IMPLEMENTACIN DE SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD EN ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS DE LA REGIN CENTRO-SUR DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES.

- CASO: POLIMODAL SAN FRANCISCO Gloria R. Trovato UNICEN trovato@econ.unicen.edu.ar Estefania Nares UNICEN nares@econ.unicen.edu.ar Romina Gargiulo UNICEN gargiulo@econ.unicen.edu.ar Resumen Desde 1980 se consideran internacionalmente la gestin y funcionamiento de la educacin, los contenidos a transmitir, y la calidad de los procesos de enseanza y aprendizaje. Actualmente, los sistemas educativos y las instituciones argentinas que lo conforman, enfrentan la descentralizacin de la gestin escolar, el desarrollo de nuevos programas y los roles no asumidos por el estado y trasladados a la escuela. Considerando clave la implementacin de un Sistema de Gestin de la Calidad para que los establecimientos educativos alcancen mayor eficacia y eficiencia en la prestacin del servicio, se presentan los resultados de las primeras etapas de implementacin en una institucin educativa. Palabras claves Sistema de Gestin de Calidad Establecimientos Educativos Introduccin. En la ltima dcada la calidad se ha convertido en un concepto citado por las principales instituciones pblicas y de servicios, en una meta que es buscada de una manera completa; se ha considerado de forma comn que lo que posee calidad, cubre las expectativas del cliente; la calidad en general abarca todas las cualidades con las que cuenta un producto o servicio, cuando sus caractersticas, tangibles e intangibles satisfacen las necesidades del usuario. Estos conceptos fueron utilizados primeramente en el rubro de la economa y en el rea industrial; hoy en da, el estar al nivel de los estndares internacionales de calidad es citado cada vez ms por las instituciones dedicadas a la educacin. Mejorar la educacin es uno de los retos que enfrenta cualquier gobierno, ya que, las consecuencias de una baja calidad educacional, se relacionan con bajo crecimiento cultural, social y econmico. Muchos intentos por mejorar la educacin, no han tenido xito. Slo una revisin profunda de la educacin, sobre la base de un nuevo modelo de escuela y mtodos de enseanza renovados, en contraposicin con el mtodo frontal permitirn lograr la calidad requerida para las exigencias venideras. La calidad de la educacin significa investigar, formar profesores y documentarlos. Si bien existe un conjunto de factores que influye en la calidad (los programas, los textos, la infraestructura, la formacin de los profesores) ninguno de ellos ni todos juntos garantizan los resultados de la calidad; estos factores son slo instrumentos, porque desde una vertiente

axiolgica la calidad tiene que ver con un sistema de valores, una expresin cultural ejercida por los principales actores: los estudiantes y profesores, los padres y la sociedad en su totalidad. No se asocia slo con contenidos o resultados en la educacin sino con el proceso: educacin de calidad es aquella que llega a todas las personas que constituyen una sociedad, y se asocia con eficiencia, medida en trminos de quin y cuntos tienen la oportunidad de acceso y permanencia a la educacin. Por otro lado, es necesario determinar si los resultados educacionales responden a los requisitos y requerimientos sociales. A travs de las acciones impartidas desde los integrantes de la lnea de investigacin sobre Gestin de la Calidad como instrumento de Innovacin y Tecnologa del Centro de Estudios en Administracin y Economa de la FCE-UNCPBA, se busca contribuir a la mejora del desempeo de Establecimientos Educativos privados y pblicos de la regin centro-sur de la Provincia de Buenos Aires, mediante la prestacin de asesoramiento y asistencia tcnica en tecnologas de gestin de la calidad organizacional, aportando a las fases acadmica y educativa, el conocimiento emprico y la conceptualizacin resultante de dichas prcticas. En primera instancia, se determin como marco principal de referencia a los lineamientos establecidos en la Norma IRAM-ISO 9001 y su Gua de interpretacin para establecimientos educativos IRAM 30000:2001. Luego se procedi a establecer contacto con los establecimientos educativos de carcter privado de las ciudades de Tandil y Azul, realizndose visitas a los colegios y en busca de dilogo con las autoridades mximas de cada institucin para la presentacin del proyecto. En casos particulares los contactos se realizaron va mail. Desde los inicios del proyecto, una de las escuelas de Tandil se mostr interesada en participar durante la primer visita realizada. Ante el inters demostrado por parte de los directivos del Colegio Polimodal San Francisco, se procedi a la organizacin de una reunin de carcter informativo para la comunidad escolar. Concurrieron miembros de la asociacin del colegio y dems personal, mostrando entusiasmo por la propuesta planteada. Con posterioridad, se mantuvo una reunin con la duea de la institucin quien aprob formalmente la consecucin de las actividades que requirieran la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad. Para la consecucin del trabajo de campo, se realizaron visitas semanales con la finalidad de relevar los procesos que se llevan a cabo en el colegio en cuestin, y, posteriormente, establecer parmetros para la seleccin de aquellos procesos crticos para la institucin y su fehaciente desempeo en la comunidad. Tambin se trabaj en la confeccin y dictado de capacitaciones internas bajo los parmetros propuestos por la Norma IRAM-ISO 9001. Polimodal San Francisco: Relevamiento y Hallazgos El Polimodal San Francisco, colegio de carcter privado, fue creado hace tres aos en la ciudad de Tandil, con la finalidad de satisfacer determinadas necesidades de la comunidad educativa en la que se ve inserto. El proyecto surge como una extensin de los niveles existentes (Jardn de Infantes y Colegio Primario). La propuesta de creacin de la institucin fue aceptada tanto por los padres de los alumnos como por la duea de la institucin, quien impuls la creacin del Polimodal bajo una forma jurdica independiente: una asociacin. Hoy en da, el Polimodal San Francisco cuenta con un plantel docente de veinte profesores, una preceptora y la directora del establecimiento. Por otro lado, la asociacin bajo la que se ampara la institucin est compuesta por padres de alumnos y ex alumnos, adems de profesores y dems miembros de la comunidad. Finalmente, el establecimiento cuenta con tan

solo treinta alumnos que concurren entre los tres niveles de educacin, lo cual hace a la institucin ms propensa a expandirse y desarrollar estrategias para lograr tal fin. Los relevamientos de procesos fueron realizados dentro del establecimiento educativo, mediante reuniones semanales mantenidas con el personal directivo y el cuerpo docente, adems de la participacin de la preceptora de la institucin. Mediante entrevistas no estructuradas se busc conocer el funcionamiento diario de la escuela y las responsabilidades de cada una de los actores intervinientes en la educacin de los alumnos que all concurren. Entre los procesos relevados al cabo de esta etapa, se destacan: proceso de matriculacin, proceso de confeccin del boletn trimestral, proceso de confeccin del boletn final, proceso de confeccin de los legajos de los alumnos y profesores, proceso de confeccin de la Planta Funcional (PF) y de la Planta Orgnica Funcional (POF), proceso de confeccin de registro de temas por parte de los profesores de cada rea curricular, proceso de planificacin de cada materia dictada, proceso de sistema de evaluacin para los alumnos y el proceso de diseo y planificacin de actividades extracurriculares. Como puede apreciarse, los procesos mencionados no solo se relacionan con la administracin de la institucin y su insercin en la comunidad, sino tambin con la enseanza propiamente dicha y su planificacin y organizacin a lo largo del ciclo escolar. El anlisis pormenorizado de cada uno de estos procesos se realiz por medio de la utilizacin de herramientas afines como son los flujogramas. As, cada proceso se diagram y se lo analiz con la finalidad ltima de detectar puntos de mejora que pudieran ser aprovechados. Del anlisis pormenorizado de los procesos relevados y diagramados, y de las entrevistas realizadas, surgieron ciertas discrepancias entre los conceptos que poseen y utilizan distintos grupos dentro de la institucin. Actualmente, la visin de la directora y de uno de los docentes sobre la organizacin interna del colegio difieren ampliamente. As, la directora tiene una visin ms jerrquica y slo se limita a mencionar cargos que ocupan determinadas personas, a diferencia del docente que menciona reas de trabajo. Tambin se aprecia que mientras la directora presencia la conformacin de la asociacin como algo externo a la institucin, el docente no puede apartar a la representacin legal del mbito escolar. Estas disparidades en la concepcin de elementos sencillos, llevaron a una indagacin ms profunda y a la identificacin de procesos crticos para el establecimiento educativo. Se desarroll el mapa de procesos a partir de los procesos relevados en la etapa anterior con el objetivo de consensuar determinados aspectos bsicos a la hora de comenzar a definir los puntos clave que indica la Norma IRAM-ISO 9001. En el Grfico 1 se muestra el mapa de procesos que surgi del anlisis de la informacin obtenida. El mismo contempla tanto los procesos estratgicos para el colegio, como los procesos netamente operativos, relacionados enteramente con el proceso enseanzaaprendizaje y los procesos de soporte. Relacionando lo anterior con la reforma educativa llevada a cabo en la ltima dcada, surgen algunos puntos para reflexionar al respecto y considerar si el colegio an se mantiene bajo el antiguo modelo institucional: Con respecto a la estructura de gobierno de la institucin, la misma no se muestra como una estructura netamente centralizada, a pesar de que ciertas actividades se concentran en determinadas personas claves. A nivel del currculo existe una disparidad entre la planificacin y la puesta en prctica.

En cuanto al nivel del personal docente que se desempea, se aprecia poca interaccin con las demandas de los involucrados en el proceso enseanza-aprendizaje. Acercarse ms a estos aspectos implicara intercambios con el resto del personal, evaluaciones por parte de terceros interesados en la enseanza y los debidos ajustes que surjan al respecto.

Por otro lado se plantean carencias a nivel de la organizacin del Polimodal y de su insercin en el mbito escolar y de comunidad en la que participa. No se aprecia ni se dan por establecidos vnculos con organizaciones del entorno directo a la institucin o actividades comunitarias de relevancia para el desarrollo personal de los alumnos y sus padres. Actualmente se mantiene un vnculo directo con padres, pero no se ha desarrollado actividad alguna con el mbito socio-comunitario ni empresarial. Finalmente, se pretende la evaluacin del desempeo logrado a nivel alumno e institucin, haciendo siempre hincapi en la adecuacin de las necesidades que surjan en el mbito de accin. Debe considerarse que la finalidad ltima ser conocer con detenimiento aquellos puntos en los que se hace necesario ajustar o reajustar aspectos para incrementar la satisfaccin de quienes reciben la prestacin de servicios.

PROCESOS ESTRATGICOS

Orientan al rea.

Matricular

Confeccionar PF y POF

Orientados de forma expresa al servicio que se presta.

PROCESOS OPERATIVOS

Generar legajos de profesores

Planificacar materias

Confeccionar el registro temas

Planificar talleres extracurriculares

Generar legajos de alumnos

Aplicar sistema de evaluacin

Confeccionar PEI y PCI

Confeccionar el boletn
Complementan los procesos. PROCESOS DE SOPORTE

Diagramar talleres extracurriculares

Seleccionar personal

Comprar insumos

Liquidar sueldos

Facturar

Realizar manutencin

Realizar evaluaciones de desempeo

Capacitar al personal

Grfico 1 Mapa de procesos identificado en la institucin

Propuestas Ante la situacin imperante en el establecimiento educativo, se desarrollan a continuacin algunas mejoras que fueron discutidas y consensuadas con el personal directivo y el cuerpo docente. As, se propone considerar una organizacin interna del colegio basada en grupos funcionales que interactan cotidianamente para llevar adelante las tareas diarias, a la vez que permite una fuerte relacin con los educandos. Esta vez la asociacin se observa como una herramienta cuya funcin es encuadrar legalmente a la institucin frente a terceros y dentro del entorno en que el colegio se desempea como institucin educativa. As, se determina el mapa de procesos del Grfico 2, fijando bsicamente, los procesos operativos, los cuales sern el epicentro de accin frente al SGC.

PROCESOS ESTRATGICOS

Seleccionar personal
Orientan al rea.

Confeccionar PEI y PCI Asignar funciones al personal

Conformar de grupos de trabajo

Implementar pautas de trabajo

Orientados de forma expresa al servicio que se presta.

Confeccionar PF y POF

Planificar materias

Planificar talleres extracurriculares

PROCESOS OPERATIVOS

EnseanzaAprendizaje

Aplicar sistema de evaluacin

Evaluacin de desempeo de los alumnos

Evaluaciones de desempeo del personal

Capacitar al personal

Complementan los procesos.

Matricular

PROCESOS DE SOPORTE

Generar legajos de alumnos

Diagramar talleres extracurriculares

Confeccionar el boletn

Generar legajos de profesores

Confeccionar el registro temas

Liquidar sueldos Comprar insumos

Facturar Realizar manutencin

Grfico 2 - Mapa de procesos propuesto para la institucin

Importancia de las Capacitaciones La finalidad de cada una de las capacitaciones es concientizar a los miembros del Polimodal San Francisco, de la importancia y beneficios de implementar un Sistema de Gestin de la Calidad segn los lineamientos de la Norma Internacional IRAM-ISO 9001:2001 para lograr la incorporacin de la filosofa de la Gestin de la Calidad y el enfoque a procesos, con el objetivo ltimo de contribuir a la mejora del desempeo organizacional de la institucin en cuestin.

Para el armado del material de las capacitaciones internas en el establecimiento, se considera como base la Norma IRAM-ISO 9001:2000 y su gua de interpretacin IRAM 30000:2001 mencionada anteriormente. El criterio que se utiliza para la seleccin del material es el anlisis de criticidad de procesos, obtenido del relevamiento de los mismos. La primera capacitacin se realiz en las instalaciones de la institucin y a la misma concurrieron seis integrantes del personal del colegio: la directora y cinco docentes de distintas reas. La temtica abordada durante esta capacitacin incluy los conceptos bsicos de Calidad, la Calidad en los servicios y el enfoque a procesos. Se destac la participacin de los oyentes en todo momento y el inters que demostraban al realizar preguntas. Al finalizar la capacitacin se trabaj sobre la base de conclusiones personales sobre los conceptos tratados y se abordaron inquietudes variadas. Los participantes llegaron a la conclusin de que se puede hablar de Calidad en Educacin y de que el principal objetivo de la institucin en estos momentos pasaba por la difusin del Colegio en la ciudad. Destacaron tambin que un aspecto importante en la prestacin del su servicio es trabajar con grupos reducidos de alumnos, de manera tal que la enseanza se hace mucho ms enriquecedora, tanto para el alumno como para el profesor y, ocasionalmente, para los padres. Dificultades, logros y acciones futuras. Como a lo largo de cualquier trabajo de campo, las dificultades que se afrontan permiten reconocen no slo errores, sino tambin aciertos que no fueron enfocados como tales. El trabajo con el personal de la institucin fue grato y se lograron avances luego que se entendiera que lo que se estaba haciendo era en pos de una mejora gradual en la institucin educativa y en su gestin. Durante los primeros encuentros, el personal se perciba invadido por un grupo de personas que queran cambiar la forma de hacer las cosas; mientras que nuestro grupo de trabajo era reticente ante la informacin que se otorgaba. De aqu en ms se debern definir tanto la poltica de la institucin como la misin y los objetivos a alcanzar en el corto y largo plazo. Durante las reuniones tambin se designar al Responsable de la Gestin de la Calidad, quien tendr a bajo su responsabilidad el seguimiento y control del funcionamiento del sistema. Al mismo tiempo se continuar con las capacitaciones dirigidas a la totalidad del personal del colegio. Con posterioridad se comenzar a trabajar en la redaccin de los procedimientos obligatorio y los que sean necesarios para el sistema, sobre la base de los relevamientos ya realizados y consensuados con el personal directivo y docente. Conclusiones A partir de los aspectos analizados, se considera oportuno rescatar que la educacin es la herramienta ms poderosa para la formacin de los ciudadanos y su carencia provoca no slo desigualdades econmicas, sino tambin sociales y culturales. La posibilidad de alinear una institucin bajo los parmetros de gestin propuestos por la Norma internacional IRAM-ISO 9001:2000 es considerada como una decisin estratgica a nivel institucional. Mediante la implementacin de Sistemas de Gestin de la Calidad no solo se obtienen beneficios en la administracin, sino que se logran conocer aspectos que no se conocan o no se tenan en cuenta durante el normal funcionamiento del colegio. La implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad implica coordinacin y dedicacin en el logro de objetivos propuestos, los cuales se podrn alcanzar atendiendo a las distintas oportunidades de desarrollo que se detecten a lo largo del proceso en que se est trabajando.