INTRODUCCIN

El presente documento es el manual de usuario sobre el sistema de Gestin de Stock, herramienta informtica que le apoyar en su proceso de ventas, inventarios de productos y el control de los Stock, al optimizar los recursos y procesos.

OBJETIVO

Este manual de usuario ha sido elaborado con la intencin de ofrecer la informacin necesaria para el usuario del sistema de Gestin de Stock, en concreto los usuario que estn involucrados en el proceso de ventas e inventarios.

INTERFAZ GRFICA
Ventana de acceso al sistema:

Para acceder al sistema de Gestin de Stock, debemos dar doble clic sobre el cono Gestin Stock y debemos ingresar el Usuario y Clave autorizados. Si los datos son los correctos procedemos a seleccionar la empresa y bodega, caso contrario el sistema le informara de la inconsistencia de la informacin proporcionada y no acceder al sistema.

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Ventana para seleccionar empresa y bodega:

En esta ventana procedemos a seleccionar la empresa habilitada en el sistema, solo para el usuario administrador nos visualizar el botn empresas. para acceder a la ventana de mantenimiento de

Una vez seleccionada la empresa, procedemos a seleccionar la bodega con la que deseamos trabajar dentro del sistema, de la misma forma con la empresa solo el usuario administrador tiene acceso al mantenimiento de bodegas dando clic en el botn .

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Creacin/Mantenimiento de Empresas:

En esta opcin procedemos a registrar la empresa con la que el sistema comenzar a trabajar.

Una vez registrado los datos de la empresa, se podr visualizar en la lista de valores de la ventana de seleccin:

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Creacin/Mantenimiento de Bodegas:
En esta opcin procedemos a la creacin de las bodegas con la que la empresa trabaja, toda transaccin se registrar en la bodega con la que el usuario se haya registrado.

Si la informacin ha sido grabada sin ningn inconveniente, al salir de la ventana podemos observar que en la lista de valores de la ventana de seleccin presentar la bodega creada.

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Entorno principal del sistema:

El entorno principal del sistema es el siguiente:

Como primera informacin recuperar siempre las transacciones registradas para el da actual, si el usuario deseara ver informacin pasada bastara con cambiar la fecha inicial y final y luego dar clic en el botn y recuperar la informacin segn el criterio establecido por el usuario.

Opciones de configuracin y parametrizacin del sistema:

Las opciones que representan las configuraciones del sistema, estn en la parte superior del sistema, que por lo general sern habilitadas si el usuario que ingresa es el administrador.

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Principales opciones del sistema:

PERMITE INGRESAR A LA VENTANA DE VENTAS DIARIAS / POR MAYOR PERMITE INGRESAR A LA VENTANA DE ENTRADA DE PRODUCTOS AL INVENTARIO PERMITE INGRESAR A LA VENTANA DE SALIDAS DE PRODUCTOS DEL INVENTARIO PERMITE INGRESAR A LA OPCION DE FISICO DE BODEGA PERMITE INGRESAR A LA PLANIFICACION DE DESCUENTOS POR PRODUCTOS PERMITE INGRESAR A LA PLANIFICACION DE PRECIOS POR CLIENTES REPORTEADOR DEL SISTEMA VENTANA PARA REGISTRAR LOS COBROS DE LAS VENTAS A CREDITO SALIR DEL SISTEMA

Opcin Parmetros Generales:

En esta opcin se debe configurar el sistema, indicando los tipos de conceptos que representan las siguientes transacciones: Ventas: se debe seleccionar el tipo de concepto con el que el sistema entender que toda transaccin relacionada este concepto ser tomada como Ventas Diarias. Saldo Inicial: se debe seleccionar el tipo de concepto con el que el sistema entender que toda transaccin relacionada a este concepto ser considerada como Saldo Inicial. Este tipo de concepto debe considerarse en las Entradas.

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Transferencia entre bodegas: se debe seleccionar el tipo de concepto con el que el sistema entender que toda transaccin relacionada a este concepto ser considerada como una transferencia entre bodega, adicional a esto se debe especificar la bodega origen donde se va a registrar la entrada. Este tipo de concepto debe considerarse en las Salidas. Ventas al por Mayor: se debe especificar el tipo de concepto con el que el sistema entender que toda transaccin a este concepto ser considerada como Ventas al por Mayor. Devoluciones en Ventas: se debe seleccionar el tipo de concepto con el que el sistema entender que toda transaccin a este concepto ser considerada como Devoluciones en ventas. Este tipo de concepto se debe considerar en las Entradas, ya que se trata de una entrada por dicho motivo. Plan Acumulativo: se debe seleccionar el tipo de concepto con el que el sistema entender que toda transaccin a este concepto ser considerada como Plan Acumulativo, este tipo de concepto se debe considerar en la Salida.

Catlogo de Productos:

En primera instancia presenta todos los productos creados en el sistema, para registrar un nuevo productos debemos dar clic en el botn , lo cual nos presentar la siguiente ventana:

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Para proceder a graba la informacin ingresada del producto, damos clic en el botn

VER/MODIFICAR INFORMACION DEL PRODUCTO CREADO:

Para ver la informacin de un producto ya creado, damos doble clic sobre el producto especificado y nos abrir la misma ventana de creacin pero con la informacin del producto seleccionado con doble clic.

Con doble clic nos presenta la informacin del producto:

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Procedemos a modificar cualquier informacin del producto activo, para aceptar los cambios procedemos a grabar la informacin modificada.

Opcin Conceptos:

Antes de realizar cualquier operacin en el sistema, se deben crear los principales conceptos con el que el sistema funcionar, luego en los parmetros generales del sistema se deben asociar los conceptos a las operaciones especificadas en el sistema.

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Opcin Clientes:
Existen dos forma de crear nuevos clientes en l sistema, la primera es a travs de la opcin de mantenimiento o catlogo de clientes, donde a travs de esta ventana procedemos a crear a todos los cliente activos, la segunda es a travs de la opcin de ventas digitando el nmero de cdula o ruc y si el sistema no localiza al cliente pues proceder a presentar la ventana de creacin de cliente si salir de la ventana de ventas.

Opcin Usuarios:
El sistema cuenta con opcin para la creacin de usuario que puedan tener acceso al sistema, dentro de esta opcin debemos ingresar los nombres completos del usuario as como su direccin, cdula, si la clave debe ser modificada por el usuario, el usr acceso significa el usuario con el que acceder al sistema, la clv Acceso es la clave de acceso por usuario, el estado si est activo o inactivo y por ltimo se especifica si el usuario que se est creando va a realizar las funciones de cajero.

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Opcin Vendedores:
De la misma forma que los usuarios, el sistema cuenta con opcin para la creacin de los vendedores de la empresa, lo cual a travs de esta ventana se debe realizar la creacin de todo el personal cuya funcin sea la de vender.

Opcin Tipos Productos:

En esta opcin procedemos a definir los diferentes tipos de productos que representan a los tems del inventario.

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Opcin Marcas:
En esta opcin procedemos a definir las diferentes marcas relacionadas a los productos del inventario.

Opcin Colores:
En esta opcin procedemos a definir los diferentes colores de los productos del inventario.

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Opcin Tallas:
En esta opcin procedemos a definir las diferentes tallas con relacin a los productos del inventario.

Opcin Tarjetas de Crdito:

En esta opcin procedemos a definir los diferentes tipos de tarjetas de crdito que estn habilitadas en el mercado, para realizar los pagos de las ventas.

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Opcin Bancos:
En esta opcin procedemos a definir los bancos cuya finalidad ser la de relacionar algn pago cuya forma de pago sea en cheque.

Opcin QUERY:
En esta opcin podemos consultar de manera rpida y sencilla, las caractersticas de un productos especfico.

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Opcin Ventas Diarias:

En esta ventana se pueden realizar ventas normales como ventas al por mayor, el cliente por defecto siempre ser con el cdigo que representa al consumidor final, si se quiere especificar la venta con un determinado cliente reemplazar dicho cdigo con la cdula/ruc del cliente en el campo , si la cdula o ruc ingresado no existe en la base de datos clientes, se habilitarn los campos Nombres, Direccin y Telfono para que sean ingresados y estos datos se grabar una vez que la venta haya finalizado. Registrando datos de un cliente nuevo:

Se

debe

seleccionar

el

vendedor .

que

gestion

la

venta

con

el

cliente

Se

debe

especificar

el

tipo

de .

documento

que

se

va

realizar

la

venta:

Se debe especificar el nmero de documento de venta:

Se debe especificar la lista de precio de venta de los productos: , es importante tomar en cuenta la lista de precio ya que dependiendo de esta seleccin el sistema presentar el precio del producto.
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Al producto se lo puede llamar a travs del cdigo de barras o por medio de la referencia al que este asignado dicho producto:

Si el cdigo de barras o la referencia del producto, est asignado a varios tems a la vez el sistema presentar la siguiente ventana para que el usuario proceda a seleccionar el tem deseado.

Para seleccionar uno o varios tems, debemos activar la caja que se encuentra ubicado en la parte izquierda de cada producto, y para retornar a la ventana de ventas llevando el o los productos seleccionados presionamos el botn .

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Lo cual nos presentar los productos seleccionados en el detalle de la ventana de ventas con sus respectivos valores de precios.

A cada uno de los tems se le debe especificar o ingresar la cantidad vendida y presionar la tecla enter para que el sistema proceda a realizar los clculos respectivos con relacin a la venta.

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VENTA SIN IVA:

Si la venta no registra IVA, se debe de modificar la columna de % IVA que se encuentra en el detalle, cuyo valor debe modificarse a cero (0), al presionar la tecla enter la ventana calcular los valores sin tomar en cuenta el IVA.

Para grabar o finalizar la venta presionamos el botn y el sistema proceder a grabar la venta.

, o tambin presionamos el botn

Si la venta es en efectivo/cheque/tarjeta de crdito, presentar la siguiente ventana:

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Cuando la venta es en efectivo debemos ingresar el valor recibido y el sistema nos presentar el valor correspondiente al cambio si lo hubiere. Luego el sistema nos preguntar si deseamos imprimir la factura:

Al dar clic en el botn S, presentar la siguiente ventana: el usuario deber asegurar el documento en la impresora y proceder a imprimir el documento.
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Nota: Es el mismo tratamiento que se debe realizar si la venta es por tarjeta de crdito o cheque.

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Opcin Entradas:

En esta opcin se debe registrar las entradas de los productos a la bodega con su respectivo concepto.

ENTRADA POR DEVOLUCION EN VENTAS:

Cuando se deba registrar en el sistema devoluciones por concepto de ventas, se debe seleccionar el tipo de concepto que represente a las de devoluciones en ventas:

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Al seleccionar dicho concepto, el sistema de forma obligatorio nos solicitar ingresar la siguiente informacin:

Para lo cual debemos especificar el cliente que est realizando la devolucin en venta, de la misma forma debemos registrar el nmero de documento de venta para que con esta informacin el sistema recuperara los tems vendidos.

Una vez recuperada la informacin, procedemos a ingresar en la columna Cantidad el nmero de tems que se estn devolviendo por parte del cliente, los productos con Cantidad cero sern eliminados automticamente por el sistema. Al ingresar la informacin y grabar, nos presentar la siguiente ventana donde consta la informacin devuelta con sus respectivos valores.

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Con esta informacin el sistema podr identificar las devoluciones que se han realizado para un determinado cliente y con qu documento de venta se relaciona dicha devolucin en ventas. Este proceso ayudar a la gestin de cobranzas. Cualquier transaccin generada se registra con sus respectivos valores segn el precio y el IVA asignado por cada producto.

ENTRADA POR CONCEPTO SALDO INICIAL:

Para registrar el saldo inicial de un determinado producto, se debe especificar el tipo de concepto que representa al saldo inicial.

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Una vez seleccionado el tipo de concepto, se debe especificar los productos en el detalle con sus respectivas cantidades iniciales.

Para ver la lista de productos del inventario, debe dar clic en el botn presentar la siguiente ventana:

y nos

En esta ventana nos presentar todos los tems disponibles en el inventario, tambin nos permite filtrar la informacin por tipo, marca y color:

Para seleccionar los tems, debemos activar el check que est ubicado en la parte izquierda de cada tem, al dar clic el botn
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nos retorna a la ventana anterior con los tems seleccionados. Pgina 26

Al dar clic en para grabar la informacin de entradas a bodega por concepto de saldo inicial, nos presentar la siguiente ventana:

Nos permite ver la informacin con sus respectivos valores y cantidades.

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Opcin Salidas:

Las salidas tambin forman parte importante dentro del sistema, ya que no solamente los productos salen a travs de una venta ya que tambin suelen salir productos por diferentes conceptos.

SALIDAS POR CONCEPTO DE VENTA PLAN ACUMULATIVO:

Para las salidas de productos por concento de ventas por plan acumulativos, es obligatorio que se ingrese el cliente al que se le est registrando dicha venta a crdito:

Es importante que se ingrese el cliente cuando el concepto de la salida es por plan acumulativo, ya que con este dato se pueden administrar los cobros.
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Una vea ingresada toda la informacin de los productos que salen por concepto de plan acumulativo, si no especificamos los datos del cliente que se lleva los productos por dicho concepto, el sistema proceder a informar a travs del siguiente mensaje:

Por lo que es necesario especificar el cliente del plan acumulativo:

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Al grabar la informacin, el sistema presentar el siguiente comprobante de salida por concepto de plan acumulativo, por lo que el usuario podr sacar un impreso y entregrselo al cliente:

SALIDAS POR TRANSFERENCIAS EN TRE BODEGAS

Las salidas por transferencia entre bodegas, se pueden realizar seleccionando el concepto indicado:

Al seleccionar el concepto con relacin a la transferencia entre bodegas, lo primero que nos solicita el sistema es ingresar o especificar la bodega de destino de la transferencia:
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Al ingresar la bodega de destino, procedemos a especificar los productos que van a ser transferidos a la bodega de destino a travs del proceso de transferencia:

Una vez ingresada la informacin procedemos a grabar el documento de transferencia, con esto el proceso identificar que se trata de una transferencia y proceder a realizar la entrada de los productos a la respectiva bodega de destino, adicional permite presentar al usuario el comprobante de salida por dicho concepto:

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Definir Precio al por Mayor y Modificar precios 1,2 y 3:

En esta opcin se pueden definir el precio de venta al por mayor, as como tambin se pueden definir los precios de ventas 1,2 y 3:

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En primera instancia cuando se ingresa a la opcin, presenta todos los tems registrados al inventario de la empresa. Para filtrar un grupo de productos segn su tipo, marca, color y talla basta con seleccionar uno de estos filtros y presionar la opcin , como por ejemplo:

Para el ejemplo hemos seleccionado el tipo de producto SANDALIAS, en tipo de marca NAUTICA y color CUDDY ORANGE, al presionar la opcin Ver Items, retorno los tems segn los filtros especificados. Para asignar nuevos precios ya sea para el tipo 1, 2, 3 o al por mayor, debemos presionar el botn y nos presentar la siguiente ventana:

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En esta ventana procedemos a activar el cuadro ubicado en la parte izquierda de cada tipo, para especificar el nuevo precio segn el tipo seleccionado, para el ejemplo procedemos a activar el cuadro cuya opcin es Por Mayor y especificamos el precio:

Una vez especificado el precio segn el tipo seleccionado, procedemos a dar clic en el botn , con esto nos retorna a la ventana anterior con el valor grabado en memoria. Para asignar el nuevo precio de forma masiva, debemos seleccionar todos los tems activando el cuadro por todos los tems seleccionados les asignar el nuevo precio: con esto nos aseguramos que

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Una vez seleccionado los tems procedemos a dar clic en la opcin proceso de asignacin de precios a los tems seleccionados:

, y ejecutar el

Para grabar los cambios realizados, debemos dar clic en la opcin siguiente mensaje:

, y nos presentar el

Que nos indica que la informacin ha sido grabada en la base de datos. Para fijar nuevos precios en los tipos 1, 2,3 debemos realizar el mismo paso pero activando el casillero correspondiente y asignando el precio nuevo.

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Opcin Planificacin de descuento General por producto:

Opcin de Planificacin de precio especial por cliente y por producto:

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Acceder a la opcin de Reportes:

Para ingresar a la opcin de reportes del sistema, procedemos a dar clic en la opcin presentar la siguiente ventana: , nos

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Informe de Ventas Diarias:

Para visualizar las ventas diarias por perodo, ingresamos a la opcin:

Y nos presentar la siguiente ventana:

En la ventana automticamente nos presenta la fecha actual en los campos Fecha Inicial y Final, para ver las ventas registradas en el da, procedemos a dar clic en la opcin como resultado lo siguiente: , y nos presentar

En el reporte nos presentar la informacin de las ventas, agrupado segn el tipo de pago realizado por el cliente. Si la intencin es ver las ventas de das pasados, bastara con cambiar la fecha inicial y final.

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Kardex por Producto:

Para revisar o analizar los movimientos efectuados por un determinado producto o grupo de productos, se lo hace a travs del kardex por producto:

Al seleccionar la opcin, nos presentar la siguiente ventana:

Lo cual procedemos a ingresar el perodo de fechas que se desea realizar el kardex, as como tambin el tipo, marca, color y talla del producto. Es importante filtrar al menos por tipo, marca y color para que el tiempo del resultado no sea pesado ya que todo depende de la cantidad de informacin a procesar. Para el caso del ejemplo, se ingresa un da para el kardex, asi como tipo, marca y color:

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