Cartilha de Automao Comercial Apresentao A informtica utilizada atualmente em lojas de todos os portes.

. Isto se deve ao fato dos equipamentos (hardwares) e dos programas (softwares) estarem mais baratos e, consequentemente, mais acessveis. Os lojistas esto podendo aplicar novas tecnologias para resolver velhos problemas. A produtividade aumenta com a Automao Comercial! Basta olhar a sua volta: supermercados, lojas de departamento, de calados, de confeces, entre outros exemplos, esto apresentando excelentes resultados com a utilizao da informtica. Porm, importante que se faa um alerta: "automao" no simplesmente tomar uma deciso, comprar os equipamentos e esperar os resultados de braos cruzados. A organizao interna de sua loja fator decisivo para que a automao traga os benefcios esperados. "Automatizar" um processo que, uma vez iniciado, no termina nunca. Por isso importante que voc saiba exatamente o que esperar dele antes mesmo de comear. Outro detalhe que no pode ser esquecido o treinamento do pessoal. De nada adianta voc adquirir os equipamentos mais sofisticados se seus funcionrios no souberem tirar proveito das informaes passadas por estes equipamentos. Por serem muitas as dvidas a respeito de automao, surgiu a idia de se fazer essa cartilha. Atravs desse material, tanto voc quanto os demais lojistas do pequeno varejo, conhecero um pouco mais sobre o assunto e suas aplicaes. Gostaria de agradecer ao corpo tcnico da Bematech Indstria e Comrcio de Equipamentos Eletrnicos S.A. (em especial os srs. Roberto Pinto Soares e Luiz Fernando Xavier) e da IBM do Brasil Ltda (em especial o sr Celso Winick). A necessidade de automao do pequeno varejo competitividade da empresa A informtica tem evoludo de uma maneira muito rpida; diariamente novas tecnologias surgem, substituindo as que estavam em uso. Quanto mais a informtica evolui, maiores se tornam as suas aplicaes. Se voc puxar um pouco pela memria lembrar que at h alguns anos, esta tecnologia no era acessvel aos pequenos empreendedores do setor varejista e que muitos deles nem imaginavam os benefcios que ela traria. Felizmente esta situao mudou. A economia est passando por grandes transformaes e o cenrio do comrcio varejista est mudando. O consumidor est cada vez mais exigente. Hoje ele espera encontrar na loja uma variedade maior de produtos sua disposio, deseja ser melhor atendido e, principalmente, procura sempre preos mais competitivos. Esta mudana no comportamento do consumidor serviu de alerta ao pequeno varejo. O varejista percebeu que se no implantasse as mudanas rapidamente, tornando-se mais competitivo, corria o risco de desaparecer. Mudar para sobreviver!

Este passou a ser seu novo lema. Uma das mudanas exigidas foi a implantao da Automao Comercial. Atravs dela as pequenas empresas podem melhorar seu controle interno, criando condies mais favorveis para enfrentar as novas exigncias do mercado. As aplicaes e seus ganhos Antes de continuar importante que voc saiba o que Automao Comercial. Podemos entend-la como o esforo para transformar tarefas manuais repetitivas em processos automticos, realizados por uma mquina. A sua inseparvel caixa registradora pode ser considerada o primeiro esforo de automao. Ela realiza o registro das vendas e sua totalizao, operaes que antes eram feitas de forma manual. Com a automao, a gesto do negcio passou por uma verdadeira revoluo. Erros cometidos na digitao e na totalizao, compra de produtos em excesso ou em quantidades menores do que as desejadas desapareceram. Os benefcios trazidos pela automao se estendem a quase todos os setores de uma loja; controle de estoques, financeiro, de contas a pagar e a receber, gesto de recursos humanos e de fornecedores passaram a ser realizadas com maior segurana. Os velhos fichrios que exigiam um tempo muito grande na consulta e no retorno das informaes podem ser aposentados. Hoje, graas informtica, consultar as informaes de uma loja tornouse uma tarefa rpida e confivel. Basta apertar algumas teclas e voc ter acesso imediato aos dados de qualquer setor. Esta facilidade deixar voc em uma situao mais privilegiada, pois sua atuao ser mais eficiente. "Automatizando" sua loja voc passar a seus clientes uma imagem de empresa forte e inovadora, preocupada em atend-los de maneira rpida e eficiente. Melhorar a negociao com seus clientes outra vantagem que voc perceber. s apertar uma tecla e a ficha completa do cliente estar sua disposio, com todas as informaes importantes sobre ele, tais como histrico de compras, de pagamentos, etc.. Novas estratgias de marketing podero ser desenvolvidas graas automao. Utilize-a para segmentar os clientes atuais, revitalizar o relacionamento com os clientes que, por algum motivo, deixaram de comprar em sua loja, e para melhorar suas atividades de mala-direta e telemarketing. Neste tipo de atividade, o fator tempo muito importante. Valorize-o, oferecendo seus produtos a quem realmente pode compr-los. Desta forma voc estar valorizando tambm o seu dinheiro. A Automao Comercial pode trazer muitas vantagens para sua loja. As que voc acabou de conhecer so apenas algumas delas. Seja criativo, abuse de sua imaginao e, com certeza, voc descobrir sempre novas formas de aplic-la para melhorar o seu empreendimento. A concorrncia Se voc um varejista que deseja crescer importante saber que muitos fatores podem determinar o sucesso de sua loja um deles a concorrncia.

Vista como uma ameaa, a concorrncia pode servir de termmetro para novas tendncias do mercado. Vigie os passos do seu concorrente e saiba tirar vantagem das observaes feitas. Se o seu concorrente estiver pensando em "automatizar" a loja, pense nesta possibilidade o seu negcio; se ele ainda no pensou, antecipe-se e obtenha desde j esta vantagem. O varejista encontra-se cercado de concorrentes por todos os lados. Alm dos tradicionais h os varejistas sem loja; os quais vendem seus produtos sem que os consumidores precisem sair de suas casas. Basta que possuam um computador, um telefone ou mesmo um aparelho de TV e os produtos viro at eles. Voc deve ficar atento a esta nova tendncia do mercado, pois o varejo sem loja pode comprometer o futuro do seu empreendimento. O que fazer quando empresas de outras cidades e estados comercializam produtos iguais ou melhores que os seus a um custo menor, invadindo a casa do seu cliente? A resposta a este desafio tem que ser rpida e decisiva. Para enfrentar qualquer tipo de concorrncia ameaadora, necessrio aumentar a produtividade e melhorar o atendimento de seus consumidores; e no se iluda, s com a Automao isto ser possvel. O controle interno Pelo que foi visto at agora fica fcil perceber que a pequena empresa encontra-se numa posio delicada. Convivendo numa economia difcil, com margens menores, devido ao aumento da concorrncia, e trabalhando com fornecedores mais eficientes, ele s tem uma sada: ou aprimora a qualidade do servio prestado ou perecer! Tradicionalmente o pequeno varejo nasceu e cresceu ao redor de uma pessoa ou de um pequeno grupo. Esta pessoa era responsvel pela conduo de todas as operaes da loja; esta uma imagem que deve fazer parte do seu passado. Os tempos mudaram e preciso evoluir para sobreviver; hoje o varejista deve acompanhar as transformaes que esto acontecendo e fazer da tecnologia sua aliada inseparvel. Mesmo para uma loja de pequeno porte que trabalha com, aproximadamente, 2000 itens impossvel uma nica pessoa ter em mente tudo o que necessrio para o bom andamento do negcio. Imagine ter que decidir sobre o que, quando, quanto e onde comprar, controlar o fluxo de estoques, conhecer os bons e maus clientes e ainda conseguir atend-los de maneira eficiente. Com certeza, qualquer empresrio que trabalhe desta maneira, viver sempre com dor de cabea. Com a Automao as tarefas repetitivas passaro a ser realizadas pelo computador, deixando-lhe livre para fazer aquilo que mais sabe: vender. Procedimentos para "automatizar" sua loja: planeje primeiro! Empresrios que encaram a automao como um modismo passageiro, com certeza iro se arrepender no futuro. Se voc est pensando em "automatizar" sua loja e deseja que esta operao seja um sucesso, importante tomar alguns cuidados bsicos. A automao deve ser planejada nos mnimos detalhes. No adianta imaginar que o processo de automao resolver todos os problemas da sua

empresa como num passe de mgica. Como foi dito antes no um processo simples. Planeje primeiro! Quais so os benefcios que a automao trar sua empresa? Para descobrir quais so eles, responda s perguntas formuladas a seguir: - Estou plenamente convencido que "automatizando" minha loja resolverei os meus problemas? - De que maneira a automao vai contribuir para resolv-los? - Quais so os benefcios para meus clientes? - Minha loja se tornar mais competitiva? - Estou disposto a gastar parte do meu tempo com a automao? - Meus funcionrios estaro dispostos a realizar o mesmo esforo? - Terei dinheiro suficiente para "automatizar" minha loja? - O qu a minha loja ganhar com o sistema de automao? - Existem pessoas na minha empresa que j ouviram falar em Automao Comercial? Caso existam, qual o conhecimento delas neste assunto? Nenhum processo de automao dar resultado se o gerente e o proprietrio da loja no se comprometerem com ele. O empresrio deve estar consciente de que algum tempo e dinheiro sero gastos neste processo, mas que este investimento, muito em breve, permitir uma competio de igual para igual com os demais estabelecimentos do setor. Mas no basta somente o comprometimento do dono a participao dos funcionrios fundamental no processo; caso contrrio, a implantao corre o risco de no dar certo. comprovado que as chances de sucesso na implantao da Automao Comercial so maiores quando conhecemos os sistemas, os equipamentos e os procedimentos que sero utilizados. importante que voc identifique entre seus funcionrios aqueles que j possuem algum tipo de experincia; a contribuio de todos ser fundamental para se obter o sucesso desejado. Busque ajuda especializada Se voc no estiver familiarizado com os equipamentos e com os procedimentos para iniciar seu processo de Automao Comercial, no julgue estas dificuldades como uma barreira - no desanime. para isso que existe a ajuda especializada; no tente encontrar todas as respostas sozinho. Este tipo de ajuda pode ser encontrado de diversas formas, eis algumas: Converse com profissionais especializados em Informtica e em Automao.

Procure conhecer outras lojas que atuem no mesmo ramo e que j tenham implantado o sistema de Automao Comercial. Visite feiras que ofeream produtos com aplicaes parecidas com as que voc procura. Troque idias com os expositores e com os visitantes sobre o assunto. Freqente bibliotecas e consulte revistas e livros especializados para iniciantes. Participe de palestras, seminrios e treinamentos especficos sobre Informtica e Automao Comercial; deste modo voc estar aumentando sempre seus conhecimentos. Solicite aos fornecedores, sem compromisso, demonstraes sobre equipamentos e sistemas que interessam a voc. Procure a ajuda do SEBRAE e de outras entidades para obter maiores informaes e esclarecimentos. A partir das informaes que voc reunir ser mais fcil realizar uma boa escolha; lembre-se de guardar as informaes! Se voc ainda estiver alguma dvida em qualquer das etapas do processo de automao, no hesite procure um profissional experiente; o importante que suas dvidas no fiquem sem soluo. Levante as necessidades de sua empresa Agora que voc est um pouco familiarizado com a Automao Comercial hora de fazer o levantamento das principais necessidades de sua loja. Caso existam pessoas que possam ajud-lo nesta tarefa este o momento certo delas participarem. Faa um inventrio das atividades realizadas na sua loja: Retaguarda e Ponto-de-Venda para descobrir quais podero ser "automatizadas".Para facilitar sua deciso, responda s seguintes perguntas para cada atividade: Quais melhorias ocorrero na minha loja se a atividade selecionada for automatizada? Ser que minha produtividade vai aumentar? Poderei atender melhor meus clientes e oferecer produtos ou servios de melhor qualidade? Haver economia de tempo e/ou reduo custos? Ser que a agilidade da minha loja aumentar? Minha loja se tornar mais moderna e competitiva? Aps concluir o levantamento necessrio estabelecer uma prioridade de ao. Comece pelas atividades que podem ser "automatizadas" de modo mais simples e rpido. Outra maneira saber quais delas so realizadas de forma precria e onde a automao trar resultados positivos nas suas execues.

O processo de automao no se realiza da noite para o dia; mesmo contando com a ajuda dos programas (softwares) integrados sua implantao um pouco demorada e deve ser feita por etapas. O segredo estabelecer suas prioridades e concentrar-se nelas. Tentar resolver tudo de uma nica vez s atrapalha o processo. Caso voc tenha alguma dificuldade em relacionar suas atividades ou saber quais delas so as mais prioritrias, procure a ajuda de um consultor em Automao Comercial para orient-lo. Mas no esquea: cabe a voc estabelecer suas prprias prioridades; o prximo passo escolher o sistema e o equipamento mais adequados para solucionar os seus problemas. Escolha o sistema e o equipamento adequados a) O programa (software) Sabendo que se quer de um sistema de Automao Comercial, achar os fornecedores ser uma tarefa simples. Antes de comear a sua busca bom saber que o equipamento no vive sem o programa e vice-versa; para escolh-los voc deve saber quais as funes que sero "automatizadas" e conhecer as informaes que sero utilizadas. Comprar equipamentos sem saber qual o programa que ser usado pode provocar a sobrecarga deste ou at a sua subutilizao; em outras palavras significa dizer que voc estar arranjando problemas desnecessrios e jogando dinheiro fora. Para evitar dores de cabea tenha sempre em mente que a compra de um sistema deve ter uma finalidade bsica: ser capaz de resolver os seus problemas. Equipamentos e programas devem ser compatveis, ou seja, devem trabalhar em harmonia; por isso nunca compre sistemas que no atendam as suas necessidades ou que exijam grandes mudanas nas tarefas realizadas atualmente. Voc pode contratar um profissional para desenvolver todo o sistema ou adquirir pacotes prontos. A primeira vai exigir o desenvolvimento de um sistema especfico para o seu caso; seria a soluo ideal, mas o seu custo elevado. Os pacotes prontos so uma opo interessante, pois eles podem ser usados nas reas de Retaguarda (contas a pagar e a receber, emisso de cheques, controle de estoques, etc.) e no Ponto-de-Venda, podendo tambm serem ajustados s suas necessidades individuais. Independente da sua escolha importante que, na seleo do fornecedor, voc observe com ateno alguns detalhes: garantia, idoneidade e experincia de seus fornecedores. Em qualquer das situaes, algumas recomendaes so fundamentais:

1 - Com certeza a sua loja vai crescer; e o programa dever ter condies de absorver este crescimento. 2 - Pense na modularidade do sistema; sistemas modulares permitiro que outros programas possam ser includos; desta forma voc poder realizar o processo por etapas, no concentrando o custo num nico perodo. 3 - Verifique a possibilidade de utilizar seu programa com outros que possam "conversar" entre si. 4 - Evite implantar diversos programas novos ao mesmo tempo. A implantao deve ocorrer de acordo com as prioridades estabelecidas. Antes de implantar um novo programa, verifique se o anterior est funcionando corretamente. 5 - Ao implantar um programa no abandone de imediato os procedimentos manuais; s deixe de utiliz-los quando o programa estiver 100% correto. 6 - Na compra de qualquer programa, verifique se ele compatvel com os instalados e com o equipamento disponvel. 7 - Na compra de programas, solicite referncias dos fornecedores sobre eles; para aumentar sua segurana, visite outras lojas que j possuam o sistema, observe as vantagens e desvantagens. 8 - Procure fornecedores idneos e com experincia na aplicao desejada. 9 - Verifique as garantias oferecidas pelos fornecedores. 10 - Faa uma previso sobre o tempo que ser gasto na instalao e adaptao do sistema s suas necessidades. 11 - No esquea o treinamento. Trabalhar com funcionrios despreparados lhe causar muitos aborrecimentos. Algumas estratgias de implantao bem sucedidas estabeleceram primeiramente equipamentos de informtica e automao nas atividades de Retaguarda. Depois de familiarizados com o uso da automao para o controle interno, passaram a implantar sistemas de atendimento e registro no Ponto-deVenda. b) O Equipamento (hardware) A escolha do equipamento uma das decises mais importantes do processo de automao de uma loja. Como so muitas as opes disponveis, o empresrio, na compra de qualquer equipamento, deve considerar os seguintes aspectos: Capacidade Ningum em s conscincia comprar um helicptero para fazer entregas de pizzas no bairro! Este raciocnio se aplica tambm na compra de equipamentos de informtica para "automatizar" uma loja. No se deve pensar no superdimensionamento se as necessidades atuais e futuras no o indicarem. Da mesma forma, de nada adianta comprar (ou manter) aquele computador antigo para gastar pouco na automao e comprar um programa que no funcione nele, ou ainda, comprar sistemas de

leitura de cdigo de barras usados, que cometem muitos erros na operao, s porque esto baratos. O dimensionamento ideal dos equipamentos faz parte de um bom processo de automao. Modernidade Comprar equipamentos antiquados sinnimo de maus negcios para o futuro de sua empresa. Em qualquer compra, voc deve observar sempre se o equipamento no est sucatiado; se sim por que compr-lo? importante pensar no s no investimento inicial mas tambm na sua amortizao e na funcionalidade. Por exemplo: voc pode comprar um equipamento de baixo custo, hoje, com uma vida til de seis meses ou ento um equipamento mais sofisticado, cuja aplicao possa durar de dois a trs anos. Os investimentos iniciais sero diferentes, mas a mdio e a longo prazo, com certeza o segundo equipamento lhe assegurar um maior retorno. Garantia e Assistncia Tcnica Os equipamentos de informtica tambm podem apresentar defeitos! A a manuteno dos equipamentos deve ser considerada sempre como um investimento e jamais como um custo. Voc s ter a noo exata de sua utilidade quando o equipamento quebrar no momento em que voc precisar dele. A assistncia tcnica no se destina apenas a equipamentos quebrados. Todos os equipamentos devem ser revisados periodicamente para evitar paradas desnecessrias em seu funcionamento. Verificar o perodo de garantia e sua cobertura outro fator importante. Assim, voc estar zelando pelo seu patrimnio e garantindo o seu investimento. Tenha certeza do investimento: pense no futuro Com certeza voc no pretende inaugurar sua loja e fech-la aps dois meses! Pense nos objetivos de crescimento e de atuao com os olhos voltados para o futuro. A Automao Comercial deve ser vista como uma valiosa ferramenta para auxiliar no processo de crescimento da loja. Atravs dela, voc aumentar seus controles internos e ter condies de conseguir novos clientes, bem como manter os clientes atuais. No dimensione o sistema pensando somente nas suas necessidades atuais. Com certeza o seu movimento crescer e sua loja acompanhar este crescimento. Com isso, aumentar o nmero de itens em seu estoque; aumentar a necessidade de se possuir um controle financeiro mais eficiente, um melhor controle sobre os fornecedores e assim sucessivamente, numa verdadeira reao em cadeia. Apesar de todo o avano tecnolgico da informtica, preciso ter em mente um horizonte de tempo; e sobre este tomar suas decises com relao a equipamentos. A prxima deciso a ser tomada saber o quanto ser gasto com tempo e dinheiro no processo de automao.

O investimento no seu futuro importante que voc saiba o quanto vai gastar na implantao do seu sistema de Automao Comercial. Com esta informao ser possvel calcular o custo-benefcio e as necessidades de desembolso ao longo do perodo. Para chegar ao valor total, organize primeiramente uma lista com todos os itens necessrios para automao. Observe a seguir algumas sugestes. Atravs deste quadro, obtm-se uma outra informao importante: a da negociao com os fornecedores, que ser essencial aps conhecer as necessidade de tempo, equipamento e dinheiro, em cada uma das etapas.

Verifique o custo de cada item e as formas de pagamento oferecidas pelos fornecedores selecionados. Os custos que no forem fixados devero ser estimados. Estas despesas devem ser realizadas num determinado perodo de tempo e voc deve ser capaz de sald-las. Por isso importante que o oramento seja feito com todo o critrio. Organize um quadro para ajud-lo a saber quais os melhores investimentos ao longo do tempo. Na primeira coluna coloque os itens que voc levantou anteriormente, sendo que na primeira linha dever constar o tempo em semanas ou em meses. As necessidades de capital de cada um dos itens devero ser includas nos seus meses ou semanas respectivas. Aps incluir no quadro todos os dados necessrios, voc poder ter uma viso completa de como os desembolsos ocorrero ao longo do tempo. A partir dessa viso ser possvel direcionar de forma mais eficiente os investimentos a serem feitos de acordo com as necessidades surgidas. Lembre-se de que a automao no se faz somente com equipamentos. necessrio que existam pessoas capazes de oper-los adequadamente. Por isso separe sempre uma parte do oramento para as atividades de treinamento e consultoria ps-instalao.

Associao para aquisio! Uma soluo vivel Se voc no tiver interesse em adquirir os equipamentos de imediato, ou seu capital no seja suficiente para isso, existem outras alternativas para solucionar o problema. Uma delas a participao em consrcios que fornecem equipamentos para automao. Neste caso, verifique sempre a idoneidade das empresas administradoras dos consrcios. Outra opo buscar financiamento em instituies financeiras ou governamentais, que podem auxili-lo a tornar realidade o seu programa de automao. Existe tambm a possibilidade de se alugar ou fazer arrendamento mercantil (leasing) de equipamentos. So opes atraentes, uma vez que voc no imobiliza seu capital e os custos podem ser includos como despesas da empresa.

Uma quarta opo a formao de um grupo de interessados em adquirir equipamentos e sistemas semelhantes. Como nessa associao o volume de recursos ser maior, o poder de barganha com os fornecedores tambm ser aumentado. Outra vantagem da associao que o grupo no precisa se desfazer aps comprar os equipamentos necessrios. Ele pode aproveitar a experincia adquirida e se transformar numa cooperativa, comprando suprimentos e demais itens necessrios ao bom funcionamento dos sistemas instalados.

O treinamento do pessoal da loja A maior parte dos equipamentos disponveis para o varejo precisam de pessoas para oper-los! Existe uma falsa idia de que a compra de equipamentos para a Automao Comercial significa a dispensa de funcionrios. O que se observa na prtica que funcionrios bem treinados proporcionam aumento de produtividade. Este aumento conseguido porque em todas as operaes realizadas na loja haver uma considervel reduo no tempo gasto e nos erros cometidos. Quando os funcionrios percebem que est havendo investimento no seu aprimoramento profissional, eles sentem-se motivados e isto sinnimo de aumento na produtividade. Para que o processo de treinamento obtenha xito, voc observe os seguintes aspectos:

selecione as pessoas que sero treinadas de acordo com as atividades que elas desempenham; aqueles que no possuem conhecimentos anteriores sobre o assunto, devem ser submetidos a um curso de Introduo Informtica ou ao sistema que ser utilizado; os treinamentos devem ser feitos por empresas especializadas; para reduzir seus custos, consulte as associaes de classe; muitas delas oferecem estas opes a custos subsidiados para seus associados. Mesmo aps terminado o perodo de treinamento, os funcionrios devem continuar sendo avaliados e treinados continuamente. O acompanhamento deve ser feito por um funcionrio experinte. D o exemplo incentive seus funcionrios a se manterem atualizados, participando de cursos e palestras; deste modo, eles percebero que a tecnologia impe desafios dirios e quanto melhor preparados estiverem, maiores sero as chances de crescimento profissional.

Tecnologias e equipamentos disponveis aos varejistas Para que o varejista possa implantar um sistema de automao que satisfaa as suas necessidades, importante que ele saiba exatamente o que est disponvel no mercado. Algumas de suas perguntas precisam de respostas rpidas.

Quais so os equipamentos que podem ser utilizados? Que vantagens esses equipamentos oferecem? Que cuidados devem ser tomados na compra destas tecnologias? Como se integram os diversos equipamentos? To importante como obter as respostas ter conscincia de que a tecnologia evolui a cada dia e isto obriga o varejista a manter-se constantemente atualizado. Alm dos avanos tecnolgicos, os preos dos equipamentos esto sendo reduzidos sensivelmente. Com isto os proprietrios dos pequenos empreendimentos esto tendo acesso tecnologias antes s possveis aos grandes varejos.

As caixas registradoras As caixas registradoras mecnicas e eletromecnicas foram as precursoras da Automao Comercial, causando uma verdadeira revoluo na gesto do varejo. Em seguida, acompanhando a evoluo tecnolgica, surgiram as caixas registradoras eletrnicas, concentrando-se na operao de registro e totalizao das compras efetuadas. Atravs delas, tanto o operador como o consumidor podem acompanhar o que est sendo registrado. Normalmente, ligados a elas existem dispositivos que armazenam o dinheiro e uma impressora do cupom de caixa; neste cupom esto listadas as quantidades e os preos dos produtos comprados, permitindo ao consumidor que ele confira, se desejar, as compras que fez. Os modelos de maior porte oferecem a opo de registro e fechamento do movimento dirio, o que facilita a conferncia das contas e do estoque. Este tipo de equipamento apresenta como vantagem a obteno de uma maior confiabilidade nas operaes de registro de dados e melhores perspectivas de manuteno, uma vez que o desgaste apresentado menor, se comparado aos equipamentos mecnicos utilizados anteriormente.

Os PDVs - Pontos de Venda Com a evoluo tornou-se possvel a utilizao de equipamentos mais sofisticados e cujo princpio de funcionamento assemelha-se as caixas registradoras. Estes novos equipamentos apresentam como vantagens principais uma maior flexibilidade nas operaes realizadase a comunicao com outros equipamentos. Os chamados PDVs, que nada mais so do que computadores cuja funo voltada para as tarefas do caixa, apresentam caractersticas que tornam sua utilizao extremamente vantajosa em aplicaes de Automao Comercial, destacando-se as seguintes:

registro de vendas, quantidades e preo com o cdigo dos produtos; totalizao de uma venda, de acordo com a necessidade; visores especiais, programveis de acordo com o usurio; teclado prprio, programvel de acordo com a necessidade; totalizaes dirias (relatrios por produtos, quantidades, seo, etc.); impressora de cupons com melhor resoluo, permitindo a insero de imagens; facilidade de ligao com outros perifricos (impressoras de notas fiscais, "scanners", impressoras de cheques, etc.); facilidade de ligao em rede, melhorando o controle fora da rea do caixa. Encontram-se no mercado diversos modelos de PDVs (veja alguns exemplos), aplicados de acordo com as necessidades; vrias so as opes do mostrador (monitor), teclado, disposio da caixa de dinheiro, impressoras de cupons, entre outras. Dependendo da disponibilidade e do interesse de cada varejista so fornecidas, inclusive, solues modulares, ou seja, o varejista adquire as partes que lhe interessam no momento, havendo a possibilidade de uma expanso posterior. Os custos dos PDVs dependem, basicamente, dos modelos e mdulos que estaro presentes na opo desejada.

Preenchedores de cheques Este equipamento perifrico nada mais do que uma impressora inteligente, integrada ao PDV, capaz de interpretar os valores dos cheques e preench-los corretamente com o total por extenso, alm de informaes de localidade e data de emisso.

Os preenchedores de cheques trouxeram inmeras vantagens: aumento da confiabilidade no preenchimento dos cheques, na conferncia da totalizao e na diminuio do tempo gasto na espera. Com isso, tanto os consumidores como os varejistas saram ganhando.

A codificao dos produtos O processo de automao deve ter como objetivo principal o aumento da produtividade e a melhoria na qualidade do atendimento de clientes. O cdigo de barras foi criado para isto.

O cdigo de barras Trata-se de um sistema que consiste basicamente em um conjunto de barras representando 0s e 1s, formando uma combinao que permite a um leitor ptico (scanner) reconhecer as caractersticas do produto, tais como procedncia, tipo de produto, marca, tamanho, entre outras. Deste modo, atravs de um simples processamento de informaes, tem-se nas mos um sistema de reconhecimento de produtos vendidos nos caixas, traduzindo-se em valiosas informaes que auxiliam no processo de tomada de decises. A codificao universalmente padronizada. No Brasil utilizado o cdigo EAN, cuja gesto feita pela EAN - Brasil. Cada fornecedor tem o seu prprio cdigo inscrito na EAN - Brasil e nele esto contidas as informaes sobre o pas de onde provm o produto, a empresa fabricante e o produto em si. Esta nova tecnologia tem exercido um grande impacto sob o ponto de vista dos consumidores, existindo, basicamente, quatro fatores influenciadores, diretamente percebidos por eles:

O primeiro diz respeito aos servios prestados no caixa - maior confiabilidade na operao realizada, diminuindo os erros de digitao e o tempo de espera e nas filas. A segunda modificao percebida refere-se aos recibos emitidos pelos caixas, que passaram a ser discriminados, permitindo que o consumidor confira, item por item, o que comprou. O terceiro fator est relacionado a alguns benefcios adicionais em termos do preo final dos produtos, onde percebido um impacto de diminuio dos preos, provocado pelo aumento da produtividade da operao na loja.

O ltimo fator refere-se ao problema dos preos que no necessariamente esto marcados diretamente nos produtos, podendo encontrar-se nas prateleiras; esse fator pode ser visto como um inibidor da seleo de lojas por parte dos consumidores, devido dificuldade na sua utilizao. Porm, outros fatores j citados, principalmente aqueles relacionados confiabilidade e rapidez nos caixas podem atuar como fatores compensadores, anulando uma primeira impresso desfavorvel. Alm dos quatro fatores mencionados existem ainda fatores que no so percebidos diretamente pelos consumidores, mas que possuem um forte impacto sobre o composto de uma loja a eles oferecido. O varejista, ao utilizar a tecnologia do cdigo de barras, ligada a dos PDVs integrados ter, num reduzido espao de tempo, um controle mais apurado sobre os resultados obtidos pela sua loja. Desta forma, ele poder reconfigurar, de maneira mais rpida, o composto de produtos oferecidos, adaptando-o s necessidades dos consumidores. Esta utilizao tambm possibilita ao varejista, repor os seus estoques nas prateleiras de maneira mais eficiente, a um custo mais reduzido. Outro importante fator que deve ser citado, relacionado utilizao do cdigo de barras no varejo, diz respeito diretamente comunicao com o consumidor. Combinando-se leitores ticos com equipamentos multimdia, obtm-se como resultado uma eficiente maneira de suprir os consumidores com informaes adicionais sobre os produtos e sobre a loja. Como exemplo citado o caso de sistemas de informao de preo, onde o consumidor passa o produto por um scanner e visualiza imediatamente algumas caractersticas desse produto e seu respectivo preo - o tira-teima. Para o varejista que est pretendendo implantar o uso de cdigo de barras importante que se faam algumas recomendaes. Verifique inicialmente quantos fornecedores de seus produtos comercializados j possuem esta caracteristica. Se alguns deles ainda no se utilizam deste sistema, importante que seja prevista alguma forma de emitir as etiquetas com estes cdigos, identificando cada um dos produtos oferecidos aos consumidores, para facilitar as operaes no caixa. No caso de varejistas que possuem produtos vendidos em quantidades variadas, como tecidos por exemplo, importante verificar como pode ser efetuado o registro destes produtos no caixa. Em caso de dvida, consulte alguns fornecedores, que podero lhe oferecer solues interessantes. Caso o varejista seja o responsvel direto pela impresso das etiquetas com os cdigos de barras, necessrio que sejam tomados alguns cuidados bsicos. importante que a impressora utilizada tenha resoluo suficiente para que o leitor ptico possa entender claramente o cdigo, evitando com isso problemas na sua interpretao. A qualidade da etiqueta e da sua impresso so itens essenciais nesse processo. Alguns fornecedores oferecem opes quanto a impressoras especiais para a utilizao com etiquetas com cdigos de barras. Por isso verifique antes se a impressora que voc possui apropriada para esta utilizao.

Os leitores pticos A codificao atravs das barras no ter nenhuma funo se no houver um instrumento que possa capturar as informaes contidas nestas barras. Para que isso ocorra, ou seja, para que exista esta interface, onde as informaes sobre as caractersticas de cada produto possam ser capturadas e transformadas em informaes inteligveis por um computador ou um PDV, necessrio um instrumento de leitura ptica. Trata-se de um equipamento cujo funcionamento est baseado num conjunto de luzes que podem ou no se refletir, de acordo com a presena ou ausncia das barras; A partir da, a informao transformada em uma linguagem de mquina, realizando a atribuio de preo ao produto, registrando a compra e dando baixa no estoque, entre outras operaes possveis. Os leitores pticos, ou scanners, so basicamente emissores de luz (ccd's ou laser) que captam a reflexo desta sobre um conjunto de barras de duas cores diferentes, com caractersticas distintas, decodificam-na e a transfere para outro equipamento. Os scanners podem ser mveis ou fixos. Scanners mveis A leitura do cdigo feita manualmente, atravs de duas formas diferentes: 1 - Scanner de contato: na forma de uma caneta, possui na extremidade um receptor/emissor de luz. A leitura do cdigo acontece quando a ponta da caneta deslocada sobre o cdigo. Seu custo baixo mas apresenta alguns problemas quanto leitura, dependendo da inclinao e da velocidade com que se usa a caneta. 2 - Scanner de aproximao: com ele no necessrio haver contato direto com o cdigo, basta uma aproximao mnima; como vantagem ele diminui os erros na operao e pode ser usado em superfcies irregulares. Pelas caractersticas que apresenta um equipamento de custo mais elevado.

Scanners fixos Neles o reconhecimento do cdigo ocorre pela sua passagem em frente a um feixe de luz. So aparelhos mais caros, mas apresentam maiores facilidades: rapidez, preciso e diminuio dos erros de leitura so as principais. Avaliando as opes disponveis, o varejista pode se defrontar com uma delicada questo: qual dos equipamentos o mais indicado para a sua aplicao?

Para obter a resposta, devem ser considerados, antes de mais nada, dois pontos bsicos:

analisar o volume de recursos disponvel para a automao dos processos da loja, em termos de equipamentos; verificar o tipo de produto que ser manipulado no registro do caixa. Na primeira situao o montante de recursos disponvel poder se constituir num fator limitante para o uso de equipamentos mais sofisticados. No segundo caso, a forma de manipulao e a localizao das etiquetas e/ou cdigo de barras nos produtos poder vir a determinar o tipo de scanner a ser utilizado. Caso os produtos sejam de fcil manipulao, a escolha poder recair em qualquer um dos tipos de scanners disponveis. Havendo a necessidade de leitura dos cdigos em grande velocidade, no caso de lojas com alta rotao de produtos, o scanner fixo o mais apropriado. Se os produtos forem de difcil manipulao, pesados ou de grande volume, os scanners mveis (manuais) so os mais indicados. A escolha do scanner mais apropriado depender sempre da aplicao especfica que ele ter em qualquer tipo de negcio.

As balanas eletrnicas As balanas eletrnicas com emisso de etiquetas em cdigo de barras ou com o preo do produto impresso, fazem parte do conjunto de perifricos usados na Automao Comercial. Elas so capazes de emitir, automaticamente, etiquetas com informaes sobre produtos no codificados, que necessitam de pesagem para a fixao do preo. Isso muito til, por exemplo, no caso da compra de frutas e verduras, onde o comprador prefere, ele mesmo, escolher os produtos e as quantidades que sero compradas e no adquiri-los j embalados. Nesse caso, as etiquetas tm duas funes principais. A primeira diz respeito compatibilizao dos produtos vendidos ao sistema de coleta de dados utilizado no caixa. A segunda se refere agilizao no atendimento da pesagem de alimentos, j que essa operao tem sua velocidade aumentada pela utilizao das balanas. As caractersticas das balanas iro depender, essencialmente, das aplicaes a que se destinarem, principalmente no que diz respeito capacidade de peso e comunicao com outros sistemas, para a troca de informaes.

A transferncia eletrnica de fundos Grande parte das transaes que o varejo realiza envolvem o sistema bancrio. Diariamente o varejista convive com ele, seja no recebimento de pagamentos, seja para saldar dvidas, faturas, duplicatas e at mesmo no caso dos movimentos que realiza. Para agilizar este fluxo existem equipamentos que possibilitam o uso de formas de pagamento automatizadas; para se ter uma idia das vantagens que esses equipamentos trouxeram, imagine o nmero de cheques que voc recebeu em troca das mercadorias vendidas. Agora, tente percorrer mentalmente o caminho que estes cheques fizeram at se transformarem em dinheiro, depositado na conta da sua loja. Voc no concorda que seria muito mais fcil e menos dispendioso realizar esta operao diretamente? A Transferncia Eletrnica de Fundos foi desenvolvida justamente como uma soluo para este problema. Atravs dela os pagamentos podem ser efetuados com cartes magnticos, (de bancos ou de crdito) e cuja operao requer, normalmente, uma linha telefnica disponvel e aparelhos especiais que cuidam da comunicao. Os servios de transferncia so oferecidos por prestadores que se encarregam de toda a transferncia do dinheiro entre bancos e entre contas correntes. O custo destas operaes limita-se, basicamente, ao aluguel do equipamento ou ao nmero de consultas realizadas. Por ser uma soluo vantajosa para todas as partes envolvidas, aconselhase a fazer contato com alguns fornecedores para verificar o custo-benefcio desta soluo. Os consumidores sero beneficiados: no haver a necessidade que leverem dinheiro ou cheques para realizarem suas compras; haver confiabilidade na operao e uma diminuio no tempo gasto para realiz-la. No caso dos varejistas: uma diminuio nos custos das transaes, do nmero de cheques devolvidos por razes diversas, eliminao das consultas sobre referncias bancrias para aprovarem os pagamentos. Os bancos: diminuio dos custos de compensao e de transao de cheques, facilitando com isso a vida dos seus clientes, consumidores e varejistas. Existem, basicamente, duas formas para que se realizem as transaes eletrnicas. A primeira delas requer a utilizao do carto magntico do banco do cliente. Neste caso, os dbitos so feitos automaticamente na conta corrente dos consumidores. Algumas administradoras oferecem como opo um prazo para a compensao do pagamento, como se fosse um cheque. Com isso evitado o incmodo que o dbito caia imediatamente na conta do consumidor. Outras oferecem opes semelhantes ao do cheque pr-datado, fixando datas para os dbitos dos valores dos pagamentos.

A segunda forma para que a transao seja realizada implica na utilizao do carto de crdito do cliente. Neste caso, existem algumas regras de pagamento e recebimento das contas, realizadas em datas pr-fixadas. A grande vantagem oferecida pela utilizao do sistema eletrnico refere-se aprovao do carto, a qual ocorre instantaneamente (on line) sem a necessidade de consulta s listas de cartes bloqueados.

Troca eletrnica de dados A utilizao da tecnologia da comunicao de dados gerou para o varejo outra interessante aplicao. Trata-se do EDI (Electronic Data Interchange), responsvel pela troca eletrnica de dados bidirecional. A Transferncia Eletrnica de Fundos uma forma particular do EDI, aplicada ao sistema bancrio. Com EDI o lojista pode estabelecer uma comunicao direta com seus fornecedores, diminuindo o tempo de colocao de pedidos e o tempo gasto em seu processamento, reduzindo, conseqentemente, o tempo envolvido no processo de reposio de estoques das empresas varejistas. Esta tecnologia abriu novas perspectivas aos varejistas, permitindo-lhes a comunicao completa de todo o seu sistema de dados, desde o caixa at o seu fornecimento. Para que este tipo de sistema seja possvel, existem duas formas principais:

1 - Troca de dados entre a matriz e as filiais de uma mesma loja, feita atravs de uma linha telefnica e um modem, em determinados perodos do dia. 2 - A troca eletrnica de dados assume um papel de intercomunicador entre empresas (fornecedores e compradores) permitindo a comunicao com vrios fornecedores, quando for possvel a utilizao de um padro de comunicao comum; este tipo de equipamento permite a comunicao com bancos, possibilitando operaes de controle de cobranas de duplicatas e de depsitos. Esta tecnologia tambm acessvel ao empresrio do pequeno varejo, onde ele pode ligar sua filial matriz, atravs da comunicao de dados via rede telefnica. Com isso ele estar facilitando o controle geral, centralizando suas operaes num nico ponto, sem que sejam gerados custos adicionais elevados.

Computadores e redes de computadores Atravs do desenvolvimento da tecnologia e da reduo em seus preos, cada vez mais os computadores esto se tornando acessveis aos varejistas. Em suas mais diversas opes os computadores esto alterando significativamente as atividades do varejo atravs da velocidade de processamento, da facilidade de acesso aos dados e da capacidade de armazenamento que possuem, principalmente nas atividades de suporte, como controle de estoques, recebimento de mercadorias, planejamento de exposio de produtos, simulaes de elasticidade em vendas, em relao promoes, propaganda e displays, entre outras. Em varejos de pequeno porte e com baixa rotao de produtos, o computador pode ser utilizado tambm como um caixa eletrnico. Nos perodos de ociosidade, ele assume o papel de suporte s atividades de Retaguarda, gerando relatrios de controle sobre produtos, estoques, financeiro, etc. Outra forma bastante difundida da utilizao da tecnologia a servio do varejista so as LANs (Local Area Network), ou Redes Locais de Computadores. Neste caso, a troca de informaes ocorre de modo mais efetivo. As redes so as responsveis pela integrao dos PDVs com o sistema central de processamento da empresa, possibilitando as operaes de verificao e controle sobre os caixas e sobre o resultado geral obtido pela loja. A dimenso criada para o varejista tornou-se agora mais abrangente pois, alm de permitir o controle direto dos produtos nos pontos-de-venda, permitiu a ele ter ainda um retorno das informaes, interagindo com os consumidores e criando uma nova comunicao no caixa, na relao com os atendentes e com os consumidores. Estas informaes interessam tanto aos varejistas como tambm aos seus fornecedores. O que se percebe, na prtica, que as redes de computadores so as grandes responsveis pela diminuio do cliclo de controle sobre as mercadorias. A utilizao desta tecnologia no percebida diretamente pelos consumidores, uma vez que ela est mais relacionada com as atividades de suporte do varejo.

Os terminais multimdia Dentro do processo de estabelecimento de uma comunicao mais eficiente com os clientes de uma loja, esto sendo utilizados os terminais multimdia, ou So Toms ou tira-teima, como so mais conhecidos. Estes terminais tm acoplados a eles um sistema de leitura ptica (scanner), um monitor colorido, um computador e alto-falantes, que possibilitam ao consumidor ter acesso as informaes sobre determinados produtos no que diz respeito a preos, promoes, localizao desses produtos, formas de pagamento e apresentao de lanamentos.

Para a utilizao dos terminais multimdia necessrio que exista uma infraestrutura tecnolgica organizada, uma vez que estes terminais estaro ligados rede principal. Os monitores podem ser utilizados nos caixas como uma forma adicional de comunicao com o cliente: informaes sobre alguns produtos, sobre o subtotal da sua compra e sobre a totalizao dessa compra. Alm disso, pode transmitir tambm algumas informaes bastante teis quando o PDV estiver fora de uso. Os terminais multimdia podem ser utilizados isoladamente na loja, com a finalidade de fornecer informaes diversas, tais como promoes, descontos, localizao de produtos, etc., necessitando, porm, que estas informaes sejam previamente programadas Trata-se de uma tecnologia bastante interessante, a qual oferece inmeras possibilidades de interao com os clientes, infelizamente seu preo um pouco elevado, o que excluir o pequeno varejo, pelo menos temporariamente. Como os preos dos equipamentos de informtica esto sofrendo redues significativas, futuramente os terminais multimdia tornar-se-o uma opo bastante interessante para os pequenos estabelecimentos.

Automao comercial: Um processo irreversvel O material que voc acabou de ler abordou diversos aspectos sobre Automao Comercial. Atravs dele foi possvel perceber a necessidade da tecnologia num mercado cada vez mais competitivo e automatizado. Todos os contedos foram abordados de forma simples, com o objetivo de facilitar o projeto e a implantao de um sistema de automao. A partir do momento que voc procura saber o que e como fazer para automatizar sua loja, voc acabou de dar o primeiro passo dentro do processo de automao. O importante no parar neste primeiro passo, pois muitos outros tero que ser dados. Em qualquer das etapas do processo fundamental fazer um planejamento prvio de cada uma delas, colocando no papel as tarefas que forem mais importantes, o tempo que ser gasto para realiz-las e o capital necessrio para atingir os objetivos propostos. A tecnologia e a sua constante evoluo fazem parte da sua realidade. Incorpore-a ao seu dia-a-dia e faa dela sua aliada permanente. Garanta a sua sobrevivncia num mercado competitivo, administrando de maneira eficiente o seu varejo, consultando especialistas, se necessrio, e procurando encontrar novas solues compatveis com seus objetivos.

Automao Comercial - Implantao e Prtica A Automao Comercial uma realidade. Alm de uma obrigao que abrange praticamente todos os estabelecimentos do comrcio, tratase de uma estratgia para sobreviver no mercado. Automao Comercial - Implantao e Prtica Este artigo est sendo publicado em decorrncia da grande dificuldade em encontrar contedo que tratam sobre o tema de forma clara dentro dos princpipos prticos levando-se em considerao normas legais em vigor que de fato ajude aos empreendedores de micro e pequenas empresas a entenderem e desenvolverem prticas de todo o processo que envolve automao comercial no ramo do varejo desde sua implantao. Desenvolvimento de uma cultura baseada na transparncia de boas prticas Antes de comear a falar especificamente sobre o tema importante destacar que todos os envolvidos no empreendimento a ser automatizado, desenvolvam uma cultura baseada em boas prticas e que sejam colaborativos no trabalho em equipe com atitudes ticas. Este um importante alicerce em bases slidas, alm claro, das Leis que regem sobre o tema para que todo o processo de automao seja desenvolvido plenamente em qualquer que seja o estabelecimento (micro, pequeno ou grande porte). Na caminhada como empreendedor o empresrio se depara com diversas situaes que exigem que ele esteja preparado para vencer os desafios. O empresrio aquele que assume os riscos que sua atividade requer de forma global. Como sabemos o Brasil um pas onde mais se paga imposto, talvez por isso muitas empresas deixam a desejar quanto transparncia fiscal e tribuitrtia, por outras vezes devido a falta de planejamento acabam quebrando por no terem condies de recolher seus impostos e atender a uma srie de requisitos legais. Com certeza voc que l este artigo, alguma vez j deve ter se deparado com uma situao em que teve que exigir uma Nota Fiscal, no ? Isto apenas a ponta do iceberg, muitos estabelecimentos evitam emitir o Cupom ou Nota Fiscal para mascarar o faturamento e recolher menos impostos. Sabemos que isto crime se comprovado e certamente aquele que adota esta prtica vive fora da realidade, no est preparado para enfrentar situaes adversas que sua atividade requer, e com certeza no deve possuir um bom gerenciamento sobre o prprio negcio.

Por outro lado os sitemas de automao comercial devem ser muito bem desenvolvidos de forma a no oferecer a possibilidade de venda sem que esteja interligado com o sistema emissor de cupom fiscal, para evitar fraudes.

Um bom sistema de automao comercial representa muitas vantagens, dentre elas: melhora o gerenciamento, o planejamento, a definio de estratgias e polticas para se manter em competitividade no mercado. No ramo do varejo comum encontrar empresas varejistas que possuem um sistema de automao comercial para atender ao fisco, porm, no cem por cento aproveitado para melhorar o gerenciamento, seja por limitaes do sistema ou despreparo do prprio empresro. Quanto mais completo for o sistema em sua retaguada (controle de estoque, contas a pagar, contas a receber, bancos, etc.) e frente de caixa, mais possibilidades de gerenciamento de acordo com a necessidade de cada negcio. Hoje existem muitos sistemas no mercado, vale fazer uma boa pesquisa para saber qual atende melhor as necessidades e verificar junto Secretaria de Estado da Fazenda SEFAZ, quais os sitemas homologados (legais) para implantao.

Automao Comercial - Implantao A Automao Comercial uma realidade, alm de uma obrigao que abrange praticamente todos os estabelecimentos do comrcio varejista, trata-se de uma estratgia para sobreviver no mercado. Hoje as empresas vem investindo em sua estrutura, na diversificao dos produtos e procurando prestar bom atendimento aos clientes com a ajuda do sistema de automao comercial. Uma estratgia que inclui: Utilizao de um sistema de automao comercial compatvel com a realidade do negcio; definio de um cadastro de fornecedores adequado a sua atividade levando-se em considerao o tipo de produto, menor preo, prazos de pagamento; melhor

atendimento aos clientes; diversificao da carteira de clientes com o objetivo de expandir as vendas; implantao de servios de entrega a domiclio, etc. .

Para a implantao de um sistema o empreendedor deve buscar informao e conhecimento de acordo com seu ramo de atividade. importante que esteje a frente para que no fique totalmente nas mos das empresas que comercializam e implantam tais sistemas. Para aquele que ainda no conhece a Lei que rege o tema, o melhor caminho buscar informao junto Secretaria de Estado da Fazenda SEFAZ, que tambm dispe de um departamento exclusivo dos processos que envolvem a automao comercial. O empreendedor ficar sabendo de informaes importantes para implantao tais como: Sistemas que esto homologados, e que podem ser implantados no estabelecimento; Empresas habilitadas para fazer a implantao, etc. Obs. Aps a compra do sistema, o empreendedor que possua bom conhecimento em informtica pode fazer a implantao do sistema em seu prprio estabelecimento, acertando com a empresa credenciada junto a SEFAZ apenas a parte de liberao da(s) impressora(s) fiscal(is) para uso. Para a escolha do sistema de automao comercial deve ser considerado alguns passos: - pesquisar entre tantos sistemas qual melhor atende ao estabelecimento; - verificar se est homologado junto SEFAZ; - se possvel visitar algum estabelecimento que utilize o sistema para saber se funciona bem, e se atende as necessidades; - caso precise trabalhar em rede: verificar se funciona em rede e quantas estaes (check out) podem ser utilizados. O sistema deve ser razoavelmente rpido para funcionar em rede, caso contrrio poder haver uma queda de produtividade tanto no momento de uma

venda como em outras atividades que sejas desenvolvidas atravs dos check outs. - verificar quais so as configuraes de um computador necessrio, assim como o sistema operacional: - verificar quais as impressoras fiscais (trmicas) compatveis com o sistema, assim como outros perifricos tais como leitores de cdigo de barras, etc; - Verificar se est de acordo para gerar e transmitir informaes para a SEFAZ como o SINTEGRA, etc. Obs. Geralmente os sistemas homologados junto sefaz atendem plenamente esse requisito. - verificar se possui integrado o sistema de emissor de Notas Fiscais Eletrnicas NF-e; - verificar se a empresa fabricante dispe de suporte tcnico de fcil acesso para solucionar problemas em caso de necessidade; - verificar as condies de pagamento do sistema - h empresas no mercado que alm da venda do direito de uso do sistema, tambm cobram uma mensalidade pela manuteno. Outras apenas cobram o direito de uso, vindo a cobrar por atualizaes que geralmente ocorrem anualmente. Obs. Estes so alguns passos para implantao. H muito a ser considerado em um sistema de automao comercial, conforme veremos mais a frente. Automao Comercial no dia a dia das empresas. O controle e o planejamento financeiro se fazem necessrios em qualquer tipo de empresa, independente de seu ramo de atuao, em geral, as micro e pequenas empresas, so tidas por apresentam um quadro crtico, devido ao fato de possurem baixo conhecimento de

tcnicas e experincia administrativa, associado aos problemas de falta de capital de giro. Com processos automatizados (atravs de um sistema de automa comecial) todos os departamento do estabelecimento devem estar integrados (desde a tesouraria frente de caixa). Isto envolve falar em retaguarda (controle de estoque, Livro de Caixa, check out, etc.). Nos caixas (check out) geralemnte h revesamento de turnos onde h contato mais prximo ao cliente. Quem atua nas funes ligadas ao frente de caixa deve saber muito mais que conhecimentos prticos, deve possuir alguns dons para tratar muito bem os clientes com rapidez e eficincia. As principais tarefas de quem atua na retaguada esto relacionadas a: - Superviso de abertura e do fechamento do turno de trabalho de cada operador de caixa; - Acompanhamento do trabalho dos operadores de caixa, verificando rapidez, eficincia e padro de atendimento aos clientes. Providncia tambm troco para os clientes quando necessrio; - Suporte aos operadores, tirando dvidas, orientando e auxiliando sempre que solicitado; - Cancelamento e estornos de registros incorretos efetuados pelos operadores; - Gerenciamento de controles internos (contas a receber, contas a pagar, fluxo de caixa, e atividades afins). Em empresas que adotam sistema de automao comercial existe uma tendncia natural o surgimento de problemas operacionais, fato que exige medidas corretivas e preventivas. Estes problemas em sua maioria so resultantes de uma srie de fatores que envolvem falta de conhecimentos tcnicos e experincia, desorganizao interna e externa ou uma combinao destas duas.

As principais causas internas e externas de desorganizao: Causas internas: a) Deficincia no Processo de Informatizao; b) Pessoal de retaguardo com perfil inadequado para a funo; c) Falta de planejamento nos processos de contas a pagar e receber; d) Inadequado entrosamento das atividades de conta a receber com a rea comercial; e) Controle excessivo; f) Fluxo de caixa deficiente; Causas Externas: a) Desorganizao importada de clientes e fornecedores; b) Interpretao da Legislao Tributria por parte dos clientes; Umas das principais atividades deve ser o controle dos recursos de caixa. A boa gesto do caixa um dos fatores mais importantes para a liquidez e a rentabilidade da empresa. O caixa sendo o setor mais sensvel a desvios e desfalques, a empresa deve implantar um sistema eficiente de controle, visando monitorar todas as transaes da tesouraria. Principais maneiras de desviar recursos de caixa: - registrar venda a menor e embolsar a diferena;

- deixar de registrar venda e ficar com o valor recebido; - receber cheques ao portador, sac-los e usar o valor por determinado tempo; - alterar os totais de registros de caixa; - baixar uma duplicata de cliente e desviar a quantia correspondente; - atrasar o registro de um recebimento e usar temporariamente o dinheiro etc. Deve-se buscar as melhores prticas para se resolver esta problemtica, no sentido de procura da melhor forma a assegurar os recursos e instrumentos financeiros necessrios para a manuteno e viabilizao dos negcios da empresa. As estratgias bsicas que devem ser empregadas pela empresa na administrao de seu caixa so: - Retardar, o tanto quanto possvel o pagamento de duplicatas a pagar, sem prejudicar o conceito de crdito da empresa, aproveitando porm, quaisquer descontos financeiros favorveis; - Girar os estoques com maior rapidez possvel, evitando faltas de estoque que podem resultar na interrupo na linha de produo ou numa perda de vendas; - Receber o mais cedo possvel as duplicatas a receber, sem perder vendas futuras, devido tcnicas severas de cobrana. Os descontos financeiros, se economicamente justificveis, podem ser usados para realizar este objetivo. A gesto de todo o negcio feito atravs do sistema de retaguarda (contas a pagar, contas a receber, estoque, emisso de relatrios, etc).

Uma boa gesto financeira depende de controles financeiros eficientes. A utilizao desses controles, alm de dar tranquilidade e segurana ao administrador, fornece informaes essenciais para controle e acompanhamento dos recursos financeiros da empresa. Por isso h necessidade de um sistema de automao comercial para gerenciamento do negcio, para que a empresa permanea no mercado em condies de competitividade, que possibilite prever os efeitos do fator tempo. Os principais controles que possibilitam melhor gerenciamento correspondem a: - controle de caixa e bancos; - controle de contas a receber; - controle de contas a pagar; e - controle da liquidez e da eficincia operacional. Com o apoio das demonstraes financeiras (balano patrimonial e demonstrao de resultados), o administrador pode analisar a situao econmico-financeiro da empresa, utilizando-se de indicadores para tomar medidas vissando corrigir eventuais problemas de liquidez e de eficincia operacional. Dentre os principais indicadores pode-se destacar: - capital de giro / receita lquida, que mede a eficincia na gesto do ciclo operacional; - custo das vendas / estoque mdio, que indica quantas vezes o estoque girou no perodo ou o nmero de vezes que os estoques foram consumidos ou vendidos; - prazo mdio de recebimento (contas a receber / compras mdias dirias), que indica o nmero mdio de dias em que a empresa

transforma suas vendas em dinheiro, ou tambm o nmero de dias de vendas que ainda no foram recebidas na data do balano. - Prazo mdio de pagamento (contas a pagar / compras mdias dirias), que indica o nmero mdio de dias em que as compras so pagas ou o nmero mdio de dias de compras que ainda no foram pagas na data do balano.

O diagnstico empresarial uma atividade que visa determinar quais as questes mais relevantes que precisam ser resolvidas. Essas questes podem ser encontradas em quaisquer setores ou funes da empresa: vendas, produo, finanas, contabilidade, informtica, pessoal, marketing etc. O diagnstico visa tambm estruturar solues para cada questo, estabelecer prioridades e gerar um plano de ao com objetivos gerais, metas especficas, prazos, investimentos, despesas, responsabilidades e controles. Entendo que o assunto aqui abordado bem extenso, mas espero sinceramente que este artigo seja til. Para micro e pequenas empresas interessadas em implantar melhorias nas prticas para uma boa gesto do negcio existe o SEBRAE que presta todo apoio ao empreendedor, sejha atravs de cursos, como tambm consultorias, etc. Qualquer dvida entre em contato.