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MINISTERIO DE HACIENDA

PROGRAMA MAFP MODERNIZACION DE LA ADMINISTRACION FINANCIERA PBLICA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y MODERNIZACION ADMINISTRATIVA ADMINISTRACION CENTRAL Y ENTIDADES DESCENTRALIZADAS

MANUAL DE OPERACIN DEL USUARIO Fondos Rotativos

Versin 4

La Paz, Agosto de 2004

Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa - SIGMA

CONTENIDO
1 CONSIDERACIONES GENERALES Y FLUJOGRAMAS DE PROCESOS .............................. 1-1 1.1 APERTURA CUENTA CORRIENTE ........................................................................................................... 1-1 1.2 REGISTRO DE BENEFICIARIO SIGMA ..................................................................................................... 1-1 1.3 HABILITACIN DE USUARIOS CON PERFILES DE RESPONSABLE DE FONDOS ROTATIVOS Y RESPONSABLE DE LA CAJA CHICA .................................................................................................................... 1-1 1.4 FORMATO DE CHEQUE ............................................................................................................................. 1-1 2 OPERADOR DE EJECUCIN DEL GASTO ........................................................................................ 2-1 2.1 TRAMITE INICIAL ........................................................................................................................................ 2-1 2.1.1 Solicitud de Apertura de Fondo Rotativo................................................................................. 2-2 2.1.2 Solicitud de Incremento de Fondo Rotativo ........................................................................... 2-3 2.1.3 Solicitud de Disminucin de Fondo Rotativo.......................................................................... 2-4 2.1.4 Modificacin de solicitud de Apertura/Incremento/Disminucin de Fondo Rotativo .. 2-5 2.1.5 Eliminacin de solicitud de Apertura/Incremento/Disminucin de Fondo Rotativo.... 2-5 2.1.6 Verificacin de solicitud de Apertura/Incremento/Disminucin de Fondo Rotativo ... 2-6 3 APROBADOR DE EJECUCIN DEL GASTO..................................................................................... 3-1 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 4 4.1 4.2 4.3 5 AUTORIZACIN DE SOLICITUD APERTURA/INCREMENTO/DISMINUCIN FONDO ROTATIVO ..... 3-1 ANULACIN DE SOLICITUDES ................................................................................................................. 3-4 VERIFICACIN Y APROBACIN FORMULARIO C-34 DE REVERSIN ............................................... 3-5 ANULACIN DEL FORMULARIO C-34 ..................................................................................................... 3-6 APROBACIN DOCUMENTOS DE REPOSICIN DE FONDO ROTATIVO ........................................... 3-6 ANULACIN DE REPOSICIONES .............................................................................................................. 3-7 APROBACIN MODIFICACIN APROPIACIN PRESUPUESTARIA ..................................................... 3-8 FIRMA DE DOCUMENTOS C-34............................................................................................................... 4-1 LIMITE DE CONTROL PARA CAJAS CHICAS .......................................................................................... 4-2 HABILITACIN DE OBJETOS DEL GASTO PARA FONDOS ROTATIVOS............................................. 4-3

DIRECTOR ADMINISTRATIVO ................................................................................................................ 4-1

RESPONSABLE DEL FONDO ROTATIVO .......................................................................................... 5-1 5.1 FONDOS ROTATIVOS ................................................................................................................................ 5-1 5.1.1 Resumen de Gastos ...................................................................................................................... 5-1 5.1.2 Reposiciones al Fondo Rotativo .............................................................................................. 5-14 5.1.3 Rendicin Final del Fondo Rotativo ........................................................................................ 5-15 5.2 CAJAS CHICAS ......................................................................................................................................... 5-17 5.2.1 Autorizacin de Solicitudes Caja Chica ................................................................................. 5-17 5.2.2 Aprobacin de Reposiciones de Caja Chica ........................................................................ 5-18 5.2.3 Aprobacin Rendicin Final Caja Chica ................................................................................ 5-19 5.2.4 Anulacin de Solicitudes de Caja Chica ................................................................................ 5-20 5.2.5 Anulacin de Reposiciones de Caja Chica ........................................................................... 5-20 5.2.6 Aprobacin modificacin Apropiacin Presupuestaria CC .............................................. 5-21 5.3 PLANILLAS ................................................................................................................................................ 5-21 5.3.1 Pago de Planillas por Fondo Rotativo .................................................................................... 5-21 5.3.2 Reembolso de Planillas .............................................................................................................. 5-23 5.4 REPORTES Y CONSULTAS ..................................................................................................................... 5-24 5.4.1 Consulta y Reportes de Fondo Rotativo y Cajas Chicas ................................................. 5-24

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5.4.2 Listado de Adelantos de Fondos ............................................................................................. 5-25 5.4.3 Extracto de Cuentas .................................................................................................................... 5-26 5.4.4 Estado Actual Fondo Rotativo .................................................................................................. 5-27 5.5 MANTENIMIENTO DE TABLAS FONDO ROTATIVO .............................................................................. 5-28 6 7 ENCARGADO ADMINISTRATIVO .......................................................................................................... 6-1 6.1 7.1 7.2 7.3 SOLICITUD DE APERTURA E INCREMENTO DE CAJA CHICA ............................................................. 6-1 REPOSICIN DE GASTOS CAJA CHICA - CAPTURA Y VERIFICACIN .............................................. 7-3 RENDICIN FINAL PARA CAJA CHICA.................................................................................................... 7-6 MODIFICACIN DE APROPIACIN PRESUPUESTARIA (CORRECCIN PRESUPUESTARIA)......... 7-8 RESPONSABLE DE LA CAJA CHICA .................................................................................................. 7-3

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CONSIDERACIONES GENERALES Y FLUJOGRAMAS DE PROCESOS

Las entidades que operen con el Mdulo de Fondos Rotativos en el SIGMA deben tomar en cuenta los siguientes requerimientos para la apertura de Fondos Rotativos y Cajas Chicas.

1.1 Apertura Cuenta Corriente


Se procede a la apertura de la Cuenta Corriente para el Fondo Rotativo, inscrita como CUENTA FISCAL mixta en la banca privada corresponsal. Esta cuenta debe estar registrada en el SIGMA por la Fondo Rotativo. Direccin General de Contadura y relacionada con la respectiva Direccin Administrativa que operar el

1.2 Registro de Beneficiario Sigma


La Direccin Administrativa debe registrarse como beneficiario sigma con la cuenta bancaria correspondiente del Fondo Rotativo. En caso de que la Direccin Administrativa sea beneficiario Sigma, debe solicitar a la Direccin General del Tesoro del Ministerio de Hacienda, la incorporacin de la cuenta corriente del Fondo Rotativo.

1.3 Habilitacin de usuarios con Perfiles de Responsable de Fondos Rotativos y Responsable de la Caja Chica
El Gestor de Usuarios de la Direccin Administrativa debe solicitar la creacin de los perfiles de RESPONSABLE DE FONDOS ROTATIVOS y RESPONSABLE DE LA CAJA CHICA a los usuarios autorizados para la operativa del Fondo Rotativo y Caja Chica.

1.4 Formato de cheque


El responsable del Fondo Rotativo seleccionar el formato de cheque para la operativa del Fondo Rotativo. Procedimiento explicado en el punto 5.4 de este manual.

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1-1

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FLUJOGRAMA DE PROCESOS

SOLICITUD DE APERTURA E INCREMENTO DE FONDO ROTATIVO

OPERADOR DE EJECUCION DEL GASTO

APROBADOR DE EJECUCION DEL GASTO

DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Captura Solicitud: Apertura/ Incremento


VERIFICA

Autoriza Solicitud Apertura/ Incremento

Se genera automticamente el Documento C-34 SIP

Firma Documento C-34

TGN

Priorizacin de Pagos

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1-2

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SOLICITUD DE DISMINUCION DE FONDO ROTATIVO

OPERADOR DE EJECUCION DEL GASTO

APROBADOR DE EJECUCION DEL GASTO

ENCARGADO FONDO ROTATIVO

Captura Solicitud de Disminucin


VERIFICA

Autoriza Solicitud de Disminucin


Se genera automticamente el Documento C-34 de reversin

Se genera automticamente una solicitud de pago por devolucin

1 Proceso del pago mediante cheque del Fondo

Deposita el cheque en la cuenta bancaria designada para la devolucin

Verifica Documento C-34 de Reversin (captura la informacin del deposito)


APRUEBA

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1-3

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OPERACION DEL FONDO - PAGOS

ENCARGADO FONDO ROTATIVO

Beneficiario

Proceso de disminucin del Fondo Rotativo


1

Captura Solicitud del Gasto

Cheque
Cargo a Rendir

ELABORADO

Recibo de Entrega

Realiza el Pago de la solicitud del Gasto

IMPRIME CHEQUE

Imprime Cheque

Entrega Cheque al Beneficiario

Cheque
Cargo a Rendir
Recibo de Entrega

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1-4

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REPOSICION DEL FONDO ROTATIVO

ENCARGADO FONDO ROTATIVO

APROBADOR DE EJECUCION DEL GASTO

DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Captura Resumen de Gastos (Descargo Presupuestario)


Finalizar Descargos

Genera Reposicin del Fondo (Incluye los resmenes de gastos)


VERIFICA

Aprueba Reposicin del Fondo (Asigna Cuenta Origen)


Se genera automticamente el Documento C-34 CIP

Firma Documento C-34

TGN Priorizacin de Pagos

Anula Reposicin del Fondo Rotativo


La anulacin de una reposicin se realiza cuando no existe pago Se genera automticamente el Documento C-34 CIP de reversin

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1-5

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1-6

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OPERACION DE CAJA CHICA (Solicitud de Apertura/Incremento, Reposicin y Rendicin Final)

DIRECTOR ADMINISTRATIVO

ENCARGADO ADMINISTRATIVO

RESPONSABLE FONDO ROTATIVO

RESPONSABLE CAJA CHICA

Captura el Limite de control de Caja Chica

Solicita Apertura / Incremento Caja Chica

Autoriza Solicitud Apertura / Incremento Caja Chica

Confirma Responsable Caja Chica Se genera automticamente una solicitud de pago por Caja Chica

Cheque
1 Proceso del pago mediante cheque del Fondo

Cargo a Rendir
Recibo de Entrega

Cobro del Cheque

Captura Gastos Realizados (Reposicin de Gastos Caja Chica)


Doc. Internos
Facturas

Ingresa estructura presupuestaria Aprueba Gastos Realizados (Reposicin de Gastos Caja Chica)

Verifica Gastos Realizados (Reposicin de Gastos Caja Chica)

Captura Gastos Realizados para la Rendicin Final


Doc. Internos
Facturas Ingresa estructura Depositos presupuestaria

Aprueba Rendicin Final Caja Chica

Verifica Gastos Realizados (Rendicin Final Caja Chica)

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1-7

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1-8

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1-9

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OPERADOR DE EJECUCIN DEL GASTO

Una vez realizada la conexin al sistema, se despliega la pantalla de men de opciones en cuya parte izquierda aparece el mdulo de Fondo Rotativo y Caja Chica, como se muestra el la Figura 2-1. El usuario verifica que se encuentre conectado con el perfil Operador de Ejecucin del Gasto.

Figura 2-1

2.1 Tramite Inicial


Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Fondos Rotativos

Trmite Inicial

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 2-2.

Figura 2-2

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2-1

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2.1.1 Solicitud de Apertura de Fondo Rotativo


Para crear un nuevo documento de solicitud de Apertura de Fondo Rotativo, el usuario hace un clic sobre el icono Insertar en la pantalla que se muestra en la Figura 2-2.

Se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 2-3 donde ingresa la siguiente informacin: En la Pestaa Responsable: Nombre y Apellidos del Responsable del Fondo Rotativo Tipo ID (selecciona de la lista de valores el tipo de Identificacin) Documento (ingresa el Nmero de Documento de Identidad) Exp Departamento (Selecciona de la Lista de Valores el Cdigo del Departamento) Item Unidad Cargo
Figura 2-3

En la Pestaa Financieros: Importe Solicitado Justificacin


Figura 2-4

Luego

captura

las

Fuentes

de

Financiamiento

haciendo clic en el botn de texto Fuentes de la Figura 2-3, desplegndose la pantalla que se muestra en la Figura 2-5, donde ingresa: Fuente Organismo Financiador Cdigo SISIN (si corresponde a un proyecto de Inversin) Solicitado (ingresa el importe de la solicitud)

Figura 2-5

Para salir de la pantalla hace clic en el botn de texto Volver. Si requiere eliminar el registro hace clic en el botn de texto Eliminar.

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2-2

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Nota: En el Campo Mto. Limite se despliega el monto limite para la operativa del Fondo Rotativo fijado por la Direccin de Programacin Financiera del Viceministerio del Tesoro y Crdito Pblico del Ministerio de Hacienda. En el botn de texto Objetos: Se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 26. En esta pantalla se encuentran habilitados todos los objetos del gasto con los que puede operar el Fondo Rotativo. Si el usuario requiere deshabilitar alguno de ellos, hace clic en la ventana de verificacin de texto Volver . Para salir de la pantalla el usuario hace clic en el botn
Figura 2-5

Una vez ingresados todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono Grabar y luego en el icono Salir para volver a la pantalla anterior, el estado del documento es

ELABORADO, el cual puede ser modificado y/o eliminado.

2.1.2 Solicitud de Incremento de Fondo Rotativo


Para crear un nuevo documento de solicitud de Incremento de Fondo Rotativo, el usuario hace un clic sobre el icono Insertar en la pantalla que se muestra en la Figura 2-2.

Se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 27. El usuario ingresa la siguiente informacin: En el campo Solicitud selecciona el valor incremento. En el campo Nro. De F.R. selecciona el nmero de Fondo Rotativo al que se solicita el incremento. En la Pestaa Financieros: Importe Solicitado Justificacin La Pestaa de Respaldo tiene la informacin del Responsable del Fondo Rotativo por defecto.
Figura 2-6

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2-3

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Una vez ingresada la informacin requerida el usuario captura las Fuentes de Financiamiento haciendo clic en el botn de texto Fuentes de la Figura 2-7, desplegndose la pantalla que se muestra en la Figura 2-8, donde ingresa: Fuente Organismo Financiador Cdigo SISIN (si corresponde a un proyecto de Inversin) Solicitado (ingresa el importe de la solicitud)

Figura 2-7

Para salir de la pantalla el usuario hace clic en el botn de texto Volver. Si requiere eliminar el registro hace clic en el botn de texto Eliminar. Nota: En el Campo Mto. Limite se despliega el monto limite para la operativa del Fondo Rotativo fijado por la Direccin de Programacin Financiera del Viceministerio del Tesoro y Crdito Pblico del Ministerio de Hacienda. Una vez ingresados todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono Grabar y luego en el icono Salir para volver a la pantalla anterior, el estado del documento es

ELABORADO, el cual puede ser modificado y/o eliminado.

2.1.3 Solicitud de Disminucin de Fondo Rotativo


Para crear un nuevo documento de solicitud de Disminucin de Fondo Rotativo, el usuario hace un clic sobre el icono Insertar en la pantalla que se muestra en la Figura 2-2.

Se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 29. El usuario ingresa la siguiente informacin: En el campo Solicitud selecciona el valor Disminucin. En el campo Nro. De F.R. selecciona el nmero de Fondo Rotativo al que se solicita la disminucin. En la Pestaa Financieros: Importe Solicitado negativo Justificacin La Pestaa de Respaldo tiene la informacin del Responsable del Fondo Rotativo por defecto.
Figura 2-8

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Una vez ingresada la informacin requerida el usuario captura las Fuentes de Financiamiento haciendo clic en el botn de texto Fuentes de la Figura 2-9, desplegndose la pantalla que se muestra en la Figura 2-10, donde ingresa: Fuente Organismo Financiador Cdigo SISIN (si corresponde a un proyecto de Inversin) Solicitado (ingresa el importe negativo de la solicitud)
Figura 2-9

Para salir de la pantalla el usuario hace clic en el botn de texto Volver. Si requiere eliminar el registro hace clic en el botn de texto Eliminar. Una vez ingresados todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono Grabar y luego en el icono Salir para volver a la pantalla anterior, el estado del documento es

ELABORADO, el cual puede ser modificado y/o eliminado.

2.1.4 Modificacin de solicitud de Apertura/Incremento/Disminucin de Fondo Rotativo


Para modificar una solicitud de Apertura/Incremento/Disminucin de Fondo Rotativo el estado debe estar en ELABORADO. El usuario hace un clic en el icono Modificar muestra en la Figura 2-2. Una vez realizada las modificaciones correspondientes al documento, el usuario hace un clic en el icono Grabar y luego en el icono Salir para volver a la pantalla anterior. , en la pantalla que se

2.1.5 Eliminacin de solicitud de Apertura/Incremento/Disminucin de Fondo Rotativo


Para eliminar una solicitud de Apertura/Incremento/Disminucin de Fondo Rotativo, el estado del documento debe estar en ELABORADO. El usuario hace un clic en el icono Eliminar , en la

pantalla que se muestra en la Figura 2.2. Para confirmar la eliminacin hace nuevamente un clic en el icono Eliminar .

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2.1.6 Verificacin de solicitud de Apertura/Incremento/Disminucin de Fondo Rotativo


Si el documento est listo para ser verificado, en la pantalla de la Figura 2-3, el usuario hace un clic en el icono Verificar VERIFICADO. Una vez verificado el documento, no puede ser modificado ni eliminado. Si requiere modificar o eliminar la solicitud puede desverificar haciendo un clic en el icono Desverificar texto Desverificar de la pantalla de la Figura 2-2. o en el botn de o en el botn de texto Verificar y el sistema cambia el estado del documento a

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2-6

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APROBADOR DE EJECUCIN DEL GASTO

Una vez realizada la conexin al sistema, se despliega la pantalla de men de opciones en cuya parte izquierda aparece el mdulo de Fondo Rotativo y Caja Chica, como se muestra el la Figura 3-1. El usuario verifica que se encuentre conectado con el perfil Aprobador de Ejecucin del Gasto.

Figura 3-1

3.1 Autorizacin de Solicitud Apertura/Incremento/Disminucin Fondo Rotativo


Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica Fondos Rotativos Solicitudes Fondo Rotativo Autorizacin
Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 3-2, donde el usuario realiza una consulta para encontrar el documento a ser autorizado. Una vez desplegada la consulta, se posiciona en la fila del documento correspondiente y hace un clic en el icono Autorizar o sobre el botn de texto Autorizar.
Figura 3-2

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3-1

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Se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 3-3 donde ingresa la siguiente informacin:

- En la Pestaa Financieros: Importe Autorizado

Figura 3-3

En la Pestaa Respaldo: Tipo de Documento (Selecciona de la lista de valores el tipo de Documento) Nmero de Documento Fecha de Documento
Figura 3-4

En la Pestaa Beneficiario y Cuenta: En el campo Tipo seleccionar con la lista de valores el Beneficiario y la cuenta fiscal con la que operara el Fondo Rotativo.

Figura 3-5

Nota: El beneficiario del Fondo Rotativo ser la Direccin Administrativa responsable de la operatoria del Fondo Rotativo con la cuenta corriente correspondiente al mismo.

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3-2

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En el botn de texto Fuentes (Figura 3-6): Autorizado (captura el importe autorizado). Cuenta Origen Libreta Para salir de esta pantalla el usuario hace clic en el botn de texto Volver. Si requiere eliminar el registro hace clic en el botn de texto Eliminar.
Figura 3-6

Una vez ingresados todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono Grabar Autorizar y para confirmar la autorizacin de la solicitud de Fondo Rotativo hace clic en el icono o sobre el botn de texto Autorizar (Figura 3-3).

Al momento de autorizar el sistema genera en forma automtica el Formulario C-34 en estado APROBADO. Para consultar el Formulario C-34 el usuario hace clic en el icono Consulta icono Consulta C-34 muestra en la Figura 3-7.
Figura 3-7

de la Figura 3-2, luego en el o el botn de texto Consulta

C-34 de la Figura 3-3. Desplegndose la pantalla que se

El usuario hace clic en el botn de texto Consulta C-34. Desplegndose la pantalla que se muestra en la Figura 3-8. Para salir de la consulta el usuario hace clic en el icono Salir , luego hace clic en el botn de texto

volver de la Figura 3-7, nuevamente hace clic en el icono Salir para volver a la pantalla de la Figura 3-2.

Figura 3-8

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3-3

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Nota: Al momento de autorizar el documento de solicitud de disminucin de Fondo Rotativo se generan: una solicitud de gasto, la cual debe continuar con el proceso hasta la entrega del cheque para efectuar el depsito correspondiente; y el Comprobante C-34 en estado ELABORADO para continuar con el proceso hasta la aprobacin.

3.2 Anulacin de Solicitudes


Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Fondos Rotativos Solicitudes Fondo Rotativo Anulacin de Solicitudes

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 3-9
Figura 3-9

En esta pantalla el usuario realiza una consulta para encontrar el documento a ser anulado. Una vez desplegada la consulta, se posiciona en la fila del documento correspondiente y hace un clic en el icono Anular o sobre el botn de texto Anular. o sobre el botn

Para confirmar la anulacin, el usuario hace nuevamente clic en el icono Anular de texto Anular.

Nota: Un documento puede ser anulado si ha sido autorizado y no pagado. La anulacin realiza en forma automticamente la reversin del documento C-34.

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3-4

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3.3 Verificacin y Aprobacin Formulario C-34 de Reversin


Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Fondos Rotativos Documentos C-34 Verificacin y Aprobacin de C-34

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 3-10, donde el usuario realiza una consulta para encontrar el documento a ser verificado. Una vez desplegada la consulta, se posiciona en la fila del documento
Figura 3-10

correspondiente y hace un clic en el icono Verificar o sobre el botn de texto Verificar. Desplegndose la pantalla que se muestra en la Figura 3-11, donde el usuario ingresar los datos de la boleta de depsito en la Pestaa Depsitos . Para confirmar la verificacin, el usuario hace

nuevamente clic en el icono Verificar botn de texto Verificar.

o sobre el

Figura 3-11

Luego hace un clic en el icono Aprobar

o sobre el botn de texto Aprobar.

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3-5

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3.4 Anulacin del Formulario C-34


Esta opcin permite la anulacin parcial de una solicitud de apertura y/o incremento de Fondos Rotativos cuando en este proceso se generan automticamente varios Documentos C-34.

Fondo Rotativo y Caja Chica

Fondos Rotativos Documentos C-34 Anulacin de Doc. C-34

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 3-12, donde el usuario realiza una consulta para encontrar el documento a ser anulado. Una vez desplegada la consulta, se posiciona en la fila del documento o
Figura 3-12

correspondiente y hace un clic en el icono Anular sobre el botn de texto Anular.

Para confirmar la anulacin, el usuario hace nuevamente clic en el icono Anular de texto Anular.

o sobre el botn

Nota: El Documento C-34 que se requiere anular tiene que estar en estado APROBADO.

3.5 Aprobacin Documentos de Reposicin de Fondo Rotativo


Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Reposiciones Al Fondo

Aprobacin de Reposiciones

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 3-13, donde el usuario realiza una consulta para encontrar el documento a ser aprobado. Una vez desplegada la consulta, se posiciona en la fila del documento
Figura 3-13

correspondiente y hace un clic en el icono Aprobar o sobre el botn de texto Aprobar.


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3-6

Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa - SIGMA

Antes de confirmar la aprobacin, el usuario ingresa la siguiente informacin en la pestaa Cuenta Origen: (Figura 3-14) Banco Origen (selecciona de la lista de valores el cdigo del Banco Origen) Cuenta Origen (selecciona de la lista de valores el cdigo de la Cuenta Unica del Tesoro) Libreta Origen (selecciona de la lista de valores el cdigo de la Libreta Origen con la que se realizara el pago de la reposicin) Para confirmar la aprobacin, el usuario hace nuevamente clic en el icono Aprobar mensaje emergente. Nota: Se genera en forma automtica el Documento C-34 Con Imputacin Presupuestaria en estado APROBADO. , aceptando el
Figura 3-14

3.6 Anulacin de Reposiciones


Esta opcin permite la anulacin total o parcial de una solicitud de apertura y/o incremento de Fondos Rotativos cuando en este proceso se generan automticamente varios Documentos C-34.

Fondo Rotativo y Caja Chica

Fondos Rotativos Reposiciones Anulacin de Reposiciones

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 3-15 donde el usuario realiza una consulta para encontrar el documento a ser anulado. Una vez desplegada la consulta, se posiciona en la fila del documento o
Figura 3-15

correspondiente y hace un clic en el icono Anular sobre el botn de texto Anular.

Para confirmar la anulacin, el usuario hace nuevamente clic en el icono Anular botn de texto Anular.

o sobre el

Nota: Los Documentos de Reposicin que se requiere anular tiene que estar en estado APROBADO. Si fueron priorizados se debe anular el pago.
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3-7

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3.7 Aprobacin Modificacin Apropiacin Presupuestaria


Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica Fondos Rotativos Resumen de Gastos Aprobacin modif..
Presupuestaria

Apropiacin

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 3-16, donde el usuario realiza una consulta para encontrar el cargo a ser aprobado. Una vez desplegada la consulta, se posiciona en el registro correspondiente de la ventana Modificacin de Pago y hace un clic en el icono Aprobar o sobre el botn de texto Aprobar.
Figura 3-16

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3-8

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DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Una vez realizada la conexin al sistema, se despliega la pantalla de men de opciones en cuya parte izquierda aparece el mdulo de Fondo Rotativo y Caja Chica, como se muestra el la Figura 4-1.

Figura 4-1

4.1 Firma de Documentos C-34


Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal (Figura 4-1): El usuario ingresa a la opcin:

Firma de Documentos de Gasto

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 4-2, donde el usuario hace dos veces clic en el icono Cambiar de Lista de Documentos de Gasto o en el botn de
Figura 4-2

texto Cambiar de Lista, hasta ubicarse en la ventana de Documentos de Fondo Rotativo (enmarcado en la Figura 4-2) El usuario selecciona la Direccin Administrativa

haciendo un clic en la tecla campo.

del campo Dir.Adm., la

cual despliega la lista de valores posibles para este

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4-1

Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa - SIGMA

Para cambiar el estado del documento a FIRMADO, el usuario hace un clic en la ventana de verificacin Firmar Todos. El usuario puede tambin quitar la firma del documento siempre que no haya sido incluido en la Priorizacin de Pagos. Para quitar la firma de un documento, nuevamente se hace un clic en la ventana de verificacin . Si desea quitar la firma de todos los documentos que se listan en la que se encuentra a la izquierda de cada documento. Si desea firmar todos los

documentos que se listan en la ventana de una sola vez, el usuario hace un clic en el botn de texto

ventana de una sola vez, el usuario hace un clic en el botn de texto Quitar Firma a Todos.

4.2 Limite de Control para Cajas Chicas


Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Limite de Control para Cajas Chicas

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 4-3, donde el usuario ingresa el (los) importe(s) mximo(s) del Fondo Rotativo correspondiente para el Control de Cajas Chicas en el campo Limite para C.C. y hace un clic en el icono Grabar .
Figura 4-3

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4-2

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4.3 Habilitacin de Objetos del Gasto para Fondos Rotativos


Esta opcin permite habilitar aquellos Objetos del Gasto que fueron deshabilitados en la apertura del Fondo Rotativo. Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Habilitacin de Objetos de FR

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 4-4, donde el usuario selecciona el nmero del Fondo Rotativo y en la pantalla inferior realiza la habilitacin o deshabilitacin de los cdigos de objeto del gasto en la ventana de verificacin . luego hace un clic en el icono Grabar
Figura 4-4

Manual Operativo Fondos Rotativos y Cajas Chicas

4-3

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RESPONSABLE DEL FONDO ROTATIVO

Una vez realizada la conexin al sistema, se despliega la pantalla de men de opciones en cuya parte izquierda aparece el mdulo de Fondo Rotativo y Caja Chica, como se muestra el la Figura 5-1.

Figura 5-1

5.1 Fondos Rotativos


5.1.1
5.1.1.1

Resumen de Gastos
Solicitud del Gasto

Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Fondos Rotativos Resumen de Gastos Solicitud del Gasto

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 5-2

Figura 5-2

Para crear un nuevo documento de solicitud de gasto de Fondo Rotativo, el usuario hace un clic sobre el icono Insertar en la pantalla que se muestra en la Figura 5-2.

Manual Operativo Fondos Rotativos y Cajas Chicas

5-1

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Se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 5-3 donde ingresa la siguiente informacin: Fondo (selecciona el Nmero del Fondo a operar) Tipo (selecciona el Tipo de Gasto (Anticipos, Gastos, Gastos Bancarios) En la Pestaa Beneficiario Tipo (selecciona de la lista de valores el tipo de documento) Documento (ingresa el nmero de documento de identificacin) Exp (selecciona el cdigo de la ciudad) Nombres (ingresa el nombre completo del
Figura 5-3

beneficiario) En la Pestaa Doc. Respaldo (Figura 5-4): Tipo (selecciona el tipo de Documento) Documento (ingresa el nmero de Documento de Respaldo) Fecha (ingresa la fecha del Documento de Respaldo)
Figura 5-4

En la Pestaa Montos (Figura 5-5) Total autorizado

Figura 5-5

En la Pestaa Observaciones Ingresar la glosa del concepto del pago

Figura 5-6

Una vez ingresados todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono Grabar y luego en el icono Salir para volver a la pantalla anterior, el estado del documento es

ELABORADO, el cual puede ser modificado y/o eliminado.

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5-2

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5.1.1.1.1

Impresin Cargo a Rendir

En la Figura 5-2 el usuario hace clic en el icono Imprimir , generndose el formulario Cargo a

Rendir, como se muestra en la Figura 5-7.

Figura 5-7

5.1.1.2 Anular Solicitudes del Gasto


Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Fondos Rotativos Resumen de Gastos Anular Solicitudes del Gasto

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 5-8.
Figura 5-8

Para anular la solicitud de gasto de Fondo Rotativo, el usuario hace un clic sobre el icono Anular Gasto o en el botn de texto Anular Gasto.

Para confirmar la anulacin, el usuario hace nuevamente clic en el icono Anular Gasto solicitud de gasto queda en estado ANULADO. Nota: Solo se puede anular las solicitudes de gasto que han sido anulados sus pagos.

o en el

botn de texto Anular Gasto y confirma la aprobacin en el mensaje emergente. El documento de la

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5-3

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5.1.1.3 Pagar solicitudes


Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Fondos Rotativos Resumen de Gastos Pagar solicitudes

Figura 5-9

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 5-9, donde el usuario realiza una consulta para encontrar el documento de solicitud de gastos a ser pagado. Una vez desplegada la consulta, se posiciona en la fila del documento correspondiente y hace un clic en el icono Pagar o sobre el botn de texto Pagar.

Para confirmar el pago, el usuario hace nuevamente clic en el icono Pagar texto Pagar y confirma la aprobacin en el mensaje emergente.

o sobre el botn de

Seguidamente el sistema consulta si desea imprimir el cheque generado. El proceso para la impresin del cheque se encuentra explicado en el punto 5.1.1.4 de este manual. A continuacin el sistema consulta si desea imprimir el Cargo a Rendir. Nota: La impresin del cheque y el Cargo a Rendir, en esta etapa, son opcionales. El usuario puede imprimir el cheque en la opcin Impresin de Cheques y el Cargo a Rendir en la opcin Solicitud de Gastos.

5.1.1.4

Manual Operativo Fondos Rotativos y Cajas Chicas

5-4

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Impresin de Cheques
Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Fondos Rotativos Resumen de Gastos Impresin de Cheques

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 5-10, donde el usuario realiza una consulta para encontrar el cheque a ser entregado. Una vez desplegada la consulta, se posiciona en la fila del documento correspondiente y hace un clic en el icono Imprimir Cheque botn de texto Imprimir Cheque. El sistema despliega el mensaje emergente de o sobre el
Figura 5-10

confirmacin para la impresin del Cheque, como se muestra en al Figura 5-11, al hacer clic en el botn de texto Si, se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 5-12. En esta pantalla el usuario ingresa el nmero de cheque fsico y el cdigo micra en los campos Cheque y Cdigo Micra, respectivamente. A Continuacin hace clic en el icono Imprimir Cheque texto Imprimir Cheque o en el botn de
Figura 5-11

y confirma la impresin del

cheque en el mensaje emergente. Desplegndose la pantalla que se muestra en la Figura 5-13

Figura 5-12

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5-5

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En esta pantalla el usuario verifica lo siguiente: Reducir lo mximo el tamao del fijador de hoja en la bandeja de entrada de su impresora laser. El cheque se coloca de forma horizontal (el taln va en la parte posterior). Se configura la opcin de tamao de papel a Carta.

Figura 5-13

Luego 5-14

hace

clic

en

el

icono

Imprimir

desplegndose la pantalla que se muestra en la Figura

Deshabilitar la opcin de Ajustar paginas grandes a pagina (shrink oversized pages to paper size Luego hace clic en el botn de texto OK.

Figura 5-14

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5-6

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5.1.1.5 Entrega de Cheques


Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Fondos Rotativos Resumen de Gastos Entrega de cheques

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 5-15, donde el usuario realiza una consulta para encontrar el cheque a ser entregado. Una vez desplegada la consulta, se posiciona en la fila del documento correspondiente y hace un clic en el icono Entregar Cheque el botn de texto Entregar Cheque. Para confirmar la entrega, el usuario hace nuevamente clic en el icono Entregar Cheque o sobre el botn o sobre
Figura 5-15

de texto Entregar Cheque y confirma la entrega en el mensaje emergente, desplegndose la ventana para ingresar los datos del Habilitado para la entrega del Cheque, como se muestra en la Figura 5-16. A continuacin hace clic en el botn de texto Aceptar.

Figura 5-16

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5-7

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Generndose automticamente el Formulario de Recibo de Entrega de Cheque, como se muestra en la Figura 5-17. Para imprimir este recibo, el usuario hace clic en el icono .

Figura 5-17

5.1.1.6 Cancelar Cheques


Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Fondos Rotativos Resumen de Gastos Cancelar Cheques

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 5-18, donde el usuario realiza una consulta para encontrar el cheque a ser cancelado. Una vez desplegada la consulta, se posiciona en la fila del documento correspondiente y hace un clic en el icono Cancelar Cheque el botn de texto Cancelar Cheque. Para confirmar la cancelacin del cheque, el usuario hace nuevamente clic en el icono Cancelar Cheque o sobre el botn de texto Cancelar Cheque desplegndose la pantalla que se muestra en la Figura 5-19 donde el usuario ingresa en forma resumida la causa por lo que se esta efectuando la cancelacin del cheque, luego hace clic en el botn de texto Aceptar.
Figura 5-19

o sobre
Figura 5-18

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5-8

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El estado de la solicitud del gasto queda en estado ELABORADO. Nota: No se puede anular un cheque si la solicitud de gasto forma parte de una reposicin.

5.1.1.7 Devoluciones al Fondo Rotativo


Se podr efectuar Devoluciones al Fondo Rotativo cuando el tipo del cargo a rendir es Anticipo. Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Fondos Rotativos Resumen de Gastos Devoluciones al Fondo Rotativo

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 5-20.
Figura 5-20

Para realizar la devolucin al Fondo Rotativo, el usuario hace un clic sobre el icono Insertar pantalla que se muestra en la Figura 5-20. Se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 521 donde ingresa la siguiente informacin: Fondo (selecciona el Nmero del Fondo a operar) Nro. De Boleta Depositante Concepto Total Efectivo Total Cheques Informacin del Detalle de Cheques: Banco Cuenta Cheque Importe Informacin del Cargo a Rendir Relacionado: Doc (Nmero del Documento del Cargo a Rendir) Monto para el cargo Nota:
Figura 5-21

en la

La informacin del Detalle de Cheques solo es necesaria cuando el importe del Total

Cheques es mayor a 0

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5-9

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Una vez ingresada la informacin requerida hace un clic en el icono Verificar texto Verificar. Luego hace clic en el icono Aprobar

o sobre el botn de

y confirma el mensaje emergente.

5.1.1.8 Gastos Realizados


Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Fondos Rotativos Resumen de Gastos Solicitud de Gasto

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 5-22. En esta pantalla, el usuario busca el documento de solicitud de gasto para proceder a realizar el descargo de los gastos realizados. La solicitud del gasto debe estar en estado ENTREGADO para que se habilite el botn Gastos Realizados. Una vez ubicado el documento de solicitud de gasto hace clic en el icono Gastos Realizados botn de texto Gastos Realizados. El o en el sistema
Figura 5-14

despliega la solicitud del gasto, donde nuevamente hace clic en el icono o botn de texto Gastos Realizados, desplegndose la pantalla que se muestra en la Figura 5-23, donde ingresa la siguiente informacin: En la pestaa Descargos de Facturas: RUC (Nmero de RUC) Alfanumrico Factura (Nmero de la Factura) Orden Fecha Importe

Figura 5-15

Manual Operativo Fondos Rotativos y Cajas Chicas

5-10

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Seguidamente

hace

clic

en

el

icono

Descargo

Presupuestario de Facturas

desplegndose la

pantalla que se muestra en la Figura 5-24 En esta pantalla el usuario ingresa la siguiente informacin: UE (Cdigo de la Unidad Ejecutora) Fte (Cdigo de la Fuente de Financiamiento) Org (Cdigo del Organismo Financiador) Prg (Cdigo del Programa) Pry (Cdigo del Proyecto) Act (Cdigo de la Actividad) Objeto (Cdigo del Objeto del Gasto) Importe

Figura 5-24

Para salir de esta pantalla hace clic en el botn de texto Volver. Si requiere eliminar el registro hace clic en el botn de texto Eliminar. Nota: La informacin de la categora programtica (UE, Fte, Org, Prg. Pry, Act, Sisin y Objeto) puede seleccionar haciendo clic en el icono Lista de Valores En la Pestaa Descargos de Documentos Internos: (Figura 5-25) Nro. Doc Beneficiarios (Nombre completo del Beneficiario) Concepto (concepto del gasto) Fecha Importe
Figura 5-25

Seguidamente hace clic en el icono Descargo Presupuestario de Documentos Internos el Descargo Presupuestario de Facturas.

. El

procedimiento para la captura de la informacin del Descargo presupuestario se explica en detalle en

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5-11

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En la Pestaa Depsito: (Figura 5-26) Contiene la informacin de la opcin Devolucin al Fondo Rotativo; El usuario puede capturar la devolucin desde esta pestaa haciendo un clic en el botn de texto Crear Dep. capturando la informacin como se explica en el numeral 5.1.1.7.

Figura 5-26

Una vez ingresada toda la informacin requerida para el descargo de gastos realizados, hace clic en el botn de texto Finalizar Descargos de la Figura 5-26.

5.1.1.9 Modificacin de Apropiacin Presupuestaria (Correccin Presupuestaria)


Para realizar una Modificacin o Correccin Presupuestaria el Documento de Reposicin tiene que estar APROBADO y/o CONCILIADO. Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica Fondos Rotativos Resumen de Gastos Modificacin de Apropiacin Presupuestaria
Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 5-27. En esta pantalla, el usuario busca el cargo a rendir (resumen de gasto) para realizar la correccin presupuestaria.
Figura 5-27

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5-12

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Para crear el documento de correccin, el usuario hace un clic sobre el icono Insertar ingresa la siguiente informacin: En la pestaa Justificacin: Ingresa la glosa de la operacin Luego hace un clic en el botn de texto Modificacin de Descargo, desplegndose la pantalla que se muestra en la Figura 5-29.
Figura 5-28

. Se despliega la donde

pantalla que se muestra en la Figura 5-28,

En esta pantalla el usuario elige el descargo a modificar (Facturas o Documentos Internos) y selecciona el descargo correspondiente. Seguidamente Presupuestario hace clic en el icono Descargo

desplegndose la pantalla que

se muestra en la Figura 5-30.

Figura 5-29

En esta pantalla el usuario captura la(s) estructura(s) programtica(s) a modificar: UE (Cdigo de la Unidad Ejecutora) Fte (Cdigo de la Fuente de Financiamiento) Org (Cdigo del Organismo Financiador) SISIN (Cdigo de Proyecto, si corresponde) Prg (Cdigo del Programa) Pry (Cdigo del Proyecto) Act (Cdigo de la Actividad) Objeto (Cdigo del Objeto del Gasto) Importe ya sea positivo o negativo
Figura 5-30

Nota:La lista de valores identifica las categoras programticas del resumen de gastos orginal con el texto En Descargo.

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5-13

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Una vez ingresada la informacin requerida hace un clic en el icono Verificar texto Verificar en la pantalla de la Figura 5-28.

o sobre el botn de

Nota: La correccin deber ser imputada para la misma unidad ejecutora y clase de gasto. El importe total debe ser cero (0)

5.1.2

Reposiciones al Fondo Rotativo

Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Fondos Rotativos Reposiciones al Fondo Generacin de Reposiciones

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 5-31.
Figura 5-31

Para crear un nuevo documento de reposicin, el usuario hace un clic sobre el icono Insertar pantalla que se muestra en la Figura 5-31. Se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 532 donde ingresa la siguiente informacin: Fondo (selecciona el Nmero del Fondo a operar) en la

Figura 5-32

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5-14

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Luego hace clic en el botn de texto Incluir, desplegndose la pantalla que se muestra en la Figura 5-33. Si el usuario requiere deshabilitar uno de los cargos a rendir, hace clic en la ventana de verificacin .

Una vez seleccionados todos los cargos a rendir el usuario hace clic en el botn de texto Aceptar. Seguidamente en el botn de texto Continuar de la Figura 5-32.
Figura 5-33

5.1.2.1 Verificacin de Documentos de Reposicin de Fondo Rotativo


El usuario hace un clic en el icono Verificar Figura 5-34. Para confirmar la verificacin, el usuario hace o sobre

el botn de texto Verificar, como se muestra en la

nuevamente clic en el icono Verificar botn de texto Verificar.

o sobre el

La informacin de los resmenes de gasto que forman parte de la reposicin se encuentran haciendo clic en el botn de texto Cargo a Rendir.
Figura 5-34

5.1.3

Rendicin Final del Fondo Rotativo

Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Fondos Rotativos Rendicin Final

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 5-35.
Figura 5-35

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5-15

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Para realizar la Rendicin Final el usuario busca el Nmero del Fondo Rotativo, luego hace clic en el botn de texto Generar , el sistema despliega el mensaje emergente donde el usuario confirma el cierre del Fondo Rotativo.

En el proceso de Rendicin Final del Fondo Rotativo el sistema genera automticamente los siguientes documentos:

5.1.3.1 Resmenes de Gasto


Los descargos pendientes forman parte de resmenes de gasto, como se muestra en la Figura 5-36, para ver el detalle del resumen hace clic en el icono .

Los documentos generados automticamente por el proceso de rendicin final que se encuentren en estado ELABORADO deben ser verificados y aprobados, haciendo clic en los botones de texto Verificar Documento y Aprobar Documento, respectivamente.

Figura 5-36

5.1.3.2 Documentos C-34


Luego de realizar la aprobacin de los resmenes de gasto o en el caso de que haya devolucin por el saldo no utilizado del Fondo, se generan automticamente documentos 5-37. C-34. La lista de documentos son
Figura 5-37

desplegados en la pestaa que se muestra en la figura

Los documentos generados automticamente por el proceso de rendicin final que se encuentren en estado ELABORADO deben ser verificados y aprobados, haciendo clic en los botones de texto Verificar Documento y Aprobar Documento, respectivamente. para ver el detalle del documento hace clic en el icono .

Manual Operativo Fondos Rotativos y Cajas Chicas

5-16

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5.1.3.3 Pagos Generados


Cuando exista saldo del Fondo Rotativo, el sistema genera solicitudes de pago para realizar el depsito correspondiente para ver el detalle del pago hace clic en el icono .

NOTA: Al realizar la aprobacin de los documentos C-34 el sistema cierra el Fondo Rotativo.

5.2 Cajas Chicas


5.2.1 Autorizacin de Solicitudes Caja Chica

Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Cajas Chicas Autorizacin de Solicitudes Caja Chica

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 5-38.
Figura 5-38

En esta pantalla el usuario realiza una consulta para encontrar el documento a ser autorizado. Una vez desplegada la consulta, se posiciona en la fila del documento correspondiente y hace un clic en el icono Autorizar o sobre el botn de texto Autorizar.

Se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 539 donde ingresa la siguiente informacin: En la Pestaa Autorizacin: Tipo Doc. Respaldo (seleccione de la lista de valores el tipo de documento de respaldo) Nmero Documento Fecha Resolucin Importe Autorizado

Figura 5-39

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5-17

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Una vez ingresados todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono Grabar Autorizar y para confirmar la autorizacin de la solicitud de Fondo Rotativo hace clic en el icono o sobre el botn de texto Autorizar.

El sistema despliega la pantalla que se muestra en la Figura 5-40, donde el usuario confirma el Responsable de Caja Chica, hace clic en el botn de texto confirmar. El documento queda en estado AUTORIZADO.

Figura 5-40

Nota: El Sistema genera automticamente el Nmero de la Caja Chica y la solicitud de gasto en el Fondo Rotativo, para proceder al pago del mismo. El proceso continua con el pago, impresin y entrega del cheque, procesos explicados en el punto 5.1.1 de este manual.

5.2.2

Aprobacin de Reposiciones de Caja Chica

Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Cajas Chicas Aprobacin de Reposiciones Caja Chica

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 5-41 donde el usuario ubica con el cursor el registro de reposicin de Caja Chica a aprobar del Fondo Rotativo correspondiente, luego hace un clic en el icono Aprobar o sobre el botn de texto Aprobar.
Figura 5-41

Manual Operativo Fondos Rotativos y Cajas Chicas

5-18

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Para confirmar la aprobacin, el usuario hace nuevamente clic en el icono Aprobar botn de texto Aprobar.

o sobre el

Nota: El Sistema genera automticamente la solicitud de gasto en el Fondo Rotativo, para proceder al pago del mismo. El proceso continua con el pago, impresin y entrega del cheque, procesos explicados en los puntos 5.1.1. de este manual.

5.2.3

Aprobacin Rendicin Final Caja Chica

Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Cajas Chicas Aprobacin


Chica

de Rendicin Final de Caja

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 5-42 donde el usuario ubica con el cursor el registro de reposicin de Caja Chica a aprobar del Fondo Rotativo, luego hace un clic en el icono Aprobar Aprobar. o sobre el botn de texto
Figura 5-42

Para confirmar la aprobacin, el usuario hace nuevamente clic en el icono Aprobar botn de texto Aprobar.

o sobre el

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5-19

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5.2.4

Anulacin de Solicitudes de Caja Chica

Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Cajas Chicas Anulacin de Solicitudes de Caja Chica

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 5-43 donde el usuario ubica con el cursor el registro de solicitud de Caja Chica a anular, luego hace un clic en el icono Anular o sobre el botn de texto Anular.
Figura 5-43

Para confirmar la anulacin, el usuario hace nuevamente clic en el icono Anular de texto Anular.

o sobre el botn

5.2.5

Anulacin de Reposiciones de Caja Chica

Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Cajas Chicas Anulacin de Solicitudes de Caja Chica

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 5-44 donde el usuario ubica con el cursor el registro de reposicin de Caja Chica a anular, luego hace un clic en el icono Anular o sobre el botn de texto Anular.
Figura 5-44

Para confirmar la anulacin, el usuario hace nuevamente clic en el icono Anular de texto Anular.

o sobre el botn

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5-20

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5.2.6

Aprobacin modificacin Apropiacin Presupuestaria CC

Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Cajas Chicas Aprobacin modif.Apropiacin Pptaria CC

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 5-45 donde el usuario ubica con el cursor el registro de modificacin prespuestaria (correccin) a aprobar, luego hace un clic en el icono Aprobar Aprobar. o sobre el botn de texto
Figura 5-45

Para confirmar la aprobacin, el usuario hace nuevamente clic en el icono Aprobar botn de texto Aprobar.

o sobre el

5.3 Planillas
Esta opcin permite atender los pagos provenientes de otros Mdulos que no afectan el saldo del Fondo Rotativo.

5.3.1

Pago de Planillas por Fondo Rotativo

Para realizar la atencin de Pago de Planillas, el comprobante de gasto C-31 cuyo beneficiario es la misma Direccin Administrativa deber estar pagado y conciliado en el sistema, comprobante que da origen al formulario Planillas.

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5-21

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Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Planillas Pago de Planillas por F.R.

Al hace clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 5-46 donde el usuario selecciona la planilla a pagar, luego hace un clic en el icono pagar o en el botn de texto Pagar.
Figura 5-46

Se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 547, donde el usuario selecciona el nombre del funcionario a generar el pago, posicionndose con el mouse en el registro correspondiente, para confirmar el pago, hace nuevamente un clic en el icono pagar en el botn de texto Pagar. o

Figura 5-47

El

usuario

acepta

el

mensaje

de

confirmacin,

desplegndose el mensaje para la impresin del cheque, como se muestra en la Figura 5-48. y luego acepta el mensaje de entrega del cheque.

Figura 5-48

Nota: Las opciones de impresin y entrega del cheque son opcionales, el usuario puede realizar en las opciones del Fondo Rotativo como se explican en los numerales 5.1.1.4 y 5.1.1.5 de este manual

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5-22

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5.3.2

Reembolso de Planillas

Se podr realizar la atencin de reembolso de planillas, cuando se requiera efectuar una devolucin a la cuenta origen pagadora, esto se dar lugar desde el mdulo que lo origino. Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Planillas Reembolso de Planillas

Al hace clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 5-49 donde el usuario selecciona la planilla a reembolsar, luego hace un clic en el icono Reembolsar texto Reembolsar.
Figura 5-49

o en el botn de

Se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 550, para confirmar el reembolso el usuario hace nuevamente un clic en el icono Reembolsar el botn de texto Reembolsar. En la ventana Planilla de Personal se encuentran todos los registros de los funcionarios que forman parte de la planilla, y para realizar el reembolso estos registros deben estar en estado REEMBOLSO y/o ENTREGADO o en

Figura 5-50

Si existe un registro en estado REEMBOLSO, el sistema genera el pago, la impresin y la entrega del cheque por el importe del reembolso. Desplegando en pantalla la confirmacin de la impresin y entrega del cheque, como se muestra en la Figuro 5-51.
Figura 5-51

Nota: Las opciones de impresin y entrega del cheque son opcionales, el usuario puede realizar en las opciones del Fondo Rotativo como se explican en los numerales 5.1.1.4 y 5.1.1.5 de este manual
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5-23

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5.4 Reportes y Consultas


5.4.1 Consulta y Reportes de Fondo Rotativo y Cajas Chicas

Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Al hace clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 5-52 donde el usuario busca el Nmero de Fondo Rotativo, luego hace un clic en el icono Imprimir .
Figura 5-52

Reportes y Consultas Consulta y Reporte de FR y sus Cajas

Desplegndose el mensaje emergente, donde el usuario selecciona el tipo de Reporte Historial Cajas Chicas.

5.4.1.1 Historial de Operaciones de Fondo Rotativo

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5-24

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5.4.1.2 Cajas Chicas

5.4.2

Listado de Adelantos de Fondos

Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Reportes y Consultas Listado de Adelantos de Fondos

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 5-53 donde el usuario selecciona:
Figura 5-53

Nmero de F.R. Tipo de Pago Nivel de Descargos Rango de Cargo a Rendir

Rango de la Fecha Solicitud Por Estado Solicitud Por responsable

Una vez que ingresa los parmetros seleccionados , el usuario hace clic sobre el icono imprimir de la Figura 5-53.

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5-25

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5.4.3

Extracto de Cuentas

Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Reportes y Consultas Extracto de Cuentas F.R.

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 5-54 donde el usuario selecciona: F.R. (ingresa el Nmero de Fondo Rotativo) Fecha inicial Fecha Final
Figura 5-54

Una vez que ingresa los parmetros seleccionados , el usuario hace clic sobre el icono imprimir de la Figura 5-54

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5-26

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5.4.4

Estado Actual Fondo Rotativo

Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Reportes y Consultas Estado Actual Fondo Rotativo

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 5-55 donde el usuario selecciona: Por Fondo Rotativo Selecciona la DA y el Nmero de Fondo Por Cuenta Fiscal} Selecciona la Cuenta Fiscal
Figura 5-55

Una vez que ingresa los parmetros seleccionados , el usuario hace clic sobre el icono imprimir de la Figura 5-55
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5-27

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5.5 Mantenimiento de Tablas Fondo Rotativo


Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Mantenimiento de Tablas F.R. Manejo de Cuentas

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 5-56 donde el usuario selecciona el formato de cheque haciendo clic en el icono lista de valores .
Figura 5-56

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5-28

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El usuario antes de verificar realiza las pruebas del formato haciendo clic en el icono Probar Formato o en el botn de texto Probar Formato, desplegndose la pantalla que se muestra en la Figura 5-57.

Luego hace clic en el icono Verificar 5-56.

de la pantalla

Figura 5-57

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5-29

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ENCARGADO ADMINISTRATIVO

Una vez realizada la conexin al sistema, se despliega la pantalla de men de opciones en cuya parte izquierda aparece el mdulo de Fondo Rotativo y Caja Chica, como se muestra el la Figura 6-1.

Figura 6-1

6.1 Solicitud de Apertura e Incremento de Caja Chica


Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal: El usuario ingresa a la opcin:

Fondo Rotativo y Caja Chica

Solicitudes para Caja Chica

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 6-2

Figura 6-2

Para crear un nuevo documento de solicitud de Caja Chica, el usuario hace un clic sobre el icono Insertar en la pantalla que se muestra en la Figura 6-2.

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6-1

Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa - SIGMA

Se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 6-3 donde ingresa la siguiente informacin: En la Pestaa Responsable Nombre Tipo ID (seleccionar de la lista de valores el tipo de identificacin) Documento (ingresar el nmero de documento de la identificacin) Exp Departamento (seleccionar de la lista de valores el cdigo del Departamento) Item Cargo Unidad
Figura 6-3

En la Pestaa Financieros Lugar (seleccionar de la Lista de valores el cdigo del lugar) Importe Solicitado Justificacin
Figura 6-4

Una vez ingresados todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono Grabar Figura 6-3. y luego hace clic en el icono Verificar o sobre el botn de texto Verificar, de la

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6-2

Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa - SIGMA

RESPONSABLE DE LA CAJA CHICA

Una vez realizada la conexin al sistema, se despliega la pantalla de men de opciones en cuya parte izquierda aparece el mdulo de Fondo Rotativo y Caja Chica, como se muestra el la Figura 7-1.

Figura 7-1

7.1 Reposicin de Gastos Caja Chica - Captura y Verificacin


Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal. El usuario ingresa a la opcin:

Cajas Chicas

Resmenes de Gasto para reposicin

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 7-2.

Figura 7-2

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7-3

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Para crear un nuevo documento de reposicin, el usuario hace un clic sobre el icono Insertar 7-3, donde el usuario ingresa la siguiente informacin: o o o o Fecha Inicial Fecha Final Total del Resumen Informacin Adicional , ,

desplegndose la pantalla que se muestra en la Figura

Seguidamente hace un clic en el icono Grabar usuario hace clic para ingresar los

habilitndose el botn de texto Descargos, donde el descargos


Figura 7-3

correspondientes, desplegndose la pantalla que se muestra en la Figura 7-4, donde ingresa la siguiente informacin: En la pestaa Facturas: o o o o o o RUC (Nmero de RUC) Alfanumrico Factura (Nmero de la Factura) Orden Fecha Importe

Figura 7-4

Seguidamente hace clic en el icono Descargo Presupuestario de Facturas la pantalla que se muestra en la Figura 7-5

desplegndose

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7-4

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En esta pantalla el usuario ingresa la siguiente informacin: Fte (Cdigo de la Fuente de Financiamiento) Org (Cdigo del Organismo Financiador) Prg (Cdigo del Programa) Pry (Cdigo del Proyecto) Act (Cdigo de la Actividad) Codigo SISIN Objeto (Cdigo del Objeto del Gasto) Importe Para salir de esta pantalla hace clic en el botn de texto Volver. Nota: La informacin de la categora programtica (Fte, Org, Prg. Pry, Act, SISIN, Objeto) puede seleccionar haciendo clic en el icono Lista de Valores En la Pestaa Documentos Internos: Nro. Doc Fecha Importe Receptor del Pago Concepto del Pago
Figura 7-5

Figura 7-6

Seguidamente hace clic en el icono Descargo Presupuestario de Documentos Internos el Descargo Presupuestario de Facturas.

. El

procedimiento para la captura de la informacin del Descargo presupuestario se explica en detalle en

Una vez ingresada toda la informacin requerida para el descargo de gastos realizados, hace clic en el botn de texto Volver. Luego hace clic en el icono Verificar o sobre el botn de texto Verificar, de la Figura 7-3.

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7-5

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7.2 Rendicin Final para Caja Chica


Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal: El usuario ingresa a la opcin:

Cajas Chicas

Captura para rendicin Final

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 7-7.

Figura 7-7

Para crear el documento de rendicin final de Caja Chica, el usuario hace un clic sobre el icono Insertar , desplegndose la pantalla que se muestra en la Figura 7-8, donde el usuario ingresa la siguiente informacin: Fecha Inicial Fecha Final Total del Resumen Informacin Adicional

Figura 7-8

Nota: El monto Total del Resumen debe ser igual al monto asignado a la Caja Chica. Seguidamente hace un clic en el icono Grabar , habilitndose el botn de texto Descargos, donde

el usuario hace clic para ingresar los descargos correspondientes, desplegndose la pantalla que se muestra en la Figura 7-9, donde ingresa la siguiente informacin:

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7-6

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En la pestaa Facturas: o o o o o o Seguidamente RUC (Nmero de RUC) Alfanumerico Nmero (Nmero de la Factura) Nro. Orden Fecha Importe hace clic en el icono Descargo

Presupuestario de Facturas

desplegndose la

pantalla que se muestra en la Figura 7-10 En esta pantalla el usuario ingresa la siguiente informacin: y Fte (Cdigo de la Fuente de Financiamiento) y Org (Cdigo del Organismo Financiador) y Prg (Cdigo del Programa) y Pry (Cdigo del Proyecto) y Act (Cdigo de la Actividad) y Sisin y Objeto (Cdigo del Objeto del Gasto) y Importe
Figura 7-9

Figura 7-10

Nota: La informacin de la categora programtica (Fte, Org, Prg. Pry, Act, Sisin y Objeto) puede seleccionar haciendo clic en el icono Lista de Valores En la Pestaa Documentos Internos: Nro. Doc Fecha Importe Receptor del Pago Concepto del Pago
Figura 7-11

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7-7

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Seguidamente hace clic en el icono Descargo Presupuestario de Documentos Internos el Descargo Presupuestario de Facturas.

. El

procedimiento para la captura de la informacin del Descargo presupuestario se explica en detalle en

Una vez ingresada toda la informacin requerida para el descargo de rendicin final de Caja Chica, hace clic en el botn de texto Volver. Luego hace clic en el icono Verificar o sobre el botn de texto Verificar, de la Figura 7-8.

7.3 Modificacin de Apropiacin Presupuestaria (Correccin Presupuestaria)


Se podr realizar una Modificacin o Correccin Presupuestaria cuando: El Documento de Reposicin se encuentre en estado APROBADO y/o CONCILIADO; La reposicin de la caja chica ha sido aprobada y todava no forma parte de una reposicin del Fondo Rotativo. Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal:

Fondo Rotativo y Caja Chica Fondos Rotativos Resumen de Gastos Modificacin


Presupuestaria

de

Apropiacin

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 7-12. En esta pantalla, el usuario busca el cargo a rendir (resumen de gasto) para realizar la correccin presupuestaria.
Figura 7-12

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7-8

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Para crear el documento de correccin, el usuario hace un clic sobre el icono Insertar ingresa la siguiente informacin: En el campo Justificacin: Ingresa la glosa de la operacin Luego hace un clic en el botn de texto Modificacin de Descargo, desplegndose la pantalla que se muestra en la Figura 7-14. En esta pantalla el usuario elige el descargo a modificar (Facturas o Documentos Internos) y selecciona el descargo correspondiente. Seguidamente Presupuestario hace clic en el icono Descargo
Figura 7-13

. Se despliega la donde

pantalla que se muestra en la Figura 7-13,

desplegndose la pantalla que

se muestra en la Figura 7-15.

Figura 7-14

En esta pantalla el usuario captura la(s) estructura(s) programtica(s) a modificar: Fte (Cdigo de la Fuente de Financiamiento) Org (Cdigo del Organismo Financiador) SISIN (Cdigo de Proyecto, si corresponde) Prg (Cdigo del Programa) Pry (Cdigo del Proyecto) Act (Cdigo de la Actividad) Objeto (Cdigo del Objeto del Gasto) Importe ya sea positivo o negativo
Figura 7-15

Una vez ingresada la informacin requerida hace un clic en el icono Verificar texto Verificar en la pantalla de la Figura 7-15.

o sobre el botn de

Nota: La correccin debe pertenecer a la misma clase de gasto del original y el importe total debe ser cero (0)
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