hasta un mximo de 254. Las bsquedas en un campo de texto emplean cualquier carcter de ste. Las ordenaciones son alfabticas tanto en orden ascendente (0 a 9 y de la A a la Z) o descendente (de la Z a la A y de 9 a 0). Cuando defina un campo de texto, indique el nmero mximo de caracteres que debe guardar el campo en cada registro. Para ordenar nmeros, fechas u horas, use campos numricos, de fecha u hora. Campos numricos Un campo numrico guarda datos numricos que precisa usar en clculos, bsquedas u ordenaciones aritmticas. Puede ordenar registros de acuerdo con un campo numrico tanto en orden ascendente (de menor a mayor) como descendente (de mayor a menor). Si bien los campos numricos estn limitados a nmeros, Approach facilita propiedades de formato para que los campos puedan mostrar caracteres no numricos. Estos caracteres se guardan como parte del archivo de Approach y no en la base de datos. Si, por ejemplo, est presentando nmeros que rayan en los miles, puede dar formato a los nmeros con un separador de miles, como un punto o coma. Los nmeros del campo aparecen con el separador pero se guardan en la base de datos sin l.
Campos de memo Como los de texto, los campos de memo pueden guardar cualquier carcter que escriba. No obstante, los campos de memo pueden guardar ms caracteres que los de texto, Puede ejecutar bsquedas en estos campos que no se usan en ordenaciones ni frmulas. Campos booleanos Un campo booleano puede guardar un valor de S, S, o 1; o bien No, N, o 0. Defina un campo booleano de forma que guarde respuestas s-o-no, como si se ha efectuado un pago. Un campo booleano suele aparecer como un cuadro de verificacin de una vista, para facilitar la introduccin de datos. Campos de fecha Un campo de fecha guarda una sola fecha. Puede buscar y ordenar registros en un campo de fecha as como usarlo en clculos. Una ordenacin de un campo de fecha es ascendente (de anterior a posterior) o descendente (de posterior a anterior). Campos de hora Un campo de hora guarda una sola hora. Puede buscar y ordenar registros en un campo de hora as como usarlo en clculos. La ordenacin de los campos de hora es ascendente (de anterior a posterior) o descendente (de posterior a anterior). Campos miscelneos Un campo miscelneo puede guardar un grfico u objeto procedente de otra aplicacin que admita OLE (Vinculacin e incrustacin de objetos). Algunos objetos OLE tpicos son imgenes, archivos de sonido y relaciones de datos. Pegue o importe el grfico u objeto en el campo de un registro. Puede especificar un tipo predeterminado de objeto OLE cuando defina el campo. Campos calculados Un campo calculado guarda el resultado de una frmula. Escriba la frmula cuando defina el campo y despus Approach calcula el resultado de cada registro y lo introduce en el campo. El resultado puede ser una cadena de texto, un nmero, una fecha u hora o un valor booleano. Puede regresar en cualquier momento al cuadro de dilogo de definicin de campos para modificar la frmula del campo calculado. Campos de variable Un campo de variable es un rea de almacenamiento temporal. Especifique el tipo de datos y de forma opcional, un valor predeterminado para el campo. Los datos de los campos de variable se guardan en la memoria, no
en el disco. Es posible acceder a un campo de variable siempre que est abierto el archivo de Approach en el que est definido. Los campos de variable difieren de otros tipos de campos en que es el mismo para cada registro de una base de datos. Por lo dems son como el resto de los campos, pueden presentarse en pantalla, recibir formato y usarse en clculos y macros. Si desea ms informacin 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase:
campos, tipos
Creacin de campos y agregacin a una vista

Si crea una base de datos partiendo de cero, acceder automticamente al cuadro de dilogo Definicin de campos a fin de que pueda crear campos para la base. Tambin puede abrir el cuadro de dilogo Definicin de campos en cualquier momento para crear campos nuevos o modificar los existentes en una base. A excepcin de la primera vez que abre una base de datos en Approach, los campos no aparecen de forma automtica en las vistas. Agregue los campos a las vistas arrastrndolos del cuadro de dilogo Agregar campo o dibjelos con la herramienta de campo de la paleta de herramientas. A fin de crear nuevos campos para una nueva base de datos, seleccione Crear - Definicin de campos. Puede crear campos para cualquiera de las bases de datos asociadas al archivo de Approach. Insercin de una frmula para un campo calculado Para introducir un campo calculado en una base de datos, aada un nuevo campo con el tipo de datos Calculado y escriba una frmula para l. Puede, por ejemplo, usar un simple campo calculado para determinar la cantidad debida por el artculo de cada lnea de un pedido. El artculo de cada lnea es un registro. La frmula puede ser la siguiente:
Precio_artculo * Cantidad
Approach tambin puede calcular una frmula que evale valores de ms de un registro. Por ejemplo, para determinar la cantidad total correspondiente a los artculos de todas las lneas de un pedido, use la funcin RSUMA (Cantidad). As agrega los valores de los campos Cantidad a todos los registros del pedido.
Ms acerca de frmulas para campos calculados La frmula puede consistir en un solo nmero o referencia a otro campo o bien en smbolos y funciones de Approach. Escriba una frmula en la pestaa Definir frmula. El resultado aparece en el campo de todos los registros. Use valores de otros campos de un registro: Defina por ejemplo el campo Total de la lnea con una frmula que calcule el coste de una lnea de una factura:
"Precio producto" * Cantidad
Las comillas dobles hacen que Approach trate Precio producto como un nombre de campo. Use las comillas dobles cuando el nombre del campo contenga un espacio. El resultado de esta expresin aparece en el campo Total de la lnea de todos los registros de la factura. Suma de resumen: Defina por ejemplo el campo Subtotal con una frmula que calcule el total de todas las lneas de una factura: RSUMA("Total de la lnea") Para indicar que esta frmula afecta a todos los registros de artculos de todas las lneas del pedido seleccione "Resumen de todos los registros de ..." en la pestaa Definir resumen . Incluya otros valores calculados: Otro campo calculado puede usar el resultado de Subtotal para calcular el total de la factura incluidos los impuestos. El valor de Total de la factura se calcula con esta frmula:
SubTotal * Impuestos
donde impuestos es un campo que contiene la tasa de impuestos local actual. Para obtener ms informacin, consulte el tema Frmulas: Introduccin en la Ayuda en lnea.
campos, agregacin a las vistas campos, agregacin a paneles de repeticin frmulas, de campos calculados
Edicin de campos de una base de datos

Puede editar el nombre, tipo, extensin o frmula de los campos. El cambio afecta al campo en toda la base de datos, an cuando ya incluya informacin en alguno de los registros.
Si cambia: el nombre Entonces Approach Usa automticamente el nuevo nombre donde apareca el antiguo, como referencias de campo de frmulas y macros. Pasa los datos al nuevo tipo. Si indica un nuevo tipo de datos que es incompatible con el original, Approach lo indica. Evala la frmula en todos los registros. Si el resultado se usa en frmulas de otros campos, tambin esas se recalculan de forma automtica.
el tipo de datos
el tamao para acortarlo Recorta los datos de acuerdo con la nueva extensin. la frmula
Personalizacin de un campo para la introduccin de datos

Approach brinda distintas formas con las que personalizar la introduccin de datos en los campos: Con campos de texto, fecha, hora, numricos o booleanos puede hacer que Approach introduzca los datos de forma automtica o compruebe la precisin de los que facilita. Con campos miscelneos puede indicar si usan objetos OLE y la aplicacin que acta de servidor OLE predeterminado. Con un campo de variable puede especificar el tipo de datos permitido y establecer el valor inicial. Insercin automtica de datos La introduccin automtica de datos hace que rellenar registros sea tarea rpida, fcil y precisa. As, haga que Approach asigne fechas a revisiones y a nmeros de facturas en lugar de introducir esta informacin personalmente. Por ejemplo, cuando define un campo para los nmeros de las facturas, haga que Approach rellene el siguiente nmero en orden cuando cree un nuevo registro de factura. Seleccione Crear - Definicin de campos, defina el campo del nmero de factura y haga clic en Opciones. En la pestaa Valor predeterminado, seleccione " Nmero de serie inicial " y escriba el primer nmero que debe usar Approach para numerar las facturas.
Frmulas para la introduccin automtica de datos La frmula puede consistir en un solo nmero o referencia a otro campo o bien en smbolos y funciones de Approach. Escriba una frmula en el cuadro correspondiente de la pestaa Valor predeterminado del cuadro de dilogo Definicin de campos . El resultado aparece cuando crea un nuevo registro. Defina un campo como igual al valor de otro: Puede definir la Direccin de facturacin como igual a la Direccin de envo hasta que el valor se cambie a propsito:
Direccin de envo
Las comillas dobles hacen que Approach trate la Direccin de envo como un nombre de campo. Defina una fecha futura para un campo: Puede definir el valor Fecha de pago de un registro empleando la fecha de hoy:
HOY()+30
La funcin HOY() asigna la fecha del da de hoy. Para obtener ms informacin, consulte el tema Frmulas: Insercin en la Ayuda en lnea.
Verificacin de la precisin de los datos introducidos Puede hacer que Approach verifique la validez de los datos de un campo. As, Approach puede comprobar que el nombre de un cliente del registro actual sea nico en la base de datos o que el valor numrico est comprendido dentro de una relacin concreta. Approach verifica la precisin de los datos a medida que los introduce. Si intenta introducir datos que son incorrectos de acuerdo con las opciones de validacin, aparece un mensaje que describe el problema. Antes de dirigirse a otro campo debe facilitar un valor que satisfaga las condiciones de validacin.
Frmulas para verificar la precisin de los datos introducidos La frmula puede consistir en un solo nmero o referencia a otro campo o bien en smbolos y funciones de Approach. Escriba una frmula en el cuadro correspondiente de la pestaa Validacin del cuadro de dilogo Definicin de campos . El resultado determina si los datos introducidos en el campo son aceptables. Controle el nmero de caracteres introducidos en un campo: Por ejemplo, para que los datos introducidos en un campo de cdigo postal consten de 5 o 9 dgitos, cree esta frmula de validacin como parte de la definicin de campos:
LONGITUD(Cdigo postal) = 5 o LONGITUD(Cdigo postal) = 9
La funcin LONGITUD determina el nmero de caracteres del valor situado en el campo Cdigo postal. Si este nmero es igual a 5 o a 9, Approach permite que introduzca ms datos en el registro. Si el valor no es 5 ni 9, aparecer un mensaje de error cuando intente introducir el valor en la base de datos. Para obtener ms informacin, consulte el tema Frmulas: Introduccin en la Ayuda en lnea.
Configuracin de opciones OLE para un campo miscelneo Un objeto OLE es aquel creado en otra aplicacin que puede vincular o incrustar en un campo miscelneo de Approach. Los objetos OLE permiten incluir diversos tipos de informacin en la base de datos, como grficos, vdeo, sonido y relaciones de datos. Puede definir estas opciones para los campos miscelneos: Vincule o incruste el objeto en el campo. Cuando vincula un objeto OLE, en el campo no guarda sino una copia de l. El objeto original permanece en el archivo origen y si cambia, la representacin del objeto en el campo miscelneo se actualiza en consecuencia. Cuando incrusta un objeto OLE, se guarda en el campo y no disfruta de una conexin activa con ningn archivo de la aplicacin servidora. Indique un tipo de objeto OLE predeterminado. Aun si dispone de una aplicacin predeterminada, puede guardar objetos de otras aplicaciones en el campo miscelneo.
Configuracin de opciones de datos para un campo de variable Puede indicar el tipo de datos que permite colocar en un campo de variable. Si intenta guardar un tipo incompatible de datos, Approach lo notifica para que pueda cambiarlo. Tambin puede definir un valor inicial para un campo de variable.
predeterminado, valores introducidos automticamente en campos datos, verificacin al introducirlos campos miscelneos, opciones OLE
Asociacin de bases de datos

Tal y como se explic en un apartado anterior de este captulo, para disear una serie de bases de datos asociadas los campos se dividen en grupos lgicos. Cada grupo se convierte en una base de datos independiente. El objetivo primordial consiste en minimizar la introduccin de datos, reduciendo as la posibilidad de errores, de forma que los datos colocados en una base puedan ser utilizados por otras bases relacionadas. Tras crear las bases de datos, establezca una relacin entre dos o ms bases mediante uno o ms campos compartidos. Estos son los campos de asociacin. Lo ideal es definir un campo de cada base de datos como el de asociacin e introducir en dicho campo de los registros un valor de identificacin. Si no dispone de un campo especfico que pueda usar como el de asociacin, asocie las bases de datos mediante otros que compartan. Los campos deben identificar exclusivamente registros de una de las bases de datos, como el nombre, apellidos y nmero de telfono. Suponga que desea compilar una lista de todos los empleados de los distintos departamentos de la empresa. En lugar de colocar todos los datos en una sola base, los divide en dos archivos pequeos de base de datos, uno por departamentos y otro por empleados. Adems de la informacin de departamentos y empleados, las bases disponen de al menos un campo de asociacin con valores de identificacin que distinguen cada departamento.
Las bases de datos de departamentos y empleados usan como campo de asociacin el campo identificador del departamento:
Cuando el registro de una base de datos dispone del mismo valor de asociacin que uno de la base asociada, los dos registros estn "relacionados" y pueden emplearse juntos en las vistas. En las bases de datos de departamentos y empleados, los registros que presentan el mismo valor en el identificador del departamento estn relacionados.
Approach protege las asociaciones creadas al evitar que elimine campos de asociacin. Si precisa eliminar un campo de este tipo, primero debe anular la asociacin entre las bases de datos o asociarlas con otro campo. Si el campo de asociacin es uno calculado, tampoco puede eliminar los campos a los que hace referencia la frmula hasta que anule la asociacin entre las bases de datos. Para realizar la asociacin en Approach, seleccione Crear - Asociar, abra la otra base de datos y seleccione los campos de asociacin. Presentacin de datos asociados en las vistas Tras asociar bases de datos en un archivo de Approach, puede disear vistas que usen los datos relacionados de las bases asociadas en ese archivo. A medida que trabaja en un formulario, informe u otra vista en Modo registro, Approach busca un valor coincidente en los campos asociados. Si
encuentra esa correspondencia, muestra datos de cada registro que incluya el valor coincidente. En un formulario que muestra el registro de un departamento, puede ver todos los empleados que posean el mismo valor en el campo identificador del departamento que el departamento actual.
Si est en Modo diseo examinando nombres de campos en lugar de datos, cada campo de una vista muestra tanto el nombre de la base de datos asociada como el del campo. Bases de datos principal y detallada en una vista Cada formulario, informe u otra vista que usa bases de datos asociadas dispone de una base de datos principal y de una o ms detalladas. La base de datos principal facilita la informacin bsica de esa vista. En esa vista pueden aparecer todos los registros de la base de datos principal. El resto de las bases actan como bases de datos detalladas y brindan informacin adicional relacionada para que aparezca en la vista. Cada vista de un archivo de Approach puede disfrutar de una base de datos diferente. Un formulario muestra un registro de la base de datos principal. As, el formulario de departamentos se basa en la base de datos de departamentos. La base de datos de empleados es una detallada de este formulario. Un panel de repeticin de un formulario se basa siempre en una de las bases de datos detalladas del formulario. El panel muestra todos los registros de la base de datos detallada que coinciden con el valor del campo o campos de asociacin de la base de datos principal.
En un informe, todos los registros de la base de datos principal aparecen como artculos de una lnea en el cuerpo del informe. As, si desea disponer de una lista de todos los empleados de la empresa y agruparlos por departamentos, disee un informe basado en la base de datos de empleados y use despus los paneles de resumen para organizarlos por departamentos.
Resumen de los valores asociados de la base de datos principal (de departamentos) Valores de la base de datos detallada (de empleados)
Cuando disea un informe que usa datos asociados, es importante que lo prepare en torno a aquella base de la que desea mostrar todos los registros. En el informe de empleados anterior, desea observar todos los registros de la base de datos de empleados. Por lo tanto, convierte la base de datos de empleados en la principal del informe. Si usara por el contrario la de departamentos, slo vera un empleado por departamento. Al crear una vista indica la base de datos que acta como principal en dicha vista. Puede cambiar la base de datos principal ms adelante mediante el cuadro de informacin. Relaciones de asociacin La relacin entre registros de dos bases de datos asociadas puede ser de uno a varios, de varios a uno, de uno a uno y de varios a varios. En una relacin uno a varios, un registro de una base de datos est relacionado con uno o ms de la otra base. As, un departamento puede disponer de numerosos empleados, es decir, un registro de la base de datos de departamentos tiene la misma identificacin de departamento que varios registros de la base de empleados.
Para mostrar una relacin de uno a varios, aada un panel de repeticin a un formulario basado en la base de datos "uno". El panel de repeticin est basado en la base de datos "varios" y cada lnea del panel es un registro de esa base.
En una relacin uno a uno , un registro de una base de datos est relacionado con un solo registro de otra base. Por ejemplo, el nmero de un vehculo de una base de datos puede estar relacionado con el nmero de matrcula del mismo de la base de datos asociada. No suele ser necesario crear asociaciones uno a uno en Approach. En su lugar los datos relacionados de esta forma, como todo lo que afecta a un vehculo se guarda en una sola base de datos. Una relacin varios a uno constituye el opuesto del tipo uno a varios. Esta relacin suele emplearse cuando se buscan datos asociados. Cree una asociacin de varios a uno tal y como las de uno a varios. Para mostrar una relacin varios a uno, aada campos de la base de datos "uno" a una vista basada en la base "varios". Cuando introduzca datos en el campo de asociacin, los campos de la base "uno" se rellenan de forma automtica con los datos coincidentes con el valor de asociacin. Por ejemplo, un registro de departamentos de una base de datos de departamentos puede estar relacionado con varios registros de empleados de una base de empleados. La asociacin entre las dos bases de datos es un valor que representa al departamento, identificacin del departamento. Cuando introduce un valor en la identificacin del departamento de un registro de empleados, efecta una conexin entre ese registro y el correspondiente de la base de datos de departamentos. Para consultar de forma automtica informacin de departamentos de una vista de empleados, coloque campos de la base de departamentos en una vista basada en la base de empleados.
En una relacin varios a varios, varios registros de una base de datos estn relacionados con ciertos de la otra base. Una serie de pedidos de productos es un ejemplo tpico de relacin varios a varios. Cada pedido puede incluir varios productos y cada producto puede aparecer en varios pedidos. Una relacin varios a varios es como la de uno a varios en ambos sentidos. No puede configurar una relacin varios a varios directamente entre dos bases de datos. Si, por ejemplo, asocia las bases de datos de pedidos y productos directamente con un nmero de pedido, cada producto aparece slo en un pedido (porque el nmero de pedido es parte del registro del producto).
De igual forma, si asocia las dos bases de datos con un nmero de producto, cada pedido slo puede incluir un producto (porque el nmero de producto es parte del registro de pedido). Para configurar una relacin varios a varios entre dos bases de datos debe aadir una base intermedia o de interseccin. Cada base de datos establece una relacin uno a varios con esta base de interseccin. Con las bases de datos de pedidos y productos puede usar una tercera base que guarde la informacin de los productos de cada elemento del pedido y llamarla elemento_lnea. Presente a continuacin los registros de la base de datos elemento_lnea en un panel de repeticin de un formulario basado en la base de datos de pedidos. As guarda los pedidos aparte de la base de datos de productos y stos aparte de la base de pedidos.
Ahora cada pedido puede incluir varios productos y cada producto puede estar presente en diversos pedidos. Puede presentar datos de uno a varios tanto en vistas de pedidos como de productos.
Registro de un pedido que contiene datos referentes a varios productos
Registro de un producto que contiene datos de varios pedidos
Asociaciones de alias En ciertas ocasiones resulta prctico asociar una base de datos a s misma. Suponga, por ejemplo, que desea llevar un registro de los empleados de la empresa que son encargados y de quienes son responsables. La base de datos de empleados puede incluir identificaciones de empleados para distinguir a cada uno de stos de forma exclusiva as como identificaciones de encargados que sealen al jefe de cada persona mediante la identificacin del empleado.
sta puede ser una forma eficaz de usar datos porque no es preciso que duplique los registros de encargados en una base de datos aparte. Lo que s necesita es una segunda base de datos que recoja correctamente las relaciones de asociacin. Para asociar una base de datos a s misma, cree una copia virtual de la base en el cuadro de dilogo Asociar. Por virtual se conoce la copia que no es un duplicado de la base de datos sino otra forma de referirse a ella llamada alias. Tras crear la base de datos de alias, puede establecer una asociacin entre la base y su alias como hara entre dos bases cualesquiera. As, por ejemplo, puede asociar la identificacin de encargados de una base de datos de empleados con la identificacin de empleados de la base de datos de encargados, que es una copia virtual de la primera base.
La base de datos de alias de encargados mantiene una relacin de uno a varios con la de empleados. Puede presentar los resultados de esta auto-asociacin mediante un panel de repeticin de un formulario basado en la base de datos de encargados.
Si crea ms de una copia de alias de una base de datos, puede asociar un alias a otro e incluso asociar uno de ellos a una base diferente.
Cuando crea un alias para una base de datos, Approach aade 1 al nombre de la base y asigna al alias el mismo nombre seguido de un 2 (o un 3 y as sucesivamente). Por ejemplo, EMPLEADO:1 y EMPLEADO:2. Estos nombres slo aparecen en el archivo de Approach con las asociaciones y no afectan al nombre de la base de datos de ningn otro archivo de Approach. Asociacin y anulacin de sta Los formularios, informes y otras vistas de un archivo de Approach pueden usar datos de cualquier base de datos asociada a ese archivo. Con cada asociacin puede indicar si desea que Approach agregue o elimine registros de una base de datos asociada cuando inserte o modifique informacin en una vista basada en una base diferente. Tras crear asociaciones a travs de bases de datos, no olvide guardar los cambios en el archivo de Approach.
base de datos principal en una vista, generalidades asociaciones alias asociaciones, opciones
A continuacin: Creacin de vistas

Ahora que ha diseado el sistema de bases de datos, est preparado para crear vistas con las que introducir, analizar y presentar los datos. Utilice las vistas con todas las operaciones de bases de datos. Dependiendo de la frecuencia con la que ejecute una tarea, puede especializar una vista que realice lo que precisa y facilite su uso repetido.
Captulo 32 Diseo y modificacin de vistas

En este captulo se describen las distintas formas de crear y personalizar las vistas de Approach para facilitar la introduccin y presentacin de los datos. Las tareas descritas en este captulo afectan a las vistas y objetos almacenados en los archivos de Approach (.APR). Todas estas tareas se realizan mediante el entorno Modo diseo. Elija Archivo - Guardar archivo de Approach de forma peridica para guardar los cambios que realice en Modo diseo.
El entorno Modo diseo

En Modo diseo puede crear formularios, informes, hojas de trabajo, cartas formulario, sobres, etiquetas postales, tablas resumen y grficos para consultar y editar sus datos. Tambin puede agregar, editar y suprimir estas vistas en cualquier momento. Para activar el entorno Modo diseo, opte por una de las siguientes posibilidades: Haga clic en el botn Modo diseo de la barra de acciones. Haga clic en el botn de entorno de la barra de estado y seleccione Modo diseo. Elija Ver - Modo diseo . Mientras trabaje en Modo diseo, recuerde guardar los cambios que realice en las vistas. Si precisa informacin acerca de la personalizacin del rea de trabajo de este entorno, consulte el Captulo 35.
Los SmartIcons del entorno Modo diseo

Approach le ofrece grupos de SmartIcons para manipular objetos, editar texto y modificar el rea de trabajo en Modo diseo. Para ejecutar el comando o accin asociado al icono, haga clic en l. Para saber qu funcin tiene cada icono, simplemente site el puntero del mouse sobre el icono. Al hacerlo, ver una breve descripcin de su funcin.
32-1
Haga clic en el botn situado en la esquina superior izquierda de cualquier barra de SmartIcons para seleccionar otra barra relacionada o para ocultarla. Si precisa ms informacin para conocer cules son los grupos de SmartIcons que estn disponibles en determinadas circunstancias, consulte el Captulo 4.
SmartIcons, generalidades SmartIcons, visualizacin
La barra de mens y la barra de estado en Modo diseo

En Modo diseo, la barra de mens incluye un men contextual cuyo nombre y comandos varan en funcin de la seleccin y vista actuales. Si no hay nada seleccionado, el men contextual puede llamarse Formulario, Informe, Carta, Sobre, Etiquetas , Hoja, Tabla o Grfico. En cada caso incluye los comandos necesarios para trabajar con la vista actual. Este men contextual muestra comandos especficos para trabajar con el tipo de vista actual. De esta forma, si ha seleccionado un objeto o si hace clic en un fragmento de texto, un panel de repeticin o un panel de resumen, ver el men Objeto, Texto, Columna o Panel, y dispondr de los comandos especficos para trabajar con el correspondiente tipo de elemento. En Modo diseo, la barra de estado proporciona informacin acerca de la vista actual y del texto y objetos que contenga. La mayora de los componentes de la barra de estado son botones que puede utilizar para cambiar la seleccin o el rea de trabajo.
Fuente Tamao fuente Estilo con nombre Pgina actual Zoom Vista
Estilo de fuente
Tamao del objeto
Controles desplazam. entre pginas
Entorno

En Modo diseo puede acceder a un men de acceso directo que recoge una lista de los comandos ms usados en este entorno en relacin con el objeto seleccionado. Estos comandos tambin forman parte del men principal.
El men de acceso directo aparece al hacer clic con el botn derecho del mouse.
Si desea seleccionar un comando del men de acceso directo, haga clic en un campo con el botn derecho del mouse. En el men de acceso directo, seleccione el comando que desee. A continuacin, el men de acceso directo se cerrar. Para cerrar el men sin seleccionar ningn comando, haga clic en cualquier punto fuera del men.
El cuadro de informacin
Las propiedades de diseo de los objetos se definen en el cuadro de informacin.
Diseo y modificacin de vistas 32-3
El cuadro de informacin est dividido en paneles que contienen las propiedades del objeto seleccionado actualmente. Cuando no hay ningn objeto seleccionado, el cuadro de informacin muestra las propiedades de la vista actual. Al hacer clic en alguna de las pestaas de la parte superior del cuadro de informacin, aparecer otro grupo de propiedades del objeto seleccionado.
Si selecciona un campo, el cuadro de informacin mostrar sus propiedades bsicas. Haga clic en la pestaa Lneas y colores para seleccionar las opciones de borde y relleno. Haga clic en la pestaa Formato para mostrar datos en maysculas, formatos de nmeros de telfono o separadores de fecha y hora.
Al hacer clic en otro objeto o en el fondo de una vista, el cuadro de informacin mostrar las propiedades del correspondiente objeto o vista. Es posible guardar un grupo de propiedades del cuadro de informacin en un estilo con nombre. Si desea cambiar las propiedades de un determinado objeto, podr utilizar el cuadro de informacin para aplicarle un estilo con nombre o para cambiar las propiedades de forma manual. Tambin es posible hacer que un estilo con nombre sea el predeterminado para todas las vistas.
La paleta de herramientas
Utilice la paleta de herramientas para dibujar objetos y agregar campos a una vista. Haga clic en cualquier icono para trabajar con l. Haga doble clic en los iconos para dibujar ms de un objeto de ese tipo.
Despus de crear botones radiales, cuadros de campo y cuadros de verificacin mediante los iconos de la paleta de herramientas, Approach mostrar un cuadro de dilogo con el que podr conectar estos nuevos objetos a un campo de base de datos. Si dibuja un botn, Approach abre el cuadro de informacin y presenta la pestaa Macros. En esta pestaa puede especificar propiedades sobre macros: Seleccionar la accin del usuario que activa la macro. Especificar el nombre de la macro que desea anexar al botn.
Los Asistentes
Con slo seguir unos pocos pasos, es posible crear vistas que se acomoden a una forma determinada de utilizar sus datos. Utilice los auxiliares para crear las vistas. Desde el men Crear puede acceder a todos los auxiliares de vistas: formularios, informes, hojas de trabajo, tablas resumen, cartas formulario, etiquetas postales, sobres y grficos. Estos auxiliares permiten seleccionar tanto los campos que aparecen en las vistas como los que se utilizan en los resmenes, adems de seleccionar la forma en que se calculan los resmenes.
Por ejemplo, utilice el asistente para formularios para crear un formulario especial para la introduccin de datos, ya sea agregando campos de izquierda a derecha o de arriba abajo, o bien seleccionando varios estilos de lneas y colores.
Nombre de la vista Seleccione un formato Seleccione un estilo
Tambin es posible utilizar el asistente para informes para crear un informe que agrupe varios registros y muestre los valores totales de los distintos grupos. Approach le ofrece una serie de formatos y estilos prediseados para las vistas. Seleccione un formato y un estilo del asistente para determinar la apariencia bsica de la vista. Si fuera necesario, ms adelante podr modificar su seleccin.
Ampliacin y reduccin de las vistas

En Modo diseo, puede ampliar la vista para ver los detalles de una imagen o reducirla para tener una visin de conjunto. Puede ajustar el zoom al 25, 50, 75, 85, 100 y 200 por ciento. Este ajuste del zoom afecta nicamente a la forma en que aparece una vista en la pantalla, y no a la forma en que se imprime dicha vista. Approach siempre imprime ajustando el zoom al 100 por ciento.
Ajuste el nivel de zoom en la barra de estado
ampliacin y reduccin, vistas
Trabajo en Modo diseo

En Modo diseo, todo lo que contenga una vista es un objeto que se puede modificar. Puede seleccionar y manipular todos los objetos de diversas formas, incluido el ajuste del tamao de los objetos y la aplicacin de propiedades de lneas y colores. Tambin puede agregar objetos al fondo de una vista. En Modo registro, estos objetos son los mismos para cada registro (por el contrario, el texto y las imgenes de los campos cambian de un registro a otro en Modo registro).
Pegue imgenes creadas mediante una aplicacin de grficos. Agregue objetos de texto en Modo diseo.
Dibuje objetos y aplqueles propiedades de color, sombra, relleno. Todos los elementos que agregue a su diseo aparecern en cada uno de los registros.
Los objetos de campo muestran datos de los registros de una base de datos. De forma predeterminada, un objeto de campo es un cuadro en el que se escriben datos en Modo registro. Hay otros objetos de campo como los grupos de botones radiales, los grupos de cuadros de verificacin y diversos tipos de listas. Algunas vistas pueden presentar paneles que contengan campos y otros objetos. Por ejemplo, un formulario puede mostrar un panel de repeticin y un informe puede incluir un panel de resumen.
Un panel de un informe puede tener varios campos.
Un panel de repeticin de un formulario tambin puede tener varios campos.
Cualquier vista es, en s misma, un objeto. Una vista se puede editar de la misma forma que otros objetos y, adems, proporciona el fondo en el que se colocan otros objetos. Visualizacin de datos o nombres de campo En Modo diseo, es posible visualizar tanto los nombres de los campos como los datos de los objetos de campo. Al visualizar los nombres de campo en Modo diseo, los bordes de los objetos tambin aparecen en el rea de trabajo. En caso de que el archivo de Approach tenga bases de datos asociadas, los nombres de las bases de datos aparecern junto a los nombres de campo (por ejemplo, EMPLEADO. Direccin). En los informes que muestren los nombres de campo, es posible observar cmo estn distribuidos los campos y dems objetos en los paneles de dichos informes.
visualizacin, de nombres de campos en Modo diseo

Si Mostrar datos no est activado, en los paneles del informe aparecen los nombres de los campos.
Si Mostrar datos est activado, ver: agrupaciones de registros,
resmenes calculados y datos de los campos
Al mostrar los datos en Modo diseo, los datos de los campos aparecen tal como se imprimirn: Los campos definidos para que se impriman aparecen de la misma forma que cuando se imprimen. Los objetos definidos para que no se impriman no aparecen en la vista. Es posible cambiar entre las distintas formas de ver los objetos en Modo diseo. Para ver los datos en Modo diseo, seleccione Ver - Mostrar datos. Para ver los nombres de los campos, seleccione Ver - Mostrar datos de nuevo.
Seleccin de objetos Los objetos seleccionados presentan controladores de seleccin a su alrededor. Para ajustar el tamao del objeto, basta con arrastrar alguno de estos controladores de seleccin.
Controladores de seleccin Puntero del mouse
Al seleccionar ms de un objeto, es posible cambiar las propiedades de todos los objetos a la vez. El cuadro de informacin muestra las opciones comunes a todos los objetos seleccionados. Para seleccionar un objeto, haga clic en el objeto o en sus bordes. Para seleccionar ms de un objeto, presione la tecla MAYS y haga clic en los objetos, o bien haga clic en una zona vaca de la vista y arrastre el puntero diagonalmente para dibujar un rectngulo de seleccin que abarque los objetos que desee seleccionar.
objetos, seleccin
3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar. Seleccin de texto Antes de aplicar una propiedad al texto (como negrita o cursiva) es necesario seleccionar el texto. Al seleccionar un objeto de texto, cualquier atributo que utilice se aplicar a todo el texto del objeto. No obstante, tambin es posible seleccionar un fragmento de texto dentro de un objeto de texto. El texto seleccionado aparecer resaltado.
Alineacin y distribucin de objetos Approach le permite alinear los objetos de forma vertical, horizontal o ambas a la vez. Es posible especificar la alineacin segn la parte superior, inferior, lateral o central de los lmites de los objetos. Los objetos se pueden alinear en relacin con la posicin de un objeto o con el punto ms cercano de la cuadrcula.
Alinee los objetos:
entre s, o
respecto a la cuadrcula.
Al alinear los objetos de forma vertical, horizontal o ambas a la vez, la distancia entre los objetos se mantiene fija.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase :
objetos, alineacin
3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar. Formato rpido Es posible copiar las propiedades de lneas y colores y los atributos de texto propios de un objeto y aplicarlos a otro objeto con un simple clic del mouse. Cada objeto en el que haga clic tomar las propiedades de lneas y colores y los atributos de texto del objeto seleccionado.
Seleccione el primer objeto y haga clic en Formato rpido.
A continuacin seleccione los objetos que desee modificar.
Estilos con nombre Un estilo con nombre es un conjunto de propiedades de un objeto que se pueden definir y guardar. Es posible aplicar un estilo con nombre a cualquier objeto y tambin definir un estilo con nombre como el predeterminado de las nuevas vistas. Los estilos con nombre permiten aplicar un formato coherente a los objetos de un archivo de Approach. Los estilos con nombre pueden incluir las propiedades siguientes: Atributos de texto para los datos de campo y para el texto incluido en los objetos de texto. Propiedades de lneas y colores para todos los objetos y propiedades de bordes y lneas base para los campos. Atributos de texto para los rtulos de los campos. Propiedades de imagen, tales como recorte y reduccin, para los campos miscelneos. Propiedades de bordes y colores para el fondo de las vistas y de los paneles. Al aplicar un estilo con nombre se aplican las mismas propiedades que aparecen en el cuadro de informacin, pero de una vez. Los estilos con nombre permiten aplicar cmodamente las mismas propiedades a ms de un objeto. En caso de cambiar alguna propiedad de un estilo con nombre, todos los objetos que utilizan dicho estilo se actualizarn de forma automtica segn esos cambios. Si se tiene un objeto que contenga todas las propiedades que se desean aplicar a otros objetos, es posible crear un estilo con nombre basado en el objeto. Al crear una vista mediante un asistente, es posible aplicarle el estilo predeterminado actual u otro estilo. Approach utiliza las propiedades de un estilo para el fondo de la vista y para todos los objetos que agregue a la vista.
estilos con nombre, aplicacin
Vistas
Adems de editar los objetos independientes de una vista, es posible realizar cambios que afecten a toda la vista en su conjunto. Al igual que con otros objetos, se puede acceder a las propiedades de una vista mediante el cuadro de informacin. Al seleccionar una vista o hacer clic en el fondo de una vista en Modo diseo, el cuadro de informacin cambia para mostrar las propiedades de dicha vista. Si desea asegurarse de que est cambiando las propiedades de una vista determinada, compruebe el nombre de la vista en el ttulo del cuadro de informacin.
En la barra de ttulo del cuadro de informacin aparece el objeto seleccionado actualmente.
Para crear una vista similar a alguna que ya haya creado, seleccione Duplicar [Vista] en el men contextual y despus modifique la copia. Al duplicar una vista, Approach le da a la copia un nombre como Formulario 2 o Informe 2. Si as lo desea, puede cambiar este nombre en la pestaa Bsicas del cuadro de informacin. Para eliminar una vista, seleccione Suprimir [Vista] en el men contextual.
Propiedades de los campos en Modo diseo

Si desea agregar formularios, informes, sobres o etiquetas postales, utilice el cuadro de dilogo Agregar campo o cualquiera de los iconos destinados a crear objetos de campo de la paleta de herramientas. Tambin puede utilizar este cuadro de dilogo en una hoja de trabajo o en una tabla resumen. Arrastre los campos desde el cuadro de dilogo Agregar campo hasta las vistas. Al agregar campos a un formulario o informe, en la vista aparece un cuadro de campo para insertar y editar de los datos en Modo registro. Un cuadro de campo en una vista constituye una conexin con el campo de la base de datos correspondiente. No hay limitacin al nmero de conexiones establecidas con un mismo campo de la base de datos, ya sea desde una sola vista o desde varias.
Approach determina de forma automtica el grosor del borde, los atributos de texto y las dems propiedades del estilo con nombre de la vista actual correspondientes al cuadro de campo. Es posible suprimir los campos de una vista de la misma forma en que se hace con otros tipos de objetos. Al suprimir un campo de una vista de Approach, lo nico que cambia es la vista de los datos, no la estructura de la base de datos. Para agregar o suprimir campos de la base de datos, seleccione Crear - Definicin de campos.
Rtulos de los campos

Un rtulo es un ttulo empleado para identificar un campo en Modo registro. Inicialmente Approach emplea como rtulo el nombre del campo. Sin embargo, puede cambiar el rtulo sin que ello afecte al nombre del campo. Los rtulos pueden estar encima, debajo, a la derecha o a la izquierda del cuadro de campo. Tambin es posible suprimir el rtulo.
El rtulo del campo puede aparecer: encima del cuadro de campo a la izquierda a la derecha o debajo.
O tambin puede no aparecer.
Modifique las propiedades del texto, el texto del rtulo o su posicin desde la pestaa Formato del cuadro de informacin. Elija Rtulo para modificar las propiedades del rtulo.
Haga clic en Rtulo para ver las propiedades del campo rtulo.
Visualizacin de los valores de un campo

Aparte de presentar un campo como un simple cuadro en el que introducir datos, tambin es posible presentarlo de estas formas: Como una lista de desplazamiento (cuadro desplegable, lista y cuadro de campo o cuadro de lista). Como uno o varios cuadros de verificacin. Como uno o ms botones radiales. Utilice uno de estos controles para hacer que la introduccin de datos sea mucho ms fcil y precisa. Visualizacin de un campo como una lista de valores Es posible hacer que un campo aparezca en Modo registro como un cuadro desplegable, como un cuadro de lista o como una lista y cuadro de campo.
Cuadro de lista Cuadro desplegable Lista y cuadro de campo
Seleccione en la lista
Despliegue y seleccione
Seleccione en la lista o introduzca otro valor
Para mostrar un campo como una lista, comience con un campo que ya est presente en la vista. nicamente los campos memo y los campos miscelneos no se pueden mostrar como listas. Puede especificar los valores de la lista de varias formas: Escribiendo los valores personalizados que desee que aparezcan en la lista. Empleando los valores correspondientes a un campo de base de datos. Empleando los valores de otro campo como descripcin del valor que se agrega a este campo. Por ejemplo, imagine un campo con una lista que almacene la identificacin de los empleados. Para facilitar la introduccin de la identificacin de los empleados, es preferible incluir en esta lista los apellidos de los empleados en vez de su cdigo identificador. Filtrando la lista de valores mediante un valor de campo que ya se haya introducido en el registro. Por ejemplo, imagine que no todos los productos de su empresa estn disponibles en otros pases. Para ver slo los productos disponibles en un determinado pas, agregue el campo Pas a las bases de datos de productos y rdenes de venta. Limite entonces la lista a los productos que tengan el mismo valor en el campo Pas (en la base de datos de productos) y que ese valor sea el que muestre el campo Pas del registro actual (en la base de datos de rdenes de venta). Al trabajar con bases de datos asociadas, tambin es posible utilizar los campos de estas bases de datos asociadas para describir o filtrar los valores de una lista de campo.
valores descriptivos, visualizacin en listas desplegables campos, visualizacin como cuadros de lista campos, visualizacin como cuadros desplegables campos, visualizacin como cuadros de campos y listas
3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar. Visualizacin de un campo un cuadros de verificacin Es posible visualizar un campo como uno o ms cuadros de verificacin. Un cuadro de verificacin tiene dos valores posibles: Activo e Inactivo. El
primero se introduce en el campo si el cuadro est marcado, el segundo se introduce si el cuadro est sin marcar. Hay un tercer valor, nulo, que se introduce si el cuadro no se ha seleccionado. Para marcar o anular la marca de un cuadro de verificacin en Modo registro, basta con hacer clic en ellos. Cualquier tipo de campo se puede presentar como un cuadro de verificacin, exceptuando los campos memo y los miscelneos. Por ejemplo, quiz desee utilizar un cuadro de verificacin para identificar los productos devueltos. Entonces, el valor Marcado sera Devuelto y el valor Sin marcar sera No devuelto.
Debido a que cada cuadro de verificacin tiene dos valores, normalmente slo debera definir un cuadro de verificacin para cada campo. Si un campo tiene ms de un cuadro de verificacin, slo se podr marcar uno de estos campos a la vez (aunque es posible que ninguno de ellos est marcado). Al marcar un cuadro de verificacin, cualquier otro cuadro del grupo que ya est marcado queda sin marcar. Al anular la marca de un cuadro de verificacin, se introducir el valor Sin marcar en el campo correspondiente. Es posible agregar un campo a una vista como cuadro de verificacin, o visualizar como cuadro de verificacin un campo que ya est en una vista. En estos casos, se puede utilizar los valores del cuadro de verificacin o los valores del campo actual.
campos, visualizacin como cuadros de verificacin
Visualizacin de un campo como un grupo de botones radiales Es posible visualizar un campo como un conjunto de botones radiales. Haga clic en un botn radial en Modo registro para insertar su valor. Es posible mostrar cualquier tipo de campo como botones radiales, exceptuando los campos memo y miscelneos. Por ejemplo, quiz desee emplear botones radiales para ofrecer una lista de los posibles niveles de estado de los clientes.
Como cada botn radial tiene un solo valor, normalmente se utilizar un conjunto de dos o ms botones radiales para un nico campo. En un conjunto de botones radiales, slo puede haber uno seleccionado al mismo tiempo. Al seleccionar un botn radial, cualquier otro botn que estuviera activado dejara de estarlo. Es posible agregar un campo a una vista como un conjunto de botones radiales o visualizar un campo que ya estuviera en una vista como botones radiales. Este tipo de botones pueden tener valores personalizados o valores que tomen de los campos de las bases de datos.
campos, visualizacin como botones radiales
Formato de los datos en los campos

Approach le ofrece formatos predefinidos para visualizar e imprimir datos de fecha, de hora, de nmeros y de texto en los distintos campos. Siempre que se introducen datos en un campo, slo se introducen los datos en s mismos, tanto si el campo tiene un formato determinado como si no lo tiene. Approach aplica un formato de forma automtica a los caracteres que se introducen en los campos, tales como smbolos monetarios o separadores de millar. Al salir de los campos es cuando se muestran estos datos con su formato final.
Si selecciona la opcin Formato de entrada para un campo de fecha, de hora o numrico, los caracteres aparecern en el campo al hacer clic en l para introducir los datos y el subrayado mostrar el nmero mximo de caracteres.
Si selecciona la opcin Formato de entrada para un campo de texto, los datos aparecern en maysculas al introducirlos. La informacin acerca del formato de un campo se define en la pestaa Formato del cuadro de informacin. Al seleccionar un tipo de formato, este panel mostrar las opciones correspondientes a dicho tipo de formato. Los formatos disponibles dependen del tipo de datos del campo al que hagan referencia.
campos, formato de fechas campos, formato numrico campos, formato de hora
Campos miscelneos
Es posible agregar campos miscelneos a un formulario, informe, hoja de trabajo, carta formulario, sobre o etiqueta postal para incluir una imagen, un objeto OLE o un grfico que dibuje usted mismo con el mouse en Modo registro. Estos grficos aparecern nicamente en el campo miscelneo de los registros y formarn parte del registro, no del diseo de las vistas. Es posible cambiar las propiedades de grosor, color y marco de un campo miscelneo, al igual que desplazar, ajustar el tamao, cortar, copiar, pegar y suprimir este campo de la misma forma que se hace con los dems tipos de objetos.
Cambio del orden de desplazamiento de los campos

Al introducir datos en Modo registro, puede utilizar la tecla TAB para desplazarse por los campos de un registro (tambin puede utilizar la tecla INTRO para desplazarse por los registros, si se ha definido de esta forma en las preferencias). El orden de desplazamiento es el orden que se sigue al desplazarse por los distintos campos de un registro. Los botones radiales y los cuadros de verificacin ocupan una posicin diferente en el orden de desplazamiento. Los bloques de texto, botones de macro y objetos grficos se pueden incluir en el orden de desplazamiento. Para incluir un objeto, basta con seleccionar la casilla "En orden desplazamiento" en la pestaa Bsicas del cuadro de informacin de ese objeto. Elija Ver - Orden de desplazamiento para ver este orden y modificarlo.
Los nmeros de los cuadros indican el orden de desplazamiento. Edite los nmeros para cambiar el orden.
Approach establece inicialmente como orden de desplazamiento el orden en que se agregaron los campos (y objetos) a la vista, aunque es posible cambiar este orden. De esta forma, podr cambiar el orden de unos pocos elementos o volver a ordenar todos los elementos.
orden de desplazamiento, agregacin de objetos orden de desplazamiento, cambio orden de desplazamiento, eliminacin de objetos
Vistas
Las secciones que aparecen a continuacin describen los ocho tipos de vistas disponibles en Approach. A pesar de que varias vistas pueden mostrar los mismos datos de campo, cada una de ellas est especficamente diseada para realizar tareas distintas. Base de datos principal de una vista Cuando un archivo de Approach contiene bases de datos asociadas, Approach identifica una de las bases de datos como la principal de cada vista. El nmero de registros que puede mostrar una vista depende del nmero de registros de la base de datos principal. Las dems bases de datos asociadas son las bases de datos detalladas o secundarias de la vista. Es posible agregar campos a la vista desde las bases de datos detalladas. Si necesita informacin adicional acerca de las bases de datos principales y detalladas, consulte la seccin Asociacin de bases de datos del Captulo 31.
Formularios
Un formulario es un tipo de vista que permite ver o trabajar con una seleccin de informacin de un solo registro de una base de datos. Los formularios permiten ver todos los registros de una base de datos, si bien de uno en uno. Por ejemplo, emplee un formulario para insertar, buscar y examinar informacin sobre sus clientes.
Diferencias entre un formulario y un registro Al igual que cualquier otra vista de un archivo de Approach, los formularios son una forma de mostrar los datos de los registros en una base de datos, mientras que los registros constituyen una unidad de almacenamiento en las bases de datos. Esta distincin entre formularios y registros es muy til, a la vez que importante. Por ejemplo, al crear un formulario, es posible seleccionar nicamente los campos de la base de datos que almacenen los datos que queremos mostrar en el formulario. Agregacin de paneles de repeticin a los formularios Cuando un registro de la base de datos principal mantiene una relacin con varios registros de una base de datos detallada, es posible agregar un panel de repeticin a los formularios. El panel de repeticin muestra todos los registros de la base de datos detallada que estn relacionados con cada uno de los registros de la base de datos principal del formulario. Por ejemplo, un departamento y sus empleados mantienen una relacin de este tipo: un departamento est formado por varios empleados. Para mostrar una relacin de los empleados que tiene cada departamento, debe
asociar una base de datos de departamentos a una base de datos de empleados mediante un campo que identifique a los departamentos. A continuacin, puede crear un formulario con la base de datos de departamentos como base de datos principal y un panel de repeticin para los empleados. De esta forma, el panel mostrar una relacin de todos los empleados que tienen la misma identificacin de departamento que el departamento actual. Cada uno de los empleados de este panel de repeticin mostrar el valor 332 en el campo de identificacin de departamento, es decir, la misma identificacin que tenga el departamento en la base de datos de departamentos.
Cundo conviene emplear los formularios? Al escribir los datos mientras se muestra un registro cada vez. Al realizar bsquedas, especialmente cuando desee encontrar selecciones de cuadros de verificacin, de botones radiales o de listas. Creacin y modificacin de los formularios?
Para Crear un nuevo formulario. Copiar un formulario en el mismo archivo de Approach y modificar la copia. Importar vistas de otro archivo de Approach y personalizarlas. Seleccione Crear - Formulario En Modo diseo, Edicin - Duplicar formulario En Modo diseo, Archivo - Importar archivo de Approach
Qu se puede hacer con los formularios? Tenga en cuenta los siguientes consejos acerca de la definicin de campos y el diseo de formularios si desea mejorar la introduccin de datos en sus formularios. Si precisa ms informacin, presione la tecla F1 para acceder a la Ayuda.
Para Filtrar los valores que se pueden seleccionar para introducirlos en un campo. Haga lo siguiente Seleccione el campo, abra el cuadro de informacin y seleccione un tipo de entrada de datos en la pestaa Bsicas (lista desplegable, lista y cuadro de campo o cuadro de lista). En el cuadro de dilogo que aparecer, defina los valores de la lista, haga clic en Opciones y defina los valores del filtro. Seleccione Crear - Definicin de campos. En el cuadro de dilogo que aparecer, seleccione el campo y haga clic en Opciones. Defina el rango en la pestaa Validacin.
Definir los rangos entre los que debern estar incluidos los datos.
Utilizar formatos de campo para Seleccione el campo, abra el cuadro de indicar la forma en que se deber informacin y haga clic en la pestaa introducir la informacin en un campo. Formato. Seleccione uno de los formatos ya definidos o defina el suyo propio.
Definir un orden de desplazamiento para los objetos y campos del formulario. Agregar botones de macro para indicar cmo se introducen los datos en las vistas correctas.
En Modo diseo, seleccione Ver - Orden de desplazamiento. Cambie la secuencia de desplazamiento mediante la edicin de los cuadros numerados. En Modo diseo, seleccione Crear Control - Botn. A continuacin arrastre un botn a la vista. En el cuadro de dilogo que aparecer, defina y anexe una macro al botn. En Modo diseo, seleccione Formulario Agregar pgina. En Modo diseo, seleccione Edicin Imagen - Importar.
Agregar pginas al formulario, si hay varios campos que mostrar. Agregar grficos u objetos incrustados para ayudar a distinguir un formulario de otros.
formularios, creacin formularios, pginas macros, botones para la ejecucin pegado, de grficos como parte del fondo
Informes
Los informes organizan y presentan la informacin de los registros de muy diversas formas. Seleccione unos campos para el informe, agrupe los registros segn sus valores y calcule la informacin de resumen de los grupos y del informe en conjunto.
Al crear un informe con el Asistente para informes, es posible mostrar el total de los datos de cualquier campo. Approach calcula el total a partir de todos los registros del informe.
Seleccione el formato Por columnas; resumen total. Seleccione el campo que desea sumar.
Y obtenga este informe.
Los informes tambin pueden presentar los datos en grupo. A estos grupos se les puede agregar subtotales fcilmente.
Seleccione un formato de columnas con grupos y totales.. Seleccione los campos de agrupacin...
Y obtenga este informe.
Al buscar registros, el informe mostrar nicamente los registros de la serie de registros hallados. Los totales se calculan de nuevo utilizando para ello slo esta serie de registros hallados, de forma que los grupos que aparezcan sean los grupos representados en la serie de registros hallados. Active la opcin de mostrar datos para disear informes con datos directos en los campos y resmenes. Si precisa informacin acerca de la inclusin de datos de bases de datos asociadas en los informes y acerca de la base de datos en la que basar los informes, consulte el tema Asociacin de bases de datos en el Captulo 31. Si desea informacin acerca del almacenamiento del informe en formato HTLM para que se visualice en Internet, consulte el Captulo 38.
Cundo conviene emplear los informes? Al organizar y resumir datos. Al introducir y editar datos mientras se visualiza ms de un registro a la vez. Al mostrar o imprimir ms de un registro en la misma pgina. Creacin y modificacin de informes
Para: Crear un nuevo informe Crear un informe PowerClick Seleccione: Crear - Informe. Un SmartIcon PowerClick con un campo seleccionado:
Copiar un informe existente en el mismo archivo de Approach y modificar la copia Importar un archivo de Approach y modificar el informe importado
En Modo diseo, Informe - Duplicar informe. En Modo diseo, Archivo - Importar archivo de Approach.
Qu se puede hacer con los informes? Tenga en cuenta los siguientes consejos si desea mejorar la organizacin y presentacin de los registros en sus informes. Si precisa ms informacin, presione la tecla F1 para acceder a la Ayuda.
Para: Agregar clculos de totales, recuentos, medias y otros clculos de resumen a los informes. Haga esto: Seleccione el campo que desee resumir y haga clic en alguno de los tres iconos siguientes de PowerClick (de totales, recuentos o medias):
Crear grupos de resumen de los datos del informe.
Seleccione el campo que desee agrupar y haga clic en alguno de los dos iconos siguientes de PowerClick (Resumen inicial o Resumen final):
Crear un encabezado o pie especial para la primera pgina del informe.
En Modo diseo, seleccione Informe Agregar portada y modifique el encabezado o pie en la pgina de ttulo.
Para: Crear encabezados y pies para los informes. Agregar grficos o dibujos a los encabezados y pies de los informes. Incluir ms columnas en una pgina del informe.
Haga esto: En Modo diseo, seleccione Informe Agregar encabezado o Informe - Agregar pie de pgina. Seleccione el encabezado o pie y seleccione Edicin - Imagen - Importar. Seleccione el informe, abra el cuadro de dilogo y haga clic en la pestaa Bsicas. Especifique el nuevo nmero de columnas del informe. Seleccione el panel del informe, seleccione Panel - Propiedades del panel . Seleccione la opcin en la pestaa Bsicas. Seleccione el panel del informe, seleccione Panel - Propiedades del panel. Seleccione la opcin en la pestaa Bsicas. Ample el panel de resumen, seleccione Crear - Control - Grfico y arrastre un rea para crear el grfico. Cree el grfico mediante el Asistente para grficos, el cual aparecer de forma automtica. Seleccione Archivo - Opciones del usuario - Preferencias de Approach , haga clic en la pestaa Ver y seleccione la casilla Resmenes de informes . En Modo diseo, seleccione Edicin Imagen - Importar. En Modo diseo, seleccione Ver - Orden de desplazamiento. Cambie la secuencia de desplazamiento mediante la edicin de los cuadros numerados.
Ampliar o reducir secciones del informe para mostrar todos los datos al imprimir. Definir los saltos de pgina para que aparezcan en el lugar apropiado para los datos. Resumir grupos de registros en un informe mediante un grfico.
Mostrar los informes en la presentacin preliminar de forma automtica.
Agregar grficos u objetos incrustados para ayudar a distinguir un formulario de otros Definir el orden de desplazamiento al utilizar un informe en Modo registro para la introduccin de datos.
pginas, en informes informes, PowerClick informes, creacin resmenes, en informes
Hojas de trabajo
Las hojas de trabajo presentan los registros de una base de datos en una retcula de columnas y filas; las columnas corresponden a los campos de la base de datos y las filas a los registros.
Cundo conviene emplear las hojas de trabajo? Al insertar y editar datos. Al buscar registros. Al ordenar registros. Al examinar varios campos de varios registros. Al mostrar y comparar datos de varios registros.
Creacin y modificacin de hojas de trabajo

Para: Crear una nueva hoja de trabajo. Copiar una hoja de trabajo en el mismo archivo de Approach y modificar la copia. Cambiar el orden de las columnas. Agregar una columna de frmula. Seleccione: Crear - Hoja de trabajo . En Modo diseo, Hoja de trabajo Duplicar hoja de trabajo. El encabezado de la columna y arrstrela hasta una nueva posicin. La posicin de la nueva columna, coloque el puntero del mouse entre las dos cabeceras de las columnas (en la parte superior) y haga clic cuando aparezca el puntero de cua.
Qu se puede hacer con las hojas de trabajo? Tenga en cuenta los siguientes consejos si desea mostrar columnas en las hojas de trabajo. Si precisa ms informacin, presione la tecla F1 para acceder a la Ayuda.
Para: Modificar el texto del encabezado de la columna Cambiar el orden de las columnas Agregar una columna de frmula Haga esto: Seleccione el encabezado de la columna, haga clic en el encabezado y edite el texto. Seleccione el encabezado de la columna y arrstrelo hasta otra posicin. Coloque el puntero del mouse entre los dos encabezados de las columnas (en la parte superior) y haga clic cuando aparezca el puntero de cua. Seleccione el texto o las celdas que desee cambiar y seleccione Hoja - Propiedades de la hoja de trabajo. En el cuadro de informacin, haga clic en la pestaa Lneas y colores y seleccione el nuevo color. Haga clic en el botn Buscar de la barra de acciones e introduzca las condiciones de bsqueda. Seleccione el campo por el que ordenar y seleccione Hoja - Ordenar - Orden ascendente u Orden descendente.
Agregar un color al texto o fondo de la hoja de trabajo
Realizar bsquedas
Ordenar registros
Para: Insertar valores determinados por una frmula
Haga esto: Seleccione el campo situado a la izquierda del lugar donde desee crear la nueva columna y seleccione Hoja Agregar columna . Introduzca una frmula en el cuadro de dilogo Frmula, el cual aparecer de forma automtica. Desplace el puntero del mouse hasta el rectngulo de color negro de la esquina inferior izquierda o superior derecha de la hoja de trabajo y arrastre el rectngulo hacia el centro de la pantalla. Seleccione la cabecera de la columna y arrstrela hasta el lado izquierdo de la hoja de trabajo.
Visualizar dos o cuatro secciones de una hoja de trabajo
Convertir una hoja de trabajo en una tabla resumen
hojas de trabajo, creacin columnas, agregacin hojas de trabajo, frmulas de
Tablas resumen
Una hoja de trabajo tabulada o tabla resumen es una categorizacin o resumen de la informacin de los registros de una base de datos. Mientras que en una hoja de trabajo, cada fila recoge los datos de un solo registro, cada celda de una tabla resumen puede tener un resumen de la informacin de varios registros agrupados por uno o ms campos.
Las tablas resumen son instrumentos apropiados para analizar conjuntos de datos con dos o ms variables. Por ejemplo, puede utilizar una tabla resumen para presentar una serie de productos por tipo, por cantidad vendida y por vendedor.
Cundo conviene emplear las tablas resumen? Al analizar los datos que dependen de ms de dos variables o categoras. Creacin y modificacin de tablas resumen
Para: Crear una nueva tabla resumen Copiar una tabla resumen en el mismo archivo de Approach y modificar la copia Seleccione: Crear - Tabla resumen . En Modo diseo, Tabla resumen Duplicar tabla resumen.
Qu se puede hacer con las tablas resumen? Tenga en cuenta los siguientes consejos si desea crear inmejorables resmenes de datos en forma de tablas resumen. Si precisa ms informacin, presione la tecla F1 para acceder a la Ayuda.
Para: Cambiar el clculo utilizado en una columna de resumen o en todas las celdas de una tabla resumen Haga esto: Seleccione la cabecera del resumen o cualquier cabecera de columna. Seleccione Tabla - Propiedades de la tabla resumen, haga clic en la pestaa Frmula y modifique la frmula. Seleccione un encabezado de columna y arrstrelo hasta el borde superior o izquierdo de la hoja de trabajo.
Convertir una hoja de trabajo en una tabla resumen
Para: Agregar una columna de resumen
Haga esto: Desplace el puntero del mouse hasta el borde exterior de la ltima cabecera de fila o columna y haga clic cuando aparezca el puntero de cua. Desplace el puntero del mouse hasta el rectngulo de color negro de la esquina inferior izquierda o superior derecha de la tabla resumen y arrastre el rectngulo hacia el centro de la pantalla. Seleccione Tabla - Representar en un grfico. Seleccione una columna, fila o celda de la tabla resumen y seleccione Tabla Bsqueda transversal.
Visualizar dos o cuatro secciones de una tabla resumen
Crear un grfico a partir de los valores de una tabla resumen Visualizar los registros que intervienen en los valores resumidos por la tabla resumen
tablas resumen, resmenes grficos, creacin bsqueda transversal, en tablas resumen
Cartas formulario
Las cartas formulario combinan datos de campo por un lado, y texto introducido con formato de carta, por otro lado. Approach muestra una copia de estas cartas para cada registro presente en la serie de registros hallados, y agrega el nombre y la direccin de esos registros al texto estndar que se introduzca.
Adems del cuerpo de la carta, una carta formulario se compone del encabezamiento, de la despedida y de la direccin del remite. Es posible utilizar todos estos elementos o seleccionar los que son apropiados a cada carta en concreto. El Asistente para cartas formulario tambin le permite crear sobres con las mismas direcciones que las de sus cartas.
Approach ajusta de forma automtica el espacio alrededor de los campos para que no haya una gran distancia entre el texto que se introduzca y los datos de campo. Este ajuste del espacio ser visible en los entornos Modo registro, Presentacin preliminar y Modo diseo (slo si se ha activado Ver - Mostrar datos). Cundo conviene emplear las cartas formulario? Cuando desee visualizar una combinacin de datos y texto con formato de carta o un bloque de texto. Creacin y modificacin de cartas formulario
Para: Crear una nueva carta formulario. Agregar datos de campo a una carta formulario. Seleccionar las propiedades del cuadro de informacin. Seleccione: Crear - Carta formulario. En Modo diseo, Carta - Insertar - Valor de campo. En Modo diseo, Carta - Propiedades de la carta .
Qu se puede hacer con las cartas formularios? Tenga en cuenta los siguientes consejos si desea mejorar sus cartas formulario. Si precisa ms informacin, presione la tecla F1 para acceder a la Ayuda.
Para: Excluir los registros duplicados que tengan los mismos nombres o direcciones que las cartas que imprima Agregar grficos o dibujos al fondo de las cartas formulario Modificar los colores o fuentes utilizados en las cartas formulario Haga esto: En Modo registro, seleccione Registro Buscar - Asistente para bsquedas. En el Asistente para bsquedas , seleccione Buscar registros distintos. En Modo diseo, seleccione Edicin Imagen - Importar. En Modo diseo, seleccione el texto que desee cambiar y seleccione Objeto Propiedades del objeto. En el cuadro de informacin, haga clic en la pestaa Formato y cambie las propiedades del texto.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba alguna de estas frases:
cartas formulario, creacin registros distintos, bsqueda importacin, de grficos
Sobres
Los sobres combinan datos de campo por un lado, y texto que se haya introducido en la direccin del remite, por otro lado. Approach muestra una copia de los sobres para cada registro presente en la serie de registros hallados y agrega el nombre y la direccin de esos registros.
Tambin es posible seleccionar las propiedades de formato, estilo e impresin para cada sobre.
Approach ajusta de forma automtica el espacio alrededor de los campos para que no haya una gran distancia entre el texto que se introduzca y los datos de campo. Este ajuste del espacio ser visible en Modo registro, en Presentacin preliminar y en Modo diseo (slo si se ha activado Ver Mostrar datos). Cundo conviene emplear los sobres? Al imprimir directamente un sobre con o sin la direccin del remite. Creacin y modificacin de sobres
Para: Crear un nuevo sobre Crear un sobre que coincida con una carta formulario Seleccione: Crear - Sobre. Crear - Carta formulario. En el Asistente para cartas formulario, seleccione Crear sobres con la direccin interna en el Paso 6. En Modo diseo, Texto - Insertar - Valor de campo. En Modo diseo, Sobre - Propiedades del sobre.
Agregar datos de campo a los sobres Seleccionar las propiedades del cuadro de informacin
Qu se puede hacer con los sobres? Tenga en cuenta los siguientes consejos si desea mejorar la presentacin de sus sobres. Si precisa ms informacin, presione la tecla F1 para acceder a la Ayuda.
Para: Excluirlos registros duplicados que tengan los mismos nombres o direcciones que las cartas que imprima Agregar grficos o dibujos al fondo de los sobres Modificar los colores o fuentes utilizados en los sobres Seleccione: En Modo registro, seleccione Registro Buscar - Asistente para bsquedas. En el Asistente para bsquedas , seleccione Buscar registros distintos. En Modo diseo, seleccione Edicin Imagen - Importar. En Modo diseo, seleccione el texto que desee cambiar. A continuacin, seleccione Objeto - Propiedades del objeto. En el cuadro de informacin, haga clic en la pestaa Formato y cambie las propiedades del texto.
Imprimir un sobre para cada carta formulario
Seleccione la pestaa de la vista de sobre y despus Archivo - Imprimir. Realice la misma operacin con la serie de registros hallados que haya utilizado para imprimir la carta formulario.
sobres, creacin registros distintos, bsqueda importacin, de grficos
Etiquetas postales
Las etiquetas postales son vistas que muestran el texto y los campos de una base de datos organizados como una etiqueta postal. Los campos de las etiquetas postales provienen de los registros.
En una misma pgina se puede incluir varias etiquetas postales. El nmero de etiquetas postales que aparecen en una pgina depende del tamao de las etiquetas y del formato de pgina que seleccione al crear las etiquetas. Puede elegir entre ms de 50 formatos de etiqueta de Avery o crear sus propios formatos.
Approach ajusta de forma automtica el espacio alrededor de los campos para que no haya una gran distancia entre el texto que se introduzca y los datos de campo. Este ajuste del espacio ser visible en los entornos Modo registro, Presentacin preliminar y Modo diseo (slo si se ha activado Ver - Mostrar datos). Es posible agregar grficos y cambiar las fuentes y colores para crear etiquetas especiales. Cundo conviene emplear las etiquetas? Al crear etiquetas de direcciones o de otro tipo, como las etiquetas de carpetas de archivos o etiquetas de disquetes. Creacin y modificacin de etiquetas postales
Para: Crear una nueva etiqueta postal Agregar datos de campos a etiquetas postales Seleccionar las propiedades del cuadro de informacin Seleccione: Crear - Etiquetas postales. En Modo diseo, Texto - Insertar - Valor de campo. En Modo diseo, Etiquetas Propiedades de las etiquetas.
Qu se puede hacer con las etiquetas postales? Tenga en cuenta los siguientes consejos si desea mejorar la presentacin de sus etiquetas postales. Si precisa ms informacin, presione la tecla F1 para acceder a la Ayuda.
Para: Excluir los registros duplicados que tengan los mismos nombres o direcciones que las cartas que imprima Agregar grficos o dibujos al fondo de las etiquetas postales Modificar los colores o fuentes utilizados en las etiquetas postales Haga esto: En Modo registro, seleccione Registro Buscar - Asistente para bsquedas. En el Asistente para bsquedas, seleccione Buscar registros distintos. En Modo diseo, seleccione Edicin Imagen - Importar. Seleccione el texto que desee cambiar en Modo diseo y seleccione Objeto Propiedades del objeto. En el cuadro de informacin, haga clic en la pestaa Formato y cambie las propiedades del texto.
etiquetas postales, creacin importacin, de grficos
Grficos
Los grficos son representaciones visuales de los datos. Los grficos pueden resaltar la importancia de los datos y hacer que datos complejos sean ms fciles de entender, o incluso hacer que las tendencias y las relaciones sean ms fciles de identificar.
En Approach, los grficos guardan una estrecha relacin con las tablas resumen. El eje X de un grfico muestra los valores como las filas de una tabla resumen, mientras que el eje Y los muestra como los valores del cuerpo de una tabla resumen. Por ltimo, los valores de las series de un grfico son como las columnas de una tabla resumen.
Filas = Eje X
Valores cuerpo = Eje Y
Columnas = series
Los grficos de Approach son grficos dinmicos, es decir, si se modifican los datos en los que se basa un grfico, ya sea modificando los datos de campo o creando una serie de registros hallados, dicho grfico se actualiza de forma automtica. Es posible crear grficos en dos o tres dimensiones y con colores. Despus de crear un grfico, se le puede cambiar fcilmente el tipo mediante el cuadro de informacin, mejorarlo mediante la modificacin de sus componentes y agregarle texto y grficos. Cuando conviene emplear los grficos? Al crear grficos que muestren las relaciones que mantienen los datos entre s. Seleccione el tipo de grfico segn el tipo de relacin que desee mostrar: Para mostrar los elementos que van cambiando a lo largo de un periodo de tiempo, cree grficos de barras, lneas, barras apiladas o rea. Para mostrar los elementos en un determinado momento puntual, cree grficos de barras horizontales o de barras apiladas horizontales.
Para mostrar las distintas partes que componen una unidad, cree grficos de sectores al 100%, de barras apiladas horizontales o de rea al 100%. Para mostrar una serie en relacin con la unidad de la que forma parte, cree grficos de barras apiladas. Para mostrar la distribucin de las frecuencias, cree grficos de barras. Para mostrar las relaciones entre las variables, cree grficos de barras o de dispersin (XY). Para mostrar los rangos de los datos, cree grficos de barras. Creacin y modificacin de grficos
Para: Crear un nuevo grfico Crear un grfico con los mismos valores que una tabla resumen Crear el mismo grfico con una nueva fuente de datos Seleccionar las propiedades del cuadro de informacin Seleccione: Crear - Grfico. En una vista de tablas resumen, Tabla Representar en un grfico . Grfico - Representar en grfico . Grfico - Propiedades del grfico.
Qu se puede hacer con los grficos? Tenga en cuenta los siguientes consejos si desea que su vista de grficos le ofrezca mucho ms.
Para: Haga esto: Mostrar los registros que intervienen en Seleccione un elemento del grfico y los valores resumidos por el grfico seleccione Grfico - Bsqueda transversal. Crear grficos en 3 dimensiones Seleccione Crear - Grfico y seleccione 3 dimensiones en el cuadro Estilo de la pestaa Disposicin del Asistente para grficos.
Mostrar los registros que intervienen en Seleccione una columna, fila o celda de la los valores resumidos por la tabla tabla resumen y seleccione Tabla Bsqueda transversal. resumen
grficos, creacin bsqueda transversal, en grficos grficos 3D, creacin
Captulo 33 Insercin de datos

Una vez que halla creado una base de datos y definido sus campos, est en disposicin de introducir informacin en ella. En este captulo se describe cmo agregar, duplicar y suprimir registros, cmo introducir datos en los diferentes tipos de registros y como desplazarse entre los campos y registros de una base de datos. Adems, se describe cmo verificar la ortogrfica, buscar y reemplazar texto. Cuando introduzca datos en una base de datos o modifique los de una base de datos ya existente no tendr que guardar su trabajo. Approach almacenar los datos en el archivo de base de datos cada vez que termine un registro.
El entorno Modo registro

Este entorno permite trabajar con la informacin almacenada en las bases de datos. Sin embargo, no permite modificar las vistas que emplee para manipular sus datos. En Modo registro podr introducir y editar datos, agregar, suprimir, buscar y ordenar registros y, adems, ver su informacin de distintas maneras. Nada ms terminar de definir los campos de una nueva base de datos, Approach le situar en Modo registro y le presentar un registro preparado para que se introduzca datos. Puede acceder al entorno Modo registro desde otros entornos cuando lo desee. Opte por una de las siguientes posibilidades: Haga clic en el botn Modo registro de la barra de acciones. Haga clic en el botn de entorno de la barra de estado y seleccione Modo registro. Elija Ver - Modo registro.
33-1
SmartIcons del entorno Modo registro

Approach incorpora varios grupos de SmartIcons para desplazarse entre los registros, buscarlos, ordenarlos, rellenarlos y verificar su ortografa. Para ejecutar el comando o accin asociado a icono, haga clic en l. Para saber qu funcin tiene cada icono, simplemente site el puntero del mouse sobre el icono. Al hacerlo, ver una breve descripcin de su funcin. Haga clic en el botn situado en la esquina superior izquierda de cualquier barra de SmartIcons para seleccionar otra barra relacionada o para ocultarla. Si ms informacin acerca de los grupos de SmartIcons as como sobre los casos en que estn disponibles, consulte el Captulo 4.
La barra de mens y la barra de estado en Modo registro

En Modo registro la barra de mens incluye un men contextual cuyo nombre y comandos varan en funcin de la seleccin y vista actuales. Si no hay nada seleccionado, el men contextual puede llamarse Registro, Hoja o Tabla y ofrecer comandos para trabajar con los registros en uso. Si selecciona un campo miscelneo el men se llama Miscelneo e incluye, entre otros, un comando para acceder al cuadro de informacin del campo miscelneo. En Modo registro, la barra de estado ofrece informacin sobre la vista actual y el conjunto de registros en uso. La mayora de los componentes de la barra de estado son botones que puede utilizar para cambiar la seleccin o el rea de trabajo.
Botn de entorno Botn de nmero de pgina
Nmero del registro actual Nmero de registros Botones para cambiar pginas en un formulario
Botn de vista

En Modo registro, puede abrir un men de acceso directo con comandos de edicin de texto. Estos comandos forman un subgrupo de los incluidos en el men Edicin.
Si desea seleccionar un comando del men de acceso rpido, haga clic en un campo con el botn derecho del mouse. En el men de acceso rpido, seleccione el comando que desee. A continuacin, el men de acceso rpido se cierra. Para cerrar el men sin seleccionar ningn comando, haga clic en cualquier punto fuera del men.
El cuadro de informacin
Hay slo unos pocos lugares donde en Modo registro el cuadro de informacin ofrece opciones para objetos. Los mens contextuales Hoja, Tabla o Miscelneo le proporcionan acceso al cuadro de informacin.
Insercin de datos 33-3
Seleccin de una vista para insertar datos

Approach permite manipular datos de muy diversas formas. Puede introducir y editar datos en varios tipos de vistas: formularios, informes, cartas formulario, sobres y etiquetas postales. Dependiendo del nmero de registros que desee ver al mismo tiempo, y de cmo quiera que se organicen los distintos campos, le convendr trabajar con una vista o con otra. Los formularios suelen ser el mejor tipo de vista para introducir datos. Como muestran un registro cada vez, permiten ver muchos campos de cada registro. Adems, al disear un formulario puede emplear gran cantidad de elementos grficos que mejoren su aspecto. Hay ocasiones en las que interesa ver varios registros al mismo tiempo. Por ejemplo cuando necesita introducir datos rpidamente o con poco detalle. En tal caso puede utilizar un informe estndar o en columnas o una hoja de trabajo. Con los informes y las hojas de trabajo puede ver muchos registros en la misma pgina. Diselas a su gusto para ver los campos que desee; y para hacer ms cmoda la introduccin de datos, contraiga o reorganice las columnas.
Insercin de datos en los registros

Active el Modo registro para introducir y editar datos en los campos de un registro. No es necesario indicar a Approach que guarde los datos. Approach guarda los datos introducidos en los siguientes casos: Cuando pase a otro campo con el tabulador o haciendo clic en l. Al desplazarse a otro registro. Al cambiar de vista. Al hacer clic en el icono Intro. Al presionar la tecla INTRO. Adems puede definir sus campos de forma que Approach introduzca en ellos la informacin de forma automtica. Emplee esta opcin para rellenar, por ejemplo, los datos de los campos de fecha o los nmeros de una serie. Esos datos podrn editarse siempre que el campo no sea de slo lectura o que el archivo de Approach no tenga una contrasea.
En formularios, informes, hojas de trabajo y otras vistas en las que los campos tienen unos lmites especficos, puede que el campo contenga ms informacin de la que puede ver. Para ver todos los datos, utilice el puntero del mouse o las flechas de desplazamiento y .
Seleccin en Modo registro

Seleccione un campo para editarlo o empezar a introducir datos. En los informes y las etiquetas postales, el registro en uso aparece rodeado de un borde. Para seleccionar un campo, opte por una de las siguientes posibilidades: Haga clic en un campo. De esta forma el punto de insercin se sita en el campo. Los datos que inserte se agregarn a los ya existentes. Presione el tabulador para desplazarse al siguiente campo en el orden de desplazamiento. De esta forma se seleccionar todo el contenido del campo. Los datos que introduzca sustituirn a los anteriores.
Insercin de texto
En los cuadros de campo puede introducir y editar los datos del mismo modo que con un procesador de textos. Puede teclear letras, nmeros, smbolos, espacios o puntuacin. Approach le advertir si los caracteres que desea teclear superan la longitud del campo previamente establecida. Si desea cambiar la longitud de los campos seleccione Crear - Definicin de campos.
Insercin de nmeros, fechas, horas y valores booleanos

Si especifica un determinado tipo de datos para un campo y luego intenta introducir otro tipo, Approach le advertir de ello. Para indicar a los usuarios de sus aplicaciones sobre el tipo de datos apropiado, cree rtulos de campo descriptivos, aada instrucciones a la vista o muestre en el campo los signos propios de cada formato. Nmeros Emplee los campos numricos para introducir nmeros. En los campos numricos slo se almacenan nmeros, pues Approach elimina de forma automtica todos los caracteres que no sean numricos (como , y "). Fechas En los campos de fecha puede teclear hasta ocho caracteres para representar un fecha.
Si est activada la casilla Formato de entrada, aparecern en el campo de fecha unas barras inclinadas que sirven de separadores y un subrayado que indica el nmero mximo de caracteres que puede introducir. Introduzca la fecha segn el orden establecido en la configuracin de su sistema operativo (por ejemplo, en el orden da, mes y ao), aunque puede cambiar el formato de fecha para que aparezca en otro orden. Por ejemplo, si en su sistema operativo el orden de fecha establecido es da, mes y ao (12/19/95), introduzca la fecha en ese orden. Si ms adelante necesita cambiar el formato, hgalo desde la pestaa Formato del cuadro de informacin. Consejo Inserte el da, mes o ao actuales presionando la BARRA ESPACIADORA. Horas Para representar una hora, puede teclear hasta ocho caracteres en los campos de hora. Si est activada la casilla Formato de entrada, aparecern en el campo de hora dos puntos que sirven de separadores y un subrayado que indica el nmero mximo de caracteres que puede introducir. Si presiona la BARRA ESPACIADORA en lugar de escribir un nmero, Approach introducir la horas, minutos o segundos actuales y colocar el punto de insercin en el siguiente hueco. Si necesita cambiar el separador de hora, especifique otro separador en su sistema operativo. Valores booleanos Los valores posibles de los campos booleanos son dos: s y no. Si una frmula incluye una referencia a un campo booleano, Approach utiliza para calcular el resultado un 1 para s y un 0 para no. Escriba en los campos booleanos S, S, s, s o 1 para s, y No, N, no, n, o 0 para no. Cuando salga del campo, en ste aparecer S o No.
fechas, campos hora, campos campos numricos, introduccin de valores booleanos, introduccin de valores en campos
Duplicacin de valores del registro anterior

Si dos registros van a tener muchos datos comunes puede interesarle duplicar el primero que cree. Despus slo tendr que aadir la informacin distinta. Para introducir en un campo el mismo valor que en el mismo campo del registro anterior, haga clic en el campo y, en el men contextual, seleccione Insertar - Valor anterior. Esta opcin suele ser muy til, por ejemplo, para rellenar tarjetas comerciales. Si tiene que introducir datos de muchas personas pertenecientes a la misma empresa, slo tiene que presionar CTRL+MAYS+P (las teclas de activacin para Valor anterior) en un campo comn a los dems registros para que el valor del registro anterior se duplique de forma automtica.
valores, duplicacin
Insercin de datos en el mismo campo de todos los registros

Puede insertar un valor en todos los registros de una serie hallada o de toda la base de datos utilizando el comando Llenar campo del men contextual. Este comando permite especificar un valor o una frmula que lo calcule para que sea introducido en un determinado campo en todos los registros de la serie hallada actual.
Emplee este comando para actualizar un conjunto de registros. Por ejemplo, si en su base de datos almacena la fecha de envi de catlogos a sus clientes, mire en su correo quines los recibieron e introduzca en el campo Envo de catlogos la fecha del correo.
Bsqueda y reemplazamiento
Para buscar palabras o fragmentos concretos de texto introduzca toda su informacin y seleccione Edicin - Buscar y reemplazar. Puede usar este comando para realizar cambios globales, as como para corregir errores. Por ejemplo, si quiere hacer un cambio en el nombre de uno de sus representantes, utilice Buscar y reemplazar para cambiar las referencias a ese nombre dondequiera que aparezcan, como podra ser en los campos memo que contengan telfonos de contacto.
Seleccin de valores en listas, cuadros de verificacin y botones radiales

En los formularios e informes, un campo puede ser una lista de valores, un conjunto de botones radiales o un grupo de cuadros de verificacin. Las hojas de trabajo pueden tener en sus campos una lista de valores. El valor se introduce en el campo seleccionando un valor de la lista o un botn o marcando un cuadro de verificacin. En Modo diseo, accediendo al cuadro de informacin del campo en cuestin, puede establecer el tipo de entrada de datos. Seleccin en una lista Las listas y cuadros de campo, los cuadros desplegables o los cuadros de lista le muestran los posibles valores para cada campo. Cuando la lista se combina con un cuadro de campo, puede seleccionar un valor de la lista o bien introducir uno nuevo.
Para seleccionar un valor de una lista, opte por una de las siguientes posibilidades: Haga clic en un valor. Teclee los primeros caracteres del valor. Presione o hasta que aparezca seleccionado el valor que desea. A continuacin presione el tabulador o INTRO. Seleccin de un botn radial o un cuadro de verificacin Para seleccionar un botn radial o un cuadro de verificacin, haga clic en ellos o desplcese a alguno de ellos con el tabulador y presione despus la barra espaciadora. Nota Los botones dejan de estar seleccionados cuando se selecciona otro botn o al cambiar el valor de otro cuadro de campo en esa u otra vista.
seleccin, de cuadros desplegables seleccin, de botones radiales cuadros de verificacin, seleccin
Agregacin de imgenes o dibujos

Si agrega un grfico a un campo miscelneo, slo aparecer en el registro actual. El grfico o el dibujo son parte del registro, no del diseo de una vista. Nota Si quiere que un grfico forme parte de un registro, asegrese de hacerlo en Modo registro. Si lo hace en Modo diseo, el grfico se agregar a la vista, no a un campo de un registro. Si una imagen es demasiado grande para un campo, sta puede recortarse o reducirse, segn se especifique en el cuadro de informacin correspondiente al campo.
En un registro pueden pegarse los siguientes tipos de archivos de grficos:

Extensin .BMP .EPS .GIF .JPG .PCX .TGA .TIF .WMF Tipo de archivo Mapa de bits de Windows PostScript encapsulado Intercambio de grficos JPEG (Joint Photographic Experts Group) Paintbrush para Windows Targa Formato TIFF Metaarchivo de Windows
Tambin se puede pegar una imagen pegada en el Portapapeles desde otra aplicacin. Si as lo desea puede seleccionar la opcin para dibujar manualmente en un campo miscelneo. Lo que dibuje aparecer superpuesto a las imgenes que haya pegado anteriormente. Utilice el puntero del mouse para hacer anotaciones en la imagen o para destacar algunas partes de ella. Seleccin del color y el grosor del trazo Cuando seleccione un campo miscelneo, en lugar del men Registro aparece el men Miscelneo. Si desea cambiar el color o el grosor del trazo para dibujar a mano, seleccione Miscelneo - Propiedades de miscelneo y cambie el color o el grosor en el cuadro de informacin. Su seleccin surtir efecto hasta que seleccione otra anchura u otro color.
imgenes, como parte de un registro
imgenes, como parte del fondo de una vista 3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar.
Activacin de macros o scripts mediante botones

En Modo diseo puede agregar a cualquier vista botones para ejecutar macros o scripts en Modo registro. Para seleccionar un botn, haga clic en l. Si el botn est en el orden de desplazamiento, tambin podr desplazarse hasta l con el tabulador y activar la macro mediante la barra espaciadora.
Botones de macro Para ejecutar la macro anexa, haga clic en el botn
Trabajo con registros

Al introducir o editar datos, siempre trabajar con los registros de uno en uno. En los formularios, cartas formulario o sobres el registro actual es el que se muestra en cada momento. En los informes o etiquetas postales el registro actual se encuentra rodeado de un borde. En las hojas de trabajo, el registro actual es la fila sealada con un puntero a la izquierda de la hoja. Si cambia de vista, el registro actual sigue siendo el mismo.
Desplazamiento entre registros

Utilice los SmartIcons, las teclas o los botones de la barra de estado para desplazarse de un registro a otro: Desplcese al registro anterior o al siguiente con estos iconos y con la teclas AV PG y RE PG.
Desplcese al primer o ltimo registro con estos iconos y presionando CTRL+INICIO y CTRL+FIN.
En los archivos de Approach, cada registro tiene un nmero que indica su posicin en la ordenacin actual. La numeracin siempre empieza por uno y sigue sin saltos hasta completar el nmero total de registros de la serie de registros hallados o de toda la base de datos. Para ir a un registro concreto, en Modo registro haga clic en el nmero de registro de la barra de estado e introduzca el nmero del registro que desee en el cuadro de dilogo Ir a registro.
registros, desplazamiento
Formularios de varias pginas

Los formularios muestran un registro cada vez. Sin embargo, los formularios pueden tener ms de una pgina para poder mostrar todos los campos de un registro. Si su formulario tiene ms de una pgina, asegrese de que se encuentra en la pgina y registro correctos. Desplcese entre las pginas de un formulario utilizando los botones de pgina en la barra de estado.
Haga clic en uno de estos botones para desplazarse a la pgina anterior o siguiente.
Haga clic en este botn para seleccionar una pgina de una lista.
pginas, en formularios
Ocultacin y visualizacin de registros

Puede ocultar los registros que desee de una vista. Esta operacin no suprime los registros de la base de datos, slo los oculta temporalmente. Los registros ocultos no se incluyen en las ordenaciones ni en los clculos. Tampoco es posible imprimir o suprimir los registros ocultos. Para ocultar los registros actuales, seleccione Ocultar registro en el men Registro, Miscelneo u Hoja. Visualice los registros ocultos seleccionando Buscar - Buscar todos en el men contextual, o seleccionando uno de los cuadros de bsqueda de la barra de acciones.
Eliminacin de registros
Puede suprimir registros individuales o un conjunto de registros de una base de datos. Los registros que suprima desaparecern por completo de la base de datos, y no slo del archivo de Approach con el que est trabajando. La supresin de registros no se puede deshacer. Si quiere suprimir un conjunto de registros que cumplan una determinada condicin rellene una solicitud de bsqueda especificando una condicin. Para suprimir todos los registros de una base de datos busque todos los registros utilizando como condicin de bsqueda un asterisco (*). Despus seleccione Suprimir serie hallada en el men contextual. Tenga cuidado con esta opcin, pues no se puede deshacer.
registros, supresin
Verificacin ortogrfica
Approach puede verificar la ortografa del texto de sus bases de datos y en los archivos de Approach. El texto que se puede verificar depender de en qu entorno se encuentre: En Modo registro, Approach verifica la ortografa de los datos de los registros, incluso del texto de los campos memo. En Modo diseo, Approach verifica la ortografa del texto de las etiquetas postales y de los objetos de texto, incluyendo el del cuerpo de las cartas formulario.
ortografa, verificacin
Importacin de datos
Puede crear registros nuevos o actualizar los ya existentes importando datos de otros archivos. Si desea ms informacin, consulte el Captulo 36.
Captulo 34 Bsqueda y ordenacin de datos

La bsqueda y ordenacin de datos le ayudar a presentar la informacin de manera significativa: Al ejecutar una bsqueda, Approach asla y muestra un conjunto de registros que cumplen unas condiciones especificas. El resultado de una bsqueda se llama serie de registros hallados o serie hallada. La serie hallada es un grupo de registros igual o menor al total de los registros con los que estaba trabajando antes de ejecutar la bsqueda. La serie de registros hallados contiene slo aquellos registros que cumplen las condiciones establecidas durante la bsqueda. Al ejecutar una ordenacin, Approach organiza los registros de la base de datos o de una serie hallada en el orden que especifique. Finalizada la ordenacin, dispone del mismo nmero de registros que antes, pero ahora estn ordenados de otra forma.
Ejemplo 1: Uso de parte de los datos

Suponga que su pequea empresa tiene clientes en el extranjero. Su base de datos de clientes, en la que tiene las direcciones de los clientes, contiene un campo llamado Pas. Suponga tambin que tiene cien clientes. Va a haber un retraso en la remesa de productos para sus clientes de Austria. Las remesas para los dems pases ya estn previstas. Sabe que tiene 15 clientes en Austria. Entonces decide crear una carta formulario para avisarles del retraso. Qu har antes de elaborar la carta? Ordenar? Podra ordenar toda la base de datos por pases. Los 15 registros con el valor Austria en el campo Pas quedaran juntos, y lo mismo ocurrira con los 20 de Alemania y as sucesivamente con los de los dems pases. Si ordena por pases, crea la carta formulario y luego la imprime (una por cada cliente), cuntas cartas formulario tendr que imprimir? Buscar? Podra crear una bsqueda cuya condicin es tener el valor Austria en el campo de pas. Esos registros constituiran la serie de registros hallados.
34-1
Si realiza la bsqueda, crea la carta formulario (una por cada cliente de la serie hallada), y la imprime, cuntas cartas formulario tendr que imprimir? Sin ninguna duda preferir empezar haciendo una bsqueda, porque slo desea crear 15 cartas para sus 15 clientes de Austria. As se ahorrar 85 hojas con membrete, que tan caras le salen a su empresa.
Ejemplo 2: Ordenacin de los resultados

Est preparando un catlogo para enviarlo a todos sus clientes, y quiere crear una etiqueta postal para cada uno. Qu har antes de crearlas? Ordenar? Podra ordenar toda la base de datos por pases. Los 15 registros con el valor Austria en el campo Pas quedaran juntos, y lo mismo ocurrira con los 12 de Francia, los 20 de Japn, los 20 de Estados Unidos y as sucesivamente hasta reorganizar los 100 registros. Buscar? Tendra que especificar una condicin de bsqueda para cada pas. Cada bsqueda creara una serie de registros hallados distinta: una para Austria, otra para Francia, otra para Japn, otra para los Estados Unidos, etc. Nada? El orden de las etiquetas postales sera pues el mismo que el de los registros de la base de datos, que normalmente suele ser el orden en que los introdujo. En este caso, una bsqueda no es lo mejor que podra hacer, ya que quiere mandar las etiquetas a todos los clientes de la base de datos. No hacer nada siempre parece fcil, pero posteriormente puede encontrarse con trabajo extra. El orden de los registros de una base de datos es siempre y a todos los efectos arbitrario. No sera ms fcil poner la direccin, elegir el franqueo y enviar los catlogos si todas las etiquetas de cada pas se imprimieran juntas? Por tanto decidir que la mejor manera de preparar las etiquetas es ordenar la base de datos de clientes.
Preparacin para la bsqueda de registros

Una de las funciones ms importantes que una base de datos puede realizar es facilitarle el acceso a los datos. Ello lo consigue recuperando rpidamente unos registros concretos que son los que satisfacen su condiciones de bsqueda. Hacen falta dos cualidades para que el proceso de peticiones y respuestas sea fluido: Que la base de datos utilice un buen diseo relacional. Que sus peticiones sean claras y concretas. Para crear una buena base de datos relacional, siga las instrucciones del Captulo 31. Approach dispone de dos herramientas para ayudarle a crear peticiones claras y concretas. El Asistente para bsquedas, con el que podr disear con gran naturalidad y rapidez las bsquedas ms complejas y las ms simples. La solicitud de bsqueda, que se sirve de sus vistas para ayudarle a construir peticiones especficas sobre su base de datos. Ambas herramientas le ayudan a traducir sus peticiones en condiciones de bsqueda que Approach puede comprender.
Bsqueda y ordenacin de datos 34-3
Asistente para bsquedas

El Asistente para bsquedas le gua durante la bsqueda de un conjunto de registros que cumpla sus peticiones. Para acceder a l, en Modo registro, seleccione en el men contextual Buscar - Asistente para bsquedas. Con el Asistente para bsquedas tendr que seleccionar un tipo de bsqueda:
Seleccione un tipo de bsqueda: Para localizar registros cuyos valores sean iguales, menores o mayores que un valor dado. Para localizar grupos de registros cuyos valores sean iguales en los campos que indique. Para seleccionar un registro de cada grupo de registros cuyos valores sean iguales en los campos que indique. Para localizar los registros con los valores mayores o menores en un campo en particular. Para disear bsquedas grficas empleando los cuadros de consulta.
y despus especificar una condicin de bsqueda. Las condiciones de bsqueda expresan sus peticiones de manera que Approach pueda saber qu registros quiere buscar. La pestaa de condicin cambiar segn el tipo de bsqueda que seleccione. El Asistente le guiar paso a paso para que pueda: Ordenar los resultados de la bsqueda. Asignar un nombre a las condiciones de bsqueda para poder repetir la bsqueda sin crearla de nuevo. Segn el tipo de bsqueda que seleccione podrn aparecer otras pestaas. Por ejemplo, si selecciona la bsqueda con cuadro de consulta, aparece una pestaa llamada Cuadro de consulta .
Asistente, de bsqueda
Solicitudes de bsqueda
Otra herramienta para transformar sus peticiones en condiciones de bsqueda son las solicitudes de bsqueda. Para crear una solicitud, seleccione la vista con la que quiere trabajar y haga clic en el botn Buscar de la barra de acciones. Una solicitud de bsqueda es una copia vaca de la vista actual. Las condiciones de bsqueda se introducen en los campos de la vista vaca de la misma manera que se hace en un informe o en un formulario normal. Si la vista contiene cuadros de verificacin, listas u otros controles de introduccin de datos, podr usarlos en la solicitud de bsqueda. Utilice las solicitudes de bsqueda para hacer bsquedas sencillas de forma rpida. Por ejemplo, para buscar los registros de sus clientes japoneses, cree una solicitud en un formulario de cliente e introduzca Japn en campo de pas.
SmartIcons de los operadores. Comandos de bsqueda en la barra de acciones. La solicitud de bsqueda es una vista vaca.
Especifique los valores buscados mediante los controles de entrada de datos.
Mientras que el Asistente le ayuda a crear bsquedas complejas, y con l podr ir aprendiendo poco a poco los mecanismos que Approach utiliza para llevar a cabo las bsquedas, la solicitud de bsqueda supone el camino ms corto para realizar todo tipo de bsquedas. Despus de haber buscado los registros con una solicitud, puede darle un nombre a la bsqueda introducindolo en el cuadro de bsqueda con nombre de la barra de acciones. Si desea ms informacin, consulte la seccin "Asignacin de nombres a las bsquedas", ms adelante en este captulo.
Insercin de condiciones de bsqueda en solicitudes de bsqueda

Adems de la introduccin de valores, hay otras formas de indicar las condiciones de bsqueda, como es el uso de comodines. Los comodines son smbolos que se introducen en la solicitud mediante el teclado o haciendo clic en los SmartIcons.
condiciones de bsqueda
3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar. Bsqueda de registros que cumplen varias condiciones (Y) Si en una solicitud de bsqueda introduce condiciones en ms de un campo, Approach busca los registros que satisfacen al mismo tiempo todas las condiciones. Este tipo de bsqueda se denomina criterio Y. Por ejemplo, si introduce Pars en el campo de ciudad y Francia en el campo de pas, la condicin de bsqueda buscar todos los registros que cumplan ambas condiciones. Bsqueda de registros que cumplen al menos una de entre varias condiciones (O) Approach permite localizar registros que cumplan al menos una de entre un grupo de condiciones. Este tipo de bsqueda se denomina criterio O. Si el criterio O se refiere a datos de un slo campo, podr separar las condiciones con una coma (,) en ese campo de la solicitud. Por ejemplo, el texto de bsqueda Francia, Espaa permitir encontrar todos los registros que contengan en ese campo o bien Francia o bien Espaa. Esta condicin de bsqueda le devolver normalmente ms registros encontrados que la bsqueda con criterio Y con el mismo texto.
Para buscar registros con el criterio O en ms de un campo, cree una pgina distinta por cada condicin haciendo clic en Nueva cond en la barra de acciones. Introduzca una condicin en cada nueva pgina de la solicitud. Desplcese entre las pginas de la solicitud de bsqueda utilizando los mismos botones e iconos que usa normalmente para desplazarse entre registros.
Y: condiciones de bsqueda O: condiciones de bsqueda
3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar. Bsqueda de texto En un campo de texto, Approach puede buscar un fragmento de texto que coincida con una cadena de caracteres, una palabra o una frase que se le especifique. La bsqueda de texto la deber hacer introduciendo los caracteres en campos memo. Tenga cuidado de no teclear espacios de ms. Tambin puede utilizar comodines: El asterisco (*) El asterisco representa cualquier cadena de caracteres, incluso caracteres numricos.
Escriba: *pas* Para buscar: El texto pas en cualquier parte del campo. Esta es la mejor manera de buscar en campos memo, puesto que la bsqueda no se detiene en la primera palabra. Guadalajara y Guatemala. Rojo y Verde, pero no Azul. Perro y gato, pero no cobre. Abuelos y abuelas, pero no padres.
gua* *r* *o a*s
El signo de interrogacin (?) El signo de interrogacin representa a un carcter cualquiera.

Escriba: abuel? ?aza di??o ?r? Para buscar: Abuelo y abuela, pero no abuelos. Caza y taza, pero no plaza. Disco, pero no dio. Aro y oro, pero no carta ni Troya.
El signo igual (=) Anteponga el signo igual al texto para buscar las coincidencias exactas.
Escriba: Junio =Junio Para buscar: Junio, 14 de junio de 1995, y Junio Q2. Junio. Los dems registros en cuyos campos aparece Junio contienen otros caracteres, as que slo se encuentra el registro con Junio.
El smbolo & Incluya el signo & en la condicin de bsqueda para buscar las cadenas que contengan dos valores textuales.
Escriba: Para buscar: Francia&Espaa Registros que contienen tanto Francia como Espaa en cualquier parte del campo.
El signo de exclamacin (!) Anteponga el signo de exclamacin a un texto para que la bsqueda distinga las maysculas y minsculas.
Escriba: Madrid !Madrid Para buscar: Texto que comience con Madrid, madrid y cualquier otra combinacin con maysculas y minsculas. Texto que comience con Madrid, con la M mayscula y las dems letras minsculas.
No se pueden usar al mismo tiempo el signo igual y el de exclamacin.
La tilde (~) Anteponga la tilde a su condicin para buscar palabras con pronunciacin parecida.
Escriba: ~Philip Para buscar: Philip, Filip, Philippe y otras palabras de pronunciacin parecida.
operadores, en las solicitudes de bsqueda comodines, en las solicitudes de bsqueda
3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar. Bsqueda de nmeros, booleanos, fechas y horas Puede buscar valores en campos numricos, booleanos, de fecha o de hora o en campos calculados que devuelvan un nmero, un valor booleano, una fecha o una hora. Si necesita buscar un nmero, una fecha o una hora, la coincidencia debe ser exacta, as que no necesitar anteponer el signo igual a su condicin de bsqueda. Pero s puede que necesite utilizar los signos < >, <, <=, >= o >. Por ejemplo, >200 busca los nmeros mayores que 200, y <> 8:30 busca las horas que no sean las 8:30 AM. Para buscar un nmero, introdzcalo en un campo numrico o calculado. No introduzca otros caracteres, como comas o smbolos de monedas. Para buscar un valor booleano, escriba 0 o 1 en un campo booleano o calculado. Para buscar una fecha introdzcala en forma numrica en un campo calculado. Separe los nmeros con caracteres no numricos, como las barras inclinadas (/). Introduzca un slo nmero si desea buscar una fecha del mes y ao actuales. Introduzca uno, dos, tres o cuatro dgitos para el ao. Se entiende que los aos introducidos con uno o dos dgitos pertenecen al siglo veinte. Si no se introduce ningn ao, Approach asume que se trata del ao actual (basndose en la configuracin de su sistema) y lo introduce por s solo.
Para buscar una hora, introdzcala en forma numrica en campos de hora o calculados. Separe los nmeros con dos puntos. Para introducir una hora en punto puede teclear un slo nmero. Puede utilizar el formato de 12 o de 24 horas. Si introduce una hora menor que las 12 sin sufijo AM o PM, Approach entender AM.
nmeros, bsqueda fechas, bsqueda horas, bsqueda
3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar. Bsqueda de valores en un rango Approach puede buscar valores situados en un rango en campos de texto, numricos, de fecha o de hora o en campos calculados que devuelvan nmeros, fechas u horas. Para buscar valores en un rango, introduzca puntos suspensivos (...) entre el primer valor y el ltimo. Por ejemplo: H...JZZZ en un campo de texto busca todas las cadenas que comiencen por H, I, o J. 7...9 en un campo numrico busca los valores 7, 8, y 9. 1/5/96...31/5/96 en un campo de fecha busca todas las fechas de mayo del 96.
rangos, bsqueda de valores
3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar. Bsqueda de valores en botones radiales o cuadros de verificacin Approach permite buscar registros con una determinada seleccin de botones radiales y cuadros de verificacin.
Seleccione los botones de radio y los cuadros de verificacin en la solicitud de bsqueda. Nota Si desea buscar un cuadro de verificacin sin marcar, tal como "Pendiente", haga clic en el cuadro para marcarlo y vuelva a hacer clic para anular la marca. Si no marca una casilla ninguna vez, entonces tiene valor nulo.
botones radiales, en las solicitudes de bsqueda cuadros de verificacin, en las solicitudes de bsqueda
3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar. Bsqueda de campos en blanco y rellenos Approach puede buscar registros con un campos en blanco. Esto puede ayudarle a encontrar errores de introduccin de datos o registros con informacin incompleta. Un campo est en blanco si tiene el valor nulo o si no se ha insertado ningn valor. Tambin puede buscar registros que tengan uno o ms campos rellenos. Para buscar campos vacos introduzca slo un signo igual (=) en el campo. Para buscar campos rellenos, introduzca slo un signo de diferente de (< >) en el campo. Bsquedas con sentencias SI Una sentencia SI es una concisa y potente herramienta para comparar datos entre dos o ms campos. Se puede usar la sentencia SI en una solicitud de bsqueda para crear condiciones de bsqueda complejas. Cuando usa una sentencia SI en una condicin de bsqueda, Approach busca aquellos registros para los que el valor devuelto es S. Debe escribir la sentencia SI de manera que el resultado sea S o No. Introduzca la sentencia SI en un campo sin utilizar de la solicitud de bsqueda.
sentencias condicionales, en las solicitudes de bsqueda

Construccin de frmulas para buscar registros Su frmula puede ser un simple nmero o una referencia al campo o bien estar formada por smbolos y funciones de Approach. Compare valores. Por ejemplo, esta sentencia busca registros que tengan en el campo Coste un valor mayor que en el campo Presupuesto: SI(Coste>Presupuesto) Las sentencias SI tambin se pueden combinar con los criterios de bsqueda Y, O. Por ejemplo: SI((Departmento='Gestin')Y(Ciudad='Madrid')) SI((Cuenta>200)O(Fecha<'30/4/95') SI((HOY()-FechaFactura<=90)Y(Saldo>0))
Busque fechas y rangos de fecha. Por ejemplo, estas sentencias buscan registros con la fecha de ayer, las fechas de este mes o fechas ya pasadas este ao, respectivamente: SI ("Campo de fecha" = Hoy() - 1) SI ((MES("Campo de fecha") = (MES(HOY()))Y(AO("Campo de fecha") = AO(HOY())) SI (("Campo de fecha" >= '01/01/1995')Y("Campo de fecha" <= HOY()) La funcin HOY() representa la fecha actual. Para obtener ms informacin, consulte el tema Frmulas: Insercin en la Ayuda en lnea.
Las series de registros hallados

El conjunto de registros que le ofrece Approach tras buscar con su condicin de bsqueda es la serie de registros hallados . Con estos registros aislados del resto puede hacer varias cosas: examinarlos, modificarlos, suprimirlos uno a uno o todos a la vez, imprimir aquellas vistas donde aparezcan todos o exportarlos a otra aplicacin. En realidad dispone de una mini base de datos con la que puede realizar las mismas funciones que con la original.
La barra de estado muestra el nmero de registros de la serie hallada y el de la base de datos completa.
Nmero de registros de la serie hallada
Los dems registros de la base de datos no han desaparecido, simplemente se encuentran ocultos hasta que indique que quiere volver a trabajar con ellos. Approach trabajar con la serie hallada actual hasta que realice otra bsqueda o seleccione Todos los registros en el cuadro de bsqueda con nombre de la barra de acciones. Seleccionando Todos los registros podr ver todos los registros de la base de datos con su ordenacin original.
Repeticin de bsquedas
Approach mantiene informacin sobre su ltima bsqueda, as que puede repetirla fcilmente, siempre que est todava en una vista basada en la misma base de datos y siempre que no haya usado el comando Buscar todos. Elija Buscar - Repetir bsqueda en el men contextual Registro.
Asignacin de nombres a las bsquedas

Si ha creado una solicitud de bsqueda y quiere conservarla para futuros usos, dle un nombre y gurdela. Las bsquedas a las que asigne un nombre aparecern listadas en el cuadro de bsqueda con nombre de la barra de acciones. Para guardar la bsqueda, opte por una de las siguientes posibilidades: Haga clic en el cuadro de bsqueda con nombre de la barra de acciones, introduzca el nuevo nombre para la bsqueda y presione INTRO.
Asgnele nombre a la bsqueda cuando la cree en el Asistente para bsquedas. Elija Crear - Bsq/orden con nombre para nombrar la bsqueda actual, editar una bsqueda o crear una nueva.
bsquedas con nombre
Ordenacin de registros
Approach puede mostrarle los registros en el orden en que los introdujo en la base de datos o en el orden que especifique en Preferencias de Approach. Si ninguno de estos tipos de ordenacin le satisface para trabajar con sus registros, ordnelos por los datos que haya en uno o ms campos.
Seleccione el campo de ordenacin... Haga clic en un icono de ordenacin
La ordenacin cambia el orden de los registros slo temporalmente. Siempre podr reordenar los registros de otra manera o volver a la ordenacin original. Approach mantiene informacin sobre la ltima ordenacin realizada, as que puede volver a repetirla si lo desea. Para disponer los registros segn su ordenacin original, seleccione Buscar todos en la barra de acciones.
Definicin de ordenaciones
Estando en Modo registro puede realizar una bsqueda en ms de un campo seleccionando Ordenar - Definir del men contextual. El cuadro de dilogo Ordenar permitir seleccionar varios campos y elegir una ordenacin ascendente o descendente.
Configuracin de ordenaciones predeterminadas

En la pestaa Orden del cuadro de dilogo Preferencias de Approach puede especificar una ordenacin predeterminada. Cuando abra un archivo de Approach por primera vez o seleccione Buscar todos, los registros se presentarn en ese orden predeterminado.
Ordenacin y agrupacin en informes

Adems de ordenar los registros de la base de datos de forma especfica, el Asistente para informes le proporciona algunas opciones muy potentes para agrupar los registros ordenados. Por ejemplo, si quiere mostrar en un informe las ventas por fechas, la ordenacin le mostrar los registros de ventas cronolgicamente. El Asistente para informes le permite agrupar las fechas en meses o trimestres.
registros, orden orden, con nombre informes, agrupacin de registros
Captulo 35 Personalizacin y automatizacin de Approach

Cuando trabaje en Approach, probablemente se dar cuenta de que hay ciertas tareas que realiza con mayor frecuencia que otras, y que algunas le llevan ms tiempo en la planificacin y en la introduccin de datos. Approach incluye diversas herramientas para aprovechar mejor el tiempo y no perderlo en molestas modificaciones repetitivas. Una manera de alcanzar esta meta de productividad es decidir cmo configurar Approach para tener a mano las herramientas que necesita en el momento preciso. Para ello personalice Approach: defina sus preferencias de visualizacin, personalice los mens y las barras de Smarticons y modifique el comportamiento de Approach para que se adapte a su manera de trabajar. Otra manera de incrementar la productividad es automatizar las tareas que lleva a cabo con mayor frecuencia. Por ejemplo, asignarle un nombre a determinada bsqueda de modo que est siempre disponible. Las macros de Approach representan un paso ms en esa direccin: una macro es un comando que por s solo ejecuta una secuencia de tareas. Cuando varias personas utilizan un mismo sistema de bases de datos o cuando una sola persona realiza el trabajo de varias, LotusScript proporciona otra forma de aprovechar el trabajo al mximo. LotusScript permite integrar las aplicaciones de Lotus con otras aplicaciones para Windows, preparando as el terreno para que los datos precisos se dirijan hacia la herramienta adecuada.
Personalizacin de Approach
Approach se puede personalizar a tres niveles: Mediante las preferencias de Approach que afectan al archivo de Approach y su conexin con sus bases de datos. Configurando grupos de SmartIcons. Creando mens especiales para cada vista en los que aparezcan comandos especficos para la aplicacin de base de datos.
35-1
Preferencias
Elija Archivo - Opciones de usuario - Preferencias de Approach para abrir un cuadro de dilogo organizado por pestaas que definen las distintas opciones. Al cambiar estas opciones, los cambios se actualizan de inmediato en la sesin actual con Approach. Si desea que las nuevas preferencias tengan efecto siempre que abra Approach, haga clic en Guardar predeterminado.
Las preferencias se dividen en las categoras que se describen a continuacin:

Pestaa Ver Descripcin Control de los componentes de la ventana En ella podr controlar Los elementos de Approach que estn a la vista, como los SmartIcons, la barra de acciones, las pestaas de las vistas. Tambin las herramientas disponibles en Modo diseo como la paleta de herramientas, el tamao de cuadrcula y el ajuste automtico a sta, la definicin del estilo con nombre predeterminado disponible en los asistentes de las vistas.
Pestaa Orden
Descripcin Ordenacin de los registros de la base de datos
En ella podr controlar Los campos que determinan la ordenacin predeterminada de los registros en cada base de datos. Seleccione Todos los registros en el cuadro de bsquedas con nombre de la barra de acciones para volver a ordenar la base de datos actual segn la definicin aqu establecida. Las contraseas que dan acceso a sus archivos de bases de datos de dBASE o FoxPro. Le proporciona acceso a opciones de Seguridad del documento donde se definen contraseas para Approach y los privilegios de usuarios individuales o grupos de usuarios. La velocidad de transmisin, el puerto del mdem y los prefijos, sufijos y cdigos para las llamadas. Preferencias de juegos de caracteres, estatus de lectura o lectura/escritura, y compresin de la base de datos. Opciones para los ndices en cada base de datos dependiendo del tipo de base de datos. Preferencias de operaciones en red, campos calculados para asociaciones, comportamiento de los cuadros de dilogo Agregar campo y Cancelar macro y teclas para la navegacin y seleccin de valores en los campos.
Contrasea Contraseas de la base de datos
Mdem
Requisitos de marcado y conexin del mdem Controles especficos de la base de datos Controles especficos de ndices de la base de datos Comportamiento de Approach
Base datos
ndice
General
SmartIcons
Elija Archivo - Opciones de usuario - Configurar SmartIcons para abrir un cuadro de dilogo desde el cual configurar sus grupos de SmartIcons. Cuando realice cambios en estas opciones, stas se actualizarn de inmediato en la sesin actual con Approach.
Personalizacin y automatizacin de Approach 35-3
Utilice el cuadro de dilogo de configuracin de SmartIcons para elegir SmartIcons y formar grupos con ellos, y a continuacin decida cundo desea que est disponible ese grupo.
Consulte el Captulo 4 si desea ms informacin acerca de los SmartIcons as como de los casos en los que estn disponibles.
Mens personalizados
Approach permite personalizar la lista de comandos de cada men. Los mens se asocian a una vista determinada. Utilice los mens personalizados cuando desee dar mayor relevancia a los comandos especficos ms apropiados para las tareas que realiza su aplicacin de base de datos. Por ejemplo, si tiene un formulario para la introduccin de datos sobre clientes, es posible que en algn momento necesite eliminar todos los mens de Approach que contienen comandos para el diseo de nuevas vistas o para la activacin del entorno Modo diseo. Sustituya estos comandos con macros que usted mismo cree para dar determinadas instrucciones. As, podra crear un men llamado Datos de clientes, en el cual los comandos Direcciones, Tipo de cliente, etc. abrieran cuadros de mensaje con instrucciones para efectuar esas tareas.
Para crear mens personalizados, cree primero la vista a la cual asociar el men. A continuacin, en Modo diseo, seleccione Crear - Men personalizado. Una vez creado el men, ascielo a la vista en la pestaa Bsicas del cuadro de informacin correspondiente a esa vista. El men personalizado estar disponible cuando seleccione esa vista en Modo registro. El cuadro de dilogo Personalizar mens muestra un men reducido para las ocasiones en que desee que otros usuarios puedan introducir datos en esa vista pero no modificar su diseo. Los mens reducidos son subconjuntos de los mens predeterminados que no incluyen comandos para la modificacin del archivo. En los mens reducidos no aparece, por ejemplo, el comando Crear - Formulario.
preferencias, configuracin SmartIcons, creacin de nuevos grupos mens, creacin
Automatizacin de Approach
Approach dispone de herramientas para automatizar tareas; desde las ms sencillas, como buscar registros, hasta la generacin de informes financieros trimestrales.
Ordenaciones y bsquedas con nombre

Cuando encuentra una categora de registros que utiliza con gran frecuencia, puede guardar los criterios de bsqueda (asigne un nombre a la bsqueda que le permita distinguir estos criterios de otros que pueda utilizar en otras bsquedas).
Puede asignar un nombre a una bsqueda al crearla en el Asistente para bsquedas. Tambin puede asignar un nombre a la ltima bsqueda realizada seleccionando el cuadro de bsquedas con nombre en la barra de acciones e introduciendo el nombre que desee. Asegrese de presionar la tecla INTRO tras introducir el nuevo nombre.
Consulte el Captulo 34 si desea ms informacin acerca del procedimiento de creacin de una bsqueda.
bsquedas con nombre, edicin orden, con nombre
Macros
Una macro es un comando que ejecuta por s solo una serie de instrucciones. Asigne un nombre a la macro, defina la serie de comandos y asgnele una localizacin desde donde se pueda ejecutar. Gracias a las macros su trabajo se puede simplificar con la automatizacin de tareas repetitivas. Tambin puede asociar unas macros a otras para automatizar una serie muy compleja de tareas. Emplee macros en casos como los siguientes: Para automatizar procedimientos utilizados con mucha frecuencia. Para realizar procedimientos de programacin y tareas complejas, tales como bucles y sentencias if-then-else. Para guiar a usuarios que no estn an familiarizados con Approach en la realizacin de tareas y aplicaciones que usted mismo cree y controle.
Primeros pasos en la creacin de una macro Lo primero es entender en profundidad la tarea que desea llevar a trmino con la macro. Si es una tarea compleja, escriba por orden todos los pasos que le gustara realizar para completar las tareas, por ejemplo: Abrir un archivo de Approach. Cambiar al Modo diseo. Crear un grfico. Una vez que comprenda en qu consiste exactamente dicha tarea, podr crear la macro. La forma ms fcil de crear una macro es grabar las operaciones mientras se realicen. Utilice el men Edicin - Grabar transcripcin. La macro estar completa cuando finalice de grabar las operaciones. Si desea ms informacin acerca de la creacin de macros, consulte el tema Grabacin de macros y scripts, ms adelante en este captulo. Combinacin de macros con LotusScript Gracias a LotusScript, puede ejecutar macros en Approach que realicen complejas tareas dentro del programa, y con la posibilidad de incorporar funciones de otras aplicaciones de Lotus. As, es posible que desee incluir un programa LotusScript en una macro, o a la inversa, incorporar una macro en un script. Ejecucin de macros Puede ejecutar una macro manualmente o bien hacer que se ejecute de forma automtica cuando ocurra algo en la ventana de Approach. Seleccione Edicin - Ejecutar macro para ejecutar una macro creada con anterioridad. Si desea que la macro se ejecute automticamente ante un suceso determinado que se produzca en la ventana Approach, asocie la macro a un objeto de una vista o un men. Puede asociar macros a una vista, un botn, un campo o cualquier objeto que se encuentre dentro del orden de desplazamiento. Dentro del cuadro de informacin correspondiente al objeto, seleccione en la pestaa Macros la accin que dar inicio a la ejecucin de la macro.
Por ejemplo, para pasar de una vista a otra haciendo clic en un botn, cree la macro utilizando el comando VISTA, cree el botn, asocie la macro al botn con la opcin Al hacer clic. Si en Modo registro hace clic en el botn, Approach ejecutar la macro y cambiar la vista. Utilice este mtodo para ayudar al usuario de una base de datos a saber en qu tarea se utiliza cada una de las vistas de la base de datos.
Utilice botones de macro para guiar al usuario hacia las vistas apropiadas.
Puede utilizar macros para ejecutar tareas sencillas, tales como cambiar de un formulario a un informe, o bien tareas ms complejas, como buscar todas las facturas pendientes, ordenarlas por la fecha en orden ascendente, cambiar a una carta formulario de aviso e imprimir cada una de las cartas.
Determine cundo desea que se ejecute una macro mediante una frmula La frmula puede ser solo un nmero o referencia a un campo o bien puede constar de smbolos y funciones de Approach. Ejecute una macro condicional. Puede utilizar el comando EJECUTAR para realizar una macro condicional. Por ejemplo, si tiene una macro que imprima etiquetas postales de correo nacional para la serie de registros hallados, hay una frmula en el comando EJECUTAR que permite saber si la direccin es nacional o del extranjero: SI (Pas = 'Espaa') En el caso de que sea cierto, la macro llama a otra macro que cambia de vista e imprime las etiquetas. Si es falso, la macro contina, tal vez ocultando este registro, y a continuacin pasa al siguiente registro. Simplifique tareas comunes. Ahora imagine que tiene una macro asociada a un botn con el rtulo "Imprimir avisos pendientes". Esta macro selecciona, mediante el comando EJECUTAR, las facturas impagadas dentro del plazo: SI ("Fecha factura"<(HOY()-30)Y(Pagada<>'S') En caso de que sea cierto, la macro llama a otra macro que imprime una carta formulario de Pago atrasado. Si es falso, la macro contina y comprueba el registro siguiente. Para obtener ms informacin, consulte el tema Frmulas: Insercin en la Ayuda en lnea.
macros, creacin macros, ejecucin
LotusScript
Utilice el lenguaje de programacin LotusScript para las tareas de programacin ms complejas. LotusScript es una versin de BASIC que ofrece, adems de las posibilidades estndar de los lenguajes de programacin estructurados como Pascal y C, un potente conjunto de extensiones que permiten el desarrollo de aplicaciones orientadas a objetos. LotusScript le ofrece una conexin con los comandos de todas sus aplicaciones Lotus a travs de la programacin. Puede escribir scripts que se sirvan de las funciones de varias aplicaciones, incluidas otras aplicaciones para Windows.
Para crear un script utilizando LotusScript en Approach, seleccione Edicin - Editor de scripts para abrir el entorno de desarrollo integrado (IDE). En esta ventana aparece una lista con los objetos disponibles en el archivo de Approach actual, los elementos del lenguaje LotusScript y las clases especficas de Approach.
Para obtener ms informacin sobre la creacin de scripts, consulte el tema Grabacin de macros y scripts, ms adelante en este captulo. Si desea ms informacin acerca de la programacin en Approach utilizando LotusScripts, consulte el manual Developing SmartSuite Applications using LotusScript.
scripts, grabacin LotusScripts
Grabacin de macros y scripts

Es posible crear una macro o una subrutina de LotusScript en Approach grabando las acciones mientras se realizan las tares. Elija Edicin - Grabar transcripcin y decida si desea guardar las operaciones que se han grabado como una macro o como un script. Ejecute las operaciones de Approach necesarias para realizar la tarea. Approach grabar las operaciones que se hayan realizado, transcribindolas en lenguaje macros o scripts. Es posible asignar un nombre a la nueva macro o script grabados, editarlo/la o incorporarlo/la en otra macro o script.
grabacin, de macros y scripts
Captulo 36 Intercambio de datos con otras aplicaciones

Una caracterstica muy atractiva de Approach es que permite emplear archivos de otras aplicaciones sin necesidad de cambiarles su formato. Por tanto, una vez utilizados por Approach, tampoco es necesario devolverlos a su formato original para actualizar la fuente de los datos o para distribuir los nuevos informes y registros que haya creado. La respuesta a la mayora de las preguntas que pueda hacerse sobre el intercambio de datos es la siguiente: Seleccione en Approach Archivo - Abrir. De esta forma podr leer y escribir datos en su formato original. No obstante, si desea crear un archivo con los nombres de archivos almacenados en un campo o si tiene un cliente testarudo que insiste en utilizar una aplicacin diferente del servidor SQL que utiliza su empresa, podr convertir sus datos a otro formato. Para convertir sus datos al formato que necesita, Approach le ofrece varias herramientas.
Trabajo en equipo con las aplicaciones de Lotus

Las aplicaciones con las que ms fcilmente podr compartir datos son las aplicaciones de Lotus. En esta seccin le sugeriremos algunas formas de utilizar otras aplicaciones de Lotus para mejorar el rendimiento de Approach, as como formas para mejorar el rendimiento de otras aplicaciones con Approach.
Trabajo conjunto con Notes

Approach puede lograr que Notes funcione adems de como una herramienta para replicar y para administrar documentos como una herramienta de anlisis e informacin. Uso de Approach con datos de Notes Utilizando Approach con los datos de Notes, tendr acceso a una potente herramienta de anlisis de informacin e introduccin de datos.
36-1
Consulte o introduzca datos en Lotus Notes empleando los formularios de Approach. Estos formularios pueden incluir tpicos elementos de Approach como los cuadros desplegables, botones radiales, paneles de repeticin o frmulas con valores predeterminados y validacin de datos. Podr emplear las herramientas PowerClick de Approach as como el Asistente para informes para crear informes agrupados avanzados con clculos resumidos de datos procedentes de formularios o vistas de Notes. Podr crear con datos de Notes etiquetas postales y cartas formularios en Approach. Abra una base de datos de Notes desde Approach y emplee Approach para elaborar informes, formularios, hojas de trabajo, grficos, cartas formulario o etiquetas postales. Integracin de Notes con otras fuentes de datos mediante Approach Approach puede conectar las bases de datos de Notes con otras fuentes de datos para hacer comparaciones y anlisis. Puede vincular fcilmente datos de Notes con datos de otras fuentes uniendo bases de datos, incrustando aplicaciones de Approach en documentos de Notes o importando o exportando datos de Notes. La unin de bases de datos le permite crear un vnculo relacional entre un formulario o una vista de Notes y cualquier otra tabla de base de datos. Por ejemplo, puede vincular una base de datos de sus representantes de ventas a una segunda base de datos de informacin sobre pedidos. Entonces podr crear un formulario o un informe de Approach que muestre los pedidos de cada representante.
Notes/FX, que supone una mejora con respecto a OLE, permite incrustar una aplicacin de Approach en un formulario de Notes e intercambiar datos entre ese formulario y la aplicacin de Approach. Por ejemplo, puede crear una aplicacin de Approach que examine otra base de datos de Notes, o una base de datos dBASE o SQL que contenga informacin sobre ventas y que muestre los resultados en un informe de ventas.
Las prestaciones de SmartImport de Approach le facilitan la tarea de intercambiar datos entre dos bases de datos cualesquiera. Por ejemplo, puede introducir rpidamente un conjunto de datos en Notes, o bien pasar unos datos a otra base de datos, ya sea DB2, Oracle, SQL, dBASE, Paradox o incluso otra base de datos de Notes. El comando de Approach Guardar como, le proporciona otra forma de integrar Notes con otras fuentes de datos, ya que le permite crear un formulario en una base de datos de Notes y rellenarlo con los datos con los que est trabajando. Distribucin de aplicaciones de Approach mediante Notes Si incluye aplicaciones de Approach en documentos de Notes podr aprovechar las prestaciones de Notes y as distribuir tales aplicaciones por toda su empresa. Para enviar vistas o aplicaciones de Approach, podr usar las prestaciones de correo electrnico propias de Approach en conjuncin con un sistema de correo compatible con VIM o MAPI. Approach proporciona gran flexibilidad a la hora de decidir qu enviar. Puede enviar tanto una fotografa de la vista actual como todo el archivo, o bien ambos. Si enva todo el archivo de Approach, puede anexar todas las bases de datos a las que haga referencia, puede enviar bases de datos vacas (con nombres de campos, pero sin datos), o puede enviar el archivo de Approach vaco para que el destinatario pueda utilizarlo introduciendo datos. Para ms informacin acerca de la distribucin de aplicaciones de Approach utilizando Notes, consulte el Captulo 36.
Intercambio de datos con otras aplicaciones 36-3
Funcionamiento de Notes Abra una vista o un formulario de una base de datos de Notes local, de un servidor o del rea de trabajo de Notes. Los datos de la vista o formulario se mostrarn como vista de Approach. Tambin puede replicar una base de datos de Notes para crear una nueva copia de la base de datos en su disco duro. Replicando una base de datos de Notes en un servidor se actualizan tanto su copia como la del servidor con los cambios que haya en las dos. Si replica una base de datos de Notes en su disco duro, podr aadir nueva informacin y hacer todos los cambios necesarios en la base de datos sin tener que estar conectado a una red. Esto le sera de utilidad si necesita llevarse su PC porttil a un lugar desde donde no pueda acceder a la red. Puede seguir trabajando y, a su vuelta, replicar la base de datos para aadir los cambios.
bases de datos de Notes, apertura en Approach bases de datos, rplica Notes/FX, activacin de campos de variables
Trabajo conjunto con 1-2-3

1-2-3 y Approach estn estrechamente relacionados. Es posible utilizar la interfaz familiar de 1-2-3 para insertar y manipular los datos y utilizar el potencial de una base de datos relacional para visualizar y presentar los datos de forma significativa.
Desde Approach, es posible abrir un rango con nombre "activo" de una hoja de 1-2-3 y ver o editar el rango en un archivo de Approach, utilizando las funciones de rangos completas de Approach. Utilizando el men Crear - Base de datos de 1-2-3 es posible crear formularios, tablas resumen, cartas formularios, etiquetas postales e informes de Approach a partir de datos de 1-2-3. Las vistas de Approach aparecern directamente en la hoja de 1-2-3. Para editar las vistas slo es necesario hacer doble clic en ellas. En 1-2-3, tambin es posible crear tablas de consulta utilizando los datos que estn almacenados, tanto en 1-2-3 como externamente. Con las tablas de consulta se tiene acceso a todas las herramientas de edicin y de consulta de datos de Approach (como bsqueda y ordenacin de datos) sin necesidad de abandonar 1-2-3. Opcionalmente, es posible enviar los resultados de la consulta a un rango de salida independiente en 1-2-3, donde los datos se pueden analizar utilizando las herramientas de anlisis de 1-2-3.
1-2-3, apertura de hojas de clculo como bases de datos
Trabajo conjunto con Word Pro

Emplee Word Pro para aumentar las posibilidades de tratamiento de texto que le ofrece Approach. Por ejemplo, si desea aplicar formato al texto de un campo memo, reemplace el campo memo por otro miscelneo preparado para utilizar Word Pro como aplicacin servidora de OLE. Adems, puede utilizar Approach para analizar y organizar datos e insertar la vista resultante en un documento de Word Pro. Utilice Edicin - Copiar vista para copiar la vista actual o todas las vistas al Portapapeles. Cuando pegue las vistas en Word Pro, seleccione Edicin - Pegado especial y elija el formato que desee para la informacin importada. Si utiliza RTF, Word Pro mantendr el mismo formato de texto que en la vista de Approach.
Trabajo conjunto con Freelance Graphics

Freelance Graphics proporciona una extensa lista de SmartMasters para presentaciones. Puede usar cualquiera de estas imgenes profesionales en vistas de Approach. Para ello, exporte el archivo de Freelance como un metaarchivo de Windows y pguelo en el fondo de una vista de Approach o seleccione Crear - Objeto y a continuacin el archivo de presentacin de Freelance Graphics. Tambin puede utilizar Approach para analizar y organizar datos e insertar la vista resultante en una presentacin de Freelance Graphics. Utilice Edicin - Copiar vista para copiar la vista actual o todas las vistas al Portapapeles. Cuando pegue las vistas en Freelance Graphics, seleccione Edicin - Pegado especial y elija el formato que desee para la informacin importada. Si utiliza RTF, Freelance Graphics mantendr el mismo formato de texto que en la vista de Approach.
Apertura de archivos de bases de datos

Una de las mejoras maneras que tiene Approach de ayudarle a intercambiar datos de una fuente con otra es permitirle abrir casi cualquier base de datos y unirla con otra. Casi siempre podr seleccionar Archivo - Abrir en lugar de tener que importar datos.
Acceso a datos PowerKey

Haga informes, actualizaciones y manipulaciones en todas las fuentes de datos y acceda directamente a ellas independientemente del formato que tengan los archivos. Con la tecnologa de acceso a los datos PowerKey obtendr en Approach la velocidad y funcionalidad de la aplicacin fuente. PowerKey admite formatos dBASE, Lotus Notes, DB2, Paradox y FoxPro.
Approach lee y escribe archivos de dBASE, Paradox y FoxPro directamente, por lo que no necesitar las aplicaciones donde se crearon los archivos.
Tablas SQL
Approach puede acceder a los datos de SQL con una conexin especialmente rpida y flexible. Utilizando un asistente puede recuperar slo los registros del servidor SQL que necesite. Se ahorra tiempo al no tener que abrir toda la base de datos y luego recuperar todos los registros. Si pone un nombre a ese conjunto de registros, podr volverlos a usar ms rpidamente en la prxima sesin de Approach. El Asistente para SQL le ayudar a elaborar una sentencia SELECT y a enviarla al servidor de SQL. No hace falta que conozca el lenguaje o la sintaxis de SQL para utilizar el asistente . En lugar de ello seleccione las bases de datos y los campos que desea utilizar y disee una bsqueda como lo hara con el Asistente para bsquedas de Approach. Approach toma su entrada y construye la sentencia SELECT.
PowerKey SQL, generalidades
Importacin de datos
En Modo registro puede importar datos a un archivo de base de datos. En Modo diseo, puede transferir las vistas de un archivo de Approach a otro. Importando datos podr agregar registros a la base de datos o actualizarla sin cambiar el aspecto de ninguna de las vistas de su archivo de Approach. Importando vistas podr agregar una vista de uno a otro archivo de Approach sin que ello afecte a los datos. Approach puede actualizar los registros existentes agregando a la base de datos los registros importados y asignando las relaciones entre los campos segn stas se hayan definido (a ello se le llama asignacin de campos). Si los campos de la base de datos importada tienen los mismos nombres que los del archivo de base de datos de Approach, Approach los asigna de
forma automtica. Si los nombres no coinciden, podr indicarse de qu manera se correspondern unos con otros. No se pueden importar datos a un campo calculado. Los valores de los campos calculados se obtienen mediante una frmula de Approach. Sin embargo, los valores de los campos calculados pueden exportarse para crear una nueva base de datos o transferir datos entre aplicaciones. Cuando se importan vistas de un archivo de Approach a otro, se asignan al mismo tiempo las relaciones entre los campos de ambos archivos de Approach. Cuando importe a una base de datos, Approach puede: Actualizar los registros actuales con los datos importados. Agregar registros nuevos al final del archivo de base de datos actual. Combinar ambas posibilidades: actualizar registros actuales e importar los nuevos. Para agregar datos a un archivo de base de datos, debe estar en Modo registro. Si trabaja con una serie de registros hallados en lugar de con toda la base de datos, Approach slo actualizar la serie de registros hallados.
Importacin de registros
Los registros del archivo importado se agregan al final de la base de datos actual (a no ser que tenga personalizado un orden predeterminado). As, si la base de datos actual tiene 30 registros y se importan 20, despus de la importacin la base de datos tendr 50 registros.
Base de datos actual Base de datos importada Tras la importacin
Actualizacin de registros mediante importacin

Approach permite, en lugar de agregar los registros de la base de datos importada a la base de datos actual, agregar slo una seleccin de datos. Una tercera opcin sera la combinacin de las dos anteriores, es decir, actualizar los registros que tengan datos coincidentes y agregar los registros que tengan datos nuevos.
Al actualizar los registros mediante importacin de datos, Approach verifica en los campos que especifique si coinciden los datos de los registros de la base de datos actual con los datos de los registros de la base de datos importada. Cuando encuentra una coincidencia, utiliza los datos importados para actualizar los campos que antes se especificaron. Con esta potente prestacin podr actualizar los registros y campos que desee. Por ejemplo, puede actualizar los nombres de sus clientes slo en los campos en los que coincida el nmero de identificacin. En la siguiente ilustracin, Approach busca los nmeros de identificacin y slo actualiza los campos de nombre en los registros en que el nmero coincida.
Fjese en que el nmero de identificacin del registro importado 2 no coincide con ningn nmero de los registros de la base de datos actual, por lo que el Registro 2 no se actualiza. Sin embargo, los nmeros de identificacin de los registros 1 y 3 coinciden, con lo que Approach actualiza los campos de nombre.
Importacin y actualizacin de registros

La tercera alternativa combina las acciones de las otras dos. Approach busca los registros que tengan valores coincidentes y los actualiza. Todos aquellos registros de la base de datos importada que no coincidan con los de la base de datos actual son agregados al final de sta ltima.
En este ejemplo, los nmeros de identificacin de los registros 1 y 3 coinciden, as que Approach actualiza los registros con los datos importados. El Registro 2 de la base de datos importada no coincide con ningn registro de la base de datos existente, luego Approach los agrega al final de la base de datos existente como un nuevo registro: el Registro 4.
datos, importacin asignacin, de campos
Exportacin de datos
Exportar archivos de bases de datos de Approach implica almacenar una seleccin de datos en un formato determinado para que puedan ser usados en otras aplicaciones. Se pueden exportar todos los registros de una base de datos o utilizar Buscar para seleccionar un subconjunto. Lo mismo sucede con los campos, puede exportarlos todos o slo algunos de ellos.
Los campos calculados o de variables son parte de los archivos de Approach. Durante la exportacin Approach los convierte en campos de base de datos en el archivo exportado. Al exportar se crea un archivo de base de datos que puede incluir todo tipo de campos excepto los campos calculados que realicen funciones resumen. Puede exportar otros campos calculados, pero se convertirn en campos de texto, numricos, de fecha o de hora antes de la exportacin. Si exporta un campo de variable, Approach crea un campo de base de datos con el mismo valor en cada registro. Los campos miscelneos se pueden exportar, pero slo podrn leerse en otros archivos de bases de datos de Approach. Si quiere volver a utilizar un archivo de Approach existente, incluso con campos calculados y miscelneos, no hace falta que lo importe. Simplemente seleccione Archivo - Guardar como y utilice la opcin Slo .APR para almacenar una copia de todo el archivo de Approach con una base de datos vaca. Sus campos calculados, variables y miscelneos seguirn formando parte del archivo de Approach. Por tanto posteriormente podr introducir o importar datos en el nuevo archivo.
datos, exportacin asignacin, de campos
Copia y pegado de datos

Emplee el Portapapeles para insertar vistas de Approach en grficos, presentaciones o documentos de texto. Approach puede copiar la vista actual o todas las vistas que haya en el archivo de Approach. Puede copiar todos los registros, una serie de registros hallados o una seleccin de datos de un registro. En la otra aplicacin de Windows, pegue el contenido del Portapapeles como un mapa de bits, un metaarchivo de Windows, como texto o como archivo RTF. Seleccione Edicin - Pegado especial y seleccione un formato.
Uso de objetos OLE

Approach acepta OLE (Vinculacin e incrustacin de objetos) como un canal de comunicacin para compartir datos entre dos aplicaciones de manera dinmica. Los objetos OLE pueden colocarse en los archivos de Approach de dos maneras: Creando un vnculo activo entre dos aplicaciones. Incrustando un objeto en Approach. Tambin puede emplear OLE para vincular o incrustar un objeto de Approach en otra aplicacin.
Objetos incrustados
Qu es un objeto OLE incrustado? Un objeto incrustado OLE es un conjunto de informacin almacenada en un archivo de una aplicacin (cliente) que se crea y edita mediante otra (servidora). Con un objeto incrustado, puede usar las funciones de la aplicacin servidora para trabajar con los datos en la aplicacin cliente. As, puede incrustar datos de Word Pro en un archivo de Approach. Emplee Word Pro para crear y editar los datos del objeto incrustado. Aunque lo cree con Word Pro, los datos del objeto incrustado se guardan en el archivo de Approach o en la base de datos asociada. Qu aspecto presentan los objetos incrustados? En Approach, puede incrustar un objeto como parte de un registro de la base de datos o como parte del diseo de una vista. Para incrustar un objeto en un registro de una base de datos, defina un campo miscelneo y agrguelo a una vista. En Modo registro, haga doble clic en el campo para trabajar con el objeto incrustado.
Para que el objeto incrustado sea parte de una vista, en Modo diseo, seleccione Crear - Objeto para crear el objeto y agregarlo a la vista. En Modo diseo, seleccione el objeto para trabajar con l. Qu puede hacer con los objetos incrustados? Tras crear un objeto incrustado, puede tratarlo como cualquier otro objeto de Approach. As, puede desplazarlo o suprimirlo como cualquier otro campo u objeto. Haga doble clic en un objeto incrustado para activar la aplicacin servidora a fin de poder editarlo. Puede usar todas las funciones de la aplicacin servidora para cambiar los datos o el aspecto del objeto. As, puede usar Word Pro para dar formato al texto de un documento de Word Pro de forma que aparezca en dos columnas. Cuando se usan los objetos incrustados? Use objetos incrustados OLE cuando: Necesite usar en una aplicacin informacin a la que slo puede crear o dar formato en otra. No necesite compartir la informacin entre aplicaciones. As, si desea colocar texto en dos columnas en una pgina de un formulario de Approach y no necesita usar los datos ms que en Approach, puede incrustar datos de Word Pro en un campo miscelneo o como parte de la presentacin del formulario. Ejemplo: Porqu incrustar un objeto en un campo miscelneo? Suponga que dispone de una base de datos en la que guarda las caractersticas de todos los productos que comercializa. Sera prctico que los registros tambin mostraran imgenes de los productos. Un especialista fotografa todos los productos y pasa las fotografas al formato grfico de una aplicacin que admite OLE como servidor y con la que puede trabajar Approach. Defina un campo miscelneo y agrguelo despus a una vista de la base de datos. En Modo registro, haga doble clic en el campo miscelneo y seleccione Crear - Objeto y, a continuacin, seleccione Archivo. Especifique el archivo que contiene la imagen que desea agregar a este registro. Ejemplo: Por qu incrustar un objeto como parte de la presentacin de una vista? Suponga que desea usar como fondo de un formulario de Approach un diseo profesional pero no dispone de los recursos para crearlo personalmente. Puede incluir en el formulario cualquiera de los fondos de
SmartMaster disponibles en Freelance Graphics con slo incrustarlos en el formulario como objeto OLE.
Approach como un servidor OLE

Cuando incrusta un objeto de Approach en un archivo de otra aplicacin, el objeto se guarda en el archivo de esa aplicacin, si bien se crea y edita en Approach. Para crear un objeto de Approach partiendo de unos datos ya almacenados en un archivo, active el Modo registro y seleccione Edicin - Copiar vista . A continuacin vaya a la otra aplicacin, seleccione Edicin - Pegado especial y seleccione el formato de Portapapeles de objeto de Approach adecuado.
Vnculos
Qu es un vnculo? Un vnculo es una conexin entre datos de una aplicacin (servidora) y otra (aplicacin contenedora). Con un vnculo automtico, los datos en la aplicacin cliente cambian automticamente al modificar los datos originales en la aplicacin servidora.
Servidor Cliente
Qu aspecto presentan los vnculos? En Approach, puede insertar un vnculo como parte de los datos de un registro o como parte del diseo de una vista. Para insertar un vnculo en un registro, defina un campo miscelneo que contenga el vnculo y agrguelo a una vista. En Modo registro, haga doble clic en el campo para trabajar con el vnculo. Para insertar un vnculo en una vista, en Modo diseo, seleccione Crear - Objeto para crear el vnculo y agregarlo a la vista. En Modo diseo, seleccione el vnculo para trabajar con l. Qu puede hacer con un vnculo? Tras crear un vnculo, puede tratarlo como cualquier otro objeto de Approach. As, puede desplazarlo o suprimirlo como cualquier otro campo u objeto. Adems, algunas operaciones slo puede ejecutarse con vnculos:
Haga doble clic en un vnculo para activar la aplicacin servidora a fin de poder cambiar los datos originales. Seleccione Edicin - Vnculos para presentar y cambiar informacin acerca de un vnculo. As, puede editar un vnculo de forma que haga referencia a otra parte de informacin de la aplicacin servidora o cambiar la forma de actualizacin. Cuando se usan los vnculos? Utilice vnculos cuando se cumpla todo lo siguiente: Necesita compartir datos entre aplicaciones. Espera que cambien los datos compartidos. Necesita actualizar los datos compartidos cuando cambien los originales. Por ejemplo, si guarda informacin de ventas y promociones de productos en documentos de Lotus Word Pro y desea incluir esta informacin en los registros de la base de datos de productos, puede crear un vnculo en un campo miscelneo que haga referencia a los documentos de Word Pro. En este ejemplo, Approach es el cliente y Word Pro el servidor. Cundo no son necesarios los vnculos? No use vnculos cuando se cumpla algo de lo siguiente: Slo necesita usar los datos en una aplicacin. En su lugar, cree un objeto incrustado OLE. No espera que los datos cambien. En su lugar, srvase del Portapapeles para pegar los datos en Approach. No necesita actualizar los datos compartidos cuando cambien los originales. Use de nuevo el Portapapeles para colocar los datos en Approach. Por ejemplo, si crea el logotipo de la empresa con Freelance Graphics y desea emplearlo en formularios de Approach y documentos de Word Pro, no utilice vnculos ya que no es probable que cambie. Puede copiar el logotipo de Freelance Graphics y pegarlo en Approach y Word Pro.
campos miscelneos, opciones OLE OLE, objetos incrustados OLE, vnculos
Captulo 37 Trabajo en equipo con Approach

Las funciones de trabajo en equipo de Approach facilitan a los grupos de trabajos los datos necesarios cuando los necesitan. Utilice los controles de uso compartido de archivos para conservar los datos seguros al tiempo que disponibles. Si dispone de una red, puede instalar Approach en la red, con lo que no es necesario almacenar y mantener varias copias de los datos. La funcin Correo electrnico permite la circulacin de datos concretos a travs del grupo para su difusin y revisin.

Approach admite opciones de uso compartido de archivos que permiten emplear datos al mismo tiempo que otros miembros del grupo.
Seguridad del documento

Cuando varias personas usan una aplicacin de Approach, a menudo una es la encargada de disearla y delimitar la forma en la que los miembros del grupo la emplean. Otros miembros del grupo se dedican la mayor parte del tiempo a introducir datos o crear informes basados en los datos. Con las opciones de Seguridad del documento de Approach podr configurar con facilidad la aplicacin a fin de facilitar distintos niveles de acceso a diferentes tipos de usuarios. As, si el grupo utiliza una aplicacin de Approach para llevar un seguimiento de pedidos y de facturas de productos, varios miembros slo necesitan abrir la aplicacin en Modo registro y Presentacin preliminar. Disponen de acceso a todas las vistas de la aplicacin, introducen nuevos registros y modifican los existentes. Pero no tienen que alterar la presentacin de la aplicacin en Modo diseo. Todos los usuarios disfrutan de los mismos niveles de seguridad as que usan la contrasea para abrir la aplicacin de Approach. Esta contrasea est asociada a un nombre de grupo en Seguridad del documento que para estos usuarios puede ser, por ejemplo, Equipo A. Esta aplicacin puede ser la misma que utiliza en recepcin para que las visitas se inscriban e impriman etiquetas de identificacin. Estos "usuarios" o visitas de la oficina pueden leer informacin pero no aadir datos. No
37-1
deben tener acceso a todas las vistas, no desea que consulten la lista de clientes pero s que hagan uso de un formulario en el que introduzcan informacin como posibles clientes o vendedores. As, las visitas no pueden modificar la aplicacin en Modo diseo porque no asigna privilegios de este tipo al grupo que ha definido como Visitas. Seleccione Archivo - Seguridad del documento para definir o editar controles de seguridad. Al editar los privilegios de los usuarios puede cambiar los valores predeterminados o crear una categora propia de usuario. Grupos de usuarios No es preciso que lleve un registro de los usuarios de Seguridad del documento de Approach. En lugar de esto, un grupo de seguridad consta de individuos que usan la misma contrasea para acceder a un archivo de Approach. Suponga que quiere disponer de un grupo llamado Equipo A, escribe este nombre para el grupo, facilita la contrasea y define los privilegios que desea otorgarles. A continuacin informa a los pertenecientes al Equipo A de la contrasea en concreto que deben usar para abrir el archivo de Approach. Acceso de una sola contrasea Tras definir la contrasea, los usuarios slo tienen que escribirla para acceder al archivo de Approach (.APR). An cuando la base de datos est asociada a otros archivos de bases de datos, los usuarios slo tienen que introducir la contrasea una vez cuando abran los archivos asociados. Imagine que la base de datos de empleados est asociada a la de encargados, sueldos y zonas y que las cuatro tienen contraseas distintas contraseas asignadas en el cuadro de dilogo Preferencias. Use Seguridad del documento para asignar la misma contrasea a las cuatro bases de datos al nivel del archivo de Approach. Tras abrir un archivo de Approach e introducir una vez la contrasea, dispone de acceso a las bases de datos de empleados, encargados, sueldos y zonas asociadas en el archivo de Approach sin que se soliciten siquiera contraseas adicionales. Asimismo, no se facilitan contraseas individuales para estas bases de datos. Para actualizar las contraseas slo tiene que cambiar las de los archivos de Approach. La nica excepcin radica en las bases de datos basadas en servidores de SQL Oracle, Notes, DB2 o Sybase donde Approach admite la seguridad en torno al perfil del servidor. En estos casos, Approach solicita las contraseas correspondientes.
Bloqueo de registros
Normalmente es posible que varios usuarios de la red modifiquen un registro al mismo tiempo. Este mtodo de compartir datos, conocido como bloqueo de registros mnimo, es una forma eficaz de trabajar y Approach facilita su buen uso. Si tiene definido el bloqueo de registros mnimo para el entorno de red (es la opcin predeterminada para Approach) otros usuarios podrn modificar un registro al mismo tiempo. Cuando dos usuarios modifican el mismo registro, se guardan en la base de datos los cambios realizados por el primer usuario. Cuando el segundo usuario intenta guardar sus cambios, un mensaje le advierte que el registro ha sido modificado por otro usuario mientras estaba abierto. El segundo usuario puede aceptar la nueva versin del registro o bien guardar la segunda serie de cambios en el registro.
El primer usuario guarda el registro.
El segundo usuario va a guardarlo y Approach indica que se han realizado otras ediciones desde que abri el archivo.
Approach trabaja a ms velocidad con el bloqueo de registros mnimo. Si no desea que otros usuarios editen un registro al mismo tiempo, puede desactivar el bloqueo de registros mnimo. De esta forma, una vez haga clic en un registro, los otros usuarios de la red podrn examinarlo pero no modificarlo hasta que se dirija a otro.
Contraseas de la base de datos

Ciertos formatos de bases de datos pueden guardar una contrasea con la informacin. Si el equipo consulta la base de datos en otras aplicaciones adems de Approach, es probable que desee usar una contrasea de base de datos aparte de la de Seguridad del documento para controlar el acceso a los datos.
Trabajo en equipo con Approach 37-3
Para definir una contrasea en las bases de datos de dBASE o FoxPro que afecte slo a los datos, seleccione Archivo - Opciones del usuario Preferencias de Approach y haga clic en la pestaa Contrasea. Puede definir privilegios de lectura/escritura dependiendo de lo que admita el formato de la base de datos. La opcin Seguridad del documento de Approach ofrece acceso de una sola contrasea an cuando tenga definidas contraseas en las bases de datos. Las contraseas que especifique en Seguridad del documento abren de forma automtica las bases de datos de la aplicacin con las contraseas correctas. Puede ignorar el acceso de una sola contrasea en la pestaa Contrasea del cuadro de dilogo Seguridad del documento si desea que los usuarios deban conocer la contrasea de la base de datos para poder emplear la informacin.
1. Seleccione ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba una de estas frases:
contraseas, privilegios del usuario contraseas, creacin para archivos de Approach contraseas, creacin para bases de datos bloqueo de registros
3. Haga clic en una entrada de ndice y despus en Mostrar.
Trabajo en red
Puede guardar en una red cualquier archivo de Approach y de base de datos que admita Approach. Los usuarios que trabajan con la red pueden crear, abrir y guardar archivos as como trabajar con los datos que contienen como si residieran en sus propias unidades locales.
Con frecuencia configura un servidor colocando archivos en un dispositivo central al que tienen acceso los usuarios de la red. El servidor suele ser un PC ms potente que los dispositivos locales, con una gran unidad y software de red para procesar las peticiones de los usuarios. Los usuarios trabajarn con los archivos en sus propios PC locales o de cliente.
En general, cada usuario de Approach debe disponer de una licencia, an cuando Approach se ejecute desde un servidor. Para conocer los detalles de las restricciones del uso en red, consulte el acuerdo de licencia de Approach. Mientras trabaja con una base de datos en una red, la base original permanece en su ubicacin de la red, lo que aparece en pantalla no es sino una copia de los registros en la memoria del PC. Si dispone de acceso de escritura a la base de datos, podr modificar la informacin y los cambios se guardarn en la base de datos original de la red.
Actualizacin de los datos de la red

Cuando trabaja en la base de datos de una red, Approach coloca en la memoria del PC una copia de los datos que ve en pantalla. Approach actualiza la informacin de la base de datos de una red cuando edita, busca u ordena datos, los presenta de forma preliminar o imprime, modifica lo que aparece en pantalla (como al dirigirse a otro registro o a Modo diseo). Tambin puede actualizar la informacin personalmente, para observar el resultado de sus modificaciones y de las realizadas por otros usuarios que trabajan con la misma base de datos de una red.
Para actualizar la informacin de la red que aparece en pantalla, seleccione Actualizar datos del men contextual Registro. Si est trabajando con una serie hallada o con datos ordenados, Actualizar datos coloca los registros nuevos en la serie hallada u ordenacin segn corresponda.
Trabajo como un nico usuario

Es probable que desee compartir bases de datos de la red con otros usuarios dado que esta es la forma ms eficaz de trabajar. Pero puede ocurrir que desee abrir una base de datos concreta como un nico usuario, como en el caso de que precise modificar la estructura de la base o tenga que ejecutar muchas tareas de presentacin preliminar e impresin. Es posible cambiar temporalmente la configuracin de la red de Approach' a fin de poder abrir las bases de datos como nico usuario.
redes, uso compartido de archivos nico usuario, acceso a archivos en red
Distribucin de datos y vistas de Approach

Tanto si est conectado a la misma base de datos que el grupo de trabajo o utilizando series diferentes de informacin, puede compartir aplicaciones completas de bases de datos o fracciones que ilustren un punto concreto. Especialmente cuando trabaja con bases de datos de gran tamao, resulta prctico pasar al grupo de trabajo un apartado dado de la base para que lo examine. Approach conecta con facilidad con el sistema de correo electrnico que utilice y tambin es posible combinar las vistas de Approach con otros documentos al copiar una o varias vistas al Portapapeles y pegarla despus en otra aplicacin.
Correo electrnico
Si est conectado a una red y dispone de acceso a un paquete de correo electrnico compatible con VIM o MAPI (como Lotus Notes o cc:Mail), puede incluir vistas y datos de Approach en los mensajes de correo electrnico. Approach permite enviar por correo la totalidad o parte del archivo de Approach actual. Si conecta la vista actual a un mensaje de correo, puede incluir el registro o la serie hallada actual. Si conecta el archivo de Approach completo, puede incluir todos los datos o slo el archivo de base de datos vaco (sin informacin).
Puede adjuntar a un mensaje de correo: La vista actual y el registro o registros que muestra. La vista actual y todos los registros de la serie hallada. Todas las vistas del archivo de Approach as como los datos a l asociados. Todas las vistas del archivo de Approach y bases de datos vacas para introducir nuevos datos.
Nota Si est utilizando Notes, puede enviar por correo electrnico una imagen de la vista actual junto a otras combinaciones de vistas y datos. Puede enviar la aplicacin de base de datos completa si bien tambin tiene otras opciones: Para enviar una imagen de metaarchivo (.WMF) de Windows de la vista del archivo de Approach actual, seleccione Enviar imagen de pantalla de la vista actual. Para enviar el archivo de Approach actual con todas las vistas o slo la actual, seleccione Anexar archivo de Approach con.
Use la opcin Bases datos vacas cuando la persona a la que enva el archivo de Approach tiene acceso a los archivos de la base de datos de la misma red. La funcin Correo electrnico tambin permite especificar la trayectoria que debe seguir el correo de una a otra direccin de correo electrnico. Cada vez que una persona de la lista de la trayectoria recibe el correo, la aplicacin hace que el mensaje se enve a la siguiente de dicha trayectoria. El remitente puede seguir el progreso del mensaje a lo largo de la trayectoria e incluso cambiarlo de orden. La funcin Correo electrnico ofrece estas opciones de trayectoria: Dirigir un mensaje al remitente del documento cuando ste se enve. Dirigir un mensaje a cualquiera de la lista de correo (a quien seleccione haciendo clic en el icono de correo) cuando se enve el documento. Incluir el documento enviado con mensajes de seguimiento. Dirigir un acuse de correo cuando se abra el mensaje enviado.
Copia de vistas como objetos OLE

Approach permite tomar una instantnea de una vista o series de vistas y colocarlas en otra aplicacin Windows. Seleccione Edicin - Copiar vista para abrir un cuadro de dilogo en el que puede seleccionar las vistas que desea copiar. Approach solicita que indique el formato que desea usar para la transferencia. Puede pegar la vista o vistas del Portapapeles con cualquiera de las formas siguientes: Objeto que puede incrustar. Imagen de metaarchivo de Windows (.WMF) que puede pegar como un grfico. Texto delimitado por tabuladores (para, por ejemplo, pegarlo en una hoja de clculo). Formato de texto enriquecido (RTF).
correo, envo de correo electrnico correo, envo con anexos OLE, Approach como aplicacin servidora
3. Haga clic en la entrada de ndice que desee consultar, y a continuacin, en Mostrar.
Captulo 38 Approach: Conexin con Internet

Utilizando las funciones de Internet de Approach es posible conectarse a Internet para compartir y visualizar bases de datos y vistas de Approach. Se pueden cargar los archivos de Approach en un servidor FTP (Protocolo de Transferencia de Archivos) o en uno World Wide Web, por lo que usuarios de Approach tendrn acceso rpido para intercambiar datos. De igual forma, es posible publicar formularios, informes, hojas de trabajo y tablas resumen de Approach en formato de archivo HTLM (HyperText Markup Language, Lenguaje de marcas de hipertexto) para mostrarlos como una sede Web en Internet o en el sistema local.
Conexin a Internet
Para trabajar con archivos de Approach en Internet es necesario tener acceso a un servidor FTP o Web.
Servidores FTP
Un servidor FTP puede ser propiedad de: Su empresa. El servidor se utiliza slo internamente para almacenar y recuperar archivos. Un proveedor externo: El servidor se puede utilizar por cualquier usuario que tenga derechos de acceso slo lectura o lectura y escritura. En cualquiera de los casos se accede al servidor a travs de Internet utilizando el Protocolo de Transferencia de Archivos. Tras haber accedido al servidor FTP, navegar por su estructura de directorios es muy similar a hacerlo en los directorios de su propio sistema. Es posible desplazarse arriba y abajo a travs de los directorios para buscar los archivos que se desee, o para buscar la ubicacin donde se quieran publicar los archivos.
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En Approach, es posible abrir y guardar archivos .APT (un formato que combina y comprime archivos .APR y de bases de datos) a y desde un servidor FTP.
Para conectarse automticamente a un servidor FTP cuando abre desde o guarda en Internet, elija Archivo - Conexin con Internet - Configurar conexin FTP. Para configurar una nueva conexin haga clic en Hosts en cualquier cuadro de dilogo de Internet.
Internet, conexin Internet, generalidades
Servidores Web
Los servidores Web se utilizan principalmente para almacenar archivos HTLM, cuya extensin es .HTM (un formato que muestra informacin en los navegadores de Internet), los cuales se publican como una sede Web y pueden visualizarse en un navegador de Internet. Otro nombre para un servidor Web es servidor HTTP (HyperText Transfer Protocol, Protocolo de Transferencia de Hipertexto). Si el usuario puede acceder a un servidor Web utilizando una herramienta de aplicaciones de Internet, tambin podr almacenar archivos .APT en Internet de la misma forma que en un servidor FTP. Si otros miembros del equipo de trabajo no tienen acceso directo al servidor Web, no obstante, pueden abrir los archivos .APT en Approach slo si tienen la ruta de acceso y el nombre de archivo exactos, por ejemplo:
http://www.lotus.com/support/approach.apt
Informacin Host Antes de poder conectarse a un servidor host, es necesario introducir la informacin de conexin, como la direccin del host, contraseas y cualquier direccin proxy. Consulte con su administrador del sistema para obtener ms informacin.
Approach: Conexin con Internet 38-3
Trabajo con archivos de Approach en Internet

Almacenamiento de Archivos Approach
Cuando se quiera compartir informacin actualizada con otros usuarios de Approach, ha de guardar un archivo .APR de Approach y sus bases de datos asociadas como un archivo .APT en un servidor FTP. Es posible guardar la vista actual o todas las vistas y cualquier informacin de visualizacin de cualquiera de las siguientes ubicaciones: Todas las bases de datos Serie de registros hallados Registro actual Bases de datos vacas Para guardar el archivo actual en un servidor FTP, elija Archivo - Conexin con Internet - Guardar en Internet . Tras seleccionar lo que se desea guardar, seleccione el servidor FTP y el directorio donde se desea almacenar el archivo .APT.
Internet, almacenamiento de vistas en
Apertura de archivos Approach

Es posible abrir archivos .APT almacenados en cualquier servidor FTP o Web eligiendo Archivo - Conexin con Internet - Abrir desde Internet. Si el archivo est almacenado en un servidor FTP, es posible navegar a travs de los directorios para buscar el archivo. Si est almacenado en un servidor Web, ser necesario introducir la ruta de acceso completa y el nombre del archivo, por ejemplo:
http://www.lotus.com/support/approach.apt
Cuando seleccione el archivo, Approach lo descargar en el directorio de su sistema y despus lo abrir como un archivo de slo lectura. Si se desean hacer cambios, utilice el comando Guardar como. Approach solicitar un nuevo nombre tanto para el archivo .APR como para los archivos de las bases de datos asociados. Una vez cambiados los nombres de los archivos, ser posible actualizar la informacin y guardarla de nuevo en el FTP.
Internet, apertura de bases de datos
Publicacin de vistas de Approach

Si desea que los usuarios de Internet visualicen sus datos a travs del navegador de Internet, elija Archivo - Conexin con Internet - Publicar como pginas Web para publicar la vista actual de Approach. Approach guarda la vista en formato HTLM y enva los archivos al servidor Web. Approach carga el archivo HTLM (.HTM) resultante en el servidor Web. Es posible crear un vnculo a los archivos de otras sedes Web o utilizarlos como archivos independientes. Si otros usuarios desean ver los archivos en un navegador de Internet, es necesario que posean la ruta de acceso completa y el nombre del archivo, por ejemplo:
http://www.mypagina.com/report_1.htm
vistas, publicacin en Web
Almacenamiento de vistas de Approach como archivos HTML

Es posible tambin guardar vistas de Approach como archivos HTML (.HTM) en el sistema local o en el servidor. Elija Archivo - Guardar vista como y seleccione archivos de tipo HTLM. Es posible visualizar los archivos compartirlos con otros usuarios que accedan al servidor. Posteriormente es posible cargar los archivos HTML (.HTM) en un servidor Web utilizando la herramienta de aplicacin de Internet.
Internet, almacenamiento de vistas en
EXPLORANDO FREELANCE GRAPHICS
Captulo 39 Procedimientos iniciales de Freelance Graphics

Si no est seguro de cmo empezar a crear una presentacin, comience con este captulo, en el que conocer en qu consiste una presentacin. Si ya conoce Freelance Graphics, tal vez le interese consultar el primer apartado, en el que se describe el nuevo papel desempeado por una plantilla SmartMaster en la creacin de una presentacin. Si ha adquirido una actualizacin a esta versin de Freelance Graphics, el ltimo apartado del presente captulo contiene informacin relevante acerca de las nuevas caractersticas y mejoras respecto de la versin anterior.
Partes de una presentacin

El proceso de creacin de una presentacin puede parecer excesivamente complejo, pero no tiene por qu ser as. Una vez que se posee una visin global de lo que compone una presentacin, los detalles vienen solos. Freelance Graphics le gua desde lo general hasta los pormenores.
Visin global
Toda presentacin tiene un tema: el tipo de informacin que desea transmitir, la razn que le impele a elaborarla. Algunos ejemplos de temas de presentacin pueden ser estudios de mercado, sesiones informativas, lanzamientos de productos, propuestas de proyectos, informes sobre el estado de proyectos, metas estratgicas o incluso una sesin de propuestas de ideas. Adems del tema, una presentacin eficaz debe presentar un aspecto coherente, lo cual implica un diseo de fondo y un color comn en todas las pginas, as como un conjunto de formatos de texto que utilice tipos de letra y colores complementarios. Freelance Graphics le proporciona ventaja en las presentaciones facilitando temas que incluyen un contenido y un aspecto propuestos. En primer lugar, seleccione una presentacin temtica y, a continuacin, un diseo.
39-1
Las presentaciones temticas proporcionan pginas temticas. Por ejemplo, si utiliza Informe sobre el estado de un proyecto, algunas pginas propuestas sern Contenido, Descripcin general del proyecto , Objetivos, Metas y Continuacin. El usuario elige las pginas que le interesan (se pueden seguir los consejos de las presentaciones temticas, o bien elegir unas pginas y desechar otras, o seleccionar la misma pgina varias veces y siempre en el orden que prefiera). Nota Las presentaciones temticas estn preparadas expresamente en beneficio del usuario. Lotus no garantiza que su uso o la estructura propuesta por ellos produzca un anlisis o una presentacin eficaz.
Detalles
Una pgina de presentacin puede tener ttulo, listas con vietas, bloques de texto, grficos de datos (de barras o sectores, por ejemplo), horarios, diagramas, organigramas, imgenes, tablas y dibujos. Cuando se trabaja con una presentacin temtica, sta contiene pginas que ayudan a ordenar los detalles de la presentacin. Por ejemplo, las pginas temticas pueden contener los siguientes elementos: Bloques de emplazamiento que proporcionan informacin especfica sobre una pgina temtica (por ejemplo, Lugar para el contenido). Consejos especficos que conciernen al contenido de la pgina en que se trabaja. Texto y grficos ya incluidos, cuyos contenidos se pueden mantener o modificar.
39-2 Explorando Freelance Graphics 97
Por ejemplo, la siguiente ilustracin muestra la pgina temtica Contenido de la presentacin temtica Informe sobre el estado de un proyecto. Freelance Graphics puede rellenar un orden del da propuesto, modificarlo o permitirle introducir uno diferente.
Lugar para que Freelance Graphics rellene un contenido propuesto
Del mismo modo se pueden agregar imgenes a la pgina con facilidad.
Haga clic para aadir imgenes y...
... se abrir el cuadro de dilogo Agregar imagen.
Haga doble clic o arrastre la imagen hasta la pgina de la presentacin
Nota Si decide no usar un bloque de emplazamiento, dicho bloque aparecer mientras trabaja, pero no lo har en la presentacin final ni en las presentaciones en pantalla y no se imprimir.
Procedimientos iniciales de Freelance Graphics 39-3
En el caso de algunas pginas temticas, Freelance Graphics ofrece consejos sobre el contenido.
Haga clic aqu para obtener consejos
Siempre hay eleccin: el uso de las presentaciones temticas es opcional, y el usuario es quien decide cmo y cuando usar las pginas temticas propuestas. Hay incluso pginas sin contenido (diseos de pgina) que se pueden usar en lugar de una pgina temtica en cualquier punto de la presentacin.
bloques de emplazamiento imgenes, agregacin pginas, agregacin presentaciones, consejos presentaciones temticas, generalidades smartMasters, diseos
Novedades
Si esta es una actualizacin a la nueva versin de Freelance Graphics, hay nuevas caractersticas adems de mejoras que pueden interesarle. Los siguientes apartados constituyen una lista parcial de las novedades de esta versin. Si desea informacin exhaustiva, consulte el libro de la Ayuda "Novedades" en la pestaa Contenido de la Ayuda de Freelance Graphics.
Ayuda en lnea Todo lo que necesita saber para crear presentaciones eficaces se encuentra en la ayuda del programa. El sistema de ayuda cuenta con un nuevo diseo que proporciona fcil acceso a informacin orientada a las tareas y que ensea cmo hacer las cosas. Tambin hay nuevas caractersticas en la ayuda que ofrecen informacin cuando es necesaria. Haga clic en el botn Guame para obtener informacin rpida acerca de la tarea actual. El icono de acceso directo aparece en muchos procedimientos de ayuda; mientras trabaja con ellos, haga clic en el icono para abrir un cuadro de dilogo, en lugar de utilizar un comando de men. Las demos indican exactamente cmo se lleva a cabo una tarea; utilizan datos de ejemplo y realizan las tareas paso a paso; se encuentran disponibles desde muchos temas de ayuda. Hay consejos en numerosos cuadros de dilogo; en ellos, busque un texto con fondo amarillo; cuando estn disponibles, los consejos proporcionan informacin acerca del uso de las opciones del cuadro de dilogo. Diseos de SmartMaster y presentaciones temticas Las plantillas SmartMaster incorporan ahora un contenido para las presentaciones, que recibe el nombre de presentacin temtica. sta contiene pginas que le guan a travs del proceso de creacin de presentaciones que versan sobre temas especficos, tales como planes de negocios o actualizaciones de proyectos. Las pginas temticas utilizan el sistema de rellenar espacios proponiendo texto y grficos apropiados. Al trabajar con una presentacin temtica, sta facilita lo siguiente: Pginas con propuestas relacionadas con las tareas (por ejemplo, Lugar para organigrama). Consejos sobre el contenido para ayudar a rellenar las pginas temticas. Pginas con texto y grficos ya incluidos y cuyo contenido se puede mantener o modificar. Grficos de un tipo y estilo conveniente (slo hay que introducir los datos). Tareas automatizadas, tales como la agregacin de un nuevo bloque a un diagrama piramidal o de datos de una pgina a otras de una presentacin.
Vistas Pgina actual, Todas las pginas y Esquema Las vistas han experimentado cambios en las vistas y en la forma de mostrarlas. En esta versin de Freelance Graphics se puede cambiar de una a otra rpida y fcilmente, con slo hacer clic en las pestaas situadas en la parte superior de la ventana de la presentacin. En las propias vistas ya se observan cambios; por ejemplo: La vista Pgina actual ofrece una apariencia ms limpia de la pgina actual. La vista Esquema incorpora una nueva opcin que muestra las imgenes de la pgina en el margen izquierdo para que se vean el diseo y el estilo de la pgina sin necesidad de regresar a la vista Pgina actual ; la visualizacin de imgenes se puede activar o desactivar y esta vista tambin contiene una barra de herramientas mejorada que facilita la manipulacin del esquema. La vista Todas las pginas incorpora un zoom que permite realizar ampliaciones para ver ms pginas o realizar reducciones para aproximarse a la pgina. Interfaz contextual mejorado Cuando se trabaja con una presentacin, Freelance Graphics sabe cul es la tarea actual y modifica automticamente la interfaz con el fin de proporcionar los mens, SmartIcons y cuadros de informacin convenientes. Si desea ms informacin, consulte el Captulo 40. Bloques de emplazamiento mejorados Ya no hace falta hacer clic en un bloque de emplazamiento de texto antes de agregar texto a una pgina: simplemente escriba. Freelance Graphics abrir automticamente el primer bloque de emplazamiento de texto. Funciones de texto nuevas y mejoradas La gestin del texto es ahora ms rpida y potente. Se pueden guardar grupos de propiedades de texto en forma de estilos, y ms tarde usarlos cuando se necesiten. El espacio comprendido entre vietas y texto se puede ajustar. El comando Restablecer formato borra todo el formato modificado del texto. El comando Texto - Formato rpido copia el formato de un objeto de texto y la aplica a otro. Se puede cambiar la fuente de todo el texto de la presentacin
Hay nuevas funciones para crear listas con vietas en demostraciones en pantalla, que incluyen las siguientes: Ms facilidad a la hora de configurar una pgina que forme una lista con vietas sin necesidad de aadir pginas adicionales. Ms control sobre la apariencia de las vietas, incluida la capacidad de asignar un efecto visual o sonoro a cada elemento de la lista, segn vayan apareciendo. Deteccin automtica de si el texto pasa a la pgina siguiente. Nuevos efectos de texto, como texto sombreado, superndices y subndices. Trabajo en equipo Trabajo en equipo comprende varias funciones destinadas a mejorar la productividad de los grupos. La funcin Solicitar comentarios permite distribuir una presentacin electrnicamente entre los miembros de un grupo para que intercambien comentarios, que luego se le remiten para que los apruebe. Con la funcin Solicitar comentarios se puede distribuir una presentacin por correo electrnico, por una base de datos de Lotus Notes, por red o en disquete; los revisores pueden usar las herramientas del programa para anotar en la presentacin sus comentarios en notas de color amarillo y crear lneas, flechas, crculos y dibujos a mano alzada. La funcin Correo electrnico permite enviar un mensaje utilizando su sistema habitual de correo electrnico desde Freelance Graphics; es posible anexar las pginas seleccionadas o toda una presentacin a un mensaje de correo electrnico, el cual se puede encaminar a los miembros del grupo de trabajo para que lo revisen entre todos; el correo electrnico se puede encaminar a todos los destinatarios a la vez o de forma secuencial, uno tras otro. La funcin Demostracin a distancia permite visualizar y ejecutar una demostracin en pantalla desde una ubicacin remota. La capacidad de enviar una presentacin a World Wide Web significa que todo miembro del grupo que goce de acceso a ella puede revisar una presentacin. Copia de pginas de otras presentaciones Ahora es fcil copiar pginas de una presentacin a otra. Freelance Graphics abre la segunda presentacin y el usuario se encarga de seleccionar las pginas que le interesa copiar. Si se encuentra en la vista Todas las pginas o Esquema, tambin podr especificar dnde deben
colocarse las pginas copiadas, las cuales adoptarn de forma automtica el aspecto de la presentacin actual. Diagramas preparados Hay ms de 100 diagramas: no tiene ms que seleccionar el que desee y escribir el texto. Tambin es posible usarlos como base para crear diagramas personalizados. Demostraciones en pantalla Las demostraciones en pantalla incorporan gran cantidad de nuevas funciones, entre las cuales se incluyen las siguientes: Modo de ensayo de demostraciones. En este modo, el programa Freelance Graphics calcula el tiempo transcurrido de la presentacin y las pginas individuales. Al concluir el ensayo, se puede visualizar un informe resumido sobre el tiempo total. Mientras tiene lugar el ensayo, se puede ver, modificar y crear notas del orador en la pantalla. Reproductor de demostraciones en pantalla. Mediante el Reproductor de demostraciones en pantalla se puede ejecutar una presentacin de Freelance Graphics desde cualquier PC que disponga de Windows 95 o entregar una copia a cualquier persona para que la pueda ver, aunque no disponga del programa Freelance Graphics. Animaciones y efectos multimedia incorporados (en los diseos multimedia de SmartMaster). Opcin de omitir pginas concretas en una demostracin. Efectos de transicin para objetos individuales o pginas completas. Capacidad para definir la secuencia y el momento en que han de aparecer los objetos. Cambios globales Ahora se pueden efectuar cambios globales en todos los objetos seleccionados mediante el cuadro de informacin, modificar el tipo de letra de todo el texto de una presentacin y crear estilos de texto con un nombre asignado. Estos ltimos consisten en un grupo de propiedades de texto que se pueden agrupar, guardar con un nombre y volver a utilizar con facilidad. Las modificaciones realizadas sobre un estilo afectan automticamente a todos los objetos de texto que lo usan. Tambin se puede modificar el teln de fondo, con lo cual vara el aspecto de todas las pginas de la presentacin.
Nueva paleta de dibujo y texto La paleta de dibujo y texto de la vista Pgina actual presenta un nuevo aspecto y nueva utilidad. Al hacer clic en el botn Dibujo y texto, aparecer la nueva paleta. sta incluye ahora figuras preparadas con texto, una seleccin de diagramas de flujo y conectores. Estas figuras con texto y conectores resultan especialmente tiles a la hora de elaborar sus propios diagramas (los conectores se ocupan de unir dos objetos; cuando se mueve cualquier objeto, el programa cambia de forma automtica la posicin del conector, alargndolo y encogindolo del modo que sea necesario). Mejora de la impresin Las nuevas caractersticas de la impresin incluyen la capacidad de visualizar una presentacin antes de imprimirla. Adems, se puede cambiar con facilidad el tipo de letra de pies de pgina y encabezados, as como agregar a stos nmeros de pgina, fechas y horas y el nombre del archivo de la presentacin. LotusScript LotusScript consiste en un lenguaje de scripts utilizado en varios productos de Lotus. Con l se puede incrementar la productividad del usuario creando scripts que automatizan tareas rutinarias e integran datos de otras aplicaciones. Como encargado de desarrollar sus propias presentaciones temticas, tambin podr usar LotusScript para mejorar y personalizar presentaciones y pginas temticas. Asimismo, Freelance Graphics proporciona scripts preparados que el usuario puede modificar con objeto de adaptarlos a sus aplicaciones personalizadas. Nota Adems de la ayuda en lnea de LotusScript, se encuentran disponibles los manuales LotusScript 3.0 Programmers Guide, LotusScript 3.0 Language Reference y Developing SmartSuite Applications in LotusScript. Para adquirirlos, utilice la hoja de pedido que se encuentra en la contraportada de Getting the Most Out of LotusScript in SmarSuite 97, un folleto suministrado con el paquete del producto. Los manuales Developing SmartSuite Applications in LotusScript, Programmers Guide y Language Reference estn disponibles como documentacin en lnea para usuarios que dispongan de CD. Notes/FX Freelance Graphics y Lotus Notes pueden intercambiar datos de campos a travs del programa Notes/FX. Con l es posible llevar a cabo las siguientes tareas: Visualizar el valor de un campo de propiedades estndar de una presentacin de Freelance Graphics en un formulario de Notes.
Intercambiar los valores de hasta ocho campos personalizados de propiedades de presentacin entre Freelance Graphics y Notes, as como actualizar la informacin de Freelance Graphics o Notes. Utilizar una plantilla de Notes para crear aplicaciones Notes que permitan a varios usuarios crear y almacenar presentaciones en bases de datos de Notes.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda y haga clic en la pestaa Contenido. 2. Haga doble clic en el libro Novedades. 3. Haga doble clic en el libro que se encuentre junto a la categora que le interese. 4. Seleccione un tema y, a continuacin, haga clic en Mostrar para consultarlo.
Captulo 40 Herramientas especficas de Freelance Graphics
Aprenda a ganar soltura

El propsito de este captulo es el de mostrarle dnde hallar herramientas de utilidad en Freelance Graphics y cmo usarlas. Una vez sepa dnde ir y qu hacer, habr ganado en soltura y confianza.
Herramientas
A continuacin, en una vista Pgina actual , se encuentra la mayora de las herramientas que se mencionan en este captulo:
Botn Guame Cuadro de informacin Men SmartIcons Pestaas de vistas Botones de Pgina actual: Nueva pgina Imgenes Dibujo y texto Consejos sobre el contenido Plantilla SmartMaster
Barra de estado
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Herramientas de Freelance Graphics contextuales

Las herramientas de Freelance Graphics aparecen cuando se las necesita. Por ejemplo, si trabaja en la vista Esquema, como se ilustra en la siguiente figura, las herramientas del escritorio se correspondern con la tarea que se est realizando. Compare este escritorio con el de la pgina anterior, donde las herramientas corresponden a opciones de la vista Pgina actual .
Elementos de men contextuales SmartIcons relacionados con la vista Esquema
Vistas en miniatura del diseo de las pginas
Barra de estado contextual
SmartMaster: algo ms que un formato atractivo

Un SmartMaster consiste en una plantilla de diseo profesional que permite crear presentaciones con el mnimo esfuerzo. No slo ofrece un buen diseo grfico, sino que tambin facilita una estructura de contenido para temas tales como planes de negocios, mercadotecnia, presentaciones de ventas, informes sobre proyectos y otros muchos. Al seleccionar la presentacin temtica adecuada, ya estarn listos el mbito, el orden e incluso parte del lenguaje empleado en la presentacin. Cada vez que arranque Freelance Graphics hallar un cuadro de dilogo que permitir abrir una presentacin o crear una nueva presentacin mediante un SmartMaster. Con el fin de aprender cmo funciona un SmartMaster, suponga que desea elaborar una presentacin para su grupo que tenga por tema el estado actual de un proyecto.
Seleccione Informe sobre el estado de un proyecto en el cuadro de presentaciones temticas
Este SmartMaster incorpora su propio diseo recomendado
Haga clic en el botn Aceptar
Herramientas especficas de Freelance Graphics 40-3
Contenido del SmartMaster: ayuda con buenas ideas

El SmartMaster Informe sobre el estado de un proyecto incorpora una relacin de pginas temticas que se pueden seleccionar para la presentacin.
Cuando seleccione una nueva pgina desde la vista Pgina actual, ...
... seleccione una pgina temtica de la lista.
La pgina aparecer completa con un contenido propuesto, con la posibilidad de que el usuario escriba su propia informacin, ... ... y un botn que permite agregar o borrar automticamente partes de diagramas.
Seleccin de un diseo
Las presentaciones temticas incorporan su propio diseo recomendado, pero se puede seleccionar otro, o bien crear una presentacin sin contenido pero con bloques de emplazamiento, que le indican cmo introducir el contenido oportuno. Freelance Graphics incorpora 120 aspectos, todos diseados por artistas profesionales.
Lugar para crear una presentacin sin contenido predefinido
Seleccione un diseo
Vista en miniatura del diseo resaltado
Seis de los ms de 120 aspectos disponibles, cada uno con sus bloques de emplazamiento
Seleccin de otro diseo de SmartMaster

Si no le convence el diseo que ha seleccionado, seleccione Presentacin Cambiar de diseo .
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba uno de los siguientes temas:
presentaciones temticas, generalidades consejos
Pestaas de vistas: para un escritorio organizado

Freelance Graphics ofrece tres vistas del trabajo, cada una con herramientas que facilitan la concentracin en un diseo de la creacin de una presentacin. Haga clic en una pestaa para acceder a una vista. Si le interesa saber cmo encontrar las pestaas de vistas, consulte la primera pgina del captulo.
Vista Pgina actual, desde la cual se ve tanto los grficos como el texto
Vista Todas las pginas, desde la cual se ve el alcance total de la presentacin, el cual se puede reajustar
Vista Esquema, desde la cual se puede comparar o modificar el texto de la presentacin
Botones de vista de Pgina actual: acceso fcil a tareas de uso frecuente

Desde la vista Pgina actual, los botones permiten... ... agregar otra pgina a la presentacin, ... ... incluir imgenes en una pgina, ... ... elaborar dibujos o diagramas y aadirles texto... ... y recibir consejos sobre la organizacin y creacin de la presentacin.
Pantallas contextuales
Los mens, los SmartIcons y la barra de estado son partes contextuales de cada pantalla de Freelance Graphics.
Men: familiar y contextual

He aqu los mens normales de Freelance Graphics. Aquello con que se trabaja aparece en el men, y siempre en el mismo lugar.
El men Crear
Cuando desee crear un nuevo elemento, puede hacerlo desde el men Crear.
Problemas para encontrar un men determinado

Un men puede no encontrarse por dos razones: Debe crear o importar un objeto (por medio del men Crear o de los botones de la vista Pgina actual ) antes de emprender una tarea relacionada con el objeto. Por ejemplo, hay que crear un grfico antes de que aparezca Grfico en el men.
Debe hacer clic en el objeto para seleccionarlo. No olvide que debe estar trabajando con el objeto que se desea modificar para que aparezca su men.
Cuando se trabaja con el texto de una tabla... ... aparece este men. Cuando se trabaja slo con texto...
aparece este otro.
La barra de estado: para cambios rpidos

La barra de estado aparece siempre en la parte inferior de la pantalla de Freelance Graphics, proporciona informacin sobre las pginas actuales y permite modificar elementos rpidamente, como por ejemplo, la fuente y el tamao del texto. Opciones de estilo de texto Cuando se trabaja con texto, se pueden modificar las siguientes opciones mediante los botones de la barra de estado:
Fuentes Tamao Negrita Subrayado
Color del texto
Cursiva
Actualizaciones El botn largo que se halla en medio de la barra de estado avisa constantemente de los cambios:
Primero se ve la carpeta Haga clic una vez... ... para conocer la fecha y la hora. Haga clic de nuevo... ... para conocer la posicin del cursor.
Cambio de pginas
Haga clic en el nmero de la pgina para ver una lista emergente que le llevar a cualquier pgina de la presentacin Haga clic en las flechas para avanzar o retroceder una pgina
Otros cambios
Para cambiar entre vistas en color y en blanco y negro Inicio Correo Electrnico
Haga clic para cambiar el Formato de pgina
El cuadro de informacin: todo el formato de una vez

El cuadro de informacin permite cambiar la apariencia de texto y objetos, tales como tablas o imgenes, modificando todos los atributos. Como en el caso de otras herramientas de Freelance Graphics, el cuadro de informacin depende del contexto.
Cuando hay un bloque de texto seleccionado...
... aparece un cuadro de informacin relacionado con l.
Al trabajar con tablas... ... aparece el correspondiente cuadro de informacin.
Ms sobre el cuadro de informacin de texto

El cuadro de informacin que se muestra abajo aparece cuando el cursor se encuentra inserto en texto. Mediante las opciones del panel se puede cambiar el diseo de las vietas de la presentacin. As funciona el cuadro de informacin:
Esto es lo que est seleccionado Las pestaas muestran las opciones de texto y permiten seleccionarlas Haga clic en la flecha para acceder a las opciones de espacio Haga clic en una flecha para cambiar el tamao de la vieta
Ejemplo de uso del cuadro de informacin

En caso de que no considere esttico el estilo de las vietas de la presentacin, el cuadro de informacin permite agrandarlas, ponerlas en negrita y aumentar el espacio.
Antes Despus
As se cambian las vietas de la presentacin. 1. Seleccione todo el texto con vietas. 2. Haga clic en el siguiente icono:
3. Haga clic en la pestaa Vietas.
4. Seleccione las siguientes opciones para producir unas vietas ms voluminosas, con un color ms vivo y ms espaciadas.
Experimentos con el cuadro de informacin

Es fcil experimentar con el cuadro de informacin. Haga clic en una opcin y ver como el cambio es instantneo. Si ste no es de su agrado, pruebe con Edicin - Deshacer. Desde el cuadro de informacin no es necesario hacer clic en Aceptar o Cancelar para aplicar las opciones seleccionadas.
Uso de arrastrar y colocar

Freelance Graphics recurre al sistema de arrastrar y colocar para facilitar la creacin de presentaciones.
Para distribuir las pginas desde la vista Todas las pginas
Seleccione la pgina que desee mover y arrstrela hasta despus de la pgina que deba ir antes
Resultado
Para dibujar elementos de diagramas de flujo desde el panel de dibujo

Cuando se arrastran diagramas u objetos conectores desde el panel de dibujo, los objetos cambian de tamao de manera uniforme.
Para dibujar un diagrama, haga clic en
Seleccione una figura Las flechas que apuntan abajo indican que hay ms figuras Arrastre la forma que desee a la pgina.
Para cambiar el orden de listas con vietas

1. Seleccione la lista. 2. Seleccione el texto.
3. Cuando el cursor cobre la apariencia de una mano, sitelo sobre la vieta.
4. Desplace la mano hasta que aparezca una lnea en el lugar donde desee insertar la vieta.
5. Coloque la vieta.
Para copiar pginas de otros archivos

Suponga que ha creado una pgina de presentacin que versa sobre los objetivos de un proyecto. Cuando ofrezca una nueva presentacin, podr copiar directamente una pgina del archivo antiguo en el nuevo. 1. Desde la vista Todas las pginas, elija Archivo - Copiar pginas de otras presentaciones. 2. Busque entre las pginas la que le interesen:
Desde el cuadro de dilogo...
... seleccione la pgina que desee utilizar...
... y arrstrela hasta el lugar de la presentacin donde desee que aparezca.
Ilustracin del mensaje

Agregue un toque de estilo a la presentacin con imgenes.
Haga clic en
Seleccione la imagen que desee y arrstrela a su pgina de presentacin
Guame: ayuda con la Ayuda

A veces cuesta saber qu hacer con la Ayuda. La funcin Guame, representada por el botn amarillo que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla, facilita una serie de preguntas que conducen a la Ayuda ms conveniente.
Haga clic en Guame
Haga clic en un botn para acceder a opciones sobre lo que desea hacer
Captulo 41 SmartMaster: Un buen comienzo

Las presentaciones temticas y los diseos de SmartMaster hacen fcil y rpida la creacin de presentaciones. En este captulo se presenta una serie de procedimientos que muestran cmo crear una presentacin rpidamente y rellenar pginas temticas con informacin de los tipos texto, listas con vietas, diagramas, grficos, imgenes y organigramas.
A trabajar: creacin de una presentacin

En el presente apartado se aprende a seleccionar una presentacin temtica y un diseo de SmartMaster y a crear la primera pgina de una presentacin. 1. Arranque Freelance Graphics. Aparecer el cuadro de dilogo Bienvenido a Lotus Freelance Graphics. 2. Si es necesario, haga clic en la pestaa Crear una presentacin mediante un SmartMaster . Invierta unos segundos en examinar la informacin que ahora presentan los cuadros de dilogo de Freelance Graphics.
Consejo Pasos Explicacin de la seleccin
Imagen en miniatura de la seleccin
La barra amarilla contiene un consejo que explica para qu se usa el cuadro de dilogo, en el cual se relacionan los pasos que se pueden ejecutar. Al cambiar el elemento destacado en el cuadro de lista
41-1
Seleccione un tema, aparecer una descripcin de la presentacin temtica a la derecha de dicho cuadro. Del mismo modo, en el caso de las opciones del cuadro de lista Seleccione un diseo, el programa mostrar una imagen en miniatura del diseo. 3. Seleccione una presentacin temtica. 4. Seleccione un diseo. El diseo recomendado para el tema seleccionado ser Diseo asociado al tema; no obstante, es posible seleccionar cualquiera de ellos. Por ejemplo, las ilustraciones de este volumen usan el diseo fuga. 5. Haga clic en el botn Aceptar. A estas alturas del procedimiento, ya podr crear la primera pgina y Freelance Graphics mostrar el cuadro de dilogo Crear pgina.
Las pginas temticas relacionadas son las que normalmente se encontraran en una presentacin con el tema seleccionado. Su orden es el que se suele utilizar, pero se puede cambiar a voluntad. Al cambiar el elemento resaltado en la lista, aparecern a la derecha una imagen en miniatura del diseo de la pgina y una explicacin del contenido.
6. Elija la pgina temtica que le interese y haga clic en el botn Aceptar. El programa mostrar la nueva pgina. La siguiente ilustracin presenta la pgina del ttulo de un Informe sobre el estado de un proyecto.
7. Comience a escribir el ttulo de la presentacin. Si empieza a escribir en una nueva pgina con un bloque emplazamiento, el programa colocar automticamente el texto en el primer bloque.
8. Haga clic en el siguiente bloque de emplazamiento y escriba su texto. Independientemente del comentario propuesto, siempre se puede modificar el contenido de un bloque de texto de emplazamiento con el texto que desee. Por ejemplo, el segundo bloque indica Lugar para la fecha. No es ms que un consejo y el usuario puede escribir lo que estime conveniente.
SmartMaster: Un buen comienzo 41-3
9. Haga clic en el bloque de emplazamiento para agregar imgenes a la pgina de ttulo.
Haga clic aqu para agregar imgenes
Seleccione una imagen de cualquier categora desde el cuadro de dilogo
Haga doble clic en la imagen o arrstrela desde el cuadro de dilogo a la pgina
La pgina est acabada. Con este procedimiento se han explicado los pasos fundamentales para crear una presentacin. Hay que seleccionar una presentacin temtica y un diseo de SmartMaster, luego agregar pginas temticas y rellenar los bloques. Algunas pginas ya tienen un contenido, el cual se puede mantener o modificar segn las necesidades. En el siguiente apartado aparecen ms prcticas con pginas temticas.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba una de las siguientes frases:
bloques de emplazamiento imgenes, agregacin creacin, presentaciones presentaciones temticas, uso SmartMasters, diseos
Elaboracin de una presentacin con pginas temticas

Las pginas temticas no son ms que el contenido de una presentacin. Cuando se selecciona una presentacin temtica, sta incorpora una seleccin de pginas temticas que se usan comnmente en ese tipo de presentacin. Estas pginas tambin se relacionan en el orden en que suelen aparecer en una presentacin, pero se puede escoger cualquiera de ellas en cualquier orden. Las pginas temticas usan bloques de emplazamiento para ayudar a colocar texto, imgenes, grficos, diagramas y otros objetos en una pgina de una presentacin. Los bloques de emplazamiento tambin proporcionan las propiedades del texto o grfico que se colocar en el bloque, propiedades configuradas para dar un aspecto global coherente a grficos, texto y diagramas de toda la presentacin. Algunos bloques de emplazamiento disponen de un contenido propuesto. Al hacer clic en el bloque, Freelance Graphics escribe el contenido propuesto en la pgina de la presentacin. Es posible modificar, volver a escribir, borrar o mantener ese contenido. Los procedimientos que se presentan a continuacin muestran cmo seleccionar y rellenar pginas temticas para crear una presentacin por medio de la presentacin temtica Informe sobre el estado de un proyecto.
Relleno de la pgina temtica Descripcin general del proyecto

Este procedimiento muestra cmo rellenar la pgina temtica Descripcin general del proyecto rellenando una lista con vietas. 1. Haga clic en el botn Crear pgina para abrir el cuadro de dilogo del mismo nombre.
2. Elija la pgina temtica Descripcin general del proyecto y haga clic en el botn Aceptar.
3. Haga clic en el bloque de emplazamiento de la lista con vietas Consejo Las listas con vietas se reconocen por el smbolo del margen izquierdo. 4. Comience a escribir el primer elemento de la lista.
5. Presione la tecla INTRO para agregar a la lista otro elemento.
6. Haga clic en el botn Aceptar (en el bloque de texto) cuando haya terminado la lista con vietas.
Relleno de la pgina temtica Objetivos

Se trata de un tema frecuente en las presentaciones. Con esta pgina temtica, slo hay que escribir los objetivos, dado que el formato grfico ya est colocado. Cuando desee aadir o borrar objetivos, indique a Freelance Graphics dnde colocar los nuevos o cules borrar. El siguiente procedimiento se sirve de la pgina temtica Objetivos, de la presentacin temtica Informe sobre el estado de un proyecto. 1. Haga clic en el botn Crear pgina para abrir el cuadro de dilogo del mismo nombre. 2. Elija la pgina temtica Objetivos y haga clic en el botn Aceptar.
Para entender lo sencillo que es agregar y eliminar objetivos, suponga que ya sabe que habr cuatro de ellos.
3. Haga clic en el botn Haga clic aqu... para agregar otro objetivo.
Haga clic en este botn para abrir el cuadro de dilogo Agregar o suprimir un objetivo
Este cuadro de dilogo sirve para agregar o eliminar objetivos desde una lista nueva o ya existente. Se puede especificar dnde debe insertarse el nuevo objetivo o cul se quiere eliminar. 4. Haga clic en el botn Aceptar para agregar un objetivo. 5. Haga clic en la lista de objetivos de la pgina de presentacin. 6. Haga clic en la frase Lugar para el texto para escribir el objetivo.
7. Repita el sexto paso para agregar el resto de los objetivos.
Relleno de la pgina temtica Equipo

La pgina temtica Equipo tiene un organigrama que muestra los miembros del grupo. Slo hay que seleccionar un estilo de grfico y escribir las entradas. El nmero de bloques y niveles se adaptar a las entradas. El siguiente procedimiento recurre a la pgina Equipo, de la presentacin temtica Informe sobre el estado de un proyecto. 1. Haga clic en el botn Crear pgina. 2. Elija la pgina temtica Equipo.
3. Haga clic en el bloque de emplazamiento para crear el organigrama. En primer lugar, seleccione el estilo de organigrama que desee.
Lugar para crear un organigrama
Seleccione a continuacin un estilo de grfico y haga clic en el botn Aceptar...
... y se abrir el cuadro de dilogo Entradas del organigrama
4. Escriba las entradas del organigrama.
Presione la tecla INTRO tras la primera entrada
Presione la tecla TAB para crear una entrada subordinada
5. Haga clic en el botn Aceptar para agregar el grfico a la pgina. 6. Si lo desea, haga doble clic en el bloque de texto Equipo para modificar el ttulo.
bloques de emplazamiento pginas temticas diagramas organigramas
Combinacin y correspondencia de pginas temticas con diseos de pgina

Adems de las pginas temticas de la presentacin temtica, es posible seleccionar un diseo de pgina o una en blanco. Los diseos de pgina proporcionan un esbozo cuyo contenido introduce el usuario. Por ejemplo, hay diseos de pgina para un grfico, una lista con vietas y un grfico, dos grficos y una tabla. Los diseos de pgina adoptan automticamente el mismo aspecto del resto de las pginas de la presentacin. Los dos apartados siguientes muestran cmo crear un grfico de barras y un diagrama por medio de diseos de pgina.
Relleno de un diseo de pgina de grfico de barras

Los grficos de barras proporcionan una comparacin visual de valores individuales en un lapso de tiempo. El siguiente procedimiento se sirve del diseo de pgina Grfico para crear un grfico de barras. 1. Haga clic en el botn Crear pgina para visualizar el cuadro de dilogo del mismo nombre. 2. Haga clic en la pestaa Formatos de pgina.
3. Elija el diseo de pgina Grfico y haga clic en el botn Aceptar. 4. Haga clic en el bloque de emplazamiento para abrir el cuadro de dilogo Crear grfico.
Lugar para crear un grfico
Seleccione un tipo de grfico
5. Seleccione el tipo de grfico de barras y haga clic en el botn Aceptar. Aparecer el cuadro de dilogo Revisar datos. 6. Introduzca los datos del grfico de barras y haga clic en el botn Aceptar. Conforme introduzca los datos, aparecer el estado del grfico en forma de imagen en miniatura en la parte superior del cuadro de dilogo. Al hacer clic en el botn Aceptar, el grfico se agregar a la pgina de presentacin.
Introduzca los datos del grfico y haga clic en el botn Aceptar...
... para colocar el grfico en la pgina.
Relleno del diseo de pgina Diagrama

Freelance Graphics contiene varios diagramas de diferentes diseos y estructuras. Se puede usar un diagrama tal cual lo presenta el programa, o bien personalizar y distribuir los componentes segn sus necesidades. El siguiente procedimiento se sirve del diseo de pgina Diagrama. 1. Haga clic en el botn Crear pgina para visualizar el cuadro de dilogo del mismo nombre. 2. Haga clic en la pestaa Formatos de pgina. 3. Elija el diseo de pgina Diagrama y haga clic en el botn Aceptar.
4. Haga clic en el bloque de emplazamiento para abrir el cuadro de dilogo Dibujos y diagramas.
5. Elija la opcin Emplear un diagrama prediseado y haga clic en el botn Aceptar. Aparecer el cuadro de dilogo Agregar imagen o diagrama. 6. Elija el diagrama que le interese.
Haga doble clic o arrastre a la pgina el diagrama que desee
7. Haga clic en los espacios Lugar para el texto del diagrama para escribir el rtulo de cada capa.
8. Si lo desea, haga clic en el bloque del ttulo de la pgina y escriba un ttulo.
grficos bloques de emplazamiento diagramas diseo, formatos de pgina
Agregacin de objetos sin bloque de emplazamiento

Es posible agregar cualquier tipo de objeto a una pgina, incluso sin un bloque de emplazamiento designado. A modo de ejemplo, el siguiente procedimiento muestra cmo agregar imgenes a una pgina que no dispone de bloque de emplazamiento de imgenes. 1. Haga clic en el botn Imgenes. 2. Elija una imagen en el cuadro de dilogo.
3. Haga doble clic en la imagen para colocarla en la pgina, o bien arrstrelo hasta su posicin ajustndole el tamao como proceda.
Consejo Tambin es posible usar el men Crear para agregar a una pgina de presentacin pginas, notas del orador, dibujos, imgenes y cualquier otro objeto.
bloques de emplazamiento creacin dibujo objetos
Nueva perspectiva desde otra vista

La vista Pgina actual facilita una visin cercana de cada pgina de la presentacin. Las vistas Todas las pginas y Esquema proporcionan una visin ms global, lo cual facilita la organizacin. Por medio de las pestaas situadas en la parte superior de la ventana de la presentacin, se puede cambiar de vista. La vista Todas las pginas consiste en una visin global de la presentacin; en ella aparecen todas las pginas en miniatura y se pueden distribuir, copiar, borrar y agregar.
La vista Esquema, como su propio nombre indica, muestra la presentacin en forma de esquema, con imgenes en miniatura de cada pgina en el margen izquierdo y desde ella se puede agregar, modificar y dar formato a texto, agregar, mover y borrar pginas y expandir y contraer el esquema. Por ltimo, desde la vista Pgina actual se trabaja con texto y grficos sobre las pginas de la presentacin.
Vista Todas las pginas
Vista Esquema
Vista Pgina actual
consejos vistas
3. Haga clic en la entrada de ndice que le interese y, a continuacin, en Mostrar.
Consejos para crear presentaciones

La ayuda en pantalla de Freelance Graphics es la fuente de informacin definitiva para crear presentaciones, as como una fuente de pautas y consejos para crear presentaciones efectivas. La Ayuda contiene los temas ms evidentes, como procedimientos para realizar tareas bsicas, as como explicaciones sobre las tareas ms complejas y avanzadas. Y no le faltan consejos sobre el diseo, como sugerencias sobre el uso del color y el texto, recomendaciones para ilustrar presentaciones, sugerencias sobre el lenguaje
gestual del presentador y tcnicas para responder a las preguntas del pblico. Constituir una buena inversin el hecho de dedicar unos minutos a familiarizarse con la informacin de la Ayuda, que siempre se encuentra accesible. Al crear una presentacin, no olvide usar las funciones Guame, Consejos y las demos de la Ayuda. Estas tres funciones proporcionan informacin instantnea sobre la tarea en que se est trabajando.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta palabra:
consejos
Diseo de sus propias presentaciones temticas

Es posible personalizar una presentacin temtica o crear una nueva con objeto de que sirva para el uso frecuente de su grupo. Por ejemplo, si todas sus presentaciones incluyen un orden del da similar o las cifras de ventas trimestrales aparecen en grficos, se pueden incluir en una presentacin temtica para que no haya que crear las pginas desde cero para cada una de las presentaciones. Otra posibilidad es que le convenga convertir una presentacin en presentacin temtica con el fin de usarla como base de otras similares. Si crea una presentacin temtica personalizada, toda presentacin que se base en ella tendr el mismo formato, el mismo contenido principal y un aspecto coherente. No obstante, no olvide que se necesita conocer bien el programa, las presentaciones temticas, los diseos de SmartMaster y los bloques de emplazamiento para disear una presentacin temtica.
bloques de emplazamiento, creacin presentaciones temticas, diseo formatos de pgina, creacin
Captulo 42 Trabajo en equipo con Freelance Graphics

Cuando se crea una presentacin, suele ser revisada. Tras recibir la evaluacin y los comentarios de los revisores, se podr preparar para su exhibicin. Si se presenta en forma de demostracin en pantalla, se puede agregar efectos visuales y sonoros en pginas individuales y objetos de pginas. Tambin es posible agregar notas del orador como indicadores de lo que hay que decir en pginas concretas. Los siguientes apartados proporcionan una introduccin a la revisin y ensayo de una presentacin, la exhibicin en forma de demostracin en pantalla y la impresin.
Colaboracin y revisin en equipo

La funcin de Trabajo en equipo mejora el proceso de toma de decisiones, ya que para los miembros del grupo es ms fcil comunicarse y colaborar al realizar una presentacin. Las funciones Solicitar comentarios y Correo electrnico facilitan el envo de una presentacin a los miembros de un grupo para revisar y comentar. No importa cun alejados se hallen o cun incompatibles sean sus horarios, ahora estarn unidos electrnicamente.
Solicitud de comentarios: recopilacin de las ideas de los miembros del equipo

Con la funcin Solicitar comentarios es posible recoger y distribuir con facilidad los comentarios de los miembros del grupo. Consta de tres fases, a saber: distribucin de la presentacin a los miembros del grupo, introduccin de comentarios por parte de estos y consolidacin y entrega de dichos comentarios al autor.
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En la primera fase se decide cmo distribuir la presentacin, ya sea por correo electrnico, base de datos de Lotus Notes, red o disquetes. Tambin se puede enviar un mensaje por correo electrnico a los componentes del grupo para avisarles.
En la segunda fase, los revisores agregan sus comentarios a la presentacin valindose de las herramientas de solicitud de comentarios. Tienen la posibilidad de agregar notas amarillas que incluyan comentarios y crear lneas, crculos, flechas y dibujos a mano alzada con el fin de resaltar comentarios y segmentos de la presentacin. En la tercera fase, la funcin Solicitar comentarios compacta todos los comentarios en una presentacin y se la enva electrnicamente. Se pueden ver todos los comentarios a la vez o individualmente: es usted quien decidir qu comentarios incorporar en la presentacin.
Correo electrnico: envo de una presentacin a los miembros del equipo

Esta funcin constituye otro mtodo para distribuir una presentacin a los componentes de un grupo. Con este sistema se puede colocar una presentacin en una lista de distribucin. Freelance Graphics puede enviar una presentacin por correo electrnico a todos los destinatarios a la vez o de forma secuencial, en orden de lista. Cada destinatario revisar la presentacin desde Freelance Graphics y enviar los comentarios o consejos por correo electrnico.
Envo de una presentacin a travs de World Wide Web

Atencin, usuarios de World Wide Web: es posible guardar una presentacin de Freelance Graphics para enviarla a travs de esta va. ste es mejor mtodo si el PC del destinatario (sistemas Macintosh o UNIX, por ejemplo) no puede ejecutar Freelance Graphics ni el Reproductor de demostraciones en pantalla. No obstante, antes de proceder al envo hay que crear un vnculo desde la pgina de inicio con la presentacin de World Wide Web. Si no dispone de esa pgina, hay que crear una y aadirle las referencias.
correo electrnico Solicitar comentarios, generalidades World Wide Web
Prctica: ensayo de una presentacin

El ensayo de una presentacin ayuda a asegurarse de su xito. Mientras se lleva a cabo el ensayo, se podr pulir la exhibicin, crear o modificar notas del orador y medir el tiempo que dura. De este modo sabr cunto durar cada pgina y la duracin total de la presentacin. Si es necesario interrumpir el ensayo, se puede detener temporalmente el temporizador y continuar ms tarde.
Trabajo en equipo con Freelance Graphics 42-3
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba una de las siguientes palabras:
ensayo consejos
Notas del orador

Una nota del orador es una nota asociada a una pgina y que sirve para hacer indicaciones al exhibir una presentacin, como lugares de almacenamiento para hechos auxiliares o fuentes de datos, o como mensajes para compaeros que puedan exhibir a su vez la presentacin. Tambin sirven como guiones. Introduzca el texto o la informacin de fondo en las notas del orador e imprima la presentacin con las notas junto a los grficos o debajo. El texto de una nota de orador slo se puede ver al abrir la ventana Nota del orador o al activar la opcin de imprimirlas con la presentacin. Su pueden crear en cualquier momento de la confeccin de la presentacin: en las vistas Pgina actual , Esquema y Todas las pginas y al ensayar.
notas del orador
3. Haga clic en la entrada de ndice que le interese y, a continuacin, en Mostrar.
Demostraciones en pantalla
Al exhibir una presentacin en forma de demostracin en pantalla, parece ms una pelcula que un libro: las imgenes animadas en color pasan de una pgina a otra. Para conseguir un efecto de animacin, hay que aplicar efectos visuales a las pginas y objetos del texto. En el transcurso de la demostracin en pantalla se pueden ejecutar pelculas y sonidos con objeto de darle un toque cinematogrfico. Las pelculas se pueden intercalar entre otras actividades de la pgina y los sonidos se
pueden anexar a objetos, cambios de pgina y vietas; incluso se pueden activar sonidos al hacer clic en un objeto. En el caso de demostraciones remotas, se puede usar la funcin Demostracin a distancia o el Reproductor de demostraciones en pantalla.
Demostracin a distancia: ejecucin de una demostracin en pantalla desde cualquier lugar

Con esta funcin se puede ejecutar una demostracin en pantalla desde su PC en un lugar mientras otras personas la ven desde otro en una ubicacin remota. Se puede hablar por telfono o conferencia de vdeo mientras se exhibe la presentacin y aparecen las notas del orador slo en su PC.
El Reproductor de demostraciones en pantalla hace que toda demostracin sea porttil

Gracias al Reproductor de demostraciones en pantalla, se puede ejecutar una presentacin de Freelance Graphics desde cualquier PC que funcione con Windows 95 o entregar a cualquiera una presentacin para visualizarla, aunque no disponga de Freelance Graphics. Tambin es posible distribuir el Reproductor de demostraciones en pantalla por Correo electrnico o Internet a personas que no usan Freelance Graphics pero que precisan visualizar una presentacin.
demostraciones en pantalla demostracin a distancia
Trabajo en equipo con Freelance Graphics 42-5
Impresin de una presentacin

Segn cmo piense usar una presentacin impresa, hay varias maneras diferentes de imprimirla: se puede imprimir un esquema, una pgina de presentacin por pgina impresa o dos o ms pginas de presentacin por cada pgina impresa.
Dos, cuatro o seis pginas de presentacin por pgina impresa, ...
... con notas del orador...
... o como guiones.
Tambin se puede visualizar la presentacin primero, para que no haya dudas sobre cmo se imprimir.
presentacin preliminar impresin
EXPLORANDO ORGANIZER
Captulo 43 Procedimientos iniciales de Organizer

Organizer utiliza el smil de una agenda para ayudar al usuario a administrar su tiempo mediante el seguimiento de las citas, la visualizacin de tareas, la anotacin de llamadas telefnicas, la visualizacin de fechas especiales y el almacenamiento de informacin de contactos. Es lo mismo que la agenda diaria en papel que utiliza para gestionar el tiempo. Organizer utiliza pestaas que se parecen mucho a las de una agenda diaria en papel. Sin embargo, con Organizer, el trabajo se encuentra en una agenda electrnica, que permite acceder a la informacin y manipularla con ms rapidez y eficacia.
Qu es Organizer?
Con Organizer, se puede crear un calendario personalizado para realizar el seguimiento de reuniones y citas, adems de gestionar listas de recordatorios, eventos a largo plazo y aniversarios. Se puede almacenar informacin de contactos en la seccin Directorio y adems realizar el seguimiento de las llamadas telefnicas relacionadas con dichos contactos. Organizer proporciona la seccin Notas para capturar texto y grficos o almacenar informacin de otros documentos y aplicaciones. Organizer tambin permite tener una visin global. Es posible ver toda la informacin relacionada con los mismos perodos de tiempo (Recordatorio, Planning, Aniversario) de forma individual en cada seccin, o reunida en la seccin Agenda. Puede vincular entre s las entradas de diferentes secciones. Adems, toda la informacin puede imprimirse en aproximadamente dos docenas de formatos de impresin. Tambin puede utilizar Organizer para compartir agendas, listas de tareas, libretas de direcciones y otras informaciones a lo largo de la red de rea local (LAN) con su grupo de trabajo. Adems, puede enviar entradas de Organizer por correo electrnico a sus colaboradores utilizando la funcin Correo electrnico.
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Secciones de Organizer
La agenda Organizer contiene siete secciones: Agenda, Recordatorio, Directorio, Llamadas, Planning, Notas y Aniversarios. Se puede pasar de una seccin a otra haciendo clic en las pestaas. Tambin se puede incluir dos o ms copias de una seccin en el archivo de Organizer. Si desea ms informacin acerca de la insercin de secciones, consulte el Captulo 45, "Personalizacin de la agenda de Organizer". Si desea ms informacin acerca de cada seccin de Organizer, consulte los captulos 46 a 52.
Iconos, punteros del mouse y smbolos de Organizer

Los iconos de la Caja de herramientas y los SmartIcons proporcionan accesos directos para realizar tareas de Organizer. Para utilizarlos, site el puntero del mouse en el icono y haga clic en el botn izquierdo del mouse.
Iconos de la Caja de herramientas

Los iconos de la Caja de herramientas permiten realizar tareas especficas de Organizer. Por ejemplo, al arrastrar un nmero de telfono desde la seccin Agenda hasta el icono Telfono, Organizer marcar el nmero de telfono si se ha instalado y configurado un mdem.
SmartIcons Iconos de la Caja de herramientas
Hora actual Fecha actual Iconos de vista
A la izquierda del rea de trabajo de Organizer aparecen los iconos de la Caja de herramientas. Se puede arrastrar y colocar una entrada de Organizer en dichos iconos.
43-2 Explorando Organizer 97
Los iconos de vista y clasificacin permiten mostrar entradas de diversas formas. Por ejemplo, en la seccin Recordatorio, se pueden ver las entradas clasificadas segn la prioridad asignada (por ejemplo, 1, 2, 3 y ninguna), segn el estado asignado (por ejemplo, Actual, Finalizado, Atrasado y Futuro), segn la fecha de inicio asignada, o segn la categora asignada (por ejemplo, Gastos). Los iconos de vista y clasificacin cambian dependiendo de la seccin en la que se encuentre. Pase de una seccin a otra (haciendo clic en las pestaas de las secciones) para ver cmo cambian los iconos. Si hay entradas incluidas en alguna de estas secciones, haga clic en uno de los iconos para ver cmo se ven afectadas. Al hacer clic en uno de estos iconos, slo cambia el modo y el tipo de informacin que aparece. No se pierde la informacin que se haya agregado.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: iconos de la Caja de herramientas, lista 3. Haga clic en Mostrar.
Formas del puntero del mouse y smbolos de Organizer

En Organizer, el puntero del mouse puede adoptar varias formas. La forma cambiar dependiendo de la tarea que est realizando. Tambin puede utilizar punteros animados.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: puntero del mouse, lista de 3. Haga clic en Mostrar.
Novedades en Organizer 97
Organizer presenta un aspecto similar al de Windows 95, con caractersticas como cuadros de dilogo comunes, nombres largos de archivo y soporte de registro. Organizer proporciona adems mejoras en las funciones de gestin de la informacin personal (PIM). En esta versin se incluyen las siguientes mejoras:
Procedimientos iniciales de Organizer 43-3
Una nueva vista Da por pgina que utiliza secciones de tiempo y una referencia horaria, que permite visualizar grficamente y reservar perodos de tiempo para citas. Impresin de sobres y etiquetas postales con formatos internacionales de direccin. Soporte para marcacin TAPI (Telephony Application Programming Interface), que proporciona capacidades simplificadas de marcacin automtica de nmeros en las secciones Llamadas y Directorio. Formato de texto enriquecido, como negrita, cursiva, subrayado y tamao, tipo y color de fuentes en la seccin Notas. Soporte para vinculacin e incrustacin de objetos OLE, como por ejemplo, hojas de clculo, metaarchivos, documentos de procesadores de texto, presentaciones y, si se dispone de un navegador World Wide Web, sedes Web y pginas de inicio en las pginas de Notas. Una Autodemo de Organizer que ofrece una visin general del producto. Sencillo proceso de conversin de los archivos de Organizer 1.x y de Organizer 2.x en archivos de Organizer 97 (con la nueva extensin .OR3). Soporte para enviar correo sin salir de Organizer, utilizando la funcin Correo electrnico y el sistema de correo electrnico. Nuevos mens de accesos directo que aparecen haciendo clic con el botn derecho del mouse. Los mens muestran accesos directos contextuales relacionados con la ubicacin del puntero del mouse y con la seccin de Organizer que est abierta. Nuevas formas de definir derechos de acceso a los archivos mediante contraseas. Caractersticas, tales como punteros del mouse animados y sonidos.
Trabajo con archivos de Organizer

Organizer 97 utiliza la extensin predeterminada .OR3. Si desea informacin acerca de la actualizacin de un archivo de la versin 1.x 2.x de Organizer, consulte el tema Actualizacin a Organizer 97 ms adelante en este captulo.
Apertura de un archivo existente

Si ya ha guardado un archivo, podr abrir un archivo existente. 1. Elija Archivo - Abrir.
Aparecer el cuadro de dilogo Abrir. 2. Haga clic en el cuadro Archivos de tipo para seleccionar el tipo de archivo que desea abrir. Por ejemplo, si se trata de un archivo de Organizer 97, elija Organizer 97 (*.OR3). Si es un archivo de Organizer 2.x (*.OR2), consulte el tema Actualizacin a Organizer 97 posteriormente, en este captulo. 3. Elija el archivo que desee abrir en el cuadro de lista grande, o escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo. Consejo Para buscar el lugar donde se encuentra el archivo o su nombre, haga clic en el cuadro Buscar en , con el objeto de seleccionar la ruta de acceso en la que se encuentre el archivo que desee abrir. 4. Haga clic en Abrir. Organizer abrir el archivo.
Almacenamiento de un archivo nuevo

1. Elija Archivo - Guardar como. 2. Escriba un nuevo nombre en el cuadro Nombre de archivo. Puede seleccionar diferentes unidades y directorios para guardar el archivo utilizando el cuadro Guardar en. 3. (Opcional) Si desea proteger el archivo con una contrasea, haga clic en el botn Contraseas, elija Titular y escriba una contrasea. Si desea ms informacin acerca de la definicin de contraseas para Titular, Ayudante y/o Consulta, consulte el Captulo 54. 4. Haga clic en Aceptar. Si escribe un nombre de archivo que ya existe, Organizer le preguntar si desea reemplazar el archivo existente por el actual. 5. Haga clic en uno de los siguientes botones: S, para reemplazar el archivo existente por el archivo actual. No, para volver al cuadro de dilogo Guardar como.
Actualizacin a Organizer 97
Organizer 97 tiene un nuevo formato de archivo con la extensin .OR3. Los archivos de las versiones 1.x 2.x pueden convertirse en archivos de Organizer 97. Cuando se actualiza un archivo, Organizer crea un archivo de Organizer 97 y conserva el archivo antiguo con su formato y en su ubicacin originales.
Actualizacin de archivos de versiones anteriores de Organizer (1.x 2.x) En Organizer 97, al abrir un archivo creado con una versin anterior, el sistema pedir automticamente al usuario si desea actualizar (o convertir) el archivo al nuevo formato de archivo. Organizer conserva la informacin del archivo tal y como aparece en la versin original, excepto lo siguiente: La informacin de la seccin Agenda se transforma en los campos Direccin, Ciudad, Est./prov. y Pas en Organizer 97, siempre que la informacin de Organizer 1.x se haya escrito con un formato estndar para las direcciones comerciales americanas (por ejemplo, 55 Cambridge Parkway, Cambridge, MA 02142). En los archivos de Organizer 1.x, las direcciones sin nombre de empresa se convierten segn la plantilla particular (pestaa P) de Organizer 97. Las direcciones que incluyen nombres de empresa se convierten segn la plantilla de oficina (pestaa O). En los archivos de Organizer 2.x, las direcciones sin nombres de empresa aparecen ordenadas alfabticamente bajo las pestaas en las que se insertaron originalmente. La informacin de la seccin Agenda del campo Clave de Organizer 1.x se convierte en el campo Categoras. En los archivos de Organizer 1.x, la informacin de registro de llamada se convierte e inserta en la seccin Llamadas. Las preferencias de Organizer de los archivos de las versiones 1.x no se convierten. Sin embargo los cdigos de colores de la seccin Planning se convierten. Las entradas repetidas de los archivos de Organizer 1.x se convierten de forma individual, no como entradas repetidas; es decir, si se modifica una entrada, los cambios slo se aplican a la entrada seleccionada. Las entradas de la seccin Aniversarios de los archivos de Organizer 1.x se definen con una frecuencia anual en la misma fecha. Las secciones incluidas de otros archivos de Organizer 2.x no se incluyen en el nuevo archivo de Organizer 97. Slo se pueden incluir secciones de Organizer 97 en un archivo de esta versin. Organizer 97 pedir al usuario que convierta los archivos de Organizer 1.x y 2.x en archivos de Organizer 97. Cuidado La nueva extensin predeterminada de Organizer 97 es .OR3. Al convertir un archivo, Organizer cambia la extensin de Organizer 1.x (.ORG) o de Organizer 2.x (.OR2) a la extensin de Organizer 97 (.OR3). Despus de su conversin, el archivo de Organizer 1.x o de Organizer 2.x sigue existiendo con su formato y en su ubicacin originales. Aunque se
puede abrir un archivo de Organizer 1.x (.ORG) o de 2.x (.OR2) en Organizer 97, no es posible abrir un archivo de Organizer 97 (.OR3) en Organizer 1.x 2.x. Conversin de archivos de Organizer 1.x en archivos de Organizer 97 1. Elimine todas las secciones incluidas del archivo. Consulte el tema Supresin de secciones incluidas de archivos de Organizer 1.x ms adelante, si desea obtener instrucciones sobre el modo de realizarlo. 2. Srvase de las utilidades de Lotus Organizer 1.x para verificar y comprimir el archivo. Consulte el tema Verificacin y liberacin de espacio de archivos de Organizer 1.x, ms adelante en este captulo, si desea obtener instrucciones sobre el modo de realizarlo. 3. Abra y guarde el archivo en Organizer 97. 4. Utilice Organizer 97 para clasificar informacin que no necesite a diario. Consulte el tema Clasificacin de informacin ms adelante en este captulo, si desea obtener instrucciones sobre el modo de realizarlo. Conversin de archivos de Organizer 2.x en archivos de Organizer 97 Organizer muestra una advertencia si el archivo que est convirtiendo est daado. Adems, el proceso de conversin elimina las secciones incluidas de los archivos de Organizer 2.x. 1. Inicie Organizer 97. 2. Elija Archivo - Abrir. 3. Haga clic en el cuadro Archivos de tipo y elija la opcin Organizer 2.x (*.OR2). 4. Elija un archivo para abrirlo. 5. Haga clic en Abrir para abrir el archivo. Organizer preguntar si desea convertirlo a un archivo de Organizer 97, recordando que el tamao de los archivos convertidos aumentar. Tambin puede liberar espacio de los archivos. Consulte Liberacin de espacio de archivos de Organizer, en el Captulo 53. Consulte el apartado Clasificacin de informacin, ms adelante en este captulo. 6. Haga clic en S para confirmar que desea convertir el archivo. 7. Organizer convertir el archivo. 8. Haga clic en Aceptar cuando Organizer haya realizado la conversin.
9. Lleve a cabo una de las siguientes acciones para que el archivo se abra o no automticamente al arrancar Organizer: Haga clic en S si desea que este archivo se abra automticamente cada vez que arranque Organizer. Haga clic en No si no desea que este archivo se abra automticamente. 10. Elija Archivo - Guardar. Nota Si desea reducir el tamao del archivo, ser necesario archivarlo. Si desea obtener ms informacin, consulte Clasificacin de informacin, ms adelante en esta seccin. Eliminacin de secciones incluidas de archivos de Organizer 1.x Las secciones incluidas son secciones que se comparten con otros usuarios. Por ejemplo, podra tener una seccin Recordatorio en el archivo actual compartida con un ayudante o un administrador. Los archivos de Organizer 1.x no eliminan automticamente las secciones incluidas, y por lo tanto habra que eliminarlas antes de convertir el archivo. 1. Inicie Organizer 1.x y abra el archivo. 2. Asegrese de que no se encuentra en una seccin incluida. No se puede eliminar una seccin de Organizer mientras est abierta. 3. Elija Opciones - Personalizar. 4. Elija una seccin incluida y haga clic en Eliminar. 5. Haga clic en S para confirmar la eliminacin. 6. Repita los pasos 3 al 5 con todas las secciones incluidas. 7. Cuando haya terminado de eliminar las secciones incluidas, haga clic en Aceptar. Verificacin y liberacin de espacio de archivos de Organizer 1.x Las utilidades de Lotus Organizer 1.x pueden utilizarse para verificar y liberar espacio de un archivo. Si no puede encontrar las utilidades de la versin 1.x de Lotus Organizer o ha eliminado los archivos del directorio de esta versin de Organizer, llame al Servicio tcnico de Lotus, a su oficina local de Lotus. Nota El siguiente procedimiento describe el modo de iniciar las utilidades de Organizer desde Organizer 1.x. Tambin se puede utilizar el Administrador de programas de Windows para iniciar las utilidades de Lotus Organizer 1.x. Desde el men Inicio, ejecute ORGUTILS.EXE en el directorio de Lotus Organizer 1.x.
1. Inicie Organizer 1.x. 2. Elija Archivo - Cerrar para cerrar todos los archivos de Organizer abiertos. 3. Haga clic en el men del sistema, situado en la esquina superior de la ventana de Organizer. 4. Elija Ejecutar. 5. Elija Utilidades de Lotus Organizer y haga clic en Aceptar. 6. Haga clic en Abrir y elija el archivo. 7. Haga clic en Aceptar. 8. Si Organizer encuentra algn error, haga clic en S para reparar el archivo y, a continuacin, haga clic en Aceptar para continuar. Si Organizer no encuentra ningn error, haga clic en Aceptar para continuar. 9. Si Organizer le pide que compacte el archivo, haga clic en S. Haga clic en Aceptar cuando la compactacin del archivo haya finalizado. 10. Haga clic en Guardar y despus en Cerrar. 11. Haga clic en Salir para abandonar las utilidades de Organizer 1.x. Nota Organizer 97 muestra de forma predeterminada archivos con la extensin .OR3 en el cuadro de lista Nombre de archivo. Puede ser necesario hacer clic en el cuadro Archivos de tipo y seleccionar Organizer 1.x (*.ORG) para que aparezca el archivo. Apertura y almacenamiento de archivos de Organizer 1.x en Organizer 97 1. Inicie Organizer 97. 2. Elija Archivo - Abrir. 3. Haga clic en el cuadro Archivos de tipo y elija la opcin Organizer 1.x (*.ORG). 4. Elija un archivo para abrirlo. 5. Haga clic en Abrir para abrir el archivo. Organizer le recordar que ejecute las utilidades de Lotus Organizer 1.x para verificar y liberar espacio del archivo. 6. Haga clic en Continuar. Organizer le preguntar si desea convertir el archivo en un archivo de Organizer 97. 7. Haga clic en Aceptar para confirmar que desea convertir el archivo. Organizer convertir el archivo y le preguntar si desea que este archivo se abra siempre que se ejecute Organizer.
8. Lleve a cabo una de las siguientes acciones para que el archivo se abra o no automticamente al arrancar Organizer: Haga clic en S si desea que este archivo se abra automticamente cada vez que se ejecute Organizer. Haga clic en No si no desea que este archivo se abra automticamente. 9. Elija Archivo - Guardar. Clasificacin de informacin Organizer 97 permite clasificar la informacin del archivo que no se necesita a diario, por ejemplo, las citas del ao anterior o las tareas de recordatorio. El usuario seguir teniendo acceso a la informacin clasificada, sin embargo, estar almacenada en un archivo independiente. El clasificado simplifica los archivos de Organizer.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: clasificacin de informacin 3. Haga clic en Mostrar. Nota La informacin de un registro telefnico de Organizer 1.x se convierte y pasa a la seccin Llamadas de Organizer 97. Si utiliz la funcin de marcador automtico, es posible que haya una gran cantidad de informacin que puede clasificar o eliminar del archivo.
Captulo 44 Impresin en Organizer

Organizer permite imprimir la informacin (o las entradas creadas) con diversos formatos profesionales. Puede imprimir el trabajo en un papel que admita una agenda diaria que utilice (por ejemplo, Franklin Day Planner Classic o DayRunner Classic), o puede personalizar su propio diseo. Puede imprimir entradas de una o varias secciones de Organizer o seleccionar determinadas entradas que desee imprimir. Organizer le ofrecer varias opciones para imprimir la informacin. Es posible imprimir informacin de Organizer para tenerla a mano cuando viaje. Por ejemplo, puede llevar esta informacin en una agenda diaria impresa, con el fin de realizar el seguimiento de las citas, tareas, direcciones, actividades, notas, llamadas y fechas sealadas, o puede imprimir slo las citas y responsabilidades de un da, para llevarlas a una reunin. En este captulo se definen en primer lugar los trminos, a continuacin se describe la forma de imprimir el trabajo y seleccionar formato y tipos de papel y, por ltimo, el modo de seleccionar una impresora.
Descripcin de los conceptos bsicos de la impresin en Organizer

Cuando est listo para imprimir, puede seleccionar el formato de impresin (o cmo desea que aparezca la informacin en la salida impresa) y el tipo de papel (o tamao del papel) y, a continuacin, seleccionar cualquier seccin de Organizer (o cualquier informacin de la seccin) que desee imprimir.
Formatos de impresin de Organizer

La salida impresa reflejar el formato seleccionado en lugar de lo que ve en la pantalla del PC. Los formatos de impresin permiten personalizar lo que se va a imprimir. Es decir, puede seleccionar un formato de impresin que permita imprimir la informacin como desee verla. Organizer incluye muchos formatos predefinidos, incluso formatos especficos asociados a cada seccin de Organizer, como por ejemplo las etiquetas para imprimir direcciones. Tambin puede seleccionar un formato que incluya informacin de ms de una seccin de Organizer o un formato que coincida con su agenda impresa. En la mayora de los casos no ser necesario
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modificar los formatos predefinidos, aunque tambin pueden personalizarse.
Tipos de papel de Organizer

Otra seleccin que se realiza generalmente es el tipo de papel que se va a utilizar. Al seleccionar el tipo de papel, se seleccionan el tamao y el estilo del papel en el que va a aparecer la informacin. Por ejemplo, puede seleccionar un tamao de papel, como por ejemplo papel de carta de 8 x 11", tarjeta Rolodex, papel legal de 8 x 14", o puede personalizar un tamao. Si decide personalizar el tipo de papel, podr ajustar el tamao de papel, los mrgenes, el interlineado, etc.
Impresin de informacin de Organizer

Existen muchas formas de imprimir la informacin de Organizer. Puede imprimir sus actividades diarias, informacin de cualquier seccin, e informacin de Organizer para diferentes agendas impresas.
Impresin de las actividades programadas para un da

El usuario puede imprimir las actividades programadas para un da o una combinacin de citas, tareas y entradas de la seccin Llamadas en una pgina de 8 x 11.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase: impresin, citas de la seccin Agenda 3. Haga clic en Mostrar.
Impresin de informacin de cualquier seccin de Organizer

1. Elija Archivo - Imprimir. Consejo Tambin puede presionar CTRL+P. 2. Haga clic en el cuadro Seccin y elija la seccin de Organizer que contenga la informacin que desee imprimir. 3. Haga clic en el cuadro Formato y elija el formato que desee para la informacin impresa.
Para ver una presentacin del formato seleccionado, haga clic en Formatos. La presentacin aparecer junto al cuadro de grupo Preferencias. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de dilogo Imprimir. Consulte la Gua de formatos de impresin, para ver las presentaciones de todos los formatos disponibles en Organizer.
Presentacin del formato
Los formatos disponibles estn diseados para la seccin seleccionada. Por ejemplo, en los formatos para direcciones se incluyen sobre y etiqueta. Algunos formatos tambin estn diseados para combinar varias secciones en una misma copia impresa. Por ejemplo, los formatos a tres columnas imprimen las entradas de las secciones Agenda, Recordatorio, Planning, Llamadas y Aniversarios en una nica salida impresa. Si est imprimiendo la seccin Agenda y decide reflejar las entradas de la seccin Recordatorio, Planning, Llamadas o Aniversarios en la seccin Agenda, puede imprimir las entradas reflejadas junto con las citas. Para hacerlo, elija uno de los siguientes formatos: Agenda mensual, Pgina diaria, o Semanal de 2 Pginas. 4. Haga clic en el cuadro Papel y elija un tipo de papel. Para ver una presentacin del estilo y tipo de papel seleccionados, haga clic en Formatos y a continuacin en Papel. Haga clic en Aceptar dos veces para volver al cuadro de dilogo Imprimir. 5. Elija Por una cara para imprimir por una sola cara o Por ambas caras para imprimir por ambas caras del papel. Si desea ms informacin acerca de las opciones de impresin por ambas caras, consulte la Ayuda. 6. En el cuadro de grupo Rango de impresin, elija la opcin que corresponda al rango de informacin que desee imprimir. Si desea ms informacin acerca de la seleccin de rangos de informacin a imprimir, consulte la Ayuda.
Impresin en Organizer 44-3
7. (Opcional) En el cuadro Copias, escriba el nmero de copias que desee imprimir: 199. Puede escribir un nmero concreto, o hacer clic en + (ms) para aumentar o - (menos) para reducir el nmero. Para imprimir las copias en orden, elija Clasificar. 8. (Opcional) Si seleccion un formato para imprimir informacin de varias secciones (uno de los formatos a tres columnas), haga clic en Secciones para seleccionar la forma de relacionar las secciones de Organizer y, cuando haya terminado, haga clic en Aceptar. Esta correspondencia slo ser necesaria cuando el archivo contenga ms de una seccin de Organizer. Si desea ms informacin acerca de la correspondencia entre secciones, consulte la Ayuda. 9. Haga clic en Aceptar para comenzar a imprimir. Nota Si despus de realizar las selecciones en el cuadro de dilogo Imprimir el botn Aceptar aparece atenuado, es posible que haya seleccionado un formato a tres columnas y la agenda Organizer no contenga una de las secciones que deberan incluirse en dicho formato. Elija otro formato. Consejo Tambin puede imprimir una entrada de Organizer, arrastrando y colocando la misma en el icono Impresora de la Caja de herramientas.
Informacin acerca de la impresin en diferentes agendas impresas

Puede imprimir la informacin de Organizer para que se adapte a un formato de agenda determinado que se encuentre preimpreso, como el Franklin Day Planner Classic.
Seleccin de un rango de informacin para imprimir

El usuario puede imprimir todas las pginas de una seccin, o seleccionar un rango para imprimirlo.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase: impresin, especificacin de un rango de informacin que desee imprimir 3. Haga clic en Mostrar.
Correspondencia entre secciones

En Organizer, se pueden agregar o crear secciones adicionales. Si agrega una seccin, tendr ms de una seccin del mismo tipo en el archivo de Organizer. Por ejemplo, supongamos que incluye la seccin Recordatorio de su director y la suya propia en el archivo. Si slo va a imprimir una de estas secciones, podr seleccionarla cuando vaya a imprimirla. Slo puede imprimir una seccin en cada ocasin. Si selecciona un formato a tres columnas, deber seleccionar (hacer corresponder) la seccin (las tareas recordatorio de su director o las suyas) que desea imprimir en la parte Recordatorio del formato. Si no especifica la correspondencia, Organizer imprimir la informacin de la seccin que aparezca en primer lugar en el archivo de Organizer. Es decir, si su pestaa Recordatorio aparece delante de la pestaa Recordatorio de su director, Organizer imprimir en primer lugar sus tareas recordatorio, a menos que elija las tareas recordatorio de su director como la seccin que desea imprimir.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase: correspondencia entre secciones, al imprimir 3. Haga clic en Mostrar.
Detencin de la impresin
Puede cancelar la impresin en cualquier momento, cuando aparezca el cuadro de dilogo Imprimir, haciendo clic en Cancelar.
Personalizacin de formatos de impresin, elementos del formato y tipos de papel

Puede personalizar la informacin que imprima (seleccionando un formato de impresin) y el tamao del papel en el que la imprima (seleccionando un tipo de papel). Organizer incluye varios formatos, que no necesitar modificar en la mayora de los casos. Puede personalizar un formato para modificar la orientacin de la pgina y seleccionar cunta informacin desea imprimir. Tambin puede modificar algunos aspectos del formato, denominados elementos, como el encabezado, el pie de pgina, el nmero de pgina, los encabezados de las columnas, las lneas de la retcula y la fuente. La modificacin de los formatos es opcional. Si no desea modificarlo, Organizer utilizar el predeterminado.
En la mayora de los casos no ser necesario personalizar los tipos de papel predefinidos de Organizer. Pero cuando lo haga, podr personalizar varios aspectos del tipo de papel, como el tamao de los mrgenes, el tamao del papel y el nmero y anchura de las columnas.
Personalizacin de opciones de los formatos de impresin

El usuario puede personalizar un formato para cambiar la orientacin de la pgina y seleccionar qu o cunta informacin desea imprimir. 1. Elija Edicin - Formatos. 2. Haga clic en el cuadro Seccin y elija la seccin en la que desee personalizar un formato. 3. Haga clic en el cuadro Formato y elija el formato que desee personalizar. 4. Elija la orientacin de impresin.
Opcin Vertical Horizontal Funcin Imprime la informacin a lo largo de la anchura de la pgina. Imprime la informacin a lo largo de la longitud de la pgina.
5. En Preferencias, elija las opciones que desee.

Opcin Imprimir slo primera lnea Imprimir iconos Funcin Imprime slo la primera lnea de la descripcin de cada entrada (la opcin predeterminada es imprimir la descripcin completa). Imprime (opcin predeterminada) o no los smbolos que aparecen en las entradas. Por ejemplo, el smbolo de alarma o el smbolo de entradas peridicas. Imprime (opcin predeterminada) o no las agendas mensuales en los formatos que incluyen agendas mensuales. Indica si se imprime la ficha de direccin Particular , Oficina , ambas, o la ficha de direccin actual al imprimir fichas de direccin. Si selecciona Actual, Organizer imprimir cualquier ficha que aparezca en primer plano en la seccin Directorio .
Imprimir calendario
Direccin
6. Si despus de realizar las selecciones en el cuadro de dilogo Formatos, el botn Aceptar aparece atenuado, es posible que haya seleccionado un formato a tres columnas y la agenda Organizer no contenga una de las secciones que deberan incluirse en el formato a tres columnas. Elija otro formato.
7. Haga clic en Aceptar para guardar las modificaciones. Los cambios de formato se harn efectivos la prxima vez que imprima utilizando dicho formato. Consejo Tambin puede personalizar opciones de formato de impresin, seleccionando Archivo - Imprimir, eligiendo la seccin y el formato, haciendo clic en Formatos y, a continuacin, personalizando el formato.
Personalizacin de estilos del formato

El usuario puede determinar los elementos que va a utilizar y su disposicin en un formato, como por ejemplo el encabezado, el pie de pgina, el ttulo, las lneas de la retcula, el contorno, etc. Organizer utiliza los valores predeterminados de estos elementos, pero el usuario puede modificarlos. Por ejemplo, puede modificar el color de la fuente del ttulo, agregar un fondo con patrn a los ttulos de las columnas o insertar un cdigo que imprima la fecha actual en el pie de pgina.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda, y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase: impresin, personalizacin de los estilos de los formatos 3. Haga clic en Mostrar.
Modificacin del tamao, tipo y color de la fuente para su impresin

El usuario puede seleccionar una fuente para cualquier elemento del texto, por ejemplo, un encabezado o un pie de pgina de un formato de impresin. Un tipo de fuente es un estilo de letra determinado o fuente (por ejemplo, Helvetica) con un tamao especfico, como por ejemplo 12 puntos. Las fuentes disponibles dependen a menudo de la impresora seleccionada y de si ha instalado o no fuentes adicionales en la carpeta Fuentes del Panel de control de Windows.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase: impresin, seleccin de fuentes 3. Haga clic en Mostrar.
Personalizacin de tipos de papel

Organizer incluye varios tipos de papel predefinidos, que en la mayora de los casos no ser necesario personalizar. Pero cuando lo haga, podr personalizar varios aspectos del tipo de papel, como el tamao del margen o el tamao del papel. La modificacin del tipo de papel es opcional. Si no lo cambia, Organizer utilizar el tipo de papel predeterminado. Cuidado Si modifica un tipo de papel predeterminado y desea conservar los parmetros originales del mismo, guarde el tipo de papel modificado con otro nombre.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase: impresin, personalizacin del formato del papel 3. Haga clic en Mostrar.
Seleccin de opciones de impresin globales

Las opciones de impresin globales permiten seleccionar preferencias que influyen en todo el trabajo de impresin. Los cambios que realice tendrn efecto hasta que vuelva a modificarlos. Por ejemplo, puede establecer que Organizer imprima siempre en blanco y negro, o que siempre imprima por ambas caras del papel. Tambin puede seleccionar el nmero de copias que vaya a imprimir. Algunas opciones de impresin globales slo estn disponibles para ciertos tipos de papel: por ejemplo, la seleccin del orden de impresin de la informacin slo est disponible para tipos de papel que incluyan filas y columnas, como las etiquetas.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba una de estas frases: impresin, entradas vacas impresin, informacin en un orden seleccionado impresin, slo en blanco y negro impresin, opciones de impresin a doble cara etiquetas, seleccin de las opciones de impresin 3. Haga clic en Mostrar.
Seleccin del nmero de copias a imprimir

Organizer imprime como opcin predeterminada una copia de la informacin. Puede imprimir hasta 99 copias en una misma impresin. 1. Elija Archivo - Imprimir. Consejo Tambin puede presionar CTRL+P para modificar el nmero de copias. 2. En el cuadro Copias, elija el nmero de copias que desee imprimir. Haga clic en + (ms) para aumentar o - (menos) para reducir el nmero de pginas. Tambin puede resaltar el nmero en el cuadro Copias y a continuacin escribir el nmero de copias que desee. 3. Haga clic en Aceptar para comenzar a imprimir.
Orientacin vertical u horizontal de la impresin

El formato seleccionado determina la orientacin predeterminada. Al imprimir informacin de Organizer puede cambiar la orientacin de impresin 1. Elija Archivo - Imprimir. Consejo Tambin puede presionar CTRL+P para seleccionar la orientacin de impresin. 2. Haga clic en Configurar. 3. Elija una de las siguientes opciones.
Opcin Vertical Horizontal Funcin Imprime informacin a lo largo de la anchura de la pgina. Imprime informacin a lo largo de la longitud de la pgina.
4. Haga clic en Aceptar. 5. Haga clic en Aceptar para comenzar a imprimir.
Seleccin de opciones de configuracin de la impresora

El usuario puede modificar diversas opciones de la configuracin de la impresora. Las opciones disponibles dependen de los controladores de impresora instalados en el sistema y variarn de una impresora a otra. Consulte la documentacin de su impresora si desea informacin especfica acerca de la misma.
Nota Las selecciones que realice al elegir Archivo - Imprimir (en los cuadros de dilogo Imprimir, Formatos y Papel), reemplazarn a las opciones seleccionadas en el cuadro de dilogo Configuracin de impresin. Por ejemplo, el tamao y orientacin del papel que elija en Organizer tendrn prioridad sobre las opciones de configuracin de la impresora seleccionada. 1. Elija Archivo - Imprimir. Consejo Tambin puede presionar CTRL+P para seleccionar las opciones de configuracin de la impresora. 2. Haga clic en Configurar y realice los cambios. Para visualizar la Ayuda para una opcin de este cuadro de dilogo, haga clic en ? (signo de interrogacin), en la esquina superior derecha del cuadro de dilogo, y a continuacin en la opcin o botn de comando. 3. Haga clic en Aceptar hasta que salga de todos los cuadros de dilogo de configuracin. 4. Haga clic en Aceptar para comenzar a imprimir.
Seleccin de impresora
Antes de poder imprimir desde Organizer, es necesario seleccionar la impresora. Organizer utiliza la impresora predeterminada, especificada en la carpeta Impresoras del Panel de control de Windows, a no ser que elija otra distinta. En muchos casos, la impresora seleccionada determinar las fuentes y otras opciones disponibles al imprimir.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase: impresin, seleccin de impresoras 3. Haga clic en Mostrar.
Captulo 45 Personalizacin de la agenda de Organizer

Organizer incluye siete secciones estndar: Agenda, Recordatorio, Directorio, Llamadas, Planning, Notas y Aniversarios. El usuario puede agregar ms secciones o cambiar el nombre de las mismas. Por ejemplo, puede crear una seccin Notas para las notas de reuniones y otra para informacin sobre viajes. Tambin puede reorganizar las secciones. Puede utilizar secciones para crear libros completos con informacin relativa a su trabajo. Por ejemplo, puede crear una agenda corporativa de Organizer, denominada Normas, a la que puedan acceder todos los empleados o un diario personal que contenga sus objetivos y estrategias personales. Cada agenda puede constituir una seccin individual de un archivo de Organizer, o pueden crearse archivos independientes: uno denominado NORMAS.OR3 y el otro DIARIO.OR3.
Personalizacin de las tapas de Organizer

El usuario puede modificar el aspecto de las tapas de Organizer para que muestre su estilo personal.
Modificacin del nombre de las tapas de Organizer

Puede personalizar el nombre de las tapas agregando texto a la portada. Se puede incluir, por ejemplo, el nombre, el nombre de la empresa y la direccin. Al guardar el archivo, estos cambios tambin se guardarn. 1. Haga clic en el interior de la portada de las tapas de Organizer. 2. Haga clic dentro del rea de la etiqueta de la primera pgina de las tapas.
Haga clic aqu y escriba la informacin
3. Escriba el texto que desee que aparezca.
45-1
Modificacin del color y la textura de las tapas

1. Elija Seccin - Personalizar. 2. Haga clic en la pestaa Libro. 3. En Tapas, haga clic en el cuadro Color y elija el color que desee. 4. Haga clic en el cuadro Diseo y elija la textura para las tapas. 5. Haga clic en Aceptar.
Personalizacin del archivo de Organizer

Organizer permite personalizar los archivos individuales. Puede modificar el nombre de una seccin y el orden de las pestaas de seccin, elegir el color, posicin, tamao y anchura de las pestaas, y mostrar una imagen en un separador de seccin. Tambin puede agregar y eliminar secciones, o elegir la seccin que desee que se abra automticamente cuando este arranque. Los cambios que realice slo afectarn al archivo actual.
Modificacin del nombre de una seccin de Organizer

El nombre de una seccin aparece en la pestaa de seccin.
1. Elija Seccin - Personalizar. 2. En el cuadro de grupo Pestaas , elija la seccin cuyo nombre desee modificar. 3. Haga clic en Nombre. 4. En el cuadro Nombre nuevo, escriba el nuevo nombre que desee asignar a la seccin. Por ejemplo, escriba Agenda de Mara si desea renombrar la seccin Agenda como Agenda de Mara. 5. Haga clic en Aceptar. El nombre de la nueva seccin aparecer en el cuadro Pestaas . 6. Haga clic en Aceptar.
Agregacin de una nueva seccin de Organizer

El usuario puede agregar nuevas secciones de Organizer y crear un nmero ilimitado de secciones en un archivo de Organizer, siempre que el archivo no sobrepase un tamao mximo de 4 GB (4000 MB). 1. Elija Seccin - Personalizar. 2. En el cuadro de grupo Pestaas , haga clic en la seccin debajo de la cual desea que aparezca la pestaa de la nueva seccin. 3. Haga clic en Nueva. 4. Haga clic en el cuadro Seccin y elija el tipo de seccin de Organizer que desee agregar. 5. En Nombre, escriba el nombre de la seccin que desee agregar. Por ejemplo, Tareas de Felipe. 6. Haga clic en Aceptar. El nombre de la nueva seccin aparecer en la lista, dentro del cuadro de grupo Pestaas . 7. Haga clic en Aceptar.
Modificacin del orden de las secciones de Organizer

Al cambiar el orden de las secciones de Organizer, cambia la posicin de las pestaas de seccin de las tapas. 1. Elija Seccin - Personalizar. 2. En el cuadro de grupo Pestaas , elija la pestaa de seccin que desee reordenar. 3. Haga clic en Subir o Bajar para desplazar la pestaa de seccin hacia arriba o hacia abajo por la lista. 4. Haga clic en Aceptar.
Modificacin del color de una pestaa de seccin de Organizer

1. Elija Seccin - Personalizar. 2. En el cuadro de grupo Pestaas , elija la pestaa de seccin cuyo color desee modificar. 3. Haga clic en el cuadro Color y elija el color que desee para la pestaa de seccin. 4. Haga clic en Aceptar.
Modificacin del tamao de una pestaa de seccin de Organizer

El usuario puede modificar el tamao de una pestaa de seccin de Organizer para mostrar ms o menos contenido de la misma.
Personalizacin de la agenda de Organizer 45-3
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase: pestaas, modificacin del tamao o anchura de 3. Haga clic en Mostrar.
Seleccin de un archivo de Organizer para que se abra en una seccin determinada

El usuario puede elegir por dnde desea que se abran las tapas cada vez que abra el archivo de Organizer. 1. Elija Seccin - Personalizar. 2. Haga clic en la pestaa Libro. 3. Haga clic en el cuadro Abrir por la seccin y elija el lugar por donde desee que se abra. La opcin predeterminada es abrir por la fecha de hoy de la seccin Agenda o por la portada de Organizer, si no existe la seccin Agenda. 4. Haga clic en Aceptar.
Para conocer la forma de modificar el tamao de la fuente, eliminar pestaas de seccin o agregar una imagen a una pgina separadora de seccin, consulte la Ayuda (documentacin en lnea). 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba una de estas frases: modificacin, tamaos de fuente eliminacin, secciones modificacin, imagen para una seccin 3. Haga clic en Mostrar.
Personalizacin de las preferencias de Organizer

Las preferencias de Organizer son opciones que el usuario selecciona y que influyen en la forma de abrir y guardar archivos y carpetas, as como en el modo de aparecer y funcionar del entorno de Organizer. Las opciones de archivo predeterminadas que elija, determinarn qu archivo de Organizer se abrir automticamente cuando este arranque y si los archivos nuevos se basarn en uno existente. Las opciones de entorno que elija, determinarn la visualizacin o no del reloj y de la fecha actual; el modo de aparecer y de actuar del puntero del mouse; la meloda de alarma favorita y el sonido que desea asociar a una accin determinada. Las opciones de la carpeta que elija determinarn las rutas de acceso y los directorios que se utilizarn para almacenar informacin del mismo tipo de Organizer. Por ejemplo, puede almacenar archivos de Organizer en una carpeta y formatos de papel en otra. Por ltimo, las opciones de almacenamiento que elija determinarn si Organizer guardar el archivo automticamente y cundo lo har.
Seleccin de un archivo de Organizer para que se abra automticamente

1. Elija Archivo - Configurar - Organizer. 2. Elija una de las siguientes opciones.
Opcin Abrir automticamente Funcin Abre automticamente el archivo seleccionado.
Iniciar siempre con un nuevo Abre automticamente un nuevo archivo de Organizer (opcin predeterminada). archivo de Organizer
Si selecciona Abrir automticamente, puede escribir el nombre del archivo .OR3 directamente en el cuadro o hacer clic en Examinar para ver los archivos de Organizer que se encuentran disponibles. Elija el archivo que desee y haga clic en Abrir. 3. (Opcional) En el cuadro Basar la nueva agenda en, escriba el nombre del archivo para crear nuevos archivos de Organizer a partir de l. Por ejemplo, puede basar nuevos archivos de Organizer en un archivo existente cuyas secciones y colores haya personalizado. Haga clic en Examinar para ver los archivos de Organizer que se encuentran disponibles. Elija el archivo que desee y haga clic en Abrir. 4. Haga clic en Aceptar.
Modificacin de los parmetros de visualizacin de Organizer

Los parmetros de visualizacin determinan la aparicin o no del reloj y de la fecha actual en Organizer y que el avance de las pginas al hacer clic en los iconos para pasar las pginas sea o no animado. Organizer visualiza como opcin predeterminada los iconos Reloj y Fecha actual en la Caja de herramientas as como los iconos para pasar las pginas para poder pasar stas haciendo clic en ellos. El usuario puede decidir si los desea usar o no.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba una de estas frases: apertura de archivos, archivos de Organizer opciones de visualizacin, modificacin preferencias, cambio de alarmas preferencias, modificacin de la visualizacin preferencias, modificacin del puntero del mouse preferencias, modificacin del sonido 3. Haga clic en Mostrar.
Modificacin de las rutas de acceso de Organizer

Las rutas de acceso se utilizan para indicar los directorios (carpetas) en los que se almacena informacin del mismo tipo de Organizer. Puede seleccionar una carpeta para sus archivos de Organizer, otra para los formatos de impresin, otra para los iconos y una diferente para los archivos de copia de seguridad. Puede modificar las opciones predeterminadas para que se adapten mejor a sus necesidades. Supongamos que desea tener directorios distintos para sus archivos personales y de negocios; es decir, \ORGANIZER\ARCHIORG\TRABAJO y \ORGANIZER\ARCHIORG\HOGAR. Si trabaja con archivos personales, puede cambiar la carpeta a \ORGANIZER\ARCHIORG\HOGAR; si desea utilizar los archivos de negocios cambie la ruta de acceso a los archivos a \ORGANIZER\ORGFILES\TRABAJO.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase: rutas de acceso 3. Haga clic en Mostrar.
Modificacin de las preferencias de copia de seguridad y almacenamiento automticos

El usuario puede guardar automticamente los archivos despus de cada cambio o a intervalos de tiempo que especifique. Por ejemplo, puede hacer que Organizer guarde el archivo despus de cada cambio, slo cuando lo pida o cada varios minutos (dependiendo del nmero que se especifique). Tambin puede indicar que cuando abra un archivo, Organizer cree un archivo de copia de seguridad con el mismo nombre y extensin en la carpeta de copias de seguridad. En ese caso, si guarda involuntariamente los cambios del archivo, podr restaurar la versin anterior.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase: modificacin, intervalo de almacenamiento 3. Haga clic en Mostrar.
Modificacin del grupo de SmartIcons visualizado

Organizer cuenta con cuatro grupos predeterminados de SmartIcons: Universal (predeterminado), Working Together, Texto y OLE. Todos estos grupos de SmartIcons estn relacionados y permiten acceder con rapidez a muchas tareas de Organizer. 1. Elija Archivo - Configurar - Configurar SmartIcons. 2. En Grupo de SmartIcons , haga clic en el cuadro Nombre del grupo y elija el grupo de SmartIcons que desee visualizar. Organizer permite elegir entre los siguientes grupos predeterminados de SmartIcons; sin embargo, puede crear y a continuacin elegir un grupo de SmartIcons personalizado. Consulte la Ayuda si desea ms informacin acerca de la creacin de un grupo de SmartIcons personalizado.
Opcin OLE Texto
Funcin Permite insertar objetos y acceder al cuadro de dilogo Vnculos. Permite definir tamaos de fuente, estilos de fuente, y alineacin. Utilice este conjunto cuando edite una pgina de Notas. Permite ejecutar la mayora de los comandos de men de Organizer (grupo predeterminado). Permite iniciar otras aplicaciones de Lotus SmartSuite, si estn instaladas.
Universal Working Together
3. Haga clic en el cuadro Mostrar cuando se tenga seleccionado y elija la opcin que desee.
Opcin Siempre Una pgina de Notas Funcin Muestra el grupo de SmartIcons seleccionado en todas las ocasiones y en todas las secciones de Organizer. Muestra el grupo de SmartIcons seleccionado, slo al editar pginas de la seccin Notas.
4. Si desea que el grupo de SmartIcons seleccionado aparezca en determinadas ocasiones, elija la opcin Mostrar cuando la seleccin est seleccionada. Esta opcin trabaja conjuntamente con su seleccin para controlar el grupo de SmartIcons que aparece al editar pginas de la seccin Notas. 5. Haga clic en Aceptar.
Para conocer la forma de colocar, agregar, eliminar, modificar el tamao y personalizar un grupo de SmartIcons y crear o modificar un nuevo icono, consulte la Ayuda (documentacin en lnea). 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase: SmartIcons 3. Elija la entrada de ndice que desee y haga clic en Mostrar.
Captulo 46 Planificacin del tiempo con la seccin Agenda

La seccin Agenda permite planificar el tiempo y contemplar las citas de un vistazo. Las entradas que se crean en la seccin Agenda se denominan citas. Con la Agenda, se pueden crear y modificar citas, establecer alarmas como aviso de las citas y crear citas provisionales. Organizer le ayudar incluso a encontrar tiempo libre en la Agenda cuando intente concertar una cita coincidente. Organizer tambin permite mostrar en la Agenda informacin de otras secciones, para poder ver los compromisos venideros en el contexto del trabajo diario. Por ejemplo, puede ver tareas recordatorio que deba cumplir y llamadas pendientes, junto con las citas.
Pestaa de seccin
Icono Crear cita
Entradas reflejadas Fraccin de tiempo Cita confidencial Citas coincidentes Cita peridica Icono para pasar las pginas
Alarma
Iconos de vista de la seccin Agenda

Referencia horaria
Cita aceptada provisionalmente
46-1
Aprenda a utilizar la seccin Agenda

1. Haga clic en la pestaa de seccin Agenda para mostrar el calendario anual. La fecha actual aparece resaltada en rojo. Las pestaas de ao se encuentran situadas a lo largo de los mrgenes izquierdo y derecho del calendario.
Pestaas de ao
Fecha actual Icono para pasar las pginas
2. (Opcional) Para visualizar la Agenda de otro ao, haga clic en la pestaa del ao correspondiente, o en los iconos para pasar las pginas, para desplazarse al ao anterior o al siguiente. 3. (Opcional) Para visualizar la dcada anterior o posterior, haga clic en la pestaa de ao situada en el lado superior izquierdo o inferior derecho. 4. Haga doble clic en la fecha a la que desee desplazarse. Consejo Para ir directamente a la fecha actual, haga clic en el icono Fecha actual de la Caja de herramientas. Para desplazarse mientras est viendo la Agenda, cambie de pgina haciendo clic en los iconos para pasar las pginas situados en las esquinas inferior izquierda e inferior derecha. Cambio de hora para los iconos de Fecha actual y de Reloj Los iconos Fecha actual y Reloj de la Caja de herramientas muestran la fecha y la hora del sistema que puede modificar utilizando el Panel de control de Windows en el caso de que no sean correctas.
Creacin de una cita

1. Haga doble clic en la pgina de calendario, de la seccin Agenda. Consejo Tambin puede elegir Crear - Cita o presionar INSERT mientras se encuentre en la seccin Agenda para crear una cita. En la vista Da por pgina, si se visualizan las fracciones de tiempo dedicadas a las citas, se puede hacer clic en la hora de la cita o en una fraccin de tiempo y empezar a escribir informacin en dicha hora. Presione F2 o haga clic fuera de la cita para insertarla. Consulte el tema Visualizacin de las citas, ms adelante en este captulo, si desea informacin acerca de la vista Da por pgina. Consulte la Ayuda, si desea ms informacin sobre la visualizacin de fracciones de tiempo. 2. Si fuera necesario, haga clic en el cuadro Fecha y elija una fecha para la cita. Para pasar al mes anterior o siguiente, haga clic en las flechas situadas en la parte superior del calendario. Tambin puede hacer clic en el cuadro Fecha y, a continuacin, presionar y para pasar al da anterior o al siguiente, o escribir una fecha en el cuadro Fecha. 3. Si fuera necesario, haga clic en el cuadro Hora para utilizar el control horario y elija una hora para el inicio y final de la cita. Si fuera necesario, haga clic en Duracin + (ms) para aumentar o (menos) para reducir la duracin de la cita.
4. Escriba una descripcin de la cita en el cuadro Descripcin. Por ejemplo, Reunin de directivos o Entrevista con Felipe Gmez. 5. (Opcional) Haga clic en el cuadro Categoras y elija una categora para la cita. Consulte la Ayuda si desea ms informacin acerca de las categoras. 6. Elija las opciones que desee.
Planificacin del tiempo con la seccin Agenda 46-3
Opcin Advertir de coincidencias Aceptar provisionalmente Confidencial
Funcin Alerta (opcin predeterminada) o no al usuario cuando se produce una coincidencia de la cita con otra cita o reunin. Inserta una cita provisional. Convierte o no (opcin predeterminada) la cita en confidencial, para que las personas que accedan al archivo no puedan verla. Si asign una contrasea al archivo, slo el Titular podr ver y modificar las entradas confidenciales. Si desea ms informacin consulte el tema Comparticin de archivos, en el Captulo 14.
7. (Opcional) Haga clic en Alarma si desea definir una alarma para la cita, haga clic en Repetir para que una cita se repita en los intervalos, y/o haga clic en Tarifar para asignar un cdigo de cliente y de tarifa. Consulte la Ayuda, si desea ms informacin acerca de alarmas, citas peridicas, cdigo de cliente y de tarifa. 8. Para crear citas adicionales, haga clic en Insertar y repita los pasos 2 a 7. 9. Cuando termine de insertar citas, haga clic en Aceptar.
Definicin de la hora y la duracin de una cita con el control horario

El control horario puede utilizarse para modificar las horas inicial y final de una cita y para controlar la duracin de la misma.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase: control horario, utilizacin 3. Haga clic en Mostrar.
Localizacin de tiempo libre para una cita

Hay ocasiones en las que es necesario planificar una cita para el primer hueco disponible. La bsqueda de la siguiente fraccin de tiempo disponible ahorra al usuario la molestia de buscar manualmente en la agenda. Slo es necesario especificar la duracin de la cita y dejar que Organizer busque la siguiente fraccin de tiempo disponible en la planificacin. Organizer busca en cada da para encontrar un hueco de la duracin indicada. Organizer utiliza los valores predeterminados de Inicio y Fin de la jornada de la seccin Agenda para buscar una fraccin de tiempo y no incluye los fines de semana en esta bsqueda. Puede modificar la hora de inicio o final
de la jornada en la seccin Agenda, eligiendo Ver - Preferencias de la seccin Agenda y haciendo clic en los cuadros Inicio de la jornada o Fin de la jornada y seleccionando otras horas. Si desea incluir los fines de semana en la bsqueda de una hora alternativa por parte de Organizer, elija la opcin Incluir fines de semana como tiempo libre, en el cuadro de dilogo Preferencias de la seccin Agenda.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase: localizacin de tiempo libre 3. Haga clic en Mostrar.
Definicin de una cita provisional

El usuario puede definir una cita provisional en la seccin Agenda, aceptndola como tal. Supongamos que el departamento de ventas est programando un almuerzo de trabajo para el viernes, 29 de noviembre. No est seguro de si podr participar en el mismo, pero no quiere olvidar la fecha ni otros detalles de la cita. 1. Cree o edite una cita. Consulte la Ayuda si desea ms informacin acerca de la edicin de citas. 2. Elija Aceptar provisionalmente. 3. Haga clic en Aceptar. Organizer mostrar sus citas en la vista semanal o diaria con un smbolo de un lpiz en la seccin Agenda. Si personaliza las preferencias de la Agenda para indicar que no desea que aparezca dicho smbolo, ste no aparecer en la cita. Consulte la Ayuda si desea ms informacin acerca de la personalizacin de preferencias de la seccin Agenda. Consejo Tambin puede aceptar provisional y rpidamente una cita existente de la seccin Agenda. Elija la cita y elija Cita - Aceptar provisionalmente.
Reserva y gestin de citas coincidentes

Al crear dos citas para la misma hora, Organizer muestra el cuadro de dilogo Cita coincidente para notificar la coincidencia (a menos que utilice Ver - Preferencias de la seccin Agenda para indicar que no desea ser avisado). Puede programar la cita como coincidente o resolver la coincidencia, modificando la informacin de la cita en el cuadro de dilogo
Cita coincidente . Para programar la cita como coincidente, haga clic en Aceptar. Para resolver la coincidencia, realice los siguientes pasos: 1. Lleve a cabo una de las siguientes acciones: Modifique la fecha, la hora y/o la duracin de la cita. Haga clic en Otra hora para que Organizer busque automticamente la siguiente hora disponible despus de la cita coincidente. Haga clic en Ver cita para mostrar la fecha de la cita coincidente y ver otras citas y horas disponibles. 2. Haga clic en Aceptar para confirmar los cambios y programar la cita o en Cancelar para salir del cuadro de dilogo sin programar la cita. Si decide programar la cita y sigue producindose una coincidencia, Organizer mostrar ambas citas con una lnea roja vertical a la izquierda de las citas coincidentes. Nota Cuando trabaje con fracciones de tiempo en la vista Da por pgina y haga clic en una fraccin de tiempo o en una hora de la referencia horaria para crear una cita, Organizer no notificar las coincidencias. Dado que puede ver la coincidencia, se supone que programa la cita voluntariamente. Consulte el tema Personalizacin de la seccin Agenda ms adelante en este captulo, si desea informacin acerca de la visualizacin de fracciones de tiempo.
Modificacin de una cita

Es posible modificar o editar directamente el texto de las citas existentes y arrastrar y colocar la cita en una nueva fecha. Para editar una cita directamente, haga clic en la cita para seleccionarla, a continuacin en el texto que desee editar (el puntero del mouse se convertir en un cursor en I) y realice los cambios. Presione la tecla F2 para guardar las modificaciones. Nota Si est trabajando con fracciones de tiempo en la vista Da por pgina, puede situar el puntero del mouse sobre la cita y hacer clic para editar la descripcin. Para modificar la hora de inicio, arrastre la cita a otra hora; para modificar la duracin, arrastre el extremo superior o inferior de la cita. Consulte el tema Visualizacin de las citas ms adelante en este captulo, si desea informacin acerca de la vista Da por pgina. Consulte el tema Personalizacin de la Agenda ms adelante en este captulo, si desea informacin acerca de la visualizacin de fracciones de tiempo.
Si desea ms informacin acerca de la forma de agregar datos a los campos de la cita que haya dejado en blanco anteriormente, consulte la Ayuda (documentacin en lnea). 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase: modificacin, citas 3. Haga clic en Mostrar.
Visualizacin de las citas

El usuario puede visualizar con rapidez entradas de la seccin Agenda como un solo da en cada pgina, una semana en dos pginas, una semana en cada pgina, o un mes en dos pginas, haciendo clic en uno de los iconos de vista de la Caja de herramientas.
Muestra un solo da en cada pgina; opcionalmente, tambin muestra fracciones de tiempo para cada da. Muestra una semana en cada pgina. Muestra una semana en dos pginas. Muestra un mes completo en dos pginas.
Los iconos de vista cambian dependiendo de la seccin en la que se encuentre y por ello, la vista que elija slo afectar a la seccin Agenda en la que se encuentre. Haga clic en un icono de vista para ver cmo cambia la vista de la seccin Agenda. La seleccin afecta a todas las entradas de la seccin. Cuando cambia de vista, slo se modifica la informacin que aparece y su formato.
Visualizacin de otras secciones en la seccin Agenda

El usuario puede reflejar entradas de las secciones Recordatorio, Planning, Llamadas y Aniversarios en la seccin Agenda. La visualizacin de entradas de otras secciones puede ayudar a ver los compromisos en el contexto del trabajo diario. Por ejemplo, puede ver las tareas recordatorio del da junto con las citas. 1. En la seccin Agenda, elija Seccin - Reflejar. 2. Haga clic en el cuadro Reflejar en la seccin y elija Agenda. 3. En el cuadro Entradas de la seccin, puede seleccionar las secciones cuya informacin desea que aparezca en la Agenda.
Por ejemplo, puede seleccionar Recordatorio para reflejar las tareas, Planning para reflejar las actividades, Llamadas para reflejar las llamadas y Aniversarios para reflejar fechas especiales a lo largo de la seccin Agenda. 4. Haga clic en Preferencias y elija las opciones para definir cmo desea que la informacin reflejada aparezca en la Agenda.
Opcin Antes de las citas Despus de las citas Slo primera lnea Funcin Muestra las entradas sobre las citas (opcin predeterminada). Muestra las entradas debajo de las citas. Muestra slo la primera lnea de entradas de otras secciones encima o debajo de las citas.
Nota Las actividades de la seccin Planning aparecen en la seccin Agenda como bandas de color con nombre. Por ejemplo una banda roja con el rtulo Vacaciones, una banda azul con el rtulo Reunin, etc. 5. Haga clic en Aceptar. 6. Haga clic en Aceptar.
Personalizacin de la seccin Agenda

En la seccin Agenda se pueden definir diversas preferencias para personalizar el formato de las citas y la informacin que aparece en las mismas. La modificacin de las preferencias es opcional. Si no desea modificar las preferencias de la seccin Agenda, Organizer utilizar las opciones predeterminadas.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase: agenda, personalizacin de preferencias de la seccin 3. Haga clic en Mostrar.
Trabajo con fracciones de tiempo en la vista Da por pgina

La visualizacin de fracciones de tiempo en la vista Da por pgina es muy til cuando el da consta de una serie de citas programadas, pues muestra las fracciones de tiempo reservadas y disponibles.
Con las fracciones de tiempo, las citas se crean, editan y programan con tanta sencillez como en las dems vistas de la seccin Agenda. Adems, se pueden modificar dinmicamente las horas predeterminadas de inicio y fin de la jornada, as como los incrementos de fracciones de tiempo. Modificacin de las horas de inicio y fin de la jornada en la vista Da por pgina Al visualizar fracciones de tiempo en la vista Da por pgina, se pueden modificar dinmicamente las horas de inicio y de fin predeterminadas de todas las jornadas de la seccin Agenda. 1. Realice una de las siguientes acciones: Site el puntero del mouse en el cuadro slido situado a la izquierda de la fecha de inicio actual. El puntero se transformar para incluir un smbolo con forma de sol. Site el puntero del mouse en el cuadro slido situado a la izquierda de la hora de finalizacin actual. El puntero se transformar para incluir un smbolo con forma de luna. 2. Arrastre el cuadro slido para cambiar la hora. Consejo Para modificar las fracciones de tiempo, Organizer utiliza los incrementos horarios de la referencia horaria. Por ejemplo, si los incrementos son de 15 minutos, la hora de inicio podr ser las 8:00 o las 8:15, pero no las 8:10. Modificacin de los incrementos de fracciones de tiempo desde la vista Da por pgina Al visualizar fracciones de tiempo en la vista Da por pgina, se pueden modificar dinmicamente los incrementos de fracciones de tiempo predeterminados de la seccin Agenda. 1. Site el puntero del mouse sobre una lnea horaria de la referencia horaria. 2. Arrastre hacia arriba para reducir los incrementos o hacia abajo para aumentarlos. Los incrementos puede ser de 5, 10, 15, 20, 30 60 minutos. Nota Tambin puede elegir Ver - Preferencias de la seccin Agenda para cambiar los incrementos de fracciones de tiempo predeterminados.
Realizacin de tareas adicionales

Si desea ms informacin acerca de la forma de copiar, mover y eliminar citas de la seccin Agenda y de cmo definir alarmas para las citas, crear citas que se repitan a intervalos especificados, crear vnculos, asignar categoras y cdigos de tarifa, y buscar informacin en la seccin Agenda, consulte el Captulo 53.
Captulo 47 Gestin de la lista recordatorio

La seccin Recordatorio permite al usuario realizar el seguimiento de lo que va a hacer y cundo tiene que hacerlo. Las entradas que se crean en la seccin Recordatorio se llaman tareas. Estas tareas pueden ordenarse por categoras, por estado. Es posible definir alarmas para las tareas previstas para una hora determinada y marcar tareas como confidenciales para que no puedan verlas otros usuarios con acceso al archivo. Organizer permite adems reflejar tareas recordatorio en la seccin Agenda; esto permite ver las tareas y todos los compromisos en la seccin Agenda. La seccin Recordatorio permite realizar un seguimiento de los proyectos, ideas e informes de estado. Tambin se puede personalizar el modo de dilogo y el formato de las tareas de la seccin Recordatorio.
Icono Crear tarea Pestaa de la seccin Recordatorio Tarea confidencial Tarea organizada por categoras Iconos de clasificacin de la seccin Recordatorio Tarea cumplida Tarea peridica Alarma
Pestaas de clasificacin de la seccin Recordatorio
47-1
Creacin de una tarea

Inserte tareas para realizar el seguimiento de lo que necesite hacer y del tiempo que necesite emplear para hacerlo. Puede definir varias opciones, como prioridad, categora, estado y alarma para clasificar las tareas de la seccin Recordatorio. 1. Haga doble clic en la pgina de la seccin Recordatorio. Consejo Tambin puede elegir Crear - Tarea, presionar la tecla INSERT para crear una tarea o hacer clic en el icono Crear tarea. 2. En el cuadro Descripcin escriba una descripcin y/o notas acerca de la tarea. Por ejemplo, Realizar un informe acerca del estado del proyecto Red. 3. En el cuadro de grupo Fecha, elija una fecha para iniciar la tarea y una fecha de vencimiento. Para escribir la fecha de inicio, haga clic en el cuadro Inicio y elija una fecha. Para escribir la fecha de vencimiento, haga clic en el cuadro Vencimiento y elija la fecha. 4. Haga clic en el cuadro Categoras y elija una categora para la tarea. Por ejemplo, puede crear una categora denominada Proyecto Red. Consulte la Ayuda, si desea ms informacin acerca de categoras. 5. En el cuadro de grupo Prioridad, elija la prioridad para su tarea: 1, 2, 3 o No prioritaria. 6. (Opcional) Elija Confidencial para dar carcter confidencial a la tarea, de modo que aquellos usuarios que tengan acceso a sus archivos no puedan verla. Nota Los usuarios que tengan acceso de Titular al archivo podrn ver las tareas confidenciales. Consulte el tema Comparticin de archivos en el captulo 14 si desea ms informacin. 7. (Opcional) Haga clic en Alarma y defina una alarma para la tarea y/o haga clic en Tarifar para asignar un cdigo de cliente y de tarifa. Consulte la Ayuda si desea ms informacin acerca de la definicin de una alarma y/o la asignacin de cdigos de cliente y de tarifa. 8. Para crear tareas adicionales, haga clic en Insertar y repita los pasos 2 al 7. 9. Cuando termine de escribir todas las tareas, haga clic en Aceptar.
Modificacin de una tarea

El usuario puede modificar o editar directamente las tareas existentes. Haga clic en una tarea para seleccionarla y en el texto que desee editar (el puntero del mouse se convertir en un cursor en I). Realice los cambios y presione la tecla F2 para guardarlos.
Si desea ms informacin sobre la forma de agregar informacin a los campos de las tareas que haya dejado en blanco, consulte la Ayuda (documentacin en lnea). 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase: modificacin, tareas de la seccin Recordatorio 3. Haga clic en Mostrar.
Clasificacin de las tareas

El usuario puede clasificar rpidamente las tareas segn su prioridad, estado, fecha de inicio o categora, haciendo clic en uno de los iconos de clasificacin de la Caja de herramientas.
Clasifica las pestaas de las pginas de la seccin Recordatorio por prioridad como 1, 2, 3, Sin prioridad; A, B, C, Sin prioridad o A, N, B, Sin prioridad. Clasifica las pestaas de las pginas de la seccin Recordatorio por fecha de inicio: Enero a Diciembre del ao actual con pestaas para los aos anteriores y posteriores. Clasifica las pestaas de las pginas de la seccin Recordatorio por estado como Vencidas, Pendientes, Futuras y Cumplidas. Clasifica las pestaas de las pginas de la seccin Recordatorio alfabticamente por categoras (A-Z). Incluye una pestaa # para las tareas sin categora.
Los iconos de clasificacin cambian dependiendo de la seccin en la que se encuentre y, por ello, la vista que elija slo afectar a la seccin Recordatorio en la que se encuentre. Haga clic en un icono de clasificacin para ver cmo cambia la vista de la seccin Recordatorio. La seleccin que realice afectar a todas las entradas de la seccin. Cuando cambio de vista, slo se modifica la informacin que aparece y su formato.
Gestin de la lista recordatorio 47-3
Comprobacin del estado de una tarea

Las tareas tienen asignado un cdigo de color segn el estado. Organizer comprueba la fecha de vencimiento para determinar el estado. Si no ha asignado una fecha de vencimiento, la tarea ser actual. El color asignado a una tarea indica el estado de la misma. Puede cambiar los colores de estado en cualquier momento. 1. En la seccin Recordatorio elija Ver - Preferencias de la seccin Recordatorio. 2. En el cuadro de grupo Color, haga clic en el cuadro de cada uno de los colores de estado predeterminados que desee cambiar y elija el color que desee que represente el estado de la tarea que se inserte.
Estado Vencida Pendiente Futura Cumplida Color predeterminado Rojo Verde Azul Negro
3. Haga clic en Aceptar.
Marcado de una tarea como cumplida

Cuando finalice una tarea, podr marcarla como cumplida. Aparecer una marca de verificacin junto a la tarea que le permitir reconocer que est cumplida. 1. Haga doble clic en la tarea que desee marcar como cumplida. 2. Haga clic en el cuadro Cumplida el y elija una fecha. Consejo Tambin puede hacer clic en el cuadro Cumplida el situado a la izquierda de la descripcin de la tarea, para marcar la tarea cumplida con la fecha actual como fecha de cumplimiento. 3. Para mostrar las tareas cumplidas con texto tachado, elija Ver - Preferencias de la seccin Recordatorio y elija Tachar.
Visualizacin de tareas en la seccin Agenda

El usuario puede reflejar entradas de la seccin Recordatorio en la seccin Agenda. La visualizacin de tareas en la seccin Agenda puede ayudar a ver las tareas en el contexto del trabajo diario. Por ejemplo, puede ver las tareas que sea necesario hacer en primer lugar un da determinado. Consulte el tema "Visualizacin de otras secciones en la seccin Agenda" en el Captulo 46, si desea ms informacin.
Personalizacin de la seccin Recordatorio

En la seccin Recordatorio se pueden definir preferencias para personalizar el formato de las tareas y la informacin que aparece en las mismas. La modificacin de las preferencias es opcional. Si no modifica las preferencias de la seccin Recordatorio, Organizer utilizar las preferencias predeterminadas.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en pestaa ndice. 2. Escriba esta frase: recordatorio, personalizacin de preferencias de la seccin 3. Haga clic en Mostrar.

Si desea ms informacin acerca de la forma de copiar, mover y eliminar tareas de la seccin Recordatorio y de cmo definir alarmas para las tareas, crear tareas que se repitan a intervalos especificados, convertir tareas en confidenciales, crear vnculos, asignar categoras y cdigos de tarifa, buscar informacin en la seccin Recordatorio y utilizar filtros, consulte el Captulo 53.
Gestin de la lista recordatorio 47-5
Captulo 48 Fichas de direccin de Organizer

La seccin Directorio es similar a una libreta de direcciones; sin embargo, la seccin electrnica Directorio de Organizer va mucho ms all. Puede clasificar las direcciones por apellido, empresa, categora o cdigo postal. Incluso puede crear un campo de direccin personalizado, por ejemplo para el nmero de telfono del automvil o el nmero de "busca". En la seccin Directorio, cada direccin se denomina ficha de direccin. Las fichas de direccin pueden visualizarse con diferentes formatos. Por ejemplo, puede ver fichas de direccin con toda la informacin, slo el nombre y la direccin, etc. La seccin Directorio tambin permite crear fichas de direccin para varios contactos de una misma empresa, sin necesidad de copiar o volver a escribir repetidamente la misma informacin relativa a la empresa.
Ficha Particular Direccin confidencial
Ficha Oficina
Icono Crear direccin Pestaa de la seccin Directorio Iconos de vista de la seccin Directorio Direccin organizada por categoras
Pestaas de clasificacin de la secin Directorio
48-1
Creacin de una ficha de direccin

Organizer proporciona dos plantillas diferentes de direccin con pestaas, con un aspecto similar al de las tarjetas de visita. Una pestaa es para la direccin de la oficina y otra para la privada. 1. En la seccin Directorio, haga doble clic en la pgina de direccin.
INSERT
Consejo Tambin puede elegir Crear - Direccin o presionar la tecla cuando se encuentre en la seccin Directorio para crear una ficha de direccin.
2. Haga clic en el cuadro Trato y escriba o elija el tratamiento de la persona cuyo nombre vaya a incluir en la ficha de direccin. Por ejemplo, Sra., Sr., Dr., etc... 3. En los cuadros Nombre y Apellidos, escriba el nombre de la persona. 4. Haga clic en la pestaa Oficina o Particular para seleccionar el tipo de ficha de direccin que desee. Puede seleccionar la pestaa que desee que aparezca delante automticamente. Consulte la Ayuda si desea ms informacin acerca de la personalizacin de preferencias de la seccin Directorio. 5. Escriba la informacin que desee que aparezca en los campos de la ficha de direccin Oficina o Particular. Consejo Presione la tecla TAB para desplazarse rpidamente entre las opciones del cuadro de dilogo Crear direccin. 6. (Opcional) Haga clic en el cuadro Categoras y elija una categora para la direccin. Consulte la Ayuda si desea ms informacin acerca de las categoras. 7. (Opcional) Elija Confidencial para convertir la ficha de direccin en confidencial, de modo que no puedan verla los usuarios que accedan al archivo. Si asigna una contrasea al archivo, slo el Titular podr ver y modificar las entradas confidenciales. Si desea ms informacin, consulte el tema "Comparticin de archivos" en el captulo 54. 8. Para crear ms fichas de direccin, haga clic en Insertar y repita los pasos 2 al 7. 9. Cuando termine de insertar fichas de direccin, haga clic en Aceptar.
Inclusin de varios contactos en la misma ficha de direccin Oficina

El usuario puede incluir ms de un contacto de la misma empresa, sin necesidad de volver a escribir la informacin de la ficha varias veces. Organizer copia la informacin de la empresa de una ficha de direccin a otra para ahorrar tiempo. Si parte de la informacin de la nueva ficha de direccin es diferente a la que aparece en la ficha original, puede modificarla. Nota En este procedimiento se supone que el usuario ha creado como mnimo la direccin de la oficina de un contacto de la misma empresa y ubicacin. 1. Cree la nueva ficha de direccin Oficina. 2. Escriba el nombre del contacto y el de la compaa. 3. Presione la tecla TAB. Aparecer el cuadro de dilogo Direccin similar. 4. En Copiar datos de, elija la empresa que desee. 5. Haga clic en Aceptar. Organizer rellenar automticamente los campos de direccin, cdigo postal, nmero de telfono y fax de la nueva ficha de direccin. Puede modificar la informacin de la ficha de direccin editando el campo que necesite cambiar. Consulte la Ayuda, si necesita ms informacin acerca de la edicin de fichas de direccin. 6. (Opcional) Para crear ms fichas de direccin, haga clic en Insertar, y repita los pasos 2 al 5. 7. Una vez que haya terminado de insertar fichas de direccin, haga clic en Aceptar.
Cambio de nombre de los campos de direccin

El usuario puede cambiar el nombre de cualquier campo de la ficha de direccin. Los cambios que realice influirn en todos los campos de direccin de las fichas Oficina o Particular de la seccin Directorio actual.
Si desea ms informacin acerca del cambio de nombre de los campos de direccin y del uso del smbolo & para crear teclas de acceso directo, consulte la Ayuda (documentacin en lnea). 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice.
Fichas de direccin de Organizer 48-3
2. Escriba una de estas frases: campos de fichas de direccin, modificacin del nombre de los campos edicin, nombres de campos en fichas de direccin 3. Haga clic en Mostrar.
Modificacin de una ficha de direccin

El usuario puede modificar o editar directamente el texto de las fichas de direccin existentes. Haga clic en la ficha de direccin para seleccionarla y en el texto que desee editar (el puntero del mouse se transformar en un puntero en I), y realice las modificaciones que desee. Presione la tecla F2 para guardar los cambios.
Si desea ms informacin acerca de la forma de agregar informacin a los campos de las fichas de direccin que haya dejado en blanco anteriormente, consulte la Ayuda (documentacin en lnea). 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba esta frase: modificacin, fichas de direccin 3. Haga clic en Mostrar.
Visualizacin de fichas de direccin

El usuario puede modificar con rapidez la cantidad de informacin que aparece en cada ficha de direccin haciendo clic en uno de los de la Caja de herramientas.
Muestra toda la informacin asociada con la ficha de direccin. Muestra el nombre, nmero de telfono, nmero de fax ydireccin de correo electrnico de cada ficha de direccin. Muestra el nombre, cargo, empresa, direccin, nmero de telfono y de fax de cada ficha de direccin (opcin predeterminada). Muestra el nombre y nmero de telfono de cada ficha de direccin.
Los iconos de vista cambian dependiendo de la seccin en la que se encuentre y, por ello, la vista que elija slo afectar a la seccin Directorio en la que se encuentre. Haga clic en un icono de vista para ver cmo cambia la vista de la seccin Directorio. La seleccin que realice afectar a todas las entradas de la seccin. Cuando cambia de vista, slo se modifica la informacin que aparece y su formato.
Clasificacin de las fichas de direccin

El usuario puede clasificar las fichas de direccin por apellido, empresa, categora o por un campo determinado de la ficha de direccin. La clasificacin seleccionada afectar al orden de aparicin de las fichas de direccin de la seccin Directorio. La forma de clasificar las fichas de direccin puede modificarse en cualquier momento. 1. En la seccin Directorio, elija Ver. 2. En el men Ver, elija el comando que desee para clasificar las fichas de direccin.
Comando Por Apellidos Por Empresa Por Zip/C.P. Funcin Ordena (opcin predeterminada) las fichas de direccin alfabticamente por el apellido. Ordena las fichas de direccin alfabticamente por el nombre de la empresa. Ordena las fichas de direccin por el cdigo postal (opcin predeterminada) u otro campo seleccionado mediante esta opcin, como por ejemplo tratamiento, empresa, etc. Ordena las fichas de direccin alfabticamente por la categora que las haya asignado previamente. Una de las pestaas de pgina incluye el smbolo # para las fichas de direccin a las que no se haya asignado ninguna categora. Consulte la Ayuda si desea ms informacin acerca de categoras.
Categora
Personalizacin de la seccin Directorio

En la seccin Directorio, se pueden definir varias preferencias para personalizar la forma de clasificacin y el tipo de informacin que aparece. La modificacin de las preferencias es opcional, de forma que si no desea cambiarlas, Organizer utilizar las opciones predeterminadas.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: directorio, personalizacin de la seccin 3. Haga clic en Mostrar.
Fichas de direccin de Organizer 48-5

Si desea ms informacin acerca de la forma de copiar, mover y eliminar fichas de direccin y de cmo crear vnculos, asignar categoras, buscar informacin en la seccin Directorio y utilizar filtros, consulte el captulo 53.
Captulo 49 Seguimiento de llamadas telefnicas en Organizer

La seccin Llamadas permite realizar el seguimiento de las llamadas telefnicas. Puede tomar notas tanto de las llamadas entrantes como de las salientes, incluir informacin acerca de la persona de la que procede o a la que se dirige la llamada, controlar la duracin de la llamada, o configurar la seccin para que controle automticamente la duracin de la llamada cuando se responde a la misma. Tambin pueden programarse llamadas para realizarlas ms adelante y definir una alarma como recordatorio. Puede controlar el estado de las llamadas de seguimiento y volver a marcar rpidamente los nmeros de las llamadas realizadas que no hayan recibido respuesta. En la seccin Llamadas, cada entrada que se realiza se denomina llamada. La seccin Llamadas tiene una estrecha relacin con la seccin Directorio. Se puede acceder a cualquier nombre, empresa y nmero de telfono de la seccin Directorio. Si tiene un mdem instalado y conectado, podr utilizar Organizer para marcar cualquier nmero de telfono que aparezca en las secciones Llamadas, Directorio o en cualquier otra seccin.
Icono Crear llamada
Alarma
Observaciones Llamada cumplida Llamada confidencial
Pestaa de la seccin Llamadas Iconos de vista de la seccin Llamadas Llamada organizada por categoras
Pestaas de clasificacin de la seccin Llamadas
49-1
Creacin de una llamada

1. En la seccin Llamadas, haga doble clic en la pgina Llamadas.
INSERT
Consejo Tambin puede elegir Crear - Llamada o presionar la tecla cuando se encuentre en la seccin Llamadas.
2. Escriba el nombre del contacto, el apellido y la empresa, o haga clic en los cuadros y elija nombres guardados en la seccin Directorio.
Organizer intentar buscar cualquier parte de una ficha de direccin coincidente. Por ejemplo, si hace clic en el cuadro Apellidos y selecciona un apellido de la lista, Organizer proporcionar el nmero de telfono y el nombre de la empresa de la persona. 3. Haga clic en el cuadro Llamar al y elija el nmero de telfono que desee utilizar. Despus de seleccionar un contacto o nombre de empresa, haga clic en el cuadro Llamar al para seleccionar cualquier nmero de telfono asociado a dicho nombre y compaa. Si no utiliza una ficha de direccin para seleccionar informacin para la llamada, el cuadro Llamar al utilizar la opcin El nmero telefnico escrito debajo . En este caso, deber indicar un nmero de telfono en el cuadro Nmero de telfono.
4. En el cuadro de grupo Nmero de telfono, elija las opciones del nmero de telfono que desee.
Opcin Funcin Utiliza (opcin predeterminada) o no, los prefijos nacional Utilizar prefijo del pas y de la provincia y provincial telefnicos cuando Organizer marca un nmero de telfono. Pref. prov. Nmero de telfono Ext. Prefijo del pas Permite especificar el prefijo provincial del nmero de telfono al que llamar. Permite especificar el nmero de telfono al que llamar. Permite especificar la extensin del nmero de telfono al que llamar. Permite seleccionar el prefijo para una llamada. Si no especifica ningn prefijo nacional, Organizer utilizar el pas indicado en el cuadro Marcar desde. Consulte la Ayuda, si desea ms informacin acerca de la marcacin de nmeros de telfono desde Organizer.
Nota Si selecciona un nombre y/o empresa de contacto, el prefijo provincial, el nmero de telfono, y la extensin se obtendrn a partir de la informacin incluida en la ficha de direccin. 5. (Opcional) Haga clic en Alarma con el fin de definir una alarma para la llamada, en Repetir para que una llamada se repita en los intervalos especificados y/o en Tarifar para asignar un cdigo de cliente y de tarifa. Consulte la Ayuda si desea ms informacin acerca de la forma de establecer alarmas, crear intervalos de repeticin y/o asignar cdigos de cliente y de tarifa. 6. Haga clic en la pestaa Observaciones.
7. Haga clic en el cuadro Fecha y elija la fecha para la llamada.

Seguimiento de llamadas telefnicas en Organizer 49-3
8. Haga clic en el cuadro Hora y elija la hora para la llamada (con el control horario) o escriba la hora.
Hora de inicio Hora de finalizacin
Defina la duracin arrastrando
Si fuera necesario, indique la duracin de la llamada en el cuadro Duracin haciendo clic en el signo + (ms) para aumentar o en el signo - (menos) para reducir la duracin de la llamada. 9. En el cuadro Observaciones, escriba la descripcin de la llamada. 10. (Opcional) Haga clic en el cronmetro para iniciar el control de la duracin de la llamada. Haga clic nuevamente en el cronmetro para detener el control de duracin de la llamada. 11. Haga clic en el cuadro Categoras y elija una categora para la llamada. Consulte la Ayuda, si desea ms informacin acerca de las categoras. 12. Si fuera necesario, haga clic en el cuadro Estado y elija un estado en la lista que aparece. Si desea ms informacin, consulte el tema Asignacin de estado para las llamadas ms adelante en este captulo. 13. Elija las opciones que desee.
Opcin Cumplida Funcin Marca o no (opcin predeterminada) la llamada como finalizada. Consulte el tema Marcado de una llamada como cumplida, ms adelante en este captulo, si desea ms informacin acerca de la finalizacin de una llamada. Convierte o no (opcin predeterminada) la llamada en confidencial, para que no puedan verla aquellos usuarios que accedan al archivo. Si asigna una contrasea al archivo, slo el Titular podr ver y modificar las entradas confidenciales. Si desea ms informacin, consulte el tema "Comparticin de archivos" en el captulo 14.
Haga clic en la flecha negra del control horario para ver las horas ocultas
Confidencial
14. Para crear ms llamadas, haga clic en Insertar y repita los pasos 2 al 13. 15. Una vez que termine de insertar todas las llamadas, haga clic en Aceptar.
Cuando responda a una llamada inesperada, podr crear una llamada con gran rapidez. Si desea ms informacin acerca de la creacin rpida de llamadas para llamadas entrantes, consulte la Ayuda (documentacin en lnea). 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: llamadas entrantes, creacin de llamadas para 3. Haga clic en Mostrar.
Marcacin de un nmero de telfono desde Organizer

Organizer puede marcar nmeros de telfono que aparecen en cualquier llamada. Organizer tambin puede marcar rpidamente los nmeros de telfono que aparecen en las entradas de las secciones Recordatorio, Directorio, Llamadas y en cualquier otra seccin. El usuario debe estar conectado a un mdem y utilizarlo para marcar nmeros de telfono desde Organizer.
Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 1. Escriba una de estas frases: marcacin, modificacin de la marcacin desde una ubicacin marcacin, configuracin del mdem marcacin, nmeros de telfono marcacin, rpida de nmeros de telfono 2. Elija la entrada de ndice que desee y, a continuacin, haga clic en Mostrar.
Cronometraje de llamadas telefnicas

El usuario puede cronometrar la duracin de una llamada telefnica. Elija Crear - Llamada, haga clic en la pestaa Observaciones y en el cronmetro al iniciar la llamada. El cronmetro de Organizer controlar automticamente la duracin de la llamada hasta que vuelva a hacer clic en el mismo, al final de la llamada.
Asignacin de estado para las llamadas

El usuario puede modificar el estado de una llamada en cualquier momento. El estado que elija le ayudar a identificar el resultado de la llamada telefnica. Por ejemplo, si selecciona Ocupado o No contesta, sabr que debe intentar de nuevo la llamada. 1. En la seccin Llamadas, haga doble clic en la llamada a la que desee asignar el estado. 2. Haga clic en la pestaa Observaciones. 3. Haga clic en el cuadro Estado y elija el estado en la lista que aparece: Prevista, Llamar ms tarde, Contestada, Recibida, Recado, Me llamar, No contesta, Seguimiento u Ocupado. 4. Haga clic en Aceptar. Organizer mostrar el estado asignado en el campo de estado de la llamada de la seccin Llamadas.
Registro de una llamada de seguimiento

Al registrar una llamada de seguimiento, Organizer vincula automticamente la llamada de seguimiento con la entrada original realizada.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: seguimiento de llamadas 3. Haga clic en Mostrar.
Modificacin de una llamada

El texto de las llamadas existentes puede modificarse o editarse directamente. Haga clic en la llamada para seleccionarla y, a continuacin, en el texto que desee editar (el puntero del mouse se transformar en un puntero en I), y efecte los cambios. Presione la tecla F2 para guardar las modificaciones.
Si desea ms informacin acerca de la forma de insertar informacin en los campos de la llamada que haya dejado en blanco anteriormente, consulte la Ayuda (documentacin en lnea). 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: modificacin, llamadas 3. Haga clic en Mostrar.
Marcado de una llamada como cumplida

Cuando termine una llamada, puede marcarla como cumplida. La entrada mostrar una marca de verificacin para indicar que se ha cerrado. 1. Desplcese hasta la llamada que desee marcar como cumplida y seleccinela. 2. Elija Llamada - Cumplida. Organizer mostrar la llamada con una marca de verificacin verde.
Visualizacin y clasificacin de las llamadas

Las llamadas pueden clasificarse con gran rapidez, haciendo clic en uno de los iconos de vista de la Caja de herramientas. Cuando cambie de vista, cambiar el orden.
Clasifica y muestra las llamadas por fecha y hora. Clasifica y muestra las llamadas por apellido (opcin predeterminada). Clasifica y muestra las llamadas por nombre de empresa. Clasifica y muestra las llamadas por categora en el caso de que tuvieran alguna asignada. Incluye la pestaa # para las entradas que no tuvieran ninguna categora asignada o que comiencen por caracteres que no pertenezcan al alfabeto, como @, o por nmeros como 01890. Si desea ms informacin, consulte el tema "Trabajo con categoras" en el Captulo 13.
Los iconos de vista cambian dependiendo de la seccin en la que se encuentre y, por ello la vista que elija slo afectar a la seccin Llamadas en la que se encuentre. Haga clic en un icono de vista para ver cmo cambia la vista de la seccin Llamadas. La seleccin que realice afectar a todas las entradas de la seccin. Cuando cambia de vista, slo se modifica la informacin que aparece y su formato.
Visualizacin de llamadas en la seccin Agenda

Las entradas de la seccin Llamadas pueden reflejarse en la seccin Agenda para ver los compromisos en el contexto del trabajo diario. Si desea ms informacin, consulte el tema "Visualizacin de otras secciones en la seccin Agenda" en el Captulo 46.
Personalizacin de llamadas
En la seccin Llamadas, se pueden seleccionar preferencias para personalizar el formato de las llamadas y la informacin que aparece en las mismas. La modificacin de las preferencias es opcional. Si no modifica las preferencias de la seccin Llamadas, Organizer utilizar las preferencias predeterminadas.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en ndice. 2. Escriba la siguiente frase: llamadas, modificacin de preferencias de la seccin 3. Haga clic en Mostrar.
Modificacin de las preferencias de marcacin telefnica

Las preferencias de marcacin telefnica determinan el dispositivo, como por ejemplo un mdem, as como los parmetros que utiliza Organizer para marcar nmeros de telfono y la seccin Directorio para buscarlos. La modificacin de las preferencias de marcacin es opcional; si no modifica las preferencias de marcacin, Organizer utilizar las preferencias predeterminadas.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: marcacin telefnica, modificacin de preferencias en 3. Haga clic en Mostrar.

Si desea ms informacin acerca de la forma de copiar, mover y eliminar llamadas, y de cmo definir alarmas para las llamadas, crear llamadas que se repitan a intervalos especificados, crear vnculos, asignar categoras y cdigos de tarifa, buscar informacin en la seccin Llamadas y utilizar filtros, consulte el Captulo 53.
Captulo 50 Presentacin grfica de actividades en la seccin Planning

La seccin Planning permite ver los acontecimientos futuros cuando se utiliza la planificacin a largo plazo. Las entradas que se crean en la seccin Planning se denominan actividades. En esta seccin, se designan bloques de tiempo para actividades concretas, como por ejemplo, vacaciones, ciclos de formacin y conferencias. Las actividades pueden visualizarse por ao o por trimestre y se puede especificar que aparezcan reflejadas en la seccin Agenda, con el fin de verlas en el contexto del trabajo diario.
Smbolo de pliegue Icono Crear actividad
Iconos de vista de la seccin Planning
Pestaas de vista de la seccin Planning
Cdigos de colores de la seccin Planning
50-1
Creacin de actividades
Las actividades puede crearse de dos maneras: mediante el cuadro de dilogo Crear actividad o con el rotulador (puntero del mouse). Si crea muchas actividades a la vez pero no necesita agregar detalles en ese momento, es probable que prefiera el rotulador. Consulte el tema Creacin de actividades con el rotulador ms adelante en este captulo. Si piensa agregar detalles al crear la actividad, utilice el siguiente procedimiento. 1. En la seccin Planning, haga doble clic en la pgina. Consejo Tambin puede elegir Crear - Actividad, presionar la tecla INSERT cuando se encuentre en la seccin Planning o hacer clic en el icono Crear actividad. 2. Haga clic en el cuadro Actividad y elija un tipo de actividad. 3. En el cuadro Fila, haga clic en + (ms) para aumentar o en - (menos) para reducir el nmero de fila: 1 a 4 para la vista Ao por pgina y 1 al 8 para la vista Trimestre por pgina. Consejo Si no selecciona ninguna fila, la primera entrada se situar en la fila 1 como opcin predeterminada. Si desea ms informacin, consulte el tema Visualizacin de actividades superpuestas ms adelante en este captulo. 4. En el cuadro Observaciones, escriba la descripcin de la actividad. 5. Haga clic en los cuadros Del y Al para seleccionar las fechas de inicio y finalizacin de la actividad, o escriba las fechas en los mismos. Si indica una fecha de finalizacin para cada actividad, Organizer ajustar automticamente el nmero de das de duracin para ella. Si indica un nmero concreto de das, Organizer ajustar automticamente la fecha de finalizacin. Haga clic en el smbolo + (ms) del cuadro Das para aumentar o en - (menos) para reducir la duracin de la actividad. 6. Haga clic en Categoras para seleccionar la categora de la actividad. Consulte la Ayuda, si desea ms informacin acerca de las categoras. 7. (Opcional) Haga clic en Confidencial para convertir la actividad en confidencial, de forma que no puedan verla aquellos usuarios que accedan a los archivos. Si desea ms informacin, consulte el tema Comparticin de archivos en el Captulo 14. 8. Haga clic en Alarma con el fin de definir una alarma para la actividad, en Repetir para que la actividad se repita en los intervalos especificados y/o en Tarifa para asignar un cdigo de cliente y de tarifa.
Consulte la Ayuda, si desea ms informacin acerca de la forma de definir alarmas, crear intervalos de repeticin y/o asignar cdigos de cliente y de tarifa. 9. Para crear ms actividades, haga clic en Insertar y repita los pasos 2 al 8. 10. Una vez que termine de insertar todos las actividades, haga clic en Aceptar.
Creacin de actividades con el rotulador

Con el rotulador, el usuario puede insertar rpidamente actividades en la seccin Planning. Los tipos de actividades, como Vacaciones , Formacin y Congreso, tienen cdigos de colores que se encuentran debajo del Planning. Elija un cdigo de color y, a continuacin, inserte las actividades de ese tipo en el grfico. 1. Haga clic en un tipo de actividad, en los cdigos de colores que se encuentran debajo del grfico. Si desea informacin acerca de la personalizacin de los cdigos de colores de la seccin Planning, consulte el tema Modificacin de los cdigos de colores de la seccin Planning, ms adelante. 2. Desplace el puntero del mouse hasta el grfico. Observe que el puntero del mouse cambia hasta convertirse en un rotulador. 3. Realice una de las siguientes acciones: Si va a insertar una actividad para un solo da, haga clic en el grfico para iniciar la actividad. Si va a insertar una actividad de varios das, arrastre el rotulador sobre esos das en el planning.
Modificacin de los cdigos de colores de la seccin Planning

Los cdigos de colores de la seccin Planning ayudan a asignar colores para las actividades. Estos cdigos de colores representan tipos de actividades. Puede personalizar los nombres de las actividades modificando los nombres de los cdigos. Los cdigos de colores de la seccin Planning aparecen debajo del planning.
Presentacin grfica de actividades en la seccin Planning 50-3
1. Haga doble clic en un cdigo de color que desee modificar. Por ejemplo, Sin asignar 1 .
Aparecer un cursor intermitente en el cdigo de color que desee modificar. 2. Presione la tecla SUPR hasta que desaparezca el nombre actual del cdigo tecla y escriba un nuevo nombre. 3. Haga clic en Aceptar.
Visualizacin de actividades superpuestas

Los das de la seccin Planning se dividen en 4 filas en la vista Ao por pgina y en 8 filas en la vista Trimestre por pgina. Todas las filas de una actividad creada en la vista Trimestre por pgina aparecern en la vista Ao por pgina . Sin embargo, si crea filas en la vista Ao por pgina y despus pasa a la vista Trimestre por pgina, Organizer combinar dos filas en una sola, en esta vista. Si crea unas actividades sobre otras o crea ms actividades de las que es capaz de visualizar el planning en sus filas, la seccin Planning mostrar una trama cruzada en un bloque coloreado para indicar que hay una actividad que no se puede ver.
Trama cruzada que indica superposicin de actividades
Modificacin de actividades
El usuario puede modificar o editar las actividades directamente en el planning con el rotulador. Site el puntero del mouse en la actividad del planning; cuando el puntero del mouse se convierta en una flecha de dos puntas, presione y mantenga pulsado el botn del mouse y arrastre la flecha hacia la izquierda o hacia la derecha para aumentar o disminuir la duracin de la actividad.
Para mover una actividad, conservando la misma duracin, haga clic en la actividad y, a continuacin, arrstrela y colquela en la fecha deseada.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: actividades, modificacin de actividades de la seccin Planning 3. Haga clic en Mostrar.
Visualizacin de actividades
Las actividades de la seccin Planning pueden visualizarse con rapidez por trimestres o por aos, haciendo clic en uno de los iconos de vista de la Caja de herramientas.
Muestra el planning por trimestre, con pestaas para los cuatro trimestres y para el ao anterior y siguiente. Muestra el planning por ao, con pestaas para los aos y para la dcada anterior y siguiente.
Los iconos de vista cambian dependiendo de la seccin en la que se encuentre y por ello, la vista que elija slo afectar a la seccin Planning en la que se encuentre. Haga clic en un icono de vista para ver cmo cambia la vista de la seccin Planning. La seleccin que realice afectar a todas las entradas de la seccin. Cuando cambia de vista, slo se modifica el formato y la informacin que aparece en la misma.
Visualizacin de actividades en la seccin Agenda

Las entradas de la seccin Planning pueden reflejarse en la seccin Agenda para ver los compromisos en el contexto del trabajo diario. Si desea ms informacin, consulte el tema Visualizacin de otras secciones en la seccin Agenda en el Captulo 46.
Visualizacin de citas de la seccin Agenda en la seccin Planning

La informacin de la seccin Agenda (que aparece como una banda de color) puede reflejarse en la seccin Planning, con el fin de ver los compromisos agrupados en el planning.
Presentacin grfica de actividades en la seccin Planning 50-5
Para ayudarle a identificar con rapidez la informacin de la seccin Agenda en Planning, puede asignar un cdigo de color a la informacin de la seccin Agenda (la banda de color). Por ejemplo, puede representar la informacin de la seccin Agenda (la banda de color) utilizando texto del mismo color que la pestaa de la seccin Agenda.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: reflejar en la seccin Planning 3. Haga clic en Mostrar.
Personalizacin de la seccin Planning

En la seccin Planning puede definir preferencias para personalizar el formato de las actividades y la informacin que aparece en ellas. La modificacin de las preferencias es opcional. Si no modifica las preferencias de la seccin Planning, Organizer utilizar las preferencias predeterminadas.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: Planning, personalizacin de preferencias de la seccin 3. Haga clic en Mostrar.

Si desea ms informacin acerca de la forma de copiar, mover y eliminar actividades, y de cmo definir alarmas para las actividades, crear actividades que se repitan a intervalos especificados, convertir actividades en confidenciales, asignar categoras y cdigos de tarifa, buscar informacin en la seccin Planning y utilizar filtros, consulte el Captulo 53.
Captulo 51 Centralizacin de informacin en la seccin Notas

La seccin Notas ayuda a organizar la informacin con el formato de notas, listas, circulares, hojas de clculo, grficos de ventas, diagramas, organigramas, mapas y logotipos. Las entradas que se crean en la seccin Notas se denominan pginas. Las pginas contienen informacin insertada en Organizer o incrustada o vinculada desde otras aplicaciones. Al incrustar un objeto (por ejemplo, una hoja de clculo, un documento de un procesador de texto o una presentacin), la informacin que contiene puede visualizarse y editarse en la seccin Notas. Si adems se indica que la informacin se encuentre vinculada a su archivo original, sta se actualizar automticamente cuando realice cambios en el archivo original. La informacin de la seccin Notas puede clasificarse por pginas con cdigos de colores, asignando categoras y cdigos de tarifa a las pginas, y especificando cmo se muestran las pginas en la pgina ndice de Contenido. Se puede seleccionar que dicha pgina ordene las pginas por ttulos, nmeros de pgina, categoras o fechas.
SmartIcons OLE
Icono Crear pgina Vnculo
Iconos de clasificacin de la seccin Notas Pestaa de la seccin Notas Categora
Objeto incrustado
51-1
Creacin de una pgina

1. En la seccin Notas, haga doble clic en la pgina.
INSERT
Consejo Tambin puede elegir Crear - Pgina o presionar la tecla cuando se encuentre en la seccin Notas para crear una entrada.
2. En el cuadro Ttulo, escriba un ttulo para la pgina. Por ejemplo, Informe acerca del estado del proyecto Red. Este campo es opcional; sin embargo, es conveniente poner un ttulo a la entrada porque la seccin Notas puede ordenar las pginas por ttulos en la pgina ndice de contenido . 3. En el cuadro Numeracin, elija Automtico (opcin predeterminada) o Manual, para insertar un nmero de pgina y sustituir la numeracin automtica. 4. En el cuadro Estilo, elija las opciones adecuadas.
Opcin Vnculos Desplegable Color Funcin Permite vincular pginas, dentro y a lo largo de secciones de Organizer cuya informacin est relacionada. Hace que la anchura de una pgina sea el doble cuando se abre y tenga un tamao sencillo cuando se pliegue. Permite asignar un color a la pgina. Comienzo del captulo Hace que un captulo comience por esta pgina.
5. (Opcional) Haga clic en el cuadro Categoras y elija una categora para la pgina. Si desea ms informacin acerca de las categoras, consulte la Ayuda. 6. (Opcional) Elija Confidencial para convertir la pgina en confidencial, de forma que no puedan verla aquellos usuarios que accedan a los archivos. Si desea ms informacin, consulte el tema Comparticin de archivos" en el Captulo 14. 7. Para crear ms pginas , haga clic en Insertar y repita los pasos 2 al 6. 8. Cuando haya terminado de insertar todas las pginas, haga clic en Aceptar.
Para insertar texto en una pgina

Una vez que haya creado un ttulo para la pgina y haya realizado todos los pasos anteriores, podr insertar texto en la pgina. Site el puntero del cursor en una pgina y haga clic. Aparecer el cursor en I. Empiece a escribir el texto que desee que aparezca en la pgina.
51-2 Explorando Organizer
Modificacin de los parmetros del texto

El texto de la seccin Notas puede personalizarse mediante la seleccin de diferentes fuentes y atributos. Puede realizar selecciones que afecten a pginas completas de texto o slo a determinadas letras de una palabra.
Personalizacin del ajuste automtico del texto

El usuario puede elegir entre ajustar el texto dentro de los mrgenes de la pgina mientras escribe o ajustarlo una vez que haya terminado de escribirlo. Como opcin predeterminada, el texto de la pgina se ajusta mientras escribe. 1. Desplcese a la pgina que haya creado. 2. Elija Texto - Ajuste de lneas para activar y desactivar la funcin de ajuste del texto.
Modificacin de las fuentes

1. Desplcese a la pgina que haya creado. 2. Elija el texto que desee modificar resaltndolo. 3. Elija Texto - Fuente. 4. Elija las fuentes y los atributos que desee. Haga clic en los cuadros Fuente, Estilo de fuente y Tamao, y elija entre las fuentes, estilos y tamaos que aparecen. 5. En el cuadro Efectos, elija Tachado para trazar una lnea a travs del texto o Subrayado para subrayarlo. 6. Haga clic en el cuadro Color, para seleccionar el color del texto que desee. 7. Haga clic en Aceptar.
Modificacin de la alineacin del texto

1. Desplcese a la pgina que haya creado. 2. Elija el texto que desee alinear. 3. Elija Texto - Alineacin. 4. Elija la opcin adecuada.
Centralizacin de informacin en la seccin Notas 51-3
Opcin Izquierda Derecha Centro
Funcin El texto seleccionado aparece alineado en el margen izquierdo de la pgina. El texto seleccionado aparece alineado en el margen derecho de la pgina. El texto seleccionado aparece centrado en la pgina.
5. Haga clic en Aceptar.
Sangra de prrafos
El usuario puede realizar sangras en cualquier prrafo de una pgina de la seccin Notas, para que tenga el aspecto exacto que desee.
Si desea ms informacin acerca de la sangra de prrafos y la modificacin del aspecto del texto de las pginas de la seccin Notas, consulte la Ayuda (documentacin en lnea). 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: Notas, seccin 3. Elija la entrada de ndice que desee consultar y haga clic en Mostrar.
Comparticin de datos utilizando la funcin OLE

La Vinculacin e incrustacin de objetos (OLE) permite compartir datos entre varias aplicaciones. Dependiendo de la tarea, puede crear un vnculo o incrustar datos.
Si desea ms informacin acerca de la vinculacin e incrustacin de objetos, consulte la Ayuda (documentacin en lnea). 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: OLE, generalidades 3. Haga clic en Mostrar, elija un tema y vuelva a hacer clic en Mostrar.
Incrustacin de un archivo como objeto OLE en una pgina

1. Elija la pgina en la que desee incrustar el archivo. 2. Haga clic en la pgina para situar el punto de insercin en ella. 3. Elija Crear - Objeto. 4. Elija Crear objeto a partir de un archivo. 5. En Archivo, indique la ruta de acceso y el nombre del archivo que desee incrustar. Puede escribir la ruta de acceso y el nombre del archivo en el cuadro Archivo o hacer clic en Examinar para buscar el archivo que desee utilizar. 6. (Opcional) Para crear un vnculo con el archivo, elija Vincular con archivo. 7. Elija la opcin Mostrar como icono para visualizar un icono que represente el contenido del objeto incrustado. Si no selecciona esta opcin, Organizer insertar una imagen del contenido del archivo en la pgina. 8. Haga clic en Aceptar.
Gestin de vnculos
Cuando se crea un objeto OLE vinculado, Organizer actualiza automticamente la informacin de la pgina en el momento de iniciarse. La informacin tambin puede actualizarse manualmente. 1. Elija el objeto que desee editar. 2. Elija Edicin - Vnculos OLE. 3. En el cuadro de vnculos, elija el vnculo que desee actualizar. 4. En Tipo de actualizacin, elija Manual para modificar la forma de actualizar el vnculo. 5. Para actualizar la informacin vinculada en ese momento, haga clic en Actualizar. 6. Haga clic en Fin.
Si desea ms informacin acerca de la creacin y edicin de objetos OLE y vinculados as como de la gestin de vnculos, consulte la Ayuda (documentacin en lnea). 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: objetos 3. Elija la entrada de ndice que desee consultar y haga clic en Mostrar.
Utilizacin de la pgina ndice de contenido

La pgina ndice de contenido puede utilizarse para ver una lista de pginas. Las pginas pueden organizarse por nmero de pgina, ttulo de pgina, fecha o categora. Adems, puede hacer doble clic en una pgina de la lista para desplazarse a dicha pgina de la seccin Notas. Esta seccin crea automticamente la pgina ndice de contenido y la actualiza cuando se insertan pginas.
Si desea ms informacin acerca del uso de la pgina ndice de contenido para ver pginas de la seccin Notas, consulte la Ayuda (documentacin en lnea). 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: pginas de la seccin Notas, ordenacin 3. Elija la entrada de ndice que desee consultar y haga clic en Mostrar.
Utilizacin de la pgina ndice de contenido para mover una pgina

1. Haga clic en la pestaa Notas para mostrar la pgina ndice de contenido. 2. Elija Ver - Por nmero de pgina . 3. Haga clic en el ttulo de la pgina que desee mover. 4. Arrastre y coloque la pgina en su nueva posicin, en la lista de la pgina ndice de contenido. Consejo Tambin puede seleccionar la pgina, a continuacin elegir Edicin - Cortar, hacer clic en el lugar donde desee situar la pgina y, por ltimo, elegir Edicin - Pegar.
Clasificacin de las pginas de Notas mediante los iconos de clasificacin

El usuario puede cambiar con rapidez la forma de ordenar las pginas de la seccin Notas en la pgina ndice de contenido, haciendo clic en uno de los iconos de clasificacin de la Caja de herramientas.
Ordena las pginas segn su numeracin (opcin predeterminada). Ordena las pginas alfabticamente por su ttulo, por ejemplo, presupuesto fiscal, gastos publicitarios, proyectos de investigacin, etc.
Ordena las pginas cronolgicamente por su fecha de creacin.
Ordena las pginas alfabticamente por categora, por ejemplo, finanzas, publicidad, investigacin, proyectos de investigacin, etc.
Estos iconos cambian dependiendo de la seccin en la que se encuentre y por ello, la vista que elija slo afectar a la pgina ndice de contenido de la seccin Notas. Haga clic en un icono para ver cmo cambia la vista de dicha pgina. La seleccin que realice afectar a todas las entradas. Al modificar una vista, slo se modifica su formato e informacin.
Personalizacin de la seccin Notas

En la seccin Notas, se pueden definir preferencias para personalizar el formato las pginas y la informacin que aparece en las mismas. La modificacin de las preferencias es opcional. Si no modifica las preferencias de la seccin Notas, Organizer utilizar las preferencias predeterminadas.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: Notas, personalizacin de preferencias en la seccin 3. Haga clic en Mostrar.

Si desea ms informacin acerca de la forma de copiar, mover y eliminar pginas, crear vnculos, asignar categoras y cdigos de tarifa y buscar informacin en la seccin Notas, consulte el Captulo 53.
Captulo 52 Conmemoracin de aniversarios y de otras fechas

La seccin Aniversarios permite conservar una lista con todas las fechas importantes que sea necesario recordar todos los aos. Puede incluir aniversarios, cumpleaos, aniversarios de boda, o das especiales (por ejemplo, das de pago) que tenga inters en recordar. Puede insertar todos los aniversarios que desee. Las entradas que cree en la seccin Aniversarios se denominarn aniversarios. Puede decidir que un aniversario se incluya automticamente todos los aos, ordenar y visualizar los aniversarios por aos, meses, categoras o signos del zodiaco; y definir una alarma que le avise cuando llegue la fecha de un aniversario. Adems, Organizer permite reflejar los aniversarios en la seccin Agenda, con el fin de verlos en el contexto del trabajo diario.
Pestaa de la seccin Aniversarios
Aniversario organizado por categoras Aniversario confidencial
Icono Crear aniversario
Alarma Iconos de vista de la seccin Aniversarios

Pestaas de clasificacin de la seccin Aniversarios
52-1
Creacin de un aniversario
1. En la seccin Aniversarios, haga doble clic en la pgina Aniversarios. Consejo Tambin puede elegir Crear - Aniversario o presionar la tecla INSERT cuando se encuentre en la seccin Aniversarios para crear un aniversario. 2. En el cuadro Descripcin, escriba la descripcin del aniversario. 3. Haga clic en el cuadro Fecha y elija la fecha del aniversario. 4. (Opcional) Haga clic en el cuadro Categoras y elija una categora para el aniversario. Consulte la Ayuda si desea ms informacin acerca de las categoras. 5. Elija las opciones que desee.
Opcin Suceden la misma fecha todos los aos Confidencial Funcin Inserta (opcin predeterminada) o no el aniversario en la misma fecha todos los aos. Convierte o no (opcin predeterminada) el aniversario en confidencial, para que no puedan verlo aquellos usuarios que accedan al archivo. Si asigna una contrasea al archivo, slo el Titular podr ver y modificar las entradas confidenciales. Consulte el tema Comparticin de archivos", en el captulo 14, si desea ms informacin.
6. (Opcional) Haga clic en Alarma con el fin de definir una alarma para el aniversario; en Repetir para que el aniversario se repita en los intervalos especificados y/o haga clic en Tarifar para asignar un cdigo de cliente y de tarifa. Consulte la Ayuda si desea ms informacin acerca de la creacin de intervalos de repeticin y/o de la asignacin de cdigos de cliente y centros de tarifa. 7. Para crear ms aniversarios, haga clic en Insertar y repita los pasos 2 al 6. 8. Cuando haya terminado de insertar todos los aniversarios, haga clic en Aceptar.
Modificacin de un aniversario
El usuario puede modificar o editar directamente un Aniversario para modificar su descripcin. Haga clic en el aniversario para seleccionarlo y, a continuacin, en el texto que desee editar (el puntero del mouse se convertir en un puntero en I), y realice los cambios. Presione la tecla F2 para efectuar las modificaciones.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: modificacin, aniversarios 3. Haga clic en Mostrar.
Visualizacin y clasificacin de aniversarios

El usuario puede modificar rpidamente la forma de ordenar los aniversarios y la informacin que aparece en los mismos, haciendo clic en uno de los iconos de vista de aniversario de la Caja de herramientas. Al cambiar de vista, cambia la ordenacin.
Ordena los aniversarios por mes (opcin predeterminada). Muestra una vista de 6 meses en 2 pginas con las pestaas de los aos. Ordena los aniversarios por el signo del zodaco y muestra las pestaas con estos signos. Ordena los aniversarios por ao. Muestra una vista de 12 meses en 2 pginas con las pestaas de aos. Clasifica los aniversarios por categora si tienen alguna asignada. Si desea ms informacin acerca de las categoras, consulte la Ayuda. Muestra pestaas con las letras del alfabeto e incluye la pestaa # para las entradas que no tienen asignada ninguna categora o que comienzan por caracteres que no pertenecen al alfabeto, como @, o por nmeros como 01890.
Los iconos de vista cambian dependiendo de la seccin en la que se encuentre, y por ello la vista que elija slo afectar a la seccin Aniversarios en la que se encuentre. Haga clic en un icono de vista para ver cmo cambia la vista de la seccin Aniversarios. La seleccin que realice afectar a todas las entradas. Al modificar una vista, slo se modifica el formato y la informacin que aparece en la misma.
Conmemoracin de aniversarios y de otras fechas 52-3
Visualizacin de aniversarios en la Agenda

Las entradas de la seccin Aniversarios pueden reflejarse en la seccin Agenda. La visualizacin de los aniversarios en la seccin Agenda ayuda a ver las fechas especiales en el contexto del trabajo diario. Si desea ms informacin, consulte el tema "Visualizacin de otras secciones en la seccin Agenda", en el Captulo 6.
Personalizacin de la seccin Aniversarios

En la seccin Aniversarios puede definir diversas preferencias para personalizar la forma de ordenar los aniversarios y la informacin que aparece en los mismos. La modificacin de las preferencias es opcional. Si no modifica las preferencias de la seccin Aniversarios, Organizer utilizar las preferencias predeterminadas.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: aniversarios, personalizacin de preferencias de la seccin 3. Haga clic en Mostrar.

Si desea ms informacin acerca de la forma de copiar, mover y eliminar aniversarios y como definir alarmas para los aniversarios, crear aniversarios que se repitan a intervalos especificados, crear vnculos, asignar categoras y cdigos de tarifa, buscar informacin en la seccin Aniversarios y utilizar filtros, consulte el Captulo 53.
Captulo 53 Aplicacin conjunta de funciones

Ahora que est familiarizado con algunas de las caractersticas principales de cada una de las secciones de Organizer, podr probar otras funciones disponibles en todas o casi todas las secciones y que tendrn aplicacin de una seccin a otra de Organizer, entre archivos de Organizer y entre Organizer y otras aplicaciones. Al final de este captulo, comprobar por qu Organizer es una utilidad de productividad integrada de gran potencia.
Copia de informacin de Organizer

Es posible copiar y pegar informacin entre las propias secciones de Organizer o entre Organizer y otras aplicaciones. Podr copiar y pegar informacin utilizando el Portapapeles de la Caja de herramientas de Organizer o el Portapapeles de Windows. Cuando copie informacin, la informacin recin copiada reemplazar el contenido actual del Portapapeles y para visualizarla, deber pegarla en su nuevo destino. Nota Cuando copie informacin en el Portapapeles de Organizer, observe la relacin que existe entre ste y el tipo de informacin que contiene.
Tipo de informacin Icono de Portapapeles copiada con la entrada copiada Cita de la seccin Agenda Tarea de la seccin Recordatorio Ficha de direccin Llamada de la seccin Llamadas Actividad de la seccin Planning Pgina de la seccin Notas Icono de Portapapeles Tipo de informacin copiada con la entrada copiada Entrada de la seccin Aniversarios Texto Metaarchivo Mapa de bits Entrada mixta (mltiples entradas)
Nota Un Portapapeles vaco tendr este aspecto:
53-1
Copia rpida de entradas entre diferentes secciones de Organizer

Podr utilizarse el Portapapeles de la Caja de herramientas de Organizer para copiar rpidamente una entrada completa de Organizer completa o entradas mltiples. Dichas entradas podrn contener texto, vnculos, un metaarchivo o un mapa de bits.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba las siguientes palabras: copia, entradas 3. Elija la entrada de ndice que desee consultar y haga clic en Mostrar. Utilizacin del Portapapeles de Windows para copiar entradas Tambin podr utilizar el Portapapeles de Windows para copiar y pegar entradas entre secciones. Elija la entrada que desee copiar y elija Edicin Copiar, o presione CTRL+C. A continuacin, desplcese a la pgina en la que desea pegar la entrada y elija Edicin - Pegar o presione CTRL+V para pegar la entrada del Portapapeles. Tambin podr presionar y mantener pulsada la tecla CTRL mientras arrastra y coloca la entrada en la pestaa de la seccin en donde desee copiarla.
Copia de texto entre secciones de Organizer y otras aplicaciones

Existe la posibilidad de copiar un texto seleccionado de cualquier entrada de Organizer en el Portapapeles y, a continuacin, pegar dicho texto en otra entrada de Organizer o en otra aplicacin. 1. Haga clic en la entrada que desee copiar para seleccionarla. Cuando desplace el puntero sobre la entrada seleccionada, se convertir en un cursor en I. 2. Haga clic en el lugar en el que desee empezar a copiar el texto. El puntero se convertir en un cursor vertical intermitente. 3. Elija el texto que desee copiar presionando y manteniendo pulsado el botn izquierdo del mouse mientras resalta el texto. 4. Elija Edicin - Copiar . Consejo Tambin podr presionar CTRL+C o arrastrar el texto seleccionado y colocarlo en el icono Portapapeles de la Caja de herramientas para copiarlo.
5. Realice una de las siguientes acciones: Si se dispone a copiar texto de una a otra entrada de Organizer, haga clic en una de ellas para seleccionarla. El puntero se convertir en un cursor en I. Si su intencin es copiar informacin en otra aplicacin, cambie a la aplicacin en la que desee que aparezca el texto copiado. Consejo Para cambiar de Organizer a otra aplicacin de Windows abierta, presione ALT+TAB. 6. Haga clic en el lugar en el que desee pegar el texto. 7. Elija Edicin - Pegar . Consejo Tambin puede presionar CTRL+V para pegar texto copiado previamente. Para copiar informacin de otra aplicacin en Organizer, copie el texto de dicha aplicacin y pguelo en una entrada de Organizer, realizando a la inversa este procedimiento.
Utilizacin del comando Edicin - Copia especial

Es posible copiar informacin especfica de campos de Organizer desde cualquier entrada de Organizer en otra seccin de ste o en otra aplicacin. En muchos casos, los campos seleccionados se combinarn en un formato prctico. Los campos que puedan copiarse dependern tambin del tipo de entrada que se elija.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: Copia especial 3. Haga clic en Mostrar.
Eliminacin del contenido del Portapapeles

El contenido del Portapapeles puede eliminarse en cualquier momento. Si lo hace, toda la informacin que se haya copiado en el Portapapeles se borrar del mismo. Cuidado El contenido del Portapapeles no podr recuperarse ni an utilizando la funcin Deshacer. Para eliminar el contenido del Portapapeles, arrastre y coloque el Portapapeles en la Papelera de la Caja de herramientas.
Aplicacin conjunta de funciones 53-3
Traslado de la informacin de Organizer a una nueva ubicacin

Es posible mover una entrada a otra rea, pgina o seccin. Si se dispone a mover una entrada peridica, podr decidir si desea cambiar tambin o no alguna de las otras entradas peridicas. Consulte la Ayuda si desea ms informacin acerca del traslado de entradas peridicas. 1. Desplcese hasta la entrada que desee trasladar. 2. Haga clic en el icono Seleccionar de la Caja de herramientas. 3. Elija la entrada que desee mover haciendo clic en ella. Cuando la mano recoja la entrada, aparecer en ella un smbolo que representar el tipo de entrada que va a mover.
Tipo de informacin Cita de la seccin Agenda Tarea de la seccin Recordatorio Ficha de direccin Llamada Smbolo Tipo de informacin Actividad de la seccin Planning Pgina de la seccin Notas Entrada de la seccin Aniversarios Smbolo
4. Haga clic en el lugar al que desea mover la informacin: otro rea, otra pgina, otra seccin, etc. Consejo Tambin puede mover una entrada a otro rea, pgina o seccin arrastrndola y colocndola en su nueva ubicacin. Tambin es posible seleccionar la entrada que desee mover. Elija Edicin Cortar, desplcese hasta el rea nueva y, finalmente, elija Edicin - Pegar .
Eliminacin de informacin de Organizer

Es posible eliminar una sola entrada o varias entradas a la vez. Si se han eliminado una o varias entradas accidentalmente, ser posible recuperarlas eligiendo Edicin - Deshacer. Slo puede deshacerse la ltima accin que se haya realizado. 1. Puede eliminar una o ms entradas con uno de los siguientes mtodos: Si se dispone a eliminar una entrada, haga clic en la entrada que desee eliminar.
Si se dispone a eliminar dos o ms entradas seguidas, elija la primera entrada que desee eliminar, presione y mantenga pulsada la tecla MAYS y haga clic en la ltima entrada. Si se dispone a eliminar dos o ms entradas que no se encuentren seguidas, elija la primera entrada que desee eliminar, presione y mantenga pulsada la tecla CTRL y, a continuacin, haga clic en cada una de las entradas. 2. Arrastre la entrada o entradas y colquelas en la Papelera de la Caja de herramientas. Consejo Tambin puede eliminarse una cita seleccionndola y presionando la tecla SUPR, as como eligiendo Edicin - Cortar o presionando CTRL+X.
Definicin de una alarma para una entrada

Es posible definir alarmas en las secciones Agenda, Recordatorio, Llamadas, Planning y Aniversarios. Organizer puede ejecutar automticamente una aplicacin (como una hoja de clculo o una aplicacin para tratamiento de textos) si se define una alarma y se especifica la aplicacin que se desea ejecutar. El usuario puede abrir un archivo, recordarse a s mismo que tiene una cita o que debe realizar una llamada telefnica importante simplemente definiendo una alarma. Tambin puede aparecer un mensaje cuando se active la alarma, por ejemplo: Reunin de previsiones financieras. 1. Cree o edite una entrada. Consulte los captulos 6 al 12 si desea ms informacin acerca de la creacin y edicin de entradas en una seccin concreta de Organizer. 2. Haga clic en Alarma. 3. Haga clic en el cuadro Fecha y elija la fecha en la que quiera que se active la alarma. 4. Haga clic en el cuadro Hora y elija la hora en la que desee que se active la alarma. La alarma puede definirse de modo que se active unos minutos antes o despus de la hora seleccionada. Para ello, slo tendr que seleccionar el nmero de minutos que desee haciendo clic en el signo + (ms) para aumentar el nmero de minutos o en el signo - (menos) para reducirlo. Elija a continuacin Antes o Despus para indicar el momento en que desee que se active la alarma (antes o despus de la hora fijada para la entrada). 5. Haga clic en el cuadro de Meloda y elija la meloda deseada.
La meloda predeterminada es el sonido de un despertador. Podr or las melodas seleccionndolas y haciendo clic a continuacin en Reproducir. 6. En el cuadro Mensaje, escriba el texto del mensaje que desee que aparezca. Por ejemplo, Reunin con David; llevar las nuevas grabaciones de demostracin 7. En Ejecutar, indique la aplicacin que desee arrancar o el archivo que desee abrir cuando se active la alarma. Si fuera necesario, haga clic en Examinar para obtener una lista de archivos y aplicaciones de donde elegir. 8. (Opcional) Si no desea mostrar la alarma en pantalla, haga clic en Mostrar alarma para cancelar su seleccin. 9. Haga clic en Aceptar. 10. Haga clic en Aceptar. Consejo Podr reconocer las entradas para las que se ha definido una alarma por la presencia de un smbolo de alarma junto a dichas entradas (excepto para las actividades de la seccin Planning) en la seccin de Organizer. En el caso de que no se haya establecido que en una seccin de Organizer aparezca el smbolo de la alarma junto a las entradas, elija uno de los siguientes comandos, dependiendo de la seccin en la que se encuentre: Ver - Preferencias de la seccin Agenda, Ver - Preferencias de la seccin Recordatorio, Ver - Preferencias de la seccin Llamadas o Ver - Preferencias de la seccin Aniversarios. En el cuadro de grupo Opciones, elija el smbolo de alarma y haga clic en Aceptar.
Respuesta a una alarma

Cuando se active la alarma, aparecer el cuadro de dilogo Alarma, a menos que cancele la opcin Mostrar alarma cuando la defina. 1. Elija Intervalo haciendo clic en el signo + (ms) para aumentar el nmero de minutos que pasarn hasta que vuelva a activarse la alarma otra vez, o en el signo - (menos) para reducirlo (el valor predeterminado es de 5 minutos). 2. Haga clic en Pasar a para acceder a la entrada para la que defini la alarma. 3. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Alarma. Nota Si se seleccion la opcin Ejecutar al definir la alarma, Organizer iniciar la aplicacin especificada cuando haga clic en Aceptar. Si se cancela la seleccin de esta opcin, Organizer cancelar tambin la ejecucin de una aplicacin cuando haga clic en Aceptar.
Cancelacin de una alarma

Si desea cancelar una alarma que haya definido previamente, siga los siguientes pasos: 1. Edite la entrada para la que defini una alarma. 2. Haga clic en Alarma. 3. Haga clic en Cancelar alarma. 4. Haga clic en Aceptar. 5. Haga clic en Aceptar.
Creacin de una entrada que se repita a intervalos prefijados

Es posible crear citas, tareas, llamadas, actividades y aniversarios que aparezcan peridicamente en la seccin de Organizer. Por ejemplo, puede crear reuniones semanales en la seccin Agenda, tareas quincenales en la seccin Recordatorio, llamadas telefnicas diarias en la seccin Llamadas, etc.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: entradas peridicas, creacin 3. Haga clic en Mostrar.
Eliminacin o modificacin de entradas peridicas

Cuando se elimine o modifique una entrada peridica, la eliminacin afectar a la entrada peridica como representante de un grupo especfico de entradas peridicas. La eliminacin o modificacin no afectarn a todas las entradas peridicas de Organizer. Supongamos que tiene una cita que se repite cada tercer martes y otra cita peridica que tendr lugar cada viernes, y decide eliminar o modificar la primera cita peridica (cada tercer martes). Slo resultarn afectadas las citas de cada tercer martes, pero no las de los viernes.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: entradas peridicas, eliminacin 3. Haga clic en Mostrar.
Vinculacin de entradas de Organizer

Es posible crear vnculos entre partes de informacin correspondientes a diferentes secciones de Organizer o entre entradas de una misma seccin. La creacin de vnculos le permitir establecer referencias cruzadas entre distintos elementos asociados de Organizer. Por ejemplo, puede vincularse una cita de la seccin Agenda con una persona de la seccin Directorio para acceder rpidamente al nmero de telfono de dicha persona. Tambin pueden crearse vnculos mltiples a partir de una cita planificada de la seccin Agenda con todas las fichas de direccin de las personas invitadas a dicha cita y, a continuacin, con una pgina de la seccin Notas que contenga la lista de asuntos a tratar en la misma. Podr vincular informacin de Organizer con otros archivos o aplicaciones. Por ejemplo, puede vincularse una reunin planificada para tratar el tema de los presupuestos con una hoja de clculo que contenga las previsiones presupuestarias. Nota La creacin de vnculos y de vnculos OLE son diferentes en Organizer. Los vnculos de Organizer pueden crearse en todas las secciones del mismo, mientras que los vnculos OLE se pueden crear exclusivamente en la seccin Notas.
Creacin de uno o varios vnculos

1. Desplcese hasta la informacin que desea vincular. 2. Haga clic en el icono Vnculo de la Caja de herramientas. Cuando desplace el puntero del mouse sobre la informacin que desee vincular, se convertir en una mano que sostiene parte de los eslabones de una cadena, que representan un vnculo parcial. 3. Elija la informacin que desee relacionar; por ejemplo, una tarea de la seccin Recordatorio. El puntero se convertir en una mano que sostiene los eslabones de una cadena, que representan un vnculo completo. 4. Localice la informacin con la que desee establecer el vnculo; por ejemplo, una ficha de direccin. 5. Haga clic en la entrada con la que desee establecer el vnculo. Cuando haya seleccionado dicha entrada, Organizer situar el smbolo del vnculo junto a cada entrada en la que haga clic. 6. Repita los pasos 1 al 5 anteriores si desea crear ms vnculos.
Consejo Tambin puede crear un vnculo entre dos o ms entradas seleccionadas. Haga clic en la primera entrada que desee vincular; a continuacin presione y mantenga pulsada la tecla CTRL mientras hace clic en cualquier entrada adicional con la que desee establecer vnculos. Tambin puede elegir Crear - Vnculo de Organizer para crear un vnculo entre dos o ms entradas seleccionadas.
Informacin relacionada con un vnculo

Es posible comprobar rpidamente qu informacin est relacionada con un vnculo determinado en lo que se denomina men Vnculo. Un men Vnculo es un cuadro rectangular que muestra la descripcin del vnculo, la seccin de Organizer en la que se encuentra la informacin vinculada y si la entrada vinculada contiene o no ms de un vnculo. Si hay ms de un vnculo, aparecern varios cuadros rectangulares (un cuadro por cada vnculo). El men Vnculo puede utilizarse para desplazarse a travs de la informacin vinculada haciendo clic en la descripcin de la informacin vinculada a la que desee acceder. 1. Desplcese hasta la entrada vinculada y haga clic en el smbolo de vnculo situado junto a la entrada. Aparecern uno o varios cuadros rectangulares. 2. En el men Vnculo, haga clic en el vnculo sobre el que desee obtener ms informacin.
Unos puntos suspensivos (...) al final de un cuadro indican que la entrada est vinculada con otra aplicacin o archivo. Vnculo con un archivo o aplicacin Vnculos con secciones de Organizer Vnculo adicional Una flecha al final de un elemento vinculado indica que existen vnculos adicionales. Haga clic en la flecha para ver dichos vnculos; a continuacin, haga clic en el vnculo que desee.
Organizer se desplazar hasta el elemento vinculado seleccionado. Podr hacer desaparecer de la pantalla el men Vnculo haciendo clic en cualquier lugar de la pgina.
Modificacin del orden de los vnculos

Es posible alterar el orden en el que aparecen las entradas vinculadas y sus descripciones. Por ejemplo, podrn mostrarse los vnculos segn la fecha en que se cre cada entrada, en lugar de hacerlo por el orden en que se crearon los vnculos.
Si desea ms informacin acerca de la modificacin del orden de los vnculos, consulte la Ayuda (documentacin en lnea). 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: modificacin, vnculos 3. Elija la entrada de ndice que desee consultar y haga clic en Mostrar.
Visualizacin de una lista de vnculos de la seccin Notas en una pgina de vnculos

Es posible utilizar una pgina de vnculos de la seccin Notas para mostrar una lista de los vnculos creados con la pgina de la seccin Notas. Por ejemplo, puede crear una pgina que contenga vnculos con toda la informacin de un proyecto o con las aplicaciones que ms utilice.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: vnculos, pgina de vnculos en la seccin Notas 3. Haga clic en Mostrar.
Eliminacin o interrupcin de vnculos

Es posible eliminar cualquier vnculo que haya creado. La eliminacin de un vnculo no implicar la eliminacin de la informacin, slo la de dicho vnculo. La interrupcin de un vnculo puede deshacerse eligiendo Edicin - Deshacer eliminacin vnculo antes de realizar una nueva accin. 1. Desplcese hasta la informacin en la que desee eliminar el vnculo. 2. Haga clic en el icono Interrumpir vnculo de la Caja de herramientas. Cuando desplace el puntero sobre el smbolo del vnculo que desee interrumpir, se convertir en una mano que sostiene un eslabn roto, que representar el vnculo roto. 3. Haga clic en el smbolo de vnculo situado junto a la entrada que desee desvincular. Aparecer el men Vnculo con la relacin de todos los vnculos asociados con la entrada seleccionada.
4. Haga clic en el vnculo que desee eliminar. Cuando haya eliminado el ltimo vnculo de una entrada, el smbolo de vnculo ya no aparecer ms junto a la entrada. Consejo Tambin podrn eliminarse vnculos eligiendo Edicin Vnculos de Organizer . En el cuadro de dilogo Vnculos de Organizer que aparezca, elija el vnculo que desee eliminar y haga clic en Eliminar.
Vinculacin de informacin con otros archivos y aplicaciones

Es posible crear un vnculo entre la informacin de Organizer y otros archivos y aplicaciones de modo que estos sean accesibles en el contexto del trabajo diario. Por ejemplo, podr vincularse una cita planificada para tratar el tema de los presupuestos con una hoja de clculo que contenga las previsiones presupuestarias. 1. Elija la informacin de Organizer que desee vincular. 2. Elija Crear - Vnculo con archivo . 3. En el cuadro Descripcin del vnculo, introduzca una descripcin del vnculo. 4. En el cuadro Archivo, indique la ruta de acceso y el nombre del archivo con el que desee establecer el vnculo. Si fuera necesario, haga clic en Buscar para ver los archivos de Organizer a los que puede acceder. Para vincular un archivo externo con una extensin que no sea estndar, especifique la ruta de acceso a la aplicacin en la que se cre el archivo, seguida de un espacio; a continuacin, especifique la ruta de acceso al archivo. Por ejemplo, C:\WPWIN\WPWIN.EXE D:\ORGANIZE\MUESTRAS\MAILMRG.PRM 5. Haga clic en Aceptar.
Acceso a otro archivo o a una aplicacin vinculada

Es posible acceder a otro archivo o ejecutar una aplicacin utilizando un vnculo ya establecido. 1. Desplcese hasta la entrada que est vinculada con el archivo o con la aplicacin a los que desee acceder. 2. Haga clic en el smbolo de vnculo.
Aparecer el men Vnculos. Cualquier vnculo con otro archivo o aplicacin mostrar puntos suspensivos (...) despus de la descripcin del vnculo.
Archivo o aplicacin Puntos suspensivos
3. Haga clic en la descripcin del vnculo existente con el archivo externo o aplicacin a los que desee acceder. 4. Cuando termine con el archivo externo o la aplicacin, elija Archivo - Salir o cambie de nuevo a la ventana de Organizer. Consejo Para cambiar entre Organizer y cualquier aplicacin de Windows que est abierta, presione ALT+TAB. Algunas aplicaciones no le permitirn ejecutar ms que una copia de la misma a la vez. Adems, si selecciona un vnculo y no ocurre nada, podra ser que la aplicacin ya estuviera ejecutndose.
Modificacin de la descripcin de un vnculo, nombre de archivo o aplicacin con los que establecer un vnculo
Es posible modificar la descripcin o el nombre de archivo de cualquier vnculo existente con otro archivo o aplicacin.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: modificacin, vnculos con archivos externos o aplicaciones 3. Haga clic en Mostrar.
Trabajo con categoras

Las categoras ayudan a gestionar las entradas y controlar las entradas relacionadas en las diversas secciones. Es posible asignar una o varias categoras a cualquier entrada de Organizer. Aunque Organizer incluye cierto nmero de categoras comunes, por ejemplo Clientes, Gastos, Ocio y otras, podr crear y personalizar sus propias categoras. Por ejemplo, podr crear una categora para todas las entradas que se refieran a un determinado proyecto y, a continuacin, asignar las entradas de varias secciones a esa categora. De ese modo, podr utilizar y acceder fcilmente a todas las citas, tareas, llamadas y otras entradas que pertenezcan a un proyecto determinado.
Si desea ms informacin acerca de la asignacin, creacin, personalizacin, eliminacin o visualizacin de una categora, consulte la Ayuda (documentacin en lnea). 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: categoras 3. Elija la entrada de ndice que desee consultar y haga clic en Mostrar.
Utilizacin de cdigos de cliente de tarifa

Los cdigos de cliente y de tarifa le permitirn hacer un seguimiento de los costes asociados con una entrada. Por ejemplo, podr asociar todas las reuniones con un cliente con una tarifa concreta por hora. Genere sus propios cdigos de cliente y de tarifa y asgnelos a entradas de la secciones Agenda, Recordatorio, Llamadas, Planning y Aniversarios. Supongamos que Materiales PSB es uno de sus clientes. Podr crear un cdigo de cliente para Materiales PSB, como PSB y un cdigo de tarifa, como 6.000 ptas. por hora. Al final del mes, podr estimar mensualmente la facturacin a Materiales PSB basndose en el cdigo del cliente y de tarifa asignados.
Si desea ms informacin acerca de la creacin, cambio de nombre, eliminacin, asignacin o visualizacin de entradas con cdigos de tarifa, consulte la Ayuda (documentacin en lnea). 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: tarifas 3. Elija la entrada de ndice que desee consultar y haga clic en Mostrar.
Bsqueda de informacin en las entradas de Organizer

Es posible buscar un texto especfico en cualquier seccin de Organizer escribiendo el mismo texto que figure en la entrada que desee buscar. Puede buscar texto desde cualquier seccin de Organizer. Por ejemplo, podr buscar el texto de cualquier campo de una ficha de direccin, como nombre, empresa, observaciones, etc. 1. Desde cualquier seccin de Organizer, elija Edicin - Buscar. Consejo Tambin puede presionar CTRL+F para buscar texto de una ficha de direccin. 2. En Cadena, escriba el texto que desee buscar. 3. En el cuadro Opciones, elija las opciones que determinarn la forma en que Organizer buscar la informacin.
Opcin Maysculas/ minsculas Palabra Funcin Busca un texto que coincida exactamente, incluyendo la utilizacin de maysculas y minsculas. Por ejemplo, si busca el apellido Pereira, Organizer no buscar pereira. Busca palabras completas, especficamente, no slo las primeras letras de la palabra. Por ejemplo, si busca la palabra martillo, deber utilizar la palabra completa, no marti. Busca un texto que coincida en la seccin de Organizer especificada.
Seccin
Todas las secciones Si se desplaza a la seccin en la que desea buscar el texto, el valor predeterminado ser buscar en esa seccin.
Organizer buscar el texto exacto de forma predeterminada. En caso de que no elija las opciones Maysculas/minsculas o Palabra, el valor predeterminado ser buscar cualquier texto que introduzca, sin tener en cuenta la utilizacin de las minsculas o maysculas o si se trata de una palabra completa. 4. Haga clic en uno de los siguientes botones de comandos.
Botn de comando Siguiente Todas Funcin Busca las entradas de una en una y accede a aquellas entradas en las que aparezca el texto especificado. Busca todas las entradas en las que aparezca el texto especificado y las muestra en una lista en el cuadro Resultado.
Si no aparece ninguna coincidencia, Organizer mostrar en pantalla un mensaje que le informar de que el texto buscado no puede localizarse.
5. Para desplazarse hasta una entrada que desee visualizar, haga doble clic en la entrada en el cuadro Resultado. El cuadro Resultado mostrar las entradas que coincidan con lo que busca de una de estas dos maneras: las coincidencias con el texto mostradas de una en una o todas las coincidencias con el texto en una lista. Consejo Puede seleccionar la entrada en el cuadro de lista y hacer clic en Pasar a para desplazarse a la entrada. 6. Elija una de las siguientes opciones.
Opcin Renovar lista No renovar lista Funcin Borra la lista tras haber completado cada bsqueda de texto (opcin predeterminada). Conserva una lista con todas las coincidencias de la bsqueda de texto.
7. Cuando termine la bsqueda, haga clic en Cerrar.
Utilizacin de filtros
Es posible utilizar filtros para mostrar en pantalla un pequeo grupo de entradas de Organizer basndose en los criterios que especifique. Puede basar los criterios en el texto, nmero, fechas, atributos de Organizer (como categora o cdigo de), o cualquier combinacin de los anteriores. Por ejemplo, si desea preparar un correo, puede utilizar un filtro para que aparezcan nicamente las fichas de direccin de Madrid; o si desea crear un informe de estado, podr utilizar un filtro para que aparezcan todas las llamadas o las tareas que hayan tenido lugar antes de una fecha indicada. Cuando cree un filtro, introduzca la seccin o secciones en las que desee aplicar el filtro junto con los criterios. Slo aquellas secciones a las que haga referencia en el filtro resultarn afectadas. Podr guardar los filtros creados y agregarlos al men de Organizer Ver - Aplicar filtro de modo que pueda cambiar rpidamente de una vista filtrada a una vista con todas las entradas. Organizer funciona de la misma manera tanto si va a mostrar todas las entradas como si va a mostrar slo un pequeo grupo de ellas. Cualquier operacin que pueda realizar habitualmente en Organizer podr realizarse igualmente cuando haya un filtro. Cuando borre el filtro, las operaciones realizadas en la vista filtrada afectarn tambin a aquellas entradas que no aparecan antes de establecer el filtro.
Creacin de un filtro
Deber crearse un filtro antes de proceder a su aplicacin.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: filtros, creacin 3. Haga clic en Mostrar.
Aplicacin de un filtro
Podr aplicar un filtro cuando lo cree o siempre que necesite aplicarlo. Nota Si ya hay un filtro activo cuando elija un nuevo filtro, Organizer borrar el filtro seleccionado actualmente y aplicar a continuacin el nuevo filtro a todas las entradas. Para comprobar si hay un filtro aplicado actualmente, elija Ver. Si el comando Borrar filtro est atenuado, significa que no hay ningn filtro activo. Si agrega una entrada que no cumpla los criterios de un filtro mientras el filtro est activo, dicha entrada aparecer en la seccin hasta que aplique el filtro de nuevo. Por ejemplo, si el filtro actual muestra todas las citas de la seccin Agenda anteriores al 14 de enero y crea una cita para el 15 de enero, esta cita seguir apareciendo hasta que aplique el filtro de nuevo. 1. Elija Crear - Filtro. 2. En el cuadro Filtros, elija el filtro que desee aplicar. 3. Haga clic en Aplicar.
Supresin de un filtro
Si desea eliminar un filtro con el fin de que Organizer vuelva a mostrar todas las entradas de todas las secciones, conservndolo para una utilizacin posterior, elija Ver - Borrar filtro. Tambin puede elegir Crear Filtro, seleccionar ( Ninguno) y, a continuacin, hacer clic en Aplicar.
Eliminacin de un filtro
Cuidado No podr deshacer la eliminacin de un filtro. 1. Elija Crear - Filtro. 2. En el cuadro Filtros, elija el filtro que desee eliminar. 3. Haga clic en Eliminar. 4. Haga clic en S cuando Organizer le pregunte si desea eliminar el filtro. 5. Haga clic en Cerrar.
Liberacin de espacio en archivos de Organizer

Podr liberar espacio en los archivos de forma peridica para asegurarse de que mantengan el menor tamao posible. Cuando libere espacio en un archivo, lo que Organizer har en realidad ser reducir el tamao del archivo en el disco. Supongamos que va a utilizar un PC porttil; tendr la posibilidad de liberar espacio en los archivos de Organizer para conservar el limitado espacio del disco duro de dicho PC porttil. Nota No es posible liberar espacio en un archivo abierto. 1. Elija Archivo - Liberar espacio. 2. (Opcional) Haga clic en el cuadro Buscar en y elija la ruta de acceso que desee que utilice Organizer para buscar el archivo. 3. En el cuadro Nombre de archivo, introduzca el nombre del archivo que desee compactar. 4. (Opcional) Haga clic en el cuadro Archivos de tipo y elija el tipo de archivo que desee compactar. 5. Haga clic en Comprimir. Organizer le informar de que va a crear una copia de seguridad antes de liberar espacio en el archivo. 6. Haga clic en S para hacer la copia de seguridad. 7. Haga clic en Aceptar cuando Organizer haya terminado de liberar espacio en el archivo sin problemas. Aparecer el cuadro de dilogo Liberacin de espacio en archivos de Lotus Organizer 97. 8. (Opcional) Para liberar espacio en archivos adicionales, siga los pasos 2 al 7. 9. Haga clic en Salir cuando haya terminado de liberar espacio en los archivos. No abandonar Organizer, nicamente cerrar el cuadro de dilogo Liberacin de espacio en archivos de Lotus Organizer 97.
Clasificacin de informacin de Organizer

Para que los archivos de Organizer mantengan un tamao fcil de manejar, puede clasificar toda aquella informacin que no necesite diariamente. Por ejemplo, puede clasificar tareas o citas antiguas. Cuando clasifique la informacin de un archivo, Organizer eliminar la informacin de dicho archivo y la almacenar en un archivo .OR3
independiente. Todava podr acceder a esta informacin clasificada puesto que podr abrir el archivo clasificado. Sin embargo, la informacin clasificada no volver a aparecer en el archivo original de Organizer. El archivo clasificado incluir todas las alarmas, cdigos de tarifa y categoras creadas en el archivo original. Las entradas que fueran peridicas seguirn apareciendo en el archivo clasificado pero ya no sern designadas como entradas peridicas ni incluirn el smbolo de entrada peridica. Podr clasificar ms de una seccin en un solo archivo clasificado realizando una operacin de clasificacin independiente para cada seccin almacenada. 1. Elija Archivo - Clasificar. Consejo Tambin podr presionar CTRL+A para archivar informacin. 2. Si no ha guardado las modificaciones efectuadas en su archivo, Organizer le preguntar si desea guardar el archivo. Haga clic en uno de los siguientes botones de comando.
Botn de comando Funcin S No Cancelar Guarda las modificaciones efectuadas en el archivo y, a continuacin, lo cierra. Cierra el archivo actual sin guardar las modificaciones. Vuelve al archivo actual sin cerrarlo ni guardarlo.
3. Haga clic en el cuadro Seccin y elija una seccin cuyas entradas desee clasificar. 4. En el cuadro de grupo Intervalo, elija una de las siguientes opciones:
Opcin Todo Antes del Funcin Clasifica todas las entradas de la seccin seleccionada. Clasifica todas las entradas anteriores a la fecha que elija en la seccin elegida. Organizer archivar las entradas como sigue: citas o aniversarios que tengan lugar antes de la fecha seleccionada; tareas cumplidas cuyas fechas de vencimiento sean anteriores a la indicada; actividades con fecha de finalizacin anterior a la sealada; llamadas efectuadas antes de la fecha indicada; notas introducidas antes de la fecha seleccionada.
5. En el cuadro Nombre de archivo, introduzca un nombre para su archivo de clasificacin. Un nombre de archivo podr contener un mximo de 255 caracteres, incluidos espacios, pero no podr contener ninguno de los siguientes caracteres: \ / : * ? " < > |
Si fuera necesario, haga clic en Buscar para ver los archivos de Organizer disponibles. 6. (Opcional) Elija la opcin Liberar espacio para compactar el archivo una vez que haya terminado de clasificarlo. Nota Si el archivo permite que ms de un usuario lo mantenga abierto al mismo tiempo, deber ser el nico que lo tenga abierto en el momento de liberar espacio en l. Para asegurarse de que es el nico usuario que est utilizando el archivo, modifique el tipo de archivo a Accesible a un solo usuario. Elija Archivo - Guardar como. En el cuadro Guardar como tipo, elija Organizer accesible a un solo usuario (*.OR3) y haga clic en Aceptar. 7. Haga clic en Aceptar. 8. Repita los pasos 1 al 7 en el caso de que desee clasificar otras secciones.
Importacin y exportacin de informacin con Organizer

Cuando importe o exporte informacin, estar copiando el archivo de una aplicacin y toda la informacin contenida en el mismo en otro archivo de otra aplicacin. Por ejemplo, puede importar fichas de direccin desde una aplicacin de base de datos directamente en la seccin de Directorio; o puede exportar entradas de la seccin Notas a otra aplicacin, como un procesador de textos.
Si desea ms informacin acerca de la importacin de informacin con Organizer, consulte la Ayuda (documentacin en lnea). 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: importacin de entradas 3. Elija la entrada de ndice que desee consultar y haga clic en Mostrar.
Exportacin
Podr exportar informacin de Organizer para utilizarla en otra aplicacin. Si desea exportar informacin, sta deber tener un formato que la aplicacin receptora pueda interpretar. Organizer dispone de varios formatos, como ASCII (*.TXT), ANSI Text (*.TXT), dBASE (*.DBF) y FoxPro (*.DBF). Muchas aplicaciones aceptan el formato de archivo ASCII y dBASE.
Para exportar slo una parte de la informacin, aplique un filtro a la seccin antes de exportar dicha informacin. Consulte la Ayuda si desea ms informacin acerca de los filtros.
Si desea ms informacin acerca de la exportacin de informacin de Organizer, consulte la Ayuda (documentacin en lnea). 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: exportacin, exportacin de entradas 3. Haga clic en Mostrar.
Utilizacin y gestin de la correspondencia entre campos

Cuando asigne campos al exportar o importar, estar seleccionando los campos que va a copiar del archivo de origen y las ubicaciones del archivo de destino. Podr asignar todos los campos, o nicamente campos especficos. Por ejemplo, puede importar un archivo de una aplicacin o exportar un archivo a una aplicacin cuyos campos tengan nombres diferentes de los que tienen los campos en Organizer. Tambin podr importar o exportar slo una parte de la informacin contenida en el archivo de importacin o de exportacin, como el nombre y el nmero de telfono de una persona determinada. Supongamos que va a exportar una ficha de direccin Oficina y que el archivo al que va a realizar la exportacin tiene un campo llamado Campo 1 - Cargo en la empresa. Podr hacer corresponder el campo de la seccin de Organizer (llamado Cargo) con el campo del archivo de exportacin (llamado Campo 1 - Cargo en la empresa). Si importa o exporta un mismo tipo de informacin desde o hacia las mismas aplicaciones con una cierta frecuencia, los campos entre los que establezca correspondencias sern siempre los mismos. Cuando establezca correspondencias entre campos con Organizer, podr guardar las relaciones de correspondencias entre campos que haya creado ya, eliminando as la necesidad de repetir la correspondencia real entre campos.
Si desea ms informacin acerca de como establecer correspondencias entre campos para importacin y exportacin, consulte la Ayuda (documentacin en lnea). 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: correspondencia entre campos, al exportar o importar entradas 3. Haga clic en Mostrar.
Captulo 54 Trabajo en equipo con Organizer

Es posible utilizar Organizer para trabajar en equipo a travs de una red. En un entorno de red, Organizer ofrece proteccin mediante contrasea para los archivos y permite compartir archivos y secciones con otros usuarios de la red. Los archivos de Organizer pueden configurarse para que sean accesibles a varios usuarios, de modo que stos puedan abrir y utilizar el mismo archivo simultneamente. La funcin de combinacin permite al usuario consolidar todos los cambios efectuados en un archivo de un PC porttil con el archivo de la red que utilice en el trabajo. Correo electrnico, una nueva opcin de Organizer, utilizar el sistema de correo instalado en el PC para crear y enviar mensajes que contengan slo texto a uno o ms destinatarios sin necesidad de abandonar Organizer. Correo electrnico tambin le permitir enviar un mensaje que contenga entradas seleccionadas de Organizer. Los SmartIcons y los comandos del men ? (Ayuda) de Organizer facilitan el acceso automtico a las sedes de Internet de Lotus. Es posible acceder a la Pgina de inicio de Lotus, a la Pgina de inicio del Servicio al cliente de Lotus y a la sede FTP del Servicio al cliente de Lotus. Dichas sedes contienen informacin acerca de diversos temas y permiten el acceso al Servicio al cliente de Lotus.
Utilizacin de contraseas para la proteccin de los archivos

Pueden utilizarse contraseas para proteger los archivos con el fin de que no puedan acceder a ellos otros usuarios. Asimismo, podrn utilizarse contraseas que permitan diferentes tipos de acceso a los archivos o que limiten la cantidad de informacin de un archivo que se permita modificar o a la que puedan acceder otros usuarios.
Definicin de contraseas para un archivo

Al crear una contrasea para un archivo, deber introducirse sta para poder abrir dicho archivo.
54-1
Es posible crearse tres niveles de acceso al establecer las contraseas para un archivo: Titular, Ayudante y Consulta. Debe proporcionarse la contrasea con el nivel de acceso concreto para aquellos usuarios a los que desee permitir el acceso a un archivo. Por ejemplo, si utiliza Antioqua como contrasea de Consulta, deber proporcionar dicha contrasea a aquellos usuarios que desee que tengan acceso de Consulta al archivo. 1. Abra el archivo para el que desee definir una contrasea. 2. Elija Archivo - Guardar como. 3. Haga clic en Contraseas. 4. Introduzca una contrasea para cada nivel distinto de acceso que desee proporcionar a los usuarios.
Opcin Titular Funcin Permite a un usuario visualizar y modificar todas las entradas que contenga un archivo (incluyendo las entradas marcadas como confidenciales) as como las preferencias para el mismo. Este acceso permite al usuario definir el tipo de acceso y las contraseas para los dems usuarios. Si no se introduce una contrasea de Titular, el archivo no estar protegido por una contrasea y cualquier persona que obtenga una copia del archivo o que acceda a l podr ver su contenido y efectuar cambios en el mismo. Igualmente, si se proporciona a otros usuarios el acceso de Titular, estos podrn acceder a todo el contenido del archivo y modificarlo, as como cambiar las contraseas. No es recomendable facilitar a otros usuarios el acceso de Titular a un archivo. Permite a un usuario visualizar y modificar entradas contenidas en un archivo (excepto las entradas marcadas como confidenciales) as como las preferencias para el mismo. Este acceso permite a un usuario planificar citas y modificar las preferencias, pero no le permitir ver o modificar las entradas confidenciales. El acceso de Ayudante no permite al usuario cambiar las contraseas del archivo. Permite al usuario la visualizacin de las entradas de un archivo que no sean confidenciales, pero no su modificacin.
Ayudante
Consulta
Nota Si se dispone a introducir contraseas por primera vez, deber introducirlas por orden, es decir, la de Titular antes que la de Ayudante y la de Ayudante antes que la de Consulta. Despus de introducir una contrasea para el acceso de Titular, presione TAB para resaltar el campo de contrasea Ayudante e introduzca una nueva contrasea. Presione TAB de nuevo para resaltar el campo de contrasea Consulta e introduzca una nueva contrasea. 5. Haga clic en Aceptar. 6. Confirme la contrasea introducindola de nuevo.
7. Haga clic en Aceptar para confirmar la contrasea. 8. Haga clic en Aceptar. Nota Todas las contraseas son sensibles a maysculas y minsculas. Por ejemplo, Esperanza con E mayscula y esperanza con e minscula son contraseas diferentes.
Si desea ms informacin acerca de la modificacin o eliminacin de una contrasea, consulte la Ayuda (documentacin en lnea). 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba una de las siguientes frases: contraseas, modificacin contraseas, eliminacin 3. Haga clic en Mostrar.

Si comparte archivos de Organizer con otros usuarios en una red, tendr la posibilidad de controlar el acceso a sus propios archivos mediante contraseas; asimismo, podr controlar la cantidad de usuarios que puedan acceder al mismo tiempo a un archivo. Adems de compartir archivos enteros, podr compartir secciones de archivos de Organizer mediante la inclusin de secciones de otros archivos. Al incluir dichas secciones, podr compartir informacin con otros usuarios.
Control del nmero de usuarios que puedan acceder a un archivo simultneamente

Es posible especificar el tipo de acceso a un solo usuario o a varios usuarios, cuando guarde un archivo de Organizer. Accesible a un solo usuario significa que slo podr acceder al archivo un usuario cada vez. Accesible a varios usuarios significa que uno o ms usuarios podrn abrir y utilizar el archivo simultneamente. Nota Si hay dos usuarios trabajando en un archivo al mismo tiempo, Organizer guardar el archivo despus de cada modificacin que se efecte en l. 1. Elija Archivo - Guardar como. 2. Si fuera necesario, introduzca un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo.
Trabajo en equipo con Organizer 54-3
Haga clic en el cuadro Guardar en y seleccione la ruta de acceso que desee que utilice Organizer para guardar el archivo. 3. Haga clic en el cuadro Guardar como tipo y seleccione si un solo usuario o bien si ms de un usuario podrn acceder al archivo al mismo tiempo.
Opcin Resultado
Permite especificar que slo un usuario pueda abrir el Organizer accesible a un solo usuario (*.OR3) archivo cada vez, en caso de que utilice Organizer en una red donde otros usuarios puedan acceder a los archivos (la opcin predeterminada es Accesible a un solo usuario). Permite especificar que ms de un usuario pueda abrir el Organizer accesible a varios usuarios (*.OR3) archivo al mismo tiempo, en caso de que utilice Organizer en una red donde otros usuarios puedan acceder a los archivos.
4. Haga clic en Guardar. Consejo Podr utilizar esta opcin junto con las contraseas para controlar el acceso y las modificaciones en su archivo. Por ejemplo, si guarda un archivo de forma que sea accesible a varios usuarios y asigna el acceso de Consulta al archivo, podr proporcionar la contrasea Consulta a varios usuarios para que todos ellos puedan abrir y consultar el archivo al mismo tiempo, pero que ninguno de ellos pueda efectuar modificaciones en el mismo. Si desea que un usuario pueda modificar el archivo, podr proporcionarle el acceso de Ayudante y guardar el archivo de modo que sea accesible a varios usuarios. De esa manera, podr trabajar en el archivo al mismo tiempo que el usuario al que proporcione la contrasea de Ayudante.
Uso compartido y combinacin de archivos

Si un usuario comparte un archivo en la red con otro usuario que controle la planificacin del primero, ste podra proporcionarle un acceso de Ayudante al archivo. Con este acceso, el segundo usuario podr efectuar modificaciones en el archivo, programar las citas, llevar una lista de las llamadas que hay que hacer y actualizar la lista de la seccin Recordatorio. Para proporcionar a un usuario el acceso de Ayudante, habr que crear una contrasea de Ayudante y drsela a conocer. Si est con frecuencia fuera de la oficina, podr confiar a otra persona que disponga de acceso de Ayudante la actualizacin de su archivo en la red con las modificaciones que efecte desde fuera de la oficina, as como las que se realicen en el trabajo en el mismo archivo.
Por ejemplo, podr enviar regularmente por correo electrnico la copia del archivo en el que est trabajando (mientras se encuentre fuera de la oficina) al usuario que disponga de acceso de Ayudante al archivo. El usuario con este tipo de acceso podr combinar las modificaciones recibidas con las modificaciones propias en la red, guardar esta copia en la red y enviarla de vuelta por correo electrnico. De este modo, mantendr al da el archivo en la red y recibir una copia del archivo para continuar trabajando en l mientras se encuentre fuera de la oficina. Cuando reciba el archivo actualizado por correo electrnico, deber reemplazar la copia que posee en ese momento por la copia actualizada que le enve el usuario con acceso de Ayudante. No debera utilizar la copia local actual mientras est esperando que el usuario que dispone de acceso de Ayudante le enve la copia actualizada. Compruebe que mantiene el archivo original para asegurar los resultados precisos cuando combine el archivo en el que estuvo trabajando desde fuera de la oficina con el archivo que est en la red de la oficina.
Combinacin de archivos
La consolidacin de archivos de Organizer se denomina combinacin. Los archivos que se combinen debern compartir el mismo origen, es decir, uno de los dos archivos deber ser una copia del archivo original. Consejo Para crear dos archivos que puedan combinarse posteriormente, utilice Archivo - Guardar como para crear una relacin entre ambos. El comando Guardar como guardar el archivo original y generar una copia que comparta las mismas propiedades. Organizer tiene la capacidad de combinar adiciones, eliminaciones y modificaciones a las entradas de las secciones (por ejemplo, una cita modificada o una tarea aadida). Otros valores (como cambios en contraseas, niveles de acceso o modificaciones de las preferencias de seccin) no se podrn combinar. 1. Elija Archivo - Abrir y seleccione el archivo de destino en el que tenga intencin de combinar el archivo de origen. 2. Elija Archivo - Combinar. Consejo Tambin puede presionar CTRL+F para combinar archivos. 3. Haga clic en el cuadro Nombre de archivo y seleccione un archivo (el archivo de origen) para realizar la combinacin. En caso necesario, haga clic en Examinar para seleccionar el archivo de origen que desee combinar.
Consejo El archivo que seleccione para realizar la combinacin deber ser ascendiente o descendiente de aquel con el que lo desee combinar. Es necesario haber creado uno de los archivos a partir del otro en algn momento previo.
4. Haga clic en Combinar. 5. En Incluir automticamente las entradas, seleccione las opciones apropiadas para indicar las modificaciones y adiciones del archivo de origen que desee introducir automticamente en el archivo de destino.
Opcin Modificadas Aadidas Eliminadas Funcin Introduce todas las modificaciones del archivo de origen. Introduce todas las adiciones del archivo de origen. Introduce todas las eliminaciones del archivo de origen.
6. Si no acepta automticamente ninguna opcin, Organizer mostrar el cuadro de dilogo Fusin de agendas , donde podr seleccionar las entradas especficas que desee combinar en el archivo de destino. Haga clic en las pestaas de cualquier seccin: Modificaciones, Adiciones , Eliminaciones. 7. Haga clic en Aceptar.
Uso compartido de secciones de archivos de Organizer

Los archivos que contengan secciones compartidas debern guardarse en la misma ubicacin, por ejemplo, en un servidor de red. Dichos archivos tambin debern guardarse con un nivel de acceso a varios usuarios. Para guardar un archivo con nivel de acceso a varios usuarios, consulte el tema Control del nmero de usuarios que pueden acceder a un archivo simultneamente anteriormente en este mismo captulo. Podrn efectuarse modificaciones en una seccin incluida si su archivo original no estaba protegido mediante contrasea o si se introdujo la contrasea de Ayudante o la de Titular cuando se incluy la seccin. Por ejemplo, si el archivo que contiene la seccin que se van a incluir se guard con una contrasea de Ayudante y un nivel de acceso para varios usuarios, podr accederse a la seccin incluida de dicho archivo al mismo tiempo que lo haga otro usuario.
Organizer controlar las entradas contenidas en secciones incluidas y no permitir que dos usuarios trabajen simultneamente con la misma entrada. De forma predeterminada, Organizer guardar un archivo con nivel de acceso para varios usuarios despus de cada modificacin. Si la informacin contenida en una seccin incluida cambia en el fichero de origen, podr verse la modificacin en la seccin incluida. Presione la tecla F9 cuando trabaje en la seccin incluida para actualizar todas las entradas de un archivo de Organizer y ver las ltimas modificaciones realizadas.
Inclusin de una seccin de otro archivo de Organizer

Cuando se incluya una seccin del archivo de otro usuario, el archivo de destino incluir la seccin que se comparta a menos que la elimine. Por ejemplo, un ayudante podr incluir la seccin Recordatorio de su superior en un archivo junto a su propia seccin Recordatorio.
1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: inclusin de secciones, desde otros archivos de Organizer 3. Haga clic en Mostrar.
Utilizacin de la funcin Correo electrnico

Correo electrnico trabaja con el sistema de correo electrnico que utilice actualmente para enviar y recibir mensajes de correo desde Organizer. Correo electrnico utiliza el sistema de correo instalado en el PC para crear y enviar mensajes a una o ms personas. Correo electrnico acepta cc:Mail, Lotus Notes y otros sistemas de correo electrnico incluidos VIM y sistemas basados en MAPI. Con Correo electrnico podr ejecutar las siguientes tareas: Enviar un mensaje y distribuirlo a uno o ms usuarios. Enviar entradas seleccionadas como texto del mensaje. Guardar una lista de distribucin y utilizarla para enviar mensajes rpidamente a nombres, direcciones y listas de correos utilizados con frecuencia. Especificar que se reciba una notificacin cuando se entregue el mensaje. Nota Para utilizar Correo electrnico en Organizer 97, no ser preciso cerrar Organizer.
Si desea ms informacin acerca de la utilizacin de Correo electrnico, consulte la Ayuda (documentacin en lnea). 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: correo, envo 3. Haga clic en Mostrar, seleccione el tema apropiado y haga clic de nuevo en Mostrar.
Organizer e Internet
Con Organizer, si tiene en el PC uno de los navegadores World Wide Web (Web) aceptados, podr desplazarse a las pginas de inicio de Lotus que se encuentren en Web sin necesidad de abandonar Organizer. Los navegadores aceptados son Netscape y Microsoft Internet Explorer. Organizer incluye elementos de men de Internet (en el men Ayuda) que le permitirn desplazarse rpidamente hasta la pgina de inicio de Lotus, la pgina de inicio del Servicio al cliente de Lotus y la sede FTP del Servicio al cliente de Lotus. Organizer incluye tambin SmartIcons de Internet que podr agregar a su grupo de SmartIcons. Tambin podr incrustar una pgina de inicio de Lotus (o cualquier otra pgina de inicio) en una pgina de la seccin Notas, lo que le permitir un acceso fcil a los recursos e informacin de Internet desde dentro de la aplicacin Organizer. Consulte la Ayuda si desea ms informacin acerca de un objeto OLE incrustado.
Si desea ms informacin acerca de Organizer e Internet, incluyendo la Pgina de inicio de Lotus, la Pgina de inicio del Servicio al cliente de Lotus y la sede FTP del Servicio al cliente de Lotus, consulte la Ayuda (documentacin en lnea). 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda y haga clic en la pestaa ndice. 2. Escriba la siguiente frase: Internet, generalidades 3. Haga clic en Mostrar.
Seleccin de sedes de Lotus en Internet

Para acceder automticamente a las sedes de Lotus, elija ? - Soporte de Internet de Lotus y unos de los comandos que aparecen a continuacin:
Comando Pgina de inicio de Lotus Servicio al cliente de Lotus Sede FTP de Lotus Funcin Accede a la pgina de inicio de Lotus. Accede a la pgina de inicio del Servicio al cliente de Lotus. Accede a la sede FTP de Lotus.
Captulo 55 Gua de formatos de impresin de Organizer

Lotus Organizer 97 para Windows proporciona ms de 40 formatos predefinidos que permiten imprimir la informacin de Organizer. La finalidad de esta gua es mostrar al usuario el aspecto de cada uno de los formatos de impresin de modo que pueda elegir el ms apropiado en cada caso. En las siguientes pginas se incluyen ejemplos de todos los formatos de impresin de Organizer. Cada una de ellas contiene la siguiente informacin: el nombre del formato, la descripcin y una impresin de ejemplo. La relacin completa de todos los formatos de impresin, as como el lugar exacto en el que aparecen en esta gua, puede encontrarse en la seccin "Relacin de formatos de impresin" de la pgina siguiente. Cuando se disponga a imprimir, podr elegir el formato que desee en el cuadro Formato del cuadro de dilogo Imprimir. Tenga presente que la lista de formatos cambia dependiendo de la seccin que est activa en cada momento. Los ejemplos que aparecen a lo largo de esta gua muestran el aspecto que presentan los trabajos de impresin cuando se emplean los parmetros predeterminados de Organizer. Los formatos de impresin pueden personalizarse, de modo que se adapten a las preferencias de cada usuario.
Si desea obtener ms informacin acerca de la personalizacin de formatos de impresin y a la de sus elementos, consulte el Captulo 4 del manual Explorando Organizer, o bien la Ayuda. 1. Elija ? (Ayuda) - Temas de Ayuda. 2. Escriba Impresin, personalizacin de los estilos de los formatos. 3. Haga clic en Mostrar.
55-1
Relacin de formatos de impresin

La siguiente relacin contiene todos los formatos de impresin de Organizer por secciones, indicando la pgina de la gua donde aparecen.
Agenda Agenda mensual . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Agenda/Recordatorio . . . . . . . . . . . . . Agenda/Recordatorio/ Llamadas . . . . . Apuntes Deluxe diarios a tres columnas . Apuntes diarios 4 5 9 7 Planning Apuntes Deluxe diarios a tres columnas Tarjeta de contacto Tarjeta de direccin
. . . . . . . . . . . . . . . . 20 . . . . . . . . . . . . . . . 19 . . . . . . . . 21 . . . . . . . . 23
Tarjeta de direccin completa Tarjeta de direccin (Rolodex)
.................
Apuntes diarios a tres columnas . . . . . . 11 Apuntes semana laborable . . . . . . . . . . 15 Apuntes semanales . . . . . . . . . . . . . . . 14 Calendario anual . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Pgina diaria
. 9
Planning anual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Planning mensual . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Planning trimestral . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Relacin del Planning
................... ............. .
6 3 8
. . . . . . . . . . . . . . 26 .. 8
Relacin de la agenda
Relacin Deluxe diaria a tres columnas
Relacin diaria a tres columnas . . . . . . . 10 Semanal de 2 pginas . . . . . . . . . . . . . . 13
Notas Contenido de las notas
. . . . . . . . . . . . . 29
Notas y Contenido de las notas . . . . . . . . 30 Recordatorio Agenda/Recordatorio . . . . . . . . . . . . . Agenda/Recordatorio/ Llamadas . . . . . Apuntes Deluxe diarios a tres columnas . 4 5 9 Llamadas Agenda/Recordatorio/Llamadas . . . . . . 5 Apuntes Deluxe diarios a tres columnas Notas
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Apuntes diarios a tres columnas . . . . . . 11 Informe de estado . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Recordatorio mensual . . . . . . . . . . . . . 12 Relacin del recordatorio . . . . . . . . . . . 18 Relacin Deluxe diaria a tres columnas
. 9
Llamadas mensuales . . . . . . . . . . . . . . . 12 Relacin de llamadas
. . . . . . . . . . . . . . 25 .. 8
Tarjeta de llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Relacin diaria a tres columnas . . . . . . . 10 Aniversarios Directorio Etiqueta (y Etiqueta internacional) . . . . . 23 Listn telefnico Aniversarios mensuales . . . . . . . . . . . . . 12 Apuntes Deluxe diarios a tres columnas Relacin de aniversarios
. 9 .. 8
. . . . . . . . . . . . . . . . . 22 . . . . . . . . 23
. . . . . . . . . . . . 32
Sobre (y Sobre internacional)
Relacin de la agenda
Imprime las citas de la seccin Agenda comprendidas dentro del rango de fechas que se especifique.
Relacin de la agenda 11/11/96 - 18/11/96
octubre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 ........................................ 6 7 8 9 10 11 1 2 ........................................ 13 14 15 16 17 18 19 ........................................ 20 21 22 23 24 25 26 ........................................ 27 28 29 30 31 ........................................ noviembre 1996 D L M M J V S 1 2 ........................................ 3 4 5 6 7 8 9 ........................................ 10 11 12 13 14 15 16 ........................................ 17 18 19 20 21 22 23 ........................................ 24 25 26 27 28 29 30 ........................................ diciembre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 7 ........................................ 8 9 10 11 12 13 14 ........................................ 15 16 17 18 19 20 21 ........................................ 22 23 24 25 26 27 28 ........................................ 29 30 31 ........................................
lromero.OR3
Agenda
Comienzo Fin Categora Descripcin
11
Nov 1996
07:30 10:00 13:00 16:30 18:00
..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... .............................
8:30
Gastos
Desayuno en "Don Croissant" con Isabel, Beln y scar Reunin semanal de la plantilla
10:30 14:00 18:00 20:00
Reuniones, Plantilla
..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ............................. ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ...........................
Almuerzo de negocios: beneficios anuales Entrevista con Julio Aguilera
Asuntos pendientes Ideas
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....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ..........................
Cena en "Asador Ramiro" para debatir aspectos relacionados con la pgina Web: Judit, Maribel, Emilio, Pablo y Robert Reunin con Carlos, Cristina, y Brbara: distribucin de publicidad informativa
12
Nov 1996
09:30 11:00 14:00 17:30
10:00 12:00 16:00 18:00
Proyectos Banda sonora Gastos
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Reunin con ngela, Marco, Flix e Isabel: revisin de la banda sonora
Discusin del presupuesto con Carmen, Jorge y Julia: proyecto Toronto Reunin con Vladimir, Csar y Augusto: Previsin de beneficios para el primer trimestre
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13
Nov 1996
....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ...........................
08:30 11:30 16:00 08:00 14:00 18:00 14:00
09:30 12:30 18:00 10:15 15:00 21:00 15:00
Ideas, Reuniones Promociones Proyectos
Reunin para fijar la estrategia a seguir durante la siguiente campaa publicitaria
14
Nov 1996
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Ultimar los detalles del anuncio televisivo
Reunin del comit directivo
15
Nov 1996
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Productos
Revisin de la maqueta del catlogo Comit de tasacin
Reuniones Productos Personal
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Cena con J. Herranz: estrategia de lanzamiento del producto
16
Nov 1996
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Partido de tenis
17
Nov 1996
....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ..........................
14:00 10:00 10:30
16:00 10:30 11:30
Personal
Feria de muestras en Caracas
18
Nov 1996
Reuniones, plantilla Feria de muestras
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Reunin semanal de la plantilla
Reunin para planificar nuestra representacin en la feria de muestras
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1996 Lotus Development Corp.
11/11/96 -- 13:53
Pgina 1
Gua de formatos de impresin de Organizer 55-3
Agenda/Recordatorio
Imprime las citas y tareas de las secciones Agenda y Recordatorio comprendidas en el rango de fechas especificado, a razn de un da por pgina.
Agenda/Recordatorio lunes 11 de noviembre de 1996
octubre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 ........................................ 6 7 8 9 10 11 12 ........................................ 13 14 15 16 17 18 19 ........................................ 20 21 22 23 24 25 26 ........................................ 27 28 29 30 31 ........................................ noviembre 19 96 D L M M J V S 1 2 ........................................ 3 4 5 6 7 8 9 ........................................ 10 11 12 13 14 15 16 ........................................ 17 18 19 20 21 22 23 ........................................ 24 25 26 27 28 29 30 ........................................ diciembre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 7 ........................................ 8 9 10 11 12 13 14 ........................................ 15 16 17 18 19 20 21 ........................................ 22 23 24 25 26 27 28 ........................................ 29 30 31 ........................................
lromero.OR3
Agenda
Hora Descripcin E
Recordatorio
P Categora/Descripcin
7 8 9
........................................................................................................................................................................................................................
15
00 30 45 00 15 30 45 00 15 30 45 00 30 45
V P
3 1
..... Desayuno .....
en "Don Croissant" con Isabel, Beln yscar
............................................................................................................................................................................................................................
Seguimiento Comentar con Augusto, Flix y Clara los cambios previstos
............................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................ 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11/11/96 -- 13:55 E=Estado P=Prioridad Pgina 1
Plantilla Enviar informe a Cristina
........................................................................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................................................................
10 15
.....
Reunin semanal de la plantilla
........................................................................................................................................................................................................................
00 11 ........................................................................................................................................................................................................................ 15 30 ........................................................................................................................................................................................................................ 45
12 ........................................................................................................................................................................................................................ 15
30 ........................................................................................................................................................................................................................ 45 00 13 ..... 15
00
Almuerzo de negocios: beneficios anuales
.....
45 00 14 ........................................................................................................................................................................................................................ 15
30
........................................................................................................................................................................................................................
45
30 00 30 45
15 15
........................................................................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................................................................
00 ..... 16 ........................................................................................................................................................................................................................ 15
.....
45
30 00 30 45
Entrevista con Julio Aguilera
17 ..... 15
.....
00 Cena en "Asador Ramiro" para debatir aspectos relacionados con la pgina Web: 18 ..... 15
Judit, Maribel, Emilio, Pablo yRobert
.....
45 00 19 ..... 15
30
.....
45 1996 Lotus Development Corp.
30
Agenda/Recordatorio/Llamadas
Imprime las citas, tareas y llamadas de las secciones Agenda, Recordatorio y Llamadas comprendidas dentro del rango de fechas especificado, a razn de un da por pgina.
Agenda/Recordatorio/Llamadas lunes 11 de noviembre de 1996
octubre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 ........................................ 6 7 8 9 10 11 12 ........................................ 13 14 15 16 17 18 19 ........................................ 20 21 22 23 24 25 26 ........................................ 27 28 29 30 31 ........................................ noviembre 1996 D L M M J V S 1 2 ........................................ 3 4 5 6 7 8 9 ........................................ 10 11 12 13 14 15 16 ........................................ 17 18 19 20 21 22 23 ........................................ 24 25 26 27 28 29 30 ........................................ diciembre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 7 ........................................ 8 9 10 1 1 12 13 14 ........................................ 15 16 17 18 19 20 21 ........................................ 22 23 24 25 26 27 28 ........................................ 29 30 31 ........................................
lromero.OR3
Agenda
Comienzo Fin Categora Descripcin
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07:30
08:30
Gastos
Desayuno en "Don Croissant" con Isabel, Beln y scar
Reunin semanal de la plantilla 10:00 10:30 Reuniones, Plantilla ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. 13:00 14:00 ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. Entrevista con Julio Aguilera 16:30 18:00 Asuntos pendientes ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. 18:00 20:00 Ideas Cena en "Asador Ramiro" para debatir aspectos relacionados con la pgina Web: Judit, Maribel, Emilio, Pablo y Robert Almuerzo de negocios: beneficios anuales
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Recordatorio
E P Categora/Descripcin
Seguimiento Plantilla Enviar informe a Cristina
Comentar con Augusto, Flix y Clara los cambios previstos ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. P 1
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Llamadas
Hora Persona/Nmero de telfono Empresa Estado Categora/Observaciones
11:30
Emilio Carvez Clulo y D.E.S. No contesta Ideas +52 5 887 99 78 Cortometrajes ao 97: junio - agosto ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. Ivn Inhiesta +1 617 555 93 93 Divn Siete Prevista Encargar guin para prxima pelcula.
15:00
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1996 Lotus Development Corp. 11/11/96 -- 13:5 6 E=Estado P=Prioridad Pgina 1
Pgina diaria
Imprime las citas, as como cualquier otra informacin comprendida dentro del rango de fechas especificado reflejada en la seccin Agenda, a razn de un da por pgina. Este ejemplo contiene informacin de las secciones Planning, Recordatorio, Llamadas y Aniversarios.
Pgina diaria
D L
11 de noviembre de 1996
octubre 1996 M M J V S 1 2 3 4 5 ........................................ 6 7 8 9 10 1 1 12 ........................................ 13 14 15 16 17 18 19 ........................................ 20 21 22 23 24 25 26 ........................................ 27 28 29 30 31 ........................................ noviembre 1996 D L M M J V S 1 2 ........................................ 3 4 5 6 7 8 9 ........................................ 10 11 12 13 14 15 16 ........................................ 17 18 19 20 21 22 23 ........................................ 24 25 26 27 28 29 30 ........................................ diciembre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 7 ........................................ 8 9 10 11 12 13 14 ........................................ 15 16 17 18 19 20 21 ........................................ 22 23 24 25 26 27 28 ........................................ 29 30 31 ........................................
lromero.OR3
11 lunes
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Comentar con Augusto, Flix y Clara los cambios previstos
Enviar informe a Cristina Emilio Carvez +52 5 887 99 78 +1 617 555 93 93 Ivn Inhiesta ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. Pase privado
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Cumpleaos de Toms
10:00
07:30 Desayuno en "Don Croissant" con Isabel, Beln y scar Reuni n semanal de la plantilla
13:00 Almuerzo de negocios: beneficios anuales ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. 16:30 Entrevista con Julio Aguilera ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. 18:00 Cena en "Asador Ramiro" para debatir aspectos relacionados con la pgina Web: ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. Judit, Maribel, Emilio, Pablo y Robert .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
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19 96 Lotus Development Corp.
11/11/96 -- 12:54
Pgina 1
Apuntes diarios
Imprime las citas de la seccin Agenda comprendidas dentro del rango especificado, a razn de un da por pgina.
Apuntes diarios
octubre 1996 M M J V S 1 2 3 4 5 ........................................ 6 7 8 9 10 11 12 ........................................ 13 14 15 16 17 18 19 ........................................ 20 21 22 23 24 25 26 ........................................ 27 28 29 30 31 ........................................ D L
11/11/96
noviembre 1996 D L M M J V S 1 2 ........................................ 3 4 5 6 7 8 9 ........................................ 10 11 12 13 14 15 16 ........................................ 17 18 19 20 21 22 23 ........................................ 24 25 26 27 28 29 30 ........................................ diciembre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 7 ........................................ 8 9 10 11 12 13 14 ........................................ 15 16 17 1 8 19 20 21 ........................................ 22 23 24 2 5 26 27 28 ........................................ 29 30 31 ........................................
lromero.OR3
Agenda
Hora lunes
11
00 15 30 45
................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
....
8 00 ....
15 30 45
................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
00 15 30 45
00 Reunin semanal de la plantilla 10 .... 15 30 45
................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
11 00 ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
15 30 45
................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
12 ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
15 30 45
................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
13
00 15
Almuerzo de negocios: beneficios anuales
....
45
30
14 00 ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
15 30 45
................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
15 00 ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
15 30 45
................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
16 00 ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
15 30 .... Entrevista con Julio Aguilera 45 00 17 .... 15
....
45 00 Cena en "Asador Ramiro" para debatir aspectos relacionados con la pgina Web: 18 .... 15
30
Judit, Maribel, Emilio, Pablo y Robert
....
45 00 19 .... 15
30
....
45 1996 Lotus Development Corp. 11/11/96 -- 14:05 Pgina 1
30

Imprime las citas, tareas, llamadas, actividades y aniversarios de las secciones Agenda, Recordatorio, Llamadas, Planning y Aniversarios comprendidas dentro del rango especificado, a razn de un da por pgina.
Relacin Deluxe diaria a tres columnas Agenda
Comienzo Fin Descripcin E P
lunes 11 de noviembre de 1996 Recordatorio

Categora/Descripcin
lromero.OR3 Llamadas
Persona/Empresa/Nmero de telfono Categora/Observaciones
07:30 08:30 Desayuno en "Don Croissant" con Isabel, Beln y scar .............................................................................................................................. 10:00 10:30 Reunin semanal de la plantilla .............................................................................................................................. 13:00 14:00 Almuerzo de negocios: Beneficios anuales .............................................................................................................................. 16:30 18:00 Entrevista con Julio Aguilera .............................................................................................................................. 18:00 20:00 Cena en "Asador Ramiro" para debatir aspectos relacionados con la pgina Web: Judit, Maribel, Emilio, Pablo y Robert .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. 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enero 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 ........................................ 7 8 9 10 11 12 13 ........................................ 14 15 16 17 18 19 20 ........................................ 21 22 23 24 25 26 27 ........................................ 28 29 30 31 ........................................
V 3 Seguimiento Comentar con Augusto, Flix y Clara los cambios previstos ............................................................................................................................ P 1 Plantilla Enviar informe a Cristina ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................
Emilio Carvez Ideas Clulo y D.E.S. Cortometrajes ao 97: junio - agosto +52 5 665 53 45 ............................................................................................................................ Ivn Inhiesta Encargar guin para prxima Divn Siete pelcula. +1 617 555 93 93 ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................
Planning
Actividad Categora/Observaciones
Aniversarios
Categora Descripcin
Pase privado Vdeo de presentacin ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................
Personal Cumpleaos de Toms ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................
octubr e 1996 noviembre 1996 diciembr e 1996 D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 ........................................ 1 2 ........................................ ........................................ 6 7 8 9 10 11 12 ........................................ 3 4 5 6 7 8 9 ........................................ 8 9 10 11 12 13 14 ........................................ 13 14 15 16 17 18 19 ........................................ 10 11 12 13 14 15 16 ........................................ 15 16 17 18 19 20 21 ........................................ 22 23 24 25 26 27 28 20 21 22 23 24 25 26 17 18 19 20 21 22 23 ........................................ ........................................ ........................................ 27 28 29 30 31 24 25 26 27 28 29 30 ........................................ 29 30 31 ........................................ ........................................
marzo 1996 febrero 1996 abril 1996 may o 1996 D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S 12 1 2 3 ........................................ 1 2 3 4 1 2 3 4 5 6 ........................................ ........................................ ........................................ 3 4 5 6 7 8 9 ........................................ 4 5 6 7 8 9 1 0 ........................................ 7 8 9 10 11 12 13 ........................................ 5 6 7 8 9 10 11 ........................................ 10 11 12 13 14 15 16 ........................................ 11 12 13 14 15 16 17 ........................................ 14 15 16 17 18 19 20 ........................................ 12 13 14 15 16 17 18 ........................................ 17 18 19 20 21 22 23 ........................................ 18 19 20 21 22 23 24 ........................................ 19 20 21 22 23 24 25 21 22 23 24 25 26 27 ........................................ ........................................ 24 25 26 27 28 29 30 ........................................ 25 26 27 28 29 28 29 30 26 27 28 29 30 31 ........................................ ........................................ ........................................ 31
juli o 1996 agost o 1996 septiembre 1996 juni o 1996 D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 ........................................ 1 2 3 ........................................ 1 2 3 4 5 6 7 1 ........................................ ........................................ 7 8 9 10 11 12 13 ........................................ 4 5 6 7 8 9 1 0 ........................................ 8 9 10 11 12 13 14 2 3 4 5 6 7 8 ........................................ ........................................ 14 15 16 17 18 19 20 ........................................ 15 16 17 18 19 20 21 11 12 13 14 15 16 17 ........................................ 9 10 11 12 13 14 15 ........................................ ........................................ 21 22 23 24 25 26 27 ........................................ 18 19 20 21 22 23 24 ........................................ 22 23 24 25 26 27 28 16 17 18 19 20 21 22 ........................................ ........................................ 28 29 30 31 25 26 27 28 29 30 31 ........................................ 29 30 23 24 25 26 27 28 29 ........................................ ........................................ ........................................ 30
1996 Lotus Dev elopment Corp.
11/11/96 -- 14:06
E=Es tado
P=Prioridad
Pgina 1
Apuntes Deluxe diarios a tres columnas

Imprime las citas, tareas, llamadas, actividades y aniversarios de las secciones Agenda, Recordatorio, Llamadas, Planning y Aniversarios comprendidas dentro del rango especificado, a razn de un da por pgina.
Apuntes Deluxe diarios a tres columnas Agenda
Hora
15
lunes 11 de noviembre de 1996 Recordatorio Llamadas

Persona/Empresa/Nmero de telfono E P Categora/Descripcin
lromero.OR3
Categora/Observaciones
Descripcin
00 7 ........................................................................................................................ 30 .... Desayuno en "Don Croissant" con Isabel, Beln y scar 45 00
8 .... 15
........................................................................................................................
45 00 9 ........................................................................................................................ 15 30
........................................................................................................................
45 00 Reunin semanal de la plantilla 10 .... 15 30 45
30
........................................................................................................................
00 11 ........................................................................................................................ 15 30 45
........................................................................................................................
00 M 12 ........................................................................................................................ 15 30 45
........................................................................................................................
00 Almuerzo de negocios: beneficios anuales 13 .... 15 30 45
....
00 14 ........................................................................................................................ 15 30 ........................................................................................................................ 45 00 15 ........................................................................................................................ 15 30 ........................................................................................................................ 45 00 16 ........................................................................................................................ 15 30 .... Entrevista con Julio Aguilera 45 00 17 .... 15 30 45 00
V 3 Seguimiento Comentar con Augusto, Flix y Clara los cambios previstos ............................................................................................................................ P 1 Plantilla Enviar informe a Cristina ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................
Emilio Carvez Ideas Clulo y D.E.S. Cortometrajes ao 97: junio - agosto +52 5 665 53 45 ............................................................................................................................ Ivn Inhiesta Encargar guin para prxima Divn Siete pelcula. +1 617 555 93 93 ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................
Planning
Actividad Categora/Observaciones
Aniversarios
Categora Descripcin
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18 .... Cena en "Asador Ramiro" para debatir aspectos relacionados con la 15

30 .... 45 00 19 .... 15 30 .... 45
pgina Web: Judit, Maribel, Emilio, Pablo y Robert
Pase privado Vdeo de presentacin ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................
Personal Cumpleaos de Toms ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................
enero 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 ........................................ 7 8 9 10 11 12 13 ........................................ 14 15 16 17 18 19 20 ........................................ 21 22 23 24 25 26 27 ........................................ 28 29 30 31 ........................................
febrero 1996 D L M M J V S 1 2 3 ........................................ 4 5 6 7 8 9 10 ........................................ 11 12 13 14 15 16 17 ........................................ 18 19 20 21 22 23 24 ........................................ 25 26 27 28 29 ........................................
marzo 1996 D L M M J V S 1 2 ........................................ 3 4 5 6 7 8 9 ........................................ 10 11 12 13 14 15 16 ........................................ 17 18 19 20 21 22 23 ........................................ 24 25 26 27 28 29 30 ........................................ 31
abril 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 ........................................ 7 8 9 10 11 12 13 ........................................ 14 15 16 17 18 19 20 ........................................ 21 22 23 24 25 26 27 ........................................ 28 29 30 ........................................
may o 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 ........................................ 5 6 7 8 9 10 11 ........................................ 12 13 14 15 16 17 18 ........................................ 19 20 21 22 23 24 25 ........................................ 26 27 28 29 30 31 ........................................
junio 1996 D L M M J V S 1 ........................................ 2 3 4 5 6 7 8 ........................................ 9 10 11 12 13 14 15 ........................................ 16 17 18 19 20 21 22 ........................................ 23 24 25 26 27 28 29 ........................................ 30

11/11/96 -- 14:0 6
jul o i 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 ........................................ 7 8 9 10 11 12 13 ........................................ 14 15 16 17 18 19 20 ........................................ 21 22 23 24 25 26 27 ........................................ 28 29 30 31 ........................................
agosto 1996 D L M M J V S 1 2 3 ........................................ 4 5 6 7 8 9 10 ........................................ 11 12 13 14 15 16 17 ........................................ 18 19 20 21 22 23 24 ........................................ 25 26 27 28 29 30 31 ........................................
septiembre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 7 ........................................ 8 9 10 11 12 13 14 ........................................ 15 16 17 18 19 20 21 ........................................ 22 23 24 25 26 27 28 ........................................ 29 30 ........................................
octubre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 ........................................ 6 7 8 9 1 0 11 12 ........................................ 13 14 15 16 17 18 19 ........................................ 20 21 22 23 24 25 26 ........................................ 27 28 29 30 31 ........................................
noviembre 1996 D L M M J V S 1 2 ........................................ 3 4 5 6 7 8 9 ........................................ 10 11 12 13 14 15 16 ........................................ 17 18 19 20 21 22 23 ........................................ 24 25 26 27 28 29 30 ........................................
diciembr e 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 7 ........................................ 8 9 10 11 12 13 14 ........................................ 15 16 17 18 19 20 21 ........................................ 22 23 24 25 26 27 28 ........................................ 29 30 31 ........................................
1996 L otus Development Corp.
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Relacin diaria a tres columnas

Imprime las citas y tareas de las secciones Agenda y Recordatorio comprendidas dentro del rango especificado, a razn de un da por pgina. Incluye adems una seccin denominada Tareas que puede emplearse para anotar comentarios o tareas.
Relacin diaria a tres columnas Agenda
Comienzo Fin Descripcin
lunes 11 de noviembre de 1996 Recordatorio

enero 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 ........................................ 7 8 9 10 11 12 13 ........................................ 14 15 16 17 18 19 20 ........................................ 21 22 23 24 25 26 27 ........................................ 28 29 30 31 ........................................ abril 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 ........................................ 7 8 9 10 11 12 13 ........................................ 14 15 16 17 18 19 20 ........................................ 21 22 23 24 25 26 27 ........................................ 28 29 30 ........................................ julio 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 ........................................ 7 8 9 10 11 12 13 ........................................ 14 15 16 17 18 19 20 ........................................ 21 22 23 24 25 26 27 ........................................ 28 29 30 31 ........................................ octubre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 ........................................ 6 7 8 9 10 11 12 ........................................ 13 14 15 16 17 18 19 ........................................ 20 21 22 23 24 25 26 ........................................ 27 28 29 30 31 ........................................ febrero 1996 D L M M J V S 1 2 3 ........................................ 4 5 6 7 8 9 10 ........................................ 11 12 13 14 15 16 17 ........................................ 18 19 20 21 22 23 24 ........................................ 25 26 27 28 29 ........................................ mayo 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 ........................................ 5 6 7 8 9 10 11 ........................................ 12 13 14 15 16 17 18 ........................................ 19 20 21 22 23 24 25 ........................................ 26 27 28 29 30 31 ........................................ agosto 1996 D L M M J V S 1 2 3 ........................................ 4 5 6 7 8 9 10 ........................................ 11 12 13 14 15 16 17 ........................................ 18 19 20 21 22 23 24 ........................................ 25 26 27 28 29 30 31 ........................................ noviembre 1996 L M M J V S 1 2 ........................................ 3 4 5 6 7 8 9 ........................................ 10 11 12 13 14 15 16 ........................................ 17 18 19 20 21 22 23 ........................................ 24 25 26 27 28 29 30 ........................................ D marzo 1996 D L M M J V S 1 2 ........................................ 3 4 5 6 7 8 9 ........................................ 10 11 12 13 14 15 16 ........................................ 17 18 19 20 21 22 23 ........................................ 24 25 26 27 28 29 30 ........................................ 31 junio 1996 D L M M J V S 1 ........................................ 2 3 4 5 6 7 8 ........................................ 9 10 11 12 13 14 15 ........................................ 16 17 18 19 20 21 22 ........................................ 23 24 25 26 27 28 29 ........................................ 30 septiembre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 7 ........................................ 8 9 10 11 12 13 14 ........................................ 15 16 17 18 19 20 21 ........................................ 22 23 24 25 26 27 28 ........................................ 29 30 ........................................ diciembre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 7 ........................................ 8 9 10 11 12 13 14 ........................................ 15 16 17 18 19 20 21 ........................................ 22 23 24 25 26 27 28 ........................................ 29 30 31 ........................................
lromero.OR3
07:30 10:00 13:00 16:30
08:30 10:30 14:00 18:00
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Desayuno en "Don Croissant" con Isabel, Beln yscar Reunin semanal de la plantilla
V P
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Seguimiento Comentar con Augusto, Flix yClara los cambios previstos
Almuerzo de negocios: beneficios anuales Entrevista con Julio Aguilera
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Plantilla Enviar informe aCristina
18:00
22:00
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Cena en "Asador Ramiro" para debatir aspectos relacionados con la pgina Web: Judit, Maribel, Emilio, Pablo yRobert
Tareas
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Apuntes diarios a tres columnas

Imprime las citas y tareas de las secciones Agenda y Recordatorio comprendidas dentro del rango especificado, a razn de un da por pgina. Incluye adems una seccin denominada Tareas que puede emplearse para anotar comentarios o tareas.
Apuntes diarios a tres columnas Agenda
Hora
15 30 Desayuno en "Don Croissant" con Isabel, Beln y scar .... 45 00 8 .... 15 30 ........................................................................................................... 45 00 9 ........................................................................................................... 15 45 00 Reunin semanal de la plantilla 10.... 15 30 ........................................................................................................... 45 00 15 30 45 00 15 45 30 ...........................................................................................................
lunes 11 d e noviembre de 1996 Recordatorio

enero 1996 L M M J V S 1 2 3 4 5 6 ........................................ 7 8 9 10 11 12 13 ........................................ 14 15 16 17 18 19 20 ........................................ 21 22 23 24 25 26 27 ........................................ 28 29 30 31 ........................................ D abril 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 ........................................ 7 8 9 10 11 12 13 ........................................ 14 15 16 17 18 19 20 ........................................ 21 22 23 24 25 26 27 ........................................ 28 29 30 ........................................ julio 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 ........................................ 7 8 9 10 11 12 13 ........................................ 14 15 16 17 18 19 20 ........................................ 21 22 23 24 25 26 27 ........................................ 28 29 30 31 ........................................ octubre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 ........................................ 6 7 8 9 10 11 12 ........................................ 13 14 15 16 17 18 19 ........................................ 20 21 22 23 24 25 26 ........................................ 27 28 29 30 31 ........................................ febrero 1996 D L M M J V S 1 2 3 ........................................ 4 5 6 7 8 9 10 ........................................ 11 12 13 14 15 16 17 ........................................ 18 19 20 21 22 23 24 ........................................ 25 26 27 28 29 ........................................ mayo 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 ........................................ 5 6 7 8 9 10 11 ........................................ 12 13 14 15 16 17 18 ........................................ 19 20 21 22 23 24 25 ........................................ 26 27 28 29 30 31 ........................................ agosto 1996 D L M M J V S 1 2 3 ........................................ 4 5 6 7 8 9 10 ........................................ 11 12 13 14 15 16 17 ........................................ 18 19 20 21 22 23 24 ........................................ 25 26 27 28 29 30 31 ........................................ noviembre 1996 D L M M J V S 1 2 ........................................ 3 4 5 6 7 8 9 ........................................ 10 11 12 13 14 15 16 ........................................ 17 18 19 20 21 22 23 ........................................ 24 25 26 27 28 29 30 ........................................ marzo 1996 L M M J V S 1 2 ........................................ 3 4 5 6 7 8 9 ........................................ 10 11 12 13 14 15 16 ........................................ 17 18 19 20 21 22 23 ........................................ 24 25 26 27 28 29 30 ........................................ 31 D junio 1996 D L M M J V S 1 ........................................ 2 3 4 5 6 7 8 ........................................ 9 10 11 12 13 14 15 ........................................ 16 17 18 19 20 21 22 ........................................ 23 24 25 26 27 28 29 ........................................ 30 septiembre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 7 ........................................ 8 9 10 11 12 13 14 ........................................ 15 16 17 18 19 20 21 ........................................ 22 23 24 25 26 27 28 ........................................ 29 30 ........................................ diciembre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 7 ........................................ 8 9 10 11 12 13 14 ........................................ 15 16 17 18 19 20 21 ........................................ 22 23 24 25 26 27 28 ........................................ 29 30 31 ........................................
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Descripcin
00 7 ...........................................................................................................
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3 1
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Seguimiento Comentar con Augusto, Flix y Clara los cambios previstos
Plantilla Enviar informe aCristina
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13.... Almuerzo de negocios: beneficios anuales

00 15 30 45 ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................
1996 Lotus Development Corp. 11/11/96 -- 14:07 E=Estado P=Prioridad
Tareas
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con la pgina Web: Judit, Maribel, Emilio, Pabloy Robert
Agenda, Recordatorio, Planning, Llamadas o Aniversarios mensuales

Los formatos mensuales de la Agenda imprimen las citas, y cualquier otra informacin reflejada, comprendida en el rango de fechas especificado, a razn de un mes por pgina. Este ejemplo contiene informacin reflejada de las secciones Recordatorio, Llamadas, Planning y Aniversarios. Los formatos mensuales para las secciones Recordatorio, Llamadas, Planning y Aniversarios muestran la informacin de la seccin concreta. Nota En Organizer los formatos se denominan Agenda mensual , Recordatorio mensual, Planning mensual, Llamadas mensuales y Aniversarios mensuales .
Agenda mensual 1 noviembre - 30, 1996
octubre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 ......................................... 6 7 8 9 10 11 12 ......................................... 13 14 15 16 17 18 19 ......................................... 20 21 22 23 24 25 26 ......................................... 27 28 29 30 31 ......................................... noviembre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 ......................................... diciembre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 7. ......................................... 8 9 10 11 12 13 14 . ......................................... 15 16 17 18 19 20 21. ......................................... 22 23 24 25 26 27 28. ......................................... . 29 30 31 .........................................
lromero.OR3
Agenda
domingo lunes martes mircoles jueves viernes sbado
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Proyecto Mercurio
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Proyecto Mercurio 10:00 Reunin semanal de la plantilla
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Proyecto Mercurio Proyecto Mercurio Proyecto Mercurio 11:30 Ultimar diseo del folleto Vspera de Todos los Santos 8:30 Revisar con Mario las 12:00 Jornadas de almuerzo: diapositivas para la presentacin 15:00 Reunin con Luz para decidir el modo de distribucin "Control del estrs" del presupuesto de los equipos
16:00 Debatir aspectos relativos 17:00 Partido de tenis a la produccin con el Director 21:30 Reunin de ex-alumnos de de fabricacin la Universidad 20:00 Cena de negocios con Guadalupe y Victoria
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12:00 Mercado de oportunidades
Enviar fax a Pablo a Congreso sobre WWW propsito de las ganancias 11:00 Preparar informe sobre anuales rendimiento de productos Congreso sobre WWW almacenados 10:00 Reunin semanal de la plantilla 11:30 Reunin para recopilaci n de ideas brillantes
Julia Zambrano +52 3 555 90 91 08:00 Videoconferencia con Victoria para discutir proyectos Congreso sobre WWW 12:00 Almuerzo - Conferencia: futuros Aspectos que determinan una comunicacin efectiva
Estudiar informes de la 17:00 Partido de tenis competencia Mar Romerales +52 5515 48 45 08:45 Preparar oferta sobre artculos almacenados
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09:00 Pintar la verja del jardn
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Marco +52 29 23 98 67 08:30 Reunin para trazar los objetivos de la actua l campaa
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Revisar la previsin de beneficios procedentes del extranjero Samuel Yuste +52 5776 10 06 11:30 Ultimar los detalles del anuncio televisivo 16:00 Reunin del comit directivo
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Comentar con Augusto, Reservar mesa para esta Flix y Clara los cambios noche en "Mariscos Teros" previstos Nuria +34 1335 78 45 Enviar informe a Cristina Carlos +34 81 59 0089 Emilio Carvez +52 5 665 53 45 09:30 Reunin con Carlos, Ivn Inhiesta +1 617 555 93 93 Cristina y Brbara: publicacin de hitos principales Pase privado 11:00 Reunin con ngela, Cumpleaos de Toms Marco, Flix e Isabel: 07:30 Desayuno en "Don Croissant" con Isabel, Beln y audicin de la banda sonora 17:00 Anlisis de presupuestos scar con Carmen, Jorge y Julia: 10:00 Reunin semanal de la proyecto Toronto plantilla 13:00 Almuerzo de negocios: beneficios anuales 16:30 Entrevista J. Aguilera
Escuchar la banda sonora 17:00 Partido de tenis una vez mezclada Manuela +52 2 9 88 90 09 08:00 Revisin de la maqueta del catlogo 14:00 Comit de tasacin 18:00 Cena con J. Herranz: estrategia de lanzamiento del producto
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14:00 Feria de muestras en Caracas
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Realizar informe trimestral Amando Nieto +52 29 88 61 14 Proyecto Atenea 10:00 Reunin semanal de la plantilla 10:30 Reunin para planificar nuestra representacin en la feria de muestras
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Roco +1 181 739 63 95 Proyecto Atenea 08:00 Rueda de prensa 13:00 Reunin de coordinacin 17:00 Discusin de la verificacin de rendimiento con Ana Lpez
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Enviar fechas de Proyecto Atenea impresin a Sebas! 11:30 Ultimar diseo del folleto Adriana +52 29 11 65 20 15:30 Explicacin de la futura promocin del producto a cargo 12:30 Almuerzo con A. Sanz: especificaciones del producto de prestigiosos expertos 14:00 Llamar al Departamento de ventas de Screen, S.A.
Jess Monegros +52 5 998 12 01 17:00 Partido de tenis 10:30 Reunin para planificar 20:00 Excursin a la sierra nuestra representacin en la feria de muestras 14:00 Comit de tasacin
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10:00 Cita en "Pez volador " con Juan y Brbara
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Pasar la revisin del automvil! Jess Monegros +52 5 998 12 01 14:00 Comit de tasacin
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17:00 Partido de tenis
Cumpleaos de Jess Congreso con 09:00 Revisin del programa Julia, Ismael y Cristina Diana +1 416 555 35 89 de fabricacin con Pilar 15:00 Videoconferencia mensual 10:00 Reunin semanal de la en la oficina central plantilla 16:00 Revisin: maqueta del catlogo
Esquema orientativo 08:00 Desayuno en "Don expuesto por Sr. Mrquez Croissant" Samuel Pintado +34 4 555 09 01 Mara y Norman 09:30 Actualizacin de la promocin para la siguiente campaa 14:00 Reunin del comit directivo
Pgina 1
Semanal de 2 pginas
Imprime las citas, y cualquier otra informacin reflejada en la seccin Agenda, comprendidas dentro del rango especificado, utilizando dos pginas para cada semana. Este ejemplo contiene informacin reflejada de las secciones Planning, Recordatorio y Llamadas.
Semanal de 2 pginas 11 noviembre - 13, 1996
oc tu bre 199 6 dici emb re 1 99 6 n ovi emb re 1 99 6 D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S 1 2 3 4 5 ........................................ 1 2 3 4 5 6 7 1 2 ........................................ ........................................ 6 7 8 9 10 1 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ........................................ 8 9 10 1 1 12 1 3 1 4 ........................................ ........................................ 13 1 4 15 1 6 17 1 8 1 9 10 11 1 15 1 6 17 1 8 19 2 0 2 1 2 13 1 4 1 5 1 6 ........................................ ........................................ ........................................ 22 2 3 24 2 5 26 2 7 2 8 20 2 1 22 2 3 24 2 5 2 6 ........................................ 1 7 18 19 20 2 1 2 2 23 ........................................ ........................................ 29 3 0 31 27 2 8 29 3 0 31 24 2 5 26 2 7 28 2 9 3 0 ........................................ ........................................ ........................................
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Semanal de 2 pginas
14 noviembre - 17, 1996

oc tu bre 199 6 n ovi emb re 1 99 6 dici emb re 1 99 6 D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S 1 2 3 4 5 ........................................ 1 2 3 4 5 6 7 1 2 ........................................ ........................................ 6 7 8 9 10 1 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ........................................ 8 9 10 1 1 12 1 3 1 4 ........................................ ........................................ 13 1 4 15 1 6 17 1 8 1 9 1 0 1 1 12 1 3 1 4 1 15 1 6 17 1 8 19 2 0 2 1 5 1 6 ........................................ ........................................ ........................................ 22 2 3 24 2 5 26 2 7 2 8 1 7 18 1 9 2 0 2 1 22 2 3 ........................................ 20 2 1 22 2 3 24 2 5 2 6 ........................................ ........................................ 29 3 0 31 24 2 5 26 2 7 28 2 9 3 0 ........................................ 27 2 8 29 3 0 31 ........................................ ........................................
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11 lunes
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14 jueves
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Comentar con Au gusto, Flix y Clar a los cambios previstos
Revisar la p revisi n d e ben eficios p roced entes del extranjero
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Enviar in forme a Cristin a
Samuel Yuste 1 1:30 1 6:00
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+52 5 776 10 06
Emilio Carvez +52 5 665 53 45 ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Ivn Inhiesta+ 1 617 555 93 93

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Pase p rivado
Ultimar los d etalles d el anun cio telev isivo Reunin del comit d irectivo
Cump lea os d e Toms
0 7:30 Desayun o en "Don Cro iss ant" co n Isab el, Beln y scar ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 1 0:00 Reunin semanal de la p lantilla ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 1 3:00 Almuerzo de n ego cios: beneficios anuales ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 1 6:30 Entrevista con Julio Agu ilera ...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
12 martes
15 v iernes
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Rerserv ar una mesa para e sta noche e n "Mariscos Teros" ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Nuria Mejuto +34 1 335 78 45
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Escu char la ban da sono ra una vez mezclad a ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... M anu ela Arco nes +52 29 88 90 09
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Carlos Castaed o +34 81 59 00 89 ...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

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0 8:00 1 4:00 1 8:00
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Revisin de la maq ueta del catlogo Comit de tasacin
0 9:30 1 1:00 1 7:00 1 7:30
Reunin co n Carlos, Cris tina y Brbara: p ublicacin de h itos prin cipales

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Cena c on J. Herranz: estrategia de lanzamien to del p rodu cto
Reunin co n ngela, Marco, Flix e Isabel: audicin de la ban da sono ra

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Anlisis de presup uestos co n Carmen, Jorge y Julia: p royecto To ronto Reunin co n Vladimir, Csar y Au gusto: p revisi n d e ben eficios para el primer trimestre
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13 mircoles
16 s bado
M arco Vilallon ga
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+52 29 23 98 67
1 7:00 Partido de ten is ...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

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0 8:30 Reunin para trazar los objetivo s de la a ctu al camp aa publicitaria ...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
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1996 Lo tus Development Corp. 11/ 11/ 96 - - 13: 17 P gi na 1
17 domingo
Feria de mu estras en Caracas 1 4:00 ...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

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1996 Lo tus Development Corp.
11/ 11/ 96 - - 13: 17
P gi na 2
Apuntes semanales
Imprime las citas de la seccin Agenda comprendidas dentro del rango de fechas especificado, a razn de una semana por pgina.
Relacin del Planning Planning
Inicio Fin Actividad Categora Observaciones
1/11 - 30/11/96
lromero.OR3
1/11/96 2/11/96 3/11/96 4/11/96 5/11/96 6/11/96 7/11/96 8/11/96 9/11/96 10/11/96 11/11/96 12/11/96 13/11/96 14/11/96 15/11/96 16/11/96 17/11/96 18/11/96 19/11/96 20/11/96 21/11/96 22/11/96 23/11/96 24/11/96 25/11/96 26/11/96 27/11/96 28/11/96 29/11/96 30/11/96 20/11/96 Proyecto Atenea Seguimiento Ultimar actualizaciones del proyecto 11/11/96 Pase privado Vdeo de presentacin 6/11/96 Congreso sobre WWW
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1996 Lotus Development Corp. 11/11/96 -- 14:37
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Pgina 1
Apuntes semana laborable

Imprime las citas de la seccin Agenda comprendidas dentro del rango de fechas especificado, a razn de una semana laborable (lunes a viernes) por pgina.
Apuntes semana laborable 11/11 - 15/11/96
octubre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 ........................................ 6 7 8 9 10 11 12 ........................................ 13 14 15 1 6 17 18 19 ........................................ 20 21 22 2 3 24 25 26 ........................................ 27 28 29 3 0 31 ........................................ noviembre 1996 D L M M J V S 1 2 ........................................ 3 4 5 6 7 8 9 ........................................ 10 11 12 13 14 15 16 ........................................ 17 18 19 2 0 21 22 23 ........................................ 24 25 26 2 7 28 29 30 ........................................ diciembre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 7 ........................................ 8 9 10 11 12 13 14 ........................................ 15 16 17 18 19 20 21 ........................................ 22 23 24 25 26 27 28 ........................................ 29 30 31 ........................................
lromero.OR3
Agenda
Hora lunes martes mircoles jueves viernes
11
15 30 45
12
13
14
15
00 7 .........................................................................................................................................................................................................................................................................
................ ................
.........................................................................................................................................................................................................................................................................
00 Revisin de la maqueta del ................ 8 ......................................................................................................................................................................................................................................................................... 15 30 45
catlogo
Reunin para fijar la estrategia a .........................................................................................................................................................................................................................................................................

00 9 ......................................................................................................................................................................................................................................................................... 15 30 45
seguir durante la siguiente campaa publicitaria
................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................
Pgina 1
Reunin con Carlos, Cristina y ......................................................................................................................................................................................................................................................................... Brbara:

00 Reunin semanal de la plantilla 10 ......................................................................................................................................................................................................................................................................... 15 30 45
.........................................................................................................................................................................................................................................................................
Reunin con ngela, Marco, 11 00 ......................................................................................................................................................................................................................................................................... Flix e Isabel: revisin de la
15 30 45
Ultimar los detalles del ......................................................................................................................................................................................................................................................................... anuncio televisivo
banda sonora
12 00 .........................................................................................................................................................................................................................................................................
15 30 45
.........................................................................................................................................................................................................................................................................
Almuerzo de negocios: 13 00 .........................................................................................................................................................................................................................................................................
15 30 45
beneficios anuales
.........................................................................................................................................................................................................................................................................
Comit de tasacin 14 00 ......................................................................................................................................................................................................................................................................... Discusin del presupuesto con
15 30 45 00 15 ......................................................................................................................................................................................................................................................................... 15 30 45 00 Reunin del comit directivo 16 ......................................................................................................................................................................................................................................................................... 15 30 Entrevista con Julio Aguilera ......................................................................................................................................................................................................................................................................... 45 00 17 ......................................................................................................................................................................................................................................................................... 15
Carmen, Jorge y Julia: proyecto
Toronto .........................................................................................................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................................................................................................
Reunin con Vladimir, Csar y .........................................................................................................................................................................................................................................................................

30 45
Augusto: previsin de beneficios
00 Cena en "Asador Ramiro" para Cena con J. Herranz: 18 ......................................................................................................................................................................................................................................................................... 15 30 45
......................................................................................................................................................................................................................................................................... Maribel, Emilio, Pablo y Robert

00 19 ......................................................................................................................................................................................................................................................................... 15 30 45 00 20 ......................................................................................................................................................................................................................................................................... 15 30 45 1996 Lotus Development Corp. 11/11/96 -- 13:12
debatir aspectos relacionados con la pgina Web: Judit,
estrategia de lanzamiento del producto
.........................................................................................................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................................................................................................
Calendario anual
Imprime un calendario de referencia de 12 meses correspondiente al ao especificado.
Calendario anual lunes 11 de noviembre de 1996 lromero.OR3
1996
enero 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 ........................................ 7 8 9 10 11 12 13 ........................................ 14 15 16 17 18 19 20 ........................................ 21 22 23 24 25 26 27 ........................................ 28 29 30 31 ........................................ abril 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 ........................................ 7 8 9 10 11 1 2 13 ........................................ 14 15 16 17 18 19 20 ........................................ 21 22 23 24 25 26 27 ........................................ 28 29 30 ........................................ julio 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 ........................................ 7 8 9 10 11 1 2 13 ........................................ 14 15 16 17 18 19 20 ........................................ 21 22 23 24 25 26 27 ........................................ 28 29 30 31 ........................................ octubre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 ........................................ 6 7 8 9 10 11 12 ........................................ 13 14 15 16 17 18 19 ........................................ 20 21 22 23 24 25 26 ........................................ 27 28 29 30 31 ........................................ febrero 1996 D L M M J V S 1 2 3 ........................................ 4 5 6 7 8 9 10 ........................................ 11 12 13 14 15 16 17 ........................................ 18 19 20 21 22 23 24 ........................................ 25 26 27 28 29 ........................................ mayo 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 ........................................ 5 6 7 8 9 10 11 ........................................ 12 13 14 15 16 17 18 ........................................ 19 20 21 22 23 24 25 ........................................ 26 27 28 29 30 31 ........................................ agosto 1996 D L M M J V S 1 2 3 ........................................ 4 5 6 7 8 9 10 ........................................ 11 12 13 14 15 16 17 ........................................ 18 19 20 21 22 23 24 ........................................ 25 26 27 28 29 30 31 ........................................ noviembre 1996 D L M M J V S 1 2 ........................................ 3 4 5 6 7 8 9 ........................................ 10 11 12 13 14 15 16 ........................................ 17 18 19 20 21 22 23 ........................................ 24 25 26 27 28 29 30 ........................................ marzo 1996 D L M M J V S 1 2 ........................................ 3 4 5 6 7 8 9 ........................................ 10 11 12 13 14 15 16 ........................................ 17 18 19 20 21 22 23 ........................................ 24 25 26 27 28 29 30 ........................................ 31 junio 1996 D L M M J V S 1 ........................................ 2 3 4 5 6 7 8 ........................................ 9 10 11 12 13 14 15 ........................................ 16 17 18 19 20 21 22 ........................................ 23 24 25 26 27 28 29 ........................................ 30 septiembre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 7 ........................................ 8 9 10 11 12 13 14 ........................................ 15 16 17 18 19 20 21 ........................................ 22 23 24 25 26 27 28 ........................................ 29 30 ........................................ diciembre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 7 ........................................ 8 9 10 11 12 13 14 ........................................ 15 16 17 18 19 20 21 ........................................ 22 23 24 25 26 27 28 ........................................ 29 30 31 ........................................
11/11/96 -- 13:02
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Informe de estado
Imprime las tareas de la seccin Recordatorio atendiendo a su estado (cumplidas, vencidas, pendientes y futuras), comprendidas dentro del rango de fechas especificado.
Informe de estado
octubre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 ......................................... 6 7 8 9 10 11 12 ......................................... 13 14 15 16 17 18 19 ......................................... 20 21 22 23 24 25 26 ......................................... 27 28 29 30 31 .........................................
1/11 - 29/11/96
noviembre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 ......................................... diciembre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 7 . ......................................... 8 9 10 11 12 13 14 . ......................................... 15 16 17 18 19 20 21 . ......................................... 22 23 24 25 26 27 28 . ......................................... . 29 30 31 .........................................
lromero.OR3
Recordatorio
Inicio Vencimiento E P Categora Descripcin
4/11/96 6/11/96 11/11/96 11/11/96 12/11/96 14/11/96 15/11/96 18/11/96 21/11/96 25/11/96 29/11/96
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7/11/96 8/11/96
2 2 3 1 3 1 1 3 2 1 1
Presupuesto
Enviar fax a Pablo a propsito de las ganancias del tercer trimestre Estudiar informes de la competencia
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11/11/96 11/11/96 12/11/96 14/11/96 15/11/96 18/11/96 22/11/96 11/25/96 29/11/96
V P F F F F F F F
Seguimiento Plantilla
Comentar con Augusto, Flix y Clara los cambios previstos Enviar informe aCristina
Personal
Reservar mesa para esta noche en "Mariscos Teros"
Seguimiento Proyectos Proyectos
Revisar la previsin de beneficios procedentes del extranjero Escuchar la banda sonora una vez mezclada Realizar informe trimestral
Seguimiento
Enviar fechas de impresin a Sebas!
A. pendientes Personal
Congreso con Julia, Ismael y Cristina Pasar la revisin del automvil!
11/11/96 -- 09:24
E=Estado P=Prioridad
Pgina 1
Relacin del recordatorio

Imprime las tareas de la seccin Recordatorio ordenadas por fecha, estado, categora o prioridad. Este ejemplo muestra las tareas que se imprimen para un determinado rango de fechas.
Relacin del recordatorio
octubre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 ......................................... 6 7 8 9 10 11 12 ......................................... 13 14 15 16 17 18 19 ......................................... 20 21 22 23 24 25 26 ......................................... 27 28 29 30 31 .........................................
1/11 - 25/11/96
noviembre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 ......................................... diciembre 1996 D L M M J V S . 1 2 3 4 5 6 7 ..................................... .... 8 9 10 11 12 1 3 14 . ......................................... 15 16 17 18 19 20 21 . ......................................... 22 23 24 25 26 27 28 . ......................................... . 29 30 31 .........................................
lromero.OR3
Recordatorio
Inicio Vencimiento E P Categora Descripcin
1/11/96 2/11/96 3/11/96 4/11/96 5/11/96 6/11/96 7/11/96 8/11/96 9/11/96 10/11/96 11/11/96 12/11/96 13/11/96 14/11/96 15/11/96 16/11/96 17/11/96 18/11/96 19/11/96 20/11/96 21/11/96 22/11/96 23/11/96 24/11/96 25/11/96
......................................................................................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................................................................................... 4/11/96 2 Presupuestos Enviar fax a Pablo a propsito de las ganancias del tercer trimestre ......................................................................................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................................................................................... 8/11/96 3 Estudiar informes de la competencia ......................................................................................................................................................................................................................................................... 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11/11/96 V 3 Seguimiento Comentar con Augusto, Flix y Clara los cambios previstos ......................................................................................................................................................................................................................................................... 11/11/96 P 1 Plantilla Enviar informe aCristina 12/11/96 F 3 Personal Reservar mesa para esta noche en "Mariscos Teros" ......................................................................................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................................................................................... 14/11/96 F 1 Seguimiento Revisar la previsin de beneficios procedentes del extranjero ......................................................................................................................................................................................................................................................... 15/11/96 F 1 Proyectos Escuchar la banda sonora una vez mezclada ......................................................................................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................................................................................... 18/11/96 F 3 Proyectos Realizar informe trimestral ......................................................................................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................................................................................... 22/11/96 F 2 Seguimiento Enviar fechas de impresin a Sebas! ......................................................................................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................................................................................... 25/11/96 F 1 A. pendientes Congreso con Julia, Ismael y Cristina .........................................................................................................................................................................................................................................................
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1996 Lotus Development Corp. 11/11/96 -- 13:18 E=Estado P=Prioridad
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Pgina 1
Tarjeta de direccin
Imprime las direcciones de la oficina y particular as como los nmeros de telfono de la seccin Directorio que pertenezcan al rango especificado; pueden ordenarse por apellido, empresa, categora o el campo que se seleccione. En este ejemplo se han ordenado por apellidos.
Tarjeta de direccin Directorio A Almendros, Srta. Beatriz
Oficina Particular ..................................................................................
Alm - Her
D Domnech, Srta. Montserrat

Oficina Particular ................................................................................. .
Srta. Beatriz Almendros
..................................................................................
Srta. Montserrat Domnech
..................................................................................
Directora de ventas Empresas BA y asociados Paseo del Libertador 220 Guadalajara, Jalisco 54367
..................................................................................
Tel 1 Fax
Avenida Benito Jurez 290 Guadalajara, Jalisco 54369

..................................................................................
Tel 1 Fax Ext
+52 3 654 12 23 +52 3 654 12 00
+52 3 654 00 03
Coordinadora de produccin Producciones Asociadas Avenida Diagonal 118 Oficina 23 Barcelona 08118 Espaa
..................................................................................
Tel 1
Avda. de Salvador Dal 28 Apartamento 24 Manresa, Barcelona 08190 Espaa

Ext
+34 3 678 9 1 02 +34 3 678 9 3 40
123
.................................................................................
Tel 1 Fax
+34 3 220 7 6 67 +34 3 220 7 9 02
Arcones, Sra. Manuela

Oficina Sra. Manuela Arcones Particular .................................................................................. ..................................................................................
Fax
Secretaria Fungibles MB Paseo California 8 Veracruz, Veracruz 34896

..................................................................................
Tel 1 Fax
E Estrada, Sr. Juan

Veracruz, Veracruz 34890

..................................................................................
Tel 1 Fax Ext
+52 2 9 88 90 09 +52 2 9 88 90 00
+52 2 9 89 02 15
Mr. Juan Estrada .................................................................................. Director de ventas Aqua 78 El Way Caugus, Puerto Rico 00621
..................................................................................
I Gallante Way Caugus, Puerto Rico 00631

.................................................................................
Tel 1 Fax
B Buenda, Sr. Ricardo

Tel 1 Fax
+1 80 9 555 90 08 +1 80 9 555 56 00
Ext
+1 80 9 555 00 87 +1 80 9 555 00 91
Sr. Ricardo Buenda
..................................................................................
Director General Cubiertas y Revestimientos Paseo de Castilla 204 Ciempozuelos, Madrid 28075
..................................................................................
Tel 1 Fax
F Fernndez, Sra. Mara

Oficina Particular ................................................................................ ..
Plaza de San Roque 16 Alcobendas, Madrid 28011 Espaa

..................................................................................
Tel 1 Fax Ext
Sra. Mara Fernndez
..................................................................................
+34 1 445 9 0 09 +34 1 445 9 0 10
245
+34 1 546 10 09 +34 1 546 11 90
C Carvez, Sr. Emilio

Presidenta Producciones Asociadas Coln 1 14 Oficina 44 Pedraza, Segovia 35003 Espaa

..................................................................................
Tel 1 Fax
Serrana de Cuenca 1 Segovia 35003 Espaa
+34 21 67 78 89 +34 21 67 78 77
Ext
123
................................................................................
Tel 1 Fax
..
+34 2 1 42 00 15 +34 2 1 42 00 17
Sr. Emilio Carvez .................................................................................. Director Clulo y D.E.S. Jos de San Martn 90 Mxico, D.F. 38402
..................................................................................
Tel 1 Fax
Zacatecas 66 Mxico, D.F. 35767

..................................................................................
Tel 1 Fax Ext
G Gonzlez, Sr. Benito

Oficina Particular ................................................................................ ..
+52 5 665 5 3 45 +52 5 665 5 4 45
+52 5 887 9 9 78
Sr. Benito Gonzlez
..................................................................................
Castaedo, Dr. Carlos

Jefe de ventas La Oca, S.A. de C.V. Chapultepec 230 Mxico, D.F. 38402
..................................................................................
Tel 1 Fax
Coyoacn 45 Apartamento 4 Mxico, D.F. 38402

................................................................................
Tel 1 Fax
..
Dr. Carlos Caballero Antroplogo
..................................................................................
+52 5 886 6 7 75 +52 5 886 6 9 05
Ext
+52 5 933 44 55
Universidade de Santiago de Compostela Praza do Obradoiro s/n Santiago de C., A Corua, 12007 Espaa
..................................................................................
Tel 1 Fax
H
..................................................................................
Tel 1 Fax
+34 81 59 00 89 +34 81 59 00 00
Ext
557
Herrera, Sr. Cristbal

Sr. Cristbal Herrera .................................................................................. Presidente Sinergia Ltd. Marie Curie 28 Port charles, NY 10022
..................................................................................
Tel 1 Fax
107 Emerald Street Port Charles, NY 10022

.................................................................................
Tel 1 Fax
+1 403 69 9 82 23 +1 403 69 9 82 24
Ext
+1 40 3 645 67 98
11/11/96 -- 13:59
Pgina 1
Tarjeta de contacto
Imprime la siguiente informacin del rango especificado de la seccin Directorio: telfonos de la oficina y particular, fax y direccin de correo electrnico; puede ordenarse por apellidos, empresa, categora o por el campo que se seleccione. En este ejemplo se ha ordenado por apellidos.
Tarjeta de contacto Directorio A Almendros, Srta. Beatriz
Tel 1
Alm - Jus
F Fernndez, Sra. Mara

Tel 1 Fax
Srta. Beatriz Almendros

Tel 1 Tel 2 Fax E-mail
..................................................................................
Sra. Mara Fernndez

Tel 1 Fax E-mail
..................................................................................
+52 3 654 12 23 +52 3 654 12 02 +52 3 654 12 00 BAlmen@CP.me
+52 3 654 00 03
+34 21 67 78 89 +34 21 67 78 77 MFernandez@PAS.es
+34 21 42 00 15 +34 21 42 00 17
G
Particular ..................................................................................
Tel 1

Oficina Sra. Manuela Arcones
Tel 1 Fax E-mail
Gonzlez, Sr. Benito

Tel 1
..................................................................................
+52 29 88 90 09 +52 29 88 90 00 MArcones@MB.me
+52 29 89 02 15
Sr. Benito Gonzlez

Tel 1 Tel 2
..................................................................................
+52 5 886 67 75 +52 5 890 21 55 +52 5 886 69 05 BGonzalez@LOC.me
+52 5 933 44 55

Tel 1
Fax E-mail
H Herrera, Sr. Cristbal

Tel 1 Tel 2
Sr. Ricardo Buenda

..................................................................................
+34 1 445 90 09 +34 1 445 91 24 +34 1 445 90 10 RBuendia@CYR.es
Ext
245
+34 1 546 10 09 +34 1 445 11 90
Sr. Cristbal Herrera

Fax Tel 1
..................................................................................
+1 403 699 82 23 +1 403 699 82 24 CrisHer@AOL.com
+1 403 645 67 98 +1 403 649 34 42

Tel 1 E-mail
Fax E-mail
I Inhiesta, Sr. Ivn

Tel 1
Sr. Emilio Carvez

Tel 1 Fax
..................................................................................
+52 5 665 53 45 +52 5 665 54 45
+52 5 887 99 78 ECarvez@SanJuan
Sr. Ivn Inhiesta

Tel 1
..................................................................................
Castaedo, Dr. Carlos

+1 617 555 93 93 +1 617 555 93 94
Fax
Dr. Carlos Castaedo

Tel 1 Fax
..................................................................................
+34 81 59 00 89 +34 81 59 00 00
Ext
557
J Justino, Sr. Salvador

Tel 1
D Domnech, Srta. Montserrat

Oficina Particular
Sr. Salvador Justino

Tel 1 Tel 2 Fax
..................................................................................
+34 49 22 98 13 +34 49 23 00 56 +34 49 22 98 13
+34 49 22 00 33
Srta. Montserrat Domnech

..................................................................................
..................................................................................
Tel 1
+34 3 678 91 02 +34 3 678 91 22 +34 3 678 93 40 MontseD@PAS.es
Ext
123
+34 3 220 76 67 +34 3 220 79 02
Fax
E Estrada, Sr. Juan

Tel 1
Sr. Juan Estrada ..................................................................................

+1 809 555 90 08 +1 809 555 90 01 +1 809 555 56 00 JEstrada@NU.com
+1 809 555 00 87 +1 809 555 00 91
Fax
11/11/96/ -- 10:38
Pgina 1
Tarjeta de direccin completa

Imprime la informacin laboral y particular ms relevante de la seccin Directorio perteneciente al rango especificado; puede ordenarse por apellidos, empresa, categora o por el campo que se seleccione. En este ejemplo se ha ordenado por apellidos.
Tarjeta de direccin completa Directorio A Almendros, Srta. Beatriz
Oficina Particular .............................................................................
Alm - Car

Srta. Beatriz Almendros Directora de ventas
.............................................................................
Sr. Ricardo Buenda Director General
.............................................................................
Empresas BA y asociados Paseo del Libertador 220 Guadalajara, Jalisco 54367

.............................................................................

.............................................................................
Tel 1 Tel 2 Fax E-mail Ext
Cubiertas y Revestimientos Paseo de Castilla 204 Ciempozuelos, Madrid 28075

.............................................................................
Plaza de San Roque 16 Alcobendas, Madrid 28011 Espaa

.............................................................................
+52 3 654 12 23 +52 3 654 12 02 +52 3 654 12 00 BAlmen@CP.me
+52 3 654 00 03
+34 1 445 90 09 +34 1 445 91 24 +34 1 445 90 10 RBuendia@CYR.es
Ext
245
+34 1 546 10 09 +34 1 546 11 90
.............................................................................
.............................................................................
[Sin usar1] [Sin usar2] Cnyuge Hijos
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Alejandro Borges Alicia y Esteban

............................................................................. Categora .............................................................................
Susana Cervantes
.............................................................................
Categora Plantilla
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Solicit el traslado desde la oficina de Bogot en Mayo de 1996. Amplia experiencia en ventas a pequeos comerciantes.
Encargado de crear presentaciones multimedia.


Sra. Manuela Arcones Secretaria
.............................................................................
Mr. Emilio Carvez Director Veracruz, Veracruz 34980

.............................................................................
Tel 1 Tel 2 Ext
.............................................................................
Fungibles MB Paseo California 8 Veracruz, Veracruz 34896

.............................................................................
+52 29 88 90 09 +52 29 88 90 00 MArcones@MB.me
+52 29 89 02 15
Clulo y D.E.S. Jos de San Martn 90 Mxico, D.F. 38402

.............................................................................
Zacatecas 66 Mxico, D.F. 35767

.............................................................................
Tel 1 Tel 2 Ext
+52 5 665 53 45 +52 5 665 54 45
+52 5 887 99 78
Fax E-mail
.............................................................................
.............................................................................
Fax E-mail
.............................................................................
Ayudante
............................................................................. ............................................................................. .............................................................................
ECarvez@SanJuan
Cristian Bahuer
.............................................................................
Categora
............................................................................. ............................................................................. Categora Cliente ............................................................................. ............................................................................. .............................................................................
Seguimiento
Supervisin general y asuntos financieros
Grandes conocimientos de ofimtica. Idiomas: ingls, francs, alemn y ruso.
11/11/96 -- 10:59
Pgina 1
Listn telefnico
Imprime los nmeros de telfono de la oficina y particulares principales de la seccin Directorio, pertenecientes al rango especificado; pueden ordenarse por apellidos, empresa, categora o por el campo que se seleccione. En este ejemplo se han ordenado por apellidos.
Listn telefnico Directorio
Nombre Oficina Particular
.................................................................................................... ....................
Alm - Zam
A Almendros, Srta. Beatriz Ext +52 3 654 00 03 +52 3 654.................................................................................................... 12 23 .................................................................................................... Ext Arcones, Sra. Manuela +52 29 88 90 09 +52 29 89 02 15 B Buenda, Sr. Ricardo +34 1 445 90 09
Ext
245
+34 1 546 10 09
C Carvez, Sr. Emilio Ext +52 5 887 99 78 + 52 5 665.................................................................................................... 53 45 .................................................................................................... Ext 557 Castaedo, Dr. Carlos +34 81 59 00 89 D Domnech, Srta. Montserrat E Estrada, Sr. Juan F Fernndez, Sra. Mara +34 3 678 91 02 +1 809 555 90 08 +34 21 67 78 89 +52 5 886 67 75 +1 403 699 82 23 +1 617 555 93 93 +34 49 22 98 13
Ext
....................................................................................................
....................
123
+34 3 220 76 67 +1 809 555 00 87 +34 21 42 00 15 +52 5 933 44 55 +1 403 645 67 98
Ext
Ext
G Gonzlez, Sr. Benito H Herrera, Sr. Cristbal I Inhiesta, Sr. Ivn
Ext
Ext
Ext
J Justino, Sr. Salvador K Kendall, Sr. Michael
Ext
+34 49 22 00 33 +1 617 555 34 56
Ext
L Lpez, Sra. Aurora Ext +52 5 715 76 02 +52 5 768.................................................................................................... 89 09 .................................................................................................... Ext Luzn, Sr. Roberto +52 5 880 02 15 +52 5 890 00 05 M Mejuto, Srta. Nuria N Nieto, Sr. Amando O Oliva, Sra. Piedad P Pintado, Sr. Samuel Q Quiroga, Sra. Juana R Romerales, Dra. Mar +52 29 88 61 14 +52 29 15 33 09 +34 4 555 09 01 +52 3 335 90 63 +52 5 515 48 45
Ext
....................................................................................................
....................
+34 1 335 78 45 +52 29 88 62 90 +52 29 25 01 09 +34 4 555 46 13
Ext
Ext
Ext
Ext
Ext
S Setin, Sta. Adriana Ext 21 +52 29 11 66 85 +52 29 11.................................................................................................... 65 20 .................................................................................................... Ext Snaider, Sr. Anatoli +52 5 335 00 76 +52 5 335 01 15 T Timonel, Sr. Germn +34 21 23 34 09
Ext
....................................................................................................
....................
+34 21 18 86 54 +52 5 334 98 76
U Uceda, Srta. ngela V Vilallonga, Sr. Marco W Washington, Sra. Casandra Y Yuste, Sr. Samuel Z # Zambrano, Srta. Julia +52 29 23 98 67 +1 416 555 35 89 +52 5 776 10 06 +52 3 555 90 91
Ext
Ext
Ext
+1 416 555 32 51 +52 5 770 00 01 +52 3 555 15 91

.................................................................................................... .................................................................................................... .................................................................................................... .................................................................................................... .................................................................................................... .................................................................................................... .................................................................................................... .................................................................................................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... ....................
Ext
Ext
.................................................................................................... .................................................................................................... .................................................................................................... .................................................................................................... .................................................................................................... .................................................................................................... .................................................................................................... ....................................................................................................
Ext .................................................................................................... .................................................................................................... .................................................................................................... .................................................................................................... .................................................................................................... .................................................................................................... .................................................................................................... ....................................................................................................
11/11/96 -- 09:33
Pgina 1
Tarjeta de direccin (Rolodex)

Imprime las direcciones de la oficina y particulares, as como los nmeros de telfono de la seccin Directorio, pertenecientes al rango especificado, en tarjetas Rolodex.
Almendros, Sta. Beatriz
Oficina Particular
Directora de ventas Empresas BA y asociados Paseo del Libertador 220 Guadalajara, Jalisco 54367
.........................................................................................
Tel 1 Tel 2 Fax E-mail .........................................................................................
+52 3 654 12 23 +52 3 654 15 02 +52 3 654 12 00 BAlmen @CP.me
E xt Tel 1 Tel 2 Fax E-mail
+52 3 654 00 03
Sobre (y Sobre internacional)

Imprime las direcciones postales de la oficina o particulares de la seccin Directorio, empleando un sobre para cada uno de los nombres especificados.
Srta. Beatriz Almendros Directora de ventas Empresas BA y asociados Paseo del Libertador 220 54357 Guadalajara, Jalisco Mxico
Etiqueta (y Etiqueta internacional)

Imprime las direcciones postales de la oficina o particulares del rango especificado de la seccin Directorio, a razn de un contacto por etiqueta.
Srta. Beatriz Almendros Empresas BA y asociados Paseo del Libertador 220 54367, Guadalajara Jalisco Sr. Ricardo Buenda Cubiertas y Revestimientos Paseo de Castilla 204 28075 Ciempozuelos Madrid Sra. Manuela Arcones Fungibles MB Paseo California 8 34896 Veracruz Veracruz
Tarjeta de llamadas
Imprime informacin relativa a las llamadas de las seccin Llamadas perteneciente al rango especificado; puede ordenarse por fecha, nombre, empresa o categora. En este ejemplo la informacin est ordenada por nombre.
Tarjeta de llamadas Llamadas Arcones, Manuela
Llamar a Manuela re: promocin de la siguiente campaa publicitaria ....................................................................................................................................... Manuela Arcones Recado Fungibles MB Promociones ....................................................................................................................................... 15/11/96 16:45 ....................................................................................................................................... +52 29 88 90 09
Alm-Zam
Nieto, Amando
Averiguar si han recibido ya el envo. ................................................................................................................................. ...... Amando Nieto No contest a Industrias San Telmo ................................................................................................................................. ...... 18/11/96 17:00 ................................................................................................................................. ...... +52 29 88 61 14
Carvez, Emilio
Cortometrajes ao 97: junio - agosto ....................................................................................................................................... Emilio Carvez No contesta Clulo y D.E.S. Ideas ....................................................................................................................................... 11/11/96 11:30 ....................................................................................................................................... +52 5 665 53 45
Pintado, Samuel
Discutidos los aspectos ms relevantes de la campaa publicitaria. ................................................................................................................................. ...... Samuel Pintado Contestada Comercial de Pergaminos Cliente ................................................................................................................................. ...... 27/11/96 13:30 ................................................................................................................................. ...... +34 4 555 09 01
Castaedo, Carlos
Documentos de inters: ver artculo publicado en Investigacin y Ciencia el 12/9/96 ....................................................................................................................................... Carlos Castaedo Llamar ms tarde Universidade de Santiago de Compostela ....................................................................................................................................... 2/11/96 12:00 ....................................................................................................................................... +34 81 59 00 89
Romerales, Mar
Llamar de nuevo re: modificaciones en el cuarto de estar. ................................................................................................................................. ...... Mar Romerales Recado Personal ................................................................................................................................. ...... 8/11/96 13:00 ................................................................................................................................. ...... +52 5 515 48 45
De Silvio, Roco
Ultimar detalles de nuestro prximo viaje a Creta. ....................................................................................................................................... Roco De Silvio Me llamar Vacaciones ....................................................................................................................................... 19/11/96 14:30 ....................................................................................................................................... +1 181 739 6395
Setin, Adriana
Llamar para confirmar la cuanta de la fianza. ................................................................................................................................. ...... Adriana Setin Contestada RINGU, S.A. ................................................................................................................................. ...... 21/11/96 16:10 ................................................................................................................................. ...... +52 29 11 65 20
Inhiesta, Ivn
Encargar guin para prxima pelcula. ....................................................................................................................................... Ivn Inhiesta Prevista Divn Siete ....................................................................................................................................... 11/11/96 15:00 ....................................................................................................................................... +1 617 555 93 93
Vilallonga, Marco
Necesita obtener informacin con la que sorprender a la competencia. ...... ................................................................................................................................. Marco Vilallonga Recado Investigaciones Quanto ................................................................................................................................. ...... 13/11/96 11:30 ................................................................................................................................. ...... +52 29 23 98 67
Monegros, Jess
Interesado en microfilmar la documentacin del proyecto Atenea. ....................................................................................................................................... Jess Monegros Recado TVACM ....................................................................................................................................... 22/11/96 16:00 ....................................................................................................................................... +52 5 998 12 01 Llamada para confirmar la entrevista prevista para el 23 de diciembre. ....................................................................................................................................... Jess Monegros TVACM ....................................................................................................................................... 29/11/96 18:15 ....................................................................................................................................... +52 5 998 12 01
Washington, Casandra
Solucionar los asuntos legales del contrato. ................................................................................................................................. ...... Casandra Washington Llamar ms tarde Asesores Fiscales ................................................................................................................................. ...... 25/11/96 14:30 ................................................................................................................................. ...... +1 416 555 35 89
Yuste, Samuel
Seguimiento de la campaa publicitaria. ...... ................................................................................................................................. Samuel Yuste Recado Servicios Mercantiles Promociones ................................................................................................................................. ...... 14/11/96 16:45 ................................................................................................................................. ...... +52 5 770 00 01
Mejuto, Nuria
Llamada re: nuevos sistemas para control de almacenes. Las diapositivas explicativas estarn listas el viernes. ....................................................................................................................................... Nuria Mejuto Seguimiento Dancing Pixels Promociones, Ideas ....................................................................................................................................... 12/11/96 09:30 ....................................................................................................................................... +34 1 335 78 45
Zambrano, Julia
Necesita confirmar el nmero de asistentes a la cena del viernes. Julia Zambrano Prevista ...... ................................................................................................................................. 6/11/96 09:00 ................................................................................................................................. ...... +52 3 555 90 91 ................................................................................................................................. ......
11/11/96 -- 11:05
Pgina 1
Relacin de llamadas
Imprime la informacin de la seccin Llamadas comprendida dentro del rango especificado; puede ordenarse por fecha, nombre, empresa o categora. En este ejemplo las llamadas estn ordenadas por fecha.
Relacin de llamadas 6/11 - 21/11/96
octubre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 ........................................ 6 7 8 9 10 11 12 ........................................ 13 14 15 1 6 17 18 19 ........................................ 20 21 22 2 3 24 25 26 ........................................ 27 28 29 3 0 31 ........................................ noviembre 1996 D L M M J V S 1 2 ........................................ 3 4 5 6 7 8 9 ........................................ 10 11 12 1 3 14 15 16 ........................................ 17 18 19 2 0 21 22 23 ........................................ 24 25 26 2 7 28 29 30 ........................................ diciembre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 7 ........................................ 8 9 10 11 12 13 14 ........................................ 15 16 17 18 19 20 21 ........................................ 22 23 24 25 26 27 28 ........................................ 29 30 31 ........................................
lromero.OR3
Llamadas
Fecha 6/11/96 Hora 09:00 Persona/Nmero de telfono Julia Zambrano Empresa Estado Prevista Categora/Observaciones Necesita confirmar el nmero de asistentes a la cena del +52 3 555 90 91 viernes. .............................................................................................................................................................................................................................................................. 7/11/96 8/11/96
............ ............
..............................................................................................................................................................................................................................................................
13:00 Mar Romerales Recado Personal
+52 5 515 48 45 Llamar de nuevo re: modificaciones en el cuarto de estar. ............ .............................................................................................................................................................................................................................................................. 9/11/96 10/11/96 11/11/96
.............................................................................................................................................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................................................................................................................................
11:30 15:00 Emilio Carvez Clulo y D.E.S. No contesta Ideas +52 5 665 53 45 Cortometrajes ao 97: junio - agosto .............................................................................................................................................................................................................................................................. Ivn Inhiesta Divn Siete Prevista Encargar guin para prxima pelcula. +1 617 555 93 93 ..............................................................................................................................................................................................................................................................
............ ............ ............ ............
12/11/96
Promociones, Ideas Llamada re: nuevos sistemas para control de almacenes. Las diapositivas explicativas estarn listas el viernes. .............................................................................................................................................................................................................................................................. ............ 12:00 Carlos Castaedo Universidade de Santiago de Compostela Llamar ms tarde Documentos de inters: ver artculo publicado en +34 81 59 00 89 Investigacin y Ciencia el 12/9/96 .............................................................................................................................................................................................................................................................. ............ 11:30 Marco Vilallonga Investigaciones Quanto Recado Necesita obtener informarcin con la que sorprender a +52 29 23 98 67 la competencia. ..............................................................................................................................................................................................................................................................
09:30
Nuria Mejuto +34 1 335 78 45
Dancing Pixels
Seguimiento
13/11/96
............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ........... ........... ........... ........... ........... ........... ........... ........... ........... ........... ........... ........... ...........
14/11/96
16:45
Samuel Yuste
Servicios Mercantiles
Recado
Promociones
+52 5 776 10 06 Seguimiento de la campaa publicitaria. .............................................................................................................................................................................................................................................................. 15/11/96 16:45 Manuela Arcones Fungibles MB Recado Promociones +52 29 88 90 09 Llamar a Manuela re: promocin siguiente campaa. .............................................................................................................................................................................................................................................................. 16/11/96 17/11/96 18/11/96
.............................................................................................................................................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................................................................................................................................
17:00 Amando Nieto Industrias San Telmo No contesta Averiguar si han recibido ya el envo. +52 29 88 61 14 ..............................................................................................................................................................................................................................................................
19/11/96
Roco DeSilvio Me llamar Ultimar detalles de nuestro prximo viaje a Creta +1 181 739 6395 ..............................................................................................................................................................................................................................................................
14:30
20/11/96 21/11/96
..............................................................................................................................................................................................................................................................
16:10 Adriana Setin RINGU, S.A. Contestada Llamar para confirmar la cuanta de la fianza.
.............................................................................................................................................................................................................................................................. +52 29 11 65 20 .................................................................................................................................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................................................................................................................................................
Pgina 1
Relacin del Planning

Imprime informacin relativa a las actividades, incluidas las notas, perteneciente al rango de fechas especificado de la seccin Planning.
Relacin del Planning Planning
Inicio Fin Actividad Categora Observaciones
1/11 - 30/11/96
lromero.OR3
1/11/96 2/11/96 3/11/96 4/11/96 5/11/96 6/11/96 7/11/96 8/11/96 9/11/96 10/11/96 11/11/96 12/11/96 13/11/96 14/11/96 15/11/96 16/11/96 17/11/96 18/11/96 19/11/96 20/11/96 21/11/96 22/11/96 23/11/96 24/11/96 25/11/96 26/11/96 27/11/96 28/11/96 29/11/96 30/11/96 20/11/96 Proyecto Atenea Seguimiento Ultimar actualizaciones del proyecto 11/11/96 Pase privado Vdeo de presentacin 6/11/96 Congreso sobre WWW
.................................................................................................................................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................................................................................................................................................

. . .
Pgina 1
Planning trimestral
Imprime una vista grfica de las actividades de la seccin Planning comprendidas dentro del trimestre seleccionado.
Planning trimestral Planning
D L M 1 M 2 J 3 V 4 S 5 D 6 L 7 M 8 M 9 J 10 V 11 S 12 D 13 L 14 M 15
T4 1996
M 16 J 17 V 18 S 19 D 20 L 21 M 22 M 23 J 24 V 25 S 26 D 27 L 28 M 29 M 30 J 31 V
lromero.OR3
S D L
Oct
Nov
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Dic
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Color Vacaciones Proyecto Atenea Pase privado

Congreso sobre WWW Proyecto Mercurio Feria de muestras
Proyecto Marte Proyecto Pitn Videoconferencia

11/11/96 -- 12:54
Proyecto Belmonte Congreso Tritn Distribucin de cintas
Banda sonora Rueda de prensa Festividad

Pgina 1
Planning anual
Imprime una vista grfica de las actividades de la seccin Planning comprendidas dentro del ao seleccionado.
Planning anual Planning
D L 1 M 2 M 3 J 4 V 5 S 6 D 7 L 8 M 9 M 10 J 11 V 12 S 13 D 14 L 15 M 16
1996
M 17 J 18 V 19 S 20 D 21 L 22 M 23 M 24 J 25 V 26 S 27 D 28 L 29 M 30 M 31 J V
lromero.OR3
S D L
Ene
Feb
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
Mar
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Abr
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
May
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Jun
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Jul
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Ago
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Sep
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Oct
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
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Color Vacaciones Proyecto Atenea Pase privado

Congreso WWW Proyecto Mercurio Feria de muestras
Proyecto Marte Proyecto Pablo Videoconferencia

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Proyecto Belmonte Congreso Tritn Distribucin de cintas
Banda sonora Rueda de prensa Festiviad

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Contenido de las notas

Imprime el ndice de contenido de la seccin Notas.
Indice de contenido A Asuntos pendientes ................................................................ .. ...................................................................................................................... ... 1 C Campaa publicitaria en Sudamrica ............................................................................................................................................................... 3 F Ferias de muestras y congresos ..................................................................................................................................................................
... 4
I Incentivos de ventas ......................................................................................................................................................................................... 5 M Montaje de equipos ..........................................................................................................................................................................................
. 6
P Programa de fabricacin .................................................................................................................................................................................... 7 Pronstico de ventas .......................................................................................................................................................................................... 9 Publicidad .......................................................................................................................................................................................................... 9 T T1 .................................................................................................................................................................................................................. T2 ..................................................... ............................................................................................................................................................ T3 .................................................................................................................................................................................................................. T4 ..................................................................................................................................................................................................................
.. .. .. ..
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Notas y Contenido de las notas

Imprime el ndice de contenido y las pginas que se especifiquen de la seccin Notas.
Indice de contenido A Asuntos pendientes ................................................................. . ........................................................................................................................ . 1 C Campaa publicitaria en Sudamrica ............................................................................................................................................................... 3 F Ferias de muestras y conferencias ................................................................................................................................................................... I Incentivos de ventas ........................................................................................................................................................................................ M Montaje de equipos ........................................................................................................................................................................................... 6 P Programa de fabricacin .................................................................................................................................................................................... 7 Pronstico de ventas ........................................................................................................................................................................................ .. 9 Publicidad .......................................................................................................................................................................................................... 9 T T1 T2 T3 T4 Incentivos de ventas Personal de alto rendimiento
Tod a pe rso na a dscrita al Departamento de V enta s que consiga o bte ner un n ivel de bene ficios a nuales s uper ior a l 20 % d e lo establecido como cu ota normal podr disfruta r d e un via je a Hawaii con todos los gastos pagado s . Los beneficia rios de este incentivo y los acompaan tes designados por ellos, hasta un mximo de 2, po drn disfrutar de una estan cia de siete das en la isla de K auai en un h ote l de cinco e strellas.
Obtencin de puntos
Pueden obtenerse puntos por alguno de los siguientes procedimientos:
.. 4
Se otorgar n 20 puntos a cada empleado del departamento que consiga vender dos unidades de los siguientes artculos a un mismo cliente:
1) Un par de zapatillas de deporte 2) Un conjunto de calentamiento 3) Una bolsa de deporte
Todo emplea do que consiga superar en un 10% su previsin de ventas mensuales coseguir 100 puntos.
. 5
Los puntos sern canjeables en d inero, de acuerdo con lo es tablecidio en las Bases del concurso.
Empleado del mes

Las nominaciones a "mejo r empleado del mes" deben dirigirse a Juan Roncal. Los galardones obtenidos se valorarn para futuros concursos.
.................................................................................................................................................................................................................... 11 ................................................... .. .............................................................................................................................................................. 14 .................................................................................................................................................................................................................... 15 .................................................................................................................................................................................................................... 16
1996 Lo tus Dev elopm ent Corp.
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1996 Lo tus Dev elopment Corp.
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Notas
Imprime las pginas que se especifiquen de la seccin Notas.
Incentivos de ventas Personal de alto rendimiento
Toda persona adscrita al Departamento de Ventas que consiga obtener un nivel de beneficios anuales superior al 20% de lo establecido como cuota normal podr disfrutar de un viaje a Hawaii con todos los gastos pagados. Los beneficiarios de este incentivo y los acompaantes designados por ellos, hasta un mximo de 2, podrn disfrutar de una estancia de siete das en la isla de Kauai en un hotel de cinco estrellas.
Obtencin de puntos
Pueden obtenerse puntos por alguno de los siguientes procedimientos: Se otorgarn 20 puntos a cada empleado del departamento que consiga vende r dos unidades de los siguientes artculos a un mismo cliente:
1) Un par de zapatillas de d eporte 2) Un conjunto de calentamiento 3) Una b olsa de d eporte
Todo empleado que consiga superar en un 10% su previsin de ventas mensuales coseguir 100 puntos.
Los puntos sern canjeables en dinero, de acuerdo con lo establecidio en las Bases del concurso.
Empleado del mes

Las nominaciones a "mejor empleado del mes" deben dirigirse a Juan Roncal. Los galardones obtenidos se valorarn para futuros concursos.
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Relacin de aniversarios
Imprime la informacin de la seccin Aniversarios comprendida dentro del rango especificado; puede ordenarse por fecha, categora o signo del Zodaco. En este ejemplo los aniversarios estn ordenados por fecha.
Relacin de aniversarios
octubre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 ......................................... 6 7 8 9 10 11 12 ......................................... 13 14 15 16 17 18 19 ......................................... 20 21 22 23 24 25 26 ......................................... 27 28 29 30 31 .........................................
1/11 - 28/11/96
noviembre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 ......................................... diciembre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 7 ......................................... 8 9 10 11 12 13 14 ......................................... 15 16 17 18 19 20 21 ......................................... 22 23 24 25 26 27 28 ......................................... 29 30 31 .........................................
lromero.OR3
. . . . .
Aniversarios
Fecha 1/11/96 2/11/96 3/11/96 4/11/96 5/11/96 6/11/96 7/11/96 8/11/96 9/11/96 10/11/96 11/11/96 12/11/96 13/11/96 14/11/96 15/11/96 16/11/96 17/11/96 18/11/96 19/11/96 20/11/96 21/11/96 22/11/96 23/11/96 24/11/96 25/11/96 26/11/96 27/11/96 28/11/96 Clientes Cumpleaos de Jess Mara y Norman Personal Cumpleaos de Toms Categora Descripcin
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Relacin de cdigos de formato

Cdigo Definicin &d &dd &M &MM Da con formato 1, 2, 3 Da con formato 01, 02, 03 Mes con formato 1, 2, 3 Mes con formato 01, 02, 03 Resultado Muestra el da actual con un nico dgito. Muestra el da actual con dos dgitos. Muestra el mes actual con un nico dgito. Muestra el mes actual con dos dgitos. Muestra el mes actual con una abreviatura de tres letras.
&MMM Mes con formato ene, feb
&MMM Mes con formato enero, febrero Muestra el nombre completo del mes actual. M &yy &yyyy &e &q &h &hh &m &mm &a &l &c &r &p &f &t &v &s &k &z &H &D &X &T &E Ao con formato 92, 93 Ao con formato 1992, 1993 Primeros datos ltimos datos Hora con formato 1, 2, 3 Hora con formato 01, 02, 03 Minutos con formato 1, 2, 3 Sufijo AM o PM Alineacin a la izquierda Centrado Alineacin a la derecha Nmero de pgina Nombre del archivo Nombre de usuario registrado Versin de Organizer Nombre de seccin Nombre de formato Denominacin del papel Ttulo del informe Rango de fechas largo Rango de fechas corto Hora Fecha actual Muestra el ao actual con un nmero de dos dgitos. Muestra todos los dgitos del ao actual. Muestra el primer elemento impreso (en encabezados o pies). Muestra el ltimo elemento impreso (en encabezados o pies). Muestra la hora actual con un nico dgito. Muestra la hora actual con dos dgitos. Muestra el minuto actual con un nico dgito. Muestra el sufijo AM o PM dependiendo de la hora actual. Alinea a la izquierda el texto que sigue. Centra el texto que sigue . Alinea a la derecha el texto que sigue. Muestra los nmeros de pgina. Muestra el nombre del archivo actual. Muestra el nombre especificado durante la instalacin de Organizer. Muestra el nmero de la versin de Organizer. Muestra el nombre de la seccin. Muestra el nombre del formato del trabajo de impresin actual. Muestra el nombre del papel del trabajo de impresin actual. Muestra el ttulo del informe del formato actual. Muestra el rango de fechas en letras (septiembre 11 - 14, 1996). Muestra el rango de fechas en formato numrico (11/9 - 14/9/96). Muestra la hora actual. Muestra la fecha actual.
Minutos con formato 01, 02, 03 Muestra el minuto actual con dos dgitos.
Elementos de formato de impresin

La siguiente impresin de ejemplo corresponde al formato Agenda mensual. Cada formato de Organizer consta de elementos de formato. Los nmeros y nombres que aparecen a continuacin identifican algunos de los elementos de este formato. Cada elemento de un determinado formato consta de fuentes, atributos, texto, etc. Por ejemplo, el elemento Ttulo del formato puede personalizarse especificando las siguientes propiedades: texto, cdigos de formato, trama de fondo y fuente. Puede utilizar este ejemplo como referencia para la modificacin de elementos de otros formatos. 1. Ttulo del formato 2. Retcula imprimir ttulo 3. Nombres de das 4. Nmeros de da prximo/ltimo mes 5. Hora de inicio de prximo/ltimo mes 6. Texto de cita de prximo/ltimo mes 7. Nmeros da de hoy 8. Hora de inicio de hoy 9. Texto de cita de hoy 10. Nmero das fines de semana 11. Hora inicio fines de semana 12. Texto cita fines de semana 13. Nmeros de das 14. Texto de cita 15. Hora de inicio 16. Pie de pgina del formato
Agenda mensual
D L
1 noviembre - 30, 1996

octubre 1996 M M J V S 1 2 3 4 5 ......................................... 6 7 8 9 10 11 12 ......................................... 13 14 15 16 17 18 19 ......................................... 20 21 22 23 24 25 26 ......................................... 27 28 29 30 31 ......................................... noviembre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 ......................................... diciembre 1996 D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 7. ......................................... 8 9 10 11 12 13 14 . ......................................... 15 16 17 18 1 9 20 21 . ......................................... 22 23 24 25 2 6 27 28 . ......................................... . 29 30 31 .........................................
lromero.OR3
2
Agenda
3 4 5 6
domingo 27 Proyecto Mercurio
lunes 28 Proyecto Mercurio 10:00 Reunin semanal de la plantilla
martes 29 Proyecto Mercurio 8:30 Revisar con Mario las diapositivas para la presentacin del presupuesto
mircoles 30 Proyecto Mercurio 11:30 Ultimar diseo del folleto 15:00 Reunin con Luz para decidir el modo de distribucin de los equipos
jueves 31 Proyecto Mercurio Vspera de Todos los Santos 12:00 Jornadas de almuerzo: "Control del estrs"
viernes
sbado
1 2 16:00 Debatir aspectos relativos 17:00 Partido de tenis a la produccin con el Director 21:30 Reunin de ex-alumos de la Universidad de fabricacin 20:00 Cena de negocios con Guadalupe y Victoria
3 12:00 Mercado de oportunidades
4 Enviar fax a Pablo a propsito de las ganancias anuales Congreso sobre WWW 10:00 Reunin semanal de la plantilla 11:30 Reunin para recopilacin de ideas brillantes
5 Congreso sobre WWW 11:00 Preparar informe sobre rendimiento de productos almacenados
12:00 Almuerzo-Conferencia: Aspectos que determinan una comunicacin efectiva
6 7 Julia Zambrano +52 3 555 90 91 08:00 Videoconferencia con Congreso sobre WWW Victoria para discutir proyectos futuros
8 Estudiar informes de la competencia Mar Romerales +52 5 515 48 45 08:45 Preparar oferta sobre artculos almacenados
9 17:00 Partido de tenis
7
10 09:00 Pintar la verja del jardn 11 Comentar con Augusto, Flix y Clara los cambios previstos Enviar informe a Cristina Emilio Carvez +52 5 665 53 45 Ivn Inhiesta +1 617 555 93 93 Pase privado Cumpleaos de Toms 07:30 Desayuno en "Don Croissant" con Isabel, Beln y scar 10:00 Reunin semanal de la plantilla 13:00 Almuerzo de negocios: beneficios anuales 16:30 Entrevista J. Aguilera 18 Realizar informe trimestral Amando Nieto +52 29 88 61 14 Proyecto Atenea 10:00 Reunin semanal de la plantilla 10:30 Reunin para planificar nuestra representacin en la feria de muestras 12 13 Reservar mesa para esta Marco +52 29 23 98 67 noche en "Mariscos Teros" 08:30 Reunin para trazar los Nuria +34 1 335 78 45 objetivos de la actual campaa Carlos +34 81 59 00 89 09:30 Reunin con Carlos, Cristina y Brbara: publicacin de hitos principales 11:00 Reunin con ngela, Marco, Flix e Isabel: audicin de la banda sonora 17:00 Anlisis de presupuestos con Carmen, Jorge y Julia: proyecto Toronto 14 Revisar la previsin de beneficios procedentes del extranjero Samuel Yuste +52 5 776 10 06 11:30 Ultimar los detalles del anuncio televisivo 16:00 Reunin del comit directivo 15 Escuchar la banda sonora una vez mezclada Manuela +52 29 88 90 09 08:00 Revisin de la maqueta del catlogo 14:00 Comit de tasacin 18:00 Cena con J. Herranz: estrategia de lanzamiento del producto 16 17:00 Partido de tenis
13
8 9
17 14:00 Feria de muestras en Caracas
19 Roco +1 181 739 63 95 Proyecto Atenea 08:00 Rueda de prensa 13:00 Reunin de coordinacin 17:00 Discusin de la verificacin de rendimiento con Ana Lpez
20 Proyecto Atenea 11:30 Ultimar diseo del folleto 15:30 Explicacin de la futura promocin del producto a cargo de prestigiosos expertos
21 Enviar fechas de Impresin a Sebas! Adriana +52 29 11 65 20 12:30 Almuerzo con A. Sanz: especificaciones del producto 14:00 Llamar al Departamento de ventas de Screen, S.A.
22 23 Jess Monegros 998 12 01 17:00 Partido de tenis 10:30 Reunin para planificar 20:00 Excursin a la sierra nuestra representacin en la feria de muestras 14:00 Comit de tasacin
14 15
10 11 12
24 10:00 Cita en "Pez Volador" con Juan y Brbara
25 Congreso con Julia, Ismael y Cristina Diana +1 416 555 35 89 10:00 Reunin semanal de la plantilla 16:00 Revisin: maqueta del catlogo
26 27 28 08:00 Desayuno en "Don Esquema orientativo Cumpleaos de Jess Croissant" expuesto por Sr. Mrquez 09:00 Revisin del programa Samuel Pintado +34 4 555 09 01 de fabricacin con Pilar 15:00 Videoconferencia mensual Mara y Norman 09:30 Actualizacin de la en la oficina central promocin para la siguiente campaa 14:00 Reuinn del comit directivo
29 Pasar la revisin del automvil! Jess Monegros +52 5 998 12 01 14:00 Comit de tasacin
30 17:00 Partido de tenis
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Impresin en papel de agenda convencional

Organizer puede imprimir en papel en blanco, suministrado por los fabricantes de recambios de agendas, de modo que la informacin impresa pueda acoplarse a una agenda de mano. El papel se proporciona normalmente en hojas en blanco de tamao A4 preparadas para que puedan alimentar a una impresora lser. Una vez que la informacin seleccionada se ha impreso desde Organizer, el papel puede taladrarse de modo que el documento impreso ajuste perfectamente en las tapas de encuadernacin preferidas de cada usuario.
ndice
Cmo utilizar este ndice

Existen tres tipos de entradas en este ndice. Dos de ellas le remiten a informacin de este manual. Por ejemplo:
Ayuda entre aplicaciones, 7-5
le remite a la pgina 5 del captulo 7 de este le remite a la entrada eliminacin de este ndice.
manual.
borrado. Vase eliminacin
El tercer tipo de entrada se refiere a un tema del sistema de Ayuda de una aplicacin. Por ejemplo:
cajones agregacin. Vase la Ayuda de SmartSuite*
le remite a la entrada cajones, agregacin del ndice de Ayuda de SmartSuite.
Para buscar informacin acerca de un tema de Ayuda

1. Inicie la aplicacin (por ejemplo, 1-2-3) y elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda de la barra de mens. Para consultar un tema en la Ayuda de SmartSuite, inicie SmartCenter, haga clic en Lotus y, a continuacin, en Temas de la Ayuda. 2. Haga clic en la pestaa ndice. 3. Escriba la entrada de ndice que figura en el manual (por ejemplo, cajones, agregacin). 4. Haga clic en el tema que desee consultar y, a continuacin, en Mostrar.
ndice-1
Smbolos
&, en solicitudes de bsqueda, 34-8 * (asterisco), 13-4 / (barra), 13-4 ! (exclamacin), solicitudes de bsqueda. Vase tambin la Ayuda de Approach* - (guin), 13-4 ? (interrogacin), en las solicitudes de bsqueda. Vase tambin la Ayuda de Approach* ! (signo de exclamacin), solicitudes de bsqueda. Vase la Ayuda de Approach* ? (signo de interrogacin ), en solicitudes de bsqueda, 34-8 = (signo igual), en solicitudes de bsqueda, 34-8 + (signo ms), 13-4 ~ (tilde), en las solicitudes de bsqueda. Vase la Ayuda de Approach*
Nmeros
1-2-3 bases de datos. Vase la Ayuda de SmartSuite* grficos en Freelance Graphics, 7-9 LotusScript en, 19-1 men Classic. Vase la Ayuda de 1-2-3* rangos, copiar a Word Pro, 7-9 rangos. Vase la Ayuda de SmartSuite* utilizacin con Approach, 7-10, 16-1, 36-5 1-2-3, impresin datos de 1-2-3, 15-1 presentacin preliminar, 15-1 1.x, archivos conversin a Organizer 97, 43-7 liberacin de espacio para conversin, 43-8 123, automatizacin de tareas, 19-1 2.x, archivos conversin a Organizer 97, 43-7
A
A toda pgina. Vase tambin Pgina actual A toda pgina, vista. Vase la Ayuda de Word Pro* abrir presentaciones. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* acceso a datos PowerKey, 36-6 acceso de slo lectura. Vase la Ayuda de Word Pro* accesos directos. Vase tambin la Ayuda de SmartSuite* en SmartCenter, 6-4
accesos directos con el teclado. Vase la Ayuda de Word Pro* aceptacin provisional de citas, 46-5 Acrobat Reader instalacin, 2-5 actividades diarias, impresin, 44-2 actualizacin archivos con secciones incluidas, 43-7 archivos de Organizer, 43-5 actualizadores nuevas caractersticas para, 39-4, 39-6, 39-8 administracin. Vase tambin la Ayuda de Word Pro administracin de estilos. Vase la Ayuda de Word Pro* Agenda, carpeta, 6-7 Agenda, seccin, 46-1, 46-2 entradas de otras secciones, 46-7 impresin de entradas reflejadas, 44-3 nuevas caractersticas en, 43-4 preferencias, 46-8 reflejar actividades de la seccin Planning en, 50-5 reflejar aniversarios en, 52-4 reflejar llamadas de la seccin Llamadas en, 49-8 reflejar tareas en, 47-4 vistas, 46-7 agenda, utilizacin de Word Pro como, 7-8 agendas de papel, impresin de la informacin para, 44-4 agendas impresas, informacin acerca de la impresin en, 44-4 agregacin aplicaciones. Vase la Ayuda de SmartSuite* datos, 11-8 grficos, 14-1, 14-6 mapas, 14-4 receptores de correo, 27-19 Agregar campo. Vase la Ayuda de Approach* agrupacin objetos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* agrupamiento vase la Ayuda de 1-2-3*. vase tambin la Ayuda de Word Pro* ajuste automtico, de objetos a la cuadrcula. Vase la Ayuda de Approach* ajuste de objetos a la cuadrcula. Vase la Ayuda de Word Pro* ajuste de ventanas en forma de mosaico. Vase la Ayuda de 1-2-3* ajuste del tamao. Vase la Ayuda de 1-2-3* alarma utilizacin para el inicio de aplicaciones. Vase la Ayuda de SmartSuite*
* En el men de la aplicacin, elija ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda, haga clic en la pestaa ndice y escriba la entrada que figura en el ndice. Para obtener Ayuda de SmartSuite, haga clic en Lotus y, a continuacin, elija Temas de la Ayuda.
ndice-2
alarmas, 53-5 preferencias, 45-6 alfabetizacin. Vase la Ayuda de Word Pro* alias asociaciones, 31-30 alineacin datos, 12-3 de texto en documentos, 24-4 objetos, 32-11 vase tambin la Ayuda de 1-2-3* vase tambin la Ayuda de Word Pro* alineacin a la derecha. Vase la Ayuda de Word Pro* alineacin a la izquierda. Vase la Ayuda de Word Pro* almacenamiento. Vase tambin la Ayuda de Word Pro* archivos, 3-4, 11-13 archivos actualizados, 43-7, 43-9 archivos de Approach, 30-3 archivos de Organizer, 43-5 bsquedas, 34-14 datos, 30-3 documentos, 24-9 estilos, 12-4 libros, 11-13 libros con contraseas. Vase la Ayuda de 1-2-3* libros en Internet, 20-2 macros. Vase la Ayuda de 1-2-3* rangos. Vase la Ayuda de 1-2-3* ampliacin de las vistas. Vase la Ayuda de Word Pro* anlisis. Vase la Ayuda de 1-2-3* anlisis de datos. Vase la Ayuda de 1-2-3* anlisis estadstico. Vase la Ayuda de 1-2-3* anclaje de marcos. Vase la Ayuda de Word Pro* animaciones, 39-8 animaciones. Vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* Aniversarios, seccin, 52-1 ao, pestaa, 46-2 apaisada, impresin. Vase la Ayuda de Word Pro* apertura archivos, 3-4, 6-5 archivos desde un servidor FTP, 9-4 archivos desde Web, 9-3 archivos existentes, 43-4 cajones. Vase tambin la Ayuda de SmartSuite* cajones. Vase tambin la Ayuda de Suite*, 3-3 documentos, 24-1 libros, 11-14 libros desde Internet, 20-2 apertura de documentos. Vase tambin la Ayuda de Word Pro*
aplicaciones agregacin. Vase la Ayuda de SmartSuite* eliminacin, 2-7 inicio desde SuiteStart, 3-2 utilizacin conjunta, 7-5, 51-4 aplicaciones. Vase la Ayuda de Approach* aplicaciones de negocios, listas para usar. Vase la Ayuda de Approach* Approach, 28-1, 30-1 rea de trabajo, 30-5 bases de datos. Vase la Ayuda de SmartSuite* configuracin de preferencias de trabajo, 35-2 etiquetas postales. Vase la Ayuda de SmartSuite* etiquetas postales desde datos de 1-2-3, 7-10 formularios en 1-2-3, 7-10 importacin de direcciones. Vase la Ayuda de SmartSuite* Novedades. Vase tambin la Ayuda de Approach* trabajo en equipo, 37-1 y 1-2-3, 16-1 uso compartido de datos entre Notes y, 36-1 Approach, vistas, 30-13 agregacin de campos a, 31-19 agregacin de objetos al fondo, 32-7 bordes de, 32-13 con bases de datos asociadas, 31-26 copia, 32-13 correo, 37-7 creacin en 1-2-3, 36-5 fondo, 32-13 mens personalizados para, 35-4 seleccin, 32-13 seleccin para la insercin de datos, 33-4 APT, archivos, 38-2, 38-3 archivo respuesta, 2-5 archivos actualizacin, 43-5 agregacin. Vase la Ayuda de SmartSuite* AI (Adobe Illustrator). Vase la Ayuda de Freelance Graphics* almacenamiento, 3-4, 11-13, 43-5 almacenar parmetros para, 45-7 anexin a una base de datos de Notes. Vase la Ayuda de SmartSuite* apertura, 6-5, 11-14, 43-4 apertura de existentes, 45-5 BMP (mapa de bits). Vase la Ayuda de Freelance Graphics* CGM (Computer Graphic Metafile). Vase la Ayuda de Freelance Graphics* clasificacin de, 53-17
ndice-3
combinacin, 24-12, 54-5 DGM (Lotus Freelance Diagram). Vase la Ayuda de Freelance Graphics* eliminacin desde la carpeta de un archivo. Vase la Ayuda de SmartSuite* incrustacin en la seccin Notas, 51-4 liberacin de espacio, 53-17 vase la Ayuda de Word Pro* vase nombres de tipos de archivos especficos vase tambin hojas vase tambin la Ayuda de 1-2-3* vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* vinculacin, 53-11 archivos, uso compartido, 54-3 Internet, 38-1 Vase nombres de tipos de archivos especficos archivos de Approach correo, 37-7 archivos de consulta (QRY). Vase la Ayuda de Approach* archivos de copia de seguridad. Vase la Ayuda de Word Pro* archivos de datos (de combinacin). Vase tambin la Ayuda de Word Pro* archivos de datos (para combinar), 24-13 archivos de dBASE. Vase la Ayuda de Approach* archivos de FoxPro. Vase la Ayuda de Approach* archivos de Paradox. Vase la Ayuda de Approach* archivos de texto. Vase la Ayuda de Approach* archivos de texto de longitud fija. Vase la Ayuda de Approach* archivos de texto delimitados. Vase la Ayuda de Approach* archivos externos. Vase tambin la Ayuda de Word Pro* arcos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* rea de trabajo figura, 10-5 personalizacin, 17-1 arranque aplicaciones. Vase la Ayuda de SmartSuite* personalizacin de 1-2-3, 17-4 arranque de Organizer desde una carpeta agenda. Vase carpetas agenda en la Ayuda de SmartSuite* arrastrar y borrar, 11-2 arrastrar y colocar, 11-2, 11-5 pginas, 40-15 texto, 23-4 vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* vase tambin la Ayuda de Word Pro* arrastrar y rellenar, 11-2
ascender niveles de esquema. Vase la Ayuda de Word Pro* ASCII. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* ASCII. Vase la Ayuda de Word Pro* asignacin campos, 36-7 entre campos al importar y exportar, 53-20 entre secciones, al imprimir, 44-5 asignacin de cursiva, 23-2 asignacin de escala elementos de impresin, 44-8 asignacin de escala a los grficos. Vase la Ayuda de Word Pro* asignacin de formato. Vase tambin la Ayuda de Word Pro* datos de hojas, 12-2 datos en campos, 32-18 datos en hojas, 11-6 texto, 23-2 asignacin de ndices al texto. Vase la Ayuda de Word Pro* asignacin de maysculas al texto. Vase la Ayuda de Word Pro* asignacin de negrita, 23-2 asignacin de superndices al texto. Vase la Ayuda de Word Pro* asistente de respuestas (Experto). Vase Pregunte al Experto. Asistentes, 5-2, 23-5, 23-9, 32-5 Asistente de combinacin, 24-13 Asistente para bsquedas, 34-4 bsqueda y ordenacin, 16-2 derechos de acceso, 54-1 vase tambin la Ayuda de Word Pro* Asistentes de Lotus. Vase Asistentes asociacin, campo, 31-12, 31-24 asociaciones, 30-13, 31-10 alias, 31-30 presentacin de los datos en las vistas, 31-25 relaciones entre bases de datos, 31-27 tipos de, 31-27, 31-28 utilizacin de campos calculados en, 35-3 ventajas de, 30-4 asociaciones, externas. Vase la Ayuda de Approach* asociaciones. Vase tambin la Ayuda de Approach* asteriscos (*), en solicitudes de bsqueda, 34-7 atributos. Vase texto, atributos. Autodemos Word Pro. Vase tambin la Ayuda de Word Pro* autodemos, 5-2 instalacin, 2-6
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automtica insercin de datos, 11-2 instalacin, 2-5 automtico almacenamiento de archivos, 45-7 copias de seguridad. Vase la Ayuda de Word Pro* correccin. Vase SmartCorrect automatizacin de Approach mediante bsquedas con nombre, 35-5 mediante LotusScript, 35-9 mediante macros, 35-6 autnoma instalacin, 2-4 AutoTotal, 11-8 aviso, temtico. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* Ayuda, 5-1, 23-7, 39-5, 41-18 instalacin, 2-1, 2-3 para cuadro de informacin, 5-7 para cuadros de dilogo, 5-7 para SmartIcons, 4-5 para tareas entre aplicaciones, 7-5 utilizacin, 5-3 vase tambin la Ayuda de Word Pro* ayuda de anotacin. Vase la Ayuda de Word Pro* Ayuda de Suite, 5-9 cajn, 5-9 Ayuda en lnea. Vase Ayuda Ayuda entre aplicaciones, 7-5
B
barra de estado, 4-7, , 40-1, 40-10. en el Modo diseo, 32-2 en el Modo registro, 33-2 figura, 12-2 ocultacin, 17-1 vase tambin la Ayuda de 1-2-3* vase tambin la Ayuda de Word Pro* barra de revisin, 23-8, 23-11 vase tambin la Ayuda de Word Pro* barras. Vase barras fijas barras de herramientas. Vase barras sin modo barras fijas, 23-9 barras sin modo. Vase tambin la Ayuda de Word Pro* bases de datos, 31-7 apertura de existentes, 30-9, 36-6 como archivos diferentes de Approach, 30-2 compresin, 35-3 correo, 37-7 creacin desde SmartMasters, 31-16 definicin, 31-26
eliminacin de informacin redundante desde, 31-14 exportacin a, 36-10 importacin desde, 36-8 principales, 31-26 relaciones entre, 31-13 utilizacin con 1-2-3, 16-1 utilizacin de ms de una, 31-7 ventajas de, 31-2 bases de datos detalladas, 31-26 para formularios, 32-23 para vistas, 32-21 presentacin de todos los registros, 30-21 bases de datos mltiples en un archivo de Approach, 30-4 bases de datos principales, 31-26 para formularios, 32-23 para vistas, 32-21 bases de datos relacionales, diseo agrupacin de datos en registros y bases de datos, 31-6 eliminacin de informacin redundante, 31-14 identificacin de asociaciones entre bases de datos, 31-12 relaciones comprensibles entre bases de datos, 31-13 ventajas de, 31-2 bibliotecas de colores. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* blanco y negro cambio entre color y, 40-11 bloqueo. Vase la Ayuda de 1-2-3* bloqueo de registros, 37-3 bloqueo de registros mnimo, 37-3 bloques de emplazamiento, 4-3, 24-2, 27-23, 39-2, 39-3, 39-6, 41-3, 41-5, 41-15 vase la Ayuda de Freelance Graphics* vase tambin la Ayuda de Word Pro* bloques de texto. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* booleanos, campos, 31-18 booleanos, valores bsqueda, 34-9 insercin, 33-6 bordes cambio, 14-2 vase la Ayuda de Word Pro* vase la Ayuda de Approach* borrado vase eliminacin Borrador, vista. Vase la Ayuda de Word Pro* botn derecho del mouse. Vase men de acceso directo
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botones, seleccin de macro, 33-11 botones de macro en formularios, 32-24 buscar y reemplazar. Vase bsqueda y reemplazo de texto bsqueda. Vase la Ayuda de 1-2-3*. Vase la Ayuda de 1-2-3* campos no vacos, 34-11 campos vacos, 34-11 datos, 34-1 ejemplos de, 34-1 rangos de valores, 34-10 registros, 30-20 serie hallada, 30-20, 34-13 sonidos parecidos, 34-9 valores, 34-9, 34-10 valores de listas, 34-10 vase tambin la Ayuda de Approach* visualizacin de resultados, 34-13 y reemplazo de texto, 23-8, 33-8. vase tambin la Ayuda de Word Pro* bsqueda en datos asociados, 32-23 bsqueda transversal. Vase la Ayuda de Approach* bsqueda y reemplazo de texto, 23-8, 33-8 vase tambin la Ayuda de Word Pro* bsquedas con nombre, 34-14 utilizacin en macros, 35-5
C
cabeceras inmovilizacin en hojas, 11-9 Caja de herramientas iconos de ordenacin y de vista de la seccin Recordatorio, 47-3 iconos de vista de la seccin Agenda, 46-7 iconos de vista de la seccin Directorio, 48-4 iconos de vista de la seccin Llamadas, 49-7 iconos de vista de la seccin Planning, 50-5 cajones, 6-2 agregacin. Vase la Ayuda de SmartSuite* apertura. Vase la Ayuda de SmartSuite* archivo, 6-5 cierre. Vase la Ayuda de SmartSuite* creacin, 6-4 desplazamiento. Vase la Ayuda de SmartSuite* eliminacin. Vase la Ayuda de SmartSuite* Internet, 6-6 modificacin del tamao. Vase la Ayuda de SmartSuite* referencia, 6-10
SmartSuite, 6-5 velocidad. Vase la Ayuda de SmartSuite* calculados, campos, 30-10, 31-18 con tablas resumen, 32-33 en asociaciones, 35-3 clculo. Vase la Ayuda de 1-2-3* clculos de resumen, 32-28 en grficos, 32-42 en informes, 32-28 en tablas resumen, 32-33 cambio. Vase tambin personalizacin de 1-2-3. atributos de texto, 12-2 da de inicio de la semana, 45-6 diseo de hojas, 12-6 estilos con nombre, 12-4 fechas, 46-2 formatos, 11-6, 12-2, 12-4 grficos, 14-2 mapas, 14-5 men de funciones @, 13-3 paleta de iconos, 9-2, 17-2 tamao de filas y columnas, 11-7 valores predeterminados en 1-2-3, 17-1 cambio de tamao filas y columnas, 11-7 cambios deshacer, 11-4 cambios globales, 39-8 campos agregacin a una vista, 31-19 asignacin, 36-7 asignacin de formato, 30-17, 32-18 calculados, 30-10, 35-3 cambio de nombre de los campos de la seccin Directorio, 48-3 copia, 53-3 correspondencia, durante la importacin o exportacin, 53-20 definicin, 30-10, 31-16 desplazamiento entre, 30-18 direcciones en, 31-5 grficos en, 30-19, 32-19, 33-9 modificacin, 31-21 nombres en, 31-4, 32-8 personalizacin para la entrada de datos, 31-21 propiedades, 30-15, 32-13 rtulos, 32-14 tamao excesivo, 31-5 tipos de datos, 31-17 validacin de valores en, 30-12 valores filtrados en, 32-16
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valores predeterminados en, 30-11 visualizacin de descripciones de valores en, 32-16 visualizacin de valores de, 32-15 campos. Vase la Ayuda de Approach* campos de accin. Vase la Ayuda de Word Pro* campos de informacin del documento, 27-23 vase tambin la Ayuda de Word Pro* campos del documento, 27-23 vase tambin la Ayuda de Word Pro* campos no vacos, bsqueda, 34-11 campos numricos. Vase tambin la Ayuda de Approach* campos vacos, bsqueda de, 34-11 cancelacin. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* cancelacin de los comandos de 1-2-3, 11-4 carpetas, 6-2 agregacin. Vase la Ayuda de SmartSuite* Agenda, 6-7 creacin, 6-4 Diccionario, 6-10 Diccionario de sinnimos, 6-10 Direcciones, 6-8 Recordatorio, 6-9 carpetas (directorios) cambio de valores predeterminados, 45-6 carpetas agenda. Vase la Ayuda de SmartSuite* carpetas de direcciones. Vase la Ayuda de SmartSuite* cartas formulario agregacin de imgenes a, 32-36 correspondencia con datos de sobres, 32-38 creacin, 16-5 creacin a partir de datos de Approach, 32-35, 32-36 categoras, 53-12 cc:Mail envo de un correo con vistas y datos de Approach con, 37-7 celdas comentarios en, 11-11 seleccin, 11-3 vase la Ayuda de Approach* vase la Ayuda de Word Pro* centrado. Vase la Ayuda de Word Pro* ceros. Vase la Ayuda de Approach* cientfico, formato de campos numricos. Vase la Ayuda de Approach* cierre. Vase la Ayuda de 1-2-3* cajones, 3-3 documentos. Vase la Ayuda de Word Pro* cierre de cajones. Vase tambin la Ayuda de SmartSuite*
citas aceptacin provisional, 46-5 coincidentes, 46-5 confidenciales, 46-4 en la carpeta Agenda en SmartCenter, 6-7 hora y duracin, 46-4 localizacin de tiempo libre, 46-4 modificacin, 46-6 planificacin, 6-7, 46-3 programacin. Vase citas, modificacin en la Ayuda de SmartSuite* visualizacin, 46-7 citas coincidentes resolucin, 46-5 clasificacin de informacin en Organizer, 43-10, 53-17 Classic, men visualizacin, 17-5 clave, externa. Vase la Ayuda de Approach* cdigos de cliente. Vase cdigos de tarifa. cdigos de colores de la seccin Planning modificacin, 50-3 cdigos de tarifa, 53-13 cdigos postales, campos numricos. Vase la Ayuda de Approach* colecciones seleccin, 11-3 colocacin de SmartCenter. Vase la Ayuda de SmartSuite* color, 23-2, 27-3 impresin, 44-7 tapas de Organizer, 45-2 colores CMAN. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* estticos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics RGB. Vase la Ayuda de Freelance Graphics vase la Ayuda de 1-2-3* vase tambin la Ayuda de Word Pro* colores. Vase la Ayuda de Approach* colores de fondo. Vase tambin la Ayuda de Word Pro* colores de fondo para imprimir, 44-5 columnas. Vase tambin la Ayuda de 1-2-3* cambio de tamao, 11-7 en informes, 32-29 inmovilizacin de cabeceras, 11-9 seleccin, 11-3 vase la Ayuda de Word Pro* vase tambin la Ayuda de Approach* columnas de peridico. Vase la Ayuda de Word Pro* columnas paralelas. Vase la Ayuda de Word Pro* combinacin. Vase tambin la Ayuda de Word Pro* archivos, 54-4, 54-5
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rangos, 21-3 versiones. Vase la Ayuda de 1-2-3* combinacin de correspondencia. Vase la Ayuda de SmartSuite* combinar, 7-7 archivos, 24-12 Asistente, 24-13 barra, 24-12, 24-16 campos, 24-13, 24-16 documentos, 24-15 registros, 24-13 combinar correo. Vase combinacin comentario, campos, 31-5 comentario de notas. Vase tambin la Ayuda de Word Pro* comentarios. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* comentarios en celdas, 11-11 comodines, en las solicitudes de bsqueda. Vase tambin la Ayuda de Approach* comodines, en solicitudes de bsqueda, 34-6 comparacin, operadores. Vase la Ayuda de Approach* comparacin de versiones, 21-3, 27-6 vase tambin la Ayuda de Word Pro* comparacin del documento. Vase Consolidar copias compatibilidad. Vase la Ayuda de 1-2-3* complementos. Vase la Ayuda de 1-2-3* condiciones atmosfricas en el cajn Internet, 9-8 condiciones de bsqueda, 34-4 vase la Ayuda de Approach* conectores, 39-9 vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* conexiones entre bases de datos vase asociaciones confidenciales, entradas seccin Agenda, 46-4 seccin Aniversarios, 52-2 seccin Directorio, 48-2 seccin Llamadas, 49-4 seccin Notas, 51-2 seccin Planning, 50-2 seccin Recordatorio, 47-2 configuracin cambio desde el cuadro de informacin, 4-8 cambio desde la barra de estado, 4-7 opciones de Internet. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* configuracin de los trazos, 33-10 conjunto. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* consejos acerca del diseo de las presentaciones. Vase la Ayuda de Freelance Graphics*
consolidacin de archivos de Organizer, 54-5 Consolidar copias, 8-4, 21-3, 21-4, 27-1, 27-20 vase tambin la Ayuda de Word Pro* constantes, de fecha y hora. Vase la Ayuda de Approach* Consulta, derechos de acceso, 54-1 contenido pginas, 39-2, 39-5, 40-4, 41-2, 41-5, 41-11 temas, 39-1, 39-5, 40-3, 40-4, 41-1, 41-18 contenido del paquete, 1-2 contextual men, 4-2, 40-7 contraseas, 37-2, 54-1 vase la Ayuda de 1-2-3* vase la Ayuda de Word Pro* vase tambin la Ayuda de Approach* control del documento. Vase Seguridad del documento control horario definicin de la duracin de la llamada, 49-4 utilizacin, 46-4 control hurfano. Vase la Ayuda de Word Pro* controladores de dispositivo. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* controladores de seleccin. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* controles de entrada de datos, 30-16 controles personalizados. Vase la Ayuda de Approach* convenciones tipogrficas, 1-2 conversin archivos de Organizer, 43-5 coordenadas. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* copia a y de Organizer, 53-2 campos de Organizer, 53-3 datos de 1-2-3, 11-5 entradas de Organizer, 53-1 entre aplicaciones, 7-1 estilos con nombre, 12-4 formatos, 4-12 frmulas de 1-2-3, 13-5 pginas desde otros archivos, 39-8 pginas desde otros archivos de presentacin, 40-18 rangos. Vase tambin la Ayuda de SmartSuite* texto, 23-4 valores del registro anterior, 33-7 vase la Ayuda de Freelance Graphics* vase tambin la Ayuda de 1-2-3* vase tambin la Ayuda de Word Pro* vistas, 32-13 Copia especial, 53-3
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copias exactas de bases de datos. Vase la Ayuda de Approach* correo. Vase la Ayuda de SmartSuite*. Vase la Ayuda de 1-2-3* envo, 8-2, 54-7, 54-8 etiquetas. Vase tambin la Ayuda de SmartSuite* correo. Vase Correo electrnico. correo. Vase Correo electrnico. Correo electrnico, 8-2, 21-1, 27-1, 39-7, 42-3 envo de correo, 54-7 opciones de distribucin, 37-7 requisitos, 37-7 vase tambin la Ayuda de Word Pro* correo electrnico, 54-7 en la barra de estado, 23-3 verificacin de editores, 27-2 vase tambin Correo electrnico. vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* vase tambin la Ayuda de Word Pro* corte vase la Ayuda de 1-2-3* vase tambin la Ayuda de Word Pro* creacin archivos, 3-4 bases de datos, 31-1 cajones, 6-4 carpetas, 6-4 cartas formulario, 16-5, 32-34 complementos. Vase la Ayuda de 1-2-3* etiquetas postales, 7-10, 16-5, 32-38 formularios, 16-4, 32-22 frmulas, 13-4 grficos, 14-1, 14-6, 32-40 hojas, 12-5 hojas de trabajo, 32-30 informes, 16-5, 32-25 libros, 11-1 macros, 19-3 mapas, 14-4 pgina Web, 26-2 pelculas en pantalla. Vase la Ayuda de SmartSuite* plantillas SmartMaster. Vase la Ayuda de 1-2-3* presentaciones. Vase la Ayuda de SmartSuite* sobres, 32-36 tablas resumen, 16-3, 32-32 vnculos, 20-2 vistas, 32-1 creacin de informes con PowerClick, 7-10, 30-14 crear, men, 40-8 crear pgina, botn, 40-1, 40-7
cronmetro, 49-5 CTRL, combinaciones de teclas. Vase la Ayuda de Approach* cuadrcula alineacin en, 32-11 cuadrcula. Vase tambin la Ayuda de Approach* cuadro de bienvenida. Vase la Ayuda de Approach* cuadro de informacin, 4-8, 24-3, 30-15 ayuda para, 5-7 cierre, 4-11 desplazamiento, 4-11 despliegue, 4-10 en el Modo diseo, 32-3 en el Modo registro, 33-3 opciones, 4-9 pliegue, 4-9 visualizacin, 4-9 cuadro de propiedades. Vase cuadro de informacin cuadros. Vase la Ayuda de Word Pro* cuadros de activacin/desactivacin. Vase la Ayuda de Approach* cuadros de consulta. Vase la Ayuda de Approach* cuadros de dilogo ayuda para, 5-7 vase la Ayuda de Freelance Graphics* cuadros de lista, 32-15 cuadros de verificacin bsqueda de configuraciones de, 34-10 creacin, 32-16 seleccin de valores utilizando, 30-18, 33-9 cuadros desplegables, visualizacin de campos como, 32-15 cuadros y listas de campo, 32-15 cursiva. Vase tambin la Ayuda de Word Pro* curvas Bezier. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* Curvas. Vase la Ayuda de Freelance Graphics*
D
datos. Vase datos de 1-2-3 insercin automtica, 4-11 vase datos de Approach datos, insercin automtica, 31-21 datos de 1-2-3 alineacin, 12-3 almacenamiento, 11-13 asignacin de formato, 11-6, 12-2 consulta, 16-1 copia, 11-5 desplazamiento, 11-5
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edicin, 11-4 esquematizacin, 11-10 impresin, 15-1 insercin, 11-1 insercin automtica, 11-2 intercambio con Notes, 21-5 mapeo, 14-4 organizacin en categoras, 16-3 representacin grfica, 14-1 suma, 11-8 transferencia, 21-2 datos de Approach almacenamiento, 30-19 asignacin de formato, 30-17, 32-18 distribucin mediante Correo electrnico, 37-7 exportacin, 36-10 importacin, 36-7 insercin, 30-16, 30-17, 30-18, 31-21, 33-1, 33-3, 33-4, 33-5, 33-6, 33-7 recuperacin, 31-3 seguimiento, 31-4 tipos, 31-17 uso compartido entre aplicaciones, 36-1 visualizacin en el Modo diseo, 32-8 visualizacin para la introduccin de datos, 32-15 datos personales inclusin en plantillas SmartMaster. Vase la Ayuda de Word Pro* DB2. Vase la Ayuda de Approach* DDCS. Vase la Ayuda de Approach* decimales. Vase la Ayuda de Approach* definicin de valores predeterminados, 17-1 demos, 5-2 Demostracin a distancia, 8-6, 39-7, 42-5 vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* demostraciones en pantalla, 39-3, 39-7, 39-8, 42-3, 42-4, 42-5 Reproductor para, 39-8, 42-3, 42-5 derechos de acceso, 27-13, 54-1, 54-3, 54-4 vase tambin la Ayuda de Word Pro* desbloqueo. Vase la Ayuda de 1-2-3* descenso de los niveles de esquema. Vase la Ayuda de Word Pro* desconexin conectores. Vase la Ayuda de Freelance Graphics descripciones para valores de campo, creacin, 32-16 deshacer, 11-4 cambios, 11-4 vase cancelacin en la Ayuda de Freelance Graphics* vase la Ayuda de Word Pro*
desinstalacin, 2-7 deslizamiento, de campos y objetos al imprimir. Vase la Ayuda de Approach* desplazamiento cajones. Vase la Ayuda de SmartSuite* datos, 11-5 datos entre aplicaciones, 7-1 de texto. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* documentos, 23-2, 25-1 en la seccin Agenda, 46-2 entradas, 53-4 entre registros, 33-11 entre secciones de Organizer, 43-2 objetos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* presentacin preliminar, 15-4 texto, 23-4 vase la Ayuda de Word Pro* vase tambin la Ayuda de 1-2-3* desplazamiento de SmartCenter. Vase la Ayuda de SmartSuite* despliegue del cuadro de informacin, 4-10 detencin demostraciones en pantalla. Vase la Ayuda de Freelance Graphics da de la semana, modificar inicio, 45-6 Da por pgina, vista citas en, 46-3, 46-6 diagramas, 39-8, 41-9, 41-13 prediseados. Vase la Ayuda de Freelance Graphics vase la Ayuda de Freelance Graphics* diagramas de flujo, 39-8, 39-9 diapositiva controladores. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* plantillas. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* principal. Vase formato de pgina. visualizacin. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* diapositivas de 35 mm. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* das modificacin. Vase la Ayuda de SmartSuite* dibujo, 14-6 a mano alzada. Vase la Ayuda de Freelance Graphics configuracin de los trazos para, 33-10 en campos miscelneos, 30-19 Dibujo y texto, botn, 39-9, 40-1, 40-7 Diccionario, carpeta, 6-10 Diccionario de sinnimos, carpeta, 6-10
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vase la Ayuda de Word Pro* diccionarios del usuario, 23-11 vase tambin la Ayuda de Word Pro* diccionarios en la ortografa de Word Pro, 23-11 vase tambin la Ayuda de Word Pro* direcciones en campos, 31-5 insercin automtica en cartas, 6-8 vase tambin la Ayuda de SmartSuite* Direcciones, carpeta, 6-8 direcciones en sobres, 23-8, 24-10 Directorio, seccin, 48-1 nuevas caractersticas, 43-4 preferencias, 48-5 vistas, 48-4 directorios cambio de los valores predeterminados, 45-6 vase la Ayuda de Freelance Graphics* directorios de trabajo, 6-4, 6-6 diseos, 39-1, 39-5, 40-3, 40-5, 41-2 vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* diseos de marco. Vase la Ayuda de 1-2-3* diseos del fondo. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* disposicin objetos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* distancia entre columnas. Vase la Ayuda de Word Pro* distintivos de localizacin. Vase la Ayuda de 1-2-3* distribucin documentos, 27-17 hojas, 21-4 libros, 21-1 objetos, 32-11 presentaciones, 39-8, 42-3 rangos, 21-2 distribucin de frecuencia. Vase la Ayuda de 1-2-3* distribucin de pginas de presentacin, 40-15 divisin objetos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* ventanas. Vase la Ayuda de 1-2-3* palabras. Vase la Ayuda de Word Pro* divisiones, 24-10, 25-1 vase tambin la Ayuda de Word Pro* divisiones OLE en Word Pro, 7-8 Documentacin de LotusScript 3.0, 1-3 documentacin en lnea instalacin, 2-5 documentos gestin, 27-1, 27-5, 27-13 documentos de desplazamiento. Vase la Ayuda de Word Pro*
documentos HTML visualizacin de cdigo origen, 26-12 documentos maestros, 25-2 vase tambin la Ayuda de Word Pro* documentos mltiples, consolidacin, 8-4 documentos nuevos vase tambin la Ayuda de Word Pro* documentos simples. Vase la Ayuda de Word Pro* DRW (Micrografix Designer 3.0) archivos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* duplicado. Vase copia registros, 33-7 vistas, 32-13 duracin de las citas, 46-4 DXF (AutoCAD) archivos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics*
E
ecuaciones. Vase la Ayuda de Word Pro* edicin datos, 11-4 derechos, 27-2, 27-11, 27-13 deshacer ediciones, 11-4 documentos, 27-1 vase tambin la Ayuda de 1-2-3* vase tambin la Ayuda de Word Pro* edicin en citas, 46-3 ediciones marcadas, 23-11, 27-2, 27-15 vase tambin la Ayuda de Word Pro* efectos especiales en las demostraciones en pantalla, 39-8. Vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* efectos multimedia, 39-8 ejecucin automtica, 2-1 inicio manualmente, 2-2 ejemplos, de macros. Vase la Ayuda de Approach* elementos definicin, 44-5 elementos de mens comunes, 4-3 eliminacin aplicaciones, 2-7 vase tambin la Ayuda de SmartSuite* vase la Ayuda de SmartSuite* archivos. Vase la Ayuda de SmartSuite* arrastrar y borrar, 11-2 cajones. Vase la Ayuda de SmartSuite* entradas, 53-4 receptores de correo, 27-19 registros, 33-13
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secciones incluidas durante la conversin, 43-8 SmartCenter. Vase la Ayuda de SmartSuite* SuiteStart. Vase la Ayuda de SmartSuite* texto, 23-4 tipos de papel, 44-8 vase la Ayuda de Freelance Graphics* vase tambin la Ayuda de 1-2-3* vase tambin la Ayuda de Approach* vase tambin la Ayuda de Word Pro* vistas, 32-13 EMF (Enhanced Metafile) archivos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* emplazamiento, bloques de vase bloques de emplazamiento encabezados, 24-3 del cajn Internet, 9-8 en documentos, 24-3, 25-3 en informes, 32-29 en presentaciones impresas. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* para formatos de impresin, 44-5 vase la Ayuda de 1-2-3* encabezados en documentos vase tambin la Ayuda de Word Pro* encaminamiento vase tambin la Ayuda de Word Pro* ensayo. Vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* ensayo de una demostracin en pantalla, 39-8, 42-3 entornos, 30-2 cambio entre, 30-5 vase tambin la Ayuda de Approach* entradas definicin de alarmas para, 53-5 desplazamiento, 53-4 eliminacin, 53-4 entradas confidenciales seccin Aniversarios, 49-4, 52-2 entradas en la seccin Aniversarios, 52-2, 52-3, 52-4 entradas reflejadas en la seccin Agenda, 46-7, 47-4, 49-8, 52-4 impresin, 44-3 entradas vacas, omisin al imprimir, 44-8 enviar al fondo (herramientas de dibujo) vase tambin la Ayuda de Word Pro* envo de correo a mltiples usuarios creacin, 7-7 envo de sobres vase tambin la Ayuda de Word Pro*
EPS (Encapsulated PostScript) archivos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* escala de la vista. Vase la Ayuda de 1-2-3* escenarios. Vase la Ayuda de 1-2-3* escritorio, 4-1, 23-1 espaciado. Vase la Ayuda de Word Pro* espacios, eliminacin al imprimir. Vase la Ayuda de Approach* especificar impresora. Vase la Ayuda de Word Pro* esquema niveles. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* vase la Ayuda de Word Pro* vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* Esquema, vista, 39-6, 40-2, 40-6, 41-17 esquematizacin de datos de 1-2-3, 11-10 estadsticas. Vase la Ayuda de Word Pro* estadsticas de documento en la barra de estado, 23-3 estilos, 23-2, 23-5, 23-8 almacenamiento, 12-4 cambio, 12-2 copia, 12-4 predefinidos, 12-6 vase tambin la Ayuda de Word Pro* estilos con nombre, 32-4, 32-12, 39-8 almacenamiento, 12-4 cambio, 12-2 copia, 12-4 predefinidos, 12-6 vase tambin la Ayuda de 1-2-3* vase tambin la Ayuda de Approach* estructura de directorio diseo, 2-5 etiquetas vase tambin etiquetas postales etiquetas, impresin. Vase la Ayuda de Word Pro* etiquetas postales agregacin de grficos a, 32-40 creacin, 7-10, 16-5, 32-39 eventos de la seccin Planning confidenciales, 50-2 creacin, 50-2, 50-3 edicin, 50-4 visualizacin, 50-4, 50-5 experto, vase Pregunte al Experto exportacin archivos, 25-2 datos, 36-10 documentos HTML desde Word Pro, 26-11 vase tambin la Ayuda de Word Pro*
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expresiones, en las solicitudes de bsqueda. Vase la Ayuda de Approach* extensiones, archivos usados en Approach. vase la Ayuda de Approach* externos, archivos, 25-2
F
familias de tipos de letra, para imprimir, 44-7 fecha, campos, 31-18 fechas asignacin de formato, 32-19 bsqueda, 34-9 cambio, 46-2 insercin, 33-5 vase la Ayuda de Word Pro* vase tambin la Ayuda de Approach* fichas de direccin agregacin de contactos, 48-3 bsqueda de determinadas, 53-14 cambio de nombre de los campos, 48-3 confidenciales, 48-2 creacin, 48-2 edicin, 48-4 ordenacin, 48-5 visualizacin, 48-4 figuras con texto, 39-9 vase herramientas de dibujo. filas cambio de tamao, 11-7 inmovilizacin de cabeceras, 11-9 seleccin, 11-3 vase la Ayuda de Approach* filas y columnas, ajuste del tamao, 11-7 filtros creacin, 53-16 para ordenar informacin, 53-15, 53-16 para valores de campo, 32-16 flechas agregacin a una hoja, 14-6 vase la Ayuda de Freelance Graphics* fondo colores. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* formas. Vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* formas del puntero. Vase la Ayuda de Word Pro* formato cambio con Formato rpido, 4-12 copia, 4-12 repeticin, 32-11 verificacin, 23-11
Formato, vista. Vase la Ayuda de Word Pro* formato de impresin con nombre. Vase la Ayuda de 1-2-3* formato de pgina cambio en Freelance Graphics, 4-7 Formato rpido, 4-12, 12-4 vase la Ayuda de Approach* vase la Ayuda de Word Pro* formatos personalizacin de estilos de formato, 44-5 formatos automticos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* formatos de impresin, 44-1 modificacin de las rutas de acceso de Organizer, 45-6 personalizacin de estilos del formato, 44-6 formatos de pgina estndar. Vase la Ayuda de Freelance Graphics vase la Ayuda de Freelance Graphics* formularios, 32-22 agregacin a un documento HTML, 26-9 agregacin a una pgina Web, 26-9 creacin, 16-4, 32-23 en 1-2-3, 7-10 insercin de un control OCX, 26-9 ms de una pgina en, 33-12 formularios multipgina, 33-12 frmulas. Vase tambin la Ayuda de 1-2-3* copia, 13-5 creacin, 13-4 en hojas de trabajo, 32-31 en macros, 35-9 en tablas resumen, 32-33 para buscar valores, 34-12 para campos calculados, 31-20, 31-22 para valores predeterminados de campos, 31-22 validacin de datos, 31-23 vase la Ayuda de Word Pro* vase tambin la Ayuda de Approach* fracciones de tiempo citas en, 46-3, 46-6 modificacin de incrementos, 46-8, 46-9 nuevas caractersticas en Organizer, 43-4 reflejar en la seccin Agenda, 46-8 trabajo con, 46-8 Freelance Graphics, 39-1 actualizadores, 39-4 creacin de presentaciones desde texto de Word Pro, 7-6 grficos, vinculacin de un rango a. Vase la Ayuda de SmartSuite*
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pantalla, 40-1, 40-2, 40-6 tablas, copia en otras aplicaciones. Vase la Ayuda de SmartSuite* utilizacin con Approach, 36-6 vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* y grficos 1-2-3, 7-9 Freelance Graphics, impresin notas del orador, 42-4 presentaciones, 39-3, 39-9, 42-6 fuentes, 23-2, 24-4 cambio, 4-7 cambio de fuentes de impresin, 44-7 en la seccin Notas, 51-3 TrueType. Vase la Ayuda de Freelance Graphics. vase tambin la Ayuda de Word Pro* funciones. Vase la Ayuda de Approach* funciones @ men, 13-3 utilizacin, 13-1
G
GAL (Hewlett-Packard Gallery) archivos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* galera de estilos, 12-6 gestin documentos, 27-1, 27-5, 27-13 gestin del documento. Vase tambin la Ayuda de Word Pro* GIF (Graphics Interchange Format) archivos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* giro objetos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics globos de Ayuda, 4-5, 5-2 vase tambin la Ayuda de Word Pro* glosario creacin en Word Pro. Vase la Ayuda de Word Pro* grficas. Vase grficos grficos, 39-8, 41-4 . agregacin a informes, 32-29 agregacin a sobres, 32-38 agregacin a una hoja, 14-6 agregacin al fondo de una vista, 32-7 ajustar a la escala. Vase la Ayuda de Word Pro* clculos de resumen en, 32-42 creacin, 14-1, 14-6, 32-42 diagramas de flujo, 39-8 grficos de barras, 41-12 insercin en campos, 30-19, 33-9 nombrados. Vase ayuda de Freelance Graphics*
organigramas, 41-9 realce, 14-2 tipos de, 14-3, 32-41 utilizacin en Approach, 32-41, 32-42 vase la Ayuda de Word Pro* vase tambin diagrama vase tambin herramientas de dibujo. vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* vinculacin, 7-9 vinculacin. Vase tambin la Ayuda de SmartSuite* grficos, extensiones de archivo. Vase la Ayuda de Approach* grficos de barras, 41-12 gramtica, verificacin, 23-11 grupos de versiones. Vase la Ayuda de 1-2-3* guardar como. Vase la Ayuda de Word Pro* Gua de Servicio al cliente, 1-3 Gua del administrador de red. Vase LEAMERED.WRI guame Ayuda, 40-1 vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* Guame, botn, 5-3 guiones utilizacin de notas del orador para, 42-4 vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics*
H
Harvard Graphics archivos (PRS). Vase la Ayuda de Freelance Graphics* herramientas de dibujo vase tambin dibujo en la Ayuda de Word Pro* herramientas de marcado en Solicitar comentarios, 8-3 HGL (Hewlett-Packard GL/2) archivos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* hojas. Vase tambin la Ayuda de 1-2-3* asignacin de nombre, 12-5 cambio de aspecto, 12-5 conversin en tablas resumen, 32-33 creacin, 12-5 distribucin, 21-4 uso compartido en Notes, 21-4 utilizacin en Approach, 32-30, 32-31 hojas de clculo. Vase libros, hojas. vase la Ayuda de Approach* hojas de estilo. Vase SmartMaster. hojas de trabajo. Vase hojas. hora, campos, 31-18 hora de inicio y final, 46-9
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horas asignacin de formato, 32-19 bsqueda, 34-9 cambio, 46-2 definicin de citas, 46-4 insercin, 33-6 vase la Ayuda de Word Pro* HTML (HyperText Markup Language), archivos, 38-1, 38-3 HTML (HyperText Markup Language), documentos agregacin de formularios a, 26-9 opciones de exportacin, 26-11 opciones de importacin, 26-11
I
iconos Vase tambin SmartIcons caja de herramientas, 43-2 cambio en carpetas (SmartCenter). Vase la Ayuda de SmartSuite* SuiteStart, 3-2 vista y ordenacin, 43-3 iconos. Vase SmartIcons iconos de ordenacin. Vase Caja de herramientas iconos de vista. Vase Caja de herramientas iconos para pasar las pginas, animacin, 45-6 idiomas, instalacin. Vase la Ayuda de SmartSuite* idiomas extranjeros. Vase la Ayuda de Word Pro* imagen, 40-19, 41-4, 41-15 Imagen, botn, 40-1, 40-7 imgenes vase grficos vase herramientas de dibujo. vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* importacin archivos a Word Pro, 25-2 de datos a Approach, 36-7 documentos HTML a Word Pro, 26-11 vase la Ayuda de 1-2-3* vase tambin la Ayuda de Word Pro* impresin Ayuda de la instalacin, 2-3 en la barra de estado, 23-3 informacin acerca de agendas impresas, 44-4 orientacin vertical. Vase la Ayuda de Freelance Graphics sobres, 23-8, 24-11 vase la Ayuda de Approach* vase tambin la Ayuda de Word Pro* impresin de fondo. Vase la Ayuda de Word Pro*
impresin en 1-2-3 encabezados. Vase la Ayuda de 1-2-3* hoja actual. Vase la Ayuda de 1-2-3* nmeros de pgina. Vase la Ayuda de 1-2-3* pies de pgina. Vase la Ayuda de 1-2-3* rangos. Vase la Ayuda de 1-2-3* temas de la Ayuda. Vase la Ayuda de 1-2-3* ttulos. Vase la Ayuda de 1-2-3* todo el libro. Vase la Ayuda de 1-2-3* impresora opciones de configuracin, 44-9 seleccin, 44-10 incrustacin, 7-11. Vase tambin la Ayuda de SmartSuite* utilizando OLE, 7-1 indicador de modo. Vase la Ayuda de 1-2-3* ndices, 23-11 vase la Ayuda de Approach* vase tambin la Ayuda de Word Pro* ndices externos. Vase la Ayuda de Approach* informacin, exportacin, 53-19 informacin, importacin, 53-19, 53-20 Informacin contenido, botn, 39-2, 40-1, 40-7 informes. Vase la Ayuda de 1-2-3* agregacin de grficos a, 32-29 agregacin de subtotales a, 32-27 agregacin de totales a, 32-26 columnas en, 32-29 creacin, 16-5, 32-28 datos resumidos en, 32-26 encabezados y pies de pgina en, 32-29 ordenacin de registros en, 34-16 portadas, 32-29 inicio aplicaciones. Vase la Ayuda de SmartSuite* aplicaciones desde SuiteStart, 3-2 Organizer, desde una carpeta de SmartCenter. Vase la Ayuda de SmartSuite* inmovilizacin ttulos, 11-9 insercin. Vase la Ayuda de 1-2-3* frmulas, 13-4 macros, 19-3 insercin automtica de datos, 4-11, 31-21. Vase tambin la Ayuda de Approach* insercin de datos, 11-1, 30-16, 30-17, 30-18, 31-21, 33-1 fechas, 33-5 horas, 33-6 nmeros, 33-5 seleccin de una vista para, 33-4 texto, 33-5
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un valor en muchos registros, 33-7 valores booleanos, 33-6 insercin de direcciones, 6-8 instalacin autodemos de aplicaciones, 2-6 automtica, 2-1, 2-5 autnoma, 2-3, 2-4 Ayuda para, 2-3 desinstalacin, 2-7 lenguajes adicionales. Vase la Ayuda de SmartSuite* manuales en lnea, 2-5 red, 2-5 Integral, vista. Vase la Ayuda de Word Pro* intercalacin copias en la impresin. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* intercambio de campos (Notes/FX), 8-8, 21-4, 39-9 intercambio de datos, 36-1 Internet, 9-1 acceso a las pginas de inicio, 20-1 almacenamiento de archivos .APT en, 38-4 almacenamiento de libros en, 20-2 almacenamiento de vistas de Approach en, 38-6 apertura de archivos .APT, 38-5 apertura de libros desde, 20-2 conexin a, 38-1, 38-3 creacin de una pgina Web, 26-2 envo de presentaciones a, 39-7, 42-3 publicacin de rangos en, 20-3 publicacin de vistas de Approach, 38-6 SmartIcons, 9-2, 20-1 SmartMaster para navegar por la red, 9-7 utilizacin con Organizer, 54-8, 54-9 utilizacin con Word Pro, 26-1, 27-21 vase tambin la Ayuda de 1-2-3* vase tambin la Ayuda de Approach* vase tambin la Ayuda de SmartSuite* vase tambin la Ayuda de Word Pro* vnculos. Vase URL y 1-2-3, 20-1 Internet, cajn, 6-6 Intranet, 9-1 INTRO, tecla, 33-4 introduccin automtica de datos en campos. Vase tambin la Ayuda de Approach* inversin de matrices. Vase la Ayuda de 1-2-3* inversin de objetos. Vase la Ayuda de Word Pro* ir a, 23-2 vase tambin la Ayuda de Word Pro*
J
JPG (Joint Photographics Expert Group) archivos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* justificacin. Vase alineacin justificacin del texto. Vase la Ayuda de Word Pro*
L
lame, archivos, 2-3 LEAMERED.WRI, 2-3 leyendas vase la Ayuda de 1-2-3* vase la Ayuda de Approach* liberacin de espacio en archivos de Organizer, 53-17 libros almacenamiento, 11-13 almacenamiento en Internet, 20-2 apertura, 11-14 apertura desde Internet, 20-2 creacin, 11-1 distribucin, 21-1 incrustacin, 18-2 lnea de edicin, 11-4 ocultacin, 17-1 lneas en pginas de Word Pro, 24-3, 24-5 quebradas. Vase la Ayuda de Freelance Graphics vase la Ayuda de 1-2-3* vase tambin la Ayuda de Word Pro* listas bsqueda de valores de, 34-10 seleccin de valores utilizando, 30-18, 33-8 visualizacin de valores de campo como, 32-15 listas con vietas, 23-11, 39-7, 40-17, 41-5 dos columnas. Vase la Ayuda de Freelance Graphics vase tambin la Ayuda de Word Pro* listas condicionales. Vase la Ayuda de Approach* listas de desplazamiento, 32-15 listas de relleno personalizada. Vase la Ayuda de 1-2-3* listas parciales de valores de campo, 32-16 listas SmartFill, 11-2 llamadas, entradas bsqueda de determinadas, 53-14 confidenciales, 49-4 creacin, 49-2 cronometraje, 49-5 estado, 49-6, 49-7 reflejar en la seccin Agenda, 49-8 visualizacin, 49-7
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Llamadas, seccin, 49-1 preferencias, 49-8 llamadas, seguimiento, 49-6 llamadas telefnicas cambio de una llamada, 49-6 creacin de una llamada de seguimiento, 49-6 marcacin desde Organizer, 49-5 registro, 49-2 Llenar campo, comando. Vase la Ayuda de Approach* lo que ve es lo que obtiene, WYSIWYG. Vase la Ayuda de Approach* Lotus, Pgina de inicio, 20-1, 54-9 Lotus 1-2-3 vase 1-2-3 Lotus Approach vase Approach. Lotus cc:Mail vase cc:Mail, 37-7 Lotus Freelance Graphics vase Freelance Graphics, 36-6 Lotus Notes vase Notes Lotus Word Pro vase Word Pro LotusObjects, 7-2 LotusScript, 7-1, 7-3, 35-9, 39-9 en 1-2-3, 19-1 vase tambin la Ayuda de Word Pro* LotusScript, automatizacin de tareas, 7-1, 35-9 lupa, 30-8
M
macros, 35-6. Vase tambin la Ayuda de 1-2-3* creacin, 19-3 utilizacin de frmulas en, 35-9 vase LotusScript. vase tambin la Ayuda de Approach* macros, botones seleccin para activar, 33-11 manipulacin de scripts. Vase LotusScript manual de aprendizaje bsqueda y ordenacin de registros, 34-1 diseo de una base de datos, 31-1 mapas creacin, 14-4 realce, 14-5
mapas de bits agregacin a una hoja, 14-6 en Freelance Graphics. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* vase la Ayuda de Approach* marca de correcciones, 23-11, 27-2 marcadores, 25-1 comentario, 11-11 frmula, 13-2 marcar barra de texto vase tambin la Ayuda de Word Pro* marcar texto, barra, 23-11 vase la Ayuda de Word Pro* marcas de revisin vase tambin la Ayuda de Word Pro* marcas de trama cruzada en la seccin Planning, 50-4 marcos. Vase la Ayuda de 1-2-3* vase tambin la Ayuda de Word Pro* mrgenes para imprimir, 44-8 vase la Ayuda de Approach* vase la Ayuda de Word Pro* MAS (diseo SmartMaster) diseo de SmartMaster. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* material de formacin. Vase la Ayuda de Freelance Graphic referencia. Vase la Ayuda de Freelance Graphics matrices. Vase la Ayuda de 1-2-3* maysculas en campos de texto. Vase la Ayuda de Approach* vase la Ayuda de Approach* vase la Ayuda de Word Pro* MDI. Vase la Ayuda de Approach* memo, campos, 31-18 mensajes presentaciones, 42-4 men Classic. Vase tambin la Ayuda de 1-2-3* men contextual, 4-2 en el Modo diseo, 32-2 en el Modo registro, 33-2 men de acceso directo, 4-5 en el Modo diseo, 32-3 en el Modo registro, 33-3 vase la Ayuda de Word Pro* men del botn derecho del mouse, vase mens de acceso directo mens, 40-2, 40-7 comunes, 4-3 en el Modo diseo, 32-2
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en el Modo registro, 33-2 funcin @, 13-1 personalizacin, 13-3, 35-4 vase tambin la Ayuda de 1-2-3* MET (OS/2 Metafile) archivos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* metaarchivos de Windows (WMF). Vase la Ayuda de Approach* Micro Decisionware Database Gateway. Vase la Ayuda de Approach* Microsoft Excel. Vase la Ayuda de Approach* servidor de SQL. Vase la Ayuda de Approach* miscelneos, campos, 31-18 configuracin de opciones para, 31-23, 32-19 dibujo en, 30-19 modelo. Vase glosario. mdems configuracin, 49-5 modificacin atributos de texto, 12-2 contraseas. Vase la Ayuda de 1-2-3* datos en celdas. Vase la Ayuda de 1-2-3* escala de la vista. Vase la Ayuda de 1-2-3* estilos con nombre, 12-4 formatos, 11-6, 12-2, 12-4 frmulas a valores. Vase la Ayuda de 1-2-3* grficos, 14-2 mapas, 14-5 men de funciones @, 13-3 tamao de los cajones. Vase la Ayuda de SmartSuite* tamao de ventana. Vase la Ayuda de 1-2-3* modificaciones deshacer. Vase cancelacin en la Ayuda de Freelance Graphics* Modo buscar, entorno, 30-7 Modo diseo, entorno, 30-6 conexin a visualizacin de datos, 30-2 modificacin de vistas en, 32-1 Modo esquema. Vase la Ayuda de Word Pro* Modo presentacin preliminar, entorno, 15-4, 30-8 Modo registro, entorno, 30-7 control de datos en, 30-2 insercin de datos, 33-1 moneda, formatos. Vase la Ayuda de Approach* moneda. Vase la Ayuda de Word Pro* multiplicacin de matrices. Vase la Ayuda de 1-2-3*
N
navegacin. Vase tambin la Ayuda de 1-2-3* negrita vase tambin la Ayuda de Word Pro* niveles en los bloques de emplazamiento. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* nombres. Vase la Ayuda de 1-2-3* agregacin Vase la Ayuda de SmartSuite* modificacin en una carpeta de direcciones. Vase la Ayuda de SmartSuite* nombres en campos, 31-4 Notas, seccin, 51-1 contenido, 51-6 incrustacin de recursos de Internet, 54-8 nuevas caractersticas en, 43-4 parmetros del texto, 51-3 preferencias, 51-7 notas adhesivas. Vase la Ayuda de Word Pro* notas al pie. Vase la Ayuda de Word Pro* notas de comentario, 27-15 notas del orador, 42-3, 42-4 vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* notas finales. Vase la Ayuda de Word Pro* Notes. Vase tambin la Ayuda de 1-2-3* bases de datos. Vase la Ayuda de SmartSuite* uso compartido de datos entre Approach y, 36-1 conexin con otras fuentes de datos, 36-2 distribucin de datos y vistas de Approach con, 36-3 envo de vistas y datos de Approach con, 37-7 integracin, 8-8 intercambio de datos con, 21-5 uso compartido de hojas en, 21-4 vase tambin la Ayuda de Approach* Notes/FX, 8-8, 21-5, 27-1, 27-23, 39-9 vase la Ayuda de Approach* vase tambin la Ayuda de 1-2-3* vase tambin la Ayuda de Word Pro* Novedades en 1-2-3, 10-1 en Approach 97, 28-2 en Freelance Graphics, 39-4, 39-6, 39-8 en SmartSuite 97. Vase la Ayuda de SmartSuite* nuevas funciones, 10-1, 39-4 en Organizer, 43-3 nuevos documentos, 24-1 nuevos registros creacin, 30-17
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numeracin de lneas. Vase la Ayuda de Word Pro* numeracin de pginas, 23-2 vase tambin la Ayuda de Word Pro* numricos, campos, 31-17 nmeros. Vase tambin la Ayuda de 1-2-3* asignacin de formato, 11-6, 32-19 insercin, 11-1, 33-5 separadores, 32-19 nmeros de la seguridad social, campos numricos. Vase la Ayuda de Approach* nmeros de telfono, campos numricos. Vase la Ayuda de Approach* nmeros de telfono, marcacin. Vase la Ayuda de SmartSuite* nmeros negativos. Vase la Ayuda de Word Pro*
O
O, condiciones en bsqueda, 34-6 objetos abiertos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics agregacin a una pgina de presentacin, 41-15 agregacin a vistas, 32-7 alineacin, 32-11 asignacin de formato, 32-11 distribucin, 32-11 en la seccin Notas, 51-4, 51-5 incrustacin, 18-2 paneles como, 32-7 propiedades, 30-15 seleccin, 32-10 vistas como, 32-7 vase la Ayuda de Word Pro* vase tambin la Ayuda de 1-2-3* objetos de dibujo. Vase tambin la Ayuda de 1-2-3* objetos grficos. Vase la Ayuda de 1-2-3* objetos incrustados, 18-2, 27-23, 36-12 vase tambin la Ayuda de 1-2-3* vase tambin la Ayuda de Word Pro* objetos OLE actualizacin de vnculos, 51-5 creacin, 51-5 eliminacin, 51-6 gestin, 51-5 objetos OLE (Vinculacin e incrustacin de objetos) configuracin de opciones para, 31-23 utilizacin para compartir datos entre aplicaciones, 36-12 vistas de Approach, 37-8 objetos similares. Vase la Ayuda de Freelance Graphics*
ocultacin. Vase tambin la Ayuda de 1-2-3* SmartCenter. Vase la Ayuda de SmartSuite* ODBC, orgenes de datos. Vase la Ayuda de Approach* OLE, 18-2. Vase tambin la Ayuda de 1-2-3* OLE (Vinculacin e incrustacin de objetos), 7-3, 7-11, 25-1, 27-23, 51-4, 51-6 vase tambin la Ayuda de Word Pro* opciones de arranque apertura de una seccin determinada, 45-4 opciones de impresin globales, 44-8 opciones de Internet, configuracin, 9-9 opciones de seguridad, vase Seguridad del documento opciones del usuario cambio, 17-1 operadores aritmticos. Vase la Ayuda de Approach* lgicos. Vase la Ayuda de Approach* vase la Ayuda de Approach* orden de desplazamiento configuracin, 32-20 en formularios, 32-24 orden de introduccin de datos, vase orden de desplazamiento ordenacin, 30-21, 34-1, 34-15 datos. Vase la Ayuda de 1-2-3* ejemplos de, 34-2 en informes, 34-16 orden predeterminado, 34-15, 35-3 vase la Ayuda de Word Pro* ordenacin de pginas. Vase la Ayuda de Word Pro* organigramas, 41-9 vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* organizacin de URL, 9-10 Organizer, 43-1 actualizacin de archivos, 43-1 configuracin, 45-5 copia y pegado de entradas, 53-1 desplazamiento entre secciones, 43-2 direcciones. Vase la Ayuda de SmartSuite* nombres y direcciones en un envo de correo a mltiples usuarios, 7-7 personalizacin, 45-1 secciones, agregacin, 45-3 secciones, uso compartido, 43-1, 54-3, 54-6 secciones, incluidas desde otros archivos, 54-3, 54-7 secciones, modificacin del nombre de, 45-2 secciones, modificacin del orden, 45-3 trabajo con archivos, 43-4 Organizer, impresin, 44-1, 44-2, 44-7 actividades diarias, 44-2 asignacin de secciones, 44-5
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encabezados y pies de pgina, 44-5 formatos, 44-5 formatos de impresin, 44-2 mrgenes para, 44-8 omisin de entradas vacas, 44-8 opciones de impresin globales, 44-8 tipos de papel, 44-8 tramas de lneas cruzadas, 44-5 ORGUTILS.EXE, 43-8 orientacin. Vase la Ayuda de Word Pro* ortografa, 11-12, 23-11 en la barra de estado, 23-3 verificacin, 24-8, 33-14 vase tambin la Ayuda de Word Pro*
P
pgina formato, 24-3, 25-1, 25-5 numeracin, 23-2, 25-3 saltos, 25-3 vase tambin la Ayuda de Word Pro* Pgina actual, vista, 39-6, 40-1, 40-6, 41-17 pgina completa vista. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* pgina de contenido en la seccin Notas, 51-6, 51-7 Pgina de inicio de Lotus, 20-1, 54-8 Pgina de inicio de soporte, 20-1 Pgina de inicio del Servicio al cliente, 20-1 pgina Web agregacin de formularios a, 26-9 creacin, 26-2 opciones de exportacin, 26-11 opciones de importacin, 26-11 visualizacin de cdigo fuente, 26-12 pginas contenido, 39-2, 39-5, 40-4, 41-2, 41-5, 41-11 copia desde otros archivos de presentacin, 39-1, 39-8, 40-18 desplazamiento de una a otra, 40-11 desplazamiento en un formulario, 33-12 diseo, 41-11 distribucin, 40-15 muestra. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* pginas blancas. Vase la Ayuda de Word Pro* pginas de formato, 41-11 Pginas de inicio, 20-1 pginas de la seccin Notas, 51-2, 51-4 desplazamiento, 51-6 pginas simtricas. Vase la Ayuda de Word Pro*
pginas temticas. Vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* pginas vacas. Vase la Ayuda de Word Pro* palabra completa, bsqueda de texto, 53-14 palabras con errores ortogrficos vase tambin la Ayuda de Word Pro* palabras de sonido parecido, bsqueda, 34-9 palabras mal escritas, 23-11, 24-8, 33-14 bsqueda, 11-12 paleta de herramientas control de visualizacin de, 35-2 en el Modo diseo, 32-5 paletas blanco y negro. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* paletas de colores. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* panel de control visualizacin en las demostraciones en pantalla. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* paneles en hojas, 32-32 en tablas resumen, 32-34 paneles de repeticin en formularios, 32-22 visualizacin de datos asociados utilizando, 31-26 vase tambin la Ayuda de Approach* Panorama, vista. Vase la Ayuda de Word Pro* pantalla Freelance Graphics, 40-1, 40-2, 40-6, 41-16 pantalla completa. Vase la Ayuda de Word Pro* pantalla de bienvenida vase tambin la Ayuda de Word Pro* 1-2-3, 10-5 parmetros del usuario. Vase la Ayuda de Word Pro* prrafo estilos, 23-2, 23-5, 23-8 etiquetas. Vase la Ayuda de Word Pro* PCD (Kodak Photo CD) archivos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* PCT (formato de dibujo Macintosh) archivos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* PCX (Paintbrush) archivos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* pegado, 11-5, 23-4 vase tambin la Ayuda de 1-2-3* vase tambin la Ayuda de Word Pro* pegado especial. Vase la Ayuda de Word Pro* pelculas, 5-9
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pelculas en pantalla, creacin. Vase tambin la Ayuda de SmartSuite* personalizacin de Freelance Graphics. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* personalizacin, de mens creacin, 35-4 personalizacin de 1-2-3, 17-1 rea de trabajo, 17-1 diseo de hojas, 12-6 escala de la vista. Vase la Ayuda de 1-2-3* hojas, 12-5 inicio, 17-4 men de funciones @, 13-3 paleta de iconos, 17-2 valores predeterminados, 17-1 personalizacin de Approach mens, 35-4 preferencias de Approach, 35-2 SmartIcons, 35-3 personalizacin de Organizer apertura automtica de un archivo, 45-5 cambio de las rutas de acceso predeterminadas, 45-6 cdigos de colores de la seccin Planning, 50-3 personalizacin de archivos, 45-2 preferencias de configuracin, 45-5 pestaas, 4-7, 24-4 orden de, 32-20, 32-24 pestaas de ao en la seccin Agenda, 46-2 vista, 40-1 vase tambin la Ayuda de 1-2-3* vase tambin la Ayuda de Word Pro* pestaas de las vistas, 40-1, 40-6 pestaas divisorias, 23-5, 24-10 pies de pgina, 24-3. Vase la Ayuda de 1-2-3* en informes, 32-29 para formatos de impresin, 44-5 pies de pgina en documentos vase tambin la Ayuda de Word Pro* planificacin de citas, 6-7, 46-3 Planning, seccin, 50-1 planning diario informacin acerca de la impresin en, 44-4 plantillas, 39-1. vase la Ayuda de 1-2-3* vase SmartMaster. vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* plantillas automticas. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* pliegue del cuadro de informacin, 4-9 vase tambin la Ayuda de Word Pro*
PLT (Tipo de formato de impresin), archivos almacenamiento de nuevos tipos de papel, 44-8 Portapapeles vase la Ayuda de 1-2-3* vase la Ayuda de Approach* vase la Ayuda de Freelance Graphics* vase la Ayuda de Word Pro* posicionamiento cajones. Vase la Ayuda de SmartSuite* PostScript objetos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics PPT (PowerPoint) archivos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* predeterminados. Vase la Ayuda de Word Pro* preferencias Approach, 35-2 configuracin de 1-2-3, 17-1 configuracin de Approach, 35-2 vase preferencias de Organizer preferencias de Organizer almacenamiento automtico de un archivo, 45-5 almacenamiento de intervalos y de copia de seguridad, 45-7 cambio de directorios predeterminados, 45-6 configuracin, 51-7 seccin Agenda, 46-8 seccin Aniversarios, 52-4 seccin Directorio, 48-5 seccin Llamadas, 49-8 seccin Notas, 51-7 seccin Planning, 50-6 seccin Recordatorio, 47-5 visualizacin del escritorio, 45-6 preferencias de visualizacin. Vase la Ayuda de Word Pro* Pregunte al Experto, 5-2, 23-7 vase tambin la Ayuda de Word Pro* Present It!, 7-6 presentacin pginas, 39-2 presentacin preliminar documentos, 24-9 formatos de impresin, 44-3 resultados impresos, 15-1 vase tambin la Ayuda de 1-2-3* vase tambin la Ayuda de Word Pro* presentaciones, 39-1, 39-7, 42-1 consejos para, 41-18. Vase tambin consejos en la Ayuda de Freelance Graphics* copia de pginas desde, 39-8 creacin, 41-1, 41-18
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creacin desde documentos de Word Pro, 7-6 envo remoto, 8-6 impresin, 39-3, 42-6 pginas temticas para, 41-5 plantillas SmartMaster para, 39-5 vase tambin la Ayuda de SmartSuite* presentaciones temticas consejos para. Vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* diseos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* estilos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* problemas de anlisis de hiptesis. Vase la Ayuda de 1-2-3* procesamiento de imgenes. Vase la Ayuda de Word Pro* programacin (LotusScript). Vase la Ayuda de 1-2-3* propiedades cambio, 12-2 configuracin en el modo diseo, 32-3 guardar como estilos con nombre, 32-4 vase la Ayuda de Word Pro* propiedades del documento. Vase la Ayuda de Word Pro* proteccin documentos, 27-13 libros. Vase la Ayuda de 1-2-3* vase tambin la Ayuda de Word Pro* proteger celdas. Vase la Ayuda de Word Pro* proxies predeterminados. Vase la Ayuda de Freelance Graphics PRS (Harvard Graphics para Windows) archivos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* PRZ (Presentation) archivos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* publicacin en la Web, 9-6 puntero en forma de mano, 23-4 vase tambin la Ayuda de Word Pro* punteros del mouse cambio, 45-6 formas, 43-3 puntos de control (SmartCenter), cambio. Vase la Ayuda de SmartSuite* puntos de referencia vase tambin la Ayuda de Word Pro*
R
radiales, botones bsqueda de configuraciones de, 34-10 creacin, 32-18 seleccin de valores utilizando, 30-18, 33-9 rangos bsqueda de valores en Approach, 34-10 combinacin, 21-3 con nombre. Vase la Ayuda de 1-2-3* copia, 7-9 Vase tambin la Ayuda de SmartSuite* distribucin, 21-2 envo de correo desde 1-2-3. Vase la Ayuda de SmartSuite* postal. Vase la Ayuda de 1-2-3* publicacin en Internet, 20-3 seleccin, 11-3 vinculacin a otras aplicaciones. Vase la Ayuda de SmartSuite* rangos 3D. Vase la Ayuda de 1-2-3* rangos con nombre. Vase la Ayuda de 1-2-3* rangos de datos, bsqueda de valores en Approach, 34-10 rangos tridimensionales. Vase la Ayuda de 1-2-3* rpidas divisiones, 25-2 pestaas. Vase la Ayuda de Word Pro* secciones, 25-4 realizacin llamadas telefnicas, 49-5 vase la Ayuda de SmartSuite* reclculo. Vase la Ayuda de 1-2-3* Recordatorio, carpeta, 6-9 Recordatorio, seccin, 47-1 preferencias, 47-5 vistas, 47-3 recorte de dibujos. Vase la Ayuda de Word Pro* red, instalacin, 2-4 redefinicin de estilos. Vase la Ayuda de Word Pro* redes conexin a archivos de consulta. Vase la Ayuda de Approach* utilizacin de Approach con, 37-4 utilizacin de Organizer con, 54-1 Vase tambin la Ayuda de Approach* reduccin, de imgenes de campos miscelneos. Vase la Ayuda de Approach* reduccin de espacio en archivos 1.x, 43-8
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reemplazo texto y nmeros. Vase la Ayuda de 1-2-3* Referencia, cajn, 6-10 referencias Web en el cajn de Internet, 9-8 registro del producto, 2-7 registros, 31-6. Vase la Ayuda de 1-2-3* actualizacin de datos en, 36-8 bloqueo para varios usuarios, 37-3 correo, 37-7 creacin de nuevos, 30-17 desplazamiento entre, 33-11 duplicacin del registro anterior, 33-7 eliminacin, 33-13 en archivos de datos. Vase tambin la Ayuda de Word Pro* exportacin, 36-10 insercin de datos en, 33-4 ocultacin, 33-13 orden predeterminado, 34-15, 35-3 ordenacin, 34-15 visualizacin de los ocultos, 33-13 visualizacin de todos, 30-21 registros en archivos de datos, 24-13. Vase tambin la Ayuda de Word Pro* reglas. Vase la Ayuda de Word Pro* reglas en Modo diseo. Vase la Ayuda de Approach* regresin. Vase la Ayuda de 1-2-3* rehacer. Vase la Ayuda de Word Pro* rellenos. Vase la Ayuda de Word Pro* reloj, visualizacin, 45-6 repeticin asignacin de formato, 32-11 bsquedas, 34-13 datos en muchos registros, 33-7 marcos. Vase la Ayuda de Word Pro* repeticin de entradas, 53-7 replicacin vistas de Approach, 32-13, 36-4 Reproductor de demostraciones en pantalla, 8-6, 42-3, 42-5 requisitos espacio en disco, 1-4 hardware, 1-3 memoria, 1-4 para la instalacin, 1-3 sistema, 1-3 software, 1-3 resalto vase tambin la Ayuda de Word Pro* reservas. Vase la Ayuda de 1-2-3* respuesta a preguntas. Vase Pregunte al Experto.
resumen final en los informes, 32-28 resumen inicial en los informes, 32-28 revisin vase tambin la Ayuda de Word Pro* documentos, 27-11, 27-20 ediciones, 27-20 presentaciones, 42-1 revisores, 27-1, 27-11, 27-18 vase tambin la Ayuda de Word Pro* RND (AutoDesk AutoShade) archivos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* rotacin objetos grficos. Vase la Ayuda de 1-2-3* rotacin de objetos vase tambin la Ayuda de Word Pro* rotulador, 27-15 cambio de eventos con, 50-4 creacin de eventos con, 50-3 rtulos campos, 32-14 insercin, 11-1 rutas de acceso cambio de las rutas de acceso predeterminadas, 45-6
S
salida 1-2-3. Vase la Ayuda de 1-2-3* salida de Word Pro. Vase la Ayuda de Word Pro* salto de pgina manual. Vase la Ayuda de Word Pro* saltos. Vase pgina, saltos saltos de columna. Vase la Ayuda de Word Pro* saludos, 27-4 vase tambin la Ayuda de Word Pro* sangra. Vase la Ayuda de Word Pro* sangra francesa. Vase la Ayuda de Word Pro* ScreenCam, 5-9 Scripts grabacin, 19-1 vase LotusScript vase tambin la Ayuda de 1-2-3* secciones, 25-3 uso compartido, 43-1 desplazamiento entre, 43-2 incluir de otros archivos, 43-1 modificacin del color de las pestaas, 45-3 modificacin del tamao de las pestaas, 45-3 vase tambin la Ayuda de Word Pro* secciones de Organizer asignacin en formatos de impresin, 44-5
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secciones incluidas, 43-1, 54-6, 54-7 eliminacin para conversin, 43-8 secuencia de eventos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics de vietas. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* sedes de Lotus en Internet acceso, 54-9 seguimiento de documentos, 27-5, 27-19 vase tambin la Ayuda de Word Pro* segundo plano, impresin en la barra de estado, 23-3 seguridad de la base de datos, 8-7 Seguridad del documento, 8-7, 27-1, 27-13 vase tambin la Ayuda de Word Pro* contraseas para los grupos de acceso, 37-2 niveles de acceso, 37-1 opciones de configuracin para, 35-3 seleccin reas de la hoja, 11-3 de botones radiales, 33-9 de cuadros de verificacin, 33-9 de listas, 33-8 en el Modo diseo, 32-10 en el Modo registro, 33-5 objetos, 32-10 texto, 32-10 seleccin de texto vase la Ayuda de Word Pro* selector. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* selector de colores. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* semana, inicio de, 45-6 sensible a maysculas o minsculas, bsqueda de texto, 53-14 sentencias SI en bsquedas, 34-11 separacin objetos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics separadores. Vase la Ayuda de Approach* serie hallada, 30-20, 34-13 Servicio al cliente, Pgina de inicio, 20-1 Servicios de conexin de bases de datos distribuidas. Vase la Ayuda de Approach* servidor FTP, 38-1 servidor Web, 38-1, 38-3 servidor World Wide Web, 38-1, 38-3 servidores FTP, 9-1 apertura de archivos desde, 9-4 signo de exclamacin (!), en solicitudes de bsqueda, 34-8 signo de interrogacin (?), en solicitudes de bsqueda, 34-8
signo igual (=), en solicitudes de bsqueda, 34-8 smbolo &, en solicitudes de bsqueda, 34-8 smbolo de vnculo, visualizacin, 53-8 smbolos en solicitudes de bsqueda, 34-7 vase imagen. vase la Ayuda de Freelance Graphics* SmartCenter, 3-3, 6-1. Vase tambin la Ayuda de SmartSuite* SmartCorrect, 23-11, 24-8 vase tambin la Ayuda de Word Pro* SmartFill, 4-11 listas. Vase tambin la Ayuda de 1-2-3* vase tambin la Ayuda de Word Pro* SmartIcons, 4-5, 40-1, 40-2, 45-7 cambiar grupos de, 9-2 cambio de paletas, 17-2 configuracin, 35-3 en el Modo diseo, 32-1 en el Modo registro, 33-2 ocultacin, 17-1 para Internet, 9-2 personalizacin, 4-6 vase tambin la Ayuda de 1-2-3* vase tambin la Ayuda de Word Pro* SmartIcons universales vase tambin la Ayuda de Word Pro* SmartMaster. Vase tambin la Ayuda de 1-2-3* aplicaciones, 29-1, 31-16 diseos, 39-1, 39-5, 40-3, 40-5, 41-2 Vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* pginas temticas. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* plantillas, 4-2, 23-5, 24-1, 25-1, 27-4, 29-2, 31-16 presentaciones temticas, 39-1, 40-3, 41-1, 41-18 vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* temas de contenido, 39-5 SmartMaster HTML, 9-6 SmartMaster para navegar por la red, 9-7 SmartSelect. Vase la Ayuda de 1-2-3* SmartStart. Vase SuiteStart SmartSuite aplicaciones, 3-1 aplicaciones, utilizacin conjunta, 7-5 cajn. Vase tambin la Ayuda de SmartSuite* contenido del paquete, 1-2 documentacin en lnea, 2-5 Novedades, 3-1 programa Install, 2-1 SmartSum. Vase la Ayuda de Word Pro*
ndice-24
SMC (presentacin temtica de SmartMaster) archivos de presentaciones temticas. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* sobres agregacin de imgenes a, 32-38 correspondencia con datos de cartas formulario, 32-38 creacin, 23-8, 24-10, 32-37 impresin, 23-8 vase tambin la Ayuda de Word Pro* Solicitar comentarios, 8-3, 21-2, 27-1, 27-11, 39-7, 42-1 vase tambin la Ayuda de Word Pro* solicitudes de bsqueda, 34-5 asignacin de un nombre, 34-14 repeticin, 30-21 utilizacin, 34-5 utilizacin de comodines en, 34-6 utilizacin de frmulas, 34-12 utilizacin de ms de una condicin, 34-6 utilizacin de sentencias SI en, 34-11 utilizando el Asistente para bsquedas, 34-4 vase tambin la Ayuda de Approach* slo lectura. Vase la Ayuda de Approach* solucin de problemas instalacin de la red, 2-5 sombras proyectadas. Vase la Ayuda de Approach* sombras tras los objetos. Vase la Ayuda de Approach* sombreados. Vase la Ayuda de Word Pro* sonido parecido, bsqueda. Vase la Ayuda de Approach* sonidos en las demostraciones en pantalla. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* en SmartCenter. Vase la Ayuda de SmartSuite* Soporte de Lotus, en Internet, 9-8 SQL, tablas de un servidor de SQL. Vase la Ayuda de Approach* subrayado. Vase la Ayuda de Word Pro* subtotales en informes, 32-27 en tablas resumen, 32-33 SuiteStart, 3-2 suma de datos, 11-8 superposiciones. Vase la Ayuda de 1-2-3* suprimir. Vase la Ayuda de 1-2-3* sustitucin de disquetes, 2-7 Sybase SQL, servidor. Vase la Ayuda de Approach* SYM (smbolo) archivos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics*
T
tabla de autoridades. Vase la Ayuda de Word Pro* tabla de contenido, 23-11 vase tambin la Ayuda de Word Pro* tablas, 24-5 vase la Ayuda de SmartSuite* vase tambin la Ayuda de Word Pro* tablas de base de datos. Vase la Ayuda de 1-2-3* tablas de consulta, 16-1 tablas de hiptesis. Vase la Ayuda de 1-2-3* tablas pivotantes creacin, 16-3 tablas resumen, 7-10, 32-32 creacin, 16-3 vase tambin la Ayuda de SmartSuite* tablas resumen dinmicas. Vase Tablas resumen tablas SQL, 36-7 tablas SQL de Oracle. Vase la Ayuda de Approach* tapas, 45-1, 45-2 TAPI, 43-4 tareas de la seccin Recordatorio confidenciales, 47-2 creacin, 47-2 edicin, 47-3 estado de, 47-4 marca de finalizacin, 47-4 ordenacin, 47-3 reflejar en la seccin Agenda, 47-4 tecla TAB, 30-18 teclas acceso directo. Vase la Ayuda de 1-2-3* teclas aceleradoras. Vase la Ayuda de Word Pro* teclas cclicas vase tambin la Ayuda de Word Pro* teclas de acceso directo vase la Ayuda de 1-2-3* vase la Ayuda de Approach* teclas de funciones vase la Ayuda de 1-2-3* vase la Ayuda de Word Pro* texto asignacin de formato, 32-19 atributos, , 23-8, 24-4 bsqueda, 34-7 cambio de atributos, 12-2 campos, 31-17 curvado. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* en figuras, 39-9 fuentes para impresin, 44-7 insercin, 11-1, 33-5
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nuevas caractersticas para, 39-6, 39-8 parmetros de la seccin Notas, 51-3 seleccin, 32-10 vase tambin la Ayuda de 1-2-3* vase tambin la Ayuda de Word Pro* verificacin ortogrfica, 11-12 verificacin ortogrfica de, 23-11, 24-8, 33-14 texto de sustitucin, 33-8 texto delimitado, por tabuladores. Vase la Ayuda de Approach* texto formateado vase tambin la Ayuda de Word Pro* texto normal. Vase la Ayuda de Word Pro* texto oculto. Vase la Ayuda de Word Pro* TGA (Targa) archivos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* TIF (Tagged Image File Format) archivos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* tilde (~), en solicitudes de bsqueda, 34-9 vase tambin la Ayuda de Approach* tipos de datos, 31-17 tipos de papel, 44-2, 44-8 Titular, derechos de acceso, 54-1 ttulos inmovilizacin en hojas, 11-9 para informes, 32-29 vase tambin la Ayuda de 1-2-3* ttulos, de informes. Vase tambin la Ayuda de Approach* Todas las pginas, vista, 39-6, 40-6, 41-16 vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* totales clculo, 11-8 en hojas, 32-31 en informes, 32-26 en tablas resumen, 32-33 trabajo, preferencias, 35-2 trabajo en equipo, 8-1, 21-1, 27-1, 39-7, 42-1 contraseas, 37-2 Correo electrnico, 37-7 distribucin de datos y vistas, 37-7 en Internet, 9-5 opciones de seguridad en, 37-1 uso compartido de archivos, 37-1 vase tambin la Ayuda de Word Pro* trabajo en varios idiomas vase la Ayuda de SmartSuite* traer al frente. Vase la Ayuda de Word Pro* tramas (herramientas de dibujo) vase tambin la Ayuda de Word Pro*
tramas de lneas cruzadas impresin, 44-5 transferencia archivos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics correo. Vase la Ayuda de SmartSuite* documentos, 27-5. Vase tambin la Ayuda de Word Pro* rangos, 21-2 transposicin de datos. Vase la Ayuda de 1-2-3* Trptico, vista, 24-9 vase tambin la Ayuda de Word Pro* TXT (texto ASCII) archivos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics*
U
ubicacin de archivo. Vase la Ayuda de Word Pro* unianalizador. Vase la Ayuda de 1-2-3* nico usuario, 37-6 URL, 9-7, 9-8, 9-10 creacin, 9-9 uso compartido, 37-1 archivos, 37-1 archivos en Internet, 38-1 configuracin de opciones de bloqueo de registros, 37-3 datos, 36-1 datos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* datos utilizando Notes, 21-5 secciones, 43-1, 54-3 vase tambin la Ayuda de 1-2-3* vase tambin la Ayuda de Word Pro* usuarios mltiples de una red. Vase la Ayuda de Approach* utilidades de Organizer 1.x, 43-8 utilizacin aplicaciones conjuntas, 36-1 Ayuda, 5-3
V
validacin de datos introducidos, 30-12, 31-22 valores burstiles en el cajn Internet, 9-8 valores predeterminados cambio, 17-1 cambios en Organizer, 45-4, 45-5 valores de campo, 30-11, 31-21 vase la Ayuda de Freelance Graphics* vase tambin la Ayuda de 1-2-3* valores predeterminados de Organizer cambio de las rutas de acceso de los archivos, 45-6.
ndice-26
Vase tambin Preferencias de Organizer cambio del intervalo de almacenamiento, 45-7 vase tambin Preferencias de Organizer valores S o No bsqueda, 34-9 insercin, 33-6 variable, campos, 31-18 varias pginas visualizacin. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* velocidad, modificacin para los cajones. Vase la Ayuda de SmartSuite* verificacin formato, 23-11 vase tambin la Ayuda de Word Pro* gramatical, 23-11 vase tambin la Ayuda de Word Pro* ortogrfica, 11-12, 23-11, 24-8, 33-14 vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* versalitas. Vase la Ayuda de Word Pro* versiones, 27-1, 27-6 comparacin, 21-3 vase tambin la Ayuda de Word Pro* vertical. Vase la Ayuda de Word Pro* vinculacin datos, 7-1, 7-3 grficos, 7-9 objetos, 51-6 rangos. Vase la Ayuda de SmartSuite* vnculo, men, 53-9 vnculos, 53-8. Vase la Ayuda de 1-2-3* Vase tambin OLE, objetos acceso a informacin a travs de, 53-9, 53-11 cambio, 53-9, 53-12 creacin, 20-2, 53-8 eliminacin, 53-10 en Approach, 36-14 en Word Pro. Vase la Ayuda de Word Pro* Internet. Vase URL OLE, 51-4 visualizacin en una pgina de la seccin Notas, 53-10 vistas, 24-9, 39-6, 40-1, 40-2, 40-6, 41-16 predeterminadas. Vase la Ayuda de Freelance Graphics vase tambin la Ayuda de Word Pro* vase vistas de Approach vistas divididas, 24-9 vase tambin la Ayuda de Word Pro* vistas especiales, 24-9 vase tambin la Ayuda de Word Pro*
vistas personalizadas. Vase la Ayuda de Word Pro* visualizacin men Classic, 17-5 todos los registros, 30-21 vase la Ayuda de 1-2-3* vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* volteo objetos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics
W
Web. Vase World Wide Web. Web. Vase World Wide Web. Windows. Vase la Ayuda de 1-2-3* WMF (Metaarchivo de Windows) archivos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* vase la Ayuda de Approach* Word Pro creacin de vistas de Approach en, 36-6 utilizacin como una agenda, 7-8 utilizacin de datos desde Approach, 36-6 y rangos de 1-2-3, 7-9 Word Pro, impresin sobres, 23-8 World Wide Web, 54-8 apertura de archivos desde, 9-3 bsqueda, 20-4 envo de presentaciones a, 39-7, 42-3 examinacin, 20-1 Pgina de inicio de Lotus, 54-8 Pgina de inicio del Servicio al cliente de Lotus, 54-8 publicacin en, 9-6 World Wide Web. Vase tambin la Ayuda de Freelance Graphics* WPG (WordPerfect) archivos. Vase la Ayuda de Freelance Graphics* WYSIWYG, 22-1
Y
Y, condiciones en bsqueda, 34-6
Z
zoom, 24-9. Vase la Ayuda de 1-2-3* en el Modo diseo, 32-6 en el Modo presentacin preliminar, 30-8 vase tambin la Ayuda de Word Pro*
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EXPLORANDO SMARTSUITE 97

......................................... . .. SmartSuite 97 - Windows 95 e NT 4.0

SmartCenter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3 Procedimientos iniciales para guardar y abrir un archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4

. . 2-1 . . 2-2 . . 2-4

. . 2-4 . . 2-4 . . 2-5 . . 2-5 . . 2-7 . . 2-7

. . . . . 5-3 . . . . . 5-4 . . . . . 5-5 . . . . . 5-6 . . . . . 5-7 . . . . . 5-8 . . . . . 5-9

6-2 6-4 6-5 6-5 6-6 6-7 6-8 6-9 6-10

7-1 7-1 7-3 7-4 7-5

. . 7-6 . . 7-7 . . 7-8

. . 8-2 . . 8-3 . . 8-4

. 10-1 . . . . . . 10-3 10-3 10-4 10-5 10-5 10-6

11-1 11-2 11-3 11-4 11-5 11-6 11-7

11-8 11-9 11-10 11-11 11-12 11-13 11-14

. . . . . 16-1 . . . . . 16-3 . . . . . 16-4 . . . . . 16-5

. 12-2 . 12-3 . 12-4 . 12-5 . 12-6

17-1 17-2 17-3 17-4 17-4

Creacin de objetos incrustados . . . . . . . . . 18-1 Edicin de objetos incrustados . . . . . . . . . . 18-2

. 13-1 . 13-3 . 13-3 . 13-4 . 13-5

Creacin de scripts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19-1 Creacin de macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19-3

. 14-1 . 14-2 . 14-3 . 14-4 . 14-5 . 14-6

. 20-1 . 20-2 . 20-3 . 20-4 . . . . . 21-1 21-2 21-3 21-4 21-5

. . . . . . . 15-1 . . . . . . . 15-3 . . . . . . . 15-4 . . . . . . . 15-5

Qu es Lotus Word Pro? . . . . . . . . . . . . . . 22-1 Novedades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22-2

Tabla de contenido vii

. 24-13 . 24-15 . 24-16

viii Explorando SmartSuite 97

28-1 28-1 28-2 28-2 28-3 28-4

29-1 29-1 29-2 29-3

. 30-18 . . . . . . 30-18 30-19 30-19 30-19 30-19 30-20

. 31-1 . 31-2 . 31-3 . 31-3 . 31-4

. 32-1 . 32-1 . . . . . . 32-2 32-3 32-3 32-5 32-5 32-6

. 33-1 . 33-2 . . . . . . . 33-2 33-3 33-3 33-4 33-4 33-5 33-5

. 33-5 . 33-7 . 33-7 . 33-8 . 33-8 . 33-9 . 33-11 . 33-11 . 33-11

33-12 33-13 33-13 33-14 33-14

36-6 36-6 36-6 36-7 36-7 36-8

. 36-8 . . . . . . . 36-9 36-10 36-12 36-12 36-12 36-14 36-14

35-1 35-2 35-3 35-4 35-5 35-5 35-6 35-9 35-11

37-1 37-1 37-3 37-3 37-4 37-5 37-6

. 37-6 . 37-7 . 37-8

36-1 36-1 36-5 36-6

. 38-1 . 38-1 . 38-3 . 38-4 . 38-4 . 38-5 . 38-6 . 38-6

Partes de una presentacin Visin global . . . . . . . . . Detalles . . . . . . . . . . . . . Novedades . . . . . . . . . . . .

......... ......... ......... .........

39-1 39-1 39-2 39-4

40-17 40-18 40-19 40-20

. 40-1 . 40-1 . 40-2 . 40-3 . 40-4 . 40-5 . 40-5 . 40-6

40-7 40-7 40-7 40-8

. 41-1 . 41-5 . 41-5 . 41-7 . 41-9

. 41-11 . 41-12 . 41-13 . 41-15 . 41-16 . 41-17 . 41-18

. 40-8 . 40-10 . 40-12 . 40-13 . 40-13 . 40-14 . 40-15 . 40-15 . 40-16

. 42-3 . . . . 42-3 42-3 42-4 42-4

. 44-7 . 44-8 . 44-8 . 44-9 . 44-9 . 44-9 . 44-10

44-1 44-1 44-2 44-2

. 44-2 . 44-2 . 44-4 . 44-4 . 44-5 . 44-5

. 44-5 . 44-6 . 44-7

. 45-1 . 45-1 . 45-2 . 45-2 . 45-2 . 45-3 . 45-3 . 45-3 . 45-3

. 45-4 . 45-5 . 45-5 . 45-6 . 45-6

Tabla de contenido xiii

Modificacin del grupo de SmartIcons visualizado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45-7

Realizacin de tareas adicionales . . . . . . . . 48-6

. 46-2 . 46-3 . 46-4 . . . . . 46-4 46-5 46-5 46-6 46-7

. 46-7 . 46-8 . 46-8 . 46-10

47-2 47-3 47-3 47-4 47-4

. 47-4 . 47-5 . 47-5