Consejos y trucos para correo electrnico con Lotus Notes

Lotus Notes tiene muchas capacidades que pueden ayudarle a organizar y priorizar los correos electrnicos y a minimizar el tiempo de manejo. Estas funciones aumentan la productividad, ahorran tiempo y ayudan a enfocarse en las actividades crticas del trabajo.

1. Uso de borradores / plantillas Los borradores son plantillas tiles para mensajes de correos electrnicos repetitivos y para calendarizar reuniones. Si enva con frecuencia un determinado tipo de mensaje, cree y guarde un borrador del correo electrnico y as no tendr que volver a escribir el mensaje cada vez que lo necesite. Recuerde que los borradores deben archivarse para que no se borren cada 60 das. 1.1 Borradores de correos electrnicos A-B-C: Cree un Nuevo Memo con la estructura Accin-Contexto (Background en ingls)-Cierre que se muestra a continuacin y seleccione Guardar como borrador. Se almacena el correo electrnico en los borradores de Lotus Notes. Resalte el borrador de correo electrnico A-B-C guardado en la carpeta Borradores. Haga una copia con Ctrl-C (copiar) Ctrl V (pegar). Abra la copia, complete el correo electrnico y enve.

1.2 Borradores para reuniones: Cree y guarde un Borrador para reunin en los borradores de Lotus Notes creando un Nuevo Memo y Guardar como borrador. Seleccione Borrador para reunin en la carpeta Borradores y haga clic y arrastre hacia el cono de Calendario (en la barra de herramientas de Lotus Notes a la izquierda). Seleccione Reuniones. Se abrir una entrada de calendario con la plantilla de su borrador para reunin. Complete la informacin, invite a los asistentes y enve.

1.3 Borradores de trabajo: Cree una plantilla de borrador (repita la informacin) en Nuevo Memo. Guarde como borrador en la carpeta de borradores. Esto almacena el correo electrnico en los borradores de Lotus Notes. Resalte el borrador del correo electrnico de trabajo en la carpeta Borradores. Haga una copia con Ctrl-C (copiar) Ctrl V (pegar). Abra la copia, complete el correo electrnico y enve.

2. Manejo de correos electrnicos 2.1 Filtrar correos electrnicos de bajo valor utilizando direccionamiento automtico: Para ayudar a reducir la cantidad de tiempo que pasa procesando correos electrnicos durante el da, dirija automticamente los mensajes de baja prioridad a carpetas especficas, por ejemplo, boletines, y revise 1 a 2 veces por mes. Para usar esta funcin en Lotus Notes: Haga clic con el botn derecho en cualquier correo electrnico de baja prioridad que desee dirigir automticamente a una carpeta de correos electrnicos designada. Seleccione Crear regla rpida, marque Cuando el remitente (contendr la direccin de correo electrnico del remitente), marque Mover a carpeta, seleccione la carpeta de destino o Cree una nueva carpeta y seleccione OK.

2.2 Opciones de entrega: 1) Recibo de retorno: Recibir un aviso cuando su destinatario abra el mensaje. Es importante usar esta funcin slo cuando es absolutamente necesario. 2) Evitar la copia: Evite que su destinatario copie o reenve un mensaje confidencial. Este es un mtodo tambin utilizado para garantizar la seguridad de, por ejemplo, informacin confidencial o crtica que tambin debe codificarse. 3) Verificacin automtica de ortografa: Asegrese de verificar la ortografa de todos los mensajes antes de enviarlos. Esto mejorar la claridad de su redaccin y su imagen profesional. En la barra de herramientas seleccione la pestaa Opciones de Envo, marque el casillero de Recibo de retorno, Evitar la copia o Verificacin automtica de ortografa. Haga clic en OK y enve el mensaje de la manera habitual.

2.3 Cdigos de colores / Marcado de mensajes: Aplique cdigos de color a los correos electrnicos entrantes de remitentes importantes. Desde Lotus Note, seleccione Herramientas Preferencias Correo Introduzca el nombre y el apellido del remitente, seleccione el color del texto o del fondo segn corresponda. Seleccione OK.

2.4 Manejo de interrupciones: En la barra de herramientas, seleccione Archivo Preferencias Preferencias del usuario Correo. En Recibir, marque la casilla para correo nuevo cada 30 minutos. En Cuando llega un nuevo correo, desmarque la casilla reproducir un sonido cuando llegue un nuevo correo.

2.5 Cree una firma automtica: Para crear una firma automtica desde Lotus Notes, seleccione Acciones Herramientas Nota al pie del correo. Complete el formulario y

seleccione el botn Activar nota al pie del correo en la parte inferior del formulario.