Como dar os primeiros passos se voc estiver utilizando um banco de dados pela primeira vez

1 2 3 4 5 6 7 8 9 Bancos de dados: o que so e como funcionam Tabelas: o que so e como funcionam Tabelas: Criar uma tabela a partir do zero no modo estrutura Tabelas: Maneiras de personalizar uma tabela Tabelas: Adicionar um campo uma tabela no modo estrutura Tabelas: Alterar o nome de um campo no modo Estrutura Tabelas: Tipos de dados de campo disponveis no Microsoft Access Tabelas: Alterar o tamanho do campo para campos Texto e Nmero Tabelas: Alterar o nmero de casas decimais

10 Tabelas: Definir o formato de exibio de dados para um campo no modo estrutura da tabela 11 Tabelas: Definir uma mscara de entrada para um campo em uma tabela

12 Tabelas: Exemplo da Propriedade Mscara De Entrada mscaras de entrada teis 13 Tabelas: Especificar um nome de exibio diferente para um campo (coluna) no modo folha de dados 14 Tabelas: Definir um valor padro no modo estrutura da tabela 15 Tabelas: Exemplos de valores padro em campos 16 Tabelas: Definir regras de validao para controlar quais valores podem ser inseridos em um campo 17 Tabelas: Exemplos de regras de validao de campo em tabelas e controles de formulrios 18 Tabelas: Exigir que sejam inseridos dados em um campo
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19 Tabelas: Propriedades que controlam a maneira como so manipulados os campos vazios 20 Tabelas: A diferena entre valores Nulos e seqncias de comprimento zero 21 Tabelas: Caixas de combinao: o que so e como funcionam 22 Como criar uma caixa de combinao 23 Consultas: o que so e como funcionam 24 Consultas: Criar uma consulta seleo 25 Consultas: Adicionar uma tabela ou consulta a uma consulta 26 Consultas: Adicionar campos grade de estrutura em uma consulta 27 Consultas: Selecionar campos a serem adicionados grade de estrutura em uma consulta ou filtro avanado 28 Consultas: Como usar critrios em consultas para recuperar determinados registros 29 O que uma expresso? 30 Consultas: Exemplos de expresses que utilizam valores de texto como critrio 31 Consultas: Exemplos de expresses que calculam ou manipulam dados e, em seguida, utilizam o resultado como critrio 32 Consultas: Exemplos de expresses que utilizam o resultado de subconsultas como critrio 33 Consultas: Criar um campo que efetue clculos personalizados ou manipule valores de campo em uma consulta 34 Criar uma expresso utilizando o Construtor de expresses 35 Criar uma expresso sem utilizar o Construtor de expresses 36 Exemplos de expresses para nmeros de pgina 37 Exemplos de como efetuar operaes aritmticas em formulrios, relatrios e pginas de acesso a dados

38 Funo Nz 39 Exemplos de referncia a valores em formulrios e relatrios 40 Exemplos de manipulao e clculo de datas em formulrios, relatrios e pginas de acesso a dados 41 Criar uma nova tabela a partir dos resultados de uma consulta com uma consulta criar tabela 42 Excluir registros de uma tabela 43 Acrescentar registros de uma tabela a outra tabela utilizando uma consulta acrscimo 44 Alterar registros como um grupo utilizando uma consulta atualizao 45 Alterar registros como um grupo utilizando uma consulta atualizao 46 Imprimir os critrios para um relatrio no cabealho do relatrio 47 Criar uma consulta Auto Pesquisar que preencha dados automaticamente 48 Formulrios: o que so e como funcionam 49 Criar um formulrio com um assistente 50 Modos de um formulrio 51 Criar um formulrio em branco e selecionar uma origem do registro 52 Colocar o texto de uma caixa de texto ou outro controle em negrito, itlico ou sublinhado 53 Mover uma caixa de texto ou outro controle e seu rtulo 54 Dimensionar uma caixa de texto ou outro controle 55 Alinhar caixas de texto ou outros controles em relao uns aos outros em um formulrio ou relatrio 56 Adicionar ou remover um cabealho e um rodap do formulrio ou um cabealho e um rodap da pgina 57 Alterar o tamanho de um cabealho, rodap ou outra seo de um formulrio ou relatrio
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58 Criar um rtulo 59 Calcular um total para um registo em um formulrio 60 Criar um boto de comando com um assistente 61 Adicionar um controle guia a um formulrio para criar um formulrio de vrias pginas 62 Adicionar um controle ActiveX (controle OLE personalizado) a um formulrio, relatrio ou pgina de acesso a dados 63 O que um grupo de opo? 64 Criar um grupo de opo com um assistente em um formulrio ou relatrio 65 Criar um grupo de opo sem um assistente 66 Exibir um formulrio de inicializao ou pgina de acesso a dados quando um banco de dados ou projeto do Access for aberto 67 Criar um formulrio pop-up que no janela restrita 68 Especificar se um formulrio abrir somente para entrada de dados 69 Relatrios: o que so e como funcionam 70 Criar um relatrio com um assistente 71 Macros: O que so e como funcionam 72 Criar uma macro 73 Executar uma macro ou um procedimento de evento para um evento em um formulrio, relatrio ou controle 74 Criar um procedimento de evento 75 Criar um boto de comando 76 O que um boto de comando? 77 Criar um boto de comando usando o assistente. 78 Utilize um formulrio para inserir critrios de relatrio

79 Criar as macros para o formulrio em um grupo de macros 80 Mdulos: o que so e como funcionam 81 Criar seu primeiro procedimento personalizado no Visual Basic 82 Quando utilizar a pasta Favoritos e a pasta Meus Documentos 83 Criar automaticamente um atalho para um banco de dados ou projeto do Access na pasta Favoritos 84 Por que definir relacionamentos? 85 Como os relacionamentos funcionam? 86 Um relacionamento muitos-para-muitos 87 Um relacionamento um-para-um 88 Definir relacionamentos entre tabelas 89 Consideraes ao definir opes na caixa de dilogo Inicializar 90 Criar uma barra de menus personalizada para o projeto ou banco de dados do Access atual 91 Sobre arquivos MDE 92 Proteger um banco de dados adicionando uma senha de banco de dados 93 Como funcionam as permisses e quem pode atribu-las 94 Atribuir ou remover permisses para um banco de dados e para tabelas, consultas, formulrios, relatrios e macros existentes 95 Criar uma conta de administrador de segurana 96 Criar uma conta de usurio de segurana 97 Criar uma conta de grupo de segurana 98 Adicionar usurios a grupos de segurana 99 Criar ou alterar uma senha de conta de segurana

Bancos de dados: o que so e como funcionam

Um banco de dados um conjunto de informaes de determinado assunto ou objetivo, como encontrar pedidos de clientes ou gerar e dar manuteno uma coleo musical. Um arquivo de metal ou uma biblioteca so exemplos de bancos de dados.Se o seu banco de dados no est armazenado em um computador, ou se apenas partes dele estiverem no computador, provavelmente voc estar trabalhando com informaes de diversas fontes que voc mesmo precisar coordenar e organizar.

Com o Microsoft Access, voc pode gerenciar todas as informaes em um nico arquivo de banco de dados. Dentro do arquivo, divida os dados em locais de armazenamento distintos, chamados tabelas; exiba, adicione e atualize os dados das tabelas atravs de formulrios on-line; procure e recupere somente os dados necessrios, atravs de consultas (Veremos adiante); e analise ou imprima dados em um layout especfico, usando relatrios. Permita que os usurios exibam, atualizem ou analisem os dados do banco de dados na Internet ou em uma intranet, criando pginas que do acesso aos dados chamados de formulrios, por um outro modo podemos chamar de interface grfica amigvel entre o usurio e o sistema ou seja O FORMULRIO A TABELA S QUE COM A CARINHA MAIS BONITA, um exemplo de formulrio que temos contato quase que diariamente so aqueles em terminais bancrios quando verificamos um extrato ou saldo. O caminho para acessar as informaes de sua conta corrente so mostrados passo a passo mas no diretamente em uma tabela mas sim nos formulrios, onde apertamos teclas respondendo os pedidos da mquina e o resultado final o extrato impresso o que chamamos de relatrio.

Veremos a diante que para armazenar dados, criamos uma nica tabela para cada tipo de informao. Para reunir os dados de vrias tabelas em uma consulta, formulrio ou relatrio, definimos relacionamentos entre as tabelas (todos estes assuntos sero vistos com mais calma adiante).

Para localizar e recuperar somente os dados que atendem s condies especificadas, incluindo dados de vrias tabelas, crie uma consulta. Uma consulta tambm pode atualizar ou excluir diversos registros simultaneamente, alm de efetuar clculos predefinidos ou personalizados em seus dados.

Para exibir, inserir e modificar com facilidade os dados diretamente em uma tabela, crie um formulrio. Quando voc abre um formulrio, o Microsoft Access recupera os dados de uma ou mais tabelas e os exibe na tela com o layout escolhido no Assistente de formulrio, ou com um layout criado por voc desde o incio.

Para analisar os dados e imprimi-los com determinada apresentao, crie um relatrio. Por exemplo, voc poderia imprimir um relatrio que agrupasse dados e calculasse totais, e outro relatrio com outros dados formatados para impresso de etiquetas de endereamento.

Para disponibilizar dados na Internet ou em uma intranet para relatrios interativos, entrada ou anlise de dados, use uma pgina de acesso a dados. O Microsoft Access recupera os dados de uma ou mais tabelas e os exibe na tela com o layout escolhido no Assistente de pgina, ou com um layout criado por voc desde o incio. Os usurios podem interagir com os dados, atravs de recursos na pgina de acesso a dados. Lembre-se que o Access no foi criado para uso exclusivo na internet por esse motivo encontramos outros aplicativos que geram acesso a dados na internet com muito mais facilidade e o mais importante com muito mais rapidez o que fundamental para os usurios. Abaixo note um exemplo de pgina criada pelo Access.

Tabelas: o que so e como funcionam

Tabela um espao dividido em linhas e colunas, onde armazenamos os dados de um determinado assunto, como produtos ou fornecedores. J tivemos um contato anterior com este tipo de grfico quando trabalhamos com Word ou Excel. Utilizar uma tabela separada para cada tpico significa armazenar os dados somente uma vez, o que torna o banco de dados mais eficiente e reduz os erros de entrada de dados. As Tabelas organizam dados em colunas (chamadas campos) e linhas (chamadas registros). No modo ESTRUTURA (local onde criamos ou reestruturamos as tabelas), possvel definir uma tabela inteira desde o incio ou adicionar, excluir ou personalizar novos campos. No modo folha de dados de tabela, possvel adicionar, editar, exibir ou trabalhar de outra maneira com os dados contidos em uma tabela. Tambm possvel exibir registros de tabelas relacionadas tabela atual.

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Criar uma tabela a partir do zero no modo estrutura

1. Se voc ainda no o fez, alterne para a Janela Banco de Dados. Voc pode pressionar F11 para alternar para a janela Banco de dados a partir de qualquer outra janela. 2. Clique em Tabelas sob Objetos e, em seguida, clique em Novo na barra de ferramentas da janela Banco de dados. 3. Clique duas vezes no Modo estrutura. 4. Defina cada um dos campos de sua tabela. 5. Ao salvar a tabela defina o seu nome e sua chave primria para isto basta clicar em sim na caixa de dilogo que aparecer questionando se voc quer que o Access defina uma chave primria.

Maneiras de personalizar uma tabela

No Modo estrutura da tabela, possvel personalizar uma tabela de vrias maneiras. No modo estrutura da tabela, possvel adicionar ou excluir campos, ou personalizar os campos ao definir propriedades.

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A configurao do tipo de dado de um campo determina o tipo de valores que voc pode inserir no campo. Por exemplo, no possvel inserir texto em um campo Moeda. Ao escolher um tipo de dado adequado, voc assegura que os dados sejam inseridos corretamente para classificar, efetuar clculos e outras operaes.

Por Exemplo, na escolha do tipo de dados se a opo nmero for indicada todos os dados a serem inseridos na tabela neste campo sero sempre numricos e nenhum outro ser aceito. Propriedades de campo so um grupo de caractersticas que fornecem controle adicional sobre o modo de funcionamento de um campo. Por exemplo, dependendo das Configuraes regionais do sistema no Painel de controle do Windows, definir a propriedade Formato com Moeda, para um campo com um tipo de dado Nmero ou Moeda, adicionar automaticamente vrgulas, um cifro e duas casas decimais (R$1.234,50). Use um marcador exclusivo, chamado chave primria, para identificar cada registro na tabela. Assim como o nmero da placa identifica um carro, a chave primria indica com exclusividade um registro.

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Adicionar um campo a uma tabela no modo estrutura

1. Abra a tabela no modo estrutura. 2. Para inserir um campo dentro da tabela, clique na linha abaixo de onde voc deseja adicionar o campo e, em seguida, clique em Inserir linhas , na barra de ferramentas. Para adicionar o campo ao final de uma tabela, clique na primeira linha vazia. 3. Clique na coluna Nome do campo e digite o nome para o campo. (Para evitar problemas futuros em cdigo VB ou SQL obedea as convenes de nomenclatura no colocando acentuao, cedilhas ou espao em branco) Ex.: NomeCliente, FitaLocacao. 4. Na coluna Tipo de dados, mantenha o padro (Texto) ou clique na coluna Tipo de dados, clique na seta e selecione o tipo desejado.

5. Na coluna Descrio, digite uma descrio das informaes que constaro nesse campo. Essa descrio exibida na barra de status quando dados so adicionados ao campo e ela includa na Definio do Objeto da tabela. A descrio opcional. 6. Se voc desejar, defina propriedades de campo para o campo na parte inferior da janela. Observao Se for uma tabela vinculada voc no poder adicionar um novo campo no banco de dados atual. Se a tabela vinculada for uma tabela do Microsoft Access, voc ter que abrir o seu banco de dados de origem para adicionar um campo. Se a tabela vinculada for de um outro aplicativo, voc ter que abrir o arquivo de origem com esse aplicativo para adicionar um campo. Voc pode alterar um nome de campo a qualquer momento sem que os dados no campo sejam afetado

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s. O Microsoft Access corrige automaticamente os efeitos colaterais comuns que ocorrem quando voc altera um nome de campo

Alterar o nome de um campo no modo Estrutura

1. Abra a tabela no Modo Estrutura 2. Clique duas vezes no nome do campo que voc deseja alterar. 3. Digite o novo nome de campo. 4. Clique em Salvar, na barra de ferramentas para salvar suas alteraes.

Tipos de dados de campo disponveis no Microsoft Access

A tabela a seguir resume todos os tipos de dados de campo disponveis no Microsoft Access, seus usos e tamanhos de armazenamento. Tipo de dados Use para Tamanho Texto Texto ou combinaes de texto e nmeros, como endereos. Tambm nmeros que no exigem clculos, como cdigos postais, nmeros de telefone ou de peas. At 255 caracteres.

O Microsoft Access armazena somente os caracteres inseridos em um campo; ele no armazena caracteres de espao para posies Para obter mais informaes sobre como no utilizadas em um campo Texto. definir um campo Texto, clique em Para controlar o nmero mximo de caracteres que podem ser inseridos, . defina a propriedade FieldSize. Memorando Texto longo e nmeros, como anotaes At 64.000 caracteres. ou descries. Para obter mais informaes sobre como definir um campo Memorando, clique em Nmero . 1, 2, 4 ou 8 bytes. 16 bytes para cdigo de replicao (GUID) somente. Para obter mais informaes sobre como alterar tamanhos de campo .

Dados numricos a serem usados para clculos matemticos, exceto os que envolvam valores monetrios (use o tipo Moeda). Defina a propriedade FieldSize para estabelecer o tipo Nmero especfico.

Para obter mais informaes sobre como Nmero, clique em definir um campo Nmero, clique em

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Data/Hora

Datas e horas. Para obter mais informaes sobre como definir um campo Data/Hora, clique em .

8 bytes.

Moeda

Valores monetrios. Use o tipo de dados 8 bytes. Moeda para evitar o arredondamento durante clculos. preciso para 15 dgitos esquerda da vrgula decimal e 4 dgitos direita. Para obter mais informaes sobre como definir um campo Moeda, clique em .

AutoNumerao

Nmeros aleatrios ou seqenciais exclusivos (incrementados em 1) inseridos automaticamente quando um registro adicionado. Para obter mais informaes sobre como definir um campo AutoNumerao, clique em .

4 bytes. 16 bytes para cdigo de replicao (GUID) somente.

Sim/No

Campos que iro conter somente um de dois valores, como Sim/No, Falso/Verdadeiro, Ativado/Desativado. Para obter mais informaes sobre como definir um campo Sim/No, clique em .

1 bit.

Objeto OLE

Objetos (como documentos do At 1 gigabyte (limitado pelo espao Microsoft Word, planilhas do Microsoft em disco). Excel, figuras, sons ou outros dados binrios), criados em outros programas utilizando o protocolo OLE, que podem ser vinculados a uma tabela do Microsoft Access ou incorporados nela. Voc deve utilizar uma moldura de objeto acoplado em um formulrio ou relatrio para exibir o objeto OLE. Para obter mais informaes sobre como definir um campo Objeto OLE, clique em . At 64.000 caracteres.

Hyperlink

Campo que ir armazenar hyperlinks. 15

Um hyperlink pode ser um caminho UNC (Universal Naming Convention, conveno universal de nomenclatura) ou um URL (Uniform Resources Locator, localizador de recursos uniforme). Para obter mais informaes sobre como definir um campo Hyperlink, clique em . Assistente de pesquisa Cria um campo que permite escolher um O mesmo tamanho do campo chave valor em uma outra tabela ou lista de primria que tambm um campo valores usando uma caixa de pesquisa; normalmente 4 bytes. combinao. A escolha desta opo na lista de tipos de dados iniciar um assistente que definir isso para voc. Para obter mais informaes sobre como definir um campo Assistente de pesquisa, clique em .

Observao Os tipos de dados Nmero, Data/Hora, Moeda e Sim/No oferecem formatos de exibio predefinidos. Defina a propriedade Formato para escolher entre os formatos disponveis para cada tipo de dados. Voc tambm pode criar um formato de exibio padro para todos os tipos de dados exceto Objeto OLE.

Alterar o tamanho do campo para campos Texto e Nmero

Utilize esse procedimento para controlar o nmero mximo de caracteres que podem ser inseridos em um campo Texto ou o intervalo e tipo de valores numricos que podem ser inseridos em um campo Nmero. 1. No modo estrutura da tabela na parte superior da janela, clique no campo cuja propriedade Tamanho do campo voc deseja definir. 2. Na guia Geral na parte inferior da janela, clique na caixa de propriedade Tamanho do Campo. 3. Para um campo Texto, digite o nmero mximo de caracteres a serem permitidos no campo (at 255).

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Alterar o nmero de casas decimais.

1. Abra uma tabela no modo estrutura. 2. Na parte superior da janela, clique no campo para o qual voc deseja definir as casas decimais. 3. Na guia Geral na parte inferior da janela, clique na seta localizada prximo caixa de propriedade CasasDecimais e, em seguida, clique no nmero de casas decimais desejado. A propriedade CasasDecimais fornece a configurao padro Automtico e a opo de especificar de 0 a 15 casas decimais. Quando definidos como Automtico, os campos cuja configurao da propriedade Formato Moeda, Fixo, Padro, Porcentagem ou Cientfico exibem duas casas decimais. A propriedade CasasDecimais no ter efeito se a propriedade Formato no tiver sido definida. Observao A configurao da propriedade CasasDecimais afeta somente o nmero de casas decimais exibidas, no quantas casas decimais esto armazenadas. Por exemplo, se voc definir a propriedade CasasDecimais como 2 para um campo Nmero, que tenha a propriedade Tamanho do Campo definida como Inteiro, o campo ser exibido com duas casas decimais, mas como somente valores de nmeros inteiros sero armazenados, as duas casas decimais sero sempre preenchidas com zeros. Para alterar o nmero de casas decimais que sero armazenadas, voc precisa alterar a propriedade Tamanho do campo de um campo Nmero

Definir o formato de exibio de dados para um campo no modo estrutura da tabela

1. Abra uma tabela no modo estrutura. 2. Na parte superior da janela, clique no campo que voc deseja formatar. 3. Na guia Geral na parte inferior da janela, clique na seta localizada prximo caixa da propriedade Formato e, em seguida, clique em um dos formatos predefinidos. Se os formatos predefinidos no corresponderem s suas necessidades, voc poder digitar um formato personalizado na caixa da propriedade Formato para qualquer tipo de dados de campo, exceto Objeto OLE. Observao Para garantir consistncia entre os aplicativos, o Microsoft Access utiliza as configuraes regionais, que so especificadas ao clicar duas vezes em Configuraes regionais, no Painel de controle do Windows, para alguns formatos de Nmero e Data/Hora predefinidos

Definir uma mscara de entrada para um campo em uma tabela

1. Abra uma tabela no modo estrutura. 2. Na parte superior da janela, clique no campo para o qual voc deseja definir uma mscara de entrada. 17

3. Na guia Geral na parte inferior da janela, clique no boto Construir localizado prximo caixa de propriedade Mscara De Entrada para iniciar o Assistente de mscara de entrada e siga as instrues das caixas de dilogo do assistente. Observao Voc tambm pode inserir a definio da mscara de entrada na folha de propriedades sem utilizar o assistente. Na maioria dos casos, mais fcil utilizar o assistente, mas para campos Nmero e Moeda, voc precisa inserir manualmente a definio da mscara de entrada. possvel utilizar a propriedade Mscara De Entrada para tornar a entrada de dados mais fcil e para controlar os valores que os usurios podem inserir em um controle caixa de texto. Por exemplo, voc poderia criar uma mscara de entrada para um campo Telefone que mostrasse exatamente como digitar um novo nmero: (___) ___-____.

Configurao A propriedade MscaraDeEntrada pode conter at trs sees separadas por ponto-e-vrgula (;). Seo Primeira Descrio Especifica a prpria mscara de entrada; por exemplo, !(999) 999-9999. Para obter uma lista de caracteres que voc possa utilizar para definir a mscara de entrada, consulte a tabela a seguir.

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Segunda

Especifica se o Microsoft Access armazena os caracteres de exibio literais na tabela quando voc insere dados. Se voc utilizar 0 para essa seo, todos os caracteres de exibio literais (por exemplo, os parnteses em uma mscara de entrada de nmero de telefone) sero armazenados com o valor; se voc inserir 1 ou deixar essa seo vazia, somente os caracteres digitados no controle sero armazenados.

Terceira

Especifica o caractere que o Microsoft Access exibir no espao onde voc deve digitar um caractere na mscara de entrada. Para essa seo, voc pode utilizar qualquer caractere; para exibir uma seqncia vazia, utilize um espao entre aspas (" ").

Ao criar uma mscara de entrada, voc pode utilizar caracteres especiais para exigir que determinados dados sejam inseridos (por exemplo, o cdigo de rea para um nmero de telefone) e que outros dados sejam opcionais (como um nmero de ramal). Esses caracteres especificam o tipo de dados, como um nmero ou caractere, que voc precisa inserir para cada caractere da mscara de entrada.

possvel definir uma mscara de entrada utilizando os caracteres a seguir. Caractere 0 Descrio Dgito (de 0 a 9, entrada obrigatria, sinais de adio [+] e subtrao [] no permitidos). Dgito ou espao (entrada no obrigatria, sinais de adio e subtrao no permitidos). Dgito ou espao (entrada no obrigatria; os espaos so exibidos como vazios quando no modo Edio, mas os vazios so removidos quando os dados so salvos; sinais de adio e subtrao permitidos). Letra (de A a Z, entrada obrigatria). Letra (de A a Z, entrada opcional). Letra ou dgito (entrada obrigatria).

L ? A

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A & C

Letra ou dgito (entrada opcional). Qualquer caractere ou um espao (entrada obrigatria). Qualquer caractere ou um espao (entrada opcional).

,,:;-/

Marcador decimal e separadores de milhares, de data e de hora. (O caractere realmente utilizado depende das definies da caixa de dilogo Propriedades de configuraes regionais no Painel de controle do Windows). Faz com que todos os caracteres sejam convertidos em minsculos.

<

>

Faz com que todos os caracteres sejam convertidos em maisculos.

Faz com que a mscara de entrada seja exibida da direita para a esquerda, e no da esquerda para a direita. Os caracteres digitados na mscara sempre a preenchem da esquerda para a direita. possvel incluir o ponto de exclamao em qualquer lugar da mscara de entrada.

Faz com que o caractere seguinte seja exibido como caractere literal (por exemplo, \A exibido simplesmente como A).

Observao A definio da propriedade Mscara De Entrada com a palavra "Senha" cria um controle de entrada de senha. Qualquer caractere digitado no controle armazenado como o caractere, mas exibido como um asterisco (*). A mscara de entrada Senha utilizada para evitar que os caracteres digitados sejam exibidos na tela. Para um controle, voc pode definir essa propriedade na folha de dados do controle. Para um campo em uma tabela, voc pode definir a propriedade no modo estrutura da tabela(na seo Propriedades do Campo) ou no modo estrutura da janela Consulta (na folha de Propriedades do Campo). Voc pode tambm definir a propriedade MscaraDeEntrada utilizando uma macro ou o Visual Basic. Comentrios 20

Quando voc digita dados em um campo para o qual tenha definido uma mscara de entrada, os dados so sempre inseridos no modo Sobrescrever. Se voc utilizar a tecla BACKSPACE para excluir um caractere, ele ser substitudo por um espao vazio. Se voc mover para a rea de transferncia o texto de um campo para o qual tenha definido uma mscara de entrada, os caracteres de exibio literais sero copiados, mesmo que voc tenha especificado que eles no sejam salvos com os dados.

Exemplo da Propriedade Mscara Entrada mscaras de entrada teis

Mscara de entrada (000) 000-0000 (999) 999-9999 (000) AAA-AAAA #999 >L????L?000L0 >L0L 0L0 00000-9999 >L<?????????????? SSN 000-00-0000 >LL00000-0000 Valores de exemplo (206) 555-0248 (206) 555-0248 ( ) 555-0248 (206) 555-TELE 20 2000 GREENGR339M3 MAY R 452B7 T2F 8M4 9811598115-3007 Maria Brando SSN 555-55-5555 DB51392-0493

De

A tabela a seguir mostra algumas mscaras de entrada teis e os tipos de valores que voc pode inserir nelas.

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Especificar um nome de exibio diferente para um campo (coluna) no modo folha de dados
1. Abra a tabela no modo estrutura. 2. Na parte superior da janela, clique no campo para o qual voc deseja definir um nome de coluna diferente. 3. Na guia Geral na parte inferior da janela, clique na caixa da propriedade Legenda e, em seguida, digite o texto para o nome da coluna. O texto pode conter qualquer combinao de letras, nmeros, espaos e smbolos com at 255 caracteres de comprimento.

Observaes

Isso til em situaes nas quais voc deseja que o ttulo da coluna seja maior ou mais descritivo que o verdadeiro nome do campo. Convm, por exemplo, dar a um campo o nome SNome para utilizar em cdigo do Visual Basic for Applications e em expresses, mas exibir "Sobrenome" como ttulo da coluna do campo. A propriedade Legenda de um campo tambm especifica o texto padro para rtulos anexados a controles em formulrios e relatrios criados com um assistente ou ao arrastar um campo da lista de campos. 22

Se voc definir a propriedade Legenda de um campo e mais tarde renomear esse campo enquanto estiver no modo folha de dados, o texto da legenda do campo ser excludo. Caso isso ocorra, voc poder redefinir a legenda do campo como descrito neste tpico. Para evitar que isso acontea, renomeie o campo no modo estrutura.

Definir um valor padro no modo estrutura da tabela

O valor padro uma espcie de pr digitao para um determinado campo, ou seja, a tabela ou formulrio j exibe aquele valor mais este valor pode ser aceito ou simplesmente alterado. Um sistema onde seria interessante o valor padro seria o de uma loja de R$ 1,99 , a maioria dos valores dos produtos de uma loja desta igual a R$ 1,99, esto o valor padro para o campo valor em uma loja destas igual a 1,99. 1. Abra uma tabela no modo estrutura. 2. Na parte superior da janela, clique no campo para o qual voc deseja definir um valor padro. Na guia Geral na parte inferior da janela, clique na caixa da propriedade ValorPadro e digite o valor padro (como Rio de Janeiro) ou uma expresso.(como Data()).

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Exemplos de valores padro em campos

Campo Expresso Valor padro do campo

Quantidade Regio Regio

1 "MT" "Braslia, D.F."

1 MT Braslia, D.F. (observe que voc precisa colocar o valor entre aspas se ele incluir pontuao) Uma seqncia de cumprimento zero para indicar que, por padro, esse campo deve estar vazio A data do sistema.

Fax

""

Data do Pedido

Data( )

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Definir regras de validao para controlar quais valores podem ser inseridos em um campo
1. Abra uma tabela no modo estrutura. 2. Na parte superior da janela, clique no campo para o qual voc deseja definir uma regra de validao. 3. Na guia Geral na parte inferior da janela, clique na caixa da propriedade Regra De Validao e digite a regra. Por exemplo, voc poderia definir a expresso de validao ">9" para um campo Quantidade a fim de impedir que um usurio fizesse um pedido de menos de 10 unidades. 4. Na caixa da propriedade TextoDeValidao, digite a mensagem que voc deseja que seja exibida quando a regra for quebrada. Por exemplo, para a expresso de validao ">9", voc poderia inserir, "Voc precisa solicitar 10 unidades ou mais ". Para visualizar mais exemplos de regras de validao de campo, clique em .

Se voc definir uma regra de validao em um campo que contenha dados, o Microsoft Access perguntar se deseja aplicar a nova regra aos dados existentes quando voc salvar a tabela. Observaes

As regras de validao de campo so impostas sempre que voc adiciona ou edita dados, seja por meio do modo folha de dados da tabela, de um controle em um formulrio. Voc pode verificar se os dados de uma tabela satisfazem as regras de validao, clicando com o boto direito do mouse na barra de ttulo no modo estrutura da tabela e, em seguida, clicando em Testar regras de validao.

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Exemplos de regras de validao de campo em tabelas e controles de formulrios

Definio da Regra de Validao <>0 Definio do Texto de Validao Insira um valor diferente de zero.

0 Ou >100 Como "J???" <#1/1/96#

O valor precisa ser 0 ou maior que 100. O valor deve ter quatro caracteres, comeando com a letra J. Insira uma data anterior a 1996.

>=#1/1/97# E <#1/1/98#

A data deve ser em 1997.

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StrComp(UCase([Sobrenome]), [Sobrenome],0) = 0

Os dados no campo Sobrenome devem ser inseridos com letras maisculas.

Exigir que sejam inseridos dados em um campo

1. No modo estrutura, na parte superior da janela, clique no campo para o qual voc deseja exigir a entrada de dados. 2. Na guia Geral na parte inferior da janela, clique na caixa da propriedade Requerido e, em seguida, clique em Sim. Ao salvar as alteraes em sua tabela, o Microsoft Access lhe dar a opo de verificar se o campo tem algum valor em todos os registros existentes. No entanto, voc pode exigir que um valor seja inserido nesse campo em todos os registros novos, mesmo que o campo apresente registros com valores Nulos (vazios) que no sero alterados. Observao A propriedade Requerido imposta em nvel de tabela; portanto, se voc definir essa propriedade como Sim, o campo dever ter um valor em todos os casos em que devam ser inseridos dados no campo na tabela, em formulrios.

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Propriedades que controlam a maneira como so manipulados os campos vazios

Voc pode controlar a maneira como um campo vazio manipulado, definindo combinaes diferentes das propriedades Requerido e seqncia de cumprimento zero do campo. A propriedade seqncia de cumprimento zero est disponvel somente para campos Texto, Memorando ou Hyperlink. A propriedade Requerido determina se uma entrada precisa ser feita. Se a propriedade seqncia de cumprimento zero estiver definida como Sim, o Microsoft Access diferenciar dois tipos de valores vazios: valores nulos ("null") e valores de seqncia de cumprimento zero .

A diferena entre valores Nulos e seqncias de comprimento zero

O Microsoft Access permite que voc faa distino entre dois tipos de valores vazios. Em algumas situaes, um campo pode ser deixado vazio caso as informaes existam mas no sejam conhecidas no momento, ou caso o campo no se aplique ao registro. Por exemplo, se uma tabela tiver um campo Nmero, voc poder deixar o campo vazio se no estiver certo do nmero de fax do cliente ou se o cliente nem possuir um fax. Nesse caso, deixar o campo vazio faz com que um 28

valor Nulo seja inserido, o que significa "Eu no sei". A insero de uma seqncia de comprimento zero pela digitao de aspas duplas (" ") significa "Eu sei que no h valor algum".

Quando permitir valores Nulos em um campo

Se voc quiser deixar um campo vazio e no for preciso determinar o motivo, defina as propriedades Requerido e seqncia de cumprimento zero como No. Esse o padro ao criar um novo campo Texto, Memorando ou Hyperlink.

Caixas de combinao: o que so e como funcionam

Em muitos casos, mais rpido e fcil selecionar um valor em uma lista do que lembrar de um valor a ser digitado. Com uma caixa de combinao, possvel fazer as duas coisas sem utilizar muito espao em um formulrio. Uma caixa de combinao como uma caixa de texto e uma caixa de listagem combinadas.

Quando voc digita texto ou seleciona um valor em uma caixa de combinao e ela est acoplada, o valor digitado ou selecionado inserido no campo ao qual a caixa de combinao est acoplada.

A lista de uma caixa de combinao consiste em linhas de dados. As linhas podem ter uma ou mais colunas, que podem aparecer com ou sem cabealhos. Se uma caixa de combinao de vrias colunas estiver acoplada, o Microsoft Access armazenar os valores de uma das colunas. Voc pode utilizar uma caixa de combinao no acoplada para armazenar um valor que pode ser utilizado com um outro controle. Voc poderia, por exemplo, utilizar uma caixa de combinao no acoplada para limitar os valores em uma outra caixa de combinao ou em uma caixa de

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dilogo personalizada. Voc tambm poderia utilizar uma caixa de combinao no acoplada para localizar um registro baseado no valor que voc selecionar na caixa de combinao. As caixas de combinao possuem uma propriedade LimitarAUmaLista que voc pode utilizar para controlar se qualquer valor pode ser inserido na lista ou somente texto coincidente com um dos valores da lista. Se houver espao em seu formulrio e voc desejar que uma lista aparea todas as vezes, ou se voc quiser sempre limitar a insero de dados aos valores da lista, convm utilizar uma caixa de listagem em vez de uma caixa de combinao.

Como criar uma caixa de combinao

1.Abra a Tabela no modo estrutura 2.Escolha o campo que ser transformado de caixa de texto para caixa de combinao 3. Clique na guia pesquisa ao lado da guia geral .

4.Escolha em exibir controle a opo caixa de combinao(note que sero abertos novos espaos para formatao).

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5. Tipo de origem da linha - escolha Tabela/Consulta para que os tpicos mostrados na sua lista sejam buscados em outra tabela ou consulta, ou Lista de valores no caso de querer digitar os valores voc mesmo.

6. Origem da linha - escolha a tabela que trar os tpicos de sua lista

7. Coluna acoplada - indica quais os dados sero recebidos e armazenados nesta tabela

8. Nmero de colunas - indica quantas colunas utilizadas eu tenho na tabela ou consulta de origem.

9. Cabealhos de colunas - exibir um cabealho dentro da lista

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10. Largura das colunas - indica a largura de cada coluna usada da origem (larguras so separadas por ; ponto e vrgula).

11. Linhas da lista - mostra quantas linhas sero exibidas na minha lista

12. Largura da lista - traz a largura de exibio dos tpicos da lista.

13. Limitar a uma lista Trava o usurio para que s possa escolher as opes apresentadas.

Consultas: o que so e como funcionam

Use consultas para exibir, alterar e analisar dados de vrias maneiras. Tambm possvel utilizlas como fonte de registros para formulrios, relatrios e pginas de acesso a dados.

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O tipo mais comum de consulta a consulta seleo. Uma consulta seleo recupera dados de uma ou mais tabelas atravs de critrios especificados e exibe os dados na ordem escolhida.

Criar uma consulta seleo

Voc pode usar as etapas deste tpico para orient-lo na criao de uma consulta seleo do incio ao fim. Diversas etapas sero usadas para criar todas as consultas. As outras voc usar quando estruturar uma consulta que especifique critrios usados para selecionar informaes, efetuar clculos ou definir uma ordem de classificao. Basta usar somente as etapas que sejam relevantes para os dados que voc deseja recuperar. Para criar uma consulta o modo mais conveniente e o modo estrutura, veja a seguir: 1. Escolha o objeto consulta na janela do Banco de dados 2. D um duplo clique em CRIAR CONSULTA NO MODO ESTRUTURA.

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3. Escolha a Tabela que contm os dados com os quais voc quer trabalhar, e clique em adicionar(Clique duplo sobre o nome da tabela tm o mesmo efeito).

4. Selecione os campos que faro parte de sua consulta.Para isto basta clicar duas vezes sobre o campo ou seleciona-los e arrasta-los para a grade da consulta.

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Adicionar uma tabela ou consulta a uma consulta

1. Abra uma consulta no modo estrutura. 2. Na barra de ferramentas, clique em Mostrar tabela . (Geralmente a caixa de dilogo para adicionar tabelas ou consultas estrutura da consulta j exibida) Na caixa de dilogo Mostrar tabela, clique na guia que lista os objetos contendo os dados com os quais voc deseja trabalhar. 3. Clique no nome do objeto que voc deseja adicionar consulta. Para selecionar objetos adicionais, um de cada vez, mantenha pressionada a tecla CTRL enquanto clica em cada nome de objeto. Para selecionar uma srie de objetos, clique no primeiro nome da srie, mantenha pressionada a tecla SHIFT e, em seguida, clique no ltimo nome da srie. 4. Clique em Adicionar e, em seguida, em Fechar. Observaes

Voc pode, tambm, adicionar uma tabela ou consulta a uma consulta arrastando o nome da tabela ou consulta da janela de Banco de dados para a parte superior do modo estrutura da consulta.

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Quando voc tem vrias tabelas ou consultas em uma consulta, elas precisam ser associadas.

Adicionar campos grade de estrutura em uma consulta

Em uma consulta, voc adiciona apenas os campos cujos dados voc deseja visualizar, agrupar, atualizar, classificar ou para os quais deseja definir critrios. Voc adiciona somente os campos que deseja utilizar para classificar ou especificar critrios e o Microsoft Access exibir automaticamente todos os campos nos resultados filtrados. 1. Abra uma consulta no modo estrutura. 2. Em uma consulta, certifique-se de que a lista de campos para a tabela ou consulta contendo os campos que voc deseja adicionar aparea na parte superior da janela. Voc pode adicionar uma tabela ou consulta se a lista de campos de que precisa no estiver na consulta. 3. Selecione um ou mais campos da lista de campos e arraste-os para as colunas na grade.

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Selecionar campos a serem adicionados grade de estrutura em uma consulta ou filtro avanado
Para selecionar Um campo Um bloco de campos Campos no-contguos Todos os campos Faa isto Clique no nome do campo Clique no primeiro campo do bloco, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique no ltimo campo. Mantenha pressionada a tecla CTRL enquanto voc clica nos campos. Clique duas vezes na barra de ttulos da lista de campos.

Observaes

Uma vez que voc selecionou campos na lista de campos, deve arrast-los para a grade de estrutura. Quando voc arrasta mais de um campo de uma vez, o Microsoft Access coloca cada campo em uma coluna separada. Se voc arrastar o asterisco para a grade, o Microsoft Access colocar o nome da tabela ou consulta em uma coluna e anexar um ponto e asterisco ao nome (por exemplo, Categorias.*). Aps cada operao, a folha de dados mantm a mesma aparncia. Em vez de arrastar, voc pode, tambm, adicionar campos clicando duas vezes sobre o nome na lista de campos ou selecionando um campo diretamente na caixa de listagem, na linha Campo da grade.

Como usar critrios em consultas para recuperar determinados registros

Critrios so restries que voc faz em uma consulta para identificar os registros especficos com os quais deseja trabalhar. Por exemplo, em vez de visualizar todos os fornecedores que a sua empresa utiliza, voc pode visualizar apenas fornecedores do Japo. Para isso, especifique critrios que limitem os resultados a registros cujo campo Pas seja "Japo". Para especificar critrios para um campo na grade da estrutura, insira uma expresso na clula Critrio desse campo. A expresso do exemplo anterior seria "Japo". Voc pode, porm, utilizar expresses mais complicadas, como "Entre 1000 E 5000". Se sua pesquisa incluir tabelas vinculadas, os valores que voc especificar como critrio nos campos delas distinguiro maisculas e minsculas eles devem coincidir os valores de maisculas e minsculas na tabela base.

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Voc pode inserir critrios adicionais para o mesmo campo ou para campos diferentes. Quando voc digita expresses em mais de uma clula Critrio, o Microsoft Access as combina utilizando o operador E ou o operador Ou. Quando as expresses esto em clulas diferentes da mesma linha, o Microsoft Access utiliza o operador E, o que significa que somente os registros que satisfazem os critrios de todas as clulas sero retornados. Quando as expresses esto em linhas diferentes da grade da estrutura, o Microsoft Access utiliza o operador Ou, o que significa que os registros que satisfazem aos critrios em qualquer das clulas sero retornados.

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39

O que uma expresso?

As expresses so parte fundamental de muitas operaes do Microsoft Access. Uma expresso uma combinao de smbolos identificadores, operadores e valores que produz um resultado. Por exemplo, voc pode utilizar a expresso a seguir em um controle de um formulrio ou relatrio para exibir a soma dos valores dos controles Subtotal e Frete: = [Subtotal] + [Frete] Aqui esto alguns exemplos comuns de operaes nas quais voc utiliza expresses:

Configurar uma propriedade que defina um controle calculado, estabelea uma regra de validao ou defina um valor padro de campo. Inserir uma expresso de critrio, criar um campo calculado ou atualizar registros em uma consulta ou filtro. Definir uma condio para executar uma ao ou uma srie de aes em uma macro, ou especificar argumentos para vrias aes. Especificar argumentos para vrias funes, instrues e mtodos em procedimentos do Visual Basic for Applications. Editar uma consulta SQL no modo SQL da janela Consulta ou utilizar uma instruo SQL em um argumento ou configurao de propriedade.

Exemplos de expresses que utilizam valores de texto como critrio

Campo CidadeDestino CidadeDestino Expresso "Londres" "Londres" Or "Rio de Janeiro" Descrio Exibe os pedidos enviados para Londres. Utiliza o operador Ou para exibir pedidos enviados para Londres ou Rio de Janeiro.

DataDeEnvio

Between #5/1/95# And #10/1/95#

Utiliza o operador Entre e para exibir pedidos enviados no antes de 5-Jan95 e no depois de 10-Jan-95.

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DataDeEnvio

#2/2/95#

Exibe pedidos enviados em 2-Feb-95.

PasDestino

Not "EUA"

Utiliza o operador Not para exibir pedidos enviados para pases que no sejam Estados Unidos. Pedidos enviados para clientes cujo nome comea com a letra S. Exibe pedidos enviados para empresas cujos nomes comeam com as letras de N a Z.

NomeDoDestinatrio

Como "S*"

NomeDaEmpresa

>="N"

NmeroDoPedido

Direita([NmeroDoPedido]; 2)="99"

Utiliza a funo Direita para exibir pedidos com valores de NmeroDoPedido terminando em 99.

Exemplos de expresses que calculam ou manipulam dados e, em seguida, utilizam o resultado como critrio
Campo DataDoPedido Expresso < Data( )- 30 Descrio Utiliza a funo Data para exibir pedidos de mais de 30 dias atrs.

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DataDoPedido

Ano([DataDoPedido])=1996

Utiliza a funo Ano para exibir pedidos com datas do pedido de 1996.

DataDoPedido

Ano([DataDoPedido])= Utiliza as funes Ano e Ms e Ano(Agora()) E Ms([DataDoPedido])= o operador E para exibir pedidos Ms(Agora()) do ano e ms atuais.

Exemplos de expresses que utilizam o valor de um campo vazio (Nulo ou seqncia de comprimento zero) como critrio
Campo RegioDeDestino Expresso Nulo Descrio Exibe pedidos de clientes RegioDeDestino Nulo (vazio). cujo campo

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RegioDeDestino

Negado Nulo

Exibe pedidos de clientes RegioDeDestino contm um valor.

cujo

campo

Fax

""

Exibe pedidos de clientes que no tm fax, o que indicado por um valor seqncia de comprimento zero no campo Fax em vez de um valor Nulo (vazio).

Exemplos de expresses que utilizam parte do valor de um campo como critrio

Campo NomeDoDestinatrio Expresso Como "S*" Exibe Pedidos enviados para clientes cujos nomes comeam com a letra S.

NomeDoDestinatrio

Como "*Importaes"

Pedidos enviados para clientes cujos nomes terminam com a palavra "Importaes". Pedidos enviados para clientes cujos nomes comeam com A at D. Pedidos enviados para clientes cujos nomes incluem a seqncia de letras "ar".

NomeDoDestinatrio

Como "[A-D]*"

NomeDoDestinatrio

Como "*ar*"

NomeDoDestinatrio

Como "Maison Dewe?" Pedidos enviados para o cliente com "Maison" como primeira parte de seu nome e um segundo nome de 5 letras no qual as primeiras 4 so "Dewe" e a ltima desconhecida.

Exemplos de expresses que utilizam o resultado de subconsultas como critrio

Campo PreoUnitrio Expresso Exibe (SELECT [PreoUnitrio] FROM [Produtos] Produtos cujo preo o mesmo WHERE [NomeDoProduto] = "Xarope de que o preo de Xarope de anis. 43

anis")

Criar um campo que efetue clculos personalizados ou manipule valores de campo em uma consulta
Voc pode criar um novo campo que exiba os resultados de um clculo, que voc define com uma expresso. 1. Abra a consulta no modo estrutura. 2. Siga um destes procedimentos: o Digite uma expresso em uma clula vazia na linha Campo. Quando a expresso inclui o nome de um campo, voc precisa colocar o nome entre colchetes.

Se voc precisar de ajuda ao criar a expresso, utilize o Construtor de expresses. Para exibi-lo, clique o boto direito do mouse na clula Campo onde voc est adicionando o campo calculado e, em seguida, clique em Construir. Aps voc pressionar ENTER ou mover para uma outra clula, o Microsoft Access insere o nome de campo padro ExprN, onde N um inteiro incrementado para cada novo campo de expresso na consulta. O nome aparece antes da expresso e seguido por dois pontos. Em uma folha de dados, esse nome o ttulo de coluna.

Voc pode selecionar ExprN e digitar um nome mais descritivo, como NovoPreo. 3. Se a expresso incluir uma ou mais funes agregadas ( Soma, Mdia, Contar, Mn, Mx, Desv ou Var), e se a grade de estrutura incluir um outro campo ou campos que voc queira utilizar para agrupamento, clique em Totais na barra de ferramentas (a no ser que a linha Total j esteja exibida). Deixe Agrupar por na clula Total para o campo de agrupamento e, no campo calculado, altere Agrupar por para Expresso.

4. Se desejar, siga um destes procedimentos para completar a consulta: o Insira critrios para afetar o clculo. o Classifique os resultados. o Defina propriedades de campo tais como Formato (uma vez que o campo no herda propriedades da tabela base). Observaes

A consulta Detalhes Adicionais do Pedido do banco de dados de exemplo Northwind tem um exemplo de campo calculado denominado PreoTotal. A consulta Subtotais do Pedido tem um exemplo de campo calculado, denominado Subtotal que calcula sobre grupos de registros. Para exibir essas consultas, abra o banco de dados Northwind na subpasta 44

Samples da pasta Office e, em seguida, abra a consulta Detalhes Adicionais do Pedido ou Subtotais do Pedido no modo estrutura.

Para inserir ou visualizar uma expresso inteira sem rolagem, pressione SHIFT+F2 para exibir a caixa Zoom.

Criar uma expresso utilizando o Construtor de expresses

1. Inicie o Construtor de expresses. a) Clique com o boto direito do mouse onde voc deseja inserir a expresso. b) No menu de atalho, clique em Construir.

2. Na caixa inferior esquerda do Construtor de expresses, clique duas vezes ou clique na pasta que contm o elemento desejado. 3. Na pasta inferior do meio, clique duas vezes em um elemento para col-lo na caixa da expresso ou clique em uma categoria de elementos. 4. Se voc seleciona uma categoria na caixa do meio inferior, so exibidos valores na caixa direita inferior. Clique duas vezes em um valor para col-lo na caixa da expresso. Dica Voc pode tambm digitar qualquer parte da expresso diretamente na caixa da expresso. 5. Cole os operadores que desejar na expresso posicionando o ponto de insero na caixa da expresso onde quer colocar o operador e clicando um dos botes de operador situados no meio do construtor. 6. Quando a sua expresso estiver completa, clique em OK. O Microsoft Access copia sua expresso no local onde voc iniciou o Construtor de expresses. Se esse local j contiver um valor, sua nova expresso substituir o valor ou texto. O Construtor de expresses tem trs sees:

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Na seo superior do construtor, h uma caixa de expresso onde voc constri a expresso. Utilize a seo inferior do construtor para criar elementos da expresso e, em seguida, cole esses elementos na caixa da expresso para formar uma expresso. Tambm possvel digitar partes da expresso diretamente na caixa de expresso. Na seo intermediria do construtor, existem botes para operadores utilizados freqentemente. Se voc clicar em um dos botes de operadores, o Construtor de expresses ir inserir o operador no ponto de insero da caixa de expresso. Para obter uma lista completa dos operadores que voc pode utilizar em expresses, clique na pasta Operadores na caixa inferior esquerda e na categoria de operadores apropriada na caixa do meio. A caixa da direita lista todos os operadores da categoria selecionada. Na seo inferior do construtor existem trs caixas: o A caixa da esquerda contm pastas que listam os objetos de banco de dados tabela, consulta, formulrio e relatrio, funes internas e definidas pelo usurio, constantes, operadores e expresses comuns. o A caixa do meio lista elementos especficos ou categorias de elementos da pasta selecionada na caixa da esquerda. Por exemplo, se voc clicar em Funes internas na caixa da esquerda, a caixa do meio listar as categorias de funes do Microsoft Access. o A caixa da direita lista os valores, caso haja, dos elementos selecionados nas caixas da esquerda e do meio. Por exemplo, se voc clicar em Funes internas na caixa da esquerda e em uma categoria de funes na caixa do meio, a caixa da direita listar todas as funes internas da categoria selecionada.

Observaes

Para visualizar nomes de campos novos no Construtor de expresses, voc precisa primeiro salvar a tabela ou consulta que contm os novos campos. Se um objeto ou funo no estiver listado na seo inferior do Construtor de expresses, porque ele no vlido no contexto onde voc iniciou o construtor. Por exemplo, voc no pode referir-se a outros campos e controles na regra de validao de um campo no modo 46

estrutura da tabela, portanto as pastas Tabelas, Consultas, Formulrios e Relatrios no esto disponveis quando voc inicia o Construtor de expresses a partir da propriedade RegraDeValidao de um campo no modo estrutura de tabela. Quando voc cola um identificador em sua expresso, o Construtor de expresses cola somente as partes do identificador que so necessrias no contexto atual. Por exemplo, se voc iniciar o Construtor de expresses a partir da folha de propriedades do formulrio Clientes e depois colar um identificador para a propriedade Visvel do formulrio em sua expresso, o Construtor de expresses s colar o nome da propriedade: Visvel. Se utilizar esta expresso fora do contexto do formulrio, ter que incluir o identificador completo: Forms![Clientes].Visvel.

Criar uma expresso sem Construtor de expresses

utilizar

Voc cria uma expresso combinando identificadores, operadores e valores para produzir o resultado desejado. Por exemplo, a expresso a seguir aumenta em 10 por cento o valor exibido no controle Frete do formulrio Pedidos: = [Forms]![Pedidos]![Frete] * 1,1 Nessa expresso:

Forms![Pedidos]![Frete] um identificador que se refere ao valor do controle Frete no formulrio Pedidos. * o operador de multiplicao. 1,1 o valor pelo qual o Microsoft Access multiplica o valor do controle Frete.

Dependendo do resultado desejado, voc pode combinar identificadores, operadores e valores de vrias maneiras. As expresses so utilizadas para combinar seqncias de texto, adicionar ou multiplicar valores numricos, chamar funes, fazer referncia a objetos e seus valores e executar muitas outras operaes. Algumas expresses produzem um resultado verdadeiro ou falso. Por exemplo, se voc inserir uma expresso na coluna Condio de uma macro, o Microsoft Access executar somente a ao especificada quando a expresso for considerada verdadeira. A expresso a seguir ser verdadeira somente se RU for o valor exibido no controle Pas do formulrio Funcionrios: Forms![Funcionrios]![Pas] = "RU" A tabela a seguir lista exemplos de expresses que voc pode utilizar em controles calculados em formulrios, relatrios e pginas de acesso a dados. Expresso ="N/A" Descrio Exibe N/A.

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=[Nome] & " " & [Sobrenome]

Exibe os valores dos campos Nome e Sobrenome separados por um espao.

=Esquerda([NomeDoProduto], 1)

Utiliza a funo Esquerda para exibir o primeiro caractere do valor do campo NomeDoProduto.

=Direita([CdigoDoBem], 2)

Utiliza a funo Direita para exibir os 2 ltimos caracteres do valor do campo CdigoDoBem. Utiliza a funo SuprEspao para exibir o valor do campo Endereo, removendo qualquer espao inicial ou final.

=SuprEspao([Endereo])

Observaes

Na propriedade OrigemDoControle de um controle calculado, preceda a expresso com o operador =. Em uma pgina de acesso a dados, voc pode omitir o operador = e digitar um alias em vez dele; por exemplo, digite NomeCompleto: [Nome] & " " & [Sobrenome]. Quando voc definir a propriedade Nome de um controle calculado em um formulrio ou relatrio, ou definir a propriedade ID de um controle calculado em uma pgina de acesso a dados, certifique-se de utilizar um nome exclusivo. No use o nome ou cdigo de um dos controles j utilizados na expresso. Em uma expresso em um formulrio ou relatrio, voc pode usar o nome de um controle ou campo na origem do registro base. Em uma expresso em uma pgina de acesso a dados, voc pode usar somente o nome de um campo que esteja na definio de dados dessa pgina.

Exemplos de expresses para nmeros de pgina

A tabela a seguir lista exemplos de expresses de nmeros de pgina que voc pode utilizar no modo estrutura do formulrio ou no modo estrutura do relatrio e os resultados que voc v em outros modos. Expresso 48 Resultado

=[Pgina] ="Pgina " & [Pgina] ="Pgina " & [Pgina] & " de " & [Pginas] =[Pgina] & " de " & [Pginas] & " Pginas" =[Pgina] & "/"& [Pginas] & " Pginas" =[Pas] & " - " & [Pgina] =Formato([Pgina], "000")

1, 2, 3 Pgina 1, Pgina 2, Pgina 3 Pgina 1 de 3, Pgina 2 de 3, Pgina 3 de 3 1 de 3 Pginas, 2 de 3 Pginas, 3 de 3 Pginas 1/3 Pginas, 2/3 Pginas, 3/3 Pginas UK 1, UK - 2, UK - 3 001, 002, 003

Exemplos de como efetuar operaes aritmticas em formulrios, relatrios e pginas de acesso a dados
A tabela a seguir lista exemplos de expresses que voc pode utilizar em controles calculados em formulrios, relatrios e pginas de acesso a dados. Se voc utilizar esta expresso =[Subtotal]+[Frete] =[DataDeEntrega]-[DataDeEnvio] O Microsoft Access exibir A soma dos valores dos campos Subtotal e Frete. A diferena entre os valores DataDeEntrega e DataDeEnvio. dos campos

=[Preo]*1,06 =[Quantidade]*[Preo] =[TotalDoFuncionrio]/[TotalDoPas]

O produto do valor do campo Preo e 1,06 (adiciona 6 por cento ao valor Preo). O produto dos valores dos campos Quantidade e Preo. O quociente dos valores dos TotalDoFuncionrio e TotalDoPas. campos

Observaes

Na propriedade OrigemDoControle de um controle calculado, preceda a expresso com o operador =. Em uma pgina de acesso a dados, voc pode omitir o operador = e digitar um alias em vez dele; por exemplo, digite ExtendedPrice: [Quantidade]*[Preo].

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Nas consultas insira este valor na coluna da grade da consulta no modo estrutura que esteja em branco. Quando voc definir a propriedade Nome de um controle calculado em um formulrio ou relatrio, ou definir a propriedade ID de um controle calculado em uma pgina de acesso a dados, certifique-se de utilizar um nome exclusivo. No utilize o nome ou cdigo de um dos controles j utilizados na expresso. Em uma expresso em um formulrio ou relatrio, voc pode utilizar o nome de um controle ou o nome de um campo na origem do registro base. Em uma expresso em uma pgina de acesso a dados, voc pode utilizar somente o nome de um campo que esteja na definio de dados da pgina. Quando voc utiliza um operador aritmtico (+, -, *, /) em uma expresso e o valor de um dos controles na expresso Nulo ("Null"), o resultado de toda a expresso ser Nulo. Em um formulrio ou relatrio, se for possvel que algum registro em um dos controles utilizado na expresso tenha um valor Nulo, voc poder converter o valor Nulo em zero utilizando a funo Nz; por exemplo: =Nz([Subtotal])+Nz([Frete])

Funo Nz
Voc pode utilizar a funo Nz para retornar zero, uma seqncia de comprimento zero (" ") ou um outro valor especificado quando uma Variant for Null. Por exemplo, essa funo pode ser utilizada para converter um valor Null em um outro valor e evitar que ele se propague atravs de uma expresso. Sintaxe Nz(variant[, valueifnull]) A funo Nz utiliza os argumentos a seguir. Argumento variant valueifnull Descrio Uma varivel do tipo de dados Variant. Opcional (exceto se utilizado em uma consulta). Uma variante que fornece um valor a ser retornado se o argumento variant for Nulo. Este argumento permite que voc retorne um valor que no seja zero nem uma seqncia de comprimento zero. Observao Se voc utilizar a funo Nz Nz em uma expresso de uma consulta sem utilizar o argumento valueifnull, os resultados sero uma seqncia de comprimento zero nos campos que contiverem valores nulos.

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Se o valor do argumento variant for Nulo, a funo Nz retornar o nmero zero ou uma seqncia de comprimento zero (sempre retorna uma seqncia de comprimento zero quando usada em uma expresso de consulta), dependendo se o contexto indicar que o valor deve ser um nmero ou uma seqncia de caracteres. Se o argumento opcional valueifnull for includo, a funo Nz retornar o valor especificado por esse argumento se o argumento variant for Nulo. Quando usada em uma expresso de consulta, a funo NZ deve incluir sempre o argumento valueifnull, Se o valor de variant no for Nulo, a funo Nz retornar o valor de variant. Comentrios A funo Nz til em expresses que possam incluir valores Nulo. Para forar uma expresso a ser avaliada como um valor no Nulo mesmo quando contiver um valor Nulo, utilize a funo Nz para retornar um zero, uma seqncia de comprimento zero ou um valor de retorno personalizado. Por exemplo, a expresso 2 + varX sempre retorna um valor Null quando a Variant varX Null. Entretanto, 2 + Nz(varX) retorna 2. Freqentemente a funo Nz utilizada como uma alternativa para a funo IIf. No cdigo a seguir, por exemplo, so necessrias duas expresses que incluam a funo IIf para retornar o resultado desejado. A primeira expresso incluindo a funo IIf utilizada para verificar o valor de uma varivel e convert-lo a zero se ele for Null.
varTemp = IIf(IsNull(varFrete), 0, varFrete) varResultado = IIf(varTemp > 50, "Alto", "Baixo")

No prximo exemplo, a funo Nz proporciona a mesma funcionalidade da primeira expresso e o resultado desejado alcanado em um passo em vez de dois.
varResultado = IIf(Nz(varFrete) > 50, "Alto", "Baixo")

Se voc fornecer um valor para o argumento opcional valueifnull, esse valor ser retornado quando variant for Null. Incluindo esse argumento opcional, pode-se evitar o uso de uma expresso contendo a funo IIf. Por exemplo, a expresso seguinte utilizar a funo IIf para retornar uma seqncia se o valor de varFrete for Null.
varResultado = Selmed(IsNull(varFrete), _ "Sem Tarifa de Frete", varFrete)

No prximo exemplo, o argumento opcional fornecido para a funo Nz fornece a seqncia a ser retornada caso varFrete seja Null.
varResultado = Nz(varFrete, "Sem Tarifa de Frete")

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Exemplos de referncia formulrios e relatrios

Se voc utilizar esta expresso =Forms![Pedidos]![NmeroDoPedido] =Forms![Pedidos]![Subform [SubtotalDoPedido] =Forms![Pedidos]![Subform [NmeroDoProduto].Coluna(2)

valores

em

A tabela a seguir lista exemplos de expresses que voc pode utilizar em controles calculados em formulrios. O Microsoft Access exibir O valor do controle formulrio Pedidos. NmeroDoPedido no no

Pedidos]! O valor do controle SubtotalDoPedido subformulrio Pedidos do formulrio Pedidos.

Pedidos]! O valor da terceira coluna no NmeroDoProduto, uma caixa de listagem com vrias colunas no subformulrio Pedidos do formulrio Pedidos. (0 se refere primeira coluna, 1 se refere segunda e assim por diante). Pedidos]! O produto do valor do controle Preo no subformulrio Pedidos do formulrio Pedidos e 1,06 (adiciona 6 por cento ao valor do controle Preo). O valor do controle NmeroDoPedido no formulrio principal ou pai do subformulrio atual.

=Forms![Pedidos]![Subform [Preo]*1,06

=Parent![NmeroDoPedido]

A tabela a seguir lista exemplos de expresses que voc pode utilizar em controles calculados em relatrios. Se voc utilizar esta expresso =Reports![Fatura]![NmeroDoPedido] O Microsoft Access exibir O valor do controle NmeroDoPedido no relatrio Fatura.

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=Reports![Resumo]![Sub-report [TotalDeVendas] =Parent![NmeroDoPedido]

Resumo]! O valor do controle TotalDeVendas no subrelatrio Resumo do relatrio Resumo. O valor do controle NmeroDoPedido no relatrio principal ou pai do sub-relatrio atual.

Observaes

Em um controle calculado, preceda a expresso com o operador =. Quando voc definir a propriedade Nome de um controle calculado, certifique-se de utilizar um nome exclusivo. No utilize o nome de um dos controles j utilizado na expresso.

Exemplos de manipulao e clculo de datas em formulrios, relatrios e pginas de acesso a dados

A tabela a seguir lista exemplos de expresses que voc pode utilizar em controles calculados em formulrios, relatrios e pginas de acesso a dados. Expresso =Data() Descrio Utiliza a funo Data para exibir a data atual na forma dd-mm-aa, onde dd o dia (de 1 a 31), mm o ms (de 1 a 12) e aa so os dois ltimos dgitos do ano (de 1980 a 2099). Utiliza a funo Formato para exibir o nmero da semana do ano que a data atual representa, onde ss vai de 1 a 53. Utiliza a funo PartData para exibir o ano em quatro dgitos do valor do campo DataDoPedido. Utiliza a funo SomData para exibir uma data que est 10 dias antes do valor do campo DataPrometida.

=Formato(Agora(); "ss")

=PartData("aaaa"; [DataDoPedido]) =SomData("a"; -10, [DataPrometida])

=DifData("d"; [DataDeEnvio])

[DataDoPedido]; Utiliza a funo DifData para exibir a variao em dias entre os valores dos campos DataDoPedido e DataDeEnvio.

Observaes 53

Na propriedade OrigemDoControle de um controle calculado, preceda a expresso com o operador =. Em uma pgina de acesso a dados, voc pode omitir o operador = e digitar um alias em vez dele; por exemplo, digite NmeroDaSemana: Formato(Agora(), "ww"). Quando voc definir a propriedade Nome de um controle calculado em um formulrio ou relatrio, ou definir a propriedade ID de um controle calculado em uma pgina de acesso a dados, certifique-se de utilizar um nome exclusivo. No utilize o nome ou cdigo de um dos controles j utilizados na expresso. Em uma expresso em um formulrio ou relatrio, voc pode utilizar o nome de um controle ou o nome de um campo em uma origem do registro base. Em uma expresso em uma pgina de acesso a dados, voc pode utilizar somente o nome de um campo que esteja na definio de dados da pgina.

Criar uma nova tabela a partir dos resultados de uma consulta com uma consulta criar tabela
1. Crie uma consulta, selecionando as tabelas ou consultas que contm os registros que voc deseja colocar na nova tabela. 2. No modo estrutura da consulta, clique na seta localizada prximo a Tipo de consulta na barra de ferramentas e, em seguida, clique em Criar tabela. A caixa de dilogo Criar tabela aparecer. 3. Na caixa Nome da tabela, insira o nome da tabela que voc deseja criar ou substituir. 4. Clique em Banco de dados atual para colocar a nova tabela no banco de dados aberto no momento. Ou clique em Outro banco de dados e digite o nome do banco de dados no qual voc deseja colocar a nova tabela. Digite o caminho se necessrio. 5. Clique em OK. 6. Arraste da lista de campos para a grade de estrutura da consulta os campos que voc deseja na nova tabela. 7. Na clula Critrio dos campos que voc arrastou para a grade, digite o critrio. 8. Para visualizar a nova tabela antes de cri-la, clique no boto Exibir na barra de ferramentas. Para retornar ao modo estrutura da consulta e fazer alteraes ou executar a consulta, clique em Exibir na barra de ferramentas. 9. Para criar a nova tabela, clique em Executar na barra de ferramentas.

Excluir registros de uma tabela

1. Crie uma nova consulta que contenha as tabelas das quais voc deseja excluir registros. 54

2. No modo estrutura da consulta, clique na seta localizada prximo a Tipo de consulta na barra de ferramentas e, em seguida, clique em Consulta excluso. 3. Para as tabelas das quais voc deseja excluir registros, arraste o asterisco (*) da lista de campos para a grade de estrutura da consulta. De aparece na clula Excluir sob esses campos, conforme mostrado na ilustrao a seguir. 4. Para especificar critrios para excluso de registros, arraste para a grade de estrutura os campos nos quais voc deseja definir critrios. Onde aparece na clula Excluir sob esses campos, como mostrado na ilustrao a seguir.

5. Na clula Critrio dos campos que voc arrastou para a grade, digite o critrio.

6. Para visualizar os registros que sero excludos, clique em Exibir na barra de ferramentas. Para retornar para o modo estrutura da consulta, clique novamente em Exibir na barra de ferramentas. Faa as alteraes desejadas no modo estrutura. 7. Clique em Executar na barra de ferramentas para excluir os registros.

Acrescentar registros de uma tabela a outra tabela utilizando uma consulta acrscimo
1. Crie uma consulta que contenha a tabela cujos registros voc deseja acrescentar a uma outra tabela.

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2. No modo estrutura, clique na seta localizada prximo a Tipo de consulta na barra de ferramentas e, em seguida, clique em Consulta acrscimo. A caixa de dilogo Acrescentar aparece. 3. Na caixa Nome da tabela, insira o nome da tabela qual voc deseja acrescentar registros. 4. Clique em Banco de dados atual se a tabela estiver no banco de dados aberto no momento. Ou clique em Outro banco de dados e digite o nome do banco de dados onde a tabela est armazenada. Digite o caminho, se necessrio. Voc tambm pode inserir um caminho para um banco de dados do Microsoft FoxPro, Paradox ou dBASE, ou uma seqncia de conexo com um banco de dados SQL. 5. Clique em OK. 6. Arraste da lista de campos para a grade de estrutura da consulta os campos que voc quiser acrescentar e aqueles que quiser utilizar para definir critrios. Alm disso, voc pode ou no desejar adicionar o campo de chave primria se ele tiver um tipo de dados AutoNumerao. Se todos os campos em ambas as tabelas tm os mesmos nomes, voc pode simplesmente arrastar o asterisco (*) para a grade de estrutura da consulta. Entretanto, se estiver trabalhando em uma rplica de banco de dados, ter que adicionar todos os campos. 7. Se os campos selecionados tiverem o mesmo nome em ambas as tabelas, o Microsoft Access preencher, automaticamente, o nome coincidente na linha Acrescentar a. Se os campos das duas tabelas no tiverem o mesmo nome, insira, na linha Acrescentar a, os nomes dos campos da tabela qual voc est acrescentando. 8. Na clula Critrio dos campos que voc arrastou para a grade, digite o critrio pelo qual os acrscimos sero feitos. Para obter informaes sobre a especificao de critrios, clique em. 9. Para visualizar os registros que a consulta acrescentar, clique em Exibir na barra de ferramentas. Para retornar para o modo estrutura da consulta, clique novamente em Exibir na barra de ferramentas. Faa as alteraes desejadas no modo estrutura. 10. Clique em Executar na barra de ferramentas para adicionar os registros.

Alterar registros como um grupo utilizando uma consulta atualizao

1. Crie uma consulta, selecionando as tabelas ou consultas que incluem os registros que voc deseja atualizar e os campos que deseja utilizar para definir critrio. 2. No modo estrutura da consulta, clique na seta localizada prxima a Tipo de consulta na barra de ferramentas e, em seguida, clique em Consulta atualizao.

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3. Arraste da lista de campos para a grade de estrutura da consulta os campos que voc deseja atualizar ou para os quais deseja especificar critrio. 4. Na clula Critrio, especifique o critrio se necessrio. Para obter informaes sobre a especificao de critrios, clique em. 5. Na clula Atualizar para dos campos que voc deseja atualizar, digite a expresso ou valor que voc deseja utilizar para alterar os campos, como mostrado na ilustrao a seguir. 6. Para ver uma lista dos registros que sero atualizados, clique em Exibir na barra de ferramentas. Essa lista no mostrar valores novos. Para retornar para o modo estrutura da consulta, clique novamente em Exibir na barra de ferramentas. Faa as alteraes desejadas no modo estrutura. 7. Clique em Executar na barra de ferramentas para atualizar os registros.

Criar uma consulta parmetro que solicite critrio cada vez que for executada
Uma consulta parmetro exibe uma ou mais caixas de dilogo predefinidas que pedem a voc o valor do parmetro (critrio). Voc tambm pode criar uma caixa de dilogo personalizada que pea os parmetros da consulta. 1. Criar uma consulta seleo ou de tabela de referncia cruzada. 2. No modo estrutura de consulta, arraste os campos da lista de campos para a grade de estrutura da consulta. 3. Na clula Critrio de cada campo que voc deseja utilizar como parmetro, digite um aviso entre colchetes. O Microsoft Access exibir esse aviso quando a consulta for executada. O texto do aviso precisa ser diferente do nome do campo, embora possa incluir o nome do campo.

Para um campo que exiba datas, voc pode exibir os avisos "Digite a data de incio:" e "Digite a data de trmino:" para especificar um intervalo de datas. Na clula Critrio do campo, digite Entre [Digite a data de incio:] E [Digite a data de trmino:]. 4. Para exibir os resultados, clique em Exibir na barra de ferramentas e digite o valor para o parmetro. Para retornar ao modo estrutura da consulta, clique novamente em Exibir na barra de ferramentas. Observaes

Voc precisa especificar um tipo de dados para parmetros em uma consulta de tabela de referncia cruzada ou em uma consulta parmetro na qual uma consulta de tabela de referncia cruzada ou grfica esteja baseada. Na consulta de tabela de referncia cruzada, voc precisa tambm definir a propriedade ColumnHeadings. Em outras consultas

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parmetro, especifique um tipo de dados para um campo com o tipo de dados Sim/No e campos que venham de uma tabela em um banco de dados SQL externo.

Para avisar ao usurio para procurar um ou mais caracteres e localizar registros que iniciam ou contm os caracteres especificados pelo usurio, crie uma consulta parmetro que utilize o operador LIKE e o smbolo curinga (*). Por exemplo, a instruo:
LIKE [Insira o primeiro caractere a ser pesquisado: ] & "*"

procurar palavras que comecem com uma letra especificada. A instruo:

LIKE "*" & [Insira qualquer caractere a ser pesquisado: ] & "*"

procurar palavras que contenham o caractere especificado.

Imprimir os critrios para um relatrio no cabealho do relatrio

1. Em um banco de dados do Microsoft Access (.mdb), crie os parmetros de critrio na consulta base do relatrio.. 2. Abra o relatrio no modo estrutura. 3. Crie uma caixa de texto no acoplada para cada parmetro que voc deseja exibir. Clique na ferramenta Caixa de texto na caixa de ferramentas e, em seguida, clique no cabealho do relatrio. 4. Para exibir a folha de propriedades, certifique-se de que a caixa de texto esteja selecionada e ento clique em Propriedades na barra de ferramentas. 5. Siga um destes procedimentos: o Em um banco de dados do Access, defina a propriedade Origem do Controle com o(s) parmetro(s) que voc especificou na clula Critrios da consulta. Por exemplo, se os parmetros da consulta forem: Entre [Digite uma data inicial] E [Digite uma data de trmino] e voc desejar exibi-los em duas caixas de texto, defina a propriedade Origem do Controle de uma caixa de texto como: [Digite uma data inicial] e a propriedade Origem do Controle da outra caixa de texto como: [Digite uma data de trmino] Se voc deseja exibir os dois parmetros em uma nica caixa de texto, pode utilizar uma expresso na caixa da propriedade OrigemDoControle, por exemplo: ="Entre " & [Digite uma data inicial] & " e " & [Digite uma data de trmino]

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Em um projeto do Access, defina a propriedade ParmetrosDeEntrada como uma seqncia que especifica os parmetros passados para o procedimento armazenado ao qual o relatrio est acoplado. Como no seguinte exemplo, a seqncia deve ser uma expresso que inclui os parmetros que voc especificou no procedimento armazenado e o texto que deve aparecer no aviso; coloque o texto do aviso entre colchetes ([ ]): @Beginning_date datetime = [Data inicial], @Ending_date datetime = [Data de trmino] Em seguida, defina a propriedade OrigemDoControle do controle como uma seqncia que especifica os parmetros no procedimento armazenado, qualquer texto a ser includo e o texto do aviso colocado entre colchetes, como mostra o seguinte exemplo: ="Vendas de "& [Data inicial] &" a "& [Data de trmino]

6. Para ver os critrios, imprimir ou visualizar o relatrio. O Microsoft Access exibe os valores dos parmetros exatamente como voc os digitou no aviso.

Criar uma consulta Auto Pesquisar que preencha dados automaticamente

Para que AutoPesquisar funcione em novos registros, certas condies devem ser preenchidas. 1. Crie uma consulta seleo, adicionando duas tabelas que tenham um relacionamento umpara-muitos.

2. Adicione os campos para a consulta grade de estrutura. Voc deve incluir o campo associado do lado " muitos" do relacionamento um-para-muitos.

Formulrios: o que so e como funcionam

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Criar um formulrio com um assistente

1. Na janela Banco de dados, clique em Formulrios sob Objetos. 2. Clique no boto Novo na barra de ferramentas da janela Banco de dados. 3. Na caixa de dilogo Novo formulrio, clique no assistente que voc deseja utilizar. Uma descrio do Assistente aparece no lado esquerdo da caixa de dilogo. 4. Clique no nome da tabela ou outra origem do registro que inclua os dados em que voc deseja basear o seu formulrio. Observao Voc no precisa efetuar essa etapa se clicar na opo Assistente de formulrio voc pode especificar a origem do registro do formulrio no assistente. 5. Clique em OK. 6. Se voc clicou em Assistente de formulrio, Assistente de grfico ou Assistente de tabela dinmica na etapa 3, siga as orientaes das caixas de dilogo do assistente. Se voc clicou em AutoFormulrio: Colunar, AutoFormulrio: Tabular ou AutoFormulrio: Folha de dados, o Microsoft Access criar automaticamente o seu formulrio. Se o formulrio resultante no tiver o formato desejado, voc poder alter-lo no modo estrutura.

Observao Se voc clicar em uma das opes de AutoFormulrio, o Microsoft Access utilizar a autoformatao que voc especificou por ltimo, seja no Assistente de formulrio seja por meio do comando AutoFormatao do menu Formatar no modo estrutura.

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Modos de um formulrio
Os formulrios tm trs modos: modo estrutura, modo formulrio e modo folha de dados. Para criar um formulrio, voc trabalha no modo estrutura. A visualizao de um formulrio no modo estrutura como se sentar uma prancheta de desenho repleta de ferramentas teis.

Criar um formulrio em branco e selecionar uma origem do registro

1. Na janela Banco de dados, clique em Formulrios sob Objetos. 2. Clique no boto Novo na barra de ferramentas da janela Banco de dados. 3. Na caixa de dilogo Novo formulrio, clique em Modo estrutura. 4. Clique no nome da tabela ou outra origem do registro que inclua os dados nos quais voc deseja basear o seu formulrio. Se o formulrio no for conter dados (por exemplo, se for para utilizar como um menu de controle para abrir outros formulrios ou relatrios ou se voc desejar criar uma caixa de dilogo personalizada), no selecione nada nessa lista. Observao Se voc deseja criar um formulrio que utilize dados de mais de uma tabela, baseie o seu formulrio em uma consulta. 5. Clique em OK. 61

O Microsoft Access exibe o formulrio no modo estrutura.

Colocar o texto de uma caixa de texto ou outro controle em negrito, itlico ou sublinhado
1. Abra um formulrio no Modo estrutura, um relatrio no Modo estrutura ou uma pgina de acesso a dados no Modo estrutura. 2. Clique no controle que contm o texto que voc deseja alterar. 3. Na barra de ferramentas de formatao de formulrios/relatrios ou barra de ferramentas de formatao de pgina de acesso a dados , clique em Negrito para aplicar negrito ao texto, Itlico para aplicar itlico ao texto ou Sublinhado para sublinhar o texto. Em controles de texto de letreiro de pginas de acesso a dados, voc pode selecionar texto e aplicar formatao negrito, itlico e sublinhado a caracteres individuais dentro do controle. Em todos os outros controles de formulrios, relatrios e pginas de acesso a dados, quando voc aplica formatao negrito, itlico ou sublinhado, a alterao aplica-se a todo o contedo do controle. No possvel alterar caracteres individuais em um controle. Dica Em formulrios e relatrios, caso voc queira redimensionar o controle para que se ajuste ao texto, aponte para Dimensionar no menu Formatar e, ento, clique em Para Caber.

Mover uma caixa de texto ou outro controle e seu rtulo

1. Abra um formulrio no Modo estrutura, um relatrio no Modo estrutura ou uma pgina de acesso a dados no Modo estrutura. 2. Clique no controle ou em seu rtulo. Quando voc clica em uma das duas partes de um controle composto em formulrios e relatrios, o Microsoft Access exibe as alas de movimentao de ambos os controles, bem como as alas de dimensionamento do controle em que voc clicou. Em pginas de acesso a dados, quando o controle selecionado, o rtulo no automaticamente selecionado. Se voc mover o controle, o rtulo o acompanhar. Mas se voc mover o rtulo, o controle no se mover. 3. Mova o ponteiro sobre a borda (e no sobre a ala de movimentao) do controle ou do seu rtulo. Em formulrios e relatrios, o ponteiro se transforma em uma mo aberta. Em

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pginas de acesso a dados, o ponteiro se transforma em uma seta de quatro pontas. Depois que o ponteiro se alterar, arraste os controles para uma nova posio.

Observaes

Ao mover um controle em um formulrio ou relatrio, voc pode conservar o seu alinhamento vertical ou horizontal com outros controles mantendo a tecla SHIFT pressionada enquanto seleciona e move o controle. Voc somente pode mover o controle horizontal ou verticalmente, dependendo da direo em que o moveu primeiro. Caso voc necessite fazer pequenos ajustes no posicionamento de um controle, talvez seja mais fcil pressionar CTRL juntamente com as teclas de direo apropriadas. Quando voc move um controle dessa maneira em formulrios, relatrios e pginas de acesso a dados, o Access no alinha o controle com a grade, mesmo que Encaixar na grade esteja ativado.

Dimensionar uma caixa de texto ou outro controle

1. Abra um formulrio no Modo estrutura, um relatrio no Modo estrutura ou uma pgina de acesso a dados no Modo estrutura. 2. Clique no controle ou controles a ser(em) redimensionado(s). 3. Arraste as alas de dimensionamento at o controle atingir o tamanho desejado.

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Em um formulrio ou relatrio, se voc selecionar mais de um controle, todos os controles tero o tamanho alterado quando voc arrastar a ala de dimensionamento de um desses controles. Observaes

Em pginas de acesso a dados, no possvel dimensionar verticalmente uma caixa de listagem ou caixa de listagem suspensa. O tamanho vertical da caixa de listagem e caixa de listagem suspensa baseia-se na definio de fonte dos dados contidos no controle. Para efetuar pequenos ajustes no tamanho de um controle em um formulrio ou relatrio, talvez seja mais fcil pressionar SHIFT juntamente com as teclas de direo adequadas.

Alinhar caixas de texto ou outros controles em relao uns aos outros em um formulrio ou relatrio
1. Abra um formulrio no Modo estrutura ou um relatrio no Modo estrutura. 2. Selecione os controles que deseja alinhar. Selecione somente os controles que estejam na mesma linha ou na mesma coluna. 3. No menu Formatar, aponte para Alinhar e, em seguida, clique em um dos comandos a seguir: o Esquerda. Alinha as extremidades esquerdas dos controles com a extremidade esquerda do controle mais esquerda. o Direita. Alinha as extremidades direitas dos controles com a extremidade direita do controle mais direita. o Superior. Alinha as extremidades superiores dos controles com a extremidade superior do controle mais alto. o Inferior. Alinha as extremidades inferiores dos controles com a extremidade inferior do controle mais baixo. Observao Se ocorrer sobreposio de controles aps o alinhamento, o Microsoft Access os posicionar com suas extremidades lado-a-lado. 64

Adicionar ou remover um cabealho e um rodap do formulrio ou um cabealho e um rodap da pgina

1. Abra o formulrio em Modo estrutura. 2. Clique em Cabealho/Rodap do formulrio ou em Cabealho/Rodap da pgina no menu Exibir. Observaes

Os cabealhos e os rodaps de formulrio aparecem na parte superior e inferior de um formulrio em Modo formulrio, e no incio e no fim de um formulrio impresso. Os cabealhos e rodaps de pgina aparecem na parte superior e inferior de cada pgina impressa eles no aparecem em Modo formulrio. Se voc remover um cabealho e um rodap, o Microsoft Access excluir os controles do cabealho e do rodap. S possvel adicionar um cabealho e um rodap juntos. Se voc no desejar cabealho e rodap, poder dimensionar o que voc no deseja para que ele no tenha altura ou definir sua propriedade Visvel como No. Voc tambm pode definir a propriedade Exibir quando de cabealho e rodap de um formulrio, para especificar quando voc deseja que o cabealho e o rodap sejam exibidos ? sempre, somente na impresso ou somente na tela.

Alterar o tamanho de um cabealho, rodap ou outra seo de um formulrio ou relatrio

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Voc pode aumentar ou diminuir a altura das sees de formulrios e relatrios individualmente. Entretanto, um formulrio ou um relatrio tem somente uma largura. Quando voc altera a largura de uma seo, altera a largura de todo o formulrio ou relatrio.

Alterar a altura ou largura

1. Abra o formulrio no modo estrutura ou o relatrio no modo estrutura. 2. Altere tanto a altura quanto a largura, colocando o ponteiro na extremidade inferior ou na extremidade direita da seo. 3. Arraste o ponteiro para cima ou para baixo para alterar a altura da seo. Arraste o ponteiro para a direita ou para a esquerda para alterar a largura da seo.

Posicione o ponteiro no canto inferior direito da seo e arraste-o diagonalmente em qualquer direo.

Criar um rtulo
Utilize este procedimento para criar um rtulo autnomo (um rtulo que no esteja anexado a um outro controle). Para criar um rtulo que esteja anexado a um controle, basta criar o controle. O Microsoft Access anexa automaticamente um rtulo ao controle quando voc o cria. 1. Abra um formulrio no Modo estrutura, um relatrio no Modo estrutura ou uma pgina de acesso a dados no Modo estrutura. 66

2. Clique na ferramenta Rtulo na caixa de ferramentas. 3. No formulrio, relatrio ou pgina de acesso a dados, clique no local onde voc deseja colocar o rtulo e, em seguida, digite o texto do rtulo. Observaes

Se voc deseja exibir o texto do rtulo em mais de uma linha de um formulrio ou relatrio, voc pode redimensionar o rtulo depois de digitar todo o texto, ou pode pressionar CTRL+ENTER no final da primeira linha de texto para inserir um retorno de carro. Se voc inserir um retorno de carro, o Microsoft Access ir quebrar automaticamente as linhas subseqentes conforme voc as digitar. Para inserir manualmente uma quebra de linha em uma linha subseqente, pressione CTRL+ENTER outra vez. A largura mxima do rtulo determinada pelo comprimento da primeira linha de texto. Se voc deseja utilizar um E comercial (&) em um rtulo de um formulrio ou relatrio, deve digit-lo duas vezes. Isto se deve ao fato de o Microsoft Access utilizar o E comercial em um rtulo ou boto para definir uma tecla de acesso.

Calcular um total para um registo em um formulrio

1. Abra o formulrio em modo Estrutura. 2. Clique na ferramenta Caixa de Texto na caixa de ferramentas. 3. Na seo Detalhe do formulrio, clique no lugar onde deseja posicionar a caixa de texto. 4. Proceda de uma das maneiras a seguir: o Posicione o ponto de insero na caixa de texto e digite uma expresso que calcule um total. o Certifique-se de que a caixa de texto esteja selecionada, clique em Propriedades na barra de ferramentas para abrir sua folha de propriedades e digite a expresso na caixa de propriedade Origem do Controle. Em um banco de dados do Microsoft Access (.mdb), para utilizar o Construtor de expresses para criar a expresso, clique no boto Construir prximo caixa de propriedade Origem do Controle.

Criar um boto de comando com um assistente

1. Abra um formulrio em Modo estrutura ou uma pgina de acesso a dados em Modo estrutura.

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2. Clique na ferramenta Assistentes de controle na caixa de ferramentas se ela j no estiver pressionada. 3. Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Boto de comando . 4. No formulrio ou pgina de acesso a dados, clique onde voc deseja colocar o boto de comando. 5. Siga as instrues nas caixas de dilogo do assistente. Na ltima caixa de dilogo, clique em Concluir para exibir o boto de comando no Modo estrutura. Observao Os assistentes no esto disponveis em uma pgina de acesso a dados isolada, ou quando voc vincula uma pgina de acesso a dados a um banco de dados que no seja o que est aberto. O Assistente de boto de comando tambm no estar disponvel se a pgina no estiver vinculada a uma tabela ou consulta. Voc ter de criar um boto de comando sem usar os assistentes.

Adicionar um controle guia a um formulrio para criar um formulrio de vrias pginas

1. Abra um formulrio no modo estrutura. 2. Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Controle guia onde voc deseja colocar o controle. e clique no formulrio

O Microsoft Access adiciona um controle guia com duas pginas. A primeira pgina fica por cima. 3. Para adicionar controles ao controle guia, clique na guia da pgina qual voc deseja adicionar controles. Ento, adicione controles utilizando um dos mtodos a seguir: o Clique em Lista de campos na barra de ferramentas para exibir a lista de campos, e arraste um ou mais campos para a pgina da guia. o Clique em uma ferramenta da caixa de ferramentas e clique na pgina da guia. Voc pode adicionar qualquer tipo de controle, exceto outro controle guia. o Copie controles de uma outra parte do formulrio ou de uma outra pgina. (Entretanto, voc no pode arrastar controles de uma outra parte do formulrio ou de uma outra pgina). 4. Utilize a lista a seguir para outras tarefas que voc talvez queira executar: o Para alterar a legenda exibida em uma guia, clique duas vezes na guia para abrir sua folha de propriedades e especifique uma nova legenda na propriedade Legenda. Se voc no especificar uma legenda na propriedade Legenda, o Microsoft Access utilizar a configurao da propriedade Nome. o Para adicionar, excluir ou alterar a ordem das guias, clique na borda do controle guia com o boto direito do mouse e clique em Inserir pgina, Excluir pgina ou Ordem da pgina. o Para alterar a ordem de tabulao dos controles em uma pgina, clique na pgina com o boto direito do mouse e clique em Ordem de tabulao. o Para alterar o nome da fonte, o tamanho da fonte, o estilo da fonte, etc. das legendas nas guias, clique duas vezes na borda do controle guia para abrir sua folha de 68

propriedades e ento defina as propriedades apropriadas. Voc no pode especificar configuraes diferentes para guias diferentes. 5. Ajuste o tamanho do controle guia como for apropriado. Clique em cada guia para certificar-se de que todos os controles se ajustam bem em cada guia. Observao O Microsoft Access no ir cortar os controles quando voc dimensionar o tamanho do controle guia. Talvez voc precise mover os controles para tornar menor o controle guia. 6. Alterne para o modo formulrio para testar o controle.

Adicionar um controle ActiveX (controle OLE personalizado) a um formulrio, relatrio ou pgina de acesso a dados
Esta ferramenta a caixa principal para exibir as opes de ferramentas como as vistas anteriormente. 1. Abra um formulrio no modo estrutura, um relatrio no modo estrutura, ou uma pgina de acesso a dados no modo estrutura. 2. Clique na ferramenta Mais controles controle que voc deseja. na caixa de ferramentas e, em seguida, clique no

Observao Se voc instalou controles ActiveX com outros aplicativos, como o Microsoft Excel, esses controles aparecero se voc clicar na ferramenta Mais controles na caixa de ferramentas ou se clicar no comando Controle ActiveX, no menu Inserir. Entretanto, possvel que alguns controles ActiveX no funcionem corretamente com o Microsoft Access. Para ver uma lista de controles testados e verificados com o Microsoft Access, consulte o arquivo Leiame ou entre em contato com o fornecedor do controle. 3. No formulrio, relatrio ou pgina de acesso a dados, clique no local onde voc deseja colocar o controle. 4. Clique no controle com o boto direito do mouse e clique em Propriedades a folha de propriedades do controle ActiveX. 5. Defina as propriedades, conforme necessrio. , para abrir

O que um grupo de opo?

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Voc pode utilizar um grupo de opo em um formulrio, um relatrio ou uma pgina de acesso a dados para exibir um conjunto limitado de alternativas. Um grupo de opo torna fcil selecionar um valor, j que basta clicar no valor que voc deseja. Apenas uma opo pode ser selecionada de cada vez em um grupo de opo. Em um formulrio ou relatrio, um grupo de opo consiste em um moldura de grupo e um conjunto de caixas de seleo, botes de opo e botes de alternncia. Em uma pgina de acesso a dados, um grupo de opo consiste em uma moldura de grupo e um conjunto de botes de opo.

Se um grupo de opo estiver acoplado a um campo, apenas a prpria moldura do grupo estar acoplada ao campo e no as caixas de seleo, botes de alternncia ou botes de opo que estejam dentro da moldura. Em vez de definir a propriedade OrigemDoControle para cada controle do grupo de opo, voc define a propriedade ValorDeOpo (formulrio ou relatrio) ou Valor (pgina de acesso a dados) de cada caixa de seleo, boto de alternncia ou boto de opo. Em um formulrio ou relatrio, defina a propriedade de controle como um nmero que seja significativo para o campo ao qual est acoplada a moldura do grupo. Em uma pgina de acesso a dados, defina a propriedade de controle como um nmero ou qualquer texto que seja significativo para o campo ao qual est acoplada a moldura do grupo. Quando voc seleciona uma opo em um grupo de opo, o Microsoft Access define o valor do campo ao qual o grupo de opo est acoplado como o valor da propriedade ValorDeOpo ou Valor da opo selecionada.

Observaes

A propriedade ValorDeOpo ou Valor definida como um nmero porque o valor de um grupo de opo pode ser somente um nmero e no um texto. O Access armazena esse nmero na tabela base. Neste exemplo, se voc deseja exibir o nome da transportadora em vez de um nmero na tabela Pedidos em um banco de dados do Access, voc pode criar uma tabela separada denominada Transportadoras que armazena os nomes das transportadoras e, em seguida, fazer com que o campo Via na tabela Pedidos seja um campo Pesquisa que pesquise os dados na tabela Transportadoras

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Criar um grupo de opo com um assistente em um formulrio ou relatrio

Para obter melhores resultados em um banco de dados do Microsoft Access, crie grupos de opo apenas para campos cujos tipos de dados sejam Nmero (e cuja propriedade TamanhoDoCampo esteja definida como Inteiro ou Inteiro Longo) ou Sim/No. Em um projeto do Microsoft Access, crie grupos de opo apenas para colunas cujos tipos de dados sejam Int, SmallInt, TinyInt e Bit. Para campos ou colunas com outros tipos de dados, utilize uma caixa de listagem, lista suspensa ou caixa de combinao. 1. Abra um formulrio no Modo estrutura ou um relatrio no Modo estrutura. 2. Clique na ferramenta Assistentes de Controle na caixa de ferramentas se ela j no estiver pressionada. 3. Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Grupo de Opo . 4. No formulrio ou relatrio, clique onde voc deseja colocar o canto superior esquerdo do grupo de opo. 5. Siga as instrues nas caixas de dilogo do assistente. Na ltima caixa de dilogo, clique em Concluir para exibir o grupo de opo no Modo estrutura.

Criar um grupo de opo sem um assistente

1. Abra um formulrio no Modo estrutura, um relatrio no Modo estrutura ou uma pgina de acesso a dados no Modo estrutura. 2. Clique na ferramenta Assistentes de Controle na caixa de ferramentas se ela estiver pressionada. Isto desativa o assistente. 3. Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Grupo de Opo . 4. Proceda de uma das maneiras a seguir: o Se voc deseja criar um grupo de opo no acoplado, clique onde voc deseja colocar a moldura do grupo.
o

Se voc deseja criar um grupo de opo acoplado, clique em Lista de campos na barra de ferramentas para exibir a lista de campos e, em seguida, arraste o campo ou coluna apropriada da lista de campos para o formulrio, relatrio ou pgina de acesso a dados. Campos e colunas so colocados no grupo de opes como caixas de texto. Em um formulrio ou relatrio, se o boto ou comando de lista de campos no estiver disponvel, voc ter que acoplar o formulrio ou relatrio a uma origem do registro. Em uma pgina de acesso a dados, se a lista de campos estiver vazia, voc ter que conectar a pgina a um banco de dados.

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Observao Voc deve arrastar o campo ou coluna da lista de campos. Se voc clicar no campo da lista de campos e ento clicar no formulrio, relatrio ou pgina de acesso a dados, o controle no ser acoplado. 5. Na caixa de ferramentas do formulrio ou relatrio, clique na ferramenta Caixa de seleo , Boto de opo ou Boto alternar . Na caixa de ferramentas da pgina de acesso a dados, clique no Boto de opo . Em seguida, clique dentro da moldura do grupo, no local onde voc deseja que aparea o canto superior esquerdo da caixa de seleo, do boto de opo ou do boto de alternncia. Quando o usurio repousa o ponteiro sobre a moldura em um formulrio ou relatrio, o Microsoft Access reala o grupo de opo para indicar que controles colocados dentro dele tornam-se parte do grupo de opo. Quando o Access cria o primeiro controle dentro de um grupo de opo em um formulrio ou relatrio, define a propriedade ValorDeOpo do controle como 1. Em uma pgina de acesso a dados, voc precisa definir a propriedade Valor de cada boto de opo como um nmero ou qualquer texto que seja significativo para o campo ao qual a moldura do grupo est acoplada. 6. Repita o passo 5 para cada controle que voc adicionar ao grupo de opo. Em um formulrio ou relatrio, o Access define a propriedade ValorDeOpo da segunda opo como 2, da terceira como 3 e assim por diante.

Exibir um formulrio de inicializao ou pgina de acesso a dados quando um banco de dados ou projeto do Access for aberto
1. No menu Ferramentas, clique em Inicializar. 2. Na caixa Exibir formulrio/pgina, clique em um formulrio ou pgina de acesso a dados do banco de dados do Microsoft Access ou projeto do Microsoft Access atual. 3. Se voc no deseja que os usurios consultem ou utilizem a janela Banco de dados, que aparece atrs do formulrio, desmarque a caixa de seleo Exibir janela banco de dados. 4. Mesmo que voc desmarque a caixa de seleo Exibir janela banco de dados, essa janela ainda poder ser acessada

Criar um formulrio pop-up que no janela restrita

1. Crie o formulrio. O formulrio pode incluir qualquer combinao de controles. 2. No modo estrutura de formulrio, clique duas vezes no seletor de formulrio para abrir a folha de propriedades para o formulrio. 3. Na caixa da propriedade PopUp, clique em Sim. 72

4. Na caixa da propriedade EstiloDaBorda, clique em Fino se no desejar que o formulrio seja dimensionvel; do contrrio, pule para a prxima etapa. Se voc selecionar a definio Fino, poder mover o formulrio pop-up, mas no dimension-lo.

Especificar se um formulrio abrir somente para entrada de dados

1. Abra o formulrio no modo estrutura. 2. Clique duas vezes no seletor de formulrio para abrir a folha de propriedades do formulrio. 3. Na caixa da propriedade EntradaDeDados, clique em Sim se voc quiser que o formulrio abra para entrada de dados (registro vazio); clique em No se voc quiser que o formulrio seja aberto com todos os registros em exibio.

Relatrios: o que so e como funcionam

Um relatrio um modo eficiente de apresentar dados em um formato impresso. Como voc controla o tamanho e a aparncia de tudo em um relatrio, pode exibir as informaes como desejar.

A maioria das informaes contidas em um relatrio procede de uma tabela base, consulta ou instruo SQL, que a origem dos dados do relatrio. Outras informaes no relatrio so armazenadas na estrutura do relatrio.

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Criar um relatrio com um assistente

1. Na janela Banco de dados, clique em Relatrios sob Objetos. 2. Clique no boto Novo na barra de ferramentas da janela Banco de dados. 3. Na caixa de dilogo Novo relatrio, clique no assistente que voc deseja utilizar. Uma descrio do assistente aparece no lado esquerdo da caixa de dilogo. 4. Clique na tabela ou consulta que contm os dados nos quais voc deseja basear seu relatrio. Observao O Microsoft Access utiliza esta tabela ou consulta como origem do registro padro para o relatrio. Entretanto, voc pode alterar a origem do registro no assistente e selecionar campos de outras tabelas e consultas. 5. Clique em OK. 6. Se voc clicou em Assistente de relatrio, Assistente de grfico ou Assistente de etiqueta na etapa 3, siga as instrues das caixas de dilogo do assistente. Quando voc 74

clica em AutoRelatrio: Tabular ou AutoRelatrio: Colunar, o Microsoft Access cria automaticamente o seu relatrio. Se o relatrio resultante no tiver a aparncia desejada, voc poder alter-lo no modo estrutura.

Macros: O que so e como funcionam

O que uma macro?
Uma macro um conjunto de uma ou mais aes onde cada uma efetua uma determinada operao, como abrir um formulrio ou imprimir um relatrio. As macros podem ajud-lo a automatizar tarefas comuns. Por exemplo, voc pode executar uma macro que imprima um relatrio quando um usurio clicar em um boto de comando.

Uma macro pode ser uma macro composta de uma seqncia de aes ou pode ser um grupo de macros. Voc tambm pode utilizar uma expresso condicional para determinar se, em alguns casos, uma ao ser realizada quando uma macro for executada.

Uma seqncia de aes

A macro a seguir composta de uma srie de aes. O Microsoft Access realiza essas aes cada vez que a macro for executada. Para executar essa macro, refira-se ao nome de macro Revisar Produtos.

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Um grupo de macros
Se voc tem inmeras macros, agrupar macros relacionadas em grupos de macros poder ajud-lo a gerenciar o seu banco de dados com maior facilidade. Para exibir os nomes de macros de um grupo de macros, clique em Nomes de macro no menu Exibir na janela Macro. Por exemplo, o grupo de macros a seguir, nomeado Botes, constitudo por trs macros relacionadas: Funcionrios, Produtos e Representantes. Cada macro realiza a ao AbrirFormulrio e a macro Produtos tambm realiza a ao MoverDimensionar.

O nome na coluna Nome da macro identifica cada macro. Quando voc executa uma macro em um grupo de macros, o Access realiza a ao da coluna de ao e todas aes imediatamente a seguir, cuja coluna Nome da macro esteja em branco. Para executar uma macro de um grupo de macros, utilize o nome do grupo de macros seguido por um ponto e depois pelo nome da macro. No exemplo anterior, para se referir macro Funcionrios no grupo de macros Botes, voc digitaria Botes.Funcionrios.

Aes condicionais
Para exibir a coluna Condio, clique em Condies no menu Exibir da janela Macro. A macro a seguir executa as aes CaixaDeMensagem e PararMacro somente quando a expresso na coluna Condio for verdadeira (quando houver um valor Nulo no campo CdigoDoFornecedor).

Criar uma macro

1. Na janela Banco de dados, clique em Macros sob Objetos. 2. Clique no boto Novo na barra de ferramentas da janela Banco de dados. 3. Na coluna Ao, clique na primeira clula e, em seguida, clique sobre a seta para exibir a lista de aes. 4. Clique sobre a ao que voc deseja utilizar. 5. Digite um comentrio para a ao. Os comentrios so opcionais, mas tornam a sua macro mais fcil de entender e manter.

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6. Na parte inferior da janela, especifique os argumentos da ao, caso seja requisitado. Para dicas sobre a definio de argumentos de ao, clique em . 7. Para adicionar mais aes macro, v para outra linha de ao e repita as etapas 3 a 6. O Microsoft Access executa as aes na ordem em que voc as lista.

Executar uma macro ou um procedimento de evento para um evento em um formulrio, relatrio ou controle
O Microsoft Access responde a muitos tipos de eventos em formulrios, relatrios e controles, incluindo cliques de mouse, alteraes em dados e formulrios ou relatrios ao serem abertos ou fechados. 1. Abra o formulrio ou relatrio no Modo estrutura. 2. Crie uma macro ou um procedimento de evento. Voc pode, por exemplo, criar uma macro ou um procedimento de evento que exiba uma mensagem quando clicar em um boto de comando. 3. Defina a propriedade de evento apropriada do formulrio, relatrio ou controle com o nome da macro ou como [Procedimento de Evento] se estiver utilizando um procedimento de evento. Por exemplo, para utilizar uma macro para exibir uma mensagem quando voc clicar em um boto de comando, defina a propriedade Ao Clicar do boto de comando com o nome de uma macro que exiba a mensagem. Para utilizar um procedimento de evento, crie um procedimento de evento Click para o boto de comando e, em seguida, defina a propriedade Ao Clicar deste como [Procedimento de Evento].

Criar um procedimento de evento

O Microsoft Access torna fcil executar um cdigo em resposta a uma ao executada pelo usurio. Quando voc define uma propriedade de evento para um formulrio, relatrio ou controle como [Procedimento de Evento], o Microsoft Access cria automaticamente o modelo do procedimento de evento. Voc s precisa adicionar o cdigo que deseja executar em resposta a um determinando evento no formulrio, relatrio ou controle. Por exemplo, voc pode fazer o cdigo ser executado quando um usurio clica em um boto de comando ou altera dados. 1. Abra um formulrio ou relatrio no modo Estrutura do relatrio ou formulrio. 2. Exiba a folha de propriedades para o formulrio ou relatrio, ou para uma seo ou controle no formulrio ou relatrio. 3. Clique na guia Evento.

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4. Clique na propriedade de evento para o evento que voc deseja que acione o procedimento. Por exemplo, para exibir o procedimento de evento para o evento Change, clique na propriedade Ao Alterar. 5. Clique em Construir ao lado da caixa de propriedade para exibir a caixa de dilogo Escolher Construtor. 6. Escolha criar macro para abrir a janela de macro ou Clique duas vezes em Construtor de cdigo para exibir as instrues Sub e End Sub do procedimento de evento no mdulo de formulrio ou no mdulo de relatrio. Essas instrues definem ou declaram o procedimento de evento. O Microsoft Access declara automaticamente os procedimentos de evento para cada objeto e evento em um formulrio ou mdulo de relatrio, utilizando a palavra-chave Private para indicar que o procedimento s pode ser acessado por outros procedimentos neste mdulo. 7. Adicione o cdigo ao procedimento de evento que voc deseja que seja executado quando o evento ocorrer. Por exemplo, para emitir um som atravs do alto-falante do computador quando forem alterados os dados na caixa de texto NomeDaEmpresa, adicione uma instruo Beep ao procedimento de evento NomeDaEmpresa_Change, como se segue:

Private Sub NomeEmpresa_Change() AlarmeSonoro End Sub O procedimento de evento executado a cada vez que o evento Change ocorrer para o objeto.

Criar um boto de comando

Voc mesmo pode criar um boto de comando ou pode fazer com que o Microsoft Access crie seu boto de comando utilizando um assistente. Um assistente agiliza o processo de criao de um boto de comando porque faz todo o trabalho bsico para voc. Quando voc utiliza um assistente, o Access solicita informaes e cria o boto de comando baseado em suas respostas. Voc pode criar mais de 30 tipos diferentes de botes de comando utilizando o Assistente de boto de comando. Por exemplo, voc pode criar um boto de comando que localize um registro, imprima um registro ou aplique um filtro de formulrio. Utilizar o Assistente de boto de comando quando voc deseja aprender a escrever procedimentos de evento tambm uma boa idia. Quando o Access cria um boto de comando em um formulrio ou relatrio com um assistente, ele cria um procedimento de evento e o anexa ao boto. Voc pode abrir o procedimento de evento para ver como ele funciona e modific-lo para que se ajuste s suas necessidades. Quando voc cria um boto de comando em uma pgina de 78

acesso a dados com um assistente, o Access no cria procedimentos de evento. Aprenda sobre como criar procedimentos de evento para um boto de comando em uma pgina de acesso a dados. Observao Os assistentes no esto disponveis em pginas de acesso a dados autnomas, ou quando voc vincula a pgina de acesso a dados a um banco de dados diferente do que est aberto. O Assistente de boto de comando tambm no est disponvel se uma pgina de acesso a dados no est acoplada a uma tabela ou consulta. Voc ter que criar um boto de comando sem a ajuda dos assistentes.

O que um boto de comando?

Voc utiliza um boto de comando em um formulrio ou uma pgina de acesso a dados para iniciar uma ao ou um conjunto de aes. Por exemplo, voc pode criar um boto de comando que abra um outro formulrio. Para que um boto de comando faa alguma coisa em um formulrio, voc escreve uma macro ou procedimento de evento e o anexa propriedade AoClicar do boto. Em uma pgina de acesso a dados, voc pode anexar cdigo escrito em JScript ou Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript) a um boto de comando utilizando o Editor de scripts da Microsoft. Como criar um procedimento de evento para um boto de comando em uma pgina de acesso a dados. Observao Voc pode criar mais de 30 tipos diferentes de botes de comando com o Assistente de boto de comando. Quando voc utiliza o Assistente de boto de comando, o Microsoft Access cria o boto e o procedimento de evento para voc. Os assistentes no esto disponveis em uma pgina de acesso a dados autnoma ou quando voc aponta uma pgina de acesso a dados para um banco de dados diferente do que est aberto no momento. O Assistente de boto de comando tambm no est disponvel se a pgina no estiver acoplada a uma tabela ou consulta. possvel exibir texto em um boto de comando em um formulrio definindo a propriedade Legenda e exibir uma figura em um boto de comando definindo a propriedade Figura. Em uma pgina de acesso a dados, voc pode exibir texto em um boto de comando utilizando a propriedade Valor.

Criar um boto de comando usando o assistente.

1. Abra o formulrio no modo estrutura ou crie um novo formulrio no modo estrutura. 2 . Clique no boto de assistente na barra de ferramentas de controles ActiveX, certificando-se de que este esteja pressionado ou seja em baixo relevo. 3 . Clique no boto de comando solte o mouse e clique no formulrio e automaticamente o assistente abrir uma caixa de dilogo onde poder se escolher a categoria e sua respectiva ao.

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4. Aps escolher a categoria e a ao clique no boto avanar.

5 . Escolha a opo texto ou figura e ao lado direito notar a exibio da forma do seu boto de comando.

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6. No caso de escolher a opo texto digite na caixa ao lado e notar que a exibio se transforma conforme a sua digitao. 7. Para figura acontecer a mesma coisa quando escolher a opo de tipos de figura. 8. Clique em avanar

9. A ltima fase a considerada mais importante pois onde nomeamos o boto, obedecendo os padres de nomenclatura. 10. Click no boto concluir. OBS. NO ESQUEA DO NOME DO SEU BOTO DE COMANDO.

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Utilize um formulrio para inserir critrios de relatrio

Criar um formulrio no acoplado que pea critrios de relatrio
1. Crie um formulrio no acoplado. 2. No modo Estrutura, defina as propriedades de formulrio a seguir. Propriedade Definio Legenda Modo Padro Modos Permitidos Barras de Rolagem Seletores de Registro Botes de Navegao Nome que voc deseja que aparea na barra de ttulo do formulrio Formulrio Simples Formulrio Nenhuma No No

Estilo da Borda Dilogo 3. Adicione uma caixa de texto no acoplada para cada critrio a ser inserido. 4. Defina as propriedades para as caixas de texto como indicado a seguir. Propriedade Definio Nome Formato Nome que descreve o tipo de critrio, por exemplo, DataDeIncio.

Formato que reflete o tipo de dados dos critrios. Por exemplo, para critrios de data, selecione um formato como Data Normal. 5. Salve o formulrio e atribua a ele um nome, como Dilogo de vendas. Voc adicionar os botes de comando OK e Cancelar ao formulrio depois de criar macros para eles.

Criar as macros para o formulrio em um grupo de macros

1. Na Janela Banco de dados, clique em Macros e, em seguida, clique no boto Nova na barra de ferramentas da Janela Banco de dados. Para este procedimento, voc criar quatro macros em um grupo de macros.

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2. Crie uma macro que abra o formulrio no acoplado. Comece clicando em Nomes de macro para exibir a coluna Nome da macro. Digite um nome de macro, como Dilogo de abertura, na coluna Nome da macro e clique na ao AbrirFormulrio. Em seguida, defina os argumentos da ao, conforme descrito a seguir. Argumento Definio Nome do Formulrio Nome do formulrio no acoplado; por exemplo, Dilogo de Vendas Formulrio Editar

Modo Modo de Dados

Modo de Janela

Dilogo

3. Adicione uma segunda ao, CancelarEvento, que cancela a visualizao ou a impresso do relatrio ao clicar no boto Cancelar do formulrio. Em seguida, clique em Condies para exibir a coluna Condio, e digite a expresso a seguir na coluna Condio:

4. Est Carregado uma funo definida no mdulo Funes Utilitrias do banco de dados de exemplo Northwind. utilizada para verificar se um formulrio est aberto no modo Formulrio ou Folha de Dados. Voc deve definir a funo Est Carregado em seu banco de dados, para utiliz-la. ( possvel copiar e colar essa funo em um mdulo utilitrio em seu banco de dados).

5. Crie uma macro que feche o formulrio. D macro um nome, como Dilogo de Fechamento. Clique na ao Fechar. Em seguida, defina seus argumentos de ao da maneira a seguir. Argumento Definio Tipo de Objeto Nome do Objeto Formulrio Nome do formulrio no acoplado

Salvar No 6. Crie uma macro para o boto OK. Essa macro oculta o formulrio. D um nome macro, como OK, e clique na ao DefinirValor. Em seguida, defina seus argumentos de ao da maneira a seguir. Argumento Definio Item Expresso [Visvel] No

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7. Crie uma macro para o boto Cancelar. Essa macro fecha o formulrio. D um nome macro, como Cancelar, e clique na ao Fechar. Em seguida, defina seus argumentos de ao da maneira a seguir. Argumento Definio Tipo de Objeto Nome do Objeto Formulrio Nome do formulrio no acoplado

Salvar No 8. Salve e feche o grupo de macros. Atribua ao grupo de macros um nome por exemplo, o mesmo nome atribudo ao formulrio no acoplado.

Adicionar botes de comando OK e Cancelar ao formulrio

1. Abra novamente o formulrio no acoplado no modo Estrutura. 2. Crie um boto de comando OK e defina suas propriedades da maneira a seguir. (Certifique-se de que Assistentes de Controle na caixa de ferramentas no esteja pressionado). Propriedade Definio Nome Legenda Padro OK OK Sim

Ao Clicar Nome da macro; por exemplo, Dilogo de Vendas.OK 3. Crie um boto de comando Cancelar e defina suas propriedades da maneira a seguir. Propriedade Definio Nome Legenda Ao Clicar 4. Salve e feche o formulrio. Cancelar Cancelar Nome da macro; Vendas.Cancelar por exemplo, Dilogo de

Inserir os critrios na consulta base ou no procedimento armazenado do relatrio

1. Abra a consulta base ou o procedimento armazenado do relatrio, no Modo estrutura. 2. Insira os critrios para os dados. Na expresso, use o objeto Formulrios, o nome do formulrio e os nomes dos controles nos critrios. o Por exemplo, em um banco de dados do Microsoft Access (.mdb), para um formulrio chamado Dilogo de vendas, voc usaria a seguinte expresso para fazer referncia aos controles Data inicial e Data final na consulta: Entre [Formulrios]![Dilogo de vendas]![Data inicial] E [Formulrios]! [Dilogo de vendas]![Data final]

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Em um projeto do Microsoft Access , primeiro nomeie explicitamente os parmetros no procedimento armazenado; por exemplo: @Data_inicial datetime, @Data_final datetime e, em seguida, use esses parmetros na clusula WHERE. Por exemplo: WHERE Vendas.ShippedDate Entre @Data_inicial E @Data_final Em um projeto do Access, defina a referncia aos controles do formulrio na propriedade ParmetrosDeEntrada no relatrio, conforme mostrado no prximo procedimento.

Definir a propriedade Parmetros De Entrada no relatrio principal (somente projeto do Access)

1. Abra o relatrio no Modo estrutura. 2. Defina a propriedade ParmetrosDeEntrada do relatrio com uma seqncia que especifique os parmetros passados para o procedimento armazenado ao qual o relatrio est acoplado. Como no exemplo a seguir, a seqncia deve ser uma expresso que inclua os parmetros especificados no procedimento armazenado e a referncia aos controles na caixa de dilogo: @Data_inicial datetime = [Formulrios]![Dilogo de vendas]![Data @Data_final datetime = [Formulrios]![Dilogo de vendas]![Data final] inicial],

Anexar as macros ao relatrio principal

1. Abra o relatrio no Modo estrutura. 2. Defina as propriedades de relatrio a seguir. Propriedade Ao Abrir Ao Fechar Definio Nome da macro que abre o formulrio no acoplado; por exemplo, Dilogo de Vendas.Dilogo de Abertura Nome da macro que fecha o formulrio no acoplado; por exemplo, Dilogo de Vendas.Dilogo de Fechamento

Mdulos: o que so e como funcionam

O que um mdulo?
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Um mdulo uma coleo de declaraes e procedimentos do Visual Basic for Applications armazenados conjuntamente, formando uma unidade.

Existem dois tipos bsicos de mdulos: mdulos classe e mdulos padro. Cada procedimento em um mdulo pode ser um procedimento Function ou um procedimento Sub.

Mdulos classe
Mdulos de formulrio e de relatrio so mdulos classe que esto associados a um determinado formulrio ou relatrio. Os mdulos de formulrio e relatrio freqentemente contm procedimentos de evento que so executados em resposta a um evento no formulrio ou relatrio. Voc pode utilizar procedimentos de evento para controlar o comportamento dos seus formulrios e relatrios, e sua resposta s aes do usurio, como clicar o mouse sobre um boto de comando. Quando voc cria o primeiro procedimento de evento para um formulrio ou relatrio, o Microsoft Access cria automaticamente um mdulo de formulrio ou relatrio associado. Para ver o mdulo de um formulrio ou relatrio, clique em Cdigo na barra de ferramentas do formulrio ou relatrio no modo estrutura.

Os procedimentos nos seus mdulos de formulrio e relatrio podem chamar procedimentos que voc tenha adicionado aos mdulos padro.

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No Access 95, os mdulos classe existem em associao somente com um formulrio ou relatrio. No Access 97 ou posterior, mdulos classe tambm podem existir independentemente de um formulrio ou relatrio e esse tipo de mdulo classe est listado em Mdulos na opo Objetos na janela Banco de dados. Voc pode utilizar um mdulo classe em Mdulos para criar uma definio para um objeto personalizado.

Mdulos padro
Os mdulos padro contm procedimentos de uso geral que no esto associados a nenhum outro objeto e procedimentos utilizados com freqncia, que podem ser executados a partir de qualquer lugar do seu banco de dados.

Criar seu primeiro procedimento personalizado no Visual Basic

Na verdade para criar um mdulo e necessrio um conhecimento na linguagem Visual Basic, oportunidade vista em curso prprio. Mas podemos ver alguns exemplos transformando uma macro em cdigo Visual Basic.

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1 . Clique com o boto direito do mouse sobre uma macro j criada e escolha a opo salvar como.

2. Escolha um nome para o seu novo cdigo e a opo como mdulo. 3 . Clique em OK 4. Escolha o Objeto Mdulos e clique duas vezes no mdulo exibido.

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5. Ser exibido uma janela do editor de Visual Basic com a descrio do seu novo cdigo.

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Quando utilizar a pasta Favoritos e a pasta Meus Documentos

Utilize a pasta Favoritos na janela Banco de Dados para armazenar atalhos para bancos de dados que voc utiliza com freqncia, inclusive os de localizao remota. O arquivo ou pasta original no movido. Voc pode utilizar um atalho para ter rpido acesso ao arquivo sem ter que lembrar-se onde o arquivo est localizado

Criar automaticamente um atalho para um banco de dados ou projeto do Access na pasta Favoritos
A pasta Favoritos armazena atalhos para bancos de dados do Microsoft Access, projetos do Microsoft Access, pastas e outros arquivos que voc usa com freqncia, inclusive os de localizao remota, para que no seja necessrio procurar pelos arquivos cada vez que forem utilizados. O arquivo ou pasta original no movido. 1. Clique em Abrir na barra de ferramentas. 2. Para criar um atalho para uma pasta, subpasta, banco de dados ou projeto do Access, que seja exibido na lista da caixa Examinar, selecione o arquivo ou pasta, clique em Ferramentas e, em seguida, em Adicionar a Favoritos. Dica Para abrir rapidamente a pasta Favoritos depois de ter iniciado o Microsoft Access, na caixa de dilogo Abrir, clique em Favoritos atalho e, em seguida, em Abrir. . Para abrir um arquivo ou pasta favorita, clique no

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Por que definir relacionamentos?

Depois de ter estabelecido diferentes tabelas para cada assunto em seu banco de dados do Microsoft Access, voc precisa encontrar uma maneira de informar ao Microsoft Access como reunir novamente essas informaes. A primeira etapa nesse processo definir os relacionamentos entre as suas tabelas. Depois de ter feito isso, voc pode criar consultas, formulrios e relatrios para exibir informaes provenientes de vrias tabelas de uma vez. Por exemplo, este formulrio inclui informaes de vrias tabelas: a) Dados dos alunos b) Cursos feitos pelos alunos c) Valores e mensalidades pagas pelos alunos

Em comum encontramos nestas tabelas a informaes sobre os alunos.

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Como os relacionamentos funcionam?

No exemplo anterior, os campos das tabelas precisam estar coordenados de forma que mostrem informaes sobre o mesmo aluno. Tal coordenao realizada por meio de relacionamentos entre as tabelas. Um relacionamento funciona pela coincidncia de dados em campos chave geralmente um campo com o mesmo nome em ambas as tabelas. Na maioria dos casos, esses campos coincidentes so a chave primria de uma tabela, que fornece um identificador exclusivo para cada registro, e uma chave externa da outra tabela. Pode-se, por exemplo, associar funcionrios aos pedidos pelos quais so responsveis criando-se um relacionamento entre a tabela Funcionrios e a tabela Pedidos, utilizando-se os campos CdigoDoFuncionrio.

Um relacionamento muitos-para-muitos
Em um relacionamento muitos-para-muitos, um registro na Tabela A pode ter muitos registros coincidentes na Tabela B, e um registro na Tabela B pode ter muitos registros coincidentes na Tabela A. Esse tipo de relacionamento s possvel definindo-se uma terceira tabela (denominada 92

tabela de associao) cuja chave primria consista em dois campos as chaves externas provenientes tanto da Tabela A como da B. Na verdade, um relacionamento muitos-para-muitos so dois relacionamentos um-para-muitos com uma terceira tabela. Por exemplo, a tabela Pedidos e a tabela Produtos tm um relacionamento muitos-para-muitos que definido criando-se dois relacionamentos um-para-muitos para a tabela Detalhes do Pedido.

Um relacionamento um-para-um
Em um relacionamento um-para-um, cada registro na Tabela A pode ter somente um registro coincidente na Tabela B, e cada registro na Tabela B pode ter somente um registro coincidente na Tabela A. Esse tipo de relacionamento no comum, pois a maioria das informaes assim relacionadas estaria em uma s tabela. A utilizao de um relacionamento um-para-um recomendada quando voc deseja dividir uma tabela com muitos campos, isolar parte de uma tabela por segurana ou armazenar informaes que se apliquem somente a um subconjunto da tabela principal. Pode ser que voc queira, por exemplo, criar uma tabela para registrar os funcionrios que participam de um jogo de futebol para levantamento de fundos.

Definir relacionamentos entre tabelas

1. Feche qualquer tabela que esteja aberta. Voc no pode criar ou modificar relacionamentos entre tabelas abertas. 2. Se voc ainda no o fez, alterne para a janela Banco de dados. Voc pode pressionar F11 para alternar para a janela Banco de dados a partir de qualquer outra janela. 3. Clique em Relacionamentos , na barra de ferramentas. 4. Se o seu banco de dados no tiver nenhum relacionamento definido, a caixa de dilogo Mostrar tabela ser automaticamente exibida. Se voc precisar adicionar as tabelas que deseja relacionar e se a caixa de dilogo Mostrar tabela no estiver exibida, clique em Mostrar tabela , na barra de ferramentas. Se as tabelas que voc deseja relacionar j estiverem exibidas, v para a etapa 6. 5. Clique duas vezes nos nomes das tabelas que voc deseja relacionar e feche a caixa de dilogo Mostrar tabela. 6. Arraste o campo que voc deseja relacionar de uma tabela para o campo relacionado na outra tabela. Para arrastar vrios campos, pressione a tecla CTRL e clique em cada campo antes de arrast-los. Na maioria dos casos, voc arrasta o campo de chave primria (o qual exibido em texto com negrito) de uma tabela para um campo semelhante (normalmente com o mesmo nome) denominado chave externa na outra tabela. Os campos relacionados no precisam ter os mesmos nomes, mas precisam ter o mesmo tipo de dados (com duas excees) e conter a 93

mesma espcie de informaes. Alm disso, quando os campos coincidentes so campos Nmero, eles precisam ter a mesma configurao na propriedade Tamanho do campo. As duas excees para coincidncia de tipos de dados so que voc pode coincidir um campo AutoNumerao com um campo Nmero cuja propriedade Tamanho do campo esteja definida como Inteiro longo e voc pode coincidir um campo AutoNumerao com um campo Nmero se ambos os campos tiverem sua propriedade Tamanho do campo definidas como Cdigo de replicao. 7. A caixa de dilogo Editar relacionamentos exibida. Verifique os nomes dos campos exibidos nas duas colunas para certificar-se de que eles estejam corretos. Voc pode alterlos, se necessrio.

Defina as opes de relacionamento, se necessrio. Para obter informaes sobre um item especfico na caixa de dilogo Relacionamentos Clique no boto Criar para criar o relacionamento. 8. Repita as etapas de 5 a 8 para cada par de tabelas que voc queira relacionar. Quando voc fechar a janela Relacionamentos, o Microsoft Access perguntar se voc deseja salvar o layout. Salvando o layout ou no, os relacionamentos que voc criou sero salvos no banco de dados. Observaes

Se voc precisar visualizar todos os relacionamentos definidos no banco de dados, clique em Mostrar todos relacionamentos , na barra de ferramentas. Para visualizar somente os relacionamentos definidos para uma determinada tabela, clique na tabela e, em seguida, em Mostrar relacionamentos diretos , na barra de ferramentas.

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Se voc precisar fazer uma alterao na estrutura de uma tabela, poder clicar com o boto direito do mouse na tabela que voc deseja alterar e, em seguida, clicar em Estrutura da tabela. Voc pode criar relacionamentos utilizando consultas bem como tabelas. Entretanto, a integridade referencial no imposta com consultas. Para criar um relacionamento entre uma tabela e ela prpria, adicione essa tabela duas vezes. Isso til em situaes onde voc precisa efetuar uma pesquisa dentro da mesma tabela. Por exemplo, na tabela Funcionrios no banco de dados de exemplo Northwind, um relacionamento foi definido entre os campos CdigoDoFuncionrio e Supervisor, para que o campo Supervisor possa exibir dados de funcionrio a partir de um CdigoDoFuncionrio coincidente.

No fim a janela exibida mostra o relacionamento editado.

Retoques Finais
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Consideraes ao definir opes na caixa de dilogo Inicializar

As opes de Inicializao aplicam-se somente ao banco de dados do Microsoft Access ou projeto do Microsoft Access atual. Ao especificar uma configurao na caixa de dilogo Inicializar, voc define automaticamente a propriedade do banco de dados ou projeto do Access associada a essa configurao. As propriedades de Inicializao no ignoram as configuraes de propriedades para uma barra de ferramentas, uma barra de menus, um menu de atalho, um formulrio ou um relatrio especfico. Por exemplo, as opes Barra de menus e Barra de menus de atalhos na caixa de dilogo Inicializar no substituem as configuraes de propriedades para formulrios ou relatrios especficos que tm uma barra de menus ou um menu de atalho personalizado. Assim, quando voc abre um formulrio ou relatrio, o Microsoft Access exibe a barra de menus personalizada anexada ao formulrio ou relatrio, em vez da barra de menus global especificada na caixa de dilogo Inicializar. Voc pode utilizar a caixa de dilogo Inicializar em vez de uma macro AutoExec ou em acrscimo a ela. Uma macro AutoExec executada depois de as opes de Inicializao terem efeito; por essa razo, convm evitar quaisquer aes em uma macro AutoExec que alterem o efeito das configuraes da opo de inicializao. Por exemplo, se voc especificar um formulrio na caixa Exibir formulrio/pgina na caixa de dilogo Inicializar e utilizar, tambm, a ao AbrirFormulrio em uma macro AutoExec, o Microsoft Access exibir primeiramente o formulrio especificado na caixa de dilogo Inicializar e, a seguir, exibir imediatamente o formulrio especificado na ao AbrirFormulrio. Em um banco de dados do Access, se a segurana em nvel de usurio tiver sido definida para o seu banco de dados, voc pode impedir que os usurios alterem as configuraes da caixa de dilogo Inicializar, certificando-se de que no tenham recebido a permisso de Administrador para o banco de dados. Para obter mais informaes, clique em . Para ignorar as configuraes da opo de inicializao, pressione a tecla Bypass (SHIFT) ao abrir o banco de dados.

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Criar uma barra de menus personalizada para o projeto ou banco de dados do Access atual
1. No menu Exibir, aponte para Barras de ferramentas e clique em Personalizar. 2. Na guia Barras de ferramentas, clique em Novo. 3. Na caixa Nome da barra de ferramentas, digite o nome que voc desejar e clique em OK. 4. Na guia Barras de ferramentas, clique em Propriedades. 5. Na lista Tipo, clique em Barra de menu. 6. Defina quaisquer outras propriedades que desejar e clique em Fechar. A nova barra de menus est agora colocada direita da caixa de dilogo Personalizar. 7. Para concluir a barra de menus, siga este procedimento:

Depois de montada a barra de ferramentas clique com o boto direito do mouse sobre o item do menu e preencha a caixa de dilogo a seguir:

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Sobre arquivos MDE

Se o seu banco de dados contm cdigo do Microsoft Visual Basic, salvar seu banco de dados do Microsoft Access como um MDE compila todos os mdulos, remove todo o cdigo fonte editvel e compacta o banco de dados de destino. Seu cdigo do Visual Basic continuar a ser executado, mas no pode ser visualizado ou editado, e o tamanho de seu banco de dados do Access se reduzir devido remoo do cdigo. Alm disso, o uso da memria otimizado, o que melhorar o desempenho. Salvar o seu banco de dados do Access como um arquivo MDE evita as seguintes aes:

Visualizar, modificar ou criar formulrios, relatrios ou mdulos no modo estrutura. Adicionar, excluir ou alterar referncia a bibliotecas de objeto ou bancos de dados. Alterar cdigo usando as propriedades ou os mtodos do Microsoft Access ou dos modelos do VBA Object um arquivo MDE no contm cdigo fonte. Importar ou exportar formulrios, relatrios ou mdulos. Entretanto, tabelas, consultas, pginas de acesso a dados e macros podem ser importadas e exportadas para bancos de dados no-MDE. Quaisquer tabelas, consultas, pginas de acesso a dados ou macros em um arquivo MDE podem ser importadas para outro banco de dados do Access, mas nenhum formulrio, relatrio ou mdulo pode ser importado para outro banco de dados do Access.

Cuidado Certifique-se de salvar uma cpia de seu banco de dados original do Access. Se voc precisa modificar a estrutura de formulrios, relatrios ou mdulos em um banco de dados do Access salvo como um arquivo MDE, deve abrir o banco de dados original do Access, modific-lo e, em seguida, salv-lo novamente como um arquivo MDE. Salvar um banco de dados do Access que contm tabelas como um arquivo MDE cria complicaes reconciliando verses diferentes dos dados se voc precisa modificar a estrutura dos formulrios, relatrios ou mdulos posteriormente. Por esse motivo, salvar um banco de dados do Access como um arquivo MDE mais apropriado para o banco de dados front-end de um aplicativo front-end/back-end. 98

Cuidado Voc no poder abrir, converter ou executar cdigo em um arquivo MDE do Microsoft Access 2000 em verses futuras do Microsoft Access. A nica maneira de converter um arquivo MDE do Microsoft Access 2000 em uma verso futura ser abrir o banco de dados original do Access a partir do qual o arquivo MDE foi criado, convert-lo e, em seguida, salvar o banco de dados do Access convertido como um arquivo MDE. Importante Algumas restries podem evitar que voc salve seu banco de dados do Access como um arquivo MDE:

Se seu banco de dados do Access estiver protegido com segurana em nvel de usurio, voc deve atender determinados critrios. Aprenda sobre como usar outras formas de segurana com um banco de dados do Access salvo como um arquivo MDE. Voc deve ter acesso por senha ao cdigo do Visual Basic. Aprenda sobre como proteger o cdigo do Visual Basic. Se seu banco de dados for replicado, voc deve primeiro remover tabelas e propriedades do sistema de replicao. Se seu banco de dados do Access fizer referncias a outro banco de dados do Access ou suplemento, voc deve salvar todos os bancos de dados do Access ou suplementos na cadeia de referncias como arquivos MDE.

Criar um arquivo MDE

1. Fechar o banco de dados do Microsoft Access. Se voc estiver trabalhando em um ambiente multiusurio, certifique-se de que todos os outros usurios tenham fechado o banco de dados do Access. 2. No menu Ferramentas, clique em Utilitrios de banco de dados e, em seguida, clique em Criar Arquivo MDE. 3. Na caixa de dilogo Salvar banco de dados como MDE , especifique o banco de dados do Access que voc deseja salvar como um arquivo MDE, e clique em Criar MDE. 4. Na caixa de dilogo Salvar MDE Como, especifique um nome, unidade e pasta para o banco de dados do Access. Cuidado Certifique-se de salvar uma cpia de seu banco de dados do Access original. Voc no pode modificar a estrutura de formulrios, relatrios ou mdulos em um banco de dados do Access salvo como um arquivo MDE. Se voc precisar alterar a estrutura desses objetos, voc ter que faz-lo no banco de dados do Access original e ento salva-lo novamente como um arquivo MDE. Voc tambm no poder executar ou converter um banco de dados do Access salvo como um arquivo MDE, em verses futuras do Microsoft Access. Voc s poder abrir ou converter o banco de dados do Access original.

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Proteger um banco de dados adicionando uma senha de banco de dados

1. Feche o banco de dados. Se o banco de dados estiver compartilhado em uma rede, certifique-se de que todos os outros usurios fecharam o banco de dados. 2. 3. 4. 5. Faa uma cpia do banco de dados e armazene-a em um local seguro. No menu Arquivo, clique em Abrir. Clique na seta direita do boto Abrir e, em seguida, clique em Abrir exclusivo. No menu Ferramentas, aponte para Segurana e, em seguida, clique em Definir senha do banco de dados. 6. Na caixa Senha, digite sua senha. As senhas devem coincidir maisculas/minsculas. 7. Na caixa Confirmar, confirme sua senha digitando-a novamente, e ento clique em OK. Agora a senha est definida. Na prxima vez em que voc ou qualquer outro usurio abrir o banco de dados, uma caixa de dilogo ser exibida pedindo uma senha.

Cuidado

Se voc perder sua senha ou esquece-la, ela no poder ser recuperada e voc no poder abrir o seu banco de dados.

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No utilize uma senha de banco de dados se voc for replicar um banco de dados. Os bancos de dados replicados no podem ser sincronizados, caso tenham sido definidas senhas de banco de dados.

Observaes

Uma senha de banco de dados armazenada com o banco de dados, e no com o arquivo de informao do grupo de trabalho. Voc no pode definir uma senha de banco de dados se houver sido definida segurana em nvel de usurio para o seu banco de dados e voc no tiver a permisso Administrador para ele. Ademais, uma senha de banco de dados definida em adio segurana em nvel de usurio. Toda restrio baseada em permisses de segurana em nvel de usurio continua em vigor, se tiver sido estabelecida. Se uma tabela de um banco de dados protegido por senha for vinculada, a senha ser armazenada (salva) no banco de dados ao qual a tabela foi vinculada quando do estabelecimento do vnculo. Isso pode ter conseqncias imprevisveis.

Como funcionam as permisses e quem pode atribu-las

H dois tipos de permisses: explcitas e implcitas. Permisses explcitas so aquelas concedidas diretamente a uma conta de usurio; nenhum outro usurio afetado. Permisses implcitas so aquelas concedidas a uma conta de grupo. Adicionar um usurio ao grupo concede a esse usurio as permisses do grupo; sua remoo retira as permisses de grupo desse usurio. Quando um usurio tenta efetuar uma operao em um objeto de banco de dados protegido, o conjunto de permisses desse usurio baseado na interseo das suas permisses explcitas e implcitas. O nvel de segurana de um usurio sempre a menos restritiva das permisses explcitas desse usurio e das permisses de todo e qualquer grupo ao qual o usurio pertena. Por essa razo, a maneira mais fcil de administrar um grupo de trabalho criar novos grupos e atribuir permisses a eles, e no a usurios individualmente. Voc pode, ento, alterar permisses individuais de usurios adicionando-os ou removendo-os dos grupos. Alm disso, se for preciso conceder novas permisses, voc pode conced-las para todos os membros de um grupo em uma nica operao. Permisses para um objeto de banco de dados podem ser alteradas por:

Membros do grupo Administradores do arquivo de informao do grupo de trabalho em utilizao quando o banco de dados foi criado. O proprietrio do objeto. Qualquer usurio que possuir permisso de Administrador para o objeto.

Ainda que os usurios no possam atualmente efetuar uma ao, talvez possam conceder a si prprios permisses para efetuar a ao. Isso poder ser feito se o usurio for um membro do grupo Administradores ou se for proprietrio de um objeto.

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O usurio que cria uma tabela, uma consulta, um formulrio, um relatrio ou uma macro o proprietrio desse objeto. O mesmo grupo de usurios que pode alterar permisses, tambm pode alterar a posse desses objetos utilizando o comando Permisses para usurio e grupo, no submenu Segurana (menu Ferramentas), ou pode recriar esses objetos. Para recri-los, voc no precisa comear do zero. Voc pode fazer uma cpia do objeto ou import-lo ou export-lo para outro banco de dados. Se desejar proteger todo um banco de dados, essa a maneira mais fcil de transferir a posse de todos esses objetos, incluindo o banco de dados. A melhor maneira de proteger um banco de dados inteiro utilizando o Assistente de segurana em nvel de usurio, que cria um novo banco de dados e importa todos os objetos para ele. Observao Copiar, importar ou exportar no altera a posse de consultas que tenham sua propriedade Permisses execuo definida como Do proprietrio. Voc poder alterar a posse de uma consulta somente se sua propriedade Permisses execuo estiver definida como Do usurio.

Atribuir ou remover permisses para um banco de dados e para tabelas, consultas, formulrios, relatrios e macros existentes
1. Abra o banco de dados que contm as tabelas, consultas, formulrios e macros que voc deseja proteger. O arquivo de informao do grupo de trabalho em utilizao quando voc efetua logon deve conter as contas de usurios ou grupos aos quais voc deseja atribuir permisses neste momento; entretanto, voc pode atribuir permisses a grupos e adicionar usurios a esses grupos posteriormente. 2. No menu Ferramentas, clique em Segurana e, em seguida, em Permisses para usurio e grupo.

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3. Na guia Permisses, clique em Usurios ou Grupos e, em seguida, na caixa Nome do usurio/grupo, clique no usurio ou no grupo que tenha as permisses que voc deseja atribuir.

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4. Clique no tipo de objeto na caixa Tipo de objeto e, em seguida, clique no nome do objeto, na caixa Nome do objeto para atribuir permisses a ele. Dica Voc pode selecionar vrios objetos na caixa Nome do objeto, arrastando atravs dos objetos que deseja selecionar ou mantendo pressionada a tecla CTRL enquanto clica nos objetos que deseja. 5. Em Permisses, selecione as permisses que deseja atribuir ou limpe as que deseja remover do grupo ou do usurio e, seguida, clique em Aplicar. Repita as etapas 4 e 5 para atribuir ou remover permisses para objetos adicionais do usurio ou grupo atual.

6. Repita as etapas 3 at 5 para qualquer usurio ou grupo adicional e, ento, clique em OK quando terminar. Observaes

Algumas permisses implicam, automaticamente, na seleo de outras. Por exemplo, a permisso Modificar Dados para uma tabela implica, automaticamente, nas permisses Ler Dados e Ler Estrutura porque voc precisa dessas permisses para modificar os dados em uma tabela. Modificar Estrutura e Ler Dados implicam em Ler Estrutura. Para macros, Ler Estrutura implica em Abrir/Executar. Quando voc edita um objeto e o salva, ele retm as permisses que lhe foram atribudas. Entretanto, se um objeto for salvo com um novo nome utilizando o comando Salvar como no menu Arquivo ou recortando e colando, importando ou exportando o objeto, as permisses associadas sero perdidas e voc ter que atribu-las novamente. Isso acontece 104

porque voc est criando um novo objeto ao qual esto atribudas as permisses padro para este tipo de objeto. Objetos ocultos no so exibidos na caixa Nome do objeto a menos que voc selecione Objetos ocultos na guia Exibir da caixa de dilogo Opes (menu Ferramentas).

Criar uma segurana

conta

de

administrador

de

Para completar esse procedimento, voc deve estar conectado como um membro do grupo Administradores. 1. Inicie o Microsoft Access utilizando um grupo de trabalho protegido. Importante Para assegurar proteo completa ao seu banco de dados, no utilize o grupo de trabalho padro definido pelo arquivo de informao do grupo de trabalho que foi criado quando voc instalou o Microsoft Access. Voc deve certificar-se de que o arquivo de informao do grupo de trabalho que define o grupo de trabalho que voc est utilizando tenha sido criado utilizando-se um cdigo do grupo de trabalho exclusivo; caso contrrio, deve criar um novo arquivo. Para obter informaes sobre como se associar a um grupo de trabalho existente, clique em . Para obter informaes sobre como criar um novo arquivo de informao do grupo de trabalho, clique em 2. Abra um banco de dados. 3. No menu Ferramentas, aponte para Segurana e, ento, clique em Contas de usurio e grupo. 4. Na guia Usurios, clique em Novo. 5. Na caixa de dilogo Novo usurio/grupo, digite o nome da conta de administrador e uma identificao pessoal e, em seguida, clique em OK para criar a nova conta. Os nomes de usurio podem variar de 1 a 20 caracteres e podem incluir caracteres alfabticos, caracteres acentuados, nmeros, espaos e smbolos, com as seguintes excees:
o o o

Os caracteres " \ [ ] : | < > + = ; , ? * Espaos iniciais Caracteres de controle (ASCII 10 at ASCII 31)

Cuidado Certifique-se de anotar as entradas de nome da conta e identificao exatas, no esquecendo de registrar se as letras esto em maisculas ou minsculas, e manter as anotaes em um local seguro. Se voc tiver que recriar a conta, dever fornecer as mesmas 105

entradas de nome e de identificao. Caso esquea ou perca essas entradas, no poder recuper-las. 6. Na caixa Grupos disponveis, clique em Administradores e, em seguida, clique em Adicionar. O Microsoft Access adiciona a nova conta de administrador ao grupo Administradores e exibe Administradores na caixa Membro de. Observao A identificao inserida no passo 5 no uma senha. O Microsoft Access utiliza a identificao e o nome do usurio como sementes para um algoritmo de criptografia gerar um identificador seguro para a conta de usurio

Criar uma conta de usurio de segurana

Para completar esse procedimento, voc deve estar conectado como um membro do grupo Administradores. 1. Inicie o Microsoft Access utilizando o grupo de trabalho no qual voc deseja utilizar a conta. Importante A conta para usurios que voc criar deve ser armazenada no arquivo de informao do grupo de trabalho que esses usurios utilizaro. Se estiver utilizando um outro grupo de trabalho para criar o banco de dados, altere seu grupo de trabalho antes de criar as contas. Para obter informaes sobre como se associar-se a um grupo de trabalho existente, clique em . Para obter informaes sobre como criar um novo arquivo de informao do .

grupo de trabalho, clique em 2. Abra um banco de dados.

3. No menu Ferramentas, aponte para Segurana e, ento, clique em Contas de usurio e grupo. 4. Na guia Usurios, clique em Novo. 5. Na caixa de dilogo Novo usurio/grupo, digite o nome da nova conta e uma identificao pessoal e, em seguida, clique em OK para criar a nova conta, que ser automaticamente adicionada ao grupo Usurios.

Criar uma conta de grupo de segurana

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Como parte do processo de proteo de um banco de dados, voc pode criar contas de grupo em seu grupo de trabalho do Microsoft Access que utilizar para atribuir um conjunto de permisses comum a vrios usurios. Para completar esse procedimento, voc deve estar conectado como um membro do grupo Administradores. 1. Inicie o Microsoft Access utilizando o grupo de trabalho no qual voc deseja utilizar a conta. Importante As contas que voc criar para usurios devem estar armazenadas no arquivo de informao do grupo de trabalho que esses usurios utilizaro. Se voc estiver utilizando um outro grupo de trabalho para criar o banco de dados, altere seu grupo de trabalho antes de criar as contas. Voc pode alterar grupos de trabalho utilizando o Administrador do grupo de trabalho. 2. Abra um banco de dados. 3. No menu Ferramentas, aponte para Segurana e, ento, clique em Contas de usurio e grupo. 4. Na guia Grupos, clique em Novo. 5. Na caixa de dilogo Novo usurio/grupo, digite o nome da nova conta e um identificao pessoal.

Adicionar usurios a grupos de segurana

Para completar esse procedimento, voc deve estar conectado como um membro do grupo Administradores. 1. Inicie o Microsoft Access utilizando o grupo de trabalho que contm as contas de grupo e de usurio. Voc pode descobrir que grupo de trabalho o atual ou alterar grupos de trabalho utilizando o Administrador de grupo de trabalho. 2. Abra um banco de dados. 3. No menu Ferramentas, aponte para Segurana e, ento, clique em Contas de usurio e grupo. 4. Na guia Usurios, insira na caixa Nome o usurio que voc desejar adicionar a um grupo. 5. Na caixa Grupos disponveis, clique no grupo ao qual voc deseja adicionar o usurio e, em seguida, clique em Adicionar. O grupo selecionado ser exibido na lista Membro de.

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6. Repita a etapa 5 se voc desejar adicionar esse usurio a algum outro grupo. Repita as etapas 4 e 5 para adicionar outros usurios aos grupos. Clique em OK quando tiver terminado

Criar ou alterar uma senha de conta de segurana

Uma senha de conta de segurana criada para garantir que nenhum outro usurio possa efetuar logon utilizando esse nome de usurio. Por padro, o Microsoft Access atribui uma senha vazia conta de usurio Administrador padro e a qualquer nova conta de usurio criada em seu grupo de trabalho. 1. Inicie o Microsoft Access utilizando o grupo de trabalho onde a conta de usurio est armazenada e efetue logon utilizando o nome da conta que voc deseja criar ou cuja senha deseja alterar. Voc pode descobrir que grupo de trabalho o atual ou alterar grupos de trabalho utilizando o Administrador de Grupo de Trabalho. 2. Abra um banco de dados. 3. No menu Ferramentas, aponte para Segurana e, ento, clique em Contas de usurio e grupo. 4. Na guia Alterar senha de logon, deixe a caixa Senha atual vazia se uma senha no tiver sido definida anteriormente para essa conta. Caso contrrio, digite a senha atual na caixa Senha atual. 5. Digite a nova senha na caixa Nova senha. Uma senha pode ter de 1 a 20 caracteres e pode incluir qualquer caractere, exceto o caractere ASCII 0 (nulo). As senhas distinguem maisculas de minsculas. 6. Digite novamente a senha na caixa Confirmar e clique em OK. Cuidado Voc no poder recuperar sua senha se esquec-la; portanto, certifique-se de armazenla em um local seguro. Se voc esquecer sua senha, um usurio conectado com uma conta de administrador (um membro do grupo Administradores do grupo de trabalho no qual a conta e a senha foram criadas) dever limpar a senha antes que voc possa efetuar logon.

AS INFORMAES AQUI CONTIDAS SO UM COMPLEMENTO PARA SEU CURSO UM GUIA DE ESTUDOS PARA TIRAR SUAS DVIDAS LEMBRE-SE QUE A MELHOR FORMA DE APRENDIZADO A NECESSIDADE E UTILIZAO CONSTANTE DO APLICATIVO. APOSTILA ELABORADA POR EMANUEL MELO. click@brasilia.net 108