Fundacin Universidad de Carabobo Diplomado de Gerencia Organizacional Mdulo I: Comunicacin Efectiva en Equipos de Trabajo

ESTRATEGIAS PARA LOGRAR UNA COMUNICACIN EFECTIVA Y SINERGA EN EQUIPO DE MI ORGANIZACIN

Autoras: Padrn, Jessica C.I.: 19.000.873 Valera, Aura C.I.: 18.347.410

Maongo, 26 de Marzo de 2012 INTRODUCCIN

A nivel general, de acuerdo con RENa (2005), La comunicacin puede definirse como un proceso mediante el cual un individuo (emisor) le transmite a otro (receptor) determinada informacin, a travs de la palabra u otro medio (canal) con un propsito determinado La importancia del medio reside en que hace posible la transmisin o transporte de un producto comunicacional o mensaje. En otras palabras, sin medios de comunicacin no existira la posibilidad de enviar y recibir mensajes. Dicho mensaje debe ser claro y comprensible para ambos comunicantes, pues de lo contrario no se establecera una comunicacin eficaz. Las organizaciones no pueden existir sin comunicacin, porque la misma se necesita para acordar el trabajo a realizar e intercambiar instrucciones que permitan alcanzar el logro de metas y objetivos. De all que, los dirigentes y administradores requieren de la comunicacin para coordinar el trabajo de sus subalternos. La cooperacin y comunicacin entre los integrantes de un grupo de trabajo puede dar a conocer sus necesidades y obtener la comprensin y el apoyo de los dems. La toma de decisiones en grupo requiere indispensablemente de la comunicacin para que el intercambio y el aporte de ideas, opiniones y sugerencias lleven a una buena decisin con la que todos se sientan comprometidos. Especialmente, cuando la comunicacin es eficaz, es ms probable que se logre la calidad y productividad, ya que una buena comunicacin tiende a alentar el buen desempeo y promueve la satisfaccin de los trabajadores. La comunicacin efectiva es imprescindible para que cualquier compaa se relacione adecuadamente con su entorno (inversionistas, clientes, proveedores, autoridades, comunidad, etc.). Por ello, es necesario que la empresa haga visibles tanto sus logros como sus tropiezos, as como la forma y la calidad para atender los mismos. Un elemento fundamental para la comunicacin eficaz es la escucha activa. La escucha activa es el principio ms importante y difcil de todo el proceso comunicativo: saber escuchar. Una escucha activa debe dirigirse al que habla, sin tratar de interceptar el mensaje con nuestros propios deseos y valoraciones o prejuicios. El or permite simplemente percibir vibraciones de sonido, identificar palabras que nos son comunes y brindar una respuesta superflua. El escuchar se refiere no slo a observar y atender lo que la persona est expresando directamente, sino tambin el sentido que subyace a sus palabras y comportamientos.

A pesar de todos estos conocimientos referentes a la mejor manera de desarrollar la comunicacin, existen muchos problemas dentro de las organizaciones que afectan el acto comunicativo; y que por lo tanto, provocan fallas en el alcance de los objetivos organizacionales pautados. Dichos problemas regularmente se deben a diferentes factores tecnolgicos, psicolgicos y sociolgicos. En esta oportunidad, el presente trabajo trata de identificar fallas y proponer soluciones para promover la comunicacin efectiva dentro del Departamento de Ingls en la Institucin de Educacin Activa, C.A.

DESARROLLO

El Instituto de Educacin Activa (IDEA) tiene como misin el buscar la formacin y el desarrollo integral de las nuevas generaciones para que sean abiertas, libres, seguras, competentes y sobre todo efectivas en sus vivencias personales, profesionales y sociales. La preparacin acadmica interviene en la formacin del carcter y la personalidad del nio y del joven y por consiguiente del futuro adulto, transformndolo genuinamente en protagonista de su propio desarrollo, capaz de asumir exitosamente los retos, responsabilidades y cambios de paradigmas que le impondr la vida. Adems, su visin consiste en participar activamente en la formacin integral de nios y jvenes carabobeos mediante una experiencia educativa que establece una diferencia positiva y determinante en la educacin y enseanza venezolana. Adems, ser un modelo educativo centrado en el inters del alumno, sus habilidades, destrezas, conocimientos y capacidades bajo la premisa de la activacin, desarrollo del pensamiento e inteligencia emocional. Especialmente, el Departamento de Ingls de esta organizacin trata de que todas sus actividades, procesos curriculares y eventos acadmicos cumplan con la misin, visin y directrices impartidas por el instituto. Sin embargo, a travs de una reflexin diagnstica realizada por las autoras (una de ellas actual empleada del instituto en cuestin y la otra con experiencia laboral en el instituto durante el ao escolar pasado) con la asistencia de comentarios emitidos por la Lic. Dalila De Abreu, docente con considerables aos de antigedad, se hall una serie de fallas pertinentes al proceso de comunicacin interna dentro del departamento de ingls. En primer lugar, existe una falta de supervisin constante al equipo de trabajo; en algunas ocasiones, a pesar de haber recibido quejas de un docente en particular. Segn Gestiopolis.com (2006), La supervisin es ahora una funcin que permite vigilar, inspeccionar, evaluar y conducir el trabajo de un equipo, as como promover que ste opere conforme a los criterios de economa, eficiencia, eficacia, efectividad, imparcialidad y honestidad. Por ello, el supervisor es aqul que dentro de la organizacin conduce a un grupo de personas a l encomendado, hacia el cumplimiento de metas y objetivos, y es el directamente responsable de la coordinacin, direccin, verificacin, inspeccin y calidad en el trabajo.

Dentro del departamento de ingls, la coordinacin no ha logrado establecer un sistema de evaluacin eficiente a su personal, incluso a pesar de haber recibido quejas constantes sobre un empleado; como tampoco ha alcanzado planificar un tiempo determinado para la ejecucin del mismo. Lo que conlleva a la concurrencia de un clima de trabajo inestable en donde no se cumple con las directrices generales del instituto, no se satisfacen los objetivos y planes pautados para la enseanza y no se concretan las tareas asignadas a ese empleado; y por consiguiente, se crea una carga adicional al resto del equipo provocando problemas laborales y de relacin interpersonal. Como propuesta en pro de eliminar o mermar esta falla, las autoras consideran que se debe crear un sistema de evaluacin (auto-evaluacin y coevaluacin) rpido, sencillo y eficiente con posible adaptacin a cualquier planificacin. Una dinmica divertida y sencilla de integracin para evaluar y ser evaluado que no requiere espacios abiertos y puede ser dirigida por cualquier persona es la dinmica del abanico. La dinmica del abanico consiste en proveer de una hoja y un lpiz a cada participante. Primero, la hoja debe ser doblada en forma de abanico e identificada con el nombre del participante. Luego, se explica que por una cara del abanico se escribirn los aspectos positivos del participante y la contracara contendr los aspectos negativos del mismo. Se debe decir que lo escrito debe constar de opiniones respetuosas, objetivas e imparciales. La dinmica se realiza en un crculo, en el cual cada participante identifica y dobla su hoja de papel para luego escribir las opiniones de s mismo con un tiempo limitado y despus pasar el papel a su compaero de la derecha para repetir el mismo proceso y empiece la coevaluacin. (Ver anexo 1) De manera opcional, una vez que todos los participantes han logrado emitir sus opiniones escritas en todos los abanicos, se puede cerrar con una lectura de las opiniones y reflexin grupal acerca de las virtudes y debilidades de cada compaero. En segundo lugar, concurre una carencia de emisin de reconocimiento al buen desempeo del empleado. De acuerdo a Sodexomotivacion.cl (2011), el reconocimiento es: una apreciacin o ratificacin a posteriori de la conducta o las acciones de una persona que cumple con los objetivos y los valores de la organizacin. El reconocimiento es la prctica que consiste en considerar o dar especial atencin a las acciones, al esfuerzo, a la conducta, o al desempeo del empleado que logra superar los objetivos y secunda los valores de la organizacin. Creemos que los objetivos del reconocimiento son la gestin de la excelencia y la felicidad. En conformidad con los conocimientos emitidos ms adelante por la misma fuente, el reconocimiento puede ser informal o formal. El primero es menos

estructurado, pero puede llegar a un mayor nmero de colaboradores, como por ejemplo la celebracin de Fin de Ao. Por su parte el reconocimiento formal, es un programa estructurado con procesos y criterios definidos, que relaciona los objetivos y valores de la organizacin con lo que hace feliz a los colaboradores. De esta manera la premiacin debe seguir una estructura de planificacin pudiendo entregar premios monetarios y no monetarios. Adems es conveniente que el reconocimiento sea social, ya que es ms valorado por las personas. Por consiguiente, se sugiere la disposicin de dinmicas de reconocimiento integradoras y motivadoras que permitan apreciar el buen desempeo de los empleados. Para lograr esta esta meta, las autoras proponen la utilizacin de la dinmica copa de los chasquidos. La copa de los chasquidos consiste en distribuir retazos (preferiblemente rectangulares) de papel a los participantes, en donde describirn los logros laborales y posiblemente personales de s mismos y de sus compaeros. Los papeles son colocados en una copa adornada e identificada con el nombre de la organizacin (Ej. La Copa de los Chasquidos de IDEA), y luego se leen en voz alta por el gua de la actividad y se finaliza la lectura de cada retazo con chasquidos de felicitacin. (Ver anexo 2) Finalmente, se encuentra una insuficiencia de reuniones colaborativas en las cuales se permita identificar y corregir los problemas concernientes a las funciones del departamento. Con respecto a la importancia de reuniones de trabajo, Gestiopolis.com (2001) seala que: para que todo funcione a cabalidad dentro de un grupo, deben realizarse reuniones entre ellos o con los supervisores de los mismos, para determinar si se estn alcanzando los objetivos deseados y cmo se estn logrando. Esto para conocer si las metas o proyecciones que se trazaron con antelacin se han cumplido en su totalidad y si no, tomar las medidas pertinentes a que haya lugar. Desafortunadamente, la mayora de reuniones de trabajo no se explotan o aprovechan como debera ser. Muchas veces, se pierde tiempo en temas sin ninguna importancia y en comentar de todo, menos lo que se pretenda aclarar o hablar para mejorar algn proceso o solucionar algn inconveniente. Para erradicar o minimizar esta falla, las autoras creen que se pueden asignar roles para coordinar, comunicar, planificar y registrar agendas laborales con el fin de realizar reuniones colaborativas para promover la emisin de crticas constructivas y soluciones rpidas y efectivas. Para ello, se puede utilizar la dinmica de interpretacin de roles. La misma consiste en la funcin coordinadora de la asignacin de roles laborales para llevar a cabo reuniones de trabajo efectivas en donde todo el personal participe y modere la reunin. Se pueden

crear cuantos roles se necesiten, pero bsicamente se identifican los siguientes: el lder, el sub-lder, el comunicador, el secretario, el reloj, y el moderador. El lder es la persona a cargo de definir los objetivos de las reuniones, definir la agenda con el sub-lder y el moderador, monitorear el proceso de toma de decisiones e impulsar la participacin de todos. El sub-lder se encarga de las mismas funciones del lder en caso de la ausencia del mismo. El comunicador es el individuo encargado de transmitir la informacin referente a la planificacin de reuniones/actividades/eventos y sus respectivas agendas, asegurarse y llevar registro de la asistencia del personal, adems de hacer pblicas las decisiones tomadas en dichas reuniones y directrices impartidas por los lderes. El secretario asume la responsabilidad de transcribir las agendas, tomar nota y oficialmente registrar el resultado de las reuniones (comentarios hechos y soluciones planteadas en reunin), y transcribir e informar al comunicador de directrices impartidas por los lderes. El reloj es la persona que contabiliza y regula el tiempo para cubrir cada punto de la agenda y las participaciones durante la plenaria. El moderador se asegura de chequear los puntos de las agendas pasadas y las nuevas para identificar los avances en cuanto a los puntos tratados en reuniones anteriores; como tambin, se encarga de garantizar la participacin de todo el personal, determinar el cierre de un punto, y de manejar la reunin con empata para promover un clima armnico. Para concluir, las autoras consideran que la aplicacin de estas dinmicas muy posiblemente aseguran el xito en la erradicacin o reduccin de las fallas encontradas. Y de esta manera, construir una base que sostenga la efectividad de la comunicacin interna dentro de la organizacin IDEA.

BIBLIOGRAFA

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http://www.gestiopolis.com/canales/derrhh/articulos/no14/reunionesdetrabaj o.htm [Consulta: 2012, Marzo 25]

ANEXOS

Anexo 1

Anexo 2

Anexo 3