Unidad Regional de Asistencia Tcnica - RUTA

Programa de Apoyo a la Implementacin de Proyectos Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

Difusin y promocin del proyecto

2003

Series de Publicaciones RUTA

380.1 B142d Difusin y promocin del proyecto / Bez, Linda y Zamora, Eduardo. --San Jos, C.R.: Unidad Regional de Asistencia Tcnica, 2003. 39 p.:il.; 28 cm. --(Series de Publicaciones RUTA: Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos. Fascculo 4) ISBN: 9968-866-18-0 1. PROMOCIN. 2. DIFUSIN. 3. COMUNICACIN.

Agradecemos a todas las personas, tcnicos de los proyectos, consultores y personal de RUTA que colaboraron en la preparacin de este documento Autores Eduardo Zamora. Nicaragua Linda Bez. RUTA Colaboraron en la revisin Hctor Ortega. PROSOC, Honduras Marlon Mrida. PROCUH, Guatemala Rafael Paredes. PRODAP, El Salvador Mara del Roco Daz. Costa Rica Eduardo Zamora. Nicaragua Linda Bez. RUTA Control de edicin Carmen Eugenia Morales. RUTA Mayela Rodrguez. RUTA Roxana Romero. RUTA Diseo y diagramacin Oscar Cuevas

Indice

Indice
Siglas___ Presentacin___ Conceptos bsicos___ Objetivos y productos___ Requisitos___ Principios centrales.__ Participantes y responsabilidades___ Mtodo de trabajo__ Perodo para realizar las actividades___ ii 1 3 5 6 7 9 11 21

Anexo:.... ....25 . Instrumentos de apoyo a la difusin y promocin . ... ..

Siglas
FIDA IC IEEA ONG POA Fondo Internacional de Desarrollo Agrcola Innstitucin Cooperante Informe de Evaluacin Ex - Ante Organizacin No Gubernamental Plan Operativo Anual Planificacin, Seguimiento y Evaluacin Unidad de Proyecto

ii

PS&E UP

Siglas

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

Presentacin

Presentacin
La organizacin para la ejecucin de proyectos de desarrollo rural requiere de un marco orientador en aspectos tcnicos, administrativos y financieros, que conduzca a un buen arranque y consolidacin de las acciones del proyecto. Los ejecutores de los proyectos demandan informacin sobre conceptos bsicos, principios para cada accin importante de la organizacin de proyectos, instrumentos tiles y experiencias relevantes de ejecucin, que puedan aplicarse para facilitar y mejorar las intervenciones en el rea de influencia y la poblacin objetivo. Para tal fin, la Unidad Regional de Asistencia Tcnica (RUTA) ha preparado la Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos, que consta de un conjunto de documentos, que pueden ser utilizados en forma individual o en su totalidad, para apoyar actividades desde las fases iniciales de la ejecucin del proyecto. La Serie consta de un documento de consideraciones generales, diferentes fascculos1 preparados en funcin del orden lgico requerido para ejecutar un proyecto y un glosario de trminos para uniformar los conceptos empleados en la ejecucin de proyectos. Los fascculos son complementarios entre s, contienen un formato comn que comprende conceptos bsicos, objetivos, resultados, principios, responsables, secuencia de acciones, perodo para realizar las actividades y finalmente, el mtodo de trabajo propuesto con sus respectivas etapas, actividades e instrumentos.

Propsito del fascculo

La difusin y promocin del proyecto debe seguir un proceso ordenado en sus contenidos, tiempos y formas; as como utilizar diferentes medios de informacin para asegurar que los mensajes clave sobre el proyecto lleguen de forma gradual a los diferentes actores. Este fascculo tiene como propsito explicitar las relaciones y diferencias entre la difusin y promocin del proyecto. Propone un mtodo de trabajo para realizar la difusin y promocin, partiendo de las experiencias desarrolladas por proyectos, con el involucramiento de diferentes actores

1 El detalle de los documentos que forman parte de la Serie Organizacin para la Difusin y promocin del proyecto
Ejecucin de Proyectos se muestra en la contraportada de este documento.

locales. En el fascculo se incluyen las actividades necesarias para elaborar una estrategia y plan de difusin y promocin del proyecto, as como para ejecutarlos y darles seguimiento.

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

Conceptos bsicos

Conceptos bsicos
La difusin y promocin del proyecto son acciones de un proceso educativo y reflexivo, que ayudan a formar nuevas visiones y generan propuestas que conducen a cambios en el sistema de vida de los actores del proyecto. La difusin y promocin debe ser realizada en forma continua, amplia y masiva, donde los actores trabajan organizadamente en diferentes momentos. Es un proceso que en su primer etapa acta de manera interactiva con la induccin externa y la organizacin local para la ejecucin. La difusin se desarrolla por etapas, de acuerdo con el avance en la ejecucin del proyecto. Sirve para apoyar en la consecucin de los objetivos especficos del proyecto; explicar y promover de manera general la naturaleza, filosofa, estructura, procedimientos, mecanismos de operacin, modalidades y alcances de los servicios prestados por el proyecto. Procura hacer llegar la informacin ms amplia sobre los servicios ofrecidos. Al inicio del proyecto contribuye a la puesta en marcha del trabajo con los grupos demandantes ms organizados. Hace uso de medios masivos de comunicacin social, de fcil acceso, alta audiencia y cobertura en zonas rurales, en especial en las zonas ms alejadas y con menor posibilidad de recibir informacin directa. Al ser masiva no debe perder de vista el abordar elementos especficos que interesan y orientan a los diferentes actores, en especial a los posibles usuarios (as) con menos desarrollo organizativo (mujeres y jvenes) y con limitaciones de acceso a informacin. La promocin es complementaria a la difusin, y puede iniciar despus o en forma paralela a esta. Dirige su esfuerzo a brindar informacin de manera directa y personalizada a los actores y posibles usuarios (as) sobre los servicios y oportunidades brindados por el proyecto; as como sobre los mecanismos de acceso a los mismos, procurando crear un mayor inters en dichos servicios. La promocin est dirigida a las comunidades o grupos menos desarrollados, apoyndolos en la identificacin y formalizacin de sus demandas. Hace uso de mecanismos directos y puntuales como son los talleres, reuniones y charlas, auxiliados con medios didcticos y audiovisuales, seleccionados de acuerdo con las caractersticas de la

Difusin y promocin del proyecto

poblacin objetivo. La promocin est muy vinculada a la focalizacin de la poblacin objetivo . La difusin y promocin deben provocar que los actores relacionados con la ejecucin del proyecto se familiaricen y apropien de sus conceptos. Una vez que se completa la difusin se espera que los grupos ms organizados tengan claros los sericios ofrecidos y puedan iniciar la preparacin de sus demandas al proyecto. Con los grupos menos desarrollados u organizados ser necesario involucrarlos con la focalizacin e identificacin de demandas. La difusin y promocin no son actividades propagandsticas, sino acciones organizadas, que responden a una estrategia que las armoniza en el contenido y el tiempo, haciendo llegar complementariamente los mensajes desde los distintos medios masivos de comunicacin, con el trabajo que de manera directa hace la Unidad de Proyecto con los actores del proyecto. Algunos conceptos estrechamente relacionados con la difusin y promocin son: La induccin interna es un proceso estructurado y organizado de anlisis de los documentos del proyecto y de actualizacin de informacin relevante para la adecuada ejecucin. Como resultado de esta revisin crtica se capacita el equipo de la UP para que pueda planificar sus acciones y asignar recursos para el desarrollo de esas actividades con los usuarios (as) y actores relacionados. La induccin externa es un proceso dinmico de anlisis, reflexin y divulgacin a los diferentes actores vinculados a la ejecucin, sobre la naturaleza, filosofa, estructura, procedimientos y alcances del proyecto. Se realiza para que los actores interioricen y se apropien de los conceptos sealados, como resultado de un amplio anlisis y conocimiento detallado del proyecto. La organizacin local para la ejecucin consiste en la identificacin y creacin de todas las instancias o estructuras requeridas al nivel local y del desarrollo de las capacidades necesarias en las mismas, para su funcionamiento en apoyo del proyecto. Comprende tanto acciones de carcter interno a la Unidad de Proyecto (UP), como de carcter externo con organizaciones y autoridades existentes en el medio local.

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

Objetivos y productos

Objetivos y productos
El objetivo de la difusin y promocin es dar a conocer el proyecto, para que los usuarios (as) y actores, conozcan y se familiaricen con su contenido, de manera que estn en condiciones de presentar sus demandas y as tengan acceso a los bienes y servicios (beneficios) del proyecto.

Los principales resultados de la difusin y promocin son:

Los actores y en particular los usuarios (as) reciben informacin sobre el proyecto, su contenido, objetivos, resultados esperados y financiamiento, en forma visual y escrita. Los actores y usuarios (as) se familiarizan con el esquema organizativo, los mecanismos para la ejecucin, los procedimientos administrativos, roles de usuarios (as) y actores. La generacin y presentacin de propuestas para la demanda de servicios, de parte de los grupos usuarios (as) da inicio. La comunicacin directa y permanente del proyecto hacia los usuarios (as) y organizaciones oferentes de servicios.

Difusin y promocin del proyecto

Requisitos

Para realizar la difusin y promocin del proyecto se requieren estn dados los siguientes requisitos: La induccin interna se ha desarrollado como antecedente inmediato y se est llevando a cabo la induccin externa, como parte del proceso de organizacin para la ejecucin. Se parte de que la UP conoce a profundidad el proyecto, domina y aplica su contenido, objetivos, esquema de ejecucin, como resultado del proceso de induccin interna. Adems, los actores locales, lderes comunitarios y autoridades locales conocen el proyecto como resultado de la induccin externa. El Estudio de Base se ha elaborado y actualiza la informacin sobre el rea del proyecto, la poblacin objetivo y las necesidades de las organizaciones, grupos y territorios. Los principales actores, contactos locales estn identificados y su rol en la difusin y promocin se ha definido. Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para realizar las actividades estn a disposicin de la UP, en forma oportuna y suficiente.

Requisitos

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Principios centrales

Principios centrales
Los principios centrales de la difusin y promocin son: Principio Descripcin
El proyecto cuenta con una estrategia de comunicacin clara y conocida por todo el personal. Esta estrategia procurar el uso de las tecnologas y los medios disponibles para dar a conocer los conceptos y filosofa de trabajo del proyecto hacia los usuarios (as) y otros actores.

Estrategia clara de comunicacin

Participativo

Es importante que los usuarios (as) del proyecto participen en las etapas de preparacin, ejecucin y seguimiento a los resultados de la difusin y promocin. Estos participantes debern asumir un papel protagnico y activo, difundiendo y promoviendo el proyecto dentro de sus municipios, comunidades, grupos y organizaciones, siendo esto fundamental para las acciones de promocin. Es necesario tomar en cuenta a instituciones y otros actores que han mostrado disposicin e inters en el proyecto para desarrollar acciones conjuntas de difusin y promocin en las diferentes comunidades.

Representatividad

Debe ser considerada la representatividad geogrfica, por etnia, edad y gnero de grupos y organizaciones de participantes y otros actores, en todos los eventos locales donde se realizarn las acciones, para asegurar una adecuada distribucin de la informacin.

Metodologa adecuada a participantes

El proyecto est dirigido a dar respuestas a las demandas de un amplio grupo de usuarios (as) con distintos tipos de intereses, con acceso a informacin diversa y niveles culturales y educativos desiguales, por lo que la difusin y promocin deben ser desarrollados considerando cada tipo de pblico, usando herramientas y medios didcticos que aseguren que los participantes manejen en forma clara el contenido del proyecto. Es importante cuidar el lenguaje y contenidos utilizados en los eventos, mensajes, materiales didcticos y folletos.

Difusin y promocin del proyecto

Principio

Descripcin

Acceso constante a la informacin

Deber asegurarse un suministro permanente y actualizado de informacin y materiales del proyecto a todos los actores y usuarios (as). Es necesario considerar la incorporacin equitativa de hombres y mujeres en los diferentes momentos y acciones del proceso, promoviendo de manera eficiente la igualdad de oportunidades que presenta el proyecto en todas sus fases de ejecucin. Debern hacerse esfuerzos especiales en la realizacin de acciones particulares con mujeres partiendo de que histricamente ha sido el sector con menos espacios y oportunidades.

Equidad de Gnero

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Transparencia
Para garantizar la confianza de los usuarios (as) y otros actores las reglas de funcionamiento del proyecto, la UP debe estar dispuesta a suministrar la informacin contenida en la documentacin bsica del proyecto aprobada por el gobierno y las instituciones financieras.

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Participantes y responsabilidades

Participantes y responsabilidades
Participante Responsabilidades
Son las instancias donde se definen las polticas locales de desarrollo que inciden en las actividades de la poblacin del rea del proyecto. Su participacin ser relevante en la medida en que puedan conocer, integrar o complementar las acciones del proyecto en sus estrategias de trabajo; as como promover y difundir las oportunidades de desarrollo brindadas por el proyecto en el municipio o comunidad.

Autoridades locales (instituciones del Estado y gobiernos locales)

Lderes y/o representantes de grupos, organizaciones y comunidades

Estn relacionados de manera constante con los usuarios (as), por lo que es necesario que conozcan a plenitud el proyecto, a fin de que puedan promoverlo e integrarlo en sus proyectos y planes.

Usuarios (as)

Son los principales actores que reciben, analizan, procesan y difunden la informacin. Se convierten en los principales promotores directos del proyecto.

Entidades prestadoras de servicios

Pueden ser entes pblicos o privados, individuales o asociados locales, regionales o nacionales con presencia en el rea del proyecto, quienes pueden ser contratados para promover el proyecto, dndose a conocer a los posibles usuarios (as).

Otras organizaciones

Comprende a las organizaciones gremiales, polticas o religiosas con presencia e importancia en el rea del proyecto, que influyen y pueden desarrollar una labor informativa entre los usuarios (as) del proyecto.

Difusin y promocin del proyecto

Participante

Responsabilidades
Es responsable de coordinar todo el proceso. Su responsabilidad esencial es dar informacin, involucrar e incorporar a la mayor cantidad de actores en cada comunidad, municipio, departamento o regin.

Unidad de Proyecto

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Entidad ejecutora del gobierno

Acompaa el proceso en su conjunto y suministra informacin complementaria concerniente a la ejecucin del proyecto. Facilitar recursos y realizar gestiones giles y eficientes, para la difusin y promocin. Acompaan el proceso en su conjunto y suministran informacin complementaria a la ejecucin del proyecto. Garantizan que los procedimientos diseados sean conocidos y aplicados de acuerdo con lo establecido.

Organismos financieros, administradores, institucin cooperante

Programas regionales del FIDA

Analizan, orientan y enriquecen el proceso, facilitan propuestas, brindan orientaciones tcnico - administrativas para la ejecucin. Sirven de vnculo con los organismos financieros.

Asistencia tcnica externa

Comprende a asesores especializados, facilitadores o consultores externos que apoyan en la definicin de temas, estudios, estrategias y metodologas. Para su incorporacin se requiere la preparacin de trminos de referencia, que expliciten los objetivos, actividades y alcances de la tarea a realizar.

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Mtodo de trabajo

Mtodo de trabajo
El mtodo de trabajo propuesto est basado en experiencias relevantes e instrumentos desarrollados directamente por los proyectos y por RUTA como parte de las actividades de asistencia tcnica a los proyectos. El mtodo y los instrumentos han sido adaptados, a fin de que puedan servir de referencia a cualquier proyecto que est por iniciar operaciones o que estando en ejecucin desee realizar un ejercicio de esta naturaleza. El mtodo de trabajo propuesto consta de tres etapas, que consisten en: i) las actividades de preparacin de la estrategia y plan de difusin y promocin del proyecto, ii) las acciones necesarias para llevar a cabo dicha estrategia y plan y iii) las acciones de seguimiento y evaluacin del plan. En la Figura 1, al final de esta seccin, se presenta un flujo de las etapas y actividades del mtodo propuesto. Adems, en el Cuadro 1 se resumen las etapas y actividades recomendadas, haciendo referencia a los instrumentos, participantes, responsabilidades y productos generados en cada etapa.

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Etapas del proceso de difusin y promocin del proyecto Etapa 1

Elaboracin de estrategia y plan de difusin y promocin

Etapa 2

Ejecucin de la estrategia y plan de difusin y promocin

Etapa 3

Seguimiento y evaluacin del plan de difusin y promocin

Difusin y promocin del proyecto

Descripcin de las etapas y actividades

Etapa 1: Elaboracin de la estrategia y plan de difusin y promocin
Su preparacin debe permitir establecer los ejes y trminos de la dinmica de informacin y comunicacin a desarrollar por el proyecto con los distintos actores y usuarios (as). El proyecto debe contar con una estrategia clara, la cual debe de responder a las diferentes etapas, propsitos y posibilidades de recursos del proyecto, asegurando la ejecucin de actividades ordenadas, articuladas y lgicas.

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Actividades a realizar
Las actividades a realizar incluyen: 1. Definicin de los propsitos, alcance, resultados y actividades para las diferentes etapas de la difusin y promocin Se establece el qu y cmo, considerando las condiciones socioculturales y la idiosincrasia de la poblacin objetivo. 2. Definicin de los responsables para cada una de las actividades a ser desarrolladas En esta actividad hay que tener claro los momentos en que cada uno de ellos actuarn y sus roles (financiador, ejecutor, asesor, generador y receptor de informacin, otros). 3. Definicin de los contenidos y mensajes en funcin de los actores Para responder a la naturaleza y caractersticas de los diferentes actores se deben preparar mensajes diferenciados y ser conse-

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

cuente con la capacidad de la poblacin objetivo. Hay que recordar que los proyectos nuevos y con temas innovadores tienden a ser comparados con experiencias buenas y malas de proyectos de anterior ejecucin, por lo que hay que dejar mensajes claros y precisos de lo que el proyecto pretende hacer. Sobre la base de los recursos humanos existentes y de las estructuras locales disponibles por el proyecto, hay que promover el empleo de organismos o grupos culturales locales con experiencia en la comunicacin con grupos campesinos. 4. Asignacin de recursos humanos y monetarios y los medios tcnicos para la realizacin de las actividades propuestas, quedando claramente definidos y programados, para evitar contratiempos en la ejecucin del plan. 5. Establecimiento de los plazos en la ejecucin de las actividades La programacin de los tiempos tiene que hacerse en forma gradual para garantizar el mensaje adecuado en el momento oportuno. Por ello, la incorporacin planificada de los recursos y medios sern de mucha importancia en el desarrollo de la misma. 6. Definicin clara de los mecanismos seguimiento y retroalimentacin Se incluirn los indicadores que se utilizarn para medir los resultados, as como las formas de incorporar las modificaciones propuestas en cada una de las etapas de la difusin y promocin. 7. Programa de uso de medios masivos En este programa se establece un calendario detallado de la transmisin de mensajes por medios de comunicacin masiva y realizacin de las diferentes actividades contempladas en el mismo. Esto permite la organizacin y seguimiento ordenado de las actividades, en tiempos especficos que permitan comprobar su ejecucin de acuerdo con lo planificado.

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Productos esperados

El principal resultado de esta etapa es el Plan de Difusin y Promocin del Proyecto.

Difusin y promocin del proyecto

Instrumentos
Para desarrollar las actividades de esta etapa se incluyen en el Anexo los siguientes instrumentos: Instrumento 1. Documentos bsicos y de referencia del proyecto. Lista un conjunto de documentos que deben estar a disposicin de todo el personal de la UP. Instrumento 2. Esquema para la elaboracin del plan de difusin y promocin y del programa de uso de medios. Incluye una gua para organizar la difusin y promocin, considerando aspectos como objetivos, destinatarios, estrategia, medios publicitarios, seguimiento, presupuesto. Instrumento 3. Modelo de Plan de Difusin y Promocin. Presenta ejemplos sobre cmo se elabora un plan para resolver problemas relacionados con la divulgacin utilizando diferentes medios de comunicacin. Instrumento 4. Modelo de Programa de Uso de Medios. Contiene un esquema de programacin del uso de diferentes medios de comunicacin, en un perodo determinado. Instrumento 5. Gua para el diseo metodolgico de las actividades de promocin. Presenta un formato para organizar un taller de promocin del proyecto Instrumento 6. Recomendaciones para el diseo de materiales escritos con mensajes de inters del proyecto. Lista una serie de recomendaciones a seguir para la elaboracin de materiales escritos.

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Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

Etapa 2: Ejecucin del plan de difusin y promocin en la fase de inicio del proyecto
A lo largo de la ejecucin del proyecto se debern mantener acciones de difusin y promocin dirigidas a sectores, grupos y temticas que hayan presentado vacos de comprensin o territorios menos desarrollados bajo el inters de cada uno de estos procesos. Para esto ser importante usar de referencia el monitoreo o seguimiento. La ejecucin del plan podra ser organizada bajo la contratacin de una entidad especializada, pero involucrando, bajo un concepto participativo, masivo y eficaz, a organismos locales y personas que conozcan el terreno, permitiendo lograr informar al mayor nmero de la poblacin, a menor costo. Esto permitira descargar a la Unidad de Proyecto de actividades operativas.

Actividades a realizar
1. Ejecucin del Programa de uso de medios El Programa de uso de medios sirve para programar la difusin de los mensajes a partir de su formato en los diferentes medios y programas. Debe elaborarse tomando en cuenta los estudios especializados (clasificacin del alcance de cada medio y estudios locales de audiencia), para lograr una mayor audiencia de los actores del proyecto. Es muy importante asegurar de parte de los encargados de la ejecucin del Programa de Medios el envo de los materiales necesarios a los diferentes medios de comunicacin (escritos, spots televisivos, audiovisuales, cuas radiales, etc.) en el tiempo necesario, lo mismo que la organizacin de los publireportajes suministrando el material necesario para ello y organizando el calendario de trabajo para su publicacin. Para asegurarse de lo establecido en el Programa de uso de medios es importante preparar contratos que definan las responsabilidades y
Difusin y promocin del proyecto

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permitan controlar la ejecucin con mecanismos legalmente definidos. La UP es la responsable de la ejecucin del Programa de uso de medios y puede participar a las estructuras locales en el seguimiento del mismo; as como solicitar la asesora de organismos especializados para la realizacin de esta tarea. 2. Desarrollo de materiales escritos Comprende el diseo, diagramacin, validacin, produccin y distribucin de los materiales escritos. La UP es la responsable de definir los diferentes materiales a utilizar y su contenido. Deber hacer las propuestas de los mensajes clave y definir claramente al tipo de pblico a quien se entregar la informacin escrita. Para el diseo del material es necesario contar con el apoyo de un especialista en comunicacin rural que considere el tipo de destinatarios, con el objetivo de disponer de materiales elaborados con mensajes en lenguaje sencillo y a base de grficos, considerando la presencia de lectores con limitado vocabulario entre los usuarios (as). Para asegurar la comprensin de los materiales diseados, por parte de los distintos destinatarios, estos deben ser validados previamente con la participacin de los mismos. La validacin debe ser realizada por la UP, por ejemplo a travs de talleres de validacin, con el acompaamiento de un especialista en el tema, y con participacin de representantes de diferentes localidades. La produccin y distribucin de materiales escritos en cantidades y calidades suficientes, es el primer elemento para asegurar su accesibilidad por parte de los usuarios (as), por lo que su nmero debe ser planificado a partir de estimaciones de la poblacin objetivo del proyecto. Para su distribucin se debe considerar el tamao y accesibilidad de los municipios, la mayor o menor presencia de instituciones, ONGs, organizaciones gremiales, programas y proyectos, los centros pblicos y privados donde hay afluencia de productores (as) y otros lugares que a nivel local se consideren referentes usuarios (as) del proyecto. 3. Desarrollo de Materiales Audiovisuales (videos, espacios televisivos) Son de gran utilidad para la difusin y promocin del proyecto y tambin son claves para la capacitacin. Para su elaboracin es importante disponer de especialistas con quienes la UP construya los guiones de los dife-

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Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

rentes materiales y determine el programa de trabajo de campo identificando los lugares con las experiencias ms importantes. En el trabajo de edicin es importante la participacin de miembros de la UP para asegurar la inclusin de los ejes de mayor inters. Los especialistas en la produccin de medios y el manejo de procesos de comunicacin rural debern hacer uso de metodologas adecuadas a la poblacin objetivo, por ejemplo, no haciendo caso de textos amplios, sobre todo considerando los niveles de analfabetismo existentes. Adems, debern integrar a los diferentes actores con disposicin a participar del proceso. 4. La realizacin de eventos Los eventos tales como, talleres, asambleas, reuniones, charlas, sesiones de trabajo se deben realizar promoviendo la presencia de todos los miembros de la familia y comunidades, tratando de no excluir a ningn grupo. Es importante la contratacin de facilitadores externos para la conduccin de algunos eventos y la elaboracin de memorias que aporten al seguimiento y documentacin ordenada cronolgicamente del proceso. Para ellos deben tomarse previsiones para presupuestar recursos, elaborar trminos de referencia y contratar estos servicios. El diseo metodolgico de las actividades de promocin permite el ordenamiento lgico de los diferentes momentos de las mismas, organizando los contenidos, participantes, herramientas, tcnicas metodolgicas, materiales y responsables. La metodologa deber ser previamente discutida en la UP en conjunto con el personal facilitador contratado para estos fines. Es importante que todas las actividades de promocin sean documentadas, ya sea con apoyo externo o por los miembros de la UP. 5. Continuidad de la Difusin y Promocin Durante la fase inicial no se logra llegar a todos los posibles usuarios (as) directos del proyecto, por lo que el Plan de Difusin y Promocin debe continuarse en un perodo posterior. Para su realizacin, se deber fortalecer su contenido, a partir del enriquecimiento con las experiencias y resultados obtenidos por el proyecto.

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Difusin y promocin del proyecto

Productos esperados

Como productos se obtendrn: i) un conjunto de materiales publicitarios del proyecto escritos y audiovisuales elaborados, ii) memorias de eventos desarrollados y iii) eventos de difusin realizados con posibles recursos.

Instrumentos

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Instrumento 2. Modelo de plan de difusin y promocin. Presenta ejemplos sobre cmo se elabora un plan para resolver problemas relacionados con la divulgacin utilizando diferentes medios de comunicacin. Instrumento 3. Modelo de Programa de Uso de Medios. Contiene un esquema de programacin del uso de diferentes medios de comunicacin, en un perodo determinado. Instrumento 6. Gua para el diseo metodolgico de las actividades de promocin. Presenta un formato para organizar un taller de promocin del proyecto. Instrumento 7. Memorias de los eventos. Sirve para registrar los principales hechos, compromisos, aportes y acuerdos que se dan en un determinado evento, por parte de los participantes y el proyecto. Instrumento 9. Esquemas de informes peridicos de actividades. Comprende un formato donde se registra la actividad, resultados alcanzados, problemas y lecciones aprendidas. Son base para el seguimiento de las actividades.

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Etapa 3: Seguimiento y evaluacin del plan

Actividades a realizar

1. Desarrollo de Instrumentos y mecanismos de seguimiento y evaluacin Comprende la definicin de variables a medir y la formulacin de indicadores, con el propsito de valorar si la difusin y promocin estn logrando los objetivos y resultados propuestos. Los indicadores deben ser construidos por la UP sobre la base del Plan de Difusin y Promocin, los objetivos del proyecto, los recursos humanos y financieros disponibles, permitiendo la evaluacin de eficiencia y eficacia de las actividades, medios y materiales didcticos. Algunas variables a medir son: La audiencia (si se est llegando a la poblacin objetivo). Apropiacin del mensaje (efecto de los contenidos de los mensajes, si estos son claros y entendibles). Participacin por representatividad (segn gnero, etnia, edades, ubicacin geogrfica). Costos. Los instrumentos debern responder a estas variables y sus indicadores para que permita hacer las valoraciones necesarias. 2. Aplicacin de instrumentos y mecanismos para el seguimiento y evaluacin La aplicacin de los instrumentos y mecanismos para el seguimiento y evaluacin actan de manera constante durante la ejecucin del Plan de Difusin y Promocin. Para su aplicacin deben utilizarse mecanismos e instrumentos, considerando la participacin de los diferentes actores locales y apoyarse en el conocimiento del proyecto (identificacin de experiencias, sistematizacin, anlisis y apropiacin). El seguimiento es responsabilidad del rea de Planificacin, Seguimiento y Evaluacin del Proyecto. Tambin puede recibirse asesoramiento contratando a organismos especializados.

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Difusin y promocin del proyecto

Productos esperados
El resultado de esta etapa son los informes de seguimiento de las actividades realizadas y los ajustes al Plan de Difusin y Promocin producto del seguimiento.

Instrumentos
Instrumento 3. Modelo de Plan de Difusin y Promocin. Presenta ejemplos sobre cmo se elabora un plan para resolver problemas relacionados con la divulgacin utilizando diferentes medios de comunicacin. Instrumento 4. Modelo de Programa de Uso de Medios. Contiene un esquema de programacin del uso de diferentes medios de comunicacin, en un perodo determinado. Instrumento 7. Memorias de los eventos. Sirve para registrar los principales hechos, compromisos, aportes y acuerdos que se dan en un determinado evento, por parte de los participantes y el proyecto. Instrumento 8. Sondeos y encuestas para valorar eficiencia de las actividades, medios y materiales didcticos. Describe brevemente en qu consisten los sondeos y encuestas. Instrumento 9. Esquemas de informes peridicos de actividades. Comprende un formato donde se registra la actividad, resultados alcanzados, problemas y recomendaciones. Son base para realizar el seguimiento de las actividades y el ajuste del Plan cuando sea requerido.

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Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

Perodo para realizar las actividades

Perodo para realizar las actividades

La difusin y promocin es de carcter permanente. Al inicio del proyecto ser intensiva y masiva, con el fin de lograr una mayor divulgacin del proyecto a la poblacin participante. Deben asignarse recursos suficientes, tanto financieros como humanos, de manera ms concentrada que en el resto de la vida del proyecto, considerando que al inicio de la ejecucin es en cuando se quiere posicionar el proyecto en la sociedad rural y brindar la informacin pertinente a la poblacin objetivo. En la fase intermedia de ejecucin del proyecto, su intensidad podr disminuir, y se ajustarn sus contenidos a la experiencia generada por el proyecto. Su duracin ser determinada a partir de las necesidades existentes y de los recursos disponibles. La difusin y promocin deber iniciar al concluir la induccin interna. En algunos casos, podr ser realizado en forma paralela a la induccin externa y a la organizacin local para la ejecucin. Este perodo inicial intenso y con una mayor cantidad de acciones, no debe ser mayor de seis meses. Los tiempos precisos de las actividades podrn determinarse tomando en cuenta las particularidades de la poblacin objetivo. .

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Difusin y promocin del proyecto

Definicin de los propsitos, resultados y acciones

Definicin de los responsables

Plan de Difusin y Promocin, incluyendo: Programa de Uso de Medios Diseo metodolgico de las actividades de promocin Diseo de mat. escritos y guiones audiovisuales Lista de actores y contactos locales

1. Elaboracin de la estrategia y Plan de Difusin y Promocin

Definicin de los contenidos y mensajes

Asignacin de recursos humanos, monetarios y tiempos

Definicin mecanismos de seguimiento y retroalimentacin

Elaboracin de Programa de Uso de Medios

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2. Ejecucin del Plan de Difusin y Promocin

Ejecucin del Programa de Uso de Medios

Desarrollo de materiales escritos

Materiales publicitarios Eventos de difusin y promocin Memorias de eventos

Desarrollo de materiales audiovisuales Realizacin de actividades de promocin

Continuidad de la difusin y promocin

3. Seguimiento y evaluacin del Plan

Desarrollo de instrumentos y mecanismos de seguimiento

Aplicacin de instrumentos y mecanismos de seguimiento

Informes de seguimiento de las actividades Ajuste al Plan con base enel seguimiento

Figura 1. Flujo del proceso de difusin y promocin del proyecto

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

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Difusin y promocin del proyecto

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Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

Anexo

Anexo:

Instrumentos de apoyo al proceso de difusin y promocin del proyecto

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Difusin y promocin del proyecto

Indice del Anexo

Instrumento 1..... ....27 Documentos bsicos y de referencia del proyecto..... ....25 Instrumento 2. .... ....28 Esquema para la elaboracin del plan de difusin y promocin y .... ....25 del programa de uso de medios. .... ....25 Instrumento 3. .... ....32 Modelo de Plan de Difusin y Promocin..... ....25

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Instrumento 4. .... ....34 Modelo de Programa de Uso de Medios.... ....25 Instrumento 5. .... ....34 Gua para el diseo metodolgico de las actividades de promocin.... ....25 Instrumento 6..... ....35 Gua para el diseo de materiales escritos .... ....25 con los mensajes de inters del proyecto..... ....25 Instrumento 7..... ....36 Memorias de eventos.... ....25 Instrumento 8..... ....37 Sondeos y encuestas para valorar eficiencia a de las actividades, .... ....25 medios y materiales didcticos.... ....25 Instrumento 9..... ....38 Esquemas de Informes Peridicos de la actividad... ....25

Indice del Anexo

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

Instrumento 1
Documentos bsicos y de referencia del proyecto

01. Polticas del gobierno en el mbito rural y econmico. 02. Informe de evaluacin ex - ante (IEEA) y Anexos. 03. Convenio (s) de Financiamiento o Contrato (s) de Prstamo. 04. Condiciones Generales de Financiamiento de las Entidades que financian el proyecto; por ejemplo: Condiciones Generales del FIDA, del 2 de diciembre de 1998.

05. Manual de Operaciones y Reglamento Operativo. 06. Reglamento de Crdito o de uso de los fondos del proyecto. 07. Ley de Contrataciones del Estado. 08. Normas sobre adquisiciones y desembolsos de la institucin cooperante o administradora, y los organismos financieros.

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09. Gua Prctica de Administracin Financiera de proyectos financiados

por el FIDA. RUTA. 1999.

10. Estudios recientes sobre la poblacin objetivo y la zona de proyecto

(incluyendo censos, encuestas, etc.), listados de organizaciones de base y prestadoras de servicios existentes en la zona y de instituciones pblicas de diferentes sectores.

11. Diagnsticos y planes territoriales, socioeconmicos y ambientales

existentes.

12. Documentacin sobre proyectos similares ubicados en la zona u otras

aledaas.

13. Mapas topogrficos detallados (al menos a escala 1: 50.000) para la zona
de proyecto.

Difusin y promocin del proyecto

Instrumento 2
Esquema para la elaboracin del plan de difusin y promocin y del programa de uso de medios
II. Objetivos
- General - Especficos

II. Poblacin objetivo o destinatarios de la campaa

Pblico...., con nfasis en......Los generadores de opinin, personas que escuchan los noticieros y programas de radio, leen los peridicos y ven televisin.

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III. Ejes del Plan 1.2.IV. Fases del Plan

La Fase I comprendida entre ...., har nfasis en: La II Fase se desarrollara para los meses de ......, har nfasis en....

V. Estrategia del Plan

La Campaa estar soportada por la transmisin de acciones telereportaje y espacios televisos, cuas radiales, impresin grfica en el Diario...., la produccin de gorras, calendarios, etc. Se considera la necesidad de brindar una atencin informativa especial a los "generadores de opinin", en especial a los periodistas, organizando para ellos un "paquete personalizado" que incluya.... A. Acciones de televisin - Produccin Objetivo. Contenido. Caractersticas Tcnicas de la Produccin.

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

Realizacin Integral. Realizaciones que tendrn como base, la informacin contenida en un libreto.... Metodologa de Trabajo: Trabajo de mesa, guionizacin, pre-produccin, produccin, pre-edicin, postproduccin, evaluacin, equipo humano para la realizacin Audiovisual. Material a entregar. - Transmisin Los espacios televisivos se transmitirn.... en los canales y programas con mayor audiencia de la siguiente manera: (se habla de canal de mayor audiencia en programa o revista).
Canal Programa o revista Transmisin

El publireportaje ser transmitido "X" veces por el Canal de mayor audiencia y "Y" veces por el Canal de segundo lugar en programas con perfil de revistas, de la siguiente manera:
Canal Programa o revista Transmisin

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El Programa de uso de medios detalla el proceso de transmisin de los espacios televisivos y el publireportaje. B. Radio - Produccin de las cuas radiales Se crean un total de "X" cuas radiales, las que tendrn el cuidado de integrar el enfoque de gnero en la misma, con actores y voces de ambos sexos. Las cuas grabadas sern enviadas a las radios involucradas en su transmisin. - Transmisin La campaa radial se iniciar...... y se prolongar durante ....meses con distribucin de las cuas segn el plan de medios. Los criterios para su transmisin han sido:

Difusin y promocin del proyecto

En las regiones donde tiene presencia el proyecto. ....se realizar transmisiones de las cuas radiales en "X" cantidad de radios. En las regiones donde no tiene presencia el proyecto se aprovechara las transmisiones en las radios de cobertura nacional involucradas en la campaa. Las cuas radiales sern distribuidas en las regiones entre radios en AM y FM a partir de las emisoras que muestran como lderes en la audiencia. En las AM estar pautado hacia los espacios de noticias y de programas dirigidos al campo. En las FM a programas de temas variados o revistas que muestran ms audiencia. Esto har inmediatamente que las regiones que tengan programas reciban muchas mas cuas radiales. En los territorios donde solamente se trabajara con una radioemisora se preferir sea FM o AM la que tenga mayor audiencia. La transmisin en las radios nacionales recibirn asignaciones segn lo establecido en los trminos.

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Radio

FM- AM

Regin

Forma de transmisin

C.- PUBLICACIONES EN PERIODICOS

Se publicar la pgina entera (21"x6) en el perodo entre el ...... Durante el periodo de la campaa se procurara que se elaboren y publiquen por periodistas de los peridicos al menos "X" cantidad de reportajes periodsticos (a nivel de noticia) sobre ......... D.- OTROS PRODUCTOS PUBLICITARIOS GRAFICAS Gorras, Calendarios, etc.

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

VI. Programa de uso de medios - Cronograma detallado por medio VII. Seguimiento VIII. Asesoras
(Contenidos de la misma, empresas, personas y experiencias) En TV se dispondr de la asesoria de...... En radio y el proceso general de la Campaa dispondremos de la asesora de...... En los asuntos grficos la asesora estar de .....

IX. Presupuesto X. Recomendaciones

XI. Anexos
Lemas o slogans del Plan de Difusin y Promocin.

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Difusin y promocin del proyecto

Instrumento 3
Modelo de Plan de Promocin y Difusin

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Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

Actividades Mensajes Accin: Garantizar acondicionamiento adecuado de las oficinas locales

Medios
Sesin de trabajo UP

Oferentes

Observaciones

Establecer normas que definan las normas de funcionamiento de las Oficinas locales

Las normas deben considerar, horario, condiciones que debe tener el local, caractersticas de la atencin, tipo de informacin a brindar. Una vez elaboradas, fotocopiarse, emplasticarse y enviarse a cada oficina para que lo mantengan en un lugar visible. Se sugieren rtulos de 1 x 0.5 mt de metal con recuadro de madera.. Se sugieren banner de 0.80 x 2 metros para ser colocado en una de las paredes de cada oficina local Aprovechar una sesin de trabajo con los funcionarios de las oficinas para construir conjuntamente las normas de atencin y para sacar las necesidades de apoyo del proyecto para que esa atencin sea posible.

Que rtulos proyecto. Que es el proyecto. Que financia?. Sesin de trabajo UP Empresas locales o nacionales Rotuladores locales o nacionales de las oficinas incorporen al

Rotuladores locales o nacionales

Rotuladores locales o nacionales

Construir conjuntamente las normas de atencin e identificar necesidades de apoyo del proyecto. * Entregar a cada oficina un lote suficiente de: plegables, manuales explicativos, afiches, formatos demostrativos Importancia de la escucha y la buena atencin. Objetivos y mecanismos de trabajo. Llenado de los formatos que se utilizan en el proyecto. Elaborar rotafolios a ser usados por UP. Presentar datos estadsticas del proyecto en el municipio y municipios similares para que los usuarios tengan una referencia clara. Exponer diferentes potencialidades que existen en la regin y que esto sirva de referencia a usuarios.. Reproduccin de folletos sobre el proyecto en cantidades suficientes como para ser entregados a los grupos de usuarios interesados. Que los productores y micro empresarios puedan compartir con otras organizaciones y comunidades: la manera de trabajo; resultados que han conseguido; la mejor manera de trabajar con el proyecto; las cosas que pueden hacer en conjunto. Intercambios experiencias de UP Sesiones de trabajo UP Sesiones de trabajo UP. Una o dos sesiones de capacitacin. Especialistas en recursos humanos. Ninguna

Difusin y promocin del proyecto

La capacitacin debe realizarse de manera que sea terico prctica y que se pongan en evidencia lasque se viven en una oficina local. Capacitacin debe realizarse de forma terico prctica y respondiendo las inquietudes de los interesados en participar del proyecto.

Rtulos en oficinas locales que incorporen el logotipo del proyecto. Elaboracin de banner plastificado con informacin unificada sobre el proyecto. Garantizar que en las oficinas existan condiciones y materiales adecuados para atender a los posibles usuarios.

Accin: Capacitar al personal de oficinas locales

Capacitacin del personal para mejorar sus habilidades de atencin a los usuarios del proyecto.

Accin Que usuarios cumplan un proceso de aclaracin

Sesiones de aclaracin para grupos y organizaciones interesadas en aplicar a los recursos del proyecto.

Los documentos (folletos y plegables) deben entregarse en cantidades suficientes.

Entrega de documentos informativos a los grupos participantes de los talleres. Intercambios de experiencias con organizaciones y grupos.

Los intercambios no necesariamente deben implicar costos elevados. Se puede garantizar el transporte y usar la modalidad de que cada uno de los participantes lleven la comida y se comparta despus del evento. UP

Accin: Facilitar la evaluacin de la atencin de las oficinas locales y de los mecanismos de acceso al proyecto de parte de usuarios y oferentes

Elaborar registros de seguimiento. Diseo y reproduccin de registros de seguimiento y de hojas de evaluacin a ser llenadas por los productores. Distribucin de hojas de evaluacin en las oficinas locales. Miembros de UP mantienen una posicin abierta y fraternal frente a observaciones y comentarios de los familias de productores y micro empresarios participantes.

Sesiones de trabajo

Establecimiento de un registro que permitan dar seguimiento a la evolucin del proyecto y los mecanismos de acceso

El registros de seguimiento debe considerar, entre otros, lo siguiente: * Municipio y fecha de llenado. Atencin recibida. Cules son los procedimientos que le resultan ms complicados y sugerencias para facilitar el proceso. Donde obtuvo la informacin ms clara..Ha escuchado mensajes en la radio en que radio? y en que programas?.. Sesiones de trabajo UP

Aplicacin de evaluaciones de parte de la UP y organizaciones participantes..

Ninguna

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34

Medios / Meses / Das /Semanas

9 10 Semana

11

12

13

14

Enero 15 16 17 Semana
18 19 20 21 22 23 24 Semana 25

Televisin

A.- Mensajes (30 seg.) Programas:

B.- Mensajes (40 seg.) Programas:

C.- Publirreportajes (90 seg.) Programas:

Total de Tiempo en TV (minutos)

Peridicos Nombre del Diario

A.-Publirreportajes

Instrumento 4

1.- En tres columnas 2.- En una pgina entera

Modelo de Plan de Medios

Radio

Mensajes en radios (45seg.) Radios Locales: Zona Norte Zona Sur -

Total de mensajes radiales

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

Medios Impresos Calendarios Gorras

Instrumento 5
Gua para el diseo metodolgico de las actividades de promocin
1. OBJETIVO 2. RESULTADOS ESPERADOS 3. METODOLOGA Desarrollo del taller (Gua de taller) Desarrollo del taller (Gua de taller)
Temas PRIMER DA A. Introduccin al Taller Descripcin metodolgica Medios y materiales Responsable Duracin

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B. Parte Conceptual del Proyecto

4. INSUMOS 5. DURACIN 6. COSTOS Concepto Monto US$

Actividad

Hora

Difusin y promocin del proyecto

Instrumento 6
Gua para el diseo de materiales escritos con los mensajes de inters del proyecto

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Recomendaciones para la elaboracin de materiales escritos - Realizar un ndice de contenido que le apoye a guiar la difusin y promocin - Realizar la recoleccin de informacin de campo (encuentro, entrevistas, charlas, etc.) - Ordenar y preparar un primer borrador - Consultar el documento con la Unidad de Proyecto - Editar el material, a cargo de un comit editor - Diagramar e ilustrar el material - Validar el material con la poblacin meta - Realizar la correccin final del material - Reproducir el material

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

Instrumento 7
Memoria de los eventos

El documento de Memoria debe de registrar los principales hechos, compromisos, aportes y acuerdos que se dan en un determinado evento, por parte de los participantes y el proyecto. CONTENIDO 1. INTRODUCCION 2. EXPECTATIVAS Y OBJETIVOS 3. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD Se har una descripcin de los acontecimientos del evento sobre la base del diseo metodolgico y la evolucin del evento mismo 4. EVALUACIN 5. PRXIMOS PASOS A SEGUIR 6. ANEXOS

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Difusin y promocin del proyecto

Instrumento 8
Los sondeos y encuestas para valorar la eficiencia de las actividades, medios y materiales didcticos

Son herramientas que permiten recoger de forma directa la opinin o percepcin de los usuarios (as) y/o actores directos e indirectos del proyecto. Estas se rigen por criterios estadsticos para la determinacin y validacin de las muestras a encuestar, a partir del universo de trabajo del proyecto. Constituyen un conjunto de preguntas sencillas que pueden ser de tipo abierto (permite la expresin de los criterios propios del entrevistado) o de tipo cerradas (determina las opciones de respuesta). Para evitar sesgos en la recopilacin de la informacin, se recomienda la contratacin de empresas u organismos especializados en el uso y aplicacin de estas herramientas.

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Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

Instrumento 9
Esquemas de informes peridicos de actividades

Son la base para realizar el seguimiento de las actividades. Permiten orientar los cambios en los planes y programas del proyecto. Son preparados en forma peridica (mensuales, bimensuales, trimestrales, semestrales, anuales o de cierre de ao), y facilitan llevar una cronologa continua de las actividades desarrolladas. Generalmente, son formulados por los encargados de los componentes con el apoyo metodolgico de la Unidad de Seguimiento y Evaluacin. Existen muchos esquemas de informes para el seguimiento de las actividades. Los mismos se preparan de acuerdo con las necesidades de informacin del proyecto. Un ejemplo se muestra a continuacin INFORME Perodo de Informe: Elaborado por: Cargo: Fecha de entrega:

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Descripcin del Propsito de las Actividades a Desarrollar Actividad Programada Actividad Ejecutada Resultados alcanzados Principales problemas encontrados

Recomendaciones: Observaciones

Difusin y promocin del proyecto