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O que um Workflow?

? A utilizao de um WfMS implica a Automao de procedimentos onde documentos, informaes ou tarefas so passadas entre participantes de acordo com um conjunto predefinido de regras para atingir, ou facilitar, um objectivo de negcio, normalmente no contexto de uma estrutura organizacional, definindo papis funcionais e relacionamentos (1). Os termos processo de negcio ou simplesmente processo, so muitas vezes usados para referir um workflow. - O workflow pode ser descrito como o fluxo de informao e controlo num processo de negcio - Um workflow envolve sequncias de actividades/passos/tarefas que descrevem um processo de negcio. - A informao flui de um tarefa para outra com base num conjunto de regras predefinidas Porqu o Workflow? - Todas as organizaes tm vrios processos de negcio! - Exemplos de processos de negcio incluem: Aprovao de emprstimos bancrios Ordens de compra numa empresa Processamento de reclamaes - O conjunto dos processos de negcio de uma empresa compem a sua infraestrutura lgica - Depois de documentar e representar os processes, estes podem ser modificados e reestruturados para melhorar a infra-estrutura lgica Benefcios: - Melhoramento do servio a clientes A consistncia dos processos permite uma maior previsibilidade nos nveis de resposta aos clientes. - Adaptao O controlo sobre os processos permite o seu redesenho de acordo com mudanas nas necessidades do negcio. - Melhoramento dos processos de negcio A concentrao nos processos de negcio leva ao seu refinamento e simplificao. - Eficincia Melhorada a automatizao de vrios processos de negcio resulta na eliminao de vrios passos ou tarefas desnecessrias; Reduzir custos com pessoal, papel, etc. - Melhorar a habilidade de gerir processos Possibilidade de transferir tarefas entre os funcionrios da empresa. Os Problemas de desempenho so mostrados de

maneira explcita e compreendidos Perigos: - Resistncia dos trabalhadores - Overmanagement - Perda de flexibilidade - Custos Definio dos processos e implementao dos sistemas - Criao de mais trabalho Gesto do sistema Domnios das Aplicaes de Workflow - Financeiro - Governo - Sade - Indstria - Tecnologia - Transportes - Utilidades Exemplos de Usos do Workflow - Empresas em geral - Aumentar a eficincia das operaes prestadas aos clientes - Processamento de pedidos internos e externos. - Qualquer processo que necessite verificao ou aprovao - Relatrios de actividades e justificativas de despesas. - Empresas de seguro - Acelerar o atendimento de pedidos, e manter o controle sobre eles - Departamentos do governo - Aumentar a eficincia dos processos que necessitam de inmeras aprovaes - Aplicaes Menos Usuais - Workflow pessoais - Permitir que as pessoas criem workflows para gerir suas prprias responsabilidades. - Suporte de processos complexos - Certos aspectos do processo de desenvolvimento de software. Sistemas de Gesto de Workflow:

* So sistemas destinados a suportar processos de negcio - Controlando a lgica que governa as transies entre as tarefas do processo - Suportando as tarefas individuais Activando os recursos humanos e as aplicaes necessrias para completar as tarefas. Componentes principais de um Sistema de Workflow: Sistemas WfMS e ERP (breve comparao) Tendo presente a evoluo e percurso de maturidade dos sistemas em estudo, damos alguma ateno s diferenas conceptuais entre os dois sistemas. Focalizamos nas diferenas principais das tecnologias e no que eles podem fazer para um negcio. No discutimos factores como custos, factores humanos, etc. As duas tecnologias so comparadas em trs dimenses principais: abrangncia do domnio, abrangncia tecnolgica e implementao do sistema. Cada dimenso ajuda a comparar os dois sistemas de um ponto de vista especfico. Estas trs dimenses realam as diferenas fundamentais nos sistemas. Autor: Lcio Quintal Fonte: A Webzine do NESI