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Projeto de Formatura da turma de Alunos Graduandos 2013.

01 do Curso de Engenharia de Produo

Plano de Gerenciamento do Projeto

Verso: 01 2013

Responsvel: Tenesse Nipo (Gerente do Projeto) Aprovado por: Diretor Executivo

Sumrio
I- INTRODUO .......................................................................................................... 3 II- RELAO DA EQUIPE DO PROJETO .................................................................... 3 III- TERMO DE ABERTURA DO PROJETO ................................................................. 4 IV. RELAO DAS PARTES INTERESSADAS............................................................ 6 V. DECLARAO DE ESCOPO DO PROJETO ........................................................... 6 VI. ESTRUTURA ANALTICA DO PROJETO (EAP) ..................................................... 9 VII- PLANO ORAMENTRIO ................................................................................... 13 VII. ANLISE DE RISCO DO PROJETO .................................................................... 14 VIII. PLANO DE COMUNICAO .............................................................................. 15 IX. PLANO DE QUALIDADE ....................................................................................... 15 X. PLANO DE AQUISIES ...................................................................................... 16 XI. ANEXO.................................................................................................................. 17

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I- INTRODUO Este plano rene todas as informaes referentes ao planejamento referente ao projeto Baile/Janta de Formatura dos alunos em graduao do curso de engenharia de produo e compes os roteiros para os processos de execuo, acompanhamento e encerramento do projeto. Caso seja necessrio realizar alguma alterao neste plano, ser realizado pelo Gerente do Projeto com a autorizao do Diretor executivo. A equipe destinada a realizao deste projeto dever seguir os planos e cumprindo-os e atualizando os avanos para que este documento seja referncia e garantia do sucesso do projeto.

II- RELAO DA EQUIPE DO PROJETO

Item
01 02

Nome Tenesse Nipo Rodrigo Reis

Organizao / Cargo
R&T Produes ltda. / Gerente do Projeto R&T Produes ltda. / Analista de Projeto

Telefone / e-mail
(81) 8555 1551
tenessenipo@rtproducoes.com

Envolvimento
Gerente do Projeto Analista de Projeto

(81) 8555 1552


rodrigoreis@rtproducoes.com

Recife, 08 de abril de 2013

____________________________
Gerente do Projeto R&T Produes

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III- TERMO DE ABERTURA DO PROJETO 1. Justificativa A R.T Produes LTDA apresenta este projeto para realizao do baile de formatura dos graduandos do curso de Engenharia de Produo da Faculdade Boa Viagem no ano 2013.1. A empresa garante proporcionar um grande evento, pois tem conhecimento da importncia de uma formatura na vida de cada aluno, tendo em vista que esta data marca o incio de um novo ciclo profissional. O evento ser um momento de confraternizao e comemorao entre os alunos e seus convidados, buscando valorizar cada momento que os alunos vivenciaram nesses cinco anos de faculdade. 2. Descrio dos produtos e servios do projeto Realizar o Baile de Formatura e Jantar dos graduandos do curso de Engenharia de Produo da Faculdade Boa Viagem e seus convidados a realizar-se na data e horrio pr-determinado pela comisso de formatura. 3. Designao do Gerente O Sr Tenesse de Lima Nipo do Departamento Comercial de Eventos ser designado o Gerente de Projeto. O mesmo foi designado devido a seu Knowhow e expertise anteriores no planejamento e execuo deste tipo de evento. 4. Oramento Resumido A comisso de formatura, representada pelos alunos, estipulou um teto mximo oramentrio no valor de R$ 100.000,00 (Cem mil reais) 5. Cronograma de Marcos
Data 04/02/2013 05/02/2013 08/02/2013 20/02/2013 08/03/2013 11/03/2013 02/04/2013 12/04/2013 20/05/2013 Evento Termo de Abertura do Projeto Elaborao dos Planos de Trabalho Elaborao da EAP e dicionrio Elaborao do Cronograma de Atividades Entrega do Pacote I - Estrutura Fsica/Decorao Entrega do Pacote II - Servio de Buffet Entrega do Pacote III - Servio de Cerimonial/Segurana/Sade Entrega Pacote IV - Recursos Multimdia Realizao do Baile/Jantar de Formatura

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6. Outros setores envolvidos Setor de Compras Financeiro Diretoria Comercial

7. Premissas (hipteses) e restries para o projeto 7.1- Premissas (hipteses) Ser considerada uma quantidade de 50 formandos, onde cada formando ter como direito 05 senhas para seus convidados; Ser formada uma comisso de formatura com no mnimo 05 alunos para representar os interesses dos formandos; Fornecedores e servios contratados iro cumprir com todas suas obrigaes; Local que corresponda s expectativas de todos seja alugado.

7.2- Restries Prazo limite para entrega dos servios o dia da festa 20/05/13; O valor limite total oramentrio de R$ 100.000,00; O horrio de trmino do baile ser s 07h00min; O valor total dos custos dever estar quitado at o dia 06/05/13.

Recife, ___ de _____de2013

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Gerente do Projeto R&T Produes

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Membro da Comisso

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Membro da Comisso

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Membro da Comisso

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IV. RELAO DAS PARTES INTERESSADAS


Parte Interessada Funo/ Organizao Representante da Comisso de Formatura Gerente do Projeto Responsabilidade no Projeto Acompanhar o andamento da execuo do projeto Garantir o cumprimento das premissas do projeto Acompanhar o andamento do cronograma para entrega dos pacotes Acompanhar os custos do projeto Fornecer os produtos e servios Contatos Interesse/Impacto no Projeto

Adriana Silva

(81) 8568-9889
adrianaformatura@gmail.com

Alto/Alto

Tenesse Nipo

(81) 8555 1551


tenessenipo@rtproducoes.com

Alto/Alto

Rodrigo Reis

Analista de Projeto Gerente Financeiro -

(81) 8555 1552


rodrigoreis@rtproducoes.com

Alto/Alto

Joo Carlos Fornecedores

(81) 8555 1553


tenessenipo@rtproducoes.com

Alto/Alto Alto/Alto

V. DECLARAO DE ESCOPO DO PROJETO 1. Descrio do Escopo A R&T Produes apresenta o escopo deste projeto com o objetivo de oferecer aos formandos, uma maior comodidade para realizao do baile de formatura com uma excelente qualidade. O baile de formatura ocorrer conforme as seguintes atividades: Baile de Formatura Contratao do servio de: - Buffet com janta; - Segurana; - DJ; - Servio de foto e filmagem; - Decorao e mestre de cerimnia; - Confeco dos convites e senhas; - Enfermeiro. Locao de: - Salo de festa; - Sistema de som
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- Sistema de iluminao - Sistema de projeo visual. 2. Critrios de aceitao do produto A aceitao do servio ocorrer atravs de uma assemblia geral, onde ser discutido e votado, com o grupo de formandos presentes. Ser aprovada a proposta se atingir o efetivo de 50% + 1 do total de presentes que votarem a favor. 3. Escopo no includo no projeto Gastos com o transporte dos formandos e seus convidados at o local; Gastos com estacionamento; Danos a propriedade proveniente da festa; Gastos relativos a cpias de DVDs da filmagem do evento; Grupo musical (Banda ao vivo); Mesa de Doces; Bebidas alcolicas quentes.

4. Ligaes com outros projetos No momento no h outros projetos ligados indiretamente ou diretamente a este. 5. Estratgia de conduo do projeto O projeto ser gerenciado por Tenesse Nipo com ajuda de Rodrigo Reis e da comisso de formatura que ser composta por cinco formandos. As mudanas que venham a ocorrer no projeto devero ser votadas e apreciadas pela comisso de formatura juntamente aos formandos, onde para isso devero ocorrer reunies deliberativas para discutir as alteraes que venham a ocorrer. 6. Premissas (hipteses) e restries para o projeto

7.1- Premissas (hipteses) Ser considerada uma quantidade de 50 formandos, onde cada formando ter como direito 05 senhas para seus convidados; Ser formada uma comisso de formatura com no mnimo 05 alunos para representar os interesses dos formandos; Fornecedores e servios contratados iro cumprir com todas suas obrigaes;
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Local alugado corresponda s expectativas dos formandos.

7.2- Restries Prazo limite para entrega dos servios o dia da festa 29/06/13; O valor limite total oramentrio de R$ 100.000,00; O horrio de trmino do baile ser s 06h30min; O valor total dos custos dever estar quitado at o dia 07/06/13.

7. Equipe de Planejamento do Projeto


Item
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Nome

Organizao / Cargo R&T Produes ltda. / Gerente do Projeto R&T Produes ltda. / Analista de Projeto

Telefone / e-mail (81) 8555 1551


tenessenipo@rtproducoes.com

Envolvimento
Gerente do Projeto Analista de Projeto

Tenesse Nipo Rodrigo Reis

(81) 8555 1552


rodrigoreis@rtproducoes.com

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VI. ESTRUTURA ANALTICA DO PROJETO (EAP)

1- Fluxograma da EAP

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2- Dicionrio das Entregas (produtos e servios) da EAP


Cdigo EAP Produto ou Servio Projeto Baile/Janta de Formatura 1. Planejamento Realizar uma reunio para dar a partida ao projeto, sendo realizada na prpria empresa e ser aberta pelo seu patrocinador. Devero ser convidados os envolvidos no projeto, com antecedncia mnima de dois dias. O incio da reunio o Patrocinador abrir falando da importncia da realizao do projeto e logo aps o gerente ir explanar como ser a estratgia para elaborao e execuo do projeto. Os planos sero feitos em documento em Word contendo todas as fases do projeto. Ser utilizada a metodologia do Basic Methodware, ter a logomarca da empresa e a assinatura dos envolvidos. Ocorrero reunies semanais com a equipe, toada 4 feira tarde, coordenadas pelo gerente do projeto, que enviar, por email, ao patrocinador do projeto o andamento das aes.
Devero participar: Sponsor, comisso de formatura, Gerente de Projetos e sua equipe. Conter todos os produtos e servios a serem entregues. Atender os prazos estipulados. Devero participar: comisso de formatura, Gerente de Projetos e sua equipe.

Descrio

Critrio de Aceitao

1.1

Reunio de Abertura do Projeto

1.2

Planos do Projeto

1.3 2. 2.1

Reunies de Acompanhamento

2.2

2.3 3.

Preparao do Evento Reunio de Seleo Reunio com a comisso de formatura onde sero definidas 03 da data do baile datas provveis para a realizao do evento. Reunio para estabelecer o limite oramentrio e a forma de Aprovao do Limite pagamento que os formandos iro ter que cumprir, atravs de Oramentrio um contrato firmado com todos e caso ocorro uma sobra do oramento ser devolvido aos formandos. Reunio para apresentar um escopo do evento, de acordo com Aprovao do nossa experincia, ser ouvida as sugestes da comisso e Escopo ajustado o escopo e aprovado por todos. Contratao de Materiais e Servios O local do evento dever ter as seguintes especificaes: Acesso fcil, proteo contra chuva e invaso, comportar 400 pessoas, rea interna com 50 mesas com cadeiras para 06 pessoas, salo de dana com 10m2, Espao para o DJ e Cerimonial, 02 WC masculino e 02 WC feminino, vaga para 60 veculos, Recepo, Iluminao do ambiente, Cozinha para o Buffet, gerador combusto, Licena/Alvar de funcionamento de acordo com a legislao federal, estadual e municipal. O hall de entrada ter uma decorao com flores de poca em jarros, tapete vermelho, local para realizao de fotografia dos formandos, as mesas sero forras com toalhas vermelhas e no centro um castial alto em acrlico com rosas brancas.

Devero participar: comisso de formatura, Gerente de Projetos e sua equipe.

3.1

Pacote I - Estrutura fsica (local) /Decorao

Atender as especificaes do escopo. Cumprir o horrio de chegada no dia do evento. Assinar o contrato com todos os reconhecimentos jurdicos.

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Cdigo EAP

Produto ou Servio

Descrio O servio de Buffet ser formado por uma mesa de frios com canaps, queijos, salames, pezinhos, azeitonas, pat. A janta ter um stronogoff de frango, arroz grega e salada fria. Sero servidos durante a festa 6000 salgados do tipo: camaro empanado, empada de frango, pastel, coxinha, bolinho de bacalhau, croissant. A bebida contar com 50 lts de gua mineral sem gs, 80lts de suco (acerola, caj), 200lts de refrigerantes distribudos entre coca cola, guaran, laranjada e limonada. Haver uma Chopeira com 150 lts de chopp da Skol. Na mesa do caf da manh ir conter: Caf, leite, chocolate, queijo, pezinhos e frutas (melancia, melo e uvas). A equipe ser composta por: 20 garons, 04 copeiros, 04 aux. de cozinha e 01 coordenador. O cerimonial contar com 04 pessoas na recepo dos formando e convidados, encaminhar para as fotos e mesa reservada, 01 mestre de cerimnia que apresentar cada formando conduzir o brinde com champagne e a valsa com o padrinho, os pais e todos os convidados. A equipe de segurana patrimonial contar com 12 profissionais treinados. Durante toda a festa ter um profissional de enfermagem. Os convites e senhas sero confeccionados pelo cerimonial aps aprovao do modelo pela comisso de formatura. Ser contrato um DJ para animar musicalmente a festa atravs de repertrio aprovado pela comisso de formatura. Tero 02 projetos e telo com notebook cada, onde sero projetas as imagens da trajetria de cada formando at a hora do baile. Tero 02 fotgrafos que realizao todo o registro da festa e dos formandos, cada formado ter direito a um book contendo 30 imagens no tamanho 10 x 15 cm, caso os formandos queira uma quantidade maior de fotos dever acertar, o excedente e o valor, direto com a empresa de fotografia. Tero 02 cinegrafistas que iro realizar todo o registro do evento, aps a edio sero entregues duas cpias do DVD a comisso de formatura, onde cada formando ficar responsvel em realizar sua cpia.

Responsvel

3.2

Pacote II - Servio de Buffet

Atender as especificaes do escopo. Cumprir o horrio de chegada no dia do evento. Assinar o contrato com todos os reconhecimentos jurdicos.

3.3

Pacote III - Servio de Cerimonial/Segurana /Sade

Atender as especificaes do escopo. Cumprir o horrio de chegada no dia do evento. Assinar o contrato com todos os reconhecimentos jurdicos.

3.4

Pacote IV - Servio de Recursos de Multimdia

Atender as especificaes do escopo. Cumprir o horrio de chegada no dia do evento. Assinar o contrato com todos os reconhecimentos jurdicos.

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3- Cronograma (ver anexo)

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VII- PLANO ORAMENTRIO a. Oramento por Recurso


Grupo Planejamento Estrutura Fsica Comidas Equipe de Apoio no evento Multimdia Custo Qtd Unitrio Equipe de Projeto R$ 494,44 27 Salo de Festa, mesas e arranjos R$ 62,15 61 Servio de Buffet R$ 39,20 300 Cerimonial, Segurana, Sade R$ 44,14 469 Projetores e sistema de som R$ 1.766,67 06 Custo do Projeto Reserva 5% Taxa Administrativa 10% Custo Final Recurso Total R$ 13.350,00 R$ 3.790,00 R$ 11.760,00 R$ 20.700,00 R$ 10.600,00 R$ 60.200,00 R$ 3.010,00 R$ 6.020,00 R$ 69.230,00

b. Oramento por Atividade


Cdigo EAP Produto ou Servio Projeto Baile/Janta de Formatura 1. 1.1 1.2 1.3 2. Planejamento Reunio de Abertura do Projeto Planos do Projeto Reunies de Acompanhamento Preparao do Evento
*Seleo da Data do Baile *Aprovao do Limite Oramentrio *Aprovao do Escopo R$ 400,00 01 R$ 400,00 R$ 700,00 R$ 850,00 R$ 400,00 01 05 20 R$ 700,00 R$ 4.250,00 R$ 8.000,00

Custo Unitrio

Qt.

Custo Total

3. 3.1 3.2

Contratao de Materiais e Servios


Pacote I - Estrutura fsica (local) /Decorao
*Arranjos de mesa *Arranjos na mesa do Buffet (Mesa de Frios) *Arranjos distribudos na casa de recepo R$ 45,00 R$ 140,00 R$ 140,00 R$ 11.760,00 50 01 10 01 R$ 2.250,00 R$ 140,00 R$ 1.400,00 R$ 11.760,00

Pacote II - Servio de Buffet (Para 300 pessoas, valor individual R$ 39,20)


Pacote III - Servio de Cerimonial/Segurana/Sade
*Mestre de Cerimnia *Coordenador *Recepcionista *Seguranas *Enfermeiro *Convites *Senhas

3.3

R$ 600,00 R$ 250,00 R$ 150,00 R$ 200,00 R$ 150,00 R$ 8,50 R$ 60,00

01 01 04 12 01 200 250

R$ 600,00 R$ 250,00 R$ 600,00 R$ 2.400,00 R$ 150,00 R$ 1.700,00 R$ 15.000,00

Pacote IV - Servio de Recursos de Multimdia e Som

3.4

* Servio de Projeo de Imagens * Servio Fotogrfico e Filmagens *DJ *Equipamentos do Som * Sistema de Iluminao

R$ 700,00 R$ 5.000,00 R$ 1.500,00 R$ 1.200,00 R$ 1.500,00

02 01 01 01 01

R$ 1.400,00 R$ 5.000,00 R$1.500,00 R$ 1.200,00 R$ 1.500,00

CUSTO FINAL

R$ 69.230,00

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VII. ANLISE DE RISCO DO PROJETO ANLISE DE RISCO


I.D 01 Risco Falta de energia durante o evento Princpios de incndios na cozinha e Salo de Festa No comparecimento dos servios de Buffet No comparecimento do servio de msica No comparecimento do profissional de enfermagem No comparecimento da equipe de filmagem e fotografia No comparecimento da equipe de cerimonial Exposio ao Risco* M Ao como Resposta ao Risco Alugar gerador para manter no local do evento Responsvel Rodrigo Reis

02

Realizar vistoria nos equipamentos de combate a incndio. Garantir que a equipe de apoio/segurana tenta conhecimento no combate ao incndio Realizar entrevistas com organizaes que j solicitaram servios da empresa que ser contratada para realizao do Buffet. Inserir clusula no contrato sobre multa em caso de no cumprimento do servio. Realizar entrevistas com organizaes que j solicitaram servios da empresa que ser contratada para realizao do servio de msica. Inserir clusula no contrato sobre multa em caso de no cumprimento do servio. Inserir clusula no contrato sobre multa em caso de no cumprimento do servio.

Rodrigo Reis

03

Rodrigo Reis

04

Rodrigo Reis

05

Rodrigo Reis

06

Inserir clusula no contrato sobre multa em caso de no cumprimento do servio.

Rodrigo Reis

07

Inserir clusula no contrato sobre multa em caso de no cumprimento do servio.

Rodrigo Reis

*Legenda: A=Alto / M=Mdio / B=Baixo

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VIII. PLANO DE COMUNICAO O Responsvel pelo agendamento e conduo das reunies ser realizado pelo Analista do Projeto Rodrigo Reis conforme mapa abaixo.

MAPA DAS COMUNICAES


Partes Interessadas Comisso de Formatura / Gerente do Projeto / Analista Comisso de Formatura / Gerente do Projeto / Analista Comisso de Formatura / Gerente do Projeto / Analista Analista / Comisso de Formatura Periodicidade Documento Meio Responsvel

Uma vez

Ata de Reunio

Reunio

Gerente do Projeto

Uma vez por semana

Ata de Reunio

Reunio

Gerente do Projeto / Analista

Uma vez

Ata de Reunio

Reunio

Gerente do Projeto

Uma vez dois dias antes do Baile Uma vez

Ata de Reunio

Reunio

Gerente do Projeto

Gerente do Projeto

Relatrio

E-mail

Gerente do Projeto

IX. PLANO DE QUALIDADE

Lista de Verificao da Qualidade


Grupo Requisito Cronograma Projeto da Formatura Oramento Avaliao da comisso de formatura Custo final com desvio mximo de 10% do custo orado Acima de 85%, sendo considerado como timo Anlise do relatrio final do projeto Reunio aps baile para avaliao da festa atravs dos comentrios da comisso de formatura Critrio de Aceitao Cumprimento do prazo atravs das reunies semanais Mtodo de Verificao Anlise do relatrio final do projeto

Desempenho do Baile

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X. PLANO DE AQUISIES Objetivos Esse plano descrever como os processos de aquisio sero gerenciados desde o desenvolvimento dos documentos de aquisies at o fechamento do contrato Avaliao dos Fornecedores As aquisies definidas na tabela abaixo foram aprovadas durante a fase de planejamento do projeto para garantir a transparncia no processo de seleo dos fornecedores. A avaliao dos fornecedores foi dada atravs de entrevistas a outras instituies que j adquiriram este tipo de servio, sendo avaliando os seguintes itens: prazo de entrega, qualidade e custo. MAPA DAS AQUISIES
Item Descrio Qtd. Ref. EAP 3.1 Lista de Fornecedores *Rose Beltro Recepes *Casa Branca Recepes * Rose Beltro Recepes *Porto Fino Buffet e Recepes *CIA de Formatura * META Formatura Oramento Prazo

01

Estrutura fsica (local) /Decorao

01

R$ 3.790,00

11/03/2013

02

Servio de Buffet Servio de Cerimonial/Segurana /Sade Servio de Recursos de Multimdia

01

3.2

R$ 11.760,00

27/03/2013

03

01

3.3

R$ 20.700,00

12/04/2013

04

01

3.4

Teles & Multimdia

R$ 10.600,00

24/04/2013

Encerramento das aquisies / Contrato A equipe do projeto verificar se as exigncias do contrato foram cumpridas na entrega de cada pacote e no dia do baile, finalizando os contratos e documentar as lies aprendidas. A equipe arquivar todas as informaes geradas no contrato.

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XI. ANEXO

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