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Universidade do Sul de Santa Catarina Unisul Campus Virtual

Avaliao a Distncia (AD)

Unidade de aprendizagem: Sistemas Integrados de Gesto Professor: RUDINEY MARCOS HERDT Nome do aluno: ALAN DOUGLAS DE MARTINS Data: 22/02/2013

Orientaes: Procure o professor sempre que tiver dvidas. Entregue a atividade no prazo estipulado. Esta atividade obrigatria e far parte da sua mdia final. Encaminhe a atividade via Espao UnisulVirtual de Aprendizagem (EVA).

Estudo de Caso* O mtodo utilizado para o trabalho o estudo de caso, que se caracteriza pelo estudo profundo e exaustivo de um ou de poucos objetos de maneira que permita a investigao de seu amplo e detalhado conhecimento. (YIN, 2005) A coleta dos dados foi realizada atravs da verificao de documentos da empresa, e de informaes adquiridas junto ao gerente de custos e ao Coordenador de TI, abordando a investigao dos critrios utilizados para a anlise de investimentos. As questes so elaboradas com base na literatura existente na rea visando responder aos objetivos da pesquisa. Foram realizadas visitas e observaes do processo e dos projetos de expanso. A unidade de pesquisa um Grupo Industrial de porte mdio, atuante nas reas de papel, madeira, reflorestamento e agricultura, situada no municpio de Guarapuava-Paran, e aqui denominado como Alfa. Como a maioria das empresas, a Alfa no possui um projeto formal de Anlise de Investimentos na rea de TI. No entanto, as decises so tomadas com base na experincia e na intuio do coordenador, que verificou a necessidade de que houvesse a substituio do sistema ERP da empresa, bem como nas necessidades dos vrios setores. Um dos critrios utilizados para constatar essa necessidade foi a comparao com os gastos anuais de manuteno dos sistemas anteriormente utilizados. Outra grande necessidade verificada a de que haja a maior integrao do grupo industrial, que hoje possui um tipo de sistema para cada unidade de negcio, dificultando a tomada de decises.

Para esse estudo considerou-se a anlise do caso descrita sob trs perspectivas: anlise do processo de escolha do sistema, anlise de custos e por fim, anlise dos benefcios j visualizados em dois anos de implantao. 1- Anlise do Investimento Para a escolha do sistema considerado mais adequado, no foram utilizadas as tcnicas tradicionais de anlise de investimentos existentes, devido s limitaes dessas quando se refere a investimentos em TI. O mtodo adotado foi o Information Economics que, segundo Graeml (2003) consiste nas seguintes etapas para o processo decisrio: - os usurios-chave dos departamentos da empresa listam os benefcios tangveis e intangveis que esperam do investimento; - levando em conta os benefcios esperados pelo departamento, o departamento de informtica faz uma anlise das alternativas existentes; - uma equipe avalia os benefcios e os riscos envolvidos nas alternativas sugeridas pelo departamento de informtica, comparando-as e decidindo por uma delas. Segundo Graeml (2003, p.114) "esses procedimentos valorizam os usurios do sistema, que tm voz ativa na deciso do investimento, o que ajuda a garantir, ainda, maior comprometimento, melhor aceitao e menor resistncia a implantao das solues propostas." De acordo com essa metodologia, foram percorridos os seguintes passos: a) Lista de Benefcios esperados: os usurios-chave dos departamentos da empresa com interesse no projeto listaram os benefcios tangveis e intangveis que esperam do investimento. Essa lista est relacionada com objetivos estratgicos e leva em considerao fatores que contribuam para o crescimento da organizao. * Integrar todas as reas da empresa; * Disponibilizar informaes gerenciais; * Maior segurana; * Menos erros; * Maior e melhor controle sobre as operaes; * Tomadas de decises financeiras superiores; * Relacionamento com clientes - CRM; * Negcios via Internet - e-business. b) Balano Tcnico: no segundo passo, foi elaborado um balano tcnico das alternativas existentes no mercado, um longo estudo realizado pela equipe de informtica na busca por um sistema adequado para a empresa, priorizando que as decises se baseiem primordialmente nos requisitos do negcio e no em questes tcnicas. Nessas condies foram analisadas algumas propostas de sistemas consideradas viveis, dentre essas, algumas se destacam na avaliao da equipe. As trs alternativas escolhidas e seus respectivos "oramentos" se encontram na tabela 2.

Com base na tabela de gastos necessrios e considerando que todos os sistemas atenderiam a necessidade da empresa, optou-se pela alternativa que apresenta um investimento menor, no caso, foi escolhido o sistema A3. c) Avaliao dos usurios-chave: Uma equipe de usurios-chave avalia os benefcios e os riscos envolvidos na alternativa sugerida pelo departamento de informtica, comparando-a com as demais alternativas e decidindo por uma delas. No caso acima, os usurios chave acompanharam a deciso da equipe de informtica, tambm optando pela alternativa A3. 2- Anlise dos Custos Aps dois anos de implantao, foi levantada uma planilha de custos, a fim de visualizar todos os gastos incorridos. O resultado est evidenciado na tabela 3:

Se compararmos a Tabela 3 com a tabela de estimativas de gastos (Tabela 2) apresentava uma estimativa bem inferior. Isso se deve principalmente aos custos de Consultoria, que ficaram bem acima do que se previa. Isso somente confirma o estudo de Koch, Slater e Baatz (1999), que afirma que os custos com horas de consultoria devem ser previamente planejados pelos usurios, pois se isso no ocorrer, esse custo torna-se muito difcil de ser estimado. 3- Benefcios do Sistema ERP Atualmente, os benefcios que visualizados com o sistema, de acordo com o levantamento dos gestores da empresa, so os seguintes: a) Velocidade de funcionamento; b) Preciso, rigor e qualidade de funcionamento.

Estas propriedades resultam a custos muito inferiores, e com simplicidade, segundo palavras da empresa. A expectativa grande com relao ao sistema. Mas, j se pode verificar agilidade e diminuio de erros. Ressalte-se que a empresa ainda est se adaptando ao sistema, e que, somente aps um perodo maior de tempo que poder perceber e mensurar adequadamente os benefcios. (*) Referncia: WANTROBA, Elaine, SCANDELARI, Luciano. Implantao de Sistemas Integrados de Gesto: alinhamento estratgico, custos e benefcios. UTFPR. 2007.

Com base no artigo acima, responda com suas palavras e baseado no estudo da unidade de aprendizagem as questes abaixo:

1- Diante de todos os conceitos que discutimos envolvidos por trs de um Sistema ERP e sua implantao, quais os principais pontos que devem ser observados na aquisio de um ERP? Que pontos voc considera importantes que foram utilizados pela empresa apresentada no estudo de caso? (3,0 pontos)

Antes de informar os principais pontos que devem ser observados na aquisio de um ERP, importe salientar que o objetivo do mesmo integrar dados e processos em um nico sistema, dando apoio nas operaes, possibilitando fluxos nicos, contnuos, de forma padronizada, evitando assim redundncia e informaes. Os pontos que devem ser observados se iniciam em saber distinguir com clareza um sistema ERP, dos outros tipos de pacotes comerciais ou sistemas desenvolvidos internamente, pois se faz importante para o levantamento de possveis benefcios e utilizao. As caractersticas de um ERP so fundamentais para o levantamento de seus benefcios e problemas, pois estes pontos possuem fatores muito importantes que devem ser considerados para a aquisio de um ERP, j que eles sero os fatores que faro com que a implementao seja um sucesso ou uma falha. Podemos dar como exemplos dessas caractersticas o fato de ser um sistema integrado, ser pacotes comerciais, utilizam banco de dados corporativos e possuem grande abrangncia funcional. Outros pontos interessantes que o sistema precisa possuir para que se haja sucesso em sua implementao ser um sistema flexvel, pois em suas etapas de implementao o sistema sempre necessita de ajustes e transformaes, que precisam ser ajustados. Ele precisa tambm deve suportar diferentes estruturas organizacionais da empresa e possuir alternativa de expanso caso necessite futuramente. Teve-se a utilizao de muitos pontos citados acima, como por exemplo haver uma equipe que avaliava os benefcios e riscos, como citado acima sobre se fazer um levantamento de possveis benefcios e problemas. Alem dos pontos citados acima que foram analisados pelo pessoal da TI e usurios-chaves, pode-se citar o fato de terem envolvido um usurio-chave de cada departamento, facilitando assim a viso global do sistema, o alinhamento de informaes, fluxos e necessidades de cada departamento.

2- Para voc este estudo de caso se enquadra em uma implantao de sucesso? Cite dois motivos que justifiquem a sua resposta. (4,0 pontos) A pergunta que acredito que toda empresa deve-se fazer antes de implantar um sistema ERP, se os benefcios que ela procura e necessita, valem o investimento que se espera pagar. Acredito que o estudo de caso de enquadra em uma implementao de sucesso sim, porem com algumas restries. Acredito que a empresa levantou as informaes necessrias para se implantar um sistema ERP, levantando os benefcios desejados, possuindo usurios-chaves, analisando as caractersticas do sistema ERP e realizando uma analise de custos de alguns sistemas que estariam lhe atendendo. Porem a empresa teve algumas falhas que observei que deveriam ter sido melhores observadas, como a questo de custos. Conforme foi comentado, a estimativa de gastos foi superior ao esperado, e isso se deu principalmente pelo elevado custo de consultorias, conforme Koch, Slater e Baatz (1999) afirma, os custos com horas de consultoria devem ser previamente planejados pelos usurios e no meu ver isto no foi muito bem mensurado. O motivo talvez por isto ter ocorrido, foi a falta de cuidado em alguns pontos como na flexibilidade, talvez pelo sistema no possua muito bem este ponto, fez com que o sistema necessitasse de muitas consultorias e manutenes dentro destes dois anos ou talvez os benefcios desejados e levantados pelas reas (usurios-chaves) no foram muito bem definidos na etapa de implementao, causando assim a necessidade de haver consultoria aps a implementao do sistema. No se tem como concluir se o investimento valeu ou no a pena, pois a empresa ainda est em fase de adaptao, porem as caractersticas informadas de que atualmente o fluxo dentro da empresa esta com mais velocidade, preciso, rigor e qualidade, me faz acreditar que o investimento no sistema ERP valeu a pena, pois quando se alinha essas caractersticas dentro de uma empresa, as informaes fluem mais claras, rpidas e precisas, aumentando o nvel de acerto em dados, informaes e processos.

3- Analise o estudo de caso e apresente os pontos que mais chamaram a sua ateno. Critique os pontos levantados. (3,0 pontos) O ponto positivo que me chamou ateno neste estudo de caso foi o envolvimento de um usurio-chave de cada departamento dentro da implementao do sistema ERP, pois isto alem de facilitar o entendimento do fluxo e necessidade de cada departamento, faz com que ocorra possveis melhorias internas nos processos que com o tempo so levantadas e deixam de ser realizadas por no haver um sistema eficiente at ento. Isto extremamente importante e sei disto porque fui o usurio-chave da implementao de um sistema ERP na empresa que atuo. Nela tambm foi solicitado um usurio-chave de cada departamento, onde foi selecionado o colaborador que mais tinha envolvimento e conhecimento no que dizia respeito ao fluxo de trabalho via sistema e com isso se foi o levantamento do que cada departamento necessitava que o sistema realizasse, havendo assim um montante de informaes do que o sistema necessitaria para suprir a necessidade da empresa. Conforme comentado acima, apesar de ser um ponto muito interessante, conforme comentado acima, este pode ter sido um ponto em que a empresa tenha deixado um pouco a desejar, pois os custos que excederam, no meu ver pode ter ocorrido nesta etapa, onde estas informaes no foram bem levantadas, podendo ser por diversos motivos, como a falta de preparao do usurio-chave ou at mesmo a metodologia aplicada pela empresa que implantou o sistema.