IMPLEMENTACIN DEL SGC

INTRODUCCIN La calidad, ms que un conjunto de normas, se ha convertido en toda una cultura al interior de las organizaciones, por ello para implementar un Sistema de Gestin de Calidad (SGC) es necesario adelantar un trabajo detallado en cada uno de los procesos para facilitar el cambio al interior de los mismos y obtener los resultados esperados. La clave para mejorar o implementar un SGC es la planeacin. Mediante la identificacin de las necesidades y requisitos del cliente, determinar estrategias para su cumplimiento, alinear a los procesos en su conocimiento, logrando el empoderamiento de todos los esfuerzos de la organizacin a un solo propsito: la calidad, afirm Jorge Arturo Isaza, Gerente de Sistemas de Gestin de G rupo Conika. La implantacin de un sistema de gestin, especialmente en un rea importante como la calidad, tiene como factor esencial la participacin activa, motivada y constructiva del personal. Los instrumentos a emplear para fomentar la participacin de los miembros de la organizacin incluyen la informacin completa y actualizada sobre el proyecto de implantacin del SGC, su impacto en la organizacin y en cada proceso o rea de trabajo, el papel clave de cada empleado y la definicin de las competencias requeridas para el buen desempeo de sus funciones y responsabilidades de manera acorde a la organizacin del trabajo que el nuevo sistema impulsar. Para fines de comunicacin interna, el comit de direccin debe avalar una estrategia para difundir la informacin relacionada con el SGC. Una vez identificados los pasos a seguir para el diagnstico y el establecimiento del SGC se empieza con la implementacin y uno de los primeros actos es informar, sensibilizar y capacitar a todo el personal. A continuacin se presentan las pautas bsicas para conducir las acciones de comunicacin necesarias para sensibilizar e involucrar a los actores sociales de la organizacin en la consecucin participativa del Sistema de Gestin de Calidad. Debe recordarse que introducir un nuevo SGC no ha de conducir a la parlisis de la empresa, esta debe proseguir con sus actividades al mejor ritmo posible al tiempo que van interiorizando y aplicando en los procesos y los empleados los nuevos mtodos de trabajo.

CLAVES PARA UNA ESTRATEGIA DE DIFUSIN DE INFORMACIN ORGANIZACIONAL

1. Dimensin estratgica de la funcin: Se crea un rgano de comunicacin interna, el cual se compone de un lder y los integrantes de Recursos Humanos, su objetivo es alinear los mensajes a transmitir a los empleados con la estrategia de la compaa, plasmados en una misin, unos valores y unos objetivos concretos. 2. Poltica de comunicacin: En base a los mensajes a transmitir, es importante definir una poltica de comunicacin, la cual determinar el estilo y la forma de comunicarse en la organizacin; se deben crear portavoces, impulsar el liderazgo y la comunicacin en cascada y abrir poco a poco la puerta a entornos de dilogo y participacin de los colaboradores. 3. Orientacin al cliente interno: La clave del negocio es satisfacer las necesidades del mismo, de los equipos y del personal. Con este objetivo los directores de cada rea se deben reunir para conocer sus retos y necesidades y disear as el plan de comunicacin. Se designa tambin una persona por rea cuya misin ser nutrir de contenidos al equipo de comunicacin interna y dar visibilidad hacia el logro de los objetivos propuestos. Dicho plan debe contener un objetivo y resultados de comunicacin, precisar los pblicos objetivo, la estrategia de formacin a utilizar, plan de actividades y programacin de actividades. 4. Gestin de canales: Una vez se tienen claras las necesidades de comunicacin ahora se define la estructura de canales ej. (encuentros de lderes y comunicacin en cascada), desarrollar una intranet dinmica y participativa, como puerta de entrada a todas las herramientas y contenidos del SGC; proyectar noticias en televisiones ubicados en los ascensores, carteles que permitan recordar el avance del SGC y el compromiso que cada trabajador debe tener para con el mismo, reuniones corporativas, mapas mentales, web corporativa, comunicacin informal como folletos, cartas, propagandas y herramientas digitales a medida que madure la comunicacin en la organizacin y los retos del negocio lo demanden, entre otros) esta estructura de canales debe cumplir con la funcin de informar, educar y comprometer a todo el personal de la organizacin (incluyendo proveedores) con todo lo referente al SGC. Informar implica difundir informacin acerca del Sistema de Gestin de Calidad.

Educar implica a generar valores y actitudes para ejercer el compromiso de

participar activamente en la consecucin del SGC. Comprometer implica generar compromiso con el cumplimiento de las polticas y objetivos de calidad mediante la realizacin de las actividades obedeciendo a lo estipulado en el manual de calidad, manual de procesos, manual de funciones, etc. 5. Medicin de resultados: A intervalos planificados, se elaborar un informe ejecutivo en el que se har el balance del avance de la estrategia y los resultados obtenidos en el personal en cuanto al entendimiento y aplicacin del SGC todo en funcin de los objetivos de calidad. Todas las actividades de comunicacin deben ser documentadas y en efecto debe existir un debido control de documentos. La manera ms comn de registrar dicha actividad es mediante la matriz de comunicaciones internas, por ejemplo:
MATRIZ DE COMUNICACIONES INTERNAS

REA: Departamento de produccin FECHA: Feb 15 de 2013 VERSIN: 1

AREA QUE COMUNICA

TIPO DE INFORMACION

DIRIGIDO A:

MEDIO DE COMUNICACIN

FRECUENCIA

NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD

Gerencia Mantenimiento Coordinacin de ingeniera y gestin

Polticas Tcnica operacional Tcnica operacional

Todo el personal Jefe rea Coordinador de rea

Mail, carteles, intranet Memorando, telfono, correo Memorando, telfono, correo, radio, reuniones

Cada vez que hay cambios Semanal diaria

Baja Media baja Alta

La sensibilizacin y capacitacin estn diseadas en un formato amigable con material didctico para facilitar el cumplimiento de las metas originadas, con una metodologa bsica, pensada en que sea la primera de futuras etapas que refuercen permanentemente la sensibilizacin. Se requiere establecer el pblico al cual se dirige dicha accin y en base a eso generar objetivos que promuevan la concientizacin. La manera ms elemental de documentar las actividades de sensibilizacin a la implementacin del SGC en una organizacin, se realiza mediante la elaboracin de un cronograma de actividades en donde se fije el

personal al cual va dirigido (cliente interno y externo) el objetivo, el nombre del entrenamiento, las observaciones, fecha y la confirmacin de la ejecucin de dicha actividad. Por ejemplo: PROGRAMA DE CAPACITACIONES
Entrenamiento

Dirigido A:

Ene

Feb

Mar

Abr

May

Jun

Ejecutado Si No

Observacin Citacin a curso SGC-01 lista de asistencia, formatos de evaluacin Citacin curso SCG-02 Citacin a capacitacin MR -002, inasistencia parcial del personal

Sensibilizacin SGC

Todos

29

Estructura de las normas

Jefes departam ento

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Manejo de residuos

Todos