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PRODUO AGRCOLA CONTABILIDADE AGRCOLA PRINCPIOS DE GESTO

MANUAL
DE

APRENDIZAGEM

FORMADORA: CARLA MARIA RODRIGUES CHAVES ANCABRA- - 2010

Este manual para ser utilizado durante a formao do curso de contabilidade agrcola tcnico de produo agrria a decorrer entre 09 Dezembro de 2009 e 28 de Janeiro de 2010 e, no futuro, pelos formandos que nela participem.

Objectivos gerais

Analisar a situao de empresas recorrendo a instrumentos e a indicadores tcnicos, econmicos e de resultados nas diferentes fases de gesto de produo e de gesto financeira

Objectivos especficos

Definir gesto; Identificar as funes da gesto; Reconhecer a contabilidade como um meio para a gesto; Identificar as vrias reas da gesto; Efectuar uma anlise das actividades atravs da utilizao de indicadores tcnicos, econmicos e de resultados; Efectuar uma anlise geral atravs de indicadores de estrutura, funcionamento e resultados.

1 - Gesto da Empresa Agrcola


Gerir uma Empresa Agrcola uma actividade complexa, na medida em que se abrange e aborda toda a vida, potencialidades e limitaes da empresa, sendo necessrio e fundamental um conhecimento perfeito e um sistema contnuo de obteno e organizao de informao sobre a mesma. A Gesto incide sobre aspectos bsicos e essenciais de qualquer empresa, nomeadamente: os recursos de que dispe, a produo, os meios que aprovisiona, a mo-de-obra e o tipo de mo-de-obra necessrias ao desenvolvimento normal da actividade(s) praticada(s), os produtos que comercializa, o financiamento, etc., desta forma a sua aco e objectivos baseiam-se, numa informao constante, correcta e actualizada, para que se possa, em tempo til, detectar os problemas, estudar as alternativas e tomar as decises necessrias.

1.1 A Empresa Agrcola


Definio de Empresa: Organismo que nasce da deciso de se reunirem, sob direco nica, as foras necessrias ao exerccio de certa actividade econmica Barros Henrique Os Grandes Sistemas de Organizao da Economia Agrcola, Lisboa, S da Costa, 1975.

Objectivo Principal de uma Empresa: Maximizao do Lucro ()

2 Gesto
2.1 Conceito de Gesto
um conjunto de mtodos e tcnicas que permitem ao empresrio agrcola reflectir economicamente sobre a empresa, tomar decises e desenvolver aces tendentes ao racional aproveitamento dos recursos existentes e a sua rentabilizao, isto , uma, prtica que consiste em articular, combinar, utilizar os factores de produo (terra, capital trabalho) no sentido de conseguir os melhores resultados possveis em funo dos objectivos pretendidos.

O que gerir? Analisar Negociar Tomar Decises Desenvolver Aces Maximizar o Resultado da Empresa

2.2 Objectivos da Gesto


- Aumentar a Margem Bruta (MB) por Actividade - Aumentar a Margem Lquida (ML) da Empresa

2.3 reas da Gesto 2.3.1 - Gesto Tcnica/Econmica


Esta rea especfica da Gesto tambm designada de Gesto de Produo e consiste em conhecer/analisar a maneira como se confeccionam os produtos (tcnicas e mtodos) e no quanto se gasta para os produzir (custos de produo).

2.3.2 - Gesto Financeira


Esta rea especfica da Gesto consiste no conhecimento de toda a disponibilidade econmica da empresa (dinheiro em caixa, dvidas de fornecedores e credores, investimentos, financiamentos, .), ou seja, baseiase num conhecimento total e profundo do Activo e Passivo da Empresa, englobando sectores como: a Tesouraria, o Financiamento e o prprio Investimento.

2.3.3 - Gesto Comercial


talvez uma das reas mais importantes da Gesto de uma empresa, na medida em que dela depende o sucesso ou insucesso da Empresa. Esta rea especfica da Gesto baseia-se no conhecimento e domnio das tcnicas de vendas (Embalamento Transporte Distribuio Comercializao), uma vez que, hoje em dia a oferta superior a procura Concorrncia de Mercado e os Consumidores so cada vez mais exigentes, consumindo produtos de Qualidade e das Tcnicas de Markting, essenciais em qualquer empresa.

2.4 Gesto na Empresa Agrcola 2.4.1 - Fases da Gesto da Empresa Agrcola


i. Recolha e Tratamento da informao (Levantamento exaustivo da empresa): - Inqurito - Inventrio; - Consulta do historial da empresa

ii. iii. iv.

Diagnosticar os problemas da empresa Detectar os pontos fracos da empresa Apontar solues, aplicar estratgias Definir alternativas para a melhoria de resultados

v. vi. vii.

Seleco da(s) alternativa(s) mais adequada(s) Planeamento /Execuo Controlo (verificar se o que foi executado foi o que na realidade foi planeado).

2.4.2 Gesto da Empresa Agrcola/ Empresrio


A Gesto de Empresa Agrcola permite e possibilita ao Empresrio Detectar os pontos fracos na sua actividade presente:

Utilizar os factores e produo da empresa (recursos disponveis) na realizao das actividades produtivas mais rentveis e que no seu conjunto maior beneficio permitam alcanar;

Estudar o interesse econmico de melhorias a introduzir na empresa a vrios nveis;

Tcnico e econmico da orientao produtiva; Mudana de orientao produtiva e modificao da estrutura; Aprovisionamento, comercializao e financiamento da empresa; Planear a introduo das melhorias com interesse, nomeadamente as grandes orientaes e medidas;

Controlar a actividade da empresa e avaliar o alcance dos objectivos apontados;

3 Anlise da Empresa Agrcola


Para se proceder Gesto de uma Empresa, fundamental partir de um diagnstico interno que permita detectar as potencialidades e os pontos fracos da empresa, tornando-se assim indispensvel proceder a diversas anlises parcelares, cada uma delas incidindo sobre aspectos especficos da empresa. Este processo visa identificar os problemas e posteriormente isolar as causas, para que seja possvel formular novas estratgias de melhoria dos resultados da empresa. A anlise de uma empresa deve incidir sobre cinco reas especficas: i. Anlise da Situao Financeira , incide sobre a anlise da estabilidade da liquidez da empresa, no sentido de avaliar a sua capacidade de

endividamento. Indicadores mais utilizados: Rcio de Liquidez Geral = Activo Circulante / Exigvel a Curto Prazo Rcio de Solvabilidade = Capital Prprio / Passivo Grau de endividamento (%) = (Passivo/ Activo) * 100 Cobertura das imobilizaes = Capitais Permanentes / Imobilizado Autofinanciamento = Capitais Prprios / Capitais Fundirios

ii.

Anlise da Rendibilidade , com base em diversos resultados apurados, e Indicadores de Rendibilidade, analisa-se os Resultados Globais da administrao da empresa, a Rendibilidade dos Capitais e o Rendimento do Trabalho.

iii.

Anlise da Estrutura da Empresa , baseada em Indicadores verifica-se se resultam da os maus resultados econmicos da empresa ou os seus problemas financeiros.

Com incidncia sobre os seguintes Factores de Produo: -Terra, Trabalho, Capitais da Explorao Fixos (Vivo e Inanimado) Indicadores mais utilizados: Relativamente Quantidade de Factores Fixos: SAU Total UTA Total Valor do Capital da Explorao Capital Fixo Inanimado Cabeas normais (CN) Nmero de Unidades de Traco (UT)

Relativamente Qualidade dos Factores: SAU irrigada em % de SAU Total Terras limpas em % de SAU Total Superfcie com plantaes em % SAU Total Superfcie Forrageira em % de SAU Total Capital Fixo Inanimado em % do Capital de Explorao CN de Vacas Leiteiras / CN total CN Recria e Vitelos / CN total UTA Familiares em % UTA Totais UTA Permanentes em % UTA Totais

iv.

Anlise da Eficincia, incide sobre indicadores relacionados com os factores de produo.

a) Eficincia do Capital

Rcio de rotao do Activo = Produto Bruto / Total Activo Rcio de rotao Activo Circulante = Produto Bruto/ Activo Circulante Rcio de rotao dos Capitais Prprios = Produto Bruto / Capitais Prprios

b) Eficincia do trabalho

Salrios e Encargos Sociais pagos e atribudos / Produto Bruto * 100

c) Eficincia das Mquinas e Equipamentos

Encargos com Mquinas / Produto Bruto * 100

d) Eficincia das actividades Actividades Vegetais:

ha da Actividade / SAU (em %) MB Actividade a / ha MB actividade a / MB Global (em %)

Actividade Animais:

CN Actividade a / CN total MB Actividade a / CN MB da Actividade / ha de Superfcie Forrageira MB Actividade / MB Global (em %)

v.

Anlise da actividade ou sectorial, uma anlise sectorial ao nvel das actividades, de forma a conhecer o contributo de cada actividade para os resultados da empresa.

O apuramento dos indicadores necessrios para a anlise depende sempre da orientao produtiva da explorao, e dever incidir sobre a produo da actividade, a estrutura dos encargos e sobre os aspectos tcnicos da sua organizao. 10

Ao longo da Anlise de Empresa Agrcola, sempre que um Valor, um Indicador ou um Rcio calculado surge o problema da sua Avaliao: - O valor bom, mau, ou normal? - Em relao a qu? - Poder ser melhorado?

Estas questes demonstram como necessrio dispor de referncias, relativamente s quais seja possvel comparar os ndices calculados para a empresa. S possvel comparar a empresa com outras que estejam em igualdade de condies, quer no que diz respeito ao meio envolvente no qual esto situadas, quer no que concerne s suas caractersticas internas: Tipo, Dimenso, Grau de Intensificao, Tecnologia utilizada, etc. Diversos Tipos de Referncias podem ser utilizados: a) Objectivos ou Metas Exemplo: Oramentos Verificar se os valores observados ficam aqum das metas oramentadas. b) Registos Histricos Indicadores de anos anteriores, servem como elementos de comparao c) Referncias de outras empresas Os resultados de outras empresas ou grupos de empresas nas mesmas condies so utilizados com termo de comparao. Regra geral, apenas as empresas que recorrem a Servios

especializados, Centros de gesto ou Seces de Gesto, dispem deste tipo

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de informao.

3.1 Mtodos de estudo utilizados na Gesto da Empresa Agrcola 3.1.1 Mtodos de Anlise
- Por Comparao de Grupo - Anlise de Factores - Custos de Produo

3.1.2 Mtodos de Previso, Planeamento ou Programao


- Oramentos - Programao Expedita por Margens Brutas - Programao Linear - Programao Planeada - Projeco e Anlise de Investimentos

3.1.2.1 - Gesto Por Comparao de Grupo


um mtodo de Anlise/Diagnstico/Aconselhamento Colectivo (Grupo) e Individual que procura elevar o nvel dos rendimentos dos Agricultores/Famlia atravs de melhorias tcnicas e econmicas a efectuar nas suas exploraes, conjugando da melhor maneira possvel os distintos factores - Terra - Trabalho Capital segundo as caractersticas prprias de cada uma, criando Referncias locais (mdia das melhores exploraes) e comparando-os entre si, isto , comparando Indicadores Chave (indicadores que melhor caracterizam sob o ponto de vista tcnico-econmico a empresa 12

em estudo) de forma a agrupar as exploraes em subgrupos distintos: Cabea Mdia e Cauda. Este tipo de mtodo como o prprio nome indica b aseia-se na comparao de empresas ou grupo de empresas. usualmente praticado em Centros de Gesto, Seces de Gesto ou Grupo de Gesto (conjunto de 15 a 20 agricultores com empresas/exploraes familiares que obedecem aos pressupostos necessrios para utilizar este tipo de Mtodo de Anlise) com o objectivo de analisar as diferentes empresas dos seus associados. O Mtodo de Anlise da Empresa Agrcola por Comparao de Grupo obedece aos seguintes Pressupostos: I Homogeneidade entre Empresas/Exploraes - Aparelho de Produo: Terra + Capital + Trabalho - Condies edfo-climticas - Orientaes Produtivas - Potencialidades II Representatividade das Empresas/Exploraes em relao regio III Recolha e tratamento da informao segundo critrios uniformes Para utilizar correctamente este Mtodo de Anlise de Gesto da Empresa Agrcola necessrio Preparar e Elaborar o Conselho de Gesto, que no mais do que uma reunio em grupo e/ou individual , onde se apresentam os resultados obtidos, possveis solues se salientam os bons resultados alcanados pelas empresas de forma a estimular as empresas de condies inferiores, considerando que cada caso uma caso.

3.1.2.1.1 Preparao e Elaborao do Conselho de Gesto


A Preparao e Elaborao do Conselho de Gesto baseia-se em quatro etapas distintas mas simultaneamente complementares. Etapas de Preparao e Elaborao do Conselho de Gesto 1- Tratamento e organizao da informao (observao)

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- Definio e Clculo de Indicadores Chave - Elaborao de Quadros e Anlise - Classificao das Empresas em Subgrupos: Cabea, Mdia e Cauda Para que se possa proceder a esta Classificao, necessrio determinar dois resultados (parmetros): - Mdia do ndice ou Indicador Chave; e - Desvio Tpico.

A mdia do ndice ou Indicador Chave determina-se somando os valores do Indicador ou ndice Chave em anlise para todas as exploraes (X), dividindo o resultado obtido pelo nmero de Empresas/Exploraes (n). A Determinao do Desvio Tpico obedece seguinte frmula: _____________ Desvio Tpico (DT) = X2 (X)2 n n

Sendo que: X ndice ou Indicador Chave; e n nmero de Empresas/Exploraes A Criao de Subgrupos obedece s seguintes regras: - Empresas /Exploraes de Cabea so todas as que apresentam um Indicador Chave (X) igual ou superior soma da Mdia do ndice Chave com o Desvio Tpico, apurados para o efeito X X + DT - As Empresas /Exploraes de Cauda so as que apresentam indicadores iguais ou inferiores ao resultado da diferena entre a Mdia do ndice Chave e o Desvio Tpico X X - DT

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- As Empresas /Exploraes de classificadas como Mdia correspondem aquelas que apresentam Indicadores Chave com valores superiores s de Cauda e inferiores s de Cabea. 2- Anlise e diagnstico - Anlise dos Resultados do Grupo - Conselho de Gesto ao Grupo - Anlise dos Resultados por Explorao/Empresa - Conselho de Gesto Individual

3- Implementao - Reunies com o grupo - Acompanhamento na execuo dos projectos e melhoria

4- Avaliao (deciso) - Anlise de resultados aps implementao de alteraes - Verificao dos resultados - Preparao das alteraes necessrias

Objectivos do Conselho de Gesto Fornecer ao empresrio os elementos necessrios tomada de deciso segundo critrios de racionalidade econmica Concretiza-se no trabalho conjunto Tcnico Agricultor

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Estabelecer referncias tcnico-econmicas que permitam orientar a actividade de extenso rural, visando ao aumentar a eficcia da generalidades das exploraes agrcolas Concretiza-se numa articulao adequada entre vrios sistemas dos Servios e na circulao da informao entre tcnicos.

Os Servios de Gesto (Centros de Gesto, Seces de Gesto ou Grupos de Gesto) fornecem anualmente aos aderentes um Dossier de Gesto e elaboram uma anlise por grupos homogneos de empresas aderentes aos servios, fornecendo referncias relativamente s melhores, s mdias e s piores empresas do grupo (referncia de cabea, mdia e cauda), respectivamente, as quais constituem um precioso auxiliar para a anlise da empresa e diagnstico dos seus problemas. A nvel europeu, existe um dispositivo permanente de observao dos resultados das empresas agrcolas: a RICA. Anualmente estes organismos publicam, por regio, os resultados mdios ou standards das exploraes agrcolas.

A Anlise das melhorias na Empresa deve ser realizada aps a implementao das alteraes propostas aquando do Conselho de Gesto. A deteco dos pontos fracos uma operao essencial deste aspecto da gesto a que chamamos OBSERVAO. Nem sempre ser possvel eliminar ou corrigir todos os pontos fracos. Teremos, ento, que colocar numa primeira linha os que paream constituir os obstculos principais ao desejado aumento de lucro ou da receita do empresrio. A comparao dos dados com os Indicadores Chave obtidos de outras empresas corresponde ANLISE. A definio da ordem de prioridades segundo a qual devem ser 16

corrigidas constitui o DIAGNSTICO. Elaborado o Diagnstico, passa a ser possvel indicar ao agricultor a medida ou as medidas que mais lhe convm tomar para elevar a rendibilidade da sua empresa CONSELHO. Tais modificaes envolvem quase sempre despesas e quem ter que as suportar sempre o agricultor, de forma que quem tem a ultima palavra sempre o agricultor, ou seja ele que decide DECISO.

3.1.2 Mtodos de Previso, Planeamento ou Programao


So Mtodos de Gesto Agrcola que utilizam referncias extensivas prpria explorao, com o objectivo de se poderem elaborar planos da explorao/empresa, mais ou menos complexos, fundamentados no clculo econmico. De acordo com os resultados que fornecem podem ser divididos em: - Aqueles que permitem a escolha entre duas ou mais alternativas tcnicas disponveis e previamente identificadas, ou seja, a escolha da melhor soluo econmica entre as disponveis * Utilizados na anlise de transformaes parciais de uma explorao (Ex: Substituio de uma actividade por outra) - consideradas tecnicamente possveis ou de sistemas de produo considerados alternativos. Partindo de alternativas - Oramentos Parciais - Programao expedita por Margens Brutas tcnicas previamente estabelecidas permitem avali-las e fundamentar a escolha, mas nada garante que a escolhida a soluo ptima

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- Os que conduzem determinao de um plano de explorao ptimo entre os tecnicamente possveis, isto , a um dado plano tcnico que, sob certas condies (restries), permite obter o melhor resultado econmico 3.1.2.1 Oramentos Planeada Parciais - Programao Um Oramento Parcial um oramento em que as previses elaboradas se referem apenas a uma parte da actividade da empresa, considerando-se que permanecem sem alteraes as restantes actividades. Este tipo de Oramentos pode ser classificado em Oramento Parcial de Substituio quando se trata de avaliar o interesse de substituir uma actividade por outra(s) alternativa(s) tcnica(s) ou Oramento Parcial Adicional quando se trata de estudar o interesse de intensificar uma actividade, ou de introduzir uma nova actividade.

Critrio de Deciso: A transformao proposta vantajosa se o balano entre o resultado da situao proposta e a situao actual for positivo, caso contrrio inconveniente tomar tal deciso.

Resultado = Situao Proposta Situao Actual

(Receitas da Actividade Proposta Encargos da Actividade Proposta) (Receitas da Actividade Actual Encargos Actividade Actual) Como Elaborar um Oramento Parcial?

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Variaes Negativas A Aumento de Encargos (Encargos que passa a ter) B Diminuio do Produto

Variaes Positivas D Diminuio de Encargos (Encargos que deixa de ter) E Aumento do Produto

(Produo que passa a ter) (Produo que deixa a ter) C Total de Variaes Negativas F Total das Variaes Positivas Se o saldo F-C> 0, ou seja se o balano Variaes Positivas/Variaes Negativas for positivo a modificao tem interesse, conveniente e os resultados da explorao sero aumentados de um montante igual ao saldo Se o saldo F-C< 0, ou seja se o balano Variaes Positivas/Variaes Negativas for negativo a modificao no tem interesse inconveniente

3.1.2.2 Mtodo de Previso por Programao Expedita por Margens Brutas


um Mtodo de Gesto Agrcola que consiste em elaborar Programas/Planos de Produo destinados a pautar actividades futuras. O Planeamento pode incidir sobre empresas j existentes ou sobre actividades futuras tendo como objectivo principal planear empresas ao nvel: Aparelho de produo (aumento ou reduo da superfcie, realizao de benfeitorias (construo de edifcios, plantaes de vinhas, obras de regadio), modificaes da estrutura do efectivo pecurio, etc. Sistema de produo O planeamento de uma empresa pode em termos de tempo ser de:

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Curto Prazo Mdio Longo Prazo, depende da natureza das alteraes e dos objectivos em causa.

O mtodo da Programao Expedita por Margens Brutas uma tcnica simples que permite ao agricultor ou ao tcnico obter boa informao para apoiar determinadas decises.

Ao agricultor ou ao tcnico podem-se-lhes deparar com as seguintes situaes: 1. - Escolher entre uma ou vrias actividades possveis; 2. - Escolher entre orientaes tcnico-econmicas e respectivos planos de produo alternativos 3 - Escolher novos planos de produo 1) Escolha entre actividades Comparam-se as Margens Brutas de cada actividade para a mesma rea, tendo sempre em considerao os custos estruturais (Fixos) que vo determinar a Margem Liquida da explorao.

2) Escolher entre orientaes tcnico-econmicas (introduzir nova actividade) Quando se pretender introduzir uma nova cultura em substituio de outra e no se dispe de referncias credveis no que respeita a produto e margem, dispondo apenas de informao sobre quanto se vai gastar, a avaliao pode ser efectuada da mesma forma continuando a utilizar as Margens.

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Para ser interessante a nova actividade deve no mnimo fornecer uma margem igual anterior.

3) A escolha de novos planos de produo Para alm de resolver os problemas imediatos o empresrio necessita de por um lado enquadrar as decises de curto prazo numa linha de evoluo da sua empresa e por outro de ter ideias no quanto s alternativas que a ela se colocam e de entre estas saber qual a mais vantajosa. Para poder dispor de um tal quadro de referncias ser necessrio definir um conjunto de planos alternativos, os quais devero ser devidamente oramentados quer no que respeita s actividades consideradas, produtos, encargos e margens, quer quanto aos encargos fixos relativos s alteraes a introduzir no aparelho de produo. a) Idealizar planos que no impliquem alteraes no aparelho produtivo b) Idealizar planos que impliquem alteraes no sistema produtivo. Os planos elaborados sero analisados comparando a Margem Bruta Global e a Margem Liquida que permitem obter tais alteraes. De entre os planos elaborados ser considerado como mais interessante aquele que permite obter a maior Margem Liquida dentro das condicionantes formuladas quer quanto ao aparelho de produo quer quanto aos gostos do empresrio.

4 - ndice
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1 - Gesto da Empresa Agrcola 1.1 A Empresa Agrcola 2 Gesto 2.1 Conceito de Gesto 2.2 Objectivos da Gesto 2.3 reas da Gesto 2.3.1 Gesto Tcnico-Econmica 2.3.2 Gesto Financeira 2.3.3 Gesto Comercial 2.4 Gesto na Empresa Agrcola 2.4.1 Fases da Gesto da Empresa Agrcola 2.4.2 - Gesto na Empresa Agrcola/Empresrio 3 Anlise da Empresa Agrcola 3.1 Mtodos utilizados na Gesto na Empresa Agrcola 3.1.1 Mtodos de Anlise 3.1.2 Mtodos de Previso, Planeamento ou Programao 3.1.2.1 Gesto por Comparao de Grupo 3.1.2.1.1 Preparao e Elaborao do Conselho de Gesto 3.12 - Mtodos de Previso, Planeamento ou Programao 3.1.2.1 Oramentos Parciais 3.1.2.2 Mtodo de Previso por Programao Expedita por Margens Brutas (MB) 4- ndice

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