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Manual de Gesto do T empo


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O TEMPO! Deus nos pede do tempo estreita conta! preciso dar conta a Deus do tempo! Mas como dar, do tempo, tanta conta, Se se perde sem conta tanto tempo! Para fazer a tempo a minha conta, Dado me foi, por conta, muito tempo, Mas no cuidei do tempo e foi-se a conta... Eis-me agora sem conta... Eis-me sem tempo... vs, que tendes tempo e tendes conta, No o gasteis, por nunca, em passa tempo, Cuidai, enquanto tempo, o terdes conta. Ah! Se quem esta conta do seu tempo Tivesse feito, a tempo preo e conta, No chorava, sem conta, o no ter tempo.
Bernardo Castelo Branco (Telogo - sc. XVII)

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ndice
Introduo........................................................................................................................ .............3 Noo de tempo......................................................................................................................... ...4 Ocupao e aproveitamento do tempo................................................................... ...................5 Aproveitamento eficaz do tempo............................................................................... .................6 As tecnicas individuais de trabalho.................................................................. .........................7 Ganhar tempo........................................................................................................... ....................9 Determinar as nossas prioridades...................................................................................... ........9 Analizar as actividades a hierarquizar.................................................................................. ....10 Pontos chave para construir um mtodo pessoal............................................... ...................10 A organizao practica das tarefas de gesto de tempo.......................................... ..............11 A organizao dos trabalhos pessoais.............................................................. ......................12 A organizao da documentao........................................................................................ ......12 A organizao das relaes com os outros....................................................................... ......13 Organizao da utilizao do tempo......................................................................... ...............13 Organizao do local de trabalho................................................................................... ..........14 Factores de desperdcio de tempo....................................................................... ....................15 Aces para organizar o dia............................................................................................... .......16 Planificar.......................................................................................................... ...........................17 Planear................................................................................................................................... ......18 Planificar actividade / Tempo.................................................................................. ..................18 A Agenda............................................................................................................ .........................19 Exemplo practico de gesto semanal.......................................................... ............................20

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Introduo
Uma das preocupaes das pessoas que desejam melhorar a sua eficincia , sem dvida, a rentabilizao do tempo. Esta rentabilizao passa, tambm pela prpria organizao que conjuntamente com alguns mtodos, conduzem a uma boa e eficaz, gesto do seu tempo. Prtica e esforo constante so os grandes meios para atingirmos a nossa meta. Prtica consiste em testar aquilo que preconizam os mtodos de eficincia, adapt-los ao nosso caso pessoal ou, at, fazer o contrrio do que eles indicam, mas praticar, praticar sempre! Esforo constante: a dificuldade de aplicao destes mtodos no reside na sua complexidade, mas no facto de exigirem um mnimo de esforo para serem postos em prtica. preciso recomear continuamente para preencher a distncia em relao aos objectivos que nos propomos. Devemos traar objectivos e control-los. Para isso indispensvel preencher mapas dirios e semanais da actividade. Uma das causas do insucesso a falta de programao do trabalho. Podemos imaginar o que sucede ao mediador que inicia o dia sem saber com quem vai contactar: sem entrevistas marcadas e sem ter rentabilizado o percurso geogrfico desse dia. A falta de organizao leva desorientao e muitos mediadores no conseguem recuperar de algumas falhas cometidas por esse facto e abandonam a actividade. O desenvolvimento pessoal do indivduo passa pela aprendizagem da adaptao da sua vida ao factor TEMPO. Isto significa que, no sendo o tempo um elemento integrante da prpria vida, no pode ser directamente controlado por cada um de ns. O que podemos fazer uma adaptao aos ciclos biolgicos do tempo, atravs da imposio pessoal de ritmos de vida adaptados a esses mesmos ciclos. Qual o tipo de influncia que ele ( factor tempo) tem em cada um de ns? Com que profundidade ou intensidade condiciona a nossa vida? Como afecta o desempenho das tarefas dirias? De que forma ocupamos o tempo? Ser que podemos fazer mais coisas ocupando menos tempo? Conhecendo um pouco mais, todos estes condicionalismos e o grau de influncia que eles podem exercer sobre a nossa vida, podemos tentar responder a todas estas perguntas e, assim, tentar rentabilizar a forma como ocupamos o tempo.

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Noo de tempo
extraordinariamente difcil, seno impossvel, tentar definir O TEMPO, se no o fizermos em relao a qualquer coisa. Ora, se repararmos bem, toda a nossa vida est balizada em funo do factor tempo, pois tudo o que fazemos tem uma certa durao (muito ou pouco), e pode ser situado no tempo (antes, depois ou durante qualquer coisa). Se a noo de tempo s pode ser compreendida, em relao a qualquer coisa, resulta daqui um facto, fcil de constatar, mas muito importante para acentuar a dificuldade da sua compreenso. A noo de tempo RELATIVA e tambm profundamente VARIVEL. Tudo isto significa que, por ser relativa a qualquer coisa, este relativismo varia de pessoa para pessoa e, tambm, de ocasio para ocasio, de acordo com a forma como o indivduo percepciona, sente, vive ou preenche o seu tempo. Esta situao facilmente detectvel, quando ns sentimos que determinado espao de tempo passou muito depressa e, ao nosso lado outra pessoa sentiu, precisamente o contrrio. Por isso, temos de distinguir duas ideias ou conceitos de tempo: -TEMPO ASTRONMICO (absoluto, biolgico ou natural). -TEMPO PSICOLGICO (aparente ou relativo). O TEMPO ASTRONMICO aquele que imposto pela natureza e que assenta na diviso do ano em meses, dos meses em dias, dos dias em horas, mas tambm, o agrupamento dos dias em semanas, a diferenciao das estaes do ano, a distino do dia e da noite, etc. rigoroso e sobre ele assentam todos os calendrios e os horrios de trabalho e de lazer. O TEMPO PSICOLGICO a percepo, mais ou menos varivel, da forma como o tempo astronmico vai ou no ser ocupado, preenchido, vivido. No rigoroso, pois varia de indivduo para indivduo e tambm com a ocasio. Se o tempo astronmico est rigidamente imposto pelos ciclos da natureza, que se sucedem ininterruptamente, uns aps outros, sempre da mesma forma, dia aps dia, ano aps ano, ns 4

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facilmente tendemos a balizar a nossa vida e, particularmente, a nossa vida de trabalho, fraccionando o tempo em divises cada vez menores, que servem para precisarmos duraes exactas para determinadas tarefas que executamos. Ns chegamos a estabelecer calendrios, mais ou menos precisos, onde registamos ou inserimos tarefas a serem executadas. Na vida de relacionamento com os outros, no somos j capazes de viver, se no em funo dessas balizas, pois tendemos a calendarizar todas as nossas actividades, com base em referncias de tipo cronolgico. Se, por um lado, no h dvida sobre a exactido do tempo de tipo astronmico, os nossos problemas comeam quando pensamos na forma como sentimos que esse mesmo tempo preenchido. Na verdade, o tempo que temos disponvel, nem sempre convenientemente ocupado, verificando ns, muitas vezes, uma deficiente rentabilizao dos perodos de tempo que, supostamente, ns deveramos ocupar de forma til e com resultados produtivos.

Ocupao e aproveitamento do tempo


Dimensionando o nosso tempo pessoal, em funo de perodos cronolgicos, facilmente sentimos que a forma, como ocupamos esses perodos, nem sempre a mais rentvel. Isto , muitas vezes, temos a sensao de ter "PERDIDO TEMPO", ou de no ter produzido, ou efectuado, tudo aquilo que era suposto, ou que nos tenhamos decidido fazer. Mas, ns no podemos reduzir o aproveitamento rentvel dos perodos de tempo a uma simples dicotomia, caracterizada pela ocupao ou no ocupao do tempo. Na verdade, o facto de ocuparmos o tempo no significa, sempre, que o faamos de forma rentvel. Muitas vezes, "perdemos" tempo com tarefas inteis, esquecendo ou descurando aquilo que realmente necessrio fazer. Quando, afirmamos expresses do tipo: "hoje a manh rendeu-me!", ou "a tarde nunca mais passa...", estamos a constatar duas formas diferentes de ocupar o tempo e, principalmente, de o aproveitar em termos psicolgicos.

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Muitas vezes, tendemos, de forma no consciente, a preencher o tempo de trabalho com tarefas mais agradveis, em vez das mais desagradveis. Outras vezes, escolhemos para fazer o que j conhecido, em vez de encarar o desconhecido. Duma forma ou de outra, tendemos a fazer bem e depressa aquilo que gostamos mais, deixando para mais tarde, e fazendo-o com mais lentido, aquilo de que no gostamos, ou que nos parece mais difcil. Deste modo, importa pois aprender a fazer uma correcta gesto do tempo pessoal, para assim rentabilizar a ocupao dos perodos de tempo, com tarefas mais produtivas, por norma a alcanar os objectivos de vida e, particularmente, da vida de trabalho.

Aproveitamento eficaz do tempo


Sabendo que, para atingir determinados objectivos ou finalidades, tendo estabelecido esta ou aquela metodologia de trabalho, impe-se definir por onde comear. Isto significa, necessrio definir PRIORIDADES. Por outras palavras, temos de saber, dentro daquilo que nos propomos fazer, o que mais IMPORTANTE e o que mais URGENTE. Como o ano de trabalho comporta um determinado desenvolvimento, h pois que saber situar, ao longo do ano, quais os projectos a desenvolver, de acordo com o seu prprio faseamento. Do mesmo modo, ao longo do dia de trabalho, h inmeras pequenas e grandes tarefas a executar, as quais temos de distribuir ao longo do tempo til desse dia. O mesmo se pode aplicar semana de trabalho. Porque cada ano tem quatro estaes, caracterizadas por tempo quente ou por tempo frio, por dias claros e mais compridos, ou ento dias escuros e pequenos, ns podemos distribuir, de forma diferenciada, os vrios tipos de trabalhos. Vejamos como os agricultores condicionam as suas tarefas de acordo com esta calendarizao, tendo, como bvio, um conhecimento prvio quer dos ritmos naturais do calendrio, quer dos objectivos agrcolas a atingir. Mas, tambm o dia tem, ou pode ter, pelo menos sete ou mais horas teis de trabalho, que podem, e devem, ser preenchidas de forma rentvel. Devemos procurar racionalizar as nossas tarefas, no s de acordo com o horrio do dia, considerando horas de incio e de fim, horas de intervalo, etc., mas tambm temos de entrar em conta com a dimenso psicolgica do 6

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tempo. Isto , porque nos conhecemos, devemos saber qual o perodo do dia, em que trabalhamos melhor, ou quais as horas mais prprias para fazer certo tipo de tarefas. Assim, procurando rentabilizar o tempo til de que dispomos, devemos pois estabelecer PRIORIDADES no trabalho, com base no conhecimento e anlise das diferentes tarefas a executar. Melhor ser comear pelas mais difceis e pelas menos agradveis, sabendo-se que de manh temos mais energias e estamos menos cansados, e deixando, para o fim do dia as tarefas mais simples e mais rotineiras. Simultaneamente, se formos capazes de distinguir claramente aquilo que URGENTE daquilo que IMPORTANTE, podemos, pois, aprender a organizar um processo de trabalho, que entre em conta com a definio, a eliminao, ou, pelo menos, com a reduo ao mnimo dos chamados "tempos mortos", em que, pura e simplesmente, no fazemos nada. Na verdade, h mltiplas tarefas repetitivas que podemos anular, h tambm trabalho que, se for bem feito uma vez, fica feito para sempre. Mas, ao contrrio, h tambm tarefas que, pelo reduzido grau de importncia, no devem exigir de ns, tanta dedicao como outras. Da conveniente organizao do nosso tempo pessoal, atravs duma racional ocupao do tempo, que passe pelo desenvolvimento de TCNICAS INDIVIDUAIS DE TRABALHO, que cada um de ns ter, por si mesmo, de ser capaz de desenvolver, resultar seguramente uma economia de tempo que nos permitir fazer mais e fazer melhor, podendo, por conseguinte ir mais longe, dentro do desenvolvimento pessoal que experimentamos.

As tecnicas individuais de trabalho


Considera-se que qualquer pessoa para poder desempenhar qualquer actividade, seja ela uma tarefa profissional mais complicada, ou uma simples tarefa particular, com um mnimo de xito, tem de o fazer atravs duma certa tcnica, que a sua prpria forma de fazer. Deste modo, incorporando ensinamentos dos outros, ou simplesmente a experincia individual, todos ns desenvolvemos formas mais rpidas, menos custosas e mais eficazes de fazer as coisas.

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Assim, podemos definir como TCNICAS INDIVIDUAIS DE TRABALHO, as formas mais adequadas de, para cada situao, analisar e optimizar um qualquer processo de trabalho, em ordem a efectu-lo com o mnimo de esforo, no menor espao de tempo possvel e com a maior garantia de o fazer correctamente, quando e onde ele tem de ser feito. Desta definio podemos destacar: -A ADEQUAO DA FORMA DE TRABALHAR. -A ANLISE DE UM PROCESSO DE TRABALHO. -A OPTIMIZAO DE UM TRABALHO. -A MENOR DURAO DO TEMPO DE TRABALHO. -A MAIOR MOTIVAO PARA O TRABALHO. -O TRABALHO CORRECTAMENTE FEITO. -O MOMENTO EXACTO DE FAZER O TRABALHO. -O LOCAL EXACTO PARA FAZER O TRABALHO. Da conjugao de todos estes elementos, que constituem afinal a eficcia de um trabalho, obtemos pois a definio do que podem ser as tcnicas individuais de trabalho. Vamos pois ver como se desenvolvem e como se podem aplicar, no processo da melhoria do nosso desempenho.

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Ganhar tempo

COMO MELHORAR A ORGANIZAO PESSOAL E GERIR O PRPRIO TEMPO

Existem trs perspectivas diferentes relativamente gesto do tempo: 1. Aumentar a quantidade de tempo disponvel. 2. Realizar mais trabalho durante o tempo disponvel. 3. Realizar somente as tarefas importantes durante o tempo disponvel. A primeira perspectiva sugere que se alargue as horas de trabalho at onde for possvel. Isso poderia trazer como consequncia uma grave depresso, esgotamento e falta de eficincia. A segunda perspectiva est virada para o trabalho e para os mtodos. Requer uma mente orientada de forma mecnica. No existe absolutamente nenhum limite para esse tipo de treino. Em caso extremo, poderia converter a pessoa num perito em eficincia e em gestor de mtodos em vez de melhorar a sua tomada de decises, relaes humanas e qualidades de liderana. A terceira perspectiva sugere que se estabelea uma escala de prioridades na gesto do tempo. Prope um compromisso exclusivo com as questes essenciais e conceptuais em vez de se entreter com os detalhes massivos de natureza operativa, os quais tm de ser delegados para outras pessoas. Esta perspectiva exige uma estratgia orientada para a aco. Para que possa ser funcional, requer uma fase preparatria, um treino de formao e, em geral, um clima organizativo adequado.

Determinar as nossas prioridades


HIERARQUIZAR AS NOSSAS PRPRIAS ACTIVIDADES Isto consiste em, na vspera ou na manh do prprio dia: 1. Elaborar a LISTA do conjunto de actividades a executar. Uma lista "dentro da cabea" muito menos eficaz que uma lista escrita. Ter sob os olhos um conjunto permite-nos olhar as coisas com maior distanciamento.

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2. Estabelecer nessa lista uma "ORDEM DE PRIORIDADES", sem esta ordem, qualquer lista intil. Como estabelecer as prioridades? Formulando, para cada caso as perguntas: "Isto urgente e importante? Ou simplesmente urgente? Ou pode esperar em relao ao resto por ser importante mas no urgente?". Urgncias E IMPORTNCIA so os critrios mais operacionais para hierarquizarmos as nossas actividades (so facilmente memorizveis, simples e bastante amplos para englobarem todos os aspectos de um problema). Em matria de organizao, sempre melhor utilizar um utenslio que serve para todos os casos, que simples e til em todas as situaes da vida quotidiana.

Analizar as actividades a hierarquizar


Os critrios URGNCIA E IMPORTNCIA podem revelar-se insuficientes. Nesse caso, acrescentemos-lhes as dimenses: 1. Gravidade. 2. Repercusso sobre outras actividades ou problemas. Estes dois ndices complementares podem ajudar-nos a um entendimento com outras pessoas quanto ao estabelecimento de prioridades.

Pontos chave para construir um mtodo pessoal


O esquema a seguir apresenta a tarefa de hierarquizao no seu conjunto e os seus pontos de passagem obrigatrios, que constituem os pontos de referncia a partir dos quais cada um pode criar o seu prprio mtodo.

1. LISTA DAS ACTIVIDADES indispensvel todos os dias. Ainda que o imprevisvel possa vir transtornar os planos estabelecidos. 2. URGNCIA Critrio bsico das prioridades. 2. IMPORTNCIA Critrio bsico das prioridades. 10

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4. ORDENAO DA LISTA (Decidir; fazer; delegar) Atribuir um nmero de ordem a cada actividade. aqui que necessrio pr o problema da delegao ou do adiamento da actividade; neste ltimo caso, imperativo prever uma data limite. 5. CONTROLO (Diferena entre previsto e realizado) A simples verificao e, melhor ainda, a anlise "previsto/realizado" o ensinamento mais rico, indispensvel para quem quer progredir.

A organizao practica das tarefas de gesto de tempo


A gesto eficaz do tempo consiste essencialmente no seguinte: 1. Explorar ao mximo os nossos prprios recursos pessoais. 2. Faz-lo com a maior economia de meios que nos for possvel. 3. Faz-lo no menor perodo de tempo possvel. A eficcia da pessoa conseguida atravs da organizao: 1. Dos seus trabalhos pessoais. 2. Da sua documentao. 3. Das suas relaes com os outros. 4. Da utilizao do seu tempo. 5. Da arrumao da sua secretria. 6. Do estado do seu local de trabalho.

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A organizao dos trabalhos pessoais


H tarefas que podem e devem ser feitas imediatamente quando surgem. Outras h que podem ser feitas mais tarde, porque no oportuno ou razovel efectu-las de imediato. Toda a tarefa que no seja possvel efectuar de imediato, deve pois ser anotada em agenda, ficha individual ou dossier, permitindo, assim, obter: 1. Ordenamento. 2. Memorizao ou registo. 3. Acompanhamento e controlo. Em termos prticos, podem organizar-se quatro sectores de documentao, colocando os documentos em quatro pastas ou arquivos distintos: 1. "Para fazer" (em ordem decrescente de urgncia). 2. " espera de resposta". 3. "Em curso" (para controlo ou acompanhamento e tambm para actualizao). 4. "Pendente" (para assuntos que no esto em movimento, mas que sero recuperados dentro de um perodo de tempo previsvel). Todos os documentos podem passar de uma pasta para outra de acordo com as circunstncias.

A organizao da documentao
Para o desempenho das funes de qualquer profissional existe, ou pode ser utilizada, documentao de dois tipos: 1. "Documentao interna"-a que diz directamente respeito empresa e tambm s funes normalmente exercidas e pode revestir o aspecto de normas, informaes, circulares, etc. Deve ser arquivada: 1.1. De forma analtica. 1.2. De forma cronolgica. 1.3. De forma geogrfica. Esta documentao deve ser organizada de forma adaptada funo exercida e aos mtodos de trabalho na empresa. 12

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2."Documentao externa"-a que s indirectamente diz respeito empresa e s funes exercidas e pode revestir o aspecto de artigos de revistas, ou de livros, recortes de jornal, etc., com interesse tcnico ou cultural. Pode ser arquivada: 2.1. Por ttulo do artigo ou do livro. 2.2. Por autor. Esta documentao deve ser organizada de acordo com os interesses tcnico-culturais complementares s funes exercidas.

A organizao das relaes com os outros


A fim de trocar informao, no possvel entrar em contacto com os outros sempre que se quer, e no recomendvel que se improvise (excepto quando em situao de urgncia) para no perturbar os outros e no perder o nosso prprio tempo. Deste modo indispensvel: 1. Combinar uma hora de contacto regular e guardar tudo em pastas ou dossiers com o nome do interlocutor. 2. Se o contacto pontual, convm marcar pelo telefone, o momento que convm a ambos. Isto permite a preparao da reunio. A no organizao de entrevistas ou reunies, significa que se deixa a iniciativa parte mais agressiva ou influente.

Organizao da utilizao do tempo


Nem sempre possvel ser dono da utilizao do tempo (horrio) com superiores ou clientes, mas s vezes, com tacto podem-se conciliar desejos e possibilidades. Tambm as diferentes tarefas de carcter repetitivo, devem ser agrupadas em horas adequadas e regulares (a prospeco de possveis clientes, por exemplo), requer DISCIPLINA. necessrio fazer uma lista de tarefas repetitivas, distribui-las de maneira lgica (planificar), d-las a conhecer secretria e aos colaboradores e OBRIGAR-SE A RESPEIT-LAS. 13

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Organizao do local de trabalho


Para compatibilizar: 1. Ter mo todos os documentos necessrios ao trabalho dirio. 2. Dispor de espao para trabalhar, inteiramente livre.

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Factores de desperdcio de tempo


1. PLANEAMENTO.
-Falta de planificao. -Falta de objectivos e prioridades. -Fazer primeiro o menos importante. -Mudar de prioridades. -Falta de datas limite. -Datas limite irrealistas. -Ignorar as prprias data limite. -Falta de plano dirio por escrito. -Procurar fazer muitas coisas de uma s vez. -Estimativas irreais de tempo. -Actuar sem pensar. -No prever o inesperado. -Projectos favoritos. -Viagens. -Sonhar acordado. -Tempo de espera. -Reunies demasiado longas e mal preparadas. -Visitas inesperadas (colegas ou colaboradores que vm expor os seus problemas pessoais ou cavaquear). -Reunies no programadas. -Distraces visuais. -Rudo. -Ms condies fsicas. -Fadiga. -Falta de autodisciplina. -Incapacidade de dizer "NO". -Confundir actividade com resultados. -Falta de normas. -M memria. -Excesso de controlo. -Almoos demorados.

4. COMUNICAO.
-Falta de comunicao. -Comunicao confusa.

2. ORGANIZAO.
-Secretria amontoada. -Desorganizao pessoal. -Papeis -Correspondncia -Burocracia. -Leitura. -Sistema de arquivo deficiente. -Intervalo de controlo demasiado largo ou curto. -Excessiva organizao.

-No se manter informado. -Falta de informao. -No ouvir. -Fazer rudo social.

5. DECISO.
-Indeciso. -Dvida. -Medo de cometer erros. -Medo de comprometer-se. -Deixar para amanh o que pode fazer hoje.

3. CONTROLO.
-Telefone (chamadas imprevistas ou inutilmente longas).

-Querer possuir todos os dados. -No pensar nas alternativas. -No avaliar as consequncias negativas.

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Aces para organizar o dia


Ter uma viso global das tarefas quotidianas permite-nos manter o olhar fixo sobre o essencial. Quando surgem imprevistos e solicitaes quotidianas, bom podermos aplicar as medidas e tomar as decises necessrias em tempo oportuno. Quando est estabelecido o plano de trabalho, mais fcil decidir com conhecimento de causa e dominar a presso dos acontecimentos. 1-CONSAGRE EM CADA DIA UM MNIMO DE TEMPO sua preparao: bastam alguns minutos. 2-FAA A LISTA das tarefas que deseja realizar: Os assuntos correntes que se devem ou deveriam liquidarem. Os projectos que se devem ou deveriam abordar, desenvolver ou concluir. 3-CLASSIFIQUE as tarefas por ordem de prioridade utilizando os critrios "urgente" e "importante". E tome as decises necessrias: transferncia, delegao. 4-COMECE O MAIS CEDO POSSVEL a fazer o que est classificado em primeiro lugar, pondo-o frente daquilo que menos importante: o imprevisto causa mais dificuldades quando no podem ser cumpridas tarefas prioritrias porque diferidas. 5-EVITE resolver primeiro os pequenos problemas, "para aquecer", antes de atacar os mais importantes. 6-CALCULE o tempo necessrio para a realizao das actividades (e anote-o) na planificao do dia. 7-PREVEJA uma ou vrias zonas de tempo para o imprevisvel. 8-TENHA EM CONSIDERAO os melhores momentos, aqueles em que sabe estar mais em forma. 9-NO SE ESQUEA de fazer com que as pessoas afectadas pelo adiamento de um trabalho sejam avisadas com a devida antecedncia para poderem tomar as suas diligncias. 10-FIXE horas-limite para certos trabalhos que tenderiam a desequilibrar o seu emprego do tempo. 11-Para as tarefas cuja durao no consegue controlar bem, VERIFIQUE E ANOTE o tempo realmente gasto e compare-o com as estimativas que fez. 12-TRACE UM RISCO sobre as actividades medida que as for executando e no se prive do sentimento positivo que se tem no fim do dia ao verificar que todas ou quase todas elas foram riscadas. 16

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13-FAA O PONTO DA SITUAO E PERGUNTE, no fim, em que actividade poderia ter ganho tempo. 14-TRANSFIRA para o plano de trabalho do dia seguinte as tarefas inacabadas.

Planificar
1-Considerar o dia, a semana, o ms e o ano como conjuntos. E fazer figurar neles tempos fortes, tempos para respirar, tempos de repouso. Evitar estar sob presso. 2-PLANIFICAR ter uma viso de conjunto das tarefas a cumprir, atribuir-lhes um tempo razovel e prever uma margem para os imponderveis. Para isso indispensvel ter sob os olhos todo o perodo que se pretende planificar. 3-PLANIFICAR O QU? 3.1.Os compromissos e as obrigaes fixas a curto, longo e mdio prazo. 3.2.As tarefas quotidianas. 3.3.Os projectos. 4-Planificar no por algemas. Se uma planificao fosse sentida deste modo, melhor seria renunciarmos a ela. 5-Reservar sistemtica e imperativamente tempo para a reflexo, para o trabalho solitrio, e fazer aparecer no plano este tempo reservado. Se os no programarmos, estes espaos de tempo disponveis evaporam-se em proveito das prioridades das outras pessoas. 6-Um planeamento deve ser permanentemente visvel nos melhores casos. 7-Utilizar smbolos e cores, sim, mas com moderao (o planeamento tem de ser legvel sem termos de recorrer a um "modo de emprego" complicado).

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Planear
1- De vspera, as actividades do dia seguinte na agenda. 2- Na sexta-feira de tarde, as actividades da semana seguinte na agenda. 3- No dia 25, as actividades do ms seguinte: -O plano de trabalho mensal na agenda. 4- Em Dezembro, as actividades do ano seguinte: -Objectivos anuais. -Cargas fixas anuais. -Plano do ms de Janeiro. PLANEAR PERMITE GANHAR TEMPO E REDUZIR O STRESS.

Planificar actividade / Tempo


ATRIBUIR UM DETERMINADO TEMPO Uma tarefa sem tempo determinado corre o risco de se prolongar mais que o necessrio. Sem previso, no h correces possveis, teis e transferveis para outras situaes prximas. Estimulam se so realistas. FIXAR PRAZOS Ponto de encontro indispensvel. Permitem acender pisca-piscas indicadores de "perigo" no painel das actividades em curso, se esto em risco de no serem respeitados. MEDIR O TEMPO EFECTIVAMENTE UTILIZADO Nada mais subjectivo que a durao conforme as situaes vividas e as tarefas a realizar. Essa medio d-nos uma viso mais clara do tempo e permite-nos diagnosticar as melhorias a introduzir. 18

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A Agenda
No existe uma agenda ideal, porque certas exigncias so contraditrias. As respostas s questes que se seguem permitem uma escolha melhor porque feita com conhecimento de causa. A agenda deve acompanhar-nos de 24 h em 24 h, facto que devemos ter em conta ao escolher o seu tamanho. Pode ser importante ter a possibilidade de ler num nico relance o plano do dia ou da semana. No nos devemos esquecer de programar encontros connosco prprios (ler, reflectir, redigir, etc.). Usar lpis ou caneta? A vantagem de um lpis munido de uma pequena borracha que nos permite sempre alterar. Delegar o menos possvel a tarefa de manter a agenda em ordem. prefervel ter uma agenda vida profissional e vida privada. Complete a agenda com fichas que podem, por exemplo, referir-se: - s pessoas com as quais estamos mais frequentemente em contacto; - Aos assuntos que nos preocupam no momento (anotar as ideias que sobre eles nos vo surgindo); - hierarquizao das nossas tarefas; - s aces em curso que preciso vigiar.

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Exemplo practico de gesto semanal


Horas

Segunda

Tera Pt1 Pt1 Pt1 1 E 1 E

Quarta

Quinta

Sexta

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

1 E

1 E

1 E

1 E

1 E 1 E

1 E 1 E

Pt2 Pt2 Pt2 Pt2

1 E 1 E

Tomando por base uma semana tipo, de segunda a sexta com oito horas de trabalho dirio, temos 40 horas teis, que podemos dividir da seguinte maneira: 1- 12 Primeiras entrevistas (1 E) com uma durao aconselhada de 15 minutos cada perfaz 3 horas por semana. 2- Telefonemas: 7 horas por semana. (Pt1) -Primeiro perodo telefnico, das 10 horas at s 12 horas, para marcar entrevista na quinta/sexta/segunda/tera. (Pt2) -Segundo perodo telefnico das 15 horas at s 18 horas, para marcar entrevista na segunda/tera/quarta/quinta. prefervel um perodo telefnico compacto para no quebrar o ritmo de trabalho. 3- Deslocaes: 6 horas por semana. 4- Assistncia a clientes e segunda entrevista: 9 horas por semana. 5- Reunies e organizao: 8 horas por semana. Devem sempre que possvel ser remetidas para as zonas sombreadas na vertical para no prejudicar o tempo til em que existe mais hipteses de se poder estar ou contactar com potenciais clientes. 6- Imprevistos: sobra 7 horas que devem ser reservadas para este fim. 7- Almoo das 13 horas at s 14 horas.

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