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Manual do Utilizador

Manual do Utilizador

Este manual apresentado em formato Pdf o que permite a sua visualizao atravs do programa Adobe Acrobat Reader. Podero, em simultneo com a utilizao do programa Gesto Grfica, fazer consultas a fim de esclarecer eventuais dvidas. , de igual modo, possvel imprimir qualquer das pginas deste manual.

Ficheiros Principas Captulo 1

Introduo

Gesto Grfica 8.0

Introduo

INTRODUO
O presente manual pretende apenas auxiliar o utilizador, instruindo-o sobre as regras bsicas de funcionamento da aplicao. O Gesto Grfica foi desenvolvido por forma a permitir uma movimentao intuitiva, facilitando assim o processo de aprendizagem do utilizador. No sero referidos, em regra, quaisquer procedimentos relativos operao geral com meios informticos, dado se deduzir que o utilizador domina j essas tcnicas e que a sesso informativa aquando da instalao, contempla estas questes. Contudo, comearemos por traduzir para linguagem corrente alguns dos termos mais frequentemente utilizados durante este manual:

Termo Barra de menus

Definio Zona situada no topo de monitor a partir de onde se pode aceder aos diversos Menus.

Menus Opes

Agrupamento das Opes disponveis. Aces de acesso aos Campos para consulta ou manipulao de dados; existem opes adicionais dentro dos vrios Menus.

Campos

reas onde o utilizador pode introduzir dados, indicar cdigos ou simplesmente visualizar dados. Existem dois tipos de campos, conforme o tipo de manipulao permitida ao utilizador: Campos Informativos, de preenchimento automtico e no alterveis, e Campos de Processamento, onde o utilizador introduz ou altera dados.

Botes

Botes localizados no ambiente de trabalho da aplicao, que do acesso directo a inmeras operaes sem recorrer barra de menus.

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Introduo

Movimentao no Gesto Grfica O acesso s vrias opes do Gesto Grfica obtido geralmente pelo manuseamento do rato, pelos botes de atalho ou por combinaes de teclas. Os botes de atalho permitem um acesso rpido principais funes da aplicao e incluem, entre outros, acesso s fichas de Clientes, s fichas de Matrias-Primas, aos Oramentos, s Encomendas, s Facturas, aos Recibos, Agenda Telefnica, etc.

negro para as Opes e o itlico negro para os Campos. Os nomes dos Botes e Atalhos aparecero entre aspas.

Segurana e proteco de dados A possibilidade de qualquer utilizador aceder ao Gesto Grfica poder ser vedada, caso sejam criados utilizadores. Recomenda-se a definio de acessos em Utilizadores, logo aps a instalao, criando uma palavra chave para cada operador. Estes devero substituir a palavra chave inicialmente atribuda por ou-

Existem ainda outros botes no Gesto Grfica, sendo de destacar os botes vulgarmente denominados Radio Buttons e Pull Down Menus. Ambos aparecem, nomeadamente, nas opes de seleco de listagens a emitir e devero ser seleccionados de acordo com o objectivo dessa listagem. O contedo dos Pull Down Menus o que consta das Tabelas respectivas e selecciona-se soltando o rato na escolha pretendida. Nas diversas referncias do manual, a cada uma das opes ou menus do Gesto Grfica, usar-se- o negro forte para os Menus, o

tra perfeitamente pessoal e intransmissvel. Assim, um supervisor do sistema poder restringir o acesso a determinadas opes do Gesto Grfica. Para abandonar a aplicao dever optar por Sair no menu Ficheiro. Contudo, em caso de ausncia temporria, apenas ser necessrio escolher a opo Mudar de Utilizador, no menu Ficheiro, no preenchendo o contedo do campo Chave de Acesso. Qualquer tentativa de utilizao abusiva abortar a aplicao.

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Introduo

Manuteno de linhas Em vrias opes necessria a introduo de linhas. A insero de uma linha faz-se pelo toque duplo do rato na zona destacada a laranja e pela introduo e confirmao dos dados pretendidos, repetindo-se o processo as vezes necessrias para completar o documento em causa. A alterao ou anulao de uma linha realizada da mesma forma, isto , seleccionando a linha pretendida e procedendo sua actualizao e gravao.

Em alguns casos as Listagens no so imediatamente visualizveis na sua totalidade no monitor. Contudo, dispe sempre de elevadores (horizontais e verticais), e da possibilidade de alterar a largura das colunas por forma a obter o resultado pretendido. O procedimento a adoptar, nesta ltima situao, ser idntico ao procedimento usado no Microsoft Excel para alterar a largura das colunas (colocao do rato na linha de separao das colunas e arrasto para a nova dimenso pretendida).

Mensagens de erro e confirmao Dado a fcil compreenso das mensagens de erro que possam

Visualizao de listagens Por defeito, todas as Listagens sero processadas para o monitor, excepto se seleccionado o Radio Button para a impressora ou ficheiro, permitindo assim a impresso ou a exportao para um ficheiro do tipo txt. possvel interromper a execuo de uma Listagem, se detectada qualquer irregularidade no pedido. Para tal apenas necessrio premir a tecla i enquanto decorre a pesquisa.

aparecer no manuseamento do Gesto Grfica, dispensa-se a sua transcrio. Apenas se refere que dever efectuar-se um toque simples do rato ou premir qualquer tecla para prosseguir o trabalho. s mensagens de confirmao esto sempre associados dois botes: Cancelar e Confirmar. Em geral, o primeiro aparece seleccionado para evitar que operaes como o Arquivo sejam confirmadas com a simples presso de Enter.

Ficheiros Principas Captulo 1

Captulo 1 Ficheiro

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Ficheiro Captulo 1

No menu Ficheiro encontram-se integradas algumas das opes mais importantes do Gesto Grfica. O programa encontra-se protegido com uma chave de proteco, vulgarmente conhecida como Hardlock, que impede o seu funcionamento, caso no esteja correctamente instalada. Recomenda-se a leitura completa das seces relacionadas com as opes Definir Utilizadores e Mudar de Utilizador. Do correcto entendimento destas opes resultaro maiores garantias de inviolabilidade da informao registada no Gesto Grfica. Dado o carcter intuitivo que apresentam, apenas sero dados exemplos das caixas de dilogo resultantes da seleco correspondente a algumas das opes a tratar neste captulo.

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Parmetros/Principal Definir Caminho Nesta opo o utilizador dever indicar a localizao da pasta que contm ou conter os dados para utilizao do Gesto Grfica. Este caminho poder ser diferente nos vrios postos de trabalho, dependendo directamente da configurao da rede local.te da configurao da rede local. Trata-se da configurao inicial dos parmetros do Gesto Grfica. Aqui podero ser definidas a localizao da empresa, os prazos em dias, a percentagem do desperdcio de matrias primas nos oramentos, o tipo de clculo de impresso, as margens de lucro nas suas diversas vertentes, o tempo de controle de registos de produo, entre outras.

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Criar Ficheiros de Dados Nesta opo o utilizador poder criar uma pasta de dados para arParmetros/Elementos Tcnicos No caso dos Elementos Tcnicos dos Oramentos existe a possibilidade de configurar de raiz um dos separadores, para alm de se poderem corresponder todos e quaisquer parmetros dos Elementos Tcnicos com as Tarefas a executar no Oramento. Para tal bastar efectuar essa correspondncia neste menu e, aquando do preenchimento dos Elementos Tcnicos do Oramento, transferir e criar as Tarefas a utilizar na Simulao de Produo. quivo de toda a informao que ir sendo criada no dia a dia. Tambm nesta opo poder substituir a pasta de dados existente por outra completamente vazia, bastando para tal seleccionar a pasta de dados actual e indicar a sobreposio dos ficheiros existentes. Recomenda-se o mximo de prudncia ao utilizador desta opo. Caso no existam cpias de segurana os dados perder-se-o.

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Ficheiro Captulo 1

Para cada utilizador pode ser interdito o acesso a algumas opes do programa. Efectivamente, no seria razovel, nem lgico, que um utilizador que apenas pode inserir Fichas de Produo tenha acesso aos menus, por exemplo de Bancos. O administrador do programa dever tambm instruir os utilizadores das recomendaes relativas segurana do Gesto Grfica durante as ausncias temporrias (ver seco Mudar de Utilizador). Ao utilizador que tente aceder a uma opo para que no est autorizado, o Gesto Grfica apenas mostrar a mensagem Acesso Interdito. Utilizadores Dever ser esta uma das primeiras opes a apreender, a fim de garantir restries no acesso ao Gesto Grfica. importante que o administrador do programa defina quais os utilizadores autorizados a aceder ao programa. Na criao dos novos utilizadores, recomenda-se que cada um introduza a sua prpria palavra chave, para melhor memorizao e confidencialidade.

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Mudar de Utilizador Em instalaes onde o mesmo posto do Gesto Grfica seja partilhado por mais que um operador, importante que o utilizador que abandone o programa (por perodo mais ou menos breve), accione a opo Mudar de Utilizador, sem digitar a palavra chave. Todas as tentativas de entrada no programa passaro a ser possveis apenas a quem detenha uma palavra chave indexada ao respectivo utilizador; as tentativas de accionamento do boto Cancelar, implicaro o fecho do Gesto Grfica. nesta opo que os utilizadores que pela primeira vez acedem ao programa devem modificar a Palavra Passe atribuda pelo administrador do sistema. Para tal, aps introduo da chave divulgada, devem activar o campo Alterar Palavra Passe, digitando a nova chave nos campos apresentados. Para evitar o excesso de informao, recomendamos a exportao para Quando vrios operadores utilizam o mesmo programa, partilhando os mesmos dados, comum surgirem dvidas sobre a autoria de determinadas operaes. O Histrico de Operaes d-nos a informao de todas as opes a que determinados utilizadores acederam em determinado dia e a determinada hora. Histrico de Operaes

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Ficheiro Captulo 1

um arquivo, seguida da eliminao do Histrico de Operaes no menu Utilitrios. Esta operao dever ser executada de forma regular.

Parmetros da Impressora Utilizando os Parmetros da Impressora temos acesso a alterar as configuraes da nossa impressora, ou, em alternativa, seleccionar Utilizadores em Rede Atravs desta opo podemos, sem sair do nosso posto de trabalho, saber quantos utilizadores esto conectados neste momento aplicao. Esta necessidade torna-se obrigatria para efectuar operaes como a cpia de segurana e a reorganizao dos ficheiros, que exigem que todos os terminais estejam desligados. outra que no a predefinida.

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Captulo 2 Tabelas

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Tabelas Captulo 2

O menu Tabelas constitui a base de toda a informao que o Gesto Grfica disponibilizar ao utilizador. Dado que se pretendem obter informaes de gesto abrangentes e completas, aconselha-se a planificao do seu preenchimento, tendo em conta as caractersticas da empresa, seus objectivos e necessidades. O contedo das tabelas ser utilizado posteriormente durante a introduo de dados atravs dos botes/ campos Pull Down. Do correcto preenchimento destas tabelas resultaro mais possibilidades de escolha nas listagens a emitir e um controlo mais rigoroso da situao da empresa. A eliminao de qualquer dos registos introduzidos nas vrias opes das Tabelas, determinar a perda da informao j utilizada em qualquer processamento. Por outro lado, e dado que os cdigos so automtica e sequencialmente numerados, a sua eliminao originaria uma sequncia interrompida na tabela correspondente. Recomenda-se, portanto, uma rigorosa planificao antes do preenchimento de qualquer tipo de dados. Tabela de Tipos de Empresa Esta opo permite a introduo da definio dos ramos de actividade dos clientes. Vai ser utilizada na introduo da Ficha de Cliente e na seleco das diversas Listagens que o Gesto Grfica disponibiliza. Podemos assim saber qual o mercado padro e a sua preponderncia no volume de negcios da empresa por actividade. Para alm desta possibilidade, a informao permitir a exportao de dados para ser utilizada, por exemplo, em estratgias publicitrias junto de faixas de mercado previamente definidas.

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Tabelas Captulo 2

Tabela de Zonas Pretende-se com esta opo disponibilizar ao utilizador o agrupamento dos seus clientes por Zonas geogrficas. A correcta parametrizao desta Tabela ir possibilitar a verificao da necessidade de investimentos em fora de vendas em determinada zona geogrfica. Tabela de Condies de Pagamento O preenchimento desta Tabela permite a seleco na Ficha de Cliente do seu prazo de pagamento habitual. Essa informao ser posteriormente transportada para todos os documentos de facturao; contudo, possvel a sua alterao pontual aquando da elaborao desses documentos. Com uma correcta utilizao desta Tabela possvel obter informao sobre os dias de atraso de pagamento de determinada Factura,

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de determinado cliente ou de um conjunto de clientes. (ver opo Documentos por Liquidar).

Tabela de Prioridades Nesta Tabela podem ser definidos os vrios nveis de prioridade de Tabela de Formas de Pagamento A disponibilizao desta opo no Gesto Grfica pretende tornar mais rpida a tarefa de regularizao dos pagamentos de clientes, apenas sendo necessrio seleccionar a Forma de Pagamento pela qual o cliente optou, reduzindo-se assim ao mnimo indispensvel, a digitao do texto correspondente. execuo de oramentos. Assim, o operador encarregue da elaborao do oramento poder, antes de iniciar o seu trabalho, consultar as prioridades dos mesmos.

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Para alm disso dever tambm ser indicada a taxa de IVA associada a cada tipo de trabalho, de forma a que essa informao esteja presente logo quando se selecciona o tipo de trabalho a oramentar. A eliminao de registos desta opo provocar a perda de informao existente na facturao do Tipo de Trabalho eliminado, introduzindo distores quanto anlise de Vendas por Tipo de Trabalho.

Tabela de Tipos de Trabalho O Gesto Grfica possibilita a anlise do volume de negcios, ou consultas de oramento e encomendas por Tipos de Trabalho. A subdiviso resultante da parametrizao efectuada nesta tabela, permitir assim a emisso de Listagens de Encomendas ou Mapas de Vendas por Tipo de Trabalho. Desta forma obter-se- informao valiosa, nomeadamente no que se refere tomada de decises quanto rentabilidade de determinadas faixas de mercado e viabilidade dos investimentos a realizar. Nesta Tabela poderemos classificar as habituais Sub-Contrataes por tipo, de forma a que no menu Anlise de Produo por Fornece18

Tabela de Tipos de Sub-Contrato

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Tabelas Captulo 2

dor seja possvel a execuo de grficos e listagens do volume de Sub-Contrataes executadas em geral ou classificadas por tipo. O nmero de Tipos registados estar directamente dependente do grau de detalhe pretendido neste tipo de listagens de produo.

dobrar, de alcear, etc. Podemos tambm indicar o tipo de clculo que ir ser usado no oramento para cada uma das famlias de equipamentos criada. As opes so: Tempo/Manual; Tempo/Mquina; Dobrar; Alcear; e Impresso.

Tabela de Tipos de Matria Prima Tabela de Tipos de Equipamento Pretende-se nesta opo definir as famlias de equipamentos com as mesmas caractersticas, isto , equipamentos de impresso, de Na opo Tipos de Matria Prima, agrupar-se-o em famlias os materiais que utilizamos no processo produtivo, conforme exemplo. Para cada uma destas famlias introduzidas possvel indicar

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se dever ser debitada uma percentagem de desperdcio (ver Parmetros), aquando da execuo do oramento. So vlidas para esta Tabela todas as observaes anteriormente referidas quanto possibilidade de emisso de listagens, bem como quanto alterao ou anulao de registos.

Tabela de Cores Assim como a anterior, destina-se introduo da variante cor para posterior classificao da Ficha de Modelos.

Tabela de Tipos de Modelo Opo destinada introduo dos vrios tipos de Modelo a utilizar. Destina-se classificao da Ficha de Modelos, conforme se descreve mais frente neste manual.
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Tabelas Captulo 2

nio das caractersticas dos equipamentos, ou nas caractersticas das Matrias Primas.

Tabela de Formatos Opo destinada introduo dos Formatos de Matrias Primas, planos de impresso a utilizar na produo e/ou as medidas mximas e mnimas que os equipamentos permitem. A introduo de um determinado formato, facilitar significativamente o processo de escolha dos tamanhos dos materiais no processo de Simulao de Produo (ver oramentos), e introduo de Fichas de Produo. Estes dados sero tambm utilizados na defiTabela de Provas Na opo Provas, devero ser introduzidas os vrios tipos de situaes habitualmente sujeitas a aprovao pelo cliente. Na opo Registo de Provas, menu Produo, registar-se-o as datas de envio/recepo das diversas provas executadas. Assim poderemos obter uma relao de envios/recepo de provas para cada encomenda registada, ou ainda, uma listagem das provas por receber (ver Listagem de Provas).
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Para alm deste aspecto, possvel a obteno de informao relativa produtividade de cada zona de produo da empresa, mediante a emisso de Listagens ou Grficos de Produo por Sector.

Tabela de Sectores O Gesto Grfica permite a diviso das diversas actividades da empresa em Sectores. Esta opo ser utilizada na parametrizao das tabelas de Funcionrios, Equipamentos, Tarefas e fichas de Servios, pelo que aquando da Simulao de Produo, apenas sero seleccionveis por defeito, para a execuo de uma tarefa os equipamentos ou trabalhadores que pertenam ao sector responsvel pela execuo da mesma. Na opo Tarefas aparece a primeira utilizao prtica dos menus Pull Down, que permitem, sem possibilidade de erro de digitao, a seleco de uma determinada escolha, previamente registada.
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Tabela de Tarefas

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Conforme referimos, o processo de Simulao de Produo e de Registo de Produo, vai ser significativamente acelerado, graas ao preenchimento detalhado desta opo em conjugao com o contedo das tabelas referidas anteriormente. Esta tabela deve reflectir todos os passos previstos no processo produtivo, por forma a permitir uma perspectiva mais exacta da situao de uma obra pela emisso de Listagens de Encomendas em Produo e uma anlise correcta relativa aos desvios eventualmente verificados. Recomenda-se especial cuidado no preenchimento dos dados relativos a cada Tarefa, em especial no que diz respeito ao contedo dos campos Variao. Neste campo podemos optar por trs tipos de variao, cuja escolha se ir reflectir no comportamento da variao, efectuada aquando da execuo de um oramento com mais de uma quantidade. As opes disponveis so: sem variao (ex. tarefas de pr impresso); variao proporcional (ex. tarefas de impresso e acabamentos); e variao de matria prima (ex. tarefa de execuo de chapas). Nesta ltima temos ainda a possibilidade de indicar qual o intervalo de tiragem em que passa a haver variao da quantidade de matria prima.

A cada uma das Tarefas registadas pode ser dada a indicao se se trata de uma tarefa Produtiva ou no. Neste ltimo caso, a tarefa assim registada no constar da listagem de tarefas nos oramentos, sendo possvel o seu registo apenas aos funcionrios da produo. Aquando do registo de produo atravs de leitores pticos, torna-se necessria a impresso desta listagem com incluso dos respectivos cdigos de barras. A eliminao de qualquer dos registos introduzidos nas vrias opes de Tabelas, determinar a perda da informao j utilizada em qualquer processamento.

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Tabelas Captulo 2

Tabela de Centros de Custo O Gesto Grfica permite a criao de diversos Centros de Custo de forma a dispor em qualquer momento de elementos de anlise de custos pormenorizados. Para alm do Centro de Custo, solicitada a indicao do sector a que est associado.

Tabela de Tipos de Movimento Utilizando os Tipos de Movimento podemos separar os movimentos do programa por tipo. Esta facilidade permite-nos, por exemplo, definir diferentes comportamentos para executar correctamente a Transferncia para a Contabilidade em funo do Tipo de Movimento, como sejam as contas do I.V.A. e as contas de Vendas.

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Tabelas Captulo 2

Tabela de Feriados Tabela de Horrios Destina-se ao registo dos diversos horrios de trabalho praticados na empresa, para permitir ao Gesto Grfica o controlo de assiduidade do pessoal mediante o registo das respectivas entradas e sadas e a prestao de trabalho extraordinrio. Esta opo, conjugada com a Tabela de Motivos de Falta, permitir a elaborao de Listagens de Presenas Mensais e a determinao do nmero de horas a processar ao trabalhador. Nesta Tabela devero ser registados os Feriados Municipais e actualizados os Feriados mveis de cada ano. Esta operao permite a justificao automtica da ausncia dos funcionrios naquelas datas.

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Tabelas Captulo 2

Tabela de Motivos de Falta Destina-se a parametrizar os Motivos de Falta dos funcionrios. Disponibiliza informao sobre as razes das ausncias ou atrasos dos trabalhadores. Tabela de Imposto As taxas do Imposto de Valor Acrescentado (IVA) encontram-se j parametrizadas, de acordo com as aplicveis para o sector, ao abrigo da lei vigente. O campo Predefinido encontra-se seleccionado na opo de Taxa Normal. Qualquer uma das taxas passvel de alterao por parte de um utilizador habilitado para tal.

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Tabelas Captulo 2

Tabela de Moedas Esta opo destina-se aos utilizadores que efectuem exportaes e necessitem de indicar valores em moeda estrangeira. Todos os clculos sero efectuados em Euros e a converso ser apenas efectuada, de forma automtica, aquando da impresso dos documentos. Qualquer operao de impresso, em qualquer tipo de documento, permite seleccionar o campo Moedas. Caso nada seja indicado, o documento impresso em Euros.

Tabela de Documentos Nesta opo, o utilizador indicar ao Gesto Grfica qual a numerao inicial de cada Documento ou registo, e qual o nmero de exemplares a imprimir por documento. O Gesto Grfica tem pr-definidos os layouts de impresso dos seguintes documentos: Encomenda a Fornecedor, Oramento, Encomenda, Ficha de Trabalho, Requisio, Produo, Guia de Transporte, Guia de Remessa, Factura, Recibo, Letra, Venda a Dinheiro,

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Tabelas Captulo 2

Nota de Dbito, Nota de Crdito, Pedido de Oramento, Factura Pr-Forma e ForeCast. Opcionalmente, o utilizador poder solicitar a adaptao desses layouts aos seus documentos.

Para alm disso permite tambm indicar o motorista para cada um dos veculos de forma a poder elaborar o mapa de expedio (ver Mapa de Expedio no menu Facturao).

Tabela de Locais de Carga e Descarga Nesta opo podemos reunir os Locais de Carga e Descarga mais Tabela de Veculos Podemos reunir toda a nossa frota nesta tabela, o que nos vai facilitar a identificao das matrculas de cada veculo, aquando da impresso dos documentos de transporte.
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utilizados na empresa. Tal registo ir facilitar o preenchimento dos documentos de entrega, evitando o registo manual por parte do operador.

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Tabelas Captulo 2

A imputao dos custos indirectos no automtica, existindo nas opes de Valorao de Oramentos e Valorao de Encomendas um boto que instruir o Gesto Grfica para efectuar o clculo de Custos Indirectos para cada caso. O resultado do clculo do valor de Custos Indirectos a imputar a cada Oramento ou Encomenda directamente proporcional ao registado na Tabela de Oramento Anual de Vendas, pelo que, caso se verifiquem desvios acentuados em relao aos valores inicialmente parametrizados, dever existir o cuidado de proceder rectificao dos mesmos. Tabela de Custos Indirectos A Tabela de Custos Indirectos tem como finalidade a imputao ao cliente dos custos que no esto explcitos na produo ou no se encontram contemplados nos custos industriais. A sua introduo efectuada como em todas as opes anteriores, tendo em conta que se tratam de valores anuais. Como base de trabalho poder o utilizador servir-se dos valores e rubricas constantes das contas da Classe 6 da sua contabilidade.

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Tabelas Captulo 2

Tabela de Oramento Anual de Vendas A Tabela de Oramento Anual de Vendas utilizada no Gesto Grfica para auxiliar o clculo dos Custos Indirectos a imputar a cada Oramento ou Encomenda. igualmente utilizada pela opo Desvios Mensais (menu Anlise/ Rentabilidade), para comparar os valores previstos e os realizados, permitindo desta forma, inverter ou atenuar os resultados menos obtidos. A definio dos objectivos para a empresa depender, em grande parte, da correcta definio e constante actualizao dos valores desta opo do programa. Recomenda-se que o seu preenchimento seja feito de forma criteriosa.

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Ficheiros Principas Captulo 1

Captulo 3 Fichas

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Fichas Captulo 3

Fichas de Clientes - Principal Opo destinada criao do ficheiro de Clientes, e respectivas alteraes. Quando seleccionada a opo, o Gesto Grfica coloca-se no ltimo registo inserido; assim, se o utilizador tiver optado por numerar sequencialmente os seus clientes, saber de imediato qual o nmero a atribuir prxima ficha.
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Fichas Captulo 3

A insero de uma nova Ficha de Cliente faz-se pela simples digitao do nmero do novo registo. O preenchimento dos botes Pull Down essencial para futuras seleces de listagens de anlise e gesto, bem como para a insero automtica de dados na facturao. O campo Fornecedor, dever ser preenchido com o cdigo atribudo na ficha de Fornecedor, caso o cliente tenha tambm essa qualidade, a fim de permitir a emisso de Extractos Conciliados. A ficha de Clientes constituda por quatro partes, uma principal (figura anterior), outra de Informaes Comerciais, outra de Reunies e outra de Alertas. Na primeira devero ser preenchidos os contactos do cliente como a morada, o telefone, o fax e o e-mail. No caso das moradas podem ser introduzidas no nmero mximo de trs, podendo o utilizador definir qual delas a morada habitual de entrega de produtos.

CLIENTES

Fichas de Clientes Informaes Comerciais Nas Informaes Comerciais registada a situao do cliente, o vendedor, as condies de pagamento, os descontos a atribuir, o plafond e a comisso de agncia caso exista. Se o utilizador pretender, pode inserir um limite de crdito, plafond, a partir do qual o programa emitir uma mensagem de aviso, alertando-o para o
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Fichas Captulo 3

facto desse limite ter sido excedido. Poder tambm bloquear o cliente se este possuir documentos vencidos. De notar que o preenchimento do nmero de contribuinte obrigatrio. Sem o preenchimento deste campo, o Gesto Grfica no permitir guardar a ficha de cliente.

Fichas de Clientes - Reunies Na terceira parte, o separador Reunies, permite o registo das reunies efectuadas, assim como o custo que lhes esteve associado.

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o avano rpido para o incio ou fim do ficheiro (botes dos extremos) ou o salto registo a registo (botes do centro). Relembra-se que, aquando da gravao dos documentos de facturao, possvel a alterao pontual de quaisquer dos dados constantes da ficha do Cliente (Desconto, Vendedor, etc.).

Fichas de Clientes - Alertas Por ltimo, o separador dos Alertas permite a criao de avisos que podero ser despoletados aquando da introduo do nmero de cliente nos oramentos, nas encomendas ou na facturao. Opo reservada impresso individualizada das fichas com os Aquando da introduo ou alterao de uma ficha de Cliente, ser actualizao a agenda telefnica (ver Utilitrios, Telefones). Os botes situados no canto inferior direito da janela, permitem
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Imprimir Fichas de Clientes

dados dos clientes.

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Fichas Captulo 3

A seleco das Fichas de Clientes a imprimir faz-se por accionamento dos botes Pull Down existentes nas diversas opes, ou pela seleco da situao actual do(s) cliente(s). A no seleco de qualquer boto implica a impresso das fichas seleccionadas nos campos Do Cliente e Ao Cliente.

dos so apresentados em forma de lista, sendo possvel escolher a emisso da Listagem de Clientes para o monitor para rpida consulta. Ser possvel a emisso de listagem geral, por Zona, Tipo de Empresa, e/ou Vendedor.

Listagem de Relatrio Possibilita a listagem dos relatrio registados nas fichas de clientes. A seleco poder ser feita atravs dos campos relativos ao Listagem de Clientes Em grande parte idntica opo anterior, com as mesmas possibilidades de seleco; contudo, ao contrrio daquela opo, os da36

nmero do cliente, do funcionrio que registou o relatrio, ou por data.

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Fichas Captulo 3

Listagem da Conta Corrente de Clientes Nesta opo podemos obter uma listagem do ficheiro de Contas Correntes de Clientes, parametrizada por intervalo de Clientes e Datas.

Extracto de Clientes A opo Extracto possibilita o conhecimento on-line da situao das contas correntes de cada cliente. Na listagem do Extracto de Cliente, possvel verificar-se quais os movimentos efectuados pelo programa, aquando da emisso dos diversos documentos de facturao e de liquidao.

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Fichas Captulo 3

Impresso de Extractos de Clientes Situao em tudo semelhante anterior com a particularidade de imprimir sobre a forma de listagem que poder ser visualizada no monitor ou impressa. Listagem de Saldos por Cliente Conquanto possa parecer redundante, a informao resultante da opo Saldos de Clientes, de extrema importncia para a adopo de estratgias de resoluo financeira das empresas. Pretendeu-se que esta opo possibilite ao utilizador a visualizao (ou impresso) dos valores dos saldos (devedores ou credores) de todos os seus clientes (ou de um conjunto previamente determinado).

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Extracto Conciliado Conforme referimos anteriormente, o Gesto Grfica permite a emisso de um Extracto Conciliado dos movimentos de conta corrente de um cliente que tambm fornecedor. Na listagem aparecem todos os movimentos referenciados com a indicao C (para os movimentos enquanto cliente) e F (movimentos na qualidade de fornecedor).

Plafond Ultrapassado Opo que lhe permite identificar quais os clientes cujo Plafond foi Ultrapassado. Relembra-se que possvel atribuir aquando da criao da ficha de cliente um plafond para cada cliente.

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FORNECEDORES

de imediato qual o nmero a atribuir prxima ficha. Para introduzir uma Ficha de Fornecedor nova, bastar digitar o seu nmero no campo Cdigo. A ficha de Fornecedor constituda por duas partes, uma principal e outra com informaes comerciais.

Imprimir Fichas de Fornecedores Fichas de Fornecedores Nesta opo o utilizador proceder criao do ficheiro de Fornecedores, respectivas alteraes e anulaes. O Gesto Grfica desloca-se para o ltimo registo inserido quando esta opo escolhida; logo, se o utilizador tiver optado por numerar sequencialmente os registos dos seus fornecedores, saber
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Opo reservada impresso individualizada e completa das fichas de fornecedores. A seleco das Fichas de Fornecedores a imprimir faz-se por digitao dos cdigos respectivos nos campos Do Fornecedor e Ao Fornecedor.

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Listagem de Fornecedores Esta opo permitir ao utilizador a impresso de Listagens por Ordem Numrica ou Alfabtica de todos os seus Fornecedores, ou de um grupo pr-seleccionado; para facilidade de consulta, possvel a visualizao das listagens no monitor. Seleccionando a opo Etiquetas, podero ser impressas as moradas dos fornecedores seleccionados de forma a serem utilizadas em maillings ou outras aces. Pedidos de Oramento a Fornecedores Utilizando esta funcionalidade, podemos imprimir, enviar via e-mail ou duplicar um Pedido de Oramento, que poder ser enviado at 4 Fornecedores em simultneo, sem necessidade de repetir a impresso do documento. Esta opo pode ser feita directamente aquando a realizao do nosso oramento.

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Fichas Captulo 3

Imprimir Pedidos de Oramento a Fornecedores Listagem de Pedidos de Oramento a Fornecedores Aps a impresso, podemos ter a necessidade de consultar quais os Pedidos de Oramento enviados, por Fornecedor, por Data, Etc. Menu a partir do qual podemos solicitar a impresso de diversos pedidos de oramento a fornecedores tendo em conta o nmero do pedido, o nmero do nosso oramento, a data do pedido, o fornecedor ou o cliente.

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Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

Imprimir Encomendas a Fornecedores Opo reservada impresso individualizada e completa das encomendas. Encomendas a Fornecedores Esta opo permitir ao utilizador a emisso e controle de ordens de compra a fornecedores. Dever introduzir uma linha de encomenda por cada matria prima ou modelo a encomendar. A seleco das encomendas a imprimir faz-se por digitao dos cdigos nas vrias opes disponveis.

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Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

Listagem de Encomendas a Fornecedores Na Listagem de Encomendas a Fornecedores podemos criar uma listagem descriminada que apresenta, para alm do registo das encomendas efectuadas, a indicao do artigo em causa. Esta opo permite-nos introduzir movimentos, a dbito ou a crdito, na Conta Corrente de Fornecedores. Conta Corrente de Fornecedores

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Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

Listagem da Conta Corrente de Fornecedores Nesta opo podemos obter uma listagem do ficheiro de Contas Correntes de Fornecedores, parametrizada por intervalo de Fornecedores e Datas. Extracto de Fornecedores Conforme o prprio nome indica, a opo Extracto de Fornecedor possibilita o conhecimento on-line da situao das contas correntes de cada fornecedor.

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Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

Impresso de Extracto de Fornecedores Situao em tudo semelhante anterior que permite a impresso do extracto por intervalo de fornecedores e intervalo de datas.

Listagem de Saldos por Fornecedor Conquanto possa parecer redundante, a informao resultante da opo Saldos, de extrema importncia para a adopo de estratgias de resoluo financeira das empresas. Pretendeu-se que esta opo possibilite ao utilizador a visualizao (ou impresso) dos valores dos saldos (devedores ou credores) de todos os seus fornecedores (ou de um conjunto previamente determinado).
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Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

OUTROS DEVEDORES E CREDORES

imediato qual o nmero a atribuir prxima ficha. Para introduzir uma Ficha de Entidade nova, bastar digitar o seu nmero no campo Cdigo.

Imprimir Fichas de Outros Devedores e Credores Opo reservada impresso individualizada e completa das fichas de Outros Devedores e Credores. Fichas de Outros Devedores e Credores Nesta opo o utilizador proceder criao do ficheiro de Outros Devedores e Credores, respectivas alteraes e anulaes. O Gesto Grfica desloca-se para o ltimo registo inserido quando esta opo escolhida; logo, se o utilizador tiver optado por numerar sequencialmente os registos das seus entidades, saber de
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A seleco das Fichas de Entidades a imprimir faz-se por digitao dos cdigos respectivos nos campos Da Entidade e Entidade.

Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

Listagem de Outros Devedores e Credores Esta opo permitir ao utilizador a impresso de Listagens por Ordem Numrica ou Alfabtica de todos os Outros Devedores e Credores, ou de um grupo pr-seleccionado; para facilidade de consulta, possvel a visualizao das listagens no monitor.

Conta Corrente de Outros Devedores e Credores Esta opo permite-nos introduzir movimentos, a dbito ou a crdito, na Conta Corrente de Outros Devedores e Credores.

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Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

Listagem da Conta Corrente de Outros Devedores e Credores Nesta opo podemos obter uma listagem do ficheiro de Contas Correntes de Outros Devedores e Credores, parametrizada por intervalo de Entidades e Datas.

Extracto de Outros Devedores e Credores Conforme o prprio nome indica, a opo Extracto de Outros Devedores e Credores possibilita o conhecimento on-line da situao das contas correntes de cada Entidade.

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Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

Impresso de Extracto de Outros Devedores e Credores Situao em tudo semelhante anterior que permite a impresso do extracto por intervalo de Outros Devedores e Credores, por intervalo de datas ou pela situao Credora ou Devedora das Entidades.

Listagem de Saldos por Outros Devedores e Credores Conquanto possa parecer redundante, a informao resultante da opo Saldos, de extrema importncia para a adopo de estratgias de resoluo financeira das empresas. Pretendeu-se que esta opo possibilite ao utilizador a visualizao (ou impresso) dos valores dos saldos (devedores ou credores) de todos as suas Entidades (ou de um conjunto previamente determinado).

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Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

VENDEDORES

cada negcio. Adiante verificar-se- que as comisses a liquidar, o podem ser sobre o volume de vendas bruto, ou sobre o volume de vendas j recebidas. igualmente possvel o controlo individualizado da conta corrente de cada vendedor.

Imprimir Fichas de Vendedores Opo reservada impresso individualizada e completa das fiFichas de Vendedores O clculo de comisses de Vendedores possvel no Gesto Grfica, pela criao da respectiva ficha, com indicao da taxa de Comisso fixa ou dos plafonds (Limites) de comissionamento. Chama-se, desde j, a ateno para o facto de que as taxas de comisso podem ser alterados na Factura, em funo das caractersticas de chas de Vendedores. A seleco das Fichas de Vendedores a imprimir faz-se por digitao dos cdigos respectivos nos campos Do Vendedor e Ao Vendedor.

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Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

Actualizar Conta Corrente de Vendedores Listagem de Vendedores Esta opo permitir ao Gestor a impresso de Listagens de Vendedores. A listagem conter os dados dos campos Cdigo, Nome, Morada, Cdigo Postal, Telefone e Nmero de Contribuinte. Esta opo vai transferir para a Conta Corrente dos Vendedores seleccionados os valores a contabilizar, por seleco do respectivo nmero e perodo de tempo. Relembramos que esta actualizao ser efectuada pelos Valores Facturados ou Pagos, em funo da seleco efectuada anteriormente na Ficha de Vendedor.

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Fichas Captulo 3

Conta Corrente de Vendedores Como se referiu anteriormente, esta opo actualizada, nos valores a Crdito, de forma automtica. O lanamento dos pagamentos efectuados executado nesta opo, lanando-se os montantes a Dbito. Nesta opo podemos obter uma listagem do ficheiro de Contas Correntes de Vendedores, parametrizada por intervalo de Vendedores e Datas. Listagem da Conta Corrente de Vendedores

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Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

Impresso de Extracto de Vendedores Situao em tudo semelhante anterior que permite a impresso do extracto por intervalo de Vendedores ou por intervalo de datas.

Extracto de Vendedores Conforme o prprio nome indica, a opo Extracto possibilita o conhecimento on-line da situao das contas correntes de cada vendedor. Relembra-se a possibilidade de impresso directa de listagens a partir do monitor.

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Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

MODELOS

Listagem de Saldos por Vendedor Pretende-se que esta opo possibilite ao utilizador a visualizao (ou impresso) dos valores dos saldos (devedores ou credores) de todos os seus Vendedores (ou de um conjunto previamente determinado), por forma a, por exemplo, planificar os pagamentos de comissionamentos. Fichas de Modelos/Mercadorias Com esta opo pretende-se possibilitar a criao de valores padro para trabalhos finais denominados de produo em srie (livros de facturas, cartes de visita, papel de carta, etc.), com fraca complexidade de oramentao, e que no sofrem variaes de preos acentuadas ao longo do ano.

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Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

Assim, apenas ser necessria a oramentao de uma situao tipo (Modelo), determinando-se o valor final de facturao que dever ser introduzido no campo Custo. O valor a facturar ser aquele que indicar no campo valor, havendo a possibilidade de criao de diversos patamares. Desta forma, reduzem-se drasticamente os tempos necessrios oramentao e valorao da obra (ver captulos respectivos), facilitando-se igualmente a tarefa de emisso de documento de facturao (sem necessidade de aguardar a introduo das Fichas de Produo).

Listagem de Modelos/Mercadorias Esta opo destina-se visualizao de Listagens de Modelos, podendo ter em conta o cdigo dos Modelos, o Tipo, as Cores, a Existncia e a Situao actual. O contedo do ficheiro Modelos pode ser aproveitado para a emisImprimir Fichas de Modelos/Mercadorias Com esta opo permite-se a impresso de cada uma das fichas dos Modelos.
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so de tabelas de preos de produtos finais, para distribuio aos Vendedores.

Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

Relembra-se a possibilidade de exportar os dados das Listagens (opo Ficheiro), permitindo uma melhor apresentao grfica das mesmas.

ForeCast Alterao de Preos de Modelos/Mercadorias Por vezes temos a necessidade de alterar todos os preos das nossas tabelas de uma forma organizada e esquematizada. Para estes casos, podemos utilizar esta opo, que nos permite fazer uma alterao automtica de preos, em valor ou percentagem. Nas fichas de ForeCast podem ser registados os modelos produzidos em grandes quantidades que so armazenados em armazm para entregas parciais durante um perodo de tempo. Desta forma possvel gerir a quantidade existente em stock a cada momento.

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Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

Imprimir ForeCast Permite a impresso de ForeCasts registados, em intervalo de nmero, de data ou por cliente. Listagem de ForeCast Atravs desta opo teremos acesso Listagem de ForeCasts registados tendo em conta a sua situao actual (entregues, por entregar ou todos). A listagem poder ser visualizada, impressa ou exportada.

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Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

Stocks (Modelos/Mercadorias) A opo Stocks possibilita a introduo, alterao e eliminao de movimentos de Modelos/Mercadorias. O Gesto Grfica disponibiliza ao utilizador a opo de procura do cdigo do artigo atravs da referncia respectiva do fornecedor desse artigo, sendo suficiente o preenchimento do campo Cdigo no Fornecedor para efectuar a busca.

Listagem de movimentos (Modelos/Mercadorias) A listagem de Movimentos de Modelos/Mercadorias, disponibiliza a informao sobre todas as entradas e sadas de artigos e quais os documentos que deram origem a esses movimentos. Pretende-se com esta opo possibilitar ao utilizador a visualizao (ou impresso) de mapas de movimentos, especialmente teis para conferncia e correco de existncias.

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Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

FUNCIONRIOS

Modelos/Mercadorias Encomendados Esta listagem permite a qualquer momento obter informaes, na forma de lista, dos Modelos/Mercadorias encomendados quer por Fornecedor, quer por Encomenda.

Fichas de Funcionrios - Principal Nesta opo efectuar-se- a introduo de todas as fichas de Funcionrios com particular incidncia dos intervenientes no processo produtivo. a seguinte a frmula de clculo do campo Valor/Hora: Ordenado + Abonos + Encargos / Horas Ms = Valor Hora
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Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

O Valor/Hora passvel de alterao, devendo contudo evitar-se o salto de campo para campo na ficha respectiva, pois, dado tratar-se de um campo de clculo, os clculos sero de imediato refeitos. Caso a empresa opte pela adopo de custos industriais, esta opo assumir menor importncia na Simulao da Produo.

Fichas de Funcionrios - Ocorrncias No separador Ocorrncias podero ser registadas quaisquer informaes sobre o funcionrio em questo.

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Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

Imprimir Fichas de Funcionrios Opo destinada impresso das fichas individuais de funcionrios. A impresso pode ser efectuada por sector, por horrio de trabalho ou por intervalo de datas de admisso. Listagem de Funcionrios Esta opo destina-se visualizao de Listagens de Funcionrios, com possibilidade de introduo de parmetros como o sector, o horrio de trabalho ou a data de admisso. possvel a criao de cartes ou a listagem de funcionrios com cdigos de barras, essencial para os registos de relgio de ponto e produo.

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Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

EQUIPAMENTOS

introduo, de modo a que se torne possvel o clculo dos tempos necessrios produo de determinado trabalho.

Fichas de Equipamentos - Principal Os Equipamentos produtivos devero ser introduzidos nesta opo por forma a que o Gesto Grfica calcule o seu Valor/Hora, segundo a seguinte frmula: Valor Hora = (Custo / Amortizao) / Horas Ms Os Equipamentos directamente ligados ao processo produtivo, renem determinados parmetros que obrigam sua meticulosa
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Fichas de Equipamentos - Clculos De realar que os valores a introduzir nos campos Corpos, Velocidade, Preparao e Lavagem, so passveis de alterao aquando da Simulao da Produo, em funo das diferentes caractersticas dos trabalhos a produzir.

Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

O preenchimento dos campos Formato Mximo e Formato Mnimo vai permitir Gesto Grfica determinar quais os equipamentos que renem as caractersticas para a execuo de determinado trabalho. Existem opes de parametrizao para diversos tipos de equipamento.

Imprimir Fichas de Equipamentos Opo destinada impresso individual das fichas de equipamentos.

Fichas de Equipamentos - Paragens Neste separador podem ser registadas todas as paragens do equipamento, assim como o respectivo custo de paragem.
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Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

SERVIOS

Fichas de Servios Listagem de Equipamentos A definio de Servios, compreende, no Gesto Grfica, as tareEsta opo destina-se visualizao de Listagens de Equipamentos. fas realizadas na prpria empresa, para as quais se decidiu a adopo de custos padro. Relembram-se os inconvenientes causados pela eliminao de um determinado servio.

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Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

A insero de uma nova Ficha de Servio faz-se pela digitao do nmero do novo registo. O preenchimento do campo Sector (Pull Down) facultativo, embora entendido como necessrio aquando da introduo de um servio da prpria empresa. A utilizao das Fichas de Servios na Simulao de Produo e na Produo, efectuar-se- em funo da quantidade introduzida.

Listagem de Servios Imprimir Fichas de Servios Opo destinada impresso individual das fichas de Servios. Esta opo destina-se visualizao de Listagens de Servios.

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Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

MATRIAS-PRIMAS

Alterao de Preos de Servios Por vezes temos a necessidade de alterar todos os preos das nossas tabelas de uma forma organizada e esquematizada. Para estes casos, podemos utilizar esta opo, que nos permite fazer uma alterao automtica de preos, em valor ou percentagem. Fichas de Matrias Primas - Principal Nas Matrias Primas sero introduzidas, alteradas ou eliminadas as diversas Fichas de Matrias Primas com que a empresa trabalhar. Ao contrrio das opes relativas s Fichas de Clientes e de Fornecedores, nesta opo, o campo Cdigo admite introduo de referncias alfanumricas.
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Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

A insero de uma nova Ficha de Matria Prima faz-se pela introduo da referncia do artigo. O preenchimento do campo Gramagem relevante se a empresa pretende efectuar aquisies dessa matria prima por unidade de peso (Kg). O campo Formato ser utilizado no clculo de gastos de materiais e tempos de mquina na Simulao da Produo. O preenchimento do campo Preo deve ter em ateno a possibilidade da concesso de desconto ao cliente nos valores das matrias primas (ver quadro de clculo de gasto de matria prima em Simulao da Produo, captulo Oramentos). de grande importncia para a obteno de elementos de gesto e um melhor desempenho do Gesto Grfica, o preenchimento dos botes PullDown como o Tipo de Matria Prima, a Tarefa, o Sector, o Centro de Custo e o Tipo de Movimento. Nesta ficha Principal tambm possvel encomendar ao fornecedor ou listar os movimentos registados atravs dos botes localizados do lado direito da janela. Fichas de Matrias Primas - Fornecedor Os campos Cdigo de Fornecedor destinam-se introduo das referncias dos diversos fornecedores deste artigo (ver nota em Stocks, nesta seco do manual). Assim, nestes campos devem ser inscritas as diversas referncias, dos diversos fornecedores, para uma mesma Matria Prima, assim como o seu preo de custo unitrio e/ou em Kg. O programa utilizar os dados aqui introduzidos para, de forma automtica, encontrar a referncia interna desse artigo.
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Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

Imprimir Fichas de Matrias Primas Opo reservada impresso individualizada e completa das fichas de matrias primas. A seleco das Fichas de Matrias Primas a imprimir faz-se por accionamento do boto Pull Down existente na opo. A no seleco de qualquer boto implica a impresso das fichas seleccionadas nos campos Da Matria Prima e Matria Prima. Nesta opo, ser possvel ao utilizador do Gesto Grfica a impresso ou visualizao de Listagens de Matrias Primas (gerais ou por Tipo de Matria Prima). As listagens incluiro o contedo dos campos Cdigo, Nome, Preo e Existncia, e no caso de Listagens de Cdigos de Barras, apenas Cdigo, Nome e Cdigo de Barras. Listagem de Matrias Primas

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Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

Duplicar Matrias Primas Utilizando esta opo podemos elaborar a nossa tabela de Matrias Primas de uma forma prtica e rpida. Tendo por base um modelo de cdigos, podemos duplica-los em funo dos nossos Fornecedores, Tipos de Matria Prima, Gramagens, Etc.

Alterao de Preos de Matrias Primas Por vezes temos a necessidade de alterar todos os preos das nossas tabelas de uma forma organizada e esquematizada. Para estes casos, podemos utilizar esta opo, que nos permite fazer uma alterao automtica de preos, em valor ou percentagem, no preo unitrio ou no preo por Quilo, no custo unitrio ou no custo por Quilo. Na fase de implementao, este menu pode tambm servir para atribuir o preo ou o custo inicial.

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Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

Dado que uma grande parte das empresas grficas efectuam os seus movimentos de stocks por unidade de peso, possvel a converso unitria com recurso ao campo Entrada / Quilos (a Ficha de Matria Prima dever conter a indicao da gramagem desse artigo).

Stocks (Matrias Primas) A opo Stocks possibilita a introduo, alterao e eliminao de movimentos de Matrias Primas. O Gesto Grfica disponibiliza ao utilizador a opo de procura do cdigo do artigo atravs da referncia respectiva do fornecedor desse artigo, sendo suficiente o preenchimento do campo Cdigo no Fornecedor. Listagem de Stocks (Matrias Primas) A listagem de Movimentos de Matrias Primas, disponibiliza a informao sobre todas as entradas e sadas de artigos e sobre quais os documentos que deram origem a esses movimentos.
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Gesto Grfica 8.0

Fichas Captulo 3

Pretende-se com esta opo possibilitar ao utilizador a visualizao (ou impresso) de mapas de movimentos, especialmente teis para conferncia e correco de existncias.

Matrias Primas Encomendadas Esta listagem permite a qualquer momento obter informaes na forma de lista, das matrias primas encomendadas quer por Fornecedor, quer por Encomenda.

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Ficheiros Principas Captulo 1

Captulo 4 Oramentos

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Gesto Grfica 8.0

Oramentos Captulo 4

ORAMENTOS

No menu Oramentos, o utilizador do Gesto Grfica, efectuar o tratamento da informao relacionada com o registo dos pedidos de oramento, simulao da produo das tarefas relativas a esse oramento, sua valorao com emisso das competentes listagens, e impresso para envio para o potencial cliente. Nesta opo o utilizador vai recorrer assiduamente tcnica de insero de linhas j descrita neste manual (captulo Introduo). Ao longo deste captulo, recorreremos frequentemente a matrias j mencionadas em captulos anteriores, por forma a recordar os procedimentos apreendidos. Oramentos Geral Nesta opo, o utilizador efectuar o registo de pedido de oramento seleccionando o Tipo de Trabalho, a Prioridade, o cdigo de Cliente, a Requisio e as Quantidades. Os valores constantes dos campos Quantidades destinam-se a instruir o Gesto Grfica a calcular automaticamente os valores para mais que uma quanti74

Gesto Grfica 8.0

Oramentos Captulo 4

dade. O programa permite a alterao e recalculo dos valores da Simulao da Produo (conforme veremos nas pginas seguintes deste captulo); contudo, a primeira quantidade no ser considerada quando o Gesto Grfica actualiza os clculos, pois trata-se da quantidade de referncia. Caso se pretenda oramentar o valor de uma quantidade em continuao de tiragem, essa dever ser colocada no ltimo campo de quantidade, e dever ser de valor inferior quantidade registada no primeiro campo. A opo Duplicar destina-se essencialmente a ser utilizada quando aparece um pedido com tarefas idnticas a um oramento j existente, para um mesmo cliente ou para outro diferente; neste caso, bastar rectificar o campo Cliente no novo oramento gerado pelo Gesto Grfica. O programa, alm de duplicar os dados do oramento, duplica igualmente toda a Simulao da Produo que lhe est subjacente. O boto Histrico (situado do lado direito da janela), permite obter uma listagem de oramentos a partir de cinco parmetros que podero ser utilizados em simultneo. Trata-se do nmero de Cliente,

da Descrio, das Observaes, da Requisio ou do Tipo de Trabalho. Aps a apresentao da listagem possvel, clicando sobre o nmero, abrir o oramento em causa para posterior tratamento, assim como repetir a busca anteriormente efectuada. O Campo Desdobramento pode ser utilizado para realizar oramento com mais de quatro quantidades em simultneo. O procedimento dever ser duplicar o oramento com as primeiras quatro quantidade, no oramento resultante clicar no campo Desdobramento, e fazer a alterao nas quantidades sem rectificar a primeira que ir servir como base.

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Gesto Grfica 8.0

Oramentos Captulo 4

Oramentos Informaes Neste separador dos Oramentos podemos consultar alguns dados sobre o Cliente, como os saldos e os ltimos oramentos elaborados, o oramentista, o utilizador que abriu o oramento e respectiva data, assim como quem o alterou e enviou. Atravs do boto encomendas pode ser consultada uma listagem com o nmero de encomendas a que determinado oramento deu origem.

Oramentos Comunicaes Internas Como o prprio nome indica, neste submenu podem ser introduzidas todo o tipo de comunicaes internas entre os diversos elementos da organizao. Atravs destas comunicaes internas as mensagens ficam registadas no Gesto Grfica possibilitando a sua posterior consulta. As mensagens so enviadas via e-mail.

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Gesto Grfica 8.0

Oramentos Captulo 4

Oramentos Elementos Tcnicos No separador Elementos Tcnicos, o utilizador aceder a uma caixa de dilogo onde registar as diversas caractersticas do trabalho a oramentar, quanto a formatos, tipos de papel, cores, material recebido por parte do cliente, seleces de cores a efectuar, indicaes sobre fotolitos, etc. Os campos no informativos e que sero utilizados nos clculos da Simulao da Produo so os campos do separador Impresso; Tipo, Nmero de cores, Formato de Corte e Pginas. Toda e qualquer informao aqui registada poder fazer parte da Ficha da Encomenda e das Fichas de Trabalho. Caso exista alguma correspondncia dos campos dos Elementos Tcnicos com as Tarefas a usar na Simulao de Produo (ver Parmetros), deve ser seleccionado o boto Transferir de forma a que as tarefas correspondentes sejam criadas automaticamente na Simulao de Produo.

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Gesto Grfica 8.0

Oramentos Captulo 4

A atribuio de custos para cada tarefa, faz-se atravs da insero de linhas.

Oramentos Simulao de Produo A opo Simulao da Produo o instrumento que permitir determinar os custos envolvidos na produo de uma eventual encomenda. Aps seleco da opo, o utilizador dever indicar as tarefas que pretende simular. Essa operao efectuando duplo clic sobre as tarefas pretendidas na lista Tabela. No lado direito da caixa de dilogo, iro aparecendo as tarefas j consideradas para o oramento em causa. Oramentos Valorao Apenas se proceder Valorao do Oramento, aps concluda a Simulao da Produo. O utilizador dever introduzir as margens percentuais de cada um dos componentes do oramento (Mo de Obra, Equipamento,
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Gesto Grfica 8.0

Oramentos Captulo 4

Matrias Primas, etc.), que permitiro Gesto Grfica o clculo dos valores correspondentes. Caso se pretenda aplicar uma margem de lucro uniforme, dever premir-se o boto seta, aplicando ento o Gesto Grfica o valor atribudo na primeira opo Mo de Obra. Adicionalmente dever indicar se pretende imputar ao cliente os valores proporcionais dos seus custos de explorao (pressionando o boto Custos Indirectos). O programa permite ainda calcular os valores a oramentar caso se verifique a interveno de uma Agncia, sem que tal implique uma reduo da margem da empresa. Para tal, ser suficiente a introduo da margem para essa agncia. O Gesto Grfica indicar os Valores Totais calculados, cabendo ao utilizador a introduo dos valores finais do Oramento. Numa fase em que o cliente, aps ter recebido o Oramento, se decide por uma quantidade diferente das inicialmente calculadas possvel recalcular qualquer das quantidades seguintes, introduzindo para isso a nova quantidade. O programa refar ento os clculos.
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Gesto Grfica 8.0

Oramentos Captulo 4

Imprimir Oramentos Nesta opo, o utilizador tem acesso impresso em detalhe de cada um dos oramentos, com a possibilidade de optar pela impresso da Ficha Principal, da Valorao, da Simulao de Produo, de Todos, com ou sem os Elementos Tcnicos.

Listagem de Oramentos A opo Listagem de Oramentos possibilita a rpida visualizao da informao resumida sobre a situao de cada oramento, para um determinado intervalo de clientes, num determinado perodo de tempo. A seleco possvel tambm por Tipo de Trabalho e por Situao.

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Oramentos Captulo 4

Simulao por Oramento Utilizando esta Listagem podemos consultar todas as tarefas e custos que englobam determinado Oramento. A listagem pode ser obtida por qualquer uma das quantidades oramentadas.

Carta de Oramento A impresso do Oramento ser efectuada nesta opo. possvel a impresso na mesma Carta de Oramento de vrios oramentos, sequenciais, intercalados, ou relativos a um determinado perodo de tempo. O contedo dos vrios campos da opo so passveis de alterao, sem que isso implique a rectificao da ficha de cliente.

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Oramentos Captulo 4

Tambm possvel a impresso de oramentos em moeda estrangeira, por seleco da divisa correspondente no campo Moeda. O Gesto Grfica efectuar os clculos, para impresso, com base no valor constante da tabela de Moedas).

Verificao de Matrias Primas Na opo Verificao de Matria Prima o utilizador poder obter a listagem das necessidades de reaprovisionamento de materiais, em caso de eventual aprovao de determinado oramento ou conjunto de oramentos. Por confronto com os stocks existentes, o utilizador poder determinar da necessidade de encomendar qualquer dos produtos necessrios, cujo stock seja negativo ou esteja prximo do valor de alerta.
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Ficheiros Principas Captulo 1

Captulo 5 Encomendas

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Gesto Grfica 8.0

Encomendas Captulo 5

O menu Encomendas constitui o agrupamento de opes que permitem a introduo manual de dados relativos s tarefas do sector produtivo da empresa. Neste menu sero introduzidos e alterados os registos relativos aos tempos gastos em Mo de Obra e Equipamentos para a execuo das tarefas, aos Servios contratados, s Matrias Primas consumidas e aos Fornecimentos efectuados. Sero igualmente extradas listagens de encomendas, e efectuados os registos de documentos. Encomendas - Geral A insero de uma nova Encomenda pode efectuar-se pela indexao a um oramento previamente existente, pela introduo do nmero respectivo no campo Oramento (todos os dados so transportados para a ficha de encomenda), apenas sendo necessria a indicao do Prazo de entrega previsto. Neste caso, o Gesto Grfica vai colocar na Ficha do Oramento respectivo a indicao
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Encomendas Captulo 5

de que o mesmo se encontra Aprovado, com meno correspondente quantidade. tambm possvel a introduo de uma Ficha de Encomenda, sem que para tal haja sido emitido qualquer Oramento. Para esse efeito, o utilizador dever preencher os campos Cliente, Tipo de Trabalho, Prazo, Requisio, Vendedor, Quantidade e Descrio; poder tambm efectuar o preenchimento da opo auxiliar de Elementos Tcnicos.

Encomendas Informaes Neste separador podemos consultar alguns dados sobre o local de arquivo do material fornecido pelo cliente, o utilizador que abriu a encomenda e respectiva data, assim como quem a alterou e fechou. tambm neste separador que podemos registar eventuais reclamaes feitas pelo cliente, assim como indicar se a reclamao j ter sido resolvida.
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Encomendas Captulo 5

Atravs dos botes situados na parte inferior da janela, teremos acesso a listagens com os documentos de transporte, provas, entregas e documentos de facturao j emitidos para a encomenda em causa. O boto Etiquetas permite a criao de etiquetas para colocar nas embalagens a enviar ao cliente.

Encomendas Comunicaes Internas Como o prprio nome indica, neste submenu podem ser introduzidas todo o tipo de comunicaes internas entre os diversos elementos da organizao. Atravs destas comunicaes internas as mensagens ficam registadas no Gesto Grfica possibilitando a sua posterior consulta. As mensagens so enviadas via e-mail.

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Gesto Grfica 8.0

Encomendas Captulo 5

Encomendas Elementos Tcnicos Como j foi referido no captulo Oramentos, e quando a encomenda est indexada a um oramento, o separador Elementos Tcnicos dar acesso opo de registo das diversas indicaes quanto a formatos, tipos de papel, nmero de cadernos e cores, formas de recebimento de originais de texto e imagens e programas onde tenham sido processados, etc.

Encomendas Produo O registo da Produo pode ser feito, de duas formas: por introduo manual ou com o auxlio de leitores de cdigo de barras. Na introduo manual os procedimentos so idnticos da Simulao da Produo, captulo Oramentos. A eliminao de qualquer dos registos introduzidos determinar a perda da informao j

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Encomendas Captulo 5

utilizada em qualquer processamento. Recomenda-se a adopo dos cuidados especiais neste procedimento. No se esquea de terminar a introduo efectuando a gravao dos dados introduzidos. O utilizador seleccionar as Tarefas, onde ser necessrio registar os tempos de incio e fim do trabalho. Recorre-se tcnica de insero de linhas, para registo dos quantidades e valores de Matrias Primas ou Servios utilizados.

Encomendas Valorao Os procedimentos a observar para a Valorao da Encomenda so exactamente os mesmos que utilizmos para a Valorao do Oramento. O Gesto Grfica transportou os valores das Margens que haviam sido indicados no Oramento; nesta fase, o utilizador instruir o programa sobre a imputao dos Custos Indirectos e introduzir o
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Encomendas Captulo 5

valor A Facturar (de notar que, por comparao entre o Valor Total calculado e o valor do Oramento, se podero imediatamente detectar os desvios entre o Oramento e a Produo). Nas situaes em que no existe oramento prvio, ser necessria, a introduo das diversas margens de lucro pretendidas. A Valorao da Encomenda no necessria (o programa efectua-a automaticamente), caso a mesma se refira a Modelos pr-definidos.

Imprimir Encomendas Esta opo destina-se Impresso da Ficha de Encomenda nas suas diversas opes.

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Gesto Grfica 8.0

Encomendas Captulo 5

Listagem de Encomendas A opo Listagem permite a visualizao da informao resumida sobre a situao das encomendas, de um intervalo de clientes definido, num determinado perodo de tempo.

Entregas em Falta (Clientes) A escolha desta opo permite a emisso de uma listagem de todas as Encomendas cujas quantidades no tenham sido totalmente entregues. A seleco da listagem a emitir pode ser efectuada para um intervalo de clientes, num determinado intervalo de tempo.

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Encomendas Captulo 5

Registo de Documentos Esta opo foi criada essencialmente para permitir o rasteio dos trabalhos realizados pelos clientes relativos a documentos comerciais (livros de facturas, guias de transporte, etc.). As listagens resultantes desta opo mencionaro todos os trabalhos realizados pelos diversos clientes, ou grupos de clientes, em determinado perodo de tempo. A sua importncia mais acentuada para o envio da listagem obrigatria a enviar anualmente para a DGCI. A fim de garantir os bons resultados, necessria a meno da numerao inicial e final dos documentos comerciais a produzir no campo Documentos, na altura da gravao da Encomenda.

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Ficheiros Principas Captulo 1

Captulo 6 Produo

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Produo Captulo 6

O menu Produo constitui o agrupamento de opes que permitem a introduo de dados relativos s tarefas do sector produtivo da empresa. Neste menu sero introduzidos e alterados os registos relativos aos tempos gastos em Mo de Obra e Equipamentos para a execuo das tarefas, aos Servios contratados, s Matrias Primas consumidas e aos Fornecimentos efectuados. Os leitores de cdigo de barras, constituem um precioso auxiliar para o registo destes dados. Por outro lado, a partir desta opo ser possvel o controlo de presenas (assiduidade) e a consulta de trabalho extraordinrio prestado. Pelo que atrs foi referido, reveste-se da maior importncia o cuidado na introduo dos elementos respectivos, pois deles depende, em grande parte, a fiabilidade da informao que o Gesto Grfica proporciona.

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Produo Captulo 6

FICHAS DE TRABALHO

pode inserir nesta opo as Fichas de Trabalho (Ordens de Produo), por forma a informar os diversos intervenientes no processo produtivo de quais as Tarefas a executar e da estimativa de consumo de Matrias Primas.

Fichas de Trabalho - Principal No Gesto Grfica, quando uma encomenda est indexada a um determinado oramento em que foi efectuada a simulao da produo, as respectivas Fichas de Simulao so imediatamente convertidas em Fichas de Trabalho que podero circular pelos diversos sectores da empresa. Quando uma Encomenda no foi precedida de um Oramento (ou a ele no foi indexada), o utilizador Fichas de Trabalho Fichas Podero ser efectuadas alteraes pontuais s Fichas de Trabalho, se necessrias, e emitidas todas as Requisies de Matrias Primas
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Gesto Grfica 8.0

Produo Captulo 6

necessrias execuo da obra (por presso do boto Actualizar Requisies).

Listagem de Fichas de Trabalho Imprimir Fichas de Trabalho Opo destinada impresso individualizada das Fichas de Trabalho de uma determinada Encomenda ou conjunto de encomendas. Os documentos impressos podero ser utilizados para indicar aos diversos intervenientes no processo de produo de uma obra, assim como quais as tarefas que devero desempenhar. Esta opo, em tudo semelhante Listagem de Simulao de Produo, permite a visualizao ou impresso do conjunto das Fichas de Trabalho criadas para uma determinada Encomenda.

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Produo Captulo 6

Comparativo de Tarefas (F.T.) A listagem resultante desta opo, e das opes seguintes, possibilitam a deteco de desvios entre as Tarefas oramentadas e previstas para produo.

Comparativo de Mo de Obra (F.T.) A listagem resultante desta opo possibilita a deteco de desvios entre a Mo de Obra oramentada e a utilizada pela produo.

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Produo Captulo 6

Comparativo de Equipamentos (F.T.) A listagem resultante desta opo possibilita a deteco de desvios entre os Equipamentos oramentados e os utilizados pela produo.

Comparativo de Servios (F.T.) A listagem resultante desta opo possibilita a deteco de desvios entre os Servios oramentados e realizados pela produo.

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Produo Captulo 6

Comparativo de Matrias Primas (F.T.) A listagem resultante desta opo possibilita a deteco de desvios entre as Matrias Primas oramentadas e as utilizadas para produo da encomenda em causa.

Comparativo de subcontrataes (F.T.) A listagem resultante desta opo possibilita a deteco de desvios entre as subcontrataes oramentadas e as realizadas na produo.

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Produo Captulo 6

REQUISIES

Imprimir Requisies Requisies Na opo Requisies, possvel a alterao das quantidades de Matrias Primas criadas anteriormente (opo Fichas de Trabalho) ou importadas da Encomenda. A introduo de novas requisies faz-se com recurso tcnica de insero de linhas anteriormente descrita. Quando uma requisio impressa, as suas quantidades so automaticamente abatidas existncia. Opo destinada impresso de Requisies, que serviro para a actualizao dos stocks de Matrias Primas consumidos em cada Encomenda.

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Produo Captulo 6

Listagem de Requisies O Gesto Grfica, permite a emisso de Listagens de Requisies, definida por intervalo de Encomendas, Requisies, Clientes, Datas, Utilizadores e Matrias Primas. Esta opo torna-se particularmente til, para anlise e eventual correco de erros.

Calcular Horas de Impresso Opo destinada a prever os clculos de tempos de impresso. Apenas tem funo de consulta (so apenas utilitrios de clculo), no permitindo a gravao de qualquer opo.

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Produo Captulo 6

Calcular Formatos Como na opo anterior, apenas tem funo de consulta, no permitindo a gravao de qualquer opo. Poder ser utilizado para simular cenrios de produo diferentes dos inicialmente previstos.

Planificao de Equipamentos Esta opo permite ao utilizador a programao e visualizao instantnea das tarefas a realizar nos equipamentos de produo. A actualizao da Agenda de Equipamentos efectuada com base na Fichas de Simulao de Produo emitidas em Oramentos. O Gesto Grfica vai detectar qual a data e hora em que est disponvel o Equipamento necessrio, e preencher o horrio desse equipamento, at concluso da obra.
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Produo Captulo 6

O utilizador dever efectuar os ajustamentos necessrios, tendo em conta as datas de entrega previstas para cada Encomenda.

Produo por Cdigo de Barras As verses do Gesto Grfica especialmente concebidas para a inPlanificao de Mo de Obra Em tudo semelhante opo anterior, com a particularidade de se referir apenas planificao de trabalho executado manualmente, apenas com interveno de mo de obra. Para permitir a introduo por cdigo de barras, ser necessria a impresso de etiquetas de Mo de Obra, Encomenda e listagens de Tarefas e de Equipamentos com cdigo de barras.
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troduo de tempos de Produo com recurso a leitores de cdigo de barras, facilitam essa tarefa e iro permitir a reduo dos custos administrativos gastos na introduo manual.

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Produo Captulo 6

O Gesto Grfica abrir uma Ficha de Produo sempre que uma mesma combinao dos quatro campos referidos for seleccionada, fechando-a se a mesma combinao for introduzida. No rodap do quadro acima, aparecero todas as Tarefas que o trabalhador tem em execuo (ver Trabalhos em Curso). possvel a execuo simultnea, pelo mesmo trabalhador de mais que uma tarefa. A alterao de erros acidentais de introduo, ser feita na opo Encomendas ou na opo Rectificar Registos por Cdigos de Barras nos Utilitrios.

Produo em Curso Ligada utilizao da introduo por cdigo de barras, esta opo, permite o conhecimento das tarefas que se encontram iniciadas mas no foram ainda concludas, assim como a consulta de todas as tarefas realizadas em determinado dia.

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Produo Captulo 6

Situao da Produo A listagem resultante da seleco desta opo, informar o utilizador, para um grupo de clientes seleccionado, qual a situao de cada encomenda. Em produo, ou que, embora concluda a produo, no tenham sido entregues na totalidade. Possibilita tambm o conhecimento on line da situao exacta da fase de produo de cada encomenda. Cronograma da Encomenda O Cronograma da Encomenda permite-nos visualizar de uma forma rpida e eficaz o progresso temporal da produo de uma determinada encomenda.

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Produo Captulo 6

Registo de Provas Em Registo de Provas, o utilizador poder ter um controlo eficaz de qual a situao em que se encontra a aprovao pelo cliente de Produo por Encomenda Utilizando esta Listagem podemos consultar todas as tarefas e custos que englobaram determinada Encomenda. cada fase de trabalho realizado. Sero registadas as Datas e Horas de Envio e Recepo das diversas provas efectuadas.

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Produo Captulo 6

Relgio de Ponto O Gesto Grfica permite o controlo de presenas dos trabalhadores da empresa. Esta opo s est disponvel em determinadas verses do programa, recomendando-se a instalao de um posto dedicado Listagem de Provas Opo destinada impresso de Listagens de Registo de Provas, a emitir por intervalo de Encomendas de tempo ou ainda por tipo de prova. O utilizador poder determinar quais as situaes enviadas para aprovao, detectando eventuais atrasos que comprometam a execuo atempada da obra. que funcionar como relgio de ponto. necessria a criao, nas Fichas de Funcionrios, de uma ficha para cada trabalhador da empresa (ligado ou no ao sector directamente produtivo); a introduo nessa tabela dos valores dos Encargos e do Vencimento facultativa. A indicao de qual o tipo de Horrio do trabalhador imprescindvel. igualmente necessria a impresso das Etiquetas que podero ser colocadas nos cartes de identificao da empresa.
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Produo Captulo 6

Nesta opo que estar permanentemente activa, o funcionrio registar as suas entradas e sadas. Todos os registos de entrada ou sada fora do horrio indexado a cada trabalhador, sero consideradas como prestao de trabalho extraordinrio.

O utilizador dever introduzir o intervalo de tempo a considerar para efeitos de listagem.

Justificaes de Falta Esta opo est directamente relacionada com a anterior, e destina-se justificao de eventuais ausncias dos trabalhadores (Motivos de Falta j definidos na tabela respectiva). Listagem de Relgio de Ponto A listagem resultante desta opo indicar quais os trabalhadores que se encontram ao servio em determinado dia, semana, ms, e, em caso de ausncia, se ou no justificada.
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A informao introduzida nesta opo ser utilizada pelo programa na opo Listagem.

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Produo Captulo 6

Listagem de Justificaes de Falta Esta opo destina-se a listar as justificao de cada um dos trabalhadores ou de um conjunto de trabalhadores, num determinado intervalo de tempo.

Resumo de Presenas Este resumo identifica o nmero de funcionrio, nome, acumulados em atrasos, em excedentes, horas extras, faltas justificadas e no justificadas. Pode ser utilizado para o clculo dos vencimentos a processar (o Gesto Grfica no efectua processamento de salrios), mediante simples impresso ou exportao (para programa de tratamento de salrios).
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Ficheiros Principas Captulo 1

Captulo 7 Facturao

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Facturao Captulo 7

GUIAS DE TRANSPORTE

O menu Facturao agrupa os submenus onde o utilizador do Gesto Grfica, tratar a informao relacionada com Guias de Transporte, Guias de Remessa, Facturas, Recibos, Letras, Vendas a Dinheiro, Notas de Dbito e Crdito. Guias de Transporte A emisso de uma Guia de Transporte faz-se com o recurso tcnica de insero de linhas, tantas quantas as Encomendas, ou matrias que se pretende sejam entregues.

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Facturao Captulo 7

A emisso da guia de Transporte no exclusiva para as encomendas, podendo no campo Descrio ser includo o texto que sair impresso na opo Imprimir Guia de Transporte.

der alterar o contedo de todos os campos da opo de seleco, recomendando-se especial ateno aos campos Data.

Imprimir Guias de Transporte A seleco das Guias de Transporte a imprimir ser realizada nesta opo. Por defeito, os campos Data e Hora, aparecem preenchidos (informao existente no sistema operativo); contudo, o utilizador po-

Listagem de Guias de Transporte As listagens podem ser emitidas para uma empresa ou para um intervalo de empresas e por perodos de tempo a seleccionar pelo utilizador.

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Facturao Captulo 7

GUIAS DE REMESSA

Guias de Remessa Nesta opo o utilizador vai produzir os documentos que acompanharo os materiais executados pelo seu sector produtivo. A emisso de Guias de Remessa, no obrigatria no Gesto Grfica, dado que o programa permite a facturao imediata de uma Encomenda (conforme a legislao aplicvel refere, o documento Factura pode desempenhar a funo que tradicionalmente est atribuda s Guias de Remessa, Transporte ou Consignao). A emisso de uma Guia de Remessa faz-se com o recurso tcnica de insero de linhas, tantas quantas as Encomendas que se pretende sejam entregues. Na caixa de dilogo de insero de linhas, o utilizador apenas dever introduzir o nmero da encomenda e a quantidade a entregar, confirmando os dados digitados. O programa retornar opo de introduo da Guia de Remessa, repetindo-se o procedimento se houver mais encomendas a entregar ao mesmo cliente.

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Facturao Captulo 7

Imprimir Guias de Remessa A seleco das Guias de Remessa a imprimir ser realizada nesta opo. Por defeito, os campos Data e Hora, aparecem preenchidos (informao existente no sistema operativo); contudo, o utilizador poder alterar o contedo de todos os campos da opo de seleco, recomendando-se especial cuidado com os campos Data.

Listagem de Guias de Remessa A emisso de Listagens de Guia de Remessa, para, por exemplo, detectar falhas de facturao, dever ser realizada nesta opo. As listagens podem ser emitidas para um cliente ou para um intervalo de clientes e por perodos de tempo a seleccionar pelo utilizador.

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Facturao Captulo 7

FACTURAS

Mapa de Expedio Nesta opo poder ser planificada a distribuio de material acabado pela grfica. Bastar para isso seleccionar a viatura, o motorista, a hora e a encomenda a ser entregue. De referir que ser criado um mapa de expedio para cada viatura. A emisso de uma Factura efectuada nesta opo, pela introduo do nmero de Cliente. A Factura a registar pode corresponder totalidade de uma ou mais encomendas, sugerindo-se a utilizao da tcnica de insero de linhas (ver procedimentos para introduo de Guias de Remessa),
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Facturas

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Facturao Captulo 7

ou referir-se a entregas parciais com guia de remessa, pelo que o utilizador optar pelo boto Inserir Guia. O Gesto Grfica permite a alterao dos dados relativos a Vendedor, Condies de Pagamento, Comisso e Desconto, sem que isso implique a alterao na Ficha de Cliente. Na opo resultante da presso do boto Inserir Guia, o utilizador indicar qual a Guia de Remessa a incluir. Se o utilizador optar pela introduo de linhas, dever indicar ao programa qual a Encomenda a incluir, efectuando a confirmao correspondente.

Imprimir Facturas A seleco das Facturas a imprimir ser realizada nesta opo. Por defeito, os campos Data e Hora, aparecem preenchidos (informao existente no sistema operativo); contudo, o utilizador poder alterar o contedo de todos os campos da opo de seleco, para, por exemplo, emitir o documento em divisa estrangeira (o Gesto Grfica efectuar os clculos instantneos, com base nos valores da tabela Moedas).
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Facturao Captulo 7

Listagem de Facturas O utilizador do Gesto Grfica pode recorrer a esta opo para emitir Listagens de Facturas, para um intervalo de facturas, de clientes e por perodos de tempo determinados.

Resumo de Facturas Nesta opo, podemos obter um Resumo de Facturas, num determinado perodo e por Cliente.

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Facturao Captulo 7

Imprimir Facturas Pr-Forma A seleco das Facturas Pr-Forma a imprimir ser efectuada nesta opo. O utilizador poder alterar o contedo do campo Moeda da opo de seleco, para emitir o documento em divisa estrangeira (o Gesto Grfica efectuar os clculos instantaneamente, Facturas Pr-Forma Para o preenchimento da Factura Pr-Forma dever ser utilizada a tcnica de insero de linhas anteriormente referida, registando em seguida o respectivo Oramento ou Modelo/Mercadoria. No entanto, tambm possvel a emisso de uma Factura Pr-Forma sem indexao, sendo nesse caso necessria a introduo do texto e valor a imprimir no documento em causa. como vimos anteriormente, com base nos valores da tabela Moedas).

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Facturao Captulo 7

RECIBOS

Listagem de Facturas Pr-Forma Nesta opo possvel a criao de uma listagem de Facturas PrForma em intervalo de nmero, data ou cliente. A listagem poder ser visualizada, impressa ou exportada. Recibos Os Recibos de pagamento a emitir sero introduzidos nesta opo. A tcnica de insero de linhas, anteriormente referida, ser utilizada para indicar ao programa quais os documentos (Facturas ou Notas de Dbito) a liquidar.

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Facturao Captulo 7

Na gravao de um Recibo, o Gesto Grfica possibilita a actualizao automtica de Bancos. O utilizador necessitar Confirmar a actualizao, indicando o cdigo do Banco. O utilizador, aps introduzir o cdigo de Cliente e acrescentar uma nova linha dever indicar qual o documento a liquidar, preenchendo os restantes campos e confirmando a opo. Este procedimento repetir-se- tantas vezes quantos os documentos a liquidar. Imprimir Recibos A seleco dos recibos a imprimir ser efectuada nesta opo. O utilizador poder alterar o contedo do campo Moeda da opo de seleco, para emitir o documento em divisa estrangeira (o Gesto Grfica efectuar os clculos instantaneamente, como vimos anteriormente, com base nos valores da tabela Moedas).

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Facturao Captulo 7

Recibos Provisrios O Gesto Grfica possibilita, nesta opo, a emisso e impresso de Recibos Provisrios. Este documento no tem numerao, nem influenciar a conta corListagem de Recibos O utilizador do Gesto Grfica pode recorrer a esta opo para emitir Listagens de Recibos, para um intervalo de clientes e por perodos de tempo determinados. Pode obter listagens de recibos referentes s a Facturas ou s a Notas de Dbito. Esta opo destina-se a providenciar os elementos necessrios para a rpida correco de eventuais erros de lanamento. rente do cliente. possvel a emisso de um Recibo Provisrio no indexado a qualquer Factura. Nesta opo, no existe indicao para impresso. Esta aco ser automaticamente efectuada logo que pressionado o boto Confirmar.

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Facturao Captulo 7

LETRAS

Listagem de Recibos Provisrios O utilizador do Gesto Grfica pode recorrer a esta opo para emitir Listagens de Facturas, para um intervalo de facturas, de clientes e por perodos de tempo determinados.

Letras A introduo de Letras efectua-se de forma idntica descrita para Recibos (isto , indexando a uma mesma letra as Facturas ou Notas de Dbito que se pretende que ela titule). Para tal, recorrer-se- insero de linhas, conforme documenta a figura.

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Gesto Grfica 8.0

Facturao Captulo 7

Os valores apenas sero contabilizados quando a Situao da Letra corresponde a Descontada ou Concluda. Nesta situao o programa faz a imediata actualizao da conta corrente do Cliente (creditando os valores correspondentes) e sugere a actualizao (a dbito) da conta corrente de Bancos. Quando a situao de uma mesma letra passa para a situao de Reformada ou Devolvida, efectuado o movimento de conta corrente (cliente e bancos) inverso. Sempre que uma Letra Reformada, deve indicar-se o nmero da Nova Referncia, por forma a permitir a sua interligao. Imprimir Letras A seleco das Letras a imprimir ser efectuada nesta opo. O utilizador poder alterar o contedo do campo Moeda da opo de seleco, para emitir o documento em divisa estrangeira (o Gesto Grfica efectuar os clculos instantaneamente, como vimos anteriormente, com base nos valores da tabela Moedas).

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Facturao Captulo 7

VENDAS A DINHEIRO

Listagem de Letras Opo que permite o conhecimento da situao das Letras em curso. O utilizador pode optar por diversos campos de seleco como o nmero da Letra, a data, o cliente, o vendedor, o documento, a referncia, a nova referncia, a situao ou a data de vencimento. Vendas a Dinheiro A introduo de Vendas a Dinheiro efectuada seguindo os procedimentos j descritos para a introduo de Facturas. O lanamento dos totais das Vendas a Dinheiro na conta corrente do cliente efectuado em simultneo a dbito e a crdito.

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Facturao Captulo 7

Listagem de Vendas a Dinheiro Imprimir Vendas a Dinheiro A seleco das Vendas a Dinheiro a imprimir ser realizada nesta opo. Opo destinada emisso de Listagens de Vendas a Dinheiro, parametrizveis por intervalo de clientes ou de datas de emisso.

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Facturao Captulo 7

NOTAS DE DBITO

Na caixa de dilogo para introduo de linhas, o utilizador digitar a Descrio que aparecer na Nota de Dbito, o Valor respectivo, conforme os casos, e aceitar ou alterar a Taxa de IVA.

Imprimir Notas de Dbito A seleco das Notas de Dbito a imprimir ser efectuada nesta Notas de Dbito A introduo de Nota de Dbito efectua-se por indicao do nmero de Cliente e pela tcnica de introduo de linhas. Os campos Vendedor e Comisso so passveis de alterao pelo utilizador, assim como as Condies de Pagamento. opo. O utilizador poder alterar o contedo do campo Moeda da opo de seleco, para emitir o documento em divisa estrangeira (o Gesto Grfica efectuar os clculos instantaneamente, como vimos anteriormente, com base nos valores da tabela Moedas).

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Facturao Captulo 7

NOTAS DE CRDITO

Listagem de Notas de Dbito O utilizador do Gesto Grfica pode recorrer a esta opo para emitir Listagens de Notas de Dbito, para um intervalo de clientes e por perodos de tempo determinados. Notas de Crdito A introduo de Nota de Crdito efectua-se por indicao do nmero de Cliente e pela tcnica de introduo de linhas. Os campos Vendedor e Comisso so passveis de alterao pelo utilizador. O utilizador poder indicar qual o documento a abater e confirmar o respectivo nmero.

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Facturao Captulo 7

Na caixa de dilogo para introduo de linhas, o utilizador digitar a Descrio que aparecer na Nota de Crdito, o Valor respectivo, conforme os casos, e aceitar ou alterar a Taxa de IVA.

Listagem de Notas de Crdito Imprimir Notas de Crdito A seleco das Notas de Crdito a imprimir ser efectuada nesta opo. O utilizador poder alterar o contedo do campo Moeda da opo de seleco, para emitir o documento em divisa estrangeira (o Gesto Grfica efectuar os clculos instantaneamente, com base nos valores da tabela Moedas). O utilizador do Gesto Grfica pode recorrer a esta opo para emitir Listagens de Notas de Crdito, para um intervalo de clientes e por perodos de tempo determinados.

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Gesto Grfica 8.0

Facturao Captulo 7

Mapa Recapitulativo Nesta listagem podemos obter um resumo de todas as empresas com quem foram feitas transaces acima de um determinado valor. Transferncia para a Contabilidade O Gesto Grfica permite a exportao das suas listagens para ficheiro ASCII. No entanto, e porque os dados a transferir para a contabilidade so de maior rigor, foi integrada esta opo que permite ao utilizador a parametrizao das diversas Contas, Campos e Centros de Custo.

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Facturao Captulo 7

Vendas Inter-Comunitrias Nesta listagem podemos obter um resumo de todas as empresas com quem foram feitas transaces no mercado Inter-Comunitrio.

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Ficheiros Principas Captulo 1

Captulo 8 Tesouraria

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Gesto Grfica 8.0

Tesouraria Captulo 8

DOCUMENTOS POR LIQUIDAR

O menu Tesouraria ir permitir a anlise das previses tanto de pagamentos a fornecedores, bem como de recebimentos dos cliente, no curto e mdio prazo. Relembra-se que anteriormente no menu Ficheiro, na opo parmetros se definiu qual o critrio temporal para o curto e mdio prazo. Documentos por Liquidar (Clientes) Para que possa efectuar uma gesto correcta das contas dos seus clientes, criou-se esta opo que lhe permite em qualquer momento obter listagens de cliente ou grupo de clientes com documentos por liquidar. Poder indicar o nmero de dias em atraso para a pesquisa bem como a impresso em separado por cada cliente.
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Tesouraria Captulo 8

Documentos por Liquidar (Outros Devedores e Credores) Esta opo permite-lhe a qualquer momento obter listagens por Documentos por Liquidar (Fornecedores) Para que possa efectuar uma gesto correcta das contas aos seus fornecedores, criou-se esta opo que lhe permite em qualquer momento obter listagens por fornecedor ou grupo de fornecedores com documentos para pagar. Poder indicar o nmero de dias em atraso para a pesquisa bem como a impresso em separado por cada fornecedor. entidade ou grupo de entidades com documentos para pagar. Poder indicar o nmero de dias em atraso para a pesquisa bem como a impresso em separado por cada entidade.

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Tesouraria Captulo 8

PREVISES

Documentos por Liquidar (Todos) Esta opo permite a anlise de documentos em atraso, tanto de pagamentos a fornecedores, bem como de recebimentos dos clientes. Previso de Pagamentos Nesta opo dispor da informao relativamente a pagamentos a efectuar a um determinado fornecedor. Permite tambm a gesto dos pagamentos a efectuar por fornecedor.

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Tesouraria Captulo 8

Previso de Recebimentos Listagem de Previso de Pagamentos Esta listagem permite obter uma relao dos pagamentos a efectuar a fornecedores. A listagem pode ser criada para um intervalo de tempo. Nesta opo dispor da informao relativamente a recebimentos de clientes ou de outras entidades devedoras. Permite a gesto dos recebimentos a efectuar por cliente.

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Tesouraria Captulo 8

Listagem de Previso de Recebimentos Esta listagem permite obter uma relao dos recebimentos a considerar de clientes. A listagem pode ser criada para um intervalo de tempo.

Comparativo de Previses Esta opo permite a anlise das previses tanto de pagamentos a fornecedores, bem como de recebimentos dos cliente, no curto, mdio e longo prazo.

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Tesouraria Captulo 8

REGISTO DE DOCUMENTOS

Carta de Devoluo Avisos de Pagamento (Clientes) Utilizando esta opo, podemos emitir uma carta a enviar aos clientes com documentos em dbito. Utilizando esta opo, podemos emitir uma carta a enviar aos fornecedores para acompanhar mercadorias para devoluo.

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Tesouraria Captulo 8

Carta de Pagamento (Outros Devedores e Credores) Carta de Pagamento (Fornecedores) Utilizando esta opo, podemos emitir uma carta a enviar s entiUtilizando esta opo, podemos emitir uma carta a enviar aos fornecedores para acompanhar os pagamentos. Esta carta pode tambm ser emitida aquando da actualizao da Conta Corrente do Fornecedor. dades para acompanhar os pagamentos. Esta carta pode tambm ser emitida aquando da actualizao da Conta Corrente da Entidade em causa.

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Tesouraria Captulo 8

Emisso de Cheques A emisso de cheques tanto pode ser executada atravs desta opo, como aquando da actualizao da Conta Corrente de Fornecedores ou Outras Entidades. Situao Financeira A Situao Financeira fornece-nos um resumo de todas as operaes financeiras efectuadas ou a efectuar pela empresa. Estas informaes contemplam o Prazo Imediato, o Curto e o Mdio Prazo. Tal como referido anteriormente, estes prazos podem ser alterados no meu Ficheiro, opo Parmetros.

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Tesouraria Captulo 8

BANCOS

mais que uma conta na mesma instituio bancria, devero ser criadas tantas fichas quantas as contas existentes.

Imprimir Fichas de Bancos Opo reservada impresso individualizada e completa das fichas de bancos. A seleco das fichas a imprimir faz-se pelo preenchimento dos Fichas de Bancos O Gesto Grfica disponibiliza no submenu Bancos a possibilidade de efectuar o controlo dos movimentos financeiros da empresa. Sugere-se a criao de uma Ficha de Banco que ser o caixa da empresa, a fim de permitir, por exemplo, os lanamentos de importncias movimentadas em numerrio. Em caso de existncia de campos Do Banco e Ao Banco.

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Tesouraria Captulo 8

Listagem de Bancos Opo que nos permite consultar o ficheiro de bancos, possibilitando que o resultado da pesquisa ser enviado para o monitor, para a impressora ou para um ficheiro. Conta Corrente de Bancos Tal como j referimos, o Gesto Grfica actualiza de forma automtica, a maioria dos movimentos de Conta Corrente de Bancos, mediante confirmao do utilizador. Nesta opo o utilizador vai introduzir, alterar ou anular os movimentos bancrios no introduzidos automaticamente, como, por exemplo, as despesas de emisso de cheques, ou os valores de crdito e dbito de juros. Para facilitar a tarefa do utilizador, o programa informa no campo Saldo qual o valor existente na instituio que se pretende movi140

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Tesouraria Captulo 8

mentar. Os movimentos no podem ser simultaneamente a dbito e a crdito e podem ser indexados a um determinado cliente ou fornecedor, no sendo efectuada a actualizao da conta corrente respectiva.

Listagem da Conta Corrente de Bancos Nesta opo podemos obter uma listagem do ficheiro de Contas Correntes de Bancos, parametrizada por intervalo de Clientes e Datas. Extracto de Bancos Na opo Extracto o utilizador obter a situao das contas correntes, num determinado perodo de tempo.
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Tesouraria Captulo 8

Conferncia de Movimentos de Bancos Nesta opo o utilizador poder efectuar a conferncia de todos os movimentos bancrios.

Listagem de Saldos por Banco A opo Saldos de Bancos viabiliza o conhecimento das disponibilidades financeiras, o que, em conjunto com as listagens correspondentes de clientes e fornecedores, permite melhorar aspectos de gesto financeira da empresa.

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Tesouraria Captulo 8

Listagem de Cheques Pr-Datados Registo de Cheques Pr-Datados Utilizando esta listagem, podemos obter a informao dos cheUtilizando esta opo, podemos registar os Cheques Pr-Datados que temos em carteira, tanto em termos de clientes, como de fornecedores ou entidades. Nos dias em que tivermos Cheques PrDatados para descontar, sero emitidos avisos aquando da entrada no programa. ques que temos para descontar dentro de determinado perodo de tempo.

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Ficheiros Principas Captulo 1

Captulo 9 Anlise

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Gesto Grfica 8.0

Anlise Captulo 9

CLIENTES

Neste menu poderemos fazer a anlise dos diversos sectores do programa, como as compras, a produo, as vendas e, necessariamente, a rentabilidade.

Informaes do Cliente - Individual Nesta opo podemos obter um resumo, por cliente, dos oramentos efectuados, dos trabalhos realizados assim como dos valores facturados e tempos mdios de recebimento.

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Gesto Grfica 8.0

Anlise Captulo 9

Informaes do Cliente - Listagem Em tudo idntica opo anterior, com a possibilidade de listar as informaes por intervalo de clientes.

Estatstica de Vendas A Estatstica de Vendas permite-nos saber a evoluo da facturao de um grupo de clientes ao longo de um ano, separando os valores mensalmente. Existe tambm a possibilidade de ignorar as Notas de Dbito emitidas. A Estatstica de Vendas pode ser visualizada, impressa ou exportada.

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Gesto Grfica 8.0

Anlise Captulo 9

COMPRAS

Fluxo de Vendas/Recebimentos por Cliente Esta opo permite-nos saber a evoluo da facturao e de recebimentos de um determinado cliente ao longo de um ano, separando os valores por cada ms. Listagem de Compras Opo que nos permite a consulta de todas as compras efectuadas, parametrizadas por sector, centro de custo ou tipos de movimento, num determinado intervalo de datas.

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Gesto Grfica 8.0

Anlise Captulo 9

Grfico de Compras por Sector Grfico que compara o volume de compras para os diversos sectores da empresa.

Grfico de Compras por Centro de Custo Grfico que compara o volume de compras para os diversos centros de custo da empresa.

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Anlise Captulo 9

Grfico de Compras por Tipo de Movimento Grfico que compara o volume de compras de acordo com os diversos tipos de movimento.

Acumulados de Compras por Sector Listagem que acumula as compras pelos diversos sectores da empresa, dentro de um determinado intervalo de tempo.

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Anlise Captulo 9

Acumulados de Compras por Centro de Custo Listagem que acumula as compras pelos diversos centros de custo da empresa, dentro de um determinado intervalo de tempo.

Acumulados de Compras por Tipo de Movimento Listagem que acumula as compras pelos diversos tipos de movimento, dentro de um determinado intervalo de tempo.

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Anlise Captulo 9

VENDAS

Grfico de Vendas Listagem de Vendas Esta opo permite a visualizao e impresso da decomposio do volume de Vendas de um determinado cliente, ou grupo de clientes (em ordem sequencial), num determinado espao de tempo. A visualizao dos volumes de Vendas sob a forma de grfico possvel por accionamento desta opo.

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Anlise Captulo 9

Total de Vendas Esta opo permite a visualizao instantnea dos valores de vendas, sendo possvel a seleco do perodo de tempo em anlise e correspondente intervalo de clientes. Difere da opo anterior pela apresentao apenas dos totalizadores. Grfico de Vendas por Cliente A visualizao dos volumes de Vendas por Cliente sob a forma de grfico possvel por accionamento desta opo.

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Anlise Captulo 9

Listagem de Vendas por Tipo de Empresa Esta opo permite a anlise, em forma de listagem das Vendas por Tipo de Empresa. Acumulados por Cliente Esta opo permite a visualizao em valores acumulados dos valores de vendas, sendo possvel a seleco do perodo de tempo em anlise e correspondente intervalo de clientes. Constitui mais um elemento de gesto importante, pois a anlise dos seus resultados permite a orientao dos investimentos da empresa e a definio de polticas de actuao no mercado. A seleco do tipo de empresa a analisar faz-se pela utilizao do campo Tipo de Empresa e pela indicao dos perodos em anlise.

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Gesto Grfica 8.0

Anlise Captulo 9

Grfico de Vendas por Tipo de Empresa A visualizao dos volumes de vendas dos diferentes tipos de empresa poder ser efectuada de forma grfica.

Acumulados de Vendas por Tipo de Empresa Esta opo permite a visualizao em valores acumulados dos valores de vendas por tipo de empresa, sendo possvel a seleco do perodo de tempo em anlise.

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Anlise Captulo 9

Listagem de Vendas por Tipo de Trabalho Esta opo permite a anlise, em forma de listagem das Vendas por Tipo de Trabalho. Constitui mais um elemento de gesto importante, pois a anlise dos seus resultados permite a orientao dos investimentos da empresa e a definio de polticas de actuao no mercado. A seleco do tipo de trabalho a analisar faz-se pela utilizao do campo Tipo de Trabalho e pela indicao dos perodos em anlise.

Grfico de Vendas por Tipo de Trabalho A visualizao dos volumes de vendas dos diferentes tipos de trabalho poder ser efectuada de forma grfica.

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Anlise Captulo 9

Acumulados de Vendas por Tipo de Trabalho Esta opo permite a visualizao em valores acumulados dos valores de vendas por tipo de trabalho, sendo possvel a seleco do perodo de tempo em anlise.

Listagem de Vendas por Vendedor Esta opo permite a anlise em forma de listagem das Vendas por Vendedor. Revela-se de grande utilidade para a liquidao das comisses respectivas. A seleco do vendedor a analisar faz-se pela utilizao do campo Vendedor e pela indicao dos perodos em anlise que se pretende obter.

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Anlise Captulo 9

Os totalizadores, so, na visualizao desta listagem muito importantes.

Acumulados de Vendas por Vendedor Esta opo permite a visualizao em valores acumulados dos vaGrfico de Vendas por Vendedor A visualizao dos volumes de vendas dos diversos vendedores poder ser efectuada de forma grfica. lores de vendas por vendedor, sendo possvel a seleco do perodo de tempo em anlise.

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Listagem de Vendas por Modelo/Mercadoria Esta opo permite a anlise, em forma de listagem das Vendas por Modelo. A seleco do tipo de trabalho a analisar faz-se pela utilizao do campo Modelo e pela indicao dos perodos em anlise.

Grfico de Vendas por Modelo/Mercadoria A visualizao em forma de grfico dos volumes de Vendas por Modelo poder ser efectuada nesta opo.

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PRODUO

Acumulados de Vendas por Modelo/Mercadoria Esta opo permite a visualizao em valores acumulados dos valores de vendas por modelo, sendo possvel a seleco do perodo de tempo em anlise. Produo por Funcionrio Esta opo permite a anlise da produtividade dos trabalhadores envolvidos no processo produtivo, determinando a consequente adopo de estratgias de gesto. Nesta listagem a seleco do funcionrio a analisar faz-se pela utilizao do campo Funcionrio e pela indicao dos perodos em anlise.

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Anlise Captulo 9

Grfico de Produo por Funcionrio A visualizao dos ndices de rentabilidade dos diversos trabalhadores poder ser efectuada de forma grfica, por seleco da opo da figura abaixo.

Produo Acumulada por Funcionrio Esta listagem destina-se a permitir ao utilizador a impresso ou exportao dos valores constantes da opo anterior.

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Anlise Captulo 9

Tempos de Produo por Funcionrio Nesta opo podem ser analisados os registos efectuados por cada um dos funcionrios num determinado perodo de tempo.

Produo por Equipamento Esta opo permite a anlise da produtividade dos equipamentos envolvidos no processo produtivo, determinando a consequente adopo de estratgias de gesto. Nesta listagem a seleco do equipamento a analisar faz-se pela utilizao do campo Funcionrio e pela indicao dos perodos em anlise.

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Anlise Captulo 9

Grfico de Produo por Equipamento A visualizao dos ndices de rentabilidade dos diversos equipamentos poder ser efectuada de forma grfica, como documenta a figura abaixo.

Produo Acumulada por Equipamento Esta listagem destina-se a permitir ao utilizador a impresso ou exportao dos valores constantes da opo anterior.

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Anlise Captulo 9

Tempos de Produo por Equipamento Nesta opo podem ser analisados todos os registos efectuados por cada um dos equipamentos, num determinado perodo de tempo.

Produo por Servio Esta opo permite detectar em que encomendas, de que clientes e quais os valores da Produo por Servios. A seleco do servio a analisar faz-se pela utilizao do campo Servio e pela indicao dos perodos em anlise.

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Anlise Captulo 9

Grfico de Produo por Servio A visualizao dos ndices de rentabilidade dos diversos servios poder ser efectuada de forma grfica.

Produo Acumulada por Servio Esta listagem destina-se a permitir ao utilizador a anlise dos valores por acumulados dos servios.

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Produo por Fornecedor As opes seguintes indicam quais as fichas de produo onde se recorreu a fornecimentos externos (produo de fotolitos, por exemplo), bem como os custos de produo. A listagem resultante da seleco da opo Produo por Fornecedor, indicaria quais as fichas de produo onde se havia recorrido a fornecimentos externos (produo de fotolitos, por exemplo).

Grfico de Produo por Fornecedor A visualizao dos ndices de rentabilidade das diversas subcontrataes poder ser efectuada de forma grfica.

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Produo Acumulada por Fornecedor Esta listagem destina-se a permitir ao utilizador a anlise dos valores por acumulados das subcontrataes.

Grfico por Tipo de SubContrato A visualizao do volume de compras dos diversos tipos de subcontrataes poder ser efectuada de forma grfica.

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Anlise Captulo 9

Produo Acumulada por Tipo de SubContrato Esta listagem destina-se a permitir ao utilizador a anlise dos valores por acumulados dos diversos tipos de subcontrataes.

Produo por Sector As opes seguintes permitem a anlise da produtividade dos diversos sectores da empresa, originando a consequente adopo de estratgias de gesto. A seleco do sector analisar faz-se pela utilizao do campo Sector e pela indicao dos perodos em anlise.

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Anlise Captulo 9

Grfico de Produo por Sector A visualizao dos ndices de rentabilidade dos diversos sectores poder ser efectuada de forma grfica.

Produo Acumulada por Sector Esta listagem destina-se a permitir ao utilizador a anlise por acumulados dos custos da Produo por Sector.

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Comparativo de Totais Uma das caractersticas mais importantes do Gesto Grfica, a possibilidade de emisso de listagens para anlise e gesto da empresa. As listagens das opes seguintes, constituem um dos instrumentos mais utilizados para deteco dos desvios Oramento/Encomenda. Nesta opo poder analisar de uma forma global sinttica os desvios entre o oramento e a encomenda (produo).

Comparativo de Tarefas Nesta opo poder analisar de uma forma global os desvios de custos das tarefas entre o oramento e a encomenda (produo).

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Comparativo de Mo de Obra Nesta opo poder analisar de uma forma global os desvios de custos da Mo de obra entre o oramento e a encomenda (produo).

Comparativo de Equipamentos Nesta opo poder analisar de uma forma global os desvios de custos dos Equipamentos entre o oramento e a encomenda (produo).

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Comparativo de Servios Nesta opo poder analisar de uma forma global os desvios de custos dos servios e quantidades entre o oramento e a encomenda (produo).

Comparativo de Matrias Primas Nesta opo poder analisar de uma forma global os desvios de custos das matrias primas e quantidades entre o oramento e a encomenda (produo).

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Anlise Captulo 9

MOVIMENTOS

CComparativo de SubContrataes Nesta opo poder analisar de uma forma global os desvios de custos das subcontrataes entre o oramento e a encomenda (produo). Listagem de Movimentos Utilizando os Tipos de Movimento podemos separar os vrios registos que vamos fazendo ao longo do programa, por uma determinada caracterstica comum. Agora, nesta listagem, podemos saber que registos foram feitos para determinado tipo de movimento.

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Anlise Captulo 9

RENTABILIDADE

Acumulados de Movimentos Nesta opo, podemos consultar um acumulado dos registos feitos por cada tipo de movimento. Totalizador A opo Totalizador proporciona a visualizao de um quadro que faz a smula da actividade da empresa, expressando em termos percentuais os diversos indicadores.

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Desvios Mensais tambm possvel a deteco dos desvios oramentais.

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Ficheiros Principas Captulo 1

Captulo 10 Utilitrios

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Utilitrios Captulo 10

Telefones O menu Utilitrios permite-lhe a gesto de uma base dados de telefones, assim como a gesto de compromissos. Neste menu tambm esto disponveis opes que lhe permitem a importao de dados para o Gesto Grfica, assim como a reorganizao e manuteno dos ficheiros. Na opo Telefones, podem ser consultados todos os telefones dos vrios interlocutores da empresa (clientes, fornecedores e bancos, etc.). A introduo de novos registos efectuada aquando da criao das diversas fichas. Qualquer alterao de nmeros de telefones efectuada nesta opo no actualizar as fichas correspondentes em clientes, fornecedores, etc.

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Utilitrios Captulo 10

Para efectuar uma qualquer busca, ser apenas necessria a digitao parcial do nome (por exemplo, st, encontrar todos os nomes em cuja composio se encontrem estes dois caracteres, por esta ordem, no incio, meio ou fim de cada palavra sua componente). O Gesto Grfica apresentar uma listagem em ordem alfabtica com o resultado da busca efectuada. A visualizao de nmeros de telefone pode igualmente ser feita nesta opo, em que os diversos contactos se apresentam distribudos pelas letras do alfabeto e ordenados alfabeticamente. A simples presso do boto da letra correspondente permitir a visualizao dos contactos includos nesse grupo. Agenda A Agenda de Compromissos uma primeira abordagem de um instrumento auxiliar que permite recordar ao utilizador, sempre que acede Gesto Grfica quais os compromissos que possui naquele dia. Cada utilizador visualizar apenas os compromissos por si gravados. Cada uma das aces anotadas pode incluir aviso por alarme.

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Utilitrios Captulo 10

Fornecedores; Cdigo, Nome 1, Nome 2, Morada 1, Morada 2, Cdigo Postal, Pas, Telefone, Fax, Email, Nmero de Contribuinte, Responsvel Administrativo, Responsvel Financeiro, Responsvel Comercial, Desconto, Plafond, Condies de Pagamento Banco 1, Conta 1, Banco 2, Conta 2, Banco 3, Conta 3 e Observaes. Importao de Ficheiros Utilizando esta importao, podemos importar para o programa ficheiros em formato ASCII que contenham dados de clientes, fornecedores ou matrias primas. A Ordem das colunas dos ficheiros a importar so: Clientes; Cdigo, Nome1, Nome 2, Morada 1, Morada 2, Cdigo Postal, Pas, Telefone, Fax, Email, Nmero de Contribuinte, Responsvel Administrativo, Responsvel Financeiro, Responsvel Comercial, Desconto, Plafond, Zona, Vendedor, Condies de Pagamento, Tipo de Empresa, Banco 1, Conta 1, Banco 2, Conta 2, Banco 3, Conta 3, Observaes e Situao.
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Matrias Primas; Cdigo, Nome, Unidade, Formato, Gramagem, Limite 1, Preo 1, Limite 2, Preo 2, Limite 3, Preo 3, Limite 4, Preo 4, Limite 5, Preo 5, Preo 6, Tipo de Matria Prima, Sector, Centro de Custo, Tipo de Movimento, Fornecedor 1, Fornecedor 2, Fornecedor 3, Fornecedor 4, Fornecedor 5, Fornecedor 6, Cod. MP. Forn 1, Cod. MP. Forn. 2, Cod. MP. Forn. 3, Cod. MP. Forn. 4, Cod. MP. Forn. 5, Cod. MP. Forn. 6 e Observaes.

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Utilitrios Captulo 10

Reorganizar Ordenaes de Ficheiros Esta opo est directamente ligada anterior. Sempre que existam Acesso Directo aos Ficheiros Esta opo permite-lhe o acesso directo a todas as informaes contidas em cada opo do Gesto Grfica. Deste modo poder exportar toda e qualquer informao para tratamento posterior noutras aplicaes, por exemplo Microsoft Excel. Este acesso permite-lhe corrigir tambm pequenos erros nos ficheiros, com origem em situaes criticas de corte de energia, que por vezes danificam os ficheiros em consulta nesse momento. Imprimir Folha de Cdigo de Barras As opes de Produo por Cdigo de Barras e Registo de Relgio de Ponto necessitam desta impresso para uma completa utilizao. impressa uma folha com as instrues GRAVAR, CANCELAR, AVANAR, MUDAR e SAIR, para serem utilizadas nessas opes.
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erros nos ficheiros poder tentar esta operao bsica de reorganizao dos dados.

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Utilitrios Captulo 10

Eliminar Histrico de Operaes O ficheiro de Registo de Operaes tende a ficar com dimenses considerveis j que, diariamente so efectuados centenas de registos. Ocasionalmente, conveniente eliminar os registos mais antigos.

Rectificar Registos por Cdigos de Barras Opo destinada correco de registos feitos via leitor de Cdigos de Barras, quer de produo quer de relgio de ponto.

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Utilitrios Captulo 10

Arquivo Esta opo destina-se a tornar o Gesto Grfica naquilo que, em linguagem informtica, se designa por mais leve. A sua seleco s dever ser autorizada a um nmero restrito de utilizadores, pois eliminar registos do programa. Dado o relativo perigo de perca de dados, por accionamento desta opo, recomenda-se a realizao de cpia de segurana antes de efectuar esta operao. A cpia de segurana efectuada no dever nunca ser removida, pois ser nesta base que ser possvel a consulta exaustiva dos dados armazenados.

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