INSTITUTO TECNOLGICO DE CHIHUAHUA II

CATEDRTICO: Lic. Hctor Flores ALUMNOS: Blanca J. Zamarrn Herrera Vanessa Espinoza Maciel Karina J. Quintana Mata Samuel Nevrez Ramrez Ricardo Castro Hernndez

Chihuahua, Chih., domingo, 26 de mayo de 2013

Empresa Papelera

La Moderna

Jos ngel Daz

Responsable

CONTENIDO
DATOS GENERALES DE LA EMPRESA: ............................................................................................ 3 Descripcin de la empresa: ........................................................................................................ 3 Misin: ................................................................................................................................................ 4 Visin: ................................................................................................................................................. 4 Objetivo general: ............................................................................................................................ 4 Objetivos especficos: ................................................................................................................... 4 Organigrama: ................................................................................................................................... 5 ANLISIS PRELIMINAR: ......................................................................................................................... 5 Problemtica:................................................................................................................................... 5 Funcionamiento y Procedimiento del Sistema (Actual): ................................................ 6 PLANTEAMIENTO:.................................................................................................................................... 6 Solucin: ............................................................................................................................................ 6 Requerimientos de solucin: ..................................................................................................... 6 Grupo de trabajo aporta: ............................................................................................................. 7 Alcances y Limitaciones: ............................................................................................................. 7 Alcances: ............................................................................................................................................ 7 Limitaciones:.................................................................................................................................... 7 SOLUCIN PTIMA: ................................................................................................................................. 8 El anlisis de requerimientos del proyecto: ........................................................................ 8 Estudio de costo beneficio (anlisis) .................................................................................. 9 reas de oportunidad encontradas......................................................................................... 9 Costos detectados .......................................................................................................................... 9 Ventas ................................................................................................................................................. 9 Ventas Propuestas con el sistema............................................................................................ 9 Inventarios........................................................................................................................................ 9 Costo propuesto de inventario ................................................................................................. 9 Costo del software: ..................................................................................................................... 10 Justificacin: .................................................................................................................................. 11 Planteamiento del proyecto: ................................................................................................... 12 CONCLUSIN: ........................................................................................................................................... 15

DATOS GENERALES DE LA EMPRESA:

En este documento se le da a conocer el problema que se presenta en una papelera, y consecuencias de no llevar un control especifico en su negocio, ya que es muy importante llevar a cabo el control de inventario para que no conlleve a una prdida por el descuido de la mercanca en el almacn. El proyecto desarrollado contar con: Gestin de las compras Gestin de las ventas La mejora de un sistema de inventarios Gestin de informes

Descripcin de la empresa:
La papelera La moderna que est ubicada en la calle Boulevard Fuentes Mares y calle Liberacin, es una empresa pequea, su funcin primordial es la compra/venta de producto, donde el administrador lleva manualmente el registro de sus ventas as como la compra de nuevo producto. Deja de lado el control de su inventario y eso puede ocasionar prdidas de producto en su negocio y el desequilibrio econmico.

Misin:
Es una empresa de servicio, preocupada por la constante innovacin y modernizacin de su amplia gama de productos y materiales en general, en lo que se refiere a artculos escolares, librera y materiales de oficina, ofreciendo una eficiente atencin a nuestros clientes con responsabilidad, seguridad y eficiencia; garantizndoles su satisfaccin y a su vez obtener un crecimiento, prestigio y reconocimiento en el mercado papelero a nivel regional, orientada a complacer cada da ms necesidades de nuestros clientes y pblico en general.

Visin:
Aspira ser reconocida como empresa lder con la finalidad de desarrollarse a nivel nacional como el nico Supermercado Papelero, creando nuevas sucursales en las distintas entidades, distinguindose ante el mercado como el nico y ms grande en el ramo de papelera.

Objetivo general:
Llevar un control de inventario para medir el porcentaje de compras, ventas, ganancias y prdidas en la papelera.

Objetivos especficos:
Llevar un control de entradas y salidas de productos. El control de ventas y el estadstico por da, mes y anual. Mejorar continuamente los productos y servicios, cubriendo las exigencias del mercado. Reducir costos, uso ptimo de los recursos tanto humanos, como, materiales.

Organigrama:
La empresa ofrece diferentes servicios, los cuales son ventas al mayoreo, a oficina y menudeo (ventas al mostrador), siendo el primero el que representa la mayor parte de las ventas, por lo que se considera el ms redituable para el negocio. Para los servicios de venta al mayoreo y de oficina se frecen dos tipos de precio dependiendo de la forma de pago, ya sea de contado o a crdito.

ANLISIS PRELIMINAR: Problemtica:

Un problema sera que el sistema de inventario se hace manual y no se lleva adecuadamente, el cual se necesita un sistema que pueda llevar un control para la entrada del producto y salida que entra en la empresa. Otro de los factores que se encuentra como un problema es el sistema de ventas ya que no se tiene la precaucin de tomar en cuenta el producto que toman y no lo descuentan en el sistema de inventario y este mismo lleva una baja en el sistema monetario.

Funcionamiento y Procedimiento del Sistema (Actual):

PLANTEAMIENTO: Solucin:
Un software que cuente con las siguientes especificaciones: 1. Fcil uso 2. Entrada y salida de los productos 3. Sistema de inventario 4. Costo razonable 5. Sistema de ganancia

Requerimientos de solucin:
Base de datos Control de inventario Control de clientes Generar reportes de diferente tipos Personalizacin del sistema

Grupo de trabajo aporta:

1. Personal capacitado para la elaboracin del proyecto 2. Logstica 3. Material 4. La evaluacin 5. La capacitacin para el uso del software

Alcances y Limitaciones:
Alcances: Con el proyecto dentro de esta empresa se lograra crear un sistema de inventario para la papelera para que se tenga un control de la mercanca de las entradas y salidas, se lograra saber con claridad que mercanca es la que hace falta y en qu cantidad. Se obtendr una mejora en la calidad del servicio que ofrece dicha empresa y una optimizacin en el inventario. Limitaciones: Las limitaciones para este proyecto son que como no se contaba en la empresa con ningn sistema o forma de saber cmo estaba el inventario ya que se haca al tanteo la persona encargada vea que haca falta y calculaba que tanto haba que pedir de ese producto por lo tanto hace falta que dicha empresa adquiera algn equipo donde se pueda correr el software.

DIAGRAMA GANTT

SOLUCIN PTIMA: El anlisis de requerimientos del proyecto:

Revisin de documentacin: Slo se cuenta con notas hechas a mano, as como tambin, una bitcora en la cual se escribe lo que se va vendiendo en el transcurso del da, para as, con esa evidencia, poder realizar el corte semanal o mensual. En tal papelera, es la manera de llevar a cabo el inventario, de hecho a muchas personas a veces no se les entrega ninguna evidencia de su compra, esto es, bsicamente en los productos muy pequeos y cuando son unitarios. Funciones: Este software es solicitado para simplificar inventarios. Lo nico que necesitamos, es recopilar toda la informacin referente al manejo de sus ventas, para poder crear el software adecuado y dar mayor rendimiento a la empresa y a los mismos clientes o usuarios. La dimensin de este software ser acorde a lo que la empresa requiera, puede llegar a ser un tanto complejo, o bien, muy simple. Lo importante es que cubra las necesidades de tal organizacin. Tal vez sea un tanto costoso, pero los beneficios que traer, son muchos. Tomando en cuenta su facilidad y rapidez para realizar los inventarios.

Procesos: Con la revisin de la documentacin, pudimos identificar que realmente se cubre lo que se quiere hacer: llevar el control de inventarios, pero su desventaja es que lo hacen de una manera muy ineficiente, tediosa y tardada. Por lo cual, vamos a crear un software que les facilite y les eficiente la manera de hacer sus inventarios, as como tambin, darle un rendimiento y avance tecnolgico a la empresa, ya que se encuentra muy obsoleta en el sentido de que no se han actualizado y no han buscado mejoras para hacer ms rpidos sus inventarios y disminuir las prdidas.

Estudio de costo beneficio (anlisis)

reas de oportunidad encontradas.
Ventas Control de inventario

Costos detectados
Desarrollo Mantenimiento y actualizaciones

Ventas Tiempo en atender un cliente: 7 min promedio Nmero de clientes atendidos a diario: 30 Tiempo atendiendo clientes: 210 Ventas Propuestas con el sistema Tiempo en atender un cliente: 3 min promedio Nmero de clientes atendidos a diario: 60 Tiempo atendiendo clientes: 180 Lo que nos da una mayor cantidad de clientes atendidos y un menor tiempo atendiendo clientes debido a que los clientes llegan de forma exponencial aleatoria ese tiempo se puede aprovechar por si llegan ms clientes, este anlisis se realiz con el programa Promodel a partir de un anlisis estadstico. Esto representa mnimamente duplicar las ventas. Inventarios Actualmente no se cuenta de una forma de inventario. Costo propuesto de inventario Solo tomara el tiempo que los empleados tomaran en realizarlo y el costo va incluido con el desarrollo del software.

ventas sin sistema tiempo en atender un cliente numero de clientes atendidos tiempo total atendiendo clientes
250 200 150 sin sistema 100 50 0 1 2 3 con sistema

con sistema 3 60 180

7 30 210

Con esto se logra duplicar las ventas con un tiempo de ocupado en la hora de atender clientes reducido a la mitad lo que duplicara las ventas y se lograra tener un inventario para llevar un control del producto y no haiga desaparicin de dicho material.

Costo del software:

60000 50000

COSTO ($)

40000 30000 20000 10000 0 Software Hardware Mantenimiento (C/Ao) Total

EQUIPO

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El equipo incluye: Software: Programa para llevar un control de las ventas que se hacen por da, as como el inventario. Hardware: 2 PCS, 1 Impresora y la instalacin. Mantenimiento: Se dar cada ao (Revisin y Actualizaciones)

Justificacin:
En un establecimiento comercial se manejan muchos productos y detalles relacionados con ellos. La papelera La Moderna no es la excepcin. Toda la informacin que se tiene acerca de los productos disponibles para el cliente, los precios de compra, la cantidad, los precios de venta y las ventas totales por periodos de tiempo, se encuentran registrados en forma manual. Como todo negocio siempre tiende a tener alguna clase de inventario, realizar estos trabajos es bastante complejo es necesario contar con un sistema de informacin o software que ordene y controle adecuadamente los productos es decir automatizar las operaciones o registros con la finalidad de tener informacin real y actualizada, en el momento oportuno, porque es muy importantes para el xito de las ventas y el negocio.

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Planteamiento del proyecto:

Representacin del software de acuerdo a las especificaciones del cliente (modelo). General: Sistema de caja Inventario Ventas Clientes Configuracin personalizada

Sistema de caja

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Sistema de inventario

Controla: Entradas y salidas Con fecha y hora Cajero, cantidad

Productos ms vendidos Productos con mayor utilidad Productos menos vendidos

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Sistema de ventas Histrico de ventas Ventas por cliente Ventas por departamentos Ventas por producto Ventas por ticket Ventas por cajero Ventas por periodo Entradas-salidas de efectivo Devoluciones

Sistema del cliente Saldos, movimientos y reportes por periodo

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Sistema de configuracin

CONCLUSIN:
Con este proyecto, vamos a lograr eficientar el manejo de inventarios de la papelera La moderna, para poder obtener ms ganancias y de esa misma manera, llevar un control en todas las entradas y salidas de productos. As como tambin, evitar las prdidas, ya sea por culpa del vendedor (cajero) o por la informacin inadecuada de los proveedores. Sin duda alguna, se van a incrementar las ventas y de la misma manera se minorizarn los tiempos de espera de los clientes, ya que el sistema ser muy rpido.

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