SISTEMATIZACION CONTABLE

PROPUESTA DE CONTROL PARA UN HOSPITAL

GRUPO N INTEGRANTES: LISETH LOPEZ MARIO PILLAJO LUCERO SANGOLQUIZA XIMENA SIGCHA ANA VASCONEZ

1.- OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL: GARANTIZAR UN CONTINUO ABASTECIMIENTO DE MEDICAMENTOS

OBTJETIVOS ESPECIFICOS: Crear un correcto sistema de adquisicin y distribucin de medicamentos Determinar las falencias en el sistema existente 2.- ALCANCE: ANALISIS EN LOS DEPARTAMENTOS: FINANCIERO, DE ADQUISICION MISMOS QUE ESTAN INMERSOS EN EL PROCESO DE LA COMPRA. 3.- RECURSOS A UTILIZARSE:

 HUMANO: PERSONAL DEL HOSPITAL. TECNOLOGICO: SISTEMA INFORMATICOS. UTILIZACION DE ENCUESTAS ENTREVISTA OBSERVACION

5.-DESARROLLO: DETERMINACION DE SISTEMAS: ESTADO (SUPERSISTEMA) MINISTERIO DE SISTEMA (SISTEMA) HOSPITALES PUBLICOS (SUBSISTEMA) PROCESOS

DEPARTAMENTOS A ANALIZAR Los departamentos a analizar sern el financiero y de adquisicin, mediante la implementacin de mejoras en el sistema con el fin de controlar la compra, inventario y distribucin de medicamentos. La implementacin de este nuevo sistema se dar en un periodo de prueba de tres meses.

PROBLEMAS DETECTADOS EN LOS DEPARTAMENTOS ANTES MENCIONADOS Mediante el uso de cuestionarios y encuestas respectivamente nos percatamos de los siguiente: La gran parte del personal no conoce bien sus funciones No existe un correcto manejo de existencias El sistema informtico es deficiente utilizadas

 Los jefes de los departamentos no estn bien capacitados para resolver este tipo de situaciones No existen comprobantes medicamentos que verifique el egreso de

Mala distribucin del presupuesto asignado para la medicina y que est destinado para la compra de otros bienes o no se ocupa en su totalidad al cierre de los inventarios se observ que existen diferencias ente los saldos de bodega y los pedidos de la farmacia.

MEJORAS Determinar un control organizacional Capacitacin continua al personal con el fin que conozca hasta donde llegan sus atribuciones y obligaciones Control administrativo financiero Control continuo de existencia mediante la utilizacin documentos tanto para la adquisicin como la distribucin. Modificar el necesidades sistema informtico de acuerdo a de

nuestras

Para la adquisicin de medicamentos el bodeguero tendr la funcin de comunicar que los medicamentos se encuentran en el stock mnimo para su pronta reposicin.

DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS 1.- Cuando llegan los medicamentos a las bodegas existir un encargado de bodegay de farmacia, que se encargara de verificar que los medicamentos que estn receptando sern deacuerdo a lo requerido por el hospital, cumpliendo las siguientes caractersticas: Cantidad Nombre del medicamento

 Registro sanitario Fecha de caducidad Empacado y sello de seguridad 2.- El almacenaje se lo har en instalaciones previamente adecuadas para cada tipo de medicamento. 3.- Se llevara un formulario de recepcin y entrega, mismo que constara las firmas tanto del bodeguero como delproveedor. 4.- La documentacin a utilizar ser secuencial a msde ser ingresada al sistema informtico en el momento de la adquisicin y venta. 5.- Realizar el control de inventarios fsico cada 15dias con la finalidad de saber qu cantidad existepara abastecer la farmacia. 6.- Seelaborara un acta de pedido de farmacia a la bodega en la cual conste la cantidad y tipo de medicamentos necesarios para la farmacia, as como la firma de los responsablestanto del que recibe como del que entrega. 7.- Para hacer constancia de la entrega de los medicamentos se entregara un comprobante impreso para los pacientes y para la farmacia, a cambio de la receta mdica. 8.- El paciente entregar la receta mdica y la farmacia emitir un comprobante mismo que quedar registrado en el sistema informtico. 9.- Mensualmente el Departamento Financiero deber emitir un informe en el cual tiene que justificar cada salida de dinero con la documentacin emitida por Bodega y la entregada por los proveedores para verificar que no se est desviando el dinero del presupuesto.

TIPOS DE CONTROL

Control Interno.: Cumplir con la normativa del Hospital

Verificar que las mejoras no excedan el presupuesto asignado por el Ministerio. Difundir los Manuales de Funciones y Procedimientos.

Control Externo: Verificar que se cumplan las recomendaciones realizadas por Auditorias anteriores. Control Previo: Contar con el espacio fsico adecuado

Control Concurrente: Correcto almacenamiento del inventario.

Control Posterior: Verificar que exista la documentacin que respalde la distribucin de los Medicamentos.

REQUISITOS PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE CONTROL Al departamento de bodega se implementara un nuevo sistema. El nuevo sistema a implementarse ser rpido ya que la documentacin requerida ser preimpresa en el nuevo sistema informtico favoreciendo a los usuarios. Adems, ayudara a eliminar actividades innecesarias y a la duplicacin del trabajo, por ende se optimizara mejor los recursos. El nuevo sistema ser fcil de utilizar ya que es entendible para los usuarios, y vendr con un diagrama de flujo para comprender el proceso de utilizacin en caso de tener algn inconveniente. con estas caractersticas el nuevo sistema ayudara al Hospital a reducir el tiempo de recepcin y despacho de los medicamentos, por lo que se obtendr un mejor control con la venta y despacho de los mismos.

INDICADORES DE GESTION Hemos seleccionado el indicador de efectividad porque este involucra tanto al ndice de eficiencia y eficacia. Entonces el indicador de efectividad nos ayuda al logro de los resultados programados en el tiempo y como nuestro objetivo era implementar un nuevo sistema con costos ms razonables posibles, se ha ido logrando paulatinamente. Ya que al finalizar el programa piloto se demostrado que se a podido implementar en un 89% ya que algunas personas no aceptan el cambio.