Sistema de Registro Bibliotecario

2010

CAPITULO I FORMULACIN DEL PROBLEMA 1.1- TTULO DESCRIPTIVO DEL PROYECTO. Propuesta de automatizacin del registro bibliotecario del Complejo Educativo Sor Cecilia Santillana Ahuactzin de la Ciudad de San Miguel.

1.2- SITUACIN PROBLEMTICA. Una de las herramientas para que la formacin acadmica sea solida y eficiente son las bibliotecas las cuales tienen como objetivo brindar apoyo para enriquecer el conocimiento de la poblacin estudiantil.

En la actualidad el Complejo Educativo Sor Cecilia Santillana Ahuactzin cuentan con una biblioteca ubicada en las instalaciones del Complejo Educativo en la cual se lleva el control de todos los procesos que se realizan de una forma manual, lo cual les ocasiona una serie de problemas, por lo tanto en vista de la problemtica se ha determinado que es de suma importancia que se lleve a cabo la propuesta de

automatizacin del registro bibliotecario para poder agilizar cada uno de los procesos que se realizan en la actualidad y poder mejorar cada uno de los servicios que la biblioteca ofrece. Actualmente no se cuenta con un sistema de registro bibliotecario lo cual ocasiona que difcilmente se lleve un dato exacto sobre todas las actividades que se realizan.

Dentro de los problemas que se presentan en el manejo de la gestin de los recursos de la biblioteca del Complejo Educativo Sor Cecilia Santillana Ahuactzin se encuentran: La prdida de tiempo en la bsqueda de libros, ya que no se cuenta con un control interno; cuando el alumno solicita un libro, el encargado de la biblioteca
1|Pgina

Sistema de Registro Bibliotecario

2010

debe ir estante por estante en busca del libro que le ha sido solicitado, ya que no se tiene un control exacto de la ubicacin de los libros, lo cual ocasiona que el alumno debe esperar mucho tiempo para que se le entreguen los libros.

Acumulacin y deterioro de papelera, ya que al momento de realizar el prstamo de libros se registra en una boleta los datos del alumno, referencia bibliogrfica, fecha de salida del prstamo y de ingreso en que el alumno

devuelve el libro, posteriormente regresando este libro a su lugar de origen se procede a la anulacin de dicho prstamo en la boleta de registro, provocando esto perdida de informacin en el transcurrir del tiempo ya que la papelera se deteriora.

Falta de actualizacin en el control de inventario, ya que no se cuenta con un inventario establecido en el cual se realicen las descargas correspondientes y los ingresos de bibliografa nueva por lo tanto no hay forma de controlar de manera inmediata el total de libros con los que se cuenta cada fin de ao lectivo.

Mala organizacin de bibliografa, ya que en una biblioteca es muy importante controlar los datos bibliogrficos, por materias, edicin, ttulo del libro y autor. Motivo por el cual no se puede realizar una estadstica para determinar cules son los libros que mas demanda tienen entre la poblacin estudiantil.

A travs de la automatizacin del sistema de registro bibliotecario se agilizara cada uno de los procesos que se han analizado y por medio de los requerimientos encontrados se pudo observar y comprobar las diferentes tareas, funciones o actividades que se llevan a cabo en la biblioteca. A continuacin se detallan: Prstamos de libros Devoluciones de libros

2|Pgina

Sistema de Registro Bibliotecario

2010

Inventario de donaciones de libros Inventario de compra de libros Inventario de libros La poblacin estudiantil a la que la biblioteca brinda sus servicios es: A los alumnos que estudian desde parvularia, primer, segundo, tercer ciclo en turnos matutinos, vespertinos y nocturna bachillerato general (EDUCAME). Y docentes que brindan sus servicios en el complejo educativo formando un total de 1,615 personas.

1.3- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. La biblioteca del Complejo Educativo Sor Cecilia Santillana Ahuactzin es un servicio de apoyo a la docencia, el estudio y la investigacin. Su objetivo bsico es satisfacer las necesidades de informacin de sus usuarios. La entidad educativa consiente de esta situacin desea satisfacer la demanda de los usuarios y brindar un servicio eficiente es por ello que se promovi la implementacin de automatizacin del registro bibliotecario, a travs de la aplicacin diseada bajo la plataforma Visual Fox Pro 9.0, que les servir como herramienta, ya que con este medio se trata de alcanzar una mejor funcionalidad de los procesos, obteniendo precisin para disminuir el tiempo en la respuesta a las consultas realizadas. El hecho de cambiar el sistema manual, por un sistema automatizado, representa una evolucin notable en el servicio bibliotecario, ya que sern sustituidos los procesos manuales y bsqueda de toda la informacin vinculada en los procesos que se desarrollan, disminuyendo notablemente el tiempo que representa para los usuarios y personal; todo el proceso que se lleva a cabo desde que se solicita el material bibliogrfico, hasta que se hace entrega del mismo. El recurso humano que interacta con los procesos que se desarrollan dentro de la Biblioteca del Complejo Educativo Sor Cecilia Santillana Ahuactzin es:

3|Pgina

Sistema de Registro Bibliotecario

2010

La bibliotecaria o administrador su funcin es: Brindar un servicio de acuerdo a cada una de las necesidades demandadas.

El director del Complejo Educativo su funcin es: Verificar que el servicio que brinda la bibliotecaria satisfaga a cada una de las personas que hacen uso de este servicio.

Secretaria tiene como funcin: Brindar el servicio de prstamo y devolucin de libros.

1.4- ENUNCIADO DEL PROBLEMA. La automatizacin del registro bibliotecario permitir mejorar la administracin de los recursos con los que cuenta la biblioteca del Complejo Educativo Sor Cecilia Santillana Ahuactzin de la Ciudad de San Miguel?

1.5- JUSTIFICACIN. A travs de la administracin de los recursos se debe establecer la planeacin,

organizacin y control de la informacin siendo esta parte fundamental de toda institucin, la cual servir para mejorar todas las reas con las que se cuenta.

Por lo tanto la institucin educativa necesita dicha herramienta, que le permita tener una toma de decisin en el rea de bibliotecologa con el objetivo de satisfacer los requerimientos solicitados, esto lleva que el sistema bibliotecario requiere

urgentemente contar con dicha herramienta que le facilitara a la institucin ser ms competitiva es importante la trasformacin del manejo de sistemas de informacin manual a un sistema automatizado que les permita llevar un control y manejo de

informacin segura y actualizada.

4|Pgina

Sistema de Registro Bibliotecario

2010

Es importante determinar lineamientos que sirvan para mejorar el rendimiento de la biblioteca, por tal situacin con la implementacin del sistema de registro bibliotecario mejorara la administracin y el servicio que actualmente brinda la biblioteca,

automatizando procesos manuales y consolidando procesos innecesarios para mantener una biblioteca debidamente actualizada y con un mayor control de la informacin que en esta se maneja.

Permitiendo as brindar un servicio ms eficiente a los usuarios, y reducir el tiempo en que tarda cada proceso, los resultados obtenidos del sistema beneficiaran al Sr. Director en la toma de decisin, a los docentes como una herramienta educativo, al administrador estableciendo procesos prcticos y efectivos para una buena administracin bibliotecaria y a los usuarios en recibir un servicio eficiente.

5|Pgina

Sistema de Registro Bibliotecario

2010

1.6- DELIMITACIONES.

1.6.1- DELIMITACIN ESPACIAL. La investigacin se llevar a cabo en el Complejo Educativo Sor Cecilia Santillana Ahuactzin de la Ciudad de San Miguel; colonia el molino, polgono Q # 6, San Miguel. El marco de referencia de nuestra investigacin se tomara como muestra a los alumnos de tercer ciclo de educacin bsica y bachillerato.

1.6.2- DELIMITACIN TEMPORAL. El tiempo establecido para el proyecto de investigacin ser de siete meses, iniciando desde junio hasta diciembre de 2010.

1.6.3- DELIMITACIN TERICA. La investigacin est basada en las teoras principales sobre:

Anlisis y diseo de sistemas, Kendall, Kenneth E. Kendall, Julie E. Mxico, 2005, Pearson Educacin, sexta Edicin.

Introduccin a los sistemas de bases de datos, Date, C.J. Mxico, 2001, Prentice Hall. Pearson Educacin, sptima edicin.

Metodologa de la investigacin, Roberto Hernndez Sampieri, Carlos Fernndez Collado y Pilar Baptista Lucio, Mxico, 2006, McGraw-Hill Interamericana, Cuarta Edicin.

6|Pgina

Sistema de Registro Bibliotecario

2010

1.6.4- DEFINICIN DE UNIDADES DE ANLISIS O ELEMENTOS DE OBSERVACIN

En el Complejo Educativo Sor Cecilia Santillana Ahuactzin de la Ciudad de San Miguel, se involucr al director de la institucin y el administrador de la biblioteca, para fortalecer su desempeo en la atencin que brindan a los usuarios.

El Director: Es el encargado de verificar que el servicio que brinda el administrador de la biblioteca satisfaga a cada una de las personas que hacen uso de este servicio.

Administrador de la Biblioteca: Su funcin es brindar un servicio de acuerdo a cada una de las necesidades demandadas. Usuarios: Son los docentes y alumnos del Complejo Educativo Sor Cecilia Santillana Ahuactzin que hacen uso del servicio que brinda la biblioteca.

1.6.5- SITUAR EL PROBLEMA EN EL CONTEXTO:

1.6.5.1- TECNOLGICO: Los equipos con que cuenta el Complejo Educativo Sor Cecilia Santillana Ahuactzin cumplen con los requerimientos de hardware y software para Implementar el Sistema Automatizado del Registro Bibliotecario que permitir satisfacer cada una de sus demandas.

1.6.5.2- SOCIO-ECONMICO: Los resultados de la aplicacin en el aspecto econmico estar determinado nicamente para la biblioteca del Complejo Educativo Sor Cecilia Santillana Ahuactzin de la Ciudad de San Miguel, la cual cuenta con una poblacin estudiantil de 1,571 alumnos, 42 docentes y 2 personal administrativo los cuales podrn contar con un servicio bibliotecario que utiliza tecnologa vanguardista.

7|Pgina

Sistema de Registro Bibliotecario

2010

1.7- OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN.

1.7.1- OBJETIVO GENERAL.

Realizar la propuesta de automatizacin del registro bibliotecario del Complejo Educativo Sor Cecilia Santillana Ahuactzin de la Ciudad de San Miguel; para brindar un servicio eficiente, oportuno y de calidad.

1.7.2- OBJETIVOS ESPECFICOS.

Analizar cada uno de los requerimientos qu se presentan en los usuarios de la biblioteca.

Describir los procedimientos de prstamos, devoluciones de libros e inventarios de una forma ms rpida y confiable.

Proporcionar una herramienta administrativa que les permita mejorar la eficiencia en los servicios que presta a los usuarios.

8|Pgina