Gua de Implementacin

C.LISTA DE CHEQUEO
LISTA DE CHEQUEO PARA PROCESO DE CREACIN DATOS BSICOS Men Archivo 1. Creacin de la compaa Men Edicin 1. Creacin del Catalogo de Cuentas 2. Establecer la Tabla de Cuentas de Interface 3. Creacin de los Clientes 4. Creacin de los Suplidores 5. Creacin de los Productos 6. Creacin de los Servicios Men Transacciones 1. Digitar el Balance de comprobacin en forma de Entrada al Diario 2. Digitar los Balances inciales de los Clientes 3. Digitar los Balances inciales de los Suplidores 4. Registrar el Inventario Inicial 5. Registrar una Nota de Dbito al Suplidor que se le cargo en Inventario Inicial 6. Imprimir Balance de Comprobacin para verificacin ----fin del proceso de implementacin de los datos de una compaa al cierre--REGISTROS DE OPERACIONES PARA PONERSE AL DIA Men transacciones 1. Registro de las Compras o Entradas al almacn de Productos y Servicios 2. Registro de los Cheques y/o pagos varios 3. Registro de las Ventas o Salidas del almacn de Productos y Servicios 4. Registro de los Cobros Recibidos de los Clientes y los cobros varios 5. Registro de las Entradas de Diarios que no sean de CXC, INV y CXP

por ejemplo : Amortizaciones o ajustes varios Reportes para verificacin final 6. Imprimir Balance de Comprobacin para verificacin 7. Imprimir Estados Financieros

B. REQUERIMIENTOS
REQUERIMIENTOS PARA INSTALACION DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADO DAC-EASY MAYOR GENERAL 1. Catalogo de Cuentas 2. Balance de comprobacin 3. Se prepara en forma de Entrada de Diario (solo Cuentas de Detalle o auxiliares) Cuenta, Balance Dbito o Balance Crdito CUENTAS POR COBRAR Relacin de clientes con las siguientes informaciones: 1. *Cdigo (puede ser el numero telefnico) 2. *Nombre (completo del cliente) 3. Direccin 4. Telfono, fax 5. Vendedor Relacin de Facturas detalladas por cliente con las siguientes informaciones: 1. Nmero de factura 2. Fecha de la factura 3. Valor de la factura CUENTAS POR PAGAR Relacin de suplidores a la fecha de corte con las siguientes informaciones: 1. *Cdigo (puede ser el numero telefnico) 2. *Nombre (completo del suplidor)

3. Direccin, telfono, fax, vendedor Relacin de facturas detalladas pro suplidor a la fecha de corte con las siguientes informaciones: 1. *Numero de factura 2. *Fecha de la factura 3. *Valor de la factura INVENTARIO Relacin de inventario 1. Listado de productos terminados 2. Materia prima 3. Con las siguientes caractersticas: *Cdigo, *Descripcin, Tipo y/o familia, *Unidad de medida y Costo y Precio de Venta 4. Existencia de inventario a la fecha de corte 5.*Cdigo, *Cantidad, *Costo, total (cantidad X costo) * Son obligatorios

A. INTRODUCCION
IMPLEMENTACION DE LOS DATOS DE UNA COMPAIA EN OPERACION. INTRODUCCION DAC-EASY CONTABILIDAD le proporciona el nico sistema perfectamente integrado para el control contable disponible en el mercado. Con este nivel de integracin usted evitar los problemas de no balancear la informacin de un sistema con la contabilidad general tan comn en los sistemas que se venden mdulo por mdulo Debido a esa perfecta integracin es necesario que siga los pasos descritos a continuacin para lograr una perfecta instalacin de su informacin actual en los diferentes Mdulos y estar listos para iniciar el registro cotidiano de las operaciones contables de su empresa. Antes de iniciar la operacin del proceso de Implementacin de sus datos es importante que usted verifique que la informacin es correcta, es decir que usted dispone de los saldos correctos de: * Balance de Comprobacin

* sus clientes * proveedores (con el detalle de las facturas que le deben o que usted debe), * existencia y costo unitario de cada uno de los productos en el inventario la certeza de que el detalle de estas tres cuentas * clientes * proveedores * inventarios suman el mismo saldo que aparece en su contabilidad general as como el saldo de todas y cada una de las cuentas que integran su balance comprobacin de su catalogo de cuentas. Sabemos que ese trabajo de preparacin le representar inversin de tiempo y esfuerzo, pero, sabemos que al decidir adquirir un sistema contable integrado y computarizado usted desea iniciar por la ruta adecuada y no incorporar al computador informacin que no tiene sentido. Le recomendamos iniciar la captura de las operaciones con la anticipacin de un mes, preferentemente el primer mes de su ejercicio contable aunque ese requisito no es imprescindible Asegrese de que la fecha digitada al cargar el sistema operativo de su computador sea la correspondiente al mes al cual pertenecen los saldos a capturar, la cual, normalmente ser una fecha distinta a la del da en que realice la captura inicial.

PASO 00 : CREACIN DE COMPAA

PASO 0 : CREACIN DE COMPAA 1. Escoja Archivo/Abrir del men principal. 2. Presione Preferencias. para agregar la nueva compaa. Se desplegar la Pantalla del Sistema de

Ilustracin 1 =Agregar Compaa Figura 1-1: Agregar nueva compaa desde la pantalla de Preferencias de Sistemas Llene los campos como se describe debajo. Campos de la Pantalla para la Identificacin del Sistema. Nombre de identificacin. Entre una descripcin para configurar los datos (ej., Datos Ejemplos) Nombre /Ruta del Directorio. Escriba la ruta de los datos ejemplos. Por defecto, los datos estn copiados en el directorio llamado: C:\DACEASY\AC\SAMPDATA. Si lo instala para un directorio diferente de DACEASY, use este nombre de directorio. Por ejemplo, Si instal el programa en un directorio llamado ACCOUNT, deber usar la ruta, C:\ACCOUNT\AC\SAMPDATA. 3. Presione para procesar/salvar la identificacin del sistema. Si el archivo existe, el programa le preguntar si quiere anexar el archivo a los archivos de la compaia. Conteste Si a esta sugerencia. DacEasy anexa los datos ejemplos al archivo abierto. Para accesar los datos ejemplos, sombree la compaia ejemplo y presione Enter. Le recomendamos hacer un Respaldo de los datos ejemplos entes de comenzar a usarlos. Si necesita ayuda acerca de como hacer un Respaldar, refirase al captulo titulado Mantenimiento de Archivos. Sugerencia: Haga Clic en Ayuda de la Identificacin del Sistema y aparecer informacin detallada relacionada con cada campo.

PASO 01 : CREAR ARCHIVOS DEL SISTEMA

PASO 1 : CREAR ARCHIVOS DEL SISTEMA Necesita definir los archivos del sistema y crear los diferentes catlogos de: 1. Cuentas 2. Clientes 3. Proveedores 4. Productos 5. Servicios 6. Impuestos 7. Trminos 8. Cuentas de Interfase.

Una vez que haya capturado todos los archivos imprima los catlogos y directorios para asegurarse que la informacin digitada en el computador es correcta. Usted notar que el computador no le permite digitar los saldos de las cuentas de: 1. clientes (C x C) 2. proveedor (C x P) 3. Inventario Ya que estos Montos deben ser registrados a travs de rutinas destinadas para capturar las transacciones, pues, de otra manera sera muy simple digitar cifras equivocadas que desbalancearan sus saldos.

Creacin de Catalogo de Cuentas.

1. Seleccione Edicin/Cuentas para registrar el catalogo de cuentas

edicion Cuentas Nota:

En caso de que al momento de crear la Compaa usted selecciono un formato de catalogo de cuentas, este paso no ser necesario.

edicion cuenta de interfase Nota: Si al momento de crear la compaa seleciono el tipo de catalogo para crear mi propio catalogo usted de completar la pantalla de Cuentas de Interfase encontrada en Edicin/valores por omisin/Cuenta Interfase

Creacin de Clientes:
1. Seleccione Edicin/Clientes para crear los clientes Registrar a cada cliente el cdigo, Nombre, Termino y Tabla de Impuesto.

Edicion cliente Nota: Aqu es importante registrar los clientes que tienen balance a la fecha de corte.

Creacin de Proveedores:
1. Seleccione Edicin/Proveedores para crear los proveedores Registrar a cada proveedores el cdigo, Nombre, Termino y Tabla de Impuesto.

Edicion Proveedores

Nota: Aqu es importante registrar los proveedores que tienen balance a la fecha de corte. Creacin de Producto: 1. Seleccione Edicin/productos para crear los productos Registrar a cada productos el cdigo, Descripcin, Departamento, precio venta y costo.

Edicion Productos Nota: Aqu es importante registrar los productos que tienen balance a la fecha de corte.

PASO 02 : CREACIN DE CUENTAS/PROVEEDOR DE PROCESO

PASO 2 : CREACIN DE CUENTAS/PROVEEDOR DE PROCESO

1. CREAR ARCHIVO PROVEEDOR PROVEEDOR DE INSTALACIN.
Es necesario que cree, en el archivo de proveedores uno con el numero 9999, con el nombre PROVEEDOR DE INSTALACION, al registrar este proveedor, se ver as:

Edicion Proveedor de Instalacion 9999

2. CREACIN DE LA CUENTA CUENTA DE INSTALACIN. Usted necesita crear una cuenta que le sirva de trampoln en este proceso de implementacin para: 1. el registro de las facturas de los proveedores 2. el registro de las facturas de sus clientes. Esta cuenta tendr el cdigo 9999 y llevara por nombre CUENTA DE INSTALACIN. La misma debe ser una cuenta de detalle de nivel 1 y correspondiente al grupo de Otros Cargos. A continuacin se muestra una imagen de la misma.

cuenta de instalacion 9999

PASO 03 : LISTADO DE TODOS LOS PRODUCTOS DE INVENTARIO

PASO 3 : LISTADO DE TODOS LOS PRODUCTOS DE INVENTARIO Prepare un listado de todos los productos en el inventario, incluya en ese listado 1. 2. 3. 4. el cdigo del producto las unidades y fracciones en existencias al momento de la instalacin el costo unitario promedio (tome el promedio de existencia como sistema de costeo estndar, el ltimo precio de compra o el mismo promedio) y el importe total (resultante de multiplicar el costo unitario por la existencia).

Sume el total de todos los productos y verifique que el saldo en la contabilidad es el mismo que el total del listado. Si existe alguna diferencia, ajuste el saldo de la contabilidad contra los costos ya que ambos totales deben ser iguales.

Listado de productos ejemplo

PASO 04 : REGISTRAR EL INVENTARIO

PASO 4 : REGISTRAR EL INVENTARIO 1. Seleccin Transaccin/COMPRAS/ MERCANCA RECIBIDA del menu principal 2. La pantalla se ver la pantalla as:

Transaccion Mercancia Recibida Para editar una mercanca recibida. Encabezado: 1. Oprima Enter para que el sistema asigne el nmero de la MR. Automticamente.

2. Digite la fecha de Cierre en la cual se registraran todos los balances ej: 31/12/09 3. Digite el proveedor 9999 y aparecer en la pantalla el nombre PROCESO DE INSTALACIN. 4. Oprima Enter en todos los campos siguientes hasta posicionar el cursor en el rea de detalle de los productos. 5. Inicie la captura de los productos incluidos en la relacin antes preparada. Detalle: 6. 7. 8. 9. Digite el codigo del producto y su descripcin aparecer en la pantalla. Digite la cantidad de producto en el campo Recibido Digite el costo unitario en la columna Precio Oprima Enter en la columna Descuento;

El Total desplegado debe ser igual al importe que usted calcul en su listado. 10. Una vez que haya terminado de digitar todos los productos, oprima F10 (Aceptar) y el registro de Mercanca Recibida con las mercancas en existencia inicial habr sido concluida. Puede editar cualquier transaccin de mercanca recibida no asentada. Una vez que la transaccin ha sido asentada, deber reversar la operacin si necesitas cambiar la transaccin.

PASO 05 : IMPRIMIR EL INVENTARIO RECIBIDO

PASO 5 : IMPRIMIR EL INVENTARIO RECIBIDO 1. Seleccione Transacciones/Impresin Compras/MERCANCA RECIBIDA en el men principal

2. Presione Enter en todos los campos 3. Presione F10 para iniciar el proceso de impresin de las Mercancas Recibidas, que contienen los productos en existencia inicial. Revise que todos los productos impresos, las unidades, fracciones y los importes son CORRECTOS. Si usted detecta algn error, edite la Transaccin otra vez, y edite el o los productos equivocados y vuelva a pedir la impresin (NO REIMPRESION), slo la(s) Transacciones corregidas sern impresas. Nota: No contine al paso 6, si existe algn producto con error.

PASO 06 : IMPRIMIR EL DIARIO DE COMPRAS

PASO 6 : IMPRIMIR EL DIARIO DE COMPRAS Una vez que todos los productos han sido correctamente impresos en la(s) MR. solicite la rutina DIARIO DE COMPRAS. Este listado contiene los productos incluidos en la MR y sern impresos. Pasos para imprimir diario de compras. 1. Seleccione Diarios/Compras. la pantalla se ver as

2. Escribir la fecha de corte de la contabilidad. 3. Presione F10.

PASO 07 : *ASENTAR EL INVENTARIO INICIAL (Opcional)

PASO 07 : *ASENTAR EL INVENTARIO INICIAL (Opcional)

RESPALDE SUS ARCHIVOS ANTES DE CONTINUAR CON ESTE PASO PARA PREVENIR CUALQUIER FALLA.

pasos para Respaldando archivos de datos Pasos para Asentar en Inventario Inicial: Una vez respaldados sus archivos 1. Seleccione Asentar/Compras del menu principal

2. Presione F10 y el proceso de asentar ser iniciado. mas informacion en Asentando Compras Nota: Todos los productos digitados tendrn la existencia capturada, el proveedor temporal 9999 tendr como saldo el total de los productos y en el sistema de contabilidad general tendr creada una transaccin con el cdigo de diario PO.

PASO 08 : IMPRIMIR REPORTE HISTORICO DE PRODUCTO

PASO 8 : IMPRIMIR REPORTE HISTORICO DE PRODUCTO

Verifique que todos los productos ya se encuentran actualizados imprimiendo el REPORTE DE ACTIVIDAD (Reporte Histrico Producto)

Pasos para imprimir el reporte de Actividad de Inventario. 1. Seleccione Reporte/Inventario/Reporte Historico Producto 2. Presione F10. 3. Compruebe que los importes de la existencia en unidades y valores son correctos, as, como el gran total de valores corresponde al saldo de inventario en su balanza de comprobacin.

Pantalla de Reporte Histrico de Productos reporte ejemplo de reporte Histrico de producto

PASO 09 : LISTADO DE PROVEEDORES (CUENTAS POR PAGAR)

PASO 9 : LISTADO DE PROVEEDORES (CUENTAS POR PAGAR)

Ahora usted necesita preparar un listado con todos los proveedores (de productos y servicios) que tienen saldo y que han sido registrado en el archivo de proveedores. Este listado debe contener :

1. cdigo del proveedor 2. su nombre 3. el nmero de cada factura que integra el saldo 4. la fecha de operacin 5. la fecha de vencimiento 6. el nmero de referencia 7. el importe de la factura.

Nota: 1. Si el proveedor est controlado por el sistema de saldo diferido slo necesita listar el saldo insoluto como si fuese una sola factura. 2. Verifique que el saldo total de cada proveedor corresponde a su saldo y que la suma de todos los proveedores listados es igual al saldo de las cuentas por pagar en su contabilidad general. 3. Recuerde que es recomendable incluir en el archivo de proveedores no slo aquellos que le venden productos, sino, tambin aquellos que le proporcionan servicios y a los cuales les emite cheques para realizarles pagos.

Relacin de Cuentas por Pagar

Relacin de Cuentas por Pagar

PASO 10: REGISTRAR TRANSACCIONES DE CUENTAS POR PAGAR.

PASO 10: REGISTRAR TRANSACCIONES DE CUENTAS POR PAGAR.

Una vez que el listado del paso anterior est completo y verificado, usted estar listo para incorporar esa informacin al computador.

Pasos para registrar la Cuentas por Pagar.

1. Seleccione Transacciones/CUENTAS POR PAGAR del men principal

La pantalla se ver as: Pantalla de registro de transacciones a Cuentas por Pagar.

Encabezado de la transaccin: 2. Numero: Presione Enter y el nmero de la transaccin aparecer automticamente. 3. Cdigo del proveedor y su nombre ser desplegado (si el cdigo digitado no corresponde a un proveedor existente ser rechazado). 4. Tipo: Escoja el tipo de transaccin que realizar si es una factura, un cargo o un abono. 5. Factura: Digite el nmero de la factura y presione Enter 6. Referencia: dejar en blanco 7. Fecha: Se desplegar la fecha del da, brrela y digite la fecha de corte y presione Enter. 8. Tipo deje este campo en blanco. 9. Fecha Original escriba la fecha que se origin la factura. Nota: esta fecha no puede ser mayor a la fecha de corte. 10. Fecha Vencimiento, Fecha Descuento y tasa descuento dejar en blanco 11. Presione F10

Detalle: 12. Cuenta: El sistema desplegar la cuenta que identifica a las Cuentas por Pagar (usted debi haber digitado el nmero de la cuenta al crear las cuentas de interfase) y el cursor se detendr en la columna de ABONOS (o cargos si selecciono Abono en el Tipo). 13. Descripcin: escriba en registro balance inicial cuentas por pagar 14. Abono: Digite el monto de la factura, verifique que es correcta y oprima Enter, el cursor avanzar a la siguiente lnea. 15. Cuenta: escriba la cuenta 9999 y su nombre cuenta de instalacin aparecer automticamente. 16. Descripcin: escriba en registro balance inicial cuentas por pagar presione enter. 17. Cargos: el cursor se colocar en la columna CARGOS, si el movimiento de la primera lnea fue ABONO (en todas las facturas), digite en CARGOS el mismo importe; si en la primera lnea fue un cargo entonces oprima Enter para avanzar a la columna ABONOS y digite la misma cantidad. 18. Verifique que el importe sea correcto y presione F10 y la pantalla quedar lista para digitar la siguiente transaccin. Nota: Una vez terminado de digitar todas las facturas de todos los proveedores, usted, deber digitar un movimiento adicional de cargo al proveedor temporal 9999, por valor de $369,375.00 deber usar el mismo nmero de transaccin de MR como factura, Tipo =Cargo fecha = fecha de corte (12/31/01) y referencias =en blanco. Al colocar el cursor en la columna CARGO en la primera lnea de la transaccin digite el monto del gran total mostrado en el Reporte de Actividad del Inventario, impreso en el paso 9, la segunda lnea deber ser un ABONO a la cuenta 9999 Cuenta de Instalacin por la misma cantidad.

PASO 11: IMPRIMIR EL DIARIO DE CUENTAS POR PAGAR (CXP)

PASO 11: IMPRIMIR EL DIARIO DE CUENTAS POR PAGAR (CXP)

Una vez capturadas todas las facturas de proveedores deber imprimir el diario de Transacciones de cuentas por pagar.

Pasos: 1. Seleccione Diario/ CUENTAS POR PAGAR del men principal de DacEasy. 2. Seleccione Diario 3. Fecha: 12/31/01 4. Verifique que todas las transacciones sean correctas, si usted detecta uno o varios errores, corrija los errores verificando las transacciones y vuelva a imprimir el Diario, no siga adelante hasta tener la certeza de que todo lo digitado es correcto.

A continuacin se presenta el ejemplo de este diario:

PASO 12 : *ASENTAR LAS CUENTAS POR PAGAR (Opcional)

PASO 12 : *ASENTAR LAS CUENTAS POR PAGAR (Opcional)

ANTES DE SEGUIR CON ESTE PASO OBTENGA RESPALDO DE SUS ARCHIVOS PARA PREVENIR CUALQUIER ERROR. Una vez obtenido el respaldo de los archivos solicite la rutina para ASENTAR CUENTAS POR PAGAR del men ASENTAR

la pantalla se ver as:

Pasos: 1. Seleccione Asentar/Cuentas por Pagar. 2. Fecha: digite la fecha de corte: por ejemplo 12/31/01 3. Presione F10 para que inicie el proceso.

Esta rutina actualizar el saldo de todos los proveedores, dejar en cero el saldo del proveedor 9999 y crear una transaccin (entrada al diario), en el Mayor General, identificada con el cdigo de diario AP, el numero 00001 y la fecha 12/31/01.

PASO 13 : REPORTE DE ANTIGEDAD CUENTAS POR PAGAR (CXP)

PASO 13 : REPORTE DE ANTIGEDAD CUENTAS POR PAGAR (CXP)

Una vez concluida el posteo (asentar) todas las facturas de los distintos proveedores, seleccin la opcin REPORTE DE ANTIGUEDAD para imprimir toda la informacin relativa a las Cuentas por Pagar. Para un mayor detalle presione F1 o consulte el manual del usuario.

Pasos:

1. Seleccin Reporte/Cuentas por Pagar 2. Seleccione la opcin incluir Facturas Pagadas, para mostrar todas las facturas pagadas de cuentas por pagar.

Pantalla de Imprimir reporte de Saldo por Antigedad de Cuenta por Pagar

Ejemplo De Reporte de Saldo de Antigedad de Cuentas por Pagar.

PASO 14 : LISTADO DE CUENTAS POR COBRAR (CXC).

PASO 14 : LISTADO DE CUENTAS POR COBRAR (CXC).

Ahora usted necesita preparar un listado con todos los clientes que tienen saldo y que han sido

creados en el archivo de clientes.

Este listado debe tener: 1. el cdigo del cliente 2. su nombre 3. el nmero de cada factura que integra el saldo 4. la fecha de vencimiento 5. el nmero de referencia 6. y el importe de la factura.

Si el cliente ser controlado por el sistema de saldo anterior solo necesita listar el saldo actual como si fuera una sola factura.

Verifique: * que el total de cada cliente corresponde a su saldo * que la suma de todos los clientes en la lista es igual a las cuentas por cobrar en su contabilidad general.

Nota: Recuerde que es recomendable incluir en el archivo de clientes a todos aquellos que le deben y usted desea controlarlos en el sistema de cuentas por cobrar y no directamente en la contabilidad general.

PASO 15 : REGISTRAR TRANSACCIONES DE CXC

PASO 15 : REGISTRAR TRANSACCIONES DE CXC

Una vez que el listado del paso anterior est completo y verificado, usted estar listo para incorporar esa informacin al computador. Pasos: 1. Seleccione Transaccin /CUENTAS POR COBRAR Encabezado de la transaccin:

2. Presione Enter en el campo NUMERO y el nmero de transaccin aparecer automticamente. 3. Cdigo Cliente: Digite el cdigo del cliente y su nombre ser desplegado (si el cdigo digitado no corresponde a un cliente existente ser rechazado). 4. Tipo: Escoja el tipo de transaccin que desea introducir, es decir, si es una Factura, un Debito o un Cretido. 5. Factura: Digite el nmero de la factura y presiones ENTER, se desplegar la fecha del da, brrela y digite la fecha de corte 6. Referencia, si no lo tiene digite FAC (por factura) o algo similar. 7. Vendedor: Opcional 8. Fecha Original: es la fecha en que se origino la factura (no debe ser mayor a la fecha de corte) 9. Fecha de vencimiento: fecha en que se vence o venci la factura.

Detalle: El sistema desplegar la cuenta que identifica a las Cuentas por Cobrar (usted debi haber digitado ese nmero de cuenta al crear las cuentas de interface. 10. Descripcin : opcional (dejar como esta) 11. Cargo: Digite el monto de la factura, verifique que es correcta y oprima Enter para avanzar a la siguiente lnea. 12. En esta segunda lnea, digite la cuenta 9999 y su nombre Cuenta de Instalacin aparecer automticamente, el cursor se colocar en la columna CARGO, si el movimiento de la primera lnea fue un CARGO (en todas las facturas oprima Enter para avanzar a la columna de ABONO y digite el mismo monto). 13. Verifique que el Monto sea correcto, si no lo es, hacer la correccin de lugar. Presione F10 y la pantalla quedar lista para digitar la siguiente transaccin.

PASO 16 : IMPRIMIR DIARIO DE CXC

PASO 16 : IMPRIMIR DIARIO DE CXC Una vez digitada todas las facturas del cliente, deber imprimir el diario de Transacciones de Cuentas por Cobrar. Este reporte es muy til para revisar/validar que todo lo digitado este correcto.

Pantalla para la impresin diario de cuentas por cobrar. Pasos para imprimir el diario de cuentas por cobrar: 1. Seleccione Diario/CUENTAS POR COBRAR men principal. 2. Especifique la fecha de corte de la contabilidad, ej: 12/31/01 3. Verifique que todas las transacciones son correctas, si usted detecta uno o varios errores, verifique sus transacciones de Cuentas por Cobrar. Corrija los errores y vuelva a imprimir el Diario, Nota: no siga adelante hasta tener la certeza de que todo lo digitado esta correcto.

A continuacin se muestra un ejemplo de un reporte de Diario.

PASO 17 : *ASENTAR LAS CUENTAS POR COBRAR (Opcional)

PASO 17 : *ASENTAR LAS CUENTAS POR COBRAR (Opcional)

ANTES DE SEGUIR ESTE PASO OBTENGA RESPALDO DE SUS ARCHIVOS PARA PREVENIR CUALQUIER ERROR.

Una vez obtenido el respaldo de los archivos, proceda correr la rutina Asentar Cuentas por Cobrar, la pantalla se ver as:

Pantalla para asentar Cuentas por Cobrar Pasos para Asentar Cuentas por Cobrar:

1. Seleccione Asentar/Cuentas por Cobrar del menu principal. 2. Digite la fecha 12/31/01, el periodo contable se desplegar (12) 3. Presione F10 para que el proceso de actualizacin sea iniciado.

Esta rutina actualizar el saldo de todos los clientes, crear una transaccin (entrada al diario), en el Libro Mayor, identificada con el cdigo de diario: AR y Transaccin # :1 con la fecha que especifico en esta pantalla.

PASO 18 :REPORTE ANTIGEDAD DE CUENTAS POR COBRAR.

PASO 18 :REPORTE ANTIGEDAD DE CUENTAS POR COBRAR.

Una vez concluida la actualizacin de todas las facturas de los distintos clientes, genere el reporte de ANTIGUEDAD DE SALDOS para imprimir toda la informacin relativa a los clientes.

Pasos: 1. Seleccin Reportes/Por Cobrar/Antigedad. 2. Presione Enter en cada campo hasta llegar al campo Fecha Cierre. 3. Fecha Cierre digitar 12/31/01

4. Incluir factura pagadas: Marcar 5. Presione F10.

A continuacin se muestra un ejemplo de la pantalla al solicitar el reporte as como el reporte ya impreso:

PASO 19 : PREPARAR BALANCE INICIAL DE CUENTAS

PASO 19 : PREPARAR BALANCE INICIAL DE CUENTAS

Con los pasos anteriores usted ha actualizados los saldos de los productos, proveedores y clientes usando la cuenta 9999 y el proveedor 9999, como cuenta puente. En ese caso usted puede preparar una relacin con los saldos actuales de todas las cuentas de su catlogo, esta relacin slo debe incluir cuentas de DETALLE, es decir, las cuentas que reciben transacciones directamente y descargan sus movimientos a las cuentas GENERALES, por ejemplo, si usted tiene cuentas de cheques con tres bancos, usted, debe incluir en la relacin los saldos de cada una de ellas, pero, no debe incluir la cuenta de BANCOS con el total de las tres cuentas.

Si usted inicia la implementacin del programa en medio de un ejercicio contable, usted, tendr que incluir todas las cuentas de Ventas, Ingresos y Costos y/o Gastos en esta relacin ya que solo al inicio de un ejercicio contable al saldo de esas cuentas es cero.

PASO 20 : INTRODUCIR TRANSACCIN DEL MAYOR GENERAL BALANCE INICIAL

PASO 20 : INTRODUCIR TRANSACCIN DEL MAYOR GENERAL BALANCE INICIAL Nota: al momento de registrar los balances de las cuentas: CxC, CxP e Inventario se

debe pober la cuenta 9999 como cta trampoln, estos balances deber ser registrado por su respectivo modulo. Con la relacin anterior ya balanceada, seleccione Transacciones / libro Mayor en el men Principal. La pantalla se ver as:

Encabezado de la transaccin: 1. El cursor se posicionar en el campo CODIGO DIARIO, digite la clave DG (por Diario General) y oprima ENTER. 2. El cursor estar en el campo TRANSACCION #, oprima ENTER y el numero aparecer automticamente. 3. El cursor se colocar en Referencia para que digite una breve descripcin de la transaccin y oprima ENTER. 4. En el Campo Fecha aparecer la fecha de sistema, escriba la fecha de corte de la Contabilidad y oprima ENTER. Detalle: 5. El cursor se colocar en la columna CUENTA, digite cada cuenta de la relacin, el sistema verificar que la cuenta digitada exista en el catalogo y que esta sea de Detalle, si no se cumplen las dos condiciones ser rechazada, si es correcto se desplegar automticamente el nombre de la cuenta. 6. Luego el cursor se posicionara en la columna DESCRIPCION, en la primera lnea digite ASIENTO DE APERTURA (en las siguientes lneas esa descripcin se mostrar automticamente) oprima ENTER. 7. El cursor se colocar en la columna de CARGO (debito), si la cuenta es saldo deudor, digite aqu su saldo; si la cuenta es saldo acreedor oprima ENTER para avanzar a la columna de ABONO (crdito) y digite el importe. 8. Despus de capturar el importe, verifique que lo digitado sea correcto, si no lo es puede subir con el cursor para corregir lo digitado en esa lnea, si es correcto

oprima ENTER y el cursor avanzar a la siguiente lnea. 9. Si todo lo digitado es correcto, la pantalla desplegar el total de la transaccin indicando que lo digitado est balanceado. Si usted cometi algn error al digitar las cantidades o le falt digitar el saldo de una o varias cuentas, el sistema le indicar que existe una diferencia entre CARGO y ABONO y que oprima ENTER para revisar. Verifique todos los movimientos conforme se despliegan en la pantalla y borre los equivocados o digite las cuentas faltantes. 10.Si todo es correcto oprima F10 y luego ESC para regresar al men general.

PASO 21 : IMPRIMIR DIARIO DEL MAYOR GENERAL

PASO 21 : IMPRIMIR DIARIO DEL MAYOR GENERAL

Una vez terminada la captura de los saldos de todas las cuentas, usted deber imprimir el Diario de Movimientos de la Contabilidad, para ello escoja LIBRO MAYOR del men DIARIOS en el men de Contabilidad General y la pantalla se ver as:

Seleccione el tipo de reporte, en este caso Diario. En el diario aparecern las transacciones con las claves CC (Cuentas por Cobrar), CP (Cuentas por Pagar), DG (Diario General) y OC (Ordenes de Compras) que corresponden a los movimientos generados hasta el paso 20 en el proceso de instalacin.

PASO 22 : IMPRIMIR REPORTE MOVIMIENTO DE CUENTAS

PASO 22 : IMPRIMIR REPORTE MOVIMIENTO DE CUENTAS

Ahora escoja la opcin REPORTE DE MOVIMIENTO DE CUENTAS en el men de Contabilidad General y la pantalla se ver as:

En la posicin DESDE CUENTA: digite el nmero 9999 y oprima ENTER, tambin oprima ENTER en la posicin HASTA luego presione F10 para generar al reporte. Solo el movimiento de la cuenta 9999 es impreso, usted notar que tiene 4 movimientos 2 de cargos y 2 de abonos, y su saldo actual es cero, lo que quiere decir, que esta cuenta que nos ha servido como puente para crear los saldos en los distintos sistemas ha quedado como al principio sin saldo.

PASO 23 : ASENTAR EL MAYOR GENERAL - Opcional

PASO 23 : ASENTAR EL MAYOR GENERAL

OBTENGA EL RESPALDO DE SUS ARCHIVOS ANTES DE CONTINUAR CON ESTE PASO, PARA PREVENIR CUALQUIER INTERRUPCION QUE PUEDA DAAR SUS DATOS. Una vez concluido el respaldo de los archivos, elija ASENTANDO LIBRO MAYOR en el men de Contabilidad General. La pantalla se ver as:

Digite la fecha para la actualizacin y presione F10. En la pregunta DESEA CONTINUAR?, presione ENTER; Ahora el computador le preguntar si est SEGURO?, si lo est oprima ACEPTAR y el proceso de actualizacin ser iniciado.

PASO 24 : IMPRIMIR EL BALANCE DE COMPROBACIN

PASO 24 : IMPRIMIR EL BALANCE DE COMPROBACIN

Ahora elija BALANZA DE COMPROBACION en el men de Contabilidad General, la pantalla se ver as:

En el listado se incluirn todas las cuentas de su catlogo y todas aquellas que tengan saldo debern mostrar los mismos valores que usted tena en su sistema anterior.

PASO 25 : *CERRAR MES PARA EL MAYOR GENERAL - Opcional

PASO 25 : *CERRAR MES PARA EL MAYOR GENERAL - Opcional

ANTES DE CONTINUAR CON ESTE PASO OBTENGA RESPALDO DE SUS ARCHIVOS. Una vez obtenido el respaldo de los archivos del sistema seleccione la rutina PROCESO FIN DE PERIODO (Contabilidad General) en el men PERIDICO/LIBRO MAYOR. La pantalla se ver as:

El objetivo de este paso es dejar listo el archivo contable para iniciar el primer mes de proceso bajo DacEasy.

PASO 26 : *CERRAR MES PARA CUENTAS POR PAGAR - Opcional

PASO 26 : *CERRAR MES PARA CUENTAS POR PAGAR - Opcional

Ahora, en el mismo men de PERIODICOS/POR PAGAR, escoja PROCESO FIN PERIODO (Cuentas por Pagar) y la pantalla desplegar: Presione ACEPTAR y el proceso ser iniciado. Esta rutina despejar desde el archivo de partidas vivas todas las transacciones relativas al proveedor 9999 as como de otros proveedores que usted haya establecido como el saldo anterior, los proveedores creados bajo el sistema de partidas vivas no sufren ningn cambio.

PASO 27 : *CERRAR MES PARA CUENTAS POR COBRAR - Opcional

PASO 27 : *CERRAR MES PARA CUENTAS POR COBRAR - Opcional

Ahora, en el mismo men de PERIODICOS/POR COBRAR, escoja PROCESO FIN PERIODO (Cuentas por Cobrar) y la pantalla desplegar:

Presione F10 y el proceso ser iniciado. El objetivo de este paso es dejar listo el archivo contable para iniciar el primer mes de proceso bajo DacEasy.

PASO 28 : VERIFICAR INFORMACIN DEL SUPLIDOR PROCESO DE INSTALACIN

PASO 28 : VERIFICAR INFORMACIN DEL SUPLIDOR PROCESO DE INSTALACIN

Ahora vaya al men de Creacin y Mantenimiento de Archivos y escoja la opcin PROVEEDORES, una vez que la pantalla haya sido desplegada, digite el cdigo del proveedor 9999 y los datos del proveedor temporal sern desplegados. Usted notar que no tiene saldo, para borrar este proveedor temporal presione F6 y el proveedor ser eliminado del archivo ya que no ser usado posteriormente.

PASO 29 : RESPALDAR ARCHIVOS

PASO 29 : RESPALDAR ARCHIVOS

El ltimo paso de este proceso de instalacin de sus saldos es OBTENER RESPALDO DE LOS ARCHIVOS . Usted ha avanzado bastante en este proceso y, en el caso de cualquier problema posterior, mientras se cubre el perodo de aprendizaje, usted no tendr que iniciar desde el principio, usted tendr toda la instalacin de sus archivos completa y segura en el disco de Respaldo.