1.

Sistema de Implantao baseado no ciclo PDCA Etapa 01: Plan - Planejamento A implantao foi desenvolvida com base na ferramenta gerencial de controle e acompanhamento ciclo PDCA. As fases da implantao foram dividas em quatro etapas conforme a ferramenta. 1.1Perspectiva Nveis de Servios

1.1.1- Acompanhamento das entregas por Clula de Servio Para a realizao do acompanhamento das entregas foi desenvolvida 01 planilha de acompanhamento interno das clulas, 01 planilha de rotinas de entregas e 01 planilha em forma de agenda que apresenta o mapeamento das entregas mensais. 1.1.1.1Planilha de Acompanhamento Interno das Clulas

Esta planilha foi desenvolvida com intuito de obter uma melhor visualizao das entregas internamente e assim poder medir os nveis de servios de cada setor da empresa. O apontamento dessa planilha realizado diariamente pelo responsvel da coleta das informaes descritas no plano de ao. Sendo assim verificado em anexo. 1.1.1.2Planilha de Rotinas de Entregas

Esta planilha foi confeccionada com o objetivo de mostrar a rotina das entregas internamente de forma sinttica para demonstrao ao pblico em um quadro de informaes clula de comunicao e com isso oferecer um melhor entendimento dos acontecimentos do processo interno e assim ter uma relao de feedback entre as clulas de servios. O apontamento dessa planilha realizado diariamente pelo responsvel da coleta das informaes descritas no plano de ao. Visualizar planilha em anexo. 1.1.1.3Agenda Mensal Mapeamento das Entregas

O mapeamento das entregas foi realizado com o intento de apresentar uma agenda mensal das rotinas almejando a visualizao macro das entregas, esta agenda para demonstrao ao pblico em um quadro de informaes clula de comunicao objetivando mostrar uma viso sistmica do processo. A renovao das informaes realizada mensalmente pelo responsvel da coleta dos dados descrita no plano de ao. Visualizar planilha em anexo. O acompanhamento das entregas o mecanismo utilizado para o registro das informaes em uma planilha eletrnica (ver em anexo) que

efetua o clculo para compilao dos dados que so mostrados graficamente em um quadro de informaes clula de comunicao na caixa de perspectiva nveis de servios. 1.1.1.4I. II. Elaborao das Frmulas dos Indicadores e Metas

Indicador: ndice de entregas no prazo. Definio: O objetivo desse indicador mostrar a evoluo das entregas da empresa em questo para o cliente externo e interno. Essa medida considera as entregas realizadas no prazo.

III.

Elaborao da frmula de clculo:

IV. V.

Meta: O ndice de entregas no prazo ter que atingir Instrumento de Coleta de Dados Atravs da planilha de acompanhamento interno das clulas, visualizadas no anexo. .

VI.

Avano Fsico do Indicador

1.2-

Perspectiva Operacional

1.2.1- Acompanhamento de Horas Extras Para o registro das horas foi desenvolvida 01 planilha de controle de horas mostrando o total de horas disponveis de cada setor da empresa. O critrio da disponibilidade de horas o volume de servios das reas. 1.1.2.1Planilha de Controle de horas

Esta planilha foi elaborada com o objetivo de controlar o ndice de horas disponveis de cada setor da empresa. O apontamento dessa planilha ser realizado a cada dois dias na semana conforme descrito no plano de ao. Visualizar planilha em anexo. O acompanhamento do registro de horas o instrumento utilizado para a obteno dos dados em uma planilha eletrnica a qual compila os dados que so apresentados graficamente em um em um quadro de informaes clula de comunicao na caixa de perspectiva operacional. I. II. Indicador: ndice de horas disponveis de mo-de-obra; Definio: O objetivo comparar a quantidade mensal de horas disponveis de mo-de-obra com a quantidade de horas necessrias. III. Elaborao da frmula de clculo: ( )

IV. V.

Meta: O ndice de horas ter que atingir Instrumento de Coleta de Dados Atravs da planilha de acompanhamento de horas extras, .

visualizadas no anexo.

VI.

Avano Fsico do indicador:

1.6 1.4 1.2

ndice > 1,0

1.42

Indicador > 1,0

1 1 0.8 0.6 0.4 26/set 27/set 28/set 29/set 30/sete 01/out 02/out 1 1 1 1 1

ndice < 1,0

1.3-

Perspectiva Pessoas/ Segurana

1.3.1- Acompanhamento dos indicadores de EHS Para o registro das horas foi desenvolvida 01 planilha de controle de horas mostrando o total de horas disponveis de cada setor da empresa. O critrio da disponibilidade de horas o volume de servios das reas. 1.2.1.1Planilha de ndices de EHS

Esta planilha foi desenvolvida com o objetivo de obter uma melhor visualizao das entregas internamente e assim poder medir os nveis de servios de cada setor da empresa. O apontamento dessa planilha ser realizado a cada dois dias na semana conforme descrito no plano de ao. Sendo assim ilustrada a seguir na figura 00: O acompanhamento do registro de horas o instrumento utilizado para a obteno dos dados em uma planilha eletrnica (ver em anexo) que aufere o clculo para compilao dos dados que so apresentados graficamente em um em um quadro de informaes clula de comunicao na caixa de perspectiva operacional. I. II. Indicador: ndice de participao em EHS. Definio: O objetivo estimular a participao dos colaboradores na realizao dos indicadores de EHS buscando mostrar o conhecimento das normas e procedimentos de segurana. III. Elaborao da frmula de clculo:

IV. V.

Meta: O ndice de EHS ter que atingir Instrumento de Coleta de Dados .

Atravs da planilha de acompanhamento dos ndices de EHS, visualizada no anexo.

VI.

Avano Fsico do indicador

ndices de EHS
1.4 1.2 1 0.8 0.6 0.4 0.2 0.907187718 1 1.084337349 0.843373494 0.769230769

ndice > 1,0

ndice < 1,0

1.4-

Perspectiva Cliente:

1.4.1- Nvel de Satisfao do Cliente Em busca de conhecer o nvel de satisfao do cliente ser aplicado um questionrio, os quais contm informaes referentes ao cumprimento de prazos, qualidade de entregas, metodologia utilizada no projeto, o plano de implantao do projeto, os mtodos de aferio do clculo e o modelo de apresentao dos indicadores de desempenho. 1.4.1.1Elaborao do Questionrio

Para a elaborao do questionrio foi realizado registro de perguntas que foram julgadas serem necessrias para a avaliao do projeto, aps definiuse o processo de pontuao para a escala utilizada nas respostas, neste processo que define como os conceitos transformam em nmeros, isso representa que somente aps a modificao que se conseguir medir, comparar, avaliar se houve melhoria ou degradao para os itens avaliados. Por exemplo, a escala escolhida foi excelente, bom, regular, ruim e a atribuio da pontuao respectivamente: 10; 7,5; 5,0 e 2,5. (FILHO, 2010) 1.4.1.2Aplicao do Questionrio

A aplicao do questionrio ser realizada mensalmente, aps apresentao dos relatrios de acompanhamento do projeto e anlise dos indicadores de desempenho conforme exposto no plano de ao. O questionrio o meio pelo qual obter a Avaliao do desempenho do servio oferecido (ver no anexo) os conceitos sero ponderados e analisados graficamente e, posteriormente demonstrados em um quadro de informaes clula de comunicao na caixa de perspectiva cliente. Indicador: Nvel de satisfao do cliente Definio: Elaborao da frmula de clculo:

Meta: O ndice ter que atingir o patamar de Instrumento de Coleta de Dados Aplicao do questionrio Planilha de aplicao do Questionrio .

1.5-

Fluxograma da Cadeia de Valor de um Processo

O contnuo monitoramento dos indicadores de desempenho visa avaliar o alcance das metas estabelecidas que so: O ndice de horas disponveis que tem como objetivo estratgico a perspectiva operacional, a qual analisa a eficincia (melhor equacionamento entre os recursos utilizados para alcanar os resultados) dentro do processo de entrada de insumos e dos servios demandados; O ndice de entregas realizadas e o ndice de participao em EHS que representado pela perspectiva nveis de servios e pessoas/segurana respectivamente, as quais analisam a eficcia (efetivo alcance dos resultados); Nvel de satisfao do Cliente que representado pela perspectiva cliente, esta analisa a efetividade (real capacidade dos resultados promoverem os impactos esperados). A figura a seguir ilustra a cadeia de valor de um processo.

Portanto cada perspectiva tem o objetivo de medir a performance da cadeia de valor da empresa.

DESEMPENHO
Operacional Pessoas/ Segurana Servios Cliente

PROCESSO

Atividades Informaes
Requisitos de entrada Mtodos Procedimentos Padres de desempenho Requisitos de sada

Servios
Servios demandados na forma, no prazo, no lugar e no custo.

Resultados
Satisfao/Atendimento a uma necessidade

Etapa 02: Do Execuo 2. Apontamento dos Indicadores de desempenho Aps a identificao dos quatro indicadores, ser realizado o levantamento dos respectivos valores do ms atual, colocando-os na planilha de acompanhamento semanal dos indicadores. Nessa etapa definido o responsvel por cada indicador e o perodo da coleta realizada. Essa planilha dever estar fixada em uma parede de fcil visualizao na empresa e semanalmente preenchida. Esta planilha ser confeccionada em formato A3. O processo de informao da coleta dos dados verificado no plano de ao. Etapa 03: Check Controle 3. Reunio de Anlise Crtica dos Resultados Nesta etapa definido um dia na semana no qual far reunio de anlise crtica dos resultados alcanados com os responsveis dos departamentos. A reunio semanal serve para fazer o levantamento das aes necessrias para o alcance dos objetivos estratgicos e das respectivas metas estabelecidas. Essas aes devero ser escritas na tabela de plano de ao. Esta tabela ser confeccionada em uma folha de flip chart e fixada ao lado da planilha de acompanhamento semanal dos indicadores. A reunio semanal no pode ultrapassar 30 minutos e deve ter, no mximo, trs a quatro pessoas. Na reunio mensal de anlise das metas dos indicadores, o grupo dever levantar todos os problemas possveis que contriburam para que as metas no fossem atingidas, caso isso tenha acontecido. Cada ao definida na tabela dever ter um responsvel e um prazo para sua realizao. No incio da prxima reunio, o responsvel pela realizao dessa ao dever comentar se realizou a ao ou por que no a realizou. Ele dever, nesse momento, redefinir a ao e a prxima data. A reunio s ter sucesso se cada responsvel realizar a sua ao e se as metas forem atingidas. Para o entendimento do processo de comunicao foi

realizado um plano de comunicao verificado no EAP 1.2.3 e para enunciar a data e local da reunio foi elaborado um formulrio de convocao de reunio (ver em anexo). Etapa 04: Action- Agir 4. Melhoria Contnua dos Indicadores Aps o acompanhamento e a compilao dos indicadores, realizada a anlise dos indicadores e metas, se a meta no for atingida, dever ser aplicado um plano de ao para ento agir corretivamente e assim o ciclo ser iniciado do processo de plan ao action, se a meta for atingida, ento grupo dever modificar a meta ou substitu-la por outro indicador de desempenho objetivando a melhoria contnua.

Agir corretivamente nos indicadores fora da meta planejada.

Planejemento e definio dos indicadores de desempenho.

C
Acompanhamento e gesto dos indicadores de desempenho

D
Levantamento dos nmeros dos indicadores de desempenho

Figura 01: O ciclo PDCA utilizado na gesto dos indicadores de desempenho.

5. Apresentao dos Indicadores de Desempenho As mtricas foram desenvolvidas seguindo um padro e disponibilizadas em uma estrutura denominada clula de comunicao mostrada na figura abaixo. uma estrutura em forma de quadro de acrlico com quatro caixas acrlicas, tamanho A4, utilizadas para a visualizao dos indicadores mostrando o desempenho das clulas de servios. Cada perspectiva est localizada em uma caixa assim dispostas: Perspectiva Operacional; Pessoas/Segurana; Nveis de Servios e Cliente.

Fonte: Alexssandro (EHS) / Rayne (Engenharia)

ANEXOS