Clase 1 del curso bsico de Apia 2.

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Se aplica a Apia 2.2. Resumen El objetivo de la primera clase es realizar una breve introduccin a la herramienta Apia y al ejemplo que se utilizar a lo largo del curso, para mostrar al alumno, en forma prctica, las distintas funcionalidades. Contenido Breve definicin de Apia. Ejemplo. Anlisis del problema.

Breve definicin de Apia En una organizacin, el manejo de la informacin y el manejo de los procesos est muy relacionado, ya que es vital intercambiar informacin en forma rpida, precisa y segura. Para el manejo de los procesos de negocio se presenta Apia, un producto que le permitir administrar, modelar, ejecutar, monitorear, gerenciar, gestionar, optimizar, automatizar e integrar los procesos de negocio en una forma innovadora. Tambin le permitir realizar consultas personalizadas, ver datos estadsticos sobre los procesos en ejecucin, acceder a la informacin requerida en forma rpida y eficiente, emitir informes que le ayudarn a definir estrategias de negocio para cumplir con los objetivos de la empresa. A continuacin se mencionarn algunas de las muchas ventajas que ofrece Apia: es una aplicacin 100% Web, es desarrollada bajo los estndares J2EE, se conecta a diferentes esquemas de bases de datos, es extensible y garantiza la seguridad y la privacidad de la informacin. Por mayor definicin refirase al Manual del usuario. Ejemplo A continuacin, se presenta el ejemplo que ser utilizado a lo largo del curso. o Una empresa, dedicada a la reparacin de productos que comercializa, desea gestionar su proceso de reclamos en Apia. El proceso consiste en la recepcin del producto, los datos del mismo y de la persona que lo entrega. A continuacin se realiza un anlisis para determinar si el producto est o no dentro de la garanta. Durante la reparacin del producto, el tcnico responsable, debe completar un informe indicando las acciones realizadas. En la entrega del producto al cliente, se le realiza una encuesta para conocer el nivel de satisfaccin del proceso. Anlisis del problema La etapa de anlisis no escapa de ningn tipo de negocio o procesos. En el caso de Apia, esta etapa consiste en determinar los distintos componentes requeridos por Apia, para que el proceso sea ejecutado de la forma correcta. En esta a. etapa se identifican los siguientes componentes: Procesos Tareas Entidades Grupos Roles Formularios Atributos Procesos / sub-procesos y tareas:

Antes de comenzar con la explicacin de como se realiza la construccin de un proceso, es necesario destacar que un proceso, en Apia, es: Un conjunto de tareas que se ejecutan en un determinado orden.

A un proceso se le puede asociar una sola entidad. Los procesos en Apia se dividen en los siguientes tipos: Creacin o Permite crear las instancias de procesos y las instancias de las entidades asociadas. o Una vez que se instancia el proceso, se crear una instancia de la entidad de negocio, la cual se utilizar a lo largo de todo el proceso. Alteracin o Permite alterar las instancias de entidades creadas por un proceso de creacin. o Para poder instanciar el proceso, es necesario especificar la instancia de la entidad que se desea alterar. Cancelacin o Permite cancelar una instancia de proceso. o Para poder instanciar el proceso, es necesario especificar la instancia de proceso que se desea cancelar. La construccin de procesos se realiza por medio de una herramienta grfica, cuyo funcionamiento se podr visualizar en las siguientes clases. Los procesos en Apia representan flujos de informacin que existen en una organizacin. En Apia se pueden crear sub-procesos que tambin son procesos. Un proceso se encuentra definido por los siguientes componentes: Tareas: son las unidades de trabajo que componen un proceso, las cuales sern asignadas a un grupo de usuarios, de los cuales uno la podr trabajar. El grupo de usuarios que trabaje con la tarea puede definirse de forma manual o automtica por el sistema. Formularios: son los formularios del proceso y de la entidad, que ver el usuario cuando trabaje con la tarea. Subprocesos: procesos que se llaman desde el proceso. Los sub-procesos pueden iterarse hasta que se haya cumplido una serie de condiciones. Flujos de informacin: definen la secuencia en la cual se deben realizar diferentes tareas y subprocesos que conforman la definicin del proceso. Grupos: son grupos de usuarios que podrn acceder a la tarea. Cada una de las tareas que definen al proceso deben poseer al menos un grupo o rol asignado a la tarea. Roles: los roles se utilizan en un proceso para designar que una tarea ser trabajada por el grupo de usuarios que posee dicho rol. Reglas de Negocio: ayudan a definir las dependencias, pudiendo especificar reglas de negocio especficas. A estas reglas son las que, en el prximo curso intermedio, se mencionar como condiciones. La identificacin correcta de sub-procesos dentro de uno o varios procesos, puede ser una tarea compleja, pero que puede simplificar el trabajo, por las siguientes razones: Reutilizacin de procesos. Mejor control del flujo en varios procesos. Son candidatos a sub-procesos: Secuencias de tareas que poseen la misma lgica en varios procesos. Secuencias de tareas repetitivas que no pueden ser definidas como un loopback dentro del proceso. Teniendo en cuenta el ejemplo definido anteriormente, se pueden determinar las siguientes tareas: REGISTRAR ANALIZAR REPARAR ENTREGAR

Teniendo en cuenta el ejemplo definido anteriormente y las tareas que se definieron, se puede determinar el siguiente proceso (RECLAMO): Inicio Registrar Analizar Reparar Entregar Fin b. Entidades:

Las entidades de negocio se utilizan para definir los elementos clave de la organizacin. Generalmente las entidades de negocio se crearn, se modificarn y se eliminarn por medio de procesos. Considerando lo anterior, se puede decir que una entidad de negocio perdura en el tiempo, una vez que haya finalizado el proceso de creacin o alteracin. Una entidad puede trabajarse de forma independiente (crendola, modificndola y/o eliminndola) y/o mediante la utilizacin de procesos de creacin, alteracin o cancelacin. Por lo tanto, una entidad de negocio puede estar asociada a varios procesos.

Una entidad de negocio puede tener asociados una serie de formularios. Estos formularios estarn presentes cuando se administre la entidad y al momento de definir un proceso, los mismos podrn ser asociados a las diferentes tareas del proceso. La determinacin de que conceptos u objetos deben o pueden ser una entidad de negocio, est directamente relacionada a la empresa y su forma de trabajo. Teniendo en cuenta los puntos mencionados anteriormente, se pueden identificar del ejemplo las siguientes entidades: RECLAMO (General / del Proceso) PRODUCTO CLIENTE SNO c. Grupos:

Los grupos, como se dijo anteriormente, se utilizan para determinar que conjunto de usuarios que podr trabajar con una tarea. Cuando se crea un grupo, se puede indicar si ste se encuentra disponible para todos los ambientes o nicamente para un conjunto de ambientes. Adems, existen dos clasificaciones: Grupo especfico: los grupos especficos tienen la peculiaridad que solo poseen un nico usuario. Este usuario corresponde al grupo del mismo nombre. Adems, un grupo especfico comparte los ambientes del usuario y no puede ser administrado desde las funcionalidades de administracin de grupos. Grupo genrico: los grupos genricos, a diferencia de los grupos especficos, pueden contener cualquier cantidad de usuarios y pueden ser administrados desde cualquier funcionalidad de administracin de grupos. En este ejemplo, se requieran los siguientes grupos: RECEPTOR: Los usuarios pertenecientes a este grupo, podrn completar la primera tarea proceso, la de Registrar un reclamo y tambin podrn completar la ltima tarea proceso, la de Entregar el producto al cliente. ANALISTA: Los usuarios pertenecientes a este grupo, podrn completar la tarea de Analizar reclamos que se ingresaron. TECNICO: Los usuarios pertenecientes a este grupo, podrn completar la tarea de Reparar productos reclamados. d. Roles:

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Una tarea puede tener, en muchos casos, varios grupos posibles para ser asignados y la asignacin puede ser manual o automtica. Sin embargo, en muchos casos se puede desear que el grupo asignado a una tarea, tambin se encuentre asignado a otra tarea. Para resolver este problema existen dos opciones. La primera consiste en colocar los grupos y sus condiciones en ambas tareas. En caso de que un da se modifique una condicin o un grupo, se debe repetir el proceso en ambas tareas. La otra opcin, consiste en la utilizacin de roles en la primera tarea, para la asignacin, y en la segunda para la utilizacin. Los roles resuelven el problema anterior de la siguiente forma: si en un proceso existen grupos y un rol, cuando se asigne un grupo a la tarea, se asociar en forma automtica el grupo al rol. En cualquier otra tarea que se encuentre dicho rol y no hayan grupos, a la tarea se le asignar en forma automtica el grupo asociado al rol. Siguiendo nuestro ejemplo, existe la condicin: que los usuarios que pertenecen al grupo de Receptores, son las nicas personas que pueden entregar el producto a los clientes. Este requerimiento del proceso se resuelve de la siguiente forma: Se crea un rol RECEPCIONISTA. En la primera tarea del proceso se colocan todos los grupos especficos de usuarios que podran iniciar una nueva instancia del proceso, y al mismo tiempo se asocia a esta tarea el rol RECEPCIONISTA. En la tarea Entregar, se asocia nicamente el rol RECEPCIONISTA. Cuando el usuario complete la primera tarea, su grupo especfico se asociar al rol, y cuando la tarea Entregar est lista para ser trabajada, ser asociada al grupo asociado al rol, es decir, al grupo especfico del usuario que complet la primera tarea. e. Formularios:

Los formularios en Apia se disean mediante una herramienta grfica Web. El formulario puede incluir los siguientes elementos: etiquetas, recuadros, cajas de texto, listas de seleccin, reas de texto, ComboBoxes, CheckBoxes, RadioButtons, botones y archivos. Cada uno de estos elementos se encuentran asociados a un atributo del diccionario de datos. Tanto los distintos elementos del formulario, como el formulario en s, permiten la asociacin de eventos, permitiendo el enriquecimiento del dialogo con el usuario final.

Como se mencion anteriormente, los formularios pueden ser asociados a tareas de un proceso o a entidades, siendo stos, junto con los atributos del diccionario de datos y clases de negocio (que se explicarn en el curso intermedio), los que definen la informacin que almacena la entidad de negocio y el proceso. Al analizar el ejemplo anterior, se pueden detectar como mnimo un formulario por cada una de las tareas. Estos formularios son: REGISTRO ANALISIS REPARACION ENTREGA CARGAR _ PRODUCTO CARGAR _ CLIENTES CARGAR _ SINO Aquellos formularios que se utilizan en varias tareas del proceso, se definen una nica vez, dado que Apia permite reutilizarlos. f. Atributos (Diccionario de datos):

En el diccionario de datos se definen los distintos atributos (datos) que sern utilizados en los formularios, entidades, procesos, clases de negocio, etc. Al momento de definir un atributo del diccionario de datos, se especifican los siguientes datos: nombre, etiqueta, tipo, largo, descripcin, mscara y expresin regular. Los distintos atributos que pueden identificarse del ejemplo, teniendo en cuenta, el proceso, las tareas y los formularios, son: NOMBRE _ PRODUCTO NOMBRE _ CLIENTE CEDULA _ CLIENTE FECHA _ COMPRA GARANTIA FECHA _ REPARACION DESCRIPCION SATISFACCION TIEMPO SINO Si bien Observaciones o Comentarios puede considerarse como un atributo del diccionario de datos, durante la ejecucin de un proceso, Apia provee de un campo especial (Observaciones) que cumple con este propsito a lo largo de la ejecucin del proceso. g. Conclusiones:

El anlisis de procesos es una de las tareas ms importantes a la hora de ingresar los distintos datos en Apia. A medida que se analiza el problema, se observa como los distintos elementos de Apia se encuentran relacionados entre s. Si bien el anlisis de un problema consiste en determinar el flujo del proceso, las tareas, las entidades, los formularios y por ltimo los distintos campos. Estos deben ingresarse dentro de Apia, en el orden inverso. Esto se debe a las dependencias que hay entre los distintos elementos. Para observar el orden de ingreso de datos dentro de Apia, refirase al Manual del usuario. Requerimientos tcnicos Acceso a Internet. Microsoft Internet Explorer 5.5 (o superior). Flash Player 7.0 (o superior). Adobe Reader 7.0 (o superior).