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1.1. Introduo

Ao longo das ltimas dcadas, as organizaes sofreram grandes e importantes modificaes ligadas s mudanas polticas e econmicas ocorridas ao nvel mundial, como a globalizao, que foi impulsionada pelos avanos das tecnologias de informao. O mundo tornou-se cada vez mais aberto e mais suscetvel a mudanas. Ao mesmo tempo que cresceram os mercados e aumentou o campo de ao das organizaes, ocorreram mudanas nos mercados tradicionais. Do ponto de vista tecnolgico as barreiras competio, que existiam anteriormente, foram desaparecendo, tornando os mercados cada vez mais competitivos e os clientes mais exigentes dos seus direitos. Segundo Castells, "Para abrir novos mercados, conectando valiosos segmentos de mercado de cada pas uma rede global (...) as empresas precisaram de uma capacidade de informao extremamente maior. A estreita interao entre a desregulamentao dos mercados e as novas tecnologias da informao proporcionou estas condies."1 Para fazer face a estas novas exigncias o ambiente organizacional teve que tornar-se mais dinmico, flexvel e competitivo. Muitas organizaes favoreceram, durante muito tempo, a burocracia empresarial e a perda de foco no mercado. Com a acelerao do ritmo da tecnologia da informao as organizaes tiveram que passar por transformaes radicais para tentar conseguir aumentar ou mesmo manter sua posio no mercado, apresentando respostas cada vez mais rpidas, da nasceu o conceito de reengenharia. A reengenharia do negcio significa abandonar as idias preconcebidas para ento realizar uma anlise profunda de todo o negcio, mantendo a organizao tecnologicamente atualizada em seus produtos e servios e voltada para o atendimento aos clientes com a mxima qualidade.

CASTELLS, Manuel. A Sociedade em Rede. So Paulo. Editora Paz e Terra, 2000. Pg. 104.

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Neste processo, a informao desempenha um papel importante; ela , seno o mais importante, pelo menos um dos recursos cuja gesto e aproveitamento esto diretamente relacionados com o desempenho da organizao. Nas duas ltimas dcadas, com a popularizao dos computadores e o desenvolvimento da microinformtica, a palavra informao adquire novo significado. Ela est, invariavelmente associada velocidade, tecnologia. medida que a tecnologia da informao vai sendo incorporada aos processos produtivos ela altera radicalmente a estrutura e o modo pelo qual o trabalho executado. Em razo do aumento da capacidade de coleta, estoque, processamento e transferncia de informao possvel reduzir o tempo de resposta e expandir o conhecimento da organizao. Em um mundo globalizado e de mercados competitivos, h cada vez mais necessidade de a administrao pblica se adequar s novas tecnologias. O Ministrio da Cincia e Tecnologia coordena um conjunto de iniciativas que prev aes dos governos federal, estaduais e municipais, no sentido de viabilizar um novo estgio de evoluo da Internet e suas aplicaes no Brasil, para garantir servios avanados de comunicao e informao. O Programa Sociedade da Informao tem como um de seus objetivos otimizar as aes de governo, integrando e maximizando aes pblicas para a cidadania, propiciando transparncia das aes e melhoria da qualidade dos servios. Este Programa de extrema importncia sobretudo nos pases com caractersticas cartoriais, onde, segundo Kant de Lima, " O domnio do pblico o lugar controlado pelo Estado, de acordo com 'suas' regras, de difcil acesso e, portanto, onde tudo possivelmente permitido, at que seja proibido ou reprimido pela 'autoridade', que detm no s o conhecimento do contedo mas principalmente a competncia para interpretao correta da aplicao particularizada das prescries gerais, sempre realizada atravs de formas implcitas e de acesso privilegiado."2

KANT de LIMA, "Carnavais, malandros e heris: o dilema brasileiro do espao pblico", pg. 109 em GOMES, Laura G., BARBOSA, Lvia e DRUMMOND, Jos Augusto (orgs.). O Brasil no para principiantes: Carnavais, malandros e heris, 20 anos depois. Rio de Janeiro. Editora FGV, 2000.

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Diante deste contexto de mudanas radicais, apresenta-se oportuna a construo de uma metodologia de funcionamento que possa ser aplicada realidade da administrao pblica brasileira, acabando com o conhecimento particularizado das regras vigentes. Atualmente, grande parte das organizaes pblicas e privadas no Brasil funciona com uma estrutura hierrquica verticalizada, o que faz com que o fluxo de informaes no circule, necessariamente, pelos caminhos mais objetivos, e sim obedecendo a uma regra institucional, que pode estar cheia de etapas meramente formais, e que no agregam nenhum valor ao processo. Assim, este trabalho oferece um modelo de negcio de um processo de tramitao de processos administrativos, voltado para a administrao municipal, que venha ao encontro das necessidades informacionais provocadas pela disseminao de novas tecnologias. Esta aplicao dever ter enorme impacto, tanto na melhoria da eficincia interna de funcionamento, como na prestao de servios ao cidado. A insero favorvel deste novo processo requer, no entanto, alm da base tecnolgica e de infra-estrutura adequadas, um conjunto de condies e de inovaes nas estruturas dos processos organizacionais vigentes. Para a construo deste modelo, foi necessrio responder omo a estrutura organizacional da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro? 1. c

1.2. Objetivos da Pesquisa

O objetivo do presente trabalho propor um modelo de negcio de um processo de tramitao eletrnica de processos administrativos para o governo municipal, que vise a atender a real necessidade de informao, por parte da administrao, e agregar valor ao processo de tomada de deciso, bem como proporcionar ao cidado maior facilidade de acesso aos servios pblicos e agilidade na obteno de informaes.

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Ainda, seguindo as diretrizes do Governo Federal, em consonncia com o Programa Sociedade da Informao, o sistema ora proposto tem como objetivo otimizar as aes pblicas, proporcionando transparncia nas aes de governo.

1.3. Delimitao da Pesquisa

Para uma melhor explicitao do modelo terico proposto, foi utilizada a estrutura organizacional da Prefeitura do Rio de Janeiro para aplicao emprica do sistema em questo. O presente trabalho prope um sistema de tramitao de processos que atenda a Administrao Direta, Indireta e Fundacional da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro, bem como aos seus cidados. A Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro PCRJ, funciona atualmente, com uma estrutura formal composta pelo Gabinete do Prefeito, Controladoria Geral do Municpio, Procuradoria Geral do Municpio, 14 Secretarias Municipais, 8 Secretarias Especiais, 9 Fundaes, 5 Autarquias e 12 Empresas Municipais, totalizando 51 entidades (fig.1). O modelo proposto ser utilizado para integrar todos os rgos de governo, fazendo com que os processos administrativos sejam criados eletronicamente em qualquer um deles e tramitem por todas as instncias necessrias, at a deciso final e seu arquivamento.

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PREFEITURA DO RIO DE JANEIRO

Administrao Direta

Gabinete do Prefeito (GBP)

Secretaria Municipal de Urbanismo (SMU)

Secretaria Municipal de Transportes (SMTR)

Secretaria Municipal de Fazenda (SMF)

Secretaria Municipal de Administrao (SMA)

Secretaria Municipal de Obras e Servios Pblicos (SMO)

Secretaria Municipal de Educao (SME)

Secretaria Municipal de Desenvolvimento Social (SMDS)

Secretaria Municipal de Sade (SMS)

Secretaria Municipal de Governo (SMG)

Procuradoria Geral do Municpio do Rio de Janeiro (PGM)

Secretaria Municipal das Culturas (SMC)

Controladoria Geral do Municpio do Rio de Janeiro (CGM)

Secretaria Municipal de Meio Ambiente (SMAC)

Secretaria Municipal de Esportes e Lazer (SMEL)

Secretaria Municipal de Habitao (SMH)

Secretaria Municipal do Trabalho e Renda (SMTB)

Secretarias Especiais Desenvolvimento Econmico, Cincia e Tecnologia (SEDECT)

Turismo (SETUR)

Assuntos Estratgicos (SEAE)

Projetos Especiais (SEPE)

Promoo e Defesa dos Animais (SEPDA)

Terceira Idade (SETI)

Preveno Dependncia Qumica (SEPDQ)

Comunicao Social (SECS)

Administrao Indireta Empresas Pblicas e Sociedades de Economia Mista RIOCOP (SMO) RIOFILME (SMC) FUNLAR (SMDS)

Autarquias RIOARTE (SMC)

Fundaes RIOESPORTES (SMEL)

SMTU (SMTR) PREVI-RIO (SMA)

COMLURB (GBP) IPLANRIO (GBP) (CGM) *

MULTIRIO (SME) RIO-URBE (SMO)

PLANETRIO (SMC)

PARQUES E JARDINS (SMAC) JOO GOULART (SMA)

GEO-RIO (SMO)

FUNDO RIO (SMDS)

IMPRENSA DA CIDADE (SMG)

RIOLUZ (SMO)

RIO-ZOO (SMAC)

FUNDAO RIO (SMC)

IPP (SMU)

RIOCENTRO (GBP) (SETUR) *

EMP. MUN. VIGILNCIA (GBP)

RIO-GUAS (SMO)

RIOTUR (SMC) (SETUR) *

CET-RIO (SMTR)

* por delegao

Figura 1icipal de Administrao da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro. 2003

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1.4. Relevncia do Estudo

O Estudo desenvolvido tem o objetivo de responder questes relacionadas

forma de

organizao e funcionamento de organismos pblicos e, sobretudo questes prticas enfrentadas rotineiramente no desenvolvimento das atividades administrativas inerentes esfera de governo municipal. Em termos acadmicos, o problema estudado relevante, na medida em que prope novas formas de funcionamento da estrutura administrativa do setor pblico. Em termos prticos, a relevncia do estudo desenvolvido apresenta-se nos benefcios que se pretende obter com a implantao de um novo modelo de funcionamento.

Dessa forma, o presente estudo visa no s facilitar o acesso informao, tornando-a disponvel ao cidado, mas tambm otimizar o trabalho de tomada de deciso por parte do Poder Pblico. O trabalho em questo tem a preocupao de romper com o paradigma dominante da autoridade burocrtica3, existente hoje na administrao pblica, e possibilitar uma ruptura que possa fazer emergir uma nova forma de pensar a administrao pblica.

WEBER, Max. Ensaios de Sociologia. Rio de Janeiro. Editora Guanabara S.A. 1982. De acordo com Weber, existem trs elementos que, nos governos pblicos, constituem a "autoridade burocrtica": as atividades regulares so distribudas de forma fixa como deveres oficiais; a autoridade delimitada por normas relacionadas com meios de coero que possam ser colocados disposio de funcionrios ou autoridades; tomam-se medidas metdicas para a realizao contnua destes deveres, contratando-se somente pessoas que tenham qualificaes previstas em um regulamento geral. Pg. 229.