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Administre seu tempo e mude de vida

por Camila Micheletti Antes de comearmos a falar sobre administrao do tempo, preciso entender o que vamos tentar administrar. "Afinal, o que o tempo? Como funciona? Por que s vezes passa voando e s vezes demora a passar?", questiona o conferencista e especialista em comportamento humano Carlos Hilsdorf, no seu livro Atitudes Vencedoras (Ed. Senac). Ele mesmo responde questo, afirmando que o tempo pode ser dividido em duas categorias: o tempo medido e o tempo vivido. Na realidade, o que nos importa o tempo vivido. Por isso, quando acaba o ms e voc sente que no conseguiu realizar nada que havia planejado, porque alguma coisa est errada. Isso porque o tempo a coisa mais democrtica que existe: todos ns temos, todos os dias, as mesmas 24 horas disponveis. "O problema no o tempo, mas como voc vivencia o tempo", alerta Hilsdorf. Para saber administrar o tempo, fundamental conhecer-se a si mesmo. "Voc precisa saber qual o seu horrio mais produtivo -manh, tarde ou noite- e direcionar as atividades mais importantes para este horrio", destaca Elza Tsuzaki, consultora do Senac neste tema e bacharel em Administrao de RH e Servio Social. Ela orienta que tambm importante cuidar da alimentao, j que comer alimentos nutritivos e que tragam energia faz toda a diferena na qualidade de vida. E estar bem fisicamente fundamental na rotina diria. Profissionais estressados e cansados tm maior dificuldade de administrar o tempo, como voc ver na matria a seguir, sobre tcnicas alternativas para auxiliar no gerenciamento do tempo. Com essas informaes em mente, faa uma lista das suas prioridades. H vrias formas de organizar uma agenda diria ou semanal: desde aquela lista bsica que voc faz com os compromissos do dia listados em tpicos, at o uso do Palm, do Outlook ou at mesmo do Mind Mapping, tcnica no-linear de anotaes que voc estrutura em uma nica pgina e traz a flexibilidade que os organogramas lineares no possuem. Clique aqui para saber mais sobre Mind Mapping -em portugus, so os mapas mentais- e acessar dois modelos, especialmente feitos pela consultora Liz Kimura para o Empregos.com.br. De acordo com o consultor Sebastio de Almeida Junior, uma vez que no possvel ampliar a disponibilidade de tempo de algum, h duas alternativas para gerenci-lo. A primeira dar prioridade para atividades mais importantes, somente realizando as outras se for possvel. A segunda alternativa encontrar meios de reduzir o tempo necessrio para realizar determinadas tarefas sem prejudicar a qualidade. De qualquer forma, h necessidade da pessoa rever e alterar seus prprios hbitos de maneira criteriosa para efetivamente gerenciar seu tempo. Um dos grandes problemas que as pessoas percebem na administrao do tempo no saber a diferena entre urgncia, importncia e prioridade. "Urgncia est ligado ao tempo, ao prazo de execuo e de incio da tarefa. Uma tarefa pode ser mais urgente ou menos urgente, dependendo dos prazos que ela tem. Importncia o quanto aquela tarefa ir agregar para se atingir os nossos objetivos profissionais ou pessoais, dependendo da tarefa. A prioridade da tarefa surge a partir da combinao de seu grau de urgncia e importncia. A temos um dos maiores paradigmas a serem quebrados: uma tarefa prioritria no aquela que se deva fazer logo (isto est diretamente ligado urgncia), nem tampouco uma coisa importante (isto est diretamente ligado importncia)", destaca o consultor e professor Alberto Alvares. Clique aqui para ler o artigo completo de Alvares, originalmente publicado no site RH.com.br. Voc precisa de um dia de 48 horas? Cuidado! " hora de rever seus hbitos e seus relacionamentos. Faa o melhor possvel para superar esta fase atual da sua vida e eleja novos critrios para tomar decises de tal forma que as suas atividades profissionais caibam na sua agenda de trabalho. Caso contrrio, voc no s prejudicar seus laos de famlia e de amizade (aspectos essenciais para o equilbrio do indivduo), como colocar em risco a sua carreira enquanto persistir no hbito de assumir um volume de atividades maior do que natureza lhe permite", alerta o consultor. Hora certa para bater papo e receber visitas "No falta tempo, o que falta a organizao". A afirmao da gegrafa Rita Helena Purin, de 32 anos. A profissional fez um curso sobre o assunto no Senac/SP e aprendeu a ser mais criteriosa na escolha das atividades e conversas fora de hora. "Sinto que tenho mais tempo disponvel. Passei a

ser consciente e usar meu tempo nas coisas que realmente importam, estabelecendo prioridades. Se tenho muito trabalho pra fazer logo na segunda-feira, por exemplo, deixo as conversas sobre o fim de semana para a hora do almoo ou mesmo para o final do expediente". O que fazer com aquele colega que chega bem no momento que voc est repleto de coisas por fazer ou mesmo aquela tia do interior que liga no meio da tarde pra saber as novidades? Nesta hora, voc precisa ser franco, dizer que est muito ocupado no momento e cortar logo o papo. No caso dos lderes e superiores, o problema se torna ainda maior, j que a gama de pessoas interessadas em falar com eles e passar problemas e pendncias imensa. O ideal, segundo o consultor e autor do livro "Socorro, Roubaram meu tempo" Marcelo Thalenberg, instaurar a poltica de portas abertas: Voc permite ser interrompido, mas com regras: todos os dias das 14h s 15h, por exemplo. "O que no pode acontecer a poltica de porta arrombada: qualquer pessoa pode te acessar, a qualquer hora do dia. Supondo que voc no seja o mdico plantonista do pronto-socorro nem um representante do Corpo de Bombeiros, isto no se faz necessrio, a no ser que seja um problema de extrema urgncia", diz Thalenberg. Fique atento tambm com o colega que chega na sua mesa com um baita problemo e, sem pestanejar, solta a bomba: 'Estou com um problema com o cliente X. Ser que voc no pode conversar com ele em meu nome?' Ou ento: 'Estou com dificuldades de entender este relatrio. Voc pode fazer um resumo dele para mim?' O que aconteceu? "Este um profissional muito esperto, que no quer problemas e acabou transferindo a atividade dele para voc. No se intimide e diga que, infelizmente, estar muito ocupado nos prximos dias. Voc pode at dar uma outra sugesto, mas no fazer o trabalho por ele. Isso s atrasar ainda mais as suas atividades", diz Sebastio. O problema, segundo Rita, que nem sempre temos disposio para sermos a penas racionais e ter um controle rgido do tempo. Isso porque administrar o tempo exige disciplina, motivao, esforo, e nem sempre estamos dispostos a isso. Alm das conversas e interrupes fora de hora, h vrios outros desperdiadores de tempo, como ver e-mails a toda hora, atender ao celular no meio da reunio, adiar para amanh tarefas que poderiam ter sido feitas hoje. Estes so apenas alguns dos hbitos improdutivos que atrapalham a vida do profissional. Fique atento aos desperdiadores de tempo*: Ausncia de foco - Reunies onde tudo discutido menos o que realmente interessa; pedidos confusos e projetos mais do que genricos onde tudo - ao mesmo tempo nada - exigido, atrapalham a produtividade de qualquer profissional. Falta de Concentrao - bate-papo no corredor, televiso, revistas, tudo motivo para o profissional se desconcentrar e deixar de lado a tarefa que estava realizando. Ausncia de planejamento - alguns profissionais no tm o costume de listar suas tarefas e realizam as atividades conforme elas vo surgindo. Com isso, deixam de dar prioridade quelas que so mais importantes. Acomodao - desmotivado, exercendo h muito tempo a mesma funo, anos na mesma empresa: seja qual for a razo muitas vezes o profissional se acomoda e deixa de procurar fatos e processos novos em sua rea de atuao. Procrastinao - deixar para amanh tarefas que poderiam ser feitas hoje. A conseqncia o acmulo de trabalho e projetos mal feitos. Ser refm do celular - h profissionais que no conseguem viver sem o 'dito' e, de ferramenta para maximizar o tempo, o telefone torna-se um suplcio. Tocando incessantemente no meio de reunies e projetos o celular um inimigo da concentrao e da produtividade. Usar o e-mail de forma errada - checar a caixa de entrada toda hora, perder tempo com mensagens que nada tem a ver com o trabalho e ficar repassando piadas e correntes so atitudes que fazem com que o profissional perca tempo e no consiga dar conta de todas as suas tarefas. * Fonte: Relatrio MR&G. Extrado do boletim informativo "Humor Esvel n 17", da psicloga Izabel Failde .