LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA EN LA FUNCION ORGANIZACION.

Los sistemas administrativos son considerados las herramientas bsicas de cualquier organizacin. Cuando son bien concebidos, gracias a ellos, las actividades administrativas pueden fluir normalmente. La utilizacin de los sistemas administrativos parece ser la metodologa ms adecuada para el logro de los objetivos centrales de cualquier organizacin. Henry Fayol fue quien determin que: " nadie es tan eficiente que puede hacerlo todo, hacerlo bien, sin cansarse y por siempre". De all que nace la necesidad de dividir las tareas en tareas menores y secuenciales (Principio de la divisin del trabajo), y la necesidad de asignar a personas diferentes para que realicen dichas tareas (Principio de la Delegacin de responsabilidades). La empresa en su organizacin esta integrada por los subsistemas administrativos, estos pueden referirse a las funciones del proceso administrativo como sistemas de planeacin, sistemas de organizacin, sistemas de direccin, y sistemas de control, pero tambin dentro de la empresa pueden mencionarse como subsistemas las divisiones que permiten administrarla como seria sistemas de finanzas, sistemas de produccin y sistemas de ventas, etc. Los sistemas administrativos son un conjunto de elementos (recursos humanos: puestos, personas, recursos materiales, equipo, maquinaria, etc.; recursos tcnicos: mtodos procedimientos, actividades) que se interrelacionan entre si con un orden sinrgico de manera que se lleven a cabo actividades del proceso administrativo aplicado a las areas funcionales de la empresa como produccin, finanzas, mercadotecnia, etc. para que de manera integral la empresa sobreviva, evolucione y se desarrolle. METODOLOGIA PARA EL ANALISIS Y DISEO DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Qu es un sistema administrativo? Es la forma de ordenar o acomodar un proceso muy particular, consistente en las actividades de planeacin, organizacin, ejecucin y control; desempeadas para determinar y alcanzar los objetivos sealados, con el uso de seres humanos y otros recursos. * Planeacin del estudio 1. Determinacin de la problemtica organizacional: En todas las empresas hay problemas que deben ser identificados y solucionados mediante la toma de decisiones. 2. Definicin del objetivo de estudio: observar el problema y revisar las condiciones que tiene este. 3. Investigacin para la realizacin de estudio: investigar las opciones que tienes y crear una hiptesis, afirmndola en una oracin simple y clara. 4. Plan de trabajo: realizar un plan de trabajo para solucionar el problema. * Recopilacin de datos y documentacin 1. Registro de datos: Esto consiste en la recoleccin, sntesis, organizacin y comprensin de los datos que se requieren, si es necesario realizar resmenes es en esta fase donde se desarrollara 2. Tcnicas de recopilacin de datos:

* Anlisis de datos 1. Propsitos del anlisis: como analizar los datos y que herramientas de anlisis estadstico son adecuadas para ste propsito. 2. Procedimiento de anlisis: establecer categoras, ordenar, manipular y resumir los datos. 3. Tcnicas e instrumentos de anlisis: * Diagnstico y formulacin de recomendaciones Tipos de recomendaciones Informe y presentacin del sistema propuesto Revisin Autorizacin Diseo del nuevo sistema
Un sistema es un conjunto de diversos elementos h u m a n o s y m e c n i c o s i n t e g r a d o s p a r a l o g r a r u n o b j e t i v o c o m n m e d i a n t e e l m a n e j o y c o n t r o l d e materiales, informacin, energa y hombres

I.

DEFINICIN Tienen por finalidad asegurar el cumplimiento eficaz de los objetivos de las entidades de la Administracin Pblica utilizando eficientemente los medios y recursos humanos, logsticos y financieros. El Poder Ejecutivo tiene la rectora de los Sistemas Administrativos: en ese sentido, es responsables de reglamentar y operar los Sistemas Administrativos, aplicables a todas las entidades de la administracin pblica, independientemente de su nivel de gobierno o autonoma constitucional, tal como se seala en la Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley N 27444 y en la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo (ms conocida como LOPE), con excepcin del Sistema Nacional de Control que se rige por la ley de la materia. El Poder ejecutivo adecua el funcionamiento de los Sistemas Administrativos al Proceso de descentralizacin, toda vez que este ultimo constituye una poltica pblica adoptada por el Estado peruano. Los Sistemas Administrativos de aplicacin nacional expresamente considerados en la LOPE se refieren a las siguientes materias: 1. Gestin de los Recursos Humanos 2. Abastecimiento 3. Presupuesto Pblico 4. Tesorera 5. Endeudamiento Pblico 6. Contabilidad 7. Inversin Pblica

8. Planeamiento Estratgico 9. Defensa Judicial del Estado 10. Control 11. Modernizacin de la gestin pblica Por estar creados por ley se agregan los siguientes Sistemas Administrativos: 12. Archivos 13. Bienes Estables Los Sistemas Administrativos estn a cargo de un ente rector que se constituye en su autoridad tcnico normativa a nivel nacional, dicta las normas y estable los procedimientos relacionados con su mbito, coordina su operacin tcnica y es responsable de su correcto funcionamiento en el marco de su norma de creacin, sus leyes especiales y disposiciones complementarias.
Una organizacin es un sistema diseado para alcanzar ciertas metas y objetivos. Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas relacionados que cumplen funciones especficas. En otras palabras, una organizacin es un grupo social formado por personas, tareas y administracin, que interactan en el marco de una estructura sistemtica para cumplir con sus objetivos. Cabe destacar que una organizacin slo puede existir cuando hay personas que se comunican y estn dispuestas a actuar en forma coordinada para lograr su misin. Las organizaciones funcionan mediante normas que han sido establecidas para el cumplimiento de los propsitos. Asimismo es fundamental que para que esas organizaciones puedan realizar las tareas que se le han encomendado y para que puedan lograr los fines que se han marcado, es necesario que cuenten con una red de recursos. Entre ellos deben incluirse los humanos, los tecnolgicos, los econmicos, los inmuebles, los naturales o los intangibles. Las agrupaciones ciudadanas que son creadas para cubrir alguna necesidad social son denominadas organizaciones civiles. Los partidos polticos, los sindicatos, los clubes deportivos y las ONGs son organizaciones civiles. En el caso de las ONGs (Organizaciones No Gubernamentales) hay que subrayar el hecho de que existen multitud de ellas en todo el mundo. Se caracterizan porque no dependen de ningn gobierno y porque pretenden conseguir el bienestar del ser humano desde diversos puntos de vista. As, por ejemplo, nos encontramos con ONGs que apuestan por mejorar las condiciones laborales, el medioambiente, la participacin ciudadana y la investigacin cientfica. Sin olvidarse tampoco de las que apuestan por la ayuda humanitaria, la proteccin de la infancia o la tercera edad. En cambio, las organizaciones que son creadas por el Estado para desarrollar tareas sociales son conocidas como organizaciones gubernamentales. Las mismas son dirigidas desde el gobierno y se financian con fondos pblicos. No obstante, tambin pueden realizarse otras muchas clasificaciones de organizaciones en base a otros diferentes criterios. De esta manera, podemos catalogarlas por su localizacin (local, regional, nacional o internacional), su propiedad (privada y pblica), su tamao (pequea, mediana o grande) e incluso por su finalidad (con nimo de lucro y sin nimo de lucro). Por ltimo podemos referirnos al trmino organizacin de empresas, que hace referencia a la estructura organizativa del trabajo en el mbito empresarial. Existen varios elementos que son claves en esta estructura, como la burocracia, la especializacin del empleo, la departamentalizacin, la cadena de mano, la descentralizacin y la formalizacin. La forma en que se organizan las empresas es estudiada por una ciencia administrativa denominada administracin de empresas, que estudia la forma en qu

se gestionan los recursos y procesos. Esta administracin es considerada como la base del funcionamiento de una empresa.

Clasificacin
Finalidad:

Con fin de lucro (Empresas). Sin fin de lucro (ONG).

Estructura:

Formales. Informales.

Tamao:

Grande. Mediana. Pequea. Microemprendimiento.

Localizacin:

Multinacional internacional. Nacional. Local o regional.

Produccin:

Bienes. Servicios.

Propiedad:

Pblica. Privada. Mixta.

Grado de integracin:

Totalmente integrada. Parcialmente integrada.

Actitud frente a los cambios:

Rgido. Flexible.

Toma de decisiones:

Centralizada. Descentralizada.

Jerarqua:

Organizacin jerrquica. En red.

[editar]Recursos

de las Organizaciones

Son los necesarios para desarrollar sus actividades al llevar a cabo su fin, difieren segn sus actividades. Recursos materiales:

Dinero para adquirir los recursos. Materias primas o insumos que se transforman en un proceso y se convierte en productos denominados bienes o servicios. Inmuebles, instalaciones y rodados necesarios para llevar a cabo el proceso productivo y las actividades. Maquinaria y herramientas utilizadas en el proceso productivo. Recursos humanos: el elemento activo (dueos, accionistas, socios, trabajadores). Recursos naturales: tierra, agua, aire, gas, y energa en todas sus formas (elctrica, solar, hdrica, combustible). Recursos tecnolgicos: medios para lograr un objetivo. Son los modos de obrar, hacer o producir (mtodos, tcnicas y procedimientos utilizados en la organizacin). Recursos cognitivos: ideas, conocimientos e informacin originadas en el intelecto humano y en el avance tecnolgico y cientfico. Recursos intangibles: marcas, nombres y prestigio para acceder y posicionarse en el mercado.

Un subsistema es un sistema que es parte de otro sistema mayor (suprasistema o supersistema). En otras palabras, un subsistema es un conjunto de elemento interrelacionados que, en s mismo, es un sistema, pero a la vez es parte de un sistema superior. Un sistema puede estar constituido por mltiples partes y subsistemas. (system). Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizadas y relacionadas que interactan entre s para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energa o materia del ambiente y proveen (salida) informacin, energa o materia. Un sistema puede ser fsico o concreto (una computadora, un televisor, un humano) o puede ser abstracto o conceptual (un software) Cada sistema existe dentro de otro ms grande, por lo tanto un sistema puede estar formado porsubsistemas y partes, y a la vez puede ser parte de un supersistema.