ANTECEDENTES: 1.

La Ordenanza N 288-C/MC de fecha 19-05-2009 aprueba la modificacin de la Estructura Orgnica y el Reglamento de Organizacin y Funciones de la Municipalidad de Comas, la Estructura estaba constituida por 15 rganos, 33 Unidades Orgnicas y 03 rganos Desconcentrados. El Acuerdo de Concejo N 004-2011-MDC de fecha 12-02-2011 declara a la Municipalidad de Comas en emergencia administrativa-financiera y re-estructuracin orgnica, siendo el plazo para la reestructuracin de 120 das, el proceso comprender la revisin, modificacin y elaboracin de los siguientes documentos de gestin: ROF, CAP, PAP, MOF, RAS, MAPRO, TUPA entre otros. La Ordenanza N 333-2011-C/MDC de fecha 18/06/2011 se aprueba la Estructura Orgnica de la Municipalidad de Comas, la cual constaba en su estructura orgnica de 15 rganos, 30 Unidades Orgnicas y 04 rganos Desconcentrados. La Ordenanza N 370-2011-C/MDC de fecha 19-10-2012 aprueba el Reglamento de Organizacin y Funciones que consta de 15 rganos, 23 unidades orgnicas. Asimismo, mediante las Ordenanzas N 379 y 381-C/MDC modifican el ROF aprobado incluyendo al rgano de la Secretaria Municipal la Unidad Orgnica de Sub Gerencia de Estado Civil.

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ANALISIS: 1. El D.S. N 043-2006-PCM aprueba los Lineamientos para la elaboracin y aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones ROF, sealando que es un documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza la estructura orgnica de la Entidad orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misin, visin y objetivos. Contiene las funciones generales y especficas de los rganos y unidades orgnicas y establece sus relaciones y responsabilidades. No se ha efectuado una revisin, modificacin y elaboracin de una nueva propuesta de los documentos de gestin CAP y MOF que guarden relacin con los ROF

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aprobados desde el 2009, al margen que no se ha cumplido con lo sealado en el Acuerdo de Concejo N 004-2011-MDC. 3. Como se puede apreciar en los antecedentes, la Estructura Orgnica de la Municipalidad ha sufrido cambios en forma decreciente, ya que en el 2009 se contaba con 51 oficinas orgnicas, en el 2011 lo redujeron a 49 y para el 2013 a 39; es decir han desaparecido 12 oficinas orgnicas a la fecha. Respecto a la Ordenanza N 381-C/MDC que modifica al ROF se ha observado que por efectos de la inclusin de una unidad orgnica se ha alterado la correlacin de la numeracin de los artculos, asimismo como lo siguiente: a. Artculo 29: como parte de sus funciones de la Secretaria General se seala: Dice: efecta la celebracin por encargo del Alcalde de matrimonios civiles, Debe decir: garantiza la prestacin eficiente de los servicios de estado civil y de cementerios, b. Artculo 30: Existe duplicidad de funciones entre la Secretaria General y la Sub Gerencia de Estado Civil: Dice: m) Celebrar por encargo del Alcalde, matrimonios civiles de acuerdo a la normatividad vigente. n) Cumplir con las normas, directivas y dems disposiciones del Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil (RENIEC). Debe sustituirse y Decir: m) Supervisar los servicios de celebracin de matrimonios civiles y cementerios. c. Artculo 31: Se ha incluido la Sub Gerencia de Estado Civil conforme se encontraba en el ROF aprobado mediante Ordenanza N 333-C/MC dependiendo de la Secretaria General. Es necesario precisar que la mencionada Sub Gerencia desarrolla dos funciones la de celebracin de Matrimonio Civil y la administracin de los Cementerios a cargo de la Municipalidad as como el otorgamiento de los permisos y exoneraciones de entierros de cadveres. d. Artculo 37: Dice: d) Organizar y controlar las labores de entierro de cadveres en cementerios Debe decir: d) Organizar y controlar las labores de entierro de cadveres en los cementerios del distrito de Comas administrados por la Municipalidad. e. Artculo 64 por Artculo 66:

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Se han sustituido el texto de los siguientes encisos: e) Proponer la reglamentacin y control de las autorizaciones de ruta de los vehculos de transporte menor h) Organizar, programar y coordinar con la Sub Gerencia de Fiscalizacin Tributaria, Control Municipal los operativos de control del servicio de transporte pblico local. Por el texto siguiente: e) Proponer la reglamentacin y control de las autorizaciones de zonas de trabajo de los vehculos de transporte menor. h) Organizar, programar y coordinar con las reas competentes los operativos de control de servicio de los vehculos menores de transporte pblico local. Imponiendo Sanciones y tramitando las contradicciones contra la misma. f. Artculo 78 por Artculo 80: Se ha adicionado un inciso: e) Autorizar la Expedicin de Carnets de Sanidad, Certificados de Salud y otros documentos que otorgue el Policlnico Municipal. - Es necesario precisar que, la asignacin de funciones para cada rgano y unidad orgnica que componen la estructura orgnica se basa sobre normas legales que facultan a las municipalidades desarrollar determinadas actividades que son competencias propias de los Gobiernos Locales. - Asimismo, el inciso c) del artculo 10 del D.S. N 043-2006-PCM seala lo siguiente: Observar el principio de especialidad conforme al cual se debe integrar las funciones afines y eliminar posibles conflictos de competencia y cualquier duplicidad de funciones entre sus rganos y unidades orgnicas o con otras entidades de la Administracin Pblica. - El ROF se elabora sobre rganos y Unidades Orgnicas debidamente constituidas, que cuenten con la debida infraestructura as como los recursos logsticos y humanos necesarios para su funcionamiento correspondiente. Bajo estas premisas, es improcedente que se mantenga el inciso e) de este artculo, si bien es cierto que la Ley Orgnica de Municipalidades otorga facultades para expedir carnets de sanidad, tambin es cierto que se estara duplicando funciones con el Ministerio de Salud, por otro lado la Municipalidad no ha constituido formalmente un Policlnico Municipal. Por lo tanto se estara asignado funciones a una Unidad Orgnica sobre proyectos o supuestos que no se concretizan, como consecuencia se estara alterando los planes operativos institucionales y el presupuesto institucional referente a esta unidad orgnica. g. Artculo 84 por Artculo 86: Se ha sustituido el texto del siguiente enciso:

g) Emitir las Resoluciones que ponen fin en primera instancia de las impugnaciones a las sanciones administrativas. Por el texto siguiente: g) Emitir las Resoluciones de Sancin Administrativa y Resoluciones Gerenciales que pongan fin a la instancia. h. Artculo 89 por Artculo 91: Se ha sustituido el texto de los siguientes encisos: r) Emitir proyectos de Resoluciones Gerenciales de Multas, Provisionales y Cautelares (paralizaciones de obras, cierres temporales de establecimientos, entre otros) y remitir a la Gerencia de Rentas para su aprobacin respectiva. t) Desarrollar procedimientos sistematizados que permitan contar con una base de datos actualizada as como efectuar el control y seguimiento de las Notificaciones Preventivas y las Multas Administrativas impuestas. v) Remitir a la Gerencia de Rentas y a la Sub Gerencia de Contabilidad, va medios fsicos y magnticos, copia de los padrones de las Notificaciones Municipales impuestas conjuntamente con las Resoluciones de Multas Administrativas as como las Resoluciones de suspensin del beneficio de fraccionamiento por incumplimiento de pago. w) Remitir a la Sub Gerencia de Ejecutoria Coactiva las Notificaciones Municipales impuestas conjuntamente con las Resoluciones de Multas Administrativas vencido los plazos y las Resoluciones de suspensin del beneficio de fraccionamiento por incumplimiento de pago, para el inicio del procedimiento de la cobranza coactiva. y) Realizar campaas educativas de difusin e induccin de las disposiciones municipales que establezcan prohibiciones u obligaciones en coordinacin con las unidades orgnicas competentes; as como fomentar las estrategias de comunicacin e informacin sobre los derechos y obligaciones administrativas de las personas naturales o jurdicas, de derecho pblico o privado, que permita la convivencia en comunidad y propicien el desarrollo integral y armnico del distrito. Por los textos siguientes: r) Emitir proyectos de Resoluciones de Sanciones Administrativas, y Gerenciales que dispongan medidas provisionales y cautelares (paralizaciones de obras, clausuras temporales de establecimientos, entre otros) y remitir a la Gerencia de Rentas para su aprobacin suscripcin y emisin correspondiente t) Desarrollar procedimientos sistematizados que permitan contar con una base de datos actualizada as como efectuar el control y seguimiento de las Notificaciones Municipales de Infraccin, Actas de Constatacin de Infraccin, Notificaciones preventivas si fuere el caso, y de las Resoluciones de Sancin Administrativa. v) Remitir a la Gerencia de Rentas y a la Sub Gerencia de Contabilidad, va medios fsicos y magnticos, copia de los padrones de las Notificaciones Municipales de Infraccin y de las Actas de Constatacin de Infraccin impuestas conjuntamente con las Resoluciones de Sancin Administrativa que le

correspondan, as como las Resoluciones de suspensin del Beneficio de fraccionamiento por incumplimiento de pago . w) Remitir a la Sub Gerencia de Ejecutoria Coactiva las Notificaciones Municipales de Infraccin, y de las Actas de Constatacin de Infraccin, conjuntamente con las Resoluciones de Sancin Administrativa, vencidos los plazos, y las Resoluciones de Suspensin del beneficio de fraccionamiento por incumplimiento de pago, para el inicio del procedimiento coactivo, de cobranza de multa y de ejecucin de las medidas complementarias dispuestas.. y) Realizar campaas educativas de difusin e induccin al cumplimiento de las disposiciones municipales que establezcan prohibiciones u obligaciones en coordinacin con las dependencias orgnicas competentes; as como fomentar las estrategias de comunicacin e informacin sobre los derechos y obligaciones administrativas de las personas naturales o jurdicas, de derecho pblico o privado, que permita la convivencia en comunidad y propicien el desarrollo integral y armnico del distrito. i. Artculo 95 por Artculo 97: Se ha cambiado la denominacin de la Sub Gerencia de Limpieza Pblica y Control del Ambiente por Sub Gerencia de Limpieza Pblica y Control del Medio Ambiente: j. Artculo 100 por Artculo 102: Lo mismo del punto precedente. k. Artculo 95 por Artculo 97: Duplicidad de funciones entre la Sub Gerencia de Comunicacin Institucional y la Gerencia de Participacin Vecinal y Desarrollo Comunal: inciso b) y s) respectivamente Se debe eliminar los incisos s) y t) por no ser de competencia de la Gerencia de Participacin Vecinal. l. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS En la Primera Disposicin Complementaria se seala que se CONSIDERE en la Ordenanza N 275-C/MC y sus modificatorias el cambio de la denominacin de la Sub Gerencia de Control Municipal y Sanciones Administrativas por la Sub Gerencia de Fiscalizacin Tributaria y Control Municipal. La Ordenanza N 275-C/MC es la que aprueba el Reglamento de Aplicacin de Sanciones Administrativas el mismo que se encuentra en proceso de revisin, modificacin o elaboracin de un nuevo reglamento, en consecuencia esta Disposicin Complementaria debi haberse incluido como un artculo mas a la Ordenanza que aprueba el ROF en un sentido de carcter transitorio. 5. SUGERENCIAS:

1. Se deben realizar ajustes y modificaciones al ROF vigente sobre la misma estructura orgnica conforme al anlisis del presente documento, la creacin de un nuevo rgano o unidad orgnica afectara y alterara el Presupuesto Institucional de Apertura trayendo como consecuencia el incumplimiento de los Planes Operativos Institucionales. 2. Se debe comenzar a desarrollar una nueva estructura orgnica acorde con las polticas de gestin institucional debiendo tener en cuenta lo siguiente: a. Como principio se debe tener en cuenta que el ROF se elabora en base a las competencias que las normas legales le facultan a las municipalidades para desarrollar determinadas actividades y de acuerdo a las polticas de gestin. b. Una de las polticas en el mbito administrativo de la actual gestin municipal es la de tener una estructura orgnica municipal que permita brindar un servicio eficiente y eficaz al distrito, as como de contar con un documento de gestin administrativa que facilite el logro de las metas institucionales. c. La estructura orgnica y el reglamento de organizacin y funciones deber ser un documento de gestin administrativa orientada a mejorar el diseo de la organizacin, estableciendo una estructura apropiada a los objetivos institucionales y el desarrollo de la localidad, con funciones distribuidas adecuadamente y con facultades delegadas para la toma de decisiones que permitan una mayor eficacia, eficiencia y calidad del servicio a la comunidad. d. En este contexto, la Estructura Orgnica y el Reglamento de Organizacin y Funciones de la Municipalidad debe determinar una mejor distribucin de funciones y competencias, con rganos y Unidades Orgnicas que integren procesos, a fin de contar con procedimientos claros y simples, que permitan una adecuada atencin al ciudadano y una racional asignacin de personal y de recursos de la entidad, para ello se debe tener en cuenta lo siguiente: d.1 Revisin y anlisis del marco normativo legal sobre competencia y funciones que son otorgados a las municipalidades para desarrollar determinadas actividades o acciones. d.2 Se debe re-disear una Estructura Orgnica plana en base a una cadena de mando corta y elaborar un ROF tomando en cuenta una racional distribucin de las funciones y competencias que permita contar con unidades orgnicas que sean capaces de lograr los objetivos institucionales con la mayor eficiencia posible. d.3 La aprobacin formal de la Estructura Orgnica y del ROF se deber realizar en cumplimiento de las disposiciones normativas vigentes y con el debido consenso del Concejo Municipal, el mismo que deber regir a partir del periodo presupuestal del siguiente ao.

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Una vez aprobado este documento de gestin administrativa, se deber elaborar otras herramientas de gestin complementarias como son el Cuadro de Asignacin para Personal - CAP, el Manual de Organizacin y Funciones MOF y el Manual de Procedimientos MAPRO; los mismo que determinarn una adecuada distribucin de los recursos disponibles con que cuente la Municipalidad como es la infraestructura y equipamiento y sobre todo la adecuada racionalizacin (perfil) del personal para la asignacin de los cargos al nuevo diseo estructural.