Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Diciembre 14 de 2012

Equipo de Trabajo

Decreto 2482 de 2012 Esquema del Modelo

INSUMOS/REFERENTES GESTIN RESULTADOS
Formulario nico Reporte de Avances de la Gestin

Polticas de Desarrollo Administrativo

COMPETENCIAS LEGALES

Front-Office

Gestin Misional y de Gobierno Transparencia, Participacin y Servicio al Ciudadano Gestin del Talento Humano
Ejecucin Plan Estratgico Sectorial Ejecucin Plan Estratgico Institucional Ejecucin Plan de Accin Anual Ejecucin presupuestal

PLAN NACIONAL DE
DESARROLLO Metas de Gobierno

Back-Office

Eficiencia Administrativa

PRESUPUESTO

Gestin Financiera

GOBIERNO EN LNEA

MECI SINERGIA SEGUIMIENTO Monitoreo, Control y Evaluacin

Polticas de Desarrollo Administrativo

SINERGIA SEGUIMIENTO

Gestin Misional y de Gobierno

Indicadores y metas de gobierno Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Participacin Ciudadana Rendicin de Cuentas Servicio al Ciudadano Plan Estratgico de RRHH Plan Anual de Vacantes Capacitacin Bienestar e Incentivos Gestin de la Calidad Eficiencia Adtiva y Cero Papel Racionalizacin de Trmites Modernizacin Institucional Gestin de Tecnologas de Informacin Gestin Documental Programacin y Ejecucin Presupuestal PAC Proyectos de Inversin Plan de Anual de Adquisiciones

Transparencia, Participacin y Servicio al Ciudadano

Gestin del Talento Humano

MECI Monitoreo, Control y Evaluacin

Eficiencia Administrativa

Gestin Financiera

GOBIERNO EN LNEA

Decreto 2482 de 2012

Decreto 2482 de 2012

mbito de aplicacin. Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Pblico del Orden Nacional, organizados en los trminos sealados en el artculo 42 de la Ley 489 de 1998. Instancias: Responsables de liderar, coordinar y implementacin del modelo a nivel sectorial e institucional. Sectorial Institucional facilitar la

Monitoreo, control y evaluacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin: Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno del Departamento Nacional de Planeacin Modelo Estndar de Control Interno MECI

Marco Conceptual Alineacin de la Planeacin

Crecimiento y competitividad Igualdad de oportunidades

PROSPERIDAD DEMOCRTICA

Plan Nacional de Desarrollo PND Plan Estratgico Sectorial

Mapa Estratgico 2012 - 2014 Perspectiva Cliente Proceso Aprendizaje, Crecimiento e Innovacin

Consolidacin de la paz

Plan Estratgico Institucional Plan de Accin Anual Programacin Presupuestal Proyectos de Inversin Plan de Anual de Adquisiciones

Recursos

Polticas de Desarrollo Administrativo

SINERGIA SEGUIMIENTO

Gestin Misional y de Gobierno

Indicadores y metas de gobierno Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Participacin Ciudadana Rendicin de Cuentas Servicio al Ciudadano Plan Estratgico de RRHH Plan Anual de Vacantes Capacitacin Bienestar e Incentivos Gestin de la Calidad Eficiencia Adtiva y Cero Papel Racionalizacin de Trmites Modernizacin Institucional Gestin de Tecnologas de Informacin Gestin Documental Programacin y Ejecucin Presupuestal PAC Proyectos de Inversin Plan de Anual de Adquisiciones

Transparencia, Participacin y Servicio al Ciudadano

Gestin del Talento Humano Eficiencia Administrativa

MECI Monitoreo, Control y Evaluacin

Gestin| Gestin Financiera Financiera

GOBIERNO EN LNEA

Gestin Misional y de Gobierno

Orientada al logro de las metas establecidas, para el cumplimiento de su misin y de las prioridades que el Gobierno defina. Incluye, entre otros, para las entidades de la Rama ejecutiva del orden nacional, los indicadores y metas de Gobierno que se registran en el Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno, administrado por el Departamento Nacional de Planeacin.

Pasos para construir el nuevo Sistema de Seguimiento

1. Envo del Plan Estratgico Sectorial

Plan Estratgico Sectorial Documento que contiene los Programas de Accin Gubernamental (PAG) e indicadores priorizados en el marco del Plan Nacional de Desarrollo de cada uno de los sectores de la Rama Ejecutiva.

Plan Estratgico Sectorial Metas del Sector

Indicadores

Metas del PND

Practicas del Seguimiento

Esquema piramidal de uso de la informacin

Seguimiento

Territorial

Evaluacin

SEGUIMIENTO

OBJETIVO: fortalecer las capacidades de gestin del gobierno central. Permitiendo monitorear y gestionar los intereses prioritarios de la Presidencia. ANALISIS ESTRATGICO: Tiene un enfoque basado en indicadores de gestin y no posee gran visin estratgica. HERRAMIENTAS: Batera de indicadores sectoriales. PERIODICIDAD: nfasis en el anlisis de mediano plazo (semestral y anual) USO: Ofrece informacin sobre aspectos administrativos, de ejecucin y de gestin en contraste con aspectos ms amplios de eficacia de las polticas pblicas.

OBJETIVO: Verifica de manera continua el cumplimiento de las metas del PND, a travs de alertas tempranas y el uso de informacin de calidad para la toma de decisiones. ANLISIS ESTRATGICO: Enfoque de gestin publica orientada a resultados e involucra la percepcin de cambio entre partes interesadas. HERRAMIENTAS: Batera de indicadores transversales, sectoriales, de gestin y tableros de control como herramienta gerencial. PERIODICIDAD: nfasis en el anlisis de corto plazo (mensual y trimestral) USO: Genera Informes sistemticos con informacin cuantitativa y cualitativa sobre los avances del PND, basndose en los tableros de control.

Productos del Seguimiento

Productos del Seguimiento

Polticas de Desarrollo Administrativo

SINERGIA SEGUIMIENTO

Gestin Misional y de Gobierno

Indicadores y metas de gobierno Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Participacin Ciudadana Rendicin de Cuentas Servicio al Ciudadano Plan Estratgico de RRHH Plan Anual de Vacantes Capacitacin Bienestar e Incentivos Gestin de la Calidad Eficiencia Adtiva y Cero Papel Racionalizacin de Trmites Modernizacin Institucional Gestin de Tecnologas de Informacin Gestin Documental Programacin y Ejecucin Presupuestal PAC Proyectos de Inversin Plan de Anual de Adquisiciones

Transparencia, Participacin y Servicio al Ciudadano

Gestin del Talento Humano

MECI Monitoreo, Control y Evaluacin

Eficiencia Administrativa

Gestin Financiera

GOBIERNO EN LNEA

Transparencia, Participacin y Servicio al Ciudadano

Orientada a acercar el Estado al ciudadano y hacer visible la gestin pblica. Permite la participacin activa de la ciudadana en la toma de decisiones y su acceso a la informacin, a los trmites y servicios, para una atencin oportuna y efectiva. Incluye entre otros, el Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano y los requerimientos asociados a la participacin ciudadana, rendicin de cuentas y servicio al ciudadano.

Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano

Componentes
Mapa de riesgos de corrupcin y mitigacin

Estrategia antitrmites

Rendicin de cuentas

Mecanismos para mejorar la atencin al ciudadano

Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano

Riesgo de corrupcin

Posibilidad de que por accin u omisin, mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la informacin, se lesionen los intereses de una entidad y en consecuencia, del Estado, para la obtencin de un beneficio particular.

Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano

Debilidades: registros histricos o informes de aos anteriores y memoria institucional. Amenazas: procesos similares de otras entidades.
Descripcin Riesgo de Corrupcin.
Causas Debilidades
(Factores Internos)

Anlisis IMPACTO NO Probabilidad Casi Seguro. Posible

Casi seguro: Evento ocurrir en la mayora de las circunstancias. Posible: Evento puede ocurrir en algn momento.

Amenazas
(Factores Externos)

Evitar Riesgo: medidas encaminadas a prevenir su materializacin.

Administracin
Alta Direccin Evitar o Reducir

Controles
Preventivos y Correctivos

C. Preventivo:
disminuyen probabilidad ocurra o materialice. C. Correctivo: combaten o eliminan causas que lo generaron.

Reducir el riesgo: Implica tomar medidas encaminadas a disminuir la probabilidad

Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIN

Entidad:
Misin:
IDENTIFICACIN
ANLISIS

MEDIDAS DE MITIGACIN
VALORACI N

SEGUIMIENTO

Riesgo
Proceso y objetivo

Causas

No.

Descripcin

Probabilidad de materializacin.

Tipo de control

Administracin del riesgo

Acciones

Responsable

Indicador

Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano Seguimiento y Control

Elaboracin Plan Anticorrupcin

Jefe de Planeacin en coordinacin con los responsables de los procesos o procedimientos

Consolidacin

Jefe de Planeacin de la entidad o quien haga sus veces.

Publicacin

Entidad designa responsable.

Mecanismo de Oficina de Control Interno realiza seguimiento. seguimiento y control

Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano

SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS PARA LA CONSTRUCCIN DEL PLAN ANTICORRUPCIN Y DE ATENCIN AL CIUDADANO
Entidad: _____________________________________________________________ Ao: ________ Estrategia, mecanismo, medida, etc. Publicacin Actividades Enero 31 Abril 30 Actividades realizadas Agosto 31 Diciembre 31 Responsable Anotaciones

Mapa de riesgos de corrupcin.

1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3.
.

Estrategia Antitrmites.

Estrategia de rendicin de cuentas Mecanismo para mejorar la atencin al ciudadano.

1. 2. 3

Otras : ___________ ________________ Consolidacin del documento Seguimiento de la Estrategia.

1. 2. 3. Cargo ____________________________ Nombre: __________________________ Firma:_____________________________ Jefe de Control Interno Nombre: __________________________ Firma:_____________________________

Transparencia y acceso a la informacin Principios del acceso a la informacin

Transparencia y mxima publicidad para titular universal

Toda informacin en posesin, bajo control o custodia del Estado es pblica y no podr ser reservada o confidencial, salvo que est contemplada en la ley o en la Constitucin y que sean acordes con los principios de una sociedad democrtica. La informacin se debe proporcionar y facilitar en los trminos ms amplios posibles y a travs de los medios y procedimientos que al efecto se establezcan.

Transparencia y acceso a la informacin El derecho de acceso a la informacin

El derecho de acceso a la informacin genera la obligacin correlativa de divulgar activamente la informacin pblica y responder de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y accesible a las solicitudes de acceso, lo que a su vez conlleva la obligacin de producir o capturar la informacin pblica.

Transparencia y acceso a la informacin Acceso a la Informacin Pblica

Predominio de la cultura del secreto

Dispersin normativa en Colombia

Voluntad poltica en aras de un gobierno transparente

Derecho reconocido por la Constitucin, pero sin norma que lo reglamente

Cumplimiento de convenciones internacionales

Herramienta indispensable para fortalecer la democracia y la participacin ciudadana

Derecho fundamental necesario para El Buen Gobierno y la lucha contra la corrupcin

Transparencia y acceso a la informacin Proyecto de Ley de acceso a la Informacin Pblica

Iniciativa de proyecto de ley por parte de la organizaciones de la sociedad civil

Apoyo, acompaamiento y contribuciones por parte del gobierno nacional al proyecto

Inclusin de otros sectores del Estado involucrados en el tema.

Implementacin de la ley

Revisin del proyecto por parte de la Corte Constitucional

Discusin y aprobacin en la rama legislativa

Transparencia y acceso a la informacin Promocin de la Transparencia y el Acce|so a la Informacin

Unidad normativa con estndares internacionales. Ampliacin de sujetos obligados, incluyendo rganos de control, partidos polticos, prestadoras de servicio pblicos, entre otras. Garantas jurdicas del derecho de Acceso a la Informacin como derecho fundamental. Principios de proactividad y oportunidad . Acceso a la Informacin, en un lenguaje comprensible para todas las comunidades del pas. Fortalecimiento del Ministerio Pblico como entidad garante del derecho de acceso a la informacin pblica. Vigencias diferencidas territorialmente en aras de garantizar las herramientas necesarias para la implementacin de la ley en las distintas entidades del pas.

Transparencia y acceso a la informacin Desafos de la transparencia y del Acceso a la Informacin

Actuacin coordinada en el marco del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin. Capacitar a los funcionarios de entidades nacionales y locales para cumplir con las obligaciones de informacin proactiva. Indicadores para fomentar la transparencia y promover el acceso a la informacin Consolidar y fortalecer los sistemas de archivos de las entidades pblicas

Participacin ciudadana en la gestin

La gestin institucional debe realizarse con principios de democracia participativa y democratizacin de la gestin pblica. Ello implica la obligacin de involucrar a los ciudadanos y las organizaciones de la sociedad civil en la formulacin, ejecucin, control y evaluacin de la gestin pblica.

Participacin ciudadana en la gestin

Ley 489 de 1998. Democratizacin y Control de la Administracin Pblica

Art. 32. Todas las entidades y organismos de la Administracin Pblica tienen la obligacin de desarrollar su gestin acorde con los principios de la democracia participativa y democratizacin de la gestin pblica.

Participacin ciudadana en la gestin

QU ES PARTICIPAR?
Participar es ejercer poder, actuar e intervenir en sociedad, e interactuar en la vida social, poltica, econmica y cultural. No slo es informarse, opinar o sentirse consultado frente a alguna situacin.
plantear

ES poder

problemas gestionar propuestas y proyectos, Controlar procesos intervenir en las decisiones que sobre la vida social se toman

Departamento Administrativo Participacin ciudadana en la de la Funcin Pblica gestin

Repblica de Colombia

Niveles o grados de participacin ciudadana en la gestin pblica

Planeacin participativa

Control ciudadano Colaboracin ciudadana en la ejecucin

Informacin y consulta

Participacin ciudadana en la gestin

Lineamientos
Identificacin del nivel de participacin ciudadana en la gestin de la entidad Formulacin participativa de las polticas pblicas, planes y programas institucionales Uso de medios electrnicos y presenciales en el proceso de planeacin y formulacin de polticas de la entidad. Definir los programas y servicios que pueden ser administrados y ejecutados por la comunidad Inclusin de normas sobre participacin ciudadana relacionadas directamente con la entidad, en su normograma Identificacin de experiencias exitosas de participacin ciudadana en la entidad Uso de medios electrnicos y presenciales en el proceso de elaboracin de normatividad Uso de medios electrnicos en la definicin y uso de datos abiertos Consulta en lnea para la solucin de problemas

Rendicin de cuentas

Disponibilidad, exposicin y difusin de datos, estadsticas, informes.

Dilogo
Justificacin de las acciones; Presentacin de diagnsticos e interpretaciones; y Manifestaciones de los criterios empleados para las decisiones.

Informacin

Acciones que refuerzan los comportamientos de los servidores pblicos. Medios correctivos por las acciones de estmulo por el cumplimiento o de castigo por el mal desempeo.

Incentivos y sanciones

Rendicin de cuentas

Diagnstico proceso anterior Mapa de actores y caracterizacin ciudadanos Necesidades de informacin Capacidad operativa y disponibilidad de recursos

Diseo
Eleccin y cronograma acciones de informacin Eleccin y cronograma acciones de dilogo Eleccin y cronograma acciones de incentivos

Evaluacin y monitoreo
Evaluacin de cada accin Evaluacin estrategia en conjunto Informe de R.D.C. general Evaluaciones externas

Ejecucin e implementacin

Insumos

Poltica de Servicio al Ciudadano

Objetivo

Centra sus esfuerzos en garantizar el acceso de los ciudadanos, a travs de distintos canales, a los trmites y servicios de la Administracin Pblica con principios de informacin completa y clara, eficiencia, transparencia, consistencia, calidad, oportunidad en el servicio, y ajuste a las necesidades, realidades y expectativas del ciudadano.

Servicio al Ciudadano

Ahorra costos al ciudadano porque cuenta con informacin completa y clara

Procedimientos, mecanismos y estrategias que establecen las entidades de la Administracin Pblica para facilitar a los ciudadanos el acceso a los servicios y el cumplimiento de sus obligaciones

Acerca al Ciudadano a la Administracin

Promueve la transparencia, la rendicin de cuentas y la lucha contra la corrupcin

Garantiza la satisfaccin de las necesidades o requerimientos de los ciudadanos

Marco Conceptual

80 90 Nueva Gerencia Pblica Ciudadano cliente nfasis en la precisin y rapidez del servicio

2000 Nuevo servicio pblico Ciudadano socio nfasis en el empoderamiento del ciudadano

2010 Gerencia colaborativa, Gobernabilidad en red, egovernment Ciudadano socio y cliente Rapidez y precisin depende de la colaboracin entre Estado y ciudadanos

Decreto Ley 0019 de 2012: ejemplo de este tipo de iniciativas

Modelo de Eficiencia al Servicio del Ciudadano

Principios de la Poltica

1. Lenguaje claro:
La entidad me ofrece informacin clara y fcil de entender

5. Oportunidad en el servicio:

2. Eficiencia:
La entidad me ofrece una respuesta oportuna y coherente con mi necesidad

Recibo una atencin rpida y oportuna y se me ofrecen soluciones en los trminos acordados
Los asuntos que pongo en consideracin de la Administracin Pblica son manejados profesionalmente y se ofrece una solucin adecuada

6. Calidad:

3. Transparencia:

Puedo hacer seguimiento en tiempo real a la gestin de las entidades en relacin con mi solicitud Recibo la misma informacin de todos los servidores pblicos a los que contacto en relacin con mi solicitud

7. Ajuste a necesidades y expectativas:

Las entidades entienden mis necesidades, situacin econmica y personal y disea canales y mecanismos que me permiten interactuar con ellas

4. Consistencia:

Elementos clave del Servicio al Ciudadano

Un lenguaje claro y sencillo para que los ciudadanos tengan informacin completa y clara sobre el portafolio de trmites y servicios de las entidades El ciudadano valora la agilidad en los tiempos de entrega y espera y la reduccin de los costos de transaccin (desplazamientos, papeleo)

La cualificacin del recurso humano es una prioridad para garantizar mejoras efectivas en el servicio

Recurrir a la innovacin y a la tecnologa para ampliar la oferta y cobertura de lo servicios

Garantizar que las entidades trabajan entre s para disminuir costos y aumentar la eficiencia y calidad de los productos o servicios

Esquemas de atencin al ciudadano por canales no electrnicos

D Implementar protocolos de atencin Implementar sistema de turnos para la atencin ordenada de requerimientos Adecuar espacios fsicos de acuerdo con la normativa vigente en materia de diseo, accesibilidad y sealizacin. Integrar canales de atencin e informacin para asegura consistencia de la informacin Asegurar que la informacin cumpla con parmetros de completitud, claridad y precisin

Esquemas de atencin al ciudadano por canales electrnicos

Soporte en lnea: habilitar chats o salas de conversacin como mecanismos de atencin Suscripcin a servicios de informacin a correo electrnico o RSS

Suscripcin a servicios de informacin al mvil

Estndares para la gestin de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias PQRSD

Definir dependencias encargadas de recibir, tramitar y resolver PQRSD Disponer un enlace en la pgina web para la recepcin de PQRSD Contar con un sistema de registro ordenado de PQRSD

Estndares para la gestin de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias PQRSD

Implementar mecanismos de seguimiento a la respuesta de PQRSD Integrar sistemas de PQRSD con plataformas de los organismos de control y superintendencias Registro pblico de PQRSD

Polticas de Desarrollo Administrativo

SINERGIA SEGUIMIENTO

Gestin Misional y de Gobierno

Indicadores y metas de gobierno Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Participacin Ciudadana Rendicin de Cuentas Servicio al Ciudadano Plan Estratgico de RRHH Plan Anual de Vacantes Capacitacin Bienestar e Incentivos Gestin de la Calidad Eficiencia Adtiva y Cero Papel Racionalizacin de Trmites Modernizacin Institucional Gestin de Tecnologas de Informacin Gestin Documental Programacin y Ejecucin Presupuestal PAC Proyectos de Inversin Plan de Anual de Adquisiciones

Transparencia, Participacin y Servicio al Ciudadano

Gestin del Talento Humano

MECI Monitoreo, Control y Evaluacin

Eficiencia Administrativa

Gestin Financiera

GOBIERNO EN LNEA

Gestin del Talento Humano

Orientada al desarrollo y cualificacin de los servidores pblicos buscando la observancia del principio de mrito para la provisin de los empleos, el desarrollo de competencias, vocacin del servicio, la aplicacin de estmulos y una gerencia pblica enfocada a la consecucin de resultados. Incluye, entre otros, el Plan Institucional de Capacitacin, el Plan de Bienestar e Incentivos, los temas relacionados con Clima Organizacional y el Plan Anual de Vacantes.

Planeacin del Recurso Humano

En qu consiste?

La Planificacin de Recursos Humanos, permite realizar el estudio de las necesidades cuantitativas y cualitativas de recursos humanos y facilita la coherencia estratgica de las polticas y prcticas organizacionales con las prioridades de la organizacin.

PLAN ESTRATGICO DE RECURSOS HUMANOS

GESTIN DE RELACIONES HUMANAS Y SOCIALES

PLANEACIN TALENTO HUMANO

GESTION DEL DESEMPEO Y DESARROLLO

Plan anual de vacantes Sistemas de Informacin de Empleo Pblico SIGEP

Evaluacin del Desempeo y de gerentes Pblicos

Formacin y Capacitacin

Programa de Bienestar Social

Programa de Incentivos

Polticas de Desarrollo Administrativo

SINERGIA SEGUIMIENTO

Gestin Misional y de Gobierno

Indicadores y metas de gobierno Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Participacin Ciudadana Rendicin de Cuentas Servicio al Ciudadano Plan Estratgico de RRHH Plan Anual de Vacantes Capacitacin Bienestar e Incentivos Gestin de la Calidad Racionalizacin de Trmites Modernizacin Institucional Gestin Documental Eficiencia Adtiva y Cero Papel Gestin de Tecnologas de Informacin Programacin y Ejecucin Presupuestal PAC Proyectos de Inversin Plan de Anual de Adquisiciones

Transparencia, Participacin y Servicio al Ciudadano

Gestin del Talento Humano

MECI Monitoreo, Control y Evaluacin

Eficiencia Administrativa

Gestin Financiera

GOBIERNO EN LNEA

Eficiencia Administrativa
Orientada a identificar, racionalizar, simplificar y automatizar trmites, procesos, procedimientos y servicios, as como optimizar el uso de recursos, con el propsito de contar con organizaciones modernas, innovadoras, flexibles y abiertas al entorno, con capacidad de transformarse, adaptarse y responder en forma gil y oportuna a las demandas y necesidades de la comunidad, para el logro de los objetivos del Estado. Incluye, entre otros, los temas relacionados con gestin de calidad, eficiencia administrativa y cero papel, racionalizacin de trmites, modernizacin institucional, gestin de tecnologas de informacin y gestin documental.

Gestin de Calidad

OBJETIVO

Mejorar el desempeo de las entidades y su capacidad para proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes a travs de un enfoque basado en procesos.

Gestin de Calidad

Enfoque basado en procesos

Obtencin de Mejora Elaborar los resultados continua de procesos en del los procesos, trminos que desempeo y con base en aporten valor la eficacia del mediciones proceso objetivas.

Gestin de Calidad

Definir la secuencia e interrelacin de los procesos

Tener en cuenta para su implementacin

Asegurar la disponibilidad de recursos

Seguimiento y medicin de los procesos

Implementar acciones de mejora

Establecer controles a los riesgos

Gestin de Calidad

Aspectos a tener en cuenta

Realizar la revisin por Programar parte de la auditoras Actualizar Revisar y Revisar y Verificar la Controlar internas procesos y actualizar actualizar el Alta satisfaccin documentos procedimien del mapa de Direccin normogram para su del cliente y registros (Al menos seguimiento tos riesgos a y medicin una vez al ao)

Racionalizacin de Trmites Objetivos de la Poltica

1.
Racionalizar los trmites y procedimientos administrativos, a travs de la simplificacin, estandarizacin, eliminacin, optimizacin y automatizacin, mejorando la participacin ciudadana y la transparencia en las actuaciones administrativas.

2. Facilitar y promover el uso de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones

con el fin de facilitar el acceso de la ciudadana a la informacin sobre trmites y a su ejecucin por medios electrnicos, creando condiciones de confianza en el uso de las TIC.

3. Hacer ms eficiente la gestin de los las entidades pblicas para dar una gil
respuesta a las solicitudes de servicio de la ciudadana, a travs de la mejora de los procesos y procedimientos internos de las entidades y el mejor uso de los recursos.

Promover en las entidades la confianza en el ciudadano aplicando el principio de la buena fe, as como la excelencia en la prestacin de sus servicios a la ciudadana, con el fin de hacerle ms fcil y amable la vida a los ciudadanos.

INSTITUCIONALIDAD

Actores

Mecanismos de Coordinacin

Otras

rgano coordinador de la poltica

DAPRE, Altas Consejeras Secretara Transparencia

Instancias

Lineamientos poltica y Seguimiento

MINTICS
Apoyo Tecnolgico

Comits Sectoriales

GRAT

ENTIDADES
Responsables de racionalizacin y Registro en el SUIT

ESTRATEGIAS DE LA POLTICA DE RACIONALIZACIN

Actividades al interior de las entidades Encaminadas a prestar mejor servicio al ciudadano

Racionalizacin Fases Priorizacin De Trmites Identificacin De Trmites Actividades Diagnstico de trmites a intervenir Estandarizacin Simplificacin de Trmites

Actividades entre entidades

Eliminacin
Optimizacin Automatizacin Interoperabilidad
Identificacin de escenarios y aplicacin del marco de interoperabilidad de GEL

Revision de procesos Anlisis normativo

Resultados
Inventario de Trmites Trmites en el sistema Cronograma de Actividades

Interoperabilidad

Trmites Optimizados

Cadenas de Trmites Ventanillas Unicas

Cronograma de actividades- Lineas de accin Estrategia Antitrmites

Eliminacin u optimizacin normativa

Compromisos pendientes Decreto 19 de 2012 Eliminacin o modificacin mediante Decretos o Resoluciones Ordinarios

Racionalizacin

Simplificacin Estandarizacin Eliminacin Optimizacin Automatizacin

Interoperabilidad

Cadenas de Trmites Ventanillas nicas Articulo 9 (Pargrafo) y 15 del Decreto 19 de 2012

Que ofrece el SUIT 3.0

Estadsticas indicadores: e Registro FACIL y AGIL del trmite con un nuevo FORMATO Sistema ESTRUCTURADO Y NORMALIZADO

INTEGRADO TRMITE - FIT

DEL

Se promueve la AUTOGESTIN, AUTOCONTROL y AUTOREGULACIN de las Entidades

Menor tiempo en la publicacin de trmites mejorando la oportunidad de la informacin de cara al ciudadano

Diferentes canales de Soporte y atencin

Se promueve el NIVEL de MADUREZ y ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIOS

Comunicacin (push) de cambios y eventos en los en los tramites o servicios:

Optimizacin de bsquedas

Modernizacin Institucional

Poltica dirigida a orientar el diseo de organizaciones modernas, innovadoras, flexibles y abiertas al entorno, alineadas a las estrategias, estructuras y procesos definidos para el logro de los propsitos y resultados que de ellas se esperan; en un marco de racionalidad de asignacin de recursos, eficiencia y eficacia en el uso de los mismos; con capacidad de transformarse, adaptarse y responder en forma gil y oportuna a las demandas y necesidades de la comunidad, para el logro de los objetivos del Estado.

Modernizacin Institucional

PROCEDIMIENTO
Solicitud de asesora para acompaar el proceso de reforma organizacional Elaboracin del Estudio Tcnico para la reforma organizacional Elaboracin de memoria justificativa Solicitud de concepto tcnico favorable frente a la reforma organizacional

Solicitud de concepto de viabilidad presupuestal

Registro en el SIGEP de la reforma organizacional Justificacin tcnica de reformas salariales

Modernizacin Institucional

SIGEP
SIGEP

SUBSISTEMA DE ORGANIZACIN INSTITUCIONAL

Normas

Planta de Personal
Instituciones Organigrama Nomenclatura y Escala Salarial Estructura Organizacional Simulacin

Modernizacin Institucional

SIGEP

Estructura Informal.

Manual de funciones y competencias.

Distribucin de Planta de Personal.

Modernizacin Institucional

JUSTIFICACIN TCNICA DE REFORMAS SALARIALES

La justificacin tcnica para las reformas salariales deber contener los siguientes componentes: Anlisis salariales para la identificacin brechas, costo de la propuesta y cobertura. Comparativo de salarios con otras entidades similares. Certificado de Disponibilidad presupuestal.

Eficiencia Administrativa

GESTIN DOCUMENTAL
Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de los documentos producidos y recibidos por las entidades en desarrollo de sus funciones, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su trmite, utilizacin, conservacin y consulta. Esta poltica es liderada por el Archivo General de la Nacin cuyos lineamientos estn articulados con la NTCGP1000.

Incluye el Programa de Gestin Documental, el cual debe estar articulado con el Plan Estratgico Institucional y en el Plan de Accin Anual de acuerdo con los procesos de la Gestin Documental.
Artculo 21 de la Ley 594 de 2000

Eficiencia Administrativa
PLANEACIN

VALORACIN PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL

PRODUCCIN

PRESERVACIN A LARGO PLAZO DISPOSICIN DE DOCUMENTOS

GESTIN Y TRMITE

ORGANIZACIN

TRANSFERENCIA

Eficiencia Administrativa
Gestin Misional y de Gobierno Participacin activa de la ciudadana Transparencia, Acceso a la informacin pblica Programar, controlar y registrar participacin y Gestin Visibilidad de la gestin pblica las operaciones financieras servicio al Oportunidad en elFinanciera servicio ciudadano GESTIN DOCUMENTAL

Planificacin, desarrollo y gestin Identificar, Gestin del racionalizar, simplificar y Eficiencia del recurso humano automatizar: Talento trmites, procesos, Plan estratgico sectorial administrativa Desarrollo competencias laborales procedimientos Humano y servicios. Plan estratgico institucional Sistema de seguimiento a metas de Gobierno

Eficiencia Administrativa

GESTIN DOCUMENTAL
Publicacin de Informacin de la Entidad Gestin Documental: Programa de Gestin Documental PGD. Cuadro de Clasificacin Documental CCD. Tablas de Retencin Documental TRD. Inventarios Documentales.

Cero Papel
Uso de medios electrnicos en procesos y procedimientos internos, para

RACIONALIZAR
los procesos y procedimientos internos

ELIMINAR EL USO DE PAPEL

en la gestin interna de las entidades

MEJORAR LA INTERACCION
entre las entidades pblicas

Cero Papel
Actividades: Implementacin de buenas prcticas para reducir consumo de papel
Uso de documentos electrnicos Procesos y procedimientos internos electrnicos

Cero Papel
Actividades: Implementacin de buenas prcticas para reducir consumo de papel
Establecer la lnea base: cunto papel se consume? Identificar oportunidades claves para la reduccin del consumo de papel Reconocer y adoptar experiencias exitosas de reduccin del consumo de papel y promover el cambio de cultura organizacional

Cero Papel
Actividades:
Uso de documentos electrnicos
Anlisis de los procesos y servicios de la entidad. Identificacin de los requisitos y necesidades. Evaluacin de los sistemas existentes. Definicin de las estrategias y diseo del sistema requerido.

Cero Papel
Actividades: Procesos y procedimientos internos electrnicos
Caracterizacin de todos los procesos y procedimientos Anlisis, priorizacin y racionalizacin de los procesos y procedimientos Automatizacin de los procesos y procedimientos prioritarios y complejos Mejoramiento de los procesos y procedimientos automatizados

Cero Papel
Actividades: Se debe priorizar !! Antes de abril de 2013
La sustitucin de memorandos y comunicaciones internas en papel as como otros tipos documentales de conservacin temporal, por soportes electrnicos, Implementacin mecanismos que permitan el intercambio de correspondencia y otros documentos entre las entidades por medios electrnicos,

Sustitucin del uso de papel por documentos y canales electrnicos, en la elaboracin y difusin de materiales informativos, publicaciones, guas, manuales, entre otros

Gestin de TI
Permite determinar las condiciones tecnolgicas de cada entidad y definir los ajustes a que haya lugar para garantizar el soporte y la prestacin de servicios por medios electrnicos, la interoperabilidad y la seguridad del manejo de la informacin

Gestin de TI
Actividades:

Revisin del plan de ajuste tecnolgico

Elaboracin del Protocolo de implementacin de IPv6 Implementacin de un Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin Implementacin de servicios de intercambio de informacin

Gestin de TI
Actividades: Revisin del plan de ajuste tecnolgico
Anlisis de la infraestructura tecnolgica, Anlisis de riesgos sobre seguridad fsica y del entorno y seguridad informtica Anlisis del crecimiento de la capacidad de la infraestructura Plan para la recuperacin ante desastres. Disposicin final de los residuos tecnolgicos Implementacin de estrategias de computacin en la nube, uso de esquemas de computacin por demanda o uso de centros de datos centralizados

Gestin de TI
Actividades:
Implementacin de un Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin

Polticas de Desarrollo Administrativo

SINERGIA SEGUIMIENTO

Gestin Misional y de Gobierno

Indicadores y metas de gobierno Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Participacin Ciudadana Rendicin de Cuentas Servicio al Ciudadano Plan Estratgico de RRHH Plan Anual de Vacantes Capacitacin Bienestar e Incentivos Gestin de la Calidad Eficiencia Adtiva y Cero Papel Racionalizacin de Trmites Modernizacin Institucional Gestin de Tecnologas de Informacin Gestin Documental Programacin y Ejecucin Presupuestal PAC Proyectos de Inversin Plan de Anual de Adquisiciones

Transparencia, Participacin y Servicio al Ciudadano

Gestin del Talento Humano

MECI Monitoreo, Control y Evaluacin

Eficiencia Administrativa

Gestin Financiera

GOBIERNO EN LNEA

Gestin Financiera
Orientada a programar, controlar y registrar las operaciones financieras, de acuerdo con los recursos disponibles de la entidad. Integra las actividades relacionadas con la adquisicin de bienes y servicios, la gestin de proyectos de inversin y la programacin y ejecucin del presupuesto. Incluye, entre otros, el Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC, programacin y ejecucin presupuestal, formulacin y seguimiento a proyectos de inversin y el Plan Anual de Adquisiciones.

Objetivos
- Identificar los usos y beneficios del Plan Anual de Adquisiciones (PAA) dentro del proceso de compra. - Reconocer las oportunidades de mejora del PAA utilizado actualmente por las entidades pblicas. - Conocer y entender las modificaciones sugeridas al PAA a ser utilizado a partir de 2013.

Uso actual del PGC en Colombia

- Para identificar y justificar el valor total de recursos requeridos por la entidad para temas de contratacin. - Como referencia para evaluar los niveles de ejecucin de la contratacin pblica. - Para pronosticar la demanda de bienes y servicios de la entidad.

Los PGC en la actualidad

- Multiplicidad de plantillas

- Diferencias en campos
- Diferencias en agregacin de informacin - Diferencias en sintaxis utilizada - Publicacin irregular - Publicacin en diversos formatos (v.gr. .xls, .pdf)

Nuevos usos del PAA en Colombia

- Propiciar una comunicacin temprana con proveedores.

- Promover la participacin de proveedores en los procesos de compra.

- Poder expresar con mayor claridad la necesidad identificada por el comprador. - Identificar sinergias con otras entidades pblicas para realizar compras coordinadas y colaborativas. - Disminuir la carga operativa del comprador.

Ttulo
Subttulo

Los PAA en el mundo

Informacin general de la entidad Principales objetivos misionales que influyen en la contratacin Datos de contacto del responsable de planeacin Informacin de las adquisiciones planeadas Localizacin geogrfica Descripcin del bien o servicio a adquirir X X X X X X X X X X X X Australia X X Nueva Zelanda X X Chile X X Colombia

Clasificacin del bien o servicio

Cantidad Monto Entidades con acceso al bien o servicio adquirido Fecha de inicio de acercamiento al mercado Estado Fecha de actualizacin

X
X X

Qu debe contener el PAA para 2013?

El plan anual de adquisiciones debe contener un listado de las adquisiciones planeadas para la vigencia 2013, con cargo a los recursos de funcionamiento e inversin.

Campos a incluir en el PAA para 2013

A. Informacin general de la entidad
-

Nombre de la Entidad, domicilio y otros datos.

Perspectiva Estratgica, a fin de suministrar una visin de la entidad y el contexto en el que desarrolla sus adquisiciones. Debe incluir:

Unidades de negocio, iniciativas de poltica o programas estratgicos.

Nmero de funcionarios, ubicacin geogrfica, presupuesto.

Forma en que lleva a cabo sus procesos de compra.

Informacin de contacto (nombre, telfono, direccin de correo electrnico) del responsable directo de las compras en la entidad.

B. Informacin de las adquisiciones planeadas

-

Cdigo UNSPSC
Descripcin del bien o servicio a adquirir Cantidad Duracin estimada del contrato Modalidad de seleccin del contratista Fuente de los recursos Valor total estimado de la contratacin Valor estimado de la contratacin en la vigencia actual Se requieren vigencias futuras? Estado de solicitud de las vigencias futuras

Fecha de ltima actualizacin Datos de contacto del responsable de la adquisicin Observaciones

Cundo debo tener listo mi nuevo PAA?

Se proporcionar un tiempo suficiente de 3 meses despus de la expedicin del nuevo formato para que las entidades ajusten sus planes. En este formato se incluir un sistema de codificacin de bienes y servicios UNSPSC, cuya versin 7 en espaol se puede descargar libremente de la pgina web de UNSPSC.

Gobierno en lnea

La Estrategia de Gobierno en lnea est inmersa en el desarrollo de las cinco polticas y se deber implementar como una herramienta dinamizadora en lo relacionado con el uso de los medios electrnicos y, en general, de tecnologas de informacin y comunicaciones

Evolucin del Gobierno en lnea

Gobierno en lnea 3.0 (2010) Innovacin Gubernamental Open data, Open Gov, IT servicios Democracia y participacin en lnea

Gobierno en lnea 2.0 (2007-2010) Centrado en el ciudadano Servicios interactivos Servicios mviles

Gobierno en lnea 1.0 (2007) Centrado en el Gobierno Presencia en la Web Informacin en lnea

Avanzamos gracias al diseo de una Estrategia Iniciamos y avanzamos con el cumplimiento de 5 fases: dividida por fases:

Gobierno Central

DEMOCRACIA

Entes Territoriales

TRANSFORMACIN TRANSACCIN INTERACCIN

INFORMACIN

NUEVO MODELO

Nuevo Decreto Nuevo Manual Nueva Metodologa de Monitoreo Nueva Metodologa de Planeacin Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

NUEVO DECRETO

NUEVO DECRETO NUEVOS COMPONENTES NUEVOS PLAZOS

Para entidades del Orden Nacional:

Informacin en lnea

Interaccin en lnea

Transaccin en lnea

Transformacin

Democracia en lnea

Transversales

201 2 201 3 201 4 201 5

50% 80% 95% 100%

60% 80% 95%

40% 70% 95%

25% 70% 95%

55% 80% 95%

50% 75% 95%

100%

100%

100%

100%

100%

NUEVO MANUAL GEL

Un nuevo Componente

2
3

Se definen pesos y Avances por ao

Explicacin de la relevancia del componente

Visin a 2015 y 2017 por componente

NUEVA METODOLOGA DE DIAGNSTICO

Diagnstico
Autoevaluacin Nuevas ponderaciones Se evala proceso, resultado e impacto Se combina avance en el ndice Gel y Modelo de Madurez

Formulario nico Reporte de Avance de la Gestin

Formulario nico
Qu es?
Herramienta en lnea de reporte de avances de la gestin, como insumo para el monitoreo, evaluacin y control de los resultados institucionales y sectoriales

Formulario nico
Objetivos:
Contar en forma permanente con informacin actualizada y precisa del estado de la implementacin de las polticas desarrolladas del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Medir los resultados obtenidos y proporcionar informacin relevante a las distintas entidades lderes de las polticas que conforman el Modelo Integrado de Planeacin y Gestin, que les permita apoyar y asesorar en la implementacin de las mismas y tomar decisiones oportunas.
Retroalimentar a las entidades, en forma oportuna y sencilla, de los avances obtenidos en la implementacin de las polticas de desarrollo administrativo contenidas en el Modelo Integrado de Planeacin y Gestin, con el fin de generar estrategias para el mejoramiento continuo.